Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh TP.HCM

.................1 V/ Những đĩng gĩp của đề tài ..........................................................................................2 VI/ Kết cấu của đề tài........................................................................................................2 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG........................................................................................................................3 I/ Giới thiệu về tổ chức tín dụng .......................................................................................3 1/ Định nghĩa ...............................................................................................................3 2/ Vai trị của tổ chức tín dụng ....................................................................................3 3/ Hoạt động của tổ chức tín dụng...............................................................................4 II/ Kiểm sốt nội bộ ngân hàng thương mại .....................................................................5 1/ Khái niệm về kiểm sốt nội bộ ................................................................................5 2/ Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ .................................................6 3/ Sự cần thiết của kiểm sốt nội bộ đối với các tổ chức tín dụng ..............................7 4/ Kiểm sốt nội bộ ngân hàng thương mại.................................................................8 5/ Phân loại kiểm sốt nội bộ tại các tổ chức tín dụng ..............................................10 6/ Cơ cấu của kiểm sốt nội bộ các tổ chức tín dụng ................................................13 7/ Những tiêu chuẩn của kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng ...........................................................................................................................14 III/ Kiểm tốn nội bộ tổ chức tín dụng............................................................................15 1/ Khái niệm kiểm tốn nội bộ ..................................................................................15 2/ Bản chất của kiểm tốn nội bộ ..............................................................................15 3/Chức năng của kiểm tốn nội bộ ............................................................................16 IV/ Kiểm tra nội bộ tổ chức tín dụng ..............................................................................18 2 1/ Khái niệm ..............................................................................................................18 2/ Nội dung cần phải chú ý trong thực hiện nghiệp vụ kiểm tra nội bộ ngân hàng thương mại ......................................................................................................................18 3/ Mối quan hệ giữa kiểm tra với kiểm tốn .............................................................19 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......................................................................................................21 I/ Giới thiệu về Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam ........................................21 1/ Đơi nét về BIDV....................................................................................................21 2/ Hoạt động vủa BIDV.............................................................................................21 2.1/ Chuyển đổi cơ cấu dịch vụ............................................................................21 2.2/ Xu hướng phát triển của ngân hàng bán lẻ ...................................................23 3/ Mơ hình tổ chức của BIDV HCM .........................................................................25 II/ Mơ hình kiểm sốt nội bộ tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh.................................................................................................26 1/ Các phương pháp...................................................................................................26 2/ Sơ đồ kiểm sốt nội bộ tại BIDV HCMC..............................................................27 3/ Các quy trình, quy định chính được áp dụng tại BIDV HCMC............................29 III/ Mơ hình kiểm sốt nội bộ đối với dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC...31 1/ Các phương pháp...................................................................................................31 2/ Sơ đồ kiểm sốt nội bộ .........................................................................................31 3/ Các chính sách kiểm tra kiểm sốt nội bộ ............................................................31 IV/Đánh giá chung về Kiểm sốt nội bộ tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh và hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân.............32 1/ Những ưu điểm......................................................................................................32 a/ Đối với BIDV HCMC......................................................................................32 b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC ..................34 b.1/ Chức năng nhiệm vụ của phịng dịch vụ khách hàng cá nhân ................35 b.2/ Giới thiệu quy trình giao dịch một cửa ...................................................37 3 2/ Những vấn đề cần khắc phục.................................................................................43 a/ Đối với BIDV HCMC......................................................................................43 b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân...............................................45 *Những vấn đề chủ yếu cần khắc phục...........................................................................49 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .......................................................................................52 1/Quan điểm và nguyên tắc hồn thiện .....................................................................52 2/ Những giải pháp vĩ mơ ..........................................................................................56 2.1/ Chuẩn hĩa các biện pháp an tồn trong hoạt động ngân hàng......................56 2.2/ Tăng cường giám sát hoạt động ngân hàng .................................................57 3/ Những giải pháp vi mơ ..........................................................................................59 3.1/ Đối với BIDV HCMC...................................................................................59 3.2/ Đối với dịch vụ khách hàng cá nhân.............................................................62 KẾT LUẬN.....................................................................................................................71 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 4 DANH MỤC VIẾT TẮT ATM : Automatic teller machine : Máy rút tiền tự động BDS : Branch of Delivery System : Nhánh hệ thống bán lẻ. BIDV BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM BIDV HCMC : BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM - HỒ CHÍ MINH CITY BRANCH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH DA HĐH : Dự án hiện đại hố DV4 : Phịng dịch vụ 4 GDV (teller) : giao dịch viên HĐQT : Hội Đồng Quản Trị KSV : kiểm sốt viên. NH ĐT&PT VN : NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM NHNN : Ngân hàng Nhà Nước NHTM : Ngân hàng thương mại P. TC – KT : Phịng tài chính kế tốn P. KT NB : Phịng Kiểm tra nội bộ TC : Traveller cheque : séc du lịch TCTD : Tổ chức tín dụng TP HCM : Thành phố Hồ Chí Minh USER : người sử dụng chương trình hiện đại hố ngân hàng VN : Việt Nam 5 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Mơ hình kiểm sốt nội bộ tại BIDV HCM ...................................................................... 28 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hình tháp Quản lý chất lượng trong hệ thống BIDV HCMC ................................ 30 Sơ đồ 2.3 Mơ hình kiểm sốt nội bộ tại phịng dịch vụ khách hàng cá nhân BIDV HCMC ................................................................................................................. 31 Sơ đồ 2.4 Mơ hình giao nhận tiền mặt nội bộ .................................................................................. 38 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ quy trình giao dịch một cửa................................................................................... 41 Sơ đồ 3.1 Quy trình thanh tốn Traveller cheques........................................................................... 64 Sơ đồ 3.2 Quy trình thu nợ - đối với cho vay và cầm cố chứng từ cĩ giá/ sổ tiết kiệm................... 68 6 LỜI MỞ ĐẦU I/ Sự cần thiết của đề tài Trong những năm gần đây, hoạt động của hệ thống Ngân hàng Việt Nam đã cĩ những chuyển biến tích cực, thực thi cĩ hiệu quả chính sách tiền tệ quốc gia, đảm bảo ổn định giá trị đồng tiền, gĩp phần thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hoạt động kiểm sốt nội bộ ngân hàng mới được đề cập và áp dụng vào thực tiễn trong một vài năm gần đây, nhưng quá trình áp dụng trong lĩnh vực này cịn lúng túng, thiếu kinh nghiệm cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn. Giải quyết tốt vấn đề lý luận và thực tiễn của kiểm sốt nội bộ Ngân hàng thương mại sẽ gĩp phần quan trọng đảm bảo an tồn hoạt động ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng. II/ Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài nghiên cứu nhằm hỗ trợ việc hồn thiện tổ chức, bộ máy, chính sách, các nghiệp vụ kiểm sốt hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân của hệ thống Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam nĩi chung và của chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh nĩi riêng. Trên cơ sở nghiên cứu, đề tài sẽ đề xuất các giải pháp tăng cường với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm sốt. Trong đĩ trọng tâm nghiên cứu các giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển chi nhánh TP Hồ Chí Minh. III/ Các đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đề tài chủ yếu giới hạn nghiên cứu giải pháp hồn thiện tổ chức, cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại các chi nhánh Ngân hàng trong hệ thống BIDV và tại ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM, do vậy đề tài phân tích lý luận, thực tiễn các vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm sốt nội bộ của Ban Kiểm sốt Trung Ương BIDV, của Ban kiểm tra nội bộ BIDV HCMC, của kiểm tốn độc lập mà khơng nghiên cứu hồn chỉnh các tổ chức này. IV/ Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu cĩ hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm sốt nội bộ các tổ chức tín dụng bao gồm nghiên cứu cĩ hệ thống lý luận : +nghiên cứu thực tiễn thực hiện quy trình, quy chế kiểm tra hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC 7 +phân tích những tài liệu thực tiễn trong quá trình kiểm tra nội bộ tồn hệ thống BIDV. +dựa vào những tài liệu, bằng chứng