Giải pháp hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam

c đổi mới cơ chế hiện nay, cơ chế công nghiệp hoá đất nước nhất là trong điều kiện nền kinh tế mở. Cũng như những doanh nghiệp nhà nước khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Các đơn vị sản xuất công nghiệp nói chung và sản xuất hàng tiêu dùng nói riêng, các doanh nghiệp sản xuất trong nước hay các Công ty Liên doanh với nước ngoài đều trở thành đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh… Sau khi đã học tập, rèn luyện và làm quen với công tác chuyên môn tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cùng với quá trình tìm hiểu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, bản thân em đã nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của hoạt động quản trị nguyên vật liệu đầu vào. Bởi đây là một vấn đề mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng hết sức quan tâm vì: Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cấu thành lên thực thể của sản phẩm, nó quyết định đến chất lượng, mẫu mã, và giá thành...của sản phẩm. Hơn nữa quản trị nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của công ty. Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế nước ta đã có sự phát triển vượt bậc thì cũng mở ra cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao hiệu quả sản xuất, quản lý và việc sử dụng các nguồn lực sao cho hợp lý đặc biệt là vấn đề nguyên vật liệu. Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam với tính chất sản phẩm sản xuất ra là xe máy và động cơ xe gắn máy... đó là những sản phẩm có kết cấu phức tạp mang tính chất chế tạo máy. Xuất phát từ thực tế công việc được thực tập tại công ty, với những kiến thức đã được học tại nhà trường, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của Cô giáo: Th.S Nguyễn Thu Thuỷ và ban lãnh đạo, cùng toàn thể nhân viên phòng cung ứng vật tư, phòng kho vật tư, em đã mạnh dạn chọn đề tài "Giải pháp, hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu” tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề thực tập chuyên ngành của em gồm các nội dung sau: LỜI MỞ ĐẦU Phần I: Tổng quan về Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam Phần II: Thực trạng quản trị kho Nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam Phần III: Hoàn thiện quản trị kho Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam KẾT LUẬN Chuyên đề của em do được hoàn thành trong một thời gian ngắn với những kiến thức còn nhiều khiếm khuyết. Vì vậy, Chuyên đề này không thể tránh khỏi những vướng mắc và khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo và các thành viên trong phòng Cung ứng và phòng kho vật tư của công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 20 th áng 11 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Văn Phú PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN – VIỆT NAM 1 - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam. 1.1. Lịch sử hình thành. Tên đầy đủ : CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE M ÁY LIFAN VIỆT NAM Tên gọi tắt : Công ty LIFAN - VIỆT NAM Tên tiếng anh : LIFAN - VIET NAM Motor. Co. Ltd Địa chỉ : Xã Nghĩa Hiệp - huyện Yên Mỹ - tỉnh Hưng Yên Tiền thân của Công ty Lifan Việt Nam là Công ty Vina - Hua Wei, được thành lâp từ năm 1998 theo giấy phép đầu tư Số 20/GP-HN ngày 15/04/1988 được UBND thành phố Hà nội cấp phép, nhằm thực hiện hợp đồng liên doanh chế tạo xe máy tại Việt Nam, giữa Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư VIEXIM của Việt Nam và Công ty TNHH sản xuất xe cơ giới Huawei, Trùng Khánh - Trung Quốc. Ngày 28/06/2000 UBND thành phố Hà Nội cấp giấy phép đầu tư sửa đổi số 20A/GPC2-HN cho phép chuyển đổi từ hợp đồng liên doanh thành Công ty liên doanh chế tạo xe máy Vina - Huawei có trụ sở tại nhà máy xe lửa Gia Lâm - thị trấn Gia Lâm - Thành phố Hà Nội. Ngày 18/01/2002, UBND thành phố Hà Nội đã cấp giấy phép đầu tư sửa đổi số 20A/GPĐTC2-HN cho phép chuyển nhượng phần vốn của đối tác phía. Trung Quốc là Công ty TNHH sản xuất xe cơ giới Huawei Trùng Khánh cho công ty TNHH công nghiệp HONGDA - Lifan Trùng Khánh và chuyển tên. Công ty từ Công ty Liên doanh chế tạo xe máy Vina - Huawei thành Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam (Lifan - Việt Nam Motor co.Ltd). Ngày 21/06/2002, UBND tỉnh Hưng yên cấp giấy phép đầu tư sửa đổi 20A/GPĐC2-HN- GPĐC2-HY về việc chuyển địa điểm của Công ty từ Nhà máy xe lửa Gia Lâm - Hà Nội về xã Nghĩa Hiệp - huyện Yên Mỹ - tỉnh Hưng Yên. Ngày 04/04/2003, UBND tỉnh Hưng Yên cấp giấy phép đầu tư sửa đổi số 20A/GPĐC2-HN-GPĐC2-HY về việc tổng hợp lại tất cả các Giấy phép đã cấp. Ngày 23/01/2006, UBND tỉnh Hưng Yên cấp Giấy phép đầu tư sửa đổi 20A/GPĐC2-HN-GPĐC2-HY phê chuẩn việc Công ty phát triển xuất nhập khẩu và đầu tư VIEXIM chuyển nhượng 30% quyền lợi và nghĩa vụ trong Công ty Liên doanh cho Công ty TNHH xây dựng Hoàng Hiệp. Hiện nay Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam là Công ty liên doanh giữa: Công ty tập đoàn Công nghiệp Lifan Trung Quốc và Công ty TNHH xây dựng Hoàng Hiệp. 1.2. Sự phát triển của Công ty. Ngay sau khi được thành lập, Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam đã từng bước củng cố và phát triển mạnh mẽ trên thị trường. Qua các năm hoạt động đã đạt được những thành tích đang kể doanh thu lắp ráp bán động cơ và xe máy từ ngày thành lập tại Hưng Yên là 241,238 tỷ đồng (2002), mức tăng trưởng hàng năm là rất đáng kể, từ chỗ chỉ hoạt động tạị các khu vực miền Bắc đến nay đã mở rộng và phát triển trên toàn quốc. Ban đầu cán bộ công nhân viên trong công ty chỉ có hơn 200 nhân viên và một số đại lý nhỏ lẻ, thì hiện nay thì công ty đã có 600 công nhân viên (2008) và các văn phòng chính tại các thành phố lớn đó là văn phòng đại diện tại Miền Nam, văn phòng đại diện tại Miền Bắc, kho trung chuyển Tiền Giang, tại các trụ sở chính đó thì có các đại lý được phân bố rộng khắp. Do điều kiện kinh doanh thuận lợi và phát triển nhanh qua từng năm, từ đó thu nhập và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày một nâng cao (thu nhập bình quân từ 900 ngđ/ng/tháng năm 2002 đến nay là 1,85 trđ/ng/tháng). Đến nay thương hiệu xe máy Lifan tại các địa phương trên toàn quốc được nhiều người biết đến và sử dụng. Với uy tín, khả năng kinh doanh tốt, nguồn lực lao động dồi dào, thiết bị công nghệ hiện đại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam hiện nay đang đứng vững và tiếp tục vươn lên trong cơ chế thị trường. 