Giai pháp cải tiến công tác kế hoạch sản xuất tại Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà em may mắn được thực tập tại Khối Kế hoạch của Công ty. Ở đây, em đã nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ nhiệt tình của các cô, anh chị trong Khối về vai trò nhiệm vụ, về công tác lập kế hoạch…Qua đó em đã có những hiểu biết rất nhiều về công tác lập kế hoạch của một Công ty, về việc vận dụng lý thuyết khoa học vào thực tế. Đóng góp vào những thành tựu mà Công ty đã đạt được trong những năm qua như: doanh thu liên tục tăng trưởng với tốc độ 30-40%, sản phẩm đạt được sự tín nhiệm của người tiêu dùng, đời sống của công nhân không ngừng được cải thiện…có vai trò rất lớn của Khối Kế hoạch. Với chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc lập ra kế hoạch sản xuất từ ngắn đến dài hạn, xây dựng kế hoạch giá thành, xuất nhập khẩu, thống kê kho…Tuy nhiên bên cạnh đó công tác lập kế hoạch còn nhiều bất cập “Công tác lập kế hoạch chưa theo kịp tốc độ phát triển của Công ty”(Dự thảo Báo cáo hoạt động SXKD năm 2004-2005). Kế hoạch sản xuất nhiều sản phẩm không đánh giá đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng dẫn đến tình trạng “cháy” sản phẩm, hoặc có nhiều chủng loại sản phẩm vượt quá nhu cầu tiêu dùng từ đó phát sinh cho phí lưu kho lớn…Điều này đặc biệt quan trọng nhất là trong xu thế cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt hiện nay, đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao sức cạnh tranh của mình bằng các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác kế hoạch hoá, giảm thiểu chi phí kinh doanh… Để góp phần khắc phục những vấn đề trên em đã lựa chọn đề tài “GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình… Chuyên để tốt nghiệp gồm ba chương: CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ CỦA CÔNG TY CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ CHƯƠNG III:GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ Em xin chân thành cám ơn thầy giáo Thạc sĩ Trần Quang Huy đã tận tình hướng dẫn và giúp em có những định hướng ban đầu. Bên cạnh đó em cũng xin chân thành cám ơn các cô, chú trong ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà đặc biệt là các cô, anh chị trong Khối Kế hoạch đã tạo điều kiện để em tiếp súc trực tiếp với công việc và tìm hiểu về Công ty để viết lên chuyên đề tốt nghiệp này. Với kiến thức hạn hẹp của mình lại đứng trước một vấn để đòi hỏi tính thực tiễn cao chắc chắn em không chánh khỏi thiếu xót. Em mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy giáo Thạc sĩ Trần Quang Huy, của các thầy cô trong Khoa Quản trị Kinh doanh, của các cô, anh chị trong Khối Kế hoạch để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 07 tháng 04 năm 2006. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ CỦA CÔNG TY I.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 1.Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Tên gọi đầy đủ: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà. Tên giao dịch quốc tế: Hong Ha Stationery Jiont Stock Conpany. Địa chỉ giao dịch: 25 Lý Thường Kiệt, Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại :04.8250628. Fax: 04.8260359 Tài khoản: 21110000034477 Tại phòng giao dịch 1- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội. Mã số thuế: 0100100216. Email: ctyvpphamhongha@hn.vnn.vn Webside: www.vpphamhongha.com.vn Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Là đơn vị hạch toán độc lập. 1.1. Ngành nghề kinh doanh Từ khi thành lập, Công ty đã không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, sản phẩm không ngừng được đa dạng hoá về mẫu mã và chủng loại. Sau khi chuyển sang Công ty cổ phần, mục tiêu hoạt động chính của Công ty là duy trì và khai thác hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh với các hoạt động khác để khai thác triệt để tiềm năng sẵn có của mình. Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 109995 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội thì ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà gồm: Sản xuất các mặt hàng văn phòng phẩm; Sản xuất các sản phẩm từ chất dẻo; Cho thuê văn phòng và cửa hàng; Sản xuất, kinh doanh xén giấy, vở, sổ; Sản xuất, lắp đặt thiết bị phụ trợ bằng kết cấu kim loại ngành công nghiệp (cơ và điện); Sản xuất, kinh doanh in bìa, vở, sổ và bao bì các loại; Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm văn hoá phẩm, xuất bản phẩm, lịch treo tường, lịch bàn, sổ lịch, bưu thiếp, chuyện tranh, tài liệu tham khảo, hướng dẫn; Sản xuất, kinh doanh sản phẩm ngành da giầy: Giầy, dép, túi, cặp học sinh các loại; Sản xuất, kinh doanh sản phẩm may mặc: Đồng phục học sinh các loại; Sản xuất, kinh doanh sản phẩm bàn ghế, tủ, bảng học đường, văn phòng; Sản xuất, kinh doanh thiết bị, máy móc văn phòng: Máy photo, máy fax, máy đếm tiền, máy đóng sổ, máy huỷ tài liệu, máy chiếu; Kinh doanh dịch vụ khách hàng và du lịch; 1.2.Vốn kinh doanh Theo quyết định số 2079/QĐ-TCKT được Bộ Công nghiệp phê duyệt ngày 20 tháng 6 năm 2005: Giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2004 là 76.861.692.576 đồng (Bằng chữ: Bảy mươi sáu tỷ, tám trăm sáu mươi mốt triệu, sáu trăm chín mươi hai nghìn, năm trăm bẩy mươi sáu đồng). Giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp là:28.563.037.902 đồng (Bằng chữ: Hai mươi tám tỷ, năm trăm sáu mươi ba triệu, không trăm ba mươi bẩy nghìn, chín trăm linh hai đồng). Vốn điều lệ: 28.600.000 đồng. Cụ thể: BẢNG 01: TỶ LỆ CỔ PHẦN VÀ GIÁ TRỊ TƯƠNG ĐƯƠNG CỦA CÁC CỔ ĐÔNG Cổ đông Sổ cổ phần Tỷ lệ cổ phần/VĐL Giá trị tương đương (VNĐ) Cổ phần Nhà nước 1.458.600 51,000% 14.568.600.000 Cổ phần ưu đãi cho NLĐ trong doanh nghiệp 702.200 24,552% 7.022.000.000 Cổ phần bán ưu đãi cho nhà đầu tư chiến lược 127.200 4,448% 1.272.000.000 Cổ phần bán đấu giá công khai 572.000 20,000% 5.720.000.000 (Theo phương án Cổ phần hoá 2005) 1.3.Nhà xưởng đất đai Hiện tại, Công ty có 2 cơ sở sản xuất với tổng diện tích đất đang sử dụng trong kinh doanh là 66.367,6 m2. Trong đó: Cơ sở một: Tại 25 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội là 4.671,15 m2. Cơ sở hai: Tại 672 Ngô Gia Tự, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội là 61.696,85 m2. Diện tích nhà xưởng đang sử dụng là:15.299,4 m2. 