Giải pháp tăng cưòng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM

ả. Với vai trò quan trọng là đảm bảo cho hoạt động tài chính kế toán của đơn vị rõ ràng, chính xác, hệ thống KSNB không những giúp cho đơn vị kiểm soát được các hoạt động kinh tế mà còn ra các biện pháp ngăn chặn các rủi ro trong kinh doanh nhằm thực hiện hiểu quả mục tiêu đặt ra ở đơn vị. Vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động, được trình bày một cách chi tiết trên bảng Cân đối kế toán. Vốn bằng tiền có liên quan đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau do đó Vốn bằng tiền là đối tượng của sai sót, tham ô, lợi dụng, mất mát. Từ những nhận thức nêu trên, em đã chọn đề tài: "Giải pháp tăng cưòng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM" làm khóa luận tốt nghiệp. 2. Mục tiêu của đề tài Kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền nhằm tăng cường công tác quản lý, cung cấp các thông tin chính xác về thực trạng các nguồn thu cũng như sự chi tiêu của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn bằng tiền là điều hết sức cần thiết. Hoàn thiện hơn kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp hiện nay. - Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM. 4. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như sau: Phương pháp tổng hợp - chi tiết, phương pháp so sánh đối chiếu, và các phương pháp khoa học khác. 5. Kết quả nghiên cứu của đề tài Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM, đề tài có được kết quả như sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB đối với vốn bằng tiền. - Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM. - Thứ ba, giải pháp góp phần hoàn thiện KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 6. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của Khóa luận tốt nghiệp được chia thành 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hoạt động KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Chương 3: Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Th.S Nguyễn Trung Lập và các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đà nẵng, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Lê Xuân Trọng CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát Kiểm tra là việc soát xét để đánh giá, phân loại, điều chỉnh các mục tiêu, định hướng. Kiểm soát là soát xét để nắm lấy và điều hành. Kiểm tra, kiểm soát là chức năng cơ bản của quản lý, nó hoà vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, quản lý thay đổi thì kiểm tra cũng thay đổi theo. Cụ thể như sau: - Giai đoạn lập kế hoạch: Kiểm tra hướng vào việc xem xét tính khả thi của dự án có phù hợp với nguồn lực sẵn có hay không, nếu không phù hợp sẽ xây dựng một kế hoạch khác. - Giai đoạn tổ chức thực hiện: Kiểm tra khả năng và sự phù hợp của các bộ phận có liên quan ở giai đoạn này cũng có thể xây dựng lại một kế hoạch mới. - Giai đoạn chỉ đạo thực hiện: Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận có kế hoạch đặt ra hay không. 1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Chức năng kiểm soát luôn tồn tại và chiếm một vị trí quan trọng trong quy trình quản lý, công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống kiểm soát nội bộ ( Internal control system ) của doanh nghiệp. Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể kể đến một vài định nghĩa sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ của chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn ( Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400). Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO ( Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commiission tạm dịch là Uỷ ban của tổ chức tài trợ) có thể được xem định nghĩa thể đầy đủ nhất và chính xác nhất về kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các các nhân khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountants – IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; Bảo đảm việc thực hịên các chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý. Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị. 1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện những sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị. * Báo cáo tài chính đáng tin cậy Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khác quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. * Bảo đảm việc thực các chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. * Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự ra lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần thiết phải quan tâm đến các mục tiêu cụ thể như sau: Cung cấp số liệu đáng tin cậy: Hội đồng quản trị và Ban giám đốc phải thực sự được cung cấp những thông tin chính xác để điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị và ra quyết định chỉ đạo tác nghiệp doanh nghiệp cụ thể đến từng bộ phận, phòng ban, cá nhân thực hiện. Bảo vệ tài sản và sổ sách: Sự bảo vệ tài sản và sổ sách phải được hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc. Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành: Các quá trình kiểm soát trong tổ chức có mục đích là ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nổ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh và ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Khuyến khích sự gắn bó với các chế độ đã đề ra: Hội đồng quản trị và Ban giám đốc xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của doanh nghiệp. Và hệ thống kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đảm bảo hợp lý các nguyên tắc thể thức ấy được tuân thủ và chấp hành nghiêm túc. Tuân thủ luật pháp: Doanh nghiệp phải duy trì một hệ thống ghi sổ đúng đắn để giúp soạn thảo các báo cáo tài chính đáng tin cậy, để ngăn ngừa cá sai sót và gian lận trong kế toán. 1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Tuỳ theo từng góc độ và mục đích khác nhau mà có nhiều cách phân loại khác nhau về kiểm soát nội bộ, chẳng hạn chia kiểm soát nội bộ thành kiểm soát nội bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về tài chính. Nhưng thông thường người ta chia hệ thống KSNB thành 3 yếu tố là: + Môi trường kiểm soát ( Control Enviroment ) + Hệ thống kế toán ( Accounting System ) + Các thủ tục kiểm soát ( Control Procedure ) Các bộ phận này được nhà quản trị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo là các mục tiêu kiểm soát được thoả mãn. Hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Kế hoạch và dự toán Các nhân tố bên ngoài Uỷ ban kiểm soát Chứng từ kế toán Sổ sách kế toán Báo cáo kế toán ñNguyên tắc phân công, phân nhiệm ñNguyên tắc bất kiêm nhiệm ñNguyên tắc uỷ quyền-phê chuẩn HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 2.Sự phê chuẩn 3.Sự đầy đủ 4.Sự đánh giá 5.Sự phân loại 6.Tính đúng kỳ 7.Chuyển sổ và tổng hợp Sơ đồ: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1 Môi trường kiếm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, mức độ hữu hiệu KSNB tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác, được gọi là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu. Xử lý dữ liệu qua các loại hình KSNB, nó chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ phận khác của KSNB. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu: a) Đặc thù về quản lý Thể hiện qua quan điểm, nhận thức, phong cách điều hành, triết lý hành động của nhà quản trị. Nếu người quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực sẽ rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ sẽ thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả. Nếu nhà quản lý hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận, có quan điểm táo bạo và mạnh dạn thì trong những doanh nghiệp này khả năng rủi ro là rất lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của đơn vị khó đi vào nề nếp. Ngược lại, những nhà quản lý bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro thì doanh nghiệp sẽ không nắm bắt được thời cơ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Sự khác biệt vế triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiệu của đơn vị. Việc sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới cũng là một yếu tố tiêu biểu của đặc thù quản lý. Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành luôn muốn tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên thì vấn đề cần chú ý ở đây là phẩm chất, năng lực của người nắm quyền. Ngược lại, với những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị thì vấn đề cần quan tâm là kiểm tra giám soát việc sử dụng quyền lưc. Đặc thù về quản lý còn chỉ vấn đề phân bổ quyền lưc trong đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì trường hợp này rất dể gian lận và khó kiểm soát. Nếu quyền lực được phân chia nhưng không khéo đôi khi sẽ dẫn đến viêc trùng lặp về quyền hạn, kiểm soát không có hiệu lực. b) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của đơn vị thực chất là phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ cấu cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm soát hoạt động, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành quyết định, triển khai quyết định cũng như kiểm tra, giám soát việc thực hiện. Đồng thời, cơ cấu này cũng ngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục và quy chế kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Chính vì vậy, xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Một là, thiết lập được sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị, phải đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Hai là, thực hiện sự phân chia tương đối giữa các bộ phận. c) Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạc, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Con người là nhân tố trung tâm của mọi tổ chức, có ý nghĩa quyết định đến sự thắng lợi của mọi hoạt động. Nếu chính sách nhân sự tốt, nhân viên sẽ vừa có năng lực trình độ vừa có đạo đức sẽ, giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ cán bộ nhân viên yếu kém về năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì cho dù hệ thống KSNB được thiết kế và duy trì một cách đúng đắn vẫn không phát huy hết hiệu quả. Vì thế, chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người – đúng việc, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết tiềm lực của họ và phải có một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên. d) Công