Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1

g nâng cao trình độ quản lí tổ chức sản xuất kinh doanh. Do đó công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán luôn được các doanh nghiệp quan tâm, cố gắng hoàn thiện để thích ứng và phát huy tác dụng của nó trong cơ chế mới. Qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, nhận thức rõ được vai trò, tầm quan trọng của việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, em xin chọn đề tài “ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1.” cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề của em ngoài Lời mở đầu và Kết luận còn gồm hai phần chính: Phần I: Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dịch vụ Thương mại Số 1. Phần II: Một số ý kiến về thực trạng hạch toán tại Công ty và đề xuất các kiến nghị hoàn thiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. Phần I Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 I. Tổng quan về công ty dịch vụ thương mại số 1 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dịch vụ Thương mại số 1. 1.1 Quá trình hình thành của Công ty Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 là một Doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam. Trụ sở chính đặt tại số 20 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 tiền thân là Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Tổng công ty Dệt, được hình thành từ đầu năm 1990 với lực lượng cán bộ phần lớn là rút ra từ các phòng nghiệp vụ của Tổng công ty, nhằm mục đích giới thiệu và bán các sản phẩm do các Công ty Dệt sản xuất ra, từng bước làm cầu nối giữa những nhà sản xuất với nhau và với người tiêu dùng. Công ty được thành lập ngày 16/9/1995 theo Quyết định thành lập số 10/QĐ - HĐQT trên cơ sở sáp nhập các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty Dệt và Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu may: Xí nghiệp sản xuất và Dịch vụ dệt. Xí nghiệp dệt kim. Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu may. Tổng kho Đức Giang. Tổng số lao động lên tới trên 800 người. Trong quá trình hoạt động, tổ chức của Công ty lại thay đổi cho đến năm 1999, lần lượt các cơ sở sản xuất được tách ra khỏi Công ty và từ đó hoạt động của Công ty chỉ còn chuyên khâu dịch vụ thương mại với tổng số khoảng 80 cán bộ công nhân viên, chủ yếu là cán bộ của Xí nghiệp Dịch vụ dệt và Tổng kho Đức Giang. Vốn chủ sở hữu ban đầu được Tổng công ty giao khi thành lập là 6.650.000.000 đồng, trong đó: Vốn lưu động là 4.000.000.000 đồng Vốn cố định là 2.650.000.000 đồng Tới năm 1999 được bổ sung thêm với tổng số vốn là 14 tỷ đồng, trong đó vốn lưu động là 10 tỷ đồng. 1.2 Lĩnh vực hoạt động Công ty Dịch Vụ Thương Mại số1– Trasco (Trade and service company No1) là một đơn vị kinh tế quốc doanh, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty dệt, được thành lập nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh hàng dệt may từ cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, nguyên phụ liệu, thiết bị phụ tùng, sản phẩm dệt may và các hàng hoá khác. Công ty có liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước, tiến hành các hoạt động nhiệm vụ kinh doanh ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và phân cấp của Tổng công ty. 1.3 Kết quả hoạt động 10 năm thành lập Trong suốt 10 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã trải qua một giai đoạn hoạt động đầy khó khăn và thách thức.Trước hết, là một công ty với chức năng thương mại, số lượng vốn như trên là quá ít, trong đó lượng hàng tồn kho của nhiều năm kể cả thời sản xuất theo Nghị định thư với các nước Đông Âu và Liên Xô vẫn còn nên thực tế số vốn được huy động và đưa vào kinh doanh còn thấp hơn, bởi vậy phần lớn vốn hoạt động đều phải đi vay ngân hàng và phải chi trả lãi suất lớn, ảnh hưởng đến lãi suất kinh doanh. Thứ hai là cơ chế chính sách của Nhà nước đã được thay đổi nhiều, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới và phù hợp với nền kinh tế thị trường nhưng vẫn còn nhiều bất cập. Thương trường ngành dệt may trong thời kỳ hội nhập và toàn cầu hoá, cạnh tranh diễn ra hết gay gắt trên phạm vi quốc tế và trong nước. Các đối thủ cạnh tranh như Trung Quốc, ấn Độ có nhiều lợi thế hơn về quy mô và công nghệ… Đặc biệt gây khó khăn là việc xoá bỏ hạn ngạch dệt may từ ngày 1/1/2005 cho các nước là thành viên của WTO. Trong nước, các công ty chưa được đầu tư đồng bộ và hiện đại, nhiều nhà máy thiết bị còn lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu. Ngành may sản xuất cho xuất khẩu phần lớn là gia công, nguyên phụ liệu đều do phía nước ngoài cung cấp. Bên cạnh những khó khăn đã kể trên, Công ty cũng có những thuận lợi đáng kể: Được sự chỉ đạo trực tiếp, sát sao của Tổng công ty dệt may Việt Nam, sự hỗ trợ thiết thực của các ban ngành Trung ương và địa phương, đặc biệt là sự hỗ trợ đắc lực của các ngân hàng, khâu không thể thiếu trong kinh doanh. Đội ngũ cán bộ CNV, lãnh đạo Đảng và chính quyền, Công đoàn có sự đoàn kết nhất trí, sự chỉ đạo với những giải pháp hữu hiệu tập trung được sức mạnh phát huy tính năng động chủ quan của từng cán bộ CNV. Cơ chế thị trường khắc nghiệt nhưng lại tạo được điều kiện phát triển kinh tế, là động lực thúc đẩy mỗi cán bộ CNV làm việc hiệu quả, nghiêm túc, phát huy tính năng động, sáng tạo của mỗi người. Nhìn lại quá trình hoạt động của Công ty, thuận lợi ít, khó khăn nhiều, nhưng với sự quyết tâm, nỗ lực, Công ty đã đạt được những thành tích đầy ấn tượng và thành quả đó khẳng định bước trưởng thành phát triển bền vững, khẳng định vị trí trên thương trường trong nước và đối với Tổng công ty. Công ty trở thành nhà cung cấp sợi đa dạng và lớn nhất cho các đối tác, các thành phần kinh tế khác ở phía Bắc và đang mở rộng phát triển ở phía Nam. Kết quả thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất: ĐVT: 1.000.000 đồng Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999 2000 Doanh thu có VAT 76.205 90.733 104.716 104.914 133.530 Thuế doanh thu, VAT 693 724 769 3.510 5.860 Khấu hao 1.218 632 602 360 380 Lãi trước thuế 977 705 314 189 250 Thu nhập bình quân/ người / tháng 0,490 0,760 0,900 1,473 1,640 Kết quả thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ hai: ĐVT: 1.000.000 đồng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 2005 Doanh thu có VAT 151.242 175.961 224.316 285.225 349.000 Doanh thu không thuế 137.743 160.671 207.003 261.667 320.000 Khấu hao 503 553 505 550 600 Kinh phí TCTY 150 200 200 430 430 Lãi trước thuế 208 260 350 405 1.200 Thu nhập bình quân/ người/ tháng 1,607 1,750 2,200 2,400 2,600 1.4 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp: Chỉ tiêu Đvt 2002 2003 2004 1.Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn a, Bố trí cơ cấu tài sản - Tài sản cố định/Tổng tài sản - Tài sản lưu động/Tổng tài sản b, Bố trí cơ cấu nguồn vốn - Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn - Nguồn vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn % % % % 9,10 90,90 66,40 19,47 4,10 95,90 80,50 33,50 4,90 95,00 79,00 21,00 2. Khả năng thanh toán a, Khả năng thanh toán hiện hành b, Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn c, Khả năng thanh toán nhanh d, Khả năng thanh toán nợ dài hạn lần lần lần lần 0,66 1,37 0,05 1,20 1,19 0,01 1,26 1,20 0,01 3. Tỷ suất sinh lời a, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/doanh thu Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/doanh thu b, Tỷ suất lợi nhuận/tổng tài sản Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/doanh thu Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/tổng tài sản c, Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/nguồn vốn chủ sở hữu % % % % % 0,15 0,10 0,60 0,40 1,20 0,21 0,14 0,60 0,40 2,10 0,15 0,11 0,60 0,40 2,10 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty hoạt động trên nguyên tắc chủ động về tài chính, tự cân đối các khoản thu chi, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển các nguồn vốn trên cơ sở phân cấp về tài chính. Công ty chịu trách nhiệm thanh toán các khoản nợ ghi trong bảng cân đối tài sản và các cam kết khác. Công ty có trách nhiệm xây dựng đăng kí kế hoạch tài chính và các báo cáo tài chính để báo cáo với Tổng công ty. Tổng công ty kiểm tra và phê duyệt quyết toán hàng năm của công ty. Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Dịch Vụ Thương Mại số 1 là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường buôn bán chủ yếu qua hai giai đoạn mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. Đối tượng kinh doanh của công ty là các loại hàng hoá như quần áo, màn tuyn, bông, tơ sợi, cà phê. Đó là những loại hàng được sản xuất, chế biến, thu mua trong nước hoặc hàng nhập để tái xuất hoặc hàng thu mua của nước ngoài để bán tiêu dùng trong nước. Quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi tiêu dùng được thực hiện theo các phương thức bán trực tiếp, phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận, bán hàng đại lý, phương thức bán hàng trả góp…Việc lựa chọn phương thức bán hàng nào cần phải xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch mua bán thích hợp đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp. Trị giá vốn của hàng xuất bán được xác định theo phương pháp giá thực tế đích danh, theo đó khi xuất kho lô hàng hoá nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô hàng đó. