Giáo trình Môi trường bảo quản tài liệu

đối rất quan trọng trong công tác bảo quản thư viện và các nơi lưu trữ vì khi nhiệt độ và độ ẩm không đảm bảo sẽ góp phần đáng kể làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Nhiệt độ cao cũng làm gia tăng mức độ hư hỏng: hầu hết các phản ứng hoá học gây hỏng tư liệu có tỷ lệ tăng gần gấp đôi mỗi khi nhiệt độ tăng 18 độ F (khoảng 10 độ C). Độ ẩm tương đối cao tạo ra độ ẩm cần thiết, xúc tiến các phản ứng hóa học có hại đối với tư liệu, và khi kết hợp với nhiệt độ cao gây ra sự phát triển của nấm cũng như các loại côn trùng. Độ ẩm tương đối đặc biệt thấp, thường xuất hiện vào mùa đông ở những nơi sử dụng hệ thống điều hoà trung tâm, có thể làm cho một số loại tư liệu lưu trữ trở nên khô và giòn. Sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối cũng gây tác hại. Các tư liệu lưu trữ thường có tính hút ẩm, rất dễ hút và nhả hơi nước. Sự thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối hàng ngày và theo mùa có thể làm các tư liệu lưu trữ nở ra hoặc co lại. Những thay đổi nghiêm trọng gia tăng mức độ hư hỏng, dẫn tới những thiệt hại thấy được như quăn giấy, bong mực, cong vênh bìa sách, và rạn bong ảnh. Tuy nhiên, ở một số cơ sở thư viện, các tư liệu lưu trữ có thể được bảo vệ trước các dao động ở mức độ vừa phải. Một số loại chất liệu đóng gói kèm theo hoặc sách báo đóng gói sát nhau có thể gây ra các thay đổi nhỏ về nhiệt độ và độ ẩm. Lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tư liệu lưu trữ một cách đáng kể. Thiết bị điều chỉnh khí hậu được xếp theo độ phức tạp: từ máy điều hoà, máy tạo độ ẩm và / hoặc máy hút ẩm từng phòng đơn giản đến hệ thống điều hoà trung tâm cho cả toà nhà để có thể lọc, làm mát, sưởi, tạo ẩm và hút ẩm không khí. Cần tìm kiếm sự trợ giúp của các kỹ sư có kinh nghiệm về lĩnh vực điều chỉnh khí hậu để có thể chọn và lắp đặt thiết bị. Cần có thêm các biện pháp để điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Toàn bộ toà nhà cũng cần được bảo dưỡng tốt, cần phải hàn gắn các vết rạn nứt ngay khi mới xuất hiện. Cửa đi và cửa sổ bên ngoài phải bịt các khe gió và phải đóng kín để tránh lưu thông với không khí ngoài trời. Tại những vùng có mùa đông lạnh, phía trong cửa sổ phải được bít kín bằng các tấm dính hoặc bằng băng dính. Tại các khu vực lưu trữ có thể bịt các cửa sổ bằng các tấm ván lát tường hoặc bằng băng dính. Các nhà chuyên môn thường bất đồng về nhiệt độ và độ ẩm tương đối tối ưu cho các tư liệu lưu trữ. Thông thường họ cho rằng nhiệt độ ổn định không cao hơn 70 độ F, còn độ ẩm tương đối ổn định dao động trong khoảng tối thiểu là 30% và tối đa là 50%. Qua nghiên cứu cho thấy độ ẩm tương đối dao động ở mức thấp thì tốt hơn vì khi đó tiến trình xuống cấp của tư liệu diễn ra ở tốc độ chậm hơn. Nói chung, nhiệt độ càng thấp càng tốt. Nhiệt độ trong các khu vực chỉ dành riêng cho lưu trữ nên thấp hơn nhiều so với nhiệt độ ở các khu vực vừa dùng để lưu trữ vừa dùng để tra cứu. Đôi khi nên lưu trữ các tư liệu ít sử dụng ở nhiệt độ lạnh có sử dụng thiết bị điều chỉnh độ ẩm. Tuy nhiên khi lấy các tư liệu ra khỏi khu vực lưu trữ ở nhiệt độ lạnh thì sự thay đổi nhiệt độ nhanh có thể làm cho các tư liệu đó bị ngưng tụ hơi nước . Trong trường hợp như vậy cần phải có sự thay đổi nhiệt độ dần dần để dễ thích nghi.Duy trì các điều kiện ổn định rất quan trọng. Thư viện hay các cơ sở lưu trữ cần chọn lựa nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong khoảng tối ưu, duy trì trong suốt 24 tiếng một ngày trong suốt 365 ngày trong năm. Không bao giờ được tắt hệ thống điều chỉnh khí hậu cũng như không đặt chế độ thấp hơn về đêm, vào cuối tuần hoặc vào bất cứ thời gian nào mà thư viện và các nơi lưu trữ đóng cửa. Chi phí phát sinh do vận hành liên tục hệ thống này sẽ ít hơn nhiều so với chi phí khắc phục bảo quản trong tương lai để phục chế các hư hỏng do điều kiện khí hậu không đảm bảo. Mặc dù nhiều thư viện và các nơi lưu trữ thấy thực hiện việc này rất tốn kém và ngoài khả năng, nhưng qua thực tiễn và qua kiểm nghiệm cho thấy thời hạn sử dụng của các tư liệu tăng đáng kể nhờ duy trì ổn định nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Tại những nơi không đủ điều kiện kinh tế hoặc thiếu hệ thống máy móc để có thể duy trì các điều kiện tối ưu quanh năm thì có thể chọn tiêu chuẩn ít nghiêm ngặt hơn trong mùa hè và mùa đông sao cho nhiệt độ và độ ẩm tương đối sẽ thay đổi dần dần trong khoảng cho phép giữa hai mùa. Tiêu chuẩn về nhiệt độ và độ ẩm tương đối theo mùa càng gần mức tối ưu càng tốt. Đáng chú ý là các tư liệu không bằng chất liệu giấy có thể đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm tương đối khác với các tư liệu bằng chất liệu giấy. Ngoài ra, việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm tương đối ở mức tối ưu có thể gây hư hại đến kết cấu của toà nhà dùng để lưu trữ tư liệu, vì vậy không tránh khỏi những lựa chọn mang tính thoả hiệp giữa các quyết định trên. Cần đo và ghi lại nhiệt độ và độ ẩm tương đối một cách có hệ thống. Điều này rất quan trọng vì các số liệu đó 1) nêu lên điều kiện môi trường mà các tư liệu lưu trữ tư liệu; 2) làm cơ sở để yêu cầu lắp đặt hệ thống điều chỉnh môi trường; và 3) chỉ ra liệu thiết bị điều chỉnh khí hậu đang sử dụng có hoạt động hiệu quả và tạo ra một môi trường đủ tiêu chuẩn hay không. Nên nhớ rằng một yếu tố thay đổi có thể làm các yếu tố khác thay đổi theo. Nếu đưa ra các biện pháp không coi trọng đến tổng thể môi trường thì có thể sẽ làm tình hình xấu đi chứ không cải thiện gì thêm. Cần phải biết ( thông qua các số liệu đo được) thực trạng điều kiện môi trường như thế nào và phải xin ý kiến của các kỹ sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực điều chỉnh khí hậu trước khi đưa ra các thay đổi lớn. Không nên quá nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc tiếp tục giám sát sau khi có các thay đổi. Ánh sáng. Ánh sáng cũng góp phần làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Anh sáng có thể làm suy yếu và làm giòn các sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại. Ánh sáng cũng gây ra lớp trung gian, làm bạc màu hoặc đổi màu giấy, làm cho giấy không đọc được và / hoặc thay đổi lớp ngoài của tài liệu, giấy ảnh, các tác phẩm nghệ thuật. Bất cứ sự tiếp xúc nào với ánh sáng, cho dù chỉ trong thời gian ngắn, đều gây hại, và tác hại đó bị tích lại và không thể thay đổi được. Ánh sáng bình thường được đo bằng độ lux (độ lumen trên một đơn vị mét vuông) hoặc bằng độ phút nến. Một phút nến tương đương với 11 lux. Trước đây, người ta định ra độ sáng cho các loại vật liệu nhậy sáng, trong đó có giấy, là 55 lux (5 phút nến), và cho các vật liệu kém nhậy sáng với mức tối đa là 165 lux (15 phút nến). Gần đây, các tiêu chuẩn trên đang gây ra tranh cãi với lí do mỹ học và mức độ bạc màu khác nhau đối với các lớp trung gian khác nhau. Mặc dù tất cả các bước sóng ánh sáng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là có hại nhất đối với các tư liệu lưu trữ vì cường độ năng lượng cao của nó. Tiêu chuẩn cho phép của tia cực tím là 75cmW/l. Ánh sáng mặt trời và ánh sáng vonpham - halogien hoặc đèn thạch anh, đèn sạc sử dụng kim loại halide hoặc thuỷ ngân với cường độ cao, và đèn huỳnh quang là một số nguồn sáng gây hại nhất vì chúng sản ra một lượng lớn tia cực tím. Vì toàn bộ tổn hại là sự kết hợp giữa thời lượng và cường độ của việc tiếp xúc với ánh sáng, nên cần điều chỉnh ánh sáng ở mức thấp nhất ( phù hợp với người sử dụng) và trong thời gian ngắn nhất cho phép. Tốt nhất là chỉ nên để tư liệu tiếp xúc với ánh sáng khi có người sử dụng. Khi không có người sử dụng, nên cất giữ tư liệu ở những thùng kín hoặc trong các phòng không có cửa sổ và chỉ thắp sáng khi có người cần truy cập. Chỉ nên thắp sáng bằng các bóng đèn ánh sáng nóng. Khi sử dụng tư liệu, nên thắp sáng bằng bóng đèn có ánh sáng nóng. Cần chú ý rằng bóng đèn ánh sáng nóng sản sinh ra nhiệt lượng và phải để xa khỏi tư liệu. Nên sử dụng đèn ở mức ánh sáng yếu, và sử dụng càng ít càng tốt. Nên che cửa sổ bằng rèm, các tấm bạt phủ hoặc các tấm ván sập để hoàn toàn chặn ánh sáng mặt trời. Thực hiện việc này cũng giúp điều chỉnh nhiệt độ bằng cách giảm thiểu năng lượng thất thoát và ngăn chặn sự sản nhiệt do ánh sáng mặt trời vào ban ngày. Các toà nhà mái kính để ánh sáng mặt trời chiếu thẳng vào tư liệu cần phải có biện pháp che phủ tránh ánh sáng mặt trời hoặc sơn mái bằng titan đioxít hoặc bằng cách tráng kẽm trắng, nhờ đó có thể phản xạ ánh sáng mặt trời và hấp thụ tia cực tím. Các tấm lọc làm bằng chất dẻo đặc biệt cũng giúp hạn chế tia cực tím. Có thể sử dụng các tấm phim chất dẻo hoặc các tấm kính chất dẻo lọc tia cực tím che cửa sổ để giảm lượng tia cực tím chiếu qua. Tuy nhiên, các tấm lọc này không đảm bảo ngăn chặn hoàn toàn tác hại do ánh sáng gây ra. Nên dùng các loại rèm, mành, vải che và cửa sập có thể chặn hoàn toàn ánh sáng. Nên bọc các bóng đèn huỳnh quang bằng các túi lọc tia cực tím ở những nơi phải chiếu sáng tư liệu. Để thay thế có thể sử dụng loại bóng đèn huỳnh quang đặc biệt có lượng tia cực tím thấp. Nên sử dụng các công tắc đèn hẹn giờ ở các khu lưu trữ để hạn chế thời lượng tư liệu phải tiếp xúc với ánh sáng. Nên tránh trưng bày tư liệu thường xuyên vì tư liệu chỉ cần tiếp xúc ít với ánh sáng cũng có hại, nên trưng bày thường xuyên là hỏng hoàn toàn. Nếu bắt buộc phải trưng bày tư liệu, thì nên trưng bày trong thời gian ngắn nhất và dưới ánh sáng yếu nhất, nên sử dụng ánh sáng nóng. Không bao giờ được trưng bày tư liệu ở những nơi có ánh sáng mặt trời chiếu thẳng, ngay cả khi chỉ trong thời gian ngắn và khi đã che cửa sổ bằng các tấm lọc tia cực tím. Chất lượng không khí Các chất ô nhiễm cũng góp phần đáng kể làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Hai dạng ô nhiễm chính là dạng khí và dạng bụi. Các loại khí gây ô nhiễm chủ yếu là khí đi-ô-xít sul- phua, khí ô-xít ni-tơ, khí pê-rô-xít, và khí ô-zôn, các chất khí này xúc tiến các phản ứng hoá học có hại dẫn đến việc hình thành a-xít trong các tư liệu lưu trữ. Đây là một vấn đề nghiêm trọng đối với các chất liệu giấy và da, những chất liệu này đặc biệt dễ bị hỏng khi nhiễm a-xít. Giấy sẽ bị mất màu và giòn, còn da sẽ nhũn và bị tơi ra thành bột. Các chất ô nhiễm dạng bụi chủ yếu bao gồm bồ hóng, muội than, các chất bụi mài mòn, bụi đất và các loạI vật liệu bị biến dạng. Kiểm soát chất lượng không khí rất khó khăn và phức tạp và còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố liên quan. Người ta đưa ra nhiều tiêu chuẩn khác nhau về chất lượng không khí. Tuy nhiên, cho đến giờ thì biện pháp hữu hiệu nhất vẫn là hạn chế các chất ô nhiễm ở mức thấp nhất. Có thể khử các chất khí ô nhiễm bằng các thiết bị hoá lọc, các tháp đốt khí hoặc dùng cả hai biện pháp trên. Các chất ô nhiễm dạng bụi có thể qua lọc máy. Không nên sử dụng các thiết bị kết tủa tĩnh điện vì chúng sản sinh ra khí ô-zôn. Các thiết bị rất khác nhau về kích cỡ và độ phức tạp: từ máy lọc riêng lẻ gắn vào lỗ thông hơi, ống khói đến hệ thống các máy lọc không khí cho cả toà