Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kĩ thương Việt Nam

heo dõi thu nợ và thu lãi để đảm bảo an toàn tài sản cho Ngân hàng và cho khách hàng. Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank khi phải đối mặt trực tiếp với thị trờng đặc biệt là thị trờng Hà Nội- nơi có môi trờng Ngân hàng cạnh tranh sôi động bậc nhất cả nớc. Với chiều dài lịch sử không lớn và với những bớc đi ban đầu Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam đã gặt hái được những thành công đáng kể, bên cạnh đó còn xuất hiện những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn thiện trong quá trình hạch toán kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng và mức độ phức tạp của kế toán cho vay, kết hợp với nhiệm vụ của đợt thực tập cuối khoá, em chọn đề tài "Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam " làm chuyên đề tốt nghiệp. * Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Tập hợp hệ thống những lý luận của kế toán Ngân hàng- kế toán cho vay áp dụng tại Ngân hàng nông nghiệp trong giai đoạn hiện nay. - Trên cơ sở trình bày, phân tích đánh giá khách quan và toàn diện thực trạng vận hành quy trình kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam hiện nay. - Dựa trên việc bám sát chế độ kế toán cho vay đối với các tổ chức tín dụng do NHNN ban hành để đa ra những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác này làm cho kế toán cho vay trở thành một công cụ trợ giúp có hiệu quả đối với hoạt động tín dụng của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam. * Phạm vi nghiên cứu Đây là một đề tài có tính chất rộng bởi nó liên quan đến mảng hoạt động rất phức tạp của Ngân hàng, kế toán cho vay là "đầu mối" trong mọi lĩnh vực hoạt động Ngân hàng, mà trong giới hạn về thời gian nghiên cứu và năng lực thực tế của sinh viên thì việc giải quyết vấn đề một cách toàn diện và triệt để là không thể thực hiện được. Do vậy, em giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài trên góc độ môn học kế toán Ngân hàng, giới hạn về nội dung được xác lập ở phần 2 gồm 3 chương. * Phơng pháp nghiên cứu. Trên cơ sở những tư duy đổi mới về tổ chức và vận hành kinh doanh, tư duy về hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay trong mối quan hệ phù hợp với từng nội dung mà đề tài đặt ra. Em xác lập các phơng pháp thích hợp như: duy vật biện chứng- lịch sử, phân tích tổng hợp, phân tích tác nghiệp, so sánh, đối chiếu, kết hợp lý luận với thực tiễn, qua đó rút ra những tồn tại thiếu sót cần khắc phục và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam. * Bố cục của chuyên đề. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chơng: - Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán cho vay - Chương II: Thực trạng kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam - Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHO VAY I.1. Một vài nét về NHTM và hoạt động tín dụng Ngân hàng. I.1.1. Một vài nét về NHTM. Theo Điều 20 của Luật tổ chức tín dụng Việt Nam được quốc hội thông qua tháng 12/1997 có nêu định nghĩa " Ngân hàng Thương mại là loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động Ngân hàng và các hoạt động khác có liên quan như hoạt động tiền gửi, cho vay, thanh toán và các dịch vụ bảo lãnh…". NHTM ra đời và phát triển nó thực hiện những chức năng cơ bản sau: - Chức năng thủ quỹ và trung gian thanh toán: Chức năng thủ quỹ là chức năng đầu tiên củaNHTM, gắn liền với sự ra đời của NHTM và làm cơ sở cho Ngân hàng thực hiện các chức năng tín dụng, thanh toán và các dịch vụ khác. - Chức năng trung gian tín dụng: Đây là chức năng đặc trưng và cơ bản nhất của NHTM, nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Thực hiện chức năng này, một mặt, NHTM huy động và tập trung các nguồn vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi của các chủ thể trong nền kinh tế để hình thành nguồn vốn cho vay. Mặt khác, trên cơ sở vốn đã huy động được Ngân hàng tiến hành việc cho vay để đáp ứng nhu cầu vốn sản xuất, kinh doanh, tiêu dùng của các chủ thể cần vốn trong nền kinh tế, điều đó đảm bảo sự vận động liên tục của guồng máy sản xuất kinh doanh, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Như vậy, NHTM vừa là người đi vay, vừa là người cho vay, hay nói cách khác nghiệp vụ tín dụng của NHTM là đi vay và cho vay. - Chức năng tạo tiền: Qúa trình tạo tiền của NHTM được thực hiện thông qua hoạt động tín dụng và thanh toán trong hệ thống Ngân hàng, trong mối liên hệ chặt chẽ với hệ thống Ngân hàng trung ương của mỗi nước. 1.1.2. Hoạt động tín dụng Ngân hàng. Tín dụng là hoạt động quyết định tới kết quả kinh doanh của Ngân hàng. Hoạt động tín dụng là hoạt động chính mang lại tới 60-70% nguồn thu cho Ngân hàng. Kết quả kinh doanh Ngân hàng tốt hay xấu phụ thuộc vào kết quả hoạt động tín dụng Ngân hàng. Do vậy khi tiến hành cấp tín dụng cho khách hàng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng từ giai đoạn xétư duyệt cho vay đến giai đoạn thanh lí hợp đồng tín dụng nhằm đảm bảo việc sử dụng vốn vay đúng mục đích, an toàn và hiệu quả. I.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán Cho vay. I.2.1. Định nghĩa về kế toán cho vay. Cho vay là một hình thức cấp tín dụng, theo đó Ngân hàng giao cho khách hàng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời gian nhất định theo thoả thuận với nguyên tắc có hoàn trả cả gốc và lãi, như vậy có thể hiểu "Kế toán cho vay là công việc tính toán, ghi chép một cách đầy đủ chính xác các khoản thu nợ, thu lãi, theo dõi dư nợ tín dụng Ngân hàng. Trên cơ sở đó bảo vệ an toàn vốn cho vay của Ngân hàng và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành hoạt động tín dụng của Ngân hàng". Ngân hàng cũng như bất kỳ một doanh nghiệp nào khác hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường, vấn đề lợi nhuận mang tính chất sống còn. ở đó kế toán là nơi phản ánh tất cả các số liệu liên quan đến hoạt động của Ngân hàng. Để điều hành hoạt động kinh doanh Ngân hàng mang lại hiệu quả cao đòi hỏi người quản lý phải nhận thức được vai trò của thông tin kế toán. Cụ thể: Hạch toán kế toán cung cấp cho các nhà Ngân hàng biết được tình hình kinh tế, tài chính, sự biến động trong quá trình sử dụng vốn, huy động vốn, phản ánh và giám sát một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống các loại tài khoản phản ánh nguồn vốn và việc sử dụng vốn trong Ngân hàng. Từ thông tin mà kế toán Ngân hàng cung cấp giúp cho người quản lý đề ra những quyết định điều hành kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh. Trên cơ sở đó đề ra các mục tiêu, chiến lược phát triển. Muốn hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, nhà lãnh đạo Ngân hàng cần phải nắm bắt nhanh nhạy, chính xác các thông tin kế toán để từ đó biết được thực trạng và triển vọng phát triển, khả năng trả nợ, khả năng sinh lời trước khi quyết định bỏ ra một khoản vốn đầu tư nào đó. Giúp các nhà hoạch định chính sách nghiên cứu đưa ra các luật định phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế của từng loại hình kinh tế, để từ đó thiết lập nên các mối quan hệ hợp tác, tín dụng và quan hệ thanh toán. Khác với các ngành kinh tế khác, kế toán Ngân hàng có một số lượng chứng từ rất lớn, rất đa dạng đáp ứng nhu cầu của các mối quan hệ trong nền kinh tế thị trường. Để làm được điều này đòi hỏi Ngân hàng phải có những thể thức thanh toán phù hợp, phải tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ sao cho có khoa học, thuận tiện, nhanh chóng, đảm bảo an toàn tài sản. Để phát huy vai trò của mình, kế toán Ngân hàng có các nhiệm vụ sau: Sự ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc về hoạt động nguồn vốn và sử dụng vốn Ngân hàng theo đúng pháp lệnh Kế toán thống kê của Nhà nước