Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương - VIETRANS

giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu. Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác. Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới. Tuy nhiên, hiện nay khi mà chúng ta chưa có một hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ, chặt chẽ quản lý hoạt động này, lại trong bối cảnh “Nhà nhà làm giao nhận, người người làm giao nhận” thì hoạt động giao nhận vận tải trở nên hết sức lộn xộn, khó quản lý và ngày càng bộc lộ nhiều tiêu cực. Trước tình hình đó, Công ty giao nhận kho vận ngoại thương - VIETRANS vốn là doanh nghiệp nhà nước đi đầu trong lĩnh vực giao nhận ở Việt Nam cũng không tránh khỏi những trở ngại. Trải qua hơn 30 năm hoạt động, VIETRANS đã từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình. Tuy vậy, để tồn tại và phát triển lâu dài, công ty không còn cách nào khác là phải nhìn nhận lại tình hình, trên cơ sở đó đề ra những giải pháp thực tế để thúc đẩy hiệu quả hoạt động hơn nữa. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại VIETRANS, với kiến thức của một sinh viên khoa Kinh Tế Ngoại Thương trường Đại học Ngoại Thương, cùng với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của công ty, em đã chọn đề tài: “Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương - VIETRANS”. Khoá luận được chia làm 3 phần: CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG - VIETRANS CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI BIỂN TẠI VIETRANS Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo hướng dẫn TS. Vũ Sĩ Tuấn và các anh chị, cô chú công tác tại VIETRANS đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót cả về nội dung lẫn hình thức. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô và các bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN VÀ NGƯỜI GIAO NHẬN Dịch vụ giao nhận 1.1. Khái niệm Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai khâu chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội. Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành. Giao nhận gắn liền với vận tải, nhưng nó không chỉ đơn thuần là vận tải. Giao nhận mang trong nó một ý nghĩa rộng hơn, đó là tổ chức vận tải, lo liệu cho hàng hoá được vận chuyển, rồi bốc xếp, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận. Theo qui tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”. Theo luật Thương Mại Việt Nam thì “dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục, giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”. Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). 1.2. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận vận tải Do cũng là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận vận tải cũng mang những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là nó là hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, chất lượng của dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ. Nhưng do đây là một hoạt động đặc thù nên dịch vụ này cũng có những đặc điểm riêng: Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó. Nhưng giao nhận vận tải lại có tác động tích cực đến sự đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân. Mang tính thụ động: Đó là do dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các qui định của người vận chuyển, các ràng buộc về luật pháp, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba)… Mang tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Mà thường hoạt động xuất nhập khẩu mang tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ. Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hoàn thành công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất kỹ thuật và kinh nghiệm của người giao nhận. 1.3. Yêu cầu của dịch vụ giao nhận vận tải Cũng như bất kỳ một loại dịch vụ nào, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa tuy không có những chỉ tiêu định tính để đánh giá chất lượng nhưng nó cũng có những yêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao nhận phải đáp ứng mới thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Một số yêu cầu của dịch vụ này bao gồm: Giao nhận hàng hóa phải nhanh gọn. Nhanh gọn thể hiện ở thời gian hàng đi từ nơi gửi đến nơi nhận, thời gian bốc xếp, kiểm đếm giao nhận. Giảm thời gian giao nhận góp phần đưa ngay hàng hóa vào đáp ứng nhu cầu của khách hàng, muốn vậy người làm giao nhận phải nắm chắc quy trình kỹ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu và bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển. Giao nhận chính xác an toàn. Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo quyền lợi của chủ hàng và người vận chuyển. Chính xác là yếu tố chủ yếu quyết định chất lượng và mức độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về số lượng, chất lượng, hiện trạng thực tế, chính xác về chủ hàng, nhãn hiệu. Giao nhận chính xác an toàn sẽ hạn chế đến mức thấp nhất sự thiếu hụt, nhầm lẫn, tổn thất về hàng hóa. Bảo đảm chi phí thấp nhất. Giảm chi phí giao nhận là phương tiện cạnh tranh hiệu quả giữa các đơn vị giao nhận. Muốn vậy phải đầu tư thích đáng cơ sở vật chất, xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, các tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũ cán bộ nghiệp vụ. Người giao nhận 2.1. Khái niệm Chưa có một định nghĩa thống nhất nào về người giao nhận được quốc tế chấp nhận. Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent). Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”. Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Theo luật Thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Từ các định nghĩa trên ta có thể rút ra nhận xét: Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng. Người giao nhận lo liệu việc vận tải nhưng chưa hẳn là người vận tải. Anh ta có thể sử dụng, thuê mướn người vận tải. Anh ta cũng có thể có phương tiện vận tải, có thể tham gia vận tải, nhưng đối với chủ hàng ủy thác, anh ta là người giao nhận, ký hợp đồng ủy thác giao nhận, không phải là người vận tải. Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng từ nơi này đến nơi khác theo những điều khoản đã cam kết. Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “ người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận. 2.2. Phạm vi các dịch vụ của người giao nhận Cho dù người giao nhận thực hiện rất nhiều dịch vụ khác nhau liên quan đến hàng hóa nhưng có thể tổng hợp thành các nhóm như sau: Dịch vụ khác Thay mặt người gửi hàng Phạm vi dịch vụ của người giao nhận Dịch vụ hàng hóa đặc biệt Thay mặt người nhận hàng 2.2.1. Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu) Theo chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ làm các công việc sau đây: - Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp sao cho hàng được di chuyển nhanh chóng, an toàn, chính xác, tiết kiệm. - Lưu cước với người chuyên chở đã chọn. - Nhận hàng, thiết lập và cung cấp những chứng từ cần thiết như giấy chứng nhận nhận hàng của người giao nhận. - Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư - Đóng gói hàng hóa (trừ khi việc đóng gói hàng hóa thuộc trách nhiệm của người gửi hàng trước khi giao hàng cho người giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa, và những qui chế áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhập khẩu. - Lo liệu việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách hàng yêu cầu. - Vận tải hàng hóa đến cảng, thực hiện việc khai báo hải quan, các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở. - Thực hiện việc giao dịch ngoại hối, nếu có. - Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước. - Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở giao cho người gửi hàng. - Thu xếp việc chuyển tải trên đường nếu cần thiết. - Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường gửi tới người nhận hàng thông qua những mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. - Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa, nếu có. - Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa, nếu có. 2.2.2. Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) Theo những chỉ dẫn của khách hàng, người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa khi trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc về người nhận hàng. - Nhận và kiểm tra tất cả những chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, quan trọng nhất là vận đơn. - Nhận hàng của người chuyên chở và nếu cần thì thanh toán cước. - Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và những phí khác cho hải quan và những cơ quan liên quan. - Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần. - Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng. - Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa nếu có. - Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu hai bên có hợp đồng. 2.2.3. Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt Giao nhận hàng hóa đặc biệt khác giao nhận hàng hóa thông thường ở chỗ công việc này đòi hỏi người giao nhận phải có thêm các thiết bị chuyên dùng, đồng thời cũng yêu cầu người giao nhận phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc. Dó là do hàng hóa đặc biệt không đồng nhất mà có thể là hàng bách hóa bao gồm nhiều loại thành phẩm, bán thành phẩm, hay hàng sơ chế hoặc những hàng hóa khác giao lưu trong buôn bán quốc tế. Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt mà người giao nhận thường gặp hiện nay: Giao nhận hàng công trình Hàng công trình chủ yếu là máy móc nặng, thiết bị để xây dựng những công trình lớn như nhà máy hoá chất, nhà máy thuỷ điện, sân bay, cơ sở lọc dầu. Giao nhận hàng loại này là phải từ nơi sản xuất đến tận công trường xây dựng trong đó việc di chuyển cần phải có kế hoạch cẩn thận để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. Đây là một lĩnh vực chuyên môn của người giao nhận vì nó cần những thiết bị đặc biệt như cần cẩu loại nặng, xe vận tải ngoại cỡ, tàu chở hàng loại đặc biệt v.v… Giao nhận quần áo treo trên mắc Quần áo may mặc được chuyên chở bằng những chiếc mắc áo treo giá trong những container đặc biệt gọi là container treo (hanging container). Đây cũng chỉ là những chiếc container 20’, 40’ bình thường nhưng được lắp đặt thêm những thanh bar ngang hoặc dọc hay những sợi dây có móc để móc mắc treo vào. Loại container này có những yêu cầu về vệ sinh rất nghiêm ngặt. Ở nơi đến, quần áo được chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng để bầy bán. Cách này loại bỏ được việc phải chế biến lại quần áo nếu đóng nhồi trong container, đồng thời tránh được ẩm ướt, bụi bậm. Giao nhận hàng triển lãm Người giao nhận thường được người tổ chức triển lãm hay các đơn vị tham gia triển lãm giao cho việc chuyên chở hàng đến nơi triển lãm ở nước ngoài. Đây thường là hàng tạm nhập tái xuất hoặc tạm xuất tái nhập nên cũng có những thủ tục riêng trong giao nhận không giống hàng hóa xuất nhập khẩu thông thường đòi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm. 2.2.4. Các dịch vụ khác Ngoài những dịch vụ nêu trên, tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, người giao nhận có thể làm những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng, dịch vụ liên quan đến hàng công trình, công trình chìa khóa trao tay v.v… Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương, tóm lại là tất cả những vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng, cho dù khách hàng có yêu cầu hay không. 2.3. Địa vị pháp lý của người giao nhận Do chưa có luật lệ quốc tế quy định về lĩnh vực này nên địa vị pháp lý của người giao nhận ở từng nước có khác nhau, tùy theo luật pháp ở nước đó. Ở những nước có luật tập tục (common law) - luật không thành văn, thông dụng trong các nước thuộc khối liên hiệp Anh, hình thành trên cơ sở tập quán phổ biến trong quan hệ dân sự từ nhiều thế kỷ - thì địa vị pháp lý của người giao nhận dựa trên khái niệm về đại lý. Người giao nhận lấy danh nghĩa của người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) để giao dịch cho công việc của người ủy thác. Hoạt động của người giao nhận khi đó phụ thuộc vào những quy tắc truyền thống về đại lý, như việc phải mẫn cán khi thực hiện nhiệm vụ của mình, phải trung thực với người ủy thác, tuân theo những chỉ dẫn hợp lý của người ủy thác, mặt khác được hưởng những quyền bảo vệ và giới hạn trách nhiệm phù hợp với vai trò của một đại lý. Trong trường hợp người giao nhận đảm nhận vai trò của người ủy thác (hành động cho lợi ích của mình), tự mình ký kết hợp đồng với người chuyên chở và các đại lý, thì người giao nhận sẽ không được hưởng những quyền bảo vệ và giới hạn trách nhiệm nói trên, anh ta phải chịu trách nhiệm cho cả quá trình giao nhận hàng hóa kể cả khi hàng nằm trong tay những người chuyên chở và đại lý mà anh ta sử dụng. Ở những nước có luật dân sự (civil law) - luật quy định quyền hạn và việc bồi thường của mỗi cá nhân - thì địa vị pháp lý quyền lợi và nghĩa vụ của người giao nhận ở các nước khác nhau có khác nhau. thông thường những người giao nhận phải lấy danh nghĩa của mình giao dịch cho công việc của người ủy thác, họ vừa là người ủy thác vừa là đại lý. Đối với người ủy thác (người nhận hàng hay người gửi hàng) họ được coi là đại lý còn đối với người chuyên chở họ lại là người ủy thác. Tuy nhiên thể chế mỗi nước sẽ có những điểm khác biệt. Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) đã soạn thảo Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn để các nước tham khảo xây dựng các điều kiện cho ngành giao nhận của nước mình, giải thích rõ ràng các nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của người giao nhận. Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy định người giao nhận phải: - Tiến hành chăm sóc chu đào hàng hóa được ủy thác. - Điều hành và lo liệu vận tải hàng hóa được ủy thác theo chỉ dẫn của khách hàng về những vấn đề có liên quan đến hàng hóa đó. - Người giao nhận không nhận đảm bảo hàng đến vào một ngày nhất định, có quyền cầm giữ hàng khi khách hàng của mình không thanh toán các khoản phí. - Chỉ chịu trách nhiệm về lỗi lầm của bản thân mình và người làm công cho mình, không chịu trách nhiệm về sai sót của bên thứ ba, miễn là đã tỏ ra cần mẫn thích đáng trong việc lựa chọn bên thứ ba đó. Những điều kiện này thường được hình thành phù hợp với tập quán thương mại hay thể chế pháp lý hiện hành ở từng nước. Ở những nước chưa có Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thì hợp đồng giữa người giao nhận và khách hàng sẽ quy định quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm mỗi bên. 2.4. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Dù ở địa vị đại lý hay người ủy thác người giao nhận cũng phải chăm sóc chu đáo hàng hóa được ủy thác, thực hiện đúng những chỉ dẫn của khách hàng về những vấn đề có liên quan đến vận tải hàng hóa. Khi đóng vai trò là đại lý, người giao nhận chịu trách nhiệm do lỗi lầm sai sót của bản thân mình và những người dưới quyền (cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp) như giao hàng trái chỉ dẫn, lập chứng từ nhầm lẫn, quên thông báo khiến hàng phải lưu kho, lưu bãi tốn kém, làm sai thủ tục hải quan… Người giao nhận không chịu trách nhiệm về tổn thất do lỗi lầm, sai sót của bên thứ ba (người chuyên chở, người ký hợp đồng phụ, nhận lại dịch vụ…) miễn là người giao nhận đã thể hiện sự cần mẫn thích đáng trong việc lựa chọn bên thứ ba đó. Khi đóng vai trò là người ủy thác thì ngoài những trách nhiệm của đại lý nói trên, người giao nhận còn chịu trách nhiệm về cả những hành vi và sơ suất của bên thứ ba mà người giao nhận sử dụng để thực hiện hợp đồng. Trong vai trò này người giao nhận thường đưa ra “giá trọn gói” chứ không phải chỉ nhận hoa hồng như đại lý. Người giao nhận thường đóng vai trò người ủy thác khi thu gom hàng lẻ, khi kinh doanh vận tải đa phương thức, khi đảm nhận tự vận chuyển hàng hóa hay nhận bảo quản hàng hóa trong kho của mình. Trong việc hình thành những Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận được hưởng một số miễn trừ trách nhiệm mà lẽ ra họ phải chịu. Trong luật tập tục, người giao nhận khi hoạt động như người chuyên chở, họ phải chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa trừ trường hợp tổn thất do nội tì của hàng hóa, do thiên tai hay những nhân tố khác được miễn trừ trách nhiệm theo luật tập tục. Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, điều 167 quy định người làm dịch vụ giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, người giao nhận có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thỉ phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm. - Trong trường hợp hợp đồng không có sự thỏa thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. Theo Luật Thương mại Việt Nam, người làm dịch vụ giao nhận không phải chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng phát sinh trong những trường hợp: - Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền; - Đã làm đúng theo những chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền. - Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp. - Do khách hàng hoặc người được khách hàng uỷ quyền thực hiện việc xếp dỡ hàng hóa. - Do khuyết tật của hàng hóa. - Do có đình công. - Trường hợp bất khả kháng. Người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận hàng sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 2.5. Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan Như trên đã nói, người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển hàng hóa phải qua rất nhiều giai đoạn, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều cơ quan chức năng. Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các công việc có liên quan đến rất nhiều bên. Sơ đồ mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan Chính phủ & các cơ quan chức năng: - Bộ Thương Mại - Hải quan - Cơ quan quản lý ngoại hối - Giám định, kiểm dịch, y tế,… HĐ bảo hiểm HĐ ủy thác HĐ ủy thác Người giao nhận Người gửi hàng Người nhận hàng HĐDV Ngân hàng Người chuyên chở Người bảo hiểm Sơ đồ trên biểu thị mối quan hệ giữa người giao nhận với các bên liên quan nhưng không phủ nhận mối quan hệ giữa các bên với nhau, nhưng do phạm vi nghiên cứu giới hạn nên bài viết này không đề cập đến. Trước hết là quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc người nhận hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, mang nhiều quốc tịch khác nhau. Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng ủy thác giao nhận. Quan hệ với Chính phủ và các cơ quan chức năng đại diện cho Chính phủ như: Bộ Thương mại, Hải quan, Giám định, Cơ quan quản lý ngoại hối, kiểm dịch, y tế,… Quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người chuyên chở: đó có thể là chủ tàu, người môi giới, hay bất kỳ người kinh doanh vận tải nào khác, mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân hàng, người bảo hiểm. 2.6. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế Từ trước đến nay các “Forwarders” vẫn được coi như những người trung gian trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hoá. Nhiều người cho rằng sự tồn tại của nghề này sẽ không còn được bao lâu nữa bởi lẽ công nghệ thông tin trên mạng toàn cầu đã phát triển mạnh mẽ và trở nên phổ biến, các chủ hàng có thể giao dịch trực tiếp với các nhà vận chuyển lớn. Tuy nhiên, nhận định như vậy còn quá sớm vì người giao nhận vẫn đóng một vai trò rất quan trọng. Họ là người điều phối làm sao để toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa được thông suốt. Chúng ta biết thương mại điện tử là rất tốt, nhưng người ta vẫn phải cần một ai đó thực giao nhận món hàng. Các hãng tàu chỉ quan tâm làm sao cho các container của họ được đầy hàng. Các nhà cung cấp hàng hóa đôi khi cũng có thể chấp nhận vận chuyển một container đầy hàng của họ cho một khách hàng nào đó. Nhưng nếu một container lại chứa hàng của rất nhiều người mua thì có lẽ chẳng ai khác ngoài người giao nhận có thể đưa chúng đến tay người mua hàng. Có thể nói, người giao nhận đóng một vai trò rất quan trọng trong thương mại quốc tế. NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ VẬN TẢI BIỂN Cơ sở pháp lý Hoạt động giao nhận về thực chất là hoạt động tác nghiệp liên quan đến nhiều vấn đề như vận tải, hợp đồng mua bán, thanh toán, thủ tục Hải quan cho nên khi thực hiện nghiệp vụ giao nhận cần quan tâm đến những cơ sở pháp lý trực tiếp và gián tiếp điều tiết hoạt động đó. Cơ sở pháp lý cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các quy phạm pháp luật quốc tế (các Công ước về vận đơn vận tải, Công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa…); các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải; các loại hợp đồng và tín dụng thư… Các công ước quốc tế bao gồm: Công ước Viên 1980 về buôn bán quốc tế. Các công ước về vận tải như Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển ký tại Brussels ngày 25/8/1924 còn được gọi là quy tắc Hague. Công ước này cho đến nay đã được sửa đổi chỉnh lý hai lần, lần thứ nhất vào năm 1968 tại Visby nên được gọi là Nghị định thư Visby 1968 và lần sửa đổi thứ hai vào năm 1979, gọi là Nghị định thư SDR. Ngoài ra còn có Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển ký tại Hamburg ngày 31/3/1978, thường gọi tắt là Công ước Hamburg hay qui tắc Hamburg 1978. Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Incoterm 2000 giải thích các điều kiện thương mại của phòng thương mại quốc tế. Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 500 của phòng thương mại quốc tế Paris. Bên cạnh luật pháp quốc tế, Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như Bộ luật Hàng hải Việt Nam 1990, Luật thương mại Việt Nam 1997, Quyết định 2106/QĐ-GTVT qui định thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam, Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Việt Nam (do VIFAS ban hành trên cơ sở của FIATA), Luật kinh doanh bảo hiểm, rồi Luật thuế v.v… Các loại hợp đồng làm cơ sở cho hoạt động giao nhận bao gồm hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng ủy thác giao nhận, hợp đồng bảo hiểm. Các nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc chung trong giao nhận hàng hóa. - Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác với cảng. Người được chủ hàng ủy thác thường là người giao nhận. - Đối với hàng không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với tàu, chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm bốc dỡ, thanh toán chi phí bốc dỡ và các chi phí phát sinh khác. - Việc bốc dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện. Nếu chủ hàng đưa phương tiện và nhân công vào cảng để bốc dỡ thì chủ hàng phải thỏa thuận với cảng và phải trả lệ phí liên quan, nếu có. - Khi được ủy thác nhận hàng từ tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức ấy. - Người giao nhận hàng phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hóa ghi trong chứng từ. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi đã ra khỏi cảng. - Việc giao nhận được tiến hành trên cơ sở ủy thác của chủ hàng tức là chủ hàng ủy thác việc gì thì chỉ làm việc đó. Ngoài ra còn có những qui tắc cơ bản như việc giao nhận phải đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng, hàng thông qua cảng phải có đầy đủ ký mã hiệu… Trình tự của hoạt động giao nhận hàng hoá bằng đường biển 3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu 3.1.1. Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng Hàng không phải lưu kho bãi tại cảng là hàng xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể bảo quản tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận bao gồm: Đưa hàng đến cảng Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác bằng phương tiện của mình vận chuyển hàng đến cảng. Làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu - Đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ - Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu, xin giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch nếu cần,… - Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu - Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng - Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện) - Tàu sẽ lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hóa xếp lên tàu (là cơ sở để cấp vận đơn). Biên lai phải sạch. - Cung cấp chi tiết để người chuyên chở cấp vận đơn và đưa vận đơn cho người chuyên chở ký, đóng dấu. - Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng mà hợp đồng hoặc L/C qui định - Thông báo cho người nhận hàng biết việc giao hàng - Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu trong hợp đồng qui định) - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có) 3.1.2. Đối với hàng hóa phải lưu kho bãi tại cảng Hàng hóa không được giao trực tiếp cho tàu mà phải thông qua cảng. Trình tự giao nhận bao gồm: Giao hàng cho cảng - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hóa với cảng - Cung cấp cho cảng các giấy tờ: Chỉ dẫn xếp hàng (Shipping Instruction) Danh mục hàng hóa xuất khẩu (Cargo list) Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp (Shipping Order), nếu cần. - Giao hàng vào kho, bãi của cảng Cảng giao hàng cho tàu - Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải: Làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, vệ sinh… Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Xếp và giao hàng cho tàu Trước khi xếp, tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lịch xếp hàng, ấn định máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân, người áp tải (nếu cần). Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một._. tàu, ghi vào Final Report. Bên phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi tình hình vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện. Khi giao nhận xong một lô hoặc cả tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn. Lập bộ chứng từ thanh toán Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, người giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để được thanh toán tiền hàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp với nhau và phù hợp về mặt hình thức với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C. Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, lưu kho, bảo quản… - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có) 3.1.3. Đối với hàng container a/ Gửi hàng nguyên container (FCL - Full Container Load) - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác sẽ phải giao dịch với hãng tàu hoặc đại diện của hãng tàu để xin container và/hoặc đàm phán giá cả. - Sau khi hai bên đã có thoả thuận, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container. - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình - Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng hàng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì. - Chủ hàng sẽ giao container cho tàu tại bãi container quy định trong thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chở của tàu. - Sau khi container đã được xếp lên tàu thì mang biên lai này đến hãng tàu để đổi lấy vận đơn. b/ Gửi hàng lẻ (LCL - Less than Container Load) - Chủ hàng giao dịch với hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất. Sau khi được chấp nhận, hai bên sẽ thoả thuận với nhau về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. - Chủ hàng hoặc người giao nhận mang hàng đến giao cho người chuyên chở tại CFS hoặc ICD quy định. - Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong kẹp chì container, chủ hàng phải hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn. - Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chủ (Master Bill of Lading). - Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. 3.2. Giao nhận hàng nhập khẩu 3.2.1. Hàng không phải lưu kho bãi tại cảng Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. - Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ: Bản lược khai hàng hóa (2 bản) Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan - 2 bản) Chi tiết hầm hàng (2 bản) Chi tiết về hàng quá khổ quá tải (nếu có) - Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu - Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như: Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm bảo lưu trách nhiệm của tàu về những tổn thất xảy ra sau này. Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt Thư dự kháng (LR - Letter of Reservation) đối với tổn thất không rõ rệt Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Biên bản giám định Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập) - Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì phải có hải quan áp tải về kho. - Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập - Vận chuyển hàng về kho hoặc phân phối ngay hàng hoá 3.2.2. Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng Cũng như đối với hàng xuất khẩu, trình tự nhận hàng gồm các bước sau: Cảng nhận hàng từ tàu - Cảng dỡ hàng và nhận hàng từ tàu - Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận cùng người giao nhận - Đưa hàng về kho bãi cảng Cảng giao hàng cho các chủ hàng - Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 2 bản lệnh giao hàng cho người nhận hàng. - Chủ hàng nộp phí chứng từ, phí lưu kho, đặt cọc mượn vỏ hoặc tiền đặt cọc vệ sinh (nếu có), phí xếp dỡ và lấy biên lai. Chủ hàng mang lệnh giao hàng cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận vào lệnh giao hàng và tìm vị trí hàng. Chủ hàng mang bộ chứng từ này đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một bản lệnh giao hàng và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Làm thủ tục hải quan + Xuất trình và nộp các giấy tờ Tờ khai hàng nhập khẩu Giấy phép nhập khẩu Bản kê chi tiết Lệnh giao hàng của người vận tải Hợp đồng mua bán ngoại thương Một bản chính và một bản sao vận đơn Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch (nếu có) Hoá đơn thương mại + Hải quan sẽ kiểm tra chứng từ và hàng hoá, tính và thông báo thuế + Chủ hàng ký nhận vào giấy thông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan - Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và chở về kho riêng. 3.2.3. Hàng container Nhập nguyên container (FCL) - Khi nhận được thông báo hàng đến do hãng tàu gửi thì chủ hàng mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu cuả cơ quan hoặc giấy uỷ quyền (nếu có) đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. - Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ đúng hạn nếu không sẽ bị phạt) - Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng lệnh giao hàng đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận lệnh giao hàng - Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng Đối với hàng lẻ (LCL) Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy lệnh giao hàng, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục như trên. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG - VIETRANS KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG - VIETRANS Quá trình hình thành và phát triển Công ty giao nhận kho vận ngoại thương-VIETRANS là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Thương Mại, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính, là tổ chức về giao nhận đầu tiên được thành lập ở Việt Nam theo Quyết định số 554/BNT ngày 13/8/1970 của Bộ Ngoại Thương. Khi đó công ty được lấy tên là Cục kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận ngoại thương. Hiện nay tên chính thức của công ty là “Công ty giao nhận kho vận ngoại thương”, tên giao dịch là “Vietnam National Foreign Trade Forwarding and Warehousing Corporation”, tên tắt là VIETRANS được thành lập theo Quyết định số 337/TCCB ngày 31/3/1993 của Bộ Thương Mại. Trước năm 1986, do chính sách Nhà nước nắm độc quyền ngoại thương nên VIETRANS là đơn vị duy nhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương, phục vụ tất cả các Tổng công ty xuất nhập khẩu trong cả nước. Sau đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI tình hình kinh tế xã hội nước ta có những biến chuyển mới. Việc trao đổi hàng hóa giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển. Các mối quan hệ quốc tế được mở rộng VIETRANS đã vươn lên trở thành một công ty giao nhận quốc tế có quan hệ đại lý rộng khắp đồng thời tiến hành cung cấp mọi dịch vụ giao nhận kho vận đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước. Nhưng thời kỳ từ 1989 đến nay, nền kinh tế nước ta đã chuyển sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế tham gia vào nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực giao nhận vận tải. Trong bối cảnh đó, VIETRANS mất thế độc quyền và phải bước vào cuộc cạnh tranh gay gắt với các tổ chức kinh tế khác hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận. Những biến đổi to lớn về cơ chế kinh tế, môi trường kinh tế xã hội của thời kỳ chuyển đổi mô hình kinh tế đã đem lại cho VIETRANS những thuận lợi và vận hội mới nhưng cũng đặt ra vô vàn khó khăn và thách thức cho bước đường phát triển kinh doanh của công ty. Để thức ứng với môi trường kinh doanh mới VIETRANS đã tiến hành đổi mới toàn diện từ định hướng chiến lược, phương thức hoạt động đến quy mô, hình thức và cách tổ chức hoạt động, điều hành. Công ty không chỉ đặc biệt chú ý tới tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn chú ý đào tạo ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ nhằm không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như uy tín của công ty. Phát huy truyền thống và kinh nghiệm sẵn có cùng với những thay đổi phù hợp với tình hình mới VIETRANS đang nỗ lực nâng cao khả cạnh tranh và giữ vững vị trí là con chim đầu đàn trong đội ngũ doanh nghiệp giao nhận kho vận ở Việt Nam, xứng đáng với vai trò chủ đạo của một doanh nghiệp Nhà nước. Trải qua 33 năm hình thành và phát triển VIETRANS đã có nhiều thay đổi về mô hình tổ chức hoạt động cũng như tên gọi cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội của đất nước qua các thời kỳ. Đến nay, VIETRANS đã trở thành một công ty giao nhận quốc tế, một trong những sáng lập viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS), một thành viên của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), một đại lý hàng không đáp ứng tiêu chuẩn của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) và là thành viên của phòng thương mại công nghiệp Việt Nam (VCCI). Hiện nay VIETRANS có 6 chi nhánh ở các tỉnh, thành phố Hải Phòng, Nghệ An, Đã Nẵng, Nha Trang, Quy Nhơn, và TP Hồ Chí Minh. Ngoài ra VIETRANS còn có 2 liên doanh là: - TNT - VIETRANS express worldwide Ltd. (Vietnam) được thành lập năm 1995 theo giấy phép đầu tư số 1109/GP. Đây là công ty liên doanh với Hà Lan với số vốn 700.000 USD hoạt động trong lĩnh vực giao nhận chuyển phát nhanh quốc tế. - Lotus Joint Venture Company Ltd. (Phú Mỹ, Nhà Bè, TP Hồ Chí Minh) được thành lập năm 1991 với hãng tàu Biển Đen - Blasco (Ucraina) và công ty Stevedoring Service America - SSA (Mỹ) có tổng số vốn 19.6 triệu USD để xây dựng và khai thác cầu cảng, vận chuyển hàng hóa. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 2.1. Chức năng VIETRANS là một công ty làm các chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn… cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa. Theo điều lệ, công ty thực hiện các chức năng sau: - Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, tài liệu, chứng từ v.v… - Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước, các phương tiện vận tải (tàu biển, ôtô, máy bay, xà lan, container…) bằng các hợp đồng trọn gói “door to door” và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc thu gom, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng đó cho người chuyên chở để chuyển tiếp tới nơi quy định. - Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hóa. - Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và làm các công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi. 2.2. Nhiệm vụ Với các chức năng trên công ty giao nhận kho vận ngoại thương phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu. - Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. - Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty. - Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty. - Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp để bảo đảm quyền lợi giữa các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế. - Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc công ty theo cơ chế hiện hành. Mô hình bộ máy tổ chức của công ty Bộ máy tổ chức của công ty tuân theo chế độ một thủ trưởng đứng đầu là giám đốc, giúp việc cho giám đốc gồm có các phó giám đốc và các trưởng phòng thực hiện chức năng tham mưu, tư vấn trong việc ra quyết định của giám đốc. Giám đốc công ty có quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định tại Quyết định số 217/HĐBT và quy định của Bộ về phân cấp quản lý toàn diện của công ty. Để hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức của công ty, ta có sơ đồ sau: Đến năm 2002, công ty thực hiện chuyên môn hóa trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài các chi nhánh và liên doanh, cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành hai khối: Khối quản lý và khối kinh doanh. Trong khối kinh doanh, công ty chia thành các mảng dịch vụ hoạt động riêng rẽ không có sự chồng chéo như trước đây. Đó là các phòng đường biển, phòng hàng không, phòng đường sắt, phòng triển lãm, phòng công trình. Đặc biệt có một phòng chuyên trách đó là phòng Marketing. Đây là phòng đầu mối chuyên thực hiện chức năng giao dịch với khách hàng, sau đó phân việc tới các phòng ban có liên quan. Giữa các phòng ban luôn có mối liên hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty trong những năm gần đây (1998 - 2002) Mặc dù có nhiều khó khăn, nhưng VIETRANS vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng tốt. Hàng năm công ty đều hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, doanh thu tăng khá cao, có năm tăng đến 5-6 tỷ đồng. Nộp ngân sách Nhà nước tăng đều. Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của VIETRANS (1998 - 2002) Đơn vị: Triệu VND Năm Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 2002 2003 (ước) Doanh thu 28403 29308 32670 28678 34252 45000 Lợi nhuận 2812 3157 4419 1926 2649 4500 Nộp ngân sách 6821 7552 4820 4819 5114 5500 Tỷ suất LN (%) 9,90 10,77 13,49 6,72 7,73 10,00 Thu nhập bình quân (triệu đồng/người) 2,1 2,25 2,5 2,47 2,7 3,1 Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm của VIETRANS Có thể nói năm 2000 và 2002 là những mốc son trong hoạt động của VIETRANS, doanh thu tăng rất cao, thu nhập của cán bộ công nhân viên được đảm bảo, đóng góp khá lớn vào ngân sách Nhà nước, các quỹ đầu tư phát triển sản xuất không những được duy trì mà còn được mở rộng, đội ngũ lao động có tinh thần làm việc hăng say, năng động. Tuy nhiên, đánh giá một cách khách quan, dù doanh thu tăng đều và khá cao nhưng tỷ lệ lãi trên doanh thu (phản ánh tỷ suất lợi nhuận của công ty) lại có phần giảm sút trong hai năm trở lại đây. Xu hướng này thể hiện rất rõ trong biểu đồ sau: Với mức tăng khá cao vào năm 2000, lẽ ra công ty phải đạt được kết quả khả quan hơn vào năm 2001, nhưng do những biến động trên trường quốc tế có tác động bất lợi đến hoạt động của công ty cùng công tác quản lý còn chưa phải là tối ưu nhất, tỷ suất lợi nhuận đã sụt giảm. Bên cạnh đó, cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến cho VIETRANS càng gặp nhiều khó khăn hơn. Nhưng nhờ những cố gắng cùng những cải tổ kịp thời, đó là sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, những người tài năng và nhiệt huyết đã được đảm nhận những vị trí quan trọng cùng những điều kiện thuận lợi trong cơ chế chính sách của Nhà nước, VIETRANS đã gặt hái được nhiều thành tựu, triển vọng phát triển ngày càng khả quan. Công ty đã biết tận dụng lợi thế để kinh doanh kho, mở rộng hoạt động gom hàng, vận tải đa phương thức, làm đại lý cho các hãng vận tải lớn của nước ngoài, hơn thế còn gửi cán bộ đi đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn. Nhờ đó có thể tin tưởng rằng VIETRANS sẽ còn tiến xa trong lĩnh vực này ở Việt Nam. HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG - VIETRANS Một số đặc thù của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại VIETRANS 1.1. Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ Đây không chỉ là đặc thù hoạt động của VIETRANS mà của hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Tính thời vụ trong hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của các mặt hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như vào thời điểm đầu năm, Hoạt động giao nhận thường giảm sút do khối lượng hàng vận chuyển giảm sút. Trong các tháng tiếp theo, các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu lên kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhưng thời điểm này họ cũng chỉ nhập khẩu một số máy móc, nguyên liệu phục vụ cho dây chuyền sản xuất. Hoạt động giao nhận ở thời điểm này khá hạn chế. Chỉ đến tháng 4 khi mà các nhà máy cho ra sản phẩm, hoạt động giao nhận mới trở nên nhộn nhịp. Nhu cầu vận chuyển hàng ở thời điểm này là rất lớn cả đối với hàng xuất khẩu lẫn nhập khẩu. Nhưng đến khoảng tháng 9, 10 lại là mùa hàng xuống (down season) vì đây là thời điểm lại các nước Châu Âu, người dân thường dành thời gian đi du lịch. Và cũng vào khoảng thời gian này, hàng phục vụ cho lễ giáng sinh và Tết mới được lên kế hoạch sản xuất. Chỉ đến gần cuối năm, khi mà nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng mạnh, ở châu Âu là Giáng sinh, năm mới, ở châu Á là tết cổ truyền thì những người làm giao nhận mới thực sự bận rộn. Lượng hàng giao nhận cuối năm rất phong phú cả về chủng loại và khối lượng. Nhu cầu giao nhận tăng gấp nhiều lần so với những tháng trước. Từ đó ta thấy nắm được đặc thù hoạt động của ngành mình là rất quan trọng, nó giúp cho công ty có được kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm nhất. 1.2. Phương tiện phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải biển Một đặc điểm nổi bật của VIETRANS đó là công ty hoàn toàn không có đội tàu hay container của riêng mình phuc vụ cho giao nhận vận tải biển. Đây là một điểm bất lợi của VIETRANS so với các doanh nghiệp giao nhận khác vì điều này dễ khiến công ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt là vào mùa hàng hải. Chẳng hạn như GEMATRANS hay VICONSHIP đồng thời là người chuyên chở và người giao nhận nên các công ty này có thể chủ động về thiết bị cho khách hàng trong mọi trường hợp, từ đó tạo được uy tín trên thị trường. Tuy vậy, bù lại công ty có các thiết bị làm hàng như đội xe tải, xe nâng, cần cẩu khá hiện đại. Đặc biệt hệ thống kho bãi của VIETRANS được đánh giá là quy mô nhất. Công ty có một hệ thống kinh doanh kho rải khắp chiều dài đất nước, từ hệ thống kho lạnh đang xây dựng ở Lào Cai đến bãi container rộng lớn ở cảng Qui Nhơn, Đà Nẵng, Hải Phòng. Riêng ở Hà Nội, công ty có tới 2 kho ở Văn Điển và Yên Viên, rất thuận lợi cho công tác làm hàng. Trong thời gian gần đây, công ty đang tập trung đầu tư mua sắm, xây dựng thêm nhiều phương tiện, trang thiết bị. Có thể nói, khối lượng và hàng hóa giao nhận nói chung và giao nhận bằng đường biển nói riêng nhờ thế sẽ được đẩy mạnh. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty 2.1. Giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước sau: 2.1.1. Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu) Giữa VIETRANS và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có một đội xe tải hoạt động rất hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty ở Văn Điển hoặc Yên Viên nếu chủ hàng ở Hà Nội. Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm. Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà VIETRANS thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, VIETRANS có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở. 2.1.2. Thuê người chuyên chở hàng hóa Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận cũng thường được ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Người ủy thác tuỳ từng trường hợp có thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee). Nếu VIETRANS được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ, lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng. Người giao nhận thường được ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế là luôn có lượng hàng lớn và ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có được. 2.1.3. Tổ chức giao hàng lên tàu Trước khi tàu đến cảng bốc hàng Hành trình của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại cảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Hải Phòng, thời gian một con tàu lưu lại chỉ là 1 ngày. Do đó, trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Đối với VIETRANS, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ 24h - 48h, còn đường gần, ETA phải được gửi trước 48h - 72h. Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của VIETRANS sẽ phải làm một số công việc sau: - Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm. - Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. - Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa. - Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp. - Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng. Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan. Khi tàu vào cảng Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR. - Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho. - Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu. - Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết. 2.1.4. Lập bộ chứng từ Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng. Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, Packing list v.v… lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có. Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toán các chi phí giao nhận với người gửi hàng. 2.2. Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Khi nhận được yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành các bước sau: 2.2.1. Trước khi tàu cập cảng Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể - Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng. - Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa. Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu… Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa. 2.2.2. Khi tàu cập cảng Khi nhận được Giấy báo hàng đến do hãng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập Giấy báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng. Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc như: - Xin kiểm dịch cho hàng hóa nếu cần. - Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy… để lên kế hoạch phòng ngừa. - Khai hải quan hàng nhập khẩu Được sự ủy thác của chủ hàng người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn (nếu là vận đơn Surrendered hoặc vận đơn Express Cargo Bill) đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng. 2.2.3. Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao cho chủ hàng Thông thường người giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (ROROC-Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC-Certificate of Shortlanded Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn. Sau khi dỡ hàng sau, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa lập thư dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng (cảng) đã có thông báo có tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng. Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng. Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng người giao nhận cũng sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại VIETRANS 3.1. Bối cảnh quốc tế Đây là hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển nên nó chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế. Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách xuất nhập khẩu của một nước mà VIETRANS có quan hệ cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên hay giảm đi. Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, chiến tranh ở Irắc, xung đột vùng Trung Đông, dịch bệnh SARS gây ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa. Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Vì thế, mặc dù đã nhất trí kết thúc đàm phán vào năm 1996 nhưng các nước thành viên WTO vẫn không thể thỏa thuận với nhau được về cách thức tiến hành tự do hóa ngành dịch vụ này và các nỗ lực đàm phán bị ngừng lại vào năm 1997. Tuy nhiên các nước đều nhất trí cam kết sẽ không áp dụng thêm các hạn chế mới đối với ngành dịch vụ này. Trên thực tế, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể. Lý do chính là những ủng hộ tự do hóa vẫn tiếp tục kiên trì tiến hành tự do hóa đơn phương hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế khác như Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OECD), Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á Thái Bình Dương (APEC), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN). Nhờ vậy mà những người làm giao nhận mới có điều kiện tin tưởng vào sự phát triển trong thời gian tới. 3.2. Cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. ._.inh doanh sau này. Một vấn đề cần nghiên cứu nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, yếu gì. Để cạnh tranh công ty cần chuẩn bị những phương thức gì. Các thông tin trên đầy đủ chính xác sẽ giúp công ty thâm nhập thị trường với chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao và hạn chế rủi ro. Ngoài ra, với những thị trường truyền thống, công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà công ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chưa. công ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ không, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của công ty. Để có được những thông tin trên, công ty có thể khai thác từ các nguồn: - Qua tài liệu nghiên cứu chính thức của các tổ chức như WTO, cơ quan chuyên trách của Liên Hợp Quốc, qua các báo cáo của Bộ Thương Mại các nước. Nguồn thông tin này tuy có ưu điểm là chính xác và đầy đủ, nhưng chưa chắc đã phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của công ty. - Thông qua các Hiệp hội mà VIETRANS là thành viên như FIATA, VIFAS, VCCI. Đặc biệt là thông qua các cuộc họp do các Hiệp hội trên tổ chức công ty nên tranh thủ lắng nghe và thảo luận để cập nhật những thông tin mới nhất. - Thông qua đại diện thương mại, tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài để tìm hiểu tình hình thị trường. - Đặc biệt công ty nên cử cán bộ có khả năng đi nghiên cứu và trao đổi kinh nghiệm với các công ty khác trong và ngoài nước, tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ. 2.1.2. Thâm nhập thị trường Sau khi đã có đầy đủ các thông tin nghiên cứu thị trường, công ty cần lựa chọn một số thị trường phù hợp để tiếp cận qua nhiều phương thức khác nhau: Tự thâm nhập Đây là phương thức mà công ty tự mình tiến hành để tìm kiếm và mở rộng khách hàng của mình trên cơ sở đã có những hiểu biết nhất định về tình hình khách hàng và thị trường. Các cán bộ công nhân viên của công ty sẽ phải đi gặp các khách hàng, thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Các cán bộ lãnh đạo phải thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo, các cuộc họp chính thức cũng như không chính thức, các cuộc gặp mặt doanh nghiệp để qua đó tranh thủ ký các hợp đồng ủy thác giao nhận. Để làm được như vậy đòi hỏi bộ máy lãnh đạo phải hoạch định được chiến lược thâm nhập đúng đắn, các cán bộ của công ty phải có chuyên môn cao về nghiệp vụ, có kiến thức về marketing, thông thạo ngoại ngữ, có nghệ thuật giao tiếp khách hàng. Bên cạnh đó, công ty phải trường vốn mới có thể giữ vững được thị trường vì những khoản chi phí phải bỏ ra để thực hiện các công việc trên là rất đáng kể. Khi tự mình thâm nhập thị trường công ty giữ được thế chủ động tối đa nhưng cũng phải chấp nhận rủi ro vì những nỗ lực bỏ ra chưa chắc ngay lập tức đã thu được kết quả. VIETRANS chỉ nên áp dụng phương thức này cho một vài thị trường quan trọng như Trung Quốc, EU còn với những thị trường khó khăn hay quá mới công ty nên áp dụng phương thức thứ hai. Thâm nhập qua trung gian Phổ biến nhất là hình thức liên doanh, liên kết với công ty nước ngoài, những công ty vốn đã quen thuộc với những thị trường mà VIETRANS đang cần thâm nhập. Khi tiến hành liên doanh, liên kết tuy VIETRANS sẽ phải chia sẻ lợi nhuận và ở thế yếu hơn nhưng công ty có thể tận dụng được nguồn vốn và các mối quan hệ của đối tác. VIETRANS sẽ không mất công sức nghiên cứu thị trường, dò dẫm từng bước mà lại có thể tăng ngay được thị phần đồng thời hạn chế được thấp nhất những rủi ro. Ngoài ra, VIETRANS có thể nhờ các Hiệp hội mà công ty là thành viên hoặc các đại sứ quán, đại diện thương mại hay tham tán thương mại của Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu với khách hàng. Nhờ vào uy tín của các hiệp hội này, công ty sẽ có rất nhiều thuận lợi. Đây nghe có vẻ là giải pháp không khả thi nhưng VIETRANS trước mắt có thể áp dụng do công ty có lợi thế là một công ty đầu ngành hoạt động lâu đời nhất tại Việt Nam, có mối quan hệ tốt đẹp với các hiệp hội trên. Tuy nhiên công ty không thể dựa vào phương thức này lâu dài vì sự phát triển bền vững phải dựa vào bản thân nội lực của công ty. 2.2. Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận Cũng như việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng được quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng. Đối với phương thức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, những dịch vụ mà VIETRANS đang cung cấp là vận chuyển giao nhận hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ vận tải đa phương thức, giao nhận từ cửa đến cửa, cho thuê kho ngoại quan. VIETRANS cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container, người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên. Thực hiện dịch vụ này đối với một công ty giao nhận là rất dễ dàng và thuận lợi, chỉ cần công ty thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng lẻ, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng. Công ty cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vận tải đa phương thức là một loại hình vận tải tiên tiến hiện đang được áp dụng rộng rãi trong khu vực và thế giới. Xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực cộng với tác động của khoa học công nghệ vận tải container và thông tin đang thúc đẩy vận tải đa phương thức phát triển nhanh chóng. Ngày nay, mối liên kết giữa sản xuất, vận tải, thị trường, phân phối và quản lý hàng hóa rất chặt chẽ và phụ thuộc vào nhau mà không một phương thức vận tải thông thường, đơn lẻ nào có thể đáp ứng được. VTĐTPT đảm bảo hệ thống giao hàng “từ cửa đến cửa” hữu hiệu với giá thành thấp nhất. Ngành hàng hải thế giới đang tiếp tục phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa và đa dạng hóa theo phương thức tập trung luồng hàng, tiếp tục xu hướng sáp nhập, hợp tác, hình thành các liên minh lớn và tập trung quyền lực trong giới hàng hải. Các tàu container thế hệ mới được đưa vào sử dụng, vận tải đa phương thức rộng rãi. Ở VIETRANS, vận tải đa phương thức là thực hiện việc vận chuyển hàng từ kho tới kho hoặc từ trạm gửi hàng lẻ (CFS) đến CFS hoặc từ CFS đến kho bao gồm cả việc đóng hàng vào container, niêm phong cặp chì, giám định hàng hóa, làm thủ tục hải quan. Đối với VIETRANS, đây là dịch vụ không quá khó khăn vì công ty có thực lực: đủ phương tiện, nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, để thực hiện tốt hơn dịch vụ này, công ty phải đầu tư để hiện đại hoá các phương tiện, trang thiết bị làm hàng cho phù hợp với tình hình mới. Đó là các thiết bị đóng hàng vào container, xe nâng, cần cẩu, đặc biệt là các loại xe chở container. Ngoài ra, công ty phải thiết lập quan hệ, ký các hợp đồng với các hãng tàu, hãng hàng không, hãng đường sắt lớn cả trong nước và nước ngoài để chủ động về phương tiện và chỗ trong mùa hàng, phối hợp chặt chẽ giữa các điểm chuyển tải, các đại lý chi nhánh phải theo dõi và thông báo kịp thời lịch trình, thời gian xuất phát của phương tiện vận tải, lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp để khi hàng đến điểm chuyển tải thì có thể nối chuyến kịp thời, lưu chỗ, giữ chỗ, để hàng không bị rớt. Bên cạnh đó, công ty cũng nên chú trọng đến chuyên môn, kinh nghiệm của cán bộ nghiệp vụ để tạo dựng uy tín trên thương trường bởi chúng ta biết rằng để phát triển dịch vụ này thì uy tín của công ty là vô cùng quan trọng. 2.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất khó khăn bởi khái niệm “chất lượng dịch vụ” còn rất mơ hồ, chưa có một tiêu chuẩn nào đánh giá. Chúng ta chỉ có thể hiểu một dịch vụ đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng thì là có chất lượng. Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng của dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình đang được an toàn và đến đích chính xác trong tay những người giao nhận mẫn cán nhất. Ta thấy rằng VIETRANS mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải biển một phần là do chất lượng dịch vụ chưa cao, một số khách hàng mới khi ủy thác cho VIETRANS giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết, nó giúp công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến tranh giá cả, VIETRANS không thể lại được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn. Để làm được điều đó, trước hết hoạt động giao nhận của công ty phải đáp ứng được những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp. Đó là nhanh gọn, chính xác, an toàn với chi phí thấp nhất có thể. Muốn vậy, công ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hoàn thành công việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng. Để xây dựng nên những chỉ tiêu này, công ty có thể tham khảo một số chỉ tiêu của những công ty giao nhận uy tín trên thế giới hoặc những hiệp hội quốc tế, hay thực tế hơn là phỏng vấn khách hàng, lập bảng câu hỏi để trưng cầu ý kiến. Về lâu dài, VIETRANS phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, tiêu chuẩn do Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế biên soạn và chính thức ban hành năm 1987. Nhiều người lầm tưởng chứng chỉ này chỉ áp dụng với doanh nghiệp sản xuất nhưng thực sự nó lại tỏ ra có tác dụng rất to lớn với các doanh nghiệp dịch vụ. Để giành được chứng chỉ này các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng toàn diện, không chỉ dịch vụ mà cả chất lượng con người. Do đó, mục tiêu cuối cùng của VIETRANS khi tiến hành cải tiến chất lượng dịch vụ chính là có được chứng chỉ ISO 9002. Với loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, chất lượng dịch vụ đôi khi thể hiện ở những việc tưởng như rất nhỏ. Chẳng hạn như đối với những loại hàng tương đối đặc biệt như hàng container treo cần yêu cầu về vệ sinh cao thì công ty nên chọn container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng nên đảm bảo để hàng được xếp đều, không bị nhàu nát. Nếu chỉ cần chú ý những chi tiết nhỏ nhặt như thế thì cách nhìn nhận, đánh giá của khách hàng đối với dịch vụ của công ty sẽ khác hẳn. Còn với hàng cần những yêu cầu kỹ thuật rất khắt khe trong vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, bảo quản thì công ty nên đầu tư vào công cụ làm hàng, nhân viên giao nhận là những người trực tiếp làm hàng hay chỉ đạo làm hàng phải đặc biệt chú ý, bỏ thêm công sức cho dù phí làm hàng không hơn những lô hàng bình thường là mấy. Ngoài ra, tạo ra dịch vụ tốt cũng tức là tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế. Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Tư vấn về việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa được thông quan dễ dàng. Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh. 2.4. Giải pháp về xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú. Mọi công ty đều biết đến tầm quan trọng của hoạt động này nhưng để thực hiện một kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi đa phần các công ty ở Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài. Nhưng để phát triển bền vững, VIETRANS cần thúc đẩy hoạt động này. Xúc tiến thương mại đối với một doanh nghiệp dịch vụ bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo và quan hệ khách hàng mà trong đó quan trọng là chính sách chăm sóc khách hàng. Biện pháp quảng cáo là một hoạt động quan trọng, bằng chứng là mỗi năm các công ty của Mỹ tiêu tốn khoảng 20% doanh thu cho hoạt động quảng cáo. Quảng cáo được dùng để duy trì hình ảnh của công ty, làm nổi bật một mặt hàng, dịch vụ hay sự kiện, các chính sách khuyến mại, hạ giá, hay hỗ trợ khách hàng. Chính sách quảng cáo thích hợp và mạnh mẽ có thể cải thiện tình hình đáng kể. Việc quan tâm đầu tiên của một chương trình quảng cáo là ngân sách quảng cáo, VIETRANS cần xây dựng một ngân sách quảng cáo hợp lý bởi mức kinh phí cho quảng cáo là một yếu tố quyết định đến việc chọn phương tiện quảng cáo, cách thức tiến hành quảng cáo, thời gian và không gian quảng cáo. Muốn vậy, mức kinh phí phải được dự kiến trước, nghĩa là phải có kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo, tránh rơi vào trường hợp bị động, mất cân bằng, hoặc đang tiến hành dở dang thì hết kinh phí. Về phương tiện quảng cáo, VIETRANS có thể quảng cáo trên báo, làm panô, áp phích quảng cáo. Đây là các biện pháp dễ dàng mà không quá tốn kém vì khác với các doanh nghiệp sản xuất, phải đưa ra chiến dịch quảng cáo rầm rộ khi đưa ra sản phẩm mới, là một doanh nghiệp dịch vụ, VIETRANS chỉ cần quảng cáo thường xuyên mà không cần quá phô trương. Ngoài ra, tăng cường quảng cáo tại các cơ sở giao dịch và sử dụng hiện tượng “tiếng đồn” cũng là biện pháp thường dùng đối với một ngân sách không lớn của những công ty đã sẵn có tiếng tăm như VIETRANS. Tham gia vào hiện tượng “tiếng đồn” là phương pháp quảng cáo cổ điển, phương pháp này thường được dùng trong các loại hình kinh doanh, dịch vụ với ưu điểm giảm thiểu tối đa những rủi ro “không nhìn, không thấy được” do các loại dịch vụ tạo ra. Sở dĩ phương pháp này có thể thành công tại VIETRANS là do công ty đã xây dựng được uy tín tốt và đã tạo được lòng tin của khách hàng trong và ngoài nước từ lâu. Những hình thức sử dụng này có thể là : Sử dụng những kỹ thuật mang tính sự kiện như hợp đồng tài trợ cho giải thể thao, hoa hậu hoặc các hoạt động từ thiện. Chẳng hạn như liên doanh TNT - Express của VIETRANS vừa ký hợp đồng tài trợ cho Sea Games 22 tổ chức tại Việt Nam. Giới thiệu những người đang sử dụng dịch vụ của công ty và đã rất hài lòng về dịch vụ đó. Sử dụng những người được đánh giá là có độ tin cậy cao và uy tín cao như các chuyên gia trong ngành như chủ tịch các hãng lớn nước ngoài, các viên chức của chính phủ, thành phố. Viết bài, phóng sự về công ty trên báo chí, tivi. Sử dụng mạng internet để quảng cáo về công ty trên thị trường thế giới. Hiện nay công ty cũng sử dụng nhiều loại hình tiếp thị như: in các ấn phẩm giới thiệu về công ty có hình thức đẹp, tham gia các hội chợ triển lãm… Tuy nhiên hình thức được ưa chuộng nhất có vẻ như là các nhân viên của công ty đi đến các đơn vị xuất nhập khẩu để xây dựng quan hệ bằng cách đưa báo giá, tờ rơi, thuyết phục khách hàng. Hình thức này nằm trong chiến lược xúc tiến thương mại được gọi là chăm sóc khách hàng. Không chỉ là thường xuyên đi gặp khách hàng để tìm hiểu về những nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, những cuộc trao đổi còn giúp cho hai bên hiểu và tin tưởng lẫn nhau. Điều này rất có lợi cho công ty trong những lúc khó khăn. Bên cạnh đó, để giành được sự ủng hộ của khách hàng, VIETRANS có thể áp dụng một số cách sau: cho khách hàng hưởng hoa hồng thoả đáng, với những khách hàng lớn có lượng hàng ổn định cho hưởng mức giá ưu đãi, quan tâm đến khách hàng khi ốm đau, thai sản, hiếu hỉ,…Những điều này nghe tưởng như không hiệu quả nhưng đã được nhiều công ty áp dụng và đã đạt được nhiều thành công. 2.5. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới Cho dù VIETRANS có một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, giàu nghiệp vụ, nhưng như đã phân tích ở trên, một tồn tại rất lớn cần khắc phục ở công ty đó là trình độ đội ngũ cán bộ ngày càng hạn chế trước nhu cầu đòi hỏi của thị trường, hiệu quả hoạt động chưa cao. Chúng ta đều biết rằng con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để VIETRANS phát triển lâu dài, công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động của mình. Trước hết là trình độ về nghiệp vụ, cho dù mỗi cán bộ công nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trò của công ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là không thể phủ nhận. Công ty cần thường xuyên tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh. Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tích luỹ kinh nghiệm. Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo những cán bộ tinh thông về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về địa lý, luật lệ tập quán của nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng. Qua các Hiệp hội mà VIETRANS tham gia, cần cử cán bộ ra nước ngoài học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia các khoá học do các hiệp hội này tổ chức như khoá học về hàng nguy hiểm của FIATA, khoá học nghiệp vụ của VISABA,…Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của công ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng mới. Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ của mình. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các cán bộ công nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như VIETRANS, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán trong công việc nên đặc biệt coi trọng vì khi khách hàng đã tin tưởng giao hàng hóa vào tay người giao nhận, họ phải được đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được an toàn. Hơn thế việc nâng cao ý thức còn giúp công ty sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được như vậy công ty cần: - Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty. - Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến công việc. - Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc. 2.6. Giải pháp về tổ chức quản lý Một công ty rất cần có những cán bộ giỏi nhưng làm thế nào để kết hợp họ thành một tập thể mạnh còn quan trọng hơn. Mà điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào phương thức tổ chức quản lý của công ty. Mỗi công ty có một mô hình tổ chức riêng và có một phương thức quản lý riêng phù hợp với mô hình tổ chức đó. VIETRANS tuy đã có rất nhiều cải tiến nhằm từng bước hoàn thiện mô hình quản lý của mình nhưng phải thẳng thắn thừa nhận rằng công ty hoạt động còn cồng kềnh, chưa thực sự tạo được mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa đạt hiệu quả mong muốn, không tạo được sức mạnh tập thể của một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giao nhận vận tải, hoạt động giữa các chi nhánh, phòng ban còn “ lấn sân nhau” tạo ra sự cạnh tranh tiêu cực trong nội bộ công ty. Chính vì vậy, công ty cần phải đổi mới hình thức quản lý và mô hình tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty, sao cho tổ chức phải thực sự liên kết các cá nhân, các quá trình, những hoạt động trong hệ thống để có thể huy động được sức mạnh tập thể, tạo ra hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống. Trước