Giáo trình Kho tàng bảo quản tài liệu

en - Trưởng Phòng Bảo quản, Hội Lịch sử Minnesota Những phương pháp lưu giữ không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ sử dụng của tài liệu. Tình trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như tập trung quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và những hộp bao sách (storage enclosures) kém chất lượng càng đẩy nhanh quá trình hư hại của những tài liệu mà nó bảo vệ. Xử lý sách không tốt cũng gây ra tác hại. Xử lý sách thông thường đã gây ra hư hại không thể tránh khỏi; nhưng xử lý ẩu còn dẫn tới những hư hỏng nhanh chóng và không thể khắc phục được. Tuổi thọ của các kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây. Sách Nói chung, không khí nên được lưu thông tốt trong các khu vực để sách. Không bao giờ nên đặt sách dựa trực tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất 7,5 cm (3 inch) để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng xung quanh sách và tránh ngưng đọng những đám khí ẩm. Điều này đặc biệt quan trọng khi các giá sách được đặt dựa vào các tường bao của toà nhà. Sách đặt trong tủ kín cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản thân tủ sách cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3 inches). Cần lưu ý để đảm bảo độ ẩm và khí đọng không hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ đặt sát các tường bao. Sách cần được dựng đứng trên giá sách. Không nên dựng sách tựa nghiêng về phía này hay phía kia vì nó sẽ làm căng bìa sách. Nên xếp sách đầy giá để các quyển sách không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt đến mức có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá. Nếu giá sách không đầy, nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách đứng thẳng. Ke giữ sách phải còn tốt, bề mặt phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc trang sách không bị nhàu hoặc rách. Không xếp sách vượt ra ngoài mép của giá phía lối đi bởi chúng có thể bị đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại. Thay vào đó, các giá sách quá cỡ phù hợp nên được dùng để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được xếp mà không vượt ra ngoài mép của giá. Không nên xếp sách tựa trên trước rìa trước (fore-edge) của sách. Nếu sách quá dài không thể dựng đứng được, hoặc là nên rút sách ra khỏi giá hoặc là sắp xếp lại giá sách sao cho sách vừa với giá và có thể xếp thẳng đứng được. Sách cần được đặt theo chiều hướng gáy sách xuống cho đến khi công việc sắp xếp lại giá sách hoàn thành. Đặt sách theo chiều hướng gáy sách xuống thay vì hướng gáy sách lên trên sẽ giúp cho các trang giấy không bị kéo ra khỏi các trang bìa do chính sức nặng của các trang giấy. Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì những quyển sách nhỏ không thể hỗ trợ đủ cho chúng. Nếu có thể, tốt hơn là xếp sách theo cùng cỡ để tránh trường hợp này. Một số quyển sách mà khổ quá lớn thì nên đặt nằm ngang, nhất là nếu việc xếp sách dựng đứng có thể khiến cho những cuốn sách giáo khoa nặng bong ra khỏi bìa. Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp với sách bìa da. Axít và dầu trong da có thể ngấm vào giấy và vải khiến cho sách càng hỏng nhanh hơn. Ngoài ra, bìa da có phủ bột đã xuống cấp cũng sẽ làm hư giấy và vải. Nếu có thể, sách nên được đóng vào hộp để tránh những vấn đề này. Nếu điều kiện không cho phép, sách bìa giấy và sách bìa vải nên xếp cùng nhau và tách riêng với sách bìa da. Đối với sách mà bìa sách phải được trưng ra, chẳng hạn như sách đặt trong một phòng phân kỳ trong nhà truyền thống, các biện pháp khác có thể sử dụng như sử dụng các vật bao sách (bao giữ hai bên nhưng gáy sách vẫn có thể nhìn thấy được) hoặc đặt một tấm film polyester giữa các quyển sách. Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên giá sách. Những cuốn sách khổ nhỏ cần được xếp đứng trên giá. Những cuốn sách quá khổ, nặng, không vuông vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp đứng để tạo ra chỗ tựa cần thiết . Nếu xếp sách nằm ngang thì nên bổ sung các giá sách vào các khoảng trống hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng. Giá sách phải đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị nhô ra ngoài hàng. Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau khi thực sự cần thiết, và các chồng sách chỉ nên bao gồm 2 hoặc 3 quyển. Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một. Những cuốn sách mà bìa sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh cho bìa khỏi bị chầy xước. Đặc biệt cần lưu ý để đảm bảo rằng sách phải xếp sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn thấy được mà không cần di chuyển sách. Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo quản sách một số sách nhất định. Những cuốn sách có bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ nguyên trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ. Những cuốn sách bị hư hại nhưng có giá trị thấp hoặc hiếm khi sử dụng và không chắc chắn có thể xử lý hoặc gia cố bìa cũng cần được đóng hộp. Những cuốn sách có bìa bằng giấy da bê cũng nên cho vào hộp. Giấy da bê phản ứng khá nhạy cảm với những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối bằng cách co hoặc giãn. Hậu quả có thể làm cho bìa sách bị vênh. Đóng hộp giúp duy trì bìa sách và nhờ đó giảm thiểu độ vênh. Hộp nên được làm bằng các nguyên liệu đủ chất lượng lưu trữ cần được thiết kế sao cho vừa với các kích cỡ của cuốn sách. Cả hai loại hộp sách gáy nằm ngang khi mở (drop-spine box) và hộp sách phase box đều sử dụng được. Hộp sách gáy nằm ngang khi mở được ưa dùng hơn bởi vì nó bảo quản sách tốt hơn và giữ sách sạch hơn. Đối với những sách cần giữ vuông vắn khi trưng bày thì bao đựng sách (book shoe) là thích hợp. Tránh sử dụng hộp bìa cát tông cứng bởi vì loại hộp này bào mòn bề mặt bìa sách khi đặt sách vào và lấy sách ra. Phong bì đôi khi cũng được sử dụng để lưu giữ sách. Tuy nhiên, những loại này nhìn chung không bổ trợ được cho sách và nên thay thế bằng hộp. Nếu hộp quá đắt và chiếm nhiều diện tích trên giá sách thì những quyển sách ít được sử dụng có thể bọc lại bằng card stock enclosure (phù hợp nhất đối với sách khổ nhỏ) hoặc bọc lại bằng giấy bền vĩnh cửu. Đừng bao giờ nên sử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các quyển sách đang ở trong tình trạng hư hỏng. Sách này cần được đóng hộp, gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải không nhuộm làm bằng chất polyeste, chất lanh hoặc cotton. Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước của chồng sách. Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng không thể khắc phục được. Không nên lôi sách ra khỏi giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm có thể làm bong đầu sách và làm rách gáy sách. Thay vào đó, cần dồn các quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng ngón tay cái và các ngón khác giữ hai mặt của quyển sách để lấy ra cuốn sách cần lấy. Sách cần được lấy hẳn ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ sách được điều chỉnh lại. Khi đặt sách trở lại vị trí, cần mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển các quyển sách trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển sách trở lại vào chỗ trống. Sau đó ke giữ sách cũng nên được điều chỉnh trở lại. Khi lấy những cuốn sách quá khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía trên sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách. Nên dùng cả hai tay để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó đặt những cuốn sách phía trên được lấy ra trở lại chỗ cũ. Lúc đặt lại sách vào chỗ cũ cũng nên làm theo cách này. Để giảm thiểu khả năng làm rơi sách, không nên chồng sách quá cao khi di chuyển sách hoặc lấy sách ra. Những quyển sách đặc biệt quý tuyệt đối không xếp chồng lên nhau. Nếu sử dụng xe để sách, những chiếc xe này phải dễ dàng di chuyển và có giá đỡ rộng, có chấn song bảo vệ, có các bộ phận giảm chấn ở các góc. Không xếp sách quá cao trên xe đẩy sách và không để sách nhô ra khỏi mép xe; trọng tâm của xe khi chở sách sách phải thấp để giữ cân bằng cho xe. Sách thường bị hư hỏng một cách đáng tiếc trong quá trình phôtô. Máy phôtô có các tấm ép giấy phẳng dùng để ép bìa sách phẳng xuống nhằm có được một bản chụp tốt. Những máy phô tô chất lượng cao hơn có tấm ép giấy ở mép (edge platens) hoặc các tính năng khác mà cho phép phô tô một trang sách với độ mở của sách là 90 độ thay vì 180 độ. Việc phô tô sách đặc biệt quý chỉ nên do các nhân viên thư viện thực hiện hơn là những nhà nghiên cứu, trừ phi việc đó được làm mà không gây ra hư hỏng cho sách. Không nên ấn gáy sách xuống bằng tay hoặc bằng nắp của máy phôtô-copy để có được bản chụp chất lượng tốt. Nếu một cuốn sách quá giòn hoặc đóng quá chặt để có thể phôtô mà không hỏng sách, tốt hơn nên chụp cuốn sách bằng microphim và tạo bản sao từ film đó. Không nên sơn số ký hiệu của sách lên sách đặc biệt quý hoặc in lên các nhãn được gắn vào sách bằng keo dích nhạy cảm với sức ép hoặc bằng băng dính. Sơn thì không đẹp và không rõ con số; băng dính và keo dính có thể làm bạc màu và vấy bẩn ra bìa. Lý tưởng nhất là cho sách bộ vào hộp, còn số hiệu thì in trên hộp. Những sách bộ mà không cho vào hộp, số hiệu nên được in lên cờ hiệu làm bằng giấy cứng, không dính axít, đặt bên trong bộ sách. Những cờ hiệu chỉ nên rộng khoảng 5 cm (2 inches) và dài hơn chiều dài cuốn sách khoảng 5-7 cm (2- 3 inches). Một giải pháp khác là dùng các tấm vải polyester (polyester film jackets) bao sách lại và dán nhãn số ký hiệu của sách lên trên. Không nên dùng nhãn mã vạch cho sách đặc biệt quý bởi vì hầu như trường hợp nào cũng sẽ gây hư hại. Nếu nhất thiết phải dùng các mã được vi tính hoá cho những cuốn sách đặc biệt, nhãn này cần được gắn với mảnh giấy có tính kiềm đặt trong sách hoặc gắn lên tấm vải polyester bao quanh sách. Đối với sách không đặc biệt quý, cần lưu ý để đảm bảo rằng chất keo dính nhãn vẫn có tác dụng lâu dài. Đặc biệt quan trọng là keo dính không bị khô làm cho nhãn bị bong hoặc rời ra và keo dính không loang ra tạo nên độ bám dính trên cuốn sách khiến bụi bẩn bám vào hoặc làm hỏng những tài liệu khác đặt liền kề. Nếu buộc phải sử dụng nhãn sách (bookplate) cho sách đặc biệt quý, nhãn này nên được làm bằng loại giấy có tính kiềm, ít hàm lượng than nâu và nên dán bằng loại keo ổn định, có thể bóc ra được, tốt nhất là hồ dán bằng bột gạo hoặc bột mỳ; hoặc nên dùng vải tấm bằng polyester bọc lại và dán nhãn sách lên trên. Các túi đựng thẻ mượn sách cũng cần được xử lý tương tự mặc dù sách đặc biệt quý thường không nên cho mượn. Tất cả các vật kẹp trong sách có chứa axít như dây đánh dấu sách, giấy nháp, hoa ép không nên để trong sách. Làm như vậy sẽ ngăn được các chất axít trong các vật đó thâm nhập vào các trang giấy và làm hư hại giấy. Kẹp giấy hoặc các vật kẹp trong sách cũng nên được bỏ ra ngoài. Tài liệu tờ rời Đối với kho tài liệu dưới dạng tờ rời, cần phải lưu ý rằng chỉ nên lưu giữ các tài liệu có cũng khổ trong cùng một chỗ. Những khác biệt về về kích thước và khối lượng có thể gây ra nguy cơ hư hại về mặt vật lý, vì vậy không nên lưu giữ các tờ rời trong cùng một hộp với sách hoặc các tờ rơi. Vì thế không nên để các tài liệu bằng giấy rời trong cùng một hộp với sách hoặc giấy mỏng. Nói chung, các tài liệu nặng nên để riêng rẽ với các tài liệu nhẹ hơn, các tài liệu có kích thước không đều (tạo ra áp lực không đều trong hộp) cũng nên làm như vậy. Cũng nên lưu ý là chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập vào bất cứ loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì vậy việc để riêng biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lượng tốt cũng rất quan trọng. Các mẩu tin cắt báo và các tài liệu bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được để tiếp xúc trực tiếp với các văn bản có tính lịch sử và các bản viết tay trên giấy chất lượng tốt hơn. Nên để mở các văn bản và tài liệu viết tay khi lưu trữ nếu như việc này không làm cho tách rời, nát hoặc không thì cũng làm hư hỏng tài liệu. Nếu như việc để mở có thể gây hư hại, nên tham khảo kỹ càng nhân viên bảo quản trước khi tiến hành. Các vật cố định giấy có thể gây hư hại như ghim dập, kẹp giấy, ghim đính cần được tháo ra cẩn thận và chỉ thay thế bằng các ghim mới không rỉ nếu thực sự cần thiết. Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu có đệm và không có axít. Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ trong một bìa kẹp tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng dễ hư thì số tờ trong một bìa kẹp tài liệu càng nên ít hơn. Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong các hộp đựng tài liệu đủ chất lượng lưu trữ. Tất cả các bìa kẹp tài liệu trong một hộp nên cùng cỡ và phù hợp với kích thước của hộp. Các hộp có thể đặt đứng hoặc ngang. Nếu đặt ngang thì chỉ nên xếp chồng cao hai hộp để dễ dàng xử lý. Đặt ngang sẽ tạo ra lực hỗ trợ toàn diện cho tài liệu và không làm hư hại mép tài liệu cũng như ngăn ngừa việc làm rời tài liệu và hư hại cơ học khác. Đây là ưu điểm mà phương pháp đặt hộp đứng không có. Tuy nhiên đặt hộp nằm ngang lại có một nhược điểm là đáy hộp sẽ chịu toàn bộ trọng lượng của tài liệu phía trên. Phương pháp đặt hộp đứng được ưa chuộng hơn khi các tài liệu và bìa kẹp tài liệu được được bổ trợ tốt nhằm tránh cho tài liệu bị rơi hoặc hỏng mép. Các tấm bảng ngăn cách làm bằng các chất liệu ổn định có thể sử dụng để lấp đầy các hộp chưa đựng đầy tài liệu. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy hộp bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, thay thế hoặc kiểm tra. Một cách khác thay cho biện pháp lưu giữ trong hộp là sử dụng tủ đựng hồ sơ được trang bị hộp đựng hồ sơ và giá treo. Nếu không tìm được hộp đựng hồ sơ treo làm bằng vật liệu đủ chất lượng lưu trữ, có thể dùng các hộp đựng hồ sơ treo dùng cho văn phòng, miễn là các bìa kẹp tài liệu đựng trong đó làm bằng những vật liệu chấp nhận được. Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng da bê, rất nhậy cảm đối với các biến đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối và vì thế cần cần được bọc lại. Các vật liệu bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này. Các tài liệu quá khổ Các tài liệu quá khổ - như các bản vẽ kiến trúc, các bản vẽ thiết kế (blueprint), bản đồ, các bản in lớn và mẫu giấy dán tường - tốt nhất nên đặt trong các ngăn của hộp (case) đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất lượng đạt yêu cầu. Các tài liệu này cũng nên đặt trong các bìa kẹp tài liệu có đệm và không chứa axít. Mãi tới gần đây, người ta mới khuyến nghị rằng những bản vẽ thiết kế dễ phản ứng với kiềm không nên đặt trong những cái bìa kẹp có đệm chứa chất kiềm. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây cho thấy nếu môi trường lưu giữ được duy trì ở độ ẩm tương đối hợp lý từ 30% đến 55% thì các bìa kẹp không đệm là không cần thiết và có thể sử bìa kẹp có đệm. Tất cả các bìa kẹp tài liệu nên được làm vừa với kích thước của ngăn tủ hoặc hộp; các bìa kẹp vừa kích thước ngăn tủ hoặc hộp được ưa dùng hơn những bìa kẹp nhỏ bởi vì bìa kẹp nhỏ dễ bị kẹt ở trong cùng của ngăn hoặc là thay đổi vị trí khi mở và đóng các ngăn tủ hoặc khi di chuyển các hộp. Mặc dù nhiều tài liệu khác nhau có thể đặt trong cùng một bìa kẹp khi cần thiết song lý tưởng nhất là chỉ để một tài liệu vào một bìa kẹp. Nếu nhiều tài liệu cùng được đặt trong một bìa kẹp, nên phân tách giữa các tài liệu bằng giấy lụa không chứa a-xít, nhất là khi các tài liệu có màu hoặc đặc biệt quý. Nên có phòng phù hợp để lưu giữ các tài liệu quá khổ nhờ đó có thể di chuyển an toàn các tài liệu từ ngăn tủ hoặc giá sách, và nên có một chỗ để đặt những tài liệu này xuống khi di chuyển hoặc trước khi đặt lại vào các ngăn tủ hoặc giá sách. Nếu tài liệu không giòn và dễ hỏng, có thể cuộn các tài liệu để lưu giữ khi mà không thể lưu giữ tài liệu này ở dạng phẳng. Nhưng điều quan trọng là phải xác định chắc chắn là các tài liệu không quá giòn và dễ hỏng để chịu được việc cuộn vào và tháo ra. Một số tài liệu cần phải cuộn riêng rẽ; các tài liệu khác có thể cuộn theo nhóm từ 4-6 tài liệu có cùng kích thước, con số chính xác phụ thuộc vào kích thước và trọng lượng giấy. Nên sử dụng ống tuýp dài hơn cuộn tài liệu dài nhất vài cm và có đường kính ít nhất 10 cm (4 inches) (đường kính lớn càng tốt). Nếu không có ống tuýp làm bằng các nguyên liệu có độ pH trung tính, ít hàm lượng than nâu, nên bọc ống trong giấy có độ trung tính hoặc có đệm hoặc bằng cuộn vải polyester. Một phương pháp khác là đặt các tài liệu trong một bìa kẹp làm bằng vải polyester 5/1000 (five-mil polyester film) được cắt dài hơn hai chiều của tài liệu được cuộn lớn nhất khoảng vài cm. Tài liệu sau đó được cuộn lại sao cho bề mặt hướng vào mặt trong của ống. Nếu sử dụng bìa kẹp bằng vải polyester thì bìa này nên được cuộn lại để cả khối cuộn song song với chiều dài của ống. Sau đó nên bọc cả khối lại trong giấy trung tính hoặc có đệm hoặc trong vải polyester để tránh sự cọ sát. Cả khối cuộn đã được bỏng cần được buộc lỏng bằng dải dây thẳng bằng vải lanh, bông hoặc polyester. Nếu muốn bảo vệ chắc chắn hơn, có thể lưu giữ cả khối này trong một ống tuýp rộng hơn. Các ống tuýp nên đặt nằm ngang. Giấy in báo Rất nhiều giấy in báo được sản xuất vào nửa sau thế kỷ XIX được làm bằng bột giấy có chứa than nâu và các tạp chất khác, và việc bảo quản lâu dài đối với loại giấy này rất khó (ngay cả) trong điều kiện tốt nhất. Mặc dù có thể kiềm hoá (khử axít) giấy in báo để làm chậm lại qúa trình hư hại, điều này thường không thiết thực lắm bởi vì tài liệu vẫn tiếp tục xuống cấp với tốc độ khá nhanh. Hơn nữa, việc kiềm hoá sau khi các tờ giấy đã trở nên vàng và dễ rách sẽ không làm cho giấy trắng và đàn hồi lại. Hầu hết các mẩu tin cắt báo đều đều quan trọng bởi thông tin mà chúng chuyển tải chứ không phải vì bản thân các mẩu cắt báo đó. Vì lý do này, phô tô hoặc chụp vi phim các mẫu tin này là các cách bảo quản thực tế nhất đối với các kho tài liệu cắt báo. Toàn bộ việc phô tô nên thực hiện trên giấy ít hàm lượng than nâu và sử dụng máy phô tô tĩnh điện tạo ảnh bằng nhiệt. Những mẫu tin mà phải giữ lại cần được xử lý sau đó để riêng rẽ với các giấy chất lượng cao trong các bìa kẹp giấy, hoặc trong vỏ bọc làm bởi vải polyester. Sách mỏng Sách mỏng có thể lưu trữ trong hộp hoặc trong bìa kẹp sách. Một số cuốn sách mỏng có cùng kích thước bìa có thể đặt cùng trong hộp gáy ngang khi mở hoặc trong hộp phase box. Những cuốn sách mỏng khác nhau về kích cỡ nên đặt riêng rẽ trong các hộp gáy ngang khi mở hoặc phase box hoặc đặt trong các kẹp tài liệu (file folders) được đặt trong hộp bảo quản tư liệu hay treo trên các giá treo của tủ đựng tài liệu. Nếu dùng bìa kẹp tài liệu thì nên đặt cho gáy sách hướng xuống. Nên đặt sách mỏng trong hộp riêng nếu sách đó buộc phải để trên giá giữa các quyển sách khác. Các nhóm sách mỏng xếp giữa các sách khác có thể đóng hộp cùng nhau theo hướng dẫn vừa nêu. Nếu các sách mỏng được đóng bìa, bìa sách phải có chất lượng phù hợp và đồng đều và nên được gắn với sách theo cách sao cho không gây hại cho sách. Nên tham khảo các chuyên gia có kinh nghiệm về những lợi ích và tác hại của các loại bìa khác nhau có trên thị trường. Bìa sách không nên dính liền vào những cuốn sách mỏng. Nếu phải dùng kim khâu để gắn sách và bìa sách, đường khâu nên thực hiện trên nếp gấp và qua những lỗ khâu ban đầu nếu có thể. Sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông Nhiều kho tài liệu lịch sử bao gồm các sách dán bài viết rời và những tài liệu phổ thông (như thẻ thương mại, thiệp mừng lễ Valentine, mẫu vật, búp bê giấy, ...). Những tài liệu này thường đặt ra những thách thức cho công tác bảo quản bởi chúng thường gồm nhiều thành phần và dưới nhiều dạng chất liệu khác nhau. Những tài liệu này có thể có bề mặt nổi, trang trí ba chiều, hoặc những bộ phận chuyển động. Chúng thường là độc nhất, mỏng manh, dễ hỏng và có những ý nghĩa liên kết quan trọng. Những tài liệu này do vậy không nên xếp chung với những tài liệu thư viện hoặc tài liệu lưu trữ khác bởi vì sự khác biệt về kích thước, hình dạng, khối lượng, chất liệu có thể làm hỏng sách. Phần lớn sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông được bảo quản theo các hướng dẫn chung đề cập ở trên. Sách dán bài viết rời có giá trị lịch sử đặc biệt về dạng nguyên thuỷ của nó nên được bảo quản riêng trong hộp vừa với nó. Những tài liệu phổ thông không đóng bìa nên nhóm lại theo kích thước và loại (ảnh, tài liệu in, bản phác thảo), nếu cần thiết thì bọc riêng từng nhóm để bảo vệ, tránh sự xâm nhập của axít và hư hỏng cơ học, và lưu trữ theo cách nào đó giúp giữ nguyên được hình dáng. Một số nhà cung cấp các thiết bị lưu trữ có bán các hộp hoặc ống có kích thước tiêu chuẩn cho các tài liệu phổ thông thường như ưu thiếp, ảnh nổi. Các nhà cung cấp khác có thể sản xuất những bao gói tài liệu kích thước theo yêu cầu với số lượng lớn để đáp ứng những nhu cầu đặc biệt. Ảnh Đối với ảnh, tốt nhất là bọc riêng cho từng ảnh. Làm như vậy sẽ hạn chế hư hỏng đối với ảnh nhờ được bảo vệ và hỗ trợ về mặt vật lý. Chất liệu lưu trữ phù hợp có thể được làm bằng giấy hoặc nhựa plastic. Do bao giấy thường không trong suốt, bức ảnh phải lấy ra mới xem được nên bao nhựa trong suốt có ưu thế hơn là cho phép quan sát hình ảnh mà không cần lấy ra, nhờ đó làm giảm nguy cơ cọ sát hoặc bào mòn. Bao giấy phải không có chứa axít và than nâu. Các loại giấy nhựa phù hợp cho lưu trữ ảnh là: polyeste, polypropylene, polyethylene. Luôn luốn tránh sử dụng nhựa polyvinyl - chcloride. Các bao giấy và nhựa cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của Tiêu chuẩn Standard IT 9.2-1998 của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) và phải vượt qua Kiểm tra hoạt tính ảnh được nêu trong Tiêu chuẩn ANSI NAMPM IT 9 – 16 – 1993. Khi các tài liệu đã được lưu giữ một cách phù hợp trong các bìa kẹp, ống hoặc phong bì, cần tiếp tục đặt chúng trong các