Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý đại lý bảo hiểm nhân thọ tại Bảo việt Vĩnh Phúc

hân phối đại lý bảo hiểm. Xác định việc xây dựng hệ thống đại lý nói chung và đội ngũ đại lý chuyên nghiệp nói riêng là đòi hỏi tất yếu nhằm mở rộng thị trường, nâng cao doanh thu và hiệu quả kinh doanh, đồng thời tạo việc làm cho hàng ngàn lao động xã hội…Trong nhiều năm qua, Bảo Việt Việt Nam (BVVN) đã thành công trong việc xây dựng mạng lưới đại lý rộng khắp, có chất lượng cao. Thông qua lực lượng đại lý, các sản phẩm dịch vụ bảo hiểm của Bảo Việt Việt Nam đã được giới thiệu đến mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Hiểu được nguyện vọng chung của người đại lý là muốn có thu nhập cao, việc làm ổn định, BVVN đã tạo được môi trường làm việc mà ở đó đại lý cảm thấy như ở nhà, có sự bình đẳng, sự thân thiện, được khuyến khích và phát huy tính sáng tạo, cống hiến năng lực của mình cho doanh nghiệp. Tất cả đều nhận thức việc cùng xây dựng, vun đắp phát triển cho ngôi nhà chung- đại gia đình Bảo Việt. Để nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời nâng cao hiêu quả kinh doanh của mình BVVN rất chú trọng đến công tác quản lý đại lý. Từ công tác lập kế hoạch đến tuyển dụng đào tạo đại lý đều được thực hiện một cách rất bài bản. Công tác thi đua khen thưởng trong lực lượng đại lý chuyên nghiệp đã được BVVN quan tâm ngay từ khi mới bắt đầu triển khai xây dựng hệ thống đại lý chuyên nghiệp trên toàn quốc. Hàng năm các công ty Bảo hiểm thành viên của BVVN đã phát động các phong trào thi đua tháng, quý hay thi đua ngắn hạn nhằm động viên khen thưởng kịp thời những đại lý xuất sắc. Công tác này đã có những đóng góp tích cực vào việc phát triên hệ thống đại lý nói riêng và kết quả kinh doanh của BVVN nói chung. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện công tác quản lý đại lý BVVN vẫn gặp phải không ít khó khăn và thách thức đòi hỏi chúng ta phải đi sâu và nghiên cứu rất nhiều. Nhận biết được điều đó qua thời gian thực tập tại Bảo Việt Vĩnh Phúc một công ty thành viên của Bảo Việt Việt Nam tôi đã chọn đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc” làm đề tài của mình để nghiên cứu, đi sâu tìm hiểu phân tích, đánh giá công tác này nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm từ đó cùng với những kiến thức đã học góp phần phát triển và hoàn thiện công tác này nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của xã hội và góp phần và sự phát triển của Bảo Việt Vĩnh Phúc nói riêng và Bảo Việt Việt Nam nói chung. Ngoài hai phần mở đầu và kết luận đề tài được chia làm 3 chương Chương 1- Những vấn đề chung về đại lý bảo hiểm và công tác quản lý đại lý bảo hiểm phi nhân thọ. Chương 2- Thực trạng công tác quản lý đại lý bảo hiểm phi nhân thọ tại Bảo Việt Vĩnh Phúc. Chương 3- Một số giải pháp nhằm nâng cao hiêụ quả công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc. Chương 1 Những vấn đề chung về đại lý bảo hiểm và công tác quản lý đại lý bảo hiểm phi nhân thọ 1.1. đại lý bảo hiểm. 1.1.1. Khái niệm và vai trò của đại lý bảo hiểm. Theo thuật ngữ pháp lý thì đại lý là người làm việc cho người khác trên cơ sở hợp đồng đại lý. Theo thuật ngữ bảo hiểm, đại lý bảo hiểm là người làm việc cho doanh nghiệp bảo hiểm (DNBH) , thay mặt doanh nghiệp bán các sản phẩm bảo hiểm cho người mua. Theo luật kinh doanh bảo hiểm Việt Nam thì “Đại lý bảo hiểm là tổ chức hoặc cá nhân được doanh nghiệp bảo hiểm uỷ quyền trên cơ sở hợp đồng đại lý bảo hiểm để thực hiện các hoạt động của đại lý bảo hiểm theo quy định của luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan” ( Điều 84, chương IV Luật kinh doanh bảo hiểm). Cũng tương tự các ngành sản xuất và dịch vụ khác muốn sản phẩm của mình được bán rộng rãi, được tiêu thụ nhiều đòi hỏi phải có một mạng lưới đại lý bán hàng rộng lớn và vững vàng, đủ năng lực, kinh nghiệm để chào bán các sản phẩm đó đến tận tay người tiêu dùng. Đại lý đã trở thành một nghề không thể thiếu được trong hoạt động thương mại và khi đã trở thành một nghề kinh doanh có hiệu quả thì không chỉ các cá nhân hoạt động đại lý mà các tổ chức cũng tìm đến, xin trở thành một tổ chức hoạt động đại lý bảo hiểm. Đối với DNBH, đại lý bảo hiểm chính là lực lượng tiếp thị có hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp bán sản phẩm. Thông qua bán hàng, đại lý giải thích cho khách hàng tiềm năng những điều họ chưa biết hoặc chưa rõ về sản phẩm cũng như thương hiệu của DNBH. Đại lý cũng là người trực tiếp nhận các thông tin phản hồi về sản phẩm bảo hiểm (SPBH) từ phía khách hàng. Vì vậy, những ý kiến họ đóng góp với DNBH về các vấn đề chính sách sản phẩm, phát hành và quản lý hợp đồng... rất có giá trị thực tế, giúp cho DNBH nghiên cứu, điều chỉnh kịp thời để nâng cao tính cạnh tranh. Đối với khách hàng, đại lý bảo hiểm cũng có một vai trò hết sức quan trọng, đại lý bảo hiểm là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và do các điều khoản bảo hiểm cũng như quyền lợi của sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ có xu hướng khó hiểu đối với khách hàng nên thay vì người mua phải tự tìm hiểu về bảo hiểm thì đại lý sẽ làm công việc này. Đại lý sẽ trực tiếp quan hệ với khách hàng để giải thích cho họ một cách rõ ràng nhất và từ đó lôi cuốn khách hàng tham gia bằng thái độ nhiệt tình của mình. Như vậy, sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, tiền của và còn tạo uy tín cho DNBH. Mặt khác, do các SPBH phi nhân thọ là sản phẩm có thời hạn ngắn, thường là dưới 1 năm nên sau khi hết hạn hợp đồng khách hàng có thể sẽ lựa chọn sản phẩm bảo hiểm của DNBH khác, do đó doanh nghiệp cần phải có một bộ phận đại lý thường xuyên liên hệ với khách hàng và duy trì mối quan hệ mật thiết với khách hàng. Bộ phận đại lý này phải cung cấp cho khách hàng sự hỗ trợ chuyên môn đối với những rủi ro bất thường, nhờ đó sẽ thể hiện được chất lượng phục vụ tốt nhất với khách hàng và làm chọ có mong muốn tiếp tục tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp. Ngoài ra, đại lý bảo hiểm cũng chính là người cung cấp dịch vụ cho xã hội, mang đến sự bảo đảm cho mỗi cá nhân, tổ chức và gia đình và sự yên tâm cho những người có trách nhiệm trong gia đình. Do vậy, xét trên một khía cạnh nào đó, ĐLBH còn góp phần đảm bảo an toàn xã hội.  Thực tế cho thấy, đại lý bảo hiểm đã và sẽ là một kênh phân phối quan trọng trong việc đưa SPBH đến với người dân. Đại lý bảo hiểm chính là cầu nối giữa khách hàng và công ty. Tư vấn cho khách hàng những SPBH phù hợp cũng như hướng dẫn khách hàng hoàn tất những thủ tục, giấy tờ trong quá trình giải quyết bồi thường và chi trả bảo hiểm . Sự xuất hiện của đại lý đã làm cho thông tin hai chiều giữa công ty bảo hiểm và khách hàng được thông suốt. Từ đó các công ty bảo hiểm hiểu biết thêm về khách hàng, có điều kiện nâng cao chất lượng phục vụ. Dù một tổ chức hay một cá nhân là đại lý bảo hiểm cũng không được phép nhân danh công ty bảo hiểm để thực hiện các hoạt động khác mà luật pháp đã cấm hoặc hợp đồng đại lý không uỷ quyền. Ví dụ: Tổ chức hoặc cá nhân là đại lý công ty bảo hiểm phi nhân thọ, được phép bán bảo hiểm một số nghiệp vụ đã quy định thì không được phép bán thêm các loại nghiệp vụ khác khi không được uỷ quyền và cũng không được tự ý sửa đổi thêm bớt về điều kiện, điều khoản bảo hiểm hoặc phí bảo hiểm của các nghiệp vụ đã được uỷ quyền. 1.1.2. Phân loại đại lý bảo hiểm. Đại lý được phân loại theo các tiêu thức khác nhau. _Căn cứ theo tư cách pháp lý, có hai loại đại lý là cá nhân và tổ chức. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý tốt lực lượng bán hàng của mình, đặc biệt khâu tuyển dụng đại lý. _Căn cứ theo loại hình bảo hiểm và tính chất của rủi ro có hai loại đại lý là đại lý bảo hiểm nhân thọ và đại lý bảo hiểm phi nhân thọ. Đại lý bảo hiểm nhân thọ: Là người được doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ uỷ quyền thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc khai thác bảo hiểm nhân thọ, thu phí bảo hiểm và các hoạt động khác trong khuôn khổ về quyền và trách nhiệm của đại lý nêu trong hợp đồng đại lý. Đại lý bảo hiểm phi nhân thọ: Là tổ chức hoặc cá nhân được doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ uỷ quyền thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc khai thác bảo hiểm phi nhân thọ, thu phí bảo hiểm và các hoạt động khác trong khuôn khổ về quyền và trách nhiệm của đại lý được nêu trong hợp đồng đại lý. Do đặc điểm của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, cách phân loại này rất cần thiết và sử dụng phổ biến trên thị trường bảo hiểm vì nó đáp ứng được yêu cầu về marketing bảo hiểm, nhất là trong chính sách phân phối đồng thời giúp công tác quản lý đại lý đạt hiệu quả cao Ngoài ra còn có một số tiêu thức phân loại khác như: Căn cứ vào thư bổ nhiệm có đại lý giới thiệu dịch vụ và đại lý thu phí. Căn cứ theo trình độ chuyên môn, có đại lý học việc và đại lý chính thức. Căn cứ theo phạm vi hoạt động của đại lý có đại lý độc lập và đại lý phụ thuộc… Đối với đại lý bảo hiểm nhân thọ còn có nhiều cách phân loại. Căn cứ theo phạm vi quyền hạn có đại lý toàn quyền, tổng đại lý và đại lý uỷ quyền. Căn cứ theo thời gian hoạt động, có đại lý chuyên nghiệp và đại lý bán chuyên nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ chủ yếu, có đại lý chuyên khai thác và đại lý chuyên thu…Việc phân loại này giúp doanh nghiệp bảo hiểm quản lý tốt mạng lưới đại lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. 1.1.3. Đặc điểm công việc của đại lý bảo hiểm. Vì sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm có tính đắc thù riêng không giống các sản phẩm thông thường khác nên công việc của người làm đại lý bảo hiểm cũng có những đặc điểm đắc thù riêng: _ Đại lý bảo hiểm bán sản phẩm vô hình: Công việc của người đại lý bảo hiểm về cơ bản cũng giống như công việc của một người bán hàng ta thường thấy, nhưng do tính chất đặc biệt của loại hàng hoá bảo hiểm nên công việc bán hàng này đòi hỏi tính chuyên nghiệp và yêu cầu cao hơn các công việc bán hàng khác rất nhiều. Người mua không dễ gì cảm nhận được sản phẩm (chất lượng, độ bền vv…) do đó đòi hỏi người đại lý bảo hiểm phải có những phẩm chất đạo đức tốt, gây được lòng tin đối với khách hàng, trí thông minh, sự sáng tạo, tính cần cù và tâm lý nghề nghiệp xác định rõ ràng. _ Công việc của đại lý bảo hiểm mang ý nghĩa cao cả: Người đại lý bảo hiểm tự hào rằng không chỉ thực hiện các công việc được giao mà còn mang lại sự an tâm về mặt tinh thần, đem lại sự ấm no, hạnh phúc và tương lai tươi sáng cho mỗi khách hàng. _ Công việc của đại lý bảo hiểm là dài hạn: Hợp đồng bảo hiểm ký kết với các doanh nghiệp bảo hiểm là không có thời hạn. Việc khai thác hợp đồng bảo hiểm mới và tái tục hợp đồng là chu kỳ liên tục qua các năm. 1.1.4. Điều kiện để trở thành đại lý bảo hiểm. Được quy định tại điều 86, Luật kinh doanh bảo hiểm được quốc hội thông qua và có hiệu lực ngày 1/4/2001. 