thực tế thu thập được, dựa vào những quy định chung của Nhà nước từ đĩ đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC. V/ Những đĩng gĩp của đề tài -Đề tài xây dựng cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng và ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM phục vụ cho cơng tác nghiên cứu, hoạch định chính sách, cơ chế nghiệp vụ, phổ biến kiến thức trong ngành Ngân hàng nĩi riêng và các ngành kinh tế nĩi chung. -Đề tài luận giải cĩ cơ sở khoa học về các giải pháp nhằm hồn thiện và nâng cao hiệu qua hoạt động kiểm sốt nội bộ hoạt động dịch vụ tại BIDV HCMC nĩi riêng và hệ thống BIDV nĩi chung. -Tạo cơ sở để hồn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm sốt nội bộ hoạt động dịch vụ các tổ chức tín dụng và Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM. -Kiến nghị các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm gĩp phần đưa hoạt động kiểm sốt, nội bộ hoạt động dịch vụ tại BIDV HCM đạt kết quả tốt nhất, hỗ trợ tích cực hoạt động BIDV HCM trong tồn hệ thống . VI/ Kết cấu của Đề tài Tên đề tài: “Giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh” Lời mở đầu Đề tài cĩ 3 chương +Chương I: Cơ sở lý luận của cơng tác kiểm sốt nội bộ tại các tổ chức tín dụng +Chương II: Thực trạng kiểm sốt nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM +Chương III : Giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM Kết luận 8 Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG I/ GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1/ Định nghĩa Tổ chức tín dụng là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật để hoạt động kinh doanh tiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận gửi tiền và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng, cung ứng các dịch vụ thanh tốn. 2/ Vai trị của Tổ chức tín dụng 2.1 Ngân hàng thương mại là tổ chức trung gian tín dụng Quan hệ tín dụng trực tiếp giữa chủ thể cĩ tiền chưa sử dụng và chủ thể cĩ nhu cầu tiền tệ cần bổ sung gặp phải nhiều hạn chế, vì người cĩ nhu cầu khĩ tìm gặp người cĩ khả năng cung cấp. Hoạt động của ngân hàng thương mại đã khắc phục được hạn chế trên, đứng ra tập trung tiền tệ chưa sử dụng của tất cả các chủ thể cĩ nhu cầu cần bổ sung tạm thời Như vậy ngân hàng vừa là “người” đi vay vừa là “người” cho vay, hay nĩi cách khác nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng đi vay để cho vay. Trong nền sản xuất hàng hĩa phát triển chức năng tín dụng của ngân hàng đĩng vai trị hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. 2.2 Ngân hàng thương mại là thủ quỹ của các doanh nghiệp Với sự ra đời và phát triển của ngân hàng thương mại, đại bộ phận các khoản chi trả về hàng hĩa và dịch vụ của các doanh nghiệp, thậm chí một bộ phận các khoản chi trả của cá nhân được chuyển giao cho ngân hàng thực hiện. Điều này cĩ ý nghĩa rất lớn trong việc thúc đẩy quá trình lưu thơng hàng hĩa, tiết kiệm chi phí lưu thơng, đồng thời tạo cơ sở cho ngân hàng thực hiện các nghiệp vụ cho vay. Qua thực hiện các nghiệp vụ thanh tốn, ngân hàng đã trở thành “người” thủ quỹ của các doanh nghiệp. Các nhà doanh nghiệp ngày nay khơng cịn phải cầm tiền để trao đổi cho người bán, cũng như khơng cần phải đếm tiền khi nhận các khoản chi trả. Mọi cơng việc này được thực hiện bằng các mở tài khỏan tiền gửi ở ngân hàng và trên cơ sở đĩ ra lệnh cho ngân hàng thực hiện các khoản chi trả, đồng thời ủy nhiệm cho ngân hàng thu nhận các khoản tiền. 9 2.3 Ngân hàng thương mại “tạo ra” tiền Sự ra đời của ngân hàng đã tạo ra một bước phát triển về chất trong kinh doanh tiền tệ. Nếu như trước đây các tổ chức kinh doanh tiền tệ nhận tiền gửi (tiền vàng, bạc) và rồi cho vay ra cũng chính các đồng tiền đĩ, thì kể từ khi các ngân hàng tạo ra nghiệp vụ cho vay khơng nhất thiết phải là tiền vàng hoặc bạc mà họ đã nhận được từ người gửi thì chức năng tạo tiền của ngân hàng được hình thành và phát triển. Trong quá trình kinh doanh tiền tệ, các chủ ngân hàng đã phát hiện giấy chứng nhận tiền gửi- tín phiếu được khách hàng sử dụng để chi trả các khoản nợ và vì thế tiền giấy chuyển đổi ra vàng được các ngân hàng đưa ra lưu thơng qua các nghiệp vụ tín dụng thay thế cho tiền vàng hoặc bạc. Sáng kiến này đã được xã hội chấp nhận và đây chính là phát minh cĩ giá trị nhất trong lịch sử hoạt động của tiền tệ. 3/ Hoạt động của tổ chức tín dụng 3.1.Huy động vốn Ngân hàng được nhận tiền gửi của tổ chức, cá nhân và các tổ chức tín dụng khác dưới các hình thức tiền gửi khơng kỳ hạn, tiền gửi cĩ kỳ hạn và các loại tiền gửi khác. Tổ chức tín dụng phi ngân hàng được nhận tiền gửi cĩ kỳ hạn từ một năm trở lên của tổ chức, cá nhân theo quy định của Ngân hàng nhà nườc. Khi được Thống đốc ngân hàng Nhà nước chấp thuận, tổ chức tín dụng được phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu và giấy tờ cĩ giá trị khác để huy động vốn của tổ chức, cá nhân trong nước và ngồi nước. Tổ chức tín dụng được vay vốn của nhau và của tổ chức tín dụng nước ngồi. Tổ chức tín dụng là ngân hàng được vay vốn ngắn hạn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn. 3.2.Hoạt động tín dụng Tổ chức tín dụng được cấp tín dụng cho tổ chức cá nhân dưới hình thức cho vay, chiết khấu thương phiếu và giấy tờ cĩ giá khác, bảo lãnh cho thuê tài chính và các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tổ chức tín dụng cho các tổ chức, cá nhân vay ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu cho vốn sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đời sống. Tổ chức tín dụng cho các tổ chức, cá nhân vay trung dài hạn nhằm thực hiện các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, dịch vụ đời sống. Tổ chức tín dụng được phép cấp tín dụng dưới hình thức chiết khấu và tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu và các giấy tờ cĩ giá khác. Tổ chức tín dụng được bảo 10 lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của mình đối với tổ chức, cá nhân được thực hiện qua cơng ty cho thuê tài chính. 3.3.Dịch vụ thanh tốn Tổ chức tín dụng được mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng nhà nước, tại các tổ chức tín dụng. Tổ chức tín dụng là ngân hàng được mở tài khoản cho khách hàng trong nước và ngồi nuớc. Tổ chức tín dụng là ngân hàng được thực hiện các dịch vụ thanh tốn, thực hiện dịch vụ thanh tốn trong nước cho khách hàng, thực hiện dịch vụ thanh tốn quốc tế khi được Ngân hàng Nhà Nước cho phép, thực hiện dịch vụ thu hộ và chi hộ, thực hiện các dịch vụ thanh tốn do Ngân hàng Nhà nước quy định. Ngân hàng được tổ chức thanh tốn nội bộ và tham gia hệ thống thanh tốn liên ngân hàng trong nước. Việc tham gia các hệ thống thanh tốn quốc tế phải được Ngân hàng Nhà nước cho phép. 3.4.Dịch vụ ngân quỹ Tổ chức tín dụng được thực hiện dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng và thực hiện và dịch vụ ngân quỹ khác. -Các hoạt động khác: tổ chức tín dụng được dùng vốn điều lệ và quỹ dự trữ để gĩp vốn mua cổ phần doanh nghiệp và của các tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật. Tổ chức tín dụng được tham gia vào thị trường tiền tệ do ngân hàng Nhà nước tổ chức bao gồm thị trường đấu giá Tín phiếu kho bạc, thị trường nội tệ và ngoại tệ liên ngân hàng, thị trường giấy tờ cĩ giá ngắn hạn khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tổ chức tín dụng được kinh doanh ngoại hối và vàng trên thị trường trong nước và thị trường Quốc tế khi được ngân hàng nhà nước cho phép. Tổ chức tín dụng được quyền ủy thác, nhận ủy thác, làm đại lý trong lĩnh vực liên quan đến hoạt động ngân hàng kể cả quản lý tài sản, vốn đầu tư của các tổ chức, cá nhân theo hợp đồng. Tổ chức tín dụng được lập cơng ty độc lập để kinh doanh bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Tổ chức tín dụng được cung ứng dịch vụ bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Tổ chức tín dụng được cung ứng dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ cĩ giá, cho thuê tủ két, cầm đồ và các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật. II/ KIỂM SỐT NỘI BỘ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1/ Khái niệm về Kiểm sốt nội bộ Uỷ ban các chuẩn mực kiểm tốn quốc tế đưa ra khái niệm 11 Kiểm sốt nội bộ là tồn bộ các biện pháp kiểm tra, kế tốn hoặc các biện pháp khác do Ban Giám Đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế tốn và của các báo cáo tài chính năm được lập trên cơ sở các ghi chép đĩ, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng cĩ hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Liên đồn kế tốn quốc tế đưa ra khái niệm Hệ thống kiểm sốt nội bộ là kế hoạch của đơn vị và tồn bộ các phương pháp, các bước cơng việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống kiểm sốt nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh cĩ hiệu quả kể cả tơn trọng các quy chế quản lý, giữ an tồn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy. Từ những khái niệm này cĩ thể rút ra các yêu cầu của kiểm sốt bao gồm: +Hồn thành các mục tiêu và mục đích đề ra +Sử dụng các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả +Kiểm sốt đủ các rủi ro cĩ thể xảy ra và bảo vệ tài sản +Tính đáng tin cậy và thống nhất của thơng tin quản lý và tài chính +Tuân thủ pháp luật và các quy định cũng như chính sách, kế hoạch, các thủ tục và quy chế nội bộ. 2/ Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ 2.1/ Mơi trường kiểm sốt : Tạo ra sắc thái chung của một tổ chức; chi phối đến ý thức kiểm sốt của mọi người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả bộ phận khác của kiểm sốt nội bộ. Các nhân tố : -Tính chính trực và giá trị đạo đức -Đảm bảo về năng lực -Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm tốn -Triết lý quản lý và phong cách điều hành -Cơ cấu tổ chức -Phân định quyền hạn và trách nhiệm -Chính sách về nhân sự 12 2.2/ Đánh giá rủi ro : Đơn vị phải nhận biết và đối phĩ được với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan. Các nhân tố -Xác định mục tiêu của đơn vị -Nhận dạng rủi ro -Phân tích và đánh giá rủi ro 2.3/ Hoạt động kiểm sốt : Các chính sách và các thủ tục để giúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và cĩ các hành động cần thiết đối với các rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Các nhân tố : -Phân chia trách nhiệm đầy đủ -Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin -Kiểm sốt vật chất -Kiểm tra độc lập việc thực hiện -Phân tích sốt xét lại việc thực hiện 2.4/ Thơng tin và truyền thơng : Hệ thống này được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị cĩ khả năng nắm bắt và trao đổi thơng tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm sốt các hoạt động. Các nhân tố : -Hệ thống thơng tin, bao gồm cả hệ thống thơng tin kế tốn phải đảm bảo chất lượng thơng tin -Truyền thơng bảo đảm các kênh thơng tin bên trong và bên ngồi đều hoạt động hữu hiệu 2.5/ Giám sát : Tồn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải cĩ khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của mơi trường bên trong và bên ngoải. -Giám sát thường xuyên -Giám sát định kỳ 3/ Sự cần thiết của kiểm sốt nội bộ đối với các tổ chức tín dụng Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tiền