Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển (BIDV) Cầu Giấy

n mạnh, nhu cầu trao đổi, giao lưu thương mại giữa các chủ thể kinh tế, các vùng miền đất nước và cả ngoài biên giới quốc gia vì thế cũng gia tăng mạnh mẽ. Thanh toán bằng tiền mặt trở nên hạn chế, và nhu cầu sử dụng các dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng tăng lên. Xuất phát từ nhu cầu đó, và các nhu cầu thanh toán trong nội bộ ngân hàng hoặc giữa các hệ thống ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán vốn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong Ngân hàng và trong nền kinh tế. Nhờ đó, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giảm các chi phí lưu thông tiền mặt, tăng nhanh vòng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. Đồng thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và hiệu quả thực thi chính sách tiền tệ. Khi Ngân hàng thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán vốn, đảm bảo an toàn nhanh chóng, chính xác thì không chỉ đem lại lợi ích cho khách hàng mà đó cũng chính là lợi thế trong cạnh tranh của Ngân hàng. Khách hàng nhận được nhiều tiện ích và họ tin tưởng vào Ngân hàng thì họ sẽ đặt quan hệ lâu dài với Ngân hàng. Thanh toán vốn là nghiệp vụ có nhiều giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng. Vì vậy, để đảm bảo được hiệu quả của nghiệp vụ thanh toán vốn như trên, ngân hàng phải có sự quan tâm và đầu tư đặc biệt vào việc thiết kế và vận hành KSNB đối với nghiệp vụ này. Bởi vì chức năng của KSNB là duy trì việc tuân thủ các quy định, chế độ đã được đặt ra, kiểm soát và kiểm soát lại quy trình thực hiện công việc. Đó là một biện pháp hữu ích để nâng cao chất lượng thanh toán vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong hoạt động này. Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy, có điều kiện tìm hiểu sâu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại đây, em đã lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy” làm đề tài khoá luận của mình. 2. Đối tượng nghiên cứu Khoá luận đi sâu vào nghiên cứu việc thiết kế và vận hành của KSNB trong nghiệp vụ thanh toán vốn, và môi trường trong đó KSNB hoạt động nhằm đánh giá tính hữu hiệu của KSNB. Từ đó đưa ra những tồn tại và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy. 3. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu đề tài của mình, tác giả đã kết hợp sử dụng một số phương pháp nghiên cứu: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp… và một số phương pháp khác. 4. Kết cấu của khoá luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn trong Ngân hàng thương mại. Chương 2: Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TRONG NHTM 1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Khái niệm Trong tổ chức có thể có nhiều cách phân cấp quản lý khác nhau song chung nhất thường là phân thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu. Công việc rà soát này có tên là kiểm soát. Kiểm soát có thể được hiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách, biện pháp cụ thể, đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể quyền và lợi ích tương ứng, nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý… Tuy nhiên, thông dụng nhất vẫn là kiểm soát nội bộ đơn vị. Có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đưa ra: Khái niệm 1: HTKSNB là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo. Khái niệm 2: HTKSNB là toàn bộ những chính sách, quy định và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. (Theo IAS 400) Khái niệm 3: Theo COSO (Committee of sponsoring organization of treadway commision), HTKSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng của người quản lý, hội đồng quản trị, và các nhân viên của tổ chức, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, nhằm thực hiện các mục tiêu: + Bảo vệ tài sản của đơn vị + Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, báo cáo tài chính + Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý + Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Khái niệm thứ 3 được đánh giá là khái quát đầy đủ và toàn diện nhất về HTKSNB. Theo đó, ta có thể hiểu được bản chất của HTKSNB trên những điểm như sau: Thứ nhất, HTKSNB là một quy trình. Đó là một chuỗi các công việc được thực hiện liên tục và toàn diện ở tất cả các khâu trong tổ chức, chứ không phải một hoạt động, một công việc diễn ra đơn lẻ, nhất thời. Nó gắn liền với quá trình hoạt động của tổ chức. Thứ hai, HTKSNB được thực hiện bởi nhân tố con người. Đó là hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức. Con người trực tiếp tham gia vào quá trình kiểm soát thông qua việc cài đặt và thực hiện các chính sách, thủ tục kiểm soát trong từng hoạt động cụ thể, và từ đó có sự kiểm soát tổng thể đối với hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, nhân tố con người đóng vai trò quyết định trong HTKSNB. Thứ ba, HTKSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối cho nhà quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Sự đảm bảo hợp lý đó là mức tốt nhất có thể đối với từng HTKSNB. Thực tế là, mỗi HTKSNB cho dù được thiết kế hoàn hảo tới đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện hết các sai phạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu của HTKSNB. Thứ tư, HTKSNB được thiết lập nhằm hướng tới những mục tiêu nhất định của đơn vị, bao gồm 4 mục tiêu cơ bản như trên. Để thực hiện được các mục tiêu trên, các nhà quản lý cần thiết lập, thực hiện và thường xuyên kiểm tra, đánh giá các quy định, chính sách và các thủ tục kiểm soát có thực hiện được những mục tiêu mong muốn hay không. 1.1.1.2. Mục tiêu của HTKSNB HTKSNB được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị: 1/ Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị Ngân hàng nắm giữ lượng tài sản có giá trị rất lớn: tiền mặt, giấy tờ có giá, các tài sản thế chấp, cầm cố…, bên cạnh đó, những thông tin liên quan tới hoạt động ngân hàng có tính bảo mật cao và liên quan đến nhiều đối tượng trong nền kinh tế. Chúng rất dễ bị lạm dụng, đánh cắp vì nhiều mục đích khác nhau. Chính vì thế, các ngân hàng cần thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ hạn mức, quyền và trách nhiệm của các thành viên tham gia để có được sự kiểm soát chặt chẽ đối với tài sản và thông tin của mình. 2/ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin Thông tin kinh tế, tài chính do bộ phận kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, từ các cấp quản lý ở đơn vị đến cấp quản lý nhà nước, đặc biệt là lĩnh vực ngân hàng phải chịu sự điều chỉnh của nhiều cơ quan quản lý nhà nước. HTKSNB phải đảm bảo các thông tin đó được đưa ra có tính kịp thời về mặt thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. 3/ Đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý Do tính đặc biệt của ngành kinh doanh ngân hàng, việc tuân thủ các chế độ pháp lý trong kinh doanh là quan trọng thiết yếu. HTKSNB được thiết kế trong ngân hàng phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng phải được tuân thủ đúng mức. HTKSNB cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm, gian lận trong mọi hoạt động của ngân hàng + Đảm bảo việc hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính theo đúng chế độ của NHNN và Bộ tài chính. 4/ Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý HTKSNB được thiết lập nhằm tránh sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, tránh lãng phí và sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả. Đồng thời, có thể phát hiện kịp thời những rắc rối, rủi ro trong hoạt động kinh doanh để hoạch định những biện pháp đối phó, phòng ngừa, giảm các thiệt hại. Bên cạnh đó, HTKSNB sẽ phát hiện và khắc phục những thiếu sót của các kênh truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ các nhà quản trị xuống dưới. Từ đó, giúp nâng cao hiệu lực và khả năng quản lý của bộ máy quản lý. Thực tế là, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai sót có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những hạn chế đó được xác định như sau: Ban Giám đốc thường yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vượt quá lợi ích do hệ thống đó mang lại. Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không xét đến những nghiệp vụ bất thường. Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự thông đồng giữa một thành viên của Ban Giám đốc hay một nhân viên với những người khác trong hoặc ngoài đơn vị. 1.1.2. Các yếu tố của HTKSNB 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát chung Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến quá trình thiết lập, vận hành và tính hữu hiệu của HTKSNB, trong đó chủ yếu là quan điểm, nhận thức và hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Đặc thù về quản lý Một nhà quản lý có quan điểm, triết lý trong quản lý như thế nào, họ sẽ tạo môi trường như thế. Quan điểm, triết lý quản lý đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Nếu một nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, họ sẽ có nhận thức và hành động đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát thông qua việc xây dựng và thực hiện tuân thủ các quy định và chế độ đề ra. Việc phân chia quyền lực trong tổ chức cũng tác động đến hiệu quả của kiểm soát. Trường hợp quyền lực tập trung quá ít thì kiểm soát nếu có chỉ là hình thức, bị vô hiệu hoá. Nếu quá phân tán thì sẽ gây ra sự chồng chéo, có thể bỏ sót một số chốt kiểm soát. Đặc thù về tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý trong ngân hàng sẽ tạo được môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ ngân hàng. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý như vậy, nhà quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của ngân hàng, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Thực hiện sự phân chia độc lập giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận để duy trì sự kiểm soát lẫn nhau. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm tất cả các phương pháp quản lý cũng như chế độ đối với người lao động như: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, chế độ đãi ngộ, đề bạt… Chính sách nhân sự tốt sẽ tạo môi trường tốt cho kiểm soát bởi nhân tố con người chính là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của ngân hàng. Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù ngân hàng có thiết kế và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì kiểm soát nội bộ cũng không thể phát huy hiệu quả. Công tác kế hoạch và định mức Hệ thống kế hoạch và dự toán trong ngân hàng bao gồm các kế hoạch kinh doanh, huy động và sử dụng vốn, kế hoạch đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và định mức đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Đó cũng là căn cứ để xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và kịp thời điều chỉnh. Kiểm toán nội bộ Là một nhân tố rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của ngân hàng. Thực chất, đó cũng là công việc kiểm soát: kiểm soát lại chức năng kiểm soát khác. Từ đó phát hiện ra những khâu còn yếu, còn thiếu, những chính sách, thủ tục lỗi thời để từ đó đề xuất phương án cải tiến. Kiểm toán nội bộ không được cài đặt trong quy trình nghiệp vụ mà được thiết kế độc lập với các hoạt động nghiệp vụ. Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi để đảm bảo hiệu lực hoạt động. Các nhân tố bên ngoài Các nhân tố bên ngoài tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý, cũng như việc thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: tình hình phát triển kinh tế, xã hội, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, môi trường pháp lý, đường lối phát triển kinh tế của đất nước… Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm tất cả những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành của các nhà quản lý. 1.1.2.2. Hệ thống kế toán Ngoài chức năng ghi chép sổ sách, tính toán và phân loại, tổng hợp các thông tin của kế toán tài chính vào các sổ sách và báo cáo tài chính thích hợp mà nó còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị thông qua quá trình thu thập, tính toán, đối chiếu và ghi chép, phân loại thông tin, trên cơ sở sử dụng các phương pháp kế toán thì kế toán cung cấp chức năng kiểm soát toàn diện thường xuyên đối với các hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tính có thực: việc ghi chép sổ sách kế toán phải dựa trên cơ sở nghiệp vụ có thật và phản ánh khách quan với nghiệp vụ đã diễn ra và hoàn thành. Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá: đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ: đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. 1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Kiển tra và phê duyệt các tài liệu kế toán Đối chiếu số liệu của đơn vị với bên ngoài So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho các bộ phận và cá nhân trong đơn vị. Điều đó tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, khi có sai sót thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định phải có sự cách ly thích hợp giữa các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Muốn vậy phải đảm bảo yêu cầu: đảm bảo sự phân tách chức năng (người giữ tài sản vật chất không kiêm nhiệm sổ sách) và thường xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu giữa các chức năng liên quan để kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Trách nhiệm và quyền hạn có thể được uỷ quyền cho các cấp trong đơn vị mà vẫn không làm mất tính tập trung trong đơn vị. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện theo hai bước: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ và sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách phải độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. 1.1.3. Phân loại kiểm soát Dựa trên cơ sở tác dụng cũng như giai đoạn tiến hành của các thủ tục kiểm soát, có thể chia thành một số loại kiểm soát: 1.1.3.1.Kiểm soát phòng ngừa Đây là thủ tục kiểm soát được thực hiện trước khi cho phép nghiệp vụ tiến hành để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Ví dụ: Trong nghiệp vụ cho vay, trước khi cho vay, cán bộ tín dụng thực hiện thẩm định yêu cầu vay, dự án đầu tư, tình hình tài chính… của khách hàng vay. Tuy vậy không có kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm rủi ro xuống bằng không. 1.1.3.2. Kiểm soát thực hiện Kiểm soát thực hiện được tiến hành cùng với quá trình thực hiện công việc để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn. Các thủ tục kiểm soát, các chốt kiểm soát được cài đặt trong chính quy trình thực hiện nghiệp vụ. Ví dụ: trong nghiệp vụ cho vay, cán bộ tín dụng xem xét xem hợp đồng tín dụng, chứng từ giải ngân có hợp lệ, hợp pháp không; việc quyết định cho vay có đúng thẩm quyền không; đối tượng giải ngân có đúng với đơn xin vay không… 1.1.3.3. Kiểm soát bù đắp Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế để bù đắp hoặc bổ sung cho những thủ tục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu. Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, thường thiết kế các thủ tục có tính bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các tình huống bất ngờ… Khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận. Ví dụ: trong hoạt động tín dụng, việc thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của khách hàng vay, kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay… chính là kiểm soát bù đắp. 1.2. NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TRONG NHTM 1.2.1. Nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM 1.2.1.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các ngân hàng Nền kinh tế tồn tại rất nhiều chủ thể và các quan hệ kinh tế giữa họ luôn đan xen, phức tạp. Từ đó phát sinh nhu cầu thanh toán, chuyển tiền qua ngân hàng giữa các chủ thể đó với nhau. Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng cùng có tài khoản tại một đơn vị ngân hàng thì việc thanh toán không gặp vấn đề gì khó khăn. Nhưng nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng mở tài khoản ở hai đơn vị ngân hàng khác nhau, trong cùng một hệ thống hoặc có thể khác hệ thống, việc thanh toán lúc này không chỉ là đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn phát sinh quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng với nhau. Bên cạnh đó, trong nội bộ các ngân hàng, việc tập trung quản lý, điều hoà vốn và vay mượn lẫn nhau cũng là cơ sở để phát sinh quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng với nhau. Đó là nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngân hàng. Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng nhằm tiếp tục hoàn thành quá trình thanh toán giữa các tổ chức, cá nhân với nhau mà họ không cùng mở tài khoản tại một ngân hàng hoặc thanh toán vốn trong nội bộ các ngân hàng. Các ngân hàng phải đảm bảo thanh toán về vốn với nhau một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, đồng thời phải có biện pháp để kiểm soát tính xác thực của các khoản thanh toán nhằm đảm bảo an toàn tài sản. Thanh toán vốn có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động ngân hàng: Thực hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối với nền kinh tế quốc dân và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng. Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng sẽ thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt, tăng độ an toàn trong quan hệ thanh toán, tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí lưu thông xã hội. Tạo điều kiện cho Ngân hàng Nhà nước thực thi có hiệu quả chính sách tiền tệ thông qua việc tăng cường quản lý vốn khả dụng và làm cho các giao dịch trên thị trường liên ngân hàng diễn ra mạnh mẽ. 1.2.1.2. Điều kiện để tổ chức thanh toán vốn giữa các ngân hàng Do tính chất phức tạp của nghiệp vụ thanh toán vốn nên khi tổ chức thực hiện phải đảm bảo các điều kiện như sau: Điều kiện về pháp chế Thanh toán vốn cần phải được điều chỉnh bởi các văn bản pháp quy của Nhà nước và NHNN. Theo đó, phải xây dựng hệ thống văn bản pháp quy về chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ, chữ ký điện tử, về sử dụng dữ liệu trên các vật mang tin hoặc truyền qua mạng máy tính trong hạch toán kế toán… để các ngân hàng vận dụng trong việc tổ chức thanh toán của mình cũng như tham gia vào hệ thống thanh toán liên ngân hàng do NHNN tổ chức. Điều kiện về mô hình hoạt động Hệ thống thanh toán phải phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động của các ngân hàng, phải đáp ứng nhu cầu thanh toán vốn trong điều kiện từng bước hiện đại hoá công nghệ ngân hàng. Điều kiện về kỹ thuật Phải có đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật như hệ thống máy vi tính cùng các thiết bị ngoại vi, chương trình phần mềm tin học, đường truyền, trụ sở… để đảm bảo thanh toán nhanh, chính xác, an toàn tài sản và tiết kiệm chi phí. Điều kiện về vốn trong thanh toán Các đơn vị tham gia thanh toán phải có đầy đủ vốn để đảm bảo thanh toán kịp thời, sòng phẳng các khoản thanh toán qua lại với nhau. Vốn để đảm bảo thanh toán gồm: - Dự trữ thanh khoản bằng tiền mặt - Tiền gửi thanh toán tại NHNN và các tổ chức tín dụng khác - Vay NHNN hoặc các TCTD khác 1.2.1.3. Các hệ thống thanh toán vốn giữa các ngân hàng ở Việt Nam hiện nay Các phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng ở Việt Nam hiện nay tương đối phong phú, bao gồm: Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống (bằng giấy và điện tử) Thanh toán bù trừ khác hệ thống (bằng giấy và điện tử) Thanh toán điện tử liên ngân hàng Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ Mở tài khoản lẫn nhau để thanh toán Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đi sâu nghiên cứu KSNB đối với các phương thức chính là: Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống, thanh toán bù trừ khác hệ thống, thanh toán điện tử liên ngân hàng. Đây cũng là các phương thức thanh toán vốn chủ yếu trong NHTM. Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng Ngày 20/10/1997, thống đốc NHNN Việt Nam đã ra quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 về việc ban hành Quy chế chuyển tiền điện tử. Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (chuyển tiền điện tử) là phương thức thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệ thống bằng chương trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và mạng truyền tin nội bộ. Thực chất của thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là việc chuyển tiền từ chi nhánh ngân hàng này đến chi nhánh ngân hàng khác để phục vụ thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ giữa các khách hàng (người chi trả và người thụ hưởng) trong trường hợp các khách hàng đó không cùng mở tài khoản tại cùng một chi nhánh ngân hàng; hoặc là chuyển cấp vốn, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống ngân hàng. Tuỳ theo đặc điểm của từng hệ thống ngân hàng, có thể bố trí, tổ chức thanh toán liên chi nhánh ngân hàng một cách thích hợp. Bên cạnh hệ thống thanh toán ngân hàng toàn hệ thống, có thể tổ chức hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trên cùng một địa bàn (tỉnh, thành phố.. ) để phục vụ cho việc thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng trên cùng một địa bàn và thực hiện việc kiểm soát, đối chiếu liên chi nhánh ngân hàng theo sự uỷ quyền của cấp Trung ương (Hội sở chính). Quá trình thanh toán được thực hiện trong môi trường pháp lý và kỹ thuật được chuẩn hoá cao trên mạng máy tính. Phần mã khoá (testkey) được cài đặt trong một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt. Mỗi lệnh chuyển tiền đều phải qua hai lần mã khoá bảo mật của chức năng kế toán và chức năng tin học, vì vậy đảm bảo độ an toàn, chính xác cao. Đồng thời, quá trình chuyển tiền, tra soát, trả lời và thông báo chấp nhận… được xử lý tự động trên chương trình máy tính, đảm bảo tốc độ thanh toán nhanh chóng, chính xác. Thanh toán liên ngân hàng điện tử áp dụng phương thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung. Theo phương thức này, ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiền cho ngân hàng nhận chuyển tiền thông qua Trung tâm thanh toán (truyền qua mạng), TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu tất cả các chuyển tiền trong toàn hệ thống. Cuối ngày các đơn vị chuyển tiền có nhiệm vụ lập và gửi báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày để gửi đến TTTT. TTTT kiểm soát và đối chiếu khớp đúng các chuyển tiền với từng đơn vị, sau đó gửi bảng đối chiếu về đơn vị. Các đơn vị sau khi đối chiếu khớp đúng với TTTT mới được lưu trữ các lệnh chuyển tiền. Để đảm bảo việc điều hoà vốn trong hệ thống, TTTT sẽ mở cho mỗi đơn vị chuyển tiền những tài khoản thích hợp hoặc quy định một hạn mức được thanh toán vượt khả năng chi trả của mình. Những đơn vị ngân hàng thừa vốn gửi ở TTTT sẽ được hưởng lãi điều hoà, đơn vị thiếu vốn phải nhận vốn điều hoà phải trả lãi cho số thanh toán vượt. Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng (TTBT) là phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng được thực hiện bằng cách bù trừ tổng số phải thu, phải trả và trên cơ sở đó chỉ thanh toán với nhau số chênh lệch (kết quả bù trừ). TTBT phát sinh trên cơ sở các quan hệ thanh toán của các khách hàng tại các ngân hàng khác nhau hoặc thanh toán vốn của bản thân các ngân hàng. TTBT được áp dụng giữa các ngân hàng khác hệ thống với nhau (TTBT khác hệ thống) hoặc có thể áp dụng giữa các đơn vị ngân hàng trong cùng một hệ thống ngân hàng (TTBT cùng hệ thống). Tuỳ thuộc vào phương pháp luân chuyển chứng từ, chuyển số liệu mà có cơ chế TTBT trên cơ sở chứng từ giấy (TTBT giấy) và TTBT điện tử. Khi tham gia thanh toán bù trừ giấy, các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì. Đối với TTBT khác hệ thống, các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng chủ trì là NHNN trên địa bàn. Một số nguyên tắc trong TTBT Khi tham gia TTBT các ngân hàng thành viên phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: - Phải có văn bản đề nghị tham gia TTBT và cam kết chấp hành đúng các quy định trong TTBT. - Có văn bản giới thiệu các nhân viên có trách nhiệm đến trực tiếp giao, nhận chứng từ và làm thủ tục thanh toán. - Phải thực hiện đúng giờ giao và nhận chứng từ hoặc truyền số liệu theo quy định chung của ngân hàng chủ trì. - Phải lập đúng, đủ, kịp thời các giấy tờ trước và trong khi giao dịch TTBT. Số liệu phải chính xác, rõ ràng, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với sự hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và số liệu. Nguyên tắc số chênh lệch trong TTBT - Ngân hàng chủ trì được chủ động trích tài khoản tiền gửi của các NH thành viên phải trả (nếu còn) để thanh toán co NH thành viên được thu. - Trường hợp tài khoản tiền gửi của NH thành viên phải trả không còn đủ số dư để thanh toán thì vay của NH chủ trì hoặc các NH thành viên khác để thanh toán. Trường hợp không được vay thì NH chủ trì thanh toán hộ 1-2 lần với mức phạt cao. Sau đó vẫn tiếp diễn thì buộc phải ngừng tham gia TTBT. c) Thanh toán điện tử liên ngân hàng Thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH) là quá trình xử lý các giao dịch thanh toán liên ngân hàng kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tới khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng, được thực hiện qua mạng máy tính. Thống đốc NHNN Việt Nam đã ban hành nhiều quyết định để triển khai TTLNH. Ngày 20/3/2002, ban hành quyết định số 212/2002/QĐ-NHN về quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng. Tiếp đó là quyết định 309/2002/QĐ-NHNN ngày 9/4/2002 về việc ban hành Quy chế TTĐTLNH. Cùng với đó là các quy định về việc sử dụng chứng từ điện tử và chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử trong TTĐTLNH và các quyết định khác có liên quan. Hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (IBPS-Interbank Payment System) là hệ thống tổng thể gồm: hệ thống bù trừ liên ngân hàng, hệ thống xử lý tài khoản tiền gửi thanh toán và cổng giao dịch với hệ thống chuyển tiền điện tử của NHNN. Hệ thống TTLNH hiện đã được triển khai tại Sở Giao dịch NHNN và 05 tỉnh thành phố là Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ và Tp. Hồ Chí Minh. Các thành viên trực tiếp của hệ thống TTĐTLNH là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có đủ điều kiện và được chấp nhận tham gia hệ thống TTLNH. Các thành viên trực tiếp phải có tài khoản tiền gửi thanh toán tại SGD NHNN và phải đăng ký danh sách các chi nhánh trực thuộc của mình tham gia TTLNH dể được kết nối trực tiếp vào hệ thống. Thành viên gián tiếp là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào hệ thống thông qua thành viên trực tiếp. Hệ thống TTLNH xử lý các lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thông qua tài khoản tiền gửi thanh toán của ngân hàng thành viên mở tại SGD NHNN theo phương thức quyết toán tổng tức thời. Theo phương thức đó, việc xử lý và quyết toán chuyển tiền được diễn ra một cách liên tục theo thời gian thực tế phát sinh chuyển tiền, nghĩa là các giao dịch thanh toán được xử lý ngay theo tổng số tiền phải thanh toán và theo từng lệnh chuyển một. Đối với các lệnh chuyển tiền giá trị thấp sẽ được xử ._.lý thông qua thanh toán bù từ trên địa bàn tỉnh, thành phố. Kết quả đó được chuyển về Trung tân thanh toán quốc gia, cùng với kết quả bù trừ tại Trung ương (bù trừ giữa các Hội sở NH) sẽ được tiếp tục xử lý bù trừ một lần nữa – bù trừ “kép” để xác định kết quả cuối cùng. TTLNH áp dụng chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong việc chuyển, nhận các lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan trong hệ thống. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM 1.2.2.1. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn Xuất phát từ tính chất của nghiệp vụ thanh toán vốn, đó là có liên quan trực tiếp đến vốn và vấn đề an toàn tài sản của các đơn vị ngân hàng khác nhau, cùng hệ thống hoặc khác hệ thống. Đồng thời, nghiệp vụ này được thực hiện trong môi trường có tính chuẩn hoá cao về mặt pháp lý và công nghệ, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình thực hiện có thể sẽ dẫn đến tê liệt, ách tắc hoạt động của cả hệ thống thanh toán. Chính vì vậy, vai trò của kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ thanh toán vốn là đặc biệt quan trọng. KSNB giúp vận hành hiệu quả hoạt động nghiệp vụ thanh toán vốn. Các quy định, chính sách của NHNN cũng như của từng ngân hàng về nghiệp vụ thanh toán vốn được thực thi một cách đầy đủ và đúng đắn. Quy trình nghiệp vụ có được thực hiện theo quy định chung không? Hệ thống máy tính và chương trình phần mềm có đảm bảo về mặt kỹ thuật không? trình độ nhân viên có đáp ứng được yêu cầu công việc không? hạn mức phê duyệt giao dịch có được tuân thủ không? các dữ liệu, thông tin về nghiệp vụ có được tập hợp, chuyển giao, xử lý một cách đầy đủ, chính xác và được quản lý chặt chẽ không?.... KSNB giúp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những sai sót, vi phạm có thể xảy ra. Từ đó, giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản của ngân hàng. Đồng thời, trong quá trình hoạt động, KSNB có thể phát hiện những điểm còn bất hợp lý để đề xuất biện pháp khắc phục. Nhờ có hoạt động KSNB, chất lượng nghiệp vụ thanh toán vốn của ngân hàng ngày càng được nâng cao. Tốc độ thanh toán tăng nhanh, chính xác, kịp thời, và đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng. Nhờ đó, ngân hàng có thể đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Đó cũng là một lợi thế để thu hút khách hàng trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. 1.2.2.2. Thủ tục kiểm soát chung đối với nghiệp vụ thanh toán vốn Trong nghiệp vụ thanh toán vốn, thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: - Kiểm soát các văn bản quy định phân cấp uỷ quyền của lãnh đạo. Việc tổ chức quy trình thanh toán vốn, uỷ quyền cán bộ được phép tham gia vào thanh toán vốn, hạn mức giao dịch, kiểm soát việc phân công cán bộ có đảm bảo kiểm soát toàn diện các giao dịch trong nghiệp vụ thanh toán vốn… - Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính xác thực của ngân hàng người thụ hưởng… - Kiểm soát việc tuân thủ chế độ, quy trình, quy định trong nghiệp vụ thanh toán vốn: Việc chấp hành chế độ bảo mật, lựa chọn kênh thanh toán, xử lý sai sót khi phát sinh… - Kiểm soát việc thực hiện đối chiếu cuối ngày các giao dịch của giao dịch viên, cán bộ hậu kiểm, cán bộ kiểm toán nội bộ… 1.2.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn a) Quan điểm về hiệu quả trong kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn Thanh toán vốn giữa các ngân hàng phát triển vừa đáp ứng được nhu cầu thanh toán của nền kinh tế đồng thời thoả mãn nhu cầu thanh toán của chính các ngân hàng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng ngày càng tăng vì tính tiện ích của nó. Về phía các ngân hàng, khi thị trường liên ngân hàng phát triển, quan hệ vay mượn, thanh toán nội bộ với nhau cũng trở nên sôi động hơn. Sự phát triển đó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn. Khái niệm hiệu quả có thể hiểu là khả năng thực hiện được mục tiêu đề ra và với mức chi phí thấp nhất có thể, không lãng phí nguồn lực của đơn vị. KSNB được thiết kế trước, trong và sau quy trình thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn. KSNB hoạt động có hiệu quả khi với một cơ cấu hợp lý, KSNB có thể bao quát toàn bộ nghiệp vụ thanh toán vốn từ trước khi khởi tạo lệnh cho đến khi kết thúc quy trình và lưu dữ liệu chứng từ trong ngân hàng. Trong quá trình đó, KSNB đảm bảo cho nghiệp vụ thanh toán vốn diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn và quản lý chặt chẽ về vốn cho ngân hàng. KSNB phải phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và tìm cách khắc phục, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin của ngân hàng. Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn Hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chịu ảnh hưởng của một số nhân tố sau: Thứ nhất là, tính nhất quán, đồng bộ và rõ ràng trong các văn bản, quy định của Nhà nước, NHNN và các cơ quan hữu quan có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn. Khi đó, sẽ tạo ra được một sự hiểu biết chung về nghiệp vụ, thực hiện thống nhất và dễ dàng hơn trong việc quản lý. Việc thiết kế, cài đặt các chốt kiểm soát liên quan đến quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn trong nội bộ đơn vị ngân hàng. Công việc này chịu ảnh hưởng bởi quan điểm và cách thức tổ chức của Ban lãnh đạo Ngân hàng. Các chốt kiểm soát có bao quát được toàn bộ quy trình nghiệp vụ và đảm bảo được kiểm soát sau đối với quy trình đó không? Việc phân công công việc, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân có liên quan đến quy trình KSNB thanh toán vốn có được phân công rõ ràng không? có đảm bảo tính độc lập tương đối cần thiết để có thể duy trì sự kiểm tra lẫn nhau không?... Các yếu tố trên là điều kiện khung cần thiết để có thể thực hiện quy trình KSNB trong đơn vị. Trình độ tác nghiệp và thái độ nghiêm túc tuân thủ của các thành viên tham gia vào quy trình KSNB. Khả năng xử lý nghiệp vụ tốt của các nhân viên thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn, của cán bộ hậu kiểm và kiểm toán viên nội bộ; thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm và trung thực của họ chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao cho công tác KSNB trong đơn vị. Thanh toán vốn là nghiệp vụ phức tạp và được thực hiện dựa trên nền tảng kỹ thuật, công nghệ thông tin hiện đại. Vì vậy, một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến nghiệp vụ này là trình độ tin học hoá, trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ việc thanh toán, chuyển tiền tại đơn vị. Nếu thường xuyên được đầu tư, nâng cấp, hoạt động thanh toán vốn sẽ diễn ra được nhanh chóng, thông suốt, giảm được nhiều sai sót. Cùng với đó là việc nâng cao trình độ của các chuyên gia tin học và trình độ tin học chung của nhân viên sẽ giúp cải thiện môi trường KSNB trong ngân hàng. ********************** Trên cơ sở lý luận như trên, tôi xin đi sâu vào nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại NHĐT&PT chi nhánh Cầu Giấy. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY 2.1. KHÁI QUÁT VỀ NHĐT&PT CHI NHÁNH CẦU GIẤY 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của NHĐT&PT Cầu Giấy Ngày 31/10/1963, chi điếm 2 thuộc Chi hàng Kiến thiết Hà Nội ( tiền thân của NHĐT&PT Cầu Giấy ngày nay) được thành lập. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, qua từng bước thăng trầm của nền kinh tế cũng như của ngành, chi nhánh Cầu Giấy luôn kiên trì thực hiện nhiệm vụ phục vụ nền kinh tế Thủ đô, xây dựng Hà Nội đi lên từ trong gian khó của chiến tranh và vươn mình lớn dậy trong những năm đổi mới. Từ năm 1995, Chi nhánh đã hoạt động như một NHTM quốc doanh, hoạt động ngân hàng có sự chuyển biến mạnh về chất. Kết quả đó được thể hiện rõ trong công tác huy động vốn, chi nhánh đã đa dạng hoá các hình thức huy động vốn. Công tác cho vay cũng được chi nhánh coi trọng về số lượng cũng như về hiệu quả, đảm bảo an toàn đồng vốn đầu tư. Hoạt động dịch vụ cũng được phát triển thêm nhiều hình thức đa dạng. Về bảo lãnh, năm 1995, chi nhánh chỉ có hình thức bảo lãnh dự thầu , đến nay đã có nhiều hình thức mới như bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh chất lượng sản phẩm… Công tác thanh toán cũng phát triển mạnh cả về số lượng và chất lượng. Trong quá trình hoạt động, chi nhánh luôn bám sát định hướng hoạt động của ngành là phải tăng trưởng mạnh mẽ, đảm bảo an toàn hệ thống, tuân thủ luật pháp, hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng. Bên cạnh đó, chi nhánh thường xuyên chăm lo, bồi dưỡng đội ngũ CBCNV về phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, xây dựng lề lối làm việc, xây dựng phương thức quản trị điều hành đáp ứng yều cầu của nền kinh tế thị trường trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, từng bước cải thiện công nghệ ngân hàng. Tháng 10/2003, chi nhánh là một trong 7 đơn vị trong hệ thống NHĐT&PT Việt Nam được chọn thí điểm áp dụng chương trình hiện đại hoá Ngân hàng nhằm áp dụng công nghệ thông tin hiện đại theo chuẩn mực quốc tế về quản lý, giao dịch và thanh toán để cung cấp các sản phẩm dịch vụ đa dạng, hiệu quả an toàn hơn trong hoạt động. Chi nhánh Cầu Giấy luôn hướng tới việc cung cấp các sản phẩm ngân hàng chất lượng cao, nâng cao tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và coi đây là nền tảng vững chắc cho sự phát triển. Với sự phấn đấu không ngừng, chi nhánh đã được UBND thành phố Hà Nội, thống đốc NHNN tặng bằng khen và Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam tặng Giấy khen về những thành tích trong hoạt động. Ngày 1/10/2004, Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy chính thức được nâng cấp trở thành Chi nhánh cấp 1 - một chi nhánh lớn nằm ở cửa ngõ phía Tây thủ đô Hà Nội, xứng đáng với những kết quả đạt được của 41 năm hình thành và phát triển của mình. Đây cũng là một mốc đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của Chi nhánh trong thời gian sau. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Căn cứ quyết định só 323/QĐ-HĐQT ngày 5/9/2003 của hội đồng quản trị NHĐT&PT Việt Nam về việc phê duyệt sơ cấu tổ chức bộ máy thí điểm áp dụng tại chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy. Đây là mô hình tổ chức phù hợp với dự án Hiện đại hoá ngân hàng. Phòng tín dụng Bộ phận quan hệ trực tiếp với khách hàng: Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ sau đó chuyển đến các phòng ban có liên quan để thực hiện theo chức năng. Bên cạnh đó, phân tích tín dụng theo quy trình nghiệp vụ, quyết định các khoản vay trong hạn mức được giao, quản lý giải ngân, tài sản đảm bảo nợ, thu nợ, xử lý gia hạn nợ, thực hiện các biện pháp thu nợ, lập các báo cáo tín dụng theo quy định. - Bộ phận tác nghiệp: Nhập các dữ liệu về các khoản vay vào chương trình phần mềm ứng dụng. Đồng thời chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của các giao dịch được nhập vào hệ thống đó. Thực hiện lưu trữ hồ sơ tín dụng, chuẩn bị số liệu thống kê các khoản vay phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ của chi nhánh, NHĐT&PT Việt Nam và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Phòng dịch vụ khách hàng Chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp và xử lý các yêu cầu của khách hàng: mở tài khoản, gửi tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán, chuyển tiền… Đồng thời duy trì và kiểm soát các giao dịch với khách hàng. Bên cạnh đó, thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm dịch vụ đối với khách hàng. Phòng thẩm định tín dụng Thực hiện thẩm định, tham gia góp ý kiến về quyết định tín dụng đối với các dự án cho vay, bảo lãnh. Đánh giá tài sản đảm bảo nợ vay. Đồng thời giám sát chất lượng và xếp loại rủi ro tín dụng và xếp hạng khách hàng. Đây là đầu mối tổng hợp và thực hiện các loại báo cáo tín dụng. Phòng kế hoạch nguồn vốn Tổ chức nghiên cứu thị trường, phân tích môi trường kinh doanh từ xây dựng chiến lược kinh doanh, chính sách khách hàng, chính sách lãi suất, huy động vốn… Lập và kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của chi nhánh. Tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, phòng ngừa rủi ro, quản lý các hệ số an toàn trong kinh doanh. Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới về huy động vốn, thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng. Phòng tài chính kế toán Tổ chức, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán và chế độ báo cáo kế toán của các phòng ban khác. Hậu kiểm các chứng từ thanh toán phát sinh. Lập và phân tích các báo cáo tài chính, phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phòng tổ chức hành chính Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu hoạt động của chi nhánh. Tổ chức quản lý lao động, xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo của chi nhánh. Thực hiện công tác hành chính, công tác hậu cần cho chi nhánh, bảo vệ an ninh, an toàn cho con người, tài sản của chi nhánh và khách hàng đến giao dịch. Tổ kiểm tra kiểm toán nội bộ Kiểm tra việc thực hiện các quy chế, chế độ tại chi nhánh, hướng dẫn đôn đốc việc tuân thủ pháp luật và đề xuất biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật. Thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ theo quy chế hoạt động kiểm tra nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam. Tổ tiền tệ-kho quỹ Quản lý quỹ nghiệp vụ của chi nhánh, thu chi tiền mặt, quản lý vàng bạc, kim loại quý, đá quý, hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố, giấy tờ có giá, thực hiện xuất nhập tiền mặt để đảm bảo khả năng thanh khoản, thực hiện các dịch vụ tiền tệ, kho quỹ cho khách hàng. Tổ điện toán Xây dựng và tổ chức hệ thống tin học, phần cứng và phần mềm ứng dụng, là nền tảng trong hoạt động kinh doanh ngân hàng hiện đại. Đảm bảo hệ thống máy tính kết nối thông suốt trong chi nhánh và hệ thống NHĐT&PT Việt Nam và các hệ thống thanh toán khác mà chi nhánh tham gia. 2.1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Cầu Giấy 2.1.3.1. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động kinh doanh Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Chi nhánh có những thuận lợi nhất định, song cũng gặp phải không ít những khó khăn. Trong những năm qua, nền kinh tế nước ta tăng trưởng khá, tổng sản phẩm quốc nội (GDP) tăng bình quân hàng năm tăng 8,5%. Giá trị sản xuất công nghiệp tăng mạnh. Các ngành dịch vụ có bước phát triển mới, xuất khẩu và nhập khẩu tiếp tục phát triển. Điều đó tạo điều kiện cho các Ngân hàng phát triển và cạnh tranh tốt hơn. Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy có một vị trí thuận lợi đó là trụ sở đặt tại 263 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, một quận mới được thành lập, nằm ở cửa ngõ phía Tây thành phố Hà Nội. Trên địa bàn và những khu vực lân cận đang có tốc độ đô thị hoá cao, nhiều khu đô thị mới được xây dựng, cơ sở hạ tầng đang được quy hoạch đầu tư. Quận Cầu Giấy được thành phố Hà Nội hết sức quan tâm, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật để thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển. Điều đó đã tạo ra nhu cầu sử dụng vốn, dịch vụ Ngân hàng, là cơ hội để chi nhánh phát triển các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng. Bên cạnh đó, được sự quan tâm sát sao của NHĐT&PT Trung ương, đặc biệt là sau khi được nâng cấp lên thành chi nhánh cấp 1, Chi nhánh Cầu Giấy đã có điều kiện mở rộng hoạt động kinh doanh, có lợi thế trong cạnh tranh. Tuy vậy, Chi nhánh gặp phải không ít những khó khăn. Về môi trường kinh tế vĩ mô, trong năm 2004, 2005, đi đôi với tăng trưởng GDP, tỉ lệ lạm phát cũng tăng cao, giá các loại nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất tăng vọt gây khó khăn cho hoạt động của các doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh của chi nhánh vì thế cũng bị ảnh hưởng mạnh. Lãi suất huy động phải tăng để giữ được nguồn tiền gửi, công tác tín dụng khó mở rộng, lãi suất cho vay phải hấp dẫn để thu hút khách hàng. Mặt khác, do quận Cầu Giấy là một quận mới được thành lập nên hầu hết các cơ sở kinh doanh trên địa bàn đều là những chi nhánh, đại lý của các doanh nghiệp, mức độ tự chủ chưa cao. Dân số tương đối đông nhưng chủ yếu là sinh viên, giáo viên và những hộ mới định cư, do vậy nhu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng còn hạn chế. Bên cạnh đó, mạng lưới các ngân hàng hoạt động trên địa bàn tương đối dày đặc: NHNo&PTNT, Vietcombank, Inconbank, Sacombank, ACB, VIB… nên có sự cạnh tranh cao giữa các ngân hàng. Vào những tháng cuối năm 2004,đầu năm 2005 các ngân hàng liên tục gia tăng lãi suất để có ưu thế cạnh tranh, điều này đã gây rất nhiều khó khăn không chỉ với công tác huy động vốn mà cả với hoạt động cho vay của các ngân hàng. Cùng với đó là rất nhiều biện pháp marketing, các sản phẩm dịch vụ mới đem lại nhiều tiện ích, thu hút khách hàng. Trong môi trường như trên, cùng với sự nỗ lực của ngân hàng, Chi nhánh đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động kinh doanh. 