1.1.2.1. Tiêu chuẩn: a. Cá nhân hoạt động đại lý phải có đủ các điều kiên sau: _Là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam. _Từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. _Có chứng chỉ đào tạo đại lý bảo hiểm do doanh nghiệp bảo hiểm hoặc hiệp hội bảo hiểm Việt Nam cấp. b. Tổ chức hoạt động đại lý phải có đủ các tiêu chuẩn sau: _Là tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp. _Nhân viên trong tổ chức đại lý trực tiếp thực hiện hoạt động đại lý bảo hiểm phải có đủ các điều kiện như đối với cá nhân hoạt động đại lý Tổ chức hoạt động đại lý bảo hiểm phải đăng ký kinh doanh theo quy định của luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành. 1.1.2.2. Không được phép hoạt động đại lý. _ Không được làm đại lý bảo hiểm cho đồng thời hai doanh nghiệp bảo hiểm (trừ khi được hai doanh nghiệp cho phép) để đảm bảo sự ổn định của thị trường và tăng tính cạnh tranh lành mạnh. _ Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc bị toà án tước quyền hành nghề vì phạm các tội theo quy định của pháp luật không được ký kết hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Những đối tượng đã là đại lý bảo hiểm bị doanh nghiệp bảo hiểm buộc chấm dứt hợp đồng bảo hiểm do vi phạm nghiêm trọng pháp luật và hợp đồng đại lý bảo hiểm, trong thời hạn 3 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. 1.1.5. Hợp đồng đại lý bảo hiểm. Mối quan hệ ràng buộc pháp lý giữa đại lý bảo hiểm và công ty bảo hiểm được thể hiện qua hợp đồng đại lý bảo hiểm. Để trở thành đại lý bảo hiểm, đại lý phải ký hợp đồng đại lý với công ty bảo hiểm và tuân thủ đúng những điều khoản trong hợp đồng đại lý. Nội dung hợp đồng đại lý bảo hiểm được quy định tại điều 87- Luật kinh doanh bảo hiểm. Hợp đồng đại lý bảo hiểm phải có các nội dung chủ yếu sau: _ Tên, địa chỉ của đại lý bảo hiểm . _ Tên , địa chỉ của doanh nghiệp bảo hiểm; _ Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý bảo hiểm; _ Nội dung và phạm vi hoạt động của đại lý bảo hiểm. _ Hoa hồng đại lý bảo hiểm; _ Thời hạn hợp đồng _ Nguyên tắc giải quyết tranh chấp Trong trường hợp đại lý bảo hiểm vi phạm hợp đồng đại lý bảo hiểm, gây thiệt hại đến quyền, lơi ích hợp pháp của người được bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm vẫn phải chịu trách nhiệm về hợp đồng bảo hiểm do đại lý bảo hiểm thu xếp giao kết; đại lý bảo hiểm có trách nhiệm bồi hoàn cho doanh nghiệp bảo hiểm các khoản tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã bồi thường cho người được bảo hiểm ( Điều 88_ Luật kinh doanh bảo hiểm) 1.1.6. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp bảo hiểm và đại lý bảo hiểm trong hoạt động bảo hiểm. 1.1.6.1. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp bảo hiểm trong hoạt động đại lý bảo hiểm. Căn cứ theo luật kinh doanh bảo hiểm, Nghị định 42/2001/NĐ-CP ngày 8/1/2001 của Chính Phủ, doanh nghiệp bảo hiểm có các quyền và nghĩa vụ sau liên quan đến hoạt động đại lý bảo hiểm: Quyền của doanh nghiệp bảo hiểm Điều 29, Nghị định 42CP Chính Phủ quy định: Doanh nghiệp bảo hiểm có các quyền sau: _ Lựa chọn đại lý bảo hiểm và ký kết hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Quy định mức chi trả hoa hồng bảo hiểm cho hợp đồng đại lý bảo hiểm theo các quy định của pháp luật. _ Nhận và quản lý tiền ký quỹ hoặc tài sản thế chấp của đại lý bảo hiểm nếu có thoả thuận trong hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Yêu cầu đại lý bảo hiểm thanh toán phí bảo hiểm thu được theo thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm. _ Kiểm tra giám sát việc thực hiện hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Được hưởng các quyền lợi hợp pháp khác từ hợp đồng đại lý bảo hiểm. Doanh nghiệp bảo hiểm có toàn quyền lựa chọn, ký kết hợp đồng đại lý; chi trả hoa hồng; nhận và quản lý tiền ký quỹ của đại lý và các quyền lợi khác liên quan đến kết quả hoạt động của đại lý ( Điều 29, Nghị định 42) Nghĩa vụ của doanh nghiệp bảo hiểm: _ Tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ đào tạo đại lý phù hợp với quy định của pháp luật. _ Hướng dẫn và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động đại lý bảo hiểm. _ Thực hiện các trách nhiệm phát sinh theo hợp đồng đại lý bảo hiểm đã ký kết. _ Thanh toán hoa hồng theo thoả thuận trong hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Hoàn trả cho đại lý bảo hiểm khoản tiền ký quỹ hoặc thế chấp bảo hiểm của mình gây ra theo thoả thuận trong hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với các hoạt động do đại lý bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện. 1.1.6.2. Quyền và nghĩa vụ của đại lý bảo hiểm. Quyền và nghĩa vụ của đại lý bảo hiểm quy định tại điều 30, Nghị định 42/NĐ-CP ngày 01/8/2001 của Chính Phủ. Quyền của người đại lý: _ Lựa chọn và ký kết hợp đồng đại lý bảo hiểm đối với doanh nghiệp bảo hiểm theo đúng quy định của pháp luật. _ Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đại lý bảo hiểm do doanh nghiệp bảo hiểm tổ chức. _ Hưởng hoa hồng và các quyền, lợi ích khác từ hoạt động đại lý bảo hiểm. _ Yêu cầu doanh nghiệp bảo hiểm hoàn trả tiền ký quỹ hoặc tài sản thế chấp theo thoả thuận trong hợp đồng đại lý. Nghĩa vụ của người đại lý: _ Phải thực hiện đầy đủ và đúng đắn các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng đại lý với doanh nghiệp bảo hiểm, phải trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mà doanh nghiệp bảo hiểm giao cho. _ Không được đồng thời làm đại lý bảo hiểm cho doanh nghiệp bảo hiểm khác nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của doanh nghiệp bảo hiểm mà mình đang làm đại lý (Nếu trong hợp đồng đại lý có quy định điều này) _ Cung cấp thông tin trung thực cho khách hàng, không hứa hẹn ngoài phạm vi cho phép, nếu sai phạm phải chịu trách nhiệm. _ Nộp phí bảo hiểm về cho doanh nghiệp bảo hiểm trong thời gian cho phép; đồng thời chịu sự kiểm tra và giám sát của doanh nghiệp bảo hiểm, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và bảo mật thông tin theo quy định. _ Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng đại lý trước thời hạn, đại lý phải khai báo chi tiết về tình trạng của các hợp đồng bảo hiểm mà mình quản lý ( nếu có) 1.1.7. Đạo đức nghề nghiệp của người đại lý bảo hiểm phi nhân thọ. 1.1.7.1. Sự cần thiết của đạo đức nghề nghiệp. Người đại lý bảo hiểm cần sống và làm việc một cách đạo đức. Đó là một đòi hỏi khách quan, bởi lẽ: _ Bảo hiểm phi nhân thọ hoạt động kinh doanh dựa trên nguyên tắc chia sẻ rủi ro, có liên quan mật thiết với đời sống con người, nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ đại lý phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, luôn thể hiện cao nhất tính chân thực và đức tính liêm chính. _ Bảo hiểm phi nhân thọ hoạt động dựa trên nền tảng của sự tín nhiệm và tính chân thật. Điều này đòi hỏi người đại lý phải có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên nghiệp cao. Bất cứ đại lý nào nếu không tuân thủ tư cách và đạo đức nghề nghiệp sẽ bị xử lý nghiêm khắc. Để công việc của người đại lý bảo hiểm phi nhân thọ đạt được hiệu quả tối đa, người đại lý bảo hiểm phải tuân thủ những chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp dưới đây: 1.1.7.2. Các chuẩn mực của người đại lý bảo hiểm: Các chuẩn mực của người đại lý bảo hiểm bao gồm những chuẩn mực đối với khách hàng, đối với doanh nghiệp bảo hiểm, đối với đồng nghiệp và các doanh nghiệp bảo hiểm cạnh tranh.. a. Đối với khách hàng: _ Quan tâm đến quyền lợi của khách hàng: Đặt quyền lợi của khách hàng lên trên quyền lợi của mình: Không vì cái lợi trước mắt của mình là hoa hồng mà quên mất quyền lợi của khách hàng bởi công việc của người đại lý bảo hiểm chỉ đạt hiệu quả cao khi quyền lợi của khách hàng được thoả mãn, Tư vấn và giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu: Lựa theo nhu cầu của khách hàng mà đại lý tư vấn sản phẩm nào là phù hợp nhất với họ, tránh trường hợp chạy theo số lượng đơn bảo hiểm và doanh thu mà nài ép khách hàng mua nhiều loại sản phẩm khi họ chưa có đủ khả năng tham gia. Phân tích để khách hàng tham gia bảo hiểm với số tiền bảo hiểm phù hợp với khả năng tài chính của họ : Điều này nói lên vai trò của đại lý trong việc đánh giá rủi ro và điều kiện tài chính của khách hàng là rất quan trọng. Đặc biệt trong bảo hiểm tài sản, ước lượng giá trị bảo hiểm để tư vấn số tiền bảo hiểm và điều kiện tham gia bảo hiểm phù hợp nhất với khách hàng rất cần khả năng chuyên môn, sự nhạy bén và ý thức nghề nghiệp của người đại lý khai thác. Không được hứa hẹn khách hàng dưới hình thức bất hợp pháp : như hứa hẹn giảm phí, hoàn phí bảo hiểm hoặc các quyền lợi khác mà doanh nghiệp bảo hiểm không cung cấp cho khách hàng. ( Theo thông tư số 98/2004/TT-BTC) _ Giải thích về quy tắc, điều khoản bảo hiểm: Đây là công việc của đại lý trong việc giải thích về quy tắc và điều khoản bảo hiểm, đại lý phải tuân thủ các yêu cầu sau đây: Đảm bảo cung cấp cho khách hàng thông tin trung thực, rõ ràng và chính xác Trình bày đúng giá trị sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bảo hiểm. Giải thích trung thực, rõ ràng, đầy đủ và chính xác điều kiện, điều khoản các nghiệp vụ bảo hiểm theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và các quy định khác của doanh nghiệp bảo hiểm. Khi giới thiệu nghiệp vụ đại lý phải giới thiệu chính xác về điều khoản bảo hiểm, tránh giải thích sai vì không nắm chắc sản phẩm, tuyệt đối không nên vì muốn có được hợp đồng mà thêu dệt thêm quyền lợi của sản phẩm. Lưu ý khi giới thiệu sản phẩm không được bỏ sót bất kỳ một chi tiết nào, ví dụ thời gian chờ có hiệu lực . Không được thông tin quảng cáo sai sự thực về nội dung, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm; điều kiện và điều khoản bảo hiểm làm tổn hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của bên mua bảo hiểm ( theo Thông tư số 98/2004/TT-BTC) _ Bảo mật thông tin: Không tiết lộ thông tin của khách hàng cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm ngoài công ty nếu không có sự đồng ý của khách hàng. Đại lý là người thay mặt doanh nghiệp bảo hiểm trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên nắm bắt được một số thông tin liên quan đến cá nhân, đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đại lý có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cho người uỷ quyền ( Cán bộ quản lý ở công ty bảo hiểm), tránh tiết lộ ra ngoài công ty gây ảnh hưởng đến khách hàng. Ví dụ: Trong bảo hiểm kho tàng cho một doanh nghiệp tư nhân. Thông tin về biến động hàng hoá trong kho có thể giúp đối thủ cạnh tranh nắm được tình hình kinh doanh của người khách hàng. Thông tin đó là quan trọng đối với khách hàng. Đại lý không được cung cấp thông tin này cho người không có trách nhiệm. _ Tận tuỵ phục vụ khách hàng: Phục vụ khách hàng tận tình là phương thức tốt nhất để thuyết phục khách hàng tham gia bảo hiểm. Tận tuỵ phục vụ khách hàng thể hiện bằng hành động cụ thể sau: Thường xuyên liên hệ với khách hàng: Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng sẽ có lợi cho đại lý, đồng thời thể hiện sự quan tâm đến khách hàng. Không chỉ tư vấn, giải quyết quyền lợi bảo hiểm kịp thời mà đại lý còn tạo được ấn tượng tốt nơi khách hàng để khai thác các hợp đồng bảo hiểm tiếp theo. Báo cáo với công ty những trường hợp không giải quyết được hoặc không thuộc thẩm quyền. Giải thích rõ ràng, đầy đủ , chính xác những khiếu nại thắc mắc của khách hàng. b. Đối với doanh nghiệp bảo hiểm:: _ Trách nhiệm đối với giấy yêu cầu bảo hiểm. Hướng dẫn khách hàng kê khai đầy đủ, trung thực Giấy yêu cầu bảo hiểm; đặc biệt lưu ý tới những mục làm cơ sở tính phí và những nội dung phải kê khai nhưng câu hỏi không rõ ràng. Nói rõ cho khách hàng biết những nội dung kê khai sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm: Trường hợp khách hàng kê khai không chính xác hoặc không đầy đủ sẽ bị xử lý bằng việc áp dụng các biện pháp do luật quy định. Tuyệt đối không được ký thay hoặc giả mạo chữ ký khách hàng vào giấy yêu cầu bảo hiểm; chữ ký trong giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng là cơ sở pháp lý để hợp đồng bảo hiểm được ký kết. Đại lý ký thay có thể làm tăng trách