tác lập kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ… Đặc biệt, là kiểm toán kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Việc lập và thực hiện nếu được tiến hành khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Bởi vì người quản lí có thể so sánh thực tế với kế hoạch, nhận biết rõ những chênh lệch trọng yếu, phát hiện những vấn đề bất thường và có hành động điều chỉnh, xử lí kịp thời. e) Uỷ ban kiểm toán: Ở nhiều quốc gia, các Công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải thành lập uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, đây là uỷ ban gồm một số thành viên trong và ngoài hội đồng quản trị, thường có 3-5 người, không tham gia vào việc điều hành của đơn vị. Uỷ ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua một số nhiệm vụ và quyền hạn như: Giám sát sự chấp hành các quy định của nhà nước; Giám sát việc lập báo cáo tài chính; Giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức năng quan trọng trên nên sự hữu hiệu của Uỷ ban kiểm toán ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. f) Các nhân tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp không những gồm các nhân tố bên trong nói trên mà còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài, vượt ra khỏi sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát của đơn vị. Điển hình, sự kiểm soát của cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước. 1.1.4.2 Hệ thống kế toán Kế toán là một môn khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng quan tâm. Chức năng kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống thông tin kế toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống có vai trò xác định, thu thập, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát như đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ thống kế toán. Hệ thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: - Tính có thực ( Valiadity ): Các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ sách phải thực sự đã xảy ra. - Sự phê chuẩn ( Authorization ): Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn theo đúng sự phân công, phân nhiệm trước khi thực hiện. - Tính đầy đủ ( Complentenness): Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào các chứng từ có liên quan. - Sự đánh giá ( Valuation ): Việc tính toán cũng như các phương pháp tính toán phản ánh theo đúng sự phân loại đó. - Đúng kỳ ( Timing ): Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ kế toán - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác ( Posting and summrization ): Việc chuyển sổ và tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị. Để đảm bảo hệ thống kiểm soát vững mạnh thì hệ thống thông tin kế toán cần phải phát huy vai trò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn hạch toán như sau: a) Lập chứng từ: Lập chứng từ thể hiện chức năng tiền kiểm, trong giai đoạn này chứng từ phải đảm bảo phản ánh trung thực các nghiệp vụ phát sinh, chứng từ cần phải lập đúng, đủ, nghiêm túc, tuân thủ triệt để các qui trình phê duyệt và giám sát nghiệp vụ. b) Ghi sổ kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lí số liệu, cung cấp thông tin cho báo cáo tài chính, sổ sách kế toán là công cụ để kiểm soát, bảo vệ tài sản vì thế cần phải được mở đầy đủ, ghi chép kịp thời và là cơ sở để kiểm tra, truy cập ngược lại chứng từ cần thiết. c) Lập báo cáo tài chính: Là giai đoạn hạch toán cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, kế toán cần phải tổng hợp, cân đối và đối chiếu để đảm bảo sự chính xác của số liệu. Qua các thông tin thể hiện trên các báo cáo có thể phân tích, phát hiện những mâu thuẫn, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và xử lí kịp thời. 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập và thực hiện. Tuỳ thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị nhằm bảo đảm cho nghiệp vụ diễn ra được giám sát chặt chẽ và xử lí kịp thời. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị Kiểm tra tính chính xác của số liệu tính toán . Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán Giới hạn việc tiếp cận với các tài sản và các tài liệu kế toán Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán và kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên 3 nguyên tắc: a) Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Nguyên tắc trình bày: Công việc và trách nhiệm cần phải được phân công rõ ràng cho các cá nhân hoặc bộ phận trong đơn vị. Đồng thời không có một cá nhân hoặc một bộ phận nào trong đơn vị được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là: Trong một chế độ nhiều người cùng tham gia vào một nghiệp vụ thì khi có sai sót xảy ra sẽ dễ phát hiện, ngăn ngừa được sai phạm. Tuy nhiên với nguyên tắc này, cần tránh hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung sẽ dẫn đến lạm quyền, trái lại quá phân tán sẽ dẫn đến những quyết định không kịp thời của các nhà quản lí. b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nội dung nguyên tắc qui định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm cố ý lẫn vô ý. Việc phân công công việc và trách nhiệm cần có sự tách biệt đối với một số trường hợp sau: Chức năng phê duyệt, giám sát VD: Giám đốc, Kế toán trưởng Thực hiện nghiệp vụ VD: Nhân viên bán hàng; mua hàng Ghi sổ kế toán về tài sản của đơn vị VD: Kế toán tiền, vật tư… Chức năng giữ tài sản của đơn vị VD: Thủ quỹ, bảo vệ ... c) Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Uỷ quyền là việc cấp trên giao cho cấp dưới thực hiện một số công việc nhất định trong pham vị quyền hạn được giao. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp và cấp trên vẫn duy trì một sự kiểm tra nhất định. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết trong phạm vi quyền hạn đươc giao. Sự phê chuẩn được chia làm hai loại: - Sự phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Chẳng hạn: Phê chuẩn đơn đặt hàng, phiếu nhập kho…. - Sự phê chuẩn chung đươc thực hiên thông qua việc xây dựng các chính sánh chung về những hoạt đông cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ như việc quyết định bảng giá sản phẩm, hạn mức tín dụng cho khách hàng….. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: Việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. * Chứng từ và sổ sách đầy đủ Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp cho việc chuyển giao thông tin trong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ bản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau: - Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ và sổ sách kế toán cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận. - Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải thực hiện một cách khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt trong ghi chép. - Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của Nhà nước và có tính năng kiểm soát và có tính năng kiểm soát. - Sổ sách cần được đóng chắn chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt… - Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loịa sổ sách kế toán tại đơn vị. - Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra Báo cáo tài chính. - Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện cho việc truy cập. Nói cách khác, khi chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền. * Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất. Ví dụ như xây dựng nhà kho, hầm tiền, sử dụng két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa cho phép của người quản lý. Ví dụ như ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính… * Kiểm soát độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soat viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhăm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.2 Kiểm soát nội bộ về khoản mục vốn bằng tiền Vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán nhanh của công ty. Nó ảnh hưởng đến hoạt động của công ty trong thời gian ngắn. Khoản mục vốn bằng tiền là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ…Những sai phạm ở khoản mục khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại. Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác. Mặt khác, tiền là tài sản được ưu chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và do đó rủi ro tiềm tàn cao nên cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ bên cạnh việc lựa chọn một nhân viên kế toán có đạo đức nghề nghiệp. 1.2.1 Nội dung và đặc điểm của vốn bằng tiền Tiền mặt, bao gồm các chi tiết là tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu, ngoại tệ và vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Đối với những công ty hoạt động ở nhiều địa điểm, tài khoản quỹ tiền mặt được mở chi tiết cho từng chi nhánh. Số dư cuối cùng của tài sản quỹ tiền mặt thường đươc đối chiếu và điều chỉnh theo biên bản kiểm kê quỹ. Tiền gửi ngân hàng, thường được chia thành các chi tiết là tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mỗi doanh nghiệp có chể mở nhiều tài khoản ở những ngân hàng khác nhau tại các địa phương hoạt động. Số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trình bày theo bảng cân đối kế toán phải được đối chiếu và điều chỉnh theo sổ phụ của ngân hàng. Tiền đang chuyển, gồm các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ mà doanh nghiệp đã nộp cho ngân hàng, kho bạc nhà nước hay đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng, hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để trả cho các đơn vị khác, nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo nợ hay bảng kê của ngân hàng, hoặc giấy báo của kho bạc. 1.2.2 Các căn cứ, yêu cầu và nguyên tắc KSNB vốn bằng tiền a) Căn cứ của việc kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền - Các chính sách chế độ liên quan đến quản lý vốn bằng tiền, những quy đinh về mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, quy định về phát hành séc, về quản lý và hạch toán ngoại tệ…v.v… - Các quy định của Hội đồng quản trị (hay ban giám đốc) đơn vị về trách nhiệm và thủ tục phê chuẩn, xét duyệt chi tiêu vốn bằng tiền: quy định về phân công trách nhiệm giữ quỹ, kiểm kê, đối chiếu… - Báo cáo tài chính. - Các chứng từ, tài liệu về thu, chi, chuyển tiền …và sổ kế toán các tài khoản vốn bằng tiền (số tổng hợp, sổ chi tiết, tài liệu, sổ kế toán khác có liên