Giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng Nhập khẩu phân bón hoá học ở Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp & Nông sản Hà Nội

vực mậu dịch tự do của ASEAN ( AFTA ), hiệu lực thương mại Việt Nam –Hoa Kỳ đã có hiệu lực , và Việt Nam đang trong vòng đàm phán gia nhập tổ chức thương mại thế giới ( WTO ) ..Tình hình trên đã mở ra nhiều cơ hội , song cũng đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh TMQT những thách thức không nhỏ , ảnh hưởng lớn đến quá trình nghiệp vụ giao dịch mua bán , ký kết và thực hiện các hợp đồng TMQT của các doanh nghiệp . Phần lớn các giao dịch giữa doanh nghiệp Việt Nam với đối tác nước ngoài được thực hiện tốt , bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể . Tuy nhiên vẫn còn một số giao dịch có phát sinh tranh chấp . Đây là một thực tế khách quan khó tránh khỏi vì các chủ thể tham gia giao dịch thuộc các hệ thống pháp luật , văn hoá kinh doanh khác nhau. Điều đó đòi hỏi phải đào tạo một đội ngũ cán bộ có đủ năng lực để đảm đương những nhiệm vụ phức tạp và phù hợp với yêu cầu mới của hoạt động TMQT trong xu thế hội nhập. Đặc biệt , đòi hỏi nay càng cấp thiết đối với ngành kinh doanh phân bón hoá học . Nước ta là một nước nông nghiệp nhưng phân bón hoá học hoàn toàn lệ thuộc vào nhập khẩu .Tuy nhiên trong kinh doanhNk phân bón các doanh nghiệp Việt Nam luôn gặp phải những thua thiệt dẫn tới tổn thất cho doanh nghiệp.Vấn đề được đặt ra là các doanh nghiệp kinh doanh XNK phân bón phải làm thế nào để khi giao dịch với doanh nghiệp nước ngoài để không bị thua thiệt , bảo vệ được quyền lợi và kinh doanh có lãi ? Xuất phát từ yêu cầu đó và sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản I Hà Nội , em đã lựa chọn đề tài : Một số biện pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học ở công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản HN.. làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình . Do thời gian và quy mô có hạn , trên cơ sở tập trung vào tranh chấp thường gặp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK luận văn chỉ đề cập đến các tranh chấp phát sinh giữa nhà XK và công ty mà không xét đến các tranh chấp với bên thứ ba như hãng bảo hiểm , người vận tải , ngân hàng .. Đề tài được hoàn thành dựa trên sự sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu như phương pháp phân tích tổng hợp , đối chiếu so sánh và phương pháp điều tra. Cụ thể luận văn được trình bày gồm những phần sau : Phần mở đầu . Chương 1 – Khái quát chung về hợp đồng thương mại quốc tế và những vấn đề về tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK . Đề cập đến những vấn đề về hợp đồng TMQT và một số tranh chấp thường gặp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK , nguyên tắc hạn chế tranh chấp . Chương 2 :Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học và những tranh chấp thường gặp ở công ty . Đề cập đến thực tế tình hình thực hiện và kết quả hoạt động kinh doanh NK phân bón hoá học ở công ty trong những năm gần đây và một số tranh chấp xảy ra trong thực hiện hợp đồng NK tại công ty . Chương 3 Một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK tại công ty . Phần này đưa ra các giải pháp – kiến nghị nhằm giảm tranh chấp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh NK phân bón hoá học ở công ty. Phần kết luận Do thời gian và trình độ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên luận văn sẽ không tránh khoỉ những thiếu sót về mặt kiến thức hay sự nhìn nhận vấn đề . Em rất mong nhận được sự giúp đỡ , đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo , các cô chú trong công ty và các bạn để bài luận văn được hoàn thiên hơn . Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Tiến sĩ Nguyễn Quốc Thịnh , các cô chú ở phòng kế hoạch kinh doanh và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ , tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành bài luận văn này. Chương I Khái quát chung về hợp đồng TMQT và tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK I. Hợp đồng thương mại quốc tế 1. Khái niệm, đặc diểm và phân loại hợp đồng thương mại quốc tế. 1.1.Khái niệm, đặc điểm hợp đồng thương mại quốc tế. * Khái niệm: Hợp đồng thương mại quốc tế ( TMQT ) là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó 1 bên gọi là bên bán ( bên xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho 1 bên khác gọi là bên mua ( bên nhập khẩu ) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàngvà trả tiền hàng. Như vậy, hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, và thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng. Hợp đồng TMQT giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT, nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó. Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Bản chất của hợp đồng là sự tự nguyện ,thoả thuận giữa các chủ thể ký kết hợp đồng. Hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự, không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau. Do đó Hợp đồng TMQT là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng. Nên hợp đồng càng quy định chi tiết rõ ràng, dễ hiểu, càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp. * Đặc điểm: Hợp đồng TMQT có đặc điểm khác với hợp đồng mua bán thông thường ở chỗ nó mang tính chất quốc tế hay còn gọi là yếu tố nước ngoài do vậy nó có một số đặc điểm khác với hợp đồng thông thường như sau: Chủ thể hợp đồng TMQT là các bên có quốc tịch khác nhau. Chủ thể hợp đồng có thể là tự nhiên nhân hoặc là pháp nhân và phải có đầy đủ tư cách pháp lý. Tư cách pháp lý của chủ thể bên nước ngoài được xác định theo luật của nước mà họ mang quốc tịch. Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngoài. Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng thông thường được di chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác. Tức là hàng hoá trong hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quy định pháp luật của nước bên mua và bên bán. Đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán giữa các bên mua bán thường là ngoại tệ đối với ít nhất một trong các bên ký kết. Luật điều chỉnh hợp đồng TMQT cũng phức tạp hơn các loại hợp đồng mua bán trong nước. Quyền và nghĩa vụ các bên liên quan ngoài việc quy định trong hợp đồng còn có thể được điều chỉnh bởi các điều ước quốc tế về thương mại, tập quán TMQT hoặc luật thương mại các quốc gia (luật quốc gia người bán, luật quốc gia người mua, luật quốc gia nơi hàng hoá đi qua). -Hình thức : Công ước Viên 1980 cho phép các thành viên sử dụng hợp đồng bằng hình thức văn bản và hình thức miệng tuy nhiên ở Việt Nam, hình thức văn bản là bắt buộc đối với hợp đồng TMQT. Mọi sửa đổi bổ sung hợp đồng cũng phải làm thành văn bản, thư từ, điện báo và telex cũng được coi là hình thức văn bản. 1.2 Phân loại hợp đồng TMQT Có rất nhiều tiêu thức để phân loại hợp đồng TMQT, tuy nhiên phổ biến nhất hiện nay có thể dựa vào một số tiêu thức sau: * Dựa vào phương thức thực hiện hợp đồng, thì có: - Hợp đồng một chiều: là hợp đồng mà doanh nghiệp kinh doanh quốc tế chỉ thực hiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá. - Hợp đồng hai chiều còn gọi là hợp đồng mua bán đối lưu là hợp đồng mà doanh nghiệp vừa mua vừa kèm theo bán hàng. - Hợp đồng gia công: theo hợp đồng này doanh nghiệp giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị sản xuất và thoả thuận với họ về sản xuất gia công, chế biến thành phẩm theo những yêu cầu kỹ thuật mẫu mã, kích cỡ, chất lượng quy định trước. Sau khi đơn vị sản xuất nhận hàng thì doanh nghiệp phải trả tiền công cho đơn vị nhận gia công. Trong nghiệp vụ gia công, nhập nguyên liệu và xuất thành phẩm đi đều không có sự chuyển dịch quyền sở hữu, chúng đều thuộc một cuộc giao dịch, các việc có liên quan đều được quy định trong cùng một hợp đồng. Do vậy nghĩa vụ, quyền lợi của người nhận gia công, người thuê gia công được ràng buộc rất chặt chẽ. Hợp đồng này đảm bảo cho người nhận gia công về việc tiêu thụ thành phẩm trước những rủi ro do biến động của thị trường. Hợp đồng tái xuất: trong giao dịch tái xuất, hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu có liên quan mật thiết với nhau. Chúng thường phù hợp với nhau về hàng hoá, bao bì mã hiệu, nhiều khi cả về thời hạn giao hàng và các chứng từ hàng hoá. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phải tạo cơ sở đầy đủ và chắc chắn cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Trong hợp đồng tái xuất có sự tham gia của ba chủ thể là nước xuất khẩu, nước tái xuất và nước nhập khẩu do đó khi xảy ra vấn đề tranh chấp thì việc giải quyết thường rất khó khăn và phức tạp. * Dựa vào thời gian thực hiện hợp đồng: Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ trong hợp đồng thì quan hệ pháp lý giữa các chủ thể hợp đồng cũng kết thúc. Hợp đồng dài hạn là hợp đồng có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiều lần. * Ngoài ra còn có các loại hợp đồng khác như: - Hợp đồng xuất nhập khẩu gián tiếp (là hợp đồng uỷ thác XNK): các hợp đồng này doanh nghiệp sản xuất uỷ thác cho doanh nghiệp ngoại thương đứng ra tiến hành xuất nhập khẩu hàng hoá, bên doanh nghiệp sản xuất phải chịu một chi phí nhất định gọi là chi phí uỷ thác. - Hợp đồng một văn bản và hợp đồng gồm nhiều văn bản. 2. Nguồn luật điều chỉnh trong hợp đồng TMQT. Do tính chất quốc tế của hợp đồng TMQT mà luật điều chỉnh hợp đồng TMQT phức tạp hơn các loại hợp đồng mua bán trong nước. Quyền và nghĩa vụ của các bên ngoài việc quy định trong hợp đồng còn có thể được điều chỉnh bởi các điều ước quốc tế về thương mại , tập quán thương mại quốc tế, hoặc luật thương mại các quốc gia. - Trước tiên là các điều ước quốc tế về thương mại .Trên thế giới hiện nay có rất nhiều các điều ước quốc tế liên quan tới lĩnh vực TMQT như: các công ước quốc tế về vận tải hàng hoá, bảo hiểm hàng hoá, vận đơn, hải quan. Nhưng quan trọng và được áp dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia là Công ước Viên 1980. Công ước này quy định về tính chất pháp lý của các văn bản được coi như hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, chỉ rõ quyền và nghĩa vụ của những người tham gia ký kết và thực hiện hợp đồng ấy. Việt Nam chưa phải là thành viên của Công ước Viên nhưng các doanh nghiệp Việt nam vẫn có thể áp dụng nếu dẫn chiếu vào hợp đồng . - Thứ hai là các thông lệ, tập quán thương mại quốc tế (Lex mercatoria ). Các tập quán này khi được dẫn chiếu vào trong hợp đồng sẽ có hiệu lực bắt buộc đối với các chủ thể ký kết. Trong đó, “Quy tắc quốc tế giải thích các điều kiện thương mại” được nêu trong cuốn “ Điều kiện Thương mại quốc tế” (Incorterms ) và quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ(UCP) là các tập quán được sử dụng phổ biến nhất trong hoạt động TMQT. Incorterms làm rõ sự phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro trong quá trình chuyển hàng từ người bán đến người mua. UCP quy định rõ các nội dung về chứng từ thanh toán trách nhiệm của nhân hàng. Cả hai ấn phẩm này đều do Phòng thương mại quốc tế (ICC) xuất bản, và đã được sửa đổi bổ sung nhiều lần. Vì vậy , để tránh hiểu lầm và tranh chấp các bên nên dẫn chiếu ấn phẩm nào trong hợp đồng . Ngoài ra hợp đồng TMQT có thể còn chịu sự điều chỉnh của các tập quán buôn bán đối với từng ngành hàng, các thông lệ của từng cầu cảng, vận chuyển v.v Tuy nhiên các bộ luật cũng như các tập quán buôn bán này sẽ không có giá trị áp dụng hiệu lực nêú không dược dẫn chiếu trong hợp đồng . - Thứ ba là luật quốc gia: có thể là luật quốc gia người bán , luật quốc gia người mua hoặc luật quốc gia mà hàng đi qua. Tuỳ theo các bên chủ thể của hợp đồng thoả thuận chọn luật của quốc gia nào thì luật của quốc gia đó trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng. ở Việt Nam luật áp dụng trong hợp đồng TMQT có luật Thương Mại được quốc hội khoá IX thông qua và có hiệu lực từ ngày 31/7/1998 và có các văn bản dưới luật như Nghị Định số 57//1998/NĐCP của chính phủ ngày 31/7/1998 quy định chi tiết thi hành luật thương mại về hoạt động XK, NK, gia công và đại lý mua bán hàng hoá cho người nước ngoài . Nguồn luật điều chỉnh trong hợp đồngTMQT rất đa dạng và phức tạp. Nhưng trên thực tế, các bên khi ký kết hợp đồng thường rất hay bỏ qua điều khoản này. Khi tranh chấp phát sinh, điều khoản này lại là vấn đề được đem ra xem xét trước tiên và có ảnh hưởng lớn tới kết quả của việc giải quyết tranh chấp . 