2.1.3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của NHĐT&PT Cầu Giấy Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu cơ bản năm 2005 cuả chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy như sau: Bảng 1: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu cơ bản năm 2005 Đơn vị: Tỷ đồng STT Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2004 Thực hiện 31/12/2005 % tăng trưởng 1 Tổng tài sản 1069 1585 48,3 2 Tài sản có sinh lời 986 1478 49,9 3 Dư nợ tín dụng 401 791 97,2 4 Đầu tư tiền gửi tại NHNN 585 687 17,4 5 Lợi nhuận trước thuế 0 3,1 6 Quỹ DFRR 2,2362 25,3 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005) Tính đến 31/12/2005, tổng tài sản đạt 1585 tỷ đồng, tăng 514 tỷ đồng, tương đương 48,3% so với năm 2004 là 1069 tỷ. Tài sản có sinh lời tăng 492 tỷ đồng, bằng 49,9% so với năm 2004. Tỷ trọng tài sản có sinh lời trong tổng tài sản cũng tăng. Năm 2004, chiếm 92,2% tổng tài sản (986 tỷ/1069tỷ), đến năm 2005 là 93,3% (1478 tỷ/ 1585 tỷ). Điều này phản ánh hiệu quả sử dụng vốn tăng. Trong cơ cấu tài sản có sinh lời, tỷ trọng dư nợ tín dụng ngày càng tăng. Năm 2004, tổng dư nợ là 401 tỷ, chiếm 40,7% tổng tài sản sinh lời. Năm 2005, tỷ lệ này tăng lên là 53,5%, với dư nợ là 791 tỷ. Phần còn lại trong số tài sản có sinh lời được đầu tư vào tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ương. Năm 2004, số dư tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ương là 585 tỷ, đến năm 2005 là 687 tỷ, tăng 17,4% so với năm 2004. Như vậy, trong tổng tài sản sinh lời của chi nhánh, phần tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ương là tương đối lớn. Điều này làm giảm khả năng sinh lời của tài sản, trong khi chi phí cho nguồn vốn huy động vào ngày càng cao. Chi nhánh cần tìm nhiều giải pháp để tăng dư nợ cho vay, hoặc đầu tư vào các lĩnh vực có thể tạo ra nhiều lợi nhuận khác như: đầu tư chứng khoán, kinh doanh ngoại tệ... Về kết quả hoạt động kinh doanh, năm 2004, chi nhánh chưa có lợi nhuận do phải trích lập dự phòng rủi ro lớn, số DFRR trích là 2,2362 tỷ đồng. Đến năm 2005, lợ nhuận trước thuế tạo ra là 3,1 tỷ, đồng thời trích lập quỹ dự phòng rủi ro được 25,3 tỷ đồng, tăng 133% so với kế hoạch đặt ra là 19 tỷ. Đây là một kết quả thành công của chi nhánh trong năm qua. Tình hình huy động vốn và sử dụng vốn cho vay Tình hình huy động vốn và sử dụng vốn Đơn vị: Tỷ đồng Biểu đồ trên thể hiện số vốn chi nhánh huy động được từ các nguồn khác nhau và tình hình sử dụng số vốn đó để cho vay. Tỷ trọng dư nợ cho vay trong tổng số vốn huy động có xu hướng tăng dần qua các năm, tuy vậy dư nợ cho vay chiếm tỷ lệ chưa cao, một phần tương đối lớn vốn huy động được đem gửi tại NHĐT&PT Trung ương. Vì thế, khả năng sinh lời của vốn chưa được khai thác hết. Huy động vốn Trong hoạt động của NHTM, nguồn vốn có vai trò rất quan trọng, đặc biệt là nguồn vốn huy động, vì nguồn vốn tự có của Ngân hàng thường chiếm tỷ trọng thấp. Khi có vốn Ngân hàng mới có thể tiến hành được các hoạt động kinh doanh tiền tệ của mình để tạo ra lợi nhuận. Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn, Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy đã luôn coi trọng công tác huy động vốn dưới mọi hình thức để đảm bảo quy mô tăng trưởng theo kế hoạch xác định, đa dạng hóa các phương thức huy động vốn, tạo thuận lợi cho khách hàng, từ đó thu hút họ đến với ngân hàng. Bảng 2: Kết quả huy động vốn của Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đơn vị: Tỷ đồng TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Thực hiện Tỷ trọng% Thực hiện Tỷ trọng% Thực hiện Tỷ trọng% Tổng NV huy động 969 100 969 100 1495 100 1 NV không kì hạn 450 46,4 420 43,3 635 42,5 2 NV có kì hạn 519 53,6 549 56,7 860 57,5 NV nội tệ 503 51,9 681 70,2 1027 68,7 NV ngoại tệ 466 48,1 288 29,8 468 31,3 ( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) Năm 2005, tổng vốn huy động được của Chi nhánh là 1495 tỷ đồng, tăng 54,3% so với năm 2004. Năm 2004, huy động vốn của Chi nhánh gặp nhiều khó khăn. Chỉ số giá cả tiêu dùng tăng cao, đặc biệt là giá bất động sản, tỷ giá ngoại tệ và giá vàng biến động phức tạp, ảnh hưởng đến công tác huy động vốn. Trong năm 2005, Chi nhánh đã thực hiện nhiều biện pháp, hình thức huy động vốn hấp dẫn như: Tiết kiệm dự thưởng, tiết kiệm rút dần, tiết kiệm ổ trứng vàng, cùng với đó là các hình thức tặng quà, khuyến mãi… , thường xuyên tuyên truyền, quảng cáo, điều chỉnh lãi suất linh hoạt. Nguồn vốn không kì hạn là 635 tỷ, chiếm 42,5 % tổng vốn huy động. Nguồn vốn kì hạn là 860 tỷ chiếm 57,5 %. Như vậy tỷ trọng nguồn vốn có kì hạn đã tăng so với năm 2004. Khách hàng gửi tiền thiên về xu hướng gửi lâu dài do nhiều yếu tố bất ổn trong nền kinh tế. Trong cơ cấu loại tiền gửi, đồng tiền chủ yếu là VND, chiếm 68,7% tổng vốn huy động, ngoại tệ chiếm 31,3%, có tăng lên so với năm 2004, điều này một phần là do lượng tiền kiều hối chuyển về Việt Nam tăng mạnh trong năm 2005. Tình hình sử dụng vốn Trong năm 2005, hoạt động tín dụng của Chi nhánh đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Với mục tiêu tăng trưởng và nâng cao chất lượng tín dụng, Chi nhánh đã cơ cấu lại khách hàng và dư nợ theo hướng tăng tỷ trọng cho vay có tài sản đảm bảo, mở rộng cho vay các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tiến hành phân loại nợ theo quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN. Kết quả hoạt động tín dụng được thể hiện trong bảng 3 dưới đây. Bảng 3: Kết quả hoạt động tín dụng Đơn vị: Tỷ đồng TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Dư nợ Tỷ trọng(%) Dư nợ Tỷ trọng(%) 1 Tổng dư nợ 401 100 791 100 2 Dư nợ ngắn hạn 44 89 629 79,5 3 Dư nợ trung, dài hạn 357 11 162 20,5 4 Tỷ lệ dư nợ có Tài sản đảm bảo (%) 44,4 53,7 5 Tỷ lệ nợ quá hạn (%) 2,8 2,2 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005) Nhìn vào số liệu trên, ta thấy dư nợ cho vay năm 2005 tăng 390 tỷ đồng, tăng 97,3% so với năm 2004, trong đó dư nợ ngắn hạn chiếm 20,5% và dư nợ dài hạn là 79,5 %. Với định hướng tăng trưởng an toàn nên tỷ lệ dư nợ có tài sản đảm bảo tăng lên 53,7% và tỷ lệ nợ quá hạn giảm còn 2,2% trong tổng dư nợ. Qua số liệu trên cho thấy, Chi nhánh đã có nhiều giải pháp tích cực trong hoạt động cho vay. Chi nhánh đã thực hiện chuyển dịch cơ cấu khách hàng vay, tìm kiếm khách hàng tốt, có chính sách với từng khách hàng. Đối với khách hàng có tình hình tài chính yếu, Chi nhánh giảm dần dư nợ và tìm biện pháp thu hồi nợ. Tích cực rà soát lại, xử lý nợ quá hạn khó đòi… Tình hình dịch vụ Ngân hàng Bên cạnh việc khai thác các dịch vụ truyền thống như: chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán trong nước và quốc tế… Chi nhánh Cầu Giấy đã khai thác và cung cấp dịch vụ mới là ATM, bước đầu có những kết quả đáng kể, được khách hàng trên địa bàn tin dùng. Một số các dịch vụ Ngân hàng hiện đại khác như: Phone Banking, Internet Banking… Chi nhánh vẫn chưa triển khai được. Nguyên nhân là do Ngân hàng vẫn chưa tập trung được nguồn vốn để mở rộng dịch vụ. 2.2. THỰC TRẠNG KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CHI NHÁNH CẦU GIẤY 2.2.1. Giới thiệu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại chi nhánh Cầu Giấy Xuất phát từ nhu cầu thanh toán, chuyển tiền của khách hàng cũng như nhu cầu của bản thân ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh tương đối lớn tại Chi nhánh Cầu Giấy. Đặc biệt là từ cuối năm 2003, khi Chi nhánh được tham gia thí điểm triển khai dự án Hiện đại hoá, và cuối năm 2004, khi Chi nhánh chính thức được nâng cấp thành chi nhánh cấp 1 trực thuộc NHĐT&PT Việt Nam. Do hoạt động hiệu quả của Chi nhánh Cầu Giấy, Chi nhánh đã triển khai và tham gia vào các phương thức thanh toán vốn khá đa dạng. TTBT trên địa bàn Hà Nội và TTLNH của NHNN Việt Nam (IBPS) Hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam (T5) Hệ thống thanh toán toàn cầu (SWIFT) Thanh toán song phương với NHNo&PTNT Việt Nam Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại TCTD khác Sự đa dạng về phương thức thanh toán vốn như trên giúp Chi nhánh giải quyết được đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh, có thể lựa chọn được kênh thanh toán phù hợp nhất với từng đối tượng khách hàng. Cùng với đó Chi nhánh luôn quan tâm đến việc đổi mới công nghệ thanh toán nhằm thoả mãn tốt hơn nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thanh toán. Chính vì vậy, Chi nhánh đã đạt được một số kết quả khả quan, doanh số thanh toán không dùng tiền mặt tăng và chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng số thanh toán. Qua bảng 4 và 5, ta thấy: trong năm 2003, tổng doanh số thanh toán là 136.769 món với số tiền là 5.520.574 triệu đồng, trong đó, doanh số thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) là 112.350 món, chiếm 82,15 % trong tổng số món, tương ứng với số tiền là 2.934.077 triệu đồng, chiếm 53,15% số tiền thanh toán. Đến năm 2004, số món TTKDTM tăng lên là 127.260 món, tăng 14.910 món so với năm 2003, chiếm tỷ trọng 84,81% trong tổng số món, tương ứng với số tiền là 3.232.460 triệu đồng, tăng 298.383 triệu đồng, chiếm 57,9% trong tổng số tiền. Năm 2005, tốc độ tăng trưởng vẫn duy trì cao, cụ thể: số món TTKDTM tăng 12.566 món, chiếm 87,64% trong tổng số món, với số tiền là 3.826.320 triệu đồng, tăng 593.860 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 64,1% trong tổng số tiền. Như vậy trong 3 năm 2003, 2004, 2005, có thể thấy tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng tăng trong tổng số thanh toán. Trong năm 2005, số món thanh toán tăng ít hơn năm 2004, tuy nhiên lượng tiền thanh toán tăng lại cao hơn năm trước nhiều, chứng tỏ nhiều món chuyển tiền, thanh toán lớn đã được chuyển qua Chi nhánh. Sự tăng trưởng này chứng tỏ hoạt động thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh đã dần được khách hàng tín nhiệm và sử dụng, để có được điều đó, chất lượng thanh toán phải tăng nhiều để thu hút khách hàng. Về phương thức thanh toán cũng có nhiều biến đổi. Năm 2003, số lượng tiền chuyển bằng phương thức thanh toán nội bộ chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 64,8%, TTBT là 23,5% và thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại là 11,7%. Đến năm 2005, tỷ lệ đó tương ứng là 52%, 35,6%, 12,4%. Có được kết quả đó là do trong năm 2004, Chi nhánh được nâng cấp lên thành Chi nhánh cấp 1, được đầu tư và đổi mới công nghệ thanh toán, ứng dụng chương trình Hiện đại hoá vào quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn. Nhờ vậy rút ngắn được thời gian thanh toán, vốn được chu chuyển nhanh hơn, đem lại nhiều lợi nhuận cho cả Ngân hàng và khách hàng. Bảng 4: Tình hình thanh toán năm 2003, 2004, 2005 tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số món % Số tiền % Số món % Số tiền % Số món % Số tiền % TT bằng tiền mặt 24.419 17,85 2.585.997 46,85 22.800 15,19 2.414.544 42,1 19.720 12,36 2.142.887 35,9 TT KDTM 112.350 82,15 2.934.077 53,15 127.260 84,81 3.232.460 57,9 139.826 87,64 3.826.320 64,1 Tổng cộng 136.769 100 5.520.074 100 150.060 100 5.738.004 100 159.546 100 5.969.207 100 (Nguồn: Báo cáo các phương tiện thanh toán năm 2003, 2004, 2005) Bảng 5: Tình hình các phương thức thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đơn vị: Triệu đồng Phương thức thanh toán Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Mức tăng 2003-2004 Mức tăng 2004-2005 Tuyệt đối Tương đối(%) Tuyệt đối Tương đối(%) Thanh toán nội bộ 1.864.843 2.228.988 2.576.932 382.145 20 347.944 15,6 Thanh toán bù trừ 669.657 1.055.892 1.762.489 386.145 57 706.597 66,9 Thanh toán qua TKTGNHNN 314.697 492.700 612.354 178.003 56 119.654 24,3 (Nguồn: Báo cáo các phương thức thanh toán năm 2003,2004,2005) Về KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn Đây là phân hệ nghiệp vụ có nhiều loại giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng. Vì vậy, việc kiểm soát các giao dịch này cần có sự quan tâm và đầu tư đặc biệt. Quá trình kiểm soát phải bao trùm được toàn bộ quy trình nghiệp vụ, điều kiện để thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát sau khi nghiệp vụ hoàn thành. Tại chi nhánh Cầu Giấy, KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn được cài đặt trong các chốt kiểm soát như sau: Kiểm soát từ trước khi nghiệp vụ phát sinh, Ban Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm tổ chức, phân công, phân nhiệm để thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn đúng quy định và chặt chẽ. Kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Các giao dịch viên (GDV) và kiểm soát viên (KSV) thực hiện giao dịch và hoàn tất các thủ tục cuối ngày trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được quy định của mình. Cuối ngày, toàn bộ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn được tập hợp tại bộ phận Kế toán tổng hợp để kiểm soát lại các giao dịch. Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toán nội bộ) được thiết kế độc lập với hoạt động nghiệp vụ, sẽ thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra chứng từ, các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót, gian lận trong thực hiện nghiệp vụ. Có thể khái quát hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn qua sơ đồ sau: P.Kiểm tra nội bộ: KTV nội bộ P. Kế toán: Cán bộ hậu kiểm P. Nghiệp vụ: GDV KSV 2.2.2. Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Cầu Giấy 2.2.2.1. Môi trường kiểm soát Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển mạnh, trong những năm gần đây, tỉ lệ GDP tăng đều giữa các năm từ 8-8,5%. Các quan hệ sản xuất, trao đổi, thương mại phát triển mạnh với quy mô ngày càng lớn. Chính từ đó, nhu cầu thanh toán qua ngân hàng ngày càng gia tăng. Ngay cả trong ngân hàng, nhu cầu thanh toán vốn cũng tăng mạnh. Nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh nhiều cùng với mức độ phức tạp của nó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải thiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn cho khách hàng và ngân hàng. Do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chính phủ, Bộ Tài chính, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam. Một hệ thống văn bản liên quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng: Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào các phương thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệp vụ; văn b._.kiểm toán nội bộ) thuộc khối nghiệp vụ quản lý nội bộ tại Chi nhánh. Phòng kiểm tra nội bộ (thực chất là tổ Kiểm tra nội bộ) có chức năng kiểm tra lại công việc kiểm soát tại phòng kế toán tổng hợp, đồng thời kiểm tra, đánh giá việc thưc hiện nghiệp vụ và tham mưu cho Giám đốc về những điểm chưa phù hợp trong quá trình xử lý giao dịch. Các thủ tục kiểm tra nội bộ bao gồm: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ Kiểm tra việc tuân thủ chế độ, quy trình và các quy định trong thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn của GDV và KSV. (Việc sử dụng chữ ký điện tử có đúng quy định, có hiện tượng dùng chung mật khẩu không, thời gian thay đổi mật khẩu? Việc tuân thủ hạn mức giao dịch, hạn mức phê duyệt của KSV có đúng quy định….) Kiểm tra việc thực hiện quá trình kiểm soát, đối chiếu cuối ngày các giao dịch, việc luân chuyển và lưu trữ các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán vốn. NHĐT&PT Việt Nam đã ban hành văn bản cụ thể về các thủ tục kiểm tra nội bộ, gửi từng chi nhánh triển khai thực hiện. Tuy vậy, công tác kiểm tra nội bộ thực tế không được triển khai thực hiện thường xuyên, chưa có kế hoạch kiểm tra cụ thể. Bên cạnh đó, trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Cầu Giấy, có thể nhận thấy rằng tính độc lập của Bộ phận kiểm tra nội bộ chưa cao. Mặc dù tương đối độc lập với phòng nghiệp vụ và phòng kế toán, nhưng không trực thuộc cấp có thẩm quyền cao nhất tại chi nhánh. Điều này phần nào hạn chế quyền hạn và phạm vi hoạt động của Kiểm toán nội bộ. 2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ HIỆU QUẢ KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY 2.3.1. Những kết quả đạt được Trong những năm gần đây, hoạt động thanh toán vốn tại NHĐT&PT Cầu Giấy có xu hướng phát triển mạnh. Nhờ đó, phí thu từ dịch vụ thanh toán, chuyển tiền chiếm tỷ trọng ngày càng tăng trong lợi nhuận của Chi nhánh. Điều đó chứng tỏ sự nỗ lực đáng khích lệ của các cán bộ nghiệp vụ thanh toán vốn. Tốc độ thanh toán, chuyển tiền tăng nhanh Năm 2002, tốc độ thanh toán trung bình là 270 món/ngày, đến năm 2005 trung bình là 388 món/ngày. Nhờ đó hiệu quả sử dụng vốn được nâng cao, đồng thời khẳng định được uy tín của Chi nhánh Cầu Giấy. Có được kết quả trên, Chi nhánh đã tập trung đầu tư nâng cấp, hiện đại hoá cơ sở hạ tầng thông tin, kỹ thuật phục vụ hoạt động thanh toán vốn. Chi nhánh đủ điều kiện tham gia vào nhiều hệ thống thanh toán, đa dạng hoá được kênh thanh toán, đáp ứng nhanh chóng được nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, việc kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán vốn được thiết kế chặt chẽ, gắn liền với quy trình nghiệp vụ nên giảm thiểu được các sai sót xảy ra làm giảm tốc độ thanh toán. Công tác thanh toán, chuyển tiền đảm bảo chính xác, an toàn cho khách hàng và ngân hàng Các sai sót cơ bản về nghiệp vụ thanh toán vốn ở Chi nhánh Cầu Giấy là rất ít xảy ra. Các lệnh thanh toán đi, đến trước khi được xử lý đều được kiểm soát bởi GDV và KSV. Khi có sai sót phát sinh, chủ yếu là sai sót từ phía khách hàng (ghi sai số tài khoản của người thụ hưởng). Trường hợp thu thừa tiền của khách hàng đều được GDV hoàn trả đầy đủ, nhờ đó khách hàng luôn có sự tin tưởng vào Chi nhánh. Các tài khoản tiền gửi tại NHNN để TTBT, tại Hội sở chính NHĐT&PT trong TTĐTLNH luôn được theo dõi sát sao, đảm bảo đủ vốn trong thanh toán. Chi nhánh chưa gặp trường hợp bị phạt do thiếu vốn trong thanh toán. Về tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ Khi hậu kiểm chứng từ thanh toán vốn, cán bộ hậu kiểm xem xét kỹ nội dung nghiệp vụ và tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Tuy nhiên, lượng thanh toán, chuyển tiền năm nay luôn cao hơn năm trước, lượng chứng từ cũng tăng không ngừng. Chính vì vậy, các sai sót không phải là không có. Trong năm 2004, tỷ lệ sai sót phát hiện khi kiểm tra nội bộ là 0,008%. Năm 2005, tỷ lệ đó giảm xuống còn 0,001%. Tỷ lệ đó là rất thấp so với số lượng lớn giao dịch phát sinh. Các sai sót phát sinh chủ yếu là trên chứng từ, KSVNB phát hiện chứng từ chưa đầy đủ các yếu tố: chữ ký GDV, KSV, ngày lập chứng từ, số chứng từ, chứng từ hai màu mực… Và tất cả các sai sót sau phát hiện đều được chỉnh sửa kịp thời. Đây là điều đáng khích lệ đối với phòng nghiệp vụ và hậu kiểm nghiệp vụ thanh toán vốn, chứng minh hiệu quả KSNB tại chi nhánh. Việc thiết kế các chốt kiểm soát và thủ tục kiểm soát có tính chặt chẽ cao đã giúp Chi nhánh nâng cao chất lượng thanh toán, chuyển tiền. Riêng về nghiệp vụ thanh toán vốn, Chi nhánh Cầu Giấy đã nhiều lần được NHĐT&PT Trung ương khen thưởng về thành tích thanh toán nhanh chóng, an toàn, chính xác. Đây cũng chính là một giải pháp marketing, một điểm sáng để nâng cao uy tín của Chi nhánh đối với khách hàng. 2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những thành tích đạt được như trên, hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn của Chi nhánh vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, thiếu sót cần khắc phục. Thứ nhất, việc kiểm soát của các KSV trong phòng nghiệp vụ nhiều khi còn mang tính hình thức. Khi nhận được chứng từ từ các GDV, KSV chưa xem xét, kiểm tra nội dung các nghiệp vụ một cách kỹ càng, cụ thể mà chỉ thực hiện một cách hình thức là ký tên và đóng dấu lên chứng từ. Vì KSV là người kiểm soát trực tiếp và quyết định tính chính xác của giao dịch, nên thực tế trên cần sớm được chấn chỉnh, để tránh các rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng. Thứ hai, hệ thống thông tin, máy tính của Chi nhánh mặc dù đã được nâng cấp, hiện đại hoá nhưng vẫn có những trục trặc xảy ra: Máy vi tính bị treo khi đang tiến hành giao dịch, các lệnh thanh toán không thể đẩy đi được, phải nhờ sự can thiệp của nhân viên kỹ thuật. Điều này sẽ gây chậm trễ trong thanh toán, tác động bất lợi đến quan hệ của Ngân hàng và khách hàng. Thứ ba, trình độ tin học và ngoại ngữ của các cán bộ nhân viên còn hạn chế nên cũng có những khó khăn khi xử lý nghiệp vụ, đặc biệt là khi hoạt động Ngân hàng ngày càng được tin học hoá mạnh mẽ như hiện nay. Thứ tư, công tác kiểm tra nội bộ trong Chi nhánh còn rất nhiều bất cập. Về trình độ của các kiểm toán viên nội bộ (KTVNB), hầu hết các KTVNB đều trẻ về tuổi đời, kinh nghiệm chưa nhiều. Đặc biệt là KTVNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn, chưa có điều kiện làm việc thực tiễn, chưa am hiểu về nghiệp vụ. Do đó, họ gặp nhiều khó khăn khi kiểm tra các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ này và có thể bỏ qua các sai sót, gian lận. Chính từ đó, hoạt động kiểm toán nội bộ được tiến hành chưa bài bản. Bộ phận kiểm tra - kiểm toán nội bộ chưa xây dựng được chương trình, kế hoạch kiểm toán cụ thể, rõ ràng, chưa nắm bắt được các phương pháp kiểm toán cần áp dụng khi kiểm toán nghiệp vụ thanh toán vốn. Thực tế, hoạt động kiểm tra nội bộ chỉ diễn ra nhất thời và cũng không đi sâu vào nghiệp vụ, chỉ đơn giản kiểm tra chứng từ về tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ các yếu tố hay chưa. Một yếu tố nữa có thể nhận thấy là sự hạn chế về quyền lực của bộ phận kiểm tra- kiểm toan nội bộ tại Chi nhánh. Thiếu đi sự độc lập và quyền lực thiết yếu, KTNB tất yếu sẽ không thể phát huy vai trò của mình. Như vậy, trong KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn, thiếu đi sự kết dính giữa KTNB và bộ phận nghiệp vụ. Thứ năm, công tác thống kê các số liệu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền tại Chi nhánh còn chưa kịp thời, đầy đủ. Đó là thông tin về số món, số lượng tiền chuyển, thống kê về mức độ sử dụng các kênh thanh toán, các công cụ thanh toán…Đây là một nguồn thông tin rất hữu ích để phục vụ công tác KSNB và để đánh giá hiệu quả hoạt động trong nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh. * Nguyên nhân của những tồn tại - Nguyên nhân khách quan: + Trong những năm gần đây, cơ sở hạ tầng thông tin của Việt Nam đã được nâng cấp, hiện đại hoá, tiến gần đến ngang tầm với trình độ của các nước trên thế giới. Tuy vậy, vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế. Cơ sở hạ tầng thông tin chưa đồng bộ giữa các tỉnh, thành phố, tốc độ đường truyền dữ liệu còn chậm. Đây là hạn chế chung của tất cả các ngành, và ngành Ngân hàng nói riêng. NHNN chưa đưa ra những quy định chung làm chuẩn mực cho các NHTM trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại. Sự đầu tư thiếu đồng bộ về công nghệ trong hệ thống NHTM đã gây ra nhiều khó khăn cho NHNN trong việc quản lý các NHTM và khó khăn trong chính hoạt động của từng NHTM. + Người dân Việt Nam vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Do vậy, khi sử dụng dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng, chứng từ do khách hàng lập thường có nhiều thiếu sót. Chất lượng chứng từ trong thanh toán vốn phụ thuộc nhiều vào trình độ lập chứng từ của khách hàng, khi GDV phát hiện có sai sót, thường phải bổ sung hoặc lập lại chứng từ khác, điều này làm giảm tốc độ thanh toán qua Ngân hàng. Nguyên nhân chủ quan từ phía Chi nhánh Cầu Giấy: + Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Chi nhánh tuy đã được nâng cấp nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Máy vi tính vẫn hay xảy ra những trục trặc phải nhờ đến sự can thiệp của nhân viên kỹ thuật. Diện tích phòng giao dịch còn hẹp, hạn chế không gian giao dịch. Cơ sở hạ tầng của Chi nhánh nhiều năm chưa được sửa chữa, nâng cấp cũng phần nào làm giảm hình ảnh của Chi nhánh đối với khách hàng. + Các cán bộ nhân viên liên quan đến KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chưa thường xuyên cập nhật, nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ. Điều này là nguyên nhân hạn chế việc xử lý các giao dịch một cách nhanh chóng, chính xác, đặc biệt là các giao dịch mới phát sinh. + Quan điểm của Ban Giám đốc khi tổ chức và thiết kế bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh chưa thực sự đề cao vai trò của bộ phận này. Chính vì vậy, đã hạn chế rất nhiều khả năng hoạt động và hiệu quả của Kiểm toán nội bộ. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Qua nghiên cứu thực trạng công tác KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy, ta thấy được những kết quả đáng khích lệ mà Chi nhánh đã đạt được. Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định, trong đó có những tồn tại nếu không được khắc phục có thể gây ra rủi ro cho hoạt động của Chi nhánh. Điều đó đặt ra sự cần thiết phải có giải pháp khắc phục những tồn tại và nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh. Trong phạm vi nghiên cứu nhỏ, tôi xin đề xuất một số giải pháp và kiến nghị giải quyết vấn đề trên. CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY 3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH CẦU GIẤY TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1.1. Định hướng hoạt động kinh doanh Trong thời gian tới, năm 2006 là năm bước vào thời kì phát triển kinh tế - xã hội 2006 - 2010. Đây là giai đoạn mới với rất nhiều cơ hội cũng như những khó khăn, thách thức đối với nền kinh tế nói chung và ngành Ngân hàng nói riêng. Để thích ứng được với môi trường kinh doanh mới trong điều kiện hội nhập quốc tế và cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, NHĐT&PT Cầu Giấy đã định hướng được chiến lược kinh doanh tổng thể của mình trong thời gian tới. - Phát triển trở thành một NHTM hiện đại, năng động, có sức cạnh tranh cao trên địa bàn cửa ngõ phía Tây của thành phố, có sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng đa dạng, chất lượng cao trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. - Chuyển dịch cơ cấu tài sản theo hướng bền vững và an toàn, kiểm soát chặt chẽ rủi ro tín dụng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. - Rà soát lại cơ cấu khách hàng theo quyết định của NHĐT&PT Trung Ương, tập trung khai thác đối tượng khách hàng thuộc các tầng lớp dân cư, thành phần kinh tế: giáo viên, sinh viên, hộ kinh doanh cá thể, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, đầu tư phát triển đô thị… - Phát triển mạng lưới giao dịch, quỹ tiết kiệm trên địa bàn quận Cầu Giấy, huyện Từ Liêm. Tập trung vào các khu công nghiệp hiện đại, địa bàn tiềm năng để đón đầu, mở rộng quy mô hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh. 3.1.2. Mục tiêu hoạt động KSNB nói chung và KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn Hệ thống KSNB được thiết kế trong quy trình hoạt động của Chi nhánh. Đây là nhân tố đảm bảo an toàn trong hoạt động của Chi nhánh. Từ đó, Chi nhánh có thể đạt được các mục tiêu đề ra và phát triển trên một nền tảng bền vững. Trong thời gian tới, hệ thống KSNB toàn Chi nhánh đặt ra một số mục tiêu hoạt động chung như sau: - Đảm bảo các quy trình nghiệp vụ vận hành trên SIBS được tiến hành một cách thuần thục, thông suốt. Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu, chuẩn mực, quy chế của KSNB và của các hoạt động nghiệp vụ khác trong Chi nhánh, nhằm tạo cơ sở, căn cứ rõ ràng cho KSNB hoạt động. - Xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên, định kỳ, đột xuất ở tất cả các mặt nghiệp vụ và hướng trọng tâm vào kiểm tra, đánh giá rủi ro, an toàn hoạt động, xác định ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn có nguy cơ mất an toàn đối với hoạt động của Chi nhánh. - Kiểm tra hồ sơ pháp lý của các doanh nghiệp vay vốn, bảo lãnh, tình hình tài sản bảo đảm nợ vay, thu nợ, phân loại nợ; việc tuân thủ các quy định, quy trình mua bán ngoại tệ, chấp hành chế độ tỷ giá và trạng thái ngoại tệ; công tác huy động vốn, thanh toán vốn có đảm bảo quy trình, chứng từ đúng quy định, có thực hiện đúng các quy trình vận hành giao dịch trên SIBS và quy trình luân chuyển chứng từ; Nghiệp vụ thanh toán vốn giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh. Đó có thể ví như là cầu nối giữa các hoạt động nghiệp vụ của Chi nhánh với các Ngân hàng, tổ chức tín dụng khác trong và ngoài nước, thúc đẩy các nghiệp vụ khác phát triển mạnh. Hoạt động thanh toán, chuyển tiền qua Ngân hàng ngày càng tăng về số lượng chuyển tiền và số món chuyển. Năm 2006, dự tính số món thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh sẽ tăng khoảng 15% so với năm 2005. Thu phí từ hoạt động này ngày càng chiếm tỉ trọng lớn trong nguồn thu của Chi nhánh. Trong năm tới, thu phí từ dịch vụ thanh toán dự tính sẽ tăng khoảng 20% so với năm 2005, chiếm khoảng ***% trong tổng nguồn thu từ dịch vụ. Đây là một mục tiêu Chi nhánh hướng tới và tin tưởng sẽ đạt được với sụ nỗ lực của mình. Cùng với sự tăng trưởng của nghiệp vụ, đặt ra yêu cầu hoạt động KSNB đối với thanh toán vốn cũng phải được tăng cường mạnh mẽ hơn. Các chốt kiểm soát phải được tuân thủ thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc hơn. Đặc biệt là trong thời gian tới phải tổ chức được hoạt động kiểm tra nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn một cách xác thực và hiệu quả hơn. Các yếu tố trong quy trình nghiệp vụ cũng cần được cải thiện: môi trường tin học cần được nâng cấp, trình độ cán bộ nhân viên cần được bồi dưỡng, nâng cao hơn. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CẦU GIẤY Trên cơ sở những mục tiêu chung trên, tôi xin đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy. 3.2.1. Cải thiện môi trường kiểm soát chung Việc cải thiện môi trường kiểm soát chung cần được đặt ra để các nhà quản lý quan tâm, xem xét. Ban lãnh đạo Chi nhánh phải thường xuyên cập nhật và có phương pháp truyền đạt những văn bản quy định, chế độ của các cơ quan quản lý cấp trên đến toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh và yêu cầu họ thực hiện nghiêm túc. Đồng thời các nhà lãnh đạo phải là những người đi đầu, gương mẫu trong việc tuân thủ các chuẩn mực đó. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Ngân hàng cần xây dựng được chính sách nhân sự, chính sách đãi ngộ và các cơ hội thăng tiến cho cho toàn bộ các nhân viên trong Chi nhánh, đặc biệt là các nhân viên có năng lực, có nhiều đóng góp trong công việc. Các chính sách hợp lý và thông thoáng sẽ là động lực để các cán bộ nhân viên cố gắng quyết tâm, tìm mọi biện pháp để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh đã được NHĐT&PT Việt Nam giao. Chi nhánh nên tăng cường áp dụng chính sách luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban, thay đổi vị trí làm việc của các nhân viên sau một thời gian. Ưu điểm của phương pháp này là nâng cao hiểu biết về các chuẩn mực nghiệp vụ cho tất cả các cán bộ, giúp họ có cái nhìn tổng thể về hoạt động Ngân hàng, qua đó có thể phát hiện được sở trường của từng cán bộ để tạo điều kiện cho họ được làm việc trong môi trường phát huy tốt nhất khả năng của mình. Về phương diện KSNB, chính sách này có thể giúp các KTVNB tích luỹ được kinh nghiệm thực tế, tìm hiểu sâu về nghiệp vụ mà mình kiểm tra, kiểm soát; đồng thời khi luân chuyển, các nhân viên làm sau có thể kiểm tra được hiệu quả công việc của người thực hiện trước đó. 3.2.2. Nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình thanh toán vốn Là một khâu trong KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn, việc thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn chính là yếu tố quan trọng đảm bảo hiệu quả KSNB nghiệp vụ này. Để nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình thanh toán vốn, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có thể xét đến một số yếu tố như sau: + Nâng cao trình độ, năng lực của cán bộ nhân viên: Sự phát triển của nền kinh tế làm gia tăng nhu cầu thanh toán, chuyển tiền qua Ngân hàng, đẩy mạnh phát triển nghiệp thanh toán vốn trong hoạt động của Ngân hàng. Cùng với đó, nhu cầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ này ngày càng cao. Họ đòi hỏi nghiệp vụ diễn ra một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn. Chính từ đó, đòi hỏi các nhân viên Ngân hàng luôn phải trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ của mình. Quá trình không ngừng học hỏi đó giúp họ hiểu sâu hơn về nghiệp vụ, giảm thiểu những sai sót khi thực hiện và rút ngắn được thời gian phục vụ khách hàng. Đó cũng là cách để thu hút và giữ khách hàng trung thành với Ngân hàng. Vì vậy, để tăng hiệu quả hoạt động, Ban lãnh đạo Chi nhánh phải thường xuyên quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Các khoá học để nâng cao khả năng nghiệp vụ của kế toán viên chuyển tiền cần được tổ chức thường xuyên, cập nhật cho họ những thông tin mới nhất về nghiệp vụ, luật, các nghị định của chính phủ, NHNN có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn mới ban hành. Bên cạnh đó, cũng phải thường xuyên tổ chức các lớp về tin học, ngoại ngữ để nhân viên có thể tiếp cận với môi trường làm việc tin học hoá, thành thạo các kỹ năng cơ bản trong sử dụng máy tính và chương trình phân mềm ứng dụng SIBS của hệ thống NHĐT&PT. Có như vậy, các nhân viên mới có thể đáp ứng được những yêu cầu trong công việc. Ngoài ra, để khuyến khích tinh thần ham học hỏi, tự tìm tòi, sáng tạo của cán bộ nhân viên, Chi nhánh có thể tổ chức những buổi giao lưu, những cuộc thi tìm hiểu về nghiệp vụ trong nội bộ Chi nhánh hoặc tham gia cùng các Ngân hàng khác. + Nâng cao tinh thần trách nhiệm, phẩm chất trung thực của nhân viên: Phòng nghiệp vụ của Chi nhánh có một đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao, phẩm chất đạo đức tốt. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo nên tổ chức thường xuyên tổ chức những buổi nói chuyện, lớp học nhằm củng cố, nâng cao hơn nữa phẩm chất đạo đức trong nghề nghiệp của cán bộ nhân viên. Bản thân các nhân viên cũng phải luôn tự rèn luyện đạo đức của mình, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. + Đầu tư, nâng cấp các trang thiết bị và tuyển dụng nhân sự về công nghệ thông tin phục vụ cho nghiệp vụ chuyển tiền: Hiện nay, tại Chi nhánh Cầu Giấy, cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ nghiệp vụ thanh toán vốn đã tương đối tốt, phần mềm ứng dụng đáp ứng được phần lớn yêu cầu đặt ra. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại những bất cập liên quan đến các sai sót, lỗi về kỹ thuật. Chính vì vậy, Chi nhánh cần phải quan tâm đến việc đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính, giảm thời gian khấu hao để nhanh chóng thay đổi hệ thống tin học, bắt kịp với trình độ phát triển của thế giới. Đồng thời, tuyển dụng và đào tạo những cán bộ tin học thực sự có trình độ chuyên môn, làm nòng cốt để đảm bảo hệ thống thông tin tin học hoá của Ngân hàng luôn thông suốt, chính xác và an toàn. + Tăng cường công tác thống kê số liệu, kết quả hoạt động thanh toán vốn: Đây là công tác tổng kết, rút ra những mặt được và chưa được trong hoạt động nghiệp vụ. Thực trạng về hoạt động sẽ được phản ánh trên các số liệu thống kê liên quan. Công tác này cần được tiến hành hàng ngày, hàng tháng, để có số liệu báo cáo kịp thời. Khi hệ thống máy tính chưa đáp ứng được yêu cầu thống kê tự động trên máy thì phòng nghiệp vụ liên quan phải bố trí cán bộ làm công tác này một cách cụ thể. 3.2.3. Nâng cao vị trí, vai trò của Kiểm tra - kiểm toán nội bộ trong hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn Trong việc thiết kế KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Cầu Giấy hiện nay, có thể nói bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ chưa thực sự phát huy được vai trò và hiệu quả hoạt động của mình. Từ những nguyên nhân đã được đề cập ở phần trước, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau: + Ban Giám đốc Chi nhánh cần thiết phải xác lập lại vị trí, vai trò của bộ phận Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh. Bộ phận này cần được thiết kế độc lập với các phòng ban nghiệp vụ và trực thuộc một cấp cao đủ thẩm quyền để có thể thực hiện hoạt động kiểm tra của mình. Chi nhánh cần xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi hoạt động của các cán bộ của bộ phận này, dựa trên văn bản hướng dẫn về công tác kiểm tra nội bộ mà NHĐT&PT Việt Nam đã ban hành. Điều đó giúp tạo cơ sở, căn cứ chặt chẽ, rõ ràng để Kiểm tra - kiểm toán nội bộ có thể tiến hành hoạt động của mình. + Từ cơ sở đó, Kiểm tra - kiểm toán nội bộ phải xây dựng được chương trình kiểm tra cụ thể của mình, trong đó xác định rõ phương pháp kiểm toán và các phần nội dung cần kiểm toán trong hoạt động thanh toán vốn. Dựa trên bản kế hoạch đó, các Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) có thể tiến hành công việc của mình một cách có trình tự, logic, có tính chất bài bản. Các cuộc kiểm tra có thể tiến hành thường xuyên, định kỳ, hoặc đột xuất, phương pháp kiểm tra, kiểm toán thay đổi tuỳ đối tượng… nhưng khi có kế hoạch cụ thể, công tác kiểm tra, kiểm soát sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Trong tổ chức hoạt động của bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ nên có riêng một bộ phận chuyên trách kiểm soát về nghiệp vụ thanh toán vốn để có thể chuyên sâu vào nghiệp vụ, tránh tình trạng các KTV phải kiểm soát nhiều nghiệp vụ, gây ra sự chồng chéo, lại không hiệu quả. + Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ của các KTVNB KTVNB làm nhiệm vụ kiểm tra lại công việc của bộ phận nghiệp vụ và của hậu kiểm nghiệp vụ thanh toán vốn. Chính vì vậy họ phải rất am hiểu về nghiệp vụ thanh toán vốn. Đây là một hạn chế rất lớn của KTVNB tại Chi nhánh: thiếu kinh nghiệm thực tế về nghiệp vụ. Do đó, việc kiểm soát của họ mới chỉ xoay quanh việc kiểm tra các chứng từ về tính đầy đủ các yếu tố, chứ chưa đi sâu vào nội dung nghiệp vụ. Nếu tồn tại sai sót, rất dễ bị bỏ qua ở bước kiểm soát này. Vì vậy, việc nâng cao kiến thức về nghiệp vụ cùng kiến thức về tin học, ngoại ngữ cho các KTVNB là hết sức cần thiết. Họ cần tham gia vào những khoá học đặc biệt chuyên sâu về nghiệp vụ thanh toán vốn, nghiệp vụ kiểm soát, kiểm toán. Chi nhánh cần có một chiến lược, chương trình, mục tiêu đào tạo một cách toàn diện cho đội ngũ này để họ thực sự có đủ năng lực hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ đặt ra. + Nâng cao đạo đức nghề nghiệp của các KTVNB Ngoài năng lực thực hiện công việc, kiểm toán là nghề đòi hỏi nhiều phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: trung thực, khách quan, chính trực, tin cậy, tôn trọng luật pháp và các chuẩn mực nghiệp vụ. Điều này đòi hỏi Ban Giám đốc Chi nhánh trong quá trình tuyển dụng nhân viên vào vị trí KTVNB phải hết sức thận trọng và có những quy định chặt chẽ. Đồng thời, phải thường xuyên giám sát, giáo dục và củng cố đạo đức hành nghề cho đội ngũ KTVNB. + Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thoả đáng với các KTVNB Chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thoả đáng nhằm phát huy tốt nhất vai trò của KSNB. Nó vừa có tác dụng là đòn bẩy để động viên, khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của mình, đồng thời hạn chế những sai sót, những rủi ro đạo đức có thể xảy ra ở công việc rất nhạy cảm này. Ban lãnh đạo Chi nhánh cần xây dựng chính sách đó cụ thể, rõ ràng, không chỉ với nghiệp vụ thanh toán vốn mà với toàn hoạt động của Chi nhánh. + Tăng cường công tác dự báo, nhận dạng, phân tích, đánh giá rủi ro Đây là công tác đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao. Nếu thực hiện được công tác này thường xuyên sẽ hỗ trợ được rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh. Trong hoạt động nghiệp vụ thanh toán vốn, có hai rủi ro tiềm tàng mà Ngân hàng có thể gặp phải bất cứ lúc nào. Đó là rủi ro vận hành và rủi ro có tính hệ thống. Rủi ro vận hành là rủi ro xảy ra khi hệ thống thanh toán gặp sự cố phải tạm ngừng hoạt động dẫn đến ách tắc hoạt động chuyển tiền, thanh toán gây ra những hậu quả không lường hết được với các hoạt động kinh tế tài chính. Rủi ro có tính hệ thống là rủi ro xảy ra khi một ngân hàng nào đó không đủ khă năng thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình làm cho một loạt các thành viên khác có liên quan cũng lâm vào tình trạng tương tự. Để hạn chế khă năng xảy ra các rủi ro trên, KSNB cần đặt sự quan tâm đến một số điểm sau: - Để hạn chế rủi ro hệ thống, KSNB cần luôn quan tâm đến việc duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi của Chi nhánh tại NHNN, đảm bảo số dư đó luôn đủ khả năng thanh toán. Muốn vậy, cần phải đưa ra được dự đoán về tình hình biến động thanh toán, chuyển tiền đến và đi tại Chi nhánh trong từng khoảng thời gian, và nguồn tiền để đáp ứng nhu cầu thanh toán đó. - Đối với rủi ro vận hành, do hệ thống thanh toán của Việt Nam dựa trên nền tảng công nghệ thông tin còn nhiều vấn đề bất cập, vì vậy khả năng xảy ra rủi ro này có thể là bất cứ lúc nào với toàn hệ thống Ngân hàng. Để phòng ngừa rủi ro này, Chi nhánh cần chú trọng xây dựng hệ thống thông tin dự phòng lưu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin của hệ thống thanh toán chính thức. Trong trường hợp hệ thống thanh toán chính thức gặp sự cố, bị ngưng trệ thì hệ thống dự phòng vẫn lưu trữ đầy đủ thông tin phục vụ công tác quản lý và duy trì hoạt động. 3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1. Kiến nghị với NHNN Nghiệp vụ thanh toán vốn là nghiệp vụ kinh doanh Ngân hàng dựa chủ yếu trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, đòi hỏi hạ tầng viễn thông phát triển cao và khung pháp lý hoàn thiện để đảm bảo hoạt động thông suốt, an toàn. NHNN cần sớm ban hành và hoàn thiện khung pháp lý cho hoạt động thanh toán vốn giữa các Ngân hàng. Đặc biệt là ban hành pháp luật công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, quy định chặt chẽ về mã khoá bảo mật đăng ký và sử dụng cho Ngân hàng và các thành phần tham gia hoạt động thương mại điện tử… nhằm hỗ trợ quá trình hiện đại hoá công nghệ Ngân hàng. Hệ thống các Ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay phát triển tương đối rộng lớn với nhiều loại hình ngân hàng và số lượng các Ngân hàng. Tuy vậy giữa các Ngân hàng không có sự đồng bộ thống nhất trong đầu tư, trang bị hệ thống thông tin sử dụng. Mỗi ngân hàng tự xây dựng cho mình một hệ thống giao dịch điện tử riêng dựa trên tiềm lực tài chính của mình. Có những Ngân hàng đã áp dụng chương trình phần mềm rất hiện đại trong quản lý và xử lý nghiệp vụ, hoạt động theo mô hình giao dịch một cửa. Nhưng cũng có những Ngân hàng vẫn chưa đủ điều kiện để áp dụng giao dịch một cửa, thông tin trong nội bộ hệ thống không trực tuyến (online) với nhau, không triển khai được các dịch vụ Ngân hàng hiện đại. Chính sự đầu tư thiếu đồng bộ đó gây ra sự chẫm trễ, ách tắc trong công tác thanh toán trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. NHNN cần sớm đưa ra các văn bản quy định các chuẩn mực trong việc đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hoá trong toàn bộ hoạt động kinh doanh Ngân hàng nói chung và nghiệp vụ thanh toán vốn nói riêng, đảm bảo cho quy trình thanh toán của toàn hệ thống được thông suốt và tạo điều kiện để quản lý, kiểm soát công tác thanh toán chặt chẽ hơn. Bên cạnh đó, NHNN cần có những chính sách ưu đãi, khuyến khích các ngân hàng đầu tư, hiện đại hoá công nghệ bằng cách cho phép các Ngân hàng thương mại vay vốn dài hạn, tăng vốn điều lệ và cấp vốn cho các NHTM đầu tư vào công nghệ hiện đại. Để tăng cường tính nghiêm túc trong việc tuân thủ các quy định, quy chế trong thanh toán vốn, NHNN cần đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát việc triển khai thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các Ngân hàng. Xây dựng bộ phận chuyên trách về kiểm soát nghiệp vụ thanh toán vốn hoạt động khi có dấu hiệu nghi vấn cần phải kiểm tra, thanh tra. 3.3.2. Kiến nghị với NHĐT&PT Việt Nam NHĐT&PT Việt Nam cần tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng của Chi nhánh khang trang, mua sắm trang thiết bị, máy vi tính có công suất và hiệu năng sử dụng cao cho các chi nhánh. Hiện nay, NHĐT&PT Việt Nam đã triển khai được chương trình hiện đại hoá trong toàn hệ thống. Chính vì vậy, việc tăng cường đầu tư công nghệ sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của các nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ thanh toán vốn. Khi hệ thống máy tính hoạt động liên tục, không có hiện tượng ngẽn mạng, ách tắc, toàn bộ số liệu về các giao dịch thanh toán vốn phát sinh sẽ được tập hợp tại Hội sở chính, tạo ra sự quản lý tập trung, thống nhất, do đó sẽ nâng cao hiệu quả khai thác thông tin, dữ liệu của toàn hệ thống. Song song với đó, NHĐT&PT Việt Nam cần có chương trình tổng kết, đánh giá những kết quả đã đạt được và những tồn tại trong công tác thanh toán vốn và KSNB đối với thanh toán vốn định kỳ hàng quý, hàng năm, từ đó tìm ra những nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Trong công tác nhân sự và phát triển nguồn nhân lực, NHĐT&PT Việt Nam cần hỗ trợ Chi nhánh Cầu Giấy tuyển dụng, đào tạo cán bộ nhằm nâng cao trình độ, năng lực của cán bộ, đặc biệt là các KTVNB. Bên cạnh đó, hỗ trợ điều động cán bộ trong và ngoài hệ thống phù hợp với yêu cầu của công việc theo đề xuất cụ thể của Chi nhánh. NHĐT&PT Việt Nam cần tạo điều kiện và có kế hoạch tập huấn về nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán và các nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng trong cả hệ thống để đội ngũ cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ có thể hiểu sâu hơn về nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu được giao. Trong kiểm tra nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn, các KTVNB cần được học và có kinh nghiệm thực tế về quy trình nghiệp vụ, các văn bản pháp luật, quy định, quy chế liên quan để có thể phát hiện một cách hiệu quả nhất các sai sót trong thực hiện nghiệp vụ, phân biệt được các sai sót hay các biểu hiện gian lận trong đơn vị. MỤC LỤC TRANG ._.