nhiệm nhiêm của công ty bảo hiểm và đại lý cũng phải chịu trách nhiệm, Không được tuỳ tiện lược bỏ hay thay đổi bất kỳ nội dung nào trong giấy yêu cầu bảo hiểm. Không được ngăn cản bên mua bảo hiểm cung cấp các thông tin liên quan đến hợp đồng bảo hiểm hoặc xúi giục bên mua bảo hiểm không kê khai các chi tiết liên quan đến hợp đồng bảo hiểm. ( Theo thông tư 98/2004/TT-BTC) _ Chấp hành đúng chế độ thu, nộp phí bảo hiểm: Đại lý không được chiếm dụng phí bảo hiểm dưới bất kỳ hình thức nào: Đã xuất hiện hiện tượng đại lý thu phí bảo hiểm của khách hàng đã không nộp về công ty theo quy định, hoặc thu không đúng số phí phải thu theo quy định. Viết hoá đơn không ghi đúng ngày tháng năm, thu tiền không giao biên lai cho khách hàng vv…Khi xảy ra sự kiện bảo hiểm, đại lý phải chịu trách nhiệm về những tổn thất thuộc trách nhiệm của hợp đồng đó nếu không làm đúng theo quy định. _ Chấp hành đúng chế độ quản lý, cấp và nộp Đơn hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm mà công ty quy định, không được để mất, hư hỏng. Mất giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn…sẽ bị kẻ khác lợi dụng gây hậu quả thiệt hại đối với công ty. Đại lý phải chú ý và cẩn thận khi cấp Đơn/ Giấy chứng nhận bảo hiểm, ghi đầy đủ, rõ ràng. Cấp phải theo đúng thứ tự, số seri, ngày ,giờ cấp. Nghiêm cấm việc cấp bỏ quãng để trống ngắt quãng vì đây là hành động được coi cố ý để trục lợi của đại lý. Sau khi Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm đã cấp, theo thời gian quy định của công ty, Đại lý phải nộp đầy đủ các bản lưu kèm hoá đơn và phí bảo hiểm có liên quan. _ Trung thành với công ty Không được tạo điều kiện hoặc cấu kết với khách hàng làm thiệt hại cho công ty: Đã có trường hợp đại lý ở một công ty T thông đồng với khách hàng trục lợi bảo hiểm. Vụ việc như sau: Một người bạn của anh chủ một xe mô tô có bảo hiểm bị ngã gẫy chân do đá bóng. Đại lý biết được sự việc đã thông đồng giúp chủ xe máy lập hồ sơ khiếu nại bảo hiểm người ngồi sau xe mô tô để lấy tiền bảo hiểm. Khi công ty cử cán bộ xác minh phát hiện sự việc tai nạn không liên quan đến mô tô có bảo hiểm mà do sự giúp đỡ của đại lý với chủ xe máy và người bạn bị gẫy chân thông đồng. Tuyệt đối đảm bảo uy tín cho công ty Không được để lộ những thông tin liên quan đến quá trình đào tạo và hoạt động kinh doanh của công ty ra ngoài công ty, nếu phát hiện đại lý sẽ phải chịu trách nhiệm. Đối với đồng nghiệp và các doanh nghiệp bảo hiểm cạnh tranh. Trong môi trường hoạt động có nhiều đồng nghiệp cùng công ty và nhiều đối thủ cạnh tranh. Đại lý: _ Không được gây ra bất kỳ mâu thuẫn hoặc nói xấu các công ty bảo hiểm khác ngoài công ty mình đang làm đại lý, cũng như các đại lý khác để lôi kéo tham gia với mình. _ Không được gợi ý, thuyết phục khách hàng huỷ bỏ những hợp đồng đang còn hiệu lực ở các công ty khác để tham gia với mình dù rằng vì quan hệ người thân trừ khi khách hàng hoàn toàn tự nguyện. _ Luôn có ý thức tạo lập một môi trường làm việc bình đẳng, đoàn kết thân ái, giúp đỡ trong đơn vị và công ty. Đã có những trường hợp đại lý kết hợp theo nhóm đi khai thác sẽ có hiệu quả hơn. Không tranh giành của nhau. _ Không được tranh giành khách hàng dưới hình thức ngăn cản, lôi keo, mua chuộc, đe doạ nhân viên hoặc khách hàng của doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm khác 1.2. công tác quản lý đại lý . 1.2.1. Sự cần thiết khách quan của công tác quản lý đại lý. Đại lý bảo hiểm là kênh phân phối rất hiệu quả và thường được tổ chức thành mạng lưới đại lý. Đại lý giúp doanh nghiệp bảo hiểm bán sản phẩm .Thông qua bán hàng đại lý giải thích cho khách hàng tiềm năng những điều họ chưa biết hoặc chưa rõ về sản phẩm cũng như thương hiệu của doanh nghiệp bảo hiểm. Đại lý cũng là người tiếp nhận trực tiếp các thông tin phản hồi sản phẩm bảo hiểm về phía khách hàng. Vì vậy những ý kiến đóng góp của họ cho doanh nghiệp bảo hiểm về chính sách sản phẩm, phát hành và quản lý hợp đồng rất có giá trị thực tế, giúp doanh nghiệp bảo hiểm nghiên cứu, điều chỉnh kịp thời để nâng cao tính cạnh tranh. Đại lý giúp doanh nghiệp bảo hiểm hoàn thiện sản phẩm của mình tốt hơn, vì vậy việc tổ chức quản lý mạng lưới đại lý là rất cần thiết với mỗi doanh nghiệp bảo hiểm. Ơ những nước có hoạt động bảo hiểm phát triển mạnh hầu hết mọi tầng lớp dân cư đều am hiểu về bảo hiểm thì việc bán bảo hiểm rất đơn giản. Hơn nữa, hầu hết người dân đều có tài khoản cá nhân nên việc thu phí bảo hiểm thường được thực hiện qua hệ thống ngân hàng. Nhưng ở những nước hoạt động bảo hiểm chưa phát triển như ở Việt Nam thì việc quản lý mạng lưới đại lý là rất cần thiết, là yếu tố quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp bảo hiểm. Hơn nữa đại lý bảo hiểm lại bao gồm rất nhiều loại, nhiều trình độ và hoạt động trên phạm vi rộng, vì vậy phải tổ chức và quản lý mạng lưới chặt chẽ và khoa học. Có như vậy mới nâng cao được hiệu quả hoạt động, mới gắn kết được các thành viên trong từng tổ, nhóm đại lý, mới tạo nên sức mạnh tập thể trong khâu khai thác. Nếu quản lý tốt còn giúp doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện cạnh tranh, tăng nhanh doanh thu và thị phần. 1.2.2. Công tác quản lý đại lý . Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kịên biến động của môi trường. Phạm vi quản lý rất rộng lớn bao giờ cũng chia thành chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý. Quản lý có vai trò rất quan trọng thể hiện thông qua các chức năng quản lý. Chức năng quản lý là hình thức biểu thị sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng, khách thể quản lý; là tập hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý. Quản lưới mạng lưới đại lý của doanh nghiệp bảo hiểm bảo gồm những công việc chủ yếu sau: Sơ đồ 1.1. Sơ đồ công tác quản lý đại lý. Lập kế hoạch quản lý đại lý Tổ chức quản lý đại lý Điều hành hoạt động mạng lưới đại lý Kiểm tra và đánh giá hoạt động của đại lý 1.2.2.1. Lập kế hoạch quản lý đại lý: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương hướng tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó. Để lập kế hoạch tuyển dụng đại lý trước hết phải tiến hành khảo sát thị trường. Nếu kết quả điều tra là có khả năng thiết lập mạng lưới đại lý bảo hiểm thì lập kế hoạch quản lý. Cần tập trung vào việc lập kế hoạch tuyển dụng đại lý bao gồm: Tuyển dụng như thế nào? Số lượng đại lý cần tuyển dụng là bao nhiêu trên cơ sở xác định nguồn nhân lực cần có để đạt được doanh thu bảo hiểm kế hoạch trong thời gian tới. Đồng thời cần xem xét mô hình tổ chức mạng lưới đại lý, kế hoạch đánh giá, hình thức thưởng, phạt đối với hoạt động của đại lý. Lập kế hoạch sát với thực tế sẽ giảm bớt tính bất ổn của doanh nghiệp, sự chồng chéo và tránh lãng phí. Đồng thời còn giúp cho công tác kiểm tra, theo dõi được dễ dàng. 1.2.2.2. Tổ chức quản lý đại lý. Sau khi tiến hành việc lập kế hoạch quản lý đại lý, doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành thành lập đại lý mà công việc đầu tiên là tuyển dụng đại lý. _ Tuyển dụng đại lý là quá trình tìm kiếm những ứng cử viên phù hợp vào công việc phân phối và bán sản phẩm bảo hiểm. Thông thường công tác tuyển dụng đại lý bảo hiểm được tiến hành qua các bước tương tự như trong qúa trình tuyển dụng các lao động khác của doanh nghiệp bảo hiểm có tính đến các đặc trưng của nghề đại lý. Gồm: Bước 1: các DNBH sẽ tiến hành sơ tuyển đại lý bằng một hệ thống các tiêu chuẩn tuyển dụng mà doanh nghiệp đặt ra như tuổi đời, trình độ học vấn, sức khoẻ, phẩm chất đạo đức, khả năng giao tiếp...Nhưng cũng có khi các phòng bảo hiểm khu vực chủ động tìm đại lý thông qua hồ sơ xin việc, tiến hành sơ tuyển. Trong trường hợp này, phòng bảo hiểm khu vực sẽ giới thiệu sơ lược công việc cho đại lý và có thể cho họ thử việc. Căn cứ vào kết quả họ đạt được, phòng sẽ đánh giá người dự tuyển có phù hợp với yêu cầu đặt ra hay không, có chấp nhận được khó khăn, thách thức và quyết tâm làm việc hay không. Và nếu thoả mãn được yêu cầu thì họ sẽ được sơ tuyển. Bước 2: DNBH sẽ tổ ch._.ức đào tạo đại lý theo các ngạch bậc cơ bản đối với những người đã được sơ tuyển, sau đó họ sẽ được cấp chứng chỉ đủ tiêu chuẩn hoạt động ĐLBH. Có thể nói rằng, quá trình đào tạo đại lý đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý đại lý vì nó quyết định chất lượng hoạt động của đại lý. Và để có thể tổ chức đào tạo đại lý thì các DNBH cần có đầy đủ các điều kiện về chương trình đào tạo, cán bộ đào tạo và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác đào tạo. Trong đó, DNBH cần chú trọng vào nội dung đào tạo với các nội dung cơ bản sau: _ Giới thiệu về DNBH, SPBH và hướng dẫn cách hoà nhập với các đồng nghiệp khác. _ Giới thiệu về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lợi của DNBH cũng như của ĐLBH, đặc biệt là tư cách đạo đức nghề nghiệp của đại lý và pháp luật kinh doanh bảo hiểm... _Giới thiệu đặc điểm của khách hàng và các đối thủ cạnh tranh. ĐLBH phải được tìm hiểu kỹ về các loại khách hàng khác nhau cũng như nhu cầu, động cơ và thói quen tiêu dùng của họ. Đồng thời, đại lý cũng được giới thiệu về chiến lược và phương châm của DNBH và các đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp. _ Không những huấn luyện cho đại lý kỹ năng bán hàng mà DNBH phải đi sâu cả vào công tác marketing, tìm hiểu khai thác thị trường và kỹ năng khai thác. Bên cạnh đó, đại lý cũng được đào tạo các nguyên lý cơ bản về nghệ thuật “bán hàng” và hướng dẫn qui cách ký hợp đồng, cách phân phối thời gian hợp lý, cách sử dụng công tác phí... _ Trong thời gian đào tạo, DNBH cũng cho học viên thực hành kỹ năng khai thác, tiếp cận khách hàng... ngay tại khoá học. Bước 3: Các DNBH tiến hành ký hợp đồng học việc với những học viên đã có chứng chỉ đại lý theo qui định của Nhà nước. Đồng thời các đại lý phải ký quỹ với DNBH theo qui định của Nhà nước và số tiền này sẽ được hoàn trả cả gốc và lãi cho đại lý khi họ chấm dứt hợp đồng đại lý. Bước 4: Ký hợp đồng đại lý chính thức. Đây là bước cuối cùng của công tác tuyển dụng đại lý. Nếu đại lý hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong hợp đồng học việc thì sẽ được DNBH ký hợp đồng đại lý chính thức và được hưởng đầy đủ mọi quyền lợi của nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra, các đại lý bảo hiểm cũng thường xuyên được đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ và cập nhật những kiến thức về nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp, nghệ thuật bán hàng trong suốt quá trình hoạt động. Và những đại lý có khả năng sẽ tiếp tục được đào tạo nâng cao trình độ hơn nữa. Quá trình đào tạo đại lý có thể được chia thành các cấp như đào tạo đại lý cấp 1, đào tạo đại lý cấp 2, đào tạo đại lý cấp 3 và nội dung của mỗi cấp đào tạo là khác nhau. _ Đào tạo đại lý cấp 1: Đây là chương trình đào tạo được tiến hành trước khi ký hợp đồng đại lý và chương trình này tập trung chủ yếu vào giới thiệu nghề, cung cấp các kiến thức cơ bản về bảo hiểm nói chung và bảo hiểm phi nhân thọ nói riêng, các SPBH đang triển khai và các kỹ năng khai thác, đánh giá rủi ro ban đầu cơ bản. Sau khi kết thúc khoá học, học viên sẽ phải làm bài kiểm tra và nếu đạt sẽ được cấp chứng chỉ đào tạo đại lý cấp 1-điều kiện tiên quyết bắt buộc phải có đối với các cá nhân muốn hoạt động đại lý. _ Đào tạo đại lý cấp 2: Chương trình đào tạo này nhằm nâng cao kỹ năng khai thác, kiến thức về bảo hiểm và khả năng quản lý. Đối tượng tham gia là những đại lý có thâm niên công tác tối thiểu là 1 năm và có kết quả hoạt động, khả năng quản lý và ý thức tổ chức kỷ luật đáp ứng được các