hộp cửa mở ngang có bản lề (drop-front) đủ chất lượng lưu trữ. Các phim âm bản bằng thuỷ tinh (glass plate negative) là ngoại lệ và nên dựng đứng để cho các đĩa phim âm bản ở dưới đáy của chồng đĩa không bị vỡ. Nên đặt các hộp lên lên giá hoặc tủ bằng kim loại. Nếu có thể, nên xếp các ảnh có cùng kích thước với nhau; việc xếp lẫn các kích thước khác nhau có thể gây sự bào mòn hoặc gẫy vỡ và có thể tăng nguy cơ thất lạc các ảnh nhỏ hơn. Dù kích thước của ảnh như thế nào, tất cả các bao ảnh trong cùng một hộp nên cùngo một kích thước và nên là kích thước của hộp. Không nên xếp quá đầy các hộp. Xếp ảnh nằm ngang thường tốt hơn cách xếp ảnh đứng bởi nó tạo ra hỗ trợ toàn diện và tránh các hư hại cơ học như nếp gập. Tuy nhiên, cách đặt đứng lại có một ưu điểm là khi lấy ảnh trong các bộ sưu tập dễ dàng hơn và giảm đi các thao tác. Các bức ảnh nên được đặt trong các kẹp tài liệu hoặc phong bì không chứa axít mà chính những phong bì này được treo lên các kẹp đựng tài liệu hoặc đặt trong các hộp đựng tài liệu. Tránh xếp quá nhiều bức ảnh vào một chỗ. Việc sử dụng các kẹp tài liệu treo sẽ tránh được tình trạng các bức ảnh trượt xuống dưới các bức khác và sẽ dễ dàng hơn khi lấy ra. Cần lưu ý đặc biệt khi bảo quản những bức ảnh quá khổ gắn trên giấy cát tông. Loại giấy này thường có chứa axít và cực giòn. Việc giá đỡ này trở nên giòn có thể đe doạ bản thân bức ảnh bởi vì tấm bìa có thể gẫy trong quá trình lưu giữ hoặc xử lý, gây hư hỏng cho ảnh. Những tấm ảnh này cần được bảo quản cẩn thận, đôi khi cần đặt trong những hộp được làm riêng. Những ảnh này cũng cần được thao tác hết sức cẩn trọng. Kết luận Việc lưu giữ và thao tác hợp lý của các tài liệu trong thư viện hoặc trung tâm lưu trữ có thể rất ít tốn kém, với một số biện pháp được nêu ở trên hầu như không tốn kém hoặc tốn rất ít. Hơn thế, điều này còn có thể tiết kiệm cho tương lai nhờ giảm thiểu các nhu cầu sửa chữa tài liệu. Thực hiện theo những chỉ dẫn này là cách làm thực tế và hiệu quả về mặt chi phí để kéo dài tuổi thọ của các kho tài liệu. Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội Lịch sử Minnesota Việc lựa chọn đồ đạc để lưu trữ tài liệu trong thư viện và cơ quan lưu trữ đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Nhiều sự lựa chọn các đồ đạc sẵn có và đang thịnh hành có chứa những chất liệu làm sản sinh những tác dụng phụ đã góp phần làm hư hỏng tài liệu mà chúng đang lưu trữ. Ngoài ra, một số những điểm đặc trưng của vật liệu xây dựng cũng đang phá hủy và góp phần làm hư hỏng các bộ sưu tập . Những thông tin được trình bày dưới đây dự định giới thiệu và cung cấp một sự chỉ dẫn cho đề tài nói trên trong việc lựa chọn đồ đạc lưu trữ. Đồ sứ có tráng men Mãi đến gần đây, chỉ có loại đồ đạc có tráng men được người ta khuyên dùng. Được cấu tạo từ lõi thép, bọc ngoài bằng lớp vỏ sứ có tráng men đã được nung loại đồ đạc này được coi là loại vật liệu hóa học có tính bền vững. Bởi là loại vật liệu đã sẵn có trên thị trường, giá cả mang tính cạnh tranh, lại khỏe và bền loại vật liệu này đã trở thành sự lựa chọn đặc biệt hấp dẫn của người tiêu dùng. Tuy nhiên, nhiều câu hỏi đã được đặt ra về khả năng lớp vỏ tráng men bọc ngoài nếu không được nung một cách hợp thức (không đủ thời gian và nhiệt độ cao như quy định) sẽ có thể toả ra chất fomanđêhyt và các chất dễ bay hơi khác có hại cho bộ sưu tập tài liệu. Sự lo lắng này càng đặc biệt cần được lưu tâm trong trường hợp bộ sưu tập tài liệu được lưu trữ trên những giá sách được đặt ở một khu vực khép kín hoặc có sự lưu thông không khí ít, hoặc tài liệu được lưu trữ trong những loại đồ đạc đóng kín như hộp đựng bản đồ, các tủ có ngăn kéo đựng tài liệu và các hộp đựng sách có nắp cứng. Xuất phát từ mối quan tâm về sự không đạt tiêu chuẩn của vật liệu, loại đồ đạc có tráng men trừ loại được nung một cách hợp thức, không còn được người ta khuyên dùng rộng rãi nữa. Đối với chúng tôi để cầm chắc tính hợp lệ của vật liệu được nung, đồ đạc đó phải được qua kiểm tra. Việc kiểm tra phải tuân thủ tiêu chuẩn E-595 của ASTM (Hiệp hội Kiểm định vật liệu Mỹ).1 Cuộc kiểm tra này đòi hỏi phải sử dụng đến những thiết bị rất tinh vi. Ngoài ra, đồ đạc tráng men cũng có thể được kiểm tra bằng cách sử dụng nhóm dung môi hữu cơ có tên là Methyl ethyl ketone (MEK) tuy rằng kết quả thẩm định kém tính thuyết phục hơn.2 Nếu sau cuộc kiểm tra thô này, mà người ta thường gọi là kiểm tra cọ xát MEK, cho kết quả là lớp vỏ bọc ngoài có thể chưa được nung một cách hợp lệ thì bạn nên sử dụng dịch vụ thẩm định chuyên nghiệp để xác định chắc chắn xem liệu đồ đạc đó có thật sự đạt tiêu chuẩn hay không. Đồ đạc có lớp vỏ bọc ngoài dạng bột Đồ đạc lưu trữ bằng thép có lớp bọc ngoài bằng những dạng bột khác nhau dường như tránh được những rắc rối có liên quan đến vấn đề không đạt tiêu chuẩn chất lượng của đồ đạc tráng men. Lớp bọc ngoài dạng bột làm từ vật liệu pôlime tổng hợp được chia tách một cách tinh xảo rồi nung chảy bọc ngoài lõi thép. Việc thẩm định chất lượng vật liệu chỉ được hoàn tất khi kết quả kiểm tra chỉ ra rằng lớp vỏ bọc đạt tính bền vững hóa học, hạn chế tối thiểu mối đe dọa bay hơi chất hóa học, và do vậy an toàn cho việc lưu trữ các tài liệu có giá trị. Tuy nhiên, nếu việc kiểm tra chất lượng bằng phương pháp kiểm tra cọ xát MEK được tiến hành trong một khu vực khép kín, là nơi thép được định lượng nặng nhất, thì sẽ khẳng định được tính hợp thức của lớp vỏ bọc và khi ấy sự không đạt tiêu chuẩn của đồ đạc không còn là một mối quan tâm nữa.3 Nhôm siêu nhẹ Đồ đạc lưu trữ bằng nhôm siêu nhẹ là một sự lựa chọn khác của người tiêu dùng. Loại kim loại không bọc này cực kỳ chắc chắn mặc dù có trọng lượng rất nhẹ. Bản thân loại kim loại này được nhận định là không gây các phản ứng phụ, và vì không có lớp vỏ bọc ngoài nên những rắc rối về việc không đạt tiêu chuẩn được loại trừ. Nhiều người coi nhôm siêu nhẹ là sự lựa chọn hàng đầu đối với việc chọn đồ đạc lưu trữ, đặc biệt với loại tài liệu nhạy cảm. Tuy nhiên, nhôm siêu nhẹ có vẻ là loại vật liệu đắt tiền nhất. Giá thép mạ Crôm Giá thép mạ crôm, được làm từ dây thép mạ crôm (heavy-gauge, chrome-plated steel wire) là một sự lựa chọn đồ đạc cho kho chứa phù hợp cho các tài liệu được đóng hộp. Giá sách bền, khung dây nhẹ và tạo sự lưu thông không khí tốt. Tuy nhiên, những sợi dây thép mạ crome này có thể để lại vết bẩn vĩnh viễn trên những tài liệu không được bảo vệ, vì vậy các tài liệu cần được đóng hộp hoặc các giá sách cần được bọc lót. Gỗ Đồ đạc lưu trữ, đặc biệt các giá sách làm bằng gỗ đã phổ biến và có truyền thống sử dụng vì những lý do về tính thẩm mỹ, tính kinh tế và nhẹ trong lắp đặt. Tuy nhiên, các axit có hại và những chất khác vẫn bốc hơi từ gỗ, hợp chất gỗ và một số chất bịt kín và chất keo dán. Mặc dù mức độ bốc hơi ở thời điểm sử dụng ban đầu cao nhất, trong hầu hết các trường hợp sự bay hơi thể hiện tuổi thọ của vật liệu. Để tránh khả năng làm hỏng tài liệu, nên tránh làm đồ đạc lưu trữ bằng gỗ hoặc các sản phẩm gỗ. Nếu không tránh được điều này và vẫn phải sử dụng gỗ cần có biện pháp phòng ngừa. (Certain wood and wood composite) Gỗ nguyên chất và hợp chất gỗ có nhiều khả năng gây hư hỏng hơn các loại khác. Ví dụ, gỗ sồi, vốn được sử dụng rộng rãi cho việc lưu trữ các tài liệu thư viện và lưu trữ, lại được xem là loại gỗ có độ bốc hơi axít lớn nhất, vì vậy nó được khuyên không nên sử dụng. Cũng như vậy, nhiều loại hợp chất gỗ được quảng cáo là không chứa fomanđêhyt cũng có thể chứa các axit hoặc các anđehit có hại khác. Cần thu thập các thông tin cập nhật trước khi lựa chọn loại đồ đạc mới làm bằng gỗ hoặc sản phẩm gỗ để có thể lựa chọn loại gỗ ít gây hư hại nhất. Tất cả các loại gỗ và hợp chất gỗ nên được kiểm nghiệm để xác định tính an toàn sử dụng.4 Vỏ bọc cho gỗ Đối với các đồ đạc lưu tr... có dùng thuốc nhuộm hay các chất màu nhạy cảm với độ kiềm cao, tranh cắt dán có thành phần gỗ và lụa, cyanotypes, bản tranh mô phỏng và một số loại ảnh.4 Bẫy phân tử Một số loại vật liệu dùng cho lưu trữ mới được phát triển gần đây, dựa trên sự kết hợp giữa một hay nhiều loại phụ gia kiềm với (Molecular Traps), hoặc là cacbon hoạt hoá hoặc là Zeolit, có xu hướng bảo vệ tốt hơn những loại vật liệu chỉ chứa một loại phụ gia kiềm. Những vật liệu này có tác dụng bảo vệ vật khỏi các chất gây ô nhiễm môi trường và các sản phẩm phụ trong quá trình phân hủy mà không phản ứng với phụ gia kiềm có trong vật liệu lưu trữ. Nghiên cứu chỉ ra rằng khí thải ô nhiễm chứa axit trong môi trường không bị trung hoà bởi phụ gia kiềm có trong vật liệu lưu trữ, và rằng các chất khí thải đó thấm qua vật liệu lưu trữ mà vẫn giữ nguyên tính chất. Người ta cũng cho rằng những chất khí bẩn khác cũng thấm qua vật liệu lưu trữ có phụ gia mà không thay đổi tính chất. Những (Molecular Traps) sẽ giữ lại và loại bỏ các phân tử độc hại mà phụ gia kiềm đã bỏ qua.5 Độ pH Tính axit và tính kiềm của những vật liệu có nguồn gốc từ giấy, bao gồm cả các loại bìa làm hộp và làm tấm bọc được thể hiện ở độ pH, dựa trên bậc lôgarit từ 0 đến 14, trong đó 7 là điểm trung tính, dưới 7 là axit, trên 7 là kiềm. Mặc dù có nhiều ý kiến khác nhau về độ pH lý tưởng đối với việc bao gói tài liệu nhưng độ pH từ 7 đến 8,5 thông thường là mức tốt cho các loại sách và đồ tạo tác trên giấy. Tuy nhiên đối với những vật liệu ảnh cần có sự lựa chọn đặc biệt hơn bởi những loại ảnh khác nhau có những yêu cầu về độ pH khác nhau. Một người bảo quản tài liệu ảnh do vậy cần phải được tư vấn thêm về điều này. Hiện có một vài phương pháp đo độ pH. Cách đơn giản nhất là sử dụng bút máy hay bút chì kiểm tra pH, loại bút thử này cho biết độ pH trên bề mặt vật liệu được kiểm tra. Khi sử dụng loại bút thử này bạn nên kiểm tra cả phần lõi cũng như bề mặt của giấy, bìa bởi vì chỉ kiểm tra bề mặt có thể sẽ không chính xác. Loại bút thử này để lại một vết bẩn lem nhem trên đồ vật, vì vậy tuyệt đối không nên dùng để kiểm tra. Có thể sử dụng một cách kiểm tra khác, đặc trưng hơn là dùng giấy quỳ để đo độ pH. Máy đo pH cho số đo chính xác nhất. Khi chọn vật liệu lưu trữ, bạn không nên chỉ dựa vào các số đo độ pH. Số đo độ pH trên 7 không có nghĩa là vật liệu đó có chất lượng bảo quản tốt. Người ta cũng lưu ý rằng một số loại bìa bột gỗ mới sản xuất có thể có tính kiềm nhưng sau một thời gian ngắn lại trở nên có tính axit.6 Tất cả các thành phần của vật liệu lưu trữ phải được xác định rõ và quy trình sản xuất những chất đó là nhân tố quyết định. Phải xem xét những thông tin này cùng với độ pH khi lựa chọn vật liệu để làm bao gói lưu trữ. Độ bền Sách và các tác phẩm nghệ thuật trên giấy chỉ nên được cất giữ trong bao gói có độ bền thích hợp. Bao gói lưu trữ phải đủ bền để bảo vệ tài liệu. Nếu bao gói không đủ chắc để đỡ đồ tạo tác, đồ vật sẽ bị méo mó, nhăn nhúm, rách, và ngay cả bao gói cũng bị hư hỏng, thậm chí vỡ vụn ra. Loại bao gói quá chắc cũng là một vấn đề cần được lưu ý. Nó làm tăng khối lượng và kích thước không cần thiết, dẫn đến khó khăn trong việc vận chuyển và lãng phí không gian