Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến ở một số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” (document) được định nghĩa như sau : Tài liệu “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị-một thể thống nhất”. Định nghĩa này được sử dụng để quản lý các hồ sơ, tài liệu ở Canada. Ví dụ, trong bản Báo cáo về “Chính sách và quá trình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” được định nghĩa như sau : “ Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media). Với cách định nghĩa trên đây, khái niệm tài liệu được hiểu rất rộng. Trong bài giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa của Luật lưu trữ Việt Nam. Để làm sáng tỏ định nghĩa về “Tài liệu”, cần làm rõ thêm về khái niệm “Văn bản” (Record). Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), được hiểu là: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”. 2. Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản CP D C lle ge 2 gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 3. Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ. + Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Cả hai ý này chỉ ra rằng : Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới”. Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ. Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi CP D Co lle ge 3 dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản. Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ. Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ. 4. Các loại hồ sơ cơ bản: Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...). - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân.... 5. Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. II. TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ Từ khi chữ viết ra đời, loài người được trang bị một phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép các hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức về tự nhiên, xã hội. Chữ viết là cơ sở để lập ra các loại văn tự (văn bản). Do nhu cầu của công tác quản lý Nhà nước, cũng như giao dịch giữa người với người trong xã hội nên các loại văn bản đã hình thành và phát triển rất đa dạng. Văn bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc trao đổi thông tin, ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các mệnh lệnh của giai cấp thống trị đến mọi người. Văn bản đã trở thành căn cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơ quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, là cơ sở để giải quyết công việc. Con người ngày càng nhận thức được tầm CP D Co lle ge 4 quan trọng của văn bản, từ đó có ý thức về việc lưu trữ các loại văn bản phục vụ các mục đích thực tiễn trước mắt và lưu truyền lại cho các thế hệ sau. Những văn bản được lựa chọn giữ lại được gọi là tài liệu lưu trữ. Dần dần, việc lưu trữ các văn bản ngày càng phổ biến, số lượng tài liệu được giữ lại ngày càng tăng đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu một các khoa học. Trên cơ sở này các khái niệm cơ bản như lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đã ra đời và ngày càng được hoàn thiện. Thuật ngữ lưu trữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arche” có nghĩa là nơi làm việc của chính quyền, sau đó thuật ngữ này được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Điều này phù hợp với thực tế về sự hình thành văn tự trong chế độ chiếm hữu nô lệ ở Hy Lạp, ở đó văn tự được dùng khá phổ biến, là phương tiện điều hành tổ chức hoạt động của chính quyền từ trung ương đến địa phương. Từ đất nước Hy Lạp, thuật ngữ lưu trữ được mở rộng phạm vi sử dụng đến các nước châu Âu khác như Anh, Pháp, Nga Ở Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ có nghĩa là cất giữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại. Đối tượng được cất giữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại là công văn, giấy tờ. Trên cơ sở thuật ngữ lưu trữ và đối tượng được lưu trữ, khái niệm tài liệu lưu trữ được hình thành. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được đưa vào bảo quản trong các phòng kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của toàn xã hội. 2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh các sự kiện, các hiện tượng tự nhiên, xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ. Tài liệu được hình thành do nhu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, khi giải quyết xong công việc mới lựa chọn để lưu trữ, như vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin về những việc đã giải quyết xong. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc. Trong trường hợp không có bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính; tài liệu hình thành do nhu cầu lãnh đạo, quản lý, tổ chức điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ đươc giao của từng cơ quan, là bằng chứng xác thực phản ánh trực tiếp hoạt động của từng cơ quan, tổ chức, do vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác. Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan là căn cứ để khẳng định sự tin cậy chính xác của tài liệu. Tuy nhiên đối với những tài liệu được hình thành trong những điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, trong vùng tạm chiếm, trong thời kỳ CP D Co lle ge 5 các cơ quan tổ chức của Đảng hoạt động bí mật) tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét một cách linh hoạt. Tài liệu khi đưa vào bảo quản trong phòng kho lưu trữ đã được lựa chọn, chỉ lưu trữ những tài liệu phản ánh chính xác các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên, hoạt động x hội, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý. Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển của dân tộc, của đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, là tài sản quý báu của dân tộc, của đất nước. Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ. Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. 3. Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi mặt đời sống, hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân, vì vậy bao gồm nhiều loại hình khác nhau. Để quản lý một cách khoa học các loại tài liệu lưu trữ, phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích hợp để quản lý tốt từng loại tài liệu. Dựa vào nguồn gốc, đặc điểm, phương pháp hình thành, nội dung tài liệu, mục đích sử dụng và loại hình văn bản, tài liệu lưu trữ được chia thành các loại sau: a. Tài liệu hành chính Nhóm tài liệu này bao gồm các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức có nội dung phản ánh quá trình và kết quả tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, phản ánh hoạt động về tổ chức quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự Tài liệu hành chính bao gồm nhiều loại tùy thuộc vào các giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia. Ở nước ta, thời kỳ phong kiến có các loại văn bản như: sắc, dụ, biểu, chiếu, tấu, sớ, đề Hiện nay, trong hoạt động quản lý nhà nước có nhiều loại văn bản hình thành như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư, chỉ thị b. Tài liệu khoa học công nghệ Hình thnh trong hoạt động của các cơ quan thiết kế, thi công xây dựng, thiết kế, chế tạo máy móc, sản phẩm công nghiệp, trong hoạt động của các cơ quan trắc địa, địa chất, các trạm khí tượng, thủy văn, thiên văn, và trong hoạt động nghiên cứu khoa học của các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Tài liệu khoa học công nghệ có nội dung phản ánh các hoạt động trong lĩnh vực khoa hoc, kỹ thuật và công nghệ, ghi chép, theo dõi tổng hợp về quá trình và kết quả điều tra, thăm dò, khảo sát tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản. CP D Co l e ge 6 Tài liệu khoa học công nghệ bao gồm các loại như: bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ, bản đồ, các bản thuyết minh, tính toán và các tài liệu khác. c. Tài liệu nghe nhìn Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn hình thành và phát triển nhanh chóng và trở nên phổ biến trong hoạt động của các cơ quan đơn vị và trong đời sống xã hội hiện nay. Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều loại: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi âm, đĩa ghi hình. Tài liệu nghe nhìn được hình thành bằng các phương pháp quay phim, chụp hình, ghi âm cơ giới, ghi âm cảm quang, ghi âm kỹ thuật số, ghi hình; có khả năng ghi và làm tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh, tạo nên sự hấp dẫn, sinh động, cụ thể, tạo sự tin cậy cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ Quốc gia. d. Tài liệu văn học nghệ thuật Tài liệu văn học nghệ thuật được hình thnh trong hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, các họa sĩ, nhạc sĩ, nghệ sĩ...; Phản nh qu trình v kết quả hoạt động sáng tạo trong lĩnh vực văn học và nghệ thuật Ti liệu văn học nghệ thuật bao gồm bản thảo, bản nhp, bản gốc của các tác phẩm văn học, nghệ thuật. e. Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ Là những tài liệu hình thnh trong hoạt động của các cá nhân nổi tiếng, điển hình. Bao gồm ti liệu về tiểu sử, văn bằng, chứng chỉ học tập, chứng nhận khen thưởng, cc cơng trình nghin cứu sng tạo của c nhn. Tài liệu về các hoạt động văn hóa xã hội của cá nhân, thư từ, các bài viết, công trình nghin cứu về c nhn 4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học a. Về chính trị Tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối địch. Giai cấp tư sản sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa. Các quốc gia trên thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bản chất bóc lột tàn bạo của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao động. Chính Các Mác, V.I. Lê Nin là những người đã sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để viết các tác phẩm nổi tiếng như Bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở Nga Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn “Bản án chế độ thực dân Pháp” (in năm 1925 tại Pari) đã sử dụng tài liệu lưu CP D Co lle ge 7 trữ để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các nước thuộc địa khác. Cuốn sách đã góp phần không nhỏ thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt Nam, nhân dân các nước thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp. Ngày nay Đảng và Nhà nước ta đã và đang sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nươc, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Tài liệu lưu trữ được sử dụng, nghiên cứu để đề ra các chủ trương, chính sách, kế hoạch xây dựng và phát triển đất nước; tuyên truyền cho các chủ trương chính sách; để giới thiệu tuyên truyền nhằm tăng cường sự hiểu biết, củng cố tình đoàn kết, hữu nghị giữa nhân dân ta và nhân dân các nước trên thế giới. b. Về kinh tế Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển) làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc; làm căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên đất nước. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sá, công trình thủy lợi, nhà ở), để quản lý và sửa chữa các công trình. Tài liệu lưu trữ được nghiên cứu sử dụng để rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế, rút kinh nghiệm trong quá trình lao động sản xuất của các ngành, các cơ quan. c. Về nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, các quốc gia, các địa phương, các ngành, hoặc các sự kiện cần phải nghiên cứu sử dụng nhiều nguồn tư liệu khác nhau trong đó tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, chính xác nhất. Các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử. d. Ý nghĩa về văn hóa Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa đã để lại từ đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa, tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự cùng với việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Một dân tộc xuất hiện chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ chứng tỏ dân tộc đó có chữ viết sớm, có nền văn hóa lâu đời. CP D Co lle e 8 Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác là nguồn thông tin phong phú để mọi người hiểu biết về truyền thống văn hóa của dân tộc từ đó xây dựng một nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc. e. Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của mọi công dân Mọi công dân khi có nhu cầu xác minh các vấn đề về tiểu sử, tài sản, quyền lợi chính trị, kinh tế, văn hóa đều đến các kho lưu trữ bảo quản những tài liệu có liên quan để yêu cầu được cung cấp, xác nhận, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa đáp ứng các yêu cầu phục vụ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, vừa có ý nghĩa lịch sử, phản ánh lịch sử phát triển của đất nước, của dân tộc, của các ngành, các địa phương, phản ánh quá trình xây dựng và phát triển của các cơ quan đơn vị. III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Khái niệm về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức quản lý khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị đặt ra yêu cầu khách quan phải tổ chức lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan. Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan đơn vị, của bộ máy nhà nước. Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học. Để lựa chọn được những tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảo quản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học và biện pháp nghiệp vụ phù hợp. 2. Vị trí, tính chất của công tác lưu trữ a. Vị trí Công tác lưu trữ là là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ - một bộ phận tài sản quan trọng của các cơ quan đơn vị, của nhà nước. Việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và quá trình giải quyết công việc của từng cơ quan đơn vị, liên quan trực tiếp đến việc nghiên cứu đề ra các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước, có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi kinh tế, chính trị của quốc gia, dân tộc. CP D Co lle ge 9 Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ cũng có vị trí quan trọng. Tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ là căn cứ để giải quyết các vấn đề xã hội, đảm bảo ổn định trật tự xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân. b. Tính chất - Tính chính trị. Tài liệu lưu trữ là tài sản của nhân dân, là bằng chứng lịch sử phản ánh toàn bộ hoạt động xã hội qua các thời kỳ, phản ánh mọi sự thật lịch sử. Tài liệu lưu trữ là công cụ đấu tranh giai cấp, là căn cứ để các giai cấp sử dụng làm công cụ đấu tranh bảo vệ quyền lợi của giai cấp. Đảng và nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ làm vũ khí đấu tranh chính trị nhằm đập tan mọi hành động chống đối của các lực lượng đối lập thù địch, bảo vệ quyền lợi của giai cấp vô sản và đông đảo quần chúng nhân dân. Đảng và nhà nước ta coi công tác lưu trữ là công tác “có tính chất đấu tranh với địch”. Những người làm công tác lưu trữ phải là người có phẩm chất chính trị tốt, có nhận thức và quan điểm chính trị rõ ràng nhằm bảo vệ, bảo quản tốt và cung cấp kịp thời những tài liệu có giá trị phục vụ lợi ích của Đảng, của nhà nước và của nhân dân. - Tính cơ mật. Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có giá trị thực tiễn. Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra nghiên cứu phục vụ nhu cầu của xã hội, tuy nhiên rất nhiều tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của Đảng, nhà nước, của từng cơ quan đơn vị. Trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật, thực hiện nghiêm túc các quy định nhằm giữ bí mật nội dung tài liệu. - Tính khoa học. Công tác lưu trữ là một ngành nghiệp vụ chuyên môn bao gồm các khâu nghiệp vụ như bổ sung thu thập, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu. Mỗi khâu nghiệp vụ đều đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp khoa học và các biện pháp kỹ thuật phù hợp. Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cần nghiên cứu các biện pháp, phương pháp quản lý riêng phù hợp với từng loại hình tài liệu. Do nhu cầu phát triển của công tác lưu trữ và của xã hội, khoa học lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện, đồng thời kế thừa và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Công tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cần được nghiên cứu đầy đủ; các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ cần được nghiên cứu, ban hành, ứng dụng nhằm đảm bảo tính khoa học và thống nhất trong công tác lưu trữ. CP D Co lle ge 10 3. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở các nội dung cụ thể sau: Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc quyền quản lý của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Nhà nước ban hành các văn bản quản lý thống nhất tài liệu. Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ. Hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương phải được tổ chức, quản lý và chỉ đạo một cách thống nhất. Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước. Ở nước ta hiện nay, do nhiều nguyên nhân nên nguyên tắc này chưa được thực hiện hoàn chỉnh, do một bộ phận tài liệu lưu trữ đang còn bi phân tán ở các cơ quan chưa thu thập hết vào kho lưu trữ; hệ thống kho lưu trữ chưa đầy đủ; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ, chưa đồng bộ. 4. Nội dung của công tác lưu trữ a. Các nội dung quản lý công tác lưu trữ - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ; - Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; - Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; - Thống kê nhà nước về lưu trữ; - Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ; - Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ; - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; - Hợp tác quốc tế về lưu trữ. b. Các nội dung nghiệp vụ Nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm: thu thập bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. CP D Co lle ge 11 Các nội dung nghiệp vụ này có quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và mỗi khâu nghiệp vụ đòi hỏi có phương pháp khoa học và biện pháp kỹ thuật riêng. 5. Hệ thống cơ quan lưu trữ a. Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ Hiện nay ở nước ta có hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước. Hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước được tổ chức từ trung ương đến cơ sở. Ở trung ương, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Ở các bộ có phòng Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ. Ở các tỉnh, trước đây theo Thông tư 21/ 2005/TT-BNV thành lập phòng Văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh. Tại Nghị định số 13/2008/NĐ-CP Ngày 04/02/2008 của Chính phủ chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ của tỉnh được chuyển giao cho sở Nội vụ các tỉnh. Ở các huyện, chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ cũng được chuyển giao cho phòng Nội vụ huyện. b. Hệ thống kho lưu trữ Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được bảo quản trong hệ thống kho lưu trữ Đảng. Tài liệu Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam bảo quản trong hệ thống mạng lưới kho lưu trữ của Nhà nước theo sự phân cấp. Mạng lưới kho lưu trữ của Nhà nước bao gồm: - Các lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức trong thời hạn nhất định theo quy định của Nhà nước. - Các lưu trữ lịch sử: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV; các trung tâm lưu trữ tỉnh; các kho lưu trữ huyện. - Các lưu trữ chuyên ngành: được tổ chức ở các ngành như công an. quân đội, ngoại giao. c. Các cơ quan đào tạo và bồi dướng cán bộ lưu trữ Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đảm nhiệm việc đào tạo cán bộ lưu trữ bậc trung cấp chuyên nghiệp theo hệ chính quy và không chính quy; bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan. Trường Cao đẳng Nội vụ thuộc Bộ Nội vụ đào tạo cán bộ lưu trữ có trình độ cao đẳng, trung học. CP D Co lle ge 12 Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn Hà Nội đào tạo cán bộ lưu trữ và quản trị văn phòng có trình độ đại học và trên đại học. Trường Đại học KHXH & Nhân văn TP Hồ Chí Minh đào tạo cán bộ lưu trữ và quản trị văn phòng có trình độ đại học. Ngoài ra việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ còn được thực hiện ở một số cơ sở đào tạo khác ở trong nước và ở nước ngoài. 6. Quan hệ giữa công tác lưu trữ và công tác văn thư Giữa công tác lưu trữ và công tác văn thư có mối quan hệ mật thiết. Nội dung của công tác văn thư bao gồm việc xây dựng, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan. Sau khi giải quyết xong công việc, tài liệu sẽ được giao nộp vào lưu trữ theo quy định. Như vậy, công tác văn thư là nguồn cơ bản bổ sung tài liệu cho các kho lưu trữ và là tiền đề của công tác lưu trữ. Làm tốt công tác văn thư không chỉ giúp cho cơ quan giải quyết công việc nhanh chóng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Ngược lại, làm tốt công tác lưu trữ sẽ có tác dụng phát hiện những sai sót của công tác văn thư, góp phần hoàn thiện công tác văn thư. IV. LƯU TRỮ HỌC VÀ MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC KHOA HỌC KHÁC 1. Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học Lưu trữ học là môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận, pháp lý, phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học là nghiên cứu lý luận, pháp chế và phương pháp thực hiện các khâu nghiệp vụ để tổ chức khoa học Phông lưu trữ Quốc gia, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Nội dung chủ yếu của lưu trữ học gồm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, pháp chế lưu trữ. 2. Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội, phương pháp nghiê...ng tác công văn giấy tờ việc lập hồ sơ nguyên tắc là rất cần thiết, thường xuyên. Có như vậy, khi giải quyết công việc mới có đầy đủ cơ sở pháp lý, đúng chế độ, chính sách đã ban hành. Sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc: - Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của tất cả các loại văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập hồ sơ theo năm (tuy nhiên cũng có công việc kéo dài trong 2 hoặc 3 năm mới kết thúc) và phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. - Hồ sơ nguyên tắc là bản sao (có thể viết tay, đánh máy, sao chụp chính xác từ bản chính); các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Hồ sơ nguyên tắc có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan. CP D Co lle ge 27 c) Cách lập hồ sơ nguyên tắc Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao, tùy theo từng mặt nghiệp vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành. Ví dụ: - Một cán bộ phụ trách về công việc thi đua phải lập hồ sơ nguyên tắc về công tác thi đua khen thưởng. Hồ sơ phải có đủ các văn bản quy phạm pháp luật về thi đua khen thưởng. Cán bộ phụ trách về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ nguyên tắc về vấn đề lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... Sau khi thu thập được văn bản, người lập hồ sơ phải sắp xếp văn bản theo thời gian và tiến hành biên mục hồ sơ. 4. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự a) Khái niệm hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...) b) Cách lập hồ sơ nhân sự: mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự. Ví dụ hồ sơ cán bộ: các cơ quan đều có yêu cầu về quản lý cán bộ và dựa vào quy định hiện hành về hồ sơ cán bộ để lập hồ sơ về cán bộ, nhân viên của mình. - Một hồ sơ cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, các bổ sung lý lịch hàng năm. - Hồ sơ đảng viên bao gồm: lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc kết nạp đảng, công nhận Đảng viên chính thức; Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), các bổ sung lý lịch đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có)... 5. Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan a) Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, để Danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như CP D Co lle ge 28 sau: Danh mục hồ sơ sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính). - Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị. - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. - Cán bộ văn thư của cơ quan, đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ để đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc lập hồ sơ. Cuối năm, cá nhân, đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết trong năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ là bản dự kiến có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế nếu có những công việc không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: "không hình thành hồ sơ". Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục nếu tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ, nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan. b) Kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan Định kỳ hàng quý, cán bộ văn thư đến các đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã đầy đủ chưa. Kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa. Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán bộ thừa hành. Cuối năm cán bộ văn thư cần kiểm tra và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu. 6. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan a) Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Hàng năm, mỗi cơ quan cần xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan và tổ chức thực hiện thành nề nếp, thường xuyên. + Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; CP D Co lle ge 29 + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; + Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. + Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu; hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại. Đối với hồ sơ nguyên tắc để lại các đơn vị để tra cứu, không cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. - Điều 11. Luật Lưu trữ quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau: + Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; + Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. + Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. b) Tổ chức việc nộp lưu vào lưu trữ cơ quan - Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Lãnh đạo, chỉ đạo công tác nộp lưu hồ sơ; ban hành quy định về nộp lưu hồ sơ. - Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng các đơn vị: trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp lưu hồ sơ. Xây dựng kế hoạch nộp lưu và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch. - Trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ : hướng dẫn nghiệp vụ, giúp Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng đơn vị thực hiện kế hoạch nộp lưu. - Trách nhiệm của cán bộ, viên chức: Cần kiểm tra, hoàn chỉnh các hồ sơ đã lập (sắp xếp văn bản, tài liệu, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa...), để nộp lưu đúng quy định. - Thống kê các hồ sơ vào mục lục; - Hồ sơ nộp lưu (thống kê theo từng đơn vị). CP D Co lle ge 30 - Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu: Tên cơ quan chủ quản Tên cơ quan (đơn vị)... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Mục lục hồ sơ nộp lưu Năm................. Số TT Số và ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 I- Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn II- Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Trong mục lục này có........... ĐVBQ, trong đó có: ...........ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, ............... có thời hạn bảo quản lâu dài. Ngày........ tháng..... năm.... Người nhận hồ sơ (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày........ tháng..... năm.... Người giao hồ sơ (Ký, ghi rõ họ tên) + Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ, vien chức các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của cơ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh. - Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập 2 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. - Bên giao và bên nhận cần ký nhận; ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". PD C oll eg e 31 III. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ. 1. Một số khái niệm cơ bản. - Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. - Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. - Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội. - Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. 