nhà. Các thiết bị cũng rất khác nhau về tính hiệu quả. Cần lưu ý rằng chọn các thiết bị phải phù hợp với nhu cầu của các cơ sở thư viện và phù hợp với mức độ ô nhiễm trong khu vực. Cần tuân theo lịch trình bảo dưỡng đều đặn, và nên tham khảo ý kiến của các kỹ sư môi trường có kinh nghiệm. Ngoài ra còn có nhiều biện pháp kiểm soát chất lượng không khí. Một biện pháp là tạo ra không khí sạch đối lưu ở những khu vực lưu trữ, không khí đối lưu càng sạch càng tốt. Cần chú ý đảm bảo không đặt các quạt thông gió ở gần các nguồn gây ô nhiễm như gần các bãi đỗ xe tải. Một biện pháp khác là đóng các cửa sổ thông ra bên ngoài. Biện pháp nữa là lưu trữ các tư liệu trong bao bì đảm bảo chất lượng lưu trữ, nhờ đó ngăn chặn ảnh hưởng ô nhiễm đến các tư liệu. Các loại bao bì mới hiện nay sử dụng các lớp gom phân tử như than hoạt tính hoặc zê-ô-lít để chặn các chất ô nhiễm đã chứng tỏ là biện pháp đặc biệt hữu hiệu. Biện pháp cuối cùng là phải loại bỏ càng nhiều càng tốt các nguồn gây ô nhiễm. Có lẽ sẽ khó kiểm soát những nguồn gây ô nhiễm chính như động cơ ôtô và máy móc công nghiệp. Tuy nhiên, có thể hạn chế các nguồn ô nhiễm khác như khói thuốc lá, máy phôtô, một số loại vật liệu xây dựng, sơn, vật liệu trám, đồ lưu trữ hoặc đồ trưng bàybằng gỗ, các thiết bị làm sạch, đồ gỗ và thảm. Nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng và chất lượng không khí, tất cả đều ảnh hưởng đến tuổi thọ của các tư liệu lưu trữ. Nếu tuân thủ các hướng dẫn nêu trên, chúng ta có thể kéo dài tuổi thọ của các tư liệu đó. Beth Limdblom Patlcus - Chuyên gia tư vấn về Bảo tồn, Walpole, MA Phần giới thiệu Sách báo, tranh ảnh hoặc các đồ vật làm bằng giấy đều dễ bị hư hỏng bởi môi trường. Hơi nóng, hơi ẩm, ánh sáng và bụi bẩn tạo ra những phản ứng hoá học mang tính huỷ hoại. Tình trạng ấm và ẩm làm thúc đẩy các quá trình sinh học như nấm mốc và côn trùng sinh sôi nảy nở. Mặc dù một số chất liệu được sử dụng để làm sách báo, tài liệu và vật phẩm trên giấy có độ bền tương đối, song những chất liệu khác (như bột giấy nghiền và các loại mực làm từ a-xít) sẽ hư hỏng nhanh chóng dưới những điều kiện môi trường không thuận. Các viện bảo tàng, thư viện và khu bảo tồn lịch sử đều phải hứng chịu những hiện tượng tương tự như bất kỳ một toà nhà nào khác, song những nơi này lại có trọng trách duy trì, bảo tồn những đồ vật lưu giữ cho các thế hệ trong tương lai. Dù chúng ta không thể triệt tiêu mọi quá trình phân huỷ các tư liệu văn hoá thông qua tiếp cận với các bộ sưu tập, song chúng ta có thể làm chậm lại đáng kể quá trình gây hư hỏng thông qua việc tạo ra môi trường ôn hoà. Việc kiểm soát một số nhân tố, như ánh sáng, khá dễ dàng và không tốn kém. Trái lại, kiểm soát không khí (nhiệt độ và độ ẩm tương đối) lại là một nhiệm vụ khó khăn hơn nhiều. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt để kiểm soát môi trường hiệu quả. Việc theo dõi này có thể nhằm một vài mục đích: cung cấp các thông số cho thấy việc kiểm soát môi trường hiện tại là chưa đủ; lập hồ sơ về các điều kiện môi trường hiện nay để chuẩn bị cho những đổi mới về trang thiết bị; đánh giá hiệu quả của những đổi mới về trang thiết bị đã được tiến hành; và/hoặc bảo vệ chống lại những thái cực môi trường có thể xảy ra. Tại sao việc kiểm soát môi trường lại quan trọng? Việc kiểm soát môi trường rất quan trọng vì nhiệt độ và độ ẩm tương đối không thích hợp có thể hạn chế nghiêm trọng tuổi thọ của các đồ vật lưu trữ làm từ giấy. Nhiều người cho rằng nhiệt độ có ảnh hướng lớn nhất lên các đồ lưu trữ (như sức ảnh hưởng của nó đến con người), trong trên thực tế, độ ẩm tương đối ít nhất cũng góp phần quan trọng không kém vào quá trình gây hư hỏng giấy. Hầu hết mọi người đều nhận thức được rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối cao sẽ khích thích sự phát triển của nấm mốc và sự sinh sôi của côn trùng, song trong thực tế, ảnh hưởng của môi trường lưu trữ lên các đồ lưu giữ còn phức tạp hơn nhiều. Cũng cần nhận thấy rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác – một thay đổi trong yếu tố này có thể đưa tới một thay đổi trong yếu tố kia. Không khí ấm giữ nhiều độ ẩm hơn không khí mát, nên nếu lượng hơi ẩm trong không gian không đổi, thì độ ẩm tương đối (thể hiện “dưới dạng phần trăm lượng nước trong không khí tương ứng với một lượng không khí nhất định” ) sẽ giảm khi nhiệt độ tăng, và sẽ tăng khi nhiệt độ giảm (mối quan hệ giữa nhiệt độ và độ ẩm tương đối này có thể tính được bằng biểu đồ đo độ ẩm). Ví dụ, nếu một không gian đang ở 60 độ F và độ ẩm tương đối 70%, thì độ ẩm tương đối sẽ giảm xuống còn khoảng 40% nếu nhiệt độ tăng lên 75 độ F. Mặt khác, nếu nhiệt độ giảm, độ ẩm tương đối sẽ tăng, và khi nó đạt đến 100%, lúc đó không khí sẽ sũng nước và hơi ẩm sẽ đọng thành nước (đây gọi là điểm ngưng tụ). Ví dụ, nếu một không gian ở nhiệt độ 70 độ F và độ ẩm tương đối là 50% và nhiệt độ đột ngột hạ xuống dưới 50 độ F, quá trình ngưng tụ sẽ xảy ra trên các đồ vật lưu trữ. Quá trình hư hỏng của giấy (cùng với nhiều hình thức phân huỷ khác của các chất liệu hữu cơ như da, vải và băng từ) là một minh chứng về sự phá huỷ hoá học, và phản ứng hoá học chi phối quá trình này chủ yếu bị ảnh hưởng bởi môi trường. Nhiệt độ làm gia tăng tốc độ của các phản ứng hoá học gây ra sự phá huỷ của a-xít. Một phương pháp đơn giản quen thuộc ước tính rằng các phản ứng hoá học sẽ tăng gấp đôi nếu nhiệt độ tăng lên 15 độ F (tương đương 10 độ C). Trong trường hợp đặc biệt có chất xenluloza, các thử nghiệm nhân tạo kéo dài cho thấy nhiệt độ tăng lên 9 độ F sẽ làm cho tốc độ phá huỷ tăng gần gấp đôi, thậm chí trong điều kiện không có ánh sáng, bụi bẩn, hay các nhân tố khác. Độ ẩm tương đối mang hơi ẩm cũng góp phần làm tăng những phản ứng này - độ ẩm càng cao, thì quá trình phá huỷ càng diễn ra nhanh. Những mẫu nghiên cứu nhằm lượng hoá tác động của nhiệt độ và độ ẩm tương đối lên quá trình phá huỷ hoá học, đã được đưa ra ứng dụng trong mấy năm qua. Viện Lưu ảnh (IPI) tại Viện Công nghệ Rochester đã ứng dụng “Chỉ số bảo tồn”, xây dựng trên công trình của Donald Sebera, trước từng làm việc cho Thư viện Quốc hội. Công cụ này đưa ra một ý tưởng chung về khoảng thời gian các đồ lưu trữ bằng giấy bị hư hại rõ nét tại một nhiệt độ và độ ẩm tương đối cụ thể. Mẫu nghiên cứu này cho thấy các chất liệu hữu cơ có tuổi thọ ngắn được cất giữ ở nhiệt độ 72 độ F và độ ẩm tương đối 50% sẽ có tuổi thọ xấp xỉ khoảng 33 năm, nhưng nếu nhiệt độ được hạ thấp xuống 62 độ F và độ ẩm tương đối còn 40%, những chất liệu này sẽ có tuổi đời là 88 năm. Mẫu này cũng chỉ rõ nếu các chất liệu chịu những nhiệt độ và độ ẩm cao (như nhiệt độ 82 độ F và độ ẩm tương đối 75%), thì quá trình hư hỏng sẽ rõ nét chỉ trong vòng 9 năm hoặc thậm chí ngắn hơn . Một khía cạnh thú vị khác của nghiên cứu này là nó chứng minh rằng thông qua nhiều sự kết hợp khác nhau giữa nhiệt độ và độ ẩm tương đối, ta có thể đạt được cùng một tuổi thọ như đã dự kiến. Ví dụ, các điều kiện nhiệt độ 57 độ F và độ ẩm tương đối 50% hay 82 độ F và 35% sẽ cùng thu về một kết quả là tuổi thọ dự tính gần 100 năm . Điều này sẽ cho phép các cơ quan bảo tồn, bảo tàng có thể linh ậnt lựa chọn cách thức kiểm soát môi trường, mặc dù độ ẩm và nhiệt độ quá cao vẫn luôn là những điều kiện phải tránh do có nguy cơ phát triển nấm mốc và côn trùng. Ánh hưởng của những dao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối lên đồ vật lưu trữ là một mối quan ngại lớn khác đối với việc kiểm soát môi trường. Những dao động về nhiệt độ rất nghiệm trọng – nghiên cứu được tiến hành tại Thư viện Quốc hội cho thấy nếu giấy đã từng trải qua những dao động về nhiệt độ, thì quá trình phá huỷ hoá học của giấy đó diễn ra nhanh hơn so với giấy được cất tại nơi có nhiệt độ không đổi. Hơn nữa, giấy – giống như nhiều chất liệu khác – chứa chất hogroscope, có nghĩa là nó có khả năng hấp thụ và toả hơi ẩm. Điều này có nghĩa là khi nhiệt độ tăng lên và độ ẩm tương đối giảm xuống, hơi ẩm sẽ được thải từ một đồ vật có chứa hogroscope ra ngoài không khí, vì đồ vật này cố gắng duy trì trạng thái cân bằng. Khi nhiệt độ hạ xuống và độ ẩm tương đối lại tăng lên, hơi ẩm lại quay trở lại đồ vật. Quá trình này có thể gây ra một sức ép tự nhiên vì sự thay đổi tỷ lệ độ ẩm khiến cho chất liệu nở ra và co lại. Điều này gây tổn hại nghiêm trọng đến những chất liệu tổng hợp như nội thất và các tác phẩm nghệ thuật, và khiến cho sách báo và giấy tờ bị quăn và biến dạng (mặc dù trong một số trường hợp, sách báo và giấy tờ được bảo vệ tránh những dao động vừa phải của độ ẩm tương đối, vì những thay đổi về độ ẩm có thể gia tăng do điều kiện lưu trữ khép kín hay do sách báo bị đóng chặt với nhau . Cuối cùng, các nhà quản lý lưu trữ phải nhận thức được rằng mặc dù không có nguy cơ cụ thể nào gắn với môi trường lưu trữ ở nhiệt độ thấp (trên thực tế, việc lưu trữ trong điều kiện như vậy làm giảm đáng kể quá trình hư hỏng), song độ ẩm tương đổi thấp lại gây tổn hại đến một số chất liệu. Lâu nay, người ta luôn lo ngại rằng giấy sẽ rất dễ hư hỏng nếu lưu giữ tại các độ ẩm tương đối thấp. Nghiên cứu cho thấy rằng giấy có thể được lưu giữa an toàn ở độ ẩm tương đối khoảng 20%, hoặc 30% nếu phải tăng độ ẩm lên; nên không nhất thiết phải lưu trữ ở những độ ẩm từ 40-50% mới bảo đảm mục tiêu an toàn. Đối với các chất liệu giấy da và phim ảnh, nên duy trì độ ẩm tương đối thấp để tạo môi trường hoá học ổn định; song những chất liệu này không được lưu giữ ở độ ẩm dưới 30%. Đặc biệt, trong trường hợp giấy da, cần hết sức lưu ý tránh thay đổi môi trường nhanh chóng vì điều này có thể gây hư hỏng đối với đồ vật . Việc kiểm soát môi trường rất tốn kém- vậy kết quả thu được ở đây là gì? Mặc dù giới lưu trữ, bảo tồn không thể thống nhất về những tiêu chuẩn cụ thể đối với việc kiểm soát môi trường khi lưu giữ những đồ vật làm từ giấy, song các nhà quản lý vẫn đạt được sự nhất trí về một số kết luận chung rút ra từ nghiên cứu, đó là: - Nhiệt độ trên 70 độ F và độ ẩm tương đối trên 55-60% sẽ kích thích nấm mốc và côn trùng phát triển. - Quá trình hư hỏng sẽ gia tăng tại những thái cực môi trường: độ ẩm cao làm gia tăng quá trình hình thành a- xít; độ ẩm tương đối dưới 30% có thể gây hại cho giấy, giấy da, chất kết dính, nhũ tương phim ảnh và các chất liệu khác. - Trong khoảng giới hạn này thì nhiệt độ và độ ẩm tương đối càng thấp càng tốt, với điều kiện chúng không giao động . Bước đầu tiên nhằm hạn chế sự hư hỏng thông qua việc quản lý môi trường tốt mà cơ quan lưu trữ cần chú trọng là duy trì điều kiện môi trường ổn định trong suốt cả năm, nhiệt độ không cao quá 70 độ F và độ ẩm tương đối từ 30-50%. Đây là những giá trị được đưa ra trong cuốn Nguyên tắc chỉ đạo về môi trường đối với việc lưu giữ giấy tờ, một báo cáo kỹ thuật của Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia. Báo cáo chỉ rõ rằng cần lựa chọn một tiêu chí giá trị trong khoảng 30-50% đối với độ ẩm tương đối, điều này phụ thuộc vào yếu tố nào hệ thống kiểm soát môi trường của cơ quan đó có thể duy trì ổn định lâu dài. Báo cáo lưu ý rằng nhiệt độ không nên thay