3) Kết cấu và nội dung cơ bản của HĐTMQT 3.1.Kết cấu. Hợp đồng TMQT là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng. Tuỳ từng phương thức ký kết hợp đồng mà kết cấu hợp đồng có thể khác nhau. Tuy nhiên một hợp đồng TMQT thường gồm hai phần chính: phần trình bày chung và phần các điều khoản của hợp đồng . Phần trình bày chung , bao gồm : Số hiệu của hợp đồng, địa điểm ngày tháng ký kết hợp đồng, các định nghĩa dùng trong hợp đồng (nếu có ) cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng .. Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng. Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành, và thực hiện hợp đồng của các bên. Hơn nữa, nó là cơ sở để giải quyết khiếu nại sau này . Trên thực tế, khi ký hợp đồng các bên thường coi nhẹ phần tưởng như không quan trọng này. Và dẫn đến xảy ra các tranh chấp liên quan đến phần này như: tranh chấp liên quan đên hiệu lực hợp đồng TMQT , tranh chấp liên quan đến địa vị pháp lý của các chủ thể. Do đó, các bên cần phải nêu chính xác đầy đủ phần này . Phần các điều khoản của hợp đồng . Nội dung của hợp đồng TMQT bao gồm các điều khoản mà các bên cam kết và thoả thuận với nhau. Những điều khoản thoả thuận đó làm phát sinh quyền và nghĩa vụ các bên và không trái pháp luật. Tuỳ theo từng loại hợp đồng theo, từng hàng hoá mà số lượng các điều khoản trong hợp đồng sẽ khác nhau, các nội dung đề cập đến trong điều khoản cũng khác nhau . Theo Luật Thương Mại Việt Nam, hợp đồng TMQT phải có ít nhất 6 điều khoản : _ Điều khoản tên hàng . _Điều khoản số lượng hàng hoá . -Điều khoản quy cách chất lượng . -Điều khoản giá cả . -Điều khoản thanh toán . - Điều khoản địa điểm và thời hạn giao nhận hàng. 3.2. Nội dung cơ bản các điều khoản trong hợp đồng TMQT. Tuỳ theo từng loại hợp đồng, từng đối tượng mua bán mà số lượng các điều khoản và nội dung đề cập đến trong từng điều khoản cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên người ta thường chia các điều khoản thành các nhóm điều khoản: * Nhóm điều khoản về hàng hoá, bao gồm: Điều khoản về tên hàng. Đây là điều khoản chỉ rõ đối tượng cần giao dịch của hợp đồng, có tác dụng hướng dẫn các bên dựa vào đó xác định mặt hàng cần mua bán trao đổi. Vì vậy nó là một điều khoản quan trọng và không thể thiếu giúp cho các bên tránh được các hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này. Có nhiều cách diễn dạt tên hàng, ví dụ như: ghi tên thương mại kèm theo tên thông thường và tên khoa học của hàng hoá; ghi tên hàng hoá kèm theo tên hãng sản xuất; ghi tên hàng hoá kèm theo tên địa phương sản xuất; ghi tên hàng hoá kèm theo nhãn hiệu của nó... Khi quy định tên hàng các bên phải lưu ý quy định chính xác, rõ ràng, cụ thể. Cố gắng sử dụng tên gọi thông dụng trên thị trường thế giới và kèm theo tên khoa học, như thế sẽ hạn chế tranh chấp cũng như thuận lợi cho việc áp mã tính thuế hay cước phí vận chuyển. - Điều khoản số lượng. Điều khoản này bao gồm trọng lượng và khối lượng hàng hoá. Các bên phải thống nhất với nhau về đơn vị đo lường, cách ghi số lượng trong hợp đồng. Nếu là trọng lượng thì phải ghi rõ trọng lượng tịnh, trọng lượng lý thuyết và trọng lượng cả bì, hay trọng lượng thương mại. Nếu là khối lượng phải quy định cụ thể đơn vị tính số lượng và cách tính số lượng, đơn vị tính không được quy định rõ ràng sẽ rất dễ dẫn đến sự hiểu lầm khối lượng hàng hoá mua bán giữa các bên. Nguyên nhân của sự hiểu lầm này là do, trong TMQT, nhiều đơn vị đo lường có cùng tên gọi nhưng ở mỗi nước lại có một nội dung khác. Ví dụ, một bao bông ở Ai Cập là 33kg, ở Braxin là 18 kg. Ngoài ra, một số nguyên nhân đáng kể nữa là sự áp dụng đồng thời nhiều hệ thống trong TMQT: hệ mét hay hệ đo lường của Anh, của Mỹ. Ngoài ra, khi quy định số lượng cần quy định rõ dung sai (nếu số lượng được xác định phỏng chừng), đặc biệt là bên nào có quyền chọn dung sai. Do tầm quan trọng của điều khoản số lượng, và để giảm tranh chấp trong thực hiện hợp đồng các bên cần chú ý nắm chính xác về số lượng hàng để từ đó quy định cụ thể, rõ ràng khi ký hợp đồng. * Điều khoản chất lượng Chất lượng hàng hoá là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới giá trị sử dụng và giá cả của hàng hoá. Chất lượng là một bộ phận cấu thành quan trọng trong thuyết minh hàng, là cơ sở để hai bên mua bán giao nhận hàng. Đặc biệt trong nhập khẩu, chất lượng hàng hoá nhập khẩu phù hợp với yêu cầu đề ra là vấn đề quan trọng bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để hạn chế tranh chấp, các bên cần thoả thuận chi tiết về quy cách, chất lượng hàng hoá một cách chính xác, phù hợp. - Đối với hàng hoá đã được tiêu chuẩn hoá, các bên có thể căn cứ vào tiêu chuẩn đã được công nhận để xác định chất lượng hàng và ghi vào hợp đồng . - Đối với hàng hoá chưa được tiêu chuẩn hoá, các bên có thể sử dụng phương pháp mô tả (mô tả những đặc điểm về màu sắc, hình dáng, kích thước, tính năng..và các chỉ tiêu khác về phẩm chất hàng hoá), hoặc sử dụng mẫu hàng để làm căn cứ xác định hàng hoá giao nhận. Ngoài ra, có thể sử dụng các phương pháp khác như dựa vào các chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào tài liệu kỹ thuật..để xác định chất lượng hàng hoá. * Điều khoản về bao bì. Có thể nói, bao bì là một bộ phận cấu thành chất lượng và giá cả hàng hoá. Hàng hoá được đóng gói thích hợp sẽ thuận tiện cho việc vận chuyển, bốc dỡ, lưu trữ, bảo quản, kiểm kê, trưng hàng và mang xách, hơn nữa còn khó mất, giữ gìn về số lượng, tạo thuận lợi về các mặt. Với ý nghĩa như vậy, điều khoản bao bì cũng được coi như điều khoản chính trong hợp đồng. Trong thực tế, có nhiều cách để quy định bao bì, có thể quy định một cách chung chung (như bao bì theo tiêu chuẩn XK). Tuy nhiên, đối với mặt hàng phân bón hoá học là mặt hàng dễ làm hỏng bao bì khi biến chất, do vậy để tránh những tranh chấp liên quan đến bao bì, hai bên cần thoả thuận rõ ràng, cụ thể về chất lượng bao bì, giá cả bao bì, hình thức bao bì vào trong hợp đồng. * Nhóm điều khoản tài chính, giá cả. Nhóm điều khoản này bao gồm điều khoản về giá cả và điều khoản thanh toán. Đây luôn là nhóm điều khoản trung tâm của hợp đồng mua bán, bởi nó có mối quan hệ mật thiết và ảnh hưởng tới các điều khoản khác như bảo hiểm, vận tải, thời gian bảo hành.. -Đối với điều khoản giá cả, các bên cần phải quy định chính xác mức giá, đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá, và thường gồm cả các yếu tố cấu thành giá như điều kiện cơ sở giao hàng, giảm giá, bảo hành v.v. -Đối với điều khoản thanh toán, phải quy định những nội dung sau: Đồng tiền thanh toán, địa điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và điều kiện đảm bảo hối đoái. Đặc biệt, các bên cần phải lưu ý hơn đến thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán. Hiện nay trong thanh toán quốc tế thường sử dụng phương thức tín dụng chứng từ, đây là phương thức có nhiều ưu điểm như đối với nhà NK chỉ khi chắc chắn hàng đã được giao và bộ chứng từ hàng hoá hợp lệ thì mới thanh toán. Bên cạnh đó có thể sử dụng các phương thức khác như: phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền. Đây là điều khoản liên quan tới lợi ích của hai bên mua, bán. Vì vậy, khi đàm phán phải cố gắng thoả thuận hình thức thanh toán có lợi nhất cho mình. Tuy nhiên, trên thực tế tranh chấp lại thường phát sinh từ khâu này. * Nhóm điều khoản về vận tải. Đối với nhà nhập khẩu thì điều khoản này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, vì nó có liên quan mật thiết đến phương thức vận chuyển, bảo hiểm. Do vậy, hợp đồng phải quy định một cách cụ thể nội dung cơ bản của các điều khoản này. Nhóm điều khoản này bao gồm: Điều khoản giao hàng, các bên phải quy định : thời hạn, địa điểm và các điều kiện giao hàng. Thông báo trước khi giao hàng, giám định trước khi giao hàng, phương thức giao hàng(giao hàng sớm, giao từng phần, giao hàng chậm).. Đối với điều khoản vận tải phải lưu ý các nội dung: chỉ định tàu và ngày đến của tàu, các ký hiệu vận tải và bao gói hàng.. Có như vậy các bên sẽ tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng. * Ngoài ra, còn có nhóm điều khoản pháp lý và nhóm điều khoản tuỳ nghi. Nhóm điều khoản pháp lý liên quan đến điều khoản khiếu nại, các trường hợp bất khả kháng, trọng tài. Các điều khoản này quy định những trường hợp mà nếu nó xảy ra bên đương sự được miễn hoặc hay không chịu trách nhiệm pháp lý vì vi phạm hợp đồng. Hoặc nếu có tổn thất thiệt hại, đương sự có quyền khiếu nại. Khiếu nại như thế nào, thời hạn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ các bên có liên quan đến việc khiếu nại, cách thức giải quyết khiếu nại sẽ được quy định rõ trong điều khoản khiếu nại và điều khoản trọng tài. Trên đây là một số nội dung cơ bản của các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng thương mại quốc tế. Tuy nhiên trong thực tế, tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà có thể thêm hay bớt một số điều khoản. II. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thực hiện hợp đồng NK là một loạt các tác nghiệp được thực hiện kể từ khi hợp đồng được ký kết cho đến khi thực hiện xong các nghĩa vụ của hợp đồng. Không có một mẫu chung nào cho quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế nói chung, hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Bởi quy trình thực hiện hợp đồng NK có thể khác nhau tuỳ theo từng đối tượng của hợp đồng, tuỳ theo sự thoả thuận trong từng hợp đồng..Tuy nhiên, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm các bước được thể hiện ở sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình thực hiện hợp đồng NK Mở L/C (nếu thanh toán bằng tín dụng chứng từ). Thuê phương tiện vận tải (nếu có) Mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Kiểm tra hàng Thanh toán Đôn đốc người bán giao hàng Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại (nếu có). Xin giấy phép NK Trên thực tế tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà trình tự các bước trên có thể khác nhau. 1. Mở thư tín dụng (L/ C) : Khi HĐ nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, thì việc đầu tiên và rất quan trọng đối với người nhập khẩu là tiến hành mở L/C. Tuy nhiên, trước khi mở L/C, bằng các phương pháp kiểm tra và giám sát, người nhập khẩu phải biết rằng người xuất khẩu sẽ chắc chắn có hàng để giao theo hợp đồng. Việc mở L/C của người nhập khẩu là tiền đề cho hoạt động giao hàng của người xuất khẩu. Căn cứ để mở L/C là hoạt động TMQT mà 2 bên đã ký kết. Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng ), đơn này cũng là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên xuất khẩu. Nhà nhập khẩu phải biết hết sức chú ý trong vấn đề lập đơn sao cho chính xác, phù hợp với nội dung mình mong muốn, cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu, đảm bảo quyền lợi của mình mà tôn trọng các điều khoản của hợp đồng. Ngoài ra, người xuất khẩu đồng thời phải tiến hành ký quỹ, số tiền ký quỹ phụ thuộc vào từng mạt hàng, mối quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng... để ngân hàng tiến hành mở L/C cho người xuất khẩu theo yêu cầu đã ghi trong đơn xin mở L/C. 2. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hoá . * Thuê phương tiện vận tải . Trong quá trình thực hiện hợp đồng NK việc thuê phương tiện vận tải thường dựa vào các căn cứ sau : Căn cứ vào điều kiện giao hàng của hợp đồng .Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW , FCA, FAS , FOB thì người NK phải tiến hành thuê phương tiện vận tải . Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá để tối ưu hoá trọng tải của phương tiện và đảm bảo an toàn cho hàng hoá . Căn cứ vào điều kiện vận tải là hàng rời hay hàng đóng trong container , hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt , vận chuyển trên tuyến đường nào . Trên thực tế có rất nhiều phương thức vận tải hàng hoá quốc tế. Chẳng hạn như dựa vào cách thức và môi trường vận tải có: vận tải đường thuỷ, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, vận tải đường không, dựa vào hành trình vận tải có vận tải đơn phương thức và vận tải đa phương thức. Trong đó, phương thức vận tải biển có nhiều ưu điểm nên được sử dụngchủ yếu trong TMQT. Đặc biệt đối với Việt Nam có bờ biển dài và trên 60 cảng biển , lại nằm trên trục đường hàng hải quốc tế từ ấn độ sang Thái Bình Dương thì vận tải biển là rất phù hợp. Việc thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng nói chung. Tuỳ trường hợp cụ thể người NK có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tàu sau: phương thức thuê tàu chợ (Liner), phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter ). Trong đó thuê tàu chợ có nhiều ưu điểm hơn, thủ tục đơn giản, nhanh chóng nên được áp dụng phổ biến . *Mua bảo hiểm . Trong TMQT hàng hoá thường phải vận chuyển đi xa trong những điều kiện vận tải phức tạp do đó hàng hoá dẽ bị hư hỏng mất mát tổn thất trong quá trình vận chuyển. Vì vậy những người kinh doanh XNK thường mua bảo hiểm cho hàng hoá đẻ đảm bảo quyền lợi của mình. Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm gốc là: điều kiện bảo hiểm A, điều kiện bảo hểm B, điều kiện bảo hiểm C. Ngoài ra còn một số bảo hiểm khác như: bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công. Một vấn đề đặt ra là khi nào nhà NK phải mua bảo hiểm cho hàng hoá ,lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp . Từ đó có thể đảm bảo quyền lợi của mình , tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp . Do đó khi mua bảo hiểm , nhà NK phải dựa vào : Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT . Hàng hoá vận chuyển . Điều kiện vận chuyển . Sau cùng, để tiến hành mua bảo hiểm, doanh nghiệp phải thực hiện các công việc : - Xác định nhu cầu bảo hiểm bao gồm giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm . - Xác định loại hình bảo hiểm. Các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại bảo hiểm chính : hợp đồng bảo hiểm chuyến và bảo hiểm bao. - Lựa chọn công ty bảo hiểm : lựa chọn công ty bảo hiểm có uy tín và quan hệ thương xuyên , tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch . - Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm , thanh toán phí bảo hiểm nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm . 3. Làm thủ tục hải quan . Việc làm thủ tục hải quan là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi loại hàng hoá XNK ở bất kỳ quốc gia nào. Và ở các quốc gia khác nhau quy trình làm thủ tục hải quan cũng khác nhau. Sự khác nhau này còn ở từng ngành hàng, từng cầu cảng, từng hình thức kinh doanh quốc tế. Theo Luật Hải quan Việt Nam hiện hành, quy trình làm thủ tục hải quan đã được cải cách rất nhiều, có thể khái quát bằng sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình thủ tục hải quan đối với hàng NK. Doanh nghiệp Khai báo hải quan Kiểm tra thực tế Tính thuế Hàng miễn kiểm tra Có thuế Miễn thuê/ thuế 0% Có thuế và lệ phí hải quan đã làm thủ tục hq Hàng miễn thuế/ thuế 0% đã làm thủ tục hq Hàng miễn thuế/ thuế 0% đã làm thủ tục hq Theo quy trình này, doanh nghiệp phải: Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; Đưa hàng hoá đến nơi quy định để kiểm tra thực tế hàng hoá; Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Trên đây là quy trình cơ bản áp dụng cho hàng hoá NK, tuy nhiên tuỳ từng mặt hàng mà có thể bỏ qua một số bước trong quy trình này. Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên . Lưu ý trong khâu này là các bên cần quy định rõ các chi phí cho việc hoàn thành thủ tục hải quan như : lệ phí hải quan, phí kiểm dịch ( nếu có ) và các yêu cầu giám định về hàng hoá. 4. Nhận hàng, và kiểm tra hàng hoá . Đây là khâu có ý nghĩa quyết định tới hàng hoá có đúng như thoả thuận trong hợp đồng không. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà trình tự hai bước trong khâu này khác nhau Nhận hàng từ phương tiện vận tải . Có rất nhiều phương tiện vận tải như vận tải biển, vận tải đường sắt, đường bộ, đường không ..Do giới hạn của luận văn em xin chỉ trình bày nhận hàng bằng đường biển . - Đối với nhận hàng từ tàu biển, doanh nghiệp phải thực hiện : Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng hoặc ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc giao nhận hàng từ nước ngoài về. Xác nhân với cơ quan ga, cảng về kế hoạch nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ giao nhận và bảo quản hàng hoá. Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng. Tiến hành nhân hàng: Nhận về số lượng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích htước, thông số kỹ thuật, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu thoả thuận trong hợp đồng. Người nhập khẩu phải kiểm tra, giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng hoá cho ga, cảng. Đối với nhận hàng chuyên chở bằng container . + Nhận vận đơn và các chứng từ khác . + Trình vận đơn và các chứng từ có liên quan (hoá đơn thương mại , phiếu đóng gói.) cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng ( D/O ) . + Tiến hành nhận hàng; Nhà NK phải đến trạm hoặc bãi container để nhận hàng. Nếu hàng nguyên container người NK muốn nhận container về kiểm tra tại kho riêng thì trước đó phải làm đơn đề nghị với cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị hãng tàu để mượn container. Khi được chấp thuận, chủ tàu kiểm tra niêm phong, kẹp chì của container, vận chuyển về kho và hoàn trả container rỗng cho hãnh tàu . Kiểm tra hàng NK Mục đích của quá trình kiểm tra hàng NK là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và là cơ sở để kiếu nại sau này. Ngoài sự kiểm tra theo yêu cầu của chủ hàng, hàng hoá NK còn chịu sự kiểm tra theo quy định của Nhà nước . Nội dung cần kiểm tra hàng hoá NK là : Kiểm tra về số lượng : số lượng hàng thiếu, số lượng hàng đổ vỡ và nguyên nhân . Kiểm tra về chất lượng: chủng loại kích thước, nhãn hiệu, quy cách màu sắc hay sự suy giảm chất lượng .. Kiểm tra bao bì : sự phù hợp của bao bì so với yêu cầu trong hợp đồng Các kiểm dịch khác nếu là hàng hoá đặc biệt . Để quá trình kiểm tra được chính xác trung thực , nên tiến hành kiểm tra với sự có mặt của các bên như: đại diện cảng , đại diện hãng tàu , đại diện người bán , người mua , cơ quan kiểm định. Có như vậy để tránh sự tranh chấp về tính pháp lý ._.của biên bản kiểm định . 5.Thanh toán. Trong TMQT, có nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Ngày nay, cùng với sự phát triển của mạng Internet đã có những phương thức thanh toán mới ra đời – thanh toán qua mạng. Mỗi phương thức đều có những ưu nhược điểm riêng, lựa chọn phương thức thanh toán nào đều xuất phát từ yêu cầu và thoả thuận của các bên. Tuy nhiên phổ biến nhất thường áp dụng trong TMQT là phương thức tín dụng chứng từ và phương thức nhờ thu . Thanh toán bằng tín dụng chứng từ . Phương thức này người NK phải mở L/C (bước đầu tiên của quy trình NK ). Khi L/C được người XK chấp nhận và tiến hành giao hàng, nhà XK phải đồng thời gửi bộ chứng từ đến cho nhà NK, nhà NK phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ thì trả tiền cho ngân hàng để nhận chứng từ đi nhận hàng. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu . Nếu hợp đồng NK quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu , thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng doanh nghiệp NK phải kiểm tra các chứng từ .Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên đã ký kết thì chấp nhận trả tiền để nhận chứng từ đi nhận hàng . 6. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có ). Đây có thể coi là công đoạn cuối cùng trong quy trình thực hiện hợp đồng NK . - Khiếu nại là một phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng .Người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của mình trong hợp đồng . Trong TMQT, về cơ bản những khiếu nại thường xoay quanh việc giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, bao bì như đã thoả thuận, giao hàng chậm hoặc không giao hàng, sai lệnh chứng từ trong thanh toán hay khiếu nại người chuyên chở.. Để khiếu nại , người khiếu nại phải lập hồ sơ bao gồm : Đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiên cứu nghiêm túc, nhanh chóng hồ sơ khiếu nại và tìm các giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất. III. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện HĐ nhập khẩu. Việc thực hiện HĐ chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, có thể chia ra thành 2 nhóm nhân tố là nhân tố khách quan và chủ quan. 1. Nhóm nhân tố khách quan. Đây là nhóm nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, đó là: Trước tiên, đó là môi trường kinh tế-chính trị của nước xuất khẩu Môi trường này có thể sẽ là cản trở hoặc thuận lợi cho doanh nghiệp. Những biến động về kinh tế như lạm phát, lãi suất hay biến động chính trị như đình công, chiến tranh cấm vận hay sự thay đổi luật pháp sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp như không xuất, nhập được hàng, mất hàng. Ngoài ra, hạ tầng cơ sở phát triển cũng ảnh hưởng nhất định, ví dụ như ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, chuẩn bị hàng. Sự biến động giá và hàng hoá trên thị trường. Đây là một nhân tố thường xuyên xảy ra và rất khó lường trước. Nó làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng NK. Chẳng hạn hiện nay giá phân bón đang có hiện tượng tăng giá, và có thể bùng phát “cơn sốt” phân bón. Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tìm kiếm nguồn hàng NK. Sự biến động của tỷ giá hối đoái. Nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến thanh toán quốc tế. Nhà XK có thể lợi dụng ngoại tệ đang biến động không có lợi cho người NK để ép giá hoặc làm lợi bất chính. Đây lại là nhân tố thay đổi liên tục, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ. Sự thay đổi trong các chính sách mà chính phủ đang thi hành. Đây là một nhân tố phức tạp, doanh nghiệp cần nghiên cứu các chính sách của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước mà hàng hoá quá cảnh. Như Việt Nam đã ban hành luật hải quan ngày 29-6-2001 có hiệu lực từ 1-1-2002 đã tạo rất nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Hay chính phủ Indonêxia đang giảm xuất khẩu và tăng giá phân bón vì ảnh hưởng của chiến tranh Irăc. Sau cùng, đó là nguy cơ chiến tranh, loạn lạc, khủng bố...hay những nhân tố biến động tiềm ẩn. Ví dụ, giá phân bón tăng hiện nay một phần do chiến tranh irăc xảy ra. Tóm lại, những biến động của nhân tố khách quan sẽ khó tránh khỏi trong thực hiện HĐ nhập khẩu. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải thích ứng để giảm thiểu những ảnh hưởng đó đến việc thực hiện hợp đồng. 2. Nhóm nhân tố chủ quan. Xuất phát từ đặc điểm và khả năng của mỗi loại doanh nghiệp. Mà mỗi nhóm nhân tố chủ quan sẽ gồm những yếu tố chính như: Năng lực kinh doanh của công ty, mối quan hệ của công ty với các bạn hàng, nguồn lực tài chính, cơ sơ vật chất kỹ thuật của công ty, trình độ nhân viên, trình độ tổ chức quản lý trong công ty... Năng lực kinh doanh của công ty, đây là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới việc thực hiện hợp đồng của công ty. Chẳng hạn, công ty là một doanh nghiệp làm ăn có uy tín trên thị trường sẽ tạo rất nhiều thuận lợi trong quá trình tìm kiếm nguồn hàng NK hoặc là sẽ được ưu đãi khi vay vốn ngân hàng. Nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Đây là yếu tố không thể thiếu, nếu không chuẩn bị đủ về tài chính sẽ dẫn đến chậm thanh toán hoặc làm giảm tiến độ nhận hàng. Như chúng ta đã biết, mặt hàng phân bón hoá học là mặt hàng đòi hỏi quá trình bảo quản phải được chuẩn bị tốt . Do đó, hệ thống kho tàng, bến bãi phải được trang bị hiện đại Ngoài ra phải kể đến trình độ tổ chức quản lý, trình độ nhân viên, kỹ năng nhận biết thị trường.v.v. Vì nguồn nhân lực của công ty còn hạn chế nên tổ chức nhân lực một cách khoa học sẽ đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng, công ty phải chú ý không ngừng nâng cao trình độ cho mỗi nhân viên. Ví dụ như đối với cán bộ nghiệp vụ phải thông thạo ngoại ngữ, khả năng soạn thảo hợp đồng, khả năng nhận biết thị trường, năng lực đàm phán ký kết hợp đồng... Đối với bộ máy quản lý này công ty càng phải trang bị hiện đại để nắm bắt thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Trên đây là một số nhân tố chính có ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện HĐ nhập khẩu. Những nhân tố này tồn tại trong mỗi doanh nghiệp và doanh nghiệp có thể điều chỉnh, tác động vào nó để nâng cao hiệu quả kinh doanh. IV. Lý luận về vấn đề tranh chấp 1. Khái niệm và một số tranh chấp thường gặp trong thực hiện HĐ. 1.1. Khái niệm: Theo luật thương mại Việt Nam thì tranh chấp thương mại là những tranh chấp phát sinh do việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng hợp đồng trong hoạt động Thương mại. Tranh chấp trong Thương mại quốc tế là những bất đồng về quan điểm, hành vi hoặc sự không tuân thủ những điều đã cam kết khi thực hiện các nghĩa vụ của HĐ Thương maị quốc tế. Tranh chấp trong HĐ Thương mại quốc tế là điều khó có thể tránh được vì giữa các bên thạm gia HĐ Thương mại quốc tế thường có sự xa cách về mặt địa lý, khác biệt về truyền thống, pháp luật và tập quán thương mại, có thể còn thiếu hiểu biết lẫn nhau. Người ký hợp đồng lại không phải là người chịu trách nhiệm hàng ngày về việc thực hiện hợp đồng. Hơn nữa, điều kiện ngoại cảnh của mỗi nước có thể gây ra khó khăn không lường trước được. Tóm lại, có rất nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến tranh chấp, khi tranh chấp xảy ra trong quá trình mua bán hàng hoá quốc tế có thể gây nên tổn thất rất lớn cho các nhà kinh doanh XNK. Vì vậy các doanh nghiệp cần hiểu rõ các tranh chấp cũng như nguyên nhân dẫn đến tranh chấp để tìm ra những biện pháp giảm thiểu tranh chấp trong thực hiện hợp đồng TMQT nói chung, hợp đồng NK nói riêng. 1.2 Một số tranh chấp thường gặp trong thực hiện Hợp đồng nhập khẩu Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ( HĐNK ), các khâu nghiệp vụ nhiều , thời gian thực hiện dài , các ngành liên quan phức tạp , nên có thể xảy ra sai sót ở bất kỳ khâu nào.Ví dụ như sai sót trong vận chuyển, trong thanh toán ..đều có thể ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng dẫn tới các tranh chấp . Tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK rất đa dạng , có thể là tranh chấp về số lượng, về chất lượng hàng hoá , về bao bì hàng hoá , về các điều kiện thanh toán , về các trường hợp bất khả kháng...Sau đây là một số tranh chấp thường xảy ra trong thực hiện hợp đồng TMQT. * Tranh chấp về chất lượng hàng hoá. Tranh chấp về chất lượng xảy ra khi bên mua không thoả mãn với mức chất lượng hàng hoá mà bên bán giao cho. Mức chất lượng ở đây được hiểu là quy cách phẩm chất, tính năng sử dụng, kích thước... theo tiêu chuẩn đã ký kết trong hợp đồng. Phát sinh tranh chấp này có thể là do sự chênh lệch trình độ khoa học – kỹ thuật mà mỗi bên áp dụng, do trình độ sản xuất của bên bán khác với trình độ sản xuất của bên mua, hoặc cũng có thể do người nhập khẩu gây khó khăn với mục đích ép giá. Hoặc trong quá trình vận chuyển, hàng hoá bị biến chất do lỗi của người vận tải nhưng người NK vẫn khiếu nại người XK. Riêng đối với mặt hàng phân bón hoá học lại là hàng hoá dễ bị biến đổi chất lượng trước những tác động của môi trường bên ngoài thì những yêu cầu về chất lượng cần đặc biệt chú trọng. * Tranh chấp về xuất xứ hàng hoá Xuất sứ hàng hoá cũng là một điều kiện để quyết định phẩm chất của hàng hoá. Nguyên nhân xảy ra tranh chấp này chủ yếu là do bên mua và bên bán bất đồng quan điểm khi xác định xuất xứ hàng. Hoặc cũng có thể bên bán cố tình giao hàng có xuất sứ không đúng theo thoả thuận. Ngoài ra, còn có thể xảy ra tranh chấp khi giao hàng không đúng chủng loại và mẫu mã như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Phát sinh tình huống này là do hợp đồng thiếu chặt chẽ, chi tiết về điều khoản tên hàng, từ đó dẫn đến tranh chấp. Nhìn chung các tranh chấp về chất lượng, xuất xứ hàng hoá thường xảy ra khá nhiều đặc biệt với mặt hàng phân bón hoá học, kết quả những tranh chấp này thường là bên nhập khẩu đòi giảm giá, từ chối nhận hàng, từ chối thanh toán hoặc đòi bồi thường. * Tranh chấp về số lượng hàng hoá. Nếu như chất lượng hàng hoá thể hiện mặt chất thì số lượng chính là thước đo khả năng thực hiện hợp đồng về mặt lượng. Trong KDQT, việc áp dụng rất nhiều tiêu chuẩn đo lường khác nhau tuỳ vào tập quán kinh doanh của từng nước gây khó khăn cho việc hiểu đúng về đơn vị đo. Ví dụ: 1 Gallon Anh =4,546lít, 1 Gallon Mỹ =3,758 lít, hay 1 bì cà phê ở các nước thường là 60 cân Anh ( tương đương 27,13 kg ), nhưng ở Colômbia lại là 70 cân Anh. Điều này thường dẫn đến việc người bán giao hàng thừa hoặc thiếu. Ngoài ra tranh chấp về số lượng còn xảy ra khi hai bên không qui định chặt chẽ về dung sai cho phép của số lượng hàng được giao. VD: bên nào được quyền chọn dung sai, dung sai là bao nhiêu ?, nếu không quy định rõ mặc nhiên nó sẽ được hiểu theo tập quán buôn bán hiện hành. Lợi dụng kẽ hở này bên bán có thể sẽ giao thiếu hàng khi thấy giá hàng trên thị trường đang có xu hướng tăng. * Tranh chấp về nghĩa vụ giao nhận hàng hoá Trong quá trình thực hiện HĐNK, nghĩa vụ của người bán trước hết là phải giao hàng phù hợp với hợp đồng về mặt số lượng, chất lượng, đúng các điều kiện giao hàng. Người bán bị coi là vi phạm về nghĩa vụ giao nhận khi giao hàng không đúng thời điểm, không đúng nơi giao hàng, phương thức giao hàng. Điều này có thể gây những thiệt hại nhất định cho nhà nhập khẩu.. Ví dụ: Trong hợp đồng nhập khẩu chúng ta không nên chấp nhận điều kiện lấy thành phố nội thành làm cảng đích. Vì chấp nhận điều kiện này, chúng ta phải chịu cước phí vận chuyển và rủi ro trên đoạn đường từ cảng tới thành phố. Hay mặt hàng phân bón có tính mùa vụ nên chúng ta phải quy định rõ cụ thể thời hạn giao hàng, không nên quy định chung chung. * Tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thanh toán tiền hàng. Nghĩa vụ thanh toán tiền hàng bao gồm việc áp dụng các biện pháp và tuân thủ các thủ tục mà hợp đồng hoặc pháp luật đòi hỏi để có thể thực hiện được việc thanh toán tiền hàng. Hiện nay, có rất nhiều phương thức thanh toán quốc tế nhưng phổ biến nhất vẫn là các phương thức tín dụng chứng từ và phương thức nhờ thu. + Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ L/C thì có tính an toàn cao nhưng vẫn có thể xảy ra tranh chấp. Trường hợp này, người mua có thể không mở L/C, chậm mở L/C, hoặc số tiền ghi trên L/C không đúng với số tiền ghi trong hợp đồng hay mở L/C không đúng theo quy định của hợp đồng … L/C được hình thành trên cơ sở HĐ TMQT và khi thanh toán có tính tuân thủ rất nghiêm nghặt. Ngân hàng chỉ thanh toán khi chứng từ giao hàng phù hợp với L/C. Nhà nhập khẩu nên lưu ý khâu này để tránh thiệt hại. + Thanh toán bằng phương pháp nhờ thu: phương thức này đảm bảo quyền lợi của người mua cao. Vì sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng mới ký phát hối phiếu đòi tiền người mua, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó.Tuy nhiên, việc thanh toán phụ thuộc vào việc nhà nhập khẩu chấp nhận trả tiền hối phiếu. Viêc người nhập khẩu chậm hoặc không chấp nhận trả tiền hối phiếu sẽ làm quyền lợi của nhà xuất khẩu bị thiệt hại, do vậy rất dễ dẫn đến tranh chấp giữa các bên. * Tranh chấp về điều kiện bất khả kháng. Điều kiện bất khả kháng được hiểu là những trường hợp mà, nếu xẩy ra, bên đương sự được hoàn toàn hoặc trong trường hợp nào đó, miễn hay hoãn thực hiên các nghĩa vụ của hợp đồng. Những trường hợp như vậy thường xẩy ra sau khi ký hợp đồng , có tính chất khách quan và không thể khắc phục được . Trên thực tế đả có nhiều trường hợp người xuất khẩu lợi dụng sự thiếu chặt chẽ của điều khoản naỳ trong hợp đồng để chốn tránh nghĩa vụ thực hiện hợp đồng. Do đó, khi ký hợp đồng để tránh tranh chấp về điều khoản này các bên nên quy định rõ ràng các nội dung của trường hợp bất khả kháng như: Phạm vi về trường hợp bất khả kháng . Phương pháp giải quyết hậu quả của trường hợp bất khả kháng. Vấn đề thông báo cho đối tác khi xẩy ra điều kiện bất khả kháng . Giấy chứng nhận và tổ chức cấp giấy chứng nhận trường hợp bất khả kháng . Phương pháp quy định về trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra, còn có thể phát sinh rất nhiều tranh chấp về điều kiện bao bì, tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ vận chuyển hàng hoá của người vận tải, tranh chấp liên quan đến điều khoản trọng tài.. 2. Một số nguyên nhân dẫn đến tranh chấp. Có rất nhiều nguyên dẫn đến tranh chấp sau đây là một số nguyên nhân chủ yếu: * Tranh chấp có sự mâu thuẫn quan điểm về nội dung các điều khoản trong hợp đồng. Hoạt động TMQT là sự giao dịch giữa các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế thuộc các quốc gia khác nhau. Vì vậy giữa họ luôn có sự khác biệt về văn hoá, tập quán, môi trường… điều này dẫn đến cách suy nghĩ và cách hiểu khác nhau đối với cùng một vấn đề. Hơn nữa, bất đồng trong ngôn ngữ là khó khăn lớn nhất của các bên trong giao tiếp. * Tranh chấp do có những điều khoản không được quy định rõ trong HĐ. Trong hợp đồng phải quy định rõ số lượng của từng chủng loại hàng trong HĐ, chất lượng hàng hoá, cơ quan kiểm tra hàng hoá, địa điểm giao nhận hàng hoá. Đối với các điều khoản bất khả kháng, trọng tài ... cũng phải quy định cụ thể. VD: Hợp đồng quy định: “ Nếu bất kỳ bên nào không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ hợp đồng vì các trường hợp bất khả kháng như bão, động đất, lũ lụt, hỏa hoạn, núi lửa phun, chiến tranh, đình công, bạo động của quần chúng, lệnh cấm của chính phủ, nhà máy sản xuất bị đóng cửa