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty Kinh doanh xuất khẩu Kinh doanh nội địa Kinh doanh nhập khẩu Sản xuất KD nguyên phụ liệu Văn phòng đại diện Tp HCM Trung tâm thương mại dệt may 3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty dịch vụ Thương mại số 1 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Theo điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty thì bộ máy quản lý gồm giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Ưu điểm của kiểu tổ chức này vừa phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo hệ thống chỉ huy một cấp, tăng cường trách nhiệm cá nhân. Giám đốc: là người chịu trách nhiệm quản lý chung toàn Công ty. Là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc, pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty. Phó giám đốc: là những người giúp giám đốc điều hành và quản lý một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của giám đốc và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước giám đốc về nhiệm vụ được giao. Phòng tổ chức hành chính ngoài nhiệm vụ phục vụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh còn phụ trách các công việc về hành chính sự vụ như văn thư, tiếp khách, hội họp. Phòng có nhiệm vụ nắm vững tình hình nhân lực, tổ chức biên chế nhân lực, quản lý cán bộ trong phạm vi được cấp, thực hiện các định mức lao động, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ hàng tháng tính tiền lương và các khoản trích theo lương cho các cán bộ CNV và có tạo ra doanh thu đóng góp một phần vào hiệu quả của toàn Công ty. Phòng Tài chính Kế toán : Có trách nhiệm tổng hợp ghi chép kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh trong toàn Công ty. Phòng có nhiệm vụ phân tích đánh giá tình hình thực tế nhằm cung cấp thông tin cho Giám đốc để ra quyết định. Phòng có trách nhiệm áp dụng đúng các chế độ kế toán hiện hành về tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, và lập các báo cáo tài chính cũng như việc đôn đốc đòi nợ khách hàng. Ngoài các chức năng trên phòng kế toán cũng được giao nhiệm vụ kinh doanh qua việc quyết định sự vận động của đồng tiền làm sao cho việc sử dụng đồng tiền có hiệu quả cao nhất. Các phòng trực tiếp kinh doanh gồm: Phòng kinh doanh nội địa: Tổ chức mua bán các mặt hàng trong nước, mặt hàng chính là quần áo. Phòng kinh doanh xuất khẩu: Thu mua hàng hóa trong nước và thực hiện quá trình xuất khẩu ra nước ngoài, đối tượng hàng xuất khẩu chủ yếu là quần áo, cà phê… Phòng kinh doanh nhập khẩu: Thực hiện quá trình nhập khẩu và tổ chức tiêu thụ các hàng hóa nhập khẩu, mặt hàng chính là bông, tơ, sợi. Phòng kinh doanh phụ liệu: Tổ chức kinh doanh các loại mặt hàng như: phụ liệu hàng dệt may, chỉ may công nghiệp, chun, giây luồn, nhãn mác…(Riêng mặt hàng chỉ may công nghiệp, có xưởng nhỏ để sản xuất). Văn phòng đại diện Thành Phố Hồ Chí Minh: mới hơn 2 năm thành lập có nhiệm vụ khai thác thị trường tiềm năng ở phía nam. Trung tâm thương mại dệt may: Là một đơn vị được giao quyền chủ động về giá cả trong kinh doanh, chỉ chốt chi phí và hiệu quả (lãi nét nộp về Công ty). Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng vẫn có mối quan hệ mật thiết với nhau trong đó phòng kế toán là trung tâm đầu mối của tất cả các phòng ban khác trong Công ty. Lãnh đạo Công ty giao kế hoạch hàng tháng cho lãnh đạo các phòng (kế hoạch thu nợ được giao từng tuần), từ đó lãnh đạo phòng giao kế hoạch kinh doanh và thu nợ cho từng cán bộ và đôn đốc thực hiện. Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh doanh Nhập khẩu Phòng Kinh doanh nội địa Trung tâm Thương mại Dệt may Phòng SXKD Nguyên phụ liệu Phòng Kinh doanh Xuất khẩu Văn phòng đại diện TP.HCM Các phó giám đốc Giám đốc 4. Đặc điểm Tổ chức công tác kế toán ở Công ty dịch vụ Thương mại số 1 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Để công tác hạch toán kế toán chính xác kịp thời, bảo đảm cho sự chỉ đạo liên tục từng tháng, từng tuần và với chủ trương lãnh đạo của Công ty, từng bước làm lành mạnh công tác tài chính để tạo điều kiện khi có cơ quan thanh tra như Thuế, Tài chính, Kiểm toán đến làm việc bảo đảm sự trung thực trong kinh doanh. Công ty đã sắp xếp bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý. Phòng kế toán của Công ty gồm 10 người, trong đó có 01 trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng và 02 phó phòng. Chức năng, nhiệm vụ kế toán từng người trong phòng kế toán: - Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các kế toán viên. Tổ chức, phân công trách nhiệm cho từng người ở bộ phận kế toán, phân tích hiệu quả kinh tế và duyệt các chứng từ thu chi, tạm ứng, hoá đơn nhập xuất… Đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. - Phó phòng: Có thể thay mặt kế toán trưởng giải quyết công việc được giao. Ngoài ra còn kiêm luôn kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo kế toán theo mẫu quy định của Bộ tài chính ban hành. - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán xảy ra trong Công ty. - Kế toán các phòng và cửa hàng có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ phát sinh của phòng mình và phải thực hiện đầy đủ các chức năng sau: + Cập nhật chứng từ liên quan đến mua hàng vào các “phiếu mua hàng” trong thực đơn “mua hàng”, đồng thời phải quản lý sổ chi tiết và sổ cái công nợ phải trả. + Cập nhật các chứng từ liên quan đến bán hàng vào “hoá đơn bán hàng”, quản lý các sổ chi tiết và sổ cái công nợ phải thu. + Hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trên thực đơn “Tiền mặt – Ngân hàng”, quản lý sổ chi tiết, sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Quản lý các sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến phần thuế. + Hạch toán tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao hàng tháng, quản lý sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến phần tài sản cố định. + Theo dõi việc nhập, xuất hàng hóa. Lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng tồn kho cuối tháng. Lưu các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Quản lý các sổ chi tiết và sổ cái liên quan đến hàng tồn kho. + Tập hợp chi phí, phân loại, hạch toán chi phí theo khoản mục mặt hàng của phòng mình phụ trách + Xác định chính xác doanh thu bán hàng, là cơ sở để xác định đúng đắn kết quả bán hàng - Thủ quỹ: do một nhân viên phụ trách và là người duy nhất được giao nhiệm vụ thu, chi tiền mặt và bảo quản tiền. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để nhập xuất tiền ra khỏi két và lên báo cáo quỹ để báo cáo cho kế toán trưởng. Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán Phòng Nhập khẩu Kế toán Phòng Xuất khẩu Kế toán Phòng Nguyên phụ liệu Kế toán Phòng Nội địa Phó phòng Trưởng phòng Kế toán thanh toán Kế toán Cửa hàng Thủ quỹ Công ty Dịch Vụ Thương Mại số 1 áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giá thực tế ngày phát sinh. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán căn bản theo đúng chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định trên. Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ về tiền Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Bảng kê nộp tiền mặt Biên bản kiểm kê quĩ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Bảng kê nộp séc Giấy báo nợ, giấy báo có Chứng từ vật tư, hàng hoá Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn GTGT Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Chứng từ lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng thanh toán lương Hợp đồng giao khoán Giấy đi đường Lệnh điều xe Chứng từ TSCĐ Hoá đơn mua tài sản Biên bản giao nhận TSCĐ BB thanh lý TSCĐ BB đánh giá lại TSCĐ … 4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Trên cơ sở số lượng tài khoản quy định theo chế độ, căn cứ vào tổ chức hoạt động, quy mô, trình độ quản lý trình độ kế toán và trang thiết bị hiện có phục vụ công tác kế toán để kế toán sử dụng số lượng tài khoản cho phù hợp với công ty. Hệ thống tài khoản theo phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên của Doanh nghiệp được mở như sau: TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Chi tiết cho từng loại tiền gửi theo từng ngân hàng để tiện việc kiểm tra, đối chiếu. TK 131: Phải thu khách hàng. Chi tiết theo từng đối tượng thuộc dịch vụ khác, Công ty, trung tâm dệt may 3... TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Chi tiết cho hàng hoá, hàng nhập khẩu, thuế được hoàn lại trả lại nhà cung cấp. TK 138: Phải thu khác. TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi TK 141: Tạm ứng TK 142: Chi phí trả trước TK 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn TK 152: Nguyên vật liệu. Chi tiết theo vai trò của vật liệu để sản xuất ra sản phẩm. TK 153: Công cụ dụng cụ. TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh. Chi tiết theo bộ phận kinh doanh. TK 155: Thành phẩm. Chi tiết theo bộ phận sản xuất. TK 156: Hàng hoá. Chi tiết cho phòng kinh doanh. TK 211: Tài sản cố định hữu hình. Mở chi tiết theo từng loại tài sản. TK 214: Hao mòn tài sản cố định. TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang TK 311: Vay ngắn hạn. TK 331: Phải trả người bán. Chi tiết theo bộ phận thành phải trả cho người bán dịch vụ, công ty, đại lý công ty, trung tâm 3, … TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Chi tiết thành 3331- Thuế GTGT phải nộp, 3333- Thuế xuất nhập khẩu, 3337- Thuế nhà đất, tiền thuê đất, 3338- Các loại thuế khác. TK 334: Phải trả công nhân viên TK 335: Chi phí phải trả TK 336: Phải trả nội bộ TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối TK 431: Quỹ phúc lợi, khen thưởng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 632: Giá vốn hàng bán TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp TK 711: Thu nhập khác TK 811: Chi phí khác TK 911: Xác định kết quả kinh doanh 4.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán có nhiều loại tuỳ theo yêu cầu quản lý khác nhau. Sổ kế toán đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán và giúp cho việc giám sát các đối tượng kế toán vừa tiết kiệm lại hiệu quả. Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng như việc trang bị máy tính vào xử lý thông tin công ty đã lựa chọn hình thức nhật kí chung. Bên cạnh đó để đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao Công ty đã dùng phần mềm kế toán FAST để ghi sổ kế toán. Ngoài ra cũng có lưu một bản bằng tay để đảm bảo thông tin kế toán không bị mất do trục trặc phần mềm có thể xảy ra. Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng: - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt bao gồm nhật ký thu, chi tiền; nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng. Sổ cái - Sổ kế toán chi tiết chủ yếu sau: Sổ chi tiết tài sản cố định Sổ chi tiết hàng hóa Sổ chi tiết tiền gửi Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ,… Sổ chi tiết tiêu thụ … Quy trình vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh, vào Sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái các tài khoản liên quan. Công ty có mở Sổ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi Sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. Với các nghiệp vụ có mở Sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng Sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu đã ghi trên Sổ cái vào Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ 4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc và Bảng tổng hợp sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái TK Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá thực trạng tài chính và tình hình kinh doanh năm tài chính của toàn doanh nghiệp. Thông tin của báo cáo tài chính tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc đề ra quyết định về quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị cấp trên, các nhà đầu tư, của chủ sở hữu hiện tại và tương lai và của các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền … Các báo cáo theo qui định chung của nhà nước: Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán Báo cáo luân chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo dùng cho quản trị nội bộ: Báo cáo bán hàng Báo cáo chi phí Báo cáo quĩ Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo hàng tồn kho II. Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghịêp vụ thanh toán với người bán, khách hàng, công nhân viên, nhà nước,… là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi phải có sự tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý và có hiệu quả. Hàng ngày, kế toán viên phản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời phải thường xuyên cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình thanh toán với các đối tượng ( người bán, khách hàng, nhà nước, công nhân viên…) thông qua các báo cáo: báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả … Việc sử dụng kế toán máy đã góp phần giảm bớt khối lượng công việc ghi chép rất nhiều và giúp đưa ra được các báo cáo một cách nhanh chóng và kịp thời. 1- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với nhà cung cấp về vật tư, hàng hoá dịch vụ. Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phương thức trả chậm hoặc trả ngay hoặc ứng trước tiền hàng. Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối với cả nhà quản lý và các đối tượng quan tâm. Để hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng: - Chứng từ mua hàng như hoá đơn mua hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu người bán khi ứng tiền trước. - Chứng từ thanh toán gồm phiếu chi, giấy báo nợ, biên bản thanh toán bù trừ công nợ… Các chứng từ này được mã hoá tự động trong máy. 1.1 Hạch toán chi tiết với nhà cung cấp Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với người bán, kế toán thanh toán sẽ mở Sổ kế toán chi tiết công nợ thực hiện việc theo dõi các khoản nợ với người bán theo từng lần nợ và số còn phải trả. Sổ chi tiết tài khoản này được mở theo từng mã nhà cung cấp của từng bộ phận kinh doanh. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu. Với mỗi nhà cung cấp có quan hệ thanh toán thường xuyên, được theo dõi trên một cuốn sổ riêng. Với nhà cung cấp có quan hệ thanh toán không thường xuyên (vãng lai), được thực hiện theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các nhà cung cấp vãng lai khác. Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của người bán, kế toán thanh toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã nhà cung cấp đã được mã hoá trước. Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu dư đầu kỳ của báo cáo trước để tính ra dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp để lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty. Hàng ngày, kế toán phải kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của nhà cung cấp xem nhà cung cấp nào đã đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toán cho người bán. Khi đến hạn thanh toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp, lập phiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với người bán. Khi nhận được các chứng từ về thanh toán với nhà cung cấp như phiếu chi, giấy báo nợ, kế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc thanh toán với nhà cung cấp. * Trình tự hạch toán chi tiết Để thấy được rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ thực tế cụ thể. Ví dụ 1: Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 ký hợp đồng mua hàng hoá với Công ty cổ phần sợi Phú Bài. Mặt hàng là Sợi 40/2 CM 12/6 61b, trọng lượng 2249 kg với đơn giá là 43.700 đồng. Thuế GTGT 10%. Ngày 25/10/2005 hàng về nhập kho. Công ty chưa trả tiền hàng. Ngày 28/10/2005 Công ty thanh toán một phần tiền hàng cho Sợi Phú Bài là 40.000.000 đồng bằng tiền mặt. Hoá đơn giá trị gia tăng Công ty cổ phần Sợi Phú Bài liên 2 giao cho Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 như sau. mẫu số: 01GTKT-3LL UR/2005N Hóa đơn giá trị gia tăng 0044978 Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20 tháng 10 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần sợi Phú Bài Địa chỉ:………….. Số tài khoản:…….. Điện thoại:……… Họ tên người mua hàng:……….. Tên đơn vị : Công ty Dịch Vụ T.Mại 1 Địa chỉ: 20 Lĩnh Nam, Hà nội Số tài khoản:………. Hình thức thanh toán: trực tiếp Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền a b c 1 2 3=1x2 1. Sợi 40/2 CM 12/6 61b kg 2249 43700 98.280.000 Cộng tiền hàng: 98.280.000 Thuế suất GTGT 10%Tiền thuế GTGT: 9.828.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 108.108.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm lẻ tám triệu, một trăm lẻ tám nghìn đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăngCăn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng trên, ngày 25/10/2005 khi hàng hoá về tới Công ty, kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập 328 cho số hàng hoá trên. Đơn vị……………….. Địa chỉ………………. Mẫu số: 01-VT Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 10 năm 2005 Nợ:………..Số 328NK Có:………… - Họ tên người giao hàng: - Theo HĐ số 44978 ngày 20 tháng 10 năm 2005 của Công ty cổ phần sợi Phú Bài –1P01 - Nhập kho tại: Công ty DV TM số 1. Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( Sp, hh) M S Đv t Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Sợi 40/2 CM 12/6 61b kg VAT 2249 10% 43.700 98.280.000 9.828.000 Cộng 108.108.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Một trăm lẻ tám triệu, một trăm lẻ tám nghìn đồng. Nhập, ngày 25 tháng 10 năm2005 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu 2: Phiếu nhập kho Ngày 28/10/05 Thủ quỹ xuất tiền theo phiếu chi số 1339 và kế toán tiền mặt ghi sổ số tiền trên theo định khoản sau: Nợ TK 3313- 1P01: 40.000.000 Có TK 1111: 40.000.000 Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 Số 20, Lĩnh Nam, Hà Nội Số phiếu:1339 Tài khoản có: 1111 Phiếu chi tiền mặt Ngày 28 tháng 10 năm 2005 Người nhận tiền: Đinh Văn Sơn Đơn vị: Công ty cổ phần sợi Phú Bài Lí do chi: Chi trả tiền hàng HĐ 44978 Số tiền: 40.000.000 đồng Viết bằng chữ: Bốn mươi triệu đồng chẵn Kèm theo 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ……………………… Ngày 28 tháng 10 năm 2005 Người Lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Biểu 3: Phiếu chi Ngày 25/10/2005 kế toán thanh toán thực hiện vào Sổ chi tiết khoản tiền nợ nhà cung cấp Phú Bài là 108.108.000 đồng. Ngày 28/10/2005 căn cứ vào phiếu chi tiền, máy tính nhập liệu vào phần hành tiền mặt để giảm trừ công nợ phải trả nhà cung cấp và đồng thời thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp. Cụ thể hình thức Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp thanh toán với người bán sẽ có kết cấu như sau. Công ty dịch vụ._. thương mại số 1 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 3313-1P01 Phải trả nhà cung cấp sợi Phú Bài của trung tâm 3 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 0 25/10 PN 328 Mua CTCP sợi Phú Bài-1P01 15613 98.280.000 25/10 PN 328 Thuế gtgt hàng sợi Phú Bài – 1P01 133113 9.828.000 28/10 PC 1339 Thanh toán tiền hàng mua sợi cho CTCP Phú Bài. 1111 40.000.000 2. Cộng phát sinh 40.000.000 108.108.000 3. Số dư cuối kỳ 68.108.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 4: Sổ chi tiết công nợ Cuối kỳ, in ra Bảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp để cung cấp thông tin cho quản lý và làm cơ sở đối chiếu với Sổ cái TK 331. Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng Tổng hợp thanh toán với người bán Tài khoản: 3313- Phải trả người bán trung tâm 3 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Stt Mã khách Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 1T04 CN CTy Dệt may Thắng Lợi 214.159.736 214.159.736 2 1V08 CN CTy Dệt Việt Thắng 1.709.382 1.709.382 3 1D06 CT cổ phần Dệt Đông Nam 6.581.653 6.581.653 … … … … … … … … … 12 1P01 Cty cổ phần sợi Phú Bài 40.000.000 108.108.000 68.108.000 13 1H02 Công ty Dệt may HN (HANOSIMEX) 411.482.036 411.482.036 … … … … … … … … … Tổng cộng 2.231.833 1.477.558.565 8.869.465.380 9.420.674.395 2.231.833 2.028.767.580 Biểu 5: Bảng tổng hợp thanh toán với người bán 1.2 Hạch toán trên sổ tổng hợp Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung, cùng với việc hạch toán chi tiết kế toán cũng thực hiện hạch toán trên sổ tổng hợp và việc thực hiện hạch toán này cũng được thực hiện trên máy vi tính. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 có quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp trong nước và quốc tế. Tuy nhiên việc mua bán trao đổi hàng hoá với các nhà cung ứng nước ngoài thường là thanh toán trả tiền ngay nhưng vẫn hạch toán qua tài khoản 331- Phải trả người bán. Điều này làm phức tạp hoá quá trình hạch toán bởi việc kế toán ghi tăng công nợ lên sau đó ghi giảm ngay công nợ. Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các khoản nợ này không có ý nghĩa vì thực chất các khoản nợ này không phát sinh mà đã thực hiện thanh toán luôn. Do là thanh toán trả ngay cho nên kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán bằng ngoại tệ và không phản ánh lên tài khoản 007 để theo dõi nguyên tệ. Tại các nghiệp vụ phát sinh với nhà cung cấp là quốc tế Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ để thanh toán. Ngoài tài khoản 331, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như 111, 112, 152, 156 … cho các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Dựa vào các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán với nhà cung cấp kế toán cập nhật vào máy tính. Máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và cập nhật xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp của các tài khoản liên quan. Cuối kỳ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản liên quan, đồng thời máy tính tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, máy tính tổng hợp lên các báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán. *Trình tự hạch toán tổng hợp Ví dụ 1 (tiếp): Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 ký hợp đồng mua hàng hoá với Công ty cổ phần sợi Phú Bài. Mặt hàng là Sợi 40/2 CM 12/6 61b, 2249 kg với đơn giá là 43.700 đồng.Thuế GTGT 10%. Ngày 25/10/2005 hàng về nhập kho. Công ty chưa trả tiền hàng. Đến ngày 28/10/ 2005 thực hiện trả cho Sợi Phú Bài một phần tiền hàng là 40.000.000 đồng bằng tiền mặt. Từ các chứng từ phát sinh trong quá trình mua bán với Công ty CP sợi Phú Bài đã trình bày ở phần ở trên, sau khi kế toán cập nhật chứng từ máy tính thực hiện lên Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp TK 331. Cụ thể hình thức các Sổ như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký mua hàng Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh 01/10 PN293 Cty Dệt Hà nam- 2H02 15613 3313 34.448.452 01/10 PN293 Cty Dệt Hà nam- 2H02 133113 3313 3.444.845 01/10 PN141BN Nhà máy chăn len NĐ- 1N08 15611 3311 60.254.610 01/10 PN141BN Nhà máy chăn len NĐ- 1N08 133111 3311 6.025.461 … … … … … … 25/10 PN328 Cty CP sợi Phú Bài- 1P01 15613 3313 98.280.000 25/10 PN328 Cty CP sợi Phú Bài- 1P01 133113 3313 9.828.000 … … … … … … 31/12 PKTTH Cty Dệt may Hải phòng –1H08 133110C 3310 1.126.488 31/12 PKTTH Cty Dệt may Hải phòng –1h08 1562 3310 13.645.304 31/12 PKTTH Cty Dệt may Hải phòng –1H08 133110C 3310 682.265 Tổng cộng: 88.443.735.354 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 6 : Nhật ký mua hàng Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký chi tiền Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 30/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh … … …. 