2. Các nghiệp vụ cơ bản của quản lý hồ sơ tài liệu ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. a) Thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT). Thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. * Thu thập TLLT vào lưu trữ cơ quan + Nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu : - Nguồn tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu. Nguồn từ văn thư cơ quan; Nguồn tài liệu ở các đơn vị trực thuộc; CP D Co lle ge 32 Nguồn tài liệu từ các các cá nhân, Lãnh đạo Nguồn tài liệu lưu trữ cũ. - Thành phần nộp lưu : - Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động cụ thể của từng cơ quan mà qui định thành phần tài liệu nộp lưu. + Nhiệm vụ - Thu thập tài liệu đó giải quyết xong ở văn thư cơ quan Lưu trữ cơ quan (LTCQ) lập kế hoạch, xác định thời gian, thứ tự, tên loại hồ sơ, thủ tục thu tài liệu; Hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân nộp lưu; Tài liệu nộp lưu được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; Giao nộp tài liệu phải có Biên bản và Danh mục tài liệu. - Thu thập tài liệu cũ để lại ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Kiểm tra, nắm tình hình tài liệu cũ còn ở các đơn vị, cá nhân; Lập kế hoạch thu tài liệu; Trước khi thu phải hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ hoàn chỉnh. - Sưu tầm tài liệu khác để bổ sung vào tài liệu cơ quan theo yêu cầu của nhà nước và của ngành + Hàng năm, lưu trữ cơ quan của trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hổ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”; “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. + Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 11 của Luật Lưu trữ được quy định như sau: - Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; - Trong thời hạn 03 thống, kể từ ngày cụng trỡnh được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. CP D Co lle ge 33 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. * Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp Tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. + Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử (LTLS) -Trình cơ quan có thẩm quyền và lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; - Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. + Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam. - Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: * Lưu trữ lịch sử ở Trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; - Lưu trữ lịch sử ở cấp Tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh, cấp Huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức như đã nêu trên. CP D oll eg e 34 - Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận. * Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: + Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; + Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ. * Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: + Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: - Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; - Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật 9neeus có); - Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử. - Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử. + Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức: - Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định của pháp luật. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có tẩm quyền thu thập; - Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Giao nộp dầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; - Vận chuyển tài liệu đến đúng nơi giao nộp. + Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: - Lập kế hoạch thu thập tài liệu; - Phối hợp với lưu trữ cơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; - Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; CP D C lle ge 35 - Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mãu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. b) Xác định giá trị tài liệu * Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. * Các phương pháp xác định giá trị tài liệu : Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học. * Các tiêu chuẩn xác định giá trị: Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: - Nội dung của tài liệu; - Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; - Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; - Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; - Hình thức của tài liệu; - Tình trạng vật lý của tài liệu. * Xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ: - Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. - Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. - Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 70 năm. - Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử. * Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài CP D Co lle ge 36 liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: - Chủ tịch Hội đồng; - Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; - Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; - Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của luật Lưu trữ. * Huỷ tài liệu hết giá trị - Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau: + Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan. + Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp. - Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau: + Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy; Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị; + Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử; CP D Co lle ge 37 - Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. - Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: + Quyết định thành lập Hội đồng; + Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử; - Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. - Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: + Quyết định thành lập Hội đồng; + Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; + Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; + Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; + Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; + Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; + Biên bản bàn giao tài liệu hủy; + Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. - Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. c) Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu: * Trách nhiệm: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. * Các yêu cầu cơ bản đối với tài liệu sau khi chỉnh lý: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ như: + Không phân tán Phông (sắp xếp tài liệu của từng cơ quan theo Phông riêng biệt); + Tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết công việc; CP D Co lle ge 38 + Tài liệu sau khi sắp xếp phải phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan; có sự liên hệ logic, lịch sử . - Được xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; - Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. * Nội dung các bước chỉnh lý: (có tài liệu riêng về nội dung này) d) Bảo quản tài liệu lưu trữ. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ bảo quản gồm: - Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; - Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; - Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; - Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; - Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu; - Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; - Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liêu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. g) Thống kê nhà nước về lưu trữ Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây: - Cơ quan, tổ chức ở Trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương; - Cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương; - Cơ quan, tổ chức ở cấp Huyện, cấp Xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện. CP D Co lle ge 39 Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp Huyện, cấp Xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh. Thống kê lưu trữ là sử dụng công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu và cán bộ, công chức lưu trữ. - Nội dung thống kê lưu trữ bao gồm: + Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ; + Thống kê hệ thống công cụ tra cứu, phương tiện bảo quản; + Mỗi bộ phận, Phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê, cơ sở dữ liệu thống kê hồ sơ để quản lý để tra cứu. - Nguyên tắc thống kê: Thống kê tài liệu lưu trữ bảo đảm các nguyên tắc sau: + Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ; + Toàn diện kịp thời, chính xác, triệt để; + Đảm bảo quan điểm tập trung, thông nhất. h) Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ * Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. - Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây: + Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; + Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; + Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; + Thực hiện các quy định của Luật này, Nội quy, Quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan. - Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây: + Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; CP D Co lle ge 40 + Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật. * Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử - Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. - Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây: + Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; + Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; + Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ. Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. - Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. - Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây: + Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; + Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; + Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật. - Tài liệu liên quan đến cá nhân ... trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi. 2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm: a) Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ; b) Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế; c) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế; d) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ; đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ. Chương VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 41. Hiệu lực thi hành Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực. Điều 42. Quy định chi tiết Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền quy định chi tiết các điều, khoản được giao trong Luật. Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. CP D Co lle ge 82 PHỤ LỤC 3: BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 09/2011/TT-BNV Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 2011 THÔNG TƯ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ; Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức như sau: Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Điều 2. Thời hạn bảo quản tài liệu 1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. 2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau: a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. CP D Co lle ge 83 Điều 3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến 1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản. 2. Ban hành kèm theo Thông tư này Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau: Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, nhân sự Nhóm 4. Tài liệu lao động, tiền lương Nhóm 5. Tài liệu tài chính, kế toán Nhóm 6. Tài liệu xây dựng cơ bản Nhóm 7. Tài liệu khoa học công nghệ Nhóm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng Nhóm 11. Tài liệu pháp chế Nhóm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở Nhóm 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Nhóm 14. Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan. Điều 4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến 1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này. b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định. c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản. 2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào Thông tư này để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực CP D Co lle ge 84 và các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời, quy định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng. 3. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định. Điều 5. Điều khoản thi hành Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký. Thông tư này bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Điều 6. Tổ chức thực hiện Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Thông tư này. BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Trần Văn Tuấn CP D Co lle ge 85 BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC (Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ) STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ (1) (2) (3) 1. Tài liệu tổng hợp 1. Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan - Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 5 năm 2. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 3. Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn 4. Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, 6 tháng Vĩnh viễn 5 năm 5. Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 6. Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng 5 năm 20 năm 5 năm 7. Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức năng 5 năm 10 năm 5 năm 8. Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất 10 năm 9. Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng Vĩnh viễn CP D Co lle ge 86 (1) (2) (3) và pháp luật của Nhà nước 10. Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 11. Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 12. Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Vĩnh viễn 10 năm 13. Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/ giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn) Vĩnh viễn 14. Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp 10 năm 15. Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo - Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương - UBND tỉnh và tương đương - Cơ quan, tổ chức khác Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 16. Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung 10 năm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê 17. Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 2.1. Tài liệu quy hoạch 18. Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 19. Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan Vĩnh viễn 20. Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt Vĩnh viễn 21. Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 22. Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 23. Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước CP D Co lle ge 87 (1) (2) (3) - Tổng kết - Sơ kết Vĩnh viễn 10 năm 24. Công văn trao đổi về công tác quy hoạch 10 năm 2.2. Tài liệu kế hoạch 25. Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 26. Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực hiện - Cơ quan để biết Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm 27. Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 28. Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 29. Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 20 năm 30. Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch - Hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng Vĩnh viễn 5 năm 31. Công văn trao đổi về công tác kế hoạch 10 năm 2.3. Tài liệu thống kê 32. Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 33. Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành Vĩnh viễn 34. Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng Vĩnh viễn 20 năm CP D Co lle ge 88 (1) (2) (3) 35. Báo cáo điều tra cơ bản - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra Vĩnh viễn 10 năm 36. Báo cáo phân tích và dự báo Vĩnh viễn 37. Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra 10 năm 3. Tài liệu tổ chức, cán bộ 38. Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 39. Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ Vĩnh viễn 40. Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 41. Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan Vĩnh viễn 42. Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 43. Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 44. Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Vĩnh viễn 45. Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế Vĩnh viễn 46. Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ Vĩnh viễn 47. Hồ sơ về quy hoạch cán bộ 20 năm 48. Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ 70 năm 49. Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi 20 năm 5 năm 50. Hồ sơ kỷ luật cán bộ 70 năm 51. Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội) 70 năm CP D Co lle ge 89 (1) (2) (3) 52. Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Vĩnh viễn 53. Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ 70 năm 54. Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 55. Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu tham khảo Vĩnh viễn 10 năm 56. Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ 10 năm 57. Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ 20 năm 58. Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ 10 năm 59. Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ 10 năm 4. Tài liệu lao động, tiền lương 60. Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 4.1. Tài liệu lao động 61. Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 62. Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện Vĩnh viễn 63. Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành Vĩnh viễn 64. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 65. Hồ sơ các vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng Vĩnh viễn 20 năm 66. Hợp đồng lao động vụ việc 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng 67. Công văn trao đổi về công tác lao động 10 năm 4.2. Tài liệu tiền lương CP D C lle e 90 (1) (2) (3) 68. Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 69. Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện Vĩnh viễn 70. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện Vĩnh viễn 71. Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức 20 năm 72. Công văn trao đổi về tiền lương 10 năm 5. Tài liệu tài chính, kế toán 73. Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 74. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/ quy định về tài chính, kế toán Vĩnh viễn 75. Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 76. Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 77. Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán - Hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng Vĩnh viễn 20 năm 78. Hồ sơ xây dựng chế độ/ quy định về giá Vĩnh viễn 79. Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ 20 năm 80. Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Vĩnh viễn 20 năm 81. Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 10 năm CP D Co lle ge 91 (1) (2) (3) 82. Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 10 năm 83. Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết 20 năm 10 năm 84. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính 10 năm 85. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính 5 năm 86. Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán 10 năm 6. Tài liệu xây dựng cơ bản 87. Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 88. Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 89. Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 90. Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản - Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; - Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn Vĩnh viễn Theo tuổi thọ công trình 91. Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình 15 năm 92. Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản 10 năm 7. Tài liệu khoa học công nghệ 93. Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu CP D Co lle ge 92 (1) (2) (3) lực thi hành 94. Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 95. Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức Vĩnh viễn 96. Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 97. Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan Vĩnh viễn 98. Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp cơ sở Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 99. Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp cơ sở Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 100. Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành Vĩnh viễn 101. Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 102. Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học 20 năm 103. Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 104. Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ 10 năm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế 105. Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 106. Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn 107. Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng Vĩnh viễn 20 năm CP D Co lle ge 93 (1) (2) (3) - Quý, tháng 5 năm 108. Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 109. Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài Vĩnh viễn 110. Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 111. Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê) Vĩnh viễn 112. Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 113. Hồ sơ đoàn ra - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát Vĩnh viễn 20 năm 114. Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát Vĩnh viễn 20 năm 115. Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài - Quan trọng - Thông thường Vĩnh viễn 20 năm 116. Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế 10 năm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo 117. Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 118. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn 119. Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 120. Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng 20 năm 5 năm CP D Co lle ge 94 (1) (2) (3) 121. Hồ sơ thanh tra các vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 15 năm 122. Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 15 năm 123. Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Vĩnh viễn 5 năm 124. Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 10 năm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng 125. Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 126. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng Vĩnh viễn 127. Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn 128. Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 129. Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm 10 năm 130. Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương - Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 131. Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài Vĩnh viễn 132. Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng 10 năm 11. Tài liệu pháp chế CP D Co lle ge 95 (1) (2) (3) 133. Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 134. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn 135. Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật 10 năm 136. Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng Vĩnh viễn 20 năm 137. Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật Vĩnh viễn 138. Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì 5 năm 139. Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật 10 năm 140. Công văn trao đổi về công tác pháp chế 10 năm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở 12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ 141. Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 142. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn 143. Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức 10 năm 144. Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 145. Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính 20 năm 146. Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 147. Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 20 năm 148. Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ 20 năm CP D Co lle ge 96 (1) (2) (3) 149. Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng) 20 năm 150. Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu 20 năm 151. Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm 152. Sổ đăng ký văn bản đến 20 năm 153. Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm 12.2. Tài liệu quản trị công sở 154. Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 155. Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở Vĩnh viễn 156. Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 20 năm 157. Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hoá công sở 10 năm 158. Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan 10 năm 159. Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai của cơ quan 10 năm 160. Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan 10 năm 161. Hồ sơ về sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan Theo tuổi thọ thiết bị 162. Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm 5 năm 163. Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan 10 năm 164. Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở 10 năm 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ 165. Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 166. Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn Vĩnh viễn CP D Co lle ge 97 (1) (2) (3) nghiệp vụ 167. Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức Vĩnh viễn 168. Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Vĩnh viễn 20 năm 169. Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Vĩnh viễn 10 năm 170. Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Vĩnh viễn 10 năm 171. Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn Vĩnh viễn 172. Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn 173. Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn 174. Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ - Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 20 năm 175. Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề Vĩnh viễn 176. Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ 20 năm 177. Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ 10 năm 14. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan 14.1. Tài liệu của tổ chức Đảng 178. Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 179. Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn CP D Co lle ge 98 (1) (2) (3) 180. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng Vĩnh viễn 10 năm 181. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp uỷ Đảng Vĩnh viễn 182. Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn 183. Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm 184. Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 185. Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên 70 năm 186. Hồ sơ đảng viên 70 năm 187. Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm 188. Công văn trao đổi về công tác Đảng 10 năm 14.2. Tài liệu tổ chức Công đoàn 189. Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 190. Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 191. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng Vĩnh viễn 10 năm 192. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn 193. Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn 194. Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan 20 năm 195. Sổ sách 20 năm 196. Công văn trao đổi về công tác Công đoàn 10 năm 14.3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên 197. Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 198. Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 199. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác CP D Co lle ge 99 (1) (2) (3) - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng Vĩnh viễn 10 năm 200. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên Vĩnh viễn 201. Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan 20 năm 202. Sổ sách 20 năm 203. Công văn trao đổi về công tác Đoàn 10 năm CP D Co lle ge 100 NHỮNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1. Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; 2. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; 3. Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Bảo vệ bí mật Nhà nước; 4. Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định về danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật của ngành Tòa án nhân dân; 5. Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 08/01/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về Danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án; 6. Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về việc ban hành Quy chế bảo về bí mật Nhà nước của ngành Tòa án nhân dân; 7. Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; 8. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; 9. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ Tướng Chính phủ về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. --------------------- CP D Co lle ge