yêu cầu của DNBH. _ Đào tạo đại lý cấp 3: Đây là chương trình nhằm nâng cao kiến thức về bảo hiểm, đặc biệt là kỹ năng quản lý và điều hành công việc. Để có thể tham gia chương trình đào tạo này phải là những đại lý có thâm niên công tác tối thiểu 2 năm, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có ý thức tổ chức kỷ luật tốt, nhưng đồng thời phải có chứng chỉ đào tạo đại lý cấp 2. Yêu cầu của công tác tổ chức mạng lưới đại lý là phải phân tích công việc bằng cách liệt kê tất cả công việc mà các đại lý cần thực hiện, đồng thời cần phải phân công công việc qua thiết lập cơ cấu và giao cho các đại lý. Để bán được sản phẩm của mình, các DNBH phải ra sức cạnh tranh với các DNBH khác do đó họ phải tiến hành tổ chức mạng lưới đại lý phù hợp. Do công tác bán bảo hiểm ngày càng đòi hỏi phải có sức mạnh tập thể nên không thể thiếu sự ủng hộ từ các cán bộ, nhân viên khác trong DNBH. Vần đề quan trọng đặt ra là phải tổ chức đội ngũ bán bảo hiểm theo mô hình nào để đạt hiệu quả cao nhất. Thông thường, có ba cách tổ chức mạng lưới đại lý chủ yếu: tổ chức theo khu vực địa lý, tổ chức theo nhóm đại lý và tổ chức theo nhóm khách hàng. * Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý thường được áp dụng với công tác quản lý ĐLBH trên qui mô rộng. Sơ đồ 1.2 : Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý. Giám đốc văn phòng khu vực Trưởng phòng vùng 1 Trưởng phòng vùng 2 Tổ trưởng nhóm 1 Tổ trưởng nhóm 2 Tổ trưởng nhóm 1 Tổ trưởng nhóm 2 Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý có một vài ưu điểm: _DNBH có mạng lưới bán hàng rộng khắp, tạo khả năng thâm nhập thị trường và đẩy mạnh việc tiêu thụ SPBH. _ Chuyên môn hoá sâu về nhân sự qua đó giảm bớt được sự quá tải công việc tại văn phòng và việc áp dụng các biện pháp, chính sách đồng bộ rất thuận lợi. _ Phát hiện kịp thời những SPBH tốt, xấu tại các vùng lãnh thổ nhất định. Nhờ đó dễ dàng kiểm soát nhu cầu bảo hiểm ở từng vùng địa lý khác nhau để có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp. Bên cạnh những ưu điểm nổi trội thì mô hình này còn bộc lộ1số nhược điểm: _ Chi phí quản lý cao và trùng lặp giữa các bộ phân khi giải quyết công việc. _Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thường bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác. _ Khả năng cải tiến sản phẩm, khả năng thích ứng với các mối đe doạ của toàn DNBH kém. * Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý: Mô hình này được thể hiện trong mô hình dưới đây: Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý Trưởng phòng khu vực B Tổ đại lý Tổ đại lý Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý Mô hình này có thể áp dụng với công tác quản lý ĐLBH trên cả qui mô rộng và hẹp. Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý đã biểu hiện được một số ưu điểm: _Tiết kiệm chi phí quản lý. _ Mạng lưới đại lý rộng khắp nên có điều kiện bao quát thị trường và tăng doanh thu bảo hiểm. _Các tổng ĐLBH thường được bố trí theo khu vực nên có thể nắm được đặc tính của từng khu vực, tạo điều kiện khai thác theo chiều sâu và có chiến lược khai thác theo từng khu vực. _ Dễ nhận ra sự phù hợp của các SPBH trên các khu vực khác nhau. Ngoài ra, còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các chính sách và biện pháp đồng bộ trong DNBH. Nhưng mô hình tổ chức này cũng bộc lộ một vài nhược điểm: _ Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thường bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác. _ Khả năng cải tiến sản phẩm và thích ứng với các mối đe doạ của toàn DNBH kém. _ Dễ gây trùng lặp giữa các bộ phận khi giải quyết công việc. _ Lực lượng bán hàng bị phân tán. * Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng: Mô hình tổ chức này rất phù hợp với môi trường cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng Trưởng phòng bán hàng thị trường dân cư Trưởng phòng bán hàng thị trường thương mại Trưởng phòng bán hàng thị trường Chính phủ Trưởng phòng bán hàng khu vực Nhóm đại lý phụ trách thị trường dân cư Nhóm đại lý phụ trách thị trường thương mại Nhóm đại lý phụ trách thị trường Chính phủ Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng có những ưu điểm sau: _Tạo điều kiện chuyên môn hoá trong khâu bán hàng khi mà nhân viên bán hàng được đào tạo chuyên sâu nên kỹ năng bán hàng rất cao. _ Người bán hiểu sâu sắc các đặc điểm và nhu cầu của khách hàng nên sẽ đưa ra các đề nghị xác thực với DNBH làm cho SPBH có tính hấp dẫn cao hơn đối với từng nhóm khách hàng và gây ấn tượng sâu sắc với họ. _ Hiệu quả bán bảo hiểm cao và nâng cao khả năng cạnh tranh. Nhược điểm của mô hình này: _ Khó đạt được sự đồng bộ của cùng một loại SPBH vì với cùng một loại sản phẩm nhưng yêu cầu của khách hàng trong từng nhóm thị trường lại khác nhau. _ Khó cải tiến SPBH. _ Gây căng thẳng trong bộ phận quản lý lực lượng bán hàng khu vực vì cùng một lúc phải chịu sự chỉ đạo của nhiều phòng ban với các thông tin khác nhau. Đồng thời, thiếu sự linh động trong việc phục vụ khách hàng và phân công công việc khó khăn, có thể gây ra hiện tượng thừa-thiếu nhân lực. Tóm lại, DNBH rất chú trọng vào việc lựa chọn cách tổ chức mạng lưới ĐLBH ra sao vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chiến lược kinh doanh, quy mô hoạt động, số lượng và chất lượng ĐLBH...Do đó, khi tiến hành lựa chọn cách tổ chức mạng lưới ĐLBH thì DNBH phải xem xét kỹ đến từng yếu tố, ảnh hưởng của nó như thế nào đối với hoạt động của mạng lưới đại lý để có thể chọn một mô hình tổ chức mạng lưới phù hợp với doanh nghiệp mình. 1.2.3.3. Điều hành hoạt động mạng lưới đại lý Như đã biết, điều hành là một trong các chức năng cơ bản của quản lý nhằm tác động lên hành vi của hệ thống, hướng hệ thống vào việc thực hiện mục tiêu quản lý theo đường lối, chiến lược đã định và điều hành hoạt động mạng lưới đại lý cũng vậy. Điều hành hoạt động mạng lưới đại lý vừa là một hoạt động, vừa là một quá trình tác động mang tính nghệ thuật của cán bộ quản lý đến các đại lý của mình với những động cơ rất khác nhau sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bảo hiểm, từng bước biến mục đích, mục tiêu của quản lý thành hiện thực. Công tác điều hành hoạt động đại lý của DNBH liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức, truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của ĐLBH. Hơn nữa, điều hành phải xuất phát từ động cơ và nhu cầu của con người. Để đạt được hiệu quả, các cán bộ quản lý cần phải sử dụng nhiều phương pháp như hành chính, kinh tế, giáo dục, tâm lý và phối hợp nhiều công cụ và biện pháp như thưởng, phạt, khen, chê đại lý đúng chỗ, đảm bảo điều kiện làm việc an toàn, tạo bầu không khí vui tươi lành mạnh để tác động lên động cơ của con người. Mạng lưới đại lý thường rất rộng nên trong quá trình điều hành, cán bộ quản lý đại lý cần quan tâm đến đặc tính tâm lý tập thể, đó là tính lây truyền tâm lý, bầu không khí tâm lý, dư luận xã hội trong tập thể... Hơn nữa, công tác điều hành cần tạo ra bầu không khí thuận lợi trong tổ chức. Bầu không khí thuận lợi trong tổ chức là ý thức của ĐLBH về khả năng, về giá trị của mình và về thù lao khi hoàn thành tốt công việc. Nếu DNBH xem trọng công tác này và dành cho đại lý những cơ hội, cũng như tạo cho họ khả năng để có thu nhập thoả đáng và thăng tiến trong nghề nghiệp thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ đạt được mọi mục tiêu của mình. DNBH thường áp dụng các biện pháp kích thích tích cực trong công tác điều hành. Để khuyến khích các cố gắng của đại lý, các DNBH thường sử dụng các biện pháp như tổ chức các hội nghị thương mại thường kỳ nhằm tạo điều kiện cho đại lý giao tiếp, phát biểu ý kiến cũng như khuyến khích các đại lý cố gắng hơn nữa bằng các hình thức khen thưởng... 1.2.3.4. Kiểm tra và đánh giá hoạt động đại lý Kiểm tra đại lý là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của đại lý nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu và kế hoạch do doanh nghiệp bảo hiểm đặt ra. Thường các đại lý làm việc tại nơi có thể đón tiếp được khách hàng hoặc đến nhà khách hàng. Do đó, DNBH cần kiểm tra hoạt động của đại lý về nhiệm vụ và quyền hạn, sau đó tiến hành đánh giá hoạt động của đại lý. Việc đánh giá này thường được thực hiện qua một vài chỉ tiêu khác nhau đối với mỗi đại lý. Đó có thể là các chỉ tiêu: số hợp đồng khai thác mới trong kỳ, số hợp đồng bảo hiểm còn hiệu lực đến cuối kỳ, số phí bảo hiểm đã thu trong kỳ, tổng số tiền bảo hiểm khai thác được, số đại lý còn hoạt động hoặc đã nghỉ việc, năng suất khai thác, cơ cấu đại lý, tỷ lệ đại lý vi phạm kỷ luật trong kỳ... Khi đại lý hoạt động tốt, hoàn thành nhiệm vụ được giao sẽ được khen thưởng bằng các hình thức khen thưởng hàng tháng, hàng quí, nửa năm hoặc hàng năm căn cứ vào tình hình thực tế tại các đơn vị. Ngoài ra, còn có các đợt phát động thi đua đột xuất và cũng có các phần thưởng xứng đáng đối với các đại lý có sáng kiến mới, mang lại hiệu quả cao, có thành tích xuất sắc trong hoạt động khai thác bảo hiểm... Ngược lại, khi đại lý không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có những vi phạm hay biểu hiện tiêu cực, làm ảnh hưởng đến uy tín của DNBH thì sẽ bị áp dụng các hình thức chế tài như xử phạt có thể là: trừ tiền hoa hồng đại lý được hưởng hàng tháng; các trường hợp vi phạm nghiêm trọng như chiếm dụng phí bảo hiểm, làm mất hoá đơn thu phí bảo hiểm, mất biên lai ấn chỉ... ngoài việc bị xử lý theo qui định của Nhà nước, sẽ bị phạt trừ tiền nặng hơn theo qui định của cơ quan thuế; đại lý phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến đối tượng bảo hiểm mà mình đã khai thác sai qui trình do DNBH ban hành; buộc chấm dứt hợp đồng đại lý đối với các đại lý không đạt chỉ tiêu tối thiểu trong 3 tháng liên tục. 1.2.3. Hiệu quả công tác quản lý đại lý: Hiệu quả công tác quản lý đại lý là một chỉ tiêu quan trọng cho biết: một đồng chi phí bỏ ra chi cho công tác quản lý mạng lưới đại lý thì đem về cho doanh nghiệp bao nhiêu đồng lợi nhuân. Nó thường được đo bằng tỷ lệ giữa doanh thu (lợi nhuận) khai thác được của đại lý trên chi phí quản lý đại lý. HQlĐl= DT(LN)/ CPQL Trong đó: HQLĐL : Hiệu quả quản lý đại lý DT (LN): Doanh thu (lợi nhuận) khai thác của đại lý CPQL : Chi phí quản lý đại lý. Chi phí quản lý đại lý bao gồm các chi phí chi cho công tác quản lý đại lý bao gôm: + Chi cho công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý. + Chi hoa hồng cho đại lý. + Chi hỗ trợ khai thác cho đại lý. + Chi cho các chính sách phúc lợi … + Chi cho công tác thi đua, khen thường đại lý. Trong đó chi hoa hồng cho đại lý luôn là khoản chi lớn nhất đối với các doanh nghiệp bảo hiểm Quá trình đánh giá hiệu quả quản lý đại lý là một quá trình quan trọng, có ý nghĩ quyết định vào sự thành công hay thất bại của công tác quản lý mạng lưới đại lý. Nếu chỉ tiêu hiệu quả quản lý đại lý cao điều đó có nghĩa là công ty đang làm tốt công tác quản lý đại lý và cần tiếp tục phát huy. Nếu chỉ tiêu hiệu quả quản lý đại lý thấp thì có nghĩa công tác quản lý đại lý vẫn chưa đạt hiệu quả. Do đó công ty cần chấn chỉnh lại công tác này và đưa ra những giải pháp cần thiết, phù hợp để đem lại hiệu quả quản lý cao hơn, góp phần vào sự phát triển chung của toàn Công ty. Chương 2 Thực trạng công tác quản lý đại lý tại bảo việt vĩnh phúc giai đoạn (2002-2006) 2.1. Vài nét về chi nhánh Bảo Việt Vĩnh Phúc. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Bảo Việt Vĩnh Phúc. 2.1.1.1. BảoViệt Vĩnh phúc_doanh nghiệp trực thuộc tồng công ty Bảo hiểm Việt Nam Bảo Việt Vĩnh Phúc là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam do Bộ Tài chính quản lý, được thành lập theo quyết định số: 67/TC/QĐ/TCCB ngày 15 tháng 1 năm 1997 của Bộ Tài chính với mục đích chủ yếu là kinh doanh dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ. Các mặt hàng mà công ty đưa vào kinh doanh: 1. BH hàng hoá nhập khẩu BH hàng hoá xuất khẩu 3. BH hàng hoá vận chuyển nội địa 4. BH thân tàu sông BH trách nhiệm tàu sông BH xây dựng lắp đặt BH cháy, nổ. BH vật nuôi BH vật chất ô tô BH TNDS của chủ xe đối với hành khách BH TNDS của chủ xe ô tô đối với người thứ 3 BH TNDS của chủ xe mo tô đối với người thứ 3 BH du lịch BH tai nạn hành khách BH toàn diện học sinh BH kết hợp con người BH tai nạn con người 24/24 18. BH cho người đình sản 19. BH sinh mạng cá nhân 20. BH tai nạn lái phụ và người ngồi trên xe BH tai nạn thuỷ thủ thuyền viên 2.1.1.2 . Cơ cấu tổ chức của Bảo Việt Vĩnh phúc. Bảo Việt Vĩnh phúc có cơ cấu tổ chức được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Bảo Việt Vĩnh Phúc P.Giám đốc P.Cháy KT P.TCKT P.QLĐL P.NV2 P.NV1 Các phòng bảo hiểm khu vực: Vĩnh Tườngvà Mê Linh Hệ thống các đại lý và các cộng tác viên bảo hiểm. Bảo Việt Vĩnh Phúc chia làm 6 phòng, mỗi phòng lại có chức năng nghiệp vụ khác nhau: Nhiệm vụ của từng phòng như sau: _Phòng NV1: Gồm 4 cán bộ ,có nhiệm vụ: Trực tiếp khai thác toàn bộ các loại hình bảo hiểm đang triển khai tại Bảo Việt Vĩnh Phúc gồm: Bảo hiểm xe cơ giới,bảo hiểm tàu sông, hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hoá vận chuyển nội địa, bảo hiểm con người, bảo hiểm xây dựng lắp đặt, bảo hiểm cháy nổ. Giám định, xét bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới . Tham mưu cho giám đốc về nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới, các công văn hướng dẫn chỉ đạo thực hiện. _ Phòng NV2 : Gồm 4 cán bộ, có nhiệm vụ: Trực tiếp khai thác các loại hình bảo hiểm sau: bảo hiểm con người, bảo hiểm xe cơ giới và bảo hiểm xây dựng lắp đặt. Trực tiếp nghiên cứu hồ sơ và xét duyệt bồi thường bảo hiểm con người ( bảo hiểm học sinh, sinh mạng, tai nạn) Tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ bảo hiểm con người, có công văn chỉ đạo nghiệp vụ. _Phòng cháy kỹ thuật: Tiền thân là phòng phương tiện và tài sản mới tách ra thành phòng cháy kỹ thuật vào 01/01/2007. Phòng gồm hai cán bộ có nhiệm vụ: Trực tiếp khai thác bảo hiểm cháy, xây dựng lắp đặt. Tham mưu cho giám đốc về nghiệp vụ cháy kỹ thuật. _Phòng Quản lý đại lý: Gồm một cán bộ và một đại lý tồng hợp, có nhiệm vụ: Nhiệm vụ chính của phòng là tuyển dụng và phát triển đại lý Trực tiếp khai thác bảo hiểm xe cơ giới chủ yếu là xe máy. Tham mưu cho lãnh đạo về các chính sách và chế độ liên quan đến đại lý. _Phòng Tài chính kế toán: Gồm hai cán bộ, nhiệm vụ chính của phòng là Hạch toán toàn bộ doanh thu chi phí của công ty. Trả lương cho công nhân viên Nộp báo cáo hàng tháng quý năm lên tổng công ty và thưc hiện nghĩa vụ đóng thuế đối với nhà nước. Ngoài các phòng nói trên để phục vụ khách hàng tốt nhất công ty mở thêm hai phòng khách hàng tại khu vực là phòng bảo hiểm Mê Linh và phòng bảo hiểm Vĩnh Tường._ Phòng bảo hiểm Mê Linh: có hai cán bộ, có nhiệm vụ: Quản lý khách hàng tại hai huyện là thị xã Phúc Yên và huyện Mê Linh Trực tiếp quản lý tất cả các loại hình bảo hiểm mà bảo việt Vĩnh Phúc triển khai. Thực hiện giám định xe cơ giới khi tai nạn xảy ra trên địa bàn theo sự chỉ đạo của phòng nghiệp vụ1. _ Phòng bảo hiểm Vĩnh Tường: có hai cán bộ, có nhiệm vụ: Quản lý các địa bàn huyện Vĩnh Tường và Yên Lạc Trực tiếp khai thác hai nghiệp vụ chủ yếu là bảo hiểm học sinh và bảo hiểm xe cơ giới. Phòng bảo hiểm Mê Linh và Vĩnh Tường chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc và hai phòng NV1 và phòng NV2. Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình các phòng còn tuyển dụng thêm mạng lưới đại lý rộng khắp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Vì vậy phòng quản lý đại lý đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý và điều hành hoạt động của các đại lý bán bảo hiểm cho Bảo Việt Vĩnh Phúc. 2.1.1.3 . Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng quản lý đại lý: Để giúp cho công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc được hiêu quả hơn Giám đốc Công ty bảo hiểm Vĩnh Phúc đã ra Quyết định về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý đại lý kèm theo quyết định số: 112/BVVP như sau: _Vị trí và chức năng: Phòng quản lý đại lý là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công ty bảo hiểm Vĩnh Phúc. Phòng có chức năng: + Tham mưu cho Lãnh đạo công ty về phương hướng phát triển Đại lý khai thác bảo hiểm. + Quản lý và tổ chức triển khai các nghiệp vụ bảo hiểm do đại lý khai thác. _Nhiệm vụ và quyền hạn: Chịu trách nhiệm toàn diện về phát triển và quản lý hoạt động đại lý trên địa bàn. Tham mưu và đề xuất cụ thể hóa các quy định về quản lý đại lý của Bảo Việt Việt Nam thành văn bản nội bộ áp dụng trong công ty. Tổ chức và hướng dẫn các bộ phận kinh doanh, các phòng bảo hiểm khu vực thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo đúng quy định của các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Bảo Việt Việt Nam cũng như các văn bản quy định nội bộ của Công ty. Đôn đốc, kiểm tra các phòng bảo hiểm khu vực, các tổ đại lý về kế hoạch phát triển đại lý, chỉ tiêu khai thác, chấp hành các quy trình, các quy định có liên quan đến hoạt động đại lý. Tham gia góp ý về công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty đối với các nghiệp vụ bảo hiểm thuộc phòng quản lý. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức, quản lý hoạt động đại lý, các chính sách, chế độ cho đại lý. Theo dõi tổng hợp chính xác, kịp thời kết quả hoạt động đại lý toàn Công ty, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu quy định của Công ty và của Bảo Việt Việt Nam. Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trả lời các đơn từ khiếu nại liên quan đến các nghiệp vụ bảo hiểm do đại lý khai thác. Phụ trách phòng có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc công ty những vấn đề thuộc công tác tổ chức như: Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, thu nhận và cho thôi việc những cán bộ thuộc quyền quản lý của mình. _ Tổ chức: Phòng quản lý đại lý có một trưởng phòng phụ trách chung. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về moi hoạt động của phòng. Kết quả kinh doanh của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006). Những khó khăn và thuận lợi trong kinh doanh bảo hiểm của Bảo Việt Vĩnh Phúc. Những thuận lợi : _Vĩnh Phúc có vị trí địa lý thuận lợi là gần Thủ đô Hà Nội, là vùng chuyển tiếp giữa trung du miền núi và đồng bằng Sông Hồng.Đây là một điểm mạnh của Tỉnh để có cơ hội hoà nhập và phát triển nhanh.Trong chiến lược mở rộng Hà Nội đến năm 2020 ta thấy Vĩnh Phúc sẽ trở thành một trong những thành phố vệ tinh của Thủ đô Hà Nội. _Vĩnh Phúc có nhiều mặt hàng đất đồi, cùng với các điều kiện cơ sở hạ tầng khác là những tiền đề thuận lợi để phát triển công nghiệp, khu công nghiệp và các khu công nghiệp tập trung. Vĩnh Phúc đã hình thành một hệ thống đô thị Vĩnh Yên_Tam Đảo _Mê Linh trong mối quan hệ khăng khít giữa thủ đô Hà Nội và Thành Phố Việt Trì, là những trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật của cả vùng và cả nước, có ý nghĩa làm động lực thúc đẩy kinh tế của cả Tỉnh. Vĩnh Phúc đang và sẽ trở thành vùng đất hứa thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước. _Vĩnh Phúc có nhiều tiềm năng du lịch hấp dẫn đa dạng ( hồ Đại Lải, núi Tam Đảo, các di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh…) mà giá trị được nâng cao trong quá trình phát triển do gần thủ đô Hà Nội và các khu công nghiệp. _ Tình hình kinh tế xã hội Tỉnh Vĩnh Phúc bước sang năm 2006 đã có những kết quả đáng mừng, kinh tế địa phương đã từng bước được phục hồi, tốc độ tăng trưởng kinh tế với nhịp độ cao trong năm 2006 đạt gần 10% _ Tình hình cạnh tranh trên địa bàn Vĩnh Phúc diễn ra rất gay gắt, tuy nhiên Bảo Việt vẫn có được thương hiệu mạnh ,do đó Bảo việt Vĩnh Phúc vẫn là doanh nghiệp chiếm thị phần lớn trên địa bàn Vĩnh Phúc. _ Bảo Việt coi những dịch vụ có tính chất toàn quốc là yếu tố cạnh tranh chiến lược .Các dịch vụ này sẽ được xây dựng ,củng cố và phát triển .Hoạt động cứu hộ ,trực tai nạn 24/24, văn phòng đại diện tới các quận huyện trên toàn quốc ,đang là những lợi thế cạnh tranh. Khách hàng đặc biệt là khách hàng có số lượng xe lớn hoạt động trên nhiều địa bàn rất quan tâm đến dịch vụ này.Nhiều trường hợp ta chào phí cao hơn đối thủ cạnh tranh nhưng vẫn được khách hàng lựa chọn nhờ các dịch vụ toàn quốc nói trên. Những khó khăn: Bên cạnh những lợi thế trên Bảo Việt Vĩnh phúc còn những hạn chế như sau: _ Điểm xuất phát kinh tế thấp, nền kinh tế chưa có tích luỹ ,đời sống của một bộ phận dân cư còn nhiều khó khăn. Điều đó hạn chế khả năng tự đầu tư của tỉnh. Cơ sở hạ tầng yếu kém và không đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế sản xuất hàng hoá và phát triển công nghiệp dịch vụ trong điều kiện cạnh tranh với các tỉnh khác về mặt thu hút vốn đầu tư. Chất lượng nguồn nhân lực chưa cao.Lực lượng lao động thì nhiều nhưng lực lượng lao động đã qua đào tạo tay nghề còn thiếu. _Vĩnh Phúc là một thị trường tiềm năng rất lớn, do đó trong phương diện bảo hiểm, Vĩnh Phúc đang trở thành một thị trường trong đó diễn ra sự cạnh tranh hết sức quyết liệt giữa các doanh nghiệp bảo hiểm. Vĩnh Phúc hiện đang là thị trường mục tiêu trong chiến lược phát triển của các Công ty bảo hiểm. _ Đối thủ cạnh tranh lợi dụng cơ chế chi phí linh động hơn nên khả năng cạnh tranh bằng chi phí sẽ tiếp tục gây những khó khăn lớn cho Công ty. _ Số thu ngân sách tỉnh khá cao ( trên 4000 tỷ) nhưng thực chất thu nội lực chỉ chiếm khoảng 1/3 còn số thu chủ yếu từ thuế xuất nhập khẩu của các liên doanh. _ Hầu hết các Công ty lớn đều tham gia bảo hiểm với các công ty bảo hiểm của nước họ hoặc với liên doanh bảo hiểm của mình. _ Trong năm 2006 với sự thành lập công ty Bảo hiểm bưu điện Vĩnh Phúc ( PTI) mà lực lượng nòng cốt của PTI chủ yếu là cán bộ của Bảo Việt Vĩnh Phúc chuyển sang do đó bước đầu cũng gây những khó khăn nhất định cho công ty trong việc giành giật thị phần bảo hiểm. Kết quả hoạt động kinh doanh của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006) Trong những năm gần đây, Bảo Việt Vĩnh phúc đã mở rộng quy mô kinh doanh, đồng thời tiến hành đầu tư chiều sâu, nâng cao chất lượng dịch vụ nên từ năm 2003 đến nay mặc dù tình hình cạnh tranh vô cùng gay gắt nhưng tình hình kinh doanh của Công ty vẫn ổn định và có sự tăng trưởng khá cao. Cụ thể các chỉ tiêu kinh tế mà Công ty đã đạt được trong những năm gần đây thể hiện ở bảng sau: Bảng 2.2. Kết quả kinh doanh của Công ty Bảo hiểm Vĩnh Phúc giai đoạn ( 2002-20006) Năm Chỉ tiêu Đ.vị tính 2002 2003 2004 2005 2006 Tổng doanh thu Tr.đồng 5.120 6.809 9.688 10.512 11.815 Tốc độ phát triển DT % 110 133 142 108 112 Chi bồi thường Tr.đồng 3.012 3.881 4.747 5.045 5.080 Tỷ lệbồi thường % 60 57 49 48 43 Nộp NSNN Tr.đồng 206 317 635 642 717 Tổng số CBCV Người 13 14 16 18 20 Tiền lươngb.quân Tr.