thì được miễn trách ” ( Điều 14 ). “ Nếu chậm giao hàng theo những nguyên nhân khác với điều 14 thì 10 ngày chậm đầu tiên không phải nộp phạt. Sau đó phạt 0,7% trị giá lô hàng cho mỗi tuần chậm trễ cho tới khi đạt đến tối đa là 3% trị giá lô hàng giao chậm ” ( Điều 15 ). *Vì hàng hoá được chuyên chở từ quốc gia này sang quốc gia khác, rủi ro trên đường vận chuyển cũng là khó tránh khỏi. *Nguyên nhân dẫn đến tranh chấp đôi khi cũng xuất phát từ phía chủ thể hợp đồng. - Tranh chấp do người xuất khẩu ( người bán ) vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp xuất khẩu hàng hoá thì nghĩa vụ cơ bản của người bán là phải giao hàng hoá và bộ chứng từ có liên quan đúng theo quy định trong hợp đồng ( đúng thời gian, phương thức và địa điểm giao hàng ) cho người nhập khẩu. Song trên thực tế đã xảy ra rất nhiều trường hợp người bán lại vi phạm các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng nên dẫn đến những tranh chấp: Tranh chấp do người bán không giao hàng hoặc chậm giao hàng Tranh chấp do người bán giao hàng không đúng số lượng quy định Tranh chấp do người bán giao hàng kém chất lượng Tranh chấp do người bán cung cấp sai chứng từ hàng hoá Tranh chấp do người bán không thực hiện nghĩa vụ sau bán Ngoài ra trong quá trình thực hiện HĐ, còn phát sinh các tranh chấp việc cung cấp bao bì, kẻ ký mã hiệu hàng hoá. -Tranh chấp do người nhập khẩu vi phạm hợp đồng. Việc thực hiện HĐ TMQT không chỉ là nghĩa vụ của 1 bên, nó đòi hỏi cả bên xuất khẩu và nhập khẩu đều phải thực hiện đúng và đầy đu các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng. Trong hoạt động TMQT, nghĩa vụ cơ bản của người mua là nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nghĩa vụ của người mua cũng có một số vi phạm như: Người mua không mở L/C ( Đây là một khâu quan trọng trong thanh toán tín dụng chứng từ ). Người mua chậm mở L/C . Người mua mở L/C không đúng quy định trong hợp đồng. -Tranh chấp do người mua vi phạm nghĩa vụ thuê tàu hoặc không chỉ định tàu đến nhận hàng đúng thời hạn. 3. Nguyên tắc hạn chế và giải quyết tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK Qua nghiên cứu về một số tranh chấp thường gặp trong thực hiện hợp đồng NK và hậu quả của chúng. Có thể thấy rằng việc tăng cường các biện pháp hữu hiệu để giảm thiểu tranh chấp là một đòi hỏi cấp thiết đối với các doanh nghiệp kinh doanh NK hiện nay. Có rất nhiều các biện pháp khác nhau nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều dựa trên một số nguyên tắc nhất định. -Nguyên tắc hạn chế từ xa, tức là hạn chế ngay từ khâu đàm phán và ký kết hợp đồng. Dựa trên nguyên tắc này doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tác, bao gồm khả năng tài chính, khả năng thực hiện hợp đồng .. từ đó soạn thảo hợp đồng chặt chẽ cụ thể. Tuy nhiên, trong thực hiện hợp đòng những tình huống phát sinh là không thể lường trước được. Do đó doanh nghiệp phải tăng cường giám sát và điều hành việc thực hiện hợp đồng. Với biện pháp này, khi có các tình huống phát sinh doanh nghiệp có thể nhận dạng được các tình huống kết hợp với các thông tin dữ liệu cần thiết để đưa ra các phương án tối ưu nhất, từ đó ngăn ngừa trnh chấp xảy ra . Biện pháp nữa là mua bảo hiểm cho hàng hoá. Việc mua bảo hiểm là một công cụ hữu hiệu để bảo vệ hàng hoá khỏi rủi ro và đảm bảo lợi ích cho người mua . Vì quá trình vận tải hàng hoá từ nước người bán sang nước người mua rủi ro xảy ra là rất cao. Khi hàng hoá xảy ra rủi ro tổn thất trong phạm vi bảo hiểm thì sẽ được bồi thường từ phía công ty bảo hiểm. Có thể nói mua bảo hiểm đúng, đủ là một biện pháp kinh tế an toàn đối với hàng hoá . -Nguyên tắc trung thực, đó là các bên thực hiện nghiêm chỉnh, đầy đủ các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Tuy nhiên , trên thực tế tranh chấp xảy ra là khó tránh khỏi. Các bên tham gia hợp đồng TMQT thường ít khi tính đến nếu phát sinh các xung đột giữa họ và nếu họ không thể giải quyết các bất đồng này một cách “hữu hảo “ thì các biến cố đặc biệt này được giải quyết như thế nào. Đối với các bên sử dụng hợp đồng mẫu thì các điều khoản này thường có các quy định về giải quyết tranh chấp. Nếu không sử dụng điều khoản mẫu thì quy định rằng : các bên trước tiên nên giải quyết thông qua thương lượng. Khi thương lượng không đem lại kết quả thì các bên tìm đến một bên thứ ba trung lập để giải quyết tranh chấp như hoà giải, trọng tài, toà án kinh tế. Song phương thức giải quyết tranh chấp thường được áp dụng nhiều nhất là phương thức tố tụng trọng tài. Ưu điểm chính của phương thức này là các bên tham gia được đảm bảo tối đa quyền tự do định đoạt trên nhiều phương diện như trọng tài viên, địa điểm, luật áp dụng. ở Việt Nam, Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam khuyến nghị các doanh nghiệp kinh doanh XNK đưa điều khoản trọng tài mẫu sau đây vào hợp đồng : “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quết chung thẩm tại trung tâm trọng tài quốc tế việt nam bên cạnh phòng công nghiệp việt nam , theo quy tắc tố tụng trọng tài của Trung Tâm Trọng Tài Quốc tế Việt Nam “ Ngoài ra hình thức trọng tài có thủ tục đơn giản, bí mật, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp, đồng thời có tính khả thi cao hơn thương lượng và hoà giải nên hình thức này được sử dụng rất rộng rãi trong TMQT Tuy nhiên việc lựa chọn phương thức thích hợp cần được cân nhắc trên hàng loạt các vấn đề như mục tiêu cần đạt được, bản chất của tranh chấp, mối quan hệ làm ăn của các bên, chi phí, thời gian. Chương II Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phân bón và những tranh chấp thường gặp ở công ty cp xnk vật tư nn và ns I./ Khái quát về công ty CP XNK vật tư nông nghiệp và nông sản hà nội. 1/. Quá trình hình thành và phát triển. Việt Nam là một trong những nước có gần 80% dân số làm nghề nông, tuy thế nền nông nghiệp nước ta vẫn chưa thực sự phát triển. Hàng năm, chúng ta phải nhập khẩu rất nhiều sản phẩm nông nghiệp để phục vụ tiêu dùng và sản xuất. Sau Đại hội Đảng VI năm 1986, Nhà nước đổi mới sự quản lý nền kinh tế, bộ mặ ngành nông nghệp nước ta có nhiều sự biến đổi. Tuy nhiên sự biến đổi này chỉ ở mức độ nhất định nhưng thành quả của nó rất đáng kể. Một trong số đó phải kể đến các chính sach ưu đãi của Nhà nước khuyến khíc các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh sán phẩm nông nghiệp phục vu cho công cuộc đổi mới đất nước. Công ty vật tư nông nghiệp I Hà Nội ra đời từ sự đổi mới này. Giai đoạn trước năm 1986, công ty chỉ là trạm vật tư nông nghiệp Hà Nội. Đây là thời kỳ nước ta thực hiện cơ chế quản lý tập trung nên trạm chỉ thực hiện chức năng thu mua và cung cấp các sản phẩm nông nghiệp theo kế hoạch phân phối của các cơ quan chủ quản. Từ sau năm 1986, nhận thấy sự đổi mới là cần thiết,trạm vật tư nông nghiệp I Hà Nội được đổi thành xí nghiệp vật tư nông nghiệp I Hà Nội. Đây là thời kỳ đầu nước ta xây dựng chủ nghĩa xã hội, xí nghiệp chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nông nghiệp và nông sản như: phân hoá học các loại ( bao gồm phân đạm, phân lân, phân kali, phân urê.), tư liệu sản xuất cho nông nghiệp, các mặt hàng nông sản ( như gạo, ngô. ) Năm 1993, xí nghiệp được đổi tên thành Công ty vật tư nông nghiệp cấp I Hà Nội theo quyết định số 99/NN-TCCB/QĐ ngày 28/01/1993 của Bộ Nông Nghiệp – Công nghiệp thực phẩm. Công ty vẫn thực hiện chức năng chủ yếu là kinh doanh mặt hàng phân bón các loại và mặt hàng nông sản nhưng với quy mô lớn hơn. Thị trường hoạt động của công ty là các tỉnh miền Bắc và miền Trung. Phân phối thông qua hệ thống cửa hàng như: Cửa hàng ga Đồng Văn, Cửa hàng ga Văn Điển, Cửa hàng Do Lộ, Trạm vật tư nông nghiệp Thanh Hóa. Mỗi năm các cửa hàng này phân phối trung bình từ 100.000 – 150.000 tấn/năm phân bón các loại, tương ứng 400.000 USD/năm. Năm 1999, Đảng và Nhà nước có chủ trương đổi mới các Doanh nghiệp Nhà nước để đáp ứng với sự phát triển cuả nền kinh tế thị trường, công ty đã được chuyển thành Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội theo quyết địh số 156/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 11-11-1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, tên tiếng Anh: Agricultural Materials and Product import export joint stock Company. Viết tắt: AMPIE., JS Co. Đây là những bước đầu đánh dấu sự thành công của công ty với nhiệm vụ là kinh doanh XNK các mặt hàng nông nghiệp và nông sản. Mặc dù mới tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc tế nhưng công ty là đơn vị rất có uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên đứng trước sự chuyển hướng của nền kinh tws, công ty cũng trải qua những khó khăn phức tạp như: Công ty phải tự cân đối tài chính trong kinh doanh, trong quản lý Cán bộ – Công nhân viên, trả khấu hao tài sản, thuế, vốn và các khoản phải nộp ngân sách. Nhưng bằng những nỗ lực tự thân và sự giúp đỡ của Nhà nước, Công ty đã dần thích ứng với nền kinh tế thị trường. Từ năm 1999 đến nay, hoạt động sản xuất kinh doanh XNK phân bón đều tăng, đạt trung bình 150.000 – 200.000 tấn/năm, tương ứng với doanh thu 293247.740 triệu đồng. 2/. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội là đơn vị kinh doanh dưới sự chỉ đạo và quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn hoạt động theo chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, có trụ sở giao dịch tại xã Ngũ Hiệp – Thường Tín, Hà Nội. Công ty có các chức năng nhiệm vụ chính như sau: Sản xuất phân bón hoá học, bao bì, chế biến nông sản. Kinh doanh các loại vật tư nông nghiệp, các loại nông sản. Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản hàng nông sản thực phẩm. Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng ( thiết bị, phụ tùng máy nông nghiệp, kim khí điện máy, bách hoá vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất ). Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của Nhà nước cũng như đáp ứng nhu cầu cho sản xuất nông nghiệp và các ngành khai thác trong cả nước. Cùng với các đơn vị Nhập khẩu trong và ngoài ngành tổ chức nghiên cứu và tìm tòi, xây dựng tạo thị trường và nguồn hàng ổn định. Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn liên doanh liên kết với các cơ sở trong và ngoài nước đảm bảo tợ hoạch toán kinh doanh, bảo toàn vốn và có lãi. Tổ chức quản lý và sử dụng tốt cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện phục vụ trực tiếp nhu cầu kinh doanh của công ty. Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong ngành. 3/. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội thuộc sự quản lý của Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nhưng công ty hoàn toàn tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng nghĩa là có một thủ trưởng và các nhân viên dưới quyền được nhóm vào các bộ phận, phòng ban trên cơ sở các hoạt động tương tự nhau. Tuy vẫn có nhược điểm nhưng đây là kiểu quản lý tiến bộ nhất hiện nay và được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty. Ban giám đốc Chủ tịch HDQT kiêm giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Ban giám đốc Các phòng ban Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Trạm vật tư NN cấp I Hải Phòng Trạm vật tư nông nghiệp Thanh Hoá Tổ bảo vệ Tổ kinh doanh phía Nam 3.1/ Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban. * Ban Giám đốc. Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm giám đốc là người điều hành cao nhất, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty. Phó giám đốc và kế toán trưởng: Giúp việc cho Giám đốc có 2 phó Giám đốc và 1 Kế toán trưởng. Phó Giám đốc trợ giúp, điều hành các mảng hoạt động mà Giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt Giám đốc quản lý điều hành công việc khi được ủy quyền. Kế toán trưởng phụ trách chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của công ty. * Các phòng ban - Phòng Kế toán – Tài vụ: Phòng này có nhiệm vu: Giúp Giám đốc kiểm tra, quản lý chỉ đạo điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở. Quản lý tính toán hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vấn đề vốn và nguồn vốn nhằm đảm bảo quyền tự chủ của công ty trong sản xuất kinh doanh và chủ động trong các vấn đề chính. - Phòng Kế hoạch Kinh doanh: Phòng này gồm 2 bộ phận : Bộ phận kế hoạch. Bộ phận các cửa hàng. Bộ phận kế hoạch: + Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng các chương trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động xuất nhập khẩu ngắn hạn và dài hạn. + Tổ chức ký kết các hoạt động kinh doanh: Hợp đồng Nhập khẩu, hợp đồng thu mua nông nghiệp và nông sản trong nước, hợp đồng vận tải, hợp đồng kho bãi bảo quản hàng hoá. + Điều chỉnh các mặt thiếu cân đối trong quá trình thực hiện mục tiêu phương hướng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty như: tiếp nhận và phân phối hàng, thanh toán hợp đồng, giải quyết thương vụ. Bộ phận các cửa hàng bao gồm: + Cửa hàng ga Văn Điển. + Cửa hàng ga Đồng Văn + Cửa hàng ga Hà Đông + Cửa hàng Do Lộ + Nhiệm vụ của các cửa hàng này là: Giao nhận và bảo quản hàng hoá. Bán hàng theo lệnh của công ty. Thanh quyết toán tiền hàng với công ty. - Phòng Tổ chức - Hành chính. Phòng này có nhiệm vụ: + Tham mưu cho Ban Giám đốc để sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả của công việc kinh doanh của công ty. + Giúp Ban Giám đốc trong các nhiệm vụ thanh tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của các đơn vị cơ sở. + Thực hiện các chế độ chính sách đào tạo bồi dưỡng cán bộ - Trạm Vật tư Nông nghiệp cấp I Thanh hoá: Phụ trách thị trường các tỉnh miền Trung. + Tiếp nhận hàng hoá từ đầu mối của công ty phân phối cho thị trường. + Bán hàng theo lệnh của công ty. + Thanh quyết toán tiền hàng với công ty. 3.2. Kết cấu lao động của công ty. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vật tư nông nghiệp và nông sản cấp I Hà Nội có đồi ngũ 60 Cán bộ Công nhân viên chức với 23 nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học, 10 nhân viên có trình độ Trung cấp và Cao đẳng, thêm vào đó nam giới chiếm số đông. Có thể nói đây chính là một thuận lợi lớn cho công ty. Với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ, và với mỗi lô hàng nhập khẩu, cán bộ nghiệp vụ phải tăng cường xuống các cơ sở, việc này phù hợp với cán bộ nam hơn. Để phát huy thế mạnh hàng năm Công ty vẫn tổ chức các lớp bồi dưỡng, cử nhân viên đi học đào tạo nghiệp vụ, bổ xung trình độ ngoại ngữ. Với sự sắp xếp lao động hợp lý, kinh doanh ổn định, mức lương bình quân của công tăng rõ rệt: Năm 1999, mức lương bình quân mỗi nhân viên là 860.000 đ. Năm 2000, mức lương bình quân mỗi nhân viên là 1.300.000 đ. Năm 2001, mức lương bình quân mỗi nhân viên là 1.400.000 đ. II. Tình hình thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. 1. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây 1.1. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây. Kết quả kinh doanh của công ty qua một số năm gần đây được thể hiện bằng các chỉ tiêu ở bảng sau: Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. STT Các chỉ tiêu 2000 2001 2002 So sánh 01/00 (%) So sánh 02/01 (%) 1 Tổng doanh thu. - DT hàng NK - DT bán hàng trong nước 308.790 206.889,3 101.900,7 350.970 230.149,9 120.820,1 396.067 ._.cho cả nước, số còn lại phải dựa vào NK. Tính đến hết năm 2001, cả nước ta sản xuất được 973.000 tấn phân lân chế biến, 99.000 tấn phân đạm và 1 triệu tấn NPK, Phân lân chế biến và phân NPK thì các nhà máy sản xuất trong nước có thể đáp ứng được nhu cầu, phân đạm đáp ứng được 6% nhu cầu, còn phân SA, DAP, Kali chúng ta hoàn toàn phải NK. Hiện tại ở nước ta hầu hết số lượng phân hoá học đều do TổngCông ty hoá chất Việt Nam sản xuất. Sản phẩm gồm 4 nhóm chính là: Phân đạm urê, phân lân chế biến, phân hỗn hợp dạng rắn hoặc lỏng, phân khoáng nghiền. Với 4 nhóm sản phẩm này được chia thành 495 loại trong danh mục phân bón được phép lưu hành và sử dụng tại Việt Nam. Các nhà máy sản xuất chủ yếu là phân lân và phân đạm. Phân lân: Có phân lân nung chảy và phân supe phôt phat đơn. + Phân lân nung chảy : ở nước ta loại này được sản xuất theo công nghệ lò cao từ quặng apatit loại II và than Antraxit, công nghệ này có hiệu quả kinh tế tương đối cao. + Phân supe phốt phát đơn : được các nhà máy sản xuất theo phương pháp công nghệ truyền thống phổ biến có phòng hoá thạch. Hai loại này hiện nay đang đáp ứng đày đủ nhu cầu sản xuất trong nước. - Về phân đạm : Hiện tại, chúng ta có một nhà máy phân đạm sản xuất Urê với công xuất 130.000 tấn/năm, nhưng công nghệ của nhà máy này là công nghệ khí hoá than có từ thời kỳ năm 1960 máy móc thiết bị đã quá lạc hậu nên giá thành sản phẩm rất cao khó cạnh tranh . Trong chiến lược phát triển ngành sản xuất phân bón, chúng ta đang xây dựng 2 nhà máy sản xuất phân Urê ở phía Nam từ nguyên liệu khí thiên nhiên với công suất 760.000-800.000 tấn Urê/năm/mỗi nhà máy. Công nghệ và thiết bị nhà máy này theo trình độ hiện đại, tự động hoá cao, tiêu hao năng lượng thấp, tuy nhiên giá khí nguyên vật liệu của ta lại khá cao. Về phân hỗn hợp NPK : phân NPK của ta hiện nay chủ yếu được sản xuất theo 2 phương pháp : trộn hạt và tạo hạt hơi nước trong thùng quay. Thiết bị này có thể chế tạo trong nước. Thời gian tới việc đầu tư phát triển sản xuất sẽ tiếp tục hoàn thiện hệ thống thiết bị, nâng công suất, nâng tính năng cơ lý sản phẩm để nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả kinh tế. Trong năm 2003 theo kế hoạch của Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn, Việt Nam sẽ nhập khẩu 4 triệu tấn phân bón trong đó có 2 triệu tấn phân urê và 700.000 tấn phân DAP. Nhìn chung, ngành sản xuất phân bón hoá học của Việt Nam có từ gần 40 năm nay, nên đội ngũ cán bộ trình độ còn hạn chế, công nghệ sản xuất còn lạc hậu, đòi hỏi những năm tới Nhà nước cần có một số biện pháp cần thiết để tạo sự bình ổn thị trường phân bón trong nước gồm: phát động nội lực, tăng khả năng sản xuất các loại phân bón trong nước, tăng cường quản lý thị trường, chống buôn lậu đầu cơ, kinh doanh hàng kém phẩm chất hàng giả. Nếu phát hiện những hành vi này cần sử lý nghiêm minh, phải có chiến lược dự trữ phân bón , vì tình hình thế giới luôn biến động. 2. Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thơì gian tới 2.1. Định hướng phát triển nhập khẩu Trong xu hướng toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, Việt Nam không ngừng hợp tác quốc tế, mở rộng quan hệ hội nhập với khu vực và thế giới như ra nhập AFTA, chuẩn bị tham gia WTO. Điều này đã tác động mạnh tới hoạt động kinh tế đối ngoại, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam, trong đó có hàng nông nghiệp. Riêng với ngành kinh doanh phân bón hiện nay vẫn còn chưa được sự chỉ đạo của chính phủ. Hàng năm, Thủ tướng chính phủ ký quyết định nhập khẩu bao nhiêu phân bón và các công ty là đầu mối nhập khẩu. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây với các quyết định của Thủ tướng chính phủ cho thấy chính sách nhập khẩu phân bón ngày càng được bổ xung hoàn thiện sát nhu cầu thi trường, phản ánh một xu thế: Việc nhập khẩu kinh doanh phân bón ngày càng được tự do hoá, giảm sự điều hành của Nhà nước, tăng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các doanh nghiệp nhập khẩu. Nếu từ trước năm 1997, Nhà nước thường giao cho các công ty đảm nhận chức năng dự trữ lưu thông và rồi hàng năm thì lỗ hàng tỷ đồng, thì từ năm 1998 chức năng này không còn nữa, doanh nghiệp còn tự chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất kinh doanh của mình, Nhà nước bù lỗ do trượt tỷ giá ngoại tệ cho các doanh nghiệp kinh doanh phân bó. Bắt đầu từ 1999 và 2000 Nhà nước không bù lỗ dưới mọi hình thức. Phân bón là mặt hàng được Nhà nước xếp vào danh mục mặt hàng Nhà nước không được giữ độc quyền. Việc quản lý doanh nghiệp nhập khẩu phân bón từ trước đến nay Nhà nước quản lý theo 2 cấp : vừa quản lý đầu mối vừa quản lý số lượng. Từ năm 2000 việc quản lý chỉ còn một cấp. Thủ tướng chính phủ chỉ định đầu mối, còn số lượng do các doanh nghiệp tự cân đối về tài chính và khả năng tiêu thụ để nhập khẩu. Với quyết định này các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón thực sự là các doanh nghiệp thuần tuý không còn được hưởng các đặc quyền đặc lợi. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự đối đầu với thị trường, tự vươn lên bằng nỗ lực để chiếm lĩnh thị phần. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu VTNN và NS cũng không nằm ngoài trường hợp này. Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kinh doanh nhập khẩu của công ty năm 2003 : Bảng 7. Bảng chỉ tiêu các mặt hàng kinh doanh Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2003 Tổng khối lượng hàng hoá NK + Urê + Kali + DAP + SA + Các loại khác Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn 750.000 300.000 50.000 150.000 50.000 200.000 Tổng khối lượng HH bán ra Tấn 850.000 Tổng doanh thu Tỷ đồng 380 Nguồn : Phòng kế hoạch kinh doanh 1. 2.2. Phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh trong nước của công ty Ngành sản xuất phân bón của nước ta chủ yếu để cung cấp cho nhu cầu trong nước, phần xuất khẩu là không đáng kể. Do vậy, công ty luôn coi trọng thị trường trong nước và sau đây là một số định hướng trong năm tới của công ty. - Về thị trường : Hoạt động ổn định trên 3 thị trường : Bắc, Trung, Nam, cố gắng giữ vững và mở rộng thị phần cũng như phát triển thêm những thị trường mới như miền núi, trung du.. - Về khối lượng hàng hoá : Đảm bảo cung ứng đủ số lượng, kịp thời vụ mùa với giá cả hợp lý có lợi cho nông dân. - Về cơ sở hạ tầng : Đổi mới trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xây dựng thêm hệ thống kho tàng đủ để đáp ứng nhu cầu dự trữ phân bón. - Về tài chính : Kinh doanh phải có lãi, bảo toàn vốn, cố gắng đạt và vượt các chỉ tiêu nộp ngân sách nhà nước và nhiệm vụ khác. - Nguồn nhân lực : Do đặc điểm kinh doanh của công ty nên đây là yếu tố rất quan trọng, nó đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty. Có chính sách sắp xếp lại nhân lực vào vị trí phù hợp làm phát huy sở trường và năng lực của họ, bên cạnh đó công ty có kế hoạch đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho tong đối tượng lao động. Phương hướng lao động của công ty cũng như toàn bộ công nhân viên không nằm ngoài mục tiêu là xây dựng công ty thành một đơn vị đầu đàn trong ngành kinh doanh phân bón. Dựa trên cơ sở thực tiễn và các định hướng mục tiêu của công ty, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp để hoàn thiện quy trình nhập khẩu phân bón ở công ty. II. Một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phân bón tại công ty. Khi hợp đồng đã được kí kết, quyền lợi của các bên đã được xác lập một cách hợp pháp, công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng. Phải nói rằng thực hiện hợp đồng nhập khâủ là một quá trình quyết dịnh tới sự thành hay bại của hoạt động kinh doanh. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra những hậu quả khôn lường, dẫn tới tổn thất. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Chính vì vậy, công việc tổ chức cần được tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu. Qua thời gian tìm hiểu về hoạt động nhập khẩu phân bón của công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp sau : 1. Những giải pháp về mặt kỹ thuật nghiệp vụ. Hoàn thiện công tác tổ chức, thực hiện và giám sát hợp đồng. - Xây dựng phương án, kế hoạch thực hiện hợp đồng. Để hoàn thành công tác thực hiện hợp đồng một cách có hiệu quả nhất, công ty nên xây dựng phương án, kế hoạch thực hiện hợp đồng. Kế hoạch này phải được xây dựng cụ thể, chi tiết về việc phân công nhân sự trong các khâu, thời gian thực hiện các khâu trong hợp đồng. Điều này giúp công ty sử dụng tối đa hiệu quả các nguồn lực : tài chính, nhân sự, đồng thời tạo điều kiện để công tác giám sát và điều hành hợp đòng được thực hiện thuận lợi. - Tổ chức tốt khâu tiếp nhận hàng hoá : Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, các bên phải tiến hành hàng loạt các công việc để hàng hoá được di chuyển từ người bán sang người mua như : làm thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải, giao nhận hàng hoá với phương tiện… Riêng đối với nhà nhập khẩu, tổ chức tốt khâu nhận hàng nhập khẩu là một yếu tố rất quan trọng, nó làm cơ sở để giải quyết các tình huống phát sinh sau này. Hàng hoá của công ty không phải lưu kho, bãi ở cảng do vậy cán bộ nghiệp vụ trực tiếp nhận tại tàu và phảI chú ý một số vấn đề sau : + Chuẩn bị kỹ, chính xác các chứng từ cần thiết khi nhận hàng, bao gồm : hợp đồng ngoại thương, vận đơn đường biển (B/L),lệnh giao hàng (D/O), hoá đơn thương mại (Invoice), phiếu đống gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận phẩm chất (C/Q), đơn bảo hiểm.. + Trong quá trình đến nhận hàng, công ty phảI kiểm tra chặt chẽ : - Khối lượng hàng hoá : Chủng loại, số lượng tong loại, phạm vi lựa chọn về số lượng : Ví dụ : khối lượng hàng hoá : 5000MT phân đạm. Trong đó 3000MT phân Urê 1000MT phân đạm clorua (NH4CL) 1000MT phân sunphat đạm (NH4)2SO4 + Chất lượng hàng hoá : Kiểm tra đúng chất lượng đã qui định trong hợp đồng, chỉ định cơ quan giám định… + Bao bì hàng hoá : Loại và chất lượng bao bì. VD : Quy định bao bì là poliêtylen hay túi nilông. + Lịch giao hàng : Kiểm tra lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng, thời điểm dự tính cảng đến nơi, ngày cuối cùng phảI giao từng đợt hàng. Trong khâu này nếu có tình huống phát sinh, cấn bộ công ty phảI kịp thời báo ngay cho ban lãnh đạo công ty đồng thời giải quyết những tình tiết có thể sử lý tại chỗ. Giám đốc sẽ trực tiếp chỉ đạo thống nhất đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo hàng nhập khẩu. - Hoàn thiện công tác mua bảo hiểm hàng hoá Để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá là việc hết sức cần thiết. Nhất là đối với mặt hàng phân bón hoá học : mặt hàng dễ thay đổi chất lượng bởi nhưng biến động của thời tiết. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra cho thấy là làm sao mua “đúng “ và “đủ” bảo hiểm cho hàng hoá. Tức là mua bảo hiểm như thế nàođể khi có tổn thất xảy ra thì sẽ đực bồi thường trong khi tiết kiệm được chi phí bảo hiểm. Để mua đúng bảo hiểm phảI dựa vào tính chất và đặc điểm hàng hoá, cách đóng gói, tình hình xếp dỡ tại các bến cảng liên quan. Hiện nay, công ty thực hiện rất nhiều hợp đồng bảo hiểm, đơn vị nhận bảo hiểm của công ty thường là : Công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam, công ty bảo hiểm Bảo Minh. Khi tiến hành mua bảo hiểm công ty thường mua theo điều kiện C. Qua nghiên cứu thực tiễn kinh doanh cho thấy công ty có thể tuỳ từng mặt hàng khác nhau, từng phương thức vận tải, lịch trình vận chuyển mà lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp. Ví dụ : Có thể mua điều kiện bảo hiểm C hoặc B sau đó mua thêm bảo hiểm cho những rủi ro phụ như : + Hư hại do nước mưa hoặc nước ngọt + Giao thiếu hàng hoặc không giao + Mất trộm, mất cắp. + Hư hại do xếp chung với hàng khác Thực hiện tốt công tác mua bảo hiểm hàng hoá là một biện pháp hữu hiệu để hạn chế, phòng ngừa từ xa những rủi ro có thể dẫn đến tranh chấp trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - Chủ động trong việc thuê phương tiện vận tải. Việt Nam là một nước có vị trí địa lý thuận lợi để phát triển vận tải đường thuỷ, chúng ta nên tận dụng ưu thế này. Tuy lực lượng vận tải quốc tế của ta chưa mạnh ( hiện tại lực lượng phương tiện vận tải của ta mới chỉ chuyên chở được khoảng 10-12% khối lượng hàng hoá TMQT và các cảng biển của ta mới chỉ xếp dỡ được khoảng 45-50 triệu tấn hàng hoá), nhưng nhiều năm qua nó đẫ góp phần đáng kể trong phát triển hàng hoá quốc tế. Theo kế hoạch phát triển hàng hoá quốc tế của bộ giao thông vận tải thì đến năm 2010, Việt Nam có 114 cảng biển, đảm bảo xếp dỡ khoảng 190 triệu tấn hàng hoá, tức là nhiều gấp 4 lần hiện tại. Hiện nay, công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR, nên thuê phương tiện vận tải là nghĩa vụ của bên đối tác. Nhưng với sự phát triển của ngành vận tải như hiện nay, công ty nên vận dụng các đội tàu trong nước. Điều này có thể tiết kiệm chi phí, kiểm soát được khả năng đi biển của tàu và điều tra được khả năng tài chính của hãng tàu ...thuận tiện trong việc giám sát hãng tàu thực hiện hợp đồng chuyên chở. 1.2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và điều tra đối tác Nghiên cứu chi tiết thị trường thực chất là nghiên cứu đối tượng giao dịchvà hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh. Để đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, công ty phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu có hiệu quả. Đối với nhà nhập khẩu, nghiên cứu thị trường phải trả lời các câu hỏi : ai có thể cung cấp loại hàng đó? Cơ cấu cung cấp như thế nào? số lượng cung cấp như thế nào? giá cả như thế nào? cung cấp ở đâu, vào thời điểm nào? các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này? Hiện nay, công ty chỉ có khả năng áp dụng phương pháp ngiên cứu, điều tra tại văn phòng (nguồn thông tin thứ cấp). Tuy nhiên do một số hạn chế mà thông tin của công ty thường thiếu tính cập nhật và độ tin cậy không cao. Vì vậy trong thời gian tới, công ty cần phải khắc phục tình trạng này bằng các phương pháp : nâng cao năng lực, trình độ phân tích của cán bộ, sử dụng dịch vụ môi giới hay thu thập thông tin từ phía các đối tác, đại lý, các phương tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm, các hội thảo hội nghị, sở giao dịch, các báo cáo.. Để hợp đồng nhập khẩu được thực hiện một cách chắc chắn thì khả năng của đối tác là một yếu tố rất cần thiết. Hiện nay tình trạng công ty ma, công ty buôn bán hàng giả, trốn thuế là rất phổ biến. Do vậy, để lựa chọn đối tác thích hợp, công ty cần điều tra đối tác về khả năng tài chính, khả năng phát triển, năng lực trong ngành, uy tín trong thanh toán giao nhận hàng hoá, trình độ quản lý.. Thực hiện tốt công tác này sẽ là cơ sở chắc chắn đảm bảo việc thực hiện hợp đồng tốt hơn. - Xây dựng phương án kinh doanh: Lập phương án kinh doanh thực chất là đi xây dựng một chương trình cho hoạt động kinh doanh cụ thể để dễ hướng tới thực hiện mục tiêu kinh doanh. Nó dẫn dắt mọi hoạt động từ giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng đi theo những con đường tối ưu nhất và thống nhất các nỗ lực và nguồn lực của công ty. Ngày nay trong cơ chế thi trường xây dựng 1 phương án kinh doanh phù hợp có tính khả thi dựa trên các căn cứ khoa học là rất cần thiết nhất là đối với doanh nghiệp king doanh XNK. Các cán bộ công ty khi xây dựng phương án kinh doanh cần chú ý xác định nhu cầu trong nước và xác định nguồn hàng nhập khẩu, xác định sự biến động của thị trường nguồn hàng trên thế giới. Các luận cứ trên phải đảm bảo được các yêu cầu sau : + Phải thích ứng với sự thay đổi của môi trường và thị trường + Phù hợp với điều kiện của công ty + Đảm bảo được mục tiêu bảo hiểm của công ty + Có tính khả thi và an toàn + Đảm bảo được mối quan hệ biện chứng giữa lợi ích của công ty và lợi ích của Xã hội. Muốn vậy, phải dựa vào : tình thế của thị trường, chiến lược kinh doanh tổng quát của công ty, khả năng của công ty và đối thủ cạnh tranh. Phương án kinh doanh chi tiết, rõ ràng là con đường ngắn nhất, nhanh nhất để công ty kinh doanh có hiệu quả. Có thể tóm tắt quy trình xây dựng phương án kinh doanh như sau : Sơ đồ 4. Sơ đồ lựa chọn phương án kinh doanh Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh Xác định mục tiêu Phác thảo các phương án KD Lựa chọn phương án KD - Nâng cao năng lực đàm phán Trong công tác giao dịch đàm phán, muốn thành công công ty phải chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu bao gồm : tài liệu về hàng hoá, thị trường đối tác và một số tài kiệu khác có liên quan đề phòng có vấn đề nảy sinh. Trong công tác lựa chọn nhân viên đàm phán công ty nên lựa chọn người có năng lực trong các lĩnh vực như kinh doanh, kỹ thuật, pháp luật, tài vụ, ngoại ngữ và đặc biệt là kỹ năng đàm phán. Công ty khi có thương vụ thường do giám đốc trực tiếp giao dịch, tuy nhiên giám đốc có thể uỷ quyền hay kết hợp với phó giám đốc thành một nhóm đàm phán, điều đó sẽ thuận lợi trong công tác đàm phán hơn. Trên thực tế, công ty chủ yếu giao dịch thông qua Fax và email, do đó cần phải trình bày nội dung thật rõ ràng, chính xác tránh gây hiểu lầm và nhất là phải kịp thời để đảm bảo tính cập nhật trong kinh doanh. Đây là yếu tố nhỏ nhưng rất hay sơ suất dẫn đến tranh chấp nên cần phải chú ý. 1.3. Hoàn thiện kỹ năng soạn thảo hợp đồng. Đây là một giải pháp quan trọng về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, thực tế đã chứng minh có rất nhiều tranh chấp phát sinh từ khâu soạn thảo hợp đồng. Vì vậy, để giảm tối đa các tranh chấp sau này, hợp đồng nhập khẩu của công ty phải được soạn thảo chặt chẽ và cẩn thận cả về khía cạnh kỹ thuật cũng như pháp lý. Đây cũng là khâu công ty có thể hoàn thiện nhiều hơn. Vì hợp đồng ngoại thương của công ty phần nhiều là do bên đối tác người nước ngoài soạn thảo, nhiều khi có những “ tiểu xảo” không nhận ngay ra được. Trong quá trình soạn thảo hợp đồng cần chú ý, vận dụng tốt các nguồn luật, sử dụng từ ngữ chính xác, rõ ràng, không sử dụng các thuật ngữ địa phương và đặc biệt lưu ý ở một số điều khoản sau : + Điều khoản tên hàng : Mặt hàng phân bón hoá học có rất nhiều chủng loại, mỗi loại lại có rất nhiều cách gọi khác nhau vì vậy tên hàng phải ghi chi tiết, chính xác bằng tên tiếng Anh, tên theo công thức hoá học ( tên thương phẩm), tên theo nơi sản xuất …Nếu hợp đồng nhập khẩu nhiều loại hàng khác nhau hay mặt hàng chia làm nhiều mẫu mã có đặc điểm chất lượng khác nhau thì phải lập bảng phụ lục đính kèm hợp đồng. Chú ý trong văn bản chính của hợp đồng cần có điều khoản bảo lưu thích ứng cho vấn đề này. + Điều khoản về chất lượng hàng hoá Nhìn chung đây là điều khoản dễ xảy ra sai sót nhất, đặc biệt là với mặt hàng phân bón hoá học. Nguyên nhân là do mỗi mặt hàng phân bón hoá học có một cấu tạo và chất lượng khác nhau. Trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ nước người bán sang nước ta, hàng hoá phải trải qua quá trình vận chuyển dài ngày với những điều kiện khí hậu môi trường phức tạp nên dễ biến chất. Vì vậy việc kiểm tra quy cách phẩm chất hàng hoá phải tuân thủ tiêu chuẩn và nguyên tắc quốc tế hoặc tập quán buôn bán. Ví dụ : Trong mặt hàng phân lân thì phân lân phốt phát nội ít hút ẩm, ít bị biến chất nhưng supe lân lại nhanh bị biến chất ( vốn cục, nhão) và do phân có tính axít nên dễ làm hỏng bao bì. Yêu cầu đặt ra cho ngươì soạn thảo hợp