2. Một số đặc điểm và nhiệm vụ của Công ty. * Đặc điểm: Là một công ty lắp ráp động cơ và xe máy và đang đứng trước sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty là tạo ra được những chiếc xe tốt nhưng phải hợp với túi tiền của người dân để có thể cùng canh tranh với các công ty khác trên thị trường, hơn nũa còn mở rộng quan hệ và tìm kiếm thị trường mới, đảm bảo có đủ việc làm và thu nhập ngày càng cao cho cán bộ công nhân viên. Bảo đảm và phát triển nguồn vốn kinh doanh ngày càng mạnh mẽ hơn. * Nhiệm vụ: - Thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, chăm lo đời sống, vật chất cho người lao động. - Thực hiện nghiêm túc pháp luật của nhà nước, bảo vệ tài sản, bảo vệ sản xuất, môi trường, gìn giữ trật tự an ninh, an toàn xã hội. - Tìm hiểu thị trường, xác định các mặt hàng thị trường có nhu cầu, tổ chức sản xuất theo nhu cầu đặt hàng của khách hàng. - Phấn đấu nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí sản xuất bằng nhiều biện pháp. - Khai thác và mở rộng thị trường hiện có, xây dựng thị trường mới cả trong và ngoài nước. Công ty tập trung chỉ đạo sản xuất kinh doanh phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu chủ yếu sau vào năm tới. - Doanh thu: 350 tỷ đồng - Thu nhập bình quân: 2,5 trđ - Nộp ngân sách: 28 tỷ đồng - Lợi nhuận trước thuế: 65 tỷ đồng 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh. Để quản lý và điều hành tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có môt bộ máy tổ chức quản lý. Tuỳ thuộc vào quy mô loại hình doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất cụ thể mà lập ra bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam chuyên sản xuất xe gắn máy, mỗi một khâu trong quá trình sản xuất lắp ráp là một mắt xích quan trọng. Do vậy không thể lơi là trong quá trình quản lý. Vì thế, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Tổng giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng Giám đốc và trợ lý Tổng giám đốc. Bên dưới là các phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất. Cơ cấu bộ máy được chuyên môn hoá tới từng phòng ban, bộ phận và từng phân xưởng sản xuất. Cụ thể được thể hiện như sau: Công ty Lifan Việt Nam là Công ty Liên doanh với Trung Quốc, có Tổng Giám đốc do bên nước ngoài chỉ định, Phó tổng thứ nhất do bên Việt Nam chỉ định và được Hội đồng quản trị nhất trí bổ nhiệm. - Tổng Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất tại Công ty trước Pháp luật Việt Nam và trước Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như phương hướng hoạt động của công ty. Bên cạnh đó, Tổng giám đốc có quyền ra quyết định phân công công việc, quyền hạn cho các phó Tổng Giám đốc và trợ lý. Tổng Giám đốc hàng năm có trách nhiệm tổ chức lập kế hoạch kinh doanh hàng năm trình lên Hội đồng quản trị phê chuẩn và tổ chức thực hiện. Tổng Giám đốc có quyền ký kết các hợp đồng lao động cũng như các hợp đồng khác. Tổng giám đốc có quyền ủy quyền cho các Phó tổng thưc hiện và giải quyết một số công việc. Khi Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc thứ nhất có bất đồng ý kiến thì Tổng giám đốc có quyền bảo lưu ý kiến của mình để trình lên hội nghị của Hội nghị Hội đồng quản trị gần nhất. Ngoài ra Tổng giám đốc còn thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ khác thuộc thẩm quyền trong thời gian được Hội đồng quản trị ủy quyền. - Phó tổng giám đốc thứ nhất: Có nhiệm vụ và chức năng giúp đỡ Tổng giám đốc điều hành công việc quản lý hàng ngày, giải quyết các công việc liên quan đến các Cơ quan của nhà nước Việt Nam. Phó tổng giám đốc có trách nhiệm thường xuyên trao đổi, trao đổi và nêu ý kiến với Tổng giám đốc về tình hình hoạt động của Công ty. Nếu ý kiến của Phó tổng giám đốc thứ nhất bất đồng với ý kiến của Tổng giám đốc thì có quyền bảo lưu ý kiến để đưa ra trước hội nghị của Hội đồng quản trị, trong thời gian đó Phó tổng giám đốc thứ nhất phải chấp hành các quyết định của Tổng giám đốc. Phó Tổng giám đốc có còn quyền nhận các ủy quyền của Tổng giám đốc giải quyết một số công việc trong thời gian được ủy quyền. Ngoài ra Tổng giám đốc còn phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công. - Phó Tổng giám đốc thứ hai và trợ lý Tổng giám đốc: có trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tình hình sản xuất, khống chế giá thành của sản phẩm, khai thác sản phẩm mới. Phó tổng giám đốc thứ hai và trợ lý có trách nhiệm hoàn thành và giúp Tổng giám đốc trong công tác quản lý sản xuất và phân công công việc cho các phòng ban.Dưới Ban giám đốc là các phòng ban chức năng và các phân xưởng. Mỗi một bộ phận đảm nhiệm công việc của mình theo sự phân công, công nhiệm: - Phòng xuất nhập khẩu: Có chức năng chuyên về các thủ tục hải quan ở công ty và khi xuất nhập các linh kiện xe máy ở cửa khẩu. Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm với ban giám đốc công ty là phải đảm bảo được an toàn và đầy đủ cho lượng hàng được nhập về theo yêu cầu và kế họach sản xuất của công ty và phòng tiêu thụ. - Phòng hành chính: Có chức năng và nhiệm vụ quản lý và ra các văn bản phục vụ cho các công tác quản lý của công ty. Có trách nhiệm thông báo và phổ biến các quy định mới tới các phòng ban và khối sản xuất. Phòng hành chính còn là nơi tiếp nhận những ý kiến của người lao động và có trách nhiệm truyền đạt lại các ý kiến của người lao động lên ban giám đốc. Phòng hành chính có trách nhiệm thực hiện các công việc của tổ chức công đoàn công ty đối với cán bộ công nhân viên. Ngoài ra phòng hành chính còn phải tiến hành tổ chức, điều hành và phân công cơ cấu lao động và nhân sự sao cho hợp lý nhất. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Ban giám đốc, Hội đồng quản trị và các cơ quan của nhà nước về tất cả các thông tin tài chính đã được phản ánh trên các báo cáo tài chính của công ty. Phòng kế toán có chức năng và nhiệm vụ là thu thập xử lý, ghi chép và phản ánh các thông tin kinh tế một cách có hệ thống, đầu đủ, kịp thời, chính xác và đúng với chế độ kế toán hiện hành theo quy định của nhà nước. Phòng kế toán có trách nhiệm tổ chức hệ thống kế toán phù hợp quy mô, loại hình và yêu cầu quản lý của công ty. Phòng kế toán có chức năng thường xuyên báo cáo cho Ban giám đốc tình hình tài chính của Công ty, lập các báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm gửi các cơ quan của nhà nước. - Phòng tiêu thụ chịu trách nhiệm: Về cung tiêu sản phẩm của công ty, thiết lập các kênh phân phối sản phẩm sao cho sản phẩm của Công ty có thể tiêu thụ được nhiều nhất. Phòng tiêu thụ có trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc thực hiện các mục tiêu, chiến lược tiêu thụ sản phẩm của Công ty trong các tháng, quý và các năm, thiết lập và tạo mối quan hệ với các khách hàng truyền thống và khách hàng mới. Ngoài ra Phòng tiêu thụ có trách nhiệm thực hiện việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho các tháng, quý, năm lên Ban giám đốc phê duyệt và các phòng ban chuẩn bị cho kế hoạch lắp ráp sản phẩm. Trong phòng tiêu thụ ở công ty trực tiếp với khu vực sản xuất cũng được chia ra làm ba chi nhánh để phân phối hàng bán cho các đại lý đó là: Văn phòng đại diện tại Miền Bắc, văn phòng đại diện taị Miền Nam, kho trung chuyển Tiền Giang. - Phòng cung ứng vật tư: Có trách nhiệm trước Ban giám đốc về toàn bộ việc cung ứng vật tư chuẩn bị cho lắp ráp và vật tư khác của công ty. Phòng cung ứng chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu sao cho phù hợp với các sản phẩm của công ty yêu cầu lắp ráp. Phòng cung ứng luôn luôn phải đảm bảo mục tiêu đó là nguồn cung ứng kịp thời, chất lượng phù hợp, giá cả hợp lý...để sản phẩm sản xuất ra có thể khống chế được giá thành. - Phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng: Có chức năng và nhiệm vụ là khai thác, thiết kế các sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, nắm vững các quy trình sản xuất, trạng thái kỹ thuật của sản phẩm. Phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng thường xuyên kết hợp với phòng Cung ứng và xưởng sản xuất để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm hoàn thành, khi có các vấn đề về kỹ thuật xảy ra, phòng kỹ thuật có trách nhiệm đề xuất các phương án giải quyết cho các phòng ban có liên quan...kết hợp với phòng tiêu thụ, phòng cung ứng để đưa ra các kế hoạch sản xuất hàng ngày, kế hoạch sản xuẩt của cả tuần. - Kho vật tư: Bao gồm hai kho: kho xưởng I và kho xưởng II, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất vật tư sao cho đúng chủng loại, trạng thái, tránh tình trạng thất thoát nguyên vật liệu ra ngoài. Đối với kho thành phẩm bảo quản nhập xuất theo đúng mặt hàng, trạng thái chọn dùng của các sản phẩm nhập kho. - Xưởng sản xuất : Bao gồm hai xưởng : xưởng số I và xưởng số II. Đây là nơi diễn ra quá trình lắp ráp và cho ra sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp. Xưởng sản xuất phải có trách nhiệm thực hiện các kỷ luật lao động, tuân thủ các quy trình lắp ráp, giảm thiểu những sai hỏng đối với sản phẩm do tay nghề công nhân. - Phòng bảo vệ: Phòng bảo vệ có trách nhiệm đảm bảo an ninh trong toàn Công ty, bảo vệ tài sản của Công ty tránh tình trạng mất tài sản diễn ra trong công ty. