Hạch toán bán hàng và xác định KẾT quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại ĐIỆN TỬ BẢO GIANG

ÓI ĐẦU Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, các doanh nghiệp Việt Nam đã có những bước phát triển cả về quy mô và loại hình kinh doanh, tạo nên một nền kinh tế thị trường năng động, ổn định và phát triển mạnh mẽ. Trong cơ chế thị trường đầy sôi động ấy, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với không ít những khó khăn và thách thức. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà kinh doanh là tập trung mọi trí lực vào các yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh chính là hoạt động mua hàng và bán hàng. Bán hàng là quá trình then chốt quyết định sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp. Lượng hàng hóa tiêu thụ là nhân tố trực tiếp làm thay đổi lợi nhuận của doanh nghiệp, thể hiện sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, là cơ sở để đánh giá trình độ quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng không chỉ là cầu nối giữa các đơn vị, thành phần kinh tế trong nước với nhau mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với việc bắt chặt thêm mối quan hệ quốc tế, liên kết thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Kết quả kinh doanh còn là chỉ tiêu tổng hợp để phân tích, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Gắn liền với công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ một vị trí hết sức quan trọng trong công tác quản lý hoạt động bán hàng. Do đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang, được tiếp cận với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, vận dụng những kiến thức đã được trang bị tại nhà trường, học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của giáo viên Nguyễn Bình Yến và sự giúp đỡ của các cán bộ Phòng Kế toán Công ty, em Quyết định chọn đề tài: “Hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang” làm chuyên đề tốt nghiệp. * Kết cấu nội dung chính của đề tài: Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, chuyên đề tốt nghiệp của em được chia thành 3 phần: Phần I. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Phần II. Thực trạng hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Phần III. Một số nhận xét, đánh giá nhằm hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang. Phụ lục: Danh mục tài khoản Công ty sử dụng Phần I. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BẢO GIANG I. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, vì vậy bộ máy kế toán của công ty phải thực hiên các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Ghi chép, phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác để xác định kết quả bán hàng một cách đúng đắn nhất. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện bán hàng, tình hình thanh toán với người mua, người bán, tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng xác định kết quả bán hàng và các hoạt động kinh tế tài chính khác, phục vụ cho công tác quản lý của giám đốc, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. II. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty TNHH TMĐT Bảo Giang Kế toán trưởng Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Thủ quỹ Thủ kho Kế toán kho Kế toán hàng hóa + B¸n hµng + Kho hµng Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức và điều hành công việc chung của phòng Kế toán, chỉ đạo công việc cho các nhân viên trong phòng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những sai sót trong công tác quản lý tài chính của công ty. Kế toán trưởng là người lập báo cáo tài chính và trực tiếp báo cáo các thông tin kinh tế - tài chính với Nhà nước, với giám đốc và với cơ quan chức năng khi họ yêu cầu. - Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán kiêm cả kế toán lương và kế toán công nợ nên còn có nhiệm vụ theo dõi hoạt động thu chi qua quỹ của Công ty, theo dõi các khoản phải trả cho nhân viên, và theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, các khoản phải trả cho nhà cung cấp. - Kế toán hàng hóa: Có nhiệm vụ dựa vào chứng từ nhập xuất hàng trong ngày để vào máy ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu. Tập hợp và phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bán hàng, phân bổ chi phí một cách hợp lý để xác định kết quả kinh doanh đúng đắn. - Kế toán kho: Theo dõi chi tiết về hàng hóa và tình hình biến động nhập- xuất- tồn hàng hóa của Công ty. - Thủ kho: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hàng nhập kho, xuất kho để đảm bảo lượng hàng tồn kho theo đúng chứng từ nhập và xuất kho. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền bán hàng của công ty với những chứng từ hợp lý, theo dõi và cân đối tiền mặt. Ngoài ra, thủ quỹ còn kết hợp với kế toán bán hàng theo dõi hàng hóa bán ra của Công ty, theo dõi việc thu tiền của khách hàng và trả tiền cho nhà cung cấp. III. Chế độ kế toán tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang - Công ty áp dụng chế độ Kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006.- Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 trong năm. - Kỳ kế toán: Quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam: theo tỷ giá thực tế. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp xác định hàng tồn kho - Hệ thống chứng từ kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán. IV. Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Phòng kế toán của công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang được tổ chức theo bộ máy tập trung và sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung , sử dụng phần mềm kế toán máy FAST Accounting. Toàn bộ các phần hành kế toán của công ty đều được thực hiện theo kế toán máy. Chứng từ gốc Sơ đồ 2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ, sổ sách theo hình thức Nhật ký chung Sổ quỹ Sổ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra V. Tổ chức báo cáo Kế toán Đây là phương pháp kế toán tổng hợp số liệu theo các chỉ tiêu tài chính, phản ánh tình hình tài sản của công ty tại một thời điểm nhất định và kết quả hoạt động của công ty trong thời gian nhất định. Thực chất của báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các hệ thống những chỉ tiêu kinh tế bằng tiền trên cơ sở số liệu đã được duyệt từ sổ kế toán, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của công ty trong một thời kì. Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị được lập tại công ty: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Cuối niên độ, kế toán hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, tiến hành khóa sổ kế toán. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách có liên quan đảm bảo khớp, đúng sẽ lập báo cáo năm. Là báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài chính doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Thực chất bảng cân đối kế toán là bảng cân đối giữa tài sản và nguồn vốn của công ty tại thời điểm chu kỳ hạch toán từ 01/01/N đến 31/12/N. Nguồn số liệu khi lập bảng - Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước. - Sổ cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích - Các tài liệu liên quan khác: sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết... Các báo cáo năm sau khi lập xong có ký nhận của kế toán lập sẽ được kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu, khớp số liệu trong sổ kế toán và gửi lên giám đốc công ty duyệt. Khi báo cáo có đầy đủ chữ ký của người có liên quan, có dấu đỏ của công ty, cùng với tính trung thực, chính xác của số liệu báo cáo sẽ được in thành ba bản và gửi đến chi cục thuế Quận Đống Đa. Chi cục thuế duyệt báo cáo sẽ lưu lại hai bản và gửi trả công ty một bản, bản báo cáo này sẽ được lưu giữ và bảo quản tại tủ hồ sơ kinh doanh của Công ty. VI. Tổ chức lao động kế toán tại Công ty Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang được tổ chức tương đối gọn nhẹ, hoạt động có nguyên tắc với số lượng 6 nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc. - Kế toán trưởng: Trình độ ĐH chuyên ngành kế toán tổng hợp - Kế toán thanh toán: Trình độ ĐH chuyên ngành kế toán tổng hợp - Kế toán hàng hóa: Trình độ ĐH chuyên ngành kế toán tổng hợp - Kế toán kho: Trình độ CĐ chuyên ngành kế toán nguyên vật liệu - Thủ kho: Trình độ CĐ chuyên ngành kế toán nguyên vật liệu - Thủ quỹ: Trình độ CĐ kinh tế tài chính Phòng kế toán tổ chức làm việc khoa học, phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên. Công tác kế toán được tiến hành hàng tháng có nề nếp, sự phối hợp giữa các cán bộ liên quan và phòng ban một cách nhịp nhàng giúp cho các số liệu được thống kê một cách đầy đủ, kịp thời, là cơ sở cho việc lập báo cáo cuối mỗi kỳ kế toán. Được sự quan tâm, tạo điều kiện của Ban Giám đốc công ty, phòng kế toán được đầu tư các trang thiết bị phục vụ công việc, thường xuyên được cập nhật những tài liệu, chính sách, chế độ kế toán mới nhất, được tham gia các lớp đào tạo kế toán nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, được giao lưu học hỏi kinh nghiệm… Nhân viên được hưởng các chế độ thưởng, lễ tết, ốm đau, thai sản, và được đi tham quan du lịch hàng năm. Tuy có phân nhiệm công việc nhưng toàn bộ công tác đều nằm trong một quy trình thống nhất do kế toán trưởng quản lý, điều hành nhằm cung cấp những thông tin hữu ích và xác thực cho Công ty. Phần II. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾTQUẢ KINH DOANH TẠI CTY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BẢO GIANG I. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang * Vị trí của kế toán bán hàng Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản than mỗi doanh nghiệp. Song song với việc đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú về mẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hóa phương thức bán hàng nhằm tăng doanh số hàng bán ra cũng có thể được coi là một thế mạnh của công ty. 1. Các phương thức bán hàng Hiện nay, Công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau: 1.1. Phương thức bán buôn Khách hàng của Công ty chủ yếu là các tổ chức công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thống thong tin hoặc thiết bị, và giải pháp thông tin xử lý nhanh với chất lượng cao. Theo thỏa thuận giữa công ty với khách hàng, công ty có thể thực hiện phương thức bán buôn qua kho theo hình thức vận chuyển hàng hoặc bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. * Đối với phương thức bán buôn qua kho theo hình thức vận chuyển hàng: căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển hàng đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường là do đơn vị chịu và được tính vào chi phí bán hàng. Theo phương thức này, Công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập- xuất- tồn cũng như tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hóa, tránh tình trạng thất thoát . * Đối với phương thức bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Trên thực tế, hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp ít được áp dụng vì Công ty có đội ngũ cán bộ thị trường năng động, sẵn sàng giao hàng theo đúng địa chỉ khách hàng yêu cầu để tạo lợi thế trong cạnh tranh bán hàng với các doanh nghiệp khác. 1.2. Phương thức bán hàng qua đại lý Đây là phương thức bán hang chủ yếu của công ty, nó đem lại lượng doanh thu cao (khoảng 90%). Hàng hóa dược công ty gửi bán qua các đại lý, các siêu thị và trung tâm thương mại. Các bên nhận bán hàng ký gửi bán theo đúng giá mà Công ty quy định trên bảng báo giá và hưởng một khoản hoa hồng tính trên giá bán theo một tỷ lệ nhất định. 1.3. Phương thức bán lẻ Việc bán lẻ hàng hóa chủ yếu để giới thiệu sản phẩm, hang hóa. Đồng thời công ty cũng thực hiện bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng khi họ có nhu cầu. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là hóa đơn bán hàng do phòng Kế toán lập và được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh. 1.4. Phương thức bán hàng qua mạng Phòng kinh doanh được chia làm hai bộ phận: một bộ phận làm việc tại chỗ và một bộ phận hoạt động trên thị trường (bộ phận tiếp thị). Bộ phận làm việc tại chỗ chủ yếu giao dịch qua mạng bằng cách giới thiệu tính ưu việt, chất lượng, giá cả, mẫu mã của các mặt hàng của mình lên các trang Web. Hơn nữa, đây là phương thức bán hàng rất mới mẻ, nó đã thể hiện được tính năng và sự tiện ích của công nghệ thông tin. Như vậy, với bốn hình thức bán hàng chủ yếu, công ty đã khai thác tối đa thị trường tiêu thụ, đảm bảo hàng hóa của mình đến tận tay người tiêu dùng, từ đó góp phần mở rộng thị phần. Có thể nói phương thức bán hàng của Công ty đã và đang góp phần đưa mặt hàng của công ty đến được với nhiều thị trường mới mẻ hơn. 2. Chính sách giá cả của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Thu hút khách hàng là một trong những chiến lược quan trọng giúp hoạt động kinh doanh phát triển. Mỗi công ty đều phải có những cách thức khác nhau để thu hút khách hàng cho mình, còn Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang đã chọn cách tác động vào giá cả mà công ty đặt ra phải tuân theo nguyên tắc sau: - Tùy thuộc vào từng loại khách hàng (có khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên): nếu khách hàng thường xuyên thì công ty có chính sách ưu đãi hơn như chiết khấu, giảm giá hàng bán, ưu tiên hàng mới nhập… - Tùy thuộc vào từng mặt hàng, chủng loại và số lượng khách hàng mua: nếu khách hàng mua nhiều thì giá mua sẽ được giảm, hoặc nếu hàng mà khách hàng mua là hiếm, khó tìm mua thì giá cả có thể cao vì việc tìm mua trên thị trường là vất vả. - Tùy thuộc vào thời điểm của chu kỳ kinh doanh nếu đang là giai đoạn khan hiếm hàng hóa thì có thể giá sẽ cao hơn do hàng hóa phải nhập từ nhiều nơi với chi phí cao. 3. Thủ tục luân chuyển chứng từ bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang. Sơ đồ 3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ khi khách mua hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn BH Báo cáo bán hàng Thẻ kho BB giao nhận Hợp đồng kinh tế (4) (5) (3) (2) (1) (5a) (5b) +Giám đốc (Kế toán trưởng) ký kết hợp đồng (1) + Bộ phận bán hàng lập hóa đơn và phiếu xuất kho (2) + Thủ kho và khách giao hàng – nhận hàng (3) +Thủ kho ghi thẻ kho (4) + Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn để ghi sổ kế toán (5) + Bảo quản và lưu trữ. 4. Các phương thức thanh toán của Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang áp dụng cả hai phương thức thanh toán - Thanh toán bằng tiền mặt: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền mặt của khách hàng ngay sau khi giao hàng. - Thanh toán qua ngân hàng: Công ty thực hiện thanh toán qua ngân hàng thông qua tài khoản mở tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam, theo hình thức ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi. Ngân hàng đóng vai trò trung gian đứng ra thu, chi hộ các khoản tiền từ khách hàng về cho công ty và tử công ty đến người bán. VD: Ngày 11 tháng 1 năm 2008, Công ty TNHH CNTH Đại Nam mua một lô hàng của công ty và hai bên thanh toán bằng hình thức ủy nhiệm thu như sau: Biểu số 1: Ủy nhiệm thu ỦY NHIỆM THU Số: 23/12/2008 Liên: 3 Chuyển khoản chuyển tiền thư điện Lập ngày: 25/02/2008 Tên đơn vị trả tiền: Công ty TNHH CNTH Đại Nam Phần do NH ghi Số tài khoản: 710A.00328586 Tại ngân hàng: Công thương thành phố Nam Định Tỉnh, thành phố: Nam Định TK Nợ: Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Số tài khoản: 1102.0019007.017 TK Có : Tại: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam Tỉnh, thành phố: Hà Nội Số tiền bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn Bằng số: 10.000.000 Nội dung thanh toán: Trả tiền mua máy văn phòng theo HĐ số 017180 ngày 11/01/2008 Đơn vị trả tiền NH A NH B Kế toán Chủ TK Kế toán TPKT Kế toán TPKT ( ký tên ) ( ký tên ) ( ký tên ) ( ký tên) (ký tên) (ký tên) II. Nội dung và quy trình kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang 1. Danh mục hàng hóa Do hàng hóa kinh doanh của công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang rất đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã, quy cách nên Công ty đã phân loại, sắp xếp và mã hóa một cách có hệ thống cho tất cả các mặt hàng để kế