đổi vượt quá mức ±2 độ F và độ ẩm tương đối không nên lên xuống quá mức ±3% trong vòng 24 tiếng đồng hồ. Nếu kiểm soát được những dao động, sự tổn hại đối với đồ lưu trữ sẽ chậm hơn đáng kể so với hàng loạt những điều kiện lưu trữ hiện nay tại nhiều khu vực khác nhau của Mỹ và Ca-na-đa. Các cơ quan chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo tồn lâu dài phải được cấp kinh phí khi cần để có thể đạt được điều kiện môi trường tối ưu. ít nhất, ở những nơi cần phải có hệ thống sởi cho mùa đông dài, nhiệt độ cũng nên giữ thấp ở mức nhân viên có thể chịu đựng được (giả thiết đã đạt được độ ẩm tương đối như mong muốn). ở những nơi nhiệt độ và độ ẩm mùa hè cao, cần để các đồ vật lưu trữ có tầm quan trọng lâu dài trong phòng điều hoà. Không có trường hợp nào cần phải tắt thiết bị kiểm soát môi trường hay thay thế bằng máy điều chỉnh nhiệt dùng vào ban đêm, cuối tuần hoặc trong những thời gian khác khi phòng lưu trữ không hoạt động. Những thay đổi nhanh chóng, lặp đi lặp lại khi thiết bị cố gắng chuyển khu vực lưu trữ từ điều kiện "đóng cửa" sang điều kiện "làm việc" gây ra áp lực lớn đối với các đồ vật lưu giữ ở đây. ở một số khu vực, thời tiết khắc nghiệt và kinh tế khó khăn buộc các cơ quan phải đóng cửa vào mùa đông. Trong tình hình như vậy, không phải thời tiết lạnh gây tổn hại tới đồ lưu trữ, mà chính độ ẩm dễ thay đổi trong một toà nhà chưa thực sự được cách ly hay đóng kín để ngăn không khí ùa vào. Các biện pháp nhằm đông hoá các đồ lưu trữ đã được ứng dụng. Thêm vào đó, việc kiểm soát độ ẩm mùa đông bằng cách hạ thấp hơi nóng đồng thời sử dụng các thiết bị cảm biến về độ ẩm có thể sẽ có tác dụng. Nếu mùa đông quá khắc nghiệt, hệ thống sưởi trung tâm có thể làm giảm đáng kể độ ẩm tương đối trong một toà nhà. ở nơi có thể lắp đặt hệ thống tạo độ ẩm, thì nên lắp hệ thống chạy bằng hơi nước, và luồng hơi phải sạch và độc lập với các hệ thống khác. Hầu hết hệ thống sưởi bằng hơi và nước nóng sử dụng các hoá chất chống ăn mòn để các ống dẫn không bị hư hỏng. Những hoá chất này có thể có hại cho nhân viên làm việc và đồ lưu trữ nếu chúng bị phân tán trong không khí. Dưới điều kiện độ ẩm cao kéo dài, thì mỗi điều hoà không khí thông thường sẽ không đủ để làm giảm độ ẩm. Vì vậy, cần theo dõi cẩn thận môi trường sử dụng điều hoà. Các hoá chất hút ẩm cũng có thể đưa những hoạt chất ráp gây hại vào không khí và chỉ nên sử dụng chúng trong trường hợp khẩn cấp. Sẽ lý tưởng hơn nếu ta bổ sung thêm một máy thổi mát. Duy trì những điều kiện hoàn hảo là điều khó thực hiện và tốn kém, đặc biệt ở khí hậu phía bắc chịu ảnh hưởng của mùa hè nóng nực, ẩm ướt và mùa đông lạnh giá, khô hanh. Hướng dẫn NISO đã chi tiết hoá các bước cho phép nhiệt độ và độ ẩm tương đối từ từ tăng lên (tức là thay đổi dần dần theo cùng một hướng) 3 độ F hay độ ẩm tương đối 3% mỗi tháng, theo sự chuyển mùa. Sự dao động tối đa cho phép hàng ngày là ±2 độ F và độ ẩm tương đối ±3%. Việc theo dõi chặt chẽ là điều cần thiết để phát hiện chính xác những thay đổi này. Bằng cách nào để xác định liệu môi trường có đạt yêu cầu không? Cách duy nhất để biết môi trường nào đang tồn tại trong toà nhà của bạn là đo và ghi lại nhiệt độ và độ ẩm tương đối bằng các thiết bị được thiết kế để phục vụ cho mục đích này. Điều này cần được tiến hành một cách có hệ thống ở những nơi lưu trữ những đồ vật có giá trị lâu dài. Một bản tường trình cụ thể, chính xác có thể giúp việc kiểm soát môi trường không phải dự trù những giả thuyết mà đi thẳng vào các bước đi hay mục tiêu mang tính thực tế nhằm cải thiện điều kiện của kho lưu trữ hay phòng trưng bày. Việc thuyết phục các nhà hoạch định chủ chốt quan tâm tới môi trường hiện tại của toà nhà cũng là việc làm cần thiết. Cùng với việc lập hồ sơ về điều kiện môi trường hiện tại, một chương trình theo dõi có thể hướng dẫn và ghi nhận tác động của những thay đổi khi vận hành các thiết bị kiểm soát môi trường sẵn có. Hệ thống sưởi, thông gió và điều hoà không khí (HVAC) hiếm khi được sử dụng một cách tối ưu, thậm chí cả khi tất cả các thiết bị này đã được lắp đặt. Một kỹ sư chuyên bảo dưỡng toà nhà hay nhà thầu phụ trách hệ thống HVAC có thể thường xuyên cải thiện hoạt động của hệ thống, nếu luôn có những thông tin cụ thể cho thấy tác động của việc thay mới các bộ ổn nhiệt, bộ lọc khí, hay thậm chí sắp xếp lại đồ nội thất để làm thông các lỗ thông hơi. Nếu thiết bị kiểm soát môi trường được thiết kế nhằm tạo ra những điều kiện lý tưởng, song các vấn đề vẫn không giải quyết được bằng những sửa chữa đơn giản và bảo trì thường xuyên, thì cần lấy lại sự cân bằng cho hệ thống một cách có chuyên môn. Đây là một quá trình bao gồm việc đo lại luồng khí và các đặc tính khác của hệ thống HVAC; đòi hỏi phải có một kỹ sư kiểm soát môi trường chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn cao. Nếu điều kiện không thể cải thiện được với thiết bị hiện có, một chương trình theo dõi cần lập hồ sơ về tính chất nghiêm trọng của vấn đề và đề xuất nhu cầu trang bị thêm máy móc thiết bị. Trường hợp khả quan nhất thì chương trình này sẽ chỉ rõ rằng thiết bộ kiểm soát môi trường hiện có đang hoạt động tốt và đảm trách được khối lượng công việc theo yêu cầu. Chương trình cũng xác định ra những vấn đề nhất thời đôi lúc phát sinh. Làm thế nào kiểm soát được môi trường? Có rất nhiều thiết bị khác nhau sẵn có để đo nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Song có thể chia chúng thành hai loại: loại có thể đo nhanh (như thông số về điều kiện môi trường tại một thời điểm cụ thể) và loại đưa ra một dãy thông số nối tiếp nhau về điều kiện môi trường. Mỗi cơ quan cần phân tích nhu cầu và khả năng của từng đơn vị để quyết định thiết bị theo dõi nào là phù hợp nhất. Dưới đây là những thiết bị phổ biến nhất . Thiết bị theo dõi nhanh gồm: 1- Nhiệt kế có thể cung cấp những thông tin chính xác về nhiệt độ với giá khoảng 10 đô/chiếc. Nhiệt kế kiểm tra dùng trong khoa học luôn có bán, song về mức độ chính xác, một nhiệt kế tiêu chuẩn đo được cả điều kiện môi trường sắp tới trong toà nhà sẽ thoả mãn thị hiếu của người tiêu dùng. Hầu hết các thiết bị đo độ ẩm tương đối đều có lắp đặt thêm một bộ cảm ứng nhiệt, vì độ ẩm tương đối chỉ là một phần của nhiệt độ không khí chỉ lượng hơi ẩm có trong không khí. 2- Dụng cụ đo độ ẩm kiểu đĩa số đơn giản luôn có bán tại hầu hết các cửa hàng đồ điện với giá 15 đô hoặc thấp hơn, là một cách tiết kiệm để đo độ ẩm tương đối, song không nên sử dụng thiết bị này vì có thể không chính xác và hầu hết đều không kiểm tra lại được. Chỉ ngoại trừ dụng cụ đo độ ẩm đĩa số sử dụng “màng liên kết của động vật” có độ chính xác cao hơn. 3- Dải băng hay thẻ màu chỉ độ ẩm là một thiết bị theo dõi độ ẩm khác cũng có chi phí thấp (giá từ 1-5 đô/một dải). Một số dải có thể lộn lại nên tái sử dụng được, trong khi những loại khác chỉ dùng một lần. Dải băng chỉ độ ẩm chỉ cung cấp những thông số áng chừng; để chắc chắn, các thông số hiện thị chỉ ra các điều kiện môi trường cực cao hoặc cực thấp. 4- Thiết bị đo độ ẩm treo dây (giá khoảng 100 đô) là thiết bị ít tốn kém nhất có khả năng đo độ ẩm tương đối chính xác. Gồm hai nhiệt kế đặt song song. Bầu nhiệt kết thứ nhất được bọc bởi một chiếc bấc được người sử dụng dùng nước cất làm ướt. Thiết bị này lúc lắc, mỗi giây quay một vòng trong khoảng vài phút để lấy thông số chính xác. Kết quả luồng không khí đi qua chiếc bấc ướt sẽ làm mát nhiệt kế thứ hai, và sự khác biệt giữa nhiệt độ của bầu khô và bầu ướt được sử dụng để đo độ ẩm tương đối. - Mặc dù điều kiện môi trường có thể được xác định nhờ sử dụng thiết bị này (vài lần trong một ngày),...u rõ hoạt động của hệ thống để bảo đảm rằng hệ thống họat động tốt. Công việc chưa hoàn tất cho đến khi hệ thống đi vào vận hành liên tục, và đây thuộc trách nhiệm của nhà thầu. Không có bất cứ chủ thầu nào cố tình lắp đặt ra một hệ thống không họat động được, song lại có nhiều chủ thầu không dành thời gian cuối dự án để kiểm tranh công trình do họ làm ra. Theo quan điểm của chủ thầu, không có lý do gì để cho rằng một hệ thống sẽ không họat động theo như thiết kế, vì ngày nào chủ thầu cũng theo dõi sát quá trình thi công. Nhiều khi ngày trong ngày sử dụng đầu tiên, người sử dụng đã phàn nàn rằng hệ thống lắp đặt đã có vấn đề, chỉ vì không chạy thử kiểm tra hệ thống trước khi đưa vào sử dụng. Nếu không tiến hành việc chạy thử kiểm tra do một chuyên gia không có mối liên hệ với chủ xây dựng, thực hiện, thì cơ quan chủ quản có thể sẽ phải thời xuyên gọi các chủ xây dựng cử người tới sửa chữa hệ thống mới này. Cơ quan chủ quản không ý thức được tính phức tạp của hệ thống, sẽ phó mặc mọi thứ cho các chủ xây dựng, những người không có ý định tìm ra những thiếu sót trong việc lắp đặt của họ. Nhà thiết kế, có thể không còn ở đó, sẽ bị đổ lỗi vì những hỏng hóc của hệ thống, trong khi chủ xây dựng "đang cố hết sức để phục hồi" nó. Việc đổ lỗi này chỉ chấm dứt khi cơ quan chủ quản không thể gắng sức nữa hoặc cho gọi nhà thiết kế hoặc một chuyên gia tư vấn có chuyên môn khác, người đáng lẽ phải bắt tay vào việc ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt. Từ xưa tới nay, các cấu phần có nhiều rủi ro nhất trong hệ thống máy móc lắp đặt mới là hệ thống cân đối lưu lượng không khí và nước và hệ thống điều khiển tự động. Chính vì thế, cần lưu tâm nhất tới những cấu phần này trong giai đoạn khởi động/vận hành của bất kỳ dự án nào. Hệ thống cân đối Thông thường, người tiến hành việc cân đối là các nhà thầu phụ hoặc nhân viên của nhà thầu về máy móc, và trách nhiệm của họ là bảo đảm lưu lượng không khí do quạt thổi vào được đưa tới những không gian cụ thể với số lượng và tỷ lệ đúng như trong thiết kế. Họ cũng phải đảm bảo rằng lưu lượng nước do máy bơm cung cấp được phân tới mỗi thiết bị theo đúng như yêu cầu, cho phép thiết bị họat động tốt. Người tiến hành cân đối sử dụng những công cụ đặc biệt để kiểm tra và đo lưu lượng khí và nước, ngoài ra, họ còn phải đệ trình một báo cáo lên nhà thiết kế sau khi đã hoàn tất các quy trình cân đối nói trên. Đôi khi, nhà thiết kế chỉ xem qua báo cáo và nhất trí rằng các chỉ số ghi nhận đã đáp ứng những yêu cầu quy định trong thiết kế. Nhà thiết kế thường không cho rằng họ có trách nhiệm phải kiểm tra các kết quả ghi trong báo cáo. Vì lý do này, những người tiến hành cân đối thường chỉ việc ghi lại những thông số theo như yêu cầu mà không cần kiểm tra tình hình thực tế. Nói thế thì cũng oan cho các nhà cân đối có lương tâm, nhưng ta cũng nên cẩn trọng và luôn giả sử rằng các bản báo cáo cân đối không chính xác 100%. Việc kiểm tra chạy thử cũng cần có những thiết bị tương tự như việc tiến hành cân đối và vì vậy, cần đầu tư thuê chuyên gia tiến hành các cuộc chạy thử này. Cơ quan chủ quản có thể thuê một nhà thầu độc lập không bị ảnh hưởng gì đến kết quả thu được để tiến hành chạy thử kiểm tra. Kết quả thu được ở đây sẽ đáng tin cậy hơn nhiều so với kết quả của chủ thầu. Việc kiểm tra ngẫu nhiên một vài máy khuếch tán hay van điều tiết khí để so sánh với bản báo cáo cân đối sẽ giúp cơ quan chủ quản cảm thấy tin tưởng