Giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu ở Công ty Đường bộ 471

hạ tầng, đang rất được sự quan tâm của Chính phủ. Hệ thống giao thông có thể được xem như "huyết mạch" nuôi sống đất nước, làm thông suốt quá trình luân chuyển - không chỉ của phạm vi một nước mà là của cả khu vực và thế giới. Với sự ra đời của Luật đấu thầu, cùng những quy định mới, đặc biệt là quy định về phương thức đấu thầu rộng rãi - một mặt, làm tăng cơ hội tìm kiếm việc làm cho các doanh nghiệp xây dựng giao thông; nhưng mặt khác, nó lại tạo ra môi trường cạnh tranh hết sức quyết liệt cho các doanh nghiệp đó. Vấn đề thắng thầu một công trình, đôi khi là vấn đề sống còn của cả một doanh nghiệp. Là một sinh viên kinh tế, chuyên ngành kế hoạch - được thực tập tại phòng kinh doanh của Công ty Đường bộ 471 - là phòng tham mưu cho giám đốc và trực tiếp lập các hồ sơ dự thầu, em mạnh dạn chọn đề tài "Giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu ở Công ty Đường bộ 471" cho chuyên đề thực tập của mình. Cấu trúc chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Đấu thầu và hoạt động dự thầu ở Công ty Đường bộ 471. Phần II: Phân tích khả năng thắng thầu ở Công ty Đường bộ 471 trong thời gian qua. Phần III: Giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu ở Công ty Đường bộ 471. Rất mong sự đóng góp ý kiến của cô giáo hướng dẫn cùng các bác, các cô chú, các anh chị trong công ty cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em - bởi trình độ lý luận, cũng như kiến thức thực tế còn quá nhỏ bé và ít ỏi. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I ĐẤU THẦU VÀ HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU Ở CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 471 I. ĐẤU THẦU VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẤU THẦU TRONG XÂY DỰNG: 1. Một số khái niệm cơ bản: a. Đấu thầu: - Theo quan niệm của người chủ thầu thì đấu thầu là một quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu (chủ thầu) trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu. - Theo quan niệm của nhà thầu, đấu thầu là một cuộc cạnh tranh gay gắt giữa các nhà thầu để nhận được dự án cung cấp các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ từ bên mời thầu nhằm thu lợi nhuận cho các nhà thầu. Như vậy, đấu thầu thực chất là quá trình thỏa mãn nhu cầu của cả hai chủ thể cơ bản tham gia vào quá trình đấu thầu để thực hiện một dự án sao cho có hiệu quả nhất. b. Các thuật ngữ khác có liên quan đến quá trình đấu thầu: - Chủ thầu (bên mời thầu) là chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư có dự án cần đấu thầu. - Nhà thầu là tổ chức kinh tế có đầy đủ điều kiện và tư cách pháp nhân để tham gia đấu thầu. Nhà thầu có thể là cá nhân trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn. - Gói thầu là một phần công việc của dự án đầu tư được phân chia theo tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án, có quy mô hợp lý và bảo đảm tính đồng bộ của dự án để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Gói thầu cũng có thể là toàn bộ dự án. - "Tư vấn đầu tư và xây dựng" là hoạt động đáp ứng các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cho bên mời thầu trong việc xem xét quyết định kiểm tra quá trình chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư. - "Xây lắp" là công việc có liên quan đến quá trình xây dựng và lắp đặt thiết bị các công trình, hạng mục công trình... - "Vật tư thiết bị" bao gồm toàn bộ hay thiết bị lẻ, thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên liệu, vật liệu. - "Sơ tuyển" là bước lựa chọn các nhà thầu có tư cách và năng lực để tham gia dự thầu. - "Danh sách ngắn" là danh sách thu hẹp các nhà thầu được lựa chọn qua các bước đánh giá hồ sơ dự thầu. - "Nộp thầu" là thời hạn nhận hồ sơ dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu. - "Mở thầu" là thời điểm tổ chức mở các hồ sơ dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu. - "Xét thầu" là quá trình phân tích, đánh giá các hồ sơ dự thầu để xét chọn bên trúng thầu. 2. Các quy định của Nhà nước về đấu thầu: Trước đây, Chính phủ đã ban hành quy chế đấu thầu và quy chế quản lý đầu tư xây dựng: Nghị định 52/1999/NĐ - CP; 88/1999/NĐ - CP; 12/2002/NĐ - CP; 14/2000/NĐ - CP; 66/2003/NĐ - CP; nhằm thắt chặt quy chế đấu thầu. Những nghị định này ra đời nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp tham gia đấu thầu một cách cặn kẽ nhất, đồng thời giúp cho doanh nghiệp hoạt động dễ dàng hơn và hạn chế những tiêu cực có thể nảy sinh trong đấu thầu. Hiện nay, Quốc hội đã ban hành luật đấu thầu nhằm thắt chặt hơn nữa quy chế đấu thầu. Luật được Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2006. 3. Các tiêu chí đánh giá và quy trình đánh giá nhà thầu của chủ thầu: a. Các tiêu chí đánh giá (các tiêu chí chính): - Tiêu chí về năng lực và kinh nghiệm nhà thầu: khi đánh giá tiêu chí này chủ thầu thường chú ý xem xét đến năng lực kỹ thuật, sản phẩm kinh doanh chủ yếu, số lượng và trình độ chuyên môn của cán bộ, năng lực tài chính và kinh doanh cùng kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó. - Tiêu chí về kỹ thuật và chất lượng: chủ thầu thường cân nhắc đến khả năng và mức độ đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng đã nêu trong hồ sơ mời thầu, tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp thi công, khả năng và năng lực cán bộ kỹ thuật, bảo đảm các điều kiện môi trường và các giải pháp giải quyết cũng như các điều kiện an toàn, và tính phù hợp của thiết bị thi công. - Tiêu chí về tài chính và giá cả: ở tiêu chuẩn này, chủ thầu sẽ xem xét khả năng tài chính và các điều kiện cung cấp tài chính cũng như việc đáp ứng các yêu cầu về tài chính của dự án, giá dự thầu phải phù hợp với tổng dự toán được duyệt. Đây là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động đấu thầu và thực hiện hợp đồng thầu, khả năng về tài chính và giá cả trên thị trường chiếm tới 60% khả năng thắng thầu của một nhà thầu. Để thực hiện một hợp đồng thì nhà thầu cần phải cung cấp một nguồn vốn lớn tùy theo giá trị công trình đó, nguồn vốn này được sử dụng để nộp bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu trúng thầu), vốn để thực hiện hợp đồng và bảo hành công trình. + Bảo lãnh dự thầu: mức bảo lãnh thông thường có giá trị từ 1-3% tổng giá trị ước tính của giá dự thầu hoặc có giá trị thống nhất đối với các nhà thầu. Khoản tiền này nhà thầu phải nộp cho chủ đầu tư khi nộp hồ sơ dự thầu, nhằm bảo đảm cho việc ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu (nếu trúng thầu). Nó sẽ được hoàn trả lại cho nhà thầu, chậm nhất là 30 ngày kể từ khi công bố kết quả đấu thầu. Trong trường hợp nếu trúng thầu mà nhà thầu không ký hợp đồng, hoặc trường hợp nhà thầu rút hồ sơ sau khi đóng dấu hay chủ đầu tư phát hiện nhà thầu vi phạm quy chế đấu thầu thì chủ đầu tư có quyền giữ lại số tiền này mà không phải trả bất kỳ một chi phí nào. + Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: đây là khoản tiền mà nhà thầu phải nộp khi ký kết hợp đồng, nó có giá trị <= 10% giá trị hợp đồng tùy theo mức quy định của chủ đầu tư. Trong trường hợp đặc biệt có thể áp dụng mức cao hơn nhưng phải được người (cấp) có thẩm quyền chấp thuận. Khoản tiền này đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu, nếu sau khi ký hợp đồng mà nhà thầu không thực hiện chủ đầu tư có quyền giữ lại khoản tiền này. Còn trong trường hợp nhà thầu vẫn thực hiện hợp đồng một cách bình thường thì khoản tiền này sẽ được chủ đầu tư hoàn lại cho nhà thầu sau khi hoàn thành công trình. + Vốn để thực hiện hợp đồng: đây là nguồn vốn dùng để thanh toán cho các chi phí khi thực hiện công trình, thông thường chủ đầu tư sẽ ứng trước cho nhà thầu khoảng 30% tổng giá trị hợp đồng, phần còn lại nhà thầu phải tự ứng vốn, phần còn lại sẽ được chủ đầu tư thanh toán sau khi hoàn thiện công trình. + Chi phí bảo hành: để đảm bảo cho quá trình thực hiện bảo hành công trình, chủ đầu tư sẽ giữ lại một khoản tiền chiếm khoảng 0,5-2% giá trị công trình. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả sau khi thời hạn bảo hành kết thúc. Như vậy, để thực hiện một hợp đồng đòi hỏi nhà thầu phải ứng trước một khoản tiền khá lớn. Đây là một khó khăn lớn không chỉ với các nhà thầu nhỏ do sự hạn chế về nuồn lực tài chính; mà ngay cả với các nhà thầu lớn do phải thực hiện nhiều công trình cùng một lúc, vì vậy nguồn vốn cần huy động sẽ rất lớn, đặc biệt là trong các công trình lớn khi giá trị hợp đồng lên đến hàng trăm tỷ đồng. Chính vì thế, để giảm thiểu những rủi ro, sự cố trong quá trình thực hiện hợp đồng, chẳng hạn như nhà thầu không hoàn thành đúng tiến độ thi công, chất lượng công trình không đảm bảo, thậm chí là bỏ dở hợp đồng do những biến động về giá cả... ; chủ đầu tư thường đánh giá cao những nhà thầu có năng lực tài chính vững mạnh, lành mạnh và ổn định, đủ khả năng để đối phó với những biến động trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Tiêu chí về tiến độ thi công: mức độ bảo đảm tiến độ quy định trong hồ sơ mời thầu, và tính hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục công trình có liên quan. b. Quy trình đánh giá: * Đánh giá sơ bộ: Đây là bước công việc đầu tiên khi chủ đầu tư tiến hành xét thầu. Giai đoạn này, chủ đầu tư sẽ quan tâm, xem xét đến các mặt sau đây: - Nhà thầu có đủ tư cách không ? - Hồ sơ có đầy đủ, rõ ràng không ? - Hồ sơ có hợp lệ không ? - Bảo lãnh dự thầu có đúng yêu cầu không ? - Hồ sơ dự thầu có đáp ứng yêu cầu về cơ bản hay không ? - Hồ sơ dự thầu có những sai lệch cơ bản không ? Chẳng hạn: nộp chậm, bảo lãnh không hợp lệ, chữ ký không hợp lệ, sai lệch về thông số kỹ thuật lớn... Nguyên tắc chung là việc làm rõ đơn thầu chỉ được phép bằng văn bản nhưng không được thay đổi nội dung cơ bản của đơn thầu và giá cả. * Đánh giá chi tiết: Chủ đầu tư sẽ chỉ đánh giá chi tiết đơn thầu khi hồ sơ dự thầu đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Công việc này bao gồm 2 bước: Bước 1: Đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn: Sử dụng thang điểm 100 hoặc 1000. Việc đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn được dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu và biểu đánh giá được phê duyệt. Chẳng hạn: - Khả năng đáp ứng yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hóa, vật tư... - Đặc tính kinh tế, mã hiệu thiết bị vật tư, tên hàng và nước sản xuất, năm sản xuất (hàng hóa). - Tính hợp lý và hiệu quả của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng đến nơi lắp đặt (hàng hóa), biện pháp thi công (xây lắp). - Khả năng lắp đặt, phương tiện lắp đặt và năng lực cán bộ kỹ thuật. - Mức độ đáp ứng của thiết bị thi công (xây lắp). - Khả năng thích ứng về kỹ thuật, địa lý. - Tác động đối với môi trường. Việc cho điểm tiêu chuẩn nào nhiều điểm hơn sẽ tùy thuộc mục tiêu của dự án và các tiêu thức mà chủ thầu căn cứ vào để lựa chọn nhà thầu. Nhà thầu nào đạt từ 70% (trường hợp yêu cầu kỹ thuật cao thì mức điểm tối thiểu không được thấp hơn 80%) tổng số điểm tối đa trở lên được chọn vào danh sách ngắn để tiếp tục đánh giá bước 2. Bước 2: Đánh giá về mặt tài chính: Căn cứ vào hồ sơ chào hàng cạnh tranh của các nhà thầu, chủ thầu tiến hành xác định giá đánh giá của các nhà thầu thuộc danh sách ngắn theo thứ tự sau: - Sửa lỗi số học (hồ sơ có lỗi số học vượt quá 15% theo giá trị tuyệt đối bị loại bỏ). - Hiệu chỉnh các sai lệch (hồ sơ có sai lệch vượt quá 10% theo giá trị tuyệt đối sẽ bị loại bỏ). - Chuyển đổi sang đồng tiền chung. - Đưa về một mặt bằng so sánh để xác định giá đánh giá. Sau đó việc xếp hạng hồ sơ dự thầu được tiến hành theo thông tư 04/2000/TT/BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ( trước