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM TỔNG GIÁM ĐỐC TRỢ LÝ TỔNG GIÁM §ỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC THỨ NHẤT PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC THỨ HAI Phòng hành chính Phòng kế toán Phòng tiêu thụ Phòng kỹ thuật và KCS Phòng Cung ứng Phòng Sản xuất Phòng kho vật tư Xưởng 1 Xưởng 2 Phòng bảo vệ Phòng XNK VP đại diện Miền Bắc VP đại diện Miền Nam Kho trung chuyển Tiền Giang Kho Xưởng 1 Kho xưởng 2 4. Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty. 4.1. Lĩnh vực kinh doanh. Tuy mới được thành lập, nhưng với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc, cùng với sự nỗ lực cống hiến của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Công ty Lifan Việt Nam đang ngày một bước những bước tiến vững chắc và khẳng định sản phẩm cũng như thương hiệu của mình trên thị trường. Qua những năm dài xây dựng và trưởng thành, công ty đã đạt được những kết qủa đáng khích lệ: Đơn vị tính: 1.000 đ STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Nguồn vốn kinh doanh Trong đó: Vốn cố định Vốn lưu động 73.520.000 49.720.000 23.800.000 74.720.000 49.720.000 25.000.000 79.536.420 49.720.000 29.816.420 87.929.000 53.649.521 34.279.479 2 Tổng doanh thu bán hàng 269.853.980 274.739.914 297.976.520 330.464.529 3 Giá vốn hàng bán 204.617.815 213.709.974 232.517.802 240.818.205 4 Lợi nhuận trước thuế 21.716.452 30.526.302 41.193.527 53.146.483 5 Nộp ngân sách Nhà nước 11.122.360 14.570.256 18.593.529 23.710.382 6 Tổng số lao động 468 502 536 600 7 Thu nhập BQ 1 người/ tháng 1.350 1.474 1.726 1.850 Bảng 1: Bảng khái quát tình hình thực hiện chỉ tiêu tài chính qua các năm gần đây Nhận xét: + Vốn kinh doanh tăng dần từ 73.520.000 nghìn đồng năm 2005 tăng lên 87.929.000 nghìn năm 2008. + Tổng doanh thu năm 2006 tăng lên 4.885.934 nghìn đồng so với năm 2005, tổng doanh thu năm 2007 tăng lên 23.236.606 nghìn đồng so với năm 2006 và năm 2008 tăng lên 32.488.009 nghìn đồng so với năm 2007. + Tổng các khoản phải nộp ngân sách tăng 3.447.896 nghìn đồng của năm 2006 so với năm 2005 và tăng 4.023.273 nghìn đồng của năm 2007 so với năm 2006 và tăng 5.116.853 nghìn đồng của năm 2008 so với năm 2007. + Lợi nhuận trước thuế từ 21.716.452 nghìn đồng năm 2005 lên 53.146.483 nghìn đồng năm 2008. + Thu nhập bình quân của công nhân viên trong công ty củng tăng từ 1.350 nghìn đồng năm 2005 lên 1.850 nghìn đồng năm 2008. Như vậy là từ những con số cụ thể về thu nhập bình quân của từng công nhân viên được tăng lên theo từng năm cũng như tổng doanh thu cho thấy doanh nghiệp đã đi đúng hướng phát triển trong những năm qua. * Môi trường tác nghiệp: Mặc dù công ty mới sang Việt Nam để bắt đầu cho hoạt động kinh doanh xe máy của mình, nhưng công ty đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tính các bước đi, thâm nhập thi trường với tốc độ rất nhanh. Nhưng bên cạnh đó công ty cũng phải đối mặt với các doanh nghiệp lớn trong nước như: Công ty HANAMOTO, tập đoàn T&T, Công ty VIEXIM …. Chính vì điều này mà công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp như: Vốn, lao động, chất lượng, uy tín ….để tồn tại và phát triển. Thời gian làm việc thực tế của công nhân viên là 8h/ngày, tháng làm việc 26 ngày. Các vấn đề khác đều theo quy định hiện hành của nhà nước. 4.2. Các hình thức xúc tiên bán hàng mà Công ty đã áp dụng. Việc tiêu thụ sản phẩm là một trong những khâu quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Nó là việc làm mang tính sống còn của mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh. Để tiêu thụ sản phẩm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thì ngoài các chính sách khác ra, chính sách xúc tiến là không thể thiếu được. Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam thực hiện hình thức quảng cáo trên biển hiệu, tạp chí hay catalogue… Hàng năm công ty quảng cáo từ 20 đến 30 số báo, tạp chí với chi phí khoảng 200 – 300 triệu. Ngoài ra công ty còn in rất nhiều catalogue để giới thiệu và quảng bá hình ảnh của công ty. Công ty tham gia các hội chợ triển lãm mỗi năm từ 5 đến 10 hội chợ trong nước và quốc tế, đây là hoạt động quan trọng trong hoạt động xúc tiến của công ty. Hội chợ là nơi thích hợp cho việc giới thiệu sản phẩm của công ty, thiết lập các mối quan hệ với bạn hàng, là nơi chủ yếu ký kết hợp đồng và tìm hiểu thị trường. Bên cạnh những công cụ trên thì công ty còn áp dụng một số những công cụ khác của quá trình xúc tiến như: Cổ động, tuyên truyền, chào bán, marketing trực tiếp, xúc tiến bán hàng được thực hiện gián tiếp nhằm bổ trợ cho những công cụ chủ yếu mà công ty đang sử dụng thông qua việc tham gia hội chợ. Hàng năm công ty thực hiện từ 3 tới 5 chương trình khuyến mại như tặng quà bằng các sản phẩm của công ty nhân dịp lễ tết… Công ty còn tích cực khai thác lợi thế của mạng Internet để quảng cáo, chào bán các loại hàng hóa. Công ty đã thiết kế những trang Web riêng giới thiệu về các mặt hàng của công ty. Hàng tuần, công ty thực hiện hàng trăm cuộc giao dịch với ngoại khách, thu được nhiều kết quả, nhiều hợp đồng được kí qua kết quả giao dịch trên Internet. 4.3. Các kênh phân phối sản phẩm động cơ và xe máy. Sản phẩm của công ty được tiêu thụ rộng khắp trên toàn quốc, các sản phẩm này chủ yếu qua các kênh phân phối sau: Kênh phân phối trực tiếp đến người tiêu dùng: Công ty có các cửa hàng bán sản phẩm tại các tỉnh, thành phố khác nhau, các cửa hàng đặt tại các thị trấn chợ lớn nhỏ mang tính chất quảng cáo. Với kênh này công ty tiêu thụ khoảng 60% doanh thụ nội địa. Kênh phân phối gián tiếp: Qua các đại lý của công ty, các nhà bán buôn lấy hàng với khối lượng lớn sau đó đem tiêu thụ tại các tỉnh, huyện, thị xã, vùng sâu vùng xa. Với kênh này công ty tiêu thụ khoảng 40% doanh thu nội địa. Công ty Đ ại l ý Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Nhà bán lẻ Người tiêu dùng Sơ đồ 2: Kênh phân phối sản phẩm xe máy Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam sử dụng hai hình thức bán cơ bản đó là bán lẻ tại các cửa hàng đại lý bán lẻ của công ty ở các thành phố lớn trên toàn quốc và bán buôn cho các công ty thương mại, các tổ chức trung gian, trong bán buôn có bán theo hợp đồng và bán theo đơn đặt hàng từ phía khách hàng. Công ty bán sản phẩm của mình cho các công ty thương mại như: Công ty TNHH Tân thịnh phát; Công ty Phương Đông; Công ty Viexim; Công ty TNHH HaNamôtô…. 