đồng là phải nắm vững tính thương phẩm để vận dụng soạn thảo điều khoản này phải quy định rõ vấn đề kiểm tra chất lượng hàng hoá : địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra, chi phí kiểm tra.. + Điều khoản số lượng Khi lập hợp đồng cần chú ý 3 vấn đề sau : đơn vị đo lường hàng hoá, nguyên tắc quy định số lượng và hệ thống đo lường. - Do đặc điểm, tính chất của hàng hoá mà công ty nhập khẩu mà có thể sử dụng các đơn vị đo như : kg, tấn, bao, trọng lượng hàng hoá trên một bao… - Về số lượng, công ty cần lưu ý mặt hàng phân bón hoá học phụ thuộc nhiều vào nhân tố thiên nhiên nên việc quy định số lượng hàng giao cần được quy định chặt chẽ. Trong hợp đồng, dưới điều kiện số lượng nên ghi thêm giới hạn cho phép thêm bớt đó là dung sai. Cách ghi trong hợp đồng là : trước khi ghi số lượng hàng hoá ghi thên chữ “khoảng chừng” (about), “xấp xỉ” (Approximately) hoặc “hơn kém” (moreless). Ngoài ra trong hợp đồng phải ghi rõ hệ thống đo lường để tránh sự hiểu nhần về ý nghĩa của các đơn vị đo lường do sự khác biệt về tập quán thương mại giữa 2 quốc gia. Thông thường sử dụng đơn vị đo là : tấn mét (Metric ton – MT). + Điều khoản về giá cả và điều kiện cơ sở giao hàng. - Ngoài việc ghi rõ mức giá, đồng tiền tính giá, công ty nên quy định điều kiện bảo lưu về giá cả để tránh sau khi thực hiện hợp đồng phát sinh tình huống biến động giá cả trên thị trường nên người bán ép giá. - Điều kiện cơ sở giao hàngphải có dẫn chiếu theo Incoterms và ấn phẩm của nó. Ví dụ : unit price : 215 USD/MT CFR Quy Nhơn port ( Incoterm 2000). - Ngoài ra có thể không nhất thiết phải nhập khẩu theo điều kiện CFR, hay CIF mà có thể tận dụng đôị tàu trong nước nên nhập khẩu hteo giá FOB cũng được, điều này phải qui định rõ ràng trong hợp đồng. Tránh sử dụng “tiếng lóng” hay cụm từ viết tắt mà công ty chưa được rõ. Ví dụ : F.O (free out : miễn dỡ), F.I (free in : miễn bốc), F.I.O (free in and out : miễn bốc và miễn dỡ). Đây là những thuật ngữ trong hợp đồng thuê tàu. + Điều khoản giao hàng : Điều khoản giao hàng của hợp đồng phải qui định một cách cụ thể các nội dung cơ bản là : thời hạn giao hàng, điểm giao hàng, phương thức giao hàng và việc giao hàng để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng. Cần tránh qui định chung như : giao nhanh (Prompt), giao ngay lập tức (immediately), giao càng sớm càng tốt (As soon as possible).. + Đào tạo trình độ chuyên môn của cán bộ nghiệp vụ. Để hoàn thiện công tác soạn thảo hợp đồng thì bên cạnh việc nâng cao trình độ ngoại ngữ, công ty cũng cần nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên. Công ty có thể mở các khoá đào tạo ngắn hạn, hoặc cử đi học về nghiệp vụ thương mại quốc tế, pháp lý, tin học.. để bồi dưỡng trình độ của cán bộ. Công ty nên qui hoạch đào tạo, xắp xếp lại đội ngũ cán bộ phù hợp. Với cán bộ lãnh đạo : phải là người có trình độ lãnh đạo trên mọi phương diện, có đầu óc sáng tạo năng động, có kiến thức cũng như kinh nghiệm trong tiến hành các hoạt động kinh doanh XNK để từ đó có thể làm chủ được tình thế. Hơn ai hết, cán bộ lãnh đạo phải là người thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh. Trong quá trình giao dịch mà nắm vững ngôn ngữ của đối tác thì việc giao dịch sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Nhà lãnh đạo phải thực hiện chức năng tổ chức, tạo bầu không khí làm việc trong công ty, để từ đó các nhân viên hết lòng phấn đấu, giúp công ty ngày càng phát triển. Với cán bộ nghiệp vụ : tuyển dụng những người có trình độ, kiến thức về kinh doanh, có phương pháp tư duy tốt, biết cách đánh giá phân tích, tổng kết tình hình. Đặc biệt với cán bộ phụ trách XNK phải am hiểu tất cả các điều kiện trong giao dịch buôn bán quốc tế, tập quán thương mại, luật pháp quốc tế. Đồng thời nắm vững thông tin trên thị trường, những văn bản pháp luật của ngành, bộ, chính phủ về hạn ngạch nhập khẩu. Việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhằm khắc phục các tranh chấp phát sinh gây thiệt hại cho công ty xuất phát từ sự hạn chế về trình độ kinh doanh. Hay công ty có thể sử dụng dịch vụ tư vấn, chuyên gia trong việc theo dõi khiếu nại và giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 2. Những giải pháp về bộ máy của công ty. Nhìn chung những hạn chế về mặt tổ chức doanh nghiệp của công ty đều xuất phát từ những yếu kém của cơ chế cũ để lại. Bên cạnh sự điều chỉnh của các cơ quan chủ quản, công ty cũng phải không ngừng nỗ lực kiện toàn bộ máy tổ chức của mình. Công ty nên thành lập thê phòng KD XNK riêng, tránh công việc trồng chéo trong phòng kế hoạch KD. Có các chế độ thưởng, phạt, động viên tinh thần làm việc của nhân viên. Chú trọng sự phát triển của các trạm kinh doanh chi nhánh, các cửa hàng. Hay để hoàn thiện qui trình NK, cần bổ xung thêm bộ phận nghiên cứu thị trường ở các trạm này để thấy được nhu cầu. Tăng cường kiểm tra giám sát hoạt động của các phòng ban. 3. Những giải pháp về vốn và công nghệ. Hiện nay nguồn vốn của công ty còn rất hạn hẹp, đặc biệt là vốn lưu động. Hầu hết vốn của ty đều do vốn vay. Để có đủ vốn đầu tư đồng bộ vào các khâu quan trọng, quyết định hiệu quả kinh doanh XNK phải có những giải pháp kịp thời về tài chính. Trước hết, công ty phải tăng hiệu quả sử dụng vốn, xây dựng những hạng mục đầu tư cụ thể trên cơ sở đó hạch toán cân đối lợi nhuận với số vốn đầu tư. Công ty phải xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng hoàn chỉnh đảm bảo cho công tác kinh doanh được thuận lợi. Bên cạnh đó, sửa sang lại hệ thống kho tàng, hệ thống cung ứng rộng rãi, có điều kiện và kinh nghiệm trong một chu trình lưu thông từ khi NK, tiếp nhận, vận chuyển cho đến khi bán cho hộ nông dân. Các trang thiết bị phải đảm bảo chất lượngcao nhằm phục vụ cho quá trình vận chuyển, lưu kho và kinh doanh. Mạng lưới kinh doanh phải rộng khắp để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, tăng cường liên doanh với các đơn vị cùng ngành hay các nhà đầu tư quốc tế để tranh thủ vốn và các dự án phát triển nông thôn. Có rất nhiều giải pháp nhằm giảm tranh chấp trong qui trình thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học ở công ty. Do giới hạn của luận văn em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp chính. Mong rằng các giải pháp trên sẽ được áp dụng trong thực tiễn kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để các giải pháp này thật sự hữu hiệu đòi hỏi sự nỗ lực của công ty cùng với sự giúp đỡ của Nhà nước và các cơ quan chức năng. 4. Một số kiến nghị với Nhà nước : Trong những năm gần đây cùng với đà phát triển của nền kinh tế thị trường, mặt hàng phân bón dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước cũng được điều chỉnh ch phù hợp với sự phát triển kinh tế cũng như với môi trường kinh doanh. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập gây khó khăn cho doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng phân bón là không tránh khỏi. Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động của công ty, em xin đưa ra một số kiến nghi với Nhà nước về khâu quản lý mặt hàng này như sau: - Phân bón hoá học là mặt hàng chiến lược, chống độc quyền nhưng Nhà nước vẫn có sự điều tiết chi phối. Cho nên đề nghị Nhà nước chỉ định các đầu mối NK chính và phần còn lại để tự do thương mại hoá phần thị trường phân bón này. Các đầu mối phải được lựa chọn và quyết định dựa trên các điều kiện về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật và đặc biệt là hiệu quả kinh doanh. Thực hiện tăng cường quản lý các doanh nghiệp NK tránh tình trạng lúc thừa, lúc thiếu trên thị trường khiến giá cả thay đổi. Giảm thuế giá trị gia tăng . Với mức thuế 5% như hiện nay , mỗi ký phân bón phải chịu từ 150 –500 đồng tiền thuế, làm giảm khả năng cạnh tranh. Để khuyến khích các doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả Nhà nước cần sớm ban hành các nghị định hoặc luật phân bón , tiến tới xây dựng thị trường phân bón lành mạnh , nghiêm trị hành vi lừa đảo trong sản xuất và kinh doanh phân bón . - Tăng cường sự quản lý thông qua các công cụ kinh tế như : quỹ bình ổn giá cả, quỹ hỗ trợ sản xuất KD. - Hoàn thiện các văn bản pháp luật về hợp đồng XNK để thuận tiện trong việc theo dõi khiếu nại, giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan tới hoạt động này. - Tăng cường các biện pháp hỗ trợ về vốn, chính sách cho vay với lãi xuất ưu đãi, ban hành các quy định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ để đảm bảo cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá hối đoái. - Hiện nay, thuế là nguồn thu nhập chủ yếu cho ngân sách Nhà nước và là biện pháp hữu hiệu để bảo hộ sản xuất nội địa. Chính sách thuế càn phải nhất quán, tránh sự ưu tiên riêng biệt tạo nên sự cạnh tranh không lành mạnh. Nhà nước tạo môi trường KD thuận lợi cho mọi thành phần kinh tế, đây chính là sự sống còncho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Nhà nước tạo hành lang cho các đơn vị trực tiếp kinh doanh XNK góp phần phát triển nền kinh tế trong thời gian tới . Kết luận Trong quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá của Việt Nam hiện nay thì sản xuất nông nghiệp vẫn được coi là một nghành mũi nhọn của nước ta . Do vậy kinh doanh phân bón hoá học càng khẳng định vai trò quan trọng của mình .Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng NK tại công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sảnI Hà Nội cho thấy , trong thời gian qua tỷ trọng NK có tăng qua từng năm nhưng hiệu quả thu được còn rất hạn chế . Một trong những nguyên nhân chính là do quy trình thực hiện hợp đồng NK còn tồn tại những hạn chế nhất định dẫn đến tranh chấp gây thiệt hại cho công ty . Vì vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty cần có các giải pháp giảm tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng từ những khâu chuẩn bị giao dịch , đàm phán ký kết hợp đồng , đến tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành hợp đồng . Trên cơ sở lý luận và thực tiễn , đề tài “ Một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học tại công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản “ đã được hoàn thành . Luận văn đã đề cập đến các vấn đề về tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK từ đó đưa ra một số giaỉ pháp nhằm giảm tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK phân bón , mong rằng những giải pháp này có thể giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh phân bón của công ty , hoàn thành tốt kế hoạch mà cấp trên giao cho . Tuy nhiên , do trình độ và thời gian thực tập nghiên cứu vấn đề có hạn nên đề tài không tránh khỏi những thiêú sót nhất định .Để đề tài được hoàn thiện hơn nữa , em rất mong nhận được sự giúp đỡ , góp ý bổ sung và phê bình của các thầy cô giáo , các cán bộ trong công ty . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo T.S Nguyễn Quốc Thịnh , và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú trong công ty đã giúp đỡ , tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành bài luận văn này. Mục Lục Tài liệu tham khảo Tài liệu tham khảo Giáo trình kỹ thuật thương mại quốc tế – Trường Đại học Thương Mại . Hướng dẫn sử dụng Incoterms 2000 của ICC – Phòng thương mại và Công Nghiệp Việt Nam . Giáo trình luật Thương mại quốc tế – Trường Đại học Kinh tế quốc dân . Hợp đồng kinh doanh quốc tế – Nguyễn Trọng Đàn 50 Phán quyết trọng tài quốc tế chọn lọc – Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam Công nghệ sản xuất phân bón – Nhà xuất bản nông nghiệp Hà Nội 2000 ._.