đây) về hướng dẫn quy chế đấu thầu hoặc theo luật đấu thầu chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2004. Nhà thầu thuộc danh sách ngắn có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp hạng cao nhất. Thời gian thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu tối đa không quá 30 ngày đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm A hay B thuộc thẩm quyền xem xét của Thủ tướng Chính phủ. Tối đa không quá 20 ngày đối với các gói thầu thuộc nhóm A,B hay các dự án liên doanh thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng hay chủ tịch tỉnh, thành phố. Tối đa không quá 15 ngày đối với các gói thầu thuộc các dự án thuộc nhóm C hay các loại khác. 4. Sự cần thiết phải đấu thầu trong xây dựng: - Lý do chung: Sau khi dự án được phê duyệt, công việc tiếp theo là triển khai thực hiện dự án. Để triển khai thực hiện dự án có rất nhiều công việc phải làm như tư vấn, thiết kế kỹ thuật, thi công, mua sắm thiết bị, lắp đặt... Có hai cách để thực hiện các công việc này: thứ nhất, chủ dự án tự mình làm tất cả mọi công việc; thứ hai, tiến hành thuê các đối tác bên ngoài. Với nhiều dự án thì việc chọn một bên đối tác thông qua hình thức mở thầu sẽ làm cho công việc của dự án được tiến hành nhanh hơn, rẻ hơn và đảm bảo kỹ thuật hơn. Có thể liệt kê một số nguyên nhân dẫn đến việc phải tiến hành thuê các đối tác bên ngoài như sau: + Chủ dự án mong muốn khai thác những kinh nghiệm và uy tín, công nghệ của đối tác để tạo điều kiện cho sự phát triển của tổ chức trong tương lai. + Chủ dự án tin tưởng rằng các nguồn lực tốt nhất cho dự án chỉ có thể có được bằng cách khai thác từ đối tác bên ngoài. + Các nguồn lực của tổ chức không thể đáp ứng yêu cầu của dự án, chất lượng của dự án không thể được đảm bảo. + Chỉ có các đối tác mới có các kiến thức đặc biệt đáp ứng nhu cầu của dự án. + Các nhà đầu tư có thể là một trong các bên liên doanh trong việc cung cấp tài chính hay kỹ thuật của dự án. + Tin chắc rằng các công việc sẽ tiến hành nhanh hơn và rẻ hơn khi sử dụng các nguồn lực của phía đối tác. Khi người chủ dự án quyết định sử dụng dịch vụ của một bên đối tác khác thì phải có sự thỏa thuận và lựa chọn để đưa đến một bản hợp đồng được ký kết. Đối với một dự án cụ thể khi có nhiều bên đối tác thỏa mãn các yêu cầu của chủ dự án thì chủ dự án phải lựa chọn một bên đối tác phù hợp nhất. Đấu thầu với những ưu điểm của nó có thể sẽ là cách thức được chủ dự án sử dụng bởi: + Đấu thầu sẽ tăng cơ hội để lựa chọn nhà thầu, để từ đó có thể chọn được một bên đối tác tốt nhất. + Có khả năng tăng thêm nguồn lực từ bên đối tác. + Có nhiều cơ hội để phát triển công nghệ mới. + Tiết kiệm được chi phí cơ hội, tăng chất lượng của dự án, tăng cạnh tranh. + Có cơ hội tăng cường các mối quan hệ, tăng uy tín của công ty và chủ dự án... - Lý do riêng: Do đặc điểm của các công trình xây dựng thường có tính chất kỹ thuật phức tạp, có yêu cầu về chuyên môn, kinh nghiệm cũng như hệ thống máy móc thiết bị, công cụ chuyên dùng do đó chủ đầu tư thường phải thuê đối tác bên ngoài để đảm bảo tính kỹ thuật của công trình, và hiệu quả của dự án. Mặt khác, các công trình xây dựng thuộc dự án công cộng ở tầm quốc gia, chính phủ phải lựa chọn một đơn vị phù hợp nhất để thực hiện dự án theo đúng yêu cầu của mình về chất lượng và thời gian hoàn thành công trình, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng và đạt được các mục đích khác của chính phủ. Trong trường hợp như xây dựng hạ tầng kỹ thuật, các chủ đầu tư chỉ bỏ vốn có tính chất viện trợ thông qua con đường của chính phủ, chính phủ sẽ là người viện trợ và tổ chức đấu thầu để chọn một đơn vị thực hiện dự án sao cho có hiệu quả nhất. II. HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU Ở CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 471: 1. Quy trình hoạt động dự thầu: a. Nghiên cứu thị trường: Đây là hoạt động