vào độ chính xác của toàn bộ bản báo cáo. Nếu kết quả kiểm tra ngẫu nhiên phù hợp với bản báo cáo thì có thể không cần phải kiểm tra từng đường dẫn khí ra vào. Ngược lại, nếu việc kiểm tra ngẫu nhiên cho kết quả khác biệt lớn với báo cáo, thì có thể cần kiểm tra lại từng thiết bị và tổng hợp các kết quả mới này thành một báo cáo đưa cho người đã tiến hành cân đối trước. Người tiến hành cân đối này sẽ phải quay trở lại nơi thi công (mà không được hưởng bất cứ khoản thanh toán bổ sung nào) để cân đối lại toàn bộ hệ thống và đề trình lại một bản báo cáo sửa đổi. Qua đó, người tiến hành cân đối sẽ ý thức được rằng cơ quan chủ quản rất "nghiêm túc" với bản báo cáo cân đối (nhiều cơ quan đã không có thái độ này) và làm việc chính xác ở lần thứ hai. Người tiến hành cân đối độc lập sẽ còn được gọi đến để tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên số liệu báo cáo sửa đổi cho đến khi cơ quan chủ quản yên tâm rằng hệ thống đã được cân đối theo như thiết kế. Điều này cũng được áp dụng đối với việc cân đối lượng nước, mặc dù người cân đối lúc đầu thường thận trọng khi cân đối lượng nước, bằng cách quy định một lượng nước lớn hơn so với lượng nước theo như thiết kế vào mỗi bộ phận thiết bị. Cách làm này dù sao vẫn tốt hơn so với việc quy định lượng nước thấp hơn, vì chính các van kiểm soát thông thường sẽ tự động điều chỉnh lưu lượng nước vào thiết bị theo đúng quy định để đạt được điều kiện môi trường lý tưởng. Tuy việc cân đối lượng nước càng chính xác càng tốt, song nếu cân đối theo cách trên cũng không gây hại cho hoạt động của hệ thống như việc cân đối thừa lượng khí. hệ thống điều khiển tự động Bộ não của bất cứ hệ thống máy móc nào là hệ thống điều khiển tự động. Vì thế, việc kiểm tra các bộ điều khiển này hết sức quan trọng để bảo đảm rằng hệ thống phù hợp với quy định chi tiết trong thiết kế. Đáng tiếc, đây cũng là một công việc thường bị sao nhãng, một phần do nhiều người không hiểu đầy đủ về các hệ thống điều khiển. Nếu nhà thiết kế dự án cảm thấy không thoải mái khi tiến hành kiểm tra các hệ thống điều khiển, thì ta cần thuê một chuyên gia độc lập để thực hiện việc này. Mỗi hệ thống điều khiển đều có sự khác biệt, đặc biệt với các hệ thống điều khiển kỹ thuật số trực tiếp bằng máy tính ngày nay (DDC), song nhà thiết kế hoặc chuyên gia độc lập không cần phải thông thạo việc lập trình chi tiết và các giao diện phần mềm của hệ thống được kiểm tra. Nhà thầu cung cấp hệ thống điều khiển phải có mặt vào lúc chạy thử kiểm tra để thao tác các chức năng cụ thể của hệ thống theo yêu cầu của người kiểm tra, và quy định này cần được ghi rõ trong bản thiết kế. Việc khởi động/vận hành hệ thống điều khiển bao gồm 3 bước sau đây + Cài đặt thông số Mọi bộ cảm ứng, đặc biệt là bộ cảm ứng nhiệt độ và độ ẩm tương đối, phải được cải đặt thông số phù hợp để bảo đảm cung cấp đúng các thông số về điều kiện môi trường thực tế. Quá trình này có thể mất nhiều thời gian, nhưng đơn giản và chỉ cần dùng một máy đo độ ẩm treo dây do một người sử dụng có kinh nghiệm vận hành. Để đảm báo điều khiển lưu lượng không khí phù hợp theo các mục tiêu về áp suất hay chất lượng khí trong phòng, nhất thiết ta phải cài đặt thông số cho bộ cảm ứng đo lưu lượng khí phù hợp với vị trí lắp đặt. Điều này đòi hỏi sự hợp tác của người cân đối khí để so sánh thông số về lưu lượng khí trên thực tế với kết quả hiển thị trên bộ cảm ứng. Lá chắn tự động cũng cần cài đặt thông số để bảo đảm họat động phù hợp với yêu cầu của hệ thống điều khiển. Nếu những lá chắn khí bên ngoài được đặt thông số ở mức quy định tối thiểu trong giờ cao điểm nhằm bảo đảm sự lưu thông gió tốt, thì một lần nữa ta cần nhắc nhở người cân đối khí xác định chính xác lại chương trình họat động của lá chắn sao cho phù hợp với lưu lượng khí bên ngoài. Các van tự động đối với các quá trình làm nóng, làm mát và tạo ẩm cũng cần đặt thông số để bảo đảm họat động của các thiết bị này đáp ứng yêu cầu của hệ thống điều khiển. Một vấn đề quan trọng nữa là việc phối hợp họat động của nhiều van khác nhau nhằm đảm bảo quá trình làm nóng và làm mát không xảy ra đồng thời, trừ những trường hợp do hệ thống điều khiển quy định rõ. + Chạy thử Quy trình chạy thử bao gồm việc "khởi động" các bộ phận của hệ thống điều khiển. Việc này còn bao gồm cả việc thay đổi các thông số điều khiển tự động và quan sát bằng mắt thường sự điều chỉnh của các van và lá chắn. Việc chạy thử cũng nên vượt quá các thông số giới hạn, như vào ban ngày và lúc cao điểm, để người chạy thử có thể quan sát các động cơ quạt khởi động, ngừng họat động hoặc thay đổi tốc độ. Một quy trình chạy thử có thể được triển khai với từng chiến lược của hệ thống điều khiển được ghi rõ trong thiết kế nhằm bảo đảm hệ thống họat động tốt trong hầu hết mọi điều kiện môi trường. Thông qua việc vận hành hệ thống với các mức độ khác nhau trong quy trình chạy thử, cơ quan chủ quản sẽ lường trước được mọi vấn đề có thể xảy ra đối với hệ thống điều khiển sau khi đã chính thức tiếp quản công trình. Điều này thấy rõ nhất với hệ thống điều khiển vận hành được vào mùa hè nhưng không họat động được vào mùa đông. Họat động vào mùa hè có thể tốt, nhưng nếu ta không chạy thử kiểm tra kỹ càng thì cũng không thể nói trước điều gì sẽ xảy ra khi chuyển mùa. Đến lúc đó, nhà thầu cung cấp hệ thống điều khiển có thể đã kết thúc công trình từ lâu và không còn động cơ tài chính nào buộc họ phải giúp cải thiện hệ thống nữa. Và hiển nhiên là những vấn đề tương tự cũng sẽ xảy ra với hệ thống vận hành vào mùa đông nhưng không được chạy thử kiểm tra họat động trong mùa hè. Những sai sót không lường trước trong họat động của hệ thống điều khiển sẽ gây hại cho các đồ vật lưu trữ. Chính vì thế, bắt buộc ta phải đưa hệ thống vào thử nghiệm trong mọi điều kiện môi trường, dù đó là điều kiện thực tế hay nhân tạo, trước khi đưa vào sử dụng chính thức. + Vi chỉnh Công việc vận hành cuối cùng là vi chỉnh hệ thống điều khiển. Việc này gồm điều chỉnh các thông số của hệ thống theo đúng yêu cầu để đạt được độ chính xác và tốc độ phản ứng lý tưởng. Một lần nữa, do mỗi hệ thống có sự khác biệt, nên việc này phải do nhà thầu về hệ thống điều khiển thực hiện, song nhà thiết kế phải kiểm tra kết quả. Nói một cách đơn giản, việc điều khiển một thiết bị đơn lẻ, như van nước nóng, rút lại thành một công thức toán học với một vài tham số có thể thay đổi để đạt được những đặc tính khác nhau trong vận hành. Ví dụ như hệ thống điều khiển nhận tín hiệu đầu vào từ một bộ cảm ứng nhiệt độ và so sánh tín hiệu đó với thông số quy định được đặt sẵn cho bộ cảm ứng đó. Nếu tín hiệu đó chỉ ra rằng nhiệt độ thực tế thấp hơn so với mức quy định, thì hệ thống điều khiển truyền một tín hiệu đầu ra cho van nước nóng, buộc van đó phải mở ra ở một mức nhất định để cung cấp thêm hơi nóng. Biểu độ ở hình 2 mô tả tín hiệu đầu vào (nhiệt độ) trên trục tung ứng với từng thời điểm trên trục hoành cùng các giá trị tham số khác nhau theo công thức của hệ thống điều khiển. Đường Cong điều khiển #1 cho thấy một phản ứng nhanh, với những dao động lớn không tốt xung quanh mức nhiệt độ quy định. Đường Cong điều khiển #2 cho thấy một công thức triệt tiêu sự dao động xung quanh mức quy định, song phản ứng lại quá chậm. Đường Cong điều khiển #3 cho thấy một công thức điều khiển "lý tưởng" cho phép phản ứng nhanh không cần phải điều chỉnh (tức là không để xảy ra sự vượt mức). Sự vượt mức là hiện tượng trong đó tạo ra một điều kiện môi trường vô cùng đặc biệt, khiến hệ thống phản ứng một cách thái quá khi đưa ra sự điều chỉnh. Trong trường hợp này, các điều kiện môi trường dao động lên xuống giữa hai thái cực trước khi dần dần đạt tới thông số lý tưởng, như minh họa ở Đường Cong điều khiển #1. Các bản thiết kế cần cụ thể những giới hạn trên và giới hạn dưới, như nhiệt độ ±1 độ F, độ ẩm tương đối ±3%... Chính nhà thầu cung cấp hệ thống điều khiển có trách nhiệm xác định các thông số cần thiết để đạt được sự phản ứng nhanh nhất trong phạm vi những giới hạn đó. Đây thường là một quá trình gian khó, mất nhiều thời gian, mầy mò và phải vận dụng phương pháp thử-sai. Nhiều nhà thầu thường lướt qua, sử dụng những thông số định sẵn theo kinh nghiệm. Những thông số này có thể sử dụng được tại các toà nhà thương mại thông thường, những nơi mà việc kiểm soát môi trường chặt chẽ có không tầm quan trọng lớn, song các nhà thầu phải hiểu rằng họ cần phải vi chỉnh hệ thống điều khiển đạt mức tối ưu để ứng dụng phù hợp vào các viện bảo tàng hay kho tư liệu. Họat động bình thường Khi hệ thống máy móc đã được lắp đặt, chạy thử và vi chỉnh, họat động theo như thiết kế, thì lúc này cơ quan chủ quản có toàn quyền quyết định và tự chịu trách nhiệm với hệ thống này. Vào thời điểm này, cơ quan chủ quản có thể thấy túng thiếu về tài chính, sau khi ngân sách đã chi gần hết cho những cải tạo lớn, song đây không phải là lúc để tiết kiệm. Để bảo đảm hệ thống mới vận hành tốt liên tục và các bộ phận trong đó đạt tuổi thọ tối đa, cơ quan phải quan tâm tới quá trình họat động sau này của hệ thống. Mức độ quan tâm cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp của hệ thống, song thậm chí với những thiết bị và hệ thống điều khiển đơn giản nhất, ta cũng cần bảo dưỡng, lau chùi và cài đặt thông số định kỳ. Nếu cứ bỏ mặc các thiết bị tự hoạt động, thì mới đầu hệ thống có vẻ hoạt động tốt cho đến khi xảy ra trục trặc lớn hoặc môi trường ở một hoặc một vài không gian đã xuống cấp, cách quá xa so với các thông số quy định, buộc cơ quan chủ quản phải lưu tâm tới. Đến lúc đó, việc cứu vãn tình hình sẽ đòi hỏi nỗ lực và chi phí lớn, vì hệ thống có thể nảy sinh vô số trục trặc. Bên cạnh đó, tổng chi phí thực tế nằm ngoài dự tính và tài chính không thể sẵn có để đưa hệ thống quay trở lại trạng thái họat động ban đầu "theo như thiết kế", và khi đó cơ quan chủ quản sẽ đối mặt với khả năng mất đi lợi ích của dự án xây dựng hay nâng cấp vừa hoàn thành. Để tránh hậu quả này, ta cần dành ra một khoản ngân sách để bảo dưỡng tốt thiết bị mới. Một trong những biện pháp hữu hiệu lại tốn ít chi phí nhất để có được một hệ thống luôn vận hành ở mức tối đa là ít nhất có một nhân viên thông thạo và đáng tin cậy, chịu trách nhiệm về thiết bị. Người này, như chúng ta thường gọi là Điều hành viên Hệ thống Máy móc, có thể là nhân viên kiêm nhiệm, hay chuyên gia tư vấn, hoặc nhà thầu dịch vụ sửa chữa, hay kết hợp sử dụng cả ba người trên. Công việc bao gồm: thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống máy móc. Chỉ trừ đối với những hệ thống lắp đặt lớn nhất, công việc này không nhất thiết cần một biên chế riêng. Một chương trình bảo dưỡng tốt phải lường trước được những trục trặc trước chúng trở nên nghiêm trọng. Điều này có thể thực hiện được nếu theo dõi, ở mức độ tối thiểu, những đặc tính sau đây của hệ thống: Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong không gian Công việc này phải thực hiện ở bất cứ nơi nào đòi hỏi có các điều kiện môi trường được kiểm soát chặt chẽ. Điều hành viên hệ thống máy móc cần thường xuyên kiểm tra các thông số ghi nhận, phát