27/10 PC 1338 Thanh toán gốc tiền vay ngày 24/6/05-V04 31113 1111 29.000.000 28/10 PC 1339 Thanh toán tiền hàng cho sợi Phú Bài –1P01 3313 1111 40.000.000 28/10 PC 1340 Trả tiền hoá chất Pn302 3311 1111 11.968.000 … … … … … … 30/10 PC 1350 Thanh toán tiền mua xăng Cty PCTY 6427 1111 190.909 30/10 PC 1351 Chi tiếp khách 6428 1111 698.000 30/10 PC 1352 Tạm ứng mua loa âm ly 141 1111 21.960.000 … … … … … … Tổng cộng: 74.950.314.379 Ngày 31tháng 12 năm2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 7: Nhật ký chi tiền Cuối kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền để ghi vào Sổ cái tài khoản 3313 và 331. Sổ cái các tài khoản này được đối chiếu với Bảng tổng hợp thanh toán với người bán ( Biểu 5). Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 3313- Phải trả người bán trung tâm 3 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư có đầu kỳ: 1.475.326.732 đ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/10 PN 293 Mua CT dệt Hà nam- 2H02 15613 34.448.452 01/10 PN 293 Thuế hàng dệt Hà nam- 2H02 133113 3.444.845 01/10 PN 295 HTX May CN Sông Hương- 2S06 15613 320.000 … … … … … … 25/10 PN 328 Mua CTCP sợi Phú Bài-1P01 15613 98.280.000 25/10 PN 328 Thuế gtgt hàng sợi Phú Bài – 1P01 133113 9.828.000 … … … … … … 28/10 PC1339 Thanh toán tiền hàng cho CTCP sợi Phú Bài 1111 40.000.000 … … … … … … 31/12 PKT46 Đối trừ công nợ 2S06 1313 14.332.878 31/12 PKT47 Đối trừ công nợ 2T16 1313 2.299.000 31/12 PKT48 K/c đối trừ CN 5D01 1313 258.487.086 31/12 PKT49 K/c số lẻ 1N07 635 759 31/12 PKT50 K/c số lẻ 1V08 635 1 31/12 PKT51 Đối trừ CN 1T03 1313 1.198.506.530 31/12 PKT52 K/c đối trừ CN 2P18 1313 35.100.866 Tổng phát sinh nợ: 8.869.465.380 Tổng phát sinh có: 9.420.674.395 Số dư có cuối kỳ:2.206.535.747 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 8: Sổ cái tài khoản 3313 Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 331- Phải trả người bán Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư có đầu kỳ: 7.253.842.288 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … 25/10 PN 328 Mua CTCP sợi Phú Bài-1P01 15613 98.280.000 25/10 PN 328 Thuế gtgt hàng sợi Phú Bài – 1P01 133113 9.828.000 26/10 PN 329 Mua hàng Cty Dệt Đà nẵng- 1D03 15611 60.067.936 26/10 PN 329 Thuế gtgt hàng Dệt Đà nẵng- 1D 03 133111 6.006.794 … … … … … … 28/10 PC1339 Thanh toán tiền hàng cho CTCP sợi Phú Bài 1111 40.000.000 … … … … … … Cộng 96.333.511.135 3.128.567.558 Số dư có cuối kỳ: 14.048.898.711 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 9: Sổ cái tài khoản 331 2- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với người mua về vật tư, hàng hoá dịch vụ. Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phương thức trả chậm hoặc thu tiền ngay hoặc khách hàng ứng trước tiền. Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối với cả nhà quản lý và các đối tượng quan tâm. Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quá trình giao dịch với người mua, kế toán sử dụng các chứng từ sau: - chứng từ về bán hàng như hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, … - chứng từ về thanh toán gồm phiếu thu, giấy báo có,… Các chứng từ này được mã hoá tự động trong máy. 2.1 Hạch toán chi tiết với khách hàng Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với người mua, kế toán thanh toán mở Sổ chi tiết thực hiện việc theo dõi công nợ với từng khách hàng theo từng lần phát sinh nợ và số còn phải thu qua quá trình thu hồi nợ. Sổ chi tiết tài khoản này được mở theo từng mã khách hàng của từng bộ phận kinh doanh.Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu. Với mỗi khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên kế toán theo dõi trên một cuốn sổ. Với khách hàng có quan hệ thanh toán không thường xuyên (vãng lai), kế toán theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các khách hàng vãng lai khác. Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của người mua kế toán thanh toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã khách hàng đã được mã hoá trước. Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu dư đầu kỳ của báo cáo trước để tính ra dư cuối kỳ của từng khách hàng và lập Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty. Hàng ngày, kế toán kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của khách hàng xem khách hàng nào đã đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toán với khách hàng. Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với khách hàng. Khi nhận được các chứng từ về thanh toán của người mua như phiếu thu, giấy báo có,…kế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc thanh toán với người mua, lên Sổ chi tiết công nợ của khách hàng đó. Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán theo nguyên tắc không được bù trừ. * Trình tự hạch toán chi tiết Để thấy được rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ thực tế cụ thể. Ví dụ 2: Ngày 30/12/2005 Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 theo hợp đồng 45859 bán mặt hàng chỉ màu 60/3- 5000m, 1000 chiếc với đơn giá cả VAT là 8729 đồng/ chiếc cho Công ty Việt An –2V02. Công ty Việt An thanh toán luôn số tiền hàng bằng tiền mặt khi nhận hàng. Chứng từ phiếu xuất kho trong bán hàng như sau: Đơn vị: Điện thoại: Mẫu số: 03PXK-3LL Mã số thuế: AB/2004B phiếu xuất kho 0045859 Ngày 30 tháng 12 năm 2005 Căn cứ lệnh điều động số: ….ngày … tháng … năm… của… …………………….về việc ……………………………………… Họ tên người vận chuyển: Chị Mai…………Hợp đồng số 45859 Phương tiện vận chuyển:………………………………………… Xuất tại kho: Công ty DVTM số 1 Nhập tại kho: Công ty TNHH Hồ Tây –XN SX XNK Việt An STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư. Mã số Đơn vị tính Số lượng thực nhập Đơn giá cả VAT Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Chỉ màu 60/3 5000m Chiếc 1.000 8.729 8.729.000 Cộng 8.729.000 Xuất, ngày 30 tháng12 năm2005 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Biểu 10: Phiếu xuất kho Cùng ngày kế toán thanh toán lập phiếu thu số 1583, chuyển chứng từ cho kế toán trưởng kí. Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán thanh toán ghi sổ số tiền trên và đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 Số 20, Lĩnh Nam, Mai Động, Hà Nội Số phiếu:1583 Tài khoản nợ: 1111 Phiếu thu tiền mặt Ngày 30 tháng 12 năm 2005 Người nộp tiền: Mai Văn Huy Đơn vị: Công ty TNHH Hồ Tây –XN SX XNK Việt An Lí do thu: Thu tiền bán hàng Số tiền: 8.729.000 đồng Viết bằng chữ: Tám triệu bảy trăm hai mươi chín nghìn đồng chẵn . Kèm theo 1 chứng từ gốc Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ……………………… Ngày 30 tháng 12 năm2005 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Biểu 11: Phiếu thu Ngày 30/12/2005 kế toán cập nhật phiếu xuất kho vào máy, máy tính vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền phải thu khách hàng là 8.729.000 đồng. Cùng ngày kế toán tiền mặt nhập liệu vào máy để giảm trừ công nợ phải thu khách hàng, máy tính thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền khách hàng đã thanh toán. Hình thức Sổ chi tiết công nợ TK 1313 và Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng được sử dụng trong nghiệp vụ này sẽ có kết cấu như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 1313-2V02 Phải thu khách hàng của trung tâm 3 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 0 30/12 HD 45859 Bán chỉ Cty Việt An-2V02 51113 7.935.445 30/12 HD 45859 Bán chỉ Cty Việt An-2V02 333113 793.545 30/12 PT 1583 Thu tiền hàng bán chỉ Cty Việt An 1111 8.729.000 2. Cộng phát sinh 8.729.000 8.729.000 3. Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 12: Sổ chi tiết công nợ Cuối kỳ, in ra bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng để cung cấp thông tin cho quản lý và làm cơ sở đối chiếu với Sổ cái TK 131. Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng Tài khoản:1313- Phải khách hàng trung tâm 3 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Stt Mã khách Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 5H32 Chị Hà 54 TT quy chế BN 353.755.235 353.755.235 2 5N08 Chị Nghị Dvụ TT Hà nội 1.356.881.116 1.109.982.518. 246.898.598 3 5O02 Chị Oanh Q182 T2 chợ Nguyễn Chanh, Nam Định 315.156.421 242.707.126 72.499.295 … … … … … … … … … 9 1T03 Cty Dệt may Thắng Lợi 520.601.398 677.905.132 1.198.506.530 10 2B01 Cty TNHH BVT 20.049.960 20.049.960 11 2T47 CTCP May Thăng Long 310.641.144 310.641.144 12 2V02 CT Công ty TNHH Hồ Tây –XN SX XNK Việt An 8.729.000 8.729.000 13 2P18 Công ty TNHH Phước Lợi Lợi 35.100.866 35.100.866 14 2T83 Cty TNHH Trường Thành 155.596.027 155.596.027 15 2T16 Cty TNHH Trí Hường 9.194.226 2.299.000 6.895.226 … … … … … … … … … 24 2D19 HTX Dệt may Duy Trinh 6.201.221 6.201.221 25 KVL3 Khách vãng lai TT DM 3 1.799.149.239 1.102.849.490 2.522.522.898 379.475.831 Tổng cộng 5.439.007.991 248.000.000 11.392.529.979 11.649.795.916 4.933.742.054 Biểu 13: Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng 2.2 Hạch toán trên sổ tổng hợp Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung, cùng với việc hạch toán chi tiết kế toán cũng thực hiện hạch toán trên sổ tổng hợp và thực hiện trên máy vi tính. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 có quan hệ thanh toán với khách hàng trong nước và quốc tế. Tuy nhiên việc trao đổi hàng hoá với khách hàng nước ngoài là thu tiền ngay nhưng vẫn hạch toán qua tài khoản 131- Phải thu khách hàng. Điều này làm phức tạp hoá quá trình hạch toán bởi việc kế toán ghi tăng công nợ lên sau đó ghi giảm ngay công nợ. Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các khoản nợ này không có ý nghĩa vì thực chất các khoản nợ này không phát sinh mà đã thực hiện thanh toán luôn. Với các khoản thanh toán với khách hàng bằng ngoại tệ thu tiền ngay hoặc thu sau kế toán có mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ nhưng không phản ánh vào tài khoản 007 để theo dõi sự biến động của nguyên tệ. Tại các nghiệp vụ phát sinh với khách hàng là quốc tế Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ để thanh toán. Cuối kỳ khi có chênh lệch tỷ giá hối đoái kế toán phản ánh vào tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá. Ngoài tài khoản 131, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác là 111, 112, 511, 333, 413 … cho các nghiệp vụ thanh toán với người mua. Dựa vào các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán với khách hàng kế toán cập nhật vào máy tính. Cuối kỳ máy tính lên Sổ cái các tài khoản đồng thời tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên Sổ cái máy tính tổng hợp lên các báo cáo tài chính vào cuối kỳ. *Trình tự hạch toán tổng hợp Để hiểu rõ quá trình hạch toán tổng hợp em xin đi vào ví dụ cụ thể. Ví dụ 2 (tiếp): Ngày 30/12/2005 Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 theo hợp đồng 05859 bán mặt hàng chỉ màu 60/3- 5000m, 1000 chiếc với đơn giá cả VAT là 8729 đồng/ chiếc cho Công ty Việt An –2V02. Công ty Việt An thanh toán luôn số tiền hàng bằng tiền mặt khi nhận hàng. Từ các chứng từ phát sinh trong quá trình mua bán với Công ty Việt An như đã trình bày ở phần trên, sau khi kế toán cập nhật chứng từ máy tính thực hiện lên Sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và Sổ cái tổng hợp Phải thu khách hàng. Cụ thể hình thức các Sổ được sử dụng trong nghiệp vụ có kết cấu như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký bán hàng Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh 01/10 HD44445 PT1174 Chị Hằng-5H13 1311 51111 29.045.700 01/10 HD44445 PT1174 Chị Hằng-5H13 1311 33311A 2.904.570 01/10 HD44526 Chị Oanh-5CO02 1313 51113 8.215.373 01/10 HD44526 Chị Oanh-5CO02 1313 333113 821.537 01/10 HD44527 Cty Dệt may Gia Định 1313 51113 100.066.976 01/10 HD44527 Cty Dệt may Gia Định 1313 333113 10.006.698 01/10 HD44528 Khách vãng lai TTDM 3 1313 51113 3.330.004 01/10 HD44528 Khách vãng lai TTDM 3 1313 333113 333.000 01/10 HD44529 Khách vãng lai TTDM 3 1313 51113 19.895.040 01/10 HD44529 Khách vãng lai TTDM 3 1313 333113 1.989.504 01/10 HD44553 Đào Thị Hồng –5H13 1313 51111 60.362.400 …. 30/12 HD45859 Bán chỉ Cty Việt An-2V02 1313 51113 7.935.445 30/12 HD45859 Bán chỉ Cty Việt An-2V02 1313 333113 793.545 30/12 HD47732 Thuê kho theo PL02-DV25 1310 51110 5.945.454 … … … … … … 30/12 HD47789 Khách vãng lai thu tiền ngay công ty- KVL1 1311 333111A 100.000 30/12 HD47981 Cty Vải sợi Cầu Vồng 1313 51113 71.704.652 30/12 HD47981 Cty Vải sợi Cầu Vồng 1313 333113 7.170.465 30/12 HD48016 Cty Dệt kim Đông Xuân 1311 51111 258.090.372 30/12 HD48016 Cty Dệt kim Đông Xuân 1311 333110B 25.809.037 31/12 HD47733 Tìên nước SH, Thuê CH Q3+4 Thanh Hải-DV05 1310 51110 9.981.818 31/12 HD47733 Tìên nước SH, Thuê CH Q3+4 Thanh Hải-DV05 1310 333110B 998.182 Tổng cộng: 90.108.866.696 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 14 : Nhật ký bán hàng Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký thu tiền Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh … … …. 30/12 PT 1583 Thu tiền bán hàng Cty Việt An –2V02 1111 1313 8.729.000 30/12 PT 1584 Thu tiền hàng CTy CP Thành Tín –2T75 1111 1311 25.000.000 30/12 BC 1600 Thu tiền hàng Dệt may Tiến Đạt –2T04 11211 1311 120.000.000 … … … … … … 31/12 BC 1616 Ngân hàng trả tiền lãi gửi- NH7 11226G 515 1.432 31/12 BC 1617 Thu tiền lãi gửi NH1 11211 515 262.837 31/12 PKT 2 D/G CLTG theo TG 15872- NH5 11224G 413 29.291 … … … … … … Tổng cộng: 75.335.725.555 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 15:Nhật ký thu tiền Cuối kỳ, căn cứ số liệu trên nhật ký bán hàng và nhật ký thu tiền máy tính tổng hợp số liệu vào Sổ cái chi tiết và tổng hợp 131. Sổ cái tài khoản này được đối chiếu với Bảng tổng hợp thanh toán (Biểu13). Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 1313-Phải thu của khách hàng TTDM 3 Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư nợ đầu kỳ: 5.191.007.991 đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … 01/10 44527 Cty Dệt may Gia Định-1G01 51113 100.066.976 01/10 44527 Cty Dệt may Gia Định-1G01 333113 10.006.698 01/10 44528 Khách vãng lai TTDM3-KVL3 51113 3.330.004 … … … … … … 30/12 45859 Cty Việt An 2V02 51113 7.935.445 30/12 45859 Cty Việt An 2V02 333113 793.545 30/12 51TT3 Đối trừ CN Dệt may Thắng lợi-T03 3313 1.198.506.530 30/12 52TT3 K/c đối trừ CN Cty Phước Lợi Lợi-2P18 3313 35.100.866 … … … … … … 30/12 PT223 Thu tiền bán hàng của Cty Việt An 2V02 1111 8.729.000 … … … … … … 31/12 55TT3 Lãi phải thu Cty Dệt may Gia định-1G01 515 18.709.570 Tổng phát sinh nợ: 11.392.529.979 Tổng phát sinh có: 11.649.795.916 Số dư nợ cuối kỳ: 4.933.742.054 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 16: Sổ cái 1313 Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 131-Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư nợ đầu kỳ: 47.659.779 đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … 30/12 45859 Cty Việt An 2V02 51113 7.935.445 30/12 45859 Cty Việt An 2V02 333113 793.545 30/12 45860 CT CP May Quảng Ninh – 2Q06 51111 1.989.504 30/12 45860 CT CP May Quảng Ninh – 2Q06 333111 1.989.504 … … … … … … 30/12 PT223 Thu tiền bán hàng của Cty Việt An 2V02 1111 8.729.000 … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 92.813.483.436 Tổng phát sinh có: 1.650.691.293 Số dư nợ cuối kỳ: 38.822.572.123 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 17: Sổ cái tài khoản 131 3 . Hạch toán thanh toán với công nhân viên Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suât lao động. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành giá trị cuả sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Do vậy doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương. Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt công tác hạch toán này giúp quản lý tốt quỹ lương, bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH theo đúng nguyên tắc, đúng chế độ… Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tình hình thanh toán với CNV, kế toán sử dụng tài khoản 334, 338 và các chứng từ liên quan: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, hợp đồng giao khoán, và các chứng từ về thanh toán… 3.1 Hạch toán chi tiết thanh toán với công nhân viên Để phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết, kế toán thực hiện hạch toán trên số lượng lao động và thời gian lao động . Trong đó hạch toán theo số lượng lao động là sự theo dõi sự biến động tăng giảm về mặt số lượng trong từng bộ phận, từng phòng ban và trong phạm vi toàn Công ty. Chỉ tiêu số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên Sổ danh sách lao động do phòng lao động tiền lương lập. Cơ sở ghi Sổ danh sách lao động là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc,…Mỗi sự biến động về số lượng lao động đều phải được ghi chép đầy đủ vào Sổ danh sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Hạch toán sử dụng thời gian lao động là sự ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác số giờ công, ngày công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động trong phân xưởng sản xuất và từng phòng ban trong doanh nghiệp. Để hạch toán thời gian lao động Công ty sử dụng bảng chấm công. Đây là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động. Bảng này lập cho từng phòng ban trong Công ty nhằm theo dõi số ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ phép vắng mặt của người lao động theo từng ngày. Bảng là căn cứ để tính lương phải trả, BHXH phải trả, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động trong Doanh nghiệp. *Trình tự hạch toán chi tiết Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiền lương cập nhật chứng từ vào sổ chi tiết 334. Sổ chi tiết này được mở theo các loại tiền lương phải trả. Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với công nhân viên, kế toán sẽ thực hiện theo dõi các khoản phải trả, các khoản đã trả và còn phải trả cho người lao động trên Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tính tự xử lý số liệu. Khi có phát sinh chứng từ về công nợ kế toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để lên Sổ chi tiết công nợ. Khi thanh toán cho công nhân viên từ chứng từ thanh toán kế toán cũng cập nhật số liệu để ghi giảm trừ khoản còn phải trả công nhân viên. Cuối tháng máy tính tự tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu Tổng phát sinh nợ, có và các chỉ tiêu số dư cuối kỳ trước để tính ra số dư cuối kỳ này để lập Bảng cân đối công nợ cho từng loại lương toàn Doanh nghiệp. Số liệu trên bảng được dùng đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp 334. Để hiểu rõ quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ cụ thể. Ví dụ 3: Nghiệp vụ tính lương cơ bản cho nhân viên trong toàn Công ty. Sau khi trừ đi các khoản như BHXH,BHYT,…kế toán tính ra số thực lĩnh của mỗi nhân viên và khi thanh toán trả bằng tiền mặt. Căn cứ vào chứng từ bảng chấm công do trưởng phòng các phòng ban chấm công cho mỗi nhân viên trong phòng chuyển về, kế toán tính ra lương cơ bản của các nhân viên. Sau đây là Bảng chấm công của các nhân viên phòng tổ chức hành chính tháng 11/2005. Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bộ phận: Phòng tổ chức hành chính Bảng chấm công Tháng 11 năm 2005 STT Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 … 24 25 26 27 28 29 30 SC nghỉ việc SC hưởng lương SC hưởng BHXH 1. Đỗ Văn Châu x x x x x x x x x x 23 2. Hoàng Văn Lép x x x x x 9 14 3. Trần Thu Thảo x x x x x x x x x x 23 … … … … … … … … 8. Ng. Trọng Cảnh x x x x x x x x x x 23 9. Bùi Minh Phương x x x x x x x x x x 2 21 10. Ng. Tố Uyên x x x x x x x x x x 23 11. Ngô Tiến Đặng x x x x x x x x x x 23 12. Ng. Kim Hoa x x x x x x x x x x 23 Cộng 13 264 Người chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phân (Ký, họ tên) Người ký duyệt (Ký, họ tên) Biểu18: Bảng chấm công Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng chi lương cơ bản tháng 11/ 2005 Đơn vị tính: đồng STT Họ và tên Hệ số Lương cơ bản Phụ cấp chức vụ Tổng lương BH 5% LĐ nộp BHYT 1% Phụ cấp đoàn thể Thực lĩnh P. Tổ Chức HC 1 Đỗ Văn Châu 6,31 2.208.500 2.208.500 110.425 22.085 220.850 2.296.840 2 Hoàng Văn Lép 5,32 1.862.000 140.000 2.002.000 0 0 2.002.000 3 Trần Thu Thảo 3,58 1.253.000 105.000 1.358.000 67.900 13.580 1.276.520 … … … … … … … … Cộng 41,17 15.409.500 245.000 15.654.500 632.625 126.525 220.850 15.116.200 Tổ Bảo vệ 13 Phạm Đức Lợi 4,51 1.578.500 105.000 1.683.500 0 0 1.683.500 14 Phạm Văn Thiêm 3,75 1.312.500 1.312.500 0 0 1.312.500 … … … … … … … … … Cộng 27,98 9.793.000 175.000 9.968.000 348.600 69.720 0 9.549.680 P. Kế toán … … … … … … … … Biểu19: Bảng chi lương cơ bản tháng 11/05 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ này như sau: Ngày 15 hàng tháng Công ty trả lương cơ bản cho nhân viên.Máy tính vào Sổ chi tiết Công nợ số đã trả. Cuối kỳ tổng hợp số liệu vào Bảng cân đối công nợ với công nhân viên. Số liệu trên bảng này làm căn cứ để đối chiếu với Sổ cái tài khoản 334. Hình thức Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ sử dụng trong nghiệp vụ có kết cấu như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 334 Phải trả công nhân viên Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đối tượng: Lương cơ bản Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 637.232.510 14/10 1280 Lương cơ bản tháng 10/05 1111 86.125.491 15/11 1427 Lương cơ bản tháng 11/05 1111 87.380.031 15/12 1573 Lương cơ bản tháng 12/05 1111 91.021.050 2. Cộng phát sinh 269.735.651 3. Số dư cuối kỳ 906.968.161 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu) Người ghi sổ (ký, họ tên) Biểu20: Sổ chi tiết công nợ Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng cân đối công nợ Tài khoản: 334- Phải trả công nhân viên Từ 01/10/05 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Stt MS Diễn giải Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 LAT Lương ăn trưa 112.310.000 49.270.000 161.580.000 2 LCB Lương cơ bản 637.232.510 269.735.651 906.968.161 3 LHĐ Lương vụ việc hợp đồng 230.429.650 97.381.896 327.811.546 … … … … Cộng 1.582.569.787 1.956.070.041 719.462.351 650.000.000 2.302.032.138 2.606.070.041 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 21: Bảng cân đối công nợ Số liệu trên bảng cân đối công nợ được dùng để đối chiếu với Sổ cái tài khoản 334 ở dưới. 3.2 Hạch toán tổng hợp thanh toán với công nhân viên Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung. Cùng với việc hạch toán chi tiết, công ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Quá trình hạch toán tổng hợp được thực hiện trên máy vi tính. Tài khoản sử dụng để hạch toán quan hệ thanh toán với công nhân viên ngoài 334, còn có các tài khoản như 111, 3382, 3383 642,… Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan quá trình thanh toán công nợ máy tính ghi vào Sổ nhật ký chi tiền và nhật ký chung. Cuối kỳ rên cơ sở nhật ký chi tiền và Sổ nhật ký chung máy tính thực hiện lên Sổ cái tà._.Lê Bá Long 654.327 789.705 1.444.032 7 BH 13 Lê Thị Dung 1.516.758 565.110 2.081.868 … … Cộng 438.785.100 435.620.165 1.968.738.345 834.728.254 1.137.175.026 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 55: Bảng cân đối công nợ phải thu khác Hạch toán trên sổ tổng hợp Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung. Cùng với việc hạch toán chi tiết, công ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Quá trình hạch toán tổng hợp được thực hiện trên máy vi tính. Tài khoản sử dụng để hạch toán quan hệ thanh toán các khoản phải thu khác ngoài 138, còn có các tài khoản như 111, 3382, 3383, … Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan quá trình thanh toán công nợ kế toán ghi vào Sổ nhật ký thu tiền và nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán trên cơ sở nhật ký thu tiền và Sổ nhật ký chung kế toán thực hiện lên Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp tài khoản 138. Căn cứ vào Sổ cái tài khoản, máy tính tổng hợp số liệu vào Bảng cân đối phát sinh để cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp ghi vào hệ thống báo cáo tài chính của Công ty. Trở lại ví dụ: Ngày 05/12/05 Công ty thu BHXH Q3/2005 của Lê Bá Long với mã khách BH03 bằng tiền mặt là 654.327 đồng theo phiếu thu số 1509. Kế toán thực hiện quá trình hạch toán chi tiết nghiệp vụ như trên, đồng thời cũng thực hiện hạch toán trên Sổ tổng hợp: ngày 05/12/05 kế toán phản ánh số liệu vào Sổ nhật ký thu tiền. Các nghiệp vụ cứ thế được thực hiện như vậy đến cuối tháng, tổng số dư nợ tài khoản 138 là tổng phải thu khác cuối kỳ. Cụ thể hình thức Sổ nhật ký thu tiền và Sổ cái chi tiết 1388 và Sổ tổng hợp 138 được sử dụng trong nghiệp vụ có kết cấu như dưới đây: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký thu tiền Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh … 05/12 PT 1509 Thu tiền BHXH Q3/05 BH03 1111 1388 654.327 … … …. 30/12 PT 1583 Thu tiền bán hàng Cty Việt An –2V02 1111 1313 8.729.000 30/12 PT 1584 Thu tiền hàng CTy CP Thành Tín –2T75 1111 1311 25.000.000 … … … … … … 31/12 BC 1617 Thu tiền lãi gửi NH1 11211 515 262.837 31/12 PKT 2 D/G CLTG theo TG 15872- NH5 11224G 413 29.291 Tổng cộng: 45.967.340.000  Cuối kỳ, kế toán căn cứ số liệu trên nhật ký thu tiền và nhật ký chung ghi vào Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp tài khoản 1388 và 138. Các Sổ cái tài khoản này được đối chiếu với Bảng cân đối công nợ (Biểu số 55). Hình thức các Sổ như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 1388-Phải thu khác Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư nợ đầu kỳ: 3.164.935 đ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … 05/12 PT 1509 Thu BHXH Q3/05 BH03- Lê Bá Long 1111 654.327 05/12 PT 1509 Thu BHXH Q4/05 BH03- Lê Bá Long 1111 789.705 09/12 PT 1550 Thu BHXH Q4/05 BH23-Ng.Tuấn Anh 1111 565.110 31/12 PKT 98TH Trích thuế TNCN CBCNV năm 2005 3338 276.484 31/12 PKT 99TH Trích thuế TNCN dây chuyền chỉ năm 2005 3338 11.400.000 31/12 PKT BH58 Trích BHXH Q4/05 Lê Bá Long 3383 789.705 31/12 PKT BH62 Trích BHXH Q4/05 Ninh Thị Lan 3383 589.260 … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 1.968.738.345 Tổng phát sinh có: 834.728.254 Số dư nợ cuối kỳ: 1.137.175.026 Vì trong kỳ không có phát sinh ở tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý nên hình thức Sổ cái tổng hợp 138 hoàn toàn giống Sổ cái chi tiết 1388.. Phần II một số ý kiến đề xuất hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dvtm số 1 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 là một đơn vị sản xuất kinh doanh, từ những ngày đầu bước vào sản xuất với nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty với việc vận dụng sáng tạo chủ trương quản lý kinh tế, các chính sách kinh tế của nhà nước đã đạt được những thành tựu đáng kể, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ với hoạt động kinh doanh nhiều loại mặt hàng. Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về bề rộng lẫn bề sâu để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua là một minh chứng. Đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, trở thành động lực mạnh mẽ thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Sự phát triển vững chắc của Công ty mấy năm qua đã khẳng định hiệu quả quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty trong đó có phần đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt như hiện nay, ban lãnh đạo của Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán đúng, đủ, chính xác các nghiệp vụ thanh toán. Chính vì thế việc hạch toán đó luôn được xem là trọng tâm của công tác kế toán nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao, phòng tài chính kế toán của Công ty đã không ngừng vươn lên để hoàn thiện hệ thống kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, em đã củng cố thêm được kiến thức đã học ở trường và liên hệ với thực tiễn công tác. Mặc dù thời gian thực tập ngắn ngủi, hiểu biết thực tế còn hạn chế nhưng với sự nhiệt tình của bản thân và lòng mong muốn góp phần nhỏ bé kiến thức đã học ở trường vào công tác quản lý hạch toán ở Công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét và kiến nghị về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1. Những thành tích và ưu điểm cơ bản Quá trình tìm hiểu thực tế về công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty, nhìn chung Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý, thích ứng với nhu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay. Cụ thể: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty. Các phòng ban được tổ chức chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng đã phát huy được hiệu quả thiết thực trong tổ chức lao động, thực hiện các kế hoạch đề ra góp phần đưa Công ty không ngừng phát triển. Bộ máy kế toán đã được tổ chức gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học, các nghiệp vụ được hạch toán đầy đủ chính xác và đảm bảo tính đúng đắn của thông tin. Từ công việc hạch toán ban đầu, việc kiểm tra chứng từ hợp lệ, đảm bảo số liệu hạch toán chính xác. Việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ hiện hành, cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán làm nhiệm vụ cập nhật. Chứng từ kế toán theo dõi ghi chép xuất nhập kho hàng hoá tồn kho phản ánh kịp thời. Hóa đơn bán hàng, mua hàng và thanh toán dịch vụ mua ngoài có hoá đơn như quy định. Chế độ kế toán được tổ chức quản lý chặt chẽ, hợp lý. Đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, mở LC hoặc thông qua bù trừ công nợ do đó giảm được các giao dịch bằng tiền mặt, đảm bảo an toàn trong thanh toán. Công ty lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh, tức là khi xuất kho lô hàng nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm giúp cho công tác tính giá được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô hàng. Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ là thích hợp vì nguyên tắc áp dụng cho đơn vị ít phát sinh ngoại tệ. Khi đó nguyên tắc quy đổi ngoại tệ cho các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng được công bố tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ sách, chứng từ ban đầu được tổ chức khoa học hợp pháp, hợp lệ tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Việc áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cũng như việc ứng dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán sử dụng cho việc hạch toán. Trình tự hạch toán chặt chẽ, số liệu được tập hợp đầy đủ, phản ánh rõ ràng và có khả năng đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương đối đầy đủ dễ dàng cho công tác kiểm tra đối chiếu, đặc biệt chú trọng tới việc lập hệ thống sổ chi tiết nhằm cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ kịp thời cho người quản lý, tạo điều kiện cho việc tổng hợp cuối kỳ và lên báo cáo Báo cáo tài chính: Biểu mẫu lập đầy đủ, phản ánh đúng số dư cuối năm theo như chế độ Nhà nước quy định và yêu cầu quản lý, hướng dẫn của Tổng Công ty. Các nội dung thuyết minh báo cáo tài chính lập đầy đủ, các biểu báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho; bảng kê chi tiết số dư nợ phải thu, phải trả… kèm theo báo cáo tài chính của đơn vị. Các cán bộ của phòng kế toán được bố trí phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm công việc được giao. Việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán tạo điều kiện cho người quản lý có điều kiện theo dõi việc hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời. Công tác hạch toán kế toán đảm bảo chính xác, kịp thời cho sự chỉ đạo từng tháng, cập nhật từng tuần để kịp thời cho Giám đốc chỉ đạo. Mặt khác việc ứng dụng chương trình kế toán máy FAST đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin nhanh chóng, đồng thời chương trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, đầy đủ cùng với các hệ thống các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lượng công việc hạch toán kế toán của công ty. Hạch toán thanh toán với khách hàng, với nhà cung cấp, với nhà nước và các đối tượng khác nhìn chung đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng. Công ty có quan hệ với nhiều bạn hàng trong và ngoài nước nên tình hình thanh toán khá phức tạp. Tuy nhiên Công ty đã tổ chức giám sát chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán, người mua, công nhân viên, nội bộ,…đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng, từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Việc làm này rất hợp lý, nó phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành. Công ty cũng đảm bảo việc kê khai và thanh toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp nhà nước như quy định, áp dụng kịp thời các quy định của bộ tài chính. Việc theo dõi khách hàng bên cạnh tiến hành việc lập dự phòng phải thu khó đòi với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp, đảm bảo được sự ổn định tình hình tài chính. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì một phần đã được tính vào chi phí. Hơn nữa phạm vi hoạt động của Công ty là rất rộng nhiều khách hàng, nhiều người bán, nhiều nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán phát sinh trong ngày xảy ra thường xuyên, do đó việc lên các báo cáo chi tiết tạo điều kiện thuận lợi trong công tác phân tích hoạt động kinh tế từ đó đưa ra những quyết định kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh toàn Công ty. Để kích thích quá trình tiêu thụ đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi đối tượng Công ty đã sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Công ty có quy mô hoạt động lớn, ngoài hoạt động chủ yếu là bán hàng nội địa Công ty còn kinh doanh, bán vật liệu và vỏ bao bì. Với một khối lượng lớn và phức tạp các hoạt động như vậy việc theo dõi cho từng hoạt động là cần thiết. Do đó Công ty đã cho mở sổ chi tiết tới từng loại mặt hàng đã giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt được tình trạng trong từng lĩnh vực, từ đó có biện pháp và phương hướng giải quyết phù hợp. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm không thể phủ nhận trên, tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Dịch vụ Thương mại số1 không tránh khỏi những khó khăn hạn chế nhất định do quy mô hoạt động và những đặc thù riêng. Những thiếu sót cần tiếp tục hoàn thiện Cơ cấu bộ máy kế toán chưa thật hợp lý. Việc phân công mỗi nhân viên kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một phòng kinh doanh sẽ không phát huy được khả năng của từng người. Cùng một lúc các nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều công việc làm hạn chế tới tiến độ và chất lượng công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là vào lúc cuối kỳ. Việc ứng dụng phần mềm FAST vào công tác kế toán đã làm giảm bớt khối lượng công việc khá lớn tuy nhiên muốn phát huy được lợi ích của công nghệ thông tin đòi hỏi sự thành thạo trong khi sử dụng. Các cán bộ kế toán nhìn chung vẫn chưa tiến kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin và chưa thực sự thành thạo trong việc sử dụng và kinh nghiệm xử lý khi có sự cố xảy ra. Điều đó làm giảm đi đáng kể hiệu quả của phần mềm kế toán. Các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua hàng dù là thanh toán ngay hay trả chậm đều hạch toán thông qua TK 331- Phải trả người bán. Các nghiệp vụ liên quan quá trình bán hàng dù là thu tiền ngay hay bán chịu đều hạch toán thông qua TK 131- Phải thu khách hàng. Điều đó sẽ làm tăng khối lượng công việc hạch toán mà Công ty DVTM số 1 với chức năng chủ yếu là thương mại thì quan hệ phát sinh với nhà cung cấp và khách hàng là rất lớn, thường xuyên liên tục. Công việc hạch toán riêng các nghiệp vụ đó cũng đã chiếm khối lượng rất lớn, đòi hỏi phải được hạch toán chính xác, đúng bản chất hạn chế tối đa chi phí hạch toán, bảo đảm việc theo dõi được sát sao, chặt chẽ. Trong khi đó việc hạch toán như thế là không có ý nghĩa, vì thực chất đó là các nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp tới vốn bằng tiền. Vì là hình thức thanh toán ngay nên chỉ phát sinh trực tiếp ở TK 111, 112. Công ty không mở các tài khoản chi phí như tài khoản 621, 622, 627 để hạch toán các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong phân xưởng sản xuất. Tất cả các chi phí đó đều được hạch toán thẳng vào tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Điều đó không đúng với quy định và không thể hiện được các khoản mục chi phí cấu thành sản phẩm. Mặc dầu hoạt động sản xuất không phải là thế mạnh và không chiếm tỷ trọng lớn, việc hạch toán như vậy giảm được đáng kể khối lượng công việc nhưng kế toán chỉ có thể nắm bắt được tổng số và không kiểm tra tính chính xác trong việc tập hợp chi phí. Do đó có thể có sai sót và gian lận mà kế toán không thể phát hiện và nắm bắt kịp thời. Công ty bỏ qua tài khoản 113 để theo dõi tiền đang chuyển. Đó là các khoản tiền của Công ty không qua quỹ mà nộp thẳng tại ngân hàng, kho bạc hoặc Công ty đã làm thủ tục chuyển từ TK ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê cho đơn vị. Công tác thống kê kế toán mặc dù có nhiều chuyển biến tích cực đặc biệt trong việc phối hợp các phòng kinh doanh trong công tác thu hồi công nợ. Tuy nhiên vẫn còn một số mặt cần lưu ý khắc phục như tình trạng số liệu chưa kịp thời chính xác. Một số cán bộ kế toán đã được phân công cụ thể theo dõi các phòng chưa nắm được phần việc của mình như: theo dõi đối chiếu công nợ, theo dõi phối hợp trong việc thanh lý hợp đồng, thậm chí còn tình trạng thiếu hợp tác trong việc thực hiện nhiệm vụ Giám đốc giao. Công ty có nhiều khách hàng trong nước và quốc tế nên phát sinh nghiệp vụ liên quan ngoại tệ. Việc theo dõi số nguyên tệ bằng việc mở tài khoản 007 sẽ cho phép theo dõi số phát sinh của nguyên tệ trong quá trình giao dịch của Công ty một cách chi tiết mặc dù quá trình mua bán hàng hoá với nước ngoài thanh toán ngay. Qua các bảng báo cáo tài chính của Công ty em thấy kế toán không phản ánh số phát sinh lên tài khoản này. Mặc dù công việc ghi sổ bằng tay là không thường xuyên nhưng vẫn phải đảm bảo đúng nguyên tắc trong việc ghi và sửa chữa sổ. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là phải đảm bảo tính trung thực và khách quan, số liệu kế toán phải ghi rõ ràng nhưng khi xem sổ sách kế toán của đơn vị, em thấy hiện tượng tẩy xoá, gạch bỏ không đúng nguyên tắc ghi sổ. Ngoài những tồn tại nêu trên còn một số tồn tại khác em xin được trình bày đồng thời với việc nêu ra phương hướng hoàn thiện ở dưới. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1. Thứ nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán, Công ty nên tổ chức lại cơ cấu bộ máy theo từng phần hành kế toán. Theo đó cơ cấu của phòng sẽ gồm trưởng phòng, 01 phó phòng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán thanh toán, một thủ quỹ, các kế toán viên còn lại phân công phụ trách từng phần hành như kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định, kế toán hàng tồn kho, kế toán bán hàng…Việc phân công mỗi nhân viên kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế có bản chất như nhau sẽ phát huy được khả năng của từng người, tăng tiến độ và chất lượng hạch toán đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm trong hạch toán phần hành phụ trách. Nên sắp xếp lại khối lượng công việc cho phù hợp mỗi nhân viên kế toán, tránh tình trạng mất cân đối về thời gian, sổ sách đảm bảo việc phản ánh thông tin kịp thời, có hiệu quả tránh dồn dập việc quyết toán vào cuối quý. Chú trọng việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có năng lực tác phong làm việc khoa học. Đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì việc tăng cường khả năng ứng dụng phần mềm kế toán cho nhân viên nhằm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ nhân viên khá vững vàng về sử dụng phần mềm kế toán, văn phòng, thành thạo internet. Như thế mới nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, phát huy vai trò của thông tin kế toán. Thứ ba, các khoản thanh toán với người bán trả tiền ngay và thanh toán với người mua thu tiền ngay không hạch toán qua tài khoản trung gian 331- phải trả người bán, tài khoản 131- phải thu khách hàng như cũ mà hạch toán như sau: - Mua hàng trả tiền ngay Nợ TK 152, 153,156 Nợ TK 133- Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112- Tổng giá thanh toán - Bán hàng thu tiền ngay Nợ TK 111, 112: tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế gtgt phải nộp Thứ tư, kế toán mở các tài khoản chi phí khi phát sinh các nghiệp vụ trong phân xưởng sản xuất kế toán hạch toán vào các tài khoản như sơ đồ dưới đây. Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp TK 151, 152, 111, TK 621 TK 154 112, 331… Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp cuối kỳ Vật liệu dùng trực TK 152 tiếp chế tạo sản phẩm Vật liệu dùng không hết nhập kho Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp TK 334 TK 622 TK 154 Tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho CN trực tiếp Kết chuyển chi phí TK 338 nhân công trực tiếp Các khoản đóng góp theo tỷ lệ với tiền lương thực tế của NC trựctiếp phát sinh Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sau chi phí vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Kế toán tập hợp những chi phí phát sinh trong phân xưởng vào tài khoản 627 và cuối kỳ kết chuyển tính giá thành sản phẩm theo bút toán: Nợ TK 154 Có TK 627. Thứ năm, với các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng Công ty mở tài khoản 113 để theo dõi vì nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường ngày và đa dạng. Bỏ qua tài khoản 113 có thể dẫn đến khó khăn trong việc lên báo cáo nhanh hàng ngày. Cần chấn chỉnh lại tình trạng số liệu không kịp thời bằng cách phân công rõ trách nhiệm của từng người trong phòng. Nâng cao thái độ làm việc nghiêm túc, có hình thức kỷ luật với những cán bộ không làm tròn trách nhiệm được giao. Vì chất lượng nguồn nhân lực luôn là yếu tố quyết định đến hiệu quả của công tác kế toán, đòi hỏi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ năng lực chuyên môn. Thứ bảy, khi có phát sinh trong kỳ cần phản ánh lên tài khoản 007 để nhà quản lý có thể thấy rõ được sự biến động thực tế của các loại nguyên tệ mà nếu chỉ căn cứ vào các tài khoản chi tiết của 111, 112 sẽ không thấy được hết sự biến động của nó mà việc hạch toán như thế cũng sẽ không đầy đủ. Thứ tám, để tránh hiện tượng chữa sổ sách không đúng quy định, kế toán Công ty nên áp dụng các phương pháp chữa sổ theo đúng qui định khi có sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi chép. Trường hợp sai sót trong phần diễn giải hoặc sai số liệu nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và không ảnh hưởng đến số tổng cộng (chưa cộng sổ) thì dùng bút đỏ gạch ngang phần ghi sai (không làm mất số ghi sai), sau đó ghi đúng bằng bút thường ghi lên phía trên dòng bị gạch, sau đó người chữa sổ hoặc kế toán trưởng ký xác nhận bên cạnh phần sửa chữa. Trường hợp ghi sai nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và được phát hiện sau khi cộng sổ thì ghi bổ sung một dòng sau phần cộng sổ theo nội dung nghiệp vụ phát sinh đã ghi sai. Số liệu ghi là số chênh lệch giữa số phải ghi và số đã ghi sai theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản và tiến hành cộng lại sổ. Trường hợp ghi sót nghiệp vụ thì ghi bổ sung nghiệp vụ ghi sót theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản với số liệu là số ghi sót. Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ: Ghi sau phần cộng sổ theo đúng nội dung đã ghi trùng bằng bút toán đỏ. Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ghi sau phần cộng sổ theo đúng nội dung nghiệp vụ đã ghi sai bằng bút toán đỏ. Sau đó ghi lại bút toán đúng bằng bút thường và cộng lại sổ. Hệ thống tài khoản được mở nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán, thuận lợi cho việc lên báo cáo tài chính. Tuy nhiên các tài khoản được mã hoá, chưa đáp ứng được đòi hỏi thuận lợi cho việc hạch toán và xử lý thông tin cũng như thu thập thông tin. Đơn cử việc mở chi tiết tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nhiều và không rõ ràng. Các tài khoản chi tiết đều mang tên chung là thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá. Vì vậy, Công ty cần phải khắc phục việc mở, mã hoá và đặt tên cho tài khoản chi tiết đảm bảo sự cần thiết và nâng cao hiệu quả. Đa số các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty diễn ra theo phương thức thanh toán bằng chuyển khoản, thực hiện qua ngân hàng, mở LC hoặc thông qua bù trừ công nợ. Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều khoản chi có giá trị tiền lớn, như chi trả tiền hàng đã đề cập ở phần trên lại được thanh toán trực tiếp. Công ty nên áp dụng các hình thức thanh toán kể trên để giảm thiểu được số lượng các giao dịch bằng tiền mặt, đảm bảo an toàn trong thanh toán. Còn các giao dịch có giá trị nhỏ cần tính linh hoạt trong hoạt động thì sử dụng phương thức thanh toán trực tiếp. Một điều cần lưu ý ở nghiệp vụ mở thư tín dụng LC thanh toán tiền hàng cho người bán. Qua trao đổi với kế toán thanh toán khoản thì chi phí mở LC hạch toán vào tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhưng thực chất khoản chi phí đó phát sinh trong quá trình mua hàng nên phải được hạch toán vào tài khoản 156- hàng hoá. Chứng từ vừa là cơ sở hạch toán vừa là cơ sở pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán đã được kiểm tra chặt chẽ, hợp lý đảm bảo đúng đắn của số liệu. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ ở Công ty vẫn còn nhiều vấn đề gây ảnh hưởng đến công tác hạch toán cũng như công tác quản lý. Công ty có văn phòng đại diện ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên việc thanh toán chứng từ của văn phòng đến Công ty bị chậm trễ là điều không tránh khỏi. Như vậy chứng từ không chuyển về kịp thời sẽ làm chậm trễ của tiến độ hạch toán đặc biệt gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí và kê khai thuế cuối kỳ. Do đó để khắc phục hạn chế này Công ty nên quy định thời gian luân chuyển chứng từ để việc hạch toán được kịp thời chính xác. Hiện nay ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, công tác tính lương do phòng hành chính đảm nhiệm và tính một cách thủ công. Hơn nữa toàn bộ việc chấm công đều do các trưởng phòng thực hiện chấm. Khối lượng công việc theo đó giảm đi được đáng kể nhưng Công ty chỉ nắm bắt được tổng số và không thể kiểm tra chính xác trong việc tính lương và các khoản trích theo tiền lương. Do đó có thể có sai sót mà kế toán không nắm bắt và phát hiện kịp thời. Vậy để công tác hạch toán lương cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, tránh sai sót mà kế toán có thể không nắm bắt và phát hiện được Công ty nên chuyển phần tính lương về phòng Tài chính- Kế toán để khai thác hiệu quả của phần mềm kế toán FAST. Đồng thời Công ty phải có sự kiểm tra chặt chẽ sát sao, có biện pháp khắc phục tình trạng nhân viên không đi làm nhưng vẫn được chấm công. Nên chăng nên thu bảng chấm công có chữ ký của người lao động sau mỗi ngày làm việc. Vì lương là khoản chi phí chiếm tỷ lệ cao trong các khoản mục và ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi đảm bảo được sự ổn định tình hình tài chính. Tuy nhiên cần tuân thủ thời hạn lập dự phòng theo chế độ quy định. Khi khoản nợ phải thu khó đòi quá hạn thanh toán thời gian theo quy định mới tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Không được lập dự phòng khi chưa vượt quá thời hạn thanh toán theo quy định vì việc lập dự phòng ảnh hưởng tới thu nhập của Doanh nghiệp và số thuế phải nộp Nhà nước. Hình thức sổ kế toán sử dụng theo hình thức nhật ký chung là hợp lý khoa học. Tuy nhiên áp dụng hình thức này phải đảm bảo việc thực hiện lên tất cả các sổ để công tác kiểm tra đối chiếu số liệu được dễ dàng. Để phát huy ưu điểm của phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh đòi hỏi Công ty phải phát triển hệ thống kho bãi đảm bảo việc quản lý hàng theo từng lô tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng với nhau. Bên cạnh các báo cáo tài chính được lập cuối kỳ, các báo cáo chi tiết khác cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Kế toán nên lập bảng tính toán các chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán, phân tích tình hình thanh toán để thấy được sự quay vòng của vốn. Vốn hoạt động kinh doanh của Công ty không nhiều, phần lớn phải vay ngân hàng. Nếu không thấy được nắm bắt được tình hình thanh toán ở Công ty, để cho vốn bị chiếm dụng quá nhiều sẽ gây ra khó khăn do lãi suất vay ngân hàng cao, chi phí lãi vay lớn ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Đặc thù của Công ty là dịch vụ thương mại cho nên khối lượng các nghiệp vụ thanh toán diễn ra nhiều và phức tạp. Công ty nên lập ra ban kiểm toán nội bộ thường xuyên kiểm tra các nghiệp vụ. Ngoài ra có thể mời công ty kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán Nhà nước đến kiểm toán Công ty mình. Kết quả của kiểm toán sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện xác đáng về hiệu quả của kiểm soát nội bộ và hiệu năng hiệu quả của các nghiệp vụ. Có thể tham khảo vận dụng các kiến nghị xây dựng của sinh viên thực tập nếu phù hợp với đặc điểm công ty và thực sự nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán. Tuy nhiên để thực hiện được những kiến nghị trên đòi hỏi phải có sự hợp tác ở chính Ban lãnh đạo Công ty. Các nhà lãnh đạo Công ty phải thấy rõ được vai trò quan trọng của kế toán thanh toán. Bởi vì phần lớn vốn hoạt động của Doanh nghiệp là đi vay vốn ngân hàng, lãi suất cao. Nếu không chú trọng đến công tác kế toán thanh toán, không có những biện pháp tác động thì khách hàng sẽ thanh toán không đúng hạn sẽ gây ra khó khăn cho việc quay vòng nguồn vốn và làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì thế đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải tạo mọi điều kiện cho việc phát triển ứng dụng phần mềm kế toán cũng như các lĩnh vực khác không ngừng nâng cao hiệu quả của kế toán trong Công ty. Riêng đối với các nhân viên kế toán cần không ngừng trau dồi học hỏi nâng cao kiến thức chuyên môn và nâng cao khả năng tiếp cận sự phát triển của công nghệ thông tin. Luôn cập nhật để biết những sự thay đổi mới trong công việc để đảm bảo hạch toán chuẩn xác, đúng chế độ. Kết luận Thực hiện tốt việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không những tăng cường củng cố nề nếp tài chính mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho công tác quản lý. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải biết phát huy lợi thế của mình. Hạch toán đúng, đủ và chính xác các nghiệp vụ thanh toán là công cụ đắc lực cho quản lý kinh tế tạo điều kiện để doanh nghiệp xác định đúng kết quả tài chính của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 em nhận thấy công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường. Xuất phát từ quan điểm đổi mới và những vấn đề tồn tại trong công tác hạch toán nghiệp vụ ở Công ty kết hợp với những kiến thức đã học, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian thực tập và kiến thức nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót và không trình bày được tất cả các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong công ty. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của các Thầy, cô giáo cùng bạn bè quan tâm đến đề tài này để em có thể nâng cao kiến thức của mình và phục vụ tốt hơn trong công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh và toàn thể các anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, cũng như các thầy cô trong trường và bạn bè đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài viết này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp- ĐHKTQD Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán Giáo trình Lý thuyết Hạch toán kế toán- NXB Tài chính Công báo Tạp chí kế toán- kiểm toán Tạp chí thuế- Cục thuế Luận văn chuyên ngành kế toán khoá 43 Quy chế tài chính của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam Báo cáo tổng kết quá trình hoạt động của Công ty, biên bản kiểm toán Nhà nước và kiểm toán độc lập năm 2005. Các tài liệu khác. ._.