rất cần thiết đối với quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Nó giúp công ty có thể tìm kiếm và mở rộng thị trường. Nếu hoạt động này được làm tốt, công ty sẽ tránh được những lãng phí không cần thiết trong quá trình tranh thầu thông qua việc nắm bắt thông tin về chủ đầu tư, nhà cung cấp nguyên vật liệu, năng lực cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp cạnh tranh, cũng như điểm mạnh điểm yếu của công ty mình, từ đó có chiến lược tranh thầu phù hợp. Nội dung của hoạt động này là thu thập thông tin, tìm kiếm các dự án giao thông, tù đó xây dựng chiến lược cạnh tranh phù hợp. Hiện nay, công ty chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác Markerting, công tác này do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Để có công trình tham gia đấu thầu, công ty đã sử dụng nhiều nguồn thông tin với nhiều cách tiếp cận khác nhau: - Thông tin từ các chủ đầu tư có công trình mà công ty đã thi công: tiếp tục duy trì mối quan hệ với họ nhằm tìm hiểu thông tin và tìm kiếm gói thầu mới. - Thông tin từ các cấp chính quyền, các Bộ, ngành có liên quan: thường xuyên tìm hiểu, nắm bắt thông tin về quy hoạch mới tại Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An, các tỉnh phụ cận như Thanh Hóa, Hà Tĩnh, Quảng Bình; từ các Bộ như Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông. Từ đó, thu thập được các thông tin về xây dựng giao thông để có được chiến lược dự thầu hợp lý. - Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng: thường xuyên thu thập thông tin quảng cáo về các công trình cần đấu thầu thông qua các phương tiện như báo, đài, truyền hình, tạp chí,... - Thông tin từ nội bộ: thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty để xem xét các chiến lược tranh thầu hợp lý. Sau khi thu thập được thông tin về các công trình cần đấu thầu, phòng kinh doanh sẽ phân tích, nghiên cứu xem gói thầu có phù hợp với điều kiện máy móc thiết bị, năng lực của công ty hay không, đồng thời đặt trong mối tương quan so sánh với đối thủ cạnh tranh, cùng với việc tìm hiểu về việc thực hiện hợp đồng của chủ đầu tư trong quá khứ... từ đó công ty sẽ quyết định có nên tham gia đấu thầu hay không. b. Tiếp xúc ban đầu với chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có): Sau những nghiên cứu ban đầu về gói thầu, cũng như khả năng của công ty, cùng những thông tin có liên quan khác; nếu có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử người theo dõi các thông tin có liên quan đến tiến trình mở thầu công trình, đồng thời có những tiếp xúc ban đầu với chủ đầu tư. Công ty sẽ tìm hiểu các thông tin như: thời gian bán hồ sơ mời thầu, yêu cầu sơ tuyển (nếu có), việc tổ chức hội nghị tiền đấu thầu... c. Chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu: Để tham gia đấu thầu, công ty cần phải lập hồ sơ dự thầu và nộp cho chủ đầu tư trong thời hạn quy định. Công việc này đòi hỏi phải được làm thật tốt, do đó giai đoạn chuẩn bị cũng hết sức quan trọng, quyết định chất lượng của hồ sơ dự thầu. Các bước công việc chính cần làm ở giai đoạn này bao gồm: Sơ đồ 1: Quá trình chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu ở Công ty Đường bộ 471 Mua hồ sơ mời thầu Nghiên cứu hồ sơ mời thầu Phân công công việc và trách nhiệm Điều tra môi trường đấu thầu * Mua hồ sơ mời thầu: Sau cuộc thẩm tra tư cách đấu thầu, công ty cử người đại diện đến địa điểm mở thầu mua hồ sơ mời thầu đúng thời han quy định. Thủ tục mua hồ sơ mời thầu bao gồm một ban khai cá nhân của người đại diện cùng với giấy giới thiệu của công ty và một khoản tiền mua hồ sơ. * Nghiên cứu hồ sơ mời thầu và khảo sát hiện trường xây dựng công trình: Đây là hai công việc rất quan trọng, quyết định chất lượng của hồ sơ dự thầu. Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu để hiểu rõ về gói thầu và các yêu cầu của chủ đầu tư. Còn khảo sát hiện trường để có được những thông tin quan trọng như: đặc điểm địa hình, tình hình lao động tại địa phương, nguồn và giá cả nguyên vật liệu... để có biện pháp thi công hợp lý. Sau khi mua hồ sơ mời thầu, công việc nghiên cứu hồ sơ sẽ do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Công việc này sẽ cho biết những thông tin cũng như yêu cầu của chủ đầu tư về những điều có liên quan đến nhà thầu cũng như gói thầu. Những yêu cầu của chủ đầu tư về nhà thầu thường bao gồm: thủ tục pháp lý, năng lực tài chính, năng lực nhân sự, năng lực máy móc thiết bị cũng như kinh nghiệm thực hiện các công trình tương tự về mặt tài chính hay kỹ thuật trước đó. Riêng với gói thầu, cần phải nghiên cứu một cách kỹ càng về những thông tin và yêu cầu của chủ đầu tư đưa ra; như: quy mô gói thầu, tính chất công việc (Tính phức tạp của đào đắp hay làm mặt; những yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ như thế nào ? Yêu cầu về mỹ thuật, cảnh quan môi trường ra sao ?...). Khi nghiên cứu, cần đặc biệt lưu ý những điểm sau đây: - Thuyết minh tổng hợp về công trình. - Bản vẽ thiết kế và bản thuyết minh kỹ thuật. - Các điều khoản quy định trong hồ sơ mời thầu. Bên cạnh đó, việc nắm vững thực tế về địa bàn nơi có công trình cần xây dựng, một mặt là yêu cầu đặt ra của chủ đầu tư, mặt khác giúp cho hồ sơ dự thầu mang tính chất thực tế. Vì vậy, công ty sẽ giao cho phòng kỹ thuật công việc khảo sát hiện trường, nghiên cứu địa điểm xây dựng công trình. Phòng kỹ thuật sẽ cử người đi xem xét tình hình dân cư, tình hình tuyến (Tuyến có đi qua núi rừng, đầm ao hay không? Tuyến làm mới hay mở rộng? Tuyến đi qua đồng bằng, thành thị hay nông thôn, miền núi? Tuyến có dân cư sinh sống hay không?), tình hình địa chất, thủy văn, khí hậu như thế nào. Từ đó, kết hợp với những yêu cầu của chủ đầu tư, công ty sẽ bố trí biện pháp thi công hợp lý - hạng mục nào nên làm vào mùa khô, hạng mục nào nên làm vào mùa mưa, làm bằng phương tiện gì, vần đề an toàn lao động... Chẳng hạn, làm mặt đường - với những yêu cầu về mặt kỹ thuật của nó,không thể làm vào mùa mưa, mà bắt buộc phải làm vào mùa khô. Đồng thời với việc nghiên cứu địa điểm xây dựng công trình, phòng kỹ thuật còn phải nghiên cứu tình hình giá cả sức lao động tại địa phương, cũng như giá cả vật tư, nguyên vật liệu của vùng đó; nghiên cứu các mỏ vật liệu, khả năng cung cấp vật tư như thế nào. Có thể nói, cả hai công việc nghiên cứu hồ sơ mời thầu và khảo sát hiện trường trong những năm qua đã được công ty làm rất tốt. * Phân công công việc và trách nhiệm: Sau khi có những nghiên cứu kỹ về hồ sơ mời thầu, những hiểu biết thực tế về địa bàn xây dựng công trình, phó giám đốc kinh doanh sẽ phân công công việc và trách nhiệm cho các bộ phận có liên quan nhằm hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu đảm bảo về thời gian và chất lượng. Cụ thể, công việc sẽ được phân công cho các bộ phận như sau: Bảng 1: Bảng phân công công việc và trách nhiệm trong lập hồ sơ dự thầu TT Nội dung công việc Phòng chức năng I. Năng lực của công ty 1. Tư cách pháp lý của công ty Phòng kinh doanh 2. Bảo lãnh dự thầu Phòng tài chính - kế toán 3. Năng lực tài chính Phòng tài chính - kế toán 4. Năng lực thiết bị Phòng vật tư - thiết bị 5. Hồ sơ kinh nghiệm Phòng kinh doanh II. Biện pháp thi công 1. Bản vẽ thiết kế thi công Phòng kỹ thuật 2. Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật 3. Biểu huy động nhân lực, thiết bị Phòng kỹ thuật 4. Thuyết minh biện pháp tổ chức thi công Phòng kỹ thuật III. Giá dự thầu 1. Lập đơn giá chi tiết và tổng hợp giá dự thầu Phòng kinh doanh 2. Thuyết minh cách tính giá Phòng kinh doanh 3. Phụ lục (thư giảm giá) Phòng kinh doanh * Điều tra môi trường đấu thầu: Công ty sẽ tổ chức nghiên cứu, tìm hiểu xem gói thầu có bao nhiêu đơn vị tham gia, năng lực của các đơn vị đó ra sao từ đó cho thấy tính chất cạnh tranh có quyết liệt hay không? Cùng với những yêu cầu của chủ đầu