và theo thể lệ của kế toán hiện hành trên cơ sở đó để đảm bảo an toàn tài sản (vốn) của bản thân Ngân hàng và của khách hàng, của xã hội được bảo quản tại Ngân hàng. - Phân loại nghiệp vụ, tổng hợp số liệu theo đúng phương pháp kế toán và theo những chỉ tiêu nhất định nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời phục vụ quá trình lãnh đạo, thực thi chính sách quản lý và chỉ đạo hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. - Giám sát quá trình sử dụng tài sản, nguồn vốn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn qua việc kiểm soát trước các nghiệp vụ bên nợ và bên có ở từng Ngân hàng cũng như toàn hệ thống góp phần tăng cường kỷ luật tài chính củng cố chế độ hạch toán kinh tế trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức giao dịch phục vụ khách hàng một cách khoa học, văn minh, giúp đỡ khách hàng nắm được những nội dung cơ bản của kỹ thuật nghiệp vụ Ngân hàng nói chung và kỹ thuật nghiệp vụ Kế toán nói riêng góp phần thực hiện chiến lược khách hàng của Ngân hàng. I.2.2. Vai trò của kế toán cho vay. Trong toàn bộ hoạt động của nghiệp vụ Kế toán Ngân hàng thì Kế toán cho vay được xác định là nghiệp vụ Kế toán phức tạp và rất quan trọng, nó góp phần bảo vệ an toàn vốn mà Ngân hàng đã đầu tư cho các thành phần kinh tế. Các thành phần kinh tế được vay vốn thể hiện ở số dư trên tài khoản tiền vay tại nh thông qua việc tổ chức ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác kịp thời các khoản cho vay thu nợ, chuyển nợ quá hạn, đồng thời theo dõi giám sát chặt chẽ dư nợ đảm bảo an toàn vốn. Kế toán cho vay phục vụ đắc lực trong việc chỉ đạo chấp hành chính sách tiền tệ tín dụng của Đảng và Nhà nước trong nền kinh tế thị trường với cơ chế tín dụng hiện nay, cụ thể là Ngân hàng là cơ quan chuyên môn được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện triển khai áp dụng mức lãi suất mà Ngân hàng Nhà nước đưa ra điều kiện thuận lợi để các thành phần kinh tế chủ động về vônd phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Việc thực hiện tốt công tác Kế toán cho vay làm tham mưu đắc lực cho công tác tín dụng để tín dụng thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế cũng như giám đốc bằng tiền với toàn bộ hoạt động trong nền kinh tế quốc dân. Xuất phát từ vai trò quan trọng của Kế toán cho vay, việc tổ chức bộ máy Kế toán trong mỗi Ngân hàng đều thực sự cần thiết, ở đó việc hạch toán Kế toán phải phù hợp với từng phương thức cho vay, loại cho vay, thời hạn cho vay nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao nhất cho Ngân hàng, bên cạnh đó đảm bảo an toàn tài sản cho Ngân hàng hay hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hạch toán Kế toán tiền vay. Để phát huy được vai trò của mình, Kế toán cho vay phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Thứ nhất, kiểm tra và xác định tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ Kế toán cho vay để đảm bảo khoản cho vay có khả năng thu hồi ngay từ khâu phát tiền vay. Thứ hai, ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về cấp tín dụng, về nghiệp vụ đầu tư, về quá trình thu hồi vốn gốc và lãi. Thứ ba, giám đốc, theo dõi chặt chẽ các khoản mục tín dụng, đầu tư đã thực hiện thông qua việc kiểm soát và quản lý hồ sơ về cho vay trên cơ sở bảo vệ an toàn tài sản góp phần nâng cao hiệu quả, mở rộng hoạt động tín dụng toàn đơn vị cũng như toàn hệ thống. Thứ tư, tổng hợp thông tin về hoạt động tín dụng để cung cấp cho lãnh đạo và làm tham mưu cho hoạt động nghiệp vụ cũng như chỉ đạo thực hiện chính sách kinh tế vĩ mô. Như vậy, Kế toán cho vay là một công cụ gián tiếp tạo cho Ngân hàng những nguồn thu nhập trên cơ sở đó Ngân hàng thực hiện chức năng kinh doanh và cung ứng vốn cho nền kinh tế. Với vai trò quan trọng như vậy, hệ thống Kế toán Ngân hàng phải hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi về vốn ngày càng cao của nền kinh tế. I.3. Nội dung về Kế toán cho vay. I.3.1. Chứng từ sử dụng trong Kế toán cho vay. Trong quan hệ tín dụng, xét về mặt quan hệ kinh tế pháp lý thì toàn bộ số tiền của Ngân hàng, các tổ chức tín dụng cho vay đối với khách hàng phản ánh số nợ mà người đi vay nhận nợ với Ngân hàng và phải hoàn trả trong những kỳ hạn nhất định gồm cả gốc và lãi. Tính pháp lý của các khoản nợ này được thể hiện trên các chứng từ Kế toán cho vay đã được pháp luật thừa nhận. Vậy chứng từ dùng trong Kế toán cho vay là những giấy tờ đảm bảo về mặt pháp lý các khoản cho vay của Ngân hàng. Mọi sự tranh chấp về các khoản cho vay hay trả nợ đều phải giải quyết trên chứng từ Kế toán cho vay. Chứng từ Kế toán cho vay gồm có: - Chứng từ gốc: là chứng từ có giá trị pháp lý trong quan hệ tín dụng xác định quyền và nghĩa vụ của hai bên đi vay và cho vay. Chứng từ gốc bao gồm: Hợp đồng tín dụng, đơn xin vay, bảng Kê tính lãi, khế ước vay tiền. Trong đó, đơn xin vay và khế ước vay tiền dùng trong phương thức cho vay từng lần. - Chứng từ ghi sổ: là chứng từ làm thủ tục Kế toán, là căn cứ được lập trên cơ sở chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ gồm: giấy lĩnh tiền mặt hoặc séc lĩnh tiền mặt trong trường hợp cho vay bằng tiền mặt, các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc thanh toán trong trường hợp cho vay bằng chuyển khoản. Đối với phương thức tín dụng theo hạn mức tín dụng, khi cho vay không phải lập khế ước vay tiền mà chỉ phải ký kết hợp đồng tín dụng thì tính chất pháp lý của khoản cho vay thể hiện ngay trên các chứng từ phát tiền vay như séc lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu cũng như hàng tháng tiến hành đối chiếu xác nhận nợ theo số dư các tài khoản cho vay theo hạn mức tín dụng trên cơ sở hạch toán chi tiết. Các chứng từ kế toán cho vay phải có đầy đủ tính pháp lý xác định quyền chủ thể cho vay của ngân hàng đối với khách hàng, chỉ rõ những người nhận nợ và cam kết trả nợ gốc và lãi đúng hạn cho ngân hàng. I.3.1.1 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán cho vay Để chứng từ kết toán cho vay phản ánh được chính xác sự biến động của hoạt động cho vay thì phải đảm bảo được các nguyên tắc lập chứng từ sau: - Lập chứng từ được tiến hành ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh (kể cả chứng từ do khách hàng lập hay chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập). Có như vậy thì kế toán cho vay mới có căn cứ để phân loại, ghi sổ từng loại hình cho vay, thời hạn vay, là căn cứ để ghi sổ và tổng hợp kế toán một cách kịp thời. - Chứng từ dùng trong hạch toán kế toán là hệ thống bản chứng từ do Ngân hàng quy định, thống nhất in ấn và phát hành. Các yếu tố của chứng từ khi lập phải ghi đầy đủ, không bỏ trống. Các chứng từ có nhiều liên thì phải kịp lồng một lần cho nhiều liên để đảm bảo sự khớp đúng giữa các liên, trong đó một liên là bản chính từ liên 2 trở đi là bản sao. Để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ, không tẩy xoá, sửa chữa, dán giấy đè lên chỗ sai. Nếu sai thì áp dụng cách sửa sai xóa bỏ trực tiếp chỗ sai hoặc lập chứng từ khác để thay thế. Các giấy tờ có giá trị cao như séc thì phải huỷ bỏ chứng từ sai và lập chứng từ khác thay thế. - Trên bản chính (liên1) các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào Ngân hàng (trừ giấy nộp tiền, bảng kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng và đóng dấu đơn vị, chữ ký và mẫu dấu phải được đăng ký trước tại Ngân hàng nơi khách hàng giao dịch. Các nhân viên Ngân hàng, khi tiến hành nhiệm vụ của mình, tuỳ theo chức trách nhiệm vụ khi kiểm soát xử lý chứng từ phải ký tên trên chứng từ, mẫu chữ ký phải đăng ký trước tại kế toán trưởng hoặc nhân viên kiểm soát. Ngoài ra, trong kế toán cho vay một số chứng từ sau còn phải có chữ ký của giám đốc Ngân hàng hay được giám đốc uỷ quyền ký thay giámđốc như: các chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ; các chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của khách hàng thu nợ, thu lãi, chuyển nợ quá hạn. I.3.1.