toán có thể nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, thuận tiệ trong hạch toán kế toán, phù hợp với việc phân loại, quản lý các mặt hàng hóa như sau: Công ty mã hóa theo các mảng hàng hóa như sau: * Linh kiện máy vi tính: LK Trong linh kiện máy vi tính mã hóa theo các nhóm hàng hóa: - Phụ kiện chính + Bo mạch chủ:MB + Bộ vi xử lý trung tâm: CPU + Ổ đĩa cứng: HDD + Ổ đĩa mềm: FDD + Bộ nhớ: DDRAM, SDRAM + Vỏ máy: CASE + Màn hình: MH + Bàn phím: KB + Chuột điều khiển: MS - Phụ kiện mạng: + Card mạng: CM + Dây mạng: DM + Đầu mạng: ĐM + Thiết bị kết nối Internet: Fax/MD - Phụ kiện ngoại vi: + Máy in: MI + Máy quét: MQ + Máy cắt…….. VD: Bo mạch chủ Intel 865 PERL: MBIT865PERL Bộ vi xử lý trung tâm Pentium IV 2.4 GHz: CPUPIV2.4 * Máy văn phòng: MVP - Máy điện thoại và máy fax: C&F - Máy chiếu: MC VD: Máy điện thoại và máy fax Panasonic- KXFP342: C&FP - KXF342 2. Danh mục chứng từ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang sử dụng các chứng từ sau: - Đơn đặt hàng của khách hàng - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Thẻ kho - Phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại) - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng… - Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra. Kế toán kho và kế toán bán hàng nhập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng GTGT vào phần mềm kế toán. Trong chương trình của phần mềm kế toán FAST đã cài đặt sẵn các mẫu chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định. Mã chứng từ do FAST Accounting quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không sửa được. Mã chứng từ được dùng để nhận biết dữ liệu, thông tin trên các báo cáo. Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang khai báo và mã hóa chứng từ khi in trên phần mềm kế toán máy như sau: Tên chứng từ phần mềm cài đặt Mã chứng từ phần mềm cài đặt Tên chứng từ khi in Mã chứng từ khi in Phiếu thu tiền mặt PT1 Phiếu thu PT Giấy báo có của NH BC1 Giấy báo có của NH BC Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại PN Hóa đơn BH kiêm phiếu xuất kho HAD Hóa đơn bán hàng HD Phiếu xuất kho PXD Phiếu xuất kho PX 3. Danh mục tài khoản Hệ thống tài khoản được phần mềm xây dựng, cài đặt ở danh mục tài khoản với tên gọi và số hiệu theo hệ thống tài khoản Bộ tài chính quy định. Công ty dựa trên hệ thống tài khoản được phần mềm cài đặt sẵn để sửa đổi, bổ sung các tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang mở them các tiểu khoản sau đây: TK 156 –Hàng hóa TK 1561: Giá mua hàng hóa TK 1562: Chi phí thu mua TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 511 – Doanh thu bán hàng TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Để tiện cho việc khai báo và tiết kiệm thời gian khai báo cũng như tiện lợi cho việc tra cứu, trong FAST Accounting các tiểu khoản được khai báo riêng trong một danh mục. Ngoài ra, để chỉ rõ các tiểu khoản nào gắn với tài khoản nào sẽ có một danh mục nhóm tiểu khoản dùng để liên kết danh mục tài khoản và danh mục tiểu kho. 4. Hệ thống sổ và báo cáo liên quan Với chương trình phần mềm kế toán FAST đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình sẽ tự động chạy và in ra các sổ , báo cáo mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty sử dụng sau đây: + Sổ chi tiết TK 156 + Báo cáo tổng hợp nhập- xuất – tồn hàng hóa + Sổ nhật ký chứng từ + Sổ cái các TK 156, 511, 632, 131, 331, 111, 112, 133, 333, 641, 642, 421, 911…. - Các báo cáo tài chính: + Bảng cân đối phát sinh các TK + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN + Thuyết minh báo cáo tài chính 5. Hạch toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang 5.1. Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hóa qua kho * Nội dung: Theo hình thức bán buôn hàng hóa qua kho, Công ty xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua do bên mua ủy nhiệm đến nhận hàng trực tiếp hoặc Công ty xuất hàng từ kho và chuyển đến tận nơi cho người mua hàng. Chỉ khi nào người mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được coi là đã tiêu thụ và kế toán ghi nhận doanh thu. * Chứng từ sử dụng: Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hóa qua kho, kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ gốc sau: - Phiếu xuất kho; Hóa đơn GTGT - Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này được mở chi tiết 2 tài khoản cấp 2 để phản ánh doanh thu của công ty: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ * Tổ chức hạch toán ban đầu: - Bước 1: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán hàng hóa viết giấy đề nghị xuất hàng, điền đầy đủ thông tin theo mẫu, chuyển cho Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển giấy đề nghị xuất hàng cho kế toán kho. - Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất hàng lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển phiếu xuất kho. Liên 2: Chuyển cho thủ kho là căn cứ xuất kho và vào thẻ kho Liên 3: Chuyển cho kế toán bán hàng - Bước 3: Căn cứ PXK liên 2, thủ kho tiến hành xuất kho và vào thẻ kho. – Bước 4: Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu xuất kho liên 3 lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại gốc; Liên 2: Giao cho khách hàng; Liên 3: Dùng để thanh toán - Bước 5: Kế toán hàng hóa nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ thanh toán vào phần mềm kế toán máy. VD: Công ty nhận đơn đặt hàng của Công ty TNHH CNTH Đại Nam như sau: Biểu số 2: Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Người nhận: Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Người gọi : Công ty TNHH CNTH Đại Nam Số điện thoại: 04.5376845 Số điện thoại: 04. 8376590 Ngày nhận hàng: 27/12/2008 ĐC nhận hàng: 193 Trần Hưng Đạo – Nam Định TT Tên hàng ĐVT SL Mặt hàng Ghi chú 1 Main Intel 865 PERL Cái 5 2 CPU PIV 2.8 Ghz Cái 5 3 DDRAM 256MB Kingston Cái 5 4 HDD 80 GHz Samsung Cái 5 5 Case Micolab (black) Cái 5 6 Monitor Samsung 17’ Cái 2 7 Keyboard Mitsumi Cái 10 8 Mouse Mitsumi Scroll Cái 10 Người đặt hàng ( ký tên ) Người duyệt ( ký tên ) Đơn đặt hàng này được giao lại cho Kế toán bán hàng, kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hàng và chuyển cho Giám đốc ký duyệt. Biểu số 3: Đề nghị xuất hàng Cty TNHH TMĐT Bảo Giang Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2008 ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Theo yêu cầu sử dụng của quý khách hàng, tôi xin đề xuất được xuất số hàng với số lượng như sau: T Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 1 Main Intel 865 PERL Cái 5 2 CPU PIV 2.8 Ghz Cái 5 3 DDRAM 256MB Kingston Cái 5 4 HDD 80 GHz Samsung Cái 5 5 Case Micolab (black) Cái 5 6 Monitor Samsung 17’ Cái 2 7 Keyboard Mitsumi Cái 10 8 Mouse Mitsumi Scroll Cái 10 TỔNG CỘNG 47 Mục đích xuất: Hàng bán Tên khách hàng: Công ty TNHH CNTH Đại Nam Địa chỉ: 193 Trần Hưng Đạo – Nam Định Kính mong giám đốc ký duyệt hoặc cho ý kiến chỉ đạo. Dựa vào đơn đặt hàng đã được ký duyệt, kế toán kho lập phiếu xuất khoBiểu số 4: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH TMĐT Bảo Giang Mẫu số: 06-VT Tên kho: Kho công ty QĐ số15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 PHIẾU XUẤT KHO Số: 1554 Ngày 26 tháng12 năm 2008 Nợ TK: 632 Có TK: 156 Họ tên người nhận hàng: Công ty TNHH CNTH Đại Nam Địa chỉ: 193 Trần Hưng Đạo, Bà Triệu, Nam Định Lý do xuất kho: xuất bán Xuất tại: kho công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3*2 1 Main Intel 865 PER Cái 5 5 1.290.000 6.450.000 2 CPU PIV 2.8 Ghz Cái 5 5 1.236.000 6.180.000 . … 7 Keyboard Mitsumi Cái 10 10 152.000 1.520.000  8 Mouse Mitsumi Scroll Cái 10 10 45.000 450.000  Cộng: 28.534.380 Bằng chữ: Hai mươi tám triệu năm trăm ba mươi tư nghìn ba trăm tám mươi đồng. Xuất, ngày: 26/12/2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) KTT (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Sau đó, thủ kho xem xét và ghi vào thẻ kho khối lượng hàng cần xuất bán. “Thẻ kho” do thủ kho mở theo tháng và cuối kỳ tập hợp số liệu để đối chiếu với kế toán hàng hóa. Kế toán hàng hóa lập hóa đơn GTGT để làm căn cứ tính GVHB. Biểu số 5: Thẻ kho Đơn vị: Công ty TNHH TMĐT Bảo Giang Mẫu số: 06-VT Tên kho: kho công ty Quyết định số 15 QĐ/ BTC ngày 20/03/2006 THẺ KHO Ngày lập: 26/12/2008 Tờ số: 12 Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: Keyboard Mitsumi Mã số: A1245 (Đơn vị tính: Cái) TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 12 2/12/08 Xuất bán 2/12/08 5 2 24 7/12/08 Xuất bán 7/12/08 15 ... ... ... ... ... ... 