đồng 1.4 1.5 1.8 1.9 2.0 (Nguồn: Phòng kế toán) Từ các chỉ tiêu thống kê được trong bảng trên cho thấy: Tình hình kinh doanh của Công ty rất khả quan: Thứ nhất: Nếu như doanh thu năm 2002 mới chỉ đạt 5.120 triệu đồng thì đến năm 2006 doanh thu đã tăng lên tới 11.815 triệu đồng (gấp hơn 2 lần) và doanh thu đều tăng lên qua các năm. Tốc độ phát triển doanh thu từ năm 2002 đến năm 2004 đều tăng lên tuy nhiên đến năm 2005 lại giảm xuống và lại tiếp tục tăng lên ở năm 2006. Sở dĩ tốc độ phất triển doanh thu tăng lên từ năm 2002 đến năm 2004 là do Công ty lúc này đã thành lập được 6 năm do đó đã có sự trưởng thành hơn, hơn nữa lúc này trên thị trường bảo hiểm Vĩnh Phúc thì Bảo Việt Vĩnh Phúc vấn nắm vị trí đốc quyền. Nhưng đến năm 2005 do sự tràn vào của một số công ty bảo hiểm khác nên Bảo Việt Vĩnh Phúc đã mất đ vị trí độc quyền và do có sự cạnh tranh nên thị phần của Công ty đã giảm kéo theo tốc độ phát triển doanh thu của Công ty cũng giảm theo và lúc này Công ty hơI mất thăng bằng. Tuy nhiên đến năm 2006 Công ty đã đổi mới phương pháp quản lý, phương pháp kinh doanh. do đố giúp Công ty lấy lại thăng bằng, việc kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn kéo theo đó là tốc độ phát triển doanh thu cũng tăng lên. Thứ hai: Tỷ lệ bồi thường giảm qua các năm , nếu như năm 2003 là 57% thì đến năm 2006 chỉ còn lại là 43%, điều này cho thấy công ty đã làm tốt công tác đề phòng hạn chế tổn thất và như vậy đã góp phần làm tăng lợi nhuận của công ty. Thứ ba: Ngân sách mà công ty đóng góp cho Nhà nước cũng ngày càng tăng lên điều này cho thấy tầm quan trọng của Công ty đối với kinh tế đất nước và đối với xã hội. Thứ tư: Tiền lương bình quân của Cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng tăng lên thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với đời sống của cán bộ công nhân viên là không ngừng nâng cao và cải thiện đời sống cho họ và điều này cũng chứng tỏ sự phát triển ngày càng cao của Công ty bảo hiểm Vĩnh Phúc. Trải qua gần 10 năm xây dựng và phát triển, với sự lãnh đạo, quản lý năng động, sáng tạo của lãnh đạo Công ty, với sự đoàn kết nhất trí và quyết tâm cao của toàn thể Cán bộ công nhân viên, Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch đặt ra, nâng cao đời sống cho Cán bộ công nhân viên và tạo nguồn thu không nhỏ cho ngân sách Nhà nước. Với kết quả đã đạt được và với năng lực sẵn có Bảo Việt Vĩnh Phúc đang và sẽ phát triển một cách ổn định và đứng vững trên thị trường . Thực trạng công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006) 2.2.1. Thực trạng công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc. Bảo Việt Vĩnh Phúc tiến hành phân loại Đại lý bảo hiểm thành bốn loại là đại lý cá nhân hoạt động chuyên nghiệp (đại lý chuyên nghiệp), đại lý cá nhân hoạt động bán chuyên nghiệp (đại lý bán chuyên nghiệp), đại lý tổ chức và đại lý nhân thọ. Trong đó: _ Đại lý cá nhân hoạt động chuyên nghiệp:( Đại lý chuyên nghiệp) là những đối tượng khi giao kết hợp đồng đại lý bảo hiểm cam kết sử dụng toàn bộ thời gian để tiến hành các công việc đã giao kết theo hợp đồng và coi hoạt động đại lý bảo hiểm là nghề chính và thu nhập chính của bản thân. _ Đại lý cá nhân hoạt động bán chuyên nghiệp: (Đại lý bán chuyên nghiệp) là những đối tượng khi giao kết hợp đồng đại lý bảo hiểm cam kết sử dụng một phần thời gian để tiến hành các công việc đã giao kết trong hợp đồng, coi hoạt động đại lý bảo hiểm là nghề phụ làm tăng thêm thu nhập cho bản thân _ Đại lý tổ chức: Là tổ chức được thành lập, hoạt động hợp pháp đã đăng ký kinh doanh hành nghề đại lý bảo hiểm theo quy định của Pháp luật và ký hợp đồng đại lý bảo hiểm. _ Đại lý nhân thọ: Là những người làm đại lý cho bảo hiểm nhân thọ trước và sau đó tham gia ký hợp đồng đại lý bảo hiểm phi nhân thọ để vừa khai thác bảo hiểm nhân thọ và khai thác thêm bảo hiểm phi nhân thọ. Công tác quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm của Bảo Việt Vĩnh Phúc được giao cho phòng Quản lý đại lý đảm nhiệm và phòng có chức năng tổ chức mạng lưới, theo dõi và quản lý hoạt động của các đại lý trong toàn công ty. Do đó, các cán bộ của phòng sẽ là những người trực tiếp đảm nhiệm các công việc từ việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý, điều hành hoạt động mạng lưới đại lý cho đến việc kiểm tra và đánh giá hoạt động của mạng lưới đại lý. 2.2.1.1. Công tác lập kế hoạch quản ._., nổ 10% 5% 12% 3% 3% 3% 3% Các phòng ban của Bảo Việt Vĩnh phúc được chủ động sử dụng hoa hồng bảo hiểm cho các nội dung chi phí sau: -Chi trả trực tiếp cho đại lý bảo hiểm sau khi những tổ chức, cá nhân này mang lại dịch vụ cho Bảo Việt Vĩnh Phúc nhằm bù đắp các khoản chi phí khai thác ban đầu (là chi phí tìm hiểu, thuyết phục và giới thiệu về Bảo Việt Vĩnh Phúc, các nghiệp vụ bảo hiểm của Bảo Việt Vĩnh Phúc với khách hàng), các khoản chi phí thu phí bảo hiểm và khoản chi phí theo dõi hợp đồng và thuyết phục khách hàng duy trì hợp đồng bảo hiểm. Chi hoa hồng để phục vụ cho việc QLĐL bao gồm: chi cho người quản lý đại lý không phải là nhân viên của doanh nghiệp, chi khuyến khích đại lý khai thác vượt mức về doanh thu, về số lượng hợp đồng bảo hiểm, đảm bảo tỷ lệ duy trì hợp đồng bảo hiểm cao, chi phí để thực hiện một số chính sách phúc lợi và tạo điều kiện ổn định thu nhập cho ĐLBH. Nhờ làm tốt công tác chi trả hoa hồng nên Bảo Việt Vĩnh Phúc đã luôn khuyến khích được tinh thần làm việc của đại lý khi mà doanh thu khai thác bảo hiểm của các đại lý liên tục tăng, kỹ năng khai thác cũng như trình độ chuyên môn được cải thiện rõ nét, góp phần quan trọng vào việc thực hiện mục tiêu tăng trưởng doanh thu của Bảo Việt Vĩnh Phú Bảng 2.9: Tình hình chi hoa hồng đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn 2002-2006 (Đơn vị tính: tỷ đồng) Chỉ tiêu 2002 2003 2004 2005 2006 Chi hoa hồng bảo hiểm gốc (tỷ đồng) 0,230 0.320 0.523 0.599 0.579 Thu phí bảo hiểm gốc (tỷ đồng) 5,120 6,809 9,688 10,512 11,815 Tỷ lệ chi hoa hồng bảo hiểm gốc/Thu phí bảo hiểm gốc (%) 4,5 4,7 5,4 5,7 4,9 (Nguồn: Phòng quản lý đại lý) Nhìn vào bảng trên, có thể thấy rằng tổng số tiền chi hoa hồng bảo hiểm gốc của Bảo Việt Vĩnh Phúc cho các đại lý tăng lên qua các năm, có thể do số lượng đại lý và thu phí bảo hiểm gốc cũng tăng lên. Nếu như năm 2002, công ty chỉ phải chi hoa hồng là 0.23 tỷ đồng thì đến năm 2006 số tiền phải chi hoa hồng đã là 0.579 tỷ đồng, gấp 2.51 lần. Điều này chứng tỏ, mạng lưới ĐLBH của Bảo Việt Vĩnh Phúc đã hoạt động rất có hiệu quả và quan trọng là kỹ năng khai thác của đại lý ngày càng được nâng cao. 2.2.2. Đánh giá hiệu quả công tác quản lý mạng lưới đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006) Để đánh giá được hiệu quả của công tác quản lý đại lý thì trước hết phải thể hiện ở việc đánh giá kết quả hoạt động của đại lý. Bởi lẽ kết quả hoạt động của đại lý là hệ qủa của công tác quản lý đại lý ở mỗi doanh nghiệp bảo hiểm. Đánh giá kết quả hoạt động của đại lý bảo hiểm thể hiện ở việc đánh giá hiệu quả khai thác của đại lý. Việc đánh giá này là rất quan trọng có ý nghĩ quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác quản lý đại lý. Kết quả khai thác của đại lý được đánh giá thông qua chỉ tiêu doanh thu phí bảo hiểm còn hiệu quả hoạt động của đại lý được đánh giá thông qua chỉ tiêu tỷ lệ chi bồi thường/doanh thu khai thác được. Một đại lý đạt hiệu quả hoạt động cao phải là đại lý có số lượng hợp đồng khai thác lớn, doanh thu phí bảo hiểm cao và tỷ lệ duy trì hợp đồng cao. Bảng 2.10. Kết quả và hiệu quả hoạt động của đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn ( 2002-2006)) Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu phí khai thác (Tỷđồng) 2,563 3,265 4,753 4,925 5,867 Chi bồi thường(Tỷ đồng) 1,156 1,324 2,241 2,346 2,740 Tốcđộ tăng (giảm) liên hoàn doanhthu phí bảo hiểm (%) - 27,38 45,57 3,61 19,12 Chi quản lý đại lý( tỷ đồng) 0,186 0,197 0,248 0,293 0,292 Tỷ lệ chi bồi thường /doanh thu phí bảo hiểm (%) 45,1 40,55 47,14 47,63 46.70 ( Nguồn: Phòng quản lý đại lý) Nhìn vào bảng số liệu, có thể thấy rằng trong giai đoạn này tình hình khai thác của các đại lý đạt kết quả tốt. Doanh thu phí bảo hiểm đều tăng lên qua các năm, từ năm 2002 đến năm 2006. Đặc biệt là năm 2006, doanh thu khai thác của đại lý đã đạt đến gần 6 tỷ khi mà ban đầu năm 2002, doanh thu chỉ đạt 2,563 tỷ đồng. Năm 2004 tăng nhanh nhất đạt 4,753 tỷ tương ứng tăng45,57% so với năm 2003, năm 2005 tăng ít nhất chỉ đạt 4,925 tỷ đồng tương ứng chỉ tăng có 3,61% so với năm 2004. Đồng thời, nhìn vào tỷ lệ chi bồi thường bảo hiểm /doanh thu phí bảo hiểm ta thấy rằng tỷ lệ này không cao lắm, đều chỉ chiếm chưa đến một nửa doanh thu phí bảo hiểm . Điều này càng khẳng định rằng công ty đã đạt được một kết quả kinh doanh khá lạc quan khi mà mức chi bồi thường bảo hiểm chiếm một tỷ trọng không lớn trong tổng doanh thu phí bảo hiểm khai thác được. Bảng 2.6. Hiệu quả công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006) Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu đại lý(tỷđồng) 2,563 3,265 4,753 4,925 5,867 Chi quản lý đại lý( tỷ đồng) 0,186 0,197 0,248 0,293 0,292 Số đại lý được cấp thẻ 23 38 52 76 91 Doanh thu/ chi quản lý (lần) 13,78 16,52 19,16 16,80 20,10 Tỷ lệ đại lý được cấpthẻ/Chi phí quản lý đại lý (tr. đồng) 8.087 5.184 4.769 3.855 3.208 ( Nguồn: Phòng kế toán) Để đánh giá hiệu quả quản lý đại lý ta cũng có thể sử dụng chỉ tiêu: tỷ lệ doanh thu đại lý khai thác/ chi quản lý đại lý và Tỷ lệ đại lý được cấp thẻ /Chi phí quản lý đại lý. Chỉ tiêu này cho biết một đồng chi phí mà Công ty bỏ ra chi cho công tác quản lý đại lý thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Từ bảng trên ta thấy nếu như năm 2002 một đồng chi phí bỏ ra chi cho công tác quản lý đại lý thu được 13,78 đồng doanh thu thì đến năm 2003 tăng lên là 16,52 đồng doanh thu và tiếp tục tăng lên ở năm 2004 với 19,16 đồng doanh thu và đạt mức cao nhất là ở năm 2006 với một đồng chi phí bỏ ra đã thu vể 20,10 đồng doanh thu. Con số này không phải là nhỏ đối với một chi nhánh mới thành lập được hơn 10 năm như Bảo Việt Vĩnh Phúc. Và con số trên cũng cho thấy công tác quản lý đại lý của Công ty đã đạt được những hiệu quả tốt và đang dần được hoàn thiện. Cũng nhìn vào tỷ lệ giữa số lượng đại lý được cấp thẻ/ chi phí quản lý đại lý ngày càng giảm qua các năm cho thấy để quản lý được một đại lý được cấp thẻ thì chi phí bỏ ra của Công ty cho công tác này càng ít đi, điều đó cũng đồng nghĩa với việc công tác quản lý đại lý của Công ty ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. Sở dĩ Bảo Việt Vĩnh Phúc có được kết quả như trên là do công ty đã đánh giá được rất kỹ tình hình kinh tế-chính trị-xã hội của từng khu vực mà từ đó có phương án tuyển dụng linh hoạt và hiệu quả. Việc tuyển dụng trước tiên nhằm mục đích tuyển chọn những đại lý thực sự có nhu cầu làm việc, có tư tưởng yên tâm gắn bó với nghề ĐLBH. Công ty đã áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng như thông qua các kênh thông tin xã hội, hoặc thông báo tới cơ quan, ban, ngành. Đặc biệt giao cho cán bộ công ty và những phòng dịch vụ khách hàng cần tuyển đại lý để cùng phát hiện, tìm kiếm những đại lý thực sự có năng lực cho công ty. Như vậy, qua hai bảng số liệu trên có thể khẳng định một điều rằng các đại lý của Bảo Việt Vĩnh phúc hoạt động ngày càng có hiệu quả, doanh thu phí bảo hiểm ngày càng tăng, đóng góp một phần rất lớn vào doanh thu chung của công ty. Để có được kết quả trên có thể nói rằng đó là do sự năng động của các đại lý trong hoạt động khai thác bảo hiểm, nhiệt tình tiếp thị, quảng cáo và sự tận tình trong công tác dịch vụ khách hàng. Đồng thời, công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc ngày càng được kiện toàn về mọi mặt thể hiện ở công tác tuyển dụng, đào tạo của Công ty ngày càng được hoàn thiện hơn không những về số lượng mà còn về cả chất lượng, nội dung và chương trình đào tạo phù hợp. Bên cạnh đó, công tác tổ chức và phân bố mạng lưới đại lý khá đồng đều, hợp lý về số lượng