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán cho vay. Quá trình hoàn thành việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Ngân hàng, chứng từ phải trải qua các khâu: lập hoặc tiếp nhận chứng từ, kiểm soát, xử lý nghiệp vụ, hạch toán vào các loại sổ sách thích hợp, tổ chức bảo quản. Sự vận động đó của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ kế toán. Với chứng từ kế toán cho vay đảm bảo nguyên tắc sau: - Đối với chứng từ thu tiền mặt (thu gốc, lãi tiền vay) phải thực hiện "thu tiền trước, ghi sổ sau" tức là thủ quỹ sau khi đã thu đủ tiền, ký tên trên chứng từ, vào sổ quỹ, sau đó kế toán mới vào sổ sách kế toán (vào máy). - Đối với chứng từ chi tiền mặt (cho vay theo hạn mức tín dụng) phải thực hiện "ghi sổ kế toán trước, chi tiền sau", tức là kế toán phải kiểm soát xem sổ dư tài khoản có đủ khả năng chi trả không, nếu đủ thì sau khi ghi sổ mới chuyển sang quỹ để chi tiền. - Các chứng từ chuyển khoản được ghi Nợ-Có đồng thời khi thực hiện kế toán máy. - Chứng từ luân chuyển trong nội bộ Ngân hàng phải do Ngân hàng tự tổ chức luân chuyển lấy, không nhờ khách hàng luân chuyển hộ. Trên cơ sở những nguyên tắc luân chuyển chứng từ trên, với chứng từ kế toán cho vay phải trải qua những công đoạn cơ bản sau: Thứ nhất, trước khi phát tiền vay, bộ phận cấp tín dụng phải nộp bộ hồ sơ cho vay để kế toán kiểm soát (hợp đồng tín dụng, tên khách hàng vay vốn, số tiền cho vay, thời hạn cho vay, lãi suất, kỳ hạn trả nợ) đây được coi là chứng từ gốc. Thứ hai, hoàn thành giai đoạn một với bộ hồ sơ hợp lệ, kế toán căn cứ vào hợp đồng tín dụng và các giấy nhận nợ được giám đốc Ngân hàng đồng ý cho vay, kế toán sẽ hướng dẫn cho khách hàng lập các chứng từ thanh toán để nhận tiền vay. Khi giải ngân kế toán, phải giám sát tính chặt chẽ của chứng từ và của đối tượng nhận tiền vay đảm bảo tiền lãi vay được phát ra đúng mục đích và không vượt mức tiền đã được giám đốc Ngân hàng duyệt cho vay. Khi giải ngân song giấy tờ đó sẽ được lưu vào hồ sơ vay vốn của khách hàng để theo dõi thu nợ, lãi. Sau khi giải ngân, kế toán vào sổ quỹ, thủ quỹ chuyển chứng từ cho kiểm soát. Kiểm soát tiến hành kiểm soát lại, sau đó chuyển chứng từ sang cho bộ phận nhật ký chứng từ. Sau khi hoàn thành tập nhật ký chứng từ theo thứ tự tài khoản cho vay từ nhỏ đến lớn, trong đơn vị vay thì xếp theo từng kỳ hạn trả thì tập nhật ký chứng từ sẽ được đánh số và đưa vào nơi bảo quản theo quy định. Trong quy trình lập và luân chuyển có nhiều nguyên nhân khiến cho chứng từ thiếu chính xác: có thể do sơ xuất, có thể do thiếu sự hiểu biết về kỹ thuật lập chứng từ, hoặc do cố ý để tham ô tài sản Nhà nước. Từ đó vấn đề đặt ra là phải kiểm soát chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của chứng từ trước khi cho phép nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hoàn thành tại các đơn vị hạch toán. I.3.1.3. Tổ chức kiểm soát và lưu trữ chứng từ. Trong kế toán cho vay gồm hai khâu kiểm soát, đầu tiên là khâu kiểm soát của nhân viên xử lý nghiệp vụ, bao gồm kiểm soát của thanh toán viên (hay nhân viên quản lý tài khoản), các nhân viên tín dụng, thủ quỹ. Nội dung kiểm soát bao gồm kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ như: mẫu mực chứng từ, các yếu tố ghi trên chứng từ, mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản, số hiệu tài khoản, ghi Nợ, ghi Có; số dư tài khoản, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai, là khâu kiểm soát của kiểm soát viên hoặc kế toán trưởng, nhằm kiểm soát lại một lần nữa tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát chữ ký của thanh toán viên và thủ quỹ. Sau khi hoàn thành việc kiểm soát, tất cả những người có trách nhiệm kiểm soát chứng từ phải ký tên vào đúng chỗ quy định trên chứng từ. Trải qua một quá trình luân chuyển, kiểm soát, chứng từ kế toán cho vay được tổ chức lưu trữ một cách khoa học. Với chứng từ gốc như hợp đồng tín dụng hay đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ, khế ước vay tiền thì sau khi phát tiền vay sẽ được lưu trữ trong hồ sơ vay vốn của người vay để theo dõi thu hồi nợ. Hợp đồng tín dụng xếp theo thứ tự tài khoản cho vay từ nhỏ đến lớn, trong cùng đơn vị vay thì xếp theo từng kỳ hạn trả, hợp đồng tín dụng chưa trả hết nợ được nhân viên kế toán bảo quản trong hòm có khoá chắc chắn và theo dõi để thu nợ. Với chứng từ ghi sổ thì được đóng thành tập theo từng ngày còn gọi là tập nhật ký chứng từ và cho vào phòng lưu trữ. Tại đây có một bộ phận chuyên quản lý chứng từ lại có những quy định cụ thể cho việc sử dụng chứng từ, tra soát chứng từ tránh xảy ra mất mát, sửa chữa sai mục đích. I.3.2. Tài khoản sử dụng trong kế toán cho vay. Tài khoản phản ánh nghiệp vụ cho vay thuộc tài sản có của Ngân hàng, nó dùng để ghi chép, phản ánh toàn bộ số tiền cho vay của Ngân hàng đối với người đi vay, đồng thời cũng ghi chép, phản ánh số tiền người vay trả nợ Ngân hàng theo những kỳ hạn nhất định. Việc bố trí tài khoản cho vay trong hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng như thế nào là tuỳ thuộc vào yêu cầu của việc chỉ đạo hoạt động tín dụng của Ngân hàng phục vụ nền kinh tế từng thời kỳ và yêu cầu bảo vệ tài sản của Ngân hàng. Khi các đơn vị, tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, tư nhân có đủ điều kiện vay vốn và được Ngân hàng cho vay thì kế toán Ngân hàng sẽ mở cho mỗi người vay một tài khoản cho vay thích hợp (tài khoản phân tích). Tài khoản cho vay thuộc nhóm 2 (20, 21, 22, 23) và có kết cấu: Bên nợ: Ghi số tiền Ngân hàng cho khách hàng vay và được gia hạn nợ Bên có: Ghi số tiền thu nợ từ khách hàng Ghi số tiền chuyển sang nợ quá hạn (nếu có) Dư nợ: Phản ánh số tiền khách hàng còn nợ NH và được gia hạn nợ đến một thời điểm. Trong quan hệ tín dụng giữa người vay và Ngân hàng không phải bao giờ người vay cũng trả nợ Ngân hàng đúng hạn. Trường hợp đến hạn trả mà người vay không đủ khả năng trả nợ và cũng không được Ngân hàng gia hạn thì số nợ đó phải chuyển sang tài khoản nợ quá hạn để theo dõi thu hồi với mức lãi suất cao hơn mức lãi suất cho vay bình thường. Kết cấu của tài khoản nợ quá hạn: Bên Nợ: Ghi số tiền chuyển nợ quá hạn (từ TK cho vay chuyển sang) Bên Có: Ghi số tiền thu nợ quá hạn Ghi số tiền được điều chỉnh lại kỳ hạn (chuyển sang TK cho vay) Dư Nợ: Phản ánh số nợ quá hạn chưa hoàn trả. Đi liền với hệ thống tài khoản cho vay là một loạt các TK liên quan khác như: Tài khoản lãi cộng dồn dư thu, dự trả Tài khoản dự phòng phải thu hồi khó đòi Tài khoản ngoại bảng (dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất tài sản thế chấp, cầm cố). Phản ánh tiền lãi cho vay chưa thu hồi được TK nợ khó đòi. I.3.3. Quy trình kế toán cho vay. Có hai phương pháp tính lãi cùng song song tồn tại ( phương pháp tính lãi theo món và tính lãi theo tích số), mỗi tổ chức tín dụng phải căn cứ vào chế độ cho vay của NHN0 đã được khách hàng chấp thuận thông qua khế ước vay tiền và theo chế độ lãi suất do Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Kỹ thương ban hành để tính thu lãi. Thứ nhất: Phương pháp tính lãi theo món. Phương pháp tính lãi theo món áp dụng đối với các món cho vay có quyết định trả lãi theo từng kỳ hạn bao gồm chỉ trả lãi chưa trả gốc, trả một phần gốc và lãi tương ứng, trả cả gốc và lãi. Cách tính lấy số dư Nợ tiền vay nhân với lãi suất cam kết và thời gian tính lãi, chỉ tính ngày đầu phát tiền vay, không tính ngày thu hết gốc. Công thức: Thời gian tính lãi Lãi suất áp Số tiền lãi = Số tiền nợ x --------------------- x dụng theo tháng 30 hoặc 360 hay năm Nếu trong thời gian tính lãi có thay đổi