hiện các dấu hiệu cho thấy hệ thống có chiều hướng xuống cấp. Nắm được những thông tin này, điều hành viên có thể thay đổi các bộ lọc, lau chùi các ống bảo ôn và bảo nhiệt, cài đặt lại thông số đối với hệ thống điều khiển..., trước khi các điều kiện môi trường tiến triển theo hướng xấu hơn và có thể gây tổn hại cho đồ lưu giữ trong không gian đó. Theo dõi các hóa đơn thanh toán về năng lượng Điều hành viên phải có trong tay tất cả các hóa đơn thanh toán tiên điện, ga và dầu của cơ quan. Bằng cách theo dõi việc tiêu thụ năng lượng hàng tháng và năm, điều hành viên sẽ biết được đâu là mức tiêu thụ "bình thường" và nhanh chóng xác định ra các mức bất thường ở đây có thể là biểu hiện của một trục trặc ở bên trong thiết bị. Những bất thường này sẽ được kiểm tra và xử lý trước khi chúng gây ảnh hưởng đến môi trường. Theo dõi tình trạng các bộ lọc Thông qua việc thường xuyên theo dõi tình trạng của các bộ lọc rác thể rắn và bộ lọc khí bẩn, điều hành viên sẽ biết chính xác loại bộ lọc nào cần thay thế. Việc theo dõi bộ lọc rác thể rắn rất đơn giản và chỉ cần lắp đặt và theo dõi thường xuyên đồng hồ đo áp suất chênh lệch qua mỗi thành bộ lọc. Nếu bộ lọc bị bẩn, không khí sẽ khó lưu thông qua bộ lọc, làm áp suất tại thành bên kia bộ lọc giảm đi. Các bộ lọc rác thể rắn: Nếu không có các thông tin chính xác hơn, thì ta có thể dựa vào các gợi ý về giới hạn áp suất chênh lệch cho bộ lọc ở mức tối đa của nhà sản xuất, nhưng cách tốt nhất là ta biết được cụ thể mức giảm áp suất mà nhà thiết kế áp dụng đối với từng bên của bộ lọc. Vì mức tối đa theo gợi ý của nhà sản xuất thường khá cao, còn theo nhà thiết kế không phải tất cả các bộ lọc đều bẩn với từng kích cỡ quạt cụ thể. Khi áp suất qua bộ lọc giảm vượt quá mức tối đa theo quy định trong thiết kế, lượng không khí đưa vào hệ thống sẽ giảm, và vì vậy, hạn chế khả năng làm nóng, làm mát, tạo ẩm và hút ẩm của hệ thống. Một lý do khác là ta không nên đợi cho đến khi các bộ lọc thật bẩn mới thay chúng. Vì khi đó, bụi bẩn có thể đã chui qua bộ lọc vào ống dẫn trong lúc thay thế và thổi vào môi trường không gian. Điều này rõ ràng có thể tránh được. Dựa vào chủng loại bộ lọc, vị trí lắp đặt và chất lượng không khí xung quanh, bộ lọc rác thể rắn có thể họat động tốt trong khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng. Bộ lọc khí bẩn: Việc theo dõi và bảo dưỡng bộ lọc khí bẩn phức tạp hơn và phụ thuộc vào chủng loại bộ lọc. Các khay lọc than hoạt tính thông thường đòi hỏi phải kiểm tra mẫu than họat tính định kỳ, thường do nhà sản xuất thực hiện, mới quyết định được tuổi thọ của bộ lọc. Khi than họat tính đã "qua sử dụng", nghĩa là đã hết khả năng hút chất bẩn, thì phải thay mới than họat tính trong khay. Các chủng loại bộ lọc khác cũng đòi hỏi quy trình xử lý khác nhau mới quyết định được khi nào chúng cần phải thay thế hay thay mới chất liệu lọc. Và không có chủng loại nào có quy trình theo dõi đơn giản như bộ lọc rác thể rắn. Các bộ lọc khí bẩn thường dùng được tối thiểu là một năm, thậm chí còn lâu hơn, tùy theo chất lượng không khí xung quanh và loại chất bẩn mà chúng hấp thu. Theo dõi họat động của hệ thống điều khiển Hệ thống điều khiển tự động cũng đòi hỏi có sự quan tâm thường xuyên nhằm bảo đảm rằng hệ thống vẫn họat động theo như thiết kế. Ta cần bảo đảm rằng điều hành viên có hiểu biết cơ bản về hệ thống điều khiển, song người này không nhất thiết phải là một chuyên gia về lập trình và điều chỉnh các hệ thống điều khiển. Người này chỉ cần có kiến thức đủ để phát hiện và thông báo chính xác về các sự cố cho nhà thầu cung cấp thiết bị điều khiển hay nhà thầu dịch vụ sửa chữa khác. Việc theo dõi hệ thống điều khiển đang vận hành cũng tương tự như những việc cần làm trong giai đoạn khởi động/vận hành, đó là kiểm tra các bộ cảm ứng đã được cài đặt thông số chưa và tất cả các thiết bị có họat động tốt không. Các vấn đề trục trặc thường được phát hiện khi điều kiện môi trường đã xuống cấp, song khi đó một số đồ vật lưu trữ đã bị hư hỏng. Do vậy, nhất thiết ta phải chú trọng đến công tác bảo dưỡng dự phòng hơn là bảo dưỡng sửa chữa. Cải tạo Điểm cuối cùng cần lưu ý đối với giai đoạn "Họat động bình thường" của một hệ thống được áp dụng đối với những thay đổi phát sinh về không gian và/hoặc hệ thống. Ta có thể lường trước rằng việc sử dụng và bố cục không gian sẽ thay đổi nhiều lần trước khi một hệ thống xây dựng hay máy móc được thay thế hoặc nâng cấp toàn diện. Vì thế, những thay đổi này phải thận trọng nhằm đảm bảo không khiến cho toàn bộ họat động theo như thiết kế của hệ thống trở nên vô ích. Hệ thống máy móc cần điều chỉnh cho phù hợp với hầu hết những thay đổi về mặt kiến trúc, song những người lên kế hoạch cho một cải tạo "nhỏ" thường không chú ý tới thực tế này. Thiết bị máy móc thường ở ngoài tầm mắt họ, nên cũng không khiến họ phải để tâm tới. Vấn đề này có thể dễ dàng tránh được, khi có một Điều hành viên Hệ thống Máy móc chịu trách nhiệm trông coi thiết bị. Điều hành viên này cần được tham khảo ý kiến khi xác định tác động của việc cải tạo lên hệ thống trong tương lai, khả năng phục vụ của hệ thống trong những không gian mới, và liệu có cần thêm chuyên gia, như kỹ sư thiết kế, tư vấn cho việc cải tạo này không. Kết luận Tóm lại, những ai hết sức quan tâm tới thành quả cuối của của bất kỳ dự án nào cũng đều sử dụng và đặt hy vọng vào những hệ thống máy móc được xây dựng mới hoặc cải tiến này. Hợ sẽ có lợi thế nếu tham gia vào quá trình thiết kế và theo sát các quá trình thi công, khởi động/vận hành và họat động bình thường vốn có trong tất cả các dự án xây dựng. Đây có thể không phải là trách nhiệm của cơ quan chủ quản, song đây là cách tốt để biết rõ thực trạng tiến trình dự án và đưa ra những câu chất vấn đúng lúc khi ta cần nhắc nhở những người có trách nhiệm. Những công việc được đề cập đến ở đây có thể vận dụng cho mọi dự án xây dựng, không chỉ với việc xây mới cơ bản. Những công việc này cũng cần được áp dụng lại với việc cải tạo sau này, dù là nhỏ đến đâu. Trên thực tế, việc cơ quan chủ quản tham gia tích cực vào công trình cải tạo "nhỏ" thậm chí còn có tầm quan trọng hơn, vì công trình càng nhỏ thì càng dễ bị các nhà thiết kế và nhà thầu xây dựng xem nhẹ. Mặc dù mỗi dự án xây dựng có những khác biệt riêng, song chúng đều vốn có hàng lọat các vấn đề và sức ép tương tự, những đề xuất của tài liệu này có thể áp dụng chung cho mọi công trình. Điều quan trọng là với tư cách là người sẽ làm việc trong không gian đang được thi công, ta phải hiểu rõ quá trình thi công tại đó và quyền được đòi hỏi đối với chất lượng nghiệm thu. Nắm được điều này, bất kỳ một cơ quan chủ quản nào cũng sẽ tỉnh táo yêu cầu dứt điểm rằng hệ thống phải được lắp đặt và vận hành theo đúng thiết kế. Nguồn cung cấp thiết bị và dịch vụ sửa chữa Nguồn cung cấp thiết bị sẽ tùy thuộc vào quy định cụ thể và kinh nghiệm của nhà thiết kế. Ta cần khẳng định chắc chắn rằng dịch vụ sửa chữa và cung cấp linh kiện thiết bị luôn sẵn có tại địa phương. Thâm niên tham gia họat động kinh doanh của công ty, xếp hạng của họ tại Cục Chất lượng Doanh nghiệp và kinh nghiệm của nhà thiết kế cũng như chủ thầu xây dựng với thiết bị sản phẩm là những thông tin hữu ích hướng dẫn cho việc lựa chọn. Ngoài ta, ta cũng có thể tham khảo thêm ý kiến các cơ quan khác đã từng lắp đặt những thiết bị hay hệ thống tương tự, và việc này chỉ cần thực hiện bằng một cuộc gọi đến những cơ quan đó. Ta cũng nên tham khảo đề xuất về việc thuê một bên độc lập phụ trách việc kiểm tra và chạy thử từ một cơ quan khác có kinh nghiệm trong một dự án tương tự. Một hiệp hội bảo tàng trong vùng hay một chi cục bảo tồn lâu năm cũng sẽ cho ta những gợi ý tốt Tác giả: Beth Lindblom Patkus, Chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA. Giới thiệu Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các bộ sưu tập ở thư viện và cơ quan lưu trữ. Giấy, bìa sách và các vật phẩm (mực, chất bắt sáng trên mặt tấm ảnh, thuốc nhuộm, chất sắc tố và nhiều vật liệu khác được sử dụng để tạo nên chữ viết và hình ảnh) đặc biệt nhạy cảm với ánh sáng. ánh sáng gây hư hại bằng nhiều cách. Nó có thể làm giấy phai màu, ố vàng hay xỉn đen; làm yếu và giòn các sợi cellulose cấu tạo nên giấy. Nó khiến cho các vật phẩm và chất nhuộm trong tài liệu, ảnh và các tác phẩm nghệ thuật bị nhạt màu hoặc đổi màu. Hầu hết chúng ta đều nhận thấy sự phai màu là do ánh sáng gây ra, nhưng đó chỉ là dấu hiệu bề ngoài của những gì mà ánh sáng gây ra đối với cấu trúc vật lý và cấu trúc hoá học của những vật thể sưu tập. Ánh sáng cung cấp năng lượng cho những phản ứng hoá học có hại. Mọi người đều biết rằng tia cực tím (UV) có tính huỷ hoại đáng kể, nhưng cũng cần phải nhớ thêm rằng mọi ánh sáng đều có tác hại. ảnh hưởng của ánh sáng mang tính tích luỹ và không thể đảo ngược. Bản chất của ánh sáng Ánh sáng là một dạng năng lượng điện từ gọi là bức xạ. Những bức xạ chúng ta biết đến trong khoa học nguyên tử ở những bước sóng ngắn hơn nhiều so với quang phổ ánh sáng; sóng radio là những bước sóng dài hơn nhiều. Ánh sáng hữu hình (là dạng bức xạ mà chúng ta có thể nhìn thấy) nằm ở phần giữa của bảng quang phổ điện từ. Quang phổ hữu hình nằm trong khoảng 400-700nm (nanomét: là đơn vị đo bức xạ). Tia cực tím nằm ở phần sóng ngắn ở cuối quang phổ hữu hình (dưới 400nm). Tia hồng ngoại nằm ở phía cận trên của bước sóng dài nhưng mắt thường không thấy được. Loại ánh sáng này cũng gây nguy hiểm cho các bộ sưu tập. Ánh sáng gây huỷ hoại như thế nào? Năng lượng ánh sáng được các phân tử bên trong một vật thể hấp thụ mà sự hấp thụ này có thể gây ra nhiều phản ứng hoá học, và tất cả các phản ứng hoá học này đều gây ảnh hưởng xấu đến giấy. Thuật ngữ chỉ quá trình này là suy thoái quang hoá. Mỗi phân tử trong vật thể cần một lượng năng lượng tối thiểu để bắt đầu phản ứng hoá học với các phân tử khác. Nó được gọi là năng lượng kích hoạt. Các loại phân tử khác nhau có nguồn năng lượng kích hoạt khác nhau. Hình 1: Các bảng quang phổ điện từ (trích từ các tài liệu: “Chiếu sáng hợp lý trong trưng bày: Bảo vệ các bộ sưu tập tránh hư hại” (Proper Exhibition Lighting: Protections Collections from Damage) của Susan E. Weiss, Technology & Conservation xuất bản (Xuân 1977) Nếu như năng lượng ánh sáng tự nhiên hay ánh sáng nhân tạo bằng hoặc vượt quá năng lượng kích hoạt cần thiết của một loại phân tử nhất định thì phân tử đó được kích hoạt và có thể tạo ra các phản ứng hoá học. Khi đó, phân tử sẽ hoạt động theo nhiều cách khác nhau. Năng lượng vượt trội này được thể hiện dưới dạng nhiệt hoặc ánh sáng; năng lượng này cũng có thể phá vỡ nhiều mối liên kết bên trong phân tử (điều này sẽ tạo ra các phân tử nhỏ hơn và gây hậu quả xấu cho giấy); nó cũng có thể gây ra sự sắp xếp lại các nguyên tử cấu tạo nên phân tử; hoặc là năng lượng này sẽ được chuyển giao sang một phân tử khác. Một trong những phản ứng quang hoá chính là ôxi hoá, trong đó phân tử được kích hoạt sẽ chuyển giao năng lượng của nó cho một phân tử ôxi, phân tử ôxi này sẽ phản ứng với các phân tử khác để bắt đầu các phản ứng gây