tệ và hoạt động Ngân hàng, là Ngân hàng phát hành tiền, Ngân hàng của các tổ chức tín dụng và Ngân hàng làm dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ. Hoạt động của Ngân hàng Nhà nước nhằm ổn 13 định giá trị đồng tiền, gĩp phần bảo đảm an tồn hoạt động Ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Tổ chức tín dụng thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ làm dịch vụ Ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng cung ứng các dịch vụ thanh tốn. Để thực hiện hiệu quả các chức năng của các tổ chức tín dụng cần thiết phải cĩ một hệ thống kiểm sốt tốt để hỗ trợ cho các đơn vị triển khai và thực hiện các chức năng này. Đồng thời hoạt động của các tổ chức tín dụng chứa đựng nhiều rủi ro cĩ thể xảy ra nếu khơng cĩ một hệ thống kiểm sốt tốt để ngăn chặn hoặc hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro. Các rủi ro của các tổ chức tín dụng rất đa dạng và phức tạp, cĩ những rủi ro từ phía khách hàng, cĩ những rủi ro do chính bản thân các tổ chức tín dụng gây nên.. Các rủi ro chủ yếu của các tổ chức tín dụng trong nền kinh tế thị trường bao gồm : rủi ro mất tiền, mất tài sản, rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá, rủi ro do trộm cắp, lừa đảo, tham nhũng, rủi ro trong thanh tốn, rủi ro do mất uy tín, rủi ro trong cơng nghệ gây nên… Với bản chất là độc lập, khách quan, trung thực, kiểm tốn sẽ hỗ trợ cho hệ thống kiểm sốt nội bộ như kiểm tra, đánh giá, xác nhận độc lập về các thơng tin, đồng thời kiểm tốn đánh giá hệ thống kiểm sốt của hệ thống các ngân hàng thương mại. Như vậy, tổ chức hệ thống kiểm sốt nội bộ là cơng việc quan trọng đối với hoạt động của tổ chức tín dụng. Tại Việt Nam, làm sao để xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động hiệu quả là vấn đề cấp bách cho các ngân hàng thương mại. 4/ Kiểm sốt nội bộ Ngân hàng Thương Mại Từ những khái niệm chung về kiểm sốt nội bộ và các yêu cầu của kiểm sốt nội bộ như đã phân tích, cĩ thể đưa ra một vài khái niệm về kiểm sốt nội bộ của tổ chức tín dụng như sau: -Kiểm sốt nội bộ tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với tồn bộ các cơ chế chính sách, giải pháp, biện pháp được hoạch định bởi Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc của tổ chức tín dụng được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm mục đích: *Bảo đảm một cách an tồn tài sản, vốn kinh doanh 14 *Kiểm sốt giám sát tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch tốn kinh doanh, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai lầm, thiếu sĩt cĩ thể xảy ra trong các nghiệp vụ. *Thúc đẩy kinh doanh, đảm bảo mang lại hiệu quả kinh tế bền vững nhất. *Đảm bảo tuân thủ đường lối, chính sách về quản lý kinh tế Nhà nước, cơ chế thể lệ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng. Khái niệm khác Uỷ ban tiêu chuẩn kế tốn Australia định nghĩa : “Kiểm sốt là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đĩ tạo khả năng cho chủ thể đĩ vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm sốt”. Khái niệm kiểm sốt, đo đĩ sẽ bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất là khả năng kiểm sốt liên quan đến năng lực của hội sở (được ví như cơng ty mẹ) về quyền lực tài chính để cĩ thể chi phối trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình ra quyết định của chi nhánh, cơng ty trực thuộc, cơng ty tham gia gĩp vốn (cơng ty con). Thứ hai là lĩnh vực kiểm sốt liên quan đến việc Hội sở sẽ kiểm sốt các chi nhánh, các cơng ty trực thuộc hoặc cơng ty tham gia gĩp vốn ở những khâu nào, từ quyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngày như huy động vốn, cho vay, kinh doanh ngoại tệ...v.v.. Kiểm sốt nội bộ lại được hiểu theo nghĩa khác và gĩi gọn trong nội bộ của một thực thể nào đĩ. Nĩ liên quan đến những cơng việc mang tính tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đĩ của ngân hàng được giao thực hiện. Cơ chế kiểm sốt nội bộ là tồn bộ các chính sách, các bước kiểm sốt và thủ tục kiểm sốt được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của ngân hàng. Mục đích của kiểm sốt nội bộ nhằm: - Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả. 15 - Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý cĩ thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đĩ. - Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phĩ. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng. - Đảm bảo việc ghi chép, hạch tốn đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định cĩ liên quan. - Đảm bảo tài sản và thơng tin khơng bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. Tĩm lại, Kiểm sốt nội bộ tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với tồn bộ các cơ chế, chính sách, giải pháp, biện pháp được hoạch định bởi Tổng Giám đốc hay Giám Đốc của tổ chức tín dụng được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. 5/ Phân loại kiểm sốt nội bộ tại các tổ chức tín dụng 5.1. Các dạng kiểm sốt a/ Dạng kiểm sốt hành chính liên quan đến hiệu quả hoạt động: Bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, biện pháp, thủ tục nghiệp vụ cĩ liên quan đến các hoạt động của cá tổ chức tín dụng, nĩ bao gồm các hoạt động kiểm sốt như : đánh giá các chiến lược,phân tích tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo kết quả thực hiện kiểm tra, kiểm sốt. b/ Dạng kiểm sốt hạch tốn, kế tốn cĩ liên quan đến bảo vệ tài sản: bao gồm cơ cấu tổ chức và biện pháp, thủ tục cĩ liên quan chủ yếu và trực tiếp đến việc bảo vệ và an tồn tài sản, độ tin cậy của số liệu kế tốn tài chính. Những hoạt động kiểm sốt như phân quyền phán quyết, phương háp hạch tốn, năng lực kế tốn, cơng tác kiểm tra hiện vật tài sản, giám sát chất lượng các báo cáo quyết tốn. 16 c/ Dạng kiểm sốt ngăn ngừa: là những hoạt động nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế đối với những vụ việc sai phạm cĩ thể xảy ra. d/ Dạng kiểm sốt phát hiện : là những hoạt động kiểm tra, kiểm sốt dựa trên cơ sở những vụ việc đã xảy ra hoặc dựa trên những nghi vấn qua các nguồn thơng tin nhận được. Từ việc kiểm tra, kiểm sốt mà tìm ra những nguyên nhân dẫn đến các sai lầm, thiếu sĩt, phát hiện những hành vi lạm dụng, gian lận của các nhân viên tác nghiệp. Kiểm sốt phát hiện gồm những hoạt động kiểm tra thơng qua các tài liệu nguyên bản, báo cáo hoạt động, những bản phân tích chi tiết, các bút tốn trong sổ sách kế tốn, các sai lầm trong sử dụng máy vi tính… 5.2.Phân loại theo tiêu thức -Phân loại kiểm sốt nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh -Phân loại kiểm sốt nội bộ theo mức kiểm sốt -Phân loại kiểm sốt theo định kỳ kiểm sốt -Phân loại kiểm sốt theo phương thức kiểm sốt a/ Phân loại kiểm sốt nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh -Kiểm sốt tín dụng -Kiểm sốt kế tốn tài chính -Kiểm sốt dự trữ ngoại hối và kinh doanh ngoại hối -Kiểm sốt các dịch vụ ngân hàng. b/ Phân loại._. kiểm sốt nội bộ theo mức kiểm sốt: -Kiểm sốt tồn diện: là kiểm sốt tất cả những nghiệp vụ của tổ chức, kiểm sốt tất cả các đơn vị vủa tổ chức. -Kiểm sốt một hoặc một số mặt nghiệp vụ, kiểm sốt một hoặc một số đơn vị của tổ chức. c/ Phân loại kiểm sốt nội bộ theo định kỳ: -Kiểm sốt theo định kỳ: Kiểm sốt được thực hiện theo chương trình kế hoạch đã định sẵn cho từng thời kỳ, hàng tháng, quý hoặc hàng năm. -Kiểm sốt nội bộ thất thường: Kiểm sốt được thực hiện một cách đột xuất ở một nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay ở một tổ chức. Thơng thường loại kiểm sốt này được xác định mang tính đơn lẻ, 17 cục bộ ở một hoặc vài đơn vị của tổ chức. Tuy nhiên, trong những trường hợp cần thiết cĩ thể biện pháp kiểm sốt được tiến hành trong một nghiệp vụ ở tất cả các đơn vị của tổ chức. d/ Phân loại kiểm sốt nội bộ theo phương thức kiểm sốt: Theo phương thức này hoạt động kiểm sốt nội bộ được chia thành hai loại: *Hoạt động giám sát từ xa: giám sát từ xa là phương thức người giám sát ở tại văn phịng của mình dựa vào các số liệu thơng tin, báo cáo chính xác được thu nhập từ các đơn vị liên quan. Người giám sát sử dụng kỹ thuật phân tích, tính tốn các chỉ số nhằm giám sát sự chấp hành các quy định, những chỉ số phản ánh thực trạng hoạt động nghiệp vụ để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ. Phương thức này được thực hiện trên mạng máy vi tính, do vậy, muốn thực hiện tốt giám sát từ xa thì các đơn vị liên quan phải thực hiện nối mạng vi tính để đảm bảo là đầu vào của thơng tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Mục tiêu của phương pháp giám sát từ xa là phát hiện sớm những khĩ khăn mà tổ chức mắc phải. Kiểm sốt thường xuyên các hoạt động của đơn vị, đồng thời là phương pháp bổ sung nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ. Hoạt động này chủ yếu tập trung tại trụ sở chính của tổ chức. *Phương thức kiểm sốt tại chỗ: là phương thức kiểm sốt trực tiếp tại chỗ gắn liền với quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo an tồn đối với tồn bộ quá trình hoạt động hay một năm nghiệp vụ, một sự việc…của đơn vị. e/ Phân loại kiểm sốt nội bộ theo cấp độ kiểm sốt Kiểm sốt cấp độ I bao gồm tất cả những cơng việc giám sát, kiểm sốt trực tiếp ở các cơng việc, các quy trình nghiệp vụ, các quyết định diễn ra hàng ngày nhằm ngăn ngừa các sai sĩt, các vi phạm cĩ thể xảy ra ngay trong các cơng việc mỗi ngày. Các thủ tục kiểm sốt cấp I diễn ra ở tất cả các quy trình thực hiện, các chức năng nhiệm vụ của các đơn vị như quy trình thực hiện thị trường mở, quy trình kinh doanh ngoại hối và dự trữ ngoại hối, quy trình cấp phép, quy trình thanh tốn, kế tốn… Trong kiểm sốt cấp độ I thì tất cả những người tham gia vào quá trình cơng việc đều phải thực hiện kiểm sốt. Kiểm sốt cấp độ II bao gồm những cơng việc kểm sốt nhằm đảm bảo các cơng việc của kiểm sốt cấp độ I đã thực hiện đúng, đầy đủ. Ở bước này,các cán bộ quản lý như (Trưởng phịng, Giám đốc, Tổng giám đốc, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thống đốc…) 18 chỉ cần áp dụng một số bước kiểm sốt chủ yếu đủ để khẳng định rằng các thủ tục kiểm sốt và giám sát hoạt động hàng ngày đã được thực hiện đầy đủ. Kiểm sốt cấp độ III, bước này thường do một số nhân viên độc lập (khơng tham gia vào trực tiếp bất cứ một cơng việc hoạt động nghiệp vụ nào của tổ chức tín dụng) thường là các kiểm tốn viên nội bộ thực hiện. Các thủ tục kiểm sốt ở cấp độ III giúp lãnh đạo các cấp, các tổ chức tín dụng kiểm tra một cách độc lập mọi lĩnh vực hoạt động của các tổ chức tín dụng. Kiểm tốn nhà nước, cĩ thể là kiểm tốn độc lập tham gia vào giai đoạn kiểm sốt này như khi họ kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của các tổ chức tín dụng nhằm mục đích kiểm tốn theo Luật định. Thơng thường, các báo cáo của giai đoạn kiểm sốt cấp độ III được trình lên cấp cao nhất của các tổ chức tín dụng (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc). Tĩm lại Hoạt động kiểm sốt hết sức quan trọng, hết sức cần thiết cho hệ thống các tổ chức tín dụng. Nếu cĩ một hệ thống kiểm sốt nội bộ tốt thì tạo điều kiện cho các tổ chức tín dụng hoạt động an tồn và hiệu quả. Hệ thống kiểm sốt nội bộ phải được hiểu theo nghĩa rộng, tính bao quát như khái niệm đã được trình bày thì mới thấy hết được sự cần thiết của hệ thống kiểm sốt nội bộ. 6/ Cơ cấu của hoạt động kiểm sốt nội bộ các tổ chức tín dụng Từ những khái niệm trên đây cĩ thể phân chia kiểm sốt nội bộ các tổ chức tín dụng thành hai nhĩm cấu thành: -Mơi trường của kiểm sốt nội bộ bao gồm tổ chức, các cơ chế, chính sách, các thể lệ, nghiệp vụ, các giải pháp, biện pháp thực hiện… -Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm sốt nội bộ trong các tổ chức tín dụng. 6.1/ Mơi trường kiểm sốt Đĩ là tồn bộ mơ hình tổ chức, các chủ trương, cơ chế, chính sách, biện pháp và các quy định về các quy trình nghiệp vụ của các tổ chức tín dụng. Thực hiện nghiêm túc các quy định về pháp luật, về quy trình nghiệp vụ được xem như là một nhĩm hệ thống kiểm sốt nội bộ quan trọng nhất nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Những mơ hình tổ chức và cơ chế, chính sách của các tổ chức tín dụng bao gồm: -Luật các tổ chức tín dụng 19 -Mơ hình tổ chức của các tổ chức tín dụng -Quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc tổ chức bộ máy của các tổ chức tín dụng. -Các quy chế về cơng chức, cán bộ, nhân viên… -Các cơ chế, chính sách, các quy định nghiệp vụ về ngân hàng, kế tốn, tài chính, các hoạt động dịch vụ cĩ liên quan…. 