4.4. Các kết quả về xã hội. Mặc dù là một công ty liên doanh giữa Trung Quốc - Việt Nam, nhưng nhiều năm công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam luôn tích cực tham gia các hoạt động xã hội từ thiện như: Ủng hộ người nghèo, người tàn tật, người bị chất độc màu da cam…..với tổng số tiền 150 triệu đồng. Đối với công ty số tiền không phải là quá lớn nhưng công ty muốn góp một phần nhỏ vào xã hội với một tấm lòng chân thành, tình nhân ái của toàn xã hội. Mặt khác ngay tại công ty hằng năm luôn được các sở liên ngành tỉnh hưng yên tặng bằng khen về việc: - Có hệ thống xử lý chất thải tốt, không gây tiếng ồn, không gây ô nhiễm làm ảnh hưởng tới môi trường xung quanh. - An toàn lao động luôn được đảm bảo. Với sự phát triển không ngừng qua những năm vừa qua công ty đã dần thâu tóm được nhiều thị trường trong và ngoài nước. Cùng với đó là sự xoá đói giảm nghèo cho nhiều cán bộ công nhân viên tại các khu vực, mà giờ đây hầu hết các nhân viên trong công ty đều có được một cuộc sống tốt hơn trước đây rất nhiều. Lãnh đạo công ty luôn ngầm định rằng phát triển và lớn mạnh là mục đích hàng đầu nhưng khiến cho xã hội ngày càng phồn vinh và cuộc sống đầy đủ mới là điều quan trọng và cấp thiết nhất. 5. Một số hoạt động quản trị của Công ty. 5.1. Đặc điểm tổ chức phòng cung ứng vật tư tại công ty. Bộ máy quản trị tại Công ty Liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam được tổ chức theo mô hình tập trung, tổ chức một bộ máy quản trị để thực hiện các giai đoạn ở tất cả các phần hành quản trị. Phòng cung ứng vật tư của công ty phải thực hiện tất cả phần hành quản trị nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào, từ công việc lên kế hoạch đặt hàng cho các đơn hang tới việc sắp xếp, cân đối hàng hoá nhập về sao cho phù hợp với hệ thống kho tang của công ty và lập tất cả các báo cáo chi tiết, cân đối sổ sách hoá đơn chứng từ cho khớp với số liệu để lập hoá đơn… Còn ở tại các phân xưởng, công ty có bố trí các nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép ngày giờ nhập hàng, lựợng vật tư tiêu hao thực tế rồi nộp cho phòng cung ứng vật tư để nhân viên trong phòng cân đối lại sổ sách sao cho hợp lý nhất và lên kế hoạch đặt hàng bù cho lượng tiêu hao đó như hàng không đạt, hàng hỏng… Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy quản trị là quan hệ theo kiểu trực tuyến, tức là giám đốc cung ứng vật tư trực tiếp điều hành các nhân viên cung ứng phần hành chứ không thông qua trung gian nhận lệnh. Bộ máy quản trị của phòng cung ứng trên giác độ là tập hợp đồng bộ các nhân viên lao động để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra. Tất cả các nhân viên trong phòng cung ứng luôn có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy quản trị. Cụ thể trong phòng cung ứng có 10 người chịu trách nhiệm chính với các chức năng và nhiệm vụ như sau: - Giám đốc cung ứng (Trưởng phòng): Đứng đầu phòng Cung ứng là giám đốc cung ứng, là người Trung Quốc và được Hội đồng quản trị của công ty nhất trí thông qua. Giám đốc cung ứng là người chịu trách nhiệm cao nhất về tình hình phản ánh các thông tin về nguồn nguyên vật liệu nhập đầu vào cho các đối tượng sử dụng thông tin. Giám đốc cung ứng có trách nhiệm quản lý, phân công công việc, giám sát các nhân viên trong phòng nghiêm chỉnh chấp hành theo chế độ của công ty và nhà nước. Giám đốc cung ứng có trách nhiệm lớn nhất trong việc ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu trong nước và nhập khẩu nước ngoài sao cho phù hợp với các chỉ tiêu đặt ra của ban giam đốc… - Phó giám đốc cung ứng (phó phòng): Là người Việt Nam được giám đốc cung ứng chỉ định và được Hội đồng quản trị nhất trí thông qua. Phó giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ, cân nhắc, tính toán… cho giám đốc. Sao cho các công việc của giám đốc được thực hiện một cách gọn nhẹ nhất, hợp lý nhất, ít tốn kém nhất . . . Dưới giám đốc và phó giám đốc cung ứng là các nhân cung ứng đảm nhiệm các phần hành khác nhau như: - Tổ trưởng tổ động cơ và xe máy ( 2 người): Tổ trưởng của hai bên có trách nhiệm theo dõi sát sao các kế hoạch đặt hàng của các nhân viên trực tiếp đặt hàng, đốc thúc họ trong mọi việc ngay cả trong việc chỉ bảo họ. Tổ trưởng cũng lên kế hoạch làm việc cho từng nhân viên trong từng ngày, từng tháng và cân đối số lượng đã được lên kế hoạch sao cho hợp lý. - Nhân viên lên kế hoạch thanh toán, theo dõi phiếu nhập, xuất, hoá đơn (2 người): Có trách nhiệm phản ánh chính xác, kịp thời các phiếu nhập, xuất, hoá đơn chứng từ của các công ty cung ứng vật liệu cho công ty trong ngày. Đặc biệt là theo dõi các phiếu thanh toán của các công ty cung ứng xem xét thanh toán đúng tiến độ chưa. - Nhân viên đặt hàng trực tiếp (4 người): Cả tổ động cơ và xe máy thì nhân viên đặt hàng trực tiếp có nhiệm vụ phải phân tích các mặt hàng cần đặt do phòng tiêu thụ mang sang. Sau khi đã phân tích kỹ lưỡng và chuẩn xác thì làm đơn đặt hàng trình lên xếp phê duyệt rồi fax sang cho các đơn vị cung ứng đã được làm hợp đồng từ trước. Sau khi đã có đơn đặt hàng thì các nhân viên phải có trách nhiệm đốc thúc việc giao hàng sao cho phù hợp với tiến độ lắp đặt của công ty. Ngoài ra họ còn phải cân đối phiếu nhập với hoá đơn thanh toán và với phòng kho vật tư để số lượng là tuyệt đối chính xác. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của phòng cung ứng vật tư tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam qua sơ đồ như sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức phòng cung ứng vật tư tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Giám đốc cung ứng Phó giám đốc cung ứng Tổ trưởng Nhân viên Nhân viên thanh toán 1,2 đặt hàng 1,2,3,4 5.2. Đặc điểm tổ chức phòng kho vật tư tại Công ty. Phòng kho vật tư luôn làm việc sát sườn với phòng cung ứng vật tư. Phòng kho vật tư có nhiệm vụ xắp sếp và làm thủ tục xuất nhập hành có lệnh của phòng cung ứng. Ngoài ra phòng kho vật tư còn phải làm toàn bộ phiếu nhập trên phần mềm của máy tính đã được lập sẵn. Nhân sự phòng kho vật tư gồm có Trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng, nhân viên máy tính, thủ kho và các nhân viên trong kho có trách nhiệm phân phối và xắp sếp kho bãi. Cũng như các phòng ban khác Trưởng phòng kho có trách nhiệm giám sát, đôn đốc các nhân viên trong phòng và báo cáo tất cả các hoạt động trong ngày lên ban giám đốc. Phó phòng và các nhân viên trong phòng đều làm việc theo đúng nguyên tắc và nhiệm vụ được giao. Sơ đồ tổ chức phòng kho được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức phòng kho vật tư tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Trưởng phòng kho Phó phòng kho Tổ trưởng Thủ kho Các nhân viên khác 5.3. Đặc điểm về kinh tế kỹ thuật của Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 5.3.1. Đặc điểm về nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm. Đây là yếu tố đầu vào chủ yếu, chiếm phần lớn trong một chiếc xe thành phẩm. Chất lượng, độ an toàn của xe phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của nguyên vật liệu. Như vậy việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cùng với một hệ thống cung ứng nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng của xe và giảm chi phí sản xuất rất đáng kể. Đối với Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam tận dụng khai thác được các nguyên vật liệu cho sản xuất các loại xe là phương châm của Công ty. Khai thác nguyên vật liệu theo phương châm này vừa tránh được chi phí vận chuyển bốc rỡ khi xuất hàng thành phẩm cho các đơn vị đặt hàng vừa đảm bảo được nhu cầu kịp thời cho tiến độ sản xuất của công ty đề ra. Từ đó góp phần giảm giá thành của xe. Để làm được điều đó Công ty luôn cố gắng tạo lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng trên địa bàn hoạt động của mình để có được nguồn cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí, thu mua với giá phù hợp, đồng thời tích cực tìm kiếm những đối tác cung ứng mới. Do sản phẩm chính của Công ty là động cơ và xe máy nên nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm bao gồm: Nhựa, săm, lốp, vành, bánh, nan hoa, phanh, bàn đạp, chân chống, tem, nhãn mác……. Các đối tác đầu vào chính của Công ty : - Đối tác cung cấp nhựa: Công ty Lifan – XuQuang, công ty Động Lực Hưng Yên, công ty Hoàng hải, công ty Hùng Cường… - Đối tác cung cấp săm lốp: Công ty Asian tire, công ty cao su sao vàng, công ty KenDa… - Đối tác cung cấp v._.