hại. Mặc dù các khả năng xảy ra vô cùng đa dạng nhưng chúng đều có cùng hậu quả là gây hư hại cho tài liệu. Những bước sóng ngắn hơn (như tia cực tím) có tần suất dày hơn (xuất hiện gần nhau hơn) cũng như mang nhiều năng lượng hơn so với các bước sóng dài. Điều này có nghĩa là chúng tấn công vật thể với nhiều năng lượng hơn, trong một thời gian ngắn hơn và năng lượng của chúng đạt hoặc vượt quá năng lượng kích hoạt cần thiết đối với nhiều loại phân tử khác nhau. Do vậy, chúng khiến tác động quang hoá xảy ra nhanh hơn và gây hậu quả lớn hơn. Nếu như các bước sóng dài hơn về phía phần màu đỏ của bảng quang phổ thì chúng sẽ có ít năng lượng hơn, tần suất giảm đi và khả năng “kích hoạt” phân tử cũng suy yếu. Cần ghi nhớ rằng ngay cả những ánh sáng có bước sóng dài cũng gây hại cho giấy và các vật liệu khác. Tia hồng ngoại tạo ra năng lượng làm tăng nhiệt độ của vật thể và điều này sẽ làm gia tăng tốc độ các phản ứng hoá học gây hại sẵn có trong giấy. So sánh Tia cực tím và ánh sáng hữu hình> Vì bức xạ cực tím là dạng ánh sáng có nhiều năng lượng nhất và có sức tàn phá lớn nhất nên chúng ta có thể cho rằng nếu loại trừ được tia cực tím thì ánh sáng hữu hình sẽ chỉ còn là vấn đề nhỏ. Điều này không đúng vì ánh sáng ở mọi bước sóng đều tạo ra những huỷ hoại đáng kể. Trên thực tế, tia cực tím dễ dàng bị loại trừ khỏi các khu vực lưu trữ hoặc trưng bày do mắt chúng ta không thấy được ánh sáng này. Còn ánh sáng hữu hình thì rắc rối hơn nhiều và chúng cần phải được loại trừ ra khỏi khu vực lưu trữ càng triệt để càng tốt, cũng như chúng cần được kiểm soát cẩn thận ở những khu vực khác. Các nguồn ánh sáng Có 2 nguồn ánh sáng là tự nhiên và nhân tạo. Các thư viện và cơ quan lưu trữ cần phải tránh các ánh sáng tự nhiên. Ánh sáng mặt trời có tỷ lệ tia cực tím cao. Ánh sáng ban ngày sáng hơn và có cường độ mạnh hơn nên gây hư hại nhiều hơn so với hầu hết các dạng ánh sáng nhân tạo. Hai nguồn ánh sáng nhân tạo hiện đang được sử dụng trong các thư viện, bảo tàng và lưu trữ là đèn nóng sáng và đèn huỳnh quang. (Thuật ngữ “đèn” được các kỹ sư và kiến trúc sư sử dụng để chỉ nhiều dạng bóng đèn khác nhau chứ không bao gồm cả phần khung và chụp đèn. Do yêu cầu tiết kiệm năng lượng và giảm chi phí, các nhà sản xuất đã và đang tiếp tục hoàn thiện công nghệ sản xuất đèn để tạo ra các sản phẩm bền, tốn ít năng lượng và tạo ánh sáng tốt hơn. Các loại đèn huỳnh quang compact, đèn vonfram-halogen, đèn chiếu rọi (HID), đèn không điện cực đã ra đời từ những yêu cầu đó. Đèn nóng sáng kiểu truyền thống phát sáng khi có một nguồn điện truyền qua dây tóc bằng vonfram của bóng đèn, đốt nóng dây tóc đó đến nhiệt độ 2700°C. Đèn nóng sáng chỉ chuyển đổi một lượng nhỏ điện năng thành ánh sáng, phần còn lại bị biến thành nhiệt năng. Loại đèn nóng sáng truyền thống tạo ra rất ít tia cực tím và do vậy không cần bộ phận lọc UV. Chúng gồm có các dạng bóng đèn tròn thông thường được sử dụng trong gia đình và nhiều loại đa dạng được dùng để chiếu sáng trong trưng bày như đèn phản quang R, đèn phản quang elip ER và đèn phản quang mạ nhôm parabol PAR. Đèn vonfram-halogen (còn được gọi là đèn thạch anh) là biến thể của loại đèn nóng sáng truyền thống. Bên trong 1 bóng đèn thạch anh có chứa khí halogen để đèn được cháy sáng hơn và lâu hơn. Loại đèn này tạo ra lượng tia cực tím đáng kể và cần phải có bộ phận lọc. Các bộ phận lọc khá đắt và nơi lắp đặt chúng cần được thiết kế đặc biệt để có thể hài hoà với bộ phận lọc. Đèn vonfram- halogen cũng được sử dụng để chiếu sáng nơi trưng bày, như các loại đèn Halogen PAR và đèn gương phản quang MR. Đèn huỳnh quang là loại đèn có hơi thuỷ ngân bên trong một bóng đèn thuỷ tinh. Mặt trong của bóng đèn này phủ một lớp bột huỳnh quang. Khi dòng điện đi qua đèn (qua dây tóc), hơi thuỷ ngân sẽ tạo ra bức xạ UV. Lớp ...áng có cường độ thấp cũng làm hư hại giấy nếu như thời gian tiếp xúc kéo dài. Bởi vậy, những người làm công tác bảo quản cần lưu ý rằng các hiện vật có giá trị không được thường xuyên trưng bày. Ánh sáng tự nhiên (ánh sáng ban ngày) đặc biệt nguy hại: Cần tránh việc tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên do cường độ và lượng UV trong ánh sáng tự nhiên rất cao. Nếu như ở khu vực trưng bày có cửa sổ thì chúng cần được che phủ bằng các loại màn/ mành chắn vào ban ngày. Ngoài ra, các bộ phận lọc tia cực tím cũng cần phải được lắp đặt để kiểm soát sự tàn phá của nó. Các tấm màng lọc UV hiện có ở dạng màng nhựa hoặc tấm phủ. Các tấm màng thường có chất acetate (muối hoặc este từ axit axêtic), dễ dàng dùng kéo để cắt và dán trực tiếp vào các cửa sổ hay hộp chứa. Những tấm màng UV màu cũng có tác dụng làm giảm mức độ ảnh hưởng của ánh sáng. Mặc dù màng UV ít tốn kém hơn tấm chắn UV nhưng chúng lại thiếu tính thẩm mỹ hơn và sau khi dùng khó tháo bỏ. Hiện tại, ta vẫn chưa biết là các tấm màng UV có tác dụng trong thời gian bao lâu mặc dù các thử nghiệm không chính thức đã chỉ ra rằng chúng có tuổi thọ rất hạn chế. Cách duy nhất để xác định xem tấm màng còn có tác dụng lọc tia UV hay không là dùng thước đo UV (xem phần sau) để đo ánh sáng truyền qua. Các tấm lọc UV có thể được dùng ở cửa sổ, hộp hoặc khung trưng bày. Chúng tồn tại dưới dạng kính hoặc các tấm chứa axit acrylic. Từ vài thập kỷ nay, các cơ quan bảo tàng đã sử dụng sản phẩm UF- 3 Plexiglas chứa acrylic do hãng Rohm và Haas sản xuất. Gần đây, một số hãng khác đã bắt đầu giới thiệu các tấm acrylic hoặc tấm kính lọc UV. Khi lựa chọn các sản phẩm này cần kiểm tra xem công suất lọc UV của chúng có lớn hơn 90% hay không, do một số tấm acrylic và hầu hết các loại kính có ít hoặc hầu như không có khả năng lọc tia UV. Thông thường, các loại kính không tráng không có khả năng lọc UV mặc dầu những sản phẩm không tráng khác vẫn có khả năng này. Trước khi lắp đặt các tấm acrylic ở cửa sổ cần kiểm tra để đảm bảo rằng các quy định cứu hoả không bị vi phạm. Các tấm lọc này được sử dụng như một tấm chắn thứ hai ở cửa sổ. Nó được lắp đặt ở bên trong tương tự như cửa chớp, và có tác dụng chắn nhiệt cũng như lọc tia UV. Nếu như vấn đề tài chính không cho phép lắp đặt theo kiểu này, thì ta có thể dùng móc treo những tấm này ở phía bên trong cửa sổ. Kiểu này chỉ hiệu quả khi tấm treo lớn hơn lớp cửa kính của cửa sổ để đảm bảo rằng mọi ảnh hưởng từ bên ngoài vào đều được sàng lọc. Nếu như dùng sơn trắng chứa titanium dioxide trên tường và trần nơi trưng bày thì cũng giúp giảm bớt một lượng tia UV nhất định. Tuy vậy, vẫn cần phải sử dụng các biện pháp khác để kiểm soát tia UV. Ánh sáng nhân tạo: ánh sáng ở các khu vực mà các tài liệu viết trên giấy được trưng bày phải được duy trì ở mức độ thấp. Ngoài ra, cần sử dụng những loại đèn ít hoặc không sinh ra tia UV. + Đèn huỳnh quang: Mặc dù đèn huỳnh quang được dùng phổ biến trong hầu hết các cơ quan, nhưng chúng lại có nhiều nhược điểm trong các khu vực trưng bày. Các loại đèn này không có chức năng điều chỉnh mờ đi và hầu hết đều sinh ra bức xạ UV. Có rất nhiều loại đèn huỳnh quang nhưng chúng rất khác biệt về lượng UV sinh ra, từ 0.5%-12%. Ta nên sử dụng những loại có lượng UV sản sinh thấp, nhỏ hơn 2%. Để an toàn hơn, cần bọc các đầu ống tuýp, nơi mà phần lớn tia UV được sản sinh ra. + Đèn nóng sáng (đèn vonfram): do chúng có thể được dùng với bộ phận điều chỉnh độ sáng tối và bởi chúng hầu như không tạo ra UV nên các loại đèn nóng sáng rất phù hợp với mục đích trưng bày. Loại bóng đèn thường được sử dụng để chiếu sáng trong gia đình là một ví dụ của loại đèn vonfram. Do loại đèn này sinh nhiệt nên nó phải được đặt xa các hiện vật trưng bày và không bao giờ được đặt trong các hộp trưng bày. Các loại đèn vonfram cần phải có thiết bị điều chỉnh sáng tối. + Đèn Vonfram-Halogen (Thạch anh-Iodine): hiện nay chúng đang rất được ưa chuộng trong các tổ chức, cơ quan bảo tàng. Loại đèn này có thể điều chỉnh độ sáng tối nhưng lại sinh ra lượng UV lớn. Đèn vonfram- Halogen phải được sử dụng đồng bộ với thiết bị lọc UV của nó. Cần ghi nhớ rằng phải luôn giữ mức chiếu sáng ở mức càng thấp càng tốt. Các nhà thiết kế hệ thống chiếu sáng giỏi phải biết cách chiếu sáng hiện vật trưng bày một cách hiệu quả với mức độ sáng từ thấp đến vừa phải. Ví dụ như nếu cần ánh sáng khuyếch tán rộng chứ không chiếu rọi thì độ sáng sẽ thấp hơn, có thể tạo sự hấp dẫn cho người xem mà không cần thiết phải gây hư hại cho bộ sưu tập bằng những đèn chiếu rọi. Khi không có người xem trong phòng thì cần tắt đèn đi. Một số bảo tàng đã có hệ thống bật tắt điện tự động. Một số tổ chức khác lại dùng vải phủ lên những hợp chứa những hiện vật có giá trị cao hoặc nhạy sáng để bảo quản chúng. Ánh sáng nào thì được phép sử dụng? Khái niệm Lux/giờ. Nếu mọi loại ánh sáng đều tiềm tàng nguy cơ gây hại và sự huỷ hoại của nó mang tính tích luỹ thì bất cứ sự tiếp xúc nào của ánh sáng đều nguy hiểm, đặc biệt là loại vật liệu có độ nhạy cảm nhiều với ánh sáng như giấy. Những tác phẩm nghệ thuật và đồ tạo tác có ý nghĩa văn hoá phải được trưng bày, nhưng cần phải tuân thủ theo những hướng dẫn để hạn chế đến mức tối đa việc tiếp xúc với ánh sáng. Giới hạn 50.000 lux giờ được áp dụng cho những loại vật liệu nhạy cảm với ánh sáng. Nó được tính toán bằng cách lấy cường độ ánh sáng (đơn vị đo là lux) nhân với số giờ hiện vật tiếp xúc với ánh sáng. (Ngoài ra, ánh sáng cũng có thể được đo bằng footcandle hoặc Lumen; 1 footcande (lumen) xấp xỉ bằng 11 lux). Nếu một vật được chiếu sáng trong 10h với cường độ 50 lux thì sau 100 ngày nó sẽ đạt đến giới hạn 50.000 lux giờ (50 lux x 10 giờ x100 ngày). Cường độ ánh sáng càng cao thì thời gian tiếp xúc càng giảm. Một số tổ chức đã bắt đầu ghi chép lại thời gian trưng bày của những hiện vật có giá trị nhất hoặc làm bằng loại vật liệu nhạy sáng của cơ quan họ. Các căn phòng với cường độ ánh sáng 50 lux thì khá tối, nhất là đối với người xem khi họ từ ngoài trời sáng bước vào phòng. Tuy nhiên, mắt con người có thể điều tiết và việc thiết kế một hệ thống chiếu sáng tốt cũng hỗ trợ rất nhiều. Một tấm biển giải thích rõ lý do cũng sẽ có tác dụng xoa dịu người xem. Ánh sáng được đo bằng một loại thước đo ánh sáng. Nếu không có thì có thể sử dụng loại thước đo gắn liền của máy ảnh một ống kính. Thước đo UV sẽ đo lường tỷ lệ UV trong ánh sáng, biểu thị bằng microwatt/lumen. Các bộ sưu tập tài liệu giấy không nên để tiếp xúc với lượng UV vượt quá 75 microwatt/lumen. Nếu như cơ quan bạn không có được thước đo UV đáng tin cậy (do chúng rất đắt), thì bạn có thể yên tâm với giả thiết rằng ánh sáng tự nhiên và hầu hết các nguồn sáng huỳnh quang và vonfram-halogen đều chứa một lượng UV vượt quá giới hạn cho phép. Những nguồn ánh sáng đó phải có bộ phận lọc UV. Hộp/Lồng Các hiện vật bằng chất liệu giấy phải được trưng bày trong các khung hoặc hộp. Các khung/hộp này phải được làm bằng vật liệu phù hợp và phải được gắn kín. Chúng sẽ giúp chống lại nhiều tác động có hại do không khí gây ra cũng như ngăn không cho người xem tiếp xúc trực tiếp với hiện vật được trưng bày. Đồng thời, nó làm giảm tác động của những thay đổi lên xuống của nhiệt độ trong ngày