Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1

n lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, một trong những yếu tố quan trọng tác động đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp là việc huy động và sử dụng tài sản bằng tiền. Do đó, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là luôn giữ được sự cân bằng hợp lý giữa các luồng tiền vào và luồng tiền ra của doanh nghiệp, hay nói cách khác là luôn duy trì được một lượng tiền nhất định đủ để đáp ứng các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bưu điện trung tâm 1 là đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội, trong thời gian qua cũng đã quan tâm đến công tác quản lý ngân quỹ, song gặp không ít những khó khăn. Với chiến lược phát triển của ngành Bưu điện trong xu thế hội nhập cạnh tranh, quản lý tốt ngân quỹ đã và đang là một yêu cầu đối với Bưu điện trung tâm 1. Vì vậy, sau một thời gian thực tập tại Bưu điện trung tâm 1, em đã chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Nội dung luận văn tốt nghiệp của em được trình bày theo 3 chương: Chương 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Chương 2 : Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1. Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1. Em xin cảm ơn cô giáo, Thạc sỹ Lê Phong Châu, khoa Ngân hàng-Tài chính đã hướng dẫn em tận tình trong quá trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Em cũng xin cám ơn các cô chú cán bộ tại Bưu điện trung tâm 1 và đặc biệt là các cán bộ phòng Tài chính-Kế toán của trung tâm đã giúp em trong quá trình thực tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Chương 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường . Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Doanh nghiệp và chức năng tài chính của doanh nghiệp Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, nơi kết hợp các yếu tố cần thiết để sản xuất và bán các sản phẩm, dịch vụ tạo ra với mục đích thu lợi nhuận . Hoạt động của doanh nghiệp được đặc trưng bởi 2 dạng: + Sản xuất : Thực hiện chế biến các sản phẩm và dịch vụ mua vào để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có thể bán. + Trao đổi : Mua các yếu tố đầu vào (cung ứng) để phục vụ cho việc sản xuất ra các sản phẩm, dịch vụ và đem bán (thương mại). Hình 1.1 thể hiện hai chức năng cơ bản của doanh nghiệp là thương mại và cung ứng-sản xuất. Hai chức năng này được gọi chung là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trao đổi Cung ứng Sản xuất Trao đổi Cung ứng Dòng vào Dòng ra Trao đổi Cung ứng Hình 1.1 : Dòng biến đổi vật chất của doanh nghiệp Hoạt động trao đổi tạo ra dòng vật chất và tài chính đối ứng (Hình 1.2). Để có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có thể bán được, doanh nghiệp cần dùng vốn để mua sắm các tài sản và sử dụng các tài sản đó để tạo ra giá trị gia tăng. Sản xuất Trao đổi Cung ứng Trao đổi Cung ứng Dòng vật chất Dòng tài chính Dòng vật chất Dòng tài chính Hình 1.2: Dòng vật chất và dòng tài chính của doanh nghiệp Tạo ra vốn và phân bổ hợp lý vốn vào các tài sản dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh để tạo ra giá trị gia tăng ổn định, ngày càng lớn và phân chia lợi ích tạo ra cho các chủ thể liên quan là hoạt động cơ bản hình thành nên chức năng thứ ba của doanh nghiệp là tài chính hay còn gọi là hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chức năng tài chính hay hoạt động tài chính trước hết có nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành ổn định và có hiệu quả bằng các tài sản dùng trong sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, hoạt động này cũng có thể tạo ra những thu nhập ngoài sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp bằng các tài sản tài chính. Hai mảng hoạt động tài chính này cấu thành hoạt động tài chính trọn vẹn trong doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với nhau cho dù mỗi mảng có đặc trưng riêng. Đối với doanh nghiệp, trong giai đoạn ngắn hạn, việc đảm bảo cân bằng giữa khả năng và nhu cầu tài trợ thường xuyên được xem là mục tiêu chính của quản lý tài chính. Việc đảm bảo cân bằng tài chính ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định, có hiệu quả, cơ sở của sự tăng trưởng đều đặn và liên tục theo định hướng chiến lược. Vì vậy trong quản lý tài chính ngắn hạn, quản lý ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng. Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1.1.2.1 Khái niệm ngân quỹ Ngân quỹ là khái niệm dùng để chỉ tiền ( bao gồm tiền mặt trong két tại doanh nghiệp và tiền gửi ngân hàng) và các khoản tương đương tiền như chứng khoán dễ bán. Các loại chứng khoán giữ vai trò như một “ bước đệm ” cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Những khoản phải thu có khả năng thu được tiền ngay khi cần cũng được coi là một phần của ngân quỹ. Chúng ta có thể hiểu ngân quỹ là khoản chênh lệch giữa thực thu ngân quỹ và thực chi ngân quỹ tại một thời điểm nhất định của doanh nghiệp. Ngân quỹ tác động tới cả đầu vào và đầu ra của hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán các khoản chi, trao đổi hàng hoá… nhằm mục tiêu sinh lợi. Doanh nghiệp duy trì một mức dự trữ tiền dương là nhằm để có phương tiện giao dịch giúp doanh nghiệp mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu và thanh toán các khoản chi cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong hiện tại cũng như những khoản chi bất thường hay những nhu cầu về tiền đột xuất trong tương lai. Tiền giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó vì tiền có các chức năng chủ yếu: tiền là phương tiện lưu thông, tiền là phương tiện thanh toán, tiền là phương tiện đo lường giá trị, tiền là phương tiện dự trữ về mặt giá trị. Ngân sách hoạt động hàng năm và sự hình thành ngân quỹ Các loại ngân sách hoạt động hàng năm của doanh nghiệp a.1) Ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh Ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tổng hợp các dòng tài chính vào và ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó là doanh thu và các khoản chi có xuất quỹ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các dòng tài chính được thiết lập căn cứ trên giá trị phát sinh trong từng khoảng thời gian xem xét. Việc thiết lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ làm xuất hiện các thành phần liên quan đến tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Việc thiết lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh thường theo từng tháng và tập hợp thành các ngân sách theo chức năng trên cơ sở ngân sách hoạt động của các bộ phận. Các ngân sách chức năng trong ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: + Ngân sách bán hàng là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận bán hàng. Ngân sách bán hàng hình thành hai dòng tài chính cơ bản: Dòng doanh thu phụ thuộc vào khối lượng bán ra và biểu giá bán. Dòng chi liên quan đến chi phí cho hoạt động bán hàng không tính đến chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong bán hàng. Chính sách tín dụng đối với khách hàng của doanh nghiệp sẽ tác động đến ngân sách bán hàng và làm xuất hiện khoản Phải thu dự tính.  Kế hoạch bán hàng Ngân sách bán hàng Tồn kho hàng hoá Kế hoạch sản xuất Tồn kho NVL Kế hoạch cung ứng Ngân sách sản xuất Doanh thu Chi phí bán hàng Phải thu Giá bán, số lượng bán Chính sách thương mại Tồn kho đầu kỳ Chính sách dự trữ Số lượng sản xuất Mức tiêu hao Tồn kho đầu kỳ Chính sách mua Ngân sách quản lý Chi phí QL Hàng tồn kho Phải trả Chi phí sản xuất Hàng tồn kho Phải trả Ngân sách hoạt động SXKD Hình 1.3 -Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh- + Ngân sách sản xuất là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận sản xuất. Ngân sách sản xuất chỉ bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất chế biến : Chi mua nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, không tính đến chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong sản xuất. Ngân sách sản xuất được hình thành từ chương trình sản xuất của doanh nghiệp căn cứ vào chương trình bán hàng dự kiến có tính tới mức tồn kho thành phẩm đầu kỳ, mức tồn kho thành phẩm cuối kỳ mong muốn. Ngân sách sản xuất sẽ bao gồm trong nó cả ngân sách cung ứng vì quá trình sản xuất sẽ làm xuất hiện nhu cầu tiêu hao nguyên vật liệu. Từ mức tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ, mức tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ mong muốn và nhu cầu sử dụng phát sinh sẽ xác định tổng giá trị nguyên vật liệu cần mua, phương thức cung ứng. Từ ngân sách sản xuất sẽ xác định được mức Tồn kho và khoản Phải trả dự tính. + Ngân sách quản lý chung là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận gián tiếp. Ngân sách quản lý chung chỉ bao gồm các khoản chi phục vụ quản lý và cũng không tính tới chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý. a.2) Ngân sách đầu tư Đầu tư là một hoạt động nằm trong chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tư thường đòi hỏi một khoản tiền lớn, sẽ ảnh hưởng đến ngân quỹ khi thực hiện các khoản chi đầu tư theo lịch giải ngân đã được hoạch định. Trong phạm vi quản lý tài chính ngắn hạn, ngân sách đầu tư sẽ liên quan đến dòng tài chính ra nhằm mua sắm tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh (đầu tư bên trong) , bao gồm: Các khoản chi đầu tư hàng năm (đầu tư thay thế ). Đầu tư phát triển đầu tư hàng năm Ngân sách đầu tư Đầu tư thay thế Đầu tư mở rộng hiện đại hoá Các khoản chi cho đầu tư phát triển ( mở rộng, hiện đại hoá ). Hình 1.4 - Sơ đồ hình thành ngân sách đầu tư - a.3) Ngân sách hoạt động tài chính Thu HĐtc Chi hđtc Ngân sách HĐTc Thu lãi và gốc vay Thu từ TS tài chính dài hạn Trả lãi và gốc vay Trả từ TS tài chính dài hạn Ngân sách hoạt động tài chính liên quan đến các hoạt động vay, cho vay và đầu tư tài chính dài hạn, góp vốn liên doanh, bao gồm các dòng tài chính vào như thu tiền ứng với các khoản cho vay, thu tiền từ các tài sản tài chính dài hạn, và các dòng tài chính ra như trả tiền ứng với các khoản đi vay, trả tiền cho các tài sản tài chính dài hạn, góp vốn liên doanh. Hình 1.5- Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động tài chính - a.4) Ngân sách hoạt động bất thường Ngân sách này, khi lập kế hoạch, chỉ xét đến các khoản thu và chi do bán tài sản cố định cần thanh lý. Các khoản thu, chi bất thường khác không được xem xét. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh các quỹ dự phòng thì việc điều chỉnh sẽ được thể hiện ở ngân sách này: Điều chỉnh tăng các quỹ dự phòng được xem như dòng tài chính ra tức là khoản chi bất thường. Điều chỉnh giảm các quỹ dự phòng được xem như dòng tài chính vào tức là khoản thu bất thường. Thu bất thường Chi bất thường Ngân sách hđ bất thường Thanh lý TSCĐ Điều chỉnh giảm các quỹ dự phòng Chi phí liên quan đến việc thanh lý TSCĐ Điều chỉnh tăng các quỹ dự phòng Hình 1.6 - Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động bất thường- Sự liên kết của các ngân sách hoạt động hình thành ngân quỹ Để xác lập được trạng thái ngân quỹ cần phải liên kết các ngân sách hoạt động bộ phận. Trước khi liên kết các ngân sách hoạt động bộ phận, cần có sự điều chỉnh đối với ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự điều chỉnh đối với ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ căn cứ trên chính sách thương mại dự kiến của doanh nghiệp và chính sách của Người bán đối với cách mua dự kiến mà doanh nghiệp lựa chọn. Ngân quỹ Ngân sách hoạt động sxkd Ngân sách hoạt động đầu tư Ngân sách hoạt động tài chính Ngân sách hoạt động bất thường Hình 1.7 -Sơ đồ liên kết các ngân sách hoạt động hình thành ngân quỹ- Chính sách thương mại của doanh nghiệp được thể hiện ở cách thức thanh toán áp dụng cho khách hàng. Điều này làm cho khoản thực thu trong kỳ xem xét có thể khác biệt so với doanh thu. Việc điều chỉnh là để xác định dòng thực thu của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét sau khi đã loại bỏ lượng tiền mà doanh nghiệp cung cấp tín dụng (tín dụng thương mại) cho khách hàng (Phải thu).Việc điều chỉnh đối với khoản thu từ bán hàng sẽ cho thấy một phần khả năng tài trợ bên trong thực tế của doanh nghiệp từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính sách của Người bán cũng đòi hỏi việc điều chỉnh theo cách tương tự. Tất nhiên nó sẽ có tác động đối với khoản chi mua của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét và cho biết một phần nhu cầu tài trợ thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh cũng có thể phải áp dụng đối với ngân sách hoạt động bất thường liên quan đến thanh lý tài sản cố định. Việc điều chỉnh các quỹ dự phòng sẽ chưa thực hiện ở bước này. Các ngân sách đầu tư và ngân sách hoạt động tài chính cũng sẽ không điều chỉnh ở bước thiết lập ngân quỹ đầu tiên vì các ràng buộc hợp đồng đối với các khoản vay hoặc các ràng buộc chiến lược đối với việc đầu tư trực tiếp và đầu tư gián tiếp. Tổng hợp các ngân sách hoạt động sẽ xác định ngân quỹ của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét và là cơ sở để đưa ra các quyết định tài chính của doanh nghiệp. Vai trò của ngân quỹ trong hoạt động của doanh nghiệp Chu trình tài chính của doanh nghiệp có 3 chu kỳ: Chu kỳ tạo vốn; chu kỳ sử dụng vốn; chu kỳ phân chia thu nhập. Đối với một doanh nghiệp đang hoạt động thì ba chu kỳ này đan xen nhau, có lúc kế tiếp, có lúc song hành và cũng có lúc gián đoạn. Điều này tương ứng với tính chất đan xen trong việc hình thành nhu cầu cũng như khả năng tài trợ của doanh nghiệp trong suốt một thời kỳ nhất định. Trong giai đoạn ngắn hạn, việc đảm bảo cân bằng giữa khả năng và nhu cầu tài trợ thường xuyên được xem là mục tiêu chính của quản lý tài chính. Việc đảm bảo cân bằng tài chính ngắn hạn sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định, có hiệu quả, cơ sở của sự tăng trưởng đều đặn và liên tục theo định hướng chiến lược. Vì vậy, ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, với mục tiêu kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian. Các doanh nghiệp dự trữ tiền mặt vì 3 động lực chính: động lực giao dịch; động lực dự phòng; động lực đầu cơ. Động lực dự trữ tiền để giao dịch nghĩa là doanh nghiệp dự trữ tiền để có thể mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu và thanh toán các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cần nhiều tiền hay ít. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, hầu như hoạt động nào cũng đòi hỏi cần đến tiền. Có những thời điểm, nhu cầu tiền của doanh nghiệp rất cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp dịch vụ vào các dịp lễ tết hay các doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh theo mùa vụ… Đến thời điểm này, nhu cầu tiền của doanh nghiệp lên rất cao để mua hàng hoá, nguyên vật liệu. Ngoài ra, khi ngân quỹ thặng dư tiền sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng thanh toán nhanh cho nhà cung ứng, điều này có thể là thuận lợi cho doanh nghiệp rất nhiều vì uy tín doanh nghiệp được nâng cao và doanh nghiệp có thể hưởng lợi thế chiết khấu. Doanh nghiệp giữ tiền nhằm phòng ngừa khả năng thu chi tiền trong tương lai biến động không thuận lợi như sự thay đổi các chính sách của nhà nước, đình công, hỏa hoạn, khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Điều đó cũng có nghĩa là nếu khả năng dự báo thu chi bằng tiền trong tương lai của doanh nghiệp kém thì nhu cầu tiền dự phòng là cao và ngược lại, nếu doanh nghiệp nắm rõ được dòng tiền vào ra trong thời gian tới thì nhu cầu tiền dự phòng sẽ thấp… Doanh nghiệp sẽ không thể duy trì hoạt động bình thường để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường nếu không có một mức tồn quỹ rộng rãi đủ để bù đắp sự mất mát về máy móc, nguyên vật liệu… Ngoài ra, doanh nghiệp giữ tiền vì động lực đầu cơ nhằm chuẩn bị sẵn sàng để lợi dụng ngay các cơ hội tốt trong kinh doanh, đầu tư khi phát sinh những cơ hội đem lại lợi nhuận, thường là đầu tư vào các chứng khoán dễ bán. Việc đầu tư vào chứng khoán dễ bán còn nhằm mục đích dự phòng mà không phải giữ tiền mặt. Như vậy, ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, là phương tiện giúp doanh nghiệp duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo khả năng thanh toán. Doanh nghiệp sẽ phải làm thế nào để ổn định mức cân đối ngân quỹ, tránh những trường hợp biến động bất thường xảy ra. Điều này đòi hỏi phải quản lý tốt ngân quỹ. Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Sự cần thiết phải quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Mục tiêu của quản lý tài chính là cực đại hóa giá trị của doanh nghiệp. Một cách cụ thể, quản lý tài chính là việc thiết lập và thực hiện thủ tục phân tích, đánh giá và hoạch định tài chính, giúp cho nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn cũng như kiểm soát hữu hiệu quá trình thực hiện các quyết định về mặt tài chính với các nguyên tắc: Không bao giờ để thiếu tiền đảm bảo khả năng thanh toán. Đưa ra các quyết định đầu tư đúng, đạt hiệu quả cao. Đưa ra các quyết định tài trợ hợp lý với chi phí vốn thấp. Ngân quỹ là một bộ phận của vốn lưu động có tính lỏng cao nhất, với hai bộ phận chủ yếu là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng liên quan đến các dòng tiền vào ra doanh nghiệp - có nghĩa là nó liên quan tới các khoản thu chi bằng tiền. Bất cứ khi nào phát sinh các khoản thu chi liên quan đến tiền, mức dự trữ tiền trong ngân quỹ đều biến động. Mặt khác, các khoản thu chi tiền mặt lại không đồng thời và thường diễn ra bất thường, ảnh hưởng không nhỏ tới mức dự trữ tiền. Vì vậy, để tránh những trường hợp biến động bất thường của ngân quỹ đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lí ngân quỹ. Đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn quan tâm tới mức dự trữ tiền vì ngân quỹ biến động theo chiều hướng bất lợi sẽ ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Như vậy, một vai trò quan trọng của quản lý ngân quỹ là giúp cho doanh nghiệp đảm bảo khả năng thanh toán. Khả năng thanh toán là khái niệm dùng để chỉ khả năng đáp ứng các khoản nợ hay các khoản chi khi đến hạn. Do sự khác biệt về thời điểm ghi nhận giữa thu nhập và chi phí với thu và chi ngân quỹ, lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp chỉ là con số trên sổ sách kế toán, lợi nhuận này nếu không được biểu hiện dưới hình thái tiền, thì cho dù cao đến mức nào cũng không thể hiện được khả năng tái sản xuất mở rộng cũng như đảm bảo khả năng thanh toán doanh nghiệp được diễn ra bình thường. Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp không đủ tiền để trang trải các khoản nợ, khoản chi phát sinh do các dòng tiền vào, ra doanh nghiệp không diễn ra cùng thời điểm, độ lớn, cùng chu kỳ. Trong khi đó, việc dự đoán khi nào phát sinh các khoản thu, các khoản chi bằng tiền, số lượng là bao nhiêu và chu kì các khoản thu, các khoản chi đó như thế nào rất khó. Vì vậy, khả năng thanh toán tốt có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp bởi lẽ nó quyết định tới mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng, ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thường xuyên thanh toán đúng hạn có thể được hưởng chiết khấu hay các ưu đãi khác, duy trì được mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, có được nguồn hàng ổn định. Ngoài ra, một doanh nghiệp có khả năng thanh toán tốt sẽ dễ dàng vay tiền từ ngân hàng hay tìm kiếm các nguồn tài trợ khác cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xin được hưởng chính sách tín dụng thương mại hay phát hành chứng khoán ra công chúng để huy động vốn. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí ngân quỹ để dự báo những trường hợp có thể dẫn đến thiếu hụt tiền, có thể đẩy doanh nghiệp vào trạng thái khó khăn, từ đó có biện pháp khắc phục như tìm nguồn tài trợ hay tìm cách tăng thu giảm chi. Đồng thời dự báo những trường hợp ngân quỹ có thể thặng dư để có biện pháp sử dụng tiền nhàn rỗi, tạo thêm nguồn cho ngân quỹ, phòng ngừa cho biến động bất thường có thể xảy ra trong tương lai. Lựa chọn nguồn tài trợ với chi phí thấp Khi ngân quỹ thâm hụt do phát sinh nhiều các khoản chi nhằm duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tìm cách tạo nguồn ngắn hạn để bù đắp thâm hụt, tránh tình trạng mất khả năng thanh toán. Doanh nghiệp có nhiều cách để tìm nguồn tài trợ ngắn hạn nhưng vì những lí do nào đó, doanh nghiệp không thể tìm được nguồn chi phí thấp mà phải vay các tổ chức, vay cá nhân, hay huy động từ các nguồn có chi phí cao hơn. Nếu như doanh nghiệp có kế hoạch phòng ngừa trường hợp này, doanh nghiệp đã có thể có biện pháp khắc phục tối ưu. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể giảm các khoản phải thu khách hàng; tăng cường quan hệ tốt với nhà cung cấp bằng cách thanh toán nhanh để có thể được hưởng các ưu đãi về giá hay trả chậm trong tương lai; đầu tư tiền vào chứng khoán và đặc biệt là có kế hoạch vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng, hạn chế các khoản vay không cần thiết để vay trong tương lai. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch chủ động trước sẽ khiến doanh nghiệp có thể phải “vay nóng” từ các tổ chức, cá nhân có chi phí cao, phải chịu các điều kiện ràng buộc bất lợi cho doanh nghiệp. Như vậy, các hình thức tài trợ với chi phí lớn khiến chi phí vốn của doanh nghiệp cao, làm chi phí của doanh nghiệp trong tương lai tăng lên, ảnh hưởng tới lợi nhuận đồng thời hạn chế khả năng huy động vốn của doanh nghiệp trong tương lai. Và đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp không thể tìm được nguồn tài trợ nào, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ mất khả năng thanh toán. Rõ ràng, nếu không có sự quản lí chặt chẽ ngân quỹ, để tình trạng thâm hụt ngân quỹ bất lợi xảy ra, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và việc tối thiểu hoá chi phí vốn sẽ không đạt được. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, mọi khoản chi lớn thường đã phát sinh vào kì trước, đến kì sau, doanh nghiệp mới thực hiện cung ứng dịch vụ và đồng thời nhận được các khoản thu bằng tiền. Như vậy, ngân quỹ của doanh nghiệp sẽ thặng dư tiền vì thu bằng tiền của doanh nghiệp vượt trội các khoản chi trả bằng tiền trong kỳ. Tiền để tại két của doanh nghiệp hay gửi không kì hạn vào ngân hàng không đem lại mấy lợi nhuận. Doanh nghiệp cũng không thể tính tới việc đầu tư dài hạn vì đây chỉ là khoản tiền tạm thời nhàn rỗi trong ngắn hạn; cho dù đầu tư dài hạn sẽ hứa hẹn nhiều lợi nhuận thì nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro khi doanh nghiệp có nhu cầu thanh toán. Một số doanh nghiệp sẽ tìm cách đầu tư ngắn hạn tiền nhàn rỗi vào tài sản sinh lợi mà độ rủi ro có thể chấp nhận. Tuy nhiên sẽ có những doanh nghiệp không đầu tư tiền nhàn rỗi mà chỉ gửi tiền vào tài khoản ở ngân hàng bởi họ luôn duy trì một mức dự trữ tiền rộng rãi. Như vậy, quản lí ngân quỹ tốt sẽ sẽ tạo cơ hội sinh lợi, tăng lợi nhuận và và lựa chọn nguồn tài trợ phù hợp với chi phí thấp. Dự phòng cho những biến động bất thường Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi những biến động bất thường như thiên tai, đình công, khách hàng của doanh nghiệp mất khả năng thanh toán... Những tác động trên có thể trực tiếp làm giảm các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp hay buộc doanh nghiệp phải chi những khoản chi bất thường. Vì vậy, doanh nghiệp phải dự trữ một khoản tiền nhất định để dự phòng cho những biến động bất thường đó. Chi phí cho việc dự phòng những biến động bất thường đó chính là khoản thu nhập mà doanh nghiệp có thể thu được nếu sử dụng khoản tồn quỹ đó vào kinh doanh. Khi xảy ra những tổn thất, khoản được doanh nghiệp sử dụng ngay để thanh toán cho những tổn thất là ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không đủ tài trợ cho những tổn thất có nghĩa là thời điểm đó có thể doanh nghiệp đã mất khả năng thanh toán. Vì vậy, công tác quản lý ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nội dung công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp Dự tính thu nhập và chi phí Để có thể dự tính được thu nhập và chi phí trong kỳ tới, doanh nghiệp cần phải thường xuyên tiến hành nghiên cứu thị trường, xác định được nhu cầu của thị trường về sản phẩm của đơn vị mình trong kỳ tới là bao nhiêu, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới như thế nào. Từ đó doanh nghiệp có thể dự tính lượng hàng hoá, dịch vụ được cung cấp trong từng kỳ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải dự tính trước những biến động trên thị trường sắp tới về cung các hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào để từ đó có thể tính được các chi phí mà doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra trong kỳ. Như vậy, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp phải bao hàm đầy đủ thông tin phản ánh tình hình hoạt động doanh nghiệp trong kỳ và dự tính mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ tới. Căn cứ vào nguồn hình thành, thu nhập của doanh nghiệp gồm: +)Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh là khoản thu chủ yếu trong thu nhập của doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, thời điểm để xác định doanh thu là khi người mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc tiền đã thu được hay chưa. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ sau khi trừ khoản giảm giá hàng bán (nếu có chứng từ hợp lệ) được khách hàng chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Ngoài ra, doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn bao gồm các khoản phí thu thêm ngoài giá bán nếu có, phụ thu theo quy định của nhà nước mà doanh nghiệp được hưởng đối với dịch vụ cung cấp trong kỳ. + )Thu nhập từ hoạt động tài chính : Thu nhập hoạt động tài chính được xác định tại thời điểm tính lãi thu được, không phụ thuộc tiền lãi đã thu được hay chưa. +)Thu nhập từ hoạt động bất thường Thời điểm để xác định thu nhập từ hoạt động bất thường là khi các đối tác của doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho các khoản trên, không phụ thuộc tiền đã thu được hay chưa. Căn cứ vào nguồn hình thành, chi phí của doanh nghiệp gồm: + )Chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí như: Chi phí nguyên, nhiên vật liệu, khấu hao tài sản cố định, tiền lương và các khoản chi phí có tính chất lương, chi phí dịch vụ mua ngoài..Các chi phí này phát sinh có tính chất thường xuyên và gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm. Đối với doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm các chi phí từ khi mua hàng cho đến khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng và bảo hành cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Nói cách khác, chi phí kinh doanh dịch vụ bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí bằng tiền khác.. +) Chi phí cho hoạt động tài chính : Chi phí cho hoạt động tài chính bao gồm những khoản lãi mà doanh nghiệp chi trả cho việc đầu tư ra bên ngoài nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, chi trả tiền vay ngân hàng, chi trả lãi cho bên góp vốn liên doanh và các khoản chi khác có liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp đều được coi là những khoản chi phí cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp. +) Chi phí cho hoạt động bất thường Chi phí cho hoạt động bất thường của doanh nghiệp bao gồm : Chi phí phạt vi phạm hợp đồng, chi phí thanh lý tài sản và các chi phí cho các hoạt động bất thường khác. Dự tính nhu cầu tiền Trên cơ sở thu nhập và chi phí được dự tính cho kỳ sau, nhà quản lý tài chính cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu được trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trước còn việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ. Việc dự tính này nhằm hai mục đích: thứ nhất, giúp các nhà quản lý nắm được nhu cầu tiền trong tương lai; thứ hai, cho biết khả năng thu được tiền để đáp ứng các nhu cầu chi tiêu. Việc dự tính các khoản thu chi là không dễ song doanh nghiệp có thể căn cứ vào thu chi của kỳ trước, kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh kỳ này để ước lượng một cách tương đối thời điểm, chu kỳ, khối lượng các dòng tiền vào, ra. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định mức cân đối tiền mặt khi có nhu cầu thu chi phát sinh. Trước hết, doanh nghiệp cần phải dự đoán tiền thu ngân quỹ. Các khoản thực thu ngân quỹ bao gồm: Thu tiền bán hàng trong kỳ; Thu tiền nợ kỳ trước của khách hàng; Thu từ hoạt động tài chính; Thu từ hoạt động bất thường. Doanh nghiệp phải xác định thời gian trả tiền trung bình của các khoản phải thu khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được tỷ lệ phần trăm doanh thu được chuyển thành tiền trong kỳ. Sau khi dự tính các khoản thu vào ngân quỹ, nhiệm vụ tiếp theo là cần dự toán các khoản chi ra từ ngân quỹ như: Thanh toán các khoản phải trả; Chi tiền lương cho công nhân viên, nhà quản lý và chi khác; Thanh toán thuế, lợi tức, lãi cổ phần. Cuối cùng từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ nhà quản lý sẽ tìm ra chênh lệch thu chi ngân quỹ, đối chiếu với mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu của doanh nghiệp trong từng thời kỳ để thấy được nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp trong kỳ tới. áp dụng phương pháp quản lý ngân quỹ thích hợp Sau khi có được những thông tin về nhu cầu tiền, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và khả năng của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần áp dụng một phương pháp quản lý ngân quỹ thích hợp. Có rất nhiều phương pháp quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp chủ yếu lựa chọn hai phương pháp sau: Phương pháp quản lý theo mô hình Baumol Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải tính toán mức tiền mặt dự trữ hợp lí và hiệu quả nhất sao cho chi phí cơ hội của doanh nghiệp là nhỏ nhất đồng thời doanh nghiệp gặp ít rủi ro thanh toán nhất. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ thường tìm cách đầu tư số tiền mặt nhàn rỗi vào hình thức đầu tư ít rủi ro nhất đó là đầu tư vào tín phiếu kho bạc. Tín phiếu kho bạc là loại chứng khoán được coi là ít rủi ro nhất và dễ chuyển hoá thành tiền nhất. Vì thế chúng ta có thể coi chi phí cơ hội của việc giữ tiền là lãi suất tín phiếu kho bạc. Việc dùng tiền nhàn rỗi để đầu tư vào tín phiếu kho bạc sẽ đem lại cho doanh nghiệp khoản lợi nhất định. Tuy nhiên, tín phiếu kho bạc không phải là phương tiện thanh toán nên khi doanh nghiệp cần tiền mặt phải tìm cách bán tín phiếu. Điều này làm phát sinh chi phí bán các tín phiếu kho bạc. Như vậy, chi phí cơ hội tăng lên nếu d._.ự trữ tiền tăng lên đồng thời chi phí bán tín phiếu sẽ giảm đi nếu số lần phải bán tín phiếu ít đi tức là dự trữ tiền tăng lên. Do đó mức tiền dự trữ hợp lí và hiệu quả nhất đạt được khi tổng chi phí cho việc duy trì lượng tiền đó trong ngân quỹ là nhỏ nhất. Lượng tiền dự trữ Chi phí cơ hội của dự trữ tiền Chi phí do dự trữ tiền gây ra Chi phí do thiếu tiền điểm cực tiểu Lượng dự trữ tối ưu Tổng chi phí do dự trữ tiền Mức dự trữ tiền mặt tối ưu (mức tồn quỹ tối ưu) đạt được khi: Chi phí do thiếu tiền cận biên = Chi phí cơ hội của dự trữ tiền cận biên Khi hết tiền trong ngân quỹ doanh nghiệp mới đem bán tín phiếu nên tại thời điểm đó, lượng tiền mặt dự trữ bằng 0. Khi doanh nghiệp bán tín phiếu doanh nghiệp có đủ lượng tiền dự trữ tính toán. Như vậy, lượng tiền dự trữ bình quân trong doanh nghiệp là: lượng tiền dự trữ (tính toán) 2 Vậy chi phí cơ hội của việc giữ tiền là: lượng tiền dự trữ (tính toán) x chi phí cơ hội của lượng tiền dự trữ 2 lượng tiền dự trữ Chi phí cơ hội của việc dự trữ tiền cận biên là: chi phí cơ hội của một đơn vị tiền dự trữ 2 Từ đó, ta có thể tính được lượng dự trữ tiền tối ưu là: Q = 2 x tổng nhu cầu tiền để chi trả các hoá đơn trong năm x chi phí do mỗi lần thiếu tiền chi phí cơ hội của một đơn vị tiền dự trữ Theo giả định ban đầu, toàn bộ tiền nhàn rỗi sau khi đã tính lượng tiền dự trữ hợp lí được đầu tư toàn bộ vào tín phiếu kho bạc nên áp dụng cho trường hợp này ta suy ra được công thức tính lượng tiền dự trữ tối ưu như sau: Q= === 2 x tổng nhu cầu tiền để chi trả các hoá đơn trong năm x chi phí cho mỗi lần bán tín phiếu lãi suất Như vậy mô hình Baumol giả định việc chi trả các hoá đơn là đều đặn, chủ động mà không tính đến sự bất thường của các dòng tiền đi ra doanh nghiệp, và hơn thế nữa không tính đến các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp cũng làm thay đổi mức dự trữ tiền mặt mà giả định khi thu về, tiền được dùng để chuyển hoá luôn thành tín phiếu. Do đó, các nhà kinh tế học đã xây dựng mô hình phù hợp hơn với thực tế, tức là mô hình này có tính đến cả những khả năng tiền ra vào ngân quỹ. Phương pháp quản lý theo mô hình Miller-orr Để khắc phục tình trạng biến động tiền mặt trong doanh nghiệp, các nhà kinh tế học đã đưa ra mô hình kiểm soát ngân quỹ căn cứ sự biến động của dòng vào và dòng ra với đơn vị thời gian là ngày có tên gọi là mô hình Miller – Orr. Mô hình này cho phép nhà quản lý nắm giữ tiền ở mức độ hoàn toàn tự do trừ khi nó đạt tới điểm giới hạn trên và giới hạn dưới. Ta có đồ thị sau: Giới hạn dưới Mức tồn quỹ theo thiết kế Giới hạn trên Thời gian Lượng tiền mặt Trong mô hình này, nhà quản lý cần xác định được 3 chỉ tiêu: Giới hạn trên, giới hạn dưới của cân đối tiền mặt và mức tồn quỹ theo thiết kế. Tại giới hạn trên hoặc giới hạn dưới, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh mức tồn quỹ bằng cách đầu tư ngắn hạn hoặc tài trợ cho ngân quỹ để có mức tiền mặt theo thiết kế ban đầu. Khoảng dao động của mức cân đối tiền mặt trong mô hình phụ thuộc các yếu tố: nếu như mức dao động của thu chi ngân quỹ hàng ngày rất lớn hoặc là chi phí cố định của việc đầu tư ngắn hạn cao thì doanh nghiệp nên quy định khoảng dao động tiền mặt lớn. Ngược lại, nếu như lợi tức khoản đầu tư ngắn hạn cao thì doanh nghiệp nên thu hẹp khoảng dao động tiền mặt. Khoảng dao động tiền mặt được xác định theo công thức sau đây: Khoảng cách của giớ i hạn trên và giới hạn dưới của mức cân đối tiền Chi phí giao dịch x phương sai của thu chi ngân quỹ = 3 Lãi suất Doanh nghiệp thường thiết kế mức cân đối tiền mặt ở điểm một phần ba khoảng cách kể từ giới hạn dưới lên giới hạn trên. Mức tiền mặt theo thiết kế được xác định như sau: Khoảng dao dộng tiền 3 Mức tiền theo thiết kế = Mức tiền mặt giới hạn dưới + Mô hình Miller–Orr trên đây chỉ ra rằng nếu doanh nghiệp duy trì được mức tiền mặt theo như thiết kế ban đầu thì doanh nghiệp sẽ tối thiểu hoá chi phí giao dịch và chi phí do lãi suất gây ra. Mô hình Miller–Orr có thể thích ứng với nhu cầu kiểm soát ngân quỹ trong đơn vị thời gian rất ngắn (ngày) và phù hợp với một thị trường tài chính năng động. Mô hình này xem xét mức dao động của ngân quỹ trong hành lang giới hạn trên, giới hạn dưới của mức cân đối tiền và coi một nửa của mức dao động này thể hiện nhu cầu cần điền đầy mức thiếu hụt tiền. Cách đặt vấn đề này cho phép xem xét đồng thời dòng vào và ra nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải dự báo được dòng vào và ra một cách chi tiết (hàng ngày là tốt nhất). Vì vậy, khi doanh nghiệp có những trở ngại trong công tác dự báo ngân quỹ, mô hình Baumol vẫn có giá trị ứng dụng nhất định vì sự đơn giản của nó. Những mô hình quản lý ngân quỹ trên đây sẽ là những định hướng cho nhà quản lý tài chính trong quá trình thực hiện công tác quản lý ngân quỹ. Tuy nhiên, đã là mô hình thì sẽ ít nhiều mang tính cứng nhắc và không thể hoàn toàn tất cả những biến động của thực tế. Vì vậy, để vận dụng tốt được mô hình, các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao nhận thức và trình độ của đội ngũ cán bộ tài chính trong doanh nghiệp. Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ Việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ bao gồm các quyết định để sử dụng nguồn tiền nhàn rỗi khi có thặng dư ngân quỹ vượt qua giới hạn trên theo mô hình mà doanh nghiệp áp dụng và các quyết định tìm nguồn tài trợ khi có ngân quỹ xuống thấp hơn giới hạn cho phép của mô hình. Đối với hình thức tài trợ hay sử dụng ngân quỹ nào thì doanh nghiệp cần phải xem xét có phù hợp với chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt của đơn vị mình hay không. Chu kỳ kinh doanh là khoảng thời gian mà tất cả các bước của quá trình tái sản xuất phải trải qua như: nguyên vật liệu – sản phẩm dở dang – bán thành phẩm – thành phẩm – giao hàng – chờ thu tiền về. Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền Chu kỳ dự trữ là khoảng thời gian từ lúc bắt đầu mua nguyên vật liệu nhập kho cho đến khi xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng. Chu kỳ chờ thu tiền được tính từ khi giao hàng cho khách đến khi nhận lại tiền bán hàng. Chu kỳ kinh doanh còn tính theo chu kỳ trả tiền và chu kỳ tiền mặt Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ trả tiền + Chu kỳ tiền mặt Chu kỳ tiền mặt là khoảng thời gian từ khi trả tiền cho nhà cung cấp cho đến khi thu được tiền của khách hàng. Như vậy, trong quản lý ngân quỹ doanh nghiệp cần phải quan tâm đến chênh lệch độ dài chu kỳ thu tiền và độ dài chu kỳ trả tiền để đưa ra những quyết định phù hợp cho công tác quản lý ngân quỹ. Các nguồn tài trợ ngắn hạn cho ngân quỹ Bán chứng khoán ngắn hạn, giấy tờ có giá Khi mức tồn quỹ thực tế nhỏ hơn mức tối ưu, doanh nghiệp có thể bán chứng khoán để tài trợ cho ngân quỹ. Các chứng khoán sẽ được bán trên thị trường trước hết là để đáp ứng nhu cầu tiền mặt, thứ hai là để thực hiện lợi nhuận cho các khoản đầu tư. Các chứng khoán dễ bán có thể được bán trên thị trường tiền tệ như tín phiếu kho bạc, hoặc có thể đem thương phiếu đến ngân hàng để chiết khấu. Vay ngân hàng Nếu doanh nghiệp không có các chứng khoán thanh khoản để bán hoặc doanh nghiệp chưa muốn bán chứng khoán thì doanh nghiệp có thể vay ngân hàng. Doanh nghiệp có thể vay ngân hàng theo nhiều phương thức khác nhau với các điều kiện như thời hạn trả, số dư tối thiểu, cách hoàn trả nợ vay..với mức lãi suất tương ứng. Ngân hàng có khả năng đáp ứng những nhu cầu này cho doanh nghiệp với thời hạn có thể từ vài ngày đến cả năm, có thể đảm bảo hoặc không có đảm bảo. Với hình thức tài trợ này, doanh nghiệp cần phải so sánh giữa vay ngân hàng và việc bán chứng khoán. Lãi suất mà doanh nghiệp phải trả cho ngân hàng có thể cao hơn lãi suất mà doanh nghiệp nhận được từ việc bán chứng khoán. Nếu doanh nghiệp không chắc chắn về thu chi ngân quỹ trong tương lai thì doanh nghiệp cần phải giữ mức cân đối tiền mặt lớn với mục đích là sẽ không phải đi vay. Ngược lại, nếu doanh nghiệp biết chắc chắn về khả năng thu chi ngân quỹ trong tương lai thì có thể giữ tiền mặt ở mức thấp hơn. Tín dụng thương mại Doanh nghiệp nhận chính sách tín dụng thương mại của nhà cung cấp sẽ làm cho cân đối tiền mặt của ngân quỹ bớt căng thẳng do doanh nghiệp không cần phải chi ngay các khoản tiền mua hàng. Khi đó doanh nghiệp sẽ phải trả thêm một khoản tiền do việc thanh toán chậm và phải chấp nhận với một giá thanh toán cao hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải rất thận trọng vì khoản tiền doanh nghiệp trả chậm trong kỳ này sẽ có thể trở thành gánh nặng cho ngân quỹ trong các kỳ sau. Các biện pháp sử dụng nguồn tiền nhàn rỗi Đầu tư vào các chứng khoán thanh khoản cao trên thị trường Việc đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp là nhằm tận dụng khoản tiền nhàn rỗi tạm thời. Có rất nhiều những chứng khoán dễ bán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như: tín phiếu kho bạc, chấp nhận thanh toán của ngân hàng, thương phiếu..Vì thế, việc quyết định đầu tư vào chứng khoán hay không và đầu tư vào loại nào phụ thuộc vào: lãi suất, tính thanh khoản, ngày đáo hạn. Thực hiện hoạt động này doanh nghiệp cần phải quản lý một danh mục đầu tư hợp lý sao cho lợi nhuận thu được đủ bù đắp các rủi ro và mức lợi tức mong muốn. Đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí giao dịch để mua và bán chứng khoán không đáng kể so với chi phí cơ hội của viêc giữ tiền mặt nên các doanh nghiệp này cần chú ý tới công cụ đầu tư này. Cung cấp tín dụng cho khách hàng Cung cấp tín dụng cho khách hàng là một công cụ quan trọng mà doanh nghiệp cần phải chú trọng. Chính sách cung cấp tín dụng thương mại cho khách hàng có nhiều ưu điểm như : Doanh nghiệp có thể bán được nhiều hàng hoá hơn với mức giá cao hơn; Hiệu quả sử dụng tiền của doanh nghiệp tăng do cung cấp các khoản phải thu sẽ thu được mức lãi cao hơn hẳn so với việc đầu tư vào các khoản mục khác đồng thời doanh nghiệp có thể tạo lập mối quan hệ lâu dài với những khách hàng lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi khách hàng không thanh toán đúng hạn. Vì vậy, việc doanh nghiệp có cung cấp tín dụng thương mại cho một khách hàng hay không cần phải được cân nhắc và tìm hiểu kỹ lưỡng, doanh nghiệp nên chọn những khách hàng có uy tín, quan hệ lâu dài. Trả trước cho nhà cung cấp Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng nguồn tiền nhàn rỗi của mình để thanh toán trước cho nhà cung cấp. Khi thực hiện việc này, doanh nghiệp sẽ được nhà cung cấp cho hưởng một khoản chiết khấu tiền mặt. Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp Để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp, người ta sử dụng các chỉ tiêu: Khả năng thanh toán hiện hành Tài sản lưu động Tỷ lệ khả năng thanh toán hiện hành = --------------------------- Nợ ngắn hạn Tỷ lệ này cho biết một đồng nợ ngắn hạn của doanh nghiệp được đảm bảo bằng bao nhiêu đồng giá trị tài sản lưu động. Tài sản lưu động thường bao gồm tiền, các chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhượng, các khoản phải thu và dự trữ (tồn kho). Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản vay ngắn hạn ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải trả, phải nộp khác.. Tỷ lệ khả năng thanh toán hiện hành thể hiện khả năng thanh toán tổng quát của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn được trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một giai đoạn tương đương với thời hạn của các khoản nợ đó. Nếu tỷ lệ khả năng thanh toán hiện hành >1 thì doanh nghiệp được coi như đang ở trạng thái thuận lợi. Tuy nhiên hệ số này chưa đủ chặt chẽ trong việc đánh giá cân bằng tài chính ngắn hạn vì còn tính đến khoản mục Hàng tồn kho. Nếu khoản mục này chiếm tỷ trọng đáng kể trong tài sản lưu động và thời gian chuyển hoá cần thiết đủ dài thì vẫn tồn tại nguy cơ mất cân bằng ngắn hạn. Khả năng thanh toán nhanh Tài sản lưu động - Tài sản dự trữ (tồn kho) Tỷ lệ khả năng thanh toán nhanh = ------------------------------------------------------ Nợ ngắn hạn Đây là tỷ số giữa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn. Tài sản quay vòng nhanh là những tài sản có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền, bao gồm: Tiền, chứng khoán ngắn hạn, các khoản phải thu. Tài sản dự trữ (tồn kho) là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn trong tổng tài sản lưu động và dễ bị lỗ nhất nếu được bán. Do vậy, khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn không phụ thuộc vào việc bán tài sản dự trữ (tồn kho). Khả năng thanh toán tức thời Ngân quỹ Tỷ lệ khả năng thanh toán tức thời = -------------------------------------- Nợ đến hạn Khả năng thanh toán tức thời thể hiện khả năng thanh toán ngay bằng tiền cho các khoản nợ đến hạn. Nếu tỷ lệ khả năng thanh toán tức thời cao thì tỷ lệ này có thể minh chứng cho khả năng thanh toán tốt nhưng mặt khác lại thể hiện sự kém hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực tài chính với một ngân quỹ ứ đọng. Còn với một giá trị đủ nhỏ thì nguồn lực tài chính được sử dụng dường như có hiệu quả nhưng khả năng thanh toán sẽ yếu đi, đặc biệt khi các thành phần khác của tài sản lưu động có khả năng luân chuyển kém (nhất là đối với các doanh nghiệp mà hoạt động có đặc trưng mùa vụ). Ngoài các chỉ tiêu trên, các nhà quản lý còn xem xét đến chỉ tiêu vốn lưu động ròng và nhu cầu vốn lưu động ròng. Hai chỉ tiêu này cũng là yếu tố quan trọng và cần thiết cho việc đánh giá điều kiện cân bằng tài chính của một doanh nghiệp. Vốn lưu động ròng (VLĐR) là khoản chênh lệch giữa tổng tài sản lưu động (TSLĐ) và tổng nợ ngắn hạn hoặc giữa nguồn dài hạn và tài sản cố định (TSCĐ): VLĐR = Nguồn vốn dài hạn - TSCĐ = TSLĐ - Nguồn vốn ngắn hạn + Vốn lưu động ròng < 0, có nghĩa nguồn vốn dài hạn không đủ đầu tư cho TSCĐ. Doanh nghiệp phải đầu tư vào TSCĐ một phần nguồn vốn ngắn hạn, TSLĐ không đủ đáp ứng nhu cầu thanh toán nợ ngắn hạn, cán cân thanh toán của doanh nghiệp mất cân bằng, doanh nghiệp phải dùng một phần TSCĐ để thanh toán nợ ngắn hạn đến hạn trả. Như vậy, doanh nghiệp phải tăng cường huy động vốn ngắn hạn hợp pháp hoặc giảm quy mô đầu tư dài hạn hoặc thực hiện đồng thời cả 2 giải pháp đó. + Vốn lưu động ròng > 0, nguồn vốn dài hạn dư thừa sau khi đầu tư vào TSCĐ, đồng thời TSLĐ > nguồn vốn ngắn hạn do vậy khả năng thanh toán của doanh nghiệp tốt. Tuy nhiên, nếu vốn lưu động ròng quá cao thì sẽ làm giảm hiệu quả đầu tư vì lượng tài sản lưu động quá nhiều so với nhu cầu và phần dư thêm này không làm tăng thu nhập. Tỷ lệ dự trữ trên vốn lưu động ròng Dự trữ Tỷ lệ dự trữ trên vốn lưu động ròng = ---------------------------- Vốn lưu động ròng Tỷ lệ này cho biết dự trữ chiếm bao nhiêu phần trăm vốn lưu động ròng. Trên đây mới chỉ là ràng buộc về mặt giá trị mang tính chất chung. Với doanh nghiệp cụ thể, thường có thể xác định gần đúng “độ hóa lỏng” của tài sản cố định căn cứ vào đặc trưng công nghệ và hoạt động thương mại. Khi độ hóa lỏng của tài sản lưu động lớn hơn tính cấp thiết của khoản nợ ngắn hạn thì một mức vốn lưu động ròng âm cũng không gây ra sự mất cân bằng như đối với các công ty kinh doanh siêu thị chẳng hạn. Trong trường hợp ngược lại, vẫn có thể xảy ra mất cân bằng khi vốn lưu động ròng dương không vượt qua một giá trị an toàn nhất định. Nhu cầu vốn lưu động ròng là lượng vốn ngắn hạn doanh nghiệp cần để tài trợ cho 1 phần tài sản lưu động, đó là hàng tồn kho và các khoản phải thu. Nhu cầu vốn lưu động ròng = Tồn kho và các khoản phải thu - Nợ ngắn hạn + Khi nhu cầu VLĐR > 0, tức là tồn kho và các khoản phải thu > nợ ngắn hạn, nghĩa là các sử dụng ngắn hạn của doanh nghiệp lớn hơn các nguồn vốn ngắn hạn mà doanh nghiệp có được từ bên ngoài, doanh nghiệp phải dùng nguồn vốn dài hạn để tài trợ vào phần chênh lệch. + Khi nhu cầu VLĐR < 0, tức là tồn kho và các khoản phải thu < nợ ngắn hạn, nghĩa là các nguồn vốn ngắn hạn từ bên ngoài đã dư thừa để tài trợ các sử dụng ngắn hạn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần nhận vốn ngắn hạn để tài trợ cho chu kỳ kinh doanh. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng hoạt động Vòng quay tiền Vòng quay tiền là chỉ tiêu quan trọng đánh giá tốc độ vận động của tiền trong doanh nghiệp. Tỷ lệ này được tính bằng cách chia doanh thu tiêu thụ trong năm cho tổng số tiền mặt và các tài sản tương đương tiền bình quân (chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhượng), nó cho biết số vòng quay của tiền trong năm. Doanh thu tiêu thụ trong năm Vòng quay tiền = --------------------------------------------------------- Tiền + Các chứng khoán ngắn hạn Vòng quay tiền phụ thuộc vào tốc độ sử dụng tiền của doanh nghiệp. Khi tốc độ tăng lên của doanh thu không bằng với tốc độ tăng của việc sử dụng tiền của doanh nghiệp sẽ làm cho tiền và các chứng khoán ngắn hạn giảm xuống, vòng quay tiền sẽ lớn. Ngược lại, khi tốc độ tăng lên của doanh thu nhanh hơn so với tốc độ tăng của việc sử dụng tiền sẽ làm cho vòng quay tiền giảm đi. Vòng quay dự trữ (hàng tồn kho) Vòng quay dự trữ là một chỉ tiêu khá quan trọng để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vòng quay dự trữ được xác định bằng tỷ lệ giữa doanh thu tiêu thụ trong năm và giá trị tài sản dự trữ (nguyên vật liệu, vật liệu phụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa) bình quân. Doanh thu tiêu thụ trong năm Vòng quay dự trữ = ------------------------------------------------------ Dự trữ bình quân Vòng quay dự trữ càng cao thì việc kinh doanh được đánh giá càng tốt, bởi doanh nghiệp chỉ đầu tư cho tài sản dự trữ thấp nhưng vẫn đạt được doanh số cao. Vòng quay các khoản phải thu Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền của doanh nghiệp. Doanh thu tiêu thụ trong năm Vòng quay các khoản phải thu = ----------------------------------------- Các khoản phải thu bình quân Nếu các khoản phải thu được thu hồi nhanh thì số vòng quay các khoản phải thu sẽ cao và doanh ít bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên, số vòng quay các khoản phải thu nếu quá cao sẽ không tốt vì có thể ảnh hưởng đến khối lượng hàng tiêu thụ do phương thức thanh toán quá chặt chẽ (chủ yếu là thanh toán ngay hay thanh toán trong thời gian ngắn). Kỳ thu tiền trung bình Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu. 365 Kỳ thu tiền trung bình = ----------------------------------------- Vòng quay các khoản phải thu Nếu số ngày này lớn hơn thời gian bán chịu quy định cho khách hàng thì việc thu hồi các khoản phải thu là chậm và ngược lại, số ngày quy định bán chịu cho khách hàng lớn hơn thời gian này thì có dấu hiệu chứng tỏ việc thu hồi nợ đạt trước kế hoạch về thời gian. Tuy nhiên, kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trường hợp chưa thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét cụ thể các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp như: mục tiêu mở rộng thị trường, chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Ngoài ra, kỳ thu tiền trung bình còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại bán lẻ thì hệ số này rất nhỏ. Các chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường Tùy vào từng tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, vào mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp lập ra các loại quỹ dự phòng. Trong doanh nghiệp thường có các khoản dự phòng như: Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng giảm giá hàng tồn kho; dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn; quỹ dự phòng tài chính và quỹ dự phòng mất việc làm. Với các nhà quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp cần phải quan tâm đến các khoản dự phòng này vì nó có thể là một nguồn tài trợ tức thời cho ngân quỹ trong ngắn hạn, nâng cao độ an toàn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, khi đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ họ cũng phải tính đến các chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường của doanh nghiệp. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp Những nhân tố thuộc về doanh nghiệp Quan điểm của nhà lãnh đạo doanh nghiệp về quản lý ngân quỹ Mục tiêu của quản lý tài chính là cực đại hoá giá trị của doanh nghiệp. Vì vậy, mặc dù quản lý ngân quỹ là một trong các bộ phận của quản lý tài chính doanh nghiệp nhưng mục tiêu quản lý ngân quỹ có tính chất bao trùm các bộ phận khác. Công tác quản lý ngân quỹ tại một doanh nghiệp bị chi phối sâu sắc bởi người lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thực hiện chính sách đầu tư vốn lưu động “lỏng lẻo”, theo đó người ta duy trì một khối lượng lớn tiền mặt, đồng thời doanh thu bán ra được khuyến khích bằng các khoản bán chịu rộng rãi, nhờ đó khoản phải thu cũng tăng lên. Đây là chính sách an toàn cho doanh nghiệp trước khả năng nhu cầu thị trường tăng lên đột ngột, tuy nhiên thu nhập của doanh nghiệp sẽ thấp. Ngược lại, doanh nghiệp có thể theo đuổi chính sách vốn lưu động “chặt chẽ”. Theo đó người ta cố gắng duy trì một khối lượng hạn chế tiền mặt, chứng khoán dễ bán và hàng tồn kho, đồng thời kiểm soát chặt chẽ các khoản bán chịu để giảm tới mức thấp nhất các khoản phải thu. Đây là một chính sách có thể mang lại thu nhập cao, nhưng đồng thời cũng là một chính sách rủi ro nếu có những biến động bất thường. Quan điểm của nhà lãnh đạo doanh nghiệp là nhân tố quan trọng, con người được đề cập đến đây là bộ máy quản lý và lực lượng lao động trong doanh nghiệp, mà trước hết là giám đốc doanh nghiệp (chủ doanh nghiệp). Giám đốc doanh nghiệp là người toàn quyền quản lý và sử dụng toàn bộ tài sản và tiền vốn của doanh nghiệp và là người chịu trách nhiệm, quyết định mọi vấn đề về tài chính doanh nghiệp. Quyết định của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là đúng đắn, phù hợp xu hướng phát triển thì doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đồng vốn được sử dụng một cách tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao. Ngược lại, nếu quyết định đó là sai lầm, không phù hợp sẽ dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công tác quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp chịu tác động lớn bởi đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tính chất ngành kinh doanh ảnh hưởng tới thành phần và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp, do đó ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển vốn, cách thức đầu tư và thể thức thanh toán chi trả. Đối với các doanh nghiệp mà các dòng tiền vào và ra tương đối cân đối về mặt thời gian và khối lượng, nhu cầu vốn lưu động giữa các thời kỳ trong năm thường không có biến động lớn thì nội dung và phương pháp công tác quản lý sẽ đơn giản. Trong khi đó, rất nhiều doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của tính chất thời vụ trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong các hoạt động bán lẻ hoặc trong ngành du lịch, dịch vụ, sản xuất các mặt hàng có nhu cầu không thường xuyên.. Trong thời kỳ nhu cầu hạ thấp, nhu cầu tiền tệ giảm mạnh, thậm chí còn xuất hiện hiện tượng dôi thừa tiền tệ. Ngược lại, khi đến gần thời vụ kinh doanh, hàng hoá cần được tích trữ, do đó hoạt động kinh doanh cần được hỗ trợ từ các nguồn tiền bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Tại thời điểm chính vụ, nhu cầu này vẫn tồn tại trong thời gian ngắn do sự tăng lên của các khoản phải thu của khách hàng sau đó sẽ được bù đắp khi các khoản phải thu đầu tiên đến thời hạn thu hồi. Đối với các doanh nghiệp này, việc tổ chức đảm bảo nguồn vốn cũng như đảm bảo sự cân đối giữa thu và chi bằng tiền của doanh nghiệp khó khăn hơn nên đòi hỏi công tác quản lý ngân quỹ càng phải được chú trọng hơn, phải có phương pháp quản lý phù hợp. Chiến lược sản xuất kinh doanh Chiến lược hoạt động kinh doanh trong thời gian tới cũng có ảnh hưởng tới nhận thức cũng như việc tổ chức quản lí ngân quỹ trong doanh nghiệp. Việc xác định mục tiêu của chiến lược kinh doanh có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Thông thường mục tiêu chiến lược kinh doanh gồm: Lợi nhuận, tạo thế lực trong cạnh tranh, an toàn tránh rủi ro. Để tăng lợi nhuận cần phải tăng thu, giảm chi phí (trong đó có giảm chi phí vốn), một trong rất nhiều biện pháp là phải quan hệ tốt với bạn hàng, cả nhà cung cấp lẫn người mua… mà để làm điều đó có vai trò quan trọng của công tác quản lí ngân quỹ. Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, chiến lược kinh doanh là phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian dài, nó quy định loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đảm nhận, quy mô kinh doanh, các nguồn lực của sản xuất, khả năng sinh lời cũng như triển vọng phát triển của doanh nghiệp. Việc đảm bảo khả năng thanh toán cũng như có các chính sách tín dụng thương mại hấp dẫn sẽ giúp cho các doanh nghiệp này thu được nhiều lợi nhuận, có chỗ đứng vững chắc và an toàn trong kinh doanh, chủ động thích ứng với môi trường. Cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp Đó là những nguyên tắc về quản lý tài chính đối với hoạt động của doanh nghiệp trong đó quy định cụ thể việc quản lý, sử dụng vốn và tài sản, quản lý doanh thu chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơ chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp vừa là cụ thể hoá những quy định về tài chính của nhà nước vừa là những quy định áp dụng riêng cho doanh nghiệp. Quản lý ngân quỹ cũng là một hoạt động quản lý tài chính nên không nằm ngoài sự điều chỉnh của quy chế. Do vậy, hiệu quả của quản lý ngân quỹ ít nhiều chịu ảnh hưởng của những quy định trong quy chế tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý ngân quỹ Hoạt động của ngân quỹ biến động từng ngày, từng giờ và tác động đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp nên quản lý ngân quỹ đòi hỏi quá trình xử lý thông tin và đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác. Kinh nghiệm thành công của nhiều doanh nghiệp cho thấy việc nắm các thông tin cần thiết, biết xử lý và sử dụng các thông tin đó kịp thời là điều kiện rất quan trọng để ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả cao, đem lại thắng lợi trong cạnh tranh. Vì vậy, để đạt được thành công trong kinh doanh, các doanh nghiệp cần thu thập và xử lý thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần nắm được các thông tin có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của mình tỷ giá, lãi suất, đối thủ cạnh tranh.. để phục vụ cho việc phân tích, so sánh làm cơ sở cho công tác quản lý ngân quỹ. Do đó, các doanh nghiệp cần phải áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý ngân quỹ. Những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp Trạng thái của nền kinh tế Tình hình nền kinh tế đang trong thời kỳ suy thoái hay tăng trưởng cũng có ảnh hưởng quan trọng tới công tác quản lý ngân quỹ. Nền kinh