25 47 26/12/08 Xuất bán 26/12/08 10 26 A32 26/12/08 Nhập hàng 26/12/08 50 50 ... ... ... ... ... ... ... ... 39 57 30/12/08 Xuất bán 30/12/08 10 40 58 30/12/08 Xuất bán 30/12/08 5 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) KTT (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu số 6: HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu GX/2008B Ngày 26 tháng 12 năm 2008 No: 001657 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TMĐT Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội Số tài khoản Điện thoại: 04.35376845 MST: 0101515580 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH CNTH Đại Nam Địa chỉ: 193 Trần Hưng Đạo, Bà Triệu, Nam Định Số tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0600328586 TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Main Intel 865 PERL Cái 5 1.290.000 6.450.000 2 CPU PIV 2.8 Ghz Cái 5 1.236.000 6.180.000 3 DDRAM 256MBK Cái 5 559.120 1.145.600 4 HDD 80 GHz Samsung Cái 5 796.000 3.980.000 5 Case Micolab (black) Cái 5 420.000 2.100.000 6 Monitor Samsung 17’ Cái 2 1.850.000 3.700.000 7 Keyboard Mitsumi Cái 10 152.000 1.520.000  8 Mouse Mitsumi Scroll Cái 10 45.000 450.000  PX 1554 Cộng tiền hàng 27.175.600 Thuế GTGT: 5%  Tiền thuế GTGT 1.358.780 Tổng cộng tiền thanh toán 28.534.380 Bằng chữ: Hai mươi tám triệu năm trăm ba mươi tư nghìn ba trăm tám mươi đồng/ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển phiếu xuất kho của số hàng vừa xuất bán lên phòng kế toán. Từ hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, ngày 26/12/2008 kế toán hàng hóa tại phòng kế toán sẽ nhập liệu vào máy với giao diện chứng từ “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Kế toán thực hiện nhập liệu như sau: Nhấp chuột vào nút “Mới” và nhập liệu như sau: - Phần thông tin chung về chứng từ: + Loại hóa đơn: Nhập “1” – xuất bán + Mã khách: Nhập “131ĐNNĐ + Địa chỉ: 193 Trần Hưng Đạo – Nam Định. MST: 0600328586 Địa chỉ và mã số thuế (MST) của Công ty TNHH CNTH Đại Nam đã được nhập ở danh mục khách hàng nên sau khi nhập mã khách, địa chỉ và MST được phần mềm tự động đưa ra. + Người mua hàng: nhập “Công ty TNHH CNTH Đại Nam”. + Diễn giải: Xuất bán hàng linh kiện máy vi tính theo PX số 1554 + Mã NX (TK nợ): Nhập “131” – Phải thu của khách hàng + Nhóm hàng: “Linh kiện máy vi tính” + Số hóa đơn: 1554 + Số seri: AA/2005 + Ngày hạch toán: 26/12/2008 + Ngày lập chứng từ: 26/12/2008 + Tỷ giá: chọn VNĐ Mặt hàng ĐVT Mã kho SL Giá bán VNĐ TK DT TK kho TK GV MBIT865 PERL cái KHO 5 1.290.000 5111 156 632 CPUPIV2.8 Ghz cái KHO 5 1.236.000 5111 156 632 DDRAM256MBK cái KHO 5 559.120 5111 156 632 HDD80GHzSS cái KHO 5 796.000 5111 156 632 CaseMLB cái KHO 5 420.000 5111 156 632 MOSS17’ cái KHO 2 1.850.000 5111 156 632 BPMS cái KHO 10 152.000 5111 156 632 MSMS cái KHO 10 45.000 5111 156 632 - Phần chi tiết các mặt hàng: Kế toán nhập vào các mục sau: Các mục còn lại sẽ được phần mềm xử lý và tự động đưa ra +Tên hàng +Tồnkho +Thành tiền + Giá vốn (VNĐ) được đưa ra theo số lượng hàng xuất bán chứ không phải số tiền - Phần nhập thuế, chi phí và tính tổng hóa đơn + Mã thuế: Nhập mức thuế suất thuế GTGT của hàng bán. Với hóa đơn trên, nhập “5”. + TK thuế: Phần mềm tự động đưa ra: “3331” Biểu số 7: Màn hình nhập chứng từ sau khi nhập liệu xong  Nhập liệu xong nhấn nút “Lưu” để lưu chứng từ. Dựa vào chứng từ được nhập, máy sẽ tự kết chuyển ra các sổ sách phản ánh nghiệp vụ này vào các sổ như “Sổ nhật ký bán hàng”, “Sổ cái tài khoản 511”. Biểu số 8: Nhật ký bán hàng Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Từ ngày 1/12/2008 đến ngày 31/12/2008 ĐVT: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK ._.