tư đã xem xét, công ty sẽ đưa ra chiến lược tranh thầu phù hợp. d. Lập hồ sơ dự thầu: Lập hồ sơ dự thầu là tổng hợp của nhiều công việc khác nhau, trong đó bao gồm 3 công việc chính: - Lập biện pháp thi công cho dự án đấu thầu. - Lập giá dự thầu. - Tham gia mở thầu. Cụ thể: * Lập biện pháp tổ chức thi công cho dự án đấu thầu: Theo như phân công công việc và trách nhiệm, công việc này được giao cho phòng kỹ thuật thực hiện. Đây là một trong những điều kiện tiền đề của báo giá dự thầu và là một trong những yếu tố quan trọng để chủ đầu tư cân nhắc khi lựa chọn nhà thầu. Căn cứ vào kết quả khảo sát hiện trường xây dựng dự án, các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, đồng thời căn cứ vào quy trình, quy phạm thi công hiện hành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, cũng như căn cứ vào năng lực thiết bị, năng lực nhân sự và kinh nghiệm thi công của công ty, các kỹ sư của phòng kỹ thuật sẽ đưa ra biện pháp kỹ thuật hợp lý, sát với điều kiện hiện trường, và đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư. Những việc chính cần làm trong lập biện pháp tổ chức thi công bao gồm: - Tiến độ thi công tổng thể và thời gian hoàn thành từng hạng mục công trình. - Bố trí, sắp xếp lực lượng cán bộ kỹ thuật, nhân công trong các giai đoạn của quá trình thi công (Trong đó, lưu ý đến số lượng, công việc cụ thể được phân công và phải thiết lập được sơ đồ bố trí nhân sự cụ thể). - Biện pháp kỹ thuật thi công, cùng các giải pháp đảm bảo giao thông, an toàn lao động và vệ sinh môi trường. - Dây chuyền công nghệ thi công từng hạng mục. Tùy theo từng công trình, công ty có sơ đồ tổ chức hiện trường cụ thể. Tuy nhiên, thường thì với những công trình quy mô lớn, thời gian thi công dài, công ty có sơ đồ tổ chức hiện trường như sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hiện trường những công trình lớn Giám đốc điều hành Phòng kế hoạch Phòng vật tư - thiết bị Phòng kỹ thuật Phòng kinh tế - đời sống Đội sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất * Lập giá dự thầu: Giá dự thầu có ý nghĩa quyết định đối với việc thắng thầu một công trình. Hiện nay, thị trường giao thông đang diễn ra sự cạnh tranh quyết liệt giữa các công ty, yêu cầu về mặt kỹ thuật của chủ đầu tư phần lớn các nhà thầu đều đáp ứng được. Vì vậy, xây dựng được một giá dự thầu hợp lý, mang tính cạnh tranh sẽ là cơ hội tốt cho việc thắng thầu một công trình. Công việc này thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh. Để tính giá dự thầu, công ty thường chú trọng những điểm sau đây: - Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu, hiểu rõ yêu cầu của chủ đầu tư, những điều khoản cụ thể trong hồ sơ mời thầu như bảo lãnh dự thầu, khoản tiền phạt vì kéo dài thời hạn thi công công trình. - Các chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí máy móc thiết bị thi công công trình, chi phí quản lý, chi phí lán trại... lãi vay ngân hàng, chi phí đột xuất... cần phải được tính toán đầy đủ và được phân bổ chi tiết vào từng hạng mục của công trình. Việc phân bổ các chi phí này cần phải phù hợp với tính chất của từng công việc. Chẳng hạn, trong vấn đề nhân công, cần xem xét hạng mục nào cần nhân công tay nghề cao, có kinh nghiệm, hạng mục nào có thể dùng nhân công phổ thông, hoặc thuê lao động địa phương. - Nghiên cứu những biến động về giá vật liệu, tiền công lao động tại địa phương, tiền lương công nhân... có thể nảy sinh trong quá trình xây dựng công trình. - Dựa vào kết quả khảo sát hiện trường do phòng kỹ thuật nghiên cứu để tính giá dự thầu được chuẩn xác và sát với thực tế. Chẳng hạn: cùng một công việc đào đất, đắp đất - nếu địa hình rộng, phẳng thì dùng máy rất hiệu quả; nhưng với địa hình bị chia cắt, khối lượng đào, đắp ít thì sử dụng nhân công ưu thế hơn; còn với địa hình phức tạp thì sự kết hợp giữa máy và nhân công là sự lựa chọn tối ưu. Cụ thể, quá trình lập