6.2/ Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm sốt nội bộ trong các tổ chức tín dụng Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm sốt nội bộ thường được gắn liền với các quy trình nghiệp vụ, nĩ khơng tách rời khỏi các quy trình nghiệp vụ. Bất kỳ một quy trình một quy trình nghiệp vụ nào gắn liền với nĩ là một quy trình kiểm sốt nội bộ. Các tổ chức tín dụng cĩ bao nhiêu hoạt động thì gắn liền với nĩ là hệ thống kiểm sốt nội bộ tương ứng. 7/ Những tiêu chuẩn của kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng Những nguyên tắc cơ bản của một chế độ kiểm sốt nội bộ các tổ chức tín dụng bao gồm: -Phân cơng cơng việc: Trong định mức giao dịch được phép thì khơng cá nhân nào trong đơn vị cĩ khả năng hay được quyền hồn thành một giao dịch. Mỗi giao dịch được hồn thành ít nhất từ hai người cùng tham gia trở lên, mỗi người cĩ trách nhiệm và quyền hạn khác nhau trong cơ cấu tổ chức. -Kiểm sốt kép: Nguyên tắc này cĩ mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân cơng cơng việc. Nguyên tắc này cĩ mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân cơng cơng việc. Nguyên tắc này đảm bảo một giao dịch cĩ hai người cùng tham gia, một người làm nhiệm vụ kiểm tra cơng việc của người kia. -Bảo vệ kết hợp: Nguyên tắc này chính là sự thực hiện cơng việc trước sự chứng kiến của một hay nhiều người khác. 20 -Sổ sách kế tốn Đây là một nguyên tắc hết sức quan trọng đối với cơng tác kiểm sốt nội bộ của các tổ chức tín dụng. -Quyền ký các giấy tờ Nguyên tắc này đảm bảo việc quy định chính thức các quyền ký trên các chứng từ, các loại giấy tờ khác cho từng cán bộ các cấp. -Cân đối độc lập: Nguyên tắc này đảm bảo tính độc lập trong khi lên các cân đối đã được thực hiện đối chiếu lẫn nhau, nếu cân đối sau khi được lập nên một cách độc lập được đối chiếu khớp đúng khách quan nĩ sẽ đảm bảo các giao dịch được tổng hợp lên là chính xác. -Luân chuyển cơng tác Nguyên tắc này đảm bảo cĩ thể thay đổi cơng việc hàng ngày của cán bộ nghiệp vụ một cách bất ngờ hoặc theo định kỳ. Cơng việc thay đổi hàng ngày của các cán bộ phải được tiến hành đột xuất, giữ bí mật tuyệt đối. Để thực hiện được nguyên tắc này, cán bộ phải được đào tạo từ trước, cĩ khả năng thực hiện được từ hai chức năng cơng việc khác nhau. III/ KIỂM TỐN NỘI BỘ TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1/ Khái niệm Kiểm tốn nội bộ Bên cạnh hoạt động kiểm tốn độc lập, các hoạt động kiểm tốn nội bộ cũng đĩng một vai trị quan trọng trong nền kinh tế thị trường. Hiệp Hội Kiểm tốn nội bộ đã định nghĩa về kiểm tốn nội bộ như sau: “Kiểm tốn nội bộ là hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng cường thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. Kiểm tốn nội bộ giúp cho tổ chức hồn thiện mục tiêu thơng qua việc đưa ra một cách tiếp cận cĩ hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm sốt và giám sát”. 2/Bản chất của kiểm tốn nội bộ Để cĩ thể đảm bảo hợp lý là sẽ đạt được các mục tiêu đã được đề ra, trước hết đơn vị phải thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm sốt, thứ đến phải tổ chức thực hiện các 21 chính sách, thủ tục kiểm sốt đã được thiết lập, cuối cùng cần tiến hành kiểm tra và đánh giá chúng. Ở đơn vị cĩ quy mơ nhỏ, các hoạt động thường đơn giản hoặc ít phức tạp và rủi ro trong quản lý cũng ít xảy ra. Khi đĩ, nhà quản lý của các đơn vị sẽ thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về những chính sách, các thủ tục kiểm sốt trong đơn vị. Thế nhưng, khi quy mơ của đơn vị lớn đến một mức nào đĩ, quyền hạn và trách nhiệm sẽ phải được phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận. Điều này dẫn đến mối quan hệ giữa những bộ phận, chức năng và các nhân viên sẽ trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu nhận thơng tin phản hồi cũng trở nên khĩ khăn hơn, bên cạnh đĩ, tài sản sẽ bị phân tán ở nhiều nơi do được sử dụng cho các hoạt động và mục tiêu khác nhau… và rủi ro gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến các hoạt động và mục tiêu của đơn vị cũng sẽ tăng lên. Lúc này, các nhà quản lý khĩ cĩ thể trực tiếp tiến hành việc kiểm tra và đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm sốt. Vì thế, cần phải cĩ một bộ phận chuyên mơn để giúp họ thực hiện tốt điều này, đĩ chính là bộ phận kiểm tốn nội bộ. Từ những phân tích trên đây, ta nhận thấy bản chất của kiểm tốn nội bộ là một bộ phận độc lập trong đơn vị cĩ chức năng kiểm tra, đánh giá và đề xuất những cải tiến đối với những hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho những mục tiêu của nhà quản lý. Mục tiệu: về cơ bản, mục tiêu của một đơn vị bao gồm -Sự trung thực và đáng tin cậy của những thơng tin tài chính và thơng tin hoạt động. -Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động -Bảo vệ tài sản -Tuân thủ các luật lệ, quy định và hợp đồng 3/ Chức năng của kiểm tốn nội bộ Trước đây, chức năng của kiểm tốn nội bộ được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của tổ chức. Trong những năm gần đây, Hiệp Hội Kiểm Tốn Nội Bộ đã mở rộng chức năng của kiểm tốn nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị. Phạm vi của hai chức năng này luơn gắn liền với những nội dung cơng việc mà họ phải thực hiện , cụ thể như sau; 22 -Nhận định, phân tích, đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho các thơng tin tài chính và thơng tin hoạt động trở nên khơng đáng tin cậy; đề xuất những biện pháp để cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo về những thơng tin này. -Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho các thơng tin tài chính và thơng tin hoạt động trở nên khơng hữu hiệu hoặc thiếu hiệu quả; đề xuất những biện pháp để sử dụng tiết kiệm hơn và cĩ hiệu quả nguồn lực của đơn vị. -Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho tài sản của đơn vị bị tham ơ, biển thủ…; đề xuất những biện pháp để cải thiện sự hữu hiệu trong phương thức bảo vệ tài sản. -Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro cĩ thể làm cho luật lệ và các quy định khơng được tuân thủ; đề xuất những biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu hơn. Bên cạnh việc mở rộng chức năng, các hoạt động của kiểm tốn nội bộ cũng được mở rộng phạm vi, bao gồm cả hoạt động bảo đảm và hoạt động tư vấn. Trong hoạt động bảo đảm và hoạt động tư vấn. Trong hoạt động bảo đảm, kiểm tốn nội bộ đã nâng cao mục tiêu đánh giá độc lập của mình, trong chừng mực nhất định, cĩ thể tương tự như dịch vụ bảo đảm của kiểm tốn độc lập. Bên cạnh đĩ, tư vấn đã được tách riêng và xem là một hoạt động của kiểm tốn nội bộ. * Kiểm tốn nội bộ tổ chức tín dụng Kiểm tốn tổ chức tín dụng là quá trình một hay một số cá nhân độc lập,cĩ thẩm quyền, cĩ kỹ năng nghiệp vụ thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thơng tin cĩ thể định lượng được của một đơn vị thuộc tổ chức tín dụng hay tồn bộ họat động của tổ chức tín dụng nhằm mục đích xác nhận và báo cáo mức độ phù hợp giữa thơng tin cĩ thể định lượng đĩ với các chuẩn mực đã được xây dựng. Các cá nhân độc lập này là kiểm tốn viên phải là người cĩ đủ khả năng để hiểu các chuẩn mực đã được xây dựng và phải cĩ đủ những thẩm quyển khi thực hiện kiểm tốn để cĩ thể thu thập được đầy đủ những bằng chứng phục vụ cho quá trình kiểm tốn. Kiểm tốn viên phải là người độc lập về quan hệ kinh tế và quan hệ gia đình với người đứng đầu đơn vị được kiểm tốn. Kiểm tốn viên phải là người trung thực, vơ tư, khách quan trong cơng việc kiểm tốn. 23 Như vậy, qua nghiên cứu về Kiểm sốt nội bộ và Kiểm tốn nội bộ cĩ thể kết luận rằng kiểm tốn nội bộ là một bộ phận, là phương pháp của kiểm sốt nội bộ. Vì vậy, khái niệm kiểm tốn nội bộ của tổ chức tín dụng là quá trình kiểm tốn được các kiểm tốn viên nội bộ thực hiện. Kiểm tốn nội bộ tổ chức tín dụng là một bộ phận quan trọng, một phương pháp của kiểm sốt nội bộ tổ chức tín dụng. IV/ KIỂM TRA NỘI BỘ TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1/ Khái niệm Kiểm tra là yếu tố cấu thành trong hoạt động quản lý, là việc xem xét những nội dung, mục tiêu đề ra được thực hiện như thế nào, cĩ mang lại kết quả như mong đợi? Từ đĩ kịp thời đề ra các biện pháp tiếp theo, đảm bảo cho sự thành cơng của mục tiêu đã xác định. “Bất cứ hoạt động quản lý nào, muốn đảm bảo thực hiện đầy đủ những mục tiêu đề ra, thể hiện các chương trình, kế hoạch, quyết định quản lý và các biện pháp thực hiện thì nhất thiết phải tiến hành kiểm tra. Quản lý đồng thời là kiểm tra. Hoạt động quản lý mà khơng tiến hành kiểm tra việc thực hiện thì coi như khơng quản lý. Những biểu hiện coi nhẹ kiểm tra, tách kiểm tra ra khỏi hoạt động quản lý đề xa lạ với khoa học quản lý”. 2/ Nội dung cần phải chú ý trong thực hiện nghiệp vụ kiểm tra nội bộ ngân hàng thương mại a/ Kiểm tra phải trở thành cơng việc thường xuyên hàng ngày của cấp trên đối với cấp dưới, nĩ chẳng những là nhiệm vụ của Ban điều hành mà phải là nhiệm vụ của Đại hội đồng, của Hội đồng quản trị, của Ban Kiểm Sốt và của những nhân viên thừa hành trước cơng việc được giao. Việc kiểm tra khơng những được thực hiện kiểm tra giữa cấp trên với cấp dưới, tự kiểm tra cơng việc của mình mà cịn thực hiện giữa kiểm tra chéo giữa các phần việc khác nhau trong tổng thể chung. Chỉ cĩ như vậy ngân hàng thương mại mới được đảm bảo tuân thủ quy trình tác nghiệp một các nghiêm ngặt; từng cán bộ, nhân viên mới đề cao ý thức trách nhiệm, tính kỷ luật, tính nguyên tắc cao. Đĩ là cơ sở vơ cùng quan trọng đảm bảo an tồn trong hoạt động ngân hàng. b/ Kiểm tra phải là một bộ phận, một mắt xích quan trọng một quy trình tác nghiệp, trong hoạt động của một phịng ban chức năng. Bản thân quy trình tác nhiệp là quy trình 24 kiểm tra, là những bước tuần tự trong nghiệp vụ, khơng thể bỏ qua một bước nào hoặc làm sai thứ tự các bước. Bản thân các quy định về hạch tốn kép, sổ phụ, sổ cái, cân đối số phát sinh, cân đối tài khoản…chính là một hệ thống kiểm tra chéo trong hạch tốn kế tốn để phát hiện sự nhầm lẫn trong chi chép số liệu. c/ Kiểm tra phải được tiến hành trước, trong và sau một quy trình tác nghiệp. 