lãi suất mà sự thay đổi đó có hiệu lực với khoản vay thì phải tính cho từng giai đoạn ứng trước với lãi suất khác nhau hoặc trong thời gian tính có biến động về số dư Nợ thì cũng phải tính theo từng thời gian có sự thay đổi đó. Thứ hai: Tính lãi theo tích số: áp dụng đối với khoản vay ngắn hạn có quy định thu lãi theo tháng. Công thức: Tổng tích số tính lãi trong tháng Số tiền lãi = --------------------------------------- x lãi suất tháng 30 Trong đó: Tổng tích số tính = Số dư Nợ x Số ngày trong tháng duy Lãi trong tháng hoặc dư Có trì cùng số dư Nợ, dư Có Nếu ngày thu lãi trùng vào ngày lễ, ngày nghỉ hàng tuần thì chuyển sang làm việc tiếp theo. Số dư tính lãi là số dư cuối ngày nghỉ lễ, nghỉ cuối tuần trên. Thời gian tính nợ quá hạn kể từ ngày tiếp ngay sau ngày đến kỳ hạn trả, ngày đến kỳ hạn trả nhưng không trả được Nợ trong hạn (có phân kỳ trả nợ). I.3.3.1. Hạch toán kế toán giai đoạn cho vay. Việc hạch toán tiền vay được thực hiện theo những kỹ thuật khác nhau tuỳ theo từng phương thức cho vay. Ở giai đoạn cho vay, khi mà người vay đã làm đơn xin vay gửi tới Ngân hàng và được Ngân hàng xem xét quyết định việc cho vay. Khi khoản vay được giám đốc Ngân hàng chấp nhận ký duyệt thì người vay sẽ phải lập kế ước vay tiền hoặc hợp đồng tín dụng. Sau đó, bộ phận tín dụng sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán thực hiện hạch toán cho vay. Bộ phận kế toán kiểm soát lại và hướng dẫn khách hàng lập các chứng từ kế toán nhận tiền vay theo quy định. Khách hàng phải lập 3 liên giấy nhận nợ vay tiền (nhân viên kế toán không được lập hộ khách hàng) và phải ghi đầy đủ các yếu tố trên mẫu in sẵn đảm bảo tính chất pháp lý của chứng từ cho vay. Điều này có một chút khác biệt ở phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng thì khách hàng chỉ phải ký kết hợp đồng tín dụng lần đầu, còn những lần giải ngân tiếp theo khách hàng không phải làm đơn mà chỉ nộp chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp như: séc lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, kèm theo giấy nhận nợ tiền vay, các chứng từ xin vay phù hợp với mục đích sử dụng vốn trong hợp đồng tín dụng… để nhận tiền vay. Như vậy, sau khi người vay hoàn thành các thủ tục giấy tờ xin vay theo đúng quy định, kế toán cho vay căn cứ vào các chứng từ để hạch toán: Nợ: TK cho vay khách hàng Có: TK tiền mặt (nếu cho vay bằng tiền mặt) TK tiền gửi của người thụ hưởng (cho vay bằng chuyển khoản) TK thanh toán bù trừ, liên hàng (nếu thanh toán khác Ngân hàng). Đối với món cho vay có tài khoản cầm cố, thế chấp, thì kế toán phải ghi: Nhập: TK ngoại bảng "Tài sản cầm cố, thế chấp- 944". Sau khi giải ngân kế toán yêu cầu khách hàng kí nhận nợ trên kế ước hoặc giấy nhận nợ. Nếu người nhận vay không phải là chủ tài khoản thì phải có giấy uỷ quyền của chủ tài khoản. Và giấy tờ đó sẽ được lưu vào hồ sơ vay vốn của khách hàng để theo dõi thu nợ + lãi. Khi kí hợp đồng vay, Ngân hàng thoả thuận với khách hàng áp dụng phương pháp lãi cộng dồn dự thu thì định kỳ Ngân hàng sẽ tính lãi dự thu và hạch toán: Nợ: TK lãi cộng dồn dự thu Có: TK thu lãi. I.3.3.2. Hạch toán kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi. Với phương thức cho vay theo món, Ngân hàng quy định hạn trả cho từng món. Kỳ hạn đó được xác định trên kế ước hoặc giấy nhận nợ. Người vay phải có trách nhiệm trả nợ cho Ngân hàng khi đến hạn và việc trả nợ đó có thể được thực hiện một hoặc nhiều lần trong mỗi kỳ hạn. Mỗi lần thu nợ kế toán phải xoá nợ trên kế ước hoặc giấy nhận nợ và định kỳ phải tiến hành sao kê các giấy nhận nợ và khế ước đảm bảo sự khớp đúng giữa dư nợ trên các tài khoản cho vay và dư nợ trên kế ước và giấy nhận nợ. Với phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng, kỳ hạn nợ được thể hiện ở kế hoạch trả nợ từng tháng theo thoả thuận ghi trong hợp đồng tín dụng và đơn vị vay phải nộp tiền bán hàng hoặc các khoản thu nhập khác vào bên có tài khoản cho vay để trả nợ Ngân hàng. Theo phương thức này, Ngân hàng chỉ thu nợ trong phạm vi số tiền Ngân hàng đã cho vay. Trong trường hợp đơn vị vay theo hai tài khoản thì nếu đơn vị đã trả hết nợ nhưng vẫn nộp tiền bán hàng vào thì kế toán cho vay sẽ hạch toán số tiền dư vào bên có tài khoản tiền gửi thanh toán của đơn vị. Bút toán thu nợ gốc được hạch toán: Nợ: TK tiền mặt tại quỹ TK tiền gửi của khách hàng (thanh toán cùng Ngân hàng) TK thanh toán qua lại giữa các Ngân hàng (nếu thanh toán khác Ngân hàng) Có: TK cho vay - Kế toán thu lãi: đến hạn trả lãi người vay phải nộp tiền hoặc trích tài khoản tiền gửi để trả, việc trả lãi có thể trả riêng hoặc kết hợp với trả gốc. Nợ: TK thích hợp (tiền mặt hoặc tiền gửi khách hàng) Có: TK lãi cộng dồn dự thu. Còn khi áp dụng phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng thì quá trình cho vay, thu nợ thực hiện xen kẽ nhau vì vậy Ngân hàng sẽ áp dụng cách tính thu lãi theo phương pháp tích số dư nợ hàng tháng. Căn cứ số lãi, hạch toán: Nợ: TK thích hợp Có: TK thu lãi cho vay. I.3.3.3. Hạch toán kế toán gia hạn nợ và chuyển nợ quá hạn. Khi đến hạn trả nợ vì những lý do khách quan khách hàng không thực hiện được nghĩa vụ của mình thì khách hàng phải làm đơn xin gia hạn nợ để Ngân hàng xem xét, và Ngân hàng cũng chỉ được gia hạn trong phạm vi chế độ tín dụng quy định và không vượt quá thời hạn món cho vay để khuyến khích khách hàng có trách nhiệm trả nợ. Khi khoản vay đó không được Ngân hàng gia hạn nợ thì kế toán cho vay làm thủ tục chuyển nợ quá hạn và hạch toán: Nợ: TK thu nhập Có: TK lãi cộng dồn dự thu. Đồng thời ghi nhập TK ngoại bảng "941- Lãi chưa thu". Chỉ khi nào khách hàng hoàn thành nghĩa vụ trả nợ gốc và lãi cho Ngân hàng thì Ngân hàng mới xuất tài sản thế chấp trả cho khách hàng. Khi chuyển nợ quá hạn thì từ thời điểm đó kế toán tính thu lãi theo mức lãi suất nợ quá hạn. Như vậy, khi tiến hành thu hồi nợ, kế toán cho vay phải kết toán trên khế ước vay tiền. Đối với những khế ước thu hết nợ sẽ đóng thành tập riêng còn khế ước thu một phần thì lưu lại hồ sơ vay vốn của người vay để tiếp tục theo dõi thu nợ. Số khế ước chuyển nợ quá hạn được lưu ở hồ sơ nợ quá hạn. I.3.3.4. Dự phòng phải thu khó đòi. Trong mỗi khoản cho vay khách hàng, mặc dù đã qua khâu kiểm tra, thẩm định kỹ lưỡng nhưng vẫn không tránh khỏi những tổn thất có thể xảy ra. Do đó yêu cầu mỗi Ngân hàng phải tiến hành phân loại các khoản cho vay theo mức độ rủi ro có thể xảy ra để tiến hành trích lập quỹ dự phòng rủi ro. Dự phòng rủi ro là dự phòng được hạch toán vào chi phí hoạt động trên cơ sở trích lập dự phòng phần giá trị khoản cho vay khả năng không thể thu hồi được. Việc trích lập quỹ dự phòng được thực hiện như sau: - Nhóm 1: Trích lập 0% Với những khoản cho vay chưa đến hạn trả nợ (kể cả thời gian hạn nợ) - Nhóm 2: Trích lập 20% với những khoản vay có đảm bảo bằng tài sản đã quá hạn trả nợ dưới 181 ngày, những khoản vay không có tài sản làm đảm bảo đã quá hạn trả nợ dưới 91 ngày. - Nhóm 3: Trích lập 50% Với những khoản cho vay có đảm bảo bằng tài sản đã quá hạn trả nợ từ 181 ngày đến dưới 361 ngày; những khoản cho vay không có tài sản làm đảm bảo đã quá hạn trả nợ từ 91 ngày đến dưới 181 ngày. - Nhóm 4: Trích lập 100%. Những khoản cho vay có đảm bảo bằng tài sản đã quá hạn trả nợ từ 361 ngày trở lên, những khoản vay không có đảm bảo bằng tài sản đã quá hạn trả nợ từ 181 ngày trở lên. Nguồn dự phòng đã được trích được sử dụng để xử lý rủi ro trong các trường hợp cụ thể theo quy định của Hội đồng quản trị. Quy định cũng chỉ rõ mọi khoản tiền thu hồi được từ những khoản rủi ro đã được xử lý bằng nguồn dự phòng sau khi trừ chi phí hợp lý (nếu có) sẽ được hạch toán vào thu nhập của Ngân hàng. Việc thống kê lại những cơ sở lý luận cơ bản về kế toán cho vay giúp ._.ta nắm chắc những kiến thức cần thiết về hạch toán kế toán tiền vay, nhận thấy những điểm đã đạt được, sự thích ứng của hệ thống kế toán Việt nam với chuẩn mực kế toán quốc tế, nó là cơ sở để đánh giá một cách đúng đắn các chỉ tiêu an toàn, hiệu quả của một ngân hàng thông qua số liệu kễ toán. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM II.1. Khái quát sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Được thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993, Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam - Techcombank là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần đầu tiên của Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển sang nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng và trụ sở chính ban đầu được đặt tại số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Trải qua 14 năm hoạt động, đến nay Techcombank đã khẳng định được thương hiệu là một trong những Ngân hàng Thương mại Cổ phần hàng đầu của Việt Nam, với số vốn điều lệ lên tới 1.500 tỷ VNĐ, hệ thống mạng lưới chi nhánh rộng khắp trong cả nước, cung cấp đầy đủ các dịch vụ ngân hàng hiện đại. II.1.1. Một số hoạt động cơ bản của Ngân hàng Techcombank Trong bối cảnh nền kinh tế có nhũng bước phát triển mạnh mẽ và tình hình cạnh tranh gay gắt từ các ngân hàng khác, Techcombank đã có những kết quả kinh doanh vo cùng ấn tượng. Vốn điều lệ đạt 1.500 tỷ VNĐ, tổng tài sản đạt trên 13 nghìn tỷ đồng, Techcombank đã vươn lên đứng vào nhóm năm ngân hàng cổ phần có quy mô vốn và tổng tài sản lớn nhất. Ngân hàng cũng khẳng định vị trí hàng đầu của mình về tăng trưởng, lợi nhuận, công nghệ và phát triển mạng lưới. MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CƠ BẢN Đơn vị tính: tỷ VNĐ Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Tổng doanh thu 494,465 905,47 1.658,11 Tổng tài sản 7.667,46 10.666,1 12266,01 Vốn điều lệ 412,70 617,66 924,41 Lợi nhuận trước thuế và dự phòng rủi ro 130,32 277,86 319,54 Lợi nhuận trước thuế sau dự phòng rủi ro 107,01 186,06 213,9 Lợi nhuận sau thuế 76,13 206,15 237,07 Tỷ lệ lợi nhuận thuần /Tài sản có (ROA) 1,7 2,6 2,99 ROE (%) 31,71 45,19 51,97 Về nguồn vốn: 31/12/2006, tổng nguồn vốn kinh doanh tại chi nhánh đã đạt trên 14 tỷ VNĐ, tăng 37% so với cùng kì năm 2005. Tổng doanh thu năm 2006 cũng tăng 83 % so với thời điểm 31/12/2005 về giá trị doanh thu tăng 700 tỷ đồng. Dư nợ tín dụng đạt 5.380 tỷ đồng tăng 55% so với cuối năm 2005. Chất lượng tín dụng của Techcombank được duy trì và kiểm soát chặt chẽ, lượng dự phòng rủi ro tín dụng cũng được kiểm soát thường xuyên, đảm bảo an toàn cho hoạt động của ngân hàng. Với sự trợ giúp của công nghệ, năng suất lao động trong thời gian qua cũng được cải thiện, quy trình cung ứng các sản phẩm mới được triển khai và hoàn thiện, các cân đối lớn của ngân hàng như huy động, cho vay, cơ cấu dư nợ được quản lý tốt hơn. II.2 Thực trạng công tác kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank Quá trình đổi mới từ cơ chế quản lí kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lí của nhà nước bằng pháp luật trong những năm qua đã đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lí, trong đó kế toán là một công cụ quan trọng nó có vai trò tích cực đối với quản trị nguồn vốn, sử dụng vốn và việc điều hành hoạt động kinh doanh tiền tệ của từng Ngân hàng thương mại, là nguồn số liệu đáng tin cậy để Ngân hàng nhà nước điều hành chính sách tiền tệ, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các Ngân hàng thương mại. Chính vì vậy, việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán Ngân hàng để thích nghi yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản trị Ngân hàng là một vấn đề thực sự bức xúc và cần thiết. Việc áp dụng chính thức hệ thống kế toán mới trong tất cả các tổ chức tín dụng ở Việt Nam từ cuối năm 1998 là bằng chứng khẳng định tầm quan trọng của công tác kế toán trong công tác quản trị Ngân hàng. Hệ thống kế toán Ngân hàng mới, về nội dung và yêu cầu, đã có những thay đổi căn bản so với hệ thống kế toán trước đay. Điều đó đã góp phần tích cực đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản trị Ngân hàng dưới dạng thông tin kế toán tài chính trong quá trình hoạt động kinh doanh Ngân hàng. Tuy nhiên, trong kế toán Ngân hàng thì kế toán cho vay là một mảng nghiệp vụ rất phức tạp mà để triển khai được một cách tốt nhất hoạt động với tín dụng thì không thể không tổ chức tốt thủ tục về kế toán cho vay, bởi đây là mảng hoạt động chính của Ngân hàng, là đầu mối quan trọng có thể cung cấp mảng thông tin kế toán quản trị cho nhà lãnh đạo Ngân hàng một cách tốt và hữu hiệu nhất. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, hiện nay đang áp dụng QĐ số 06/ GĐ - HĐQT về việc cho vay đối với khách hàng, theo đó Chi nhánh đã sử dụng vốn một cách linh hoạt theo thành phần kinh tế, theo từng đối tượng, theo cách phương thức cho vay phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng trên địa bàn. Tại đây, bộ phận kế toán cho vay cũng phát huy hết những khả năng của mình góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo an toàn vốn cho Ngân hàng và khách hàng. Phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình cho vay, đồng thời quản lí hồ sơ vay vốn của khách hàng một cách chặt chẽ. Để hiểu rõ hơn về công tác kế toán cho vay, ta sẽ đi sâu vào quá trình hạch toán kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank. II.2.1. Thủ tục hồ sơ trong kế toán cho vay Kể từ khi phát sinh nhu cầu một món vay đến khi nó được thực hiện thì phải trải qua một quá trình phức tạp. Tính chất phức tạp thể hiện ở các chứng từ và quyết định của các cán bộ Ngân hàng trong việc nhận, thẩm định và đồng ý trao quyền sử dụng vốn cho khách hàng nào đó. Nói cho cùng, một khoản vay phát ra có đảm bảo rằng nó được thu hồi sau một thời gian nhất định hay không, điều đó phụ thuộc rất lớn vào quyết định thẩm định của cán bộ tín dụng. Công việc tiếp theo mà kế toán cho vay tiếp nhận từ cán bộ tín dụng là quản lí hồ sơ, theo dõi phần thu nợ, thu lãi sau khi đã giải ngân... từ đó có thông tin phản hồi về tình trạng chấp hành kỉ luật tài chính của khách hàng đối với Ngân hàng, chuyển lại cho cán bộ tín dụng để cán bộ tín dụng tiến hành đôn đốc thu nợ, thu lãi hoặc có những quyết định quan trọng khác: gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn hoặc ngừng phát tiền vay. Vậy trong quá trình tiếp nhận hồ sơ kế toán cho vay phải làm gì? Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn, sẽ tiến hành làm đơn xin vay vốn kèm theo các hợp đồng kinh tế liên quan đến món vay và phương án trả nợ cùng một số tài liệu khác như Báo cáo Kết quả kinh doanh... Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành thẩm định tính chính xác và khả thi của hồ sơ xin vay, ghi rõ ý kiến vào tờ trình và trình lên cấp trên. Sau khi thấy điều kiện vay vốn của khách hàng là khả thi, trưởng phòng tín dụng và cán bộ tín dụng ghi rõ ý kiến thẩm định vào báo cáo trình Tổng giám đốc quyết định. Giám đốc Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank căn cứ vào báo cáo thẩm định do phòng tín dụng trình sẽ quyết định hạn mức, lãi suất cho vay và giao cho phòng tín dụng làm hợp đồng tín dụng và thông báo cho khách hàng để ký hợp đồng... Sau khi hoàn thiện các thủ tục cho vay, cán bộ tín dụng chuyển cho cán bộ kế toán cho vay toàn bộ hồ sơ vay vốn bao gồm: hợp đồng tín dụng, tờ trình của cán bộ tín dụng, đơn xin vay vốn của khách hàng và các tài liệu liên quan. Hồ sơ vay vốn gồm: Hợp đồng tín dụng Giấy đề nghị vay vốn Dự án (phương án) sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đời sống( nếu có) Hồ sơ đảm bảo tiền vay (bao gồm cả hợp đông bảo đảm tiền vay) đối với khách hàng vay vốn phải thực hiện các biện pháp bảo đảm tiền vay. ngoài ra việc cho vay hộ gia đình, cá nhân qua tổ vay vốn (hoặc qua doanh nghiệp), cho vay doanh nghiệp để chuyển tải vốn cho hộ gia đình. + Biên bản thành lập tổ vay, danh sách thành viên (hoặc danh sách hộ gia đình, cá nhân đề nghị Ngân hàng cho vay). + Hợp đồng dịch vụ vay vốn ** Cho vay doanh nghiệp để chuyển tải vốn cho hộ gia đình, cá nhân phải có thêm một số các giấy tờ sau: + Danh sách hộ gia đình, cá nhân đề nghị Ngân hàng cho vay. + Hợp đồng cung ứng vật tư, tiền vốn cho hộ gia đình, cá nhân nhận khoán. Khi cán bộ kế toán cho vay nhận được hồ sơ pháp lí và hồ sơ vay vốn (gọi chung là bộ hồ sơ cho vay) từ cán bộ tín dụng chuyển đến, kế toán cho vay phải chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát trước khi phát tiền vay. Quy trình này được thực hiện tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank như sau: Kiểm nhận hồ sơ cho vay, đối chiếu đúng đủ theo danh mục hồ sơ cho vay, có ghi cụ thể từng loại giấy tờ (cái nào là bản gốc, cái nào là bản sao), kế toán cho vay có trách nhiệm kiểm soát và quản lí theo quy định cho vay hiện hành. Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ cho vay: + Phải theo đúng mẫu đã ban hành tại các quy định cho vay của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. + Sự khớp đúng giữa các yếu tố trên hợp đồng tín dụng với các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ cho vay như: tên khách hàng vay vốn, số tiền cho vay (bằng số, bằng chữ), thời gian cho vay, lãi suất, kì hạn trả nợ. + Hợp đồng tín dụng phải có đầy đủ chữ kí và dấu theo quy định, chữ kí và dấu của khách hàng vay vốn (chữ kí của giám đốc và kế toán trưởng nếu là doanh nghiệp, công ty), khách hàng có đăng ký mẫu dấu, chữ kí. Chữ kí và dấu của giám đốc Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank (hoặc người uỷ quyền) đều phải khớp đúng với chữ kí và mẫu dấu đăng ký tại phòng kế toán, chữ kí của cán bộ tín dụng cho vay và của trưởng phòng tín dụng. Sau khi kiểm nhận, kiểm tra bộ hồ sơ cho vay đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp kế toán cho vay kí nhận trên bảng kê giao nhận (hoặc sổ giao nhận) hồ sơ cho vay của cán bộ tín dụng chuyển đến. Kiểm tra sự khớp đúng các thông tin và dữ liệu trên máy vi tính với bộ hồ sơ cho vay (trong trưòng hợp cán bộ tín dụng đã nhận dữ liệu của bộ hồ sơ cho vay) hoặc cán bộ kế toán cho vay vào các dự liệu hồ sơ cho vay theo quy trình giao nhận trực tiếp trên máy vi tính. Ngoài hai bộ hồ sơ trên, nếu khách hàng vay có tài sản thế chấp, cầm cố thì kế toán cho vay phải tiến hành cả việc kế toán và quản lí hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay của khách hàng. II.2.2. Hạch toán kế toán giai đoạn phát vay (giải ngân) Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, trên cơ sở nhu cầu sử dụng của từng khoản vốn vay của khách hàng và khả năng kiểm tra, giám sát việc khách hàng sử dụng vốn vay mà chi nhánh thoả thuận với khách hàng vay về lựa chọn phương thức vay phù hợp. Qua doanh số hoạt động của chi nhánh cho thấy khách hàng vay vốn của chi nhánh tập trung chủ yếu vào các doanh nghiệp quốc doanh, là các doanh nghiệp lớn, có uy tín cao trên thị trường. Do vậy, chi nhánh chủ yếu thực hiện phương pháp cho vay hạn mức tín dụng và phương thức cho vay từng lần. Phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng có ưu điểm là phục vụ khách hàng nhanh chóng và nắm bắt kịp thời thông tin, năng lực tài chính của khách hàng, những lợi ích này càng được phát huy tốt trong cơ chế thị trường, nên phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng càng chiếm ưu thế. Các tài khoản kế toán cho vay: Ngân hàng TMCP Techcombank sử dụng hệ thống tài khoản của các tổ chức tín dụng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 25-12-1998 trong đó là tài khoản loại 2 phản ánh hệ thống tài khoản nội bảng về hoạt động tín dụng: TK 21: cho vay các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước TK 22: chiết khấu, cầm cố thương phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn TK 23: tài khoản cho thuê tài chính TK 24: bảo lãnh Kết cấu tài khoản cho vay đối với khách hàng (TK 21-24) Nợ: phản ánh số tiền Ngân hàng cho khách hàng vay Có: số tiền thu nợ từ khách hàng Chuyển sang tài khoản nợ quá hạn Dư nợ: số tiền khách hàng nợ Ngân hàng tại một thời điểm TK 217: tiền lãi cộng dồn dự thu Kết cấu tài khoản 217: Nợ: phản ánh số tiền lãi dự thu mà Ngân hàng tính theo định kỳ Có: số tiền lãi khách hàng trả hoặc số tiền lãi không thu được phải thoái thu Dư nợ: phản ánh số lãi dự thu mà chưa thu được chờ xử lý TK 259: dự phòng phải thu khó đòi. Kết cấu tài khoản 259 Nợ: số tiền dự phòng được sử dụng để xoá nợ Số tiền dự phòng hoàn nhập nếu có Có: số tiền dự phòng được trích lập hoặc tính vào chi phí Dư có: số tiền dự phòng chưa sử dụng TK ngoại bảng: TK 291: cam kết bảo lãnh cho khách hàng TK 941: lãi cho vay chưa thu được TK 994: tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng TK 996: giấy tờ có giá khách hàng đem cầm cố Kết cấu TK ngoại bảng phản ánh bút toán đơn: Nợ: phản ánh nghiệp vụ phát sinh hoặc nhập tài sản Hoặc Có: các nghiệp vụ đã được xử lý và kết thúc hoặc xuất tài sản Hạch toán kế toán phát tiền vay theo phương thức cho vay từng lần tại Chi nhánh thực hiện theo trình tự sau: - Lập chứng từ kế toán giải ngân: Dựa trên cơ sở kế toán cho vay của khách hàng được xác lập đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp. Khi khách hàng nhận tiền vay khách hàng sẽ lập 3 liên giấy nhận nợ và hợp đồng tín dụng, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và giấy nhận nợ. Lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính (lập phiếu chi cho vay), hoặc hướng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay thích hợp (giấy lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi). Chữ kí, dấu (nếu có) trên chứng từ nhận tiền vay của khách hàng phải khớp đúng với chữ kí trên hợp đồng tín dụng hoặc chữ kí, mẫu dấu đã đăng kí tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank (nếu có). Hạch toán trên sổ kế toán chi tiết. Căn cứ số tiền trên chứng từ kế toán giải ngân, hạch toán: Nợ: Tài khoản cho vay cầm cố: 222102 Tài khoản cho vay dịch vụ đời sống ngắn hạn: 211109 Tài khoản cho vay ngắn hạn doanh nghiệp: 211101 Có: Tài khoản tiền mặt: 1011.01 Tài khoản ngân phiếu: 101201.01 Tài khoản thanh toán giữa các Ngân hàng (52) Đồng thời nhập phiếu tài khoản ngoại bảng. Nhập tài khoản tài sản thế chấp cầm cố của khách hàng hạch toán theo giá trị của tài sản thế chấp, cầm cố. Căn cứ vào giá trị tài sản dùng để đảm bảo tiền vay trên hợp đồng cầm cố, thế chấp và bảo lãnh, kế toán cho vay lập phiếu nhập kho tài khoản ngoại bảng ghi: Nhập: Tài khoản tài sản thế chấp, cầm cố (TK 994) Hoặc nhập: Tài khoản các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố(TK 996001). Nhập tài khoản các cam kết bảo lãnh nhận được (TK 93) + Hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay được sắp xếp thứ tự theo bảng kê giao nhận giữa khách hàng và bộ phận tín dụng, tất cả các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ bảo đảm tiền vay được bỏ vào túi hồ sơ (hoặc bìa, tệp), ngoài bìa túi ghi rõ các yếu tố: tên khách hàng, mã số khách hàng, địa chỉ, tổng tài sản đảm bảo tiền vay, các món vay được đảm bảo bằng tài sản. + Thủ quỹ căn cứ vào phiếu nhập kho của kế toán chyển sang kiểm nhận bộ hồ sơ, kí nhận và vào sổ theo dõi hồ sơ đảm bảo tiền vay, lấy chữ kĩ khách hàng trên phiếu nhập. Hồ sơ đảm bảo tiền vay để trong két sắt Hồ sơ đảm bảo tiền vay được xếp thứ tự theo mã số khách hàng hoặc sắp xếp theo thứ tự A, B, C... tên của doanh nghiệp và tên của chủ hộ vay vốn. + Hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay đối với các món vay phải