cũng như trong một thời gian dài. Mặc dù không thể ngăn hơi ẩm lọt vào trong hộp trưng bày trong khoảng thời gian độ ẩm tương đối cao, nhưng loại keo silica (silicdioxit SiO2) sẽ giúp ổn định độ ẩm tương đối (RH) trong hộp nếu như hộp đó được gắn kín. Silica là một vật liệu trong suốt có tác dụng như một chất làm khô. Trong những hộp, khung, thùng gỗ trưng bày hay các vật chứa khác, silica được dùng như một chất đệm nhằm duy trì độ RH. Trước khi sử dụng, loại keo này phải được điều chỉnh để đạt độ RH phù hợp (thực hiện theo hướng dẫn của nhà cung cấp). Khi đã được điều chỉnh, nó sẽ có khả năng hút ẩm khi độ RH quá cao, đến khi bên trong hộp quá khô thì nó sẽ giải thoát lượng ẩm này ra. Có 2 loại keo silica. Loại thường màu trắng còn loại chỉ định có màu xanh. Loại keo chỉ định tỏ ra đặc biệt hữu dụng vì khi nó đạt đến độ bão hoà (độ no) thì nó chuyển sang màu hồng đậm. Loại này đắt hơn loại thường nhiều nhưng bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách mua một lượng nhỏ keo chỉ định và trộn chúng với các loại keo thường. Khi đạt đến độ bão hoà, keo silica sẽ bị khô, ta có thể tái sử dụng chúng bằng cách đặt vào lò ở nhiệt độ 300 độ F trong 3giờ. Lượng keo silica cần thiết cho thể tích hộp cần được tính toán một cách cẩn thận. Hãy liên hệ với nhà cung cấp để có hướng dẫn chi tiết. Các loại keo như Art-Sorb hay Arten là những loại có khả năng hút ẩm lớn gấp 5 lần so với các loại keo thông thường. Chúng tồn tại dưới dạng tấm, hạt hoặc sợi băng cassette có hạt hoặc sóng, có thể bỏ vào trong các khung, hộp hay lồng nhỏ. Ngoài những biện pháp trên, việc kiểm soát tổng thể môi trường trong căn phòng với các thiết bị điều hoà không khí và độ ẩm là cách tốt nhất để bảo vệ hiện vật trưng bày trước những thay đổi về thời tiết. Vật liệu làm hộp trưng bày cần phải được lựa chọn cẩn thận do gỗ, chất gắn kín, sơn, chất dính, các miếng đệm cao su và vải sợi trưng bày có thể tạo ra những chất khí có hại và những chất hoá học này (trong tự nhiên thường có chất axit) được sinh ra trong những hộp kín. Những chất khí này gây ảnh hưởng tiêu cực một cách hiển nhiên đến các loại vật liệu như bạc hay chì, nhưng lại tấn công giấy một cách hết sức kín đáo. Mặc dù một số nhà quản lý công tác bảo tồn đã để những lỗ thông khí ở các hộp nhưng việc này cũng khiến cho một số vật trưng bày bị bụi và ô nhiễm từ bên ngoài. Các loại hộp công nghệ cao đã được phát triển với các thiết bị thông và lọc khí nhưng chúng nhiều khi vượt quá khả năng tài chính của hầu hết các cơ quan và tổ chức. Việc sử dụng các hộp trưng bày làm bằng vật liệu an toàn thì tốt hơn nhiều. Nếu như trong cơ quan của bạn có các loại hộp không phù hợp hoặc thiếu nguồn kinh phí để thay thế chúng, thì những thùng đó cần phải được đóng góc bằng các loại vật liệu sẽ được trình bày sau đây. Việc gắn kín vật liệu gỗ cũng làm tăng khả năng bảo vệ của chúng. Gỗ và các sản phẩm bằng gỗ Gỗ thường được sử dụng để làm hộp trưng bày vì chúng rất sẵn có và dễ kiếm, dễ thao tác và lại rất đẹp. Tuy nhiên, khi đã biến chất đi thì chúng là hiểm hoạ lớn đối với giấy. Mặc dù có rất nhiều loại khác nhau, nhưng tất cả các loại gỗ, kể cả các loại gỗ khô và lâu năm cũng tạo ra các chất axit. Nếu điều kiện không cho phép thì nên tránh sử dụng gỗ bên trong các hộp trưng bày. Ta có thể thay bằng nhôm mạ (bằng phương pháp điện phân) và những khung bọc thép được sản xuất phù hợp, chỉ có điều là chúng khá đắt. Hoặc các hộp trưng bày có thể được thiết kế không dùng sàn gỗ và phần khung bên ngoài làm từ Plexiglas hay kính. Nếu như buộc phải sử dụng gỗ thì cần chọn loại sản sinh ra tương đối ít khí độc hơn. Các loại gỗ mềm, nhất là gỗ thông, gỗ dương và gỗ đoạn được khuyên dùng. Một loại gỗ cứng là gỗ gụ cũng tạo ra ít khí độc nhưng phải dùng đúng loại gỗ gụ châu Phi. Gỗ sồi thường thấy ở các loại hộp cũ, là loại có lượng axít cao và gây nguy hiểm nhất. Do chúng đều chắc và kinh tế nên gỗ dán và gỗ ép được sử dụng thường xuyên để làm hộp trưng bày. Chúng thậm chí còn gây nhiều hư hại hơn so với gỗ đặc vì chúng có thể tác dụng với các chất keo hoặc nhựa cây có chứa formaldehyde (fócmanđêhít) rồi ôxi hoá tạo thành axit fomic. Đối với các loại gỗ ghép, mặt ngoài của gỗ dán cần được gắn với mặt phủ keo bằng chất axitfomic fenola (phenol formal dehyde). Fenola axit fomic có tính ổn định hơn (tạo ít khí hơn) axit mê fomic (loại axit này tồn tại phổ biến trong các sản phẩm gỗ ghép. Các tấm gỗ nhỏ không tạo ra axit fomic như loại Medite II cũng như các loại gỗ dán có lớp phủ bằng giấy Kraft loại MDO (Medium Density Overlay) (lớp phủ trung bình) và HDO (High Density Overlay) (lớp phủ dày) đều có thể sử dụng được. Hiệp hội gỗ dán Hoa Kỳ (APA) (American Plywood Association), là cơ quan có chức năng đưa ra các quy cách và tiêu chuẩn cho ngành công nghiệp chế biến gỗ, chỉ xác nhận chất lượng và đóng dấu hợp chuẩn các sản phẩm gỗ có phủ nhựa axit fomic. Điều cần lưu ý nhất là cần tránh đặt các hiện vật sưu tập tiếp xúc trực tiếp với gỗ, các mặt của các loại hộp gỗ dù cũ hay mới đều phải được phủ một lớp vật liệu đệm. Nó cho hiệu quả rất lớn, nhất là với các loại hộp bằng gỗ ghép hay gỗ sồi. Các vật liệu đệm: Các vật liệu đệm có thể ở trạng thái động hay tĩnh, vật liệu tĩnh là loại vật liệu ổn định về cấu trúc hoá học và tương đối không thấm nước như các tấm polyester (ví dụ loại Mylar), vải đệm 4 lớp, và tấm bột polyethyxlene (Ethafoam, Volara). Loại vật liệu đệm Marvelseal (là loại vật liệu dạng phiến không dính có các thành phần lá nhôm, polyethylene, và polyprolene) được đặc biệt khuyên dùng vì nó là những sản phẩm duy nhất hoàn toàn không hút khí và ẩm. Hơn nữa, nó khá dẻo, dễ uốn và dễ gập. Các loại vật liệu đệm mang tính "động" mới được xuất hiện. Chúng phản ứng về mặt hoá học với các khí độc, giữ và loại bỏ những khí độc khỏi khu vực bên trong hộp trưng bày. Một vật dụng điển hình là sản phẩm MicroChamber, có cả dạng tấm và dạng miếng đang được sử dụng rộng rãi bên trong các hộp chứa. Các thành phần “động” trong vật liệu đệm Microchamber là carbon và zeolite hoạt hoá. Tuy vậy, do những loại vật liệu này rất mới nên ít người biết đến hiệu quả lâu dài của chúng. Đây là những sản phẩm đầy tiềm năng và triển vọng cần dùng trong công tác bảo quản. Vật liệu đệm được dùng để che phủ các thành và phía bên trong của hộp. Chúng có thể được gắn lên bằng băng dính 2 mặt: Scotch loại #415 (do 3MSE). Một mặt của loại vật liệu Marvelscal có tính nhạy nhiệt, có thể dán vào mặt gỗ bằng nhiệt độ cao. Chất bít kín và sơn Trước khi sử dụng vật liệu đệm, bịt kín hộp cũng sẽ giúp giảm bớt lượng khí độc thải ra. Cần phải lựa chọn loại chất bít kín mà bản thân nó không tạo ra các chất hoá học có hại. Nói chung là cần tránh dùng những sản phẩm có nguồn gốc từ dầu. Có sản phẩm hiện đang được các nhà bảo tồn ưa dùng là các sản phẩm polymethane giữ ẩm (chứ không phải loại sản phẩm gốc dầu phổ biến) và loại epoxy 2 lớp. Không phải tất cả các sản phẩm polymathane gốc nước đều an toàn nhưng ta có thể thay đổi công thức của chúng. Tốt nhất là nên tham khảo ý kiến một chuyên gia về công tác bảo quản để biết tên sản phẩm polymethne cần dùng. Nếu như bạn muốn tự mình kiểm chứng sản phẩm thì bạn hãy tham khảo tài liệu của NEDCC có tên “Vật dụng dùng trong kho tàng mang tính bảo quản: Giới thiệu sơ lược về các sự lựa chọn hiện có” (Storage Furniture: A Brief Review of Current Options) để biết cách kiểm tra đơn giản mà không cần bất cứ thiết bị đặc biệt nào. Sau khi dùng chất bít kín cần để khô tự nhiên ít nhất 3 tuần. Cần chú ý thực hiện các biện pháp an toàn khi sử dụng và khi để khô. Nếu cần sơn hộp, thì nên sử dụng sơn hữu cơ acrylic hoặc nhựa mủ chứ không dùng sơn dầu. Không nên dùng những loại sơn này để bịt kín hộp vì chúng khá xốp, mà cần dùng một loại sơn đặc biệt là loại epoxy 2 lớp. Sơn và chất bịt kín epoxy 2 lớp cần được trộn cẩn thận theo đúng chỉ dẫn của nhà sản xuất. Nếu tỉ lệ pha không đúng có thể tạo nên một loại sơn không ổn định. Vải, miếng đệm và chất dính dùng trong hộp Các bộ phận khác của hộp trưng bày như vải lót, chất kết dính và miếng đệm cũng cần phải được lựa chọn cẩn thận. Không nên dùng vải tơ, lụa vì chúng có axit, hoặc vải len vì chúng tạo ra các hợp chất sulphur. Các loại vải có cotton, lanh, polyester không nhuộm hay vải cotton- polyester có thể sử dụng được. Tất cả các loại vải đều phải được giặt trước khi sử dụng để tránh co giãn. Vải cần được mua từ một nhà cung cấp mà người đó bảo đảm chắc chắn rằng chúng không bị pha các tạp chất. Nếu như phải sử dụng vải nhuộm và chất nhuộm phai ra nước giặt thì cần phải giặt vải đến khi chất nhuộm không phai ra nữa. Để đề phòng thì không được để hiện vật trưng bày tiếp xúc trực tiếp với vải. Đối với miếng đệm, nên dùng đệm acrylic hoặc đệm Tefton hơn là đệm cao su. Chất dính tốt nhất cho các hộp trưng bày là keo acrylic hoặc keo nóng chảy, chứ không7 dùng keo hữu cơ hoặc cellulose nitrate. Để cố định các loại vải, tốt nhất nên dùng băng dính Scoch# 415. Nếu như thời gian trưng bày ngắn (trên thực tế nên như vậy) thì liệu tất cả các bộ phận của hộp trưng bày có cần bảo đảm hoàn toàn không tạo nên chất khí có hại không? Liệu có chất khí nào đó có thể chấp nhận được ở trong khoảng thời gian ngắn không? Cho đến khi chúng ta biết được lời giải đáp cho những câu hỏi trên, tốt nhất là nên cẩn trọng và sử dụng những vật liệu đã được kiểm chứng, ngay cả với những bộ phận nhỏ của hộp trưng bày như miếng đệm và chất dính. Sắp xếp bên trong hộp Các vật liệu dạng tấm Nếu như hiện vật trưng bày không được lót hay bọc thì chúng cần được gắn với những tấm vải hoặc các tấm vật liệu khác. Những tấm này được cắt rộng hơn kích cỡ hiện vật một chút. Chúng không những có tác dụng như một tấm chắn giữa hiện vật và hộp trưng bày mà còn giữ cho hiện vật không bị xô lệch. Để trưng bày cho đẹp, các nhà thiết kế thường cho các mép của hiện vật trưng bày khít với tấm lót. Tuy nhiên, tấm lót treo càng rộng thì càng bảo vệ hiện vật tốt hơn. Khi thiết kế trưng bày, những yêu cầu về vấn đề bảo quản như trên, cần phải được xem xét cụ thể. Các hiện vật bằng giấy dạng tấm cần phải được gắn chặt vào tấm treo. Chúng có thể được gắn trên các tấm lót (xem phần sau) hoặc trên các tấm vải, hoặc được ghép dạng bản lề hay được ghép với các góc đỡ. Có thể sử dụng các thanh nẹp nếu như các mép của hiện vật được bọc vải. Các thanh nẹp và góc đỡ ngày càng được dùng rộng rãi do không cần phải dùng keo dán để gắn như trước đây nữa. Với các tài liệu nhỏ và ảnh, không cần phải dán và có thể sử dụng các góc đỡ bằng nhựa (polyester) hiện đang phổ biến trên thị trường. Chúng có thể ở dạng tấm polyester hoặc tấm polyester dệt. Các tấm dệt polyester vừa trong suốt vừa hơi xỉn, do vậy, chúng đỡ lộ hơn so với các tấm polyester. Để biết thêm thông tin về các hệ thống treo móc, xin tham khảo các tài liệu của NEDCC: "Bọc lót và làm khung các tác phẩm bằng chất liệu giấy" (Matting and Framing for Art and Artifacts on Paper) và "Bạn tự bảo quản tác phẩm nghệ thuật của mình như thế nào" (How To Do Your Own Matting and