ành: Công ty Ngọc Minh, công ty Minh Hùng, công ty Kim Khí Thăng Long… - Đối tác cung cấp tem, nhãn mác: Công ty Á Long, công ty Hâm Nguyên, công ty Akita… Và còn rất nhiều các đối tác khác cung cấp các mặt hàng chính cho công ty Lifan - Việt Nam để sản xuất. Tất cả các đối tác này đều là những công ty đáng tin cậy về mặt chất lượng sản phẩm. 5.3.2. Đặc điểm về sản phẩm và thị trường. Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam là một công ty chuyên về lĩnh vực sản xuất động cơ và xe máy thành phẩm. Vì vậy sản phẩm của công ty có những đặc điểm khác biệt so với các lĩnh vực kinh doanh thông thường, là các loại xe với các đặc điểm sau: - Sản phẩm được sản xuất chủ yếu là theo đơn đặt hàng của các đơn vị trong nước như các đại lý khắp ba miền: Bắc, Trung, Nam. - Sản phẩm về động cơ và xe máy của công ty được sản xuất rất đa dạng, mẫu mã sản phẩm được thay đổi liên tục theo nhu cầu thích ứng của người tiêu dùng. - Sản phẩm của công ty luôn luôn đảm bảo về mặt chất lượng, thời hạn sử dụng được bảo hành khá dài. - Điều đáng nói nhất là sản phẩm của công ty được sản xuất với giá rất hợp lý với người tiêu dung mà chất lượng cũng không hề thua kém với các mặt hàng khác trên thị trường. Chính vì vậy mà sản phẩm của công ty luôn có những nét riêng biệt nên đã đem lại cho công ty khá nhiều thành quả trong những năm gần đây. Do các yếu tố khách quan và chủ quan đem lại mà ngày nay sản phẩm của công ty đã trải dài kháp toàn quốc và nước ngoài. Thành công của công ty cũng chính là nhờ vào những suy tính, những cách nghĩ táo bạo, và sự quản lý về con người cũng như về nguyên vật liệu rất đúng đắn. 5.3.3. Tình hình lao động của Công ty Về tuyển dụng lao động: Công tác tuyển dụng lao động do Phòng nhân sự thực hiện. Công ty có các hình thức tuyển dụng sau: Tuyển nhân viên lao động đã được đào tạo chính quy (đa số là các sinh viên của các trường kinh tế và kỹ thuật ở trong nước), công ty phối hợp với các trường, trung tâm dạy nghề để tuyển lao động trực tiếp. Về sử dụng lao động: Đây là vấn đề rất quan trọng không những ảnh hưởng đến tinh thần thái độ làm việc của người lao động mà còn ảnh hưởng đến kết quả làm việc của người lao động. Công ty luôn cố gắng bố trí đúng người, đúng việc, phù hợp với khả năng, trình độ của người lao động. Công ty cũng luôn chú ý đến công tác nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên thông qua các hình thức như: Tổ chức các cuộc thi nâng cấp bậc cho đội ngũ thợ chuyên ngành, đưa đi đào tạo những cán bộ trẻ có năng lực... Vấn đề tiền lương: Công ty tiến hành trả lương đúng, đủ, kịp thời cho người lao động, mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty ngày một nâng cao. Hình thức và phương pháp trả lương: Do Công ty là công ty liên doanh nên hình thức trả lương gồm nhiều cấp khác nhau. Có đặc điểm là có cán bộ có bằng cấp và thâm liên công tác ở Công ty khác nhau có người mới vào làm. + Theo chức vụ, bằng cấp. + Hưởng theo phần trăm tỷ lệ doanh thu, phụ thuộc theo thời gian và kết quả doanh thu bán hàng (ký được hợp đồng). Ngoài ra Công ty còn quy định hình thức trả lương theo chất lượng sản phẩm để khuyến khích người lao động làm ra sản phẩm tốt hơn. Chất lượng động cơ và xe máy thành phẩm: + Loại A: hệ số lương 0,2 + Loại B: hệ số lương 0,3 + Loại C: hệ số lương 0,5 Bảng 2: Cơ cấu cán bộ chuyên môn và kỹ thuật của Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam năm 2008. STT Chức danh Số lượng (Người) Bằng cấp Thời gian làm việc tại Công ty Thời gian làm công việc tương tự (năm) 1 Tổng giám đốc 01 Cử nhân kinh tế 15 năm 05 năm 2 Phó tổng giám đốc 02 Cử nhân kinh tế 07-10 năm 04-05 năm 3 Trưởng, phó Phòng 06 Cử nhân kinh tế 5 năm 07-9 năm 4 Cán bộ kỹ thuật 15 Kỹ sư điện, đi ện t ử 3 năm 5 năm 5 Cán bộ chuyên môn 20 Cử nhân kinh tế Cử nhân tài chính Trung cấp tài chính 3 năm 4 năm (Nguồn phòng tổ chức nhân sự) Còn lại là các công nhân viên đều có tay nghề và đựơc đào tạo qua các trường trung cấp hoặc dạy nghề, chỉ có một số ít công nhân là lao động phổ thông. Tại công ty luôn có những khoá học ngắn hạn để nâng cấp tay nghề cho các công nhân. Hầu hết lực lượng lãnh đạo trong Công ty đều được đào tạo chính quy, đều có trình độ và thâm niên công tác. Chính những ưu điểm này làm cho ban lãnh đạo công ty nhanh nhẹn, linh hoạt, sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm trong việc lãnh đạo, làm cho công ty làm ăn ngày càng có hiệu quả. Công ty rất mạnh về lĩnh vực sản xuất động cơ và xe máy, tiếp theo là lĩnh vực máy phát điện, xe đạp điện. 5.3.4. Năng lực về máy móc thiết bị công nghệ. Về khoa học kỹ thuật: Công ty chỉ đạo thực hiện chương trình nghiên cứu phát triển khoa học công nghệ trên các mặt: Tiếp nhận, phân tích thông tin khoa học kỹ thuật của thế giới và trong nước để ứng dụng vào hoạt động sản xuất. Do yêu cầu về máy móc thiết bị, yêu cầu của sự phát triển và đặc điểm khác nhau của từng sản phẩm sao cho thích ứng với nhu cầu của khách hàng cho nên trong những năm qua công ty đã không ngừng đầu tư mua sắm mới máy móc thiết bị. Hiện nay Công ty Liên Doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam có một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được nhập về từ Nhật Bản, Hàn Quốc, CHLB Nga. Trung Quốc, Đài Loan… Sau đây là các loại máy móc thiết bị chính của Công ty Liên Doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam: Bảng 3: Chủng loại và số lượng máy móc, trang thiết bị của Công ty (Thiết bị chính) SỐ TT DANH MỤC ĐVT SL CÔNG SUẤT NƯỚC SX I PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI Chiếc 1 Xe con Chiếc 02 4chỗ Đức 2 Xe bán tải, xe tải (các loại) Chiếc 05 1-15 tấn Nga- Hàn quốc, Trung quốc II CÁC THIẾT BỊ PHỤC VỤ CHO DÂY CHUYỀN SẢN XUẤT Chiếc 1 Súng bắn côn Chiếc 20 Trung quốc 2 Súng bắn vít Chiếc 30 Trung quốc 3 Xe kéo hàng Chiếc 15 Hàn quốc 4 Bình hơi Chiếc 03 Trung quốc 5 Máy hàn các loại Chiếc 03 Trung quốc 6 Máy khắc chữ Chiếc 02 Trung quốc 7 Máy khắc ký hiệu sản phẩm Chiếc 01 Trung quốc III CÁC THIẾT BỊ THÍ NGHIỆM CHUYÊN DỤNG KHÁC Chiếc 1 Máy tet đo khí thải Chiếc 02 Nhật 2 Máy phát điện (1,8-120KVA) Chiếc 03 Nhật 3 Máy đo độ ăn mòn Chiếc 03 Tquốc 4 Máy kiểm tra độ cứng sản phẩm Chiếc 02 TQuốc 5 Máy chạy già động cơ Chiếc 03 Nga-Nhật 6 Máy kiểm nghiệm độ ồn Chiếc 02 Đức-Tquốc 7 Máy đo cường độ chiếu sáng Chiếc 02 Hàn quốc 8 Máy đo độ trùng vết Chiếc 02 Trung quốc (Nguồn phòng kỹ thuật) PHẦN II THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM. 1. Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Do sản phẩm sản xuất ra là các loại Động cơ và các loại Xe máy. Nên nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam nhiều, với nhiều trạng thái, chủng loại khác nhau, cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích. Hơn nữa, nguyên, vật liệu chủ yếu mang tính chất cơ khí và chế tạo máy nên phải mang tính chính xác cao. Ngoài ra, nguyên, vật liệu dùng cho chế tạo Xe máy và Động cơ có tính chất và đặc điểm khác biệt nhau... Do đặc tính của nguyên, vật liệu là cồng kềnh, nhiều chủng loại, dễ bị ôxi hoá...Vì vậy, công ty có một hệ thống kho rộng rãi, khô thoáng, được xây ngăn ra từng khu, từng kho nhỏ theo từng đặc điểm Nguyên, vật liệu để bảo quản đảm bảo chất lượng. Các nguyên, vât liệu tại công ty được bố trí rất hợp lý, sao cho dễ phát hàng ra dây chuyền sản xuất và dễ kiểm kê, phân loại... Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, nguyên, vật liệu dùng để lắp ráp Động cơ và Xe máy nên được tập hợp vào hai xưởng riêng biệt: nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Động cơ được tập hợp vào Kho xưởng 2, nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Xe máy được tập hợp vào Kho xưởng 1. Do tính chất sản phẩm của công ty là sản phẩm mang tính chất kỹ thuật cao, được cấu tạo gắn liền với chuyển động cơ học. Vì vậy nếu thiếu bất kỳ một chi tiết nhỏ nào cũng không thể lắp ráp ra sản phẩm được. 2. Quản trị chi tiết, các chi tiết cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 2.1. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty. Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường xe máy, công ty Lifan - Việt Nam luôn luôn chú ý tới cơ sở cầu của thị trường và các nhân tố liên quan như định mức tiêu dùng, giá cả, và sự cạnh tranh của nguyên vật liệu. Từ các yếu tố trên phòng cung ứng vật tư và ban lãnh đạo công ty sẽ có kế hoạch định mức cho việc nhập nguyên vật liệu. Mặt khác, khi bộ phận tiêu thụ của công ty muốn có dữ trữ một số chủng loại xe máy và động cơ thông dụng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng trên thị trường về các sản phẩm đó. Hoặc bộ phận sản xuất muốn có dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang cũng như bán thành phẩm nhiều nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục không bị chậm dây chuyền sản xuất và kế hoạch sản xuất. Lúc này bộ phận cung ứng vật tư của công ty sẽ lên kế hoạch cho việc mua hàng dự trữ cho các bộ phận để không chậm tiến độ sản xuất. Khi có các nhu cầu về sản xuất phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng và được tính theo công thức sau: QDi = TDMij x Qspj Với: - QDi là cầu loại nguyên vật liệu thứ i để sản xuất theo kế hoạch. - TDMij là định mức tiêu dung loại nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm thứ j. - Qspj là sản lượng kế hoạch sản phẩm j được sản xuất trong kỳ kế hoạch. Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam khi có các đơn đặt hàng sản xuất xe máy và động cơ luôn luôn được đội ngũ nhân viên của phòng cung ứng vật tư phân tích và dự báo trên cơ sở thực tế như: Giá của sản phẩm sẽ tăng hoặc giảm trong thời gian tới, mặt khác luôn có sự dự báo về quãng đường để sao cho tối ưu hoá về giá cả và chất lượng sản phẩm. 2.2. Kế hoạch đặt lượng hàng và lượng dự trữ nguyên vật liệu của công ty. 2.2.1. Kế hoạch đặt lượng hàng. Khi thị trường có nhu cầu về chủng loại động cơ hoặc xe máy công ty sẽ lên kế hoạch lắp ráp và mua linh kiện. Lúc này phòng cung ứng vật tư sẽ lên kế hoạch đặt hàng tại các đơn vị cung ứng. Nhân viên phòng cung ứng vật tư sẽ lên kế hoạch đặt hàng theo từng gian đoạn một và trong bản kế hoạch đặt hàng đã được ghi rõ ngày giao hàng tới công ty. Tất cả các kế hoạch đặt hàng sau khi được fax tới các đơn vị cung ứng sẽ được nhận fax hồi ngược trở lại về việc đồng ý giao hàng theo đúng đơn hàng của các đơn vị cung ứng. Kế hoạch đặt lượng hàng còn phụ thuộc vào nhiều các yếu tố khác, ngoài dùng cho việc sản xuất còn phụ thuộc vào yếu tố hệ thống kho bãi. Bởi mặt hàng xe máy của công ty có rất nhiều loại linh kiện khác nhau, mỗi loại linh kiện lại có nhiều trạng thái khác nhau cho từng loại xe và động cơ. Vì vậy nếu không có kế hoạch đặt hàng hợp lý sẽ gây ứ đọng nguyên vật liệu trong kho khi dây chuyền sản xuất không lắp ráp kịp và điều này rất khó cho việc cấp phát nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất. Ngược lại nếu đặt hàng quá ít sẽ rất có thể dẫn đến việc không kịp cho tiến độ sản xuất và đặt hàng đưa ra thị trường, hơn nữa đó là tăng chi phí trong việc vận chuyển, và cũng có thế phải chấp nhận với giá nguyên vật liệu mua vào tăng lên do sự khan nguyên vật liệu của các nhà cung ứng. Ngoài các vấn đề trên nhân viên phòng cung ứng của công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam cũng luôn luôn lưu tâm tới vấn đề lên kế hoạch đặt hàng với số lượng lớn một mặt để dự trữ trong kho, một mặt tránh tình trạng khan hang, và mặt nữa là đặt với số lượng lớn sẽ được giảm giá trong thời kỳ giá nguyên vật liệu giảm. Vấn đề này rất quan trọng cho công ty vì nó đem về một số lợi nhuận đáng kể trong công ty. Tất cả các vấn đề trên luôn được các nhân viên phòng cung ứng vật tư dự báo trước và phân tích rõ ràng sao cho phù hợp với tiến độ lắp đặt của công ty. 2.2.2 Lượng dự trữ nguyên vật liệu tại công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam hết sức quan tâm tới việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do đó, với tỷ trọng chiếm khoảng 60 - 70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý chặt chẽ. Nếu Công ty biết sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm thì thành phẩm động cơ và xe máy càng có chất lượng tốt với chi phí giảm tạo ra mối tương quan có lợi cho công ty trên thị trường. Việc quản lý dự trữ nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý, dự trữ nguyên vật liệu cần phù hợp và chặt chẽ trong tất cả các khâu. Dự trữ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất trên dây chuyền diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường cũng như trong các điều kiện cung ứng không bình thường. Trong quá trình sản xuất phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Dự trữ nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với mọi công ty, mọi doanh nghiệp giúp cho công ty giảm thiểu được rủi ro trong khâu sản xuất và lắp ráp động cơ, xe máy cũng như tránh rủi ro do biến động về giá. Dự trữ nguyên vật liệu cũng làm giảm một vài chi phí sau đây: Chi phí chất lượng khởi động, khi chúng ta bắt đầu sản xuất trên dây chuyền thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức lắp ráp, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Đối với các công ty lắp ráp xe máy thì dự trữ nguyên vật liệu lại càng vô cùng quan trọng. Trong thời kỳ hiện nay thì giá các loại nguyên vật liệu không ngừng có biến động tăng. Vì vậy dự trữ là một yêu cầu bắt buộc và cần phải tính đến để tránh được sự ép giá cũng như làm gián đoạn việc lắp ráp trên dây chuyền. * Các vấn đề chủ yếu về dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Trong những năm qua để đảm bảo việc lắp ráp động cơ và xe máy được ổn định và đúng kế hoạch đặt hàng của các công ty và đại lý trên thị trường, thì việc dự trữ nguyên vật liệu đã được công ty rất quan tâm và chú trọng đầu tư. Công ty đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng tại công ty rất có khoa học và hợp lý. Công ty luôn có lượng dự trữ nguyên vật liệu cần thiết cho lắp đặt sản phẩm trong mọi điều kiện và mọi tình huống. Do đó việc lắp ráp các chủng loại xe và động cơ mà Công ty thực hiện đã diễn ra theo đúng kế hoạch sản xuất.  