3/ Mối quan hệ giữa kiểm tra với kiểm tốn a/ Điểm khác nhau căn bản Kiểm tốn căn bản khác kiểm tra ở chỗ: -Chỉ thực hiện kiểm tốn sau khi các hoạt động kinh tế đã thực hiện -Kiểm tốn khơng nằm trong quy trình tác nghiệp, nĩ là một hoạt động tách ra khỏi quy trình, đứng bên ngồi để “nhìn vào” một cách khách quan quy trình này đang vận hành như thế nào. -Cĩ bộ phận chuyên mơn với tính độc lập tương đối cùng kỹ thuật viên giỏi nghề ngân hàng mới cĩ thể làm tốt cơng tác kiểm tốn nội bộ. b/ Điểm giống nhau căn bản Mặc dù cĩ những điểm khác nhau giữa kiểm tra với kiểm tốn nhưng cả hai hình thức này cĩ những điểm giống nhau căn bản là: -Kiểm tra, kiểm tốn đều cĩ thể tiến hành theo hình thức gián tiếp trên cơ sở các tài liệu, báo cáo, hoặc bằng hình thức trực tiếp với đối tượng cần kiểm tra, kiểm tốn. -Kiểm tra, kiểm tốn tiến hành kết hợp giữa thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất: cĩ thể do một người thực hiện hoặc thành lập đồn kiểm tra, kiểm tốn. -Mục đích của kiểm tra, kiểm tốn là giám sát hoạt động ngân hàng tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc, chống lại các hành vi lừa đảo, hạn chế rủi ro, duy trì hoạt động ngân hàng trong an tồn, hiệu quả theo đúng đường lối đề ra. Làm tốt cơng tác kiểm tra nội bộ, chính là tạo mơi trường tốt hơn cho kiểm tốn nội bộ. Hoạt động kiểm tra của những người lãnh đạo để tạo ra hoặc bổ xung hồn thiện các chuẩn mực. Chỉ trên cơ sở các chuẩn mực hồn chỉnh, cơng tác kiểm tốn mới cĩ thể tiến hành thuận lợi và phát huy tác dụng. 25 Ngược lại, chính kiểm tốn nội bộ sẽ gĩp phần chỉ ra các sai sĩt, sơ hở trong quan lý, trong vận hành, giúp cho Ban lãnh đạo ngân hàng kiểm tra lại để chỉnh lý đảm bảo hoạt động an tồn hiệu quả hơn. Tóm lại, theo những lý luận trên, ta có thể đưa ra kết luận rằng : Kiểm tốn nội bộ tổ chức tín dụng là một bộ phận quan trọng, một phương pháp của kiểm sốt nội bộ tổ chức tín dụng. Trong khi đĩ, làm tốt cơng tác kiểm tra nội bộ, chính là tạo mơi trường tốt hơn cho kiểm tốn nội bộ. Vậy một trong những giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ các ngân hàng thương là phải xây dựng cho được một hệ thống kiểm tốn nội bộ hoạt động hiệu quả, muốn hệ thống hoạt động hữu hiệu phải tạo mơi trường tốt cho cơng tác này. Giải pháp được đề cập đến trong bài viết dưới đây là làm tốt cơng tác kiểm tra nội bộ trong các ngân hàng thương mại. 26 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH I/ GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 1/ Đơi nét về BIDV Tên đầy đủ: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam. Tên giao dịch quốc tế : Bank for Investment and Development of Vietnam. Tên gọi tắt: BIDV. Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thành lập theo quyết định 177/TTg ngày 26/04/1957 của Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình hoạt động và trưởng thành, Ngân hàng được mang các tên gọi khác nhau phù hợp với từng thời kỳ xây dựng và phát triển của đất nước: 9 Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26/4/1957 9 Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24/6/1981 9 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14/11/1990 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là một trong bốn ngân hàng thương mại nhà nước lớn nhất ở Việt Nam được hình thành sớm nhất và lâu đời nhất, là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức hoạt động theo mơ hình Tổng cơng ty nhà nước. Hệ thống tổ chức được hình thành và hồn thiện dần theo mơ hình của một tập đồn trong tương lai. Hiện nay, mơ hình tổ chức của BIDV gồm 05 khối lớn: Khối ngân hàng thương mại quốc doanh (bao gồm 3 sở giao dịch và các chi nhánh trên tồn quốc); Khối Cơng ty; Khối các đơn vị sự nghiệp; Khối liên doanh; Khối đầu tư. Tổng số cán bộ cơng nhân viên của tồn hệ thống đạt trên 9.300 người vừa cĩ kinh nghiệm, vừa am hiểu cơng nghệ ngân hàng hiện đại. 2/ Hoạt động dịch vụ của BIDV 2.1/ Chuyển đổi cơ cấu dịch vụ 27 Trong thời kỳ đổi mới, BIDV đã tăng thêm nhiều tiện ích, sản phẩm dịch vụ ngân hàng, xố thế “độc canh tín dụng”. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các dịch vụ thanh tốn quốc tế, thanh tốn trong nước, chuyển tiền, chi trả kiều hối, thanh tốn thẻ séc, chuyển đổi mua bán ngoại tệ... tăng trưởng cả về qui mơ, chất lượng dịch vụ. Các tiện ích dịch vụ thanh tốn khơng dùng tiền mặt được đẩy mạnh nghiên cứu, áp dụng. Nhiều dịch vụ phi ngân hàng như bảo hiểm phi nhân thọ, cho thuê tài chính, chứng khốn... được phát triển, cĩ hệ thống...Cơ cấu tài sản nợ - tài sản cĩ được chuyển dịch theo hướng tích cực. Cơ cấu nguồn thu dịch vụ chưa được cải thiện theo hướng tích cực, chủ yếu vẫn thu từ các sản phẩm dịch vụ truyền thống. Các hoạt động dịch vụ của Ngân hàng chiếm thị phần nhỏ trên thị trường như thanh tốn quốc tế, sản phẩm thẻ, đặc biệt là các sản phẩm mới lần đầu được triển khai qua kênh Chi nhánh (bán bảo hiểm qua ngân hàng, thanh tốn lương, chuyển tiền Western Union …), việc triển khai các sản phẩm cĩ chất lượng vượt trội: thanh tốn trong nước, BIDV-smart@ccount,... do chưa quan tâm giới thiệu đến khách hàng nên kết quả cũng cịn nhiều hạn chế. Hoạt động kinh doanh thẻ tăng trưởng chậm cả về doanh thu và số lượng thẻ phát hành; cơng nghệ thơng tin là yếu tố then chốt để phát triển các sản phẩm dịch vụ, tuy nhiên, các dự án đầu tư triển khai cịn chậm nên chưa đáp ứng đầy đủ, hiệu quả cho việc phát triển các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng ngay cả các sản phẩm dịch vụ mà khách hàng cĩ nhu cầu cao; Ban Giám Đốc đã tập trung chỉ đạo triển khai và tăng cường khai thác các dịch vụ hiện cĩ (kinh doanh ngoại tệ, thanh tốn quốc tế, thanh tốn trong nước, mở rộng quan hệ thanh tốn song phương, thanh tốn hố đơn, dịch vụ bảo hiểm qua ngân hàng,…). Tiếp tục nghiên cứu sản phẩm mới trên tồn hệ thống (bao thanh tốn, dịch vụ gửi nhận tin nhắn tự động (BSMS) và dịch vụ thanh tốn lương tự động,…); thơng qua kế hoạch đầu tư cơng nghệ thơng tin 2006-2007 gắn với phát triển sản phẩm dịch vụ; Tích cực chuẩn bị các điều kiện về nhân sự, về cơ sở vật chất để thực hiện tốt việc cung cấp dịch vụ cho Hội nghi APEC vào tháng 11/2006; qua đĩ quảng cáo, khuyếch trương hình ảnh, thương hiệu của BIDV. 28 2.2/ Xu hướng phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ Ngân hàng là ngành cung ứng dịch vụ đặc biệt đối với dân cư và nền kinh tế; trong điều kiện nền kinh tế mở, tự do hố thương mại và tự do hố tài chính, nhu cầu về các dịch vụ ngân hàng sẽ ngày càng phát triển, nhất là các dịch vụ ngân hàng bán lẻ (Retail banking). Xét trên giác độ kinh tế - xã hội, dịch vụ ngân hàng bán lẻ đẩy nhanh quá trình luân chuyển tiền tệ, tận dụng tiềm năng to lớn về vốn để phát triển kinh tế; đồng thời giúp cải thiện đời sống dân cư, hạn chế thanh tốn bằng tiền mặt trong nền kinh tế, gĩp phần giảm chi phí xã hội qua việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho cả ngân hàng và khách hàng. Xét trên giác độ tài chính và quản trị ngân hàng, ngân hàng bán lẻ mang lại nguồn thu ổn định, chắc chắn, hạn chế rủi ro tạo bởi các nhân tố bên ngồi vì đây là lĩnh vực ít chịu ảnh hưởng của chu kỳ kinh tế; bên cạnh đĩ, ngân hàng bán lẻ giữ vai trị quan trọng trong việc mở rộng thị trường, mở rộng khách hàng nâng cao năng lực cạnh tranh; tạo nguồn vốn trung, dài hạn chủ đạo cho ngân hàng; gĩp phần đa dạng hĩa hoạt động ngân hàng, tận dụng và khai thác mọi tiềm năng của ngân hàng. Đối với khách hàng, các dịch vụ ngân hàng bán lẻ đem đến sự thuận tiện, an tồn, tiết kiệm cho khách hàng trong quá trình thanh tốn và sử dụng nguồn thu nhập của mình. Tạp chí Stephen Timewell nhận định “Xu hướng ngày nay thể hiện rõ rằng ngân hàng nào nắm được cơ hội mở rộng việc cung cấp dịch vụ ngân hàng bán lẻ cho một lượng dân cư khổng lồ đang “đĩi” các dịch vụ tài chính tại các nước cĩ nền kinh tế mới nổi, sẽ trở thành những gã khổng lồ tồn cầu trong tương lai”. Hoạt động ngân hàng bán lẻ ngày càng đĩng vai trị rất quan trọng trong hoạt động của các ngân hàng thương mại trên thế giới: các ngân hàng bán lẻ tồn cầu được kỳ vọng sẽ đĩng vai trị chủ đạo trong danh sách 20 ngân hàng tồn cầu hàng đầu vào năm 2015 theo xếp hạng của Tạp chí The Banker. Các ngân hàng thương mại Việt Nam đã và đang phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ là một xu thế tất yếu, phù hợp với xu hướng chung của các ngân hàng trong khu vực và trên thế giới. Đây là hoạt động ngân hàng phục vụ đối tượng khách hàng cá nhân và các 29 hộ kinh doanh nhỏ, đảm bảo cho các ngân hàng quản lý rủi ro hữu hiệu, cung ứng dịch vụ một cách tốt nhất cho khách hàng, định hướng kinh doanh, thị trường sản phẩm mục tiêu rõ ràng giúp ngân hàng đạt được hiệu quả kinh doanh tối ưu. Việt Nam được đánh giá là thị trường mà các dịch vụ ngân hàng bán lẻ (dịch vụ tài khoản, séc, thẻ, thanh tốn, quản lý tài sản, tín dụng tiêu dùng,…) cịn rất nhiều tiềm năng phát triển. Yếu tố quyết định đảm bảo cho sự tăng trưởng khơng ngừng của thị trường dịch vụ ngân hàng bán lẻ tại các nước cĩ nền kinh tế mới nổi như Việt Nam là sự tăng trưởng liên tục của nền kinh tế, cùng với đĩ là sự cải thiện của mơi trường luật pháp, trình độ dân trí và cơ cấu dân số trẻ. Từ năm 2000 trở lại đây, nền kinh tế liên tục tăng trưởng khá nhanh (thấp nhất là 6,79% năm 2000, 7,69% năm 2004, 7,8% năm 2006 và dự kiến 7,6% năm 2007), kinh tế vĩ mơ được duy trì ổn định (chỉ số CPI tăng bình quân 3,34%/năm, thâm hụt ngân sách nhà nước được kiểm sốt dưới 5% GDP), đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân khơng ngừng được cải thiện. Nhờ đĩ, mơi trường hoạt động ngân hàng ngày càng thuận lợi và hấp dẫn; nhu cầu về số lượng và chất lượng dịch vụ ngân hàng Việt Nam ngày càng tăng. Thị trường dịch vụ ngân hàng bán lẻ sẽ là mặt trận một chiến tuyến mới, khơng cịn là sân chơi độc quyền của các NHTMVN. Các ngân hàng nước ngồi, các tổ chức tài chính phi ngân hàng, thậm chí cả các tổ chức phi tài chính cũng sẽ hành động một cách ráo riết để chiếm lĩnh thị phần trong lĩnh vực này. Khi khơng cĩ sự phân biệt giữa các tổ chức tín dụng trong nước và các tổ chức tín dụng nước ngồi trong các lĩnh vực hoạt động ngân hàng, các chi nhánh ngân hàng nước ngồi được phép mở rộng mạng lưới đi sâu vào thị trường nội địa, mở rộng đối tượng khách hàng là dân cư, trở thành các ngân hàng bán lẻ với cơng nghệ hiện đại, năng lực tài chính dồi dào, sản phẩm và dịch vụ ngân hàng phong phú, đa dạng, các NHTMVN cĩ thể thua ngay trên sân nhà. Vì vậy, việc đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ là vấn đề cấp thiết đối với các NHTMVN. Đứng trước xu thế chung của thời đại, BIDV HCMC cũng khai thác những tiềm năng từ khách hàng cá nhân, khơng ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hĩa sản phẩm cung cấp cho phân khúc thị trường này. 30 Cùng với sự phát triển tất yếu như vậy, vai trị của kiểm tra nội bộ cần được tăng cường để đảm bảo cho mục tiêu phục vụ khách hàng cá nhân tốt hơn nữa. Phát triển dịch vụ ngân hàng bán lẻ, một xu hướng phát triển tất yếu của các Ngân hàng thương mại. 