cất trữ. Các tiêu chuẩn ANSI Thuật ngữ (permanent or permanent durable) lâu dài hay bền chắc lâu dài đôi khi được sử dụng để miêu tả những vật liệu bền chắc và ổn định về mặt hoá học. Các thuật ngữ này được sử dụng trong bản American National Standard for Permanence of Paper for Publications and Documents in Libraries and Archives, ANSI/NISO Z39.48-1992 do Viện tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ phê chuẩn và được tổ chức tiêu chuẩn thông tin Quốc gia phát triển. Bản tiêu chuẩn này đã xác lập các tiêu chuẩn đối với loại giấy có thể sử dụng vài trăm năm trong các điều kiện lưu trữ và sử dụng thông thường. Nó có tác dụng như là bản hướng dẫn cho việc lựa chọn loại giấy dùng trong công tác xuất bản và loại giấy dùng làm vật liệu lưu trữ. Đối với các loại bao gói của tài liệu ảnh, có nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Cuốn The American National Standard for Imaging Media--Photographic Processed Films, Plates and Papers--Filing Enclosures and Storage Containers, ANSI IT9.2-1998 nêu lên các qui cách phẩm chất đối với vật liệu làm bao gói. Cuốn American National Standard for Imaging Media Photographic Activity Test, ANSI IT9.16-1993 còn qui định thêm những tiêu chuẩn dành cho các loại bao gói dùng để cất giữ ảnh. Các loại bao gói này cần phải đáp ứng cả hai tiêu chuẩn trên.7 Nhựa tổng hợp Nhựa tổng hợp khác nhau rất nhiều về độ ổn định hoá học nên khi sử dụng cần phải rất cẩn thận. Một số loại nhựa không có tính ổn định hoá học và tạo ra một số sản phẩm phụ trong quá trình phân hủy, khiến tài liệu bị hư hỏng nhanh hơn. Một số khác thì chứa chất làm dẻo dễ bay hơi, những chất dẻo này có thể làm cho vật tiếp xúc với chúng dính vào bề mặt (and media to bleed) các chất liệu bị chảy ra.8 Ba loại nhựa tổng hợp đáp ứng được tiêu chuẩn bảo quản là polypropylene, polyester và polyetylene.9 Polypropylene thường được sử dụng làm hộp và khay. Màng phim polyester được sử dụng làm vật liệu trung gian để bảo vệ bề mặt đồ vật, làm bìa kẹp giấy và để bọc những vật riêng lẻ. Chỉ nên sử dụng polyester không có chất làm dẻo, chất ngăn tia tử ngoại, thuốc nhuộm và lớp sơn phủ bề mặt. Màng phim polyester có tích tĩnh điện có thể hút những chất dính trên mặt giấy. Vì lý do này không nên sử dụng màng phim polyester cho những vật không bám chắc vào mặt giấy như phấn màu, phấn than củi, than chì graphit. Mực phun hay các hình trên ảnh có thể bị ảnh hưởng xấu bởi sự tĩnh điện. Bởi vậy, nên cẩn thận khi sử dụng phim polyester để bảo quản những vật có vấn đề tương tự. Đối với bìa kẹp giấy và bao bì, có thể dán phim polyester bằng một loại thiết bị có thể tạo ra hoặc là mối hàn siêu âm hoặc là mối hàn phát xạ nhiệt. Nếu thiết bị dùng để hàn không có sẵn, có thể dán polyester bằng băng dính hai mặt. Chỉ nên sử dụng loại băng dính có thể đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo quản. Những lưu ý này sẽ góp phần giảm thiểu những vấn đề về các sản phẩm phụ gây hại tạo thành trong quá trình băng dính phân huỷ, những vấn đề sự chuyển biến của chất keo dính có thể khiến vật bị dính chặt vào đó. Kết luận... Trên thị trường có một số nhà cung cấp bao gói lưu trữ có chất lượng bảo quản tốt. Bạn nên tham khảo catalog của các nhà cung cấp này để có thể so sánh chi phí và đánh giá các chủng loại sản phẩm của họ. Nếu bạn có thắc mắc gì về thành phần cấu tạo của sản phẩm, hãy liên lạc với các nhà cung cấp để biết thêm chi tiết, họ luôn sẵn sàng cung cấp cho bạn những thông tin này. Nếu bạn có yêu cầu hỗ trợ thêm, hãy liên lạc với Field Services Depatment tại trung tâm bảo quản tài liệu phía Bắc. Chú thích 1. Dianne van der Reyden, "Paper Documents", in Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach. Carolyn Rose, Catherine A. Hawks, Hugh H. Genoways, eds. (Iowa City: Society for the Preservation of Natural History Collections, 1995), 333. 2. "Choosing Archival-Quality Storage Enclosures for Books and Paper," in Preservation of Library and Archival Materials: A Manual, 2nd ed. Sherelyn Ogden, ed. (Washington, DC: American Association of Museums; 1994), 136. 3. Margaret Holben Ellis, The Care of Prints and Drawings (Walnut Creek, CA: Altamira Press, 1995), 110 4. Nancy Carlson Schrock and Gisela Noak, Archival Storage of Paper (Syracuse, NY: Gaylord Bros., 1997), 2. 5. Conservation Resources, Conservation Resources General Catalog 1997/98 (Cowley, Oxfordshire: Conservation Resources, 1997), vi; Siegfried Rempel, "Zeolite Molecular Traps and their Use in Preventive Conservation," WAAC Newsletter 18.1 (1996): 13. 6Ellis, Care of Prints and Drawings, 112. 7"Storage Enclosures for Photographic Materials," in Preservation of Library and Archival Materials: A Manual, 2nd ed. Sherelyn Ogden, ed. (Washington, DC: American Association of Museums; 1994), 163. 8van der Reyden, "Paper Documents," 333. 9Schrock and Noak, "Archival Storage of Paper," 3. Richard Horton - Nhân viên bảo quản, Bridgeport National Bindery, Inc. Các loại hộp đựng có tác dụng bảo vệ cấu trúc sách và bảo vệ sách khỏi bụi bẩn, ánh sáng và những hư hại cơ học. Những quyển sách đặc biệt quan trọng cần có hộp để tránh những hư hại dưới bất kỳ điều kiện gì. Các bộ sách qúy bị hỏng bìa mà cần lưu giữ lại thì nên được cất trong hộp thay vì sửa chữa vì nếu sửa chữa có thể sẽ làm giảm giá trị hay đặc tính của cuốn sách. Những cuốn sách bị hỏng có giá trị thấp hoặc ít khi được sử dụng nếu không đảm bảo xử lý hay sửa chữa tốt lớp bìa sách thì cũng nên cất vào hộp. Những cuốn sách mỏng, cỡ nhỏ, dễ hư hỏng hay có hình dạng kỳ lạ cũng cần được bảo quản trong hộp để giữ nguyên hình dạng và bảo vệ chúng trong quá trình sử dụng cũng như bảo vệ chúng khỏi những cuốn sách để gần ở trên giá. Hai loại hộp thích hợp cho hầu hết các loại sách là loại hộp sách khi mở có gáy hộp nằm ngang (drop-spine) (Hình 1), còn gọi là hộp mở kiểu vỏ sò hay hộp có khay kép và loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời (phase box) (Hình 2). Hình 1 Hình 2 Loại hộp sách khi mở có gáy hộp nằm ngang giúp bảo vệ sách khỏi bụi bẩn và ánh sáng tốt hơn loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời. hộp sách làm tại chỗ tạm thời lúc đầu được sử dụng như là một phương pháp bảo quản tạm thời; sách được cất trong hộp sách làm tại chỗ tạm thời trong lúc chờ được xử lý để bảo quản. Mặc dù loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời kém cứng hơn cũng như chống thấm bụi và ánh sáng kém hơn hộp sách, khi mở gáy hộp nằm ngang nhưng hộp sách làm tại chỗ tạm thời vẫn là một phương tiện lưu trữ hiệu quả về mặt kinh tế và chất lượng có thể chấp nhận được. Hiện nay hộp sách làm tại chỗ tạm thời có rất nhiều kiểu dáng với các cách đóng mở khác nhau có bán sẵn trên thị trường. Không nên sử dụng loại hộp sách hở gáy để tra sách vào (slip case) (Hình 3) để cất giữ sách bởi vì khi sử dụng loại hộp này, bìa sách sẽ bị trầy xước khi rút sách ra vào hộp. Hơn nữa, gáy sách sẽ vẫn không tránh được ánh sáng. Hình 3 Một điều quan trọng là kích cỡ của hộp phải vừa khít với khổ sách. Một chiếc hộp rộng không thể đảm bảo yêu cầu về bảo quản sách, làm cho sách bị xê dịch trong hộp, dẫn đến trầy xước, mà tránh trầy xước lại chính là mục đích của việc sử dụng hộp. Ngược lại, một chiếc hộp chật có thể gây ra hư hỏng cho mép sách và những điểm gấp nối trên bìa sách. Vật liệu sử dụng để làm hộp sách phải bền, không có axit. Đối với loại hộp sách làm tại chỗ tạm thời, vật liệu làm hộp cũng không được chứa chất lignin (phần gỗ của thân cây) và cần được kiểm soát độ axit và độ kiềm nếu có thể. Nguồn cung cấp hộp đặt theo yêu cầu Bản danh sách này không hoàn toàn đầy đủ và cũng không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so sánh giá cả cũng như chât lượng của những loại sản phẩm đó. Hãy tra danh bạ điện thoại của nước bạn để tìm địa chỉ của những cơ sở đóng sách tư nhân làm loại hộp sách khi mở gáy hộp nằm ngang. NECC có sẵn một bản danh sách đầy đủ hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu in cập nhật nhất. Acme Bookbinding Company 100 Cambridge Street Charlestown, MA 02129-1228 Telephone: (617) 242-1100 Fax: (617) 242-3764 Drop-spine boxes Phase boxes Bridgeport National Bindery 662 Silver Street P.O. Box 289 Agawam, MA 01001-0289 Toll Free: (800) 223-5083 Telephone: (413) 789-4007 E-mail: info@BNBindery.com E-mail: JNoyes@BNBindery.com Drop-spine boxes Phase boxes Campbell-Logan Bindery 212 Second St., North Minneapolis, MN 55401 Toll Free: (800) 942-6224 Telephone: (612) 332-1313 Fax: (612) 332-1316 E-mail: 71514.3705@compuserve.com Drop-spine boxes Custom Manufacturing, Inc. (CMI) 10034 East Lake Road Hammondsport, NY 14840 Telephone: (607) 569-2738 Fax: (646) 349-1058 E-mail: cmiboxes@supernet.net Phase boxes Conservation Resources International 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Toll Free: (800) 634-6932 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Drop-spine boxes Phase boxes Kater-Craft Bookbinders 4860 Gregg Road Pico Rivera, CA 90660 Telephone: (562) 692-0665 Fax: (562) 692-7920 Drop-spine boxes Phase boxes Ocker & Trapp Library Bindery 17 A Palisade Avenue P.O. Box 314 Emerson, NJ 07630 Telephone: (201) 265-0262 Fax: (201) 265-0588 Drop-spine boxes Cách đo hộp đựng sách theo yêu cầu Dù bạn tự làm hộp sách hay đặt làm từ nhà cung cấp, bạn đều phải thực hiện thao tác đo chiều dài, chiều rộng, độ dày của cuốn sách cần đóng hộp (Hình 4). Cách đơn giản nhất để làm việc đó là sử dụng dụng cụ đo đạc như (Measurephase) có bán ở xưởng đóng sách quốc gia Bridgeport và University Products. Hình 4 Bạn cũng có thể tự làm hay nhờ thợ mộc làm một dụng cụ tương tự bằng một tấm gỗ dán, bìa cứng và một thước kẻ (Hình 5). Tuy nhiên, nếu bạn phải đo sách bằng phương pháp thủ công, bạn có thể sử dụng cách sau đây. Hình 5 1. Tìm một bề mặt thật phẳng vuông góc với bức tường nhẵn hay một mặt phẳng thẳng đứng ở một bên, chẳng hạn một chiếc bàn kê sát vào tường hay một viên gạch đã được bọc phẳng trên mặt bàn. Trong hướng dẫn dưới đây, mặt phẳng đứng được gọi là (backstop) (Hình 6) Hình 6 2. Sử dụng các dụng cụ sau: (a) một thước kẻ có độ dài ít nhất bẳng chiều dài của cuốn sách dài nhất cần đo, (b) một êke có một cạnh ít nhất dài bằng chiều rộng của cuốn sách rộng nhất cần đo. Dấu chia khoảng cách phải bắt đầu từ ngay đầu thước kẻ chứ không phải từ lưng chừng thước (Hình 7). Hình 7 3. Đo chiều rộng (W) bằng cách đặt cuốn sách lên mặt bàn sao cho gáy sách quay chạm vào mặt phẳng đứng. Không ép chặt mà chỉ đặt cuốn sách vừa sát vào mặt phẳng đứng để nó có thể giữ nguyên hình dạng và kích thước bình thường của nó. ép chặt cuốn sách vào mặt phẳng đứng sẽ làm thay đổi hình dạng của nó, dẫn đến số đo có thể quá nhỏ. Đặt dựng êke trên mặt bàn sao cho cạnh thẳng đứng của thước chạm vào mép trước cuốn sách tại điểm rộng nhất của cuốn sách. Đặt thước kẻ lên trên cuốn sách sao cho đầu thước chạm vào mặt phẳng đứng (Hình 8). Nếu còn phân vân về điểm rộng nhất của cuốn sách, hãy đo tại nhiều