có tài sản đảm bảo. giá trị hạch toán theo giá trị định giá tài sản. + Định kì lập phiếu nhập tài khoản ngoại bảng bộ hồ sơ cho vay (trừ hồ sơ đảm bảo tiền vay). Theo dõi và ghi chép trên hợp đồng tín dụng: kế toán cho vay phải ghi rõ ràng và đầy đủ các yếu tố trên phụ lục hợp đồng tín dụng (của NHNo và khách hành). Khi phát tiền vay (từng lần rút vốn vay) và kí tên vào nơi quy định trên hợp đồng tín dụng, lấy chữ kí nhận của khách hàng trên hợp đồng tín dụng. + Giao một liên hợp đồng tín dụng cho khách hàng. + Một liên hợp đồng tín dụng kèm giấy đề nghị vay vốn lưu cùng bộ hồ sơ vay vốn tại bộ phận kế toán cho vaylà căn cứ để theo dõi cho vay thu nợ. Trường hợp khách hàng nhận tiền vay nhiều lần trên một hợp đồng tín dụng, kể từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, trước khi lập chứng từ giải ngân (hoặc hướng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay) kế toán cho vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền đã giải ngân các đợt không vượt quá số tiền vay đã ghi trên hợp đồng tín dụng. Đối với khách hàng vay vốn là hộ gia đình, cá nhân nếu người nhận tiền vay không phải là người đứng tên trên hợp đồng tín dụng, thì phải có giấy uỷ quyền hợp pháp của người đứng tên trên hợp đồng tín dụng. Hạch toán kế toán phát tiền vay theo phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng. Theo quy định số 324/1998/GĐ - NHNN1 ngày 30/9/1998 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước: phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng là tổ chức tín dụng và khách hàng xác định và thoả thuận một hạn mức tín dụng duy trì trong thời hạn nhất định hoặc theo chu kỳ sản xuất kinh doanh. Và chỉ dùng phương thức này đối với các doanh nghiệp có tín nhiệm cao và có vòng quay vốn nhanh. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, khách hàng vay vốn thường là các doanh nghiệp lớn có quan hệ tin cậy với Ngân hàng và quan hệ vay trả giữa Ngân hàng với doanh nghiệp đều thông qua việc mở tài khoản tại Ngân hàng. Nên việc thanh toán (thu nợ, thu lãi cho vay) đều thực hiện dưới hình thức chuyển khoản. Trên cơ sở hợp đồng tín dụng đã kí kết theo phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng. Người vay chỉ phải làm thủ tục vay một lần đầu. Còn từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, khách hàng không phải làm đơn mà chỉ nộp chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp, nhiệm vụ của kế toán cho vay là phải kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán, đối chiếu với hạn mức tín dụng đã được Ngân hàng và khách hàng thoả thuận dựa trên hợp đồng tín dụng. Khi đã đủ điều kiện thì căn cứ vào chứng từ để phát tiền vay, kế toán sẽ hạch toán: Nợ: Tài khoản cho vay khách hàng (theo hạn mức) Có: Tài khoản thích hợp Mỗi lần ghi nợ tài khoản cho vay, kế toán cho vay phải đối chiếu với hạn mức tín dụng còn lại để tránh vượt hạn mức tín dụng và kiểm tra về thời hạn hiệu lực của hợp đồng tín dụng đã kí kết. II.2.3. Hạch toán kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi. Kế toán thu nợ (gốc) Việc thu nợ của kế toán cho vay là hoạt động diễn ra thường xuyên, bởi việc cho vay đã được xác định kì hạn trả nợ, kì hạn đó được xác định trên khế ước hoặc giấy nhận nợ. Đến kì hạn trả nợ, người vay phải có trách nhiệm trả nợ cho Ngân hàng khi đến hạn và việc trả nợ có thể được thực hiện một hoặc nhiều lần. Nếu đơn vị không chủ động trích tài khoản tiền gửi., nộp tiền mặt... trả nợ cho Ngân hàng thì kế toán sẽ tự động trích tài khoản của đơn vị hoặc gửi giấy báo nhờ thu để trả nợ. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, việc thu nợ được tiến hành với sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán cho vay và cán bộ tín dụng. Cụ thể: kế toán cho vay căn cứ vào kì hạn trả nợ trên hợp đồng tín dụng, lập giấy báo nợ đến hạn theo mẫu quy định gửi cho bộ phận tín dụng chuyên quản để đôn đốc thu nợ. Giấy báo nợ phải được lập và gửi tới khách hàng trước kì hạn trả nợ tối thiểu 10 ngày (kì hạn trả nợ là các phân kì trả nợ hoặc ngày trả nợ cuối cùng ghi trong hợp đồng tín dụng). Hạch toán trên tài khoản cho vay + Thu nợ trực tiếp tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank: Cơ sở để hạch toán thu nợ (ghi có trên tài khoản cho vay) là các chứng từ hợp lệ, hợp pháp do khách hàng hoặc Ngân hàng lập, kèm theo hợp đồng tín dụng, chứng từ thu nợ phải gửi cho khách hàng 1 liên. Căn cứ vào chứng từ như: giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi từ tài khoản tiền gửi hoặc giấy báo có liên hàng, kế toán hạch toán: Nợ: Tài khoản tiền mặt 1011.01 (Nếu trả bằng tiền mặt) Tài khoản ngân phiếu 1012.021 (Nếu trả bằng ngân phiếu) Tài khoản thanh toán giữa các Ngân hàng (TK 52) Có: Tài khoản cho vay thích hợp + Thu nợ thông qua tổ chức tín dụng lưu động: cơ sở hạch toán thu nợ là phiếu thu của khách hàng và bảng kê thu nợ kèm theo là phiếu thu tổng số tiền thu nợ của tổ chức tín dụng lưu động. Cũng căn cứ vào phiếu thu hợp lệ, hợp pháp của tổ chức tín dụng lưu động chuyển đến kèm phiếu thu của khách hàng. Kế toán hạch toán: Nợ: Tài khoản thích hợp (1011.01; 1012.01; 52) Có: Tài khoản cho vay thích hợp Công việc theo dõi và quản lí trên hợp đồng tín dụng; + Trường hợp thu nợ trực tiếp tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank: kế toán căn cứ chứng từ trả nợ của khách hàng, ghi đầy đủ các yếu tố ở mục theo dõi thu nợ trên phụ lục hợp đồng tín dụng của khách hàng và NHNo (số chứng từ, ngày trả nợ, số tiền trả nợ, số dư nợ) và kí tên vào nơi quy định, lấp chữ kí xác nhận của khách hàng. + Trường hợp thu nợ qua tổ chức tín dụng lưu động: kế toán căn cứ vào số tiền thu nợ (gốc) của từng khách hàng trên bảng kê thu nợ kèm phiếu thu do tổ chức tín dụng lưu động thanh toán để đối chiếu vơí hợp đồng tín dụng lưu tại Ngân hàngTMCP Kỹ Thương Việt Nam- Techcombank, ghi đầy đủ các yếu tố ở mục theo dõi thu nợ trên phụ lục hợp đồng tín dụng (ngày trả nợ, chứng từ ghi sổ, số tiền trả nợ, số dư) và kí tên vào nơi quy định. Đối với khách hàng vay vốn mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank có nợ quá hạn, hoặc nợ vay thu trước hạn (do vi phạm hợp đồng tín dụng), cán bộ kế toán cho vay phải thường xuyên theo dõi và phối hợp với bộ phận tín dụng để tiến hành thu nợ khi tài khoản tiền gửi có số dư. Hiện nay, tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, với lượng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, khách hàng kinh doanh xuất nhập khẩu, có nhu cầu về vốn ngoại tệ cũng như nội tệ là rất lớn, quan hệ của khách hàng này với Ngân hàng đều thực hiện thông qua chuyển khoản, tức là ngoài tài khoản tiền vay, khách hàng còn mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. Do vậy, việc hạch toán khi các khoản nợ đến hạn có nhiều thuận lợi, giảm được chi phí, tiết kiệm thời gian, giúp Ngân hàng có khả năng kiểm soát tốt tình trạng tài chính của khách hàng. Kế toán thu lãi. Lãi cho vay là nguồn thu nhập lớn nhất của Ngân hàng, vừa để nuôi sống được bộ máy hoạt động Ngân hàng và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, với khách hàng gửi vốn vào Ngân hàng. Do vậy việc tính và hạch toán thu lãi tiền vay một cách chính xác, đầy đủ, nhanh chóng sẽ giúp cho hoạt động tín dụng của Ngân hàng được thực hiện trôi chảy, đấp ứng nhu cầu vốn cho doanh nghiệp, cá nhân một cách nhanh chóng giúp họ tận dụng được thời cơ trong kinh doanh. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank việc thực hiện thu lãi được tiến hành theo các kì hạn khác nhau (hàng tháng, hàng quý), lãi hàng tháng được thu vào một ngày nhất định (ngày 26 hàng tháng). Có 2 phương thức tính lãi được áp dụng tại Ngân hàng: Tính lãi theo món: áp dụng trong trường hợp thu lãi phù hợp với số tiền thu nợ gốc. Tính lãi theo tích số: áp dụng trong trường hợp thu lãi theo theo tháng, hoặc theo định kì. Xác định thời gian tính lãi: Thời gian tính lãi được xác định theo ngày. Thời gian tính lãi được tính từ ngày vay mà không tính ngày trả nợ. Ngày lễ, ngày nghỉ số dư tính lãi là số dư của ngày làm việc hôm trước. Trường hợp vay trả trong ngày thời gian tính lãi được xác định là 1 ngày. Công thức tính lãi: Tính theo món Tiền lãi = Gốc x Lãi suất x Số ngày Trong đó: Gốc: Số tiền trả nợ của khách hàng Lãi suất: lãi suất tháng / 30 ngày hoặc lãi suất năm /360 ngày Số ngày: Được tính từ ngày vay mà không tính ngày trả nợ + Tính lãi theo phương pháp tích số Tiền lãi = Tổng tích số x Lãi suất Trong đó: Tổng tích số: là tổng số dư của các ngày thực tế của kì tính lãi Lãi suất: lãi suất tháng /30 ngày, lãi suất năm /360 ngày Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, do quan hệ với khách hàng chủ yếu là thông qua tài khoản. Sau khi kí hợp đồng tín dụng, khách hàng có thể rút tiền, trả tiền thường xuyên, liên tục nhiều lần (trong tháng thậm chí trong ngày có từ 2 lần trở lên vay vốn hoặc trả nợ). Do vậy, việc thu lãi Ngân hàng thực hiện hàng tháng theo phương pháp tích số. Công thức tính: M*i*n L = ---------------- 30 Trong đó: L: Lãi phải thu i: lãi suất cho vay theo tháng M: Mức dư nợ n: số ngày Căn cứ vào số lãi tính được, kế toán lập chứng từ và hạch toán Nợ: Tài khoản thích hợp Có: Tài khoản "thu lãi Ngân hàng” Đồng thời kế toán cho vay ghi ngày thu lãi, số chứng từ, số tiền thu lãi (trong hạn, quá hạn) vào phụ lục hợp đồng tín dụng (số vay vốn) và cập nhật dữ liệu trên máy vi tính. Các hợp đồng tín dụng trả hết nợ (gốc, lãi), kế toán cho vay kiểm tra số lãi đã thu trên phụ lục hợp đồng tín dụng trước khi tính và thu lãi còn lại trên hợp đồng tín dụng, đảm bảo tổng số lãi đã thu trên hợp đồng tín dụng phải bằng số lãi phải trả tính trên hợp đồng tín dụng. Lãi chưa thu là một nguyên nhân làm giảm quỹ thu nhập của Ngân hàng trong năm 2005. Khi xảy ra tình trạng lãi chưa thu, cán bộ kế toán phải tiến hành nhập tài khoản ngoại bảng "lãi chưa thu - TK 94" đồng thời phải theo dõi chính xác tài khoản ngoại bảng để tránh thất thoát các loại lãi, đảm bảo cho thu nhập của Ngân hàng ổn định. Từ tháng 7/2005, Chi nhánh cũng như các Ngân hàng thương mại khác tiến hành việc hạch toán tiền lãi vay, lãi tiền gửi theo phương pháp cộng dồn dự thu, dự trả. Phương pháp này có vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng. Cụ thể; với số dư trên tài khoản "lãi cộng dồn dự thu" vào cuối niên độ kế toán (thường là cuối năm) giúp Ngân hàng có căn cứ để đưa ra biện pháp kinh doanh triển khai xuống các bộ phận có liên quan như kế toán, tín dụng thực hiện việc thu hồi khoản "lãi dự thu" nhưng chưa thu được đó, và thông qua số dư đó phần nào đánh giá được năng lực quản trị tín dụng, đầu tư, tài chính của Ngân hàng. II.2.4. Hạch toán kế toán cho vay khi thực hiện gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn Hàng tháng kế toán chủ động thông báo cho cán bộ tín dụng về số nợ trên từng khế ước của các khách hàng mình phụ trách trước từ 10 đến 15 ngày. Khi đến hạn để cán bộ tín dụng kịp thời đôn đốc trả nợ đúng hạn. Trường hợp nợ đến hạn như khách hàng chưa trả nợ do nguyên nhân khách quan như: thiên tai, dịch bênh, giá cả biến động không có lợi cho tiêu thụ sản phẩm và các nguyên nhân bất khả kháng khác, khách hàng phải có giấy đề nghị gia hạn nợ gởi đến Techcombank trước ngày đến hạn để Ngân hàng tiến hành xem xét quyết định. Khi nhận được giấy đề nghị gia hạn nợ, cán bộ tín dụng xem xét cho gia hạn nợ, thông qua trưởng phòng tín dụng trình lên giám đốc Ngân hàng. Khi được Giám đốc Techcombank phê duyệt, chuyển xuống bộ phận kế toán cho vay xử lý: + Đóng dấu khắc sẵn (hoặc ghi chú dòng) "gia hạn lần ____ kỳ ___" ở phần trên cùng mặt trước hợp đồng tín dụng để tiện trong việc theo dõi những Hợp đồng tín dụng đã gia hạn nợ. + Điều chỉnh thời hạn nợ, số tiền được gia hạn, ngày tháng năm cho gia hạn trên phụ lục hợp đồng tín dụng và dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính theo đúng thông báo gia hạn nợ được phê duyệt. + Thông báo gia hạn nợ được phê duyệt phải chuyển cho kế toán cho vay trước ngày đến hạn trả nợ ghi trên hợp đồng tín dụng tối thiểu là 01 ngày nhỏ hơn thời hạn kiểm tra về thời hạn gia hạn nợ: đối với nợ vay ngắn hạn, tối đa bằng thời hạn cho vay đã thoả thuận hoăc bằng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh nhưng không quá 12 tháng. Thời hạn gia nợ vay trung, dài hạn tối đa bằng 1/2 thời hạn cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng. Chuyển nợ quá hạn. + Đến hạn trả nợ ngày cuối cùng của các kỳ hạn trả nợ được phân kỳ trong HĐ tín dụng hoặc ngày trả nợ cuối cùng của HĐ tín dụng nếu khách hàng vay vốn không trả nợ, không được gia hạn nợ, ngày làm việc tiêp theo kế toán cho vay lập chứng từ hạch toán chuyển sang tài khoản nợ quá hạn thích hợp đồng thời lập thông báo chuyển nợ quá hạn gửi cho cán bộ tín dụng để thông báo cho khách hàng. + Khi chuyển trạng thái nợ quá hạn, kế toán cho vay lập phiếu chuyển khoản để hạch toán vào các tài khoản nợ quá hạn tương ứng với thời gian quá hạn: Nợ: Tài khoản cho vay trong hạn và được gia hạn nợ Tài khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày Tài khoản khó đòi Có: Tài khoản cho vay thích hợp Riêng tài khoản nợ quá hạn chưa đến 361 ngày nếu hạch toán vào tài khoản nợ quá đòi phải có thông báo bằng văn bản của giám đốc. + Đồng thời với việc chuyển nợ quá hạn kế toán phải ghi chép các yếu tố và ghi rõ trạng thái chuyển nợ quá hạn vào phần theo dõi nợ trong hạn, nợ quá hạn ở phần phụ lục HĐ tín dụng. Tính đến ngày 31/12/2005, tỉ lệ nợ quá hạn trước dự phòng rủi ro trong tổng dư nợ của Techcombank đạt 2,92% tổng dư nợ. Có thể nói, Techcombank cũng là 1 trong những ngân hàng sớm hất áp dung đầy đủ quy định mới của Ngân hàng nhà nước về trích dự phòng theo phân loại nợ và tuân thủ các tỷ lệ an toàn.Techcombank đã xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro tín dụng nhất quán, nên đã nâng cao được chất lượng công tác thẩm định ,đánh giá cấp tín dung và giám sát trong toàn bộ hê thống .Trong kế toán cho vay góp phần quan trọng trong việc hạch toán, gia hạn nợ kịp thời tránh gây thiệt hại cho khách hàng vay do phải chịu lãi suất nợ quá hạn bằng 150% lãi suất cho vay cùng loại. Muốn vậy, ngân hàng cần có biện pháp để góp phần hạn chế ở mức độ nào đó sự nhanh nhậy và chính xác của máy tính trong việc chuyển nợ quá hạn của kế toán cho vay, như vậy ngân hàng nhắc nhở, đôn đốc khách hàng khi gần đến hạn trả nợ. Và có như vậy ngân hàng mới đảm bảo được hoạt động của kế toán và tín dụng phối hợp nhịp nhàng, tăng thêm uy tín với khách hàng, tạo điều kiện phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. II.2.5. Hạch toán kế toán nhập ngoại bảng lãi chưa thu được. Khoản lãi chưa thu được coi như một khảon nợ mới phgát sinh. Đây là khoản khách hàng đã cam kết trong hợp đồng tín dụng là trả mà chưa trả được, hiện nay không phải tính lãi suất cho ngân hàng. Klhi hết hạn mà khách hàng chưa trả được thì tiến hành nhập ngoại bảng để làm căn cứ theo dõi: Nhập TK 941: lãi chưa thu. Tại Techcombank, khoản lãi chưa thu chiếm tỷ lệ lớn (30%) vì vậy ngân hàng nên áp dụng một tỷ lệ phạt thích hợp đối với khoản này. Bởi việc tính phạt lãi chưa thu không những phần nào giảm thiệt hại cho ngân hàng mà còn có tác dụng thúc đẩy khách hàng nhanh chóng trả lại cho ngân hàng đúng thời hạn. đây là biện pháp nhằm đôn đốc khách hàng thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng tín dụng. II.2.6 Dự phòng phải thu khó đòi và sử dụng dự phòng phải thu khó đòi. Trong quá trình cấp tín dụng, bất kỳ một khoản vay nào cũng chứa đựng rủi ._.