tế phát triển ổn định, có tăng trưởng bền vững là điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ngược lại, nền kinh tế suy thoái sẽ ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sự vận động chu kỳ và khủng hoảng kinh tế là các ảnh hưởng do sự thay đổi các điều kiện kinh tế trong trong toàn bộ nền kinh tế hoặc trong từng ngành và có tác động lâu dài đến hoạt động của doanh nghiệp. Những ảnh hưởng này không đều đặn, khó dự đoán trước và thường đi kèm với rất nhiều yếu tố khác, ví dụ như thay đổi về lượng cung và giá cả nguyên vật liệu, lạm phát, các điều kiện cạnh tranh, nhu cầu đầu tư vốn.. Khi nền kinh tế rơi vào trạng thái suy thoái, các nhà quản lý cần kịp thời nhận biết tình hình, từ đó có các chính sách cắt giảm vốn bằng tiền, hàng tồn kho, giảm nhân công và các chi phí khác, thận trọng trong sử dụng và cung cấp các khoản tín dụng..Ngược lại, khi nền kinh tế phục hồi thì việc chậm trễ trong quá trình ra quyết định có thể dẫn đến sản lượng và hàng hoá tồn kho không đủ để thực hiện hoạt động kinh doanh. Điều tất yếu nhu cầu tiền tệ của doanh nghiệp sẽ thay đổi. Môi trường hoạt động của doanh nghiệp Môi trường kinh doanh là một thực thể khách quan bao gồm tất cả các chủ thể kinh doanh trên thị trường và tổng thể các yếu tố, các mối quan hệ tác động, chi phối mọi hành vi, hoạt động của họ. Sự ổn định của thể chế chính trị có tác động tích cực cho việc thu hút vốn đầu tư, tạo môi trường kinh doanh tin cậy cho người đầu tư và khả năng huy động vốn kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường. Bên cạnh đó, môi trường pháp luật thông thoáng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, sự không ổn định của pháp luật và chính sách kinh tế có thể gây ra những tác động bất lợi đối với doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh trong đó thói quen coi trọng chữ tín và đạo đức của người kinh doanh hoặc các thông tin liên quan tới hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp được công khai minh bạch theo các quy định của luật pháp cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp. Từ đó, chúng tác động tới mức tồn quỹ, vòng quay tiền và các dòng thu, chi ngân quỹ. ảnh hưởng của môi trường cạnh tranh Tác động qua lại lẫn nhau giữa các đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng nhất định đến môi trường kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp. Các điều kiện về giá bán, thời hạn tín dụng, tỷ lệ chiết khấu, uy tín, thị phần của doanh nghiệp thay đổi dẫn đến nhu cầu về vốn bằng tiền thay đổi. Ví dụ, trong trường hợp giá bán giảm xuống với điều kiện số lượng hàng bán không đổi làm cho giá trị các khoản phải thu giảm nhưng chỉ bù đắp được một phần nào sự tổn thất doanh thu của doanh nghiệp và kết quả là nhu cầu tiền tệ tăng lên. Hiện tượng này sẽ kết thúc khi doanh nghiệp thực thi các quyết định cắt giảm quy mô kinh doanh. Để kiểm soát yếu tố này, doanh nghiệp cần phải xác định vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh, khả năng và chiến lược cạnh tranh, từ đó xây dựng chiến lược huy động huy động vốn đáp ứng kịp thời nhu cầu tiền tệ phát sinh hoặc có chính sách cắt giảm kịp thời đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp. ảnh hưởng của chính sách tài chính tiền tệ và chính sách thuế của nhà nước Các chính sách về tài chính tiền tệ cũng như chính sách thuế, kế toán có tác động lớn đến công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp. Trong trường hợp chính phủ cắt giảm các khoản chi tiêu ngân sách hoặc giảm thuế sẽ làm cho lợi nhuận tăng lên, hoạt động đầu tư của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn, và kết quả là doanh nghiệp có điều kiện để xây dựng các kế hoạch đầu tư mới dẫn đến nhu cầu tiền tệ phát sinh. Mặt khác, khi chính phủ thực hiện các chính sách tiền tệ biểu hiện bằng sự tăng hoặc giảm mức cung tiền tệ hoặc phá giá đồng tiền, thậm c._.ông đáng kể. Các nghiệp vụ bưu điện phát sinh hàng ngày, tác động đến dòng tiền vào và ra của Bưu điện trung tâm 1. Do vậy, kỳ quản lý ngân quỹ phù hợp với Bưu điện trung tâm 1 là theo tháng. Dự báo thu nhập và chi phí Để có thể dự báo được thu nhập và chi phí trong tháng tới, trung tâm cần xác định được nhu cầu của thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp trong tháng sau là bao nhiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng sau như thế nào, từ đó doanh nghiệp có thể dự đoán lượng tiêu thụ trong từng tháng. Trung tâm phải phân tích môi trường kinh doanh một cách có hệ thống, phân tích sự biến động của giá cả thị trường, khối lượng sản phẩm dịch vụ trong tháng tới để dự tính được các chi phí mà trung tâm sẽ phải bỏ ra. Hàng tháng, Bưu điện trung tâm 1 phải trả nhiều cho các loại chi phí và các khoản chi khác. Việc dự báo trước giúp cho công ty chủ động hơn và chuẩn bị kế hoạch chi trả. Vì vậy, công tác kế toán thống kê có vai trò rất quan trọng, qua đó giúp cho nhà quản lý có thể biết được có được bao nhiêu loại chi, bao gồm những loại chi nào như chi mua nguyên vật liệu, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên...Người quản lý doanh nghiệp sẽ biết được lịch trình và chu kỳ của từng loại chi, từ đó sẽ giúp cho nhà quản lý dự báo chu kỳ phát sinh các khoản thanh toán trong tháng tới. Tương tự như phân tích các khoản chi ngân quỹ, ta sẽ lập dự báo các khoản thu ngân quỹ trên cơ sở xác định nguồn thu chủ yếu của Bưu điện trung tâm 1. Nguồn thu chủ yếu của Bưu điện trung tâm là thu từ kinh doanh dịch vụ bưu chính, viễn thông, phát hành báo chí. Đây là nguồn thu khá lớn và tương đối ổn định. Việc dự báo thu nhập của đơn vị mình chủ yếu là dựa vào việc dự đoán nhu cầu của khách hàng, tiếp đó là việc cân đối tiềm năng sẵn có và khả năng phát triển của trung tâm. Để làm tốt công tác dự báo, trung tâm cần phân tích tốc độ phát triển của từng loại dịch vụ trong thời gian tới, đánh giá khả năng mạng lưới hiện có và xu hướng phát triển trong tương lai. Dự tính nhu cầu tiền Sau khi đã dự báo được các thu nhập và chi phí trong kỳ sau, dựa trên các dự báo đó, nhà quản lý cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Việc dự tính nhu cầu tiền giúp cho Bưu điện trung tâm 1 nắm được nhu cầu tiền trong tương lai và cho biết khả năng thu được tiền để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong tháng tới. Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu được trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trước. Việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ. Như đã đề cập ở chương hai, Bưu điện trung tâm 1 chưa tiến hành đánh giá và phân tích diễn biến nguồn tiền và sử dụng nguồn tiền. Vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là phải dự đoán được nguồn tiền và việc sử dụng nguồn tiền. *Dự báo nhu cầu chi tiền Việc dự báo được chi ngân quỹ sẽ giúp Bưu điện trung tâm 1 chủ động trong việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ. Các khoản chi chủ yếu của trung tâm: Các khoản phải trả nội bộ (trả cho các đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội cùng kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông), chi trả ngân vụ và tiết kiệm bưu điện, chi trả lương công nhân viên, chi dịch vụ mua ngoài, chi mua nguyên vật liêu..Vì vậy, nhà quản lý cần phải thống kê đầy đủ và chi tiết các loại chi trong tháng. Với đặc thù của ngành bưu điện, dự trữ nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho khai thác các nghiệp vụ bưu chính viễn thông, không phải nguyên vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm nên đối với Bưu điện trung tâm 1 chi mua nguyên vật liệu không được vượt quá định mức tiêu hao đã được tính trước, đây chính là căn cứ để nhà quản lý dự trù khối lượng cho khoản chi này. Khoản chi cho hoa hồng đại lý của Bưu điện trung tâm 1 (bao gồm đại lý tem, đại lý điện thoại công cộng, đại lý thẻ..) chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng khoản chi của công ty trong tháng. Hàng tháng, Bưu điện trung tâm 1 sẽ phải trích khoảng xấp xỉ 7% doanh thu thực hiện của các đại lý này. Khi dự báo được số lượng chi, nhà quản lý còn phải độ dài chu kỳ trả tiền trung bình và cách thức chi trả các khoản chi phát sinh. Các khoản nào trung tâm phải chi trả ngay, khoản nào được trả chậm, chi phí cho việc trả chậm là bao nhiêu, thời gian trả chậm có thể là bao lâu..Từ đó nhà quản lý sẽ xác định chu kỳ chi trả và số lượng chi trả trong tháng. *Dự báo tiền thu vào ngân quỹ Cũng như xác định nhu cầu chi tiền, nhà quản lý cần phải nắm rõ các khoản thu và tỷ lệ từng loại thu, đâu là nguồn thu chủ yếu của trung tâm. Các khoản thu của Bưu điện trung tâm 1 phát sinh hàng ngày, hàng giờ. Nguồn thu chủ yếu của công ty là thu từ các dịch vụ như tiền bán tem, tiền bán phong bì, thư chuyển tiền, điện chuyển tiền..; thu từ các đại lý bưu điện; thu từ phát hành báo chí dài hạn, thu từ dịch vụ tiết kiệm bưu điện. Song quan trọng hơn trung tâm phải dự báo được con số thực thu trong tháng của đơn vị mình. Để dự báo được số tiền thực tế trong tháng đòi hỏi Bưu điện trung tâm phải dựa vào các khoản phải thu có khả năng thu được và mối quan hệ với khách hàng của mình- vốn là khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty. Dựa vào số liệu thực thu trong các tháng trước từ đó dự báo bao nhiêu phần trăm các khoản phải thu sẽ thu được bằng tiền và bao nhiêu phần trăm tạm thời chưa thu được. Đồng thời qua số liệu có được trong tháng trước sẽ giúp cho trung tâm có thể dự báo được đúng số tiền thu được từ doanh thu kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông trong tháng là nhiều hay ít. Từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ mà nhà quản lý sẽ dự báo được nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp trong tháng tới. Để đảm bảo quản lý ngân quỹ có hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định mức tồn quỹ tối ưu mà dựa vào đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh khoản thực thu thực chi của mình sao cho trong mọi trường hợp trung tâm vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán với khách hàng song không để ngân quỹ nhàn rỗi quá nhiều. Xác định mức tồn quỹ tối ưu hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy định về tài chính, quan hệ với bạn hàng mà từng doanh nghiệp sẽ xác định mức tồn quỹ tối ưu hay khoảng dao động của mức tồn quỹ. Nếu quản lý theo mức tồn quỹ tối ưu thì sẽ đảm bảo được khả năng thanh toán nhưng hạn chế về mặt lợi nhuận, ngược lại quản lý theo khoảng dao động của mức tồn quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc tìm các biện pháp tối ưu để xử lý các tình trạng bất lợi của ngân quỹ. Với tình hình thu chi ngân quỹ như hiện nay, Bưu điện trung tâm 1 nên quản lý ngân quỹ theo khoảng dao động vì thế tạo nên sự linh hoạt trong quản lý, phù hợp với đặc điểm thu chi của doanh nghiệp. Để xác định được mức tiền dự trữ thì phải: Căn cứ vào mức tiền mặt bình quân trong một số kỳ gần đây bằng cách dựa vào số dư tài khoản tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, từ đó tính số dư bình quân. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải tính toán các chỉ tiêu tài chính như khả năng thanh toán, khả năng hoạt động của các kỳ đó. Từ đó, có thể xem xét được mức cân đối tiền trong các kỳ trước đó đã hợp lý hay chưa, nếu chưa thì cần phải điều chỉnh như thế nào. Sau khi xem xét mức tồn quỹ tối ưu của các kỳ trước, nhà quản lý sẽ lấy mức tồn quỹ đó làm tham khảo để xác định mức tồn quỹ tối ưu cho kỳ sau. Nhà quản lý phải nắm được tình hình hoạt động sản xuất trong tháng tới có gì thay đổi lớn hay không (cần phải chú ý đến những thời điểm có lượng khách hàng đến sử dụng các dịch vụ bưu điện nhiều như các ngày lễ, tết,..) những thay đổi trong sản xuất kinh doanh tác động như thế nào đến ngân quỹ của trung tâm, nhu cầu chi trả tiền có khả năng tăng hay giảm. Kết hợp với mức tồn quỹ tối ưu đã xác định ở tháng trước, nhà quản lý sẽ đưa ra mức cân đối tiền hợp lý cho tháng sau. Đồng thời , nhà quản lý cũng xem xét mối quan hệ của đơn vị mình với ngân hàng, mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán, công việc này giúp nhà quản lý tìm ra giới hạn dưới của khoảng cách dao động mức tồn quỹ. Theo mô hình Miller – Orr, nhà quản lý tính toán mức tồn quỹ tối ưu và khoảng dao động tiền như sau: Khoảng cách của giớ i hạn trên và giới hạn dưới của mức cân đối tiền Chi phí giao dịch x phương sai của thu chi ngân quỹ = 3 Lãi suất Phương sai của thu chi ngân quỹ được tính toán như sau: Lấy số liệu thu chi của ngân quỹ một vài tháng trước, đảm bảo số liệu đó phản ánh tình hình thu chi thường xuyên của doanh nghiệp. Phương sai được tính theo công thức: ồ( xi – x)2 n d2 = ồxi xi n x = Với Trong đó: xi : là khoản thu (chi )thứ i ; xi 0 nếu đó là khoản thu. Khi đó mức tiền tối ưu nằm giữa giới hạn trên và giới hạn dưới. Người ta thường thiết kế mức cân đối tiền ở khoảng 1/3 khoảng dao động tính từ mức tồn quỹ tối thiểu. Trung tâm cũng không nên cứng nhắc trong việc xác định mức tồn quỹ tối ưu này mà có thể chọn một mức nào đó miễn là nó nằm trong khoảng dao động. Trên cơ sở dự báo nhu cầu tiền mặt, tính toán được mức cân đối tiền và khoảng dao động tiền tối ưu, doanh nghiệp sẽ quản lý ngân quỹ theo nguyên tắc: Khi nào dự trữ tiền nằm ngoài khoảng dao động tiền, trung tâm phải có biện pháp đưa mức dự trữ về đúng mức cân đối tiền tối ưu. Khi lượng tiền dự trữ ở dưới giới hạn dưới thì nhà quản lý cần phải nhanh chóng tìm kiếm các nguồn tài trợ để đưa lượng tiền dự trữ về mức tiền tối ưu. Vì vậy, trung tâm phải lập bảng dự báo để theo dõi tình hình biến động ngân quỹ trong kỳ. Phương pháp theo dõi và xử lý ngân quỹ cho cả thời kỳ giúp cho nhà quản lý dự tính được tổng số tiền cần huy động hay cần đầu tư trong kỳ để đảm bảo tồn quỹ của công ty ở mức thiết kế, để từ đó nhà quản lý lên kế hoạch huy động hay đầu tư khoản tiền đó. Bảng 3.1: Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng... Đơn vị: Ngân quỹ Số tiền Biện pháp Đầu kỳ Tồn quỹ Trong kỳ Tổng thu: +Thu từ dịch vụ bưu chính +Thu từ dịch vụ viễn thông +Thu từ phát hành báo chí +Thu tiền nợ kỳ trước +Lãi ngân hàng ...... Tổng chi +Chi nguyên vật liệu +Chi trả lương +Chi hoa hồng đại lý .................................. Chênh lệch thu chi Cuối kỳ Tồn quỹ Nếu sai lệch với mức cân đối tối ưu,tìm biện pháp đưa về mức tối ưu. Mức cân đối tối ưu Bưu điện trung tâm 1 còn có thể theo dõi và xử lý ngân quỹ theo từng thời điểm phát sinh các khoản thực thu, thực chi trong kỳ. Bảng 3.2 : Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng... Đơn vị : Ngày(tháng) Ngân quỹ Số tiền Biện pháp 1 Tồn quỹ 3 +Thu tiền bưu điện phí + Chi tiền ngân vụ + Chi mua nguyên vật liệu + Chi vận chuyển .............................. +Cân đối ngân quỹ 5 +Thu tiền ngân vụ +Chi trả lương .................................. +Cân đối ngân quỹ Nếu mức tồn quỹ bị rơi ra khỏi khoảng dao động thì công ty phải có biện pháp đưa về mức tối ưu. 30 Tồn quỹ Phương pháp theo dõi này phức tạp hơn nhưng trung tâm có thể đánh giá và điều chỉnh ngân quỹ ngay sau mỗi lần phát sinh thu, chi ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không còn tối ưu thì nhà quản lý sẽ tìm biện pháp xử lý để đưa ngân quỹ về mức tối ưu. Trong trường hợp trung tâm dự đoán sẽ thu được một khoản thu lớn thì nhà quản lý sẽ không huy động ngay các nguồn khác mà chờ khoản tiền chuyển về vào ngày hôm sau để đáp ứng nhu cầu tiền mặt. Khi mức tồn quỹ vượt giới hạn trên của khoảng dao động ngân quỹ, trong thời điểm đó công ty không phải chi một khoản chi lớn nào, trung tâm sẽ phải tìm các hình thức đầu tư phù hợp với độ lớn của khoản tiền. Phương pháp này đòi hỏi tỉ mỉ hơn nhưng lại rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1. Hoạt động thu, chi tiền mặt ở đây diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Với cách làm này, trung tâm có thể nắm được tình hình ngân quỹ tại các thời điểm trong kỳ, đặc biệt vào thời điểm lượng khách đến giao dịch nhiều, từ đó giúp Bưu điện trung tâm 1 có kế hoạch điều chỉnh ngân quỹ về mức tồn quỹ theo thiết kế cho từng thời điểm để ngân quỹ không rơi vào trạng thái bất lợi. Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ Sau khi dự tính được mức tồn quỹ cuối tháng, nếu mức tồn quỹ vượt ra ngoài khoảng dao động, trung tâm phải tìm nguồn tài trợ hay sử dụng nguồn để tồn quỹ về mức tối ưu. Khi lượng tiền nhàn rỗi, công ty có thể gửi vào tài khoản tiền gửi có kỳ hạn ở ngân hàng để kiếm mức sinh lợi cao hơn. Tiền nhàn rỗi với thời kỳ dài sẽ được gửi kỳ hạn dài, được hưởng mức lãi suất cao hơn, nhờ đó Bưu điện trung tâm 1 có thể khai thác tối đa khả năng sinh lợi của vốn bằng tiền mà vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán hàng ngày. 3.2.2 Hoàn thiện những quy chế về quản lý ngân quỹ trong cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện trung tâm 1 Mỗi doanh nghiệp đều có quy chế quản lý tài chính riêng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và của nhà nước. Trong quy chế tài chính của Bưu điện trung tâm 1 mặc dù đã có những quy định về quản lý ngân quỹ nhưng những quy định này còn chưa đầy đủ. Vì thế, trong thời gian tới, trong những quy định về quản lý tài chính của công ty cần phải bổ sung những điều khoản về quản lý ngân quỹ như nội dung, phương pháp, trách nhiệm của người thực hiện công tác này. Quy định và hướng dẫn cụ thể các bưu cục trực thuộc định mức lưu quỹ tiền mặt và hàng hóa (tem, thẻ điện thoại) trong ngày. Trung tâm nên bổ sung quy định thu gom tiền, trả thu gom tiền nhằm đảm bảo an toàn công tác quản lý tiền và hàng hoá như: Nhân viên chuyên trách phục vụ thu gom tiền, tiếp quỹ, bố trí xe ô tô chuyên dùng.. 3.2.3 Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ bao gồm: Nhóm chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp ; nhóm chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua khả năng hoạt động như vòng quay tiền, vòng quay dự trữ; nhóm chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường. Các chỉ tiêu này sẽ cho ta thấy hiệu quả của việc sử dụng nguồn tiền trong doanh nghiệp vào việc đảm bảo khả năng chi trả. Như đã đề cập ở chương hai, Bưu điện trung tâm 1 đã sử dụng một số chỉ tiêu để đánh giá khả năng thanh toán nhưng chưa đầy đủ. Vì vậy, trung tâm nên bổ sung thêm chỉ tiêu tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả. Tổng số các khoản phải thu Tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả = ----------------------------------------- Tổng số các khoản phải trả Chỉ tiêu này sẽ cho ta biết sự biến động của các khoản phải thu và các khoản phải trả ảnh hưởng như thế nào đến tình hình tài chính doanh nghiệp, doanh nghiệp là người bị chiếm dụng vốn hay đi chiếm dụng vốn. Do đặc thù kinh doanh bưu chính viễn thông là doanh thu tháng trước tháng sau mới thu nợ nên tỷ lệ nợ cước bao giờ cũng trên 1 tháng nợ. Vì vậy, tỷ lệ nợ lớn của viễn thông làm cho tỷ lệ nợ chung của trung tâm lớn. Đây là chỉ tiêu mà Bưu điện trung tâm 1 cần bổ sung để đánh giá được tình hình thu nợ của đơn vị. Tổng số cước phí nợ Tỷ lệ nợ = ----------------------------------------- Doanh thu cước bình quân tháng Bưu điện trung tâm 1 nên tiến hành xây dựng một hệ thống định mức cho bộ phận vốn lưu động nhằm tăng vòng quay của các bộ phận vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Xác định mức vốn lưu động một cách hợp lý căn cứ vào nhu cầu của sản xuất kinh doanh tránh tình trạng lãng phí hay không đáp ứng nhu cầu vốn. Việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý phân tích và đánh giá chính xác tình hình tài chính doanh nghiệp, từ đó sẽ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. 3.2.4 Tăng cường xây dựng bộ máy nhân sự cho công tác quản lý ngân quỹ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý ngân quỹ là một yêu cầu cần thiết để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1. Thông qua quản lý ngân quỹ, Bưu điện trung tâm 1 có thể giảm bớt những lãng phí không đáng có, cũng như đảm bảo khả năng thanh toán của công ty. Công tác quản lý có hiệu quả hay không là do trình độ của đội ngũ cán bộ tài chính bởi con người là nhân tố đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Vì vậy, Bưu điện trung tâm 1 cần phải không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, bổ sung kiến thức về quản lý tài chính cho cán bộ công nhân viên. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên phòng tài chính kế toán. Ngoài ra, các giao dịch viên tại các bưu cục cũng như nhân viên phòng ban khác cũng cần nắm những kiến thức cơ bản về quản lý ngân quỹ. Việc mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ là cần thiết để các cán bộ có thể cập nhật những kiến thức cũng như nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Công ty cũng cần phải chú ý đến vấn đề xây dựng và công bố kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ hàng năm bằng cách cử người đi học để nâng cao trình độ, tích cực trong công tác tuyển dụng, sử dụng các chính sách ưu đãi thu hút đội ngũ lao động trẻ. 3.2.5 Tăng cường nguồn thông tin cung cấp cho công tác quản lý ngân quỹ Muốn có sự phân tích tài chính chính xác và đầy đủ thì cần phải có các nguồn thông tin đa dạng, phong phú như thông tin về thị trường, sản phẩm dịch vụ.. Hệ thống thông tin này phải được cập nhật và mở rộng phục vụ cho yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý tài chính. Trong quản lý ngân quỹ, người ta không chỉ quan tâm đến ngân quỹ mà còn phải theo dõi sự thay đổi của các yếu tố có liên quan đến ngân quỹ. Nguồn thông tin cung cấp không chỉ giới hạn trong báo cáo tài chính mà còn phải có hệ thống thông tin về các lĩnh vực khác có liên quan. Hiện tại Bưu điện trung tâm 1 đã có hệ thống mạng máy tính được nối mạng, hệ thống phần cứng, phần mềm nhưng phần mềm ứng dụng mới chỉ chạy chương trình kế toán bưu điện, chủ yếu phục vụ mục đích lập báo cáo nên chưa phát huy được hiệu quả của mạng. Để có thể cập nhật nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ các thông tin, đòi hỏi Bưu điện trung tâm 1 phải đầu tư vào các công nghệ kỹ thuật hiện đại như hệ thống máy tính, phần mềm hỗ trợ cho việc tính toán.. 