1.4.Quá trình phát triển của doanh nghiệp Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà đã chải qua một quá trình phát triển khá dài. Trong quá trình phát triển của mình qua những thời kỳ khác nhau, Công ty đã có những thay đổi căn bản phù hợp với từng giai đoạn. Và thương hiệu Hồng Hà đã để lại những dấu ấn sâu đậm trong các thế hệ người Việt Nam. Giai đoạn từ 1959-1995: Ngày 01/10/1959, Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà được thành lập theo quyết định số 2006 BCN/CN ngày 21/10/1959 của Bộ Công nghiệp. Nhiệm vụ chính của Nhà máy đó là sản xuất các loại giấy vở, bút, mực phục vụ cho công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội. Trong những ngày đầu thành lập, cơ sỏ vật chất của Nhà máy rất hạn chế, năng xuất sản lượng thấp. Tới đầu những năm 90 hoạt động sản xuất của công ty vẫn theo cơ chế bao cấp, kế hoạch hoá của Nhà nước. Với cơ chế quản lý này, công ty không chủ động trong việc tìm kiếm, mở rộng thị trường, nâng cao hiệu quả sản xuất bởi vậy hơn 30 năm tồn tại quy mô của Nhà máy không mở rộng được là bao. Giai đoạn từ 1995-2005: Cơ chế quản lý tập trung bao cấp không còn thích hợp, để đất nước thoát khỏi tình trạng trì chệ kém phát triển Đảng và Nhà nước ta đã chuyển đổi nền kinh tế sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Và ngày 28/7/1995 Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà đã đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà theo Quyết định số 1014/QĐ- TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ. Hoạt động trong cơ chế mới mở ra cho Công ty nhiều cơ hội mới, nhưng bên cạnh đó đặt ra cho Công ty nhiều thách thức, đòi hỏi tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải lỗ lực hết mình để đứng vững và phát triển trước xu thế cạnh tranh ngày càng mạnh. Ngày 31/12/1996, Tổng công ty Giấy Việt Nam ra Quyết định số 1131/QĐ-HĐQT phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp Nhà nước, thành viên của Tổng công ty Giấy Việt Nam chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm văn phòng phẩm và nhựa. Bằng sự quyết tâm với tinh thần vương lên của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty, công ty đã đứng vững và không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh để từ đó Hồng Hà đã trở thành một thương hiệu mạnh, quen thuộc với người tiêu dùng. Giai đoạn từ 2005 đến nay: Trước xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới, đặc biệt khi lộ trình AFTA được thực hiện và Việt Nam đang gấp rút chuẩn bị gia nhập WTO, thì ngoài những thời cơ như có điều kiện nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết với chất lượng tốt giá cả thuận lợi để phục vụ sản xuất, có điều kiện để mở rộng thị trường… doanh nghiệp cũng gặp phải những khó khăn bởi sức ép cạnh tranh của các tập đoàn kinh tế hùng mạnh đến từ các nước phát triển trên thế giới. Trước tình hình đó để tăng cường sức cạnh tranh của các doanh nghiệp, Nhà nước ta đã chủ trương tiến hành cổ phầm hoá doanh nghiệp Nhà nước và Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà đã chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà. Đây là bước ngoặt lớn hứa hẹn một thời kỳ mới với những thành công mới. 2.Kết quả và hiệu quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà 2.1.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đến nay, chải qua 45 năm xây dựng và phát triển công ty đã dần trưởng thành và vững mạnh với những hệ thống dây truyền sản xuất hiện đại, đội ngũ cán bộ có trình độ và lao động có tay nghề cao, sản phẩm sản xuất ra phong phú về chủng loại, mẫu mã và chất lượng. Tháng 7 năm 2002 Công ty đã được Tập đoàn chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc tế QMS cấp chứng chỉ Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000. Hiện nay, công ty đã có hệ thống đại lý khắp các tỉnh thành trong cả nước, doanh thu hàng năm tăng trưởng trung bình 30-40%, nộp ngân sách cho Nhà nước năm sau cao hơn năm trước, đời sống của công nhân không ngừng đước cải thiện. Cụ thể một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty từ năm 2001-2005: BẢNG 02: MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH KẾT QUẢ KINH DOANH Chỉ tiêu Đ.vị 2001 2002 2003 2004 2005 Giá trị tổng sản lượng Tr.đ 35.557 57.191 83.000 111.177 122.606 Tổng doanh thu Tr.đ 37.095 57.005 84.377 117.234 138.447 Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 190 250,8 260 938 1.500 Nộp ngân sách Tr.đ 1.088 1.490 1.500 2.542 4.324 Thu nhập bình quân 1000đ/tháng 1.100 1.320 1.450 1.724 1.890 (Theo Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2001-2005) Tính doanh thu theo thị trường: Hiện tại, Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà chia thị trường thành năm khu vực đó là: thị trường Hà Nội, thị trường miền Bắc, thị trường miền Nam, thị trường miền Trung và khu vực bán lẻ. Với việc chia ra từng khu vực này, Công ty sẽ có từng chiến lược phát triển riêng để phù hợp với đặc điểm tình hình từng thị trường đó. Bởi vậy, độ bao phủ của Công ty không ngừng được mở rộng, doanh thu không ngừng tăng lên. Cụ thể, doanh thu của từng thị trường từ năm 2003 đến 2005 như sau: BẢNG 03: DOANH THU THEO THỊ TRƯỜNG TỪ 2003-2005 STT Thị trường Đv 2003 2004 2005 1 Miền Bắc 1.000 32.400.017 52.656.732 56.525.732 2 Hà Nội 1.000 18.488.874 27.116.201 37.093.124 3 Miền Trung 1.000 1.035.749 1.202.278 1.317.025 4 Miền Nam 1.000 2.341.204 3.301.358 2.216.324 5 Cửa hàng bán lẻ 1.000 6.928.426 12.000.000 18.086.458 (Theo báo cáo doanh thu các thị trường2003-2005) Kết quả tiêu thụ theo sản phẩm Hiện tại, Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà sản xuất và kinh doanh nhiều chủng loại sản phẩm, tuy nhiên có thể tập hợp vào một số sản phẩm chính như: bút, vở, giấy kiểm tra, hộp bút, eke, compa…Cụ thể