vị trí rồi chọn vị trí có số đo lớn nhất. Nhớ là số đo này tính cả phần nhô ra của gáy sách hay nẹp sách (Hình 9). Hình 8 Hình 9 4. Đo chiều dài (H) bằng cách đặt cuốn sách lên trên mặt bàn sao cho một đầu cuốn sách chạm vào mặt phẳng đứng, sau đó lặp lại các thao tác ở bước 3. Hình 10 5. Cách đo độ dày cuốn sách (T) hơi khác một chút. Đặt cuốn sách lên mặt bàn. Dựng đứng thước kẻ bên cạnh cuốn sách và giữ êke ép vào mặt phẳng đứng sao cho cạnh thẳng đứng ép khít vào đó còn cạnh nằm ngang song song với mặt bàn. Hạ thấp dần thước êke xuống, giữ cho nó luôn tiếp xúc với mặt phẳng đứng cho đến khi cạnh ngang của êke chạm vào phần dày nhất của cuốn sách. Ghi lại số đo tại điểm giao giữa cạnh nằm ngang của êke với thước kẻ (Hình 10). Bây giờ bạn đã có số đo của cuốn sách, bạn có thể tự làm một chiếc hộp hay gửi số đo tới thợ đóng hộp sách để đặt làm. Richard Horton - Nhân viên bảo quản, Bridgeport National Bindery, Inc. Nhiều nhân viên thư viện gặp phải rắc rối khi đóng hộp một số lượng lớn những cuốn sách khổ nhỏ, sách mỏng, nhẹ và sách có bìa mềm. Trong khi loại hộp sách, khi mở gáy hộp nằm ngang và hộp sách làm tại chỗ tạm thời không thích hợp vì chi phí cao và chiếm một không gian tương đối lớn trên giá thì loại hộp làm từ chất liệu bìa không chứa lignin1 (phần gỗ của thân cây), dày khoảng 10-20 poang2 (point = 0,0138 inch) là một sản phẩm thay thế thích hợp. Trong nhiều năm qua, người ta đã làm ra nhiều loại hộp gấp. Một loại hộp được biết đến dưới tên gọi hộp tuxedo (Hình 1) thường được sử dụng để bảo quản các loại sách dày dưới nửa inch; còn đối với những cuốn sách dày hơn, loại hộp này tỏ ra không thích hợp lắm. Hộp tuxedo nếu bọc những cuốn sách dày sẽ dễ bị méo mó xộc xệch và góc hộp có thể bị rách toạc ra, khi đó bụi và ánh sáng dễ xâm nhập vào trong hộp. Hình 1 Hộp bìa gấp một mảnh với cánh gấp ở góc ngoài việc giải quyết được cả hai rắc rối trên còn có những lợi ích khác (Hình 2). Cánh gập giúp ngăn ánh sáng, bụi, ngăn chặn những tờ rời rơi ra ngoài bao hộp, làm tăng thêm độ bền ở các góc là nơi va chạm thường xảy ra nhất và khi bao hộp đóng lại, cánh gập được gài vào đúng vị trí. Bao hộp gấp có cánh không cần băng keo và chỉ làm tăng thêm phần không gian mà cuốn sách chiếm trên giá một khoảng bằng bốn lần độ dày của bìa cacton chứ không phải sáu lần như loại hộp tuxedo. Cả hai loại hộp gấp đều dễ làm; nhân viên thực tập và học viên cũng có thể làm trong 15 phút mà không gặp trở ngại gì. Hình 2 Hình 3. Chú giải hình 3: Đường cắt Đường gấp L Chiều dài nhất của cuốn sách W Chiều rộng nhất của cuốn sách H Độ dày lớn nhất của cuốn sách T Độ dày của bìa (ước tính bằng mắt thường) Hộp tuxedo Vật liệu và dụng cụ cần dùng: Bìa ép không có lignin dày 10-20 point. Những cuốn sách nhỏ dùng bìa nhẹ, những cuốn sách lớn đòi hỏi dùng bìa dày hơn. Dụng cụ gập giấy bằng sừng (Bone folder) Kéo Dao dọc giấy Kéo lớn để xén bìa (không bắt buộc) Thước có cạnh thẳng Thước chữ L, thước vuông hoặc êke cỡ lớn. Thảm lót tự liền hoặc 1 miếng bìa đệm hoặc bìa sách để đặt miếng bìa cắt hộp lên để gấp Băng dính hai mặt Hướng dẫn 1. Tạo một khuôn thước bằng cách đặt cuốn sách trên một mảnh giấy hay bìa rộng và đánh dấu số đo của chiều dài nhất (L), chiều rộng nhất (W), độ dày lớn nhất (H) (hình 4). Hình 4 2. Chọn một miếng bìa đủ lớn để cắt miếng bọc trong và miếng bọc ngoài (Hình 3). Xác định hướng vân của miếng bìa và cắt miếng bọc sao cho vân bìa song song với đường gấp dự tính của miếng bìa bọc. Vân bìa là hướng mà hầu hết các thớ sợi chạy theo. Gấp song song với đường vân bao giờ cũng dễ hơn là gấp vuông góc (tại góc phải) của đường vân. Đường cắt phải được cắt hết qua tấm bìa. Khi sử dụng thước kẻ để đánh dấu vị trí đường cắt hay đường gấp phải tính luôn độ dày của miếng bìa (T), ước tính bằng mắt thường. Ví dụ khi đánh dấu một điểm H+4T từ một điểm có sẵn trước đó, đánh dấu vào điểm cách điểm H của thước kẻ một khoảng bằng 4 lần độ dày của tấm bìa. 3. Bây giờ đánh dấu các điểm của tất cả các vị trí gấp trên cả hai tấm bìa. Khi bạn đánh dấu đến cuối mỗi miếng bọc, xén hết phần bìa thừa ra. (Xem Hình 3) 4. Dùng thước chữ L, thước vuông, êke và dụng cụ gập giấy bằng sừng gấp tấm bìa đi qua tất cả các điểm đánh dấu. Dùng mũi nhọn của dụng cụ gập giấy bằng sừng vạch trên tấm bìa dọc theo mép thước giống như bạn đang kẻ một đường kẻ bằng bút chì. ấn mạnh đầu dụng cụ gập giấy bằng sừng lên tấm bìa và kéo dọc theo mép thước, tạo một đường rãnh. Nếu dùng loại bìa 10 point, bạn có thể ấn nhẹ hơn một chút để tránh rách bìa. Phải giữ chắc thước kẻ để tránh trượt thước. Vẫn giữ chặt thước, bạn làm rõ thêm đường gấp bằng cách đặt dụng cụ gập giấy bằng sừng xuống dưới tấm bìa và chà mạnh vào thước để làm nổi rõ đường gấp. (Xem hình 5) Hình 5 5. Sử dụng khuôn mẫu, thước đo, điểm đánh dấu và cắt lưỡi gài ở cánh gập 4 của miếng bọc ngoài. Xem hình 3. Cắt đường khe trên cánh gập 3, rộng hơn lưỡi gài một chút, nằm ở chính giữa và cách đường gấp gần nhất một khoảng bằng chiều dài L. (Xem lại hình 3) 6. Dán băng dính hai mặt lên trên miếng bọc ngoài, ngay bên trong các đường gấp. Đặt miếng bọc trong lên chốc miếng bọc ngoài, thẳng với mép ngoài của miếng bọc. Loại hộp một mảnh có cánh gập ở góc Vật liệu và dụng cụ cần dùng: Bìa ép không có lignin dày 20 point Dụng cụ gập giấy bằng sừng Kéo Dao dọc giấy Thước chữ L, thước vuông hoặc êke cỡ lớn. Thảm lót tự liền hoặc một miếng bìa để đặt bìa hộp lên để gấp Hướng dẫn: 1. Tạo một khuôn thước bằng cách đặt cuốn sách lên trên miếng giấy hay bìa và đánh dấu số đo như ở Hình 4. Xem chú giải của các ký tự ở Hình 6. Hình 6 2. Dùng khuôn thước đánh dấu những điểm thích hợp trên mép cạnh của một trong các góc của một miếng bìa lớn không có lignin dày 20 point (Hình 7). Hình 7 3. Bây giờ cắt phần hộp đã đo ra khỏi miếng bìa lớn. 4. Sử dụng thước chữ L, thước vuông hay êke và dụng cụ gập giấy bằng sừng, tạo những đường gấp ngang qua miếng bìa, đi qua tất cả các điểm đánh dấu (Hình 8). Hình 8 Trước tiên tạo đường gấp dài, sau đó tạo đường gấp ngắn hơn. Xem bước 4 của phần hướng dẫn làm hộp tuxedo để biết cách sử dụng dụng cụ gập giấy bằng sừng. 5. Bây giờ cắt tất cả các đường phụ bằng kéo. Xem Hình 6 để thấy được hình dạng của hộp hoàn chỉnh trước khi gấp. Lưu ý rằng góc và cánh gập hơi xiên góc với nhau. 6.. Gấp hộp và cho sách vào (Hình 9). Đến đây, bạn đã hoàn tất công việc. Hình 9 Nguồn cung cấp hộp đựng sách Bản danh sách này không hoàn toàn đầy đủ và cũng không phải là bản xác nhận chất lượng sản phẩm của những nhà cung cấp có trong danh sách. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ những người bán lẻ để có thể so sánh giá cả cũng như chất lượng của những loại sản phẩm đang sẵn có. NECC có sẵn 1 bản danh sách đầy đủ/hoàn thiện hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu cập nhật nhất. Bone Folders: Aiko's Art Materials 3347 North Clark Street Chicago, IL 60657 Telephone: (312) 404-5600 Bookmakers International, Ltd. 6701B Lafayette Avenue Riverdale, MD 20737 Telephone: (301) 459-3384 Fax: (301) 459-7629 Card Stock: Order under the name: Lig-free Map/Print Folder Paper .010" or .020" Conservation Resources Int. 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 FAX (703) 321-0629 University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Double-Sided Tape: Order under the name: Double Coated Transparent Film Tape 3M #415 1/4" x 36 yards Consemp (Conservator's Emporium) 100 Standing Rock Circle Reno, NV 89511 Telephone: (775) 852-0404 Fax: (775) 852-3737 E-mail: consemp@consemp.com URL: Conservation Resources Int. 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Telephone: (703) 321-7730 Fax: (703) 321-0629 Light Impressions P.O. Box 787 Brea, CA 92822-0787 Toll Free: (800) 828-6216 Fax: (800) 828-5539 Talas 568 Broadway New York, NY 10012 Telephone: (212) 219-0770 Fax: (212) 219-0735 URL: www.talas-nyc.com University Products 517 Main Street P. O. Box 101 Holyoke, MA 01041 Toll Free: (800) 628-1912 Telephone: (413) 532-3372 Toll Free Fax: (800) 532-9281 Fax: (413) 432-9281 E-mail: info@universityproducts.com Christopher Clarkson - Nhân viên bảo quản, Private Practice Oxford và Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Minnesota Historical Society Tất cả các loại sách đều cần được bảo vệ và gia cố do sách có thể bị hư hỏng và cần được bó lại trong lúc chờ sửa hoặc đang trong tình trạng được sửa; sách có thể được làm từ những vật liệu dễ bị hỏng; hoặc sách có giá trị đặc biệt. ở hầu hết các thư viện, các loại hộp, bìa kẹp giấy và giá sách kín (shelf envelopes) có thể đáp ứng được yêu cầu này. Loại hộp kín hoàn toàn có tác dụng bảo vệ sách khỏi ánh sáng và bụi bẩn trong không khí là cách tốt nhất để bảo quản sách. Nhưng ở những nơi sách cũng đóng vai trò vào việc trang trí cho phòng trưng bày như ở một thư viện lịch sử hay ở nơi mà sách phải được trưng ra để mọi người cùng xem, việc sử dụng các loại hộp sẽ không thích hợp. Kết quả là phần lớn số sách được trưng bày mà không hề được bảo quản và vì vậy việc bảo quản chỉ có thể dễ dàng được thực hiện trong các kho sách khép kín hay trong các phòng đọc, là những nơi sách phát huy tác dụng sử dụng hơn là làm đẹp. Tất nhiên điều đó không có nghĩa là những cuốn sách để trưng bày không cần phải bảo quản nhiều. Hộp đựng sách để trên giá được phát minh để cung cấp một loại hộp đựng sách gần như “vô hình” và ít nhất có thể thực hiện được các chức năng của những loại hộp trước đây hay sử dụng. Hơn nữa, loại hộp sách mới này không đắt mà lại dễ làm. Nhiều thợ đóng sách phương Tây chẳng bao giờ nắm vững những điểm cần lưu ý khi xếp đứng sách (Hình 1): sức nặng của phần ruột sách (A) làm cho đầu gáy sách bị bẹp (B) và làm đáy gáy sách bị uốn cong lên (C), làm cho chỗ gấp nối ở hai đầu gáy sách bị rách (D). Những rắc rối này càng trầm trọng hơn khi để những cuốn sách trong tình trạng gấp mà không có vật gì đỡ và các trang sách tự động mở ra (E). Nhận biết được điều này, các nhân viên thư viện cố gắng giữ cho sách xếp trên giá chật khít. Nhưng điều này lại làm tăng thêm hư hỏng ở hai đầu sách và trầy xước ở hai mặt bìa sách khi rút ra rút vào. Nếu phải xếp đứng một cuốn sách có phần bìa sách trườm ra so với phần ruột sách, cách tốt nhất là xếp nó vào hẳn một hộp sách được thiết kế riêng, loại hộp này phải có một bộ phận có tác dụng đỡ sức nặng của ruột sách khi cuốn sách ở tình trạng gấp. Nếu không thể cất cuốn sách trong hộp do cuốn sách cần phải được trưng bày, ít nhất cũng cần giữ cho phần mép phía trước của quyển sách được gập chặt lại và cho nó một một miếng đỡ ruột sách riêng (F). Những chiếc hộp sách hở gáy để tra sách vào, loại hộp có cạnh phía trên đóng kín, đôi khi đã được sử dụng vào mục đích này. Tuy nhiên, hiện nay người ta cho rằng những chiếc hộp kiểu này có hại đối với việc đóng sách đặc biệt với những cuốn sách có bìa ngoài mỏng manh dễ trầy xước, bởi chính thiết kế của loại hộp này sẽ gây ra sự mài mòn bìa sách. Hình 1 Ví dụ về các kích cỡ tiêu