Cơ cấu về lượng dự trữ của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 4: Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ trong các năm 2005 - 2008 Loại NVL Đơn vị 2005 2006 2007 2008 Nhựa toàn xe bộ 100 120 170 180 Săm, lốp bộ 175 235 350 300 Moay ơ, bát phanh bộ 135 190 250 450 Vành bộ 196 343 250 310 Nan hoa bộ 750 860 1.125 1.320 Cụm dây điện bộ 405 355 250 128 Bộ đèn bộ 100 120 170 180 Chân chống Cái 470 330 320 250 Đồng hồ số Cái 100 120 170 180 Gioăng đệm bộ 2.500 1.800 2.500 1.300 Lốc máy bộ 1.200 2.750 1.500 550 Bàn đạp phanh sau cái 300 450 600 205 Cuộn điện, vô lăng bộ 655 768 575 406 IC cái 243 152 163 178 Cần đạp số cái 95 256 195 132 Củ đề cái 421 513 784 203 Cao xu giảm chấn bộ 125 131 176 142 Bugi bộ 751 706 519 337 Ốc vít toàn xe bộ 2.525 4.873 4.967 1.114 Bộ giảm sóc bộ 377 279 422 207 Tay nắm, tay phanh bộ 352 514 209 116 Cao xu để chân bộ 215 264 117 95 Bộ côn bộ 178 203 246 133 Khung xe bộ 207 552 463 301 Càng xe bộ 243 311 289 163 (Nguồn phòng cung ứng vật tư) Qua bảng số liệu trên ta thấy được tình hình dự trữ nguyên vật liệu của công ty, khối lượng nguyên vật liệu mà công ty dự trữ là tương đối lớn và thường xuyên tăng giảm tăng qua các năm để phù hợp với nhu cầu và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. Điều đó cho thấy tình hình lắp ráp động cơ và xe máy của công ty là ổn định, khối lượng công việc cũng như số lượng các động cơ và xe máy thành phẩm đều ổn định. Điều đó sẽ làm giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm chi phí kinh doanh cho đặt hàng, có thể sẽ giảm được giá do mua hàng với khối lượng lớn, đảm bảo tính chắc chắn của việc cung cấp nguyên vật liệu; loại trừ được yếu tố tăng giá có thể xảy ra và còn có ý nghĩa đầu cơ khi giá cả thị trường nguyên vật liệu có biến động tăng, tạo cơ sở quan hệ bền chặt với các nhà cung ứng. Tuy nhiên, tăng lượng dự trữ hàng năm cũng đồng nghĩa với việc lượng lưu kho, lưu bãi lớn, cầu về vốn lưu động lớn. Điều này ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, làm cho chi phí kinh doanh trả lãi về vốn cao. Các chi phí liên quan như thuê mượn hoặc mở rộng kho tàng, chi phí bảo quản cũng như bảo hiểm nguyên vật liệu cũng tăng lên đáng kể. Tất cả những điều như vậy sẽ làm tăng chi phí cho dự trữ ảnh hưởng đến chi phí chung cho toàn bộ công ty trong việc lắp ráp. Vì vậy công ty cần tìm ra phương pháp sao cho lượng dự trữ là tối ưu để tiết kiệm chi phí và tạo lợi nhuận lớn hơn nữa. Chi phí cho dự trữ nguyên vật liệu cũng được công ty rất quan tâm trong những năm qua. Công ty đã đầu tư nhiểu hơn cho các khâu như làm mới và xây dựng các kho tàng, nghiên cứu các hình thức bảo quản cũng như các tính năng của nguyên vật liệu để từ đó có các biện pháp hay các đầu tư đúng đắn nhất. Chi phí hàng năm cho dự trữ của công ty là tương đối cao và tăng lên theo từng thời kỳ. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng các nguyên vật liệu phục vụ cho dây chuyền lắp ráp hàng năm tăng lên, cho thấy số lượng động cơ và xe máy mà công ty lắp ráp ngày càng nhiều và đa dạng. Nhưng chi phí này nó cũng làm ảnh hưởng đáng kể tới quyết toán tài chính của công ty. 2.3. Hình thức lựa chọn nhà cung ứng, cấp phát nguyên vật liệu, hoạt động vận chuyển tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 2.3.1. Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng. Việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành như Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam là rất lớn. Bởi vì việc lựa chọn người cung ứng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất đối với công ty sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí lắp ráp thành phẩm động cơ và xe máy, do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. Mặt khác, thị trường luôn có nhiều loại nguyên vật liệu với chất lượng khác nhau, có loại đáp ứng yêu cầu lắp ráp và chất lượng của sản phẩm nhưng có loại không đáp ứng được các yêu cầu này. Vì vậy việc tính toán cho đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng đối với Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Nhận thức rất rõ về điều đó, Công ty rất quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động kinh doanh của công ty. Với đặc trưng kinh doanh của loại hình xe máy là cần sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau có chất lượng khác nhau do vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng cụ thể như sau: - Đối với những loại nguyên vật liệu như: Bộ nhựa, bộ côn, lốc máy, khung xe, càng xe và các loại dung cho xe phân khối lớn thì hầu hết công ty nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc các công ty vệ tinh trong khu công nghiệp của tập đoàn Lifan. Bởi đó là những loại vật liệu rất quan trọng cho một chiếc xe hoàn chỉnh với độ chính xác cao về mặt kỹ thuật - Đối với những loại nguyên vật liệu như: Moay ơ, bát phanh, săm lốp vành, nan hoa… thì công ty có thể lựa chọn các nhà cung ứng trong nước như Công ty AMA, Cao su sao vàng, Á Long, Cường Hậu, Ngọc lan… . Như vậy Công ty sẽ xem xét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn. Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợp đồng. Công ty sẽ định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. - Còn với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như: Súng hơi, xe đẩy, xe kéo… thì các nhân viên phòng cung ứng vật tư tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn đáp ứng được yêu cầu của công việc. Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâu trung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…). Về nguyên tắc nhân viên phòng cung ứng vật tư của công ty luôn mua trực tiếp nguyên vật liệu từ chính nơi sản xuất ra có lợi hơn mua qua trung gian, bởi việc này giảm chi phí rất đáng kể. 2.3.2. Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu. * Hoạt động mua sắm của công ty. Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu khá tốt, luôn đảm bảo tốt yếu tố đầu vào cho hoạt động lắp ráp và phục vụ cho dây chuyền sản xuất của Công ty không bị gián đoạn và chờ đợi công việc. Sơ đồ 5: Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam Biểu hiện cầu Thực hiện đơn hàng Thương lượng và đặt hàng Tìm và chọn người bán Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua * Hoạt động vận chuyển của công ty. Sau khi đã ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu của nhà cung ứng, trong bản hợp đồng công ty luôn ghi rõ hình thức vận chuyển. Nếu nhà cung ứng chấp nhận vận chuyển tới tận kho của công ty thì mức chi phí vận chuyển sẽ được tính theo mức giá cố định dược hai bên chấp nhận, còn đối với một số nhà cung ứng ở gần công ty thì công ty luôn có các đội xe vận chuyển. Công ty luôn đặt vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung ứng tới kho của công ty phải đảm bảo đúng thời gian, chất lượng và hiệu quả lên hàng đầu. Trước khi vận chuyển các loại nguyên vật liệu thì công ty cung luôn lên kế hoạch vận chuyển; lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển; xây dựng kế hoạch vận chuyển; tổ chức vận chuyển theo kế hoạch; kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh hoạt động vận chuyển sao cho phù hợp với hình thức công việc và có sự chủ động nhất. 2.4. Hình thức bố trí hệ thống kho tàng và phương pháp bảo quản. 2.4.1. Hình thức bố trí kho tàng của Công ty. Bất kì một doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh đều cần phải có hệ thống kho tàng bởi vì trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn có sự tách biệt giữa việc mua sắm nguyên vật liệu với việc sử dụng chúng. Nhưng do đặc trưng của ngành nghề lắp ráp động cơ và xe máy nguyên vật liệu với số lượng là rất lớn và nhiều chủng loại. Chính vì vậy hệ thống kho tàng của công ty với diện tích lớn và được xây dựng tập chung để tiện cho việc cấp phát nguyên vật liệu ra dây chuyền lắp ráp được nhanh chóng và thuận tiện (hệ thống kho của công ty luôn được xây dựng liền với dây chuyền lắp ráp). Hệ thống kho của công ty được phân bổ theo nguyên tắc gần giống như hình bàn cờ với các khu và các lô cột, giá để linh kiện theo từng chủng loại. Các cột hàng được xếp theo kiểu 5-5, xếp theo hình thức này rất tiện cho việc cấp phát hàng ra dây chuyền lắp ráp và kiểm kể linh kiện trong kho. Đặc điểm chung của cả hai kho động cơ và xe máy đều giống nhau. Đầu tiên vào phân xưởng là phòng kho vật tư được nằm trung gian giữa hai kho tiện cho việc quản lý và đôn đốc công việc cho các nhân viên trong kho. Tiếp đến là kho để nguyên vật liệu đầu vào, tiếp theo là phân xưởng sản xuất, còn cuối cùng là kho thành phẩm dùng để lưu trữ động cơ và xe máy đã được lắp ráp hoàn chỉnh để tiện cho việc xuất hàng. Hệ thống kho, nhà xưởng được bố trí theo sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ kho, nhà xưởng tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Phòng kho vật tư Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Kho linh Dây chuyền Kho Kho linh Dây chuyền Kho kiện xe lắp ráp thành kiện động lắp ráp thành máy xe máy phẩm cơ động cơ phẩm Nhìn chung hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp 1 cách hợp lý và tương đối thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu. 2.4.2. Phương pháp bảo quản. Lượng nguyên vật liệu trong kho của công ty có số lượng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại và trạng thái nên công tác bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng và cần thiết. Phương pháp bảo quản: Tất cả các loại nguyên vật liệu trong kho của công ty khi nhập hàng về vận chuyển vào trong kho khi sắp xếp chỗ để đều được đụng trên các giá đỡ và các cột đều được lót các miếng gỗ để tránh tiếp đất trực tiếp, các linh kiện đều được đóng hộp kín tránh được không khí, tránh rỉ. Bởi mặt hàng của công ty đều là động cơ và xe máy nên lượng linh kiện là rất nhiều, nếu không được bọc kỹ cận thận rất rễ bị hư. Nhìn chung công tác bảo quản nguyên vật liệu như hiện nay của Công ty là khá tốt tránh được sự hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu. 3. Thực trạng quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 3.1. Thực trạng ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu tại kho của Công ty. Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi sự biến động của NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm NVL. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập NVL từ phòng Cung ứng, thủ kho kiểm tra tính hợp lí và hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành nhập, xuất NVL. Sau đó, thủ kho phân loại chứng từ và lấy số liệu ghi vào Thẻ kho. Cuối tháng, căn cứ vào Thẻ kho, thủ kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu trong Thẻ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán nguyên vật liệu lập. Thẻ kho được lập theo mẫu sau: (Biểu 1 – Trang 35) Doanh nghiệp: Cty LFVN THẺ KHO Mẫu số:12-DN Tên kho: 1(Lắp ráp Xe máy) Theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày lập thẻ : 01/01/2008 Tờ số : 32 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: ........................Cụm đồng hồ công tơ mét................... ....................................................................................................................................... Đơn vị tính :....................Chiếc............Mã số......................C110................................ Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng ghi sổ Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 12/2008 500 02/12 10/12 02/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 600 08/12 35/12 08/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 700 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 100 600 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 50 550 22/12 41/12 22/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 650 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 80 570 26/12 49/12 26/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 670 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 70 600 Cộng phát sinh 400 300 Tồn cuối tháng 12/2008 600 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( ký , họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên , đóng dấu) Biểu 1: Mẫu Thẻ kho Cuối tháng, căn cứ vào Thẻ kho thủ kho tiến hành lập Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư theo mẫu sauCÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN VIỆT NAM -------------o0o------------ BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Bộ phận lập : Kho xưởng 1- Lắp ráp Xe máy STT Tên linh kiện Chủng loại Tồn đầu Nhập Xuất Tồn Ghi chú 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 500 400 300 600 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 600 500 100 1000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 150 150 200 100 4 Đầu xilanh C110 700 600 400 900 5 Đầu xilanh C100 480 95 50 525 6 Đầu xilanh W100 550 95 200 445 7 Nắp máy trái C110 505 250 350 405 … …………….. ……… ……….. ……… ……….. ……… … 327 Cụm đèn pha W100 93 80 100 73 Người lập Thẩm duyệt Phê chuẩn Biểu 2: Mẫu báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn Sau khi đã có thẻ kho chi tiết của thủ kho nhân viên thanh toán của phòng cung ứng mở thẻ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Một mặt tiện cho việc theo dõi vật liệu tồn trong kho bao nhiêu, mặt khác theo dõi lượng tiền phải thanh toán cho đơn vị cung ứng là như thế nào với từng loại nguyên vật liệu. Mẫu thẻ chi tiết nguyên vật liệu được lập theo (biểu 3 trang 38): Đơn vị: Công ty LF - VN Mẫu số S10-DN Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 cuả Bộ trưởng BTC) THẺ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tên vật liệu, sản phẩm : Cụm đồng hồ công tơ mét - C110 Mở sổ : Ngày 01Tháng 12 Năm 2008 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Tồn đầu tháng 12/2008 75.000 500 37.500.000 02/12 10/12 02/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 600 45.500.000 08/12 35/12 08/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 700 53.500.000 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 77.222 100 7.722.200 600 45.777.800 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 77.222 50 3.861.100 550 41.916.700 22/12 41/12 22/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 650 49.916.700 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 77.222 80 6.177.760 570 43.738.940 26/12 49/12 26/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 670 51.738.940 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 77.222 70 5.405.540 600 46.334.400 ……. …….. …….. …………………… ……… …….. ………. ……… ……….. ……. ……….. Cộng cuối tháng 12/2008 400 32.000.000 300 23.166.600 600 46.334.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Trưởng phòng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2. Thực trạng các biến động do tăng nguyên vật liệu tại kho của Công ty. Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau đế đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. 3.2.1. Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do mua ngoài. Sản phẩm sản xuất của công ty là các loại Động cơ và Xe máy. Để sản xuất ra một sản phẩm cần sử dụng một lượng vật tư khá lớn. NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua NVL do phòng Cung ứng vật tư đảm nhận. Căn cứ vào dự toán NVL, cán bộ phòng Cung ứng vật tư sẽ tiến hành thu mua từ những nhà cung cấp._.