số lượng tiêu thụ của một số chủng loại sản phẩm chính của công ty qua các năm như sau: BẢNG 04: SỐ LƯỢNG TIÊU THỤ MỘT SỐ SẢN PHẨM TỪ NĂM 2003-2005 Sản phẩm Đ.vị 2003 2004 2005 2004/ 2003 2005/2004 Bút các loại Cái 5.572.761 6.463.274 6.382.614 1,16 0,98 Vở các loại Quyển 17.557.857 28.568.819 32.790.031 1,63 1,15 Hộp bút các loại Hộp 60.294 83.605 116.482 1,38 1,32 Eke các loại Cái 359.049 395.555 404.621 1,10 1,02 Compa các loại Cái 156.432 232.864 298.506 1,48 1,28 Trong 45 năm xây dựng và phát triển. Với nhiều thành tích nổi bật, năm 1960, Công ty đã được vinh dự đón Bác Hồ về thăm. Công ty đã được Nhà nước tặng thưởng: 01 Huân chương Lao động hạng Nhì. 02 Huân chương Lao động hạng Ba. 01 Huân chương Quân công hạng Ba về thành tích 10 năm đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội. Nhiều bằng khen, giấy khen của Bộ Công nghiệp, Bộ Công nghiệp nhẹ, Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam, Tổng công ty Giấy Việt Nam, Thành phố Hà Nội.. Các sản phẩm của Công ty đã được người tiêu dùng liên tục bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1998 đến nay. Sản phẩm văn phòng phẩm và giấy vở được mình chọn vào “Top 5” sản phẩm được người tiêu dùng ưa chuộng nhất. Thương hiệu Hồng Hà đạt giải thưởng “Sao vàng Đất Việt” và là một trong 100 thương hiệu mạnh toàn quốc. 2.2. Đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Những kết quả đạt được và nguyên nhân: Kết quả: Qua bảng một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh ở Bảng 02, ta thấy: Mức tăng trưởng doanh thu tương đối cao qua các năm: năm 2003 tăng 48,1% so với năm 2002, năm 2004 tăng 38,94% so với năm 2003, năm 2005 tăng 18,39% so với năm 2004. Lợi nhuận trước thuế của Công ty tăng trưởng nhưng không ổn định. Thấp nhất vào năm 2003 (3,7%) và tăng trưởng đột biến vào năm 2004 (260,7%). Nộp ngân sách năm sau thường cao hơn năm trước, mức tăng trung bình là 44,3%. Thu nhập của công nhân cũng nhờ đó mà tăng lên, đời sổng công nhân được cải thiện. BẢNG 05: TỐC ĐỘ TĂNG TRƯỞNG CỦA MỘT SỐ CHỈ TIÊU KẾT QUẢ KINH DOANH Chỉ tiêu Đ.Vị 2002/2001 2003/2002 2004/2003 2005/2004 Giá trị tổng sản lượng % 61,75 45,13 33,94 10,28 Tổng doanh thu % 53,67 48,01 38,94 18,39 Lợi nhuận trước thuế % 32,00 03,70 260,7 59,90 Nộp ngân sách % 36,94 0,67 69,50 70,10 Thu nhập bình quân % 20,00 9,80 18,80 9,60 (Tính theo Bảng 02) Thương hiệu Hồng Hà đã có vị thế cao trên thị trường, bằng chứng là năm 2003 đạt giải thưởng Sao vàng Đất Việt và là một trong 100 thương hiệu mạnh toàn quốc; tiếp tục trong danh sách trên 480 doanh nghiệp Hàng Việt Nam chất lượng cao - sản phẩm giấy vở đứng trong TOP 5 sản phẩm ngành giấy vở; các sản phẩm VPP đứng trong TOP 10 sản phẩm ngành VPP. Nguyên nhân: Với những kết quả đã đạt được ở trên là do một số nguyên nhân sau: Có sự quyết tâm cao của tập thể Đảng uỷ, Ban giám đốc đến cán bộ, đảng viên, công nhân viên toàn công ty đoàn kết, sáng tạo và tràn đầy nhiệt tình. Các sản phẩm chế biến từ giấy như vở, sổ, file…đã là những mặt hàng chủ lực của Công ty, chiếm tỷ trọng doanh thu cao, năm 2002 chiếm 18,5%, năm 2004 chiếm 23,9% tổng doanh thu góp phần thúc đẩy tốc độ tăng trưởng cao doanh thu toàn Công ty. Năm 2003 lợi nhuận trước thuế của Công ty tăng trưởng chậm (3,7%) điều đó là do Công ty tập trung đầu tư xây dựng tại cơ sở 2 Cầu Đuống từ năm 2001. Tới năm 2003 các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, thiết bị giấy vở, văn phòng phẩm…bắt đầu phát huy tác dụng đặc biệt là khu nhà xưởng mới Cầu Đuống, dây chuyền giấy vở II đã tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao, chiếm tỷ trọng lớn. Các biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện góp phần vào tốc độ tăng trưởng đột biến của lợi nhuận, năm 2004 tăng 260,7%, dến năm 2005 đang dần đi vào ổn định. Mạng lưới tiêu thụ được đầu tư mạnh và mở rộng về quy mô và độ bao phủ. Đến năm 2005 đã phủ kín thị trường miền Bắc. Đặc biệt tốc độ tăng trưởng của thị trường Hà Nội hàng năm là tương đối cao, năm 2004 là 47%, năm 2005 là 38%. Mà thị trường Hà Nội hàng năm đóng góp từ 30-35% tổng doanh thu. Thương hiệu Hồng Hà đã chở nên thân thiết với người tiêu dùng tác động ngược trở lại đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Những hạn chế và nguyên nhân: Hạn chế: Mặc dù kết quả đạt được là rất cao nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế sau: Sản xuất kinh doanh đã có mức tăng trưởng cao, có hiệu quả nhưng sức cạnh tranh chưa cao do năng suất thấp, tiền lương chiếm trong giá thành lớn, trình độ quản lý chưa theo kịp tốc độ phát triển nhất là công tác thống kê, kế hoạch, kho tàng, sản phẩm bị làm nhái về mẫu mã và kiểu cách…Một số bộ phận kỹ thuật, tổ chức hành chính… cường độ làm việc chưa cao. Một số cán bộ nhân viên chưa chấp hành nghiêm túc nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể nhất là tình trạnh đi muộn về sớm, một số cán bộ quản lý nghiệp vụ, kỹ thuật yếu về trình độ nhưng không cố gắng để nâng cao kiến thức đáp ứng công việc, không giỏi chuyên môn thuộc lĩnh vực mình phụ trách đã làm ảnh hưởng đến kết quả chung của Công ty. Việc tăng chủng loại sản phẩm dẫn đến sức ép trong đầu tư có chiều sâu. Mạng lưới tiêu thụ ở thị trường miền Trung và miền Nam mới chỉ dừng lại ở việc lập hai cửa hàng giới thiệu sản phẩm ở Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh. Nguyên nhân: Với những hạn chế như trên điều đó là do một số nguyên nhân sau: Kỷ luật lao động chưa được thực thi một cách nghiêm túc, còn lơi lỏng trong việc đôn đốc kiểm tra. Chất lượng, mẫu mã sản phẩm của Hồng Hà cao và hấp dẫn. Chính điều đó là nguyên nhân để các cơ sở sản xuất tư nhân làm nhái sản phẩm mang nhãn hiệu Hồng Hà. Bởi vậy, trong thời gian tới cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan quản lý trong việc phát hiện, ngăn chặn hiện tượng này. Bên cạnh đó liên tục thay đổi mẫu mã sản phẩm, phát triển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu luôn thay đổi của người tiêu dùng. Ngành sản xuất văn phòng phẩm không mang tính đặc thù, sản phẩm thường đa dạng do đó việc tập trung sản xuất và phát triển theo chiều sâu là tương đối khó khăn. Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà cũng vậy, chính việc luôn tăng chủng loại sản phẩm đã làm tăng sức ép trong đầu tư có chiều sâu mà hậu quả của việc đó tạo ra một sản phẩm đặc trưng mang nhãn hiệu Hồng Hà. Việc mở rộng thị trường tại miền Trung và miền Nam còn gặp nhiều khó khăn là do hai thị trường này bị kiểm soát mạnh mẽ của Thiên Long, Bến Nghé và một số doanh nghiệp Văn phòng phẩm khác.Bên cạnh đó, chi phí vận chuyển là tương đối cao dẫn đến hạn chế trong việc tạo lợi thế cạnh tranh về giá… Do thời gian bao cấp kéo dài nên một số cán bộ không đủ năng lực và khả năng làm việc cường độ cao trong tình hình cạnh tranh gay gắt. Cán bộ làm công tác thị trường thiếu độ nhạy cảm, kỹ năng bán hàng và nghiệp vụ chưa cao, chưa có bản lĩnh. II. CÁC NHÂN TỐ CƠ BẢN ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà là một công ty sản xuất kinh doanh đa ngành. Sản phẩm của Công ty đa dạng hoá về mẫu mã và chủng loại. Hàng năm Công ty đưa ra thị trường hàng nghìn loại sản phẩm, không chỉ phục vụ cho các hoạt động văn phòng mà đối tượng khách hàng của Công ty còn là học sinh và sinh viên. Do đó, hoạt động sản xuất kinh doanh là vô cùng phức tạp đòi hỏi công ty phải cố gắng rất nhiều trong việc tổ chức, xắp xếp điều tiết các hoạt động sản xuất kinh doanh với mục đích đáp ứng đầy đủ nhất nhu cầu của khách hàng. Để thực hiện tốt điều đó công tác kế hoạch đứng ở vị trí trung tâm. Bởi suy cho cùng một công ty có hoạt động hiệu quả hay không thì phải được tổ chức sản xuất một cách có hệ thống, phải được định hướng các công việc cần làm và đích đến cụ thể của các công việc đó. Điều đó có nghĩa là phải biết sản xuất cái gì, sản xuất cái đó như thế nào, sản xuất cho ai. Công tác kế hoạch đảm bảo các công việc diễn ra một cách tuần tự, có chủ đích, dự báo trước được các nhân tố có lợi và hạn chế bớt rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Sự đa dạng hoá về mẫu mã và chủng loại sẽ không còn là yếu tố bất lợi với công ty. Bên cạnh đó, sự đa dạng hoá về sản phẩm, về các lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi công tác kế hoạch hoá phải không ngừng hoàn thiện nâng cao hiệu quả hơn nữa để phù hợp với sự đa dạng đó. Đảm bảo ở bất cứ tình hình nào quá trình sản xuất kinh doanh vẫn đạt hiệu quả một cách cao nhất. 1.2.Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty Ngay từ khi tiến hành cổ phần hoá, công ty đã xác định cụ thể cho mình mục tiêu và phương hướng phát triển. Đó là: trở thành công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh văn phòng phẩm dần mở rộng ra thị trường khu vực và thế giới. Để đạt được mục tiêu đó đòi hỏi sự cố gắng của tất cả các bộ phận chức năng của Công ty phải nâng cao hiệu quả hoạt động của mình hơn nữa. Công tác kế hoạch hoá cũng vậy, với phương hướng và mục tiêu chung mà Công ty đã đặt ra thì công tác kế hoạch hoá cần cụ thể hoá từng phần trong từng thời kỳ cụ thể từng bước biến mục tiêu chung thành hiện thực. Bởi vậy, công tác kế hoạch hoá cần thay đổi cả về phương thức hoạt động lẫn chất lượng của nó nhằm thích ứng với tình hình mới. 1.3.Vai trò của kế hoạch sản xuất với sự phát triển của công ty Trong thời kỳ Công ty hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, công tác kế hoạch hoá không được chú trọng là bao, đó chỉ là việc thực hiện hệ thống chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh phát ra từ trung ương. Do đó Công ty hoàn toàn thụ động trước các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả mà công tác kế hoạch hoá đem lại không tương xứng với vị trí của nó. Khi nền kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trường, các doanh nghiệp phải thường xuyên đối mặt với những rủi ro cũng như những cơ hội cho sự phát triển của mình. Với Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà, hoạt động trong cơ chế mới còn nhiều bỡ ngỡ, trước những biến động phức tạp của thị trường đòi hỏi Công ty phải dự báo được những biến động đó và đưa ra những kế hoạch ứng phó kịp thời. Kinh tế thị trường luôn diễn ra trong sự đối lập của sự thôn tính và phá sản, bởi vậy để tồn tại và phát triển Công ty phải đảm bảo được đầy đủ rất nhiều các yếu tố, trong đó kế hoạch hoá đóng vai trò rât quan trọng. Đó là: Kế hoạch hoá tập trung sự chú ý của các hoạt động của Công ty vào các mục tiêu mà Công ty đã đặt ra. Thị trường bản thân nó rất linh hoạt và thường xuyên biến động, kế hoạch hoá và quản lý kế hoạch hoá sẽ giúp Công ty dự kiến được những cơ hội, thách thức có thể xảy ra để quyết định nên làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm trong một thời kỳ nhất định. Mặc dù việc dự kiến, tiên đoán được tương lai chính xác là rất khó khăn và mặc dù những yếu tố bất ngờ xảy ra trên trị trường có thể thay đổi hoàn toàn các kế hoạch mà Công ty đã lập song điều đó không có nghĩa là ta hoàn toàn có thể phủ nhận vai trò của nó. Việc tổ chức quá trình hoạt động thông qua các mục tiêu Công ty lập trước sẽ giúp Công ty hạn chế bớt những biến động rủi ro ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của Công ty. Có nhiều nhân tố để tạo lợi thế cạnh tranh cho một công ty, trong đó có nhân tố giá cả, mà cực tiểu hoá chi phí là then chốt. Công tác kế hoạch hoá đóng vai trò đó vì nó chú trọng vào các hoạt động hiệu quả và đảm bảo tính phù hợp. Trong Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà kế hoạch hoá có vai trò trong việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất, do vậy giá rẻ mà vẫn đảm bảo chất lượng luôn được ưu tiên. Bên cạnh đó là việc tổ chức xắp xếp sản phẩm nào, vào thời điểm nào tốt nhất để giảm chi phí lưu kho. Công tác kế hoạch hoá còn tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Trên nền tảng đó, thực hiện các phân công, điều độ, tổ chức các hoạt động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, bảo đảm cho sản xuất không bị rối loạn và ít bị tốn kém. 2.Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 2.1. Áp lực của xu thế toàn cầu hoá Toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới là một trong những xu hướng vận động chủ yếu của nền kinh tế thế giới hiện nay. Với xu thế này, mở cửa và hội nhập các nền kinh tế quốc gia và khu vực trở thành điều kiện bắt buộc của sự phát triển. Nó sẽ đem lại cho đất nước và các doanh nghiệp những cơ hội và điều kiện quan trọng để phát triển như: các doanh nghiệp có điều kiện mở rộng thị trường xuất khẩu hàng hoá và dịch vụ sang các nước và trên quy mô toàn cầu, bên cạnh đó các doanh nghiệp có điều kiện nhập khẩu máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết với chất lượng tốt và giá cả thuận lợi phục vụ sản xuất… Tuy nhiên, bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng gặp phải những thách thức vô cùng to lớn như: sức ép cạnh tranh để giành giật thị trường tiêu thụ hàng hoá và dịch vụ ngày càng lớn trên quy mô toàn cầu và ngay chính trên thị trường nội địa, sức ép đó đến từ các tập đoàn kinh tế hùng mạnh về tài chính, trình độ công nghệ,... Do đó, nguy cơ đánh mất thị trường là rất lớn đòi hỏi bản thân mỗi doanh nghiệp phải chủ động có những biện pháp ứng phó tận dụng thời cơ, hạn chế những bất lợi để phát triển. Với bản thân Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà cũng vậy, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh văn phòng phẩm là ngành có nhiều doanh nghiệp tư nhân, nước ngoài tham gia sản xuất nên cạnh tranh diễn ra khốc liệt. Bởi vậy, Công ty phải có chiến lược phát triển cho phù hợp, phải đánh giá, dự doán được những cơ hội cũng như những nguy cơ mà công ty có thể gặp phải để có biện pháp ứng phó. Chính điều đó gây sức ép buộc công tác kế hoạch hoá phải luôn thường xuyên cập nhật những kiến thức các phương pháp dự báo mới có tính hiệu quả cao để phục vụ cho nhiệm vụ của mình, góp phần đưa Hồng Hà trở thành một công ty đứng đầu trong lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm. 2.2.Những đòi hỏi thiết yếu của người tiêu dùng Nhu cầu người tiêu dùng luôn luôn biến đổi, để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp phải lắm bắt được những biến đổi đó. Trong ngành sản xuất kinh doanh văn phòng phòng phẩm mà Công ty đang tham gia nắm bắt nhu cầu của người tiêu dùng lại càng khó khăn, bởi vậy việc quyết định phương án sản xuất thế nào để đáp ứng đầy đủ nhu cầu đó luôn là một vấn đề bức thiết đối với công ty. Trong những năm vừa qua việc xảy ra tình trạng sản xuất thừa, thiếu sản phẩm luôn diễn ra thường xuyên dẫn đến việc giảm thiểu chi phí cho sản xuất, tăng doanh thu chưa thức sự hiệu quả. Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch loại bỏ sản phẩm ở giai đoạn cuối của chu kỳ sống của nó chưa được để cập tới, những sản phẩm chất lượng thấp chưa được loại bỏ một cách triệt để gây ảnh hưởng không tốt tới uy tín thương hiệu của Công ty. Trước tình hình đó công tác kế hoạch hoá phải đánh giá được nhu cầu của người tiêu dùng để lên kế hoạch sản xuất một cách chi tiết, đáp ứng đầy đủ khi nhu cầu tăng cao, hạn chế sản xuất khi nhu cầu xuống thấp, có các biện pháp loại bỏ những sản phẩm không đảm bảo chất lượng hoặc chu kỳ sống của nó đã hết. Như vậy, các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có những ảnh hưởng mạnh mẽ tới công tác kế hoạch hoá. Mỗi một nhân tố có những ảnh hưởng khác nhau tuy nhiên tựu chung lại đều đòi hỏi công tác kế hoạch hoá phải nâng cao chất lượng hoạt động của mình thích ứng với từng điều kiện và hoàn thành cụ thể và hiệu quả là tiêu chí hàng đầu góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ SẢN XUẤT Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ SẢN XUẤT Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 1. Nhận thức chung về kế hoạch hoá sản xuất ở Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp đều phải xác định sản phẩm doanh nghiệp sản xuất ra có đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng hay không. Muốn thế phải phân tích đánh giá và dự báo được nhu cầu đó để xác định cần cung cấp sản xuất sản phẩm, dịch vụ nào. Từ việc xác định được cần sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ gì trong sự hạn hẹp về nguồn lực của doanh nghiệp mình, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng được kế hoạch sản xuất nhằm tối ưu hoá các yếu tố sản xuất sẵn có để sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất, đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp. Đối với bất kỳ một quá trình lập kế hoạch nào thì các nhà quản trị cần lập ra ba loại kế hoạch đó là kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Tuy nhiên, trong Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà do những đặc điểm vế sản phẩm, về lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà công ty đang tham gia việc chấm dứt hay duy trì một chủng loại sản phẩm là tương đối ngắn. Bởi vậy, kế hoạch sản xuất chỉ bao gồm hai loại là kế hoạch sản xuất tổng hợp cho cả năm và kế hoạch sản xuất tác nghiệp dưới ba tháng như tuần, tháng, quý. Về mặt nội dung: Cả kế hoạch sản xuất tổng hợp và kế hoạch sản xuất tác nghiệp đều xác định được khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm theo năm (kế hoạch sản xuất tổng hợp), theo tuần, tháng, quý (kế hoạch sản xuất tác nghiệp); số lượng sản phẩm phải sản xuất của mỗi nhà máy, trong đó có kèm theo các chỉ số so sánh về tốc độ tăng trưởng của kỳ kế hoạch so với cùng kỳ trước liền kề trước nó. Ví dụ trích bảng kế hoạch sản xuất tháng 3 năm 2006 của Công ty về một số sản phẩm: BẢNG 06: KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG 3 NĂM 2006 Sản phẩm Đvị TH Tháng 3/2005 KH Tháng 3/2006 % Nhà máy GV1 Nhà máy GV2 Vở Class 48T quyển 60132 64227 107 42320 21907 Vở Class Dinô 48T “ “ “ 13945 15900 114 7430 8470 Vở Clas Bibi 48T “ “ “ 17480 19313 110 9870 9443 ………………….. …….. ……… ……… …... ………. ………. (Trích kế hoạch sản xuất tháng 3 năm 2006) Về vai trò của bản kế hoạch hoá: Việc lập ra kế hoạch hoá sản xuất được Công ty chỉ rõ đó không phải là những con số vô nghĩa