Hinging). Các hiện vật cũng cần được bọc trong các màng polyester có tác dụng bảo vệ chúng trong và cả sau khi trưng bày. Tuy nhiên, một công trình nghiên cứu tại Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress) đã chỉ ra rằng các loại giấy có axit sẽ thoái hoá nhanh hơn khi bị bọc trong các bao polyester và các vật liệu kín khác. Nhưng trong một chừng mực nào đó, hầu hết những tài liệu cũ, chưa được xử lý đều có axít, nên chúng cần phải được các chuyên gia xử lý để khử axit hay ít nhất phải được tảy sạch trước khi thực hiện việc bảo quản. Nếu không thực hiện được những điều đã nói ở trên, thì nên đặt một tấm kiềm vào đằng sau hiện vật để làm giảm sự thoái hoá do axit gây ra. Khi được bọc kín, hiện vật rất dễ bị trượt/trôi khỏi vị trí. Nếu được đặt theo chiều thẳng đứng thì những hiện vật nặng được gắn bằng băng dính 2 mặt, cũng rất dễ bị trượt xuống. Nếu có thể, thì khi bọc nên dùng sóng siêu âm để kết dính, thì chỗ nối này sẽ chắc và đẹp hơn. Nếu như các hiện vật không đóng khung được trưng bày ở hướng thẳng đứng thì phải tìm được 1 biện pháp để bảo vệ sao cho vừa an toàn, vừa đẹp mắt. Một số tổ chức đã sử dụng các chất gắn nóng-chảy để gắn những tấm treo trên các bề mặt thẳng đứng. Nhưng cách này chỉ áp dụng được với các hiện vật nhỏ. Tuy nhiên, với các hiện vật khác thì cần phải lựa chọn cẩn thận và chỉ được gắn vào mặt sau của tấm treo. Một số kết quả điều tra do Viện Bảo tồn Canada tiến hành đã chỉ ra rằng các dạng keo nóng chảy vinyl acetate có màu trắng trong (như loại Black & Decker's Thermo Grip Hot) là loại tốt nhất. Sách Các loại sách có những yêu cầu trưng bày riêng. Các tập sách phải được dựng đứng hoặc trưng bày theo một góc nghiêng nhất định. Nhất thiết không được để sách dựa nghiêng vào nhau vì dễ gây cong hoặc gãy bìa sách. Khi đặt hàng hay thiết kế các giá trưng bày sách, cần làm loại giá sách phục vụ trưng bày theo chiều thẳng đứng. Nếu một tập sách được mở ra thì cần phải có giá đỡ để bìa sách không bị chèn ép. Không nên để cuốn sách mở ở góc 180, mà chỉ mở rộng cho phù hợp với độ mở của bìa sách mà thôi. Vì mỗi cuốn sách có độ mở khác nhau nên phải có các giá đỡ phù hợp với từng loại. Các giá đỡ thông dụng có thể tự chế hoặc đặt hàng và cần tuân thủ những hướng dẫn ở phần bảo quản tác phẩm. Giá đỡ phải đủ rộng để đỡ toàn bộ quyển sách. Nếu như quyển sách không mở ra một cách tự nhiên thì ta dùng một thanh nẹp bằng polyester đặt ở hai bên sách. Nó có thể được gắn chặt bằng băng dính hai mặt. Hiện trên thị trường có bán rộng rãi các loại giá đỡ hoặc vật chặn bằng acrylic, rất đa dạng về kích cỡ và hướng đỡ, chúng có thể thay thế cho các loại giá đỡ truyền thống. Nếu không sử dụng những thiết bị này, ít nhất cũng nên sử dụng các tấm bảng gấp và thanh nêm bằng xốp polyethylene để đỡ hiện vật trưng bày. Cứ vài ngày một lần, cần phải lật các trang sách để tránh cho chúng không bị tiếp xúc quá lâu với ánh sáng. Nếu một trang bìa cần được trưng bày lâu dài thì cần sử dụng bản sao thay thế. Ngay cả khi bạn cứ vài ngày một lần lật giở các trang sách, thì cũng không nên trưng bày sách trong thời gian dài. Mở một cuốn sách trong thời gian dài có thể gây ảnh hưởng đến cấu trúc của nó. Mặc dù trưng bày nguyên cả cuốn sách và không mở sách ra thì đỡ hại sách hơn, nhưng cũng cần ghi nhớ rằng mọi loại vật liệu làm bìa sách đều bị hư hỏng nếu tiếp xúc dài ngày với ánh sáng. Vì vậy, các tập sách này cũng chỉ nên trưng bày trong thời gian ngắn với ánh sáng hạn chế. Đóng khung Làm khung treo đóng một vai trò quan trọng trong trưng bày. Do vậy, sử dụng các loại vật liệu khung và móc treo tốt có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, do vậy hiện vật có thể vẫn được giữ trong khung ngay cả khi triển lãm đã kết thúc. Đối với các tài liệu giấy thì cần phải được lắp kính bảo vệ. Phần khung kính không nên tiếp xúc với hiện vật. Nên sử dụng khung kính có tác dụng lọc tia cực tím, đặc biệt là khi căn phòng có những nguồn sản sinh ra bức xạ cực tím. Tuy nhiên, cần ghi nhớ rằng không nên sử dụng khung bằng acrylic do loại nhựa này mang một lượng tĩnh điện có thể gây nhạt màu cho các vật phẩm bên trong. Trong những trường hợp này nên sử dụng loại kính lọc tia cực tím. Vật liệu treo bên trong khung cần tuân thủ các tiêu chuẩn về bảo tồn. Những nhà làm công tác bảo quản khuyên dùng loại đệm lót có độ pH trung tính hoặc loại lót có độ kiềm nhẹ. Nên sử dụng các loại bản lề hoặc các hệ thống giá đỡ không sử dụng chất kết dính được đề cập đến trong các tài liệu của NEDCC đã nói ở trên để gắn hiện vật với phần móc treo. Nếu sử dụng các giá đỡ có bản lề thì nên dùng một loại giấy có chất lượng cao như giấy kozo của Nhật Bản cùng với loại keo dính không gây ố như loại keo dán làm từ tinh bột. Xin xem thêm các tài liệu để biết thêm chi tiết. Các chất sinh ra từ các loại khung gỗ có thể làm hư hại các góc của hiện vật bằng chất liệu giấy. Những bản in hay hiện vật được đóng khung trong một thời gian dài thường có hiện tượng "cháy" góc. Các hư hại có thể nhìn thấy bằng mắt thường dường như không xảy ra nếu như hiện vật được đặt cách khung từ 2,5 cm trở lên. Nếu như vì những lý do lịch sử mà cần giữ hiện vật trưng bày trong bộ khung gốc, và hiện vật chạm vào khung gỗ thì hãy dùng các loại nẹp Marvelseal, màng polyester hay tấm lót. Đôi khi, nẹp Marvelseal có thể được tra vào các đường rãnh của khung. Nếu như khung cho phép thay đổi thì có thể dùng bào đục để làm rộng các rãnh của khung ra một chút; đồng thời, vẫn phải bảo đảm bên trong khung được nẹp kín. Mặt sau khung nên có các tấm giấy đủ dày để có thể bảo vệ được hiện vật trưng bày. Các khung phải được gắn chặt và treo cẩn thận. Tránh treo ở những nơi ẩm ướt như trên các bức tường không cách điện vì chúng dễ trục trặc khi trời lạnh hoặc khi độ ẩm không khí cao. Nếu như buộc phải treo ở các bức tường phía ngoài thì cần phải đặt một tấm đệm lót bằng polyester chống ẩm hoặc Marvelseal giữa các lớp lót phía sau hoặc mặt sau của khung treo. Khung cần phải đủ sâu để có một khoảng không cho không khí luân chuyển giữa khung tranh và bức tường. Khung cũng cần phải được treo cách tường một chút bằng các ghim nút hay nút cao su. Trưng bày không cần sử dụng hộp hoặc khung: Bất cứ hiện vật nào được làm bằng giấy đều cần được bảo vệ tránh những chất có hại trong không khí, tránh bị giây bẩn và ngăn không cho khách tham quan chạm tay vào. Tuy vậy, một số tổ chức không có đủ điều kiện để mua hộp/khung trưng bày, nhất là đối với những hiện vật quá to, có hình dạng phức tạp thì việc đóng khung sẽ rất tốn kém và khó tìm được loại hộp có kích cỡ phù hợp. Nếu như không có cách nào khác và nếu như những hiện vật đó có giá trị không cao thì chúng cần được bọc lại và tạm thời treo trên tường. Cần lưu ý rằng cách trưng bày như vậy có nguy cơ hư hại và rủi ro trộm cắp cao; hiện vật trưng bày dễ bị ảnh hưởng tiêu cực từ phía môi trường hơn. Khi đã được bọc lại thì các hiện vật có thể được gắn vào một tấm bảng trưng bày bằng băng dính 2 mặt (loại Scotch #415) và tấm bảng này được treo cẩn thận lên tường. Nếu như hiện vật được bọc và gắn bằng băng dính hai mặt thì cần theo dõi và hạ xuống kịp thời nếu như vật đó có xu hướng trượt xuống phía dưới. Nếu hiện vật không được khử axit hoặc không được bọc bằng giấy kiềm ở ngoài, thì sau khi trưng bày phải gỡ bỏ lớp bọc này ngay. Việc mượn hiện vật trưng bày Cho mượn các hiện vật của các bộ sưu tập là hoạt động thông thường đối với nhiều tổ chức. Mặc dù việc này giúp quảng bá về bộ sưu tập cũng như về tổ chức đó, nhưng cũng cần phải hiểu rằng việc trưng bày ở những nơi xa xôi cũng mang đến nhiều nguy cơ rủi ro. Tuy nhiên, những nguy cơ tiềm tàng đó có thể được hạn chế nếu có những chính sách và thủ tục cho mượn phù hợp. Các tổ chức cho mượn nên thiết lập một chính sách để quản lý việc cho mượn hiện vật trưng bày. Cơ quan bạn cần có văn bản về chính sách cho mượn, điều đó sẽ rất hữu ích khi đàm phán với những nơi cần mượn. Nhất thiết phải thoả thuận trước rằng những điều kiện của tổ chức mượn phải đảm bảo an toàn. Cần thiết phải đến xem vị trí trưng bày trước. Người mượn phải có trách nhiệm đưa ra thoả thuận vay mượn và một báo cáo về các điều kiện vật chất liên quan. Người cho mượn cần xem xét và thương thuyết để sửa đổi nếu cần thiết. Hiện có mẫu báo cáo các điều kiện vật chất của Uỷ ban quản lí thuộc Hiệp hội bảo tàng Hoa Kỳ American association of Museums (AAM) năm 1988. Bảng câu hỏi dài 12 trang này của AAM bao trùm mọi lĩnh vực hoạt động của một tổ chức mà có thể ảnh hưởng đến việc an toàn khi trưng bày như an ninh (hoả hoạn và trộm cắp), mức độ ánh sáng, vật liệu làm hộp trưng bày, kiểm soát môi trường trong toàn bộ toà nhà, vận chuyển và tiếp nhận phương tiện vật chất, nhân sự và bảo hiểm. Khi cần phải vận chuyển, hiện vật phải được đóng gói cẩn thận và người vận chuyển phải đáng tin cậy. Những hiện vật đóng khung nên được che bằng acrylic chứ không nên dùng kính. Tốt nhất là trước khi cho mượn bộ sưu tập, các hiện vật đã được đóng khung. Các tiêu chuẩn trưng bày Một uỷ ban thuộc tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia National information Standard Organization (NISO) đã dành nhiều năm để nghiên cứu những tiêu chuẩn trưng bày các hiện vật của thư viện và các phòng lưu trữ. Một bản báo cáo năm 1997 của tổ chức này đã đưa ra các tiêu chuẩn về sự tiếp xúc với ánh sáng, độ ẩm tương đối, nhiệt độ và chất ô nhiễm. Nó cũng đề cập đến những vật liệu để làm hộp trưng bày. Để biết thêm thông tin chi tiết, xin liên hệ với Cathy Henderson, Chủ tịch Uỷ ban NISO MM, HRHRC, PO Drawer 7219, Đại học Texas, Austin, Texas 78713 Cuối cùng, là các vấn đề có liên quan đến vai trò của chuyên gia bảo tồn Không nên coi thường những nguy cơ của việc trưng bày tài liệu giấy và sách. Nhà quản lý cũng như các chuyên gia bảo tồn có liên quan đến bộ sưu tập cần tham gia ngay từ những giai đoạn hoạch định đầu tiên. Những vấn đề về bảo tồn không nên bị bỏ qua để ưu tiên cho những yếu tố khác như thiết kế trưng bày. Đối với những tổ chức nắm giữ các bộ sưu tập, cần thiết phải tạo lập và duy trì quan hệ với một chuyên gia về bảo tồn. Nếu như cơ quan bạn không có ai là chuyên gia về bảo tồn để chăm lo cho các bộ sưu tập, thì cần thường xuyên tham khảo ý kiến của chuyên gia ở bên ngoài. Lĩnh vực bảo tồn các bộ sưu tập đang thay đổi nhanh chóng do khoa học đã và đang khám phá ra những hiểu biết mới mẻ về vật liệu và cơ chế thoái hoá. Các sản phẩm mới đã và đang ra đời, sản phẩm hiện có thì thay đổi nhanh chóng. Nhiều thông tin trên văn bản có thể là lạc hậu chỉ trong một thời gian ngắn. Bởi vì chuyên gia bảo tồn là người nắm rõ nhất những thay đổi trong lĩnh vực ngày càng trở nên phức tạp này, mỗi cơ quan nhất thiết cần phải duy trì quan hệ đối với chuyên gia bảo tồn để bảo vệ bộ sưu tập của mình. độ ẩm tương đối: là tỷ lệ phần trăm giữa lượng hơi nước bay hơi trong một đơn vị không khí với lượng hơi nước mà đơn vị không khí đó có thể chứa trong cùng nhiệt độ và áp suất. Vì độ ẩm tương đối phụ thuộc vào nhiệt độ, nên phải xem xét đến cả hai yếu tố này.