quan). Và để hạn thế những sai sót có thể xảy ra, các đơn vị cần thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản vốn bằng tiền, hệ thống này có thể chia thành hai loại: + Kiểm tra về chu trình các nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền. + Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng. b) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền - Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đủ, và gửi vào ngân hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất. - Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt và phải được ghi chép đúng đắn. - Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi tra các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, và không tạo khả năng sinh lợi. c) Các nguyên tắc chung của việc KSNB đối với vốn bằng tiền Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính: Thực tế tại một số công ty để giảm thiểu gian lận, đơn vị phân công hai nhân viên khác nhau phụ trách nộp tiền cho ngân hàng và ghi sổ. Thế nhưng nếu cả hai thông đồng với nhau thì sự phân nhiệm này sẽ không còn ý nghĩa. Tại sao như vậy? Thiết nghĩ sẽ không thể có kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi mà các nhân viên không đủ khả năng, hoặc không liêm chính cố tình gian lận. KSNB thực chất là kiểm soát con người. Do vậy, nhân viên có khả năng và liêm chính là một yếu tố cơ bản để đảm bảo cho kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu. Áp dụng nguyên tắt bất kiêm nhiệm: Tại các đơn vị có sự phân công như sau: + Nhân viên A phụ trách duyệt chi mua hàng. + Nhân viên B ghi nhận hành vi mua vào sổ sách kế toán. + Nhân viên C sẽ phụ trách nhận hàng và ghi phiếu nhập kho. + Nhân viên D so sánh giữa số hàng hoá thực có qua kiểm kê định kỳ với sổ sách. Sở dĩ cần nhiều nhân viên tham gia trong một chu trình vì không thể cho phép bất cứ người nào được tham gia giải quyết các chức năng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc nghiệp vụ, mà phân công cho nhiều người khác nhau thực hiện, đó là các chức năng chuẩn y nghiệp vụ; ghi chép vào sổ sách kế toán; kiểm kê, đốichiếu các số liệu ghi trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế.đặt biệt là bất kiêm nhiệm giữa kế toán với thủ quỹ. Tập trung đầu mối thu: Nên hạn chế tối đa số lượng người nắm giữ tiền, chỉ cho phép một số ít nhân viên được thu tiền. Càng ít nhân viên thu tiền, gửi tiền càng thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Ghi chép tức thời và đầy đủ số thu: Là phân công cho một nhân viên ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thu tiền ngay vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hằng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ với kế toán, và nộp ngay số thu trong ngày cho ngân hàng, cần phân công cho một nhân viên độc lập so sánh giữa tổng số thu trên chứng từ, với số thu đã ghi vào sổ sách kế toán. Có biện pháp khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai thu tiền. Thực hiện tối đa những khoản chi bằng._. tiền gửi ngân hàng, hạn chế tiền mặt. Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. Giữa sổ cái và sổ phụ về số dư, số phát sinh của tài khoản tiền gửi ngân hàng. Giữa tài khoản quỹ với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. 1.2.3 Rủi ro liên quan đến việc thu - chi tiền - Kiểm soát tiền mặt: Tiền mặt có thể sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp. - Đối chiếu ngân hàng: Công ty có thể không ngăn chặn hoặc có thể phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi. - Kiểm soát nhân viên chuyển khoản, rút tiền ngân hàng mà không được phép: Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền gửi ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý đến chứng từ mà người đó ký. 1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với việc thu tiền Việc định dạng những yếu kém trong hệ thống kiểm soát làm tăng khả năng gian lận trong thu tiền được xem là những công việc trọng tâm. Theo hướng đó những trình tự kiểm soát chủ yếu được áp dụng vào việc xác định khả năng bỏ sót các khoản thu tiền trong phương thức thanh toán trực tiếp, trong phương thức thanh toán qua ngân hàng, trong các khoản thanh toán kéo dài, và trong các khoản không thu được tiền hàng. Trong phương thức thu tiền mặt trực tiếp rất khó phát hiện các khoản tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ. Thủ tục kiểm toán nội bộ hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng là quy định rõ việc chuyển các khoản tiền thu trực tiếp tại công ty vào tài khoản ngân hàng. Trong phương thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp tiền nộp vào ngân hàng cần đặc biệt chú ý tới các chứng cứ thu tiền. Khi bán hàng theo phương thưc nhờ ngân hàng thu tiền, các giấy báo của ngân hàng là các chứng cứ quan trọng. Về nguyên tắc, giấy báo này của ngân hàng được gửi cho công ty thường xuyên theo từng nghiệp vụ phát sinh. Kế toán giao dịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo. Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo. Trên cơ sở đó, thực hiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo, giữa số dư đầu kỳ của giấy báo sau với số dư cuối kỳ của giấy báo trước liền giữa số dư của giấy báo cuối kỳ với số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên sổ cái. KSNB đối với việc thu tiền nhằm hướng đến đáp ứng các mục tiêu: Mục tiêu KSNB thu tiền Công việc KSNB chủ yếu về thu tiền Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận (Có căn cứ hợp lí) -Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. -Ký tắt ngay sau các giấy tờ chứng minh đã được lập bảng kê, phiếu thu. -Các phiếu thu, uỷ nhiệm thu, biên lai phải đính kèm các giấy tờ chứng minh. -Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng. Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn; phiếu thu tiền đươc đối chiếu và ký duyệt (Sự phê chuẩn) -Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, theo khối lượng hàng mua. -Duyệt các khoản chiết khấu -Các phiếu thu, bảng kê phải có chữ kí của người nộp, người lập và người nhận tiền. -Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền.(Tính đầy đủ) -Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. -Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. -Kiểm tra độc lập việc ghi sổ -Trực tiếp xác nhận sét thu tiền. Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã đều đúng với giá hàng bán.(Sự đánh giá) -Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền. -Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (Sự phân loại) -Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. -Xem xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian. -Qui định rõ việc cập nhập các khoản tiền vào quỹ và vào sổ. -Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng -Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. -Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. -Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ 1.2.5 KSNB đối với việc chi tiền Quá trình hoạt động của bất kỳ một công ty nào cũng có những khoản chi tiêu, chi tiêu nguyên vật liệu, thiết bị, luơng và các loại dịch vụ khác. Những khoản chi tiêu này tạo cho công ty có nghĩa vụ phải thanh toán ngay bằng tiền hoặc sẽ trả trong thời gian tới. Quá trình thanh toán phải giải quyết và kiểm soát những nghĩa vụ này. Khi những nghĩa vụ này được giải quyết thì quá trình thanh toán tiến gần tới quá trình chi tiêu. Quá trình hoạt động của công ty tạo ra quá trình thanh toán, kiểm soát quá trình này được coi là kiểm soát tài chính. Kiểm soát tài chính quan tâm đến mức độ chính xác và đúng thời hạn của các nghĩa vụ này, tính phù hợp và hợp pháp của các nghĩa vụ và các thủ tục giấy tờ qua đó gian đoạn cuối cùng là thanh toán được thiết lập. Quá trình thanh toán bao gồm hoạt động theo các nhóm sau: Thứ 1: các hoạt động tạo ra các khoản phải trả. Chúng ta phải kiểm soát những khoản phải trả như nhế nào và xác định giá trị pháp lý của các khoản phải trả như thế nào? Thứ 2: có rất nhiều hoạt động quản lý các khoản phải trả đang tồn tại, nhưng vấn đề gì gặp phải khi ghi chép và kiểm soát. Cuối cùng, các hoạt động chuẩn bị thủ tục cho thanh toán riêng rẽ từ đó đảm bảo kiểm soát các khoản thanh toán thưc tế. Cụ thể, KSNB đối với việc chi tiền nhằm hướng đến đáp ứng các mục tiêu: Mục tiêu KSNB chi tiền Công việc KSNB chủ yếu về chi tiền Các khoản thanh toán ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ thực tế nhận được (Có căn cứ hợp lý) -Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với người ký phiếu chi và các chứng từ thanh toán. -Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện. -Kí tắt ngay sau các giấy tờ chứng minh đã lập phiếu chi, uỷ nhiệm chi. -Sự kiểm soát nội bộ. Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn) -Sự phê chuẩn các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ (Tính đầy đủ) -Phiếu chi và các chứng từ thanh toán (séc, uỷ nhiệm chi) được đánh số trước và theo dõi. -Bảng đối chiếu với ngân hàng được lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt hoặc thanh toán . Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng đắn (Sự đánh giá) -Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền. -Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện. Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn (sự phân loại) -Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ. -Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại. Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng lúc (Tính đúng hạn) -Doanh nghiệp có các thủ tục quy định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã được thực hiện. -Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Các khoản thanh toán được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hoạch toán tổng hợp (Chuyển sổ và tổng hợp) -Định kỳ phải có sự đối chiếu giữa các sổ theo dõi do một nhân viên ghi hoặc các sổ của nhiều nhân viên có liên quan. -Kiểm tra nội bộ. 1.2.6 Kiểm soát số dư vốn bằng tiền Kiểm soát vốn bằng tiền ngoài việc đề cập đến 2 nghiệp vụ chính là thu tiền và chi tiền còn phải kiểm soát số dư tiền. Nếu như đơn vị có khả năng kiểm soát tốt nghiệp vụ thu tiền và chi tiền thì việc kiểm soát số dư tiền này sẽ đơn giản hơn nhiều. Số dư tiền này thể hiện ở số dư trên tài khoản đơn vị mở ở ngân hàng và số dư tiền mặt tại quỹ. *Đối với lượng tiền mặt tại quỹ - Cần trang bị các két sắt an toàn; thiết bị chống trộm tinh vi. - Nếu có điều kiện nên mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp đối với tiền vì đây cũng là tài sản dễ cháy, bị trộm. - Nên giữ tiền ở mức tối thiểu: Đơn vị căn cứ vào nhu cầu chi tiêu để quy định một mức tồn quỹ tối đa, vượt qua giới hạn này đơn vị phải gửi tiền vào ngân hàng. - Tuy nhiên khi số dư của quỹ này thấp hơn mức tối thiểu, thủ quỹ sẽ nhận được một chi phiếu rút tiền ở ngân hàng, chi phiếu này phải có số tiền bằng đúng số tiền nhập quỹ và bằng số ghi giảm cuả tài khoản ngân hàng. - Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm kê quỹ đối chiếu với sổ quỹ. - Đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ Cái với sổ Quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập. *Đối với số dư trên tài khoản ngân hàng Thủ tục kiểm soát trong trường hợp: Số dư tiền trên sổ sách không đúng với số dư tiền thực tế ở ngân hàng. Kế toán ngân hàng lập bảng điều hoà số dư tiền gửi ngân hàng để hàng tháng đối chiếu với số dư thực tế ở ngân hàng. Thực hiện việc điều chỉnh tất cả các khoản mục gây ra chênh lệch giữa số dư trên sổ sách và số dư của ngân hàng, kiểm tra tính đúng đắn và xác định nguyên nhân. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP VNECO.SSM 2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM a) Quá trình hình thành công ty Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay, với mục tiêu đưa nước ta từ một nước nông nghiệp thành một nước công nghiệp, chính vì vậy đòi hỏi điện lực phải đi đầu một bước. Nhu cầu về xây dựng đường dây, các trạm biến áp... luôn là một vấn đề cấp thiết mà Đảng và Nhà Nước ta quan tâm hàng đầu. Là một doanh nghiệp Nhà Nước, Công ty xây lắp điện 3 đã thành lập Nhà máy chế tạo kết cấu thép Đà Nẵng nhằm sản xuất các sản phẩm công nghiệp để xây dựng các công trình truyền tải và các công trình khác. Nhà máy chế tạo kết cấu thép Đà Nẵng được thành lập ngày 31 tháng 8 năm 2001 và chính thức đi vào hoạt động ngày 01 tháng 12 năm 2001 với số Vốn pháp định là 36.000.000.000 VNĐ; Vốn đầu tư là 50.560.000.000 VNĐ. Công tác cổ phần hoá và phát triển Doanh nghiệp của Nhà nước, ngày 25 tháng 10 năm 2004 Nhà máy đã được cổ phần hoá. Quyết định của Bộ công nghiệp đổi tên Nhà máy chế tạo kết cấu thép thành Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép Đà Nẵng. Đến ngày 21 tháng 3 năm 2006 để phù hợp với hoạt động của Tổng công ty nên Hội đồng quản trị thông qua Đại hội đồng cổ đông và quyết định đổi tên thành Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM là đơn vị thứ 3 trực thuộc Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam, có dây chuyền mạ kẽm nhúng nóng tiên tiến của Đức chế tạo vào thế kỷ 21. Nhà máy được xây dựng trong khu công nghiệp Hoà Khánh, quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng cách quốc lộ 1A 450 mét về phía tây. Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM ra đời thừa hưởng những kinh nghiệm lâu năm trong việc sản xuất các sản phẩm cơ khí mạ kẽm nhúng nóng của hai xí nghiệp tại Vinh và Quy Nhơn ra đời từ những năm 1995 là các đơn vị trực thuộc Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam. Trong những năm đầu đi vào hoạt động, Công ty đã có những ưu thế đặc biệt so với các đơn vị sản xuất cùng ngành, các sản phẩm sản xuất ra của Công ty phần lớn là để đáp ứng công trình, hạng mục công trình về truyền tải điện, các trạm biến áp,...cho Tổng Công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam và các đơn vị khác thuộc Tổng Công ty. Bên cạnh đó, quá trình tái kiến thiết lại các công trình xây dựng, thành lập các công ty, Nhà máy,....để sản xuất kinh doanh rất cần đến sản phẩm của đơn vị. Vì vậy, ngoài việc thực hiện tốt nhiệm vụ Tổng Công ty giao, đơn vị còn tìm kiếm các bạn hàng nhằm khai thác tối đa công suất sử dụng máy móc, giảm thiểu các chi phí cố định trên một sản phẩm, từ đó tăng thêm thu nhập cho Công ty. Bên cạnh sự hiện đại về quy trình công nghệ, Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM còn có một đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, các công nhân lành nghề được đào tạo tạI các trường kỹ thuật chuyên ngành có tay nghề thành thạo. Các sản phẩm được sản xuất trong hệ thống chất lượng tin cậy, luôn đảm bảo sự hài lòng đối với khách hàng. Với phương châm “ Chất lượng bắt đầu ở khách hàng và kết thúc ở khách hàng”, Nhà máy luôn cải tiến chất lượng sản phẩm và phương thức phục vụ, tôn trọng mọi yêu cầu của khác hàng. Trụ sở chính và xưởng sản xuất Địa chỉ: Khu công nghiệp Hoà Khánh, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 84.511.732775 – 732777 – 732779 Fax: 84.511.732489 Email: pcc3ssm@dng.vnn.vn Website: www.pcc3ssm.com.vn b) Quá trình phát triển công ty Từ khi thành lập đến nay, tuy thời gian ngắn nhưng công ty không ngừng vươn lên trong nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý và chỉ đạo của Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc, cùng lãnh đạo các phòng ban. Để thấy rõ hơn điều đó, ta có thể xem xét các chỉ tiêu qua hai năm của công ty như sau: CHỈ TIÊU ĐVT 2005 2006 CHÊNH LỆCH Giá trị % Doanh thu Triệu đồng 88.480 92.726 4.246 4,58 LNTT Triệu đồng 1.050 1.235 185 17,62 Số lao động Người 260 265 5 0.02 Thu nhập bình quân Triệu đồng 1 725 1750 25 0.01 Vốn chủ sở hữu Triệu đồng 435,247 695,530 260,283 59.8 Từ bảng số liệu ta có thể thấy được tình hình tài chính của doanh nghiệp qua hai năm thực sự có nhiều tiến bộ. Về chỉ tiêu doanh thu: năm 2006 đạt 92.726 Triệu đồng tăng so với năm 2005 là 4.246 Triệu đồng tương đương với 4,58%. Đồng thời với mức tăng của doanh thu thì chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế năm 2006 tăng cao so với năm 2005. Giá trị tăng thêm là 185 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ là 17,62%. Đây quả là sự tiến bộ rõ rệt của công ty. Điều này cho thấy trong năm 2006 Công ty đã có kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý và thực hiện kế hoạch tốt ngay từ đầu đồng thời, doanh nghiệp thực sự đã giảm thiểu nhiều khoản chi phí. Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2006 so với năm 2005 tăng 260,283 triệu đồng, tương ứng với 59.8%. Qua đó thể hiện được sự tự chủ về tài chính của đơn vị. Như vậy, chỉ sau hai năm cổ phần hoá công ty thực sự đã chủ động được nguồn vốn kinh doanh. Tình hình tài chính ổn định, kết quả kinh doanh năm sau cao hơn năm trước. Những điều này chứng tỏ công ty đã có những hướng đi đúng trong tương lai, công ty cần tiếp tục phát huy hơn nữa. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. a) Chức năng Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM là công ty cổ phần hạch toán độc lập trong mô hình công ty mẹ - công ty con, công ty mẹ là Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam. - Góp phần cho công cuộc Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, trước hết là ngành xây dựng và đặc biệt là đáp ứng nhiệm vụ xây dựng công trình điện của Công ty. - Xác lập mối quan hệ làm việc khoa học của bộ máy quản lý điều hành nhằm hoàn thiện nhiệm vụ được giao với kết quả cao nhất. - Tăng cường xây dựng mối đoàn kết thân ái, phát huy tính dân chủ, nâng cao tinh thần làm việc hăng say và có trách nhiệm cao của mỗi cán bộ công nhân viên trong quá trình xây dựng và phát triển Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép. b) Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty - Hoàn thành chỉ tiêu Nhà nước đề ra như nộp ngân sách, thuế, BHXH,... - Cải thiện và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, không ngừng đầu tư để nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị. - Đào tạo đội ngũ cán bộ, tạo điều kiện nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên nhằm mục đích đào tạo họ thành những người lao động giỏi, cán bộ tài năng từ đó phục vụ tốt hơn cho Công ty để ngày càng phát triển. 2.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM chuyên thiết kế, chế tạo các sản phẩm cơ khí sau: Cột thép dạng lưới cho các đường dây truyền tải điện Kết cấu thép cho các trạm biến áp điện Các kết cấu thép khác Khung nhà tiền chế dùng cho nhà công nghiệp Dịch vụ mạ kẽm nhúng nóng Xây lắp đường dây và trạm biến áp điện Đặc biệt năng suất gia công lớn và độ chính xác cao được đảm bảo nhờ hệ thống máy cắt đột liên hợp thép hình đều cạnh điều khiển tự động của Pháp. Tiến xa hơn nữa trong công nghệ mạ kẻm nhúng nóng bảo vệ sự ăn mòn cho vật liệu thép, Công ty có dây chuyền mạ kẽm nhúng nóng đồng bộ, xử lý môi trường hiện đại của Cộng hoà liên bang Đức sản xuất và chuyển giao công nghệ tạo sản phẩm mạ kẽm nhúng nóng đạt tiêu chuẩn quốc tế, với công suất 12.000 tấn / năm. Công ty có thể mạ được các sản phẩm thép thanh, kết cấu thép hình, tấm, ống,…, với kích thước dài nhất 12 mét, cao 1,2 mét và rộng 1 mét. 2.2 Công tác kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty 2.2.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý a) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng và có sự phối hợp giữa các bộ phận. Đặc điểm của mô hình này là người chỉ huy trực tuyến ( Giám đốc) được sự giúp đỡ bởi các tuyến tham mưu ( Phòng, Ban, Phó giám đốc ) trong việc điều hành, xác định những giả pháp tốI ưu cho những vấn đề quản lý phức tạp, nhưng quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc. Về cơ cấu tổ chức sản xuất ở Công ty hiện nay thành lập 3 phân xưởng: Phân xưởng cơ khí, phân xưởng mạ kẽm, phân xưởng đóng kiện và Công ty còn thành lập Đội xây lắp đường dây và trạm. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật –Đại diện lãnh đạo chất lượng Phó giám đốc Kinh doanh Tổ KCS P.kỹ thuật P. Kinh doanh Phòng TCLĐ - HC Phòng TC- KT Đội xây lắp đường dây và trạm PX Cơ khí PX đóng kiện PX Mạ kẽm Quan hệ trực tuyến Ghi chú: Quan hệ chức năng b) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban - Giám đốc: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền hạn quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo, theo dõi công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán. - Phó giám đốc kinh doanh: Tổ chức quản lý và kiểm tra hoạt động của phòng kinh doanh, phòng tổ chức lao động và hành chính. Tham mưu cho cho giám đốc để phát triển doanh nghiệp, thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi được ủy quyền khi giám đốc đi vắng. - Phó Giám Đốc kỹ thuật: Tổ chức kiểm tra, quản lý hoạt động của tổ KCS và phòng kỹ thuật. Tham mưu cho giám đốc về chất lượng sản phẩm sản xuất, thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của đơn vị khi giám đốc đi vắng trong phạm vi được ủy quyền. - Phòng Tổ chức lao động hành chính: tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức hành chính, thực hiện các chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao động. Sắp xếp, bố trí lao động trong các phân xưởng sản xuất, xây dựng nội quy về lao động, thực hiện chính sách lao động, công tác hành chính văn phòng. - Phòng Tài chính-kế toán: tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tài chính của Công ty. Theo dõi, quản lý các loại tài sản, nguốn vốn, ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp và báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của Công ty cho lãnh đạo để có định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng Kỹ thuật: tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh và đầu tư xây dựng chi phí bản nội bộ, mua sắm máy móc thiết bị, kiểm tra về mặt kỹ thuật các sản phẩm. - Phòng Kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong ngắn hạn và dài hạn. - Tổ KCS: tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Các phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm đã đề ra. Thực hiện các nội quy, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc thiết bị. Sử dụng nguyên liệu, nhiên liệu trong định mức, đề xuất các sáng kiến từ quá trình sản xuất. Ngoài ra, các quản lý phân xưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời tình hình của phân xưởng lên cấp trên. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM, có thể thấy Ban giám đốc Công ty thực sự là những người có kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động. Ban giám đốc công ty luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, cụ thể là sản xuất kinh doanh các sản phẩm đã đăng ký, tuân thủ pháp luật. Giám đốc đã đưa ra một chính sách chất lượng phổ biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ công nhân viên, người lao động để mọi người hiểu và phối hợp thực hiện, Giám đốc cũng cam kết thực hiện chính sách này. Tại công ty các phương án kinh doanh được chấp nhận là những phương án kinh doanh đã được Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị thông qua phương án do Tổng công ty giao. Đối với báo cáo tài chính của công ty, trong trường hợp cơ quan pháp luật có yêu cầu kiểm toán, thì báo cáo tài chính hằng năm phải được tổ chức kiểm toán độc lập xác nhận trước khi Đại hội đồng cổ đông xem xét thông qua. Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, các công nhân lành nghề được đào tạo tại các trường kỹ thuật chuyên ngành có tay nghề thành thạo. Với đặc thù về hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi hàm lượng công nghệ kỹ thuật cao, ứng dụng khoa học hiện đại, quy mô kinh doanh đa dạng và các sản phẩm được sản xuất ra trong hệ thống chất lượng tin cậy, luôn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, mục tiêu của Công ty là phải xây dựng cho được một đội ngũ cán bộ công nhân viên mạnh cả về số lượng và chất lượng. Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức lao động hành chính của Công ty thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ của các can bộ công nhân viên để đề bạt, bổ nhiệm, bãi nhiệm, sắp xếp, sử dụng phù hợp với khả năng từng người. Quan tâm đến tình hình sức khoẻ, tạo điều kiện thuận lợi trong đời sống sinh hoạt và không khí làm việc thoải mái cho người lao động. Công ty có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc với các đơn vị, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng thiết bị, an toàn bảo hộ lao động… Nhưng đối với các đơn vị, các nhân có thành tích hoạt động xuất xắc, có sáng kiến cải tiến kỷ thuật, hoàn thành tốt kế hoạch… thì công ty luôn khen thưởng, động viên kịp thời. 2.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Công ty a) Tổ chức bộ máy kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty dựa trên các cơ sở sau: - Thứ nhất: phải gọn nhẹ, khoa học, phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty. - Thứ hai: nhằm phát huy được vai trò của công tác kế toán về cung cấp thông tin cho quản lý, về phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả thu được, về giám sát, quản lý tài sản và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.... Dựa vào các yêu cầu trên, bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo kiểu tập trung, biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và giá thành, TSCĐ, Công nợ phải thu, phải trả Kế toán tiền mặt, Ngân hàng, Vật tư Kế toán tiền lương, thuế, tạm ứng Thủ quỹ Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b) Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo, chịu trách nhiệm quản lý điều hành, tổ chức thực hiện công tác tại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính, thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát thu chi tài chính theo quy chế tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ kế toán tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước, lập kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng của đơn vị và phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp và giá thành, TSCĐ, công nợ phải thu phải trả kiêm Phó phòng Tài chính - Kế toán: Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, phụ trách các thành phần trên, lập Báo cáo quyết toán hàng năm, quý, lập Báo cáo nhanh theo yêu cầu của Giám đốc, kiểm tra đối chiếu với các thành phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh tính lãi, lỗ. Ngoài ra còn theo dõi, hạch toán các khoản nợ của Công ty với các đối tượng bên ngoài và theo dõi sự biến động về tài sản của công ty, thực hiện trích khấu hao tài sản cố định trong kỳ. Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng và vật tư: Theo dõi các khoản tiền gửi Ngân hàng và các khoản vãng lai khác, nhận công văn đến, công văn đi, đối chiếu công nợ và một số việc khác. Giao dịch với Ngân hàng đối với các xí nghiệp liên quan đến các khoản vay Ngân hàng. Kiểm nhận theo dõi vật tư nhập, xuất, tồn trong kỳ. Kế toán tiền lương, thuế: Cuối tháng tính tiền lương, phụ cấp và các khoản BHXH, BHYT cho cán bộ công nhân viên. Theo dõi kê khai quyết toán thuế với Cục thuế. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quản lý tiền mặt của công ty, thực hiện việưc thu chi trực tiếp với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty khi có chứng từ đã có đầy đủ chữ ký. Lập sổ quỹ và cuối kỳ báo cáo về việc thu chi tiền mặt với cấp quản lý. c) Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ Hình thức kế toán là cách xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán trong hệ thống kế toán hay nói cách khác đó là công việc sắp xếp, tổ chức sổ sách kế toán gồm số lượng, kết cấu, quy trình ghi chép và đồng thời xác định mối quan hệ giữa các loại sổ. Để đáp ứng được tính nhiều mặt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa theo dõi tổng hợp, vừa thể hiện chi tiết mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đã vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để tổ chức công tác kế toán của Công ty. Các loại sổ sách mà Công ty sử dụng là: các loại bảng kê như: bảng nợ, vật tư, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; các phiếu kế toán..... Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM áp dụng hình thức kế toán : "Chứng từ - ghi sổ" Sơ đồ & trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ thẻ chi tiết TK Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu d) Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thực hiện như sau: Hàng ngày, từ chứng từ gốc tiến hành phân loại, tổng hợp lập Chứng từ - ghi sổ, hoặc có truờng hợp từ chúng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập Chứng từ - ghi sổ. Đồng thời, những chứng từ gốc có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết còn được ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Từ Chứng từ -ghi sổ đã được lập, ghi vào sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ, sau đó từ chứng từ - ghi sổ ghi vào Sổ cái các TK có liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu các sổ chi tiết; Căn cứ vào Sổ cái lập bảng Cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản có liên quan trên Bảng Cân đối tài khoản và đối chiếu tỏng cộng trên sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên Bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế toán. 2.2.2 Công tác kế toán vốn bằng tiền Sau khi các chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền đã được kiểm tra phê duyệt, nếu: + Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Các chứng từ được chuyển đến Kế toán Tiền mặt làm căn cứ lập phiếu chi, thủ quỹ viết phiếu thu. Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ghi rõ họ, tên và địa chỉ người nộp tiền. Dòng “lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, thu tiền hàng của CBTT…Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính…Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. Thông thường, phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên (liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3:nội bộ). ( Phụ lục 1 ) Phiếu chi phải được kế toán trưởng, giám đốc công ty xem xét, ký duyệt chi trước khi xuất quỹ và phiếu chi được lập thành 2 liên. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Đồng thời, thủ quỹ cũng phải ghi ký tên và ghi rõ tên vào phiếu chi. ( Phụ lục 2) +Hình thức thanh toán bằng TGNH: Các chứng từ được gởi đến TGNH làm căn cứ lập uỷ nhiệm thu (chi) thành 2 liên (liên 1: Lưu, liên 2: Gửi ngân hàng) Bộ chứng từ sau khi được kế toán trưởng và giám đốc phê chuẩn được chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng làm cơ sở thu (chi) tiền. Đây là giai đoạn đầu nhưng là khâu kiểm soát đầu tiên quan trọng. Các chứng từ được lập đúng và tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu sẽ giúp ngăn ngừa sai phạm trước khi nghiệp vụ được ghi sổ. Kế đến kế toán sẽ tập hợp, phân loại chứng từ, xác lập định khoản, ghi sổ để chuẩn bị cung cấp thông tin. Sau khi Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng nhận bộ chứng từ từ thủ quỹ hoặc nhận giấy báo của ngân hàng, có trách nhiệm phân loại, xác lập định khoản và ghi vào các sổ tương ứng: sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng, Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng có trách nhiệm lưu chứng từ tiền mặt và lưu chứng từ tiền vay tiền gửi theo từng ngân hàng. Hiện nay, tiền của công ty được quản lý và cất trữ dưới 2 dạng: tiền gửi tại hệ thống các ngân hàng và tiền mặt tại quỹ. Các ngân hàng ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang dọc còn lập nguyên một phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát đã ngăn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro sai sót mất mát, tiền của công ty luôn được đảm bảo an toàn. Tại văn phòng công ty, phòng thủ quỹ được bố trí tách biệt khỏi phòng kế toán, có trang bị két đựng tiền, máy đếm tiền, máy tính và bàn bero có kính ngăn cách, một hệ thống cửa kéo phụ cùng cửa gỗ có khoá đảm bảo an toàn để bảo vệ tài sản tiền được tốt nhất. Định kỳ, khoảng 6 tháng một lần, việc kiểm kê quỹ tiền mặt, TGNH được tiến hành đồng loạt tại văn phòng công ty. Đối với tiền mặt, khi tiến hành kiểm kê phải thành lập ban kiểm kê trong đó thủ quỹ và kế toán tiền mặt là các thành viên. Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải lập xong “Báo cáo quỹ tiền ._.ể kiểm tra theo định kỳ các tình trạng của tất cả các khoản thu, những gì xảy ra thường xuyên là các khoản thu này không được xem xét đầy đủ và chưa được quan tâm đúng mức 3.2.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Nếu có điều kiện tương ứng với tiền gửi ngân hàng và tiền mặt nên để 2 người khác nhau phụ trách vì dòng tiền trong công ty luôn dịch chuyển giữa ngân hàng và tiền mặt tồn quỹ, tiền Việt Nam và ngoại tệ. Lưu đồ thể hiện kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Kế Toán Tổng hợp Người nộp tiền KT Tiền Mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng & Thủ trưởng đơn vị Các kế toán liên quan Bắt đầu Nộp các chứng từ có liên quan Ghi vào sổ tiền mặt Ghi vào sổ quỹ Kiểm tra các chứng từ kèm theo thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Kế toán trưởng ký duyệt và đinh khoản vào phiếu thu 2 1 Lập phiếu thu Lập bảng kê ghi Nợ TK 111 Phiếu thu Phiếu thu Sổ cái TK 111 Kiểm tra các chứng từ Đ Đ S S Chuyển phiếu thu cho các kế toán phần hành liên quan Lập bảng kê ghi Có hoặc CT -GS Tuy nghiệp vụ thu tiền thường ít xảy ra sai sót nhưng tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM việc nhập quỹ tiền mặt xảy ra với số tiền rất lớn nên cũng cần được kiểm soát chặt chẽ qua các bước Bước 1: Khi nhận các chứng từ liên quan đến từng nghiệp vụ do người nộp tiền chuyển sang kế toán ngân hàng cần kiểm tra sự hợp lệ các chứng từ này. Nếu chứng từ không hợp lệ được trả lại cho người nộp tiền. Đây là bước đầu tiên nếu không kiểm tra dẫn đến viết phiếu thu sai. Riêng đối với trường hợp: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt thì người nộp tiền cũng đồng thời là thủ quỹ nên khi trước khi lập phiếu thu kế toán tiền mặt phải kiểm tra lại ngày rút tiền trên chứng từ (giấy lĩnh tiền mặt) vì thủ quỹ có thể trì hoãn việc nộp quỹ sau khi rút tiền ngân hàng. Bước 2: Kế toán trưởng kiểm tra lại các chứng từ đồng thời định khoản ngay trên phiếu thu và ký duyệt; nếu không hợp lệ (do kế toán ngân hàng bỏ sót không kiểm tra) sẽ trả lại cho người nộp tiền.Tuy nhiên công ty cần có những quy định cũng như các biện pháp xử lý như khiển trách hoặc cảnh cáo để kế toán ngân hàng có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra các chứng từ. Đây là 2 bước kiểm tra quan trọng nếu mọi sai sót do chứng từ không hợp lệ trách nhiệm thuộc về kế toán trưởng. Quy định việc ghi sổ hằng ngày (không nên để các chứng từ đến gần cuối tháng mới vào sổ) tránh tình trạng nhân viên chiếm dụng tiền của công ty trong 1 khoảng thời gian hay số tiền trên sổ sách quá chênh lệch với số tiền tồn tại két. Việc đối chiếu giữa Sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt cần được thực hiện trong ngày để mọi sai sót phát hiện và điều chỉnh kịp thời. Với những đặc trưng riêng, tiền cần được theo dõi chặt chẽ nên kế toán tiền mặt có thể lập thêm bảng kê ghi Nợ TK 111 đây cũng là cơ sở để cuối kỳ đối chiếu với Sổ Cái. Số tiền tổng cộng trên bảng kê ghi Nợ TK 111 phải trùng khớp với tổng số phát sinh bên Nợ của Sổ Cái TK111 Công việc đối chiếu giữa sổ Quỹ và sổ Cái cũng được thực hiện vào cuối kỳ. Có thể xem đây là bước kiểm soát quan trọng sau cùng của quy trình thu cũng như chi tiền mặt. 3.2.1.2 Đối với thu tiền thông qua ngân hàng NH của công ty KT Tổng hợp Các kế toán có liên quan KT Ngân hàng Đ Kiểm tra đối chiếu chứng từ Nhận được lệnh chuyển tiền do NH khác chuyển trả Chuyển giấy báo Có hoặc các chứng từ có liên quan Nhận giấy báo Có và các chứng từ khác do ngân hàng chuyển đến Giấy báo Có S Ghi sổ chi tiết TGNH Chuyển các chứng từ sang kế toán có liên quan 2 Sổ chi tiết TK tại Ngân Hàng Sổ cái TK 112 Sổ chi tiết (công nợ...) Lập bảng kê ghi Có hoặc CT-GS Lập bảng kê ghi Nợ TK 112 Đ Tương tự như đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng cũng được kiểm soát ngay từ khi nhận chứng từ ban đầu. Khi nhận giấy báo Có kế toán ngân hàng cần kiểm tra số tiền trên giấy báo Có của ngân hàng có đúng với số tiền trên hoá đơn về số hàng mà công ty đã bán. Nếu sai về số tiền hoặc sai đối tượng thanh toán kế toán ngân hàng chuyển trả giấy báo Có lại cho ngân hàng. Bước kiểm soát đầu tiên quan trọng này cần được tuân thủ vì là cơ sở ban đầu để vào sổ. Kế toán ngân hàng ngoài việc vào sổ chi tiết tiền gửi còn lập thêm bảng kê ghi nợ TK 112 để thuận tiện cho việc theo dõi và đối chiếu với sổ Cái giống như đối với nghiệp vụ thu tiền mặt. Các chứng từ sau khi được kế toán ngân hàng phản ánh vào sổ chi tiết tiền gửi được chuyển cho các kế toán có liên quan (tương ứng với từng nghiệp vụ) để lập chứng từ ghi sổ . Để kiểm soát tốt thông qua việc đối chiếu với kế toán tiền mặt cũng như phát huy vai trò của kế toán công nợ cần để họ theo dõi cả phần công nợ với khách hàng vì nhiệm vụ theo dõi công nợ với khách hàng hiện nay do kế toán trưởng đảm nhiệm, trong khi công việc này không thuộc vai trò của kế toán trưởng. Như vậy kế toán công nợ ngoài việc lập các chứng từ ghi sổ cho TK 131 còn phải theo dõi ở sổ chi tiết TK131 tương ứng với từng khách hàng. Thường xuyên đối chiếu giữa sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi việc xoá nợ cho khách hàng có được thực hiện không. Như vậy sẽ kiểm tra chéo được việc ghi sổ của các nhân viên Hàng tháng cần gửi các báo cáo cho khách hàng để khách hàng cùng theo dõi tình hình công nợ giữa công ty và khách hàng. Điều này vừa tạo sự tin cậy đối với khách hàng cũng là phương thức kiểm tra khách quan về tính chính xác, kịp thời của việc thanh toán hay chấm dứt thanh toán mà nếu có sai sót sẽ nhận được sự phản hồi từ khách hàng. BÁO CÁO SỐ DƯ CÔNG NỢ Tháng 3 năm 2006 Kính gửi Công ty TNHH TM -DV Hùng Vân Địa chỉ: 75 Phan Chu Trinh - Tp Đà Nẵng Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM chúng tôi xin thông báo tình hình công nợ của Quý công ty từ ngày 1/3/2007 đến hết ngày 31/3/2007 như sau: Số dư đầu kỳ: 8.710.000 đồng Trị giá hàng mua: 27.177.840 đồng Trong đó Ngày Số HĐ Tổng giá thanh toán Ghi chú 10/03/07 0030793 3.507.000 21/03/07 0035402 24.670.840 Số tiền đã thanh toán: 15.500.000 đồng Số tiền còn phải trả: 20.387.840 đồng Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty trong thời gian qua! Ngày 21/03/2007 TL Giám đốc 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ chi tiền Nghiệp vụ chi tiền là nghiệp vụ quan trọng cả về tính chất cũng như khả năng xảy ra sai sót gian lận rất cao nên các bước cần kiểm tra chặt chẽ. 3.2.2.1 Đối với chi tiền thông qua ngân hàng Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền ngân hàng Người có nhu cầu thanh toán Kế toán NH Giám đốc và kế toán trưởng Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Ngân hàng của công ty Bắt đầu từ nhu cầu chi TGNH Kiểm tra hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và các chứng từ Uỷ nhiệm chi Tập hợp chứng từ ghi Có TK112 và lập CT-GS Đối chiếu Uỷ nhiệm chi và giấy báo Nợ 2 Gửi Hoá đơn và chứng từ khác Phê duyệt Phê duyệt S Lập uỷ nhiệm chi Nhận giấy báo Nợ, ghi sổ theo dõi công nợ Sổ cái TK112 ĐD Ghi sổ chi tiết TGNH Đ Đ Xác nhận vào Uỷ nhiệm chi và lập giấy báo Nợ Đ Giấy báo Nợ Đối chiếu với ngân hàng Nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng chủ yếu trong công ty là thanh toán với người bán và hiện nay công tác mua hàng nhập kho đều do phòng kinh doanh thực hiện. Do vậy các chứng từ như đơn đặt hàng do phòng kinh doanh lập cần phải được giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Khi đến hạn thanh toán những người có nhiệm vụ thanh toán ( kế toán công nợ ) nộp các chứng từ, kế toán ngân hàng cần kiểm tra, đối chiếu tất cả các chứng từ này. Cụ thể số tiền trên giấy đề nghị thanh toán phải là số tiền phải trả trên hoá đơn do nhà cung cấp chuyển đến; số lượng, chủng loại, mẫu mã trên hoá đơn phải đúng với đơn đặt hàng do phòng kinh doanh lập và phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản thừa thiếu (nếu có) của thủ kho. Bước kiểm tra này rất quan trọng không thể kiểm tra chung chung và chỉ cần một chứng từ không khớp nhau kế toán ngân hàng có thể trả lại để kế toán công nợ kiểm tra. Kế toán công nợ với nhiệm vụ ghi nhận nợ và theo dõi chi tiết các khoản nợ theo từng khách hàng cả về số tiền và thời hạn thanh toán. Công việc này hiện nay công ty không theo dõi thường xuyên dẫn đến các khoản nợ thường đến cùng một lúc và không có khả năng chi trả kịp thời gây thiệt hại cho công ty và mất uy tín. Sau khi kiểm tra xong các chứng từ này cần được giám đốc ký duyệt lúc này kế toán ngân hàng mới được lập uỷ nhiệm chi.Trước khi gửi uỷ nhiệm chi đến ngân hàng cần được kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng cần kiểm tra uỷ nhiệm chi được lập đúng với số tiền cần trả không vì khi ngân hàng nhận được uỷ nhiệm chi thì mọi sai sót kế toán trưởng phải chịu mọi trách nhiệm. Bước kiểm soát quan trọng tiếp theo là khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng và uỷ nhiệm chi đã được ngân hàng xác nhận. Kế toán ngân hàng cần kiểm tra đối chiếu giấy báo Nợ và uỷ nhiệm chi (2 chứng từ này phải khớp với nhau cả về số tiền và đối tượng thanh toán ) để phản ánh đồng thời vào sổ chi tiết tiền gửi và tập hợp chứng từ bên Có TK 112 để lập chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên kế toán công nợ đặc biệt quan tâm đến giấy báo Nợ vì đây là cơ sở để xoá sổ nợ đối với nhà cung cấp nói cách khác việc thanh toán với người bán đã thực hiện xong. Sổ chi tiết công nợ (TK 331) và sổ chi tiết tiền gửi cần được đối chiếu thường xuyên. Vì mỗi nhà cung cấp đều được theo dõi chi tiết đồng thời mỗi ngân hàng cũng theo dõi trên một sổ chi tiết nên có thể thực hiện đối chiếu dễ dàng. 3.2.2.2 Đối với chi tiền mặt Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền mặt Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán tổng hợp S Đề nghi thanh toán Nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc các giấy tờ hợp lệ Kiểm tra và phê duyệt Đ Chi tiền và xác nhận vào phiếu chi Lập phiếu chi 1 Phiếu chi Ký duyệt và định khoản Sổ cái TK111 Sổ chi tiết Tiền mặt Sổ quỹ 2 Phiếu chi Lập bảng kê ghi Có TK 111 và lập CT - GS Tại công ty nghiệp vụ chi tiền mặt gồm chi trả lương, chi tạm ứng, chi lặt vặt, đây là những nghiệp vụ rất dễ phát sinh tiêu cực vì vậy cũng cần một thủ tục chặt chẽ. Bước kiểm soát đầu tiên là khi người nhận tiền nộp các giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ đến giám đốc ký duyệt. Trước khi ký, giám đốc cần kiểm tra các chứng từ này nếu không hợp lệ phải trả lại vì đây là cơ sở để kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Trước khi viết phiếu Chi kế toán tiền mặt phải kiểm tra: Đối với nghiệp vụ chi tiền tạm ứng: Phiếu tạm ứng của nhân viên công tác cần có chữ ký của giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt qua. Sau đó kế toán tiền mặt cần xem xét nhân viên tạm ứng đã hoàn tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa thì không nên cho nhân viên này tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên công tác nợ quá nhiều làm cho quỹ tiền của công ty bị thâm hụt. Đặc biệt với những khoản tiền lớn cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó viết phiếu chi, như vậy sẽ đảm bảo các khoản chi tiền đúng mục đích. Bước kiểm soát quan trọng tiếp theo: Mọi phiếu chi cần phải có chữ ký của kế toán trưởng( với trách nhiệm kiểm tra lại các chứng từ đi kèm cùng với phiếu Chi) và Giám đốc công ty vì có thể xảy ra trường hợp người nhận tiền và kế toán tiền mặt gian lận để ghi số tiền lớn hơn so với số tiền đã được duyệt. Trước khi vào sổ tiền mặt kế toán tiền cần kiểm tra phiếu chi đã có đầy đủ các chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận tiền không. Tương tự như nghiệp vụ thu tiền mặt, công việc đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt cần được thực hiện thường xuyên (tốt nhất là người thứ ba thực hiện công việc này). Đối với trường hợp thanh toán tạm ứng: Trước khi thanh toán kế toán tiền mặt cần kiểm tra các khoản chi của nhân viên đi công tác có phù hợp với quy định của công ty không? Nếu sai thì sẽ không chấp nhận khoản thanh toán này. Thực tế những quy định mà công ty đặt ra đã quá lâu nay không còn được áp dụng nên việc cần làm là công ty phải xây dựng các chính sách và yêu cầu phải thực hiện theo. Trong đó có những quy định về : + Danh mục những khoản được tính vào công tác phí + Quy định cấp được quyền ký duyệt các chứng từ +Thông thường nhân viên sau khi đi công tác thường không hoàn ứng ngay vì vậy cần quy định thời hạn hoàn ứng cụ thể bao nhiêu ngày sau khi hoàn thành công tác và yêu cầu cần phải đệ trình các bản báo cáo chi tiêu thường xuyên. Việc phê duyệt các khoản tạm ứng cũng như thanh toán hiện nay đều do kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán ) ký nhưng đây là khoản chi rất dễ gian lận nên cần phải được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt để đúng với trách nhiệm và đồng thời họ là những người có kinh nghiệm phát hiện các gian lận có khả năng xảy ra. Đối với trường hợp thanh toán lương: Hiện nay tại công ty việc tính và lập bảng lương đều do phòng tổ chức hành chính thực hiện nhưng việc kiểm tra tính chính xác các bảng lương này không được thực hiện bởi phòng kế toán. Vì vậy với điều kiện như hiện nay, phòng kế toán cần có nhân viên đảm nhận việc kiểm tra lại các bảng lương đã được lập. Như vậy phòng kế toán phải có danh sách các nhân viên với đầy đủ thông tin và được cập nhật kịp thời những thay đổi về điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng ... và những thay đổi này được thông qua bởi cấp có thẩm quyền. Một điều quan trọng nữa đó là nhân viên đó phải hiểu rõ được cách tính lương, thưởng, các khoản khấu trừ .. để khi nhận bảng tổng hợp thanh toán lương từ phòng hành chính phòng kế toán tiến hành kiểm tra được có sự khai khống nhân viên hay việc tính lương đã thực hiện đúng chưa. Ngoài ra để kiểm soát tốt cần phải hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hằng tháng phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: Lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương ... so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt trọng yếu đều cần được phát hiện kịp thời và điều chỉnh phù hợp. 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền a) Đối với tiền mặt tại quỹ - Công ty cần quy định hạn mức tồn quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên, vượt qua giới hạn này đơn vị phải gửi tiền vào ngân hàng. Bởi nếu tiền mặt tại quỹ quá nhiều hoặc quá ít đều không mang lại tính hiệu quả. - Cuối mỗi ngày kế toán tiền mặt và thủ quỹ cần đối chiếu số dư trên sổ tiền mặt với sổ Quỹ. - Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm kê quỹ nhằm kiểm tra tính trung thực của thủ quỹ và việc ghi chép sổ sách của kế toán tiền mặt. Công việc kiểm kê này được thực hiện bởi nhân viên độc lập với kế toán tiền mặt và thủ quỹ( có thể là kế toán trưởng hoặc nhân viên ở bộ phận khác). Đột xuất nhân viên này đến phòng kế toán niêm phong quỹ, khoá sổ kế toán, xem số dư tiền mặt trên sổ . Tiến hành kiểm tra lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ. Nếu số tiền trên sổ Quỹ và số tiền thực tế có sự chênh lệch đề nghị người có thẩm quyền (kế toán trưởng) tìm nguyên nhân và xác định trách nhiệm . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ Hôm nay vào lúc .... giờ, ngày.../..../2007 tại phòng kế toán công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM, chúng tôi gồm có: 1. Bà: Nguyễn Thị Khương Chức vụ: Kế toán trưởng 2. Bà: Lê Thị Thanh Chức vụ: Thủ Quỹ 3. Bà: Phạm Thị An Chức vụ: Kế toán tiền mặt Cùng tiến hành kiểm kê đối chiếu tiền mặt tồn tại quỹ đến ngày .../.../2007 như sau: - Tiền mặt còn tồn trên sổ sách: a đồng - Tiền mặt còn tồn quỹ: b đồng Chi tiết từng loại: Loại 500.000 Số tờ * 500.000đ = Loại 100.000 Số tờ * 100.000đ = Loại 50.000 Số tờ * 50.000đ = Loại 20.000 Số tờ * 20.000đ = b đồng Số tiền bằng chữ:................................................. Qua đối chiếu tiền mặt còn tồn đến ngày .../.../2007 trong thực tế và sổ sách chênh lệch thiếu b-a đồng ( hoặc thừa a-b đồng). Bằng chữ:...................... Biên bản lập xong lúc ... giờ cùng ngày tất cả mọi người đều thống nhất với nội dung trên và đồng ý ký tên dưới đây. Kế toán tiền mặt Thủ Quỹ Kế toán trưởng - Cuối kỳ kế toán cần đối chiếu sổ Cái với sổ Quỹ nếu có sự chênh lệch tiến hành kiểm tra ngược trở lại (hay nói cách khác đối với những khoản có chênh lệch thủ quỹ cần kiểm tra lại các chứng từ đã vào sổ đúng chưa đồng thời kế toán tổng hợp cũng kiểm tra và yêu cầu kế toán liên quan kiểm tra các chứng từ ghi sổ) như vậy những sai sót này không ảnh hưởng đến những kỳ tiếp theo. b) Đối với tiền gửi ngân hàng Trong kỳ kế toán ngân hàng thường xuyên đối chiếu với ngân hàng như là biện pháp để kiểm tra ngân hàng có thu hoặc chi đúng với yêu cầu của công ty không nhưng công việc đối chiếu với ngân hàng vào cuối kỳ cần được thực hiện bởi một người độc lập với kế toán ngân hàng (có thể kế toán tổng hợp đảm nhiệm việc đối chiếu này). Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân ngay nếu không tìm được phải treo tài khoản 1381" Tài khoản thiếu chờ xử lý", tài khoản 3381" Tài khoản thừa thừa chờ xử lý", sang kỳ sau tiếp tục tìm nguyên nhân. Công ty cũng có thể lập Bảng điều hoà số dư ngân hàng để đối chiếu trong trường hợp số dư trên sổ kế toán công ty khác với số dư trên tài khoản ngân hàng vì vào những ngày khoá sổ vẫn phát sinh nghiệp vụ nhưng chưa được phản ánh. Trên thực tế không phải lúc nào số tiền trên sổ tiền gửi và sổ chi tiết tài khoản ngân hàng cũng khớp nhau vì những lý do khách quan nhất là vào những ngày khoá sổ. Công ty Ngân hàng 1) Số dư trên bảng kê ngân hàng 2) Số tiền cộng thêm vào + Tiền mặt gửi ngân hàng(a') + Chi không có thực (b') ................ 3) Số tiền trừ khỏi bảng kê Ngân hàng + Thu không có thực (') ................ 4) Số dư sau đối chiếu (4 = (1) + (2) -(3)) 1) Số dư trên sổ sách công ty 2) Số tiền cộng thêm vào + Thu nhập tiền lãi (a) + Thu khách hàng (b) ................ 3) Số tiền trừ khỏi sổ công ty + Dịch vụ phí ngân hàng + Khoản chiết khấu ................ 4) Số dư sau đối chiếu (4 = (1) + (2) -(3)) 2) (a)(b) Đây có thể là khoản thu nhập tiền lãi, khoản tiền ngân hàng thu của khách hàng nhưng chưa được kế toán vào sổ 2) (a') Đây là những khoản tiền gửi vào ngày khoá sổ của ngân hàng nên chưa được ngân hàng gửi thư xác nhận. 2) (b') Những khoản ngân hàng chi nhầm, đây không phải là khoản chi của công ty. Đối với khoản này sai sót do ngân hàng phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh đồng thời có xác nhận cụ thể. (3)Dịch vụ phí ngân hàng về các khoản chuyển tiền ngân hàng thực hiện cho công ty nhưng kế toán công ty chưa phản ánh. (3') Thu không có thực: Là khoản ngân hàng thu nhầm, thực tế tại đơn vị không xảy ra nghiệp vụ thu tiền này. Sau khi đối chiếu số dư của công ty và ngân hàng phải bằng nhau.Tuy nhiên cần tìm hiểu nguyên nhân các khoản chênh lệch, nếu sai sót do ngân hàng phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh còn nếu về phía công ty cần phải truy cứu trách nhiệm của các nhân viên. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế cơ chế thị trường như hiện nay, các doanh nghiệp nói chung đang đứng trước những cơ hội và thách thức trong môi trường của sự cạnh tranh khốc kiệt cùng với việc hội nhập WTO của Việt Nam. Chính vì vậy hơn bao giờ hết các nhà quản lý khi đưa ra các quyết định tác nghiệp cụ thể cần phải được cung cấp thông tin một cách đáng tin cậy nhanh chóng và kịp thời. Trong đó tiền luôn là một khoản mục rất dễ xảy ra gian lận. Qua nghiên cứu lý luận về KSNB đối với vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp và kết hợp với thực tiễn tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu Thép VNECO.SSM, khóa luận đã đạt được những kết quả sau: Thứ nhất là đã hệ thống được lý luận về KSNB đối với vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Thứ hai là đã tiến hành khảo sát và đánh giá được thực trạng về KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM. Thứ ba là đã đánh giá được công tác KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty, và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty. KSNB nói chung và đặc biệt là KSNB đối với vốn bằng tiền là một lĩnh vực khá mới mẽ đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Đặc biệt khi vận dụng vào thực tiễn. Do vậy, khóa luận không tranh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định.Với tinh thần cầu thị, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý Thầy cô và các bạn đọc đê khóa luận hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Thạc sĩ - Nguyễn Trung Lập, các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đà Nẵng, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Lê Xuân Trọng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGIỆP…………………………………………1 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1.1.1 Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát 1 1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 2 1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1.1.4.1 Môi trường kiếm soát 5 a) Đặc thù về quản lý 5 b) Cơ cấu tổ chức 6 c) Chính sách nhân sự: 6 d) Công tác lập kế hoạch: 6 e) Uỷ ban kiểm toán: 7 f) Các nhân tố bên ngoài 7 1.1.4.2 Hệ thống kế toán 7 a) Lập chứng từ 8 b) Ghi sổ kế toán 8 c) Lập báo cáo tài chính 8 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát: 9 a) Nguyên tắc phân công, phân nhiệm 9 b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 9 c) Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn 10 1.2 Kiểm soát nội bộ về khoản mục vốn bằng tiền 12 1.2.1 Nội dung và đặc điểm của vốn bằng tiền: 12 1.2.2 Các căn cứ, yêu cầu và nguyên tắc KSNB vốn bằng tiền: 12 a) Căn cứ của việc kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền 12 b) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền 13 c) Các nguyên tắc chung của việc KSNB đối với vốn bằng tiền 13 1.2.3 Rủi ro liên quan đến việc thu - chi tiền 14 1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với việc thu tiền: 15 1.2.5 KSNB đối với việc chi tiền: 17 1.2.6 Kiểm soát số dư vốn bằng tiền 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP VNECO.SSM……..20 2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 20 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 20 a) Quá trình hình thành công ty 20 b) Quá trình phát triển công ty 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. 22 a) Chức năng 22 b) Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. 22 2.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 22 2.2 Công tác kiểm soát vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 23 2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty 23 2.2.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý 23 a) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 23 b) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 24 2.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Công ty 26 a) Tổ chức bộ máy kế toán 26 b) Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành 27 c) Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ 27 d) Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thực hiện như sau: 28 2.2.2 Công tác kế toán vốn bằng tiền 29 2.2.3 Nguyên tắc xây dựng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 32 2.2.4 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 32 2.2.4.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ thu tiền 32 2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 33 a) Đối với tiền mặt 33 b) Thủ tục kiểm soát đối với chuyển khoản 36 2.2.5. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 38 2.2.5.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ chi tiền tại Công ty 38 2.2.5.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 39 a) Đối với chuyển khoản 39 b) Đối với tiền mặt 43 2.2.6 Thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền: 47 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP VNECO.SSM…….........................................................49 3.1 Nhận xét công tác kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 49 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 52 3.2.1 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 52 3.2.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 52 3.2.1.2 Đối với thu tiền thông qua ngân hàng 55 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ chi tiền………………….....................57 3.2.2.1 Đối với chi tiền thông qua ngân hàng 58 3.2.2.2 Đối với chi tiền mặt 60 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền 62 a) Đối với tiền mặt tại quỹ 62 b) Đối với tiền gửi ngân hàng 64 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Mẫu số 02-TT Khu CN Hoà Khánh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số: NH/223 Ngày:12/03/2007 Số :0341 TK Nợ: 111 TK Có : 156 Họ tên người nộp tiền: : Trần Hải Nam Địa chỉ : Công ty TNHH Hải Sơn Lý do nộp : Thu tiền bán hàng Số tiền : 135.000.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Một trăm ba lăm triệu đồng) Kèm theo : 1 Chứng từ gốc Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Một trăm ba lăm triệu đồng Ngày 12 tháng 03 năm 2007 Người nộp Thủ quỹ PHỤ LỤC 2 Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Mẫu số 02-TT Khu CN Hoà Khánh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: NH/223 Ngày:12/03/2007 Số :0341 TK Nợ: 111 TK Có : 156 Họ tên người nhận tiền: : Nguyễn Hoà Nam Địa chỉ : Công ty VSTCO Lý do nộp : Mua nguyên vật liệu Số tiền : 155.000.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Một trăm năm lăm triệu đồng) Kèm theo : 1 Chứng từ gốc Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): ( Một trăm năm lăm triệu đồng ) Ngày 10 tháng 01 năm 2007. Người nhận tiền PHỤ LỤC 3 Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM KCN Hoà Khánh - Liên Chiểu - Đà Nẵng BÁO CÁO QUỸ TIỀN Ngày 22 tháng 02 năm 2006 Số hiệu Diễn Giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ đầu ngày 412.170.024 134 Thu tiền bán trụ thép 131 25.487.440 150 Chi tiền mua nguyên vật liệu 152 45.642.554 ...... ................................. ........ ................ TỔNG CỘNG 122.435.364 65.450.233 Tồn quỹ cuối ngày: 469.155.155 Kế toán Thủ quỹ PHỤ LỤC 4 HOÁ ĐƠN Mẫu sốL 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CK/2006N Liên 3: Nội bộ Số: 120 Ngày 20 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Địa chỉ: Khu Công nghiệp Hoà Khánh - Đà Nẵng Số tài khoản: 00671008 Điện thoại: 0511.728723 MS: 040080972 Họ và tên người mua hàng: Hoàng Thanh Bình Tên đơn vị: Công ty TNHH DUY SƠN Địa chỉ: 172 Trần Phú - Đà Nẵng Số tài khoản: 0102046049 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0400510813 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Tiếp địa T-1 Bộ 10 1.098.214 10.982.140 2 Tiếp địa T-2 Bộ 10 792.931 7.929.310 Cộng tiền hàng: 18.911.450 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.891.145 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.902.595 Số tiền bằng chữ: ( Hai mươi triệu chín trăm lẻ hai nghìn năm trăm chín mươi lăm nghìn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) PHỤ LỤC 5 BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Người được phỏng vấn: Nhân viên phòng Tài Chính - Kế toán Câu hỏi Có Không Xây dựng môi trường kiểm soát 1. Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của nhà quản lý cao cấp + Họ có tuân thủ những nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh hay không? + Có phải chỉ chấp nhận rủi ro kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ các phương án kinh doanh hay không? + Họ có duy trì mối liên hệ thường xuyên với người quản lý bộ phận hay không? + Họ có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính hay không? ü ü ü ü 2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức có hợp lý hay không? ü 3. Chính sách nhân sự Chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên có hợp lý hay không? ü 4. Kế hoạch và dự toán Việc lập và thực hiện kế hoạch vó được tiến hành nghiêm túc hay không? ü Đánh giá rủi ro Công ty có quan tâm đến rủi ro hay không? Hệ thống kế toán ü 1. Hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả và kịp thời hay không? ü 2. Hệ thông thông tin kế toán có đạt được mục tiêu sau không? + Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật + Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ. + Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị. + Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế dã xảy ra để ghi đúng kỳ. + Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần trên báo cáo tài chính ü ü ü ü ü Tổ chức giám sát + Doanh nghiệp có thường xuyên tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp…? + Có xem xét báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động và phát hiện các biến động bất thường hay không? + Doanh nghiệp có thực hiện các cuộc kiểm toán định kỳ hay không? Do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toána viên độc lập thực hiện? ü ü ü PHỤ LỤC 6 BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN Người được phỏng vấn: Nhân viên phòng Tài chính - Kế toán Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không 1. Doanh nghiệp có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không ? 2. Các phiếu thu, phiếu chi có đánh số liên tục không ? 3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu hay chi tiền hay không ? 4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận lên chứng từ không? 5. Cuối ngày có kiểm kê quỹ không? 6. Có dịnh kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ không? 7. Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng không? 8. Có các quy định về xét duyệt chi trong doanh nghiệp không ? 9. Các nghiệp kinh tế phát sinh có được dựa trên chứng từ không ? Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của khoản tiền mặt và TGNH: ü Tốt Khá Trung bình Yếu ._.