mang tính hình thức, mà nó chính là định hướng cho việc sản xuất các sản phẩm như thế nào, sản xuất ra sao để đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Bản kế hoạch sản xuất là chỉ tiêu pháp lệch đối với từng Nhà máy, từng phân xưởng sản xuất, với toàn công ty phải phấn đấu thực hiện . Nó cũng là cơ sở để đánh giá năng lực của từng đơn vị, cá nhân trong đơn vị đó làm cơ sở để đánh giá xét duyệt, thi đua, khen thưởng… Kế hoạch sản xuất là căn cứ để lập kế hoạch cung ứng nguyên nhiên vật liệu; kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực; kế hoạch tài chính…mà mục tiêu của nó là giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh, hạn chế những bất lợi có thể xảy ra. Công tác kế hoạch hoá sản xuất ở Công ty được thực hiện bởi một quá trình liên tục bao gồm bốn khâu có mối quan hệ mật thiết với nhau, không thể tách rời, đó là: Tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất; Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch; Tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch., cuối cùng là điều chỉnh kế hoạch.Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ: SƠ ĐỒ 01: QUY TRÌ._.NH KẾ HOẠCH HOÁ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT 2. Lập kế hoạch sản xuất Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế hoạch hoá sản xuất mà mục tiêu của nó xây dựng được số liệu cụ thể sẽ sản xuất trong năm, quý, tháng, tuần và của từng Nhà máy. Số lượng theo kế hoạch phải đảm bảo tính xác thực, có khả năng thực hiện trong giới hạn nguồn lực doanh nghiệp có. Để lập kế hoạch sản xuất cần có các căn cứ làm cơ sở cho việc lập kế hoạch. Khi đã có đầy đủ các căn cứ Công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất có sự phân công cụ thể cho từng đơn vị cá nhân. 2.1. Các căn cứ lập kê hoạch sản xuất Căn cứ vào lượng nhập xuât tồn mỗi kỳ: Việc theo dõi lượng tồn kho cuối mỗi kỳ sản xuất được tiến hành rất thường xuyên và cập nhật. Cuối mỗi ngày làm việc cán bộ phụ trách thống kê kho nhận thông báo hàng tồn tại mỗi kho, số lượng thành phẩm có trong xưởng sản xuất. (Bảng 07). BẢNG 07: THÔNG BÁO HÀNG TỒN MỘT SỐ SẢN PHẨM CUỐI NGÀY 18/3/2006 TT Tên sản phẩm MS Số lượng tồn kho Số lượng trong xưởng Kho ô ly Kho VPP Kho CĐ GV1 GV2 1 Vở Study 200T 0041 20x20 Hết 20x45 20x35 K sx 2 Vở Karo 200T 0277 10x46 10x42 10x58 10x23 K Sx 3 Vở vẽ A4 0236 20x120 20x12 Hết K Sx 20x9 … ……………. ….. ………… …………. ………. …….. ……. (Nguồn: Khối kế hoạch) BẢNG 08: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày 01/02/2006 đến ngày 28/02/2006 TT Mã Tên Đv Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ HH Hàng hoá BUT Bút 1560100 632132 674228 1518004 001 2013 Bút HH 920 chiếc 22799 0 3604 19195 002 2001 Bút TS 06 chiếc 263095 45000 64932 243163 … … ………………. ……. ……….. ……….. ………. ………. VO Vở 7918632 1298907 1548813 7668726 001 0166 Vở School 32T quyển 66691 0 320 66371 002 0706 Vở Star 48T quyển 53040 0 0 53040 … …… ……………… …….. ……….. ……….. ………. ……….. (Nguồn: Khối kế hoạch) Bên cạnh đó cán bộ phụ trách thống kê kho cũng nhận thông báo về lượng nhập, xuất trong ngày. Toàn bộ số lượng nhập, xuất, tồn cuối ngày được theo dõi trên phần mền quản lý Cads2003. Cuối mỗi kỳ cán bộ phụ trách thống kê kho lập bản báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn của kỳ đó.(Bảng 08) Lượng tồn cuối kỳ cho biết Công ty có khả năng đáp ứng bao nhiêu phần trăm nhu cầu của khách hàng ngay tại thời điểm cuối kỳ, đáp ứng bao nhiêu phần trăm khối lượng đơn hàng trong kỳ tới. Việc theo dõi lượng xuất, nhập, tồn của Công ty được thực hiện rất tốt và cập nhật. Do việc theo dõi thướng xuyên, liên tục và việc sử dụng phần mềm Cads2003 một phần mềm rất thông dụng cho quản lý hàng hoá hiện nay. Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết: Cuối mỗi kỳ, cán bộ khối kế hoạch tập hợp tất cả các hợp đồng kinh tế đã ký kết, tính tổng số lượng sản phẩm cần giao cho khách hàng trong kỳ tới. Đây là số liệu thực bắt buộc trong kỳ phải thực hiện. Do vậy, kế hoạch sản xuất trong kỳ trước tiên phải đáp ứng đầy đủ nhu cầu từ các đơn hàng này. Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ dự kiến trong kỳ: Kế hoạch tiêu thụ dự kiến trong kỳ của từng thị trường do Khối Thị trường báo về. Kế hoạch tiêu thụ này là kết quả của phân tích và dự báo nhu cầu của từng thị trường. Sau đó, được tổng hợp thành kế hoạch tiêu thụ dự kiến của kỳ lập kế hoạch. Nó cũng được dựa trên số lượng tiêu thụ cùng kỳ năm trước đó, tốc độ tăng dự kiến hay triển vọng tăng của sản phẩm trong kỳ. Căn cứ này là căn cứ quan trọng nhất đối với kế hoạch sản xuất, bởi có đánh giá được thị trường biết được người tiêu dùng cần sản phẩm gì, dự báo được số lượng tiêu thụ là bao nhiêu, trên cơ sở đó xác định có nên hay không nên sản xuất và cần chuẩn bị các nguồn lực về lao động, nguyên nhiên vật liệu như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, với Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà việc phân tích điều tra nghiên cứu thị trường chưa có một chương trình cụ thể chi tiết, kết quả của kế hoạch tiêu thụ được lập chủ yếu vào số lượng sản phẩm tiêu thụ được cùng kỳ năm trước và kinh nghiệm của người phụ trách lập. BẢNG 09: KẾ HOẠCH TIÊU THỤ DỰ KIẾN THỊ TRƯỜNG MIỀN BẮC Tháng 4/2006 Mã số Tên hàng Đvị 4/2005 KH 4/2006 KH TH % KH % BMCL Bút máy các loại chiếc 2013 Bút HH 920 “ “ “ 5.000 2001 Bút TS 06 “ “ “ 100.000 …….. ………………… …… ………. ………. …… ………. …... VCL Vở các loại quyển 0323 Vở class Bibi96T “ “ “ 15.000 0326 Vở Misa 96T “ “ “ 40.000 …… ………………. …….. ………. ……… …… ………. …... (Nguồn: Khối Thị trường) Căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty: Khả năng sản xuất của Công ty hay nói cách khác là các nguồn lực về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị, công nghệ đảm bảo cho sản xuất. Sở dĩ, lập kế hoạch sản xuất phải căn cứ vào yếu tố này bởi vì, kế hoạch lập ra không phải là một con số chung chung mang tính hình thức, nó phải nằm trong khả năng thực hiện của mình dựa trên các nguồn lực mình sẵn có. Đánh giá đúng yếu tố về con