3/Mơ hình tổ chức của BIDV HCMC Ban Giám Đốc gồm : Giám đốc và 3 Phĩ Giám Đốc Ban Giám Đốc được phân chia trách nhiệm quản lý, giám sát các 4 “khối” trong BIDV HCM. Bốn “khối” và các phịng ban trực thuộc các khối đĩ là: a/ Khối Tín dụng a.1.Phịng Tín dụng 1: chuyên cho vay các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp a.2. Phịng Tín dụng 2: chuyên cho vay các doanh nghiệp lớn a.3. Phịng Tín dụng 3 : chuyên cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ a.4. Phịng tín dụng 4 : chuyên cho vay cá nhân a.5. Phịng quản lý tín dụng : chuyên định giá, cơng chứng tài sản thế chấp. a.6. Phịng thẩm định : thẩm định các dự án đầu tư cho vay trung và dài hạn. b/ Khối dịch vụ (phi tín dụng) b.1. Dịch vụ 1 : cung cấp dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp b.2. Dịch vụ 2 : cung cấp dịch vụ thanh tốn quốc tế cho các doanh nghiệp. b.3. Dịch vụ 3 : cung cấp dịch vụ về ngân quỹ cho các đối tượng là nội bộ và khách hàng. b.4. Dịch vụ 4 : cung cấp dịch vụ cho khách hàng cá nhân. c/ Khối quản lý nội bộ c.1.Phịng Kiểm tra nội bộ : thực hiện cơng tác kiểm tra các hoạt động của các phịng ban nghiệp vụ và các phịng ban khác. c.2. Phịng kế tốn tài chính c.3. Phịng điện tốn 31 c.4. Phịng pháp chế c.5. Phịng tổ chức – hành chính d/ Khối các đơn vị trực thuộc Gồm 5 phịng giao dịch : Bùi Thị Xuân, Khánh Hội, Cộng Hịa, Tân Định, Phú Nhuận. Theo mơ hình tổ chức trên, tại Hội sở chính BIDV HCMC, phịng trực tiếp cung ứng các dịch vụ ngân hàng bán lẻ đến khách hàng là phịng dịch vụ khách hàng cá nhân (phịng dịch vụ 4) II/ MƠ HÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1/ Các phương pháp Phịng ban thực hiện : Ban Kiểm Sốt phối hợp với Ban Kiểm tra nội bộ của Trung Ương (Hội sở chính Ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam) tại Hà Nội. Phịng Kiểm Tra nội bộ chi nhánh Hồ Chí Minh phối hợp với Phịng Kế tốn chi nhánh. Cĩ sự kết hợp giữa Trung Ương và chi nhánh trong cơng tác kiểm tra nội bộ a/ Phương pháp định kỳ Theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc mỗi cuối năm (quyết tốn), phịng Kiểm tra nội bộ phối hợp với phịng kế tốn, hoặc Ban Kiểm Sốt của Trung Ương thực hiện cơng tác kiểm tra b/ Phương pháp đột xuất Việc kiểm tra được tiến hành đột xuất mà khơng được thơng báo trước. c/ Phương pháp trực tiếp Chủ yếu kiểm tra về tác nghiệp của cán bộ cơng nhân viên d/ Phương pháp gián tiếp 32 Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trên bề mặt chứng từ, các văn bản hướng đẫn, phân cơng cơng việc hoặc quy trình cụ thể... 2/Sơ đồ kiểm sốt nội bộ tại BIDV HCMC Mơ hình hình thành bộ máy Kiểm tra kiểm sốt nội bộ tại BIDV HCMC được hình thành theo hàng dọc, thể hiện ở sơ đồ 2.1 . Diễn giải sơ đồ như sau : Để tăng cường kiểm sốt nội bộ tại chi nhánh, Ban giám đốc chi nhánh đã chú trọng đến cơng tác kiểm tốn nội bộ. Qua đĩ, xây dựng phịng “kiểm tra nội bộ” - nằm trong khối quản lý nội bộ - với nhân viên cĩ đủ năng lực và trình độ để kiểm tra cơng việc của các phịng ban nghiệp vụ. Nhân viên làm việc tại phịng kiểm tra nội bộ của chi nhánh phải cĩ ít nhất hai năm cơng tác trong các phịng ban nghiệp vụ tại BIDV HCMC, cĩ trình độ đại học hoặc sau đại học, cĩ trình độ Anh văn và vi tính đảm bảo cho cơng tác. Các phịng ban nghiệp vụ trực thuộc các khối Tín dụng, dịch vụ, quản lý nội bộ và các đơn vị trực thuộc chịu sự kiểm ._.ăn Giàu (2000), “Những giải pháp nhằm hoản thiện tổ chức, hoạt động kiểm sốt, kiểm tốn đối với Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng ở Việt Nam” đề tài nghiên cứu khoa học ngân hàng, Hà Nội. 78 PHỤ LỤC 1 CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH ĐƯỢC ÁP DỤNG CHÍNH TẠI BIDV HCMC Quy trình vận hành chương trình BDS (Theo DA HĐH) Quy trình quản lý và sử dụng hệ thống thơng tin khách hàng (Theo DA HDH) Quy trình quản lý và sử dụng mẫu dấu chữ ký (Theo DA HĐH) Quy trình nghiệp vụ tiền gửi cĩ kỳ hạn (Theo DA HĐH) Quy trình nghiệp vụ tiền gửi khơng kỳ hạn (Theo DA HĐH) Quy trình chuyển tiền (HĐH) Quy trình tiền gửi Quy trình giao dịch một cửa (Theo DA HĐH) Quy trình giao dịch kinh doanh tiền tệ (Theo DA HĐH) Quy trình thanh tốn quốc tế (Áp dụng DA HĐH) Quy định thanh tốn quốc tế (Theo DA HĐH) Quy trình vận hành và quản lý nghiệp vụ ATM (Theo DA HĐH) Quy định nghiệp vụ thẻ ATM Quy trình luân chuyển kiểm sốt và lưu trữ chứng từ (Theo DA HĐH) Quy trình Tín dụng ngắn hạn Quy trình Tín dụng trung - dài hạn Quy trình thẩm định Quy trình Bảo lãnh Quy trình Tuyển dụng cán bộ Quy trình Bổ nhiệm cán bộ Sổ tay quản lý chất lượng (Cụ thể từng quy trình tham khảo tại Mạng nội bộ BIDV trang Pháp Điển) 79 PHỤ LỤC 2: ĐƠI NÉT VỀ BIDV • Ngân hàng ĐT&PTVN là một doanh nghiệp Nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức theo mơ hình Tổng cơng ty Nhà nước (tập đồn) mang tính hệ thống thống nhất bao gồm hơn 112 chi nhánh và các Cơng ty trong tồn quốc, cĩ 3 đơn vị liên doanh với nước ngồi (2 ngân hàng và 1 cơng ty), hùn vốn với 5 tổ chức tín dụng. • Trọng tâm hoạt động và là nghề nghiệp truyền thống của NHĐT&PTVN là phục vụ đầu tư phát triển, các dự án thực hiện các chương trình phát triển kinh tế then chốt của đất nước. Thực hiện đầy đủ các mặt nghiệp vụ của ngân hàng phục vụ các thành phần kinh tế, cĩ quan hệ hợp tác chặt chẽ với các Doanh nghiệp, Tổng cơng ty. NHĐT&PT khơng ngừng mở rộng quan hệ đại lý với hơn 400 ngân hàng và quan hệ thanh tốn với 50 ngân hàng trên thế giới. • NHĐT&PTVN là một ngân hàng chủ lực thực thi chính sách tiền tệ quốc gia và phục vụ đầu tư phát triển. Quá trình 43 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển luơn gắn liền với từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Bên cạnh việc hoạt động đầy đủ các chức năng của một ngân hàng thương mại được phép kinh doanh đa năng tổng hợp về tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và phi ngân hàng, làm ngân hàng đại lý, phục vụ các dự án từ các nguồn vốn, các tổ chức kinh tế, tài chính, tiền tệ trong và ngồi nước, BIDV luơn khẳng định là ngân hàng chủ lực phục vụ đầu tư phát triển, huy động vốn cho vay dài hạn, trung hạn, ngắn hạn cho các thành phần kinh tế; là ngân hàng cĩ nhiều kinh nghiệm về đầu tư các dự án trọng điểm. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luơn làm trịn nhiệm vụ được Đảng, nhà nước và nhân dân giao cho. Cùng với hệ thống ngân hàng thương mại nhà nước, BIDV luơn là cơng cụ sắc bén, là lực lượng chủ lực trong thực thi chính sách tiền tệ quốc gia. Trong hoạt động, BIDV luơn tuân thủ pháp luật, thực hiện đẩy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, bảo tồn và phát triển vốn. Giai đoạn hiện nay, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam xác định mục tiêu hoạt động là: Hiệu quả, an tồn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. 80 Trong quan hệ với khách hàng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luơn nêu cao phương châm hành động “Hiệu quả kinh doanh của khách hàng là mục tiêu hoạt động của BIDV”, quan hệ giữa BIDV và bạn hàng là mối quan hệ “hợp tác cùng phát triển”, cùng chia sẻ kinh nghiệm, khĩ khăn, cơ hội kinh doanh với bạn hàng. Chính vì lẽ đĩ, BIDV luơn lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ khách hàng để khơng ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, luơn tìm hiểu để thoả mãn những nhu cầu ngày một đa dạng của khách hàng. Với cam kết “cung cấp những sản phẩm, dịch vụ ngân hàng cĩ chất lượng cao, tiện ích tốt nhất cho khách hàng”, trong hơn 3 năm trở lại đây, BIDV luơn được tổ chức BVQI và Quacert chứng nhận cĩ hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000. Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tín dụng, tiền tệ, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luơn duy trì sự phối hợp, chia xẻ kiến thức, kinh nghiệm với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng bè bạn trong nước và quốc tế theo tinh thần hợp tác phát triển cùng cĩ lợi. Là thành viên tích cực của cộng đồng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luơn quan tâm đến cộng đồng, tham gia tích cực vào các chương trình xã hội, chương trình từ thiện xố đĩi, giảm nghèo, khắc phục thiên tai, quĩ bảo trợ trẻ em Việt Nam, chương trình kiên cố hố trường học, quĩ khuyến học, quĩ ủng hộ nạn nhân chất độc màu da cam… Luơn coi con người là nhân tố quyết định mọi thành cơng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực hiện phương châm “mỗi cán bộ BIDV phải là một lợi thế trong cạnh tranh” về cả năng lực chuyên mơn và phẩm chất đạo đức. Vì vậy, BIDV luơn đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của người lao động. Từ đĩ, BIDV cũng đã đang và khơng ngừng chăm lo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động để mọi người đều thấy rằng “BIDV chính là ngơi nhà chung” của mình. 81 PHỤ LỤC 3: HỆ THỐNG CÁC BIỆN PHÁP THẬN TRỌNG TRONG HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG TẠI VIỆT NAM Đối với Luật pháp Việt Nam đã đồng nghĩa các biện pháp thận trọng trong hoạt động ngân hàng với các tiêu chuẩn về đảm bảo an tồn hay gọi là biện pháp an tồn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng như: -Các tỷ lệ đảm bảo trong hoạt động kinh doanh ngân hàng -Các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động ngân hàng -Các quy định về cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, tiêu chuẩn về năng lực, trình độ với các chức danh lãnh đạo chủ chốt của TCTD… Một cách khái quát nhất về hệ thống các biện pháp thận trọng trong hoạt động Ngân hàng hiện hành ở Việt Nam bao gồm: 1 Cơ sở Pháp lý để điều chỉnh các hoạt động Ngân hàng Luật NHNN (năm 1997) qui định NHNN là ngân hàng trung ương của Việt Nam và là ngân hàng của các TCTD. Vì vậy, trong thực thi và điều hành CSTT, NHNN sử dụng một số cơng cụ CSTT, đặc biệt các nghiệp vụ tái cấp vốn của NHNN cĩ tác dụng như những biện pháp thận trọng khi sử dụng các nghiệp vụ dưới đây trong khuơn khổ những giới hạn về “giá”, về “mức” và về “điều kiện” của các bên khi tham gia giao dịch trong từng thời kỳ cụ thể của thị trường: -Nghiệp vụ thị trường mở (đối với các TCTD); -Chiết khấu/tái chiết khấu giấy tờ cĩ giá (đối với các NHTM); -Cho vay cĩ bảo đảm bằng cầm cố giấy tờ cĩ giá (đối với các NHTM) -Cho vay lại theo hồ sơ tín dụng (đối với các NHTM); -Hốn đổi ngoại tệ (đối với các TCTD); -Khoản vay đặc biệt đối với TCTD bị đặt trong tình trạng kiểm sốt đặc biệt hoặc trong trường hợp cấp bách. Luật các TCTD (1997) điều chỉnh tổ chức và nghiệp vụ mà TCTD và TCTD phi Ngân hàng buộc phải tuân thủ khi ra đời và tiến hành các giao dịch với thị trường tài chính. Các nội dung này sẽ được giới thiệu ở các mục liên quan trong bài viết này. 2.Hệ thống các quan hệ giữa chính sách tiền tệ với chính sách tài khố 82 Chính sách tiền tệ và chính sách tài khố là 2 cơng cụ điều hành kinh tế vĩ mơ quan trọng của Chính phủ. Mối quan hệ giữa 2 chính sách này cĩ ảnh hưởng đến mơi trường kinh doanh của các TCTD. Vì vậy, mối quan hệ giữa CSTT và chính sách tài khố cĩ thể được xem như là một biện pháp thận trọng ở tầm vĩ mơ thơng qua tác động của nĩ đến thị trường tiền tệ và diễn biến kinh tế vĩ mơ. Mối quan hệ này thể hiện: -NHNN làm đại lý cho Kho bạc Nhà nước trong việc tổ chức đấu thầu, phát hành và thanh tốn các trái phiếu, tín phiếu kho bạc; - Tạm ứng (cho vay ngắn hạn) cho ngân sách nhà nước và ngân sách nhà nước phải hồn trả trong năm tài chính. 