hết, VIETRANS phải kiện toàn lại bộ máy theo hướng tinh giản, gọn nhẹ hơn. Trong khối quản lý hiện nay còn để quá nhiều phòng như phòng Hành chính, Tổ chức cán bộ, Tổng hợp, Kế toán,…Tuy chức năng, nhiệm vụ của các phòng này không trùng lặp nhau nhưng đối với một doanh nghiệp kinh doanh thì cơ cấu trên là cồng kềnh, lãng phí nguồn lực. Để thực hiện những nhiệm vụ kể trên, công ty chỉ cần hai phòng, có thể kết hợp phòng Tổ chức cán bộ với phòng Tổng hợp, còn phòng Kế toán có thể kiêm chức năng của phòng Hành chính. Như thế, vừa gọn nhẹ, vừa tạo thuận lợi cho bộ phận kinh doanh. Trong khối kinh doanh, công ty cần tiến hành chuyên môn hoá hơn nữa. Hiện nay, tuy VIETRANS đã có phòng chuyên trách về Marketing và các phòng ban chuyên về đường biển, đường hàng không, đường sắt, phòng triển lãm, phòng công trình nhưng chưa phát huy được hết tác dụng. Đó là do phòng Marketing chưa được tạo điều kiện thuận lợi nhất trong hoạt động, các phòng ban khi nhận được việc tiến hành không chu đáo làm mất uy tín của phòng Marketing. Biện pháp trước mắt là phải chấn chỉnh ngay hoạt động của các phòng ban, mỗi phòng chỉ hoạt động đúng chức năng của phòng mình. Phòng Thị trường đóng vai trò chủ đạo trong quan hệ khách hàng, thực hiện việc nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trường, thực hiện chức năng hướng dẫn các phòng ban khác, đồng thời khuyến khích các phòng ban khác thiết lập và mở rộng bạn hàng. Nhưng khi có hàng không được tự mình đơn lẻ làm mà phải chuyển về đúng phòng chức năng, chẳng hạn hàng đi đường biển phải chuyển về đúng phòng đường biển, nhưng việc liên hệ với khách hàng vẫn có thể do cán bộ tìm được nguồn hàng phụ trách, hai bên phối hợp theo dõi lô hàng, như thế vừa giữ được uy tín của bản thân vừa tránh được tình trạng cạnh tranh lẫn nhau, công ty lại không bị thất thoát do cán bộ trong công ty lợi dụng danh nghĩa công ty để làm ăn riêng. Chuyên môn hoá theo hướng trên vừa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, vừa đảm bảo tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban trong quá trình thực hiện các công đoạn khác nhau của một nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc quản lý tập trung trong một doanh nghiệp tầm cỡ như VIETRANS đòi hỏi những yêu cầu hết sức khắt khe về qui chế hoạt động, khả năng tổ chức và lãnh đạo của cán bộ quản lý, các phương tiện vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ yêu cầu quản lý. Điều đó không dễ dàng thực hiện, đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền của, công sức không nhỏ. Nhưng chỉ khi làm được điều đó, VIETRANS mới phát huy được hết thế mạnh, tiềm lực của một công ty lớn, đầu ngành trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam. 2.7. Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ Như trên đã phân tích, một đặc thù mà cũng là một tồn tại cần khắc phục của Công ty giao nhận kho vận ngoại thương đó là tính thời vụ. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa xuất nhập khẩu chính là đối tượng của hoạt động giao nhận. Tuy vậy trong khi nước ta đang ngày càng hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì sự lưu thông hàng hóa sẽ ngày càng được đẩy mạnh. Dù có lúc lượng hàng hóa có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, VIETRANS vẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, VIETRANS phải có được sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Đây là một công việc đòi hỏi phải có chiến lược lâu dài nhưng trước mắt VIETRANS có thể thực hiện một số giải pháp sau trong mùa hàng xuống: 2.7.1. Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng Tuy trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa, điều kiện tiên quyết là chất lượng nhưng đối với rất nhiều khách hàng nhân tố giá cả lại mang một tính chất quan trọng trong quá trình ra quyết định. Do đó, giảm giá trong mùa hàng xuống sẽ là biện pháp hiệu quả để thu hút khách hàng, đem lại việc làm và nguồn thu nhập cho công ty. Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng nếu không làm gì, công ty cũng sẽ vẫn phải trả lương nhân viên, khấu hao máy móc thiết bị. Còn nếu thực hiện chiến lược giảm giá công ty còn có một cái lợi là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được. Khi tiến hành giảm giá VIETRANS phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì vào mùa hàng xuống, các hãng tàu cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, nếu các DNNN như VIETRANS bị cuốn vào vòng xoáy cạnh trạnh giá cả thì sẽ làm cho lợi nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất, và cuối cùng Nhà nước bị thất thu về thuế. Do đó, VIETRANS nên chuyển theo hướng thứ hai. 2.7.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nhưng chất lượng dịch vụ không phải ngày một ngày hai mà có được, cũng không dễ dàng tạo được ý niệm trong tâm tưởng của khách hàng. Nâng cao chất lượng dịch vụ tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo. Như trên đã phân tích, dịch vụ phải đem lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, có thế doanh nghiệp mới tạo được thế chủ động trong kinh doanh. KIẾN NGHỊ Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế như hiện nay, để đạt được kết quả mong muốn, VIETRANS phải nhanh chóng kiện toàn lại tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động. Trước mắt, công ty cần thực hiện ngay việc cổ phần hoá để huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tiến hành đồng bộ các giải pháp nêu trên để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn đó. Sở dĩ nói rằng cần tiến hành đồng bộ các giải pháp trên vì chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho nhau. Chẳng hạn, công ty không thể thực hiện các biện pháp mở rộng thị trường nếu như không có các loại hình dịch vụ đa dạng, đội ngũ lao động có chuyên môn, giàu kinh nghiệm và nếu chất lượng dịch vụ không đảm bảo. Nhưng chỉ nỗ lực của bản thân công ty thôi thì chưa đủ, các doanh nghiệp như VIETRANS rất cần có được sự ủng hộ, quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, các Bộ, ngành, cơ quan hữu quan như Hiệp hội giao nhận Việt Nam, Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động của công ty. Sự quan tâm này không chỉ qua đường lối chính sách đúng đắn, hợp lý mà còn phải qua những hành động thiết thực hơn như thường xuyên đi sâu đi sát để nắm được những khó khăn, những tâm tư nguyện vọng của doanh nghiệp, từ đó có ngay những hướng đi giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn. Có thế những nỗ lực của doanh nghiệp mới phát huy hiệu quả. KẾT LUẬN Vận tải biển là phương thức vận tải quốc tế lâu đời nhất và quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Ở VIETRANS, một công ty có lịch sử hình thành và phát triển hơn 30 năm, giao nhận vận tải biển đã trở thành hoạt động chủ đạo, trở thành lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường. Trong hơn 30 năm đó, VIETRANS đã gặt hái được không ít thành công nhưng cũng nếm trải bao thất bại, để rồi khi nhìn lại một chặng đường hoạt động đã qua của mình, những cán bộ lâu năm của công ty không khỏi nuối tiếc cho những gì mà mình không đạt được nhưng cũng rất tự hào vì đã xây dựng nên một nền tảng vững chắc về qui trình cũng như kinh nghiệm làm cơ sở cho lớp đàn em kế cận tiếp tục phát triển công ty. Nhưng trong bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh đã có nhiều thay đổi không giống trước đây, làm thế nào để đứng vững và không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động của mình, làm thế nào để phương thức giao nhận vận tải này vẫn là thế mạnh của công ty đồng thời hỗ trợ cho các dịch vụ khác luôn là trăn trở của các cán bộ VIETRANS. Và đây sẽ là nhiệm vụ của thế hệ trẻ, lớp đàn em kế cận của công ty. Là một sinh viên chuyên ngành kinh tế ngoại thương, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của VIETRANS, em đã đi sâu nghiên cứu hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty và mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp. Nhưng do kiến thức và kinh nghiệm hạn chế của mình, bài viết này của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong có được sự chỉ bảo giúp đỡ của các thầy, các cô để em có thể có những hiểu biết thấu đáo hơn trong quá trình học tập và công tác sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng kết các năm 1998 - 2002, VIETRANS . Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm 2003, VIETRANS. Luật Thương Mại, 1997. Luật Hàng Hải Việt Nam, 1993. PGS. TS. Hoàng Văn Châu, “Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu”, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật, 1999. PGS. TS. Đinh Ngọc Viện (Chủ biên), “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế”, NXB Giao Thông Vận Tải, 2002. Các công ước quốc tế về vận tải và hàng hải, NXB Giao Thông Vận Tải, 1999. ESCAP, “Sổ tay nghiệp vụ giao nhận hàng hóa quốc tế”, 2002. TS. Nguyễn Như Tiến, “Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng Container”, NXB Đại Học Quốc Gia, Hà Nội, 2000. Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ - UCP 500, phòng Thương mại quốc tế Paris. Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn - FIATA. INCOTERM 2000 và hướng dẫn sử dụng INCOTERM 2000, Trường Đại Học Ngoại Thương, 1999. Quyết định 2106/QĐ-VT ngày 23/8/1997 của Bộ Giao Thông Vận Tải về Thể lệ bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam. Niên giám thống kê 2002, NXB Thống Kê, 2003. Tạp chí VISABA TIMES. Tạp chí Hàng Hải Việt Nam. Tạp chí Biển. Tạp chí Thương Mại. Manual on freight forwarding 1998, ESCAP United Nation. www.fiata.com. ._.