người, về tiềm lực tài chính, về máy móc thiết bị, khả năng cung ứng nguyên nhiên vật liệu…sẽ là cơ sở đảm bảo cho kế hoạch lập ra có tính khả thi. Trong một số năm gần đây tốc độ tiêu thụ sản phẩm của công ty là tương đối cao, trong khi khả năng sản suất của Công ty có hạn, bởi vậy Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp để có thể tận dụng tối đa khả năng sản xuất của mình như vừa tự mình sản xuất, vừa thuê gia công ngoài…Trong đó mục tiêu đảm bảo cung cấp đầy đủ các đơn hàng, tạo uy tín với khách hàng được đặt lên hàng đầu. BẢNG 10: KHẢ NĂNG SẢN XUẤT VÀ SỐ LƯỢNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY 2003-2005 Sản phẩm Đvị Khả năng sản xuất Số lượng tiêu thụ 2003 2004 2005 Vở các loại quyển/năm 30.000.000 17.557.857 28.568.819 32.790.031 Bút các loại Cái/ năm 10.000.000 5.572.761 6.463.274 6.382.614 (Nguồn: Khối Kế hoạch) Với hai sản phẩm chủ lực của Công ty là bút và vở thì qua bảng 10 trên ta thấy vở có tốc độ tiêu thụ cao, tăng trung bình 38,5%. Ngay trong năm 2005 khả năng sản xuất của Công ty đã không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường, để khắc phục công ty đã áp dụng biện pháp thuê gia công ngoài, ngoài ra Công ty phải có kế hoạch nâng cao khả năng sản xuất toàn công ty để chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong khi đó bút các loại thì khả năng sản xuất lại vượt quá khả năng tiêu thụ của nó. Do đó, trong thời gian tới công ty phải có kế hoạch đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm bút tận dụng hết khả năng sản xuất của công ty, góp phần tăng hiệu quả sản xuất. Như vậy, khả năng sản xuất ảnh hưởng rất lớn tới việc lập kế hoạch sản xuất của toàn Công ty. Khi nắm rõ được yếu tố này ngoài việc lập ra số lượng sản xuất phù hợp với khả năng sản xuất của mình, kế hoạch sản xuất phải đề ra các giải pháp để ứng phó với các tình huống thừa hoặc không đủ khả năng sản xuất để mục đích cuối cùng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, góp phần tăng doanh thu. Căn cứ vào mục tiêu phát triển đặt ra đối với Công ty trong năm tới: Hàng năm, Công ty đều đánh giá tổng kết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong năm qua và đề ra mục tiêu phát triển trong năm tới. Mục tiêu đặt ra này được căn cứ vào những phân tích đánh giá và tổng kết kinh nghiệm thực tiễn trong nhiều năm hoạt động bởi vậy mục tiêu đặt ra được coi là chỉ tiêu pháp lệnh mà toàn bộ cán bộ trong Công ty phải phấn đầu thực hiện. Do đó, kế hoạch sản xuất phải căn cứ vào mục tiêu đã được đặt ra . Tuỳ tình hình tiêu thụ từng loại mặt hàng mà điều chỉnh sao cho kết quả cuối cùng ít nhất phải bằng chỉ tiêu pháp lệnh mà Công ty đã đặt ra. Cụ thể các chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2006 như sau: BẢNG 11: CÁC CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH NĂM 2006 STT Chỉ tiêu Đvị TH Năm 2005 KH Năm 2006 Tốc độ tăng% 1 Giá trị tổng sản lượng Tr.đ 122.606 130.500 6,4 2 Tổng doanh thu Tr. đ 138.799 151.500 9,1 3 Sản lượng sản phẩm chủ yếu -Bút các loại chiếc 6.382.614 8.500.000 33,2 -Vở các loại quyển 32.790.031 43.500.000 32,6 4 Nộp ngân sách Tr. đ 4.324 5.200 20,0 5 Thu nhập bình quân đồng/ người 1.890.000 2.000.000 5,8 (Theo phương án cổ phần hoá) Như vậy với những chỉ tiêu trên đòi hỏi công tác kế hoạch phải bám sát, phân tích cụ thể điểm mạnh điểm yếu của mình, tận dụng cơ hội, giảm thiểu rủi ro góp phần giúp Công ty cụ thể hoá những chỉ tiêu đã đặt ra, tạo đà và thế đưa Công ty phát triển hơn nữa, sẵn sàng ứng phó với sức ép cạnh tranh đến từ nhiều phía. Căn cứ vào chiến lược dồn hàng cho vụ chính của Công ty: Đối với Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà do sản phẩm chính là bút, vở, compa,…vưa phục vụ cho các hoạt động văn phòng, vừa phục vụ cho nhu cầu học tập của học sinh, sinh viên. Mà với đối tượng khách hàng là học sinh, sinh viên mùa khai giảng là mùa mà nhu cầu về đồ dùng học tập tăng cao nhất. Nên hàng năm bắt đầu từ tháng 6 tới hết tháng 9 bắt đầu vào vụ chính của Công ty. Tốc độ tiêu thụ sản phẩm vào những tháng này là rất lớn, khả năng sản xuất của Công ty không thể sản xuất để đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng . Bởi vậy, công ty phải có chiến lược dự trữ hay dồn hàng ở những tháng có nhu cầu thấp để phục vụ nhu cầu của những tháng có nhu cầu cao. Do vậy kế hoạch dự chữ phải căn cứ vào chiến lược này để điều tiết sản xuất chánh tình trạng để “cháy” sản phẩm khi vào vụ. BẢNG 12: SỐ LƯỢNG TIÊU THỤ BÚT CÁC LOẠI Tháng 2003 2004 2005 1 324.196 490.890 332.068 2 501.267 548.800 431.233 3 425.097 491.496 401.967 4 354.592 308.294 447.466 5 298.212 411.057 337.292 6 570.342 354.738 366.677 7 798.269 1.024.749 1.347.473 8 943.627 1.330.295 849.924 9 392.835 438.479 534.332 10 254.475 269.392 399.657 11 290.345 365.364 426.599 12 409.474 429.720 507.926 Tổng 5.572.761 6.463.274 6.382.614 (Nguồn : Khối Kế hoạch) Qua bảng trên ta thấy khi vào vụ chính tháng 7, tháng 8 nhu cầu tiêu dùng bút rất lớn: tháng 7/2004 là 1.024.749 chiếc; tháng 7/2005 là 1.347.473 chiếc… mà khả năng sản xuất bút trung bình một tháng của Công ty là 833.333 chiếc không đủ đáp ứng. Do đó phải có chiến lược dự chữ từ các tháng trước. Muốn thế, công tác kế hoạch sản xuất phải dự tính trước tình huống này, lên kế hoạch sản xuất cho các tháng trước đó sao cho lượng dự chữ có thể đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng đột biến khi vào vụ. Trên đây chỉ là một số căn cứ chính để Công ty lập kế hoạch sản xuất. Ngoài ra còn phải kể tới một số yếu tố khác như: duy trì công việc ổn định cho công nhân, tạo thu nhập cho họ cho dù việc đó không đem lại hiệu quả sản xuất cho Công ty… 2.2.Trình tự lập kế hoạch sản xuất tại Công ty Cổ phẩn Văn phòng phẩm Hồng Hà Trong Công ty Hồng Hà, lập kế hoạch sản xuất được giao chủ yếu cho Khối Kế hoạch bên cạnh đó có sự phối hợp với các phòng ban chức năng khác và các nhà máy sản xuất. Có thể khái quát trình tự lập kế hoạch sản xuất của Công ty như sau: SƠ ĐỒ 02: TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Kết