lẫn chuyên môn của các đại lý. Và một yếu tố nữa cũng hết sức quan trọng làm nên thành công của Công ty mà chúng ta cần đánh giá đó là giải pháp và sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty đối với công tác đại lý như sau: _Tăng cường các biện pháp tuyên truyền quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. _ Xin phép Sở thương mại Vĩnh Phúc trong việc bốc thăm trúng thưởng cho các khách hàng tham gia bảo hiểm của Bảo Việt tăng tính hấp dẫn của sản phẩm. _ Phối hợp với các lực lượng công an giao thông trong việc khai thác bảo hiểm xe máy, kết hợp tốt giữa việc kiểm tra an toàn giao thông với việc chào bán bảo hiểm xe máy. _ Cung cấp cho đại lý các biển báo bán bảo hiểm, giao cho đại lý chủ động mở các điểm bán bảo hiểm lưu động. _ Sử dụng hiệu quả đội ngũ đại lý chân rết như: Chủ các cửa hàng bán mô tô- xe máy, các đại lý bưu điện, cửa hàng sửa chữa xe máy, các cây xăng… Ngoài các chính sách hỗ trợ khai thác nêu trên Công ty còn có những chính sách hỗ trợ thu nhập cho đại lý như: _ Chi trả tối đa tỷ lệ hoa hồng theo quy định, sử dụng nguồn chi phí quản lý 4% hỗ trợ công tác phát triển đại lý, sử dụng chi phí hỗ trợ khai thác nghiệp vụ 13% đối với bảo hiểm xe máy, 7% đối với bảo hiểm xe ô tô. _ Đã phát động các phong trào thi đua ngắn hạn, chỉ tiêu và phần thưởng tương đối phù hợp với điểu kiện thực tế. Trong khi sự cạnh tranh trên thị trường bảo hiểm ngày càng khốc liệt, kết quả trên đã chứng tỏ rằng khả năng khai thác của các đại lý ngày một được nâng cao và công tác quản lý mạng lưới đại lý của Công ty cũng ngày càng đạt hiệu quả cao làm cho uy tín cũng như khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường bảo hiểm dần được cải thiện, tạo điều kiện cho Công ty nâng cao được thị phần của mình và từ đó có thể đứng vững được trên thị trường. Bên cạnh những mặt tốt đạt được, hiện nay công tác quản lý mạng lưới đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc đang bộc lộ một số điểm yếu kém ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả hoạt động của Công ty. Do Công ty chỉ có một cán bộ quản lý đại lý trong khi số lượng đại lý ngày càng tănglên, nên đã gây ra tình trạng quá tải trong công việc của cán bộ quản lý đại lý. Cùng một lúc phải xử lý quá nhiều công việc mà thời gian lại bị hạn chế nên trong quá trình quản lý của mình, cán bộ quản lý không thể tránh khỏi những thiếu sót. Hiện tượng một số đại lý không thực hiện việc báo cáo theo định kỳ về doanh thu với cán bộ quản lý đại lý của công ty nên đã gây ra khó khăn cho cán bộ quản lý trong việc thống kê số liệu báo cáo, làm cho cán bộ quản lý đại lý không thể giải quyết kịp thời các vấn đề khó khăn nhằm đảm bảo lợi ích về vật chất và tinh thần cho đại lý. Hơn nữa mô hình quản lý chưa chuyên sâu, chưa thành lập tổ đại lý nên chưa phát huy vai trò của quản lý của đội ngũ tổ trưởng. Chưa có quy định về chế độ sinh hoạt của đại lý. Mặc dù có những thuận lợi trọng việc phối hợp với Bảo Việt Nhân thọ trong việc sử dụng đại lý khai thác chéo bảo hiểm, nhưng doanh thu do lực lượng đại lý nhân thọ khai thác phi nhân thọ đạt rất thấp. Kết quả yếu kém này xuất phát từ khâu quản lý đại lý nhân thọ khai thác phi nhân thọ chưa chặt chẽ, bên cạnh đó đã xuất hiện một số đại lý nhân thọ bán bảo hiểm xe máy cho các đối thủ cạnh tranh ngoài Bảo Việt. Đại lý bảo hiểm bán chuyên nghiệp của Bảo Việt Vĩnh Phúc phần lớn là những đại lý được hình thành tự phát theo yêu cầu của thực tiễn kinh doanh. Đại lý bảo hiểm này nằm ở các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khách hàng cung cấp dịch vụ bảo hiểm và số lượng dịch vụ khai thác qua kênh đại lý này rất lớn. Tuy nhiên, các đại lý này thường không tinh thông nghiệp vụ, hoạt động đại lý không mang tính chất ngành nghề mà nặng tính chất dịch vụ, do vậy hầu hết các dịch vụ lớn đều có sự tham gia trực tiếp của cán bộ bảo hiểm, dẫn đến chi phí khai thác khá cao. Công ty cũng chưa tiến hành rà soát và cấp chứng chỉ cho đại lý bán chuyên nghiệp. Trong khi đó, đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp của công ty mặc dù được đào tạo bài bản, có thể bán một số sản phẩm bảo hiểm và được quản lý tương đối chặt chẽ nhưng doanh thu cũng như thu nhập của các đại lý này thường thấp và chỉ có số lượng rất ít thực sự tìm kiếm dịch vụ và coi đại lý là nghề để có thu nhập thường xuyên. Ngoài ra, công tác đào tạo của Bảo Việt Vĩnh Phúc còn gặp nhiều khó khăn. Do thời gian đào tạo đại lý của công ty còn ngắn nên người đại không thể hệ thống hoá được kiến thức, đặc biệt là các sản phẩm nên thường chỉ tập trung tư vấn và bán một số sản phẩm nhất định. Bên cạnh đó, đội ngũ làm công tác đào tạo chưa thực sự có kinh nghiệm, khả năng sư phạm chưa cao và hầu như cũng mới chỉ đào tạo những gì mình có, chưa thực sự đáp ứng được những mong đợi của người đại lý. Với một số lượng đại lý tương đối lớn nhưng nhìn chung khả năng khai thác thực sự chưa hiệu quả, có nhiều đại lý ký hợp đồng mà hầu như không có doanh thu. Mặc dù, công ty đã tiến hành nhiều biện pháp cần thiết như đa dạng hoá các hình thức tuyển dụng, tăng cường động viên, kích thích bằng vật chất… song một bộ phận những đại lý được tuyển mới vẫn thiếu về số lượng và chất lượng chưa cao, chẳng hạn nhiều người trình độ học vấn chưa cao, chưa có kinh nghiệm sống, ít giao tiếp, ngại va chạm...Hơn nữa, một số đại lý của công ty chưa có tính chuyên nghiệp cao, không chỉ ở kiến thức chuyên môn mà còn ở thái độ làm việc như không tuân thủ thời gian làm việc hay thái độ phục vụ khách hàng của đại lý chưa tốt chẳng hạn không thông báo kịp thời những thay đổi về thị trường, thay đổi về phí...tới khách hàng. Còn một vấn đề nữa là công tác quản lý rủi ro của công ty được thực hiện chưa tốt, dễ dẫn đến hiện tượng trục lợi về bảo hiểm và công ty cũng chưa xử lý nghiêm minh các trường hợp vi phạm nội qui hoạt động. Những hạn chế, yếu kém trong công tác quản lý mạng lưới đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc nêu trên có thể do nhiều nguyên nhân trong đó có cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan nhưng có thể tập trung lại là một số nguyên nhân cơ bản sau: Thứ nhất, mô hình tổ chức quản lý đại lý của công ty chưa sâu, chưa thành lập tổ đại lý nên chưa phát huy vai trò quản lý của đội ngũ tổ trưởng nên hoạt động của đại lý ở huyện còn manh mún. Trong quá trình hoạt động, vì chỉ có một cán bộ quản lý đại lý nên nhiều khi họ không quản lý bao trùm hết công việc, ít có biện pháp hỗ trợ đại lý trong khâu khai thác, mở rộng địa bàn hay cung cấp thông tin, tuyên truyền quảng cáo...mà do đại lý tự thân vận động là chính. Thứ hai, Công ty chưa thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của đại lý do đó vẫn tồn tại những trường hợp đại lý vi phạm qui định nhưng chưa được nhắc nhở, xử lý kịp thời. Thứ ba, một số đại lý chỉ tham gia theo phong trào, chưa xác định đúng đắn nghề nghiệp, do đó có những đại lý sau một thời gian không làm được phải bỏ nghề, làm ảnh hưởng đến chất lượng khai thác chung của công ty. Thứ tư, đại lý chưa chấp hành tốt các nội quy của Công ty. Công tác giáo dục đạo đức nghề nghiệp cho đại lý chưa chú trọng ngay từ lúc học nghề cho đến khi làm đại lý chính thức. Trong tình hình kinh tế hiện nay, không riêng gì Bảo Việt Vĩnh Phúc mà các công ty bảo hiểm nói chung đều phải đối mặt với nhiều khó khăn để có thể tồn tại và phát triển.. Nó đặt công ty trước những thách thức mới, đòi hỏi công ty sớm có những biện pháp tháo gỡ hiệu quả. Để giải quyết triệt để các hạn chế nêu trên đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, công sức tìm tòi suy nghĩ, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban cũng như sự nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Để Công ty có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường thì đòi hỏi những mặt còn tồn tại vướng mắc phải được giải quyết thoả đáng. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc. Trên cơ sở một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nêu trên khiến cho công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc còn nhiều hạn chế, tiếp theo một số giải pháp, kiến nghị sẽ được trình bày nhằm hoàn thiện cũng như nâng cao chất lượng công tác quản lý mạng lưới đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc. 3.1. Phương hướng thực hiện công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc trong năm 2007 _ Kiện toàn lại hệ thống quản lý đại lý: ký cam kết hoạt động đại lý, hoàn chỉnh tất cả hồ sơ đại lý chuyên nghiệp, cấp chứng chỉ cho đại lý bán chuyên nghiệp. _ Tiến hành rà soát lại lực lượng đại lý tham gia khai thác sản phẩm, nâng cao hiệu quả khai thác, chấm dứt tình trạng một đại lý ký hợp đồng chuyên nghiệp hoặc làm trưởng ban, trưởng nhóm, tổ trưởng ở cả 2 nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ. _ Củng cố bộ máy quản lý đại lý: Xây dựng tổ đại lý, bổ nhiệm tổ trưởng tổ đại lý, xây dựng quy chế quản lý đại lý. _ Tiến hành công tác tại các huyện để phân tích đánh giá thị trường để có kế hoạch tuyển dụng đại lý. _ Đánh giá tổng kết công tác kiện toàn hệ thống đại lý để có phương hướng kinh doanh trong các năm tiếp theo. 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc 3.2.1. Một số giải pháp chung đối với Công ty. _ Nhằm ổn định và phát triển công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc, đề nghị Công ty tiến hành củng cố và kiện toàn hệ thống đại lý, nâng cao vai trò trong công tác quản lý đại lý từ cấp công ty đến cơ sở thông qua hệ thống tổ trưởng, cán bộ quản lý đại lý. _ Rà soát lại toàn bộ hệ thống đại lý hiện có để có giải pháp sử dụng hiệu quả, cấp chứng chỉ cho lực lượng đại lý bán chuyên nghiệp, tiến hành ký hợp đồng đại lý chuyên nghiệp (hoặc có thể ký bổ sung phụ lục hợp đồng). Thu thập các giấy tờ liên quan đến đại lý chuyên nghiệp để tiến hành hoàn thiện hồ sơ đại lý, công tác lưu trữ hồ sơ đại lý cần tiến hành một cách khoa học, các đại lý đã được thanh lý cần lưu riêng một file. _ Cần hoàn thiện các văn bản quy định về công tác quản lý đại lý như: quy chế quản lý đại lý, chế độ sinh hoạt đại lý, quy trình quản lý hoá đơn, ấn chỉ, chức năng, nhiệm vụ của tổ trưởng tổ đại lý. _ Bên cạnh việc củng cố hoàn thiện hệ thống cần tiến hành giao kế hoạch doanh thu đại lý. Tiến hành tổng kết đánh giá công tác đại lý qua các năm. _ Hàng năm xây dựng phương án triển khai có mục tiêu và giải pháp cụ thể. Phương án triển khai phải đề cập đến mọi vấn đề từ khâu tuyển dụng đào tạo, tổ chức mô hình đến các chế độ quản lý nghiệp vụ, quyền lợi, sinh hoạt, thi đua, khen thưởng… _ Phối hợp cùng với Bảo Việt Nhân thọ Vĩnh Phúc trong việc quản lý lực lượng đại lý nhân thọ khai thác bảo hiểm phi nhân thọ, nâng cao hiệu quả khai thác từ đội ngũ này. 3.2.2. Một số giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý đại lý. 3.2.2.1.Nâng cao hơn nữa vai trò của cán bộ quản lý: Bảo Việt Vĩnh Phúc nên phát huy hơn nữa vai trò cán bộ quản lý đại lý vì đây là lực lượng nòng cốt, chủ yếu quản lý hoạt động của mạng lưới đại lý trong công ty. Cán bộ quản lý có làm tốt nhiệm vụ của mình thì khi đó mạng lưới đại lý của công ty hoạt động mới hiệu quả, góp phần vào thành công của công ty. Cán bộ quản lý đại lý của Công ty phải thường xuyên lập kế hoạch phát triển đại lý, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện kế hoạch liên quan đến công tác quản lý đại lý, kiện toàn phát triển hệ thống đại lý… Cán bộ quản lý đại lý phải làm đầu mối tổ chức đào tạo, đào tạo lại đại lý. Cán bộ quản lý đại lý phải tiến hành giám sát chặt chẽ hơn mọi hoạt động