3 Các tỷ lệ bảo đảm an tồn hoạt động ngân hàng và các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động dịch vụ ngân hàng 3.1. Các tỷ lệ bảo đảm an tồn hoạt động ngân hàng Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật các TCTD (năm 2004) qui định các TCTD phải duy trì các tỷ lệ bảo đảm an tồn sau đây: - Khả năng chi trả: Được xác định bằng tỷ lệ giữa tài sản cĩ cĩ thể thanh tốn ngay so với các loại tài sản nợ phải thanh tốn tại một thời điểm nhất định của TCTD. Tỷ lệ này hiện nay được qui định là khơng dưới 1; - Tỷ lệ an tồn vốn tối thiểu: Được xác định bằng tỷ lệ giữa vốn tự cĩ so với tài sản cĩ, kể cả cam kết ngoại bảng được điều chỉnh theo mức độ rủi ro. Tỷ lệ này hiện nay được qui định là khơng dưới 8%; - Tỷ lệ tối đa của nguồn vốn ngắn hạn được sử dụng để cho vay trung hạn và dài hạn. Tỷ lệ này hiện nay được qui định tuỳ theo loại hình TCTD và đặc biệt tuỳ vào năng lực hạch tốn và kiểm sốt dịng tiền của các TCTD (nhưng thơng thường tỷ lệ này vẫn phải <35%). 3.2. Các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động ngân hàng a. Về hoạt động tín dụng và bảo lãnh: *TCTD (trừ TCTD hợp tác) khơng được cho vay các đối tượng: - Thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt, Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phĩ Tổng giám đốc (Phĩ Giám đốc) của TCTD - Người thẩm định, xét duyệt cho vay; 83 - Bố, mẹ, vợ, chồng, con của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt, Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phĩ Tổng giám đốc (Phĩ Giám đốc). *TCTD khơng được chấp nhận bảo lãnh của các đối tượng trên để làm cơ sở cho việc cấp tín dụng đối với khách hàng. - Hạn chế tín dụng đối với khách hàng cĩ quan hệ (connected lending) *TCTD khơng được cấp tín dụng khơng cĩ bảo đảm, cấp tín dụng với điều kiện ưu đãi cho những đối tượng sau: + Tổ chức kiểm tốn, kiểm tốn viên đang kiểm tốn tại TCTD; kế tốn trưởng, thanh tra viên; + Các cổ đơng lớn của TCTD - Cá nhân hoặc tổ chức sở hữu trên 10% vốn điều lệ hoặc nắm giữ trên 10% vốn cổ phần cĩ quyền bỏ phiếu của TCTD. + Doanh nghiệp cĩ một trong những đối tượng mà TCTD khơng được phép cấp tín dụng nĩi trên sở hữu trên 10% vốn điều lệ của doanh ghiệp đĩ. - Tổng dư nợ cho vay đối với các đối tượng mà TCTD khơng được cấp tín dụng khơng cĩ bảo đảm, tín dụng với điều kiện ưu đãi khơng được vượt quá 5% vốn tự cĩ của TCTD; * Qui định về những nhu cầu vốn khơng được cho vay - Để mua sắm các tài sản và các chi phí hình thành nên tài sản mà pháp luật cấm mua bán, chuyển nhượng; - Thanh tốn các chi phí cho việc thực hiện các giao dịch mà pháp luật cấm; - Đáp ứng nhu cầu tài chính của các giao dịch mà pháp luật cấm. * Hạn chế tập trung cho vay, bảo lãnh, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ cĩ giá khác, cho thuê tài chính. - Tổng dư nợ cho vay đối với 1 khách hàng khơng được vượt quá 15% vốn tự cĩ của TCTD; - Mức bảo lãnh, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ cĩ giá khác đối với một khách hàng khơng được vượt quá tỷ lệ so với vốn tự cĩ của TCTD do Thống đốc NHNN qui định; - Mức cho thuê tài chính đối với khách hàng của TCTD thực hiện theo qui định của Chính phủ; 84 *Các qui định về phương thức cho vay và bảo lãnh, lưu giữ hồ sơ tín dụng, nội dung cơ bản của hợp đồng tín dụng. * Các qui định về bảo đảm tiền vay và đăng ký giao dịch bảo đảm. b. Giới hạn gĩp vốn, mua cổ phần: Mức gĩp vốn, mua cổ phần của TCTD trong một doanh nghiệp, tổng mức gĩp vốn, mua cổ phần của TCTD trong tất cả các doanh nghiệp khơng được vượt quá mức tối đa do Thống đốc NHNN qui định đối với từng loại hình TCTD. c. Về đầu tư vào tài sản cố định: TCTD được mua, đầu tư vào TSCĐ của mình khơng quá 50% vốn tự cĩ. d. Về kinh doanh ngoại hối: TCTD được kinh doanh ngoại hối và vàng trên thị trường trong nước và thị trường quốc tế khi được NHNN cho phép. TCTD được phép kinh doanh ngoại hối phải tuân thủ các qui định về tỷ giá, phương thức giao dịch và duy trì trạng thái ngoại hối theo qui định của NHNN. e. Một số hoạt động về huy động vốn, thanh tốn và kinh doanh khác cần phải đáp ứng một số qui định, điều kiện của NHNN: - Phát hành giấy tờ cĩ giá; - Thanh tốn quốc tế; f. Cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng: Luật TCTD (năm 1997) qui định các điều kiện (chủ yếu về tài chính, phương án kinh doanh và năng lực, trình độ chuyên mơn, quản trị, điều hành), hồ sơ để được cấp giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng; các trường hợp TCTD bị thu hồi giấy phép. g. Phá sản, thanh lý, giải thể: - Sau khi NHNN khơng áp dụng hoặc chấm dứt các biện pháp phục hồi khả năng thanh tốn của TCTD mà TCTD đĩ vẫn mất khả năng thanh tốn nợ đến hạn, thì cĩ thể bị tịa án mở thủ tục giải quyết yêu cầu phá sản theo qui định của pháp luật về phá sản doanh nghiệp. - TCTD giải thể trong các trường hợp sau: + Tự nguyện xin giải thể nếu cĩ khả năng thanh tốn hết nợ và được NHNN chấp thuận; 85 + Khi hết hạn hoạt động khơng xin gia hạn hoặc xin gia hạn nhưng khơng được NHNN chấp thuận; + Bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động. Khi giải thể, TCTD phải tiến hành thanh lý dưới sự giám sát của NHNN. h. Kiểm sốt đặc biệt: TCTD cĩ thể bị đặt vào tình trạng kiểm sốt đặc biệt của NHNN trong những trường hợp sau: - Cĩ nguy cơ mất khả năng chi trả; - Nợ khơng cĩ khả năng thu hồi cĩ nguy cơ mất khả năng thanh tốn; - Số lỗ luỹ kế của TCTD lớn hơn 50% tổng số vốn điều lệ tự cĩ và các quĩ. i.Những thay đổi phải được NHNN chấp thuận: - Tên của TCTD; - Mức vốn điều lệ, mức vốn được cấp; - Địa điểm đặt trụ sở chính, sở giao dịch, chi nhánh, văn phịng đại diện; - Nội dung, phạm vi và thời hạn hoạt động; - Chuyển nhượng cổ phần cĩ ghi tên quá tỷ lệ qui định của NHNN; - Tỷ lệ cổ phần của các cổ đơng lớn; - Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) và Ban kiểm sốt. Đánh giá chất lượng tài sản và dự phịng rủi ro TCTD phải thực hiện phân loại tài sản cĩ, trích lập dự phịng rủi ro trong hoạt động ngân hàng. Khoản dự phịng rủi ro này phải được hạch tốn vào chi phí hoạt động. j. Kiểm tốn TCTD: Chậm nhất là 30 ngày trước khi kết thúc năm tài chính, TCTD phải được một tổ chức kiểm tốn độc lập đủ điều kiện theo quy định của NHNN kiểm tốn hoạt động của mình. k. Về quản lý tài chính - kế tốn: - Chính phủ qui định mức vốn pháp định của mỗi loại hình TCTD; - TCTD phải thực hiện hạch tốn theo hệ thống tài khoản kế tốn, chế độ chứng từ theo qui định của pháp luật về kế tốn, thống kê; 86 - Hàng năm TCTD phải trích từ lợi nhuận sau thuế để lập và duy trì các quĩ sau: + Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ (5% lợi nhuận sau thuế); + Các quỹ khác theo qui định của pháp luật. TCTD khơng được dùng các quỹ trên để trả lợi tức cổ phần. - Cơng khai báo cáo tài chính: Trong thời hạn 120 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính, TCTD phải cơng khai các báo cáo tài chính theo qui định của pháp luật. 4. Các yêu cầu về cơ cấu tổ chức và năng lực quản trị, điều hành của các TCTD 4.1. Về cơ cấu tổ chức của TCTD: - Qui định về bộ máy HĐQT, Ban điều hành, hệ thống kiểm sốt thuộc HĐQT và hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ thuộc Ban điều hành. - Qui định về mở sở giao dịch, chi nhánh, văn phịng đại diện ở trong nước và nước ngồi, đơn vị sự nghiệp; thành lập các cơng ty trực thuộc cĩ tư cách pháp nhân để hoạt động trên một số lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, quản lý, khai thác và bán tài sản. Điều kiện, hồ sơ, thủ tục mở sở giao dịch, chi nhánh, văn phịng đại diện, thành lập cơng ty được qui định bởi Luật các TCTD và NHNN. - Qui định về điều kiện, thủ tục chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, mua lại, giải thể TCTD. 4.2. Về Quản trị điều hành và kiểm sốt - Chấp thuận các chức danh chủ chốt của TCTD: Chủ tịch và các thành viên khác trong Hội đồng quản trị; Trưởng ban và các thành viên khác trong Ban kiểm sốt, Tổng Giám đốc (Giám đốc) của TCTD phải được Thống đốc NHNN chuẩn y hoặc được Thống đốc NHNN uỷ quyền chuẩn y, trừ trường hợp do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm; - Các qui định về HĐQT của TCTD: +Qui định số lượng và phẩm chất, năng lực của thành viên tối thiểu của HĐQT: Số lượng thành viên HĐQT tối thiểu là 3, gồm những người cĩ uy tín, đạo đức nghề nghiệp và hiểu biết về hoạt động ngân hàng; 87 + Chủ tịch HĐQT khơng được đồng thời là Tổng Giám đốc (Giám đốc) hoặc Phĩ Tổng Giám đốc (Phĩ Giám đốc) TCTD; + Chủ tịch HĐQT của TCTD này khơng được phép tham gia HĐQT hoặc tham gia điều hành TCTD khác, trừ trường hợp đĩ là cơng ty của TCTD. - Các qui định về Ban Kiểm sốt của TCTD: + Ban kiểm sốt của TCTD cĩ tối thiểu là 3 người, trong đĩ một người là Trưởng ban kiểm sốt và ít nhất phải cĩ một nửa số thành viên là chuyên trách; +Thành viên Ban kiểm sốt phải đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên mơn và đạo đức nghề nghiệp do NHNN qui định. -Các qui định về tiêu chuẩn đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phĩ Tổng giám đốc (Phĩ Giám đốc) của TCTD: + Phải cư trú tại Việt Nam trong thời gian đương nhiệm; + Cĩ sức khoẻ, đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết; hiểu biết pháp luật và cĩ ý thức chấp hành pháp luật; + Cĩ trình độ chuyên mơn, năng lực điều hành và quản lý TCTD theo qui định của NHNN. Tổng Giám đốc (Giám đốc) của TCTD này khơng được phép là Tổng Giám đốc (Giám đốc) hoặc chủ tịch HĐQT của TCTD khác, trừ trường hợp tổ chức đĩ là cơng ty của TCTD. - Luật các TCTD (năm 1997) qui định một số đối tượng khơng được bầu vào HĐQT, Ban kiểm sốt hoặc bổ nhiệm làm Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phĩ Tổng Giám đốc (Phĩ Giám đốc); Đồng thời bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc (Giám đốc) khơng được là thành viên Ban kiểm sốt, Kế tốn trưởng của cùng một TCTD. 88 PHỤ LỤC 4: MỘT VÀI ĐỊNH NGHĨA TRONG QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA 1/ Mục đích Hướng dẫn trình tự, tổ chức thực hiện các nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao dịch một cửa trong Dự án hiện đại hố và hệ thống thanh tốn NH ĐT&PT VN xác định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên tham gia quản lý, xử lý nghiệp vụ giao dịch một cửa. Đảm bảo tính tuân thủ các quy định về các hoạt động của Ngân hàng. 2/ Phạm vi áp dụng Các chi nhánh đã sử dụng chương trình BDS (Branch Delivery System) trong dự án hiện đại hố ngân hàng và hệ t hống thanh tốn NH ĐT&PT VN 3/ Tài liệu tham khảo Sổ tay quản lý chất lượng (QC-ST-01) Quy trình hướng dẫn đánh mã số văn bản và trình bày văn bản (QĐ-PC-04) Tài liệu hướng dẫn về BDS Chương trình BDS 4/ Giải thích từ ngữ Trong quy trình này, một số từ ngữ được hiểu như sau: Giao dịch một cửa là phương thức giao dịch trong đĩ khách hàng chỉ giao dịch trực tiếp với một giao dịch tại một quầy giao dịch Hạn mức giao dịch: là số tiền tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên thực hiện khơng cần cĩ sự phê quyệt của kiểm sốt viên. Định mức giao dịch : cịn gọi là định mức tồn quỹ, gồm cĩ định mức tồn quỹ tối đa và định mức tồn quỹ tối thiểu. Định mức tồn quỹ tối đa (thiểu) là số dư tiền mặt tối đa (thiểu) tại quỹ của giao dịch viên, quỹ phụ hoặc quỹ chính. Khách hàng : là người cĩ quan hệ với ngân hàng, sử dụng các dịch vụ của ngân hàng gồm các cá nhân, tổ chức kinh tế xã hội, kể cả các đơn vị, phịng ban/ hoặc phân hệ nghiệp vụ khác trong nội bộ chi nhánh NH ĐT & PT VN. Giao dịch viên (Teller) : là những nhân viên giao dịch trực tiếp với khách hàng, thực hiện việc nhập số liệu vào máy và hồn tất các giao dịch với khách hàng theo 89 nhiệm vụ được phân cơng; đây là những nhân viên thực hiện các giao dịch làm thay đổi doanh số hoặc số dư đối với tài khoản khách hàng và tài khoản sổ cái. Kiểm sốt viên (KSV) : người được giao nhiệm vụ kiểm sốt, đối chiếu sau các giao dịch do các GDV thực viên. BDS (Branch Delivery System) : hệ thống chuyển giao phân phối sản phẩm chi nhánh. Chi nhánh được cài đặt chương trình này để cung cấp các dịch vụ của ngân hàng cho khách hàng. Quỹ chính : là một cán bộ thuộc bộ phận ngân quỹ được giám đốc chi nhánh giao nhiệm vụ quản lý quỹ tiền trong giao dịch phục vụ khách hàng tại chi nhánh. quỹ chính cĩ nhiệm vụ giao tiền cho các quỹ phụ và các giao dịch viên, cuối ngày hoặc khi cĩ yêu cầu nhận tiền nộp về các quỹ phụ và GDV, thực hiện thu chi bằng tiền mặt khác theo quy định. Quỹ phụ : là giao dịch viên tại một phịng hoặc bộ phận giao dịch được giám đốc chi nhánh giao nhiệm vụ nhận tiền từ quỹ chính về để giao cho các GDV, cuối ngày hoặc khi cĩ yêu cầu nhận tiền nộp về của các GDV để giao cho quỹ chính. Quỹ phụ cĩ thể thực hiện các giao dịch khác như một giao dịch viên bình thường. 5/ Quyền hạn và trách nhiệm của thành viên tham gia vào quy trình giao dịch một cửa. 5.1.Giám đốc chi nhánh -Căn cứ vào các yêu cầu quản lý, quy định nghiệp vụ của chương trình, tổ chức triển khai quy trình giao dịch một cửa hợp lý, an tồn, hiệu quả, đúng chế độ. -Duyệt danh sách các thành viên tham gia vào quy trình, tổ chức, phê duyệt phân quyền và quy định hạn mức đối với từng loại giao dịch cho các thành viên tham gia quy trình. -Được cấp mật khẩu truy cập để thực hiện các chức năng theo thẩm quyền của mình -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ cĩ liên quan. -Bảo mật các mật khẩu các chương trình được giao, chịu hồn tồn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. Tổ chức kiểm tra, kiểm sốt việc thực hiện quy trình giao dịch một cửa 5.2.Kiểm sốt viên (Supervisor) 90 -Kiểm tra, phê duyệt trực tiếp trên máy tính các giao dịch do các giao dịch viên thực hiện theo hạn mức, thẩm quyền được duyệt và theo mật khẩu truy cập được cấp. -Kiểm tra, ký xác nhận trên báo cáo giao dịch của giao dịch viên trong ngày. -Chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ được phân cơng phụ trách. -Giám sát các hoạt động của GDV để đảm bảo an tồn đối với các giao dịch . -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ cĩ liên quan. -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hồn tồn trách nhiệm nếu để lộ gây thiệt hại về tài sản. -Thự hiện nghiêm túc các yêu cầu quy trình giao dịch một cửa. 5.3. Giao dịch viên (Teller) -Là người giao dịch trực tiếp với khách hàng, hướng dẫn, giải đáp, tiếp nhận và xử lý nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm sốt, phê duyệt (ký) chứng từ. -Được phép thực hiện các giao dịch trong phạm vi hạn mức được uỷ quyền -Nhận tiền đầu ngày từ quỹ phụ hoặc quỹ chính để giao dịch với khách hàng. Cuối ngày cĩ trách nhiệm chuyển tồn bộ tiền tồn về cho quỹ phụ hoặc quỹ chính. Tiếp theo nội dung giao dịch viên cĩ thể thu, chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng. -Nhập các số liệu trên chứng từ giao dịch vào máy tính, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch do bản thân thực hiện, phân biệt tiền thật, tiền giả, đảm bảo thu, chi chính xác. -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ cĩ liên quan. -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hồn tồn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 5.4. Kế tốn tổng hợp (G/L) -Kiểm tra, đối chiếu chứng từ giao dịch với báo cáo của các phân hệ nghiệp vụ và báo GL, nếu cĩ sai sĩt báo cáo cho người phụ trách kế tốn tổng hợp, phối hợp với GDV và các bộ phận cĩ liên quan tìm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý. -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ cĩ liên quan -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hồn tồn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 91 5.5. Quỹ chính -Chuyển và nhân tiền từ các ngân hàng và các chi nhánh khác BIDV (nếu cĩ quan hệ) -Chuyển và nhận tiền với các quỹ phụ và GDV trong chi nhánh - In báo cáo mỗi ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo. -Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế và số tiền trên sổ sách (trên máy), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng. -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ cĩ liên quan -Thực hiện các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân cơng (thu chi nội bộ…) -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hồn tồn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 5.6. Quỹ phụ -Chuyển và nhận tiền với quỹ chính và các giao dịch viên trong chi nhánh. -In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo -Thực hiện các nhiệm vụ của giao dịch viên trong trường hợp quỹ phụ là gdv. -Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền trên sổ sách (trên máy), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng -Cuối ngày chuyển tồn bộ tiền tồn về quỹ chính -Thực hiện các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân cơng (thu chi nội bộ…) -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hồn tồn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 92 PHỤ LỤC 5: QUY ĐỊNH VỀ KIỂM TRA NGHIỆP VỤ GIAO DỊCH MỘT CỬA THEO DỰ ÁN HIỆN ĐẠI HĨA * Kiểm tra việc ban hành các quy định liên quan đến hoạt động giao dịch một cửa: -Kiểm tra việc phê duyệt danh sách và phân quyền cho các thành viên tham gia vào quy trình giao dịch một cửa. -Kiểm tra quyết định giao nhiệm vụ cho kiểm sốt viên, giao dịch viên, quỹ chính, quỹ phụ. -Kiểm tra quy định về định mức tồn quỹ trong ngày của các giao dịch viên, quỹ phụ. -Kiểm tra quy định về giao hạn mức giao dịch cho các giao dịch viên, hạn mức duyệt giao dịch của kiểm sốt viên (nếu cĩ) -Kiểm tra việc đăng ký và quản lý người sử dụng (user) và thực hiện thay đổi người sử dụng (user) theo quy định. * Kiểm tra việc tổ chức thực hiện quy trình giao dịch một cửa: -Kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý các cán bộ truy cập hệ thống và quyền hạn như: Kiểm tra nhật ký ghi lỗi hệ thống SIBS, BDS; kiểm tra việc tạo và cấp quyền cho người sử dụng BDS; kiểm tra danh mục người sử dụng tạm dừng, bị xĩa, thay đổi cơng việc. -Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo mật về truy cập chương trình đối với các thành viên tham gia vào quy trình (cán bộ được giao mật khẩu phải hồn tồn chịu trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản cho khách hàng và ngân hàng). -Kiểm tra việc thực hiện định mức tồn quỹ của các giao dịch viên, quỹ chính, quỹ phụ (quỹ phụ và giao dịch để tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày) -Kiểm tra tính khớp đúng giữa số tiền trên sổ kế tốn, trên máy và thực tế tồn quỹ của từng giao dịch viên, quỹ phụ (nếu cĩ) (tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải bảo đảm khớp đúng số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình). -Kiểm tra việc đảm bảo an tồn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ cĩ giá của các giao dịch viên, quỹ phụ trong giờ nghỉ trưa. -Kiểm tra việc giao nhận tiền mặt nội bộ (chứng từ giao nhận tiền bắt buộc phải lập 02 liên theo mẫu và số tiền giữa giao và nhận phải bằng nhau) 93 -Kiểm tra việc lập bảng kê thu tiền mặt của khách hàng, chi tiền mặt cho khách hàng. -Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ giao dịch và trình tự xử lý giao dịch, kiểm sốt và duyệt giao dịch đối với từng loại nghiệp vụ: mở tài khoản khách hàng, huy động vốn, giải ngân, thu nợ thanh tốn chuyển tiền …. +Mở tài khoản khách hàng, thanh tốn qua tài khoản thanh tốn, phát hành séc của ngân hàng (Tham chiếu quy trình nghiệp vụ tiền gửi khơng kỳ hạn) +Huy động vốn: nhận tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu…(Tham chiếu quy trình nghiệp vụ tiền gửi cĩ kỳ hạn) +Chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch (tham chiếu quy trình nghiệp vụ thanh tốn, chuyển tiền) +Phát vay, thu nợ theo chỉ định thanh tốn của nghiệp vụ tín dụng (tham chiếu quy trình sử dụng phân hệ tín dụng) +Các giao dịch thu cho bằng tiền mặt, chuyển khoản và các giao dịch khác (tham chiếu các quy trình nghiệp vụ của các phân hệ tương ứng..) -Kiểm tra việc thực hiện hạn mức giao dịch của giao dịch viên và kiểm sốt viên theo quy định. -Kiểm tra cơng việc cuối ngày của quỹ chính, quỹ phụ và giao dịch viên : chấm báo cáo và sắp xếp chứng từ. Báo cáo và chứng từ của GDV và của các phân hệ nghiệp vụ được sắp xếp theo quy định trong quy trình luân chuyển, kiểm sốt và lưu trữ chứng từ hạch tốn kể tốn. Quỹ chính, quỹ phụ và giao dịch viên bắt buộc phải in các báo cáo sau: +201 - Nhật ký giao dịch của Teller +304 – Báo cáo tổng hợp giao dịch của Teller (Local) +305 – Báo cáo tổng hợp giao dịch của Teller (Host) +307 – Báo cáo đồng bộ giữa báo cáo tổng hợp giao dịch của GDV tại Local và Host +311 - Nhật ký quỹ - Diary Quỹ chính bắt buộc phải in thêm báo cáo : 309- Bảng kê chi tiết quỹ tiền mặt – Vault Inquiry 94 (Số tiền tồn cuối ngày tại báo cáo 304, 309 và số dư trên tài khoản tiền mặt (TK 110101001) tại phân hệ sổ cái phải bằng nhau) -Kiểm tra xử lý tiền thừa, thiếu và xử lý chênh lệch giữa các báo cáo (tham chiếu quy trình vận hành BDS) -Kiểm tra tính khớp đúng của việc khai báo tỷ giá áp dụng cho chi nhánh (đối chiếu giữa tỷ giá cơng bố và tỷ giá được cài đặt đầu ngày giao dịch cho các GDV) -Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận kế tốn tổng hợp (GL) như +Kiểm tra việc thực hiện các quy định về giao nhận chứng từ kế tốn giữa GDV, bộ phận tập hợp chứng từ kế tốn của phịng (nếu cĩ) với bộ phận kế tốn tổng hợp +Kiểm tra việc đối chiếu đầy đủ và kịp thời giũa chứng từ giao dịch với báo cáo của các phân hệ nghiệp vụ và báo cáo GL +Kiểm tra việc thực hiện xử lý các sai lệch theo quy định khi phát hiện cĩ sai sĩt hoặc chênh lệch về số liệu báo cáo giữa các phân hệ nghiệp vụ với phân hệ kế tốn tổng hợp, hoặc giữa các báo cáo phân hệ với chứng từ giao dịch +Kiểm tra các cơng việc hậu kiểm của bộ phận GL theo quy định tại quy trình luân chuyển, kiểm sốt và lưu trữ chứng từ hạch tốn kế tốn -Kiểm tra việc sử dụng các quyền hạn và thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao của các thành viên tham gia vào quy trình : Giám đốc chi nhánh; kiểm sốt viên; giao dịch viên; phân hệ kế tốn tổng hợp; quỹ chính; quỹ phụ. -Kiểm tra tiêu chuẩn, việc sắp xếp bố trí cán bộ, giao dịch viên tham gia vào quy trình giao dịch một cửa -Kiểm tra việc luân chuyển cán bộ tại các quỹ, bàn tiết kiệm. ._.