giá dự thầu ở Công ty Đường bộ 471 được tiến hành như sau: - Dựa vào bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, phòng kinh doanh xác định số lượng và khối lượng các công tác xât lắp cần thiết cho quá trình thi công. - Căn cứ vào kết quả khảo sát hiện trường do phòng kỹ thuật cung cấp, phòng kinh doanh sẽ lựa chọn biện pháp tổ chức thi công hợp lý. Từ đó, tính giá dự thầu sao cho tiết kiệm nhất và sát với tình hình thực tế. - Tiến hành phân bổ chi phí để tính toán đơn giá từng công việc (từng hạng mục). Trong đơn giá mỗi công việc phân thành các khoản mục như sau: + Chi phí vật liệu. + Chi phí nhân công. + Chi phí máy thi công. Giá dự thầu công trình là tổng tất cả đơn giá các hạng mục. * Tham gia mở thầu: Sau khi hồ sơ dự thầu được hoàn thành, trưởng phòng kinh doanh sẽ duyệt lại, sau đó trình giám đốc phê duyệt. Theo thư mời thầu, đúng ngày, giờ, địa điểm quy định, công ty cử cán bộ mang hồ sơ dự thầu đến nộp thầu. Khi nộp thầu phải đảm bảo về thời gian, tính niêm phong, bảo mật. Nguyên tắc khi mở thầu: - Công khai (trừ an ninh, quốc phòng). - Mở ngay (trong vòng 48 giờ) Trình tự mở thầu gồm các bước: - Thông báo thành phần tham dự. - Thông báo tên nhà thầu. - Kiểm tra niêm phong. - Mở hồ sơ dự thầu, đọc và ghi thông tin. Chủ đầu tư sẽ tiến hành mở lần lượt từng gói thầu và đọc các thông số cơ bản: + Đơn dự thầu. + Giấy ủy quyền (nếu không phải do giám đốc ký). + Xem xét hồ sơ dự thầu có bản gốc không, ghi lại số bản gốc, bản sao. + Giấy bảo lãnh của ngân hàng (bảo lãnh dự thầu). + Tổng giá dự thầu, tỷ lệ giảm giá, các vấn đề khác ( chữ ký...). + Với một số công trình đặc biệt (ví dụ: công trình đường băng, thủy điện), chủ đầu tư có thể đọc luôn biện pháp thi công và giá hạng mục đặc biệt đó. - Đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu được mời tham dự phải ký vào biên bản mở thầu để xác nhận những thông tin vừa được công bố. Đồng thời, ký vào hồ sơ gốc của các nhà thầu còn lại, tránh hiện tượng chủ đầu tư và nhà thầu liên kết với nhau, thay đổi các thông số đã được công bố. Bản gốc hồ sơ dự thầu phải được bên mời thầu ký xác nhận từng trang trước khi tiến hành đánh giá và quản lý theo chế độ "Mật". e. Thương thảo hợp đồng và ký giao nhận thầu: Chủ đầu tư sau khi xét thầu, sẽ công bố kết quả cho các nhà thầu. Nếu trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi đến chủ đầu tư chấp nhận thi công công trình và thỏa thuận ngày, giờ, địa điểm thực hiện hợp đồng, ngay sau khi nhận được thông báo trúng thầu. Đồng thời, công ty tiến hành bảo lãnh thực hiện hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư. f. Chuẩn bị và theo dõi thực hiện hợp đồng: Sau khi hợp đồng đã được ký kết với chủ đầu tư, công việc còn lại sẽ là đôn đốc các bộ phận liên quan chuẩn bị, nhanh chóng triển khai thi công công trình. Nhiệm vụ của bộ phận thực hiện công tác dự thầu lúc này là theo dõi thi công công trình và làm cầu nối giữa công trường với chủ đầu tư.Thường xuyên theo dõi những thay đổi để đề xuất kịp thời các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là những vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng công trình. Đồng thời, làm nghĩa vụ thanh toán với chủ đầu tư để thu hồi vốn. Công tác chuẩn bị và theo dõi thực hiện hợp đồng, công ty làm khá tốt, đảm bảo tiến độ, chất lượng, tạo uy tín với chủ đầu tư. Có thể thấy, hầu hết các công trình đều có đủ nguồn lực: máy móc, nhân công, trang thiết bị,... 2. Thuận lợi và khó khăn do môi trường bên ngoài đem lại cho hoạt động dự thầu của Công ty: a. Thuận lợi: - Công ty được sự quan tâm giúp đỡ, chỉ đạo sâu sát của các đồng chí lãnh đạo, các phòng ban Tổng công ty XDCT Giao thông 4. Đồng thời, có sự liên danh, liên kết của các nhà thầu, các đơn vị bạn trong và ngoài Tổng công ty. Đây là một cơ hội cho công ty trong công việc kinh doanh của mình; công ty cần tranh thủ sự giúp đỡ và tăng cường, củ._.