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 3.3.1 Kiến nghị với Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Từ khi đất nước chuyển sang thời kỳ mở cửa, Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam đã có nhiều cố gắng hoàn thiện các mô hình tổ chức và quản lý linh hoạt để xây dựng và phát triển thành một doanh nghiệp chủ lực của nhà nước trong lĩnh vực bưu chính viễn thông, có thể đứng vững trong môi trường hội nhập quốc tế và cạnh tranh ngày càng gay gắt. Tổng công ty đã ban hành và điều chỉnh kịp thời Quy chế tài chính để đảm bảo quản lý ngày càng hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh về khía cạnh tài chính. Do có nhiều nét đặc thù trong quá trình kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông nên quy chế tài chính hiện hành có nhiều nét bất cập, ảnh hưởng một phần đến các doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ Bưu chính viễn thông, trong đó có Bưu điện trung tâm 1. Theo cơ chế hiện nay, Tổng công ty trực tiếp cấp gần như toàn bộ vốn sản xuất kinh doanh cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Nhưng các đơn vị chỉ được giao quyền quản lý và quyền sử dụng một số vốn rất hạn chế, do đó làm mất đi tính chủ động , làm chậm trễ, thậm chí mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, Tổng công ty nên có chính sách khuyến khích các đơn vị phụ thuộc gửi tiền để thu thêm lợi nhuận trong trường hợp có thặng dư ngân quỹ. Tổng công ty nên tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc chủ động hơn trong việc tham gia đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết. Chuyển các đơn vị sang hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập Tổng công ty có thể chuyển các đơn vị hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập khi điều kiện cho phép. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc tiến hành hạch toán nội bộ trong toàn khối, thay mặt Tổng công ty thu cước trực tiếp từ khách hàng sử dụng các dịch vụ, được Tổng công ty thanh toán doanh thu riêng để bù đắp các chi phí và có lợi nhuận trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, cùng với thời gian, với sự lớn mạnh của các đơn vị, tính độc lập trong sản xuất của các đơn vị ngày càng rõ nét, nên có sự chuyển đổi từ các đơn vị hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập. Từ đó thúc đẩy hoạt động của các đơn vị sản xuất kinh doanh trên mạng nội hạt, đặt các đơn vị này cùng trong guồng máy kinh doanh, ngang tầm với doanh nghiệp nhà nước khác. Xây dựng các chỉ số của ngành để so sánh Vì đặc thù hoạt động của mỗi ngành rất khác nhau nên việc đánh giá một chỉ tiêu tài chính là tốt hay xấu không đơn thuần là phụ thuộc vào phép tính số học mà còn phụ thuộc vào chỉ số trung bình của ngành. Tiêu chuẩn ngành có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định vị trí tương đối của doanh nghiệp trong ngành. Nó là cơ sở cho việc hoạch định các giải pháp điều chỉnh đối với doanh nghiệp. Để đánh giá được hiệu quả của công tác quản lý ngân quỹ, bên cạnh việc so sánh giữa các chỉ tiêu bằng tỷ lệ của kỳ này với kỳ trước để thấy được xu hướng thay đổi các tỷ lệ tài chính này, qua đó đánh giá tình hình quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp được cải thiện hoăc trở nên yếu kém như thế nào nhằm đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, nhà quản lý tài chính còn phải so sánh các tỷ lệ của kỳ này với mức trung bình của ngành để xác định vị thế của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Trong thời gian tới, Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam nên xây dựng và tính toán các mức trung bình ngành của các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ như mức trung bình ngành về khả năng thanh toán hiện hành, mức trung bình ngành về khả năng thanh toán nhanh, mức trung bình ngành về khả năng thanh toán tức thời và mức trung bình ngành của các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ để các đơn vị tham chiếu, từ đó đưa ra các quyết định đúng trong quá trình hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ của mình. 3.3.2 Kiến nghị với các Bộ, cơ quan quản lý tài chính của nhà nước Về việc trích lập và sử dụng các quỹ nhàn rỗi trong các doanh nghiệp nhà nước Theo quy định của thông tư 64/1999/TT – BTC về “Hướng dẫn chế độ phân phối lợi nhuận sau thuế và quản lý các quỹ trong doanh nghiệp nhà nước”, doanh nghiệp phải sử dụng các quỹ trong doanh nghiệp bao gồm: quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm..vào đúng mục đích như tên gọi của chúng. Quy định như vậy chưa phù hợp với sự vận động của cơ chế thị trường, chưa tạo điều kiện cho doanh nghiệp có khả năng tích luỹ vốn đáp ứng nhu cầu đổi mới kỹ thuật, công nghệ, tăng khả năng cạnh tranh. Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sử dụng vốn khi cần thiết, nhà nước cần bổ sung thêm những quy định cho phép doanh nghiệp nhà nước sử dụng các quỹ nhàn rỗi tạm thời vào mục đích tài trợ cho thanh toán ngắn hạn . Hoàn thiện và phát triển thị trường chứng khoán Thị trường chứng khoán Việt Nam hình thành và phát triển được hơn 4 năm, đã mang lại một số lợi ích nhất định cho các doanh nghiệp. Đây là kênh bổ sung nguồn vốn trung và dài hạn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay quy mô thị trường còn nhỏ, việc đầu tư chứng khoán vẫn còn mới đối với các doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Chính vì vậy, để tạo niềm tin cho đối với các doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh vực khá rủi ro này, Nhà nước cần ban hành và bổ sung và các văn bản pháp quy phù hợp với thực tiễn và yêu cầu phát triển thị trường. Ngoài ra, việc đẩy mạnh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước hiện naysẽ góp phần làm đa dạng hoá lượng hàng hoá trên thị trường chứng khoán . Xây dựng các chuẩn mực đánh giá an ninh tài chính và phát triển dịch vụ xếp hạng tín nhiệm Để đánh giá đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp phải căn cứ vào các chuẩn mực, chỉ số về kinh tế, tài chính nhưng hiện tại chưa có một cơ quan nào đảm nhận việc xây dựng hệ thống này để giúp cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng cũng như các nhà đầu tư nắm bắt được thông tin về tài chính doanh nghiệp. Hệ thống các chỉ tiêu này cần tập trung vào phản ánh tình hình tài chính doanh nghiệp nói chung, trong đó các chỉ tiêu cơ bản là: các chỉ số về kết quả hoạt động, khả năng sinh lợi, các chỉ số về năng lực tự tài trợ, các chỉ số về luân chuyển vốn. Việc xây dựng hệ thống các chỉ tiêu tài chính và phát triển dịch vụ xếp hạng tín nhiệm có quan hệ khăng khít với nhau. Xếp hạng tín nhiệm có thể hiểu là sự đánh giá hiện thời về khả năng và mức độ sẵn sàng trả nợ gốc, lãi của một người đi vay với đối với một khoản vay nhất định trong suốt thời hạn có hiệu lực của khoản vay đó. Những chỉ tiêu về an ninh tài chính đối với từng ngành, lĩnh vực là một trong những căn cứ giúp cho việc xếp hạng mức độ tín nhiệm của mỗi doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế, xếp hạng tín nhiệm góp phần làm lành mạnh hoá thị trường, tăng cường hiệu quả huy động vốn và sử dụng vốn.. ở Việt Nam, xếp hạng tín nhiệm giúp làm lành mạnh hóa thị trường tín dụng, đánh giá đúng thực trạng tài chính của các doanh nghiệp, tạo điều kiện phát triển thị trường chứng khoán. Kết luận Nhu cầu vốn lưu động nói chung và nhu cầu tiền tệ nói riêng là một vấn đề cần được quan tâm đúng mức bởi đó là một trong những điều kiện dẫn đến thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt điều này, các nhà quản lý doanh nghiệp phải nắm vững các nhân tố ảnh hưởng tới nhu cầu tiền tệ của doanh nghiệp, từ đó có khả năng lập kế hoạch cũng như thực hiện tốt hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp trong những điều kiện khác nhau. Công tác quản lý ngân quỹ chỉ là một bộ phận trong công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp, nhưng nó có vai trò rất quan trọng, nhất là đối với Bưu điện trung tâm 1. Trong thời gian tới, Bưu điện trung tâm 1 cần nhanh chóng hoàn thiện công tác quản lý để có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh đầy những biến động, cạnh tranh gay gắt. Những giải pháp cần thực hiện trước hết là bổ sung những quy chế, điều khoản về quản lý ngân quỹ trong quy chế tài chính của công ty, nhanh chóng áp dụng một mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp và xây dựng kế hoạch quản lý ngân quỹ trong từng tháng. Đồng thời, công ty cũng cần chú trọng công tác đào tạo cán bộ nhằm nâng cao năng lực quản lý tài chính của đội ngũ cán bộ quản lý trong công ty, nâng cao năng lực áp dụng công nghệ kỹ thuật trong quản lý. Do kinh nghiệm thực tế còn ít ỏi, kết hợp với trình độ chuyên môn còn hạn chế, chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Phong Châu và toàn thể các cán bộ phòng tài chính kế toán Bưu điện trung tâm 1 đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình tài chính doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê năm 2003. Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê năm 1997. Giáo trình quản lý tài chính – Nhà xuất bản Đại học Quốc gia năm 2000. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê năm 2001. Giáo trình quản trị kinh doanh bưu chính viễn thông – Nhà xuất bản Thống kê năm 2001. Cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện Hà Nội. Các báo cáo kế toán tài chính của Bưu điện trung tâm 1 năm 2003, năm 2004. Tạp chí Tài chính doanh nghiệp, tạp chí Kinh tế và dự báo, tạp chí Phát triển kinh tế năm 2002, năm 2003, năm 2004. Mục lục Lời nói đầu Chương 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1.1 Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 3 1.1.1 Doanh nghiệp và chức năng tài chính của doanh nghiệp 3 1.1.2 Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 4 1.2 Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 12 1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 12 1.2.2 Nội dung công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp 15 1.3 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp 25 1.3.1 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp 25 1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp 28 1.3.3 Chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường 30 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý của doanh nghiệp 31 1.4.1 Các nhân tố thuộc về doanh nghiệp 31 1.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 34 Chương 2: Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 2.1 Giới thiệu chung về Bưu điện trung tâm 1 37 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện trung tâm1 37 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Bưu điện trung tâm 1 37 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Bưu điện trung tâm 1 38 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của ngành Bưu điện trong nền kinh tế thị trường 39 2.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1 42 2.2 Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 44 2.2.1 Ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 44 2.2.2 Tình hình quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 49 2.2.3 Phân tích tình hình tài chính theo các dòng tiền 52 2.2.4 Đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 56 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 61 2.3.1 Những kết quả đạt được 61 2.3.2 Những hạn chế 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 3.1 Định hướng phát triển của Bưu điện trung tâm 1 trong thời gian tới 66 3.1.1 Môi trường kinh doanh bưu chính viễn thông-Cơ hội và thách thức 66 3.1.2 Kế hoạch hoạt động trong năm 2005 67 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 68 3.2.1 áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp 68 3.2.2 Hoàn thiện những quy chế về quản lý ngân quỹ trong cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện trung tâm 1 76 3.2.3 Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ 77 3.2.4 Tăng cường xây dựng bộ máy nhân sự cho công tác quản lý ngân quỹ 78 3.2.5 Tăng cường nguồn thông tin cung cấp cho công tác quản lý ngân quỹ 78 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 79 3.3.1 Kiến nghị với Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam 79 3.3.2 Kiến nghị với các Bộ, cơ quan quản lý tài chính của Nhà nước 81 Danh mục tài liệu tham khảo ._.