chuẩn: Chiều cao x Chiều rộng x Chiều sâu S1 270mm x 210mm x 100mm S2 320mm x 245mm x 100mm S3 370mm x 285mm x 100mm S4 500mm x 385mm x 100mm S5 680mm x 525mm x 100mm Hình 2. Hộp đựng sách để trên giá thực chất là loại hộp sách hở gáy để tra sách vào không có phần nắp phía trên và được làm vừa khít bởi một miếng đỡ ruột sách. Hộp đựng sách để trên giá sẽ giữ cho cuốn sách đóng gập lại, và miếng đỡ có tác dụng loại bỏ được lực ép của ruột sách khi xếp đứng sách. Hộp đựng sách để trên giá: - Cung cấp bộ phận đỡ ruột sách đơn giản; - Bảo vệ hai mặt của loại bìa sách được trang trí hay bìa sách mỏng manh như bìa sách bọc vải khỏi những vật để bên cạnh; - Giữ cuốn sách cách xa những đồ vật bằng kim loại như những móc sắt hay những hoa văn nổi và ngăn những phản ứng của kim loại làm hỏng hai mặt bìa cuốn sách (mặc dù người ta đặc biệt khuyên rằng những cuốn sách được đóng như vậy cần được cất trữ trong những chiếc hộp đựng sách thật đơn giản). - Bảo vệ những cuốn sách có dây buộc bằng sợi dệt hay sợi da khỏi bị vướng dưới những cuốn sách bên cạnh. - Tránh những hư hỏng tại các rìa cạnh đáy của bìa đóng sách khi sách được rút ra rút vào giá sách. - Có thể di chuyển những cuốn sách mà không cần chạm trực tiếp vào sách. Hình 3 Để giảm thiểu sự mài mòn do cọ xát, bạn nên nhẹ nhàng banh rộng phần trên của hộp khi nhét nghiêng cuốn sách vào và đặt dần sách xuống miếng đỡ ruột sách. Khi tất cả sách trên giá đã được xếp trong hộp, có khi chúng ta lại muốn để nguyên hộp trên giá và chỉ lôi cuốn sách ra, nhưng điều này lại đi ngược với mục đích sử dụng của hộp đựng sách để trên giá, nó làm sách bị hư hỏng thêm do va quệt và mòn xước -- trên thực tế sự hư hỏng do kéo sách ra khỏi những giá sách xếp chật cứng hay lấy sách khỏi những chiếc hộp sách hở gáy để tra sách vào là như nhau. Bởi vậy, luôn luôn lấy sách ra và nhét sách vào cùng với hộp đựng sách để trên giá sách. Bạn có thể làm những hộp đựng sách để trên giá thật công phu và bọc chúng bằng vải, nhưng thời gian làm hộp càng lâu sẽ càng làm tăng chi phí và nếu hộp quá dày, hộp để trên giá trông có thể sẽ lộ. Những chỉ dẫn kỹ thuật dưới đây đã được hàng ngàn người áp dụng để làm những hộp đựng sách để trên giá vừa đơn giản vừa tiết kiệm. Hộp đựng sách để trên giá nên làm từ bìa không có axit và không có lignin, loại bìa này có chất lượng gấp tốt và có sức bền cơ học để làm các thành hộp đủ cứng. Loại bìa dày 1 mm là tốt nhất, ngoại trừ loại sách cao dưới 7 inch có thể thay thế bằng loại bìa mỏng hơn. Bìa phải có bề mặt nhẵn để giảm thiểu sự mòn xước gây ra đối với bề mặt sách. ( homogeneous hard rolled board) Loại bìa cuộn cứng đồng nhất , ví dụ như loại (non-layer millboard) bìa cứng một lớp là tốt nhất bởi vì nó tạo ra đường gờ (G) nhỏ nhất khi ta gấp bìa lại (Hình 3). Loại bìa dày từ 1 đến 2 mm hay mỏng hơn có thể được gấp vào ở mặt có đường gấp (ngược lại so với cách gấp hộp truyền thống) để không có đường gờ ở mặt trong của hộp. Vết (machine direction) máy chạy trên tấm bìa của hộp đựng sách để trên giá hoàn chỉnh nên hướng dọc theo chiều đứng của cuốn sách. Màu của mặt ngoài bìa nên gần với màu của sách khi xếp lên giá. Miếng đỡ ruột sách cũng phải được làm từ vật liệu không có axit và không có lignin với các độ dày khác nhau. Loại keo dùng để dán hai mặt của hộp đựng sách để trên giá phải đáp ứng được tiêu chuẩn bảo quản về sự ổn định hoá học và phải có độ bền cần thiết để đáp ứng được yêu cầu công việc. Nếu không có sẵn phương tiện vận chuyển những tấm bìa lớn, bạn có thể mua những tấm bìa được cắt theo cỡ tiêu ...chival Fundamentals Series. Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận Bảo quản tài liệu giấy, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Sự lan nhiễm axit từ các vật liệu xung quanh là nguyên nhân chủ yếu làm hư hỏng sách. Trong nhiều năm qua, việc sử dụng các vật liệu không có tính ổn định về mặt hoá học vào việc cất trữ hay đóng khung đã cho thấy tác hại của nó. Những vật liệu này bao gồm bìa cacton, dải băng và chất keo dính được dùng để dán đồ tạo tác trước khi đóng khung. Việc đóng khung nhằm mục đích bảo vệ nhưng nếu làm không đúng cách thì ngược lại nó sẽ gây hư hại. Lựa chọn thợ đóng khung Mặc dù các thợ đóng khung ngày nay hiểu biết hơn nhiều so với cách đây vài năm, nhưng đa số họ vẫn không chú ý nhiều đến qui trình bảo quản cũng như vật liệu để đóng khung. Một nhân viên bảo quản tài liệu giấy hay một viện bảo tàng có thể giúp bạn tìm một thợ đóng khung chuyên nghiệp, người đã quen thuộc với những yêu cầu đặc biệt về việc đóng khung các tác phẩm nghệ thuật và đồ tạo tác mang tính lịch sử. Với bất cứ thợ đóng khung nào, bạn cũng nên đưa ra những yêu cầu của mình về qui cách bao bọc và đóng khung để được đảm bảo về vật liệu cũng như quy trình bao bọc tài liệu. Công tác bao bọc Tấm bọc hình cửa sổ là dạng bao bọc tiêu chuẩn cho đồ tạo tác bằng giấy cần đóng khung. Tấm bọc cũng dùng cho việc cất trữ, đặc biệt là cất trữ các bản in, bản vẽ và các loại tác phẩm nghệ thuật khác trên giấy. Một số viện nghiên cứu đã đơn giản hoá quy trình đóng khung và cất trữ bằng việc sử dụng những tấm bọc có kích thước bên ngoài chuẩn có thể vừa với kích thước bên trong của các hộp hay khung có số đo tiêu chuẩn. Loại tấm bọc đặc trưng dùng trong các bảo tàng bao gồm một tấm bọc hình cửa sổ và một tấm bìa cứng ở mặt sau (xem hình 1). Hai tấm này được ghim chặt với nhau bằng một dải băng vải dọc theo một bên mép, thường là ở mép trên. Nếu một vật chỉ bao bọc như thế mà không đóng khung, nó cần có thêm một tấm phủ bảo vệ trên bề mặt. Phim pôliexte trong, một loại nhựa tổng hợp, thường được sử dụng để làm tấm phủ bởi vì loại nhựa này trung tính về mặt hoá học, trong suốt, không bị co giãn. Tuy nhiên pôliexte có tĩnh điện và vì thế chỉ thích hợp cho những tài liệu có tính an toàn. Còn đối với những tác phẩm mềm mại tinh tế như tranh vẽ bằng phấn màu, bằng than củi, than chì mềm hay tranh màu nước, giấy lụa tỏ ra thích hợp hơn. Glassin-loại giấy đục mờ không thấm mỡ-không có axit cũng có thể dùng được nhưng vì nó sẽ có tính axit sau một thời gian sử dụng nên cứ vài năm lại phải thay một lần. Loại bìa được giới thiệu dùng cho bao bọc để bảo quản tài liệu có thể là bìa vải truyền thống, thường 100% cotton hoặc cũng có thể là (high-quality wood-derived archival board ) bìa đạt tiêu chuẩn lưu trữ có nguồn gốc từ gỗ, loại bìa này không có lignin, chất có thể dẫn tới sự tạo thành axit. Cả hai loại bìa này thường được cho thêm phụ gia là một chất có tính kiềm để đảm bảo chúng không bị ảnh hưởng xấu từ môi trường có axit xung quanh. Cả hai loại do các thợ đóng khung bảo quản, các nhà cung cấp vật liệu bảo quản và các cửa hàng nghệ thuật lớn cất trữ, gồm một vài sắc thái của màu trắng và các màu khác nhau. Nếu sử dụng bìa có nguồn gốc từ gỗ thay cho bìa vải thì nó phải không chứa lignin. Luôn có những sản phẩm mới được tung ra bán trên thị trường nhưng một vài trong số đó có thể không thích hợp cho các tác phẩm nghệ thuật và đồ tạo tác có tính lịch sử. Nếu có nghi ngờ gì về vật liệu bao bọc, bạn nên hỏi một thợ đóng khung có kiến thức chuyên môn, một chuyên gia bảo quản hay tham khảo tài liệu kèm theo sản phẩm. Phần hình cửa sổ của tấm bọc và phần bìa đệm phía sau nên cùng cỡ và vừa khít với khung. Phần cửa sổ của tấm bọc phải đủ sâu để đảm bảo rằng lớp kính tráng bên ngoài không tiếp xúc với vật phía trong. Loại bìa dày bốn lớp thường đáp ứng được yêu cầu này nhưng đối với những vật bản rộng hơn hay những vật có thể bị xoắn, bị nhăn hay những tác phẩm nghệ thuật vẽ đắp, gắn hay bằng những chất liệu nổi, người ta thường đòi hỏi tấm bọc dày hơn. Loại bìa dày hơn bốn lớp có bán sẵn trên thị trường. Chúng ta cũng có thể tự làm bằng cách ép hai hay nhiếu tấm bìa bốn lớp với nhau. Chúng ta có thể làm những tấm bọc nhiều lớp khá đẹp mắt với một hay nhiều màu sắc khác nhau. Với bất kỳ loại tấm bọc nhiều lớp nào, các lớp đều phải được làm từ bìa dùng cho lưu trữ. Nếu cần loại tấm bọc thật dày thì (sink mat) loại tấm bọc có khoang trống phía sau là thích hợp nhất. Tấm bọc có khoang trống phía sau (Hình 3) được làm bằng cách dán những mảnh bìa (có thể sử dụng những mảnh nhỏ) vào lớp bìa sau để tạo ra một khoảng trống (hay phần thụt vào) và đồ vật được dán vào ở trong đó. Thành của khoang trống đó bị che kín bởi phần cửa sổ hình chữ nhật của tấm bọc. Các phương pháp và vật liệu để đính vật vào phần khung cũng quan trọng không kém bản thân khung đó. Vật phải được đính vào phần bìa sau của tấm bọc, không bao giờ đính lên mặt sau của phần cửa sổ. Dù trong bất cứ trường hợp nào cũng không được đính trực tiếp lên phần bìa đó. Phương pháp truyền thống là sử dụng bản lề giấy và loại keo dán thích hợp. Trong những năm gần đây, miếng đỡ góc và riềm mép trở nên thông dụng vì nó không cần keo dính để dán vào vật. Bản lề, miếng đỡ góc và băng riềm cho phép ta gỡ đồ tạo tác ra khỏi tấm bọc dễ dàng khi cần. Bản lề là những miếng giấy đạt tiêu chuẩn lưu trữ nhỏ, cứng, hình chữ nhật. Loại kozo của Nhật được ưa thích hơn cả. Một phần của bản lề dược dán vào mặt trái của vật và một phần dán vào tấm bìa phía sau. Hai loại bản lề thông dụng được vẽ trong hình dưới đây. Bạn nên sử dụng loại bản lề có thể gập lại được khi phải để hở phần mép của vật được bọc ở bên trong. Hình 1. Tác phẩm được nối bằng bản lề vào tấm bìa cứng ở mặt sau bằng các bản lề dạng gập. Hình 2. Tác phẩm được nối bằng bản lề bằng những bản lề dạng miếng treo. Hình 3. Tấm bọc có khoang trống phía sau . Bản lề phải được gắn bằng một loại keo dính không gây ố bẩn, bền chắc và có thể tẩy sạch được. Các chuyên gia bảo quản cho rằng nên sử dụng loại keo dán ở dạng hồ nhão tự chế từ tinh bột. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết về việc bao bọc và nguồn cung cấp vật liệu, bạn có thể tham khảo tờ rơi của NEDCC có hướng dẫn cách “Làm thế nào để tự làm tấm bọc và bản lề". Bản lề thường được gắn vào góc trên của đồ tạo tác, mặc dù với những vật khổ lớn và nặng, chúng ta phải gắn thêm bản lề tại một vài điểm dọc theo mép trên. Nếu vật có vẫn xu hướng bị "trôi" ("floated") (làm lộ các mép trần) những bản lề gắn thêm ở góc dưới hay dọc theo ba mép còn lại là rất cần thiết. Loại giấy thường được khuyên dùng để làm bản lề nhất là giấy kozo nguyên chất của Nhật Bản, đôi khi bị nhầm lẫn là giấy làm từ cây dâu tằm hay thậm chí là giấy làm từ rơm. Giấy làm từ 100% gỗ kozo thường rất nhẹ, không có lignin, và thớ sợi dài. Loại giấy này tốt, giữ được độ bền chắc, dẻo dai trong nhiều năm. Trước đây loại giấy này được làm thủ công, nhưng hiện nay một số được làm bằng máy móc. Các nhà cung cấp vật liệu bảo quản luôn có sẵn loại giấy kozo này với khối lượng lớn và đủ loại sắc thái của màu trắng. Loại keo dính được các chuyên gia bảo quản ưa thích hơn cả là loại keo dán ở dạng hồ nhão tự chế từ tinh bột. Nó đáp ứng đủ các tiêu chuẩn cần thiết để làm keo dán bảo quản: độ bền chắc thích hợp, các tính chất bảo quản tốt, không có xu hướng làm bạc màu và dễ tẩy sạch. Keo dán có nguồn gốc động vật (chất nhầy) hay cao su dán không được khuyên sử dụng vì chúng bị xỉn màu khi dán lâu ngày và làm ố bẩn vật. Keo dính tổng hợp như keo gia dụng màu trắng thường gặp có thể không làm bẩn vật nhưng cũng không sử dụng được vì loại keo này dính bết lại không tẩy được khi dán lâu ngày. Loại băng dán tự dính dùng trong lưu trữ mới xuất hiện trên thị trường trong những năm gần đây vẫn chưa chứng minh được tính năng của nó. Loại này ít ra cũng không làm ố bẩn trong thời gian ngắn nhưng những tính chất bảo quản khác vẫn chưa được biết đến, vì thế chúng ta không nên sử dụng. Các phương pháp làm khung không cần chất kết dính có thể được dùng thay cho bản lề. Một trong các phương pháp đó là sử dụng miếng đỡ góc, có thể là những miếng giấy bọc gấp trùm lên các góc của đồ tạo tác và dán vào phần bìa sau của tấm bọc hay có thể là những dải băng đặt chéo qua các góc. Còn cách khác nữa là sử dụng băng riềm, dùng những dải giấy dài bọc trùm lên các cạnh của đồ tạo tác. Để giữ cố định, những miếng đỡ không có keo dán phải đè lên mặt trước của vật. Nhưng chỉ có thể giấu khéo viền đỡ đó nếu nó được phủ một tấm bọc mà tấm bọc đó cũng phải phủ lên một phần của đồ tạo tác. Miếng đỡ góc hay băng riềm mép có thể được làm từ giấy hay phim pôliexte. Những viền góc nhỏ bán sẵn trên thị trường để dán ảnh thì dùng được cho ảnh và các vật nhỏ bằng giấy. Tuy nhiên, hầu hết đồ tạo tác bằng giấy cần góc bao viền và những dải phim pôliexte (Mylar) chéo ngang góc lớn hơn. Những dải sợi dệt bằng vải pôliexte cũng có thể được sử dụng. Mặt vải pôliexte thường xỉn và vì thế khó nhận thấy hơn mặt phim pôliexte láng bóng. Viền bọc không có tấm bọc hình cửa sổ Tấm bọc không phải lúc nào cũng thích hợp. Một số tác phẩm đương đại trông sẽ rất kỳ dị nếu bị bọc viền lại, và tấm bọc cũng không đúng về mặt lịch sử đối với những bản in được trưng bày trong những chiếc khung cổ. Nếu không sử dụng tấm bọc, đồ vật phải được cố định bằng bản lề vào phần sau của bìa giấy và đóng khung sao cho nó không bị tiếp xúc với lớp tráng kính. Sử dụng một miếng đệm đảm bảo sẽ có một khoảng trống ở giữa lớp tráng kính và vật; (có thể giấu được ít nhất một phần của miếng đệm này dưới đường rãnh của khung). Cũng như các vật liệu khác ở trong khung, miếng đệm phải không có axit và phải có tính ổn định hoá học. Có thể làm thành những miếng đệm tốt từ những dải bìa vải. Những dải bìa vải có thể gắn với lớp tráng kính dưới đường rãnh của khung bằng một miếng băng dính hai mặt, ví dụ như băng dính hai mặt hiệu 3M Scotch#415. Nếu miếng đệm sơn màu đen sẽ khó nhận thấy hơn. Chúng ta cũng nên sử dụng một loại sơn acrylic. Miếng đệm dày hơn bốn lớp có thể được làm bằng cách ép hai hay ba dải giấy bằng băng dính hai mặt #415. Một cách lựa chọn khác là yêu cầu thợ đóng khung làm khung có sẵn miếng đệm. Lớp tráng kính Đối với những tác phẩm nghệ thuật trên giấy, rất cần có lớp tráng kính để bảo vệ bề mặt giấy xốp mỏng manh khỏi bụi và chất bẩn. Do hơi ẩm có thể đọng lại ở mặt trong của lớp tráng kính bảo vệ bức tranh nên lớp tráng kính không nên tiếp xúc với đồ tạo tác. Vật liệu làm lớp tráng kính tốt nhất cho các tác phẩm nghệ thuật và đồ tạo tác là những vật liệu được thiết kế để lọc bỏ những thành phần gây hại (tia tử ngoại) có trong ánh sáng. Tấm arcylic, UF -3Plexiglas, do hãng Rohm và Haas sản xuất, được các bảo tàng sử dụng trong mấy chục năm qua. Gần đây các công ty khác đã cho ra đời tấm kính và arcylic có thể lọc phóng xạ tia tử ngoại. Khi lựa chọn vật liệu làm lớp tráng kính phải đảm bảo chọn được loại có khả năng lọc tia tử ngoại cao, ít nhất là 90%. Hầu hết các loại kính và nhiều loại arcylic không ngăn được phóng xạ tử ngoại, còn những loại khác chỉ lọc được một lượng nhỏ. Cũng cần phải chú ý rằng các loại acrylic mang tĩnh điện không được sử dụng được cho tranh phấn màu, bản vẽ bằng than củi hay những vật có chất liệu không bền chắc khác. Thay vào đó có thể sử dụng kính lọc tia tử ngoại. Đôi khi, duy trì việc sử dụng loại thủy tinh thổi thủ công truyền thống trong khung tranh cổ là một việc quan trọng. Trong trường hợp như vậy chúng ta có thể sử dụng hệ thống tráng phủ 2 lớp với lớp tráng phủ lọc tia tử ngoại gần sát với đồ vật (nhưng không tiếp xúc với đồ vật) còn lớp kính thì nằm ở phía ngoài. Người xem sẽ không thấy được lớp tráng phủ thứ 2. Những điều cần chú ý thêm khi đóng khung Để tăng thêm sự bảo vệ, khung tranh nên được dán dính lại và phải có thêm ít nhất một lớp bìa cứng đạt tiêu chuẩn lưu trữ. Lớp bìa phía sau này có tác dụng bảo vệ tranh khỏi nhiệt độ hay những tác dụng vật lý, và phải là bìa bằng giấy 100% và không có lignin. Loại bìa này được ưa dùng hơn bìa gỗ hay bọt xốp vì bìa gỗ và bọt xốp thường tạo ra chất hoá học khi sử dụng lâu ngày. Thêm vào đó, chúng ta nên đặt một miếng hút ẩm vào giữa những tấm bìa sau và gắn với phần sau khung bằng băng dính hai mặt 3M #415. Mặc dù loại Marvelseal-1 tấm ép nhôm và nhựa trơ-chống thấm hơi ẩm và khí gaz còn tốt hơn nhưng chúng ta vẫn có thể sử dụng phim pôliexte 4 hay 5 li làm tấm hút ẩm. Khung cần phải đủ dày để chứa tất cả các lớp, các phần trong khung không được thò ra phía sau khung và chạm vào tường. Tốt nhất là các lớp bìa phía sau phải được khoét hốc (tạo một khoảng trống trong khung) vì như vậy sẽ có một khoảng cách giữa khung tranh với tường. Khi đặt làm khung tranh mới, bạn phải chắc chắn khung tranh đủ dày. Chúng ta có thể làm cho những khung gỗ sẵn có dày thêm bằng cách ghép thêm vào phía sau khung những thanh gỗ mỏng rồi đóng hay dán cố định chúng lại. Khung tranh phải càng kín hơi càng tốt để ngăn bụi, chất bẩn và để giữ ổn định phần bên trong khung chống lại sự thay đổi bất thường của nhiệt độ và độ ẩm không khí. Các phần trong khung phải được giữ chắc với nhau bằng đinh đầu nhỏ hay bằng những chiếc móc kim loại khác. Lớp bìa cuối cùng phải được dán vào khung bằng băng dính đặc biệt. Ngoài ra còn có cách khác nữa là phủ lên mặt sau khung một tấm chống bụi làm bằng giấy cứng hay một tấm chống ẩm như đã nói ở trên. Để bảo vệ hơn nữa, một số chuyên gia bảo quản còn dán lớp tráng phủ lên mặt trong của khung bằng băng dính. Một số người khác xếp xen các lớp tráng phủ, tấm bọc, vật, và lớp bìa phía sau rồi dán các mép lại bằng băng dính. Những lớp đó sau khi dán lại được cố định ở trong khung thành một khối thống nhất. Xin hãy lưu ý rằng gỗ có thể tạo ra một số chất dễ bay hơi làm hỏng giấy. Điều này càng đúng đối với gỗ cắt còn tươi. Thậm chí chiếc khung gỗ cũ cũng sinh ra chất khí gây hại. Như đã cảnh báo trước, gỗ phải cách đồ vật ít nhất 1 inch. Các yếu tố về khoảng cách và phụ gia kiềm trong tấm bọc và bìa viền sẽ bảo vệ đồ tạo tác. Khi cần phải sử dụng khung gỗ cổ đòi hỏi vừa khít, phần bên trong đường rãnh phải lót bằng vật liệu chống ẩm như phim pôliexte hay Marvelseal. Một mặt băng keo Marvelseal nóng chảy khi gặp nhiệt và có thể được là vào mặt trong đường rãnh của khung. Kết luận Ngay cả khi sử dụng lớp kính tráng để lọc tia tử ngoại, chúng ta vẫn nên treo đồ vật ở nơi có ánh sáng dịu. Do ánh sáng ở mức độ nào cũng có khả năng gây hư hại, các chuyên gia bảo quản khuyên rằng không nên trưng bày các tác phẩm nghệ thuật trên giấy trong thời gian dài. Hơn nữa, các khu vực cất giữ và trưng bày phải thoáng mát và khô ráo, với sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm không khí ở mức thấp nhất. Thời tiết thay đổi không những làm cho giấy mềm đi theo thời gian mà còn gây ra những nếp nhăn gợn không nhìn thấy được và làm biến dạng tấm giấy. Việc đóng khung thường xuyên có thể bảo vệ các tác phẩm nghệ thuật trước những thay đổi nho nhỏ bất thường của thời tiết nhưng không chống lại được độ ẩm cao trong thời gian dài hay theo mùa. Đối với tất cả các tác phẩm nghệ thuật và đồ tạo tác lịch sử trên giấy, môi trường xung quanh là yếu tố quyết định cho việc bảo quản chúng. Tài liệu tham khảo thêm Clapp, Anne F., Curatorial Care of Works of Art on Paper. New York: Nick Lyons Books, 1987. Glaser, Mary Todd, "How To Do Your Own Matting and Hinging." In Preservation of Library and Archival Materials: A Manual, 3rd ed., rev. and expanded; ed. by Sherelyn Ogden. Andover, MA: Northeast Document Conservation Center, 1999. Phibbs, Hugh, "Building Space Into the Frame," Picture Framing Magazine, Feb. 1995. Phibbs, Hugh, "Preservation Matting for Works of Art on Paper," A Supplement to Picture Framing Magazine, Feb. 1997. Smith, Merrily A., Matting and Hinging of Works of Art on Paper. Washington: Library of Congress, 1981. Gary Albright - Chuyên viên cao cấp về bảo quản giấy/ảnh, Trung tâm Bảo quản tài liệu Đông Bắc Có rất nhiều vật liệu và cách thức được sử dụng để lưu trữ ảnh và phim âm bản. Người ta thường phải lựa chọn giữa giấy thường, giấy xốp, nhựa, nhựa tổng hợp, phong bì hay bao cứng, nhưng để có sự lựa chọn thích hợp cần phải có kiến thức tổng hợp về các loại vật liệu này. Bài viết sẽ nêu ra nhiều sự lựa chọn, bàn luận về những ưu điểm, nhược điểm và cách phòng ngừa khi sử dụng từng loại. Dù bạn lựa chọn loại nào thì cũng nên lưu ý rằng không nên cầm trực tiếp ảnh hay phim âm bản. Dầu hoặc mồ hôi có thể làm hỏng chất bắt sáng trên mặt phim ảnh. Các nhà bảo quản và cung cấp luôn sẵn có rất nhiều các loại găng tay chuyên dụng để dùng trong việc lưu trữ ảnh. Tất cả những bao bì dùng để đựng phim ảnh cần phải đạt được những yêu cầu kỹ thuật theo Bộ tiêu chuẩn IT 9.2-198 của Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ(ANSI)1. Bộ tiêu chuẩn này đưa ra những chỉ số về hình dạng của bao bì bằng giấy, nhựa, về chất kết dính, mực in ... và đòi hỏi trải qua một số cuộc thử nghiệm. Vật liệu bằng giấy Chất lượng của bột giấy được sử dụng để làm bao gói bằng giấy là yếu tố quan trọng đối với việc bảo quản ảnh. Ngày nay, rất nhiều loại giấy được làm từ gỗ tròn. Loại này có chứa chất gỗ - chất có thể sản sinh ra axit rất nhanh. Những loại giấy được coi là không chứa chất gỗ được chế tạo từ bông hoặc lanh (vốn chứa rất ít chất gỗ) hoặc từ sợi gỗ đã qua xử lý hoá học để lọc hết chất gỗ. Có rất nhiều bao bì bằng giấy xốp chữa chất gỗ và giấy xốp trung tính Thuật ngữ không chứa axit được sử dụng rộng rãi để chỉ những bao bì bằng giấy được làm từ những loại giấy trung tính hoặc giấy xốp. Cần phải có sự phân biệt chính xác giữa hai loại này. Những bao bì trung tính được chế tạo từ các loại giấy có độ pH trung tính (từ 6.5 đến 7.5), loại giấy này không chứa axit- chất có thể làm hỏng những bức ảnh được chứa bên trong, nhưng lại hạn chế về khả năng trung hoà các axit trong môi trường hoặc axit làm huỷ hoại giấy. Những bao bì bằng giấy xốp (pH 7.5-9.5) có chứa chất kiềm có thể làm trung hoà các axit theo tính chất hoá học của nó. Trước đây, các chuyên viên bảo quản thường khuyên nên sử dụng các loại bao bì trung tính để lưu giữ ảnh màu và các bản in anbumin hay cyanogen. Người ta đã chứng minh rằng quá trình này rất nhạy cảm đối với tính kiềm của các loại giấy xốp. Những nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng những bao bì bằng giấy xốp không hề gây hại cho ảnh. Vì vậy, người ta có thể lựa chọn bất cứ loại nào trong hai loại giấy trên. Các nhãn mác có ghi không chứa axit không có nghĩa đảm bảo rằng vật liệu này an toàn khi sử dụng để bảo quản phim ảnh. Thậm chí ngay cả những loại giấy đạt tiêu chuẩn lưu trữ cũng có thể làm hỏng các hình ảnh. Cách duy nhất để có thể biết về tính trơ của giấy là cho các vật liệu đó qua một cuộc thử nghiệm về các hoạt động nhiếp ảnh (Photographic Activity Test _ PAT) như đã nêu trong bộ tiêu chuẩn ANSI NAPM IT.16-19931. PAT gồm hai phần: một cuộc thử nghiệm để tìm ra những hình ảnh bị phai màu do ảnh hưởng của những chất hoá học có hại chứa trong bao bì, và cuộc thử nghiệm sau để phát hiện ra những phản ứng giữa bao bì và chất gêlatin ( một chất lỏng trong suốt dùng để chế tạo phim chụp ảnh). Người tiêu dùng nên liên hệ với các nhà cung cấp các dụng cụ đạt tiêu chuẩn lưu trữ để biết được sản phẩm của họ có phù hợp với tiêu chuẩn ANSI NAMP IT.16-993 hay không, và các sản phẩm đó đã trải qua PAT3 hay chưa. Khi chưa có kết quả của cuộc kiểm tra PAT, hãy mua sản phẩm của những nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu, và lựa chọn những loại bao bì không có chất gỗ, 100% làm từ vải vụn và không có màu sắc quá đậm. Bao bì làm từ giấy bóng mờ không được khuyến khích sử dụng. Loại giấy này được chế tạo bằng các sợi gỗ ngắn và giòn, rất dễ bị gẫy, hỏng. Thường trong bột gỗ có những chất phụ gia nhằm làm tăng tính dẻo và độ mờ của giấy. Vì vậy, loại giấy này có ba nguy cơ tiềm tàng đối với phim ảnh: thứ nhất, bột gỗ dễ bị pha tạp, không thuần chất; thứ hai, dễ làm tăng thêm tác động xấu tới ảnh và thứ ba, làm giảm chất lượng sợi giấy. Trong những năm vừa qua, các loại giấy dùng để làm bao bì đã trở nên phổ biến. Chúng có chứa chì than và chất zeôlit đã hoạt hoá. Những chất này phản ứng với khí bị ô nhiễm, chúng hấp thụ các khí đó và tách chúng ra khỏi môi trường. Những loại giấy này có thể có tác dụng làm sạch môi trường nhất là đối với kho tài liệu có chứa ảnh màu, phim nitrat hoặc phim an toàn. ưu điểm và nhược điểm của vật liệu giấy 1. Các bao bì bằng giấy có tính chắn sáng, do đó bảo vệ phim ảnh khỏi tác động của ánh sáng. Tuy nhiên, chúng lại làm hạn chế tầm nhìn, đòi hỏi phải lôi phim ảnh ra khỏi bao bì, và dễ làm trầy xước ảnh khi cầm xem, đặc biệt là đối với những bộ sưu tập thường xuyên được sử dụng. 2. Các bao bì bằng giấy đều xốp nên có thể bảo vệ phim ảnh khỏi độ ẩm và các loại khí gây hại. 3. Các bao bì bằng giấy thường có giá rẻ hơn so với bao bì bằng nhựa. 4. Dễ viết lên trên. Những phong bì bằng giấy có đường nối. Phong bì là một loại bao bì có một đầu hở; nó cũng có thể có nắp gấp để bảo vệ. Đường nối trên phong bì nên để ở các cạnh, và nếu không thể được, thì để ngang qua đáy. Không nên sử dụng hững chất kết dính có tính axit và phản ứng với muối bạc. Phần lớn phong bì có một vết cắt khoảng bằng ngón tay cái, nhưng những chiếc không có vết cắt này được ưa chuộng hơn. Những vết này khiến cho không khí có thể tiếp xúc với ảnh, và dễ làm cho người sử dụng cầm trực tiếp vào ảnh rồi kéo ra khỏi bao bì. Tốt hơn là nên đẩy nhẹ bức ảnh ra mép phong bì, chỉ cầm ở mép bức ảnh để rút ra. Đối với loại phong bì này nên đút ảnh vào bằng cách quay mặt sau của ảnh vào phía có đường nối. Những phong bì bằng giấy không có đường nối. Các phong bì liền không có chất kết dính. Mỗi chiếc được tạo thành bằng cách gấp ba hoặc bốn đường lại với nhau. Nếu có bốn đường gấp, phong bì có thể bao gọn ảnh bên trong, bảo vệ chúng khỏi bụi bẩn. Đối với loại bao bì này, người sử dụng nên đặt phim ảnh trên một mặt phẳng rồi mở ra. Như vậy, có thể làm cho các phim âm bản đỡ bị gẫy, xước. Cũng nên dùng loại bao bì này vì nó làm tăng độ dày của hiện vật. Cặp tài liệu bằng giấy. Là 1 tờ giấy gấp đôi. Nó chỉ liền 1 mép và do vậy cần được để trong 1 hộp đựng vừa khít để giữ hình ảnh một cách hoàn hảo. Nếu cặp giấy được đặt theo chiều thẳng đứng của hồ sơ thì ảnh bên trong phải được giữ để khỏi võng xuống hoặc bị quăn. Cặp giấy dễ làm và tiện dụng nhất là đối với những ảnh to hoặc ngoại cỡ. Vật liệu bằng nhựa Những bao bì lư trữ có thể làm bằng nhựa polyester, polypropylene hay nhựa polyethylene. Chúng không nên được phủ bên ngoài hoặc pha lẫn những chất làm dẻo hoặc các chất phụ gia khác. Nhựa polyester là loại nhựa có tính trơ và cứng nhất trong ba loại kể trên. Nó có thể sinh ra tĩnh điện hút bụi, và khá đắt. Bao bì bằng nhựa polyester chỉ nên là loại Dupont Mylar D hoặc ICI Melinex #516. Khi không được xử lý bề mặt, nhựa polypropylene cũng cứng gần như polyester, dùng để làm bìa cứng bên ngoài, nhưng nó lại mềm khi được xử lý để làm các trang ngăn cách giữa các bức ảnh. Nhưng do kỹ thuật xử lý bề mặt để nhựa polypropylene trở nên mềm là thông tin độc quyền nên việc sử dụng vẫn chưa trở nên phổ biến. Nhựa polyethylene là loại đỡ cứng nhất nhưng dễ hỏng nhất. Nhựa polyethylene đặc là loại nhựa màu trắng đục và trơn. Nhựa polyethylene mỏng và trong thường dùng làm các trang ngăn cách ảnh, được đóng gáy bằng vòng tròn, có chứa chất làm xốp và chống trơn còn có nhiều vấn đề phải bàn. ưu điểm và nhược điểm của vật liệu nhựa. 1. Bao bì nhựa có một ưu điểm rất lớn là có thể nhìn thấy các hình ảnh qua nó mà không cần phải lấy các bức ảnh ra. Điều này làm giảm đáng kể nguy cơ làm trầy xước hoặc in dấu tay lên phim ảnh do phải lấy chúng ra khỏi bao bì, đặc biệt là đối với những bộ tư liệu cần phải thường xuyên sử dụng. 2. Tuy nhiên, những bao bì bằng nhựa có thể làm xước ảnh trong quá trình đưa ảnh vào lưu trữ hay lấy ra. Không nên dùng các bao bì có bề mặt mờ, xỉn vì chúng sẽ phá huỷ lớp nhũ trên ảnh. Các bao bì bằng nhựa trong cũng có thể gây xước ảnh. Tuy nhiên, sự trầy xước có thể được tránh bằng cách hạn chế việc lấy phim ảnh ra khỏi bao bì bằng cách sử dụng những loại được thiết kế một cách hoàn chỉnh, (như bao cứng tự khoá) hoặc sử dụng các loại nhựa có đặc tính trơn (như nhựa polyethylene đặc). 3. Hơi nước và sunphua trong môi trường tác động vào ảnh sẽ làm chúng xuống cấp nhanh. Những bao bì bằng nhựa sẽ bảo vệ phim ảnh khỏi tác động của không khí. 4. Bao bì bằng nhựa cũng có thể hấp thụ hơi nước và gây ra những vết loang lổ (do ánh sáng xuyên qua) trên các ảnh. Đây là một nguy cơ đặc biệt trong môi trường lưu trữ ảnh có độ ẩm cao hoặc khi có thiên tai liên quan đến nước. Và dù là loại nhựa đã được xử lý bề mặt hoặc nhựa mỏng cũng không thể tránh được nhược điểm này. 5. Khó viết lên trên bề mặt. 6. Bao bì bằng nhựa có thể rất mỏng và cần có sự hỗ trợ khác, ví dụ như một tờ bìa để có thể ghi các thông tin về chất lượng lưu trữ. Bất kỳ thông tin nào kèm theo hình ảnh cần phải được ghi trên đó. 7. Bao bì bằng nhựa với độ nóng chảy thấp có thể bị cháy khi hoả hoạn, và kéo theo hậu quả không thể tránh khỏi đối với tài liệu chứa bên trong chúng. Phong bì bằng nhựa. Thông thường phong bì bằng nhựa có những đường nối được gắn bằng nhựa nóng chảy, điều này loại trừ được các vấn đề bất tiện của keo dính như ở phong bì giấy. Các nhà cung cấp và bảo quản luôn có rất nhiều các phong bì bằng nhựa polyethylene hay polyester để giới thiệu cho người tiêu dùng. Cặp tài liệu bằng nhựa. Những chiếc cặp này có thể được sử dụng rất tốt kết hợp với các phong bì bằng giấy, chúng có thể bảo vệ các hình ảnh trên bức ảnh cho dù bức ảnh đó có bị rút ra khỏi phong bì giấy hay không. Phong bì hình chữ L. Có cách kết hợp giữa phong bì và cặp đựng tài liệu, đó là những chiếc phong bì bằng nhựa được gắn hai cạnh liền nhau với nhau, còn hai cạnh kia để hở. Loại này có thể khiến cho việc đưa ảnh vào hay rút ra dễ dàng hơn, thuận tiện hơn. Hình thức này thực sự tiện ích khi lưu trữ phim ảnh co kích thước nhỏ. Bao cứng bằng nhựa. Thông thường những chiếc bao bì này được làm bằng nhựa polyester hay polypropylene, có hai đầu đối diện nhau để hở. Chúng thường có cấu tạo một mảnh và một nếp gấp tự khoá ở một cạnh (cũng gọi là nắp trên). Đường gấp này khiến cho việc đưa ảnh vào hay lấy ảnh ra dễ dàng hơn mà không làm ảnh bị xước. Tuy nhiên khi xếp nhiều chiếc bao này gần nhau, các nếp gấp có thể bị kẹt vào các bao bì kế bên, khiến cho việc tìm kiếm ảnh rất khó khăn. Bao bì bằng nhựa polyester. Bao gồm 1 bức ảnh được đặt vào giữa hai miếng nhựa mỏng sau đó gắn bốn cạnh lại với nhau bằng băng dính 2 mặt hoặc một loại máy dán nhựa chuyên dụng. Cách này giữ ảnh bền và bảo vệ ảnh khỏi tác động của môi trường. Nó rất hữu ích để lưu giữ những ảnh mỏng và dễ rách, chứ không nên sử dụng cho các bức ảnh dán trên bìa kém chất lượng hay ảnh màu in theo công nghệ hiện đại. Cặp giấy đóng gáy vòng. Những trang giấy này được làm vừa với bìa cứng và đóng gáy bằng 3 vòng tròn. Chúng có đủ kích cỡ, hình dạng và làm bằng nhiều vật liệu: polyester, polypropylene và polyethylene. Đó là sự chọn lựa tối ưu đối với những bộ sưu tập chuyên đề nhỏ có cùng kích cỡ. Cặp tài liệu bằng nhựa Polyester có lót. Cặp này được làm bằng 1 tấm nhựa và 1 tờ giấy lót cùng cỡ, gắn dọc theo mép bằng băng dính 2 mặt. Giấy lót để đặt ảnh lên trên và giấy nhựa để có thể nhìn thấy ảnh dễ dàng. Nên giữ các cặp tài liệu này trên mặt phẳng. Chúng đặc biệt tiện lợi dùng để lưu trữ ảnh ngoại cỡ hoặc ảnh dán trên bìa. Tuy nhiên, khi những cặp tài liệu này cần phải được thay thế hoặc băng dính bị bong thì việc lấy tấm nhựa ra có thể làm xước ảnh. Cặp giấy có tấm nhựa Polyester bên trong. Loại bao bì này gồm 1 tờ bìa và 1 tờ nhựa được gắn với nhau dọc mép trong, đối diện với nếp gấp giữa. Có thể gắn bằng băng dính 2 mặt. Tấm nhựa này sẽ giữ ảnh đúng vị trí, bảo vệ nó khỏi bụi và vết tay, đồng thời có thể dễ dàng nhìn thấy và lấy ra. Cặp giấy sẽ bảo vệ ảnh và ngăn ánh sáng. Hình thức này rất hữu hiệu đối với các ảnh nhỏ bà dễ gãy. tuy nhiên theo thời gian băng dính sẽ bị bong ra nên phải thay cặp giấy khác. Tóm lược Trên đây, người ta đã nêu ra rất nhiều loại dụng cụ sử dụng để lưu trữ phim ảnh. Mỗi loại có những đặc điểm riêng, nhưng thông thường người ta hay kết hợp dùng các loại để tạo ra một cách thức mới với đặc tính riêng của nó. Một thí dụ điển hình là kết hợp những chiếc cặp bằng nhựa với các phong bì giấy có đường nối. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm, nhược điểm, vì vậy, sự lựa chọn cuối cùng phải căn cứ vào nhu cầu cụ thể và khả năng tài chính của từng nơi. Ghi chú 1 American National Standard for Imaging Media-- Photographic Processed Films, Plates and Paper-- Filing Enclosures and Storage Containers, ANSI Standard IT 9.2- 1998. New York: American National Standard Institute, 1998. 1430 Broadway, New York, New York 10018. 2 American National Standard for Imaging Media-- Photographic Activity Test, ANSI Standard IT 9.16-1993. New York: American National Standard Institute, 1993. 1430 Broadway, New York, New York 10018. 3 Cuộc thử nghiệm này được thực hiện do Image Permanence Institute, Rochester íntitute ò Technology/F.E, Gannett Memmorial Building, P.O.Box 9887, Rochester, NY 14623-0887.