của đại lý, liên hệ thường xuyên với đại lý hơn, tập trung đôn đốc đại lý thu phí bảo hiểm nhằm tránh tình trạng đại lý cấp sai hợp đồng bảo hiểm và đặc biệt là tình trạng trục lợi của đại lý. Trong trường hợp đại lý vi phạm, các cán bộ quản lý phải lập biên bản tường trình có xác nhận của đại lý, sau đó báo cáo lên ban lãnh đạo của công ty để có thể xử lý kịp thời và rút kinh nghiệm cho các đại lý khác. Cán bộ quản lý đại lý phải tham mưu cho lãnh đạo công ty ban hành các chính sách liên quan đế công tác quản lý đại lý. Ra các văn bản tổ chức chỉ đạo sát sao, đúng với tình hình kinh doanh của công ty tại từng khu vực ở từng thời điểm, tạo được các chế độ chính sách phù hợp có tác dụng kích thích đại lý gắn bó với công việc, với chất lượng và hiệu quả cao. Các chế độ chính sách đối với đại lý phải thường xuyên được bổ sung, hoàn chỉnh theo hướng có lợi cho đại lý, các chính sách thi đua khen thưởng rõ ràng theo từng quý , 6 tháng hay cả năm đều có sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm và báo cáo lên ban lãnh đạo để có những biện pháp động viên khen thưởng đại lý kịp thời, tạo khí thế thi đua sôi nổi để phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Đồng thời, cán bộ quản lý đại lý cũng nên trợ giúp các phòng nghiệp vụ và phòng khu vực tìm kiếm thị trường tiềm năng, tạo môi trường thuận lợi cho đại lý tiếp cận khách hàng để tuyên truyền, giải thích và chào bán SPBH. Và bên cạnh việc cán bộ quản lý đại lý tiến hành xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch doanh thu hợp lý thì họ cần phải cùng với đại lý tìm kiếm các giải pháp khai thác hữu hiệu để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch được giao. Bên cạnh đó, cán bộ quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc thường xuyên tổ chức các buổi sinh hoạt đại lý để các đại lý có điều kiện gặp gỡ, tiếp xúc học hỏi và trao đổi kinh nghiêm với nhau. Giúp họ củng cố thêm các kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, từ đó tạo động lực để họ phục vụ Công ty ngày càng tốt hơn. 3.2.2.2. Phát triển hệ thống đại lý có tính chuyên nghiệp. Việc phát triển mạng lưới đại lý nói chung và hệ thống đại lý có tính chuyên nghiệp nói riêng là nhiệm vụ trọng tâm của Bảo Việt Việt Nam nói chung và Bảo Việt Vĩnh phúc nói riêng. Trước hết chúng ta phải khẳng định rằng việc xây dựng hệ thống đại lý chuyên nghiệp là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện mục tiêu kiện toàn hệ thống đại lý và mục tiêu tái tục bảo hiểm ô tô, xe máy. Nguồn nhân lực đại lý là một trong những “tài sản” quý của Công ty. Bảo Việt Vĩnh Phúc phải hình thành được một đội ngũ đại lý chuyên nghiệp được đào tạo có bài bản, tổ chức quản lý chặt chẽ, trực tiếp đi vào tìm kiếm và đáp ứng các nhu cầu bảo hiểm thực sự tiềm năng đó là khu vực dân cư, cá thể. Các đại lý phải coi công việc là một nghề chính tạo ra thu nhập. Đây sẽ là một hướng đi cơ bản, đúng đắn. Một hệ thống đại lý chuyên nghiệp có đủ khả năng tiếp cận và khai thác tốt tới mọi tầng lớp dân cư sẽ góp phần quan trọng vào việc hoàn thành chỉ tiêu tăng trưởng của toàn công ty. Để phát triển hơn nữa hệ thống đại lý chuyên nghiệp , côgn ty có thể thực hiệ một số giải pháp sau: Thứ nhất: Công ty nên tiếp tục thực hiện chính sách tập trung đầu tư chi phí hỗ trợ phát triển đại lý. Thứ hai: Công ty phải tăng cường công tác quản lý đại lý: _Công ty phải ban hành văn bản cụ thể hoá các chủ trương chính sách quy định của Bảo Việt Việt Nam về công tác đại lý cho phù hợp với hoàn cảnh của từng địa bàn. _ Đại lý phải được tổ chức thành từng tổ, lấy tổ đại lý làm nền tảng để tăng cường công tác quản lý, sinh hoạt, giám sát hoạt động của đại lý. Quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của Tổ trưởng. Gắn phụ cấp tổ trưởng với doanh thu và kết quả công việc của cả tổ. _ Tăng cường công tác quản lý nghiệp vụ, quản lý rủi ro, quản lý ấn chỉ, công tác thanh quyết toán phí bảo hiểm. Hạn chế tới mức thấp nhất các hiện tượng trục lợi, vi phạm các quy định của đại lý,ấn chỉ, hoá đơn thu phí, phí bảo hiểm phải được quản lý theo đúng các quy định hiện hành: phải mở sổ theo dõi, cập nhật thường xuyên, phải duy trì việc quyết toán ấn chỉ và phí bảo hiểm ngay trong ngày, trường hợp đặc biệt không quyết toán kịp trong ngày phải yêu cầu đại lý báo về Công ty để vào sổ theo dõi nội dung ấn chỉ đã cấp, số phí bảo hiểm đã thu và phải quyết toán vào ngày làm việc tiếp theo. Thứ ba : Công ty phải tăng cường công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý: _ Tiếp tục đào tạo và đào tạo lại đội ngũ tiểu giáo viên của Công ty, có biện pháp quản lý và thường xuyên đào tạo nâng cao cho đội ngũ này vì đây chính là đối tượng quyết định rất lớn đến chất lượng đào tạo đại lý. _ Chỉ sử dụng các cán bộ đã được đào tạo để làm giảng viên đào tạo đại lý. Tất cả đại lý phải được đào tạo theo chương trình đào tạo cơ bản: Đại lý cấp 1 với nội dung chương trình và thời gian đào tạo đã được trung tâm Đào tạo ban hành. Chấm dứt tình trạng sử dụng các đại lý không qua đào tạo. _ Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác tuyển dụng, chú ý lựa chọn từ sơ tuyển những đối tượng thực sự có khả năng và tâm huyết. Kiên quyết loại bỏ những ứng cử viên không có khả năng để tiết kiệm chi phí tuyển dụng đào tạo nhằm làm giảm tỷ lệ đại lý bỏ việc, xoá bỏ tâm lý không tốt của người lao động với nghề đại lý. 3.2.2.3. Tăng cường biện pháp kiểm tra, giám sát hoạt động của đại lý. Trong công tác quản lý đại lý thể nói rằng kiểm tra, giám sát hoạt động của đại lý là một công việc vô cùng quan trọng, là một nhân tố quyết định đến sự thành công trong hoạt động của đại lý. Vì vậy, Bảo Việt Vĩnh Phúc nên tăng cường nhiều hơn nữa các biện pháp kiểm tra quá trình hoạt động của đại lý. Cán bộ quản lý đại lý khi tiến hành kiểm tra, giám sát sẽ phát hiện kịp thời những sai lệch, vi phạm của đại lý trong quá trình hoạt động và có những hình thức xử phạt tuỳ theo mức độ vi phạm. Và từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho các đại lý tránh những vi phạm về sau. Ngoài ra việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của đại lý sẽ giúp Công ty tránh được tình trạng trục lợi của đại lý cũng như tình trạng đại lý cấu kết với khách hàng lừa đảo lấy tiền bảo hiểm. Công tác kiểm tra, giám sát phải được công ty tiến hành thường xuyên, có thể là những cuộc kiểm tra định kỳ nhưng cũng có thể là những cuộc kiểm tra đột xuất. Và Công ty nên áp dụng biện pháp kiểm tra đột xuất nhiều hơn để tránh tình trạng do các đại lý biết sắp có cuộc kiểm tra thì sẽ có thể làm sai số liệu, khai báo không đúng thực tế. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cần coi trọng công tác này, việc kiểm tra nên tiến hành một cách chi tiết trên từng chỉ tiêu đạt được của các đại lý. 3.2.2.4. Tạo động lực cho đại lý hoạt động có hiệu quả. Một biện pháp nữa để nâng cao hiệu quả hoạt động của đại lý cũng như nâng cao hiệu quả của công tác đại lý đó là Bảo Việt Vĩnh Phúc cần tạo thêm nhiều động lực cho đại lý hoạt động thật hiệu quả. Công ty nên tạo cho đại lý một môi trường làm việc thoải mái như là ‘nhà” của mình vậy. Có như vậy đại lý mới có được sự tin yêu từ đó hăng say làm việc và cống hiến hết mình cho Công ty. Bảo Việt Vĩnh Phúc nên tăng cường hơn nữa công tác động viên, khen thưởng các đại lý giỏi để đảm bảo doanh thu phí cao ở những năm tiếp theo. Đồng thời, ngoài phần hoa hồng được chi trả theo đúng tỷ lệ qui định của công ty, tuỳ thuộc vào kết quả khai thác của đại lý mà công ty có thể hỗ trợ cho đại lý thêm các khoản chi hỗ trợ đại lý như: chi cho công tác tiếp thị, tuyên truyền quảng cáo…vv để có thể khuyến khích tinh thần làm việc của đại lý. Công ty nên tổ chức thường xuyên hơn nữa các cuộc thi đua hàng quý, 6 tháng và hàng năm với những giải thưởng hấp dẫn hơn nữa, qua đó tạo ra động lực cho đại lý hoạt động mang lại hiệu quả cao. Có tổ chức thi đua thì đại lý làm việc tốt hơn là vì ai cũng muốn chứng tỏ khả năng của mình, cũng muốn mình được khen thưởng. Bên cạnh đó vai trò của lãnh đạo Công ty cũng hết sức quan trọng. Lãnh đạo Công ty cần tác động đến tinh thần và hiệu suất làm việc của đại lý bằng cách tạo ra bầu không khí thuận lợi trong tổ chức, xây dựng kế hoạch phù hợp, sử dụng các biện pháp kích thích tích cực để cổ động tinh thần cho các đại lý. Mặc dù đại lý chỉ là những người ký hợp đồng với các doanh nghiệp bảo hiểm nhưng vai trò của họ đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng vì nếu thiếu họ thì doanh nghiệp bảo hiểm sẽ không đưa được sản phẩm của mình đến tay của khách hàng…vv, đo đó công việc kinh doanh của họ sẽ găp thất bại. Việc quản lý họ cũng không hề đơn giản. Thực tế đã cho thấy doanh nghiệp nào thực hiện tốt công tác quản lý đại lý thì doanh nghiệp đó sẽ thành công và đứng vững trên thị trường Kết luận Từ những vấn đề đã được đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu ở trên đã cho thấy được tầm quan trọng của mạng lưới đại lý cũng như vai trò của công tác quản lý mạng lưới đại lý này đối với sự thành công của Bảo Việt Vĩnh Phúc. Để có được một kết quả kinh doanh đáng khích lệ như trên, Bảo Việt Vĩnh Phúc đã có những cố gắng nhất định trong công tác quản lý mạng lưới đại lý. Bảo Việt Vĩnh Phúc đã sát cánh cùng với mạng lưới đại lý của mình làm việc một cách năng động, sáng tạo và thu được những kết quả cao. Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng Bảo Việt Vĩnh Phúc không thể tránh khỏi những khó khăn vướng mắc trong công tác quản lý mạng lưới đại lý của mình mà những khó khăn này không thể giải quyết trong một sớm, một chiều, nó đòi hỏi phải có thời gian để tìm ra được những giải pháp khắc phục tối ưu nhất, nhằm đem lại những kết quả tốt hơn nữa cho hoạt động kinh doanh của Bảo Việt Vĩnh Phúc. Cũng qua bài chuyên đề này, em mong rằng Bảo Việt Vĩnh Phúc cần sớm đưa ra được những phương án phù hợp giải quyết những khó khăn nêu trên. Ngoài ra Công ty nên đưa ra những chiến lược hoạt động tốt hơn nữa để ngày càng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý mạng lưới đại lý, góp phần vào thành công của Công ty đồng thời nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh, nâng cao thị phần của Công ty trên địa bàn Vĩnh Phúc nói riêng và nâng cao thị phần của Bảo Việt Việt Nam trên thị trường bảo hiểm Việt Nam. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Th.s Bùi Quỳnh Anh và anh Duy trưởng phòng phòng quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội ngày 28 tháng 04 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Hà Danh sách tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Quản trị kinh doanh bảo hiểm Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Định Nhà xuất bản Thống Kê - Hà Nội -2004 2. Giáo trình Bảo hiểm Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Định Nhà xuất bản Thống Kê - Hà Nội -2004 Giáo trình Quản lý đại lý bảo hiểm phi nhân thọ Trung tâm đào tạo Bảo Việt. 4. Giáo trình Đào tạo đại lý bảo hiểm phi nhân thọ Nhà xuất bản Tài chính - Hà Nội – 2004 5. Công ty Bảo Việt Vĩnh Phúc. _ Quyết định số 371/2005/ QĐ/TGĐ-BHVN về việc ban hành quy chế tổ chức và quản lý hoạt động đại lý bảo hiểm phi nhân thọ. _ Công văn số 379/ BVVN/QLĐLPNT2005 về việc công tác đại lý năm 2005 _ Công văn số 304/BV/HTSD ĐL-2006 về việc phối hợp sử dụng đại lý khai thác chéo trong hệ thống Bảo Việt 6. Luật kinh doanh bảo hiểm. Mục lục Trang Danh mục các chữ viết tắt BVVN: Bảo việt Việt Nam DNBH: Doanh nghiệp bảo hiểm ĐLBH: Đại lý bảo hiểm QLĐL: Quản lý đại lý Nhận xét của giảng viên hướng dẫn ._.