quả Nhận thông tin Sử lý thông tin Các căn cứ (Từ các khối chức năng) Người sử lý thông tin (Khối Kế hoạch) Kế hoạch sản xuất Nhận thông tin: Đây là giai đoạn chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sản xuất. Ở giai đoạn này cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch thu thập các thông tin làm căn cứ cho việc lập kế hoạch. Các căn cứ đó như đã chỉ ra ở trên bao gồm: các thông tin về lượng nhập, suất tồn trong kỳ; các hợp đồng kinh tế đã ký kết; kế hoạch tiêu thụ dự kiến trong kỳ; khả năng sản xuất của Công ty; các chỉ tiêu kế hoạch mà ban giám đốc đã đề ra…Các thông tin này do các nhà máy, các khối chức năng gửi lên. Có thể nói thông tin về lượng nhập, suất, tồn được cập nhật tương đối nhanh và đầy đủ điều đó là do được theo dõi rất thường xuyên và số liệu được sử lý trên phần mền Cads2003. Thông tin về số lượng theo đơn đặt hàng, khả năng sản xuất của Công ty cũng dễ dàng thu thập được và tương đối đầy đủ, điều đáng nói ở đây là thông tin về dự báo khả năng tiêu thụ từng sản phẩm còn nhiều bất cập, thông tin đưa ra chưa được nghiên cứu khảo sát một cách kỹ lưỡng, điều này trực tiếp ảnh hưởng tới khối lượng sản phẩm đưa vào kế hoạch sản xuất. Điều đó là do Công ty hay cụ thể là Phòng Thị trường chưa tổ chức được công tác điều tra nghiên cứu thị trường một cách đầy đủ và thường xuyên. Bên cạnh đó chưa có phương pháp dự báo nào được áp dụng, mà số lượng đưa ra chủ yếu dựa vào lượng tiêu thụ cùng kỳ năm trước và kinh nghiêm của người lập. Như thế số lượng đưa ra mang nặng yếu tố chủ quan cá nhân, điều đó không thích hợp nhất là trong môi trường kinh doanh rất biến động ngày nay. Các thông tin nhận được được minh hoạ cụ thể ở các Bảng 07-11. Sử lý thông tin: Đối với kế hoạch sản xuất năm: Vào đầu quí IV Khối Kế hoạch tập hợp các thông tin đã thu thập được ơ trên xây dựng kế hoạch năm trình Phó Tổng giám đốc Kế hoạch sản xuất phê duyệt, sau đó được chuyển lên Tổng công ty. Sau khi được Tổng công ty xét duyệt thì bản kế hoạch sản xuất đó là bản kế hoạch năm chính thức của Công ty. Kế hoạch sản xuất quí: Vào cuối tháng 12 năm trước Khối Kế hoạch căn cứ vào kế hoạch năm nay để tách thành kế hoạch quí trình Phó Tổng giám đốc kế hoạch sản xuất phê duyệt và chuyển cho các đơn vị liên quan. Kế hoạch sản xuất tháng: Vào cuối quí trước, Khối Kế hoạch tách kế hoạch quí thành kế hoạch các tháng trình Phó Tổng giám đốc kế hoạch sản xuất phê duyệt và chuyển cho các đơn vị liên quan. Trong trường hợp cần thiết Giám đốc Khối kế hoạch phối hợp với Giám đốc các nhà máy lập kế hoạch sản xuất tuần và chuyển cho các đơn vị. Quá trình sử lý này tương đối phức tạp đòi hỏi cán bộ phụ trách phải am hiểu được đầy đủ tình hình của Công ty, phải nắm bắt được các biến động trên thị trường, nắm rõ được quy trình lập kế hoạch…Mặt khác thông tin từ các đơn vị chức năng gửi lên phải đảm bảo tính đầy đủ và phản ánh một cách xác thực các mặt của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Thông qua đó cán bộ phụ trách lập kế hoạch sẽ tổng hợp phân tích và điều chỉnh một số số liệu đó nếu thấy không chính xác, không phù hợp với thực tế sản xuất của Công ty. Kết quả: Bản kế hoạch sản xuất. Sau khi đã xử lý và thực hiện những điều chỉnh cần thiết, người lập sẽ đưa ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng thời kỳ, từng Nhà máy. Yêu cầu chung đối với bản kế hoạch sản xuất mà ban lãnh đạo của Công ty đã đề ra là: Khả thi: Số liệu trong bản kế hoạch không phải là những con số vô nghĩa không có tính thực tiễn, mà nó phải nằm trong khả năng sản xuất của Công ty, đảm bảo có thể thực hiện được. Hiệu quả: Kế hoạch sản xuất phải tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp, tránh lãnh phí trong sản xuất, đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh. Linh hoạt: Kế hoạch đặt ra có khả năng điều chỉnh tuỳ thuộc vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp và những biến động của thị trường. Cụ thể: Kế hoạch sản xuất phải đưa ra được con số cụ thể cần sản xuất trong kỳ, số lượng mà mỗi đơn vị phải thực hiện. Ví dụ bảng kế hoạch sản xuất cụ thể của Công ty Bảng 12-13 BẢNG 12: KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG 3/2006 Mã Tên hàng Đvị Xuất T3/2005 Tháng 2 năm 2006 Tháng 3 năm 2006 Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn DV Tồn CK DK xuất KHSX BUT Bút các loại chiếc 398692 1560100 632132 674228 230980 1287020 1142423 755200 2013 Bút HH 920 “ “ “ 5411 22799 0 3604 4079 15116 5560 0 2001 Bút TS 06 “ “ “ 74084 263095 45000 64932 3702 239461 103500 50000 …… …………. ……. ……… ………. ……….. ……… ………. ……….. ………. ………. VO Vở các loại quyển 1324220 7918632 1298907 1548813 699161 6969565 1777345 3961000 0166 Vở School 32T “ “ “ 1411 66691 0 320 451 65920 300 0 0706 Vở Star 48T “ “ “ 3490 53040 0 0 1185 51855 450 0 …….. ………………. …….. ………. ……….. ………. ………. ……….. ……….. ……… ………. (Nguồn Kế hoạch sản xuất tháng 3/2006) BẢNG 13: KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG 3 NĂM 2006 Đvị Mã số KH tháng3 KH điều chỉnh Ghi chú I.Phân xưởng thành phẩm Bút các loại chiếc BUT 755200 Bút TS 06 “ “ 2001 50000 Bút HH 920 “ “ 2013 0 ……………….. ……. …… …… II.Phân xưởng Giấy Vở các loại quyển VO 3961000 Vở Class Misa 48T “ “ 0307 50000 Vở School 32 T “ “ 0166 0 ………………… ……. …… …… (Nguồn: Khối Kế hoạch) Diễn giải số liệu trong bảng kế hoạch sản xuất: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ+Nhập trong kỳ-Xuất trong kỳ-Tồn dịch vụ Tồn dịch vụ: lượng tồn ở Trung tâm bán buôn, cửa hàng bán lẻ… Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà cũng quy định lượng tồn kho tối thiểu bằng sản lượng tiêu thụ bình quân tháng của sản phẩm đó trong năm kế hoạch; lượng tồn kho tối đa bằng sản lượng tiêu thụ tháng cao nhất của sản phẩm đó trong năm kế hoạch. 3. Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất 3.1. Tổ chức thực hiện kế hoạch Kế hoạch sản xuất được lập ra không chỉ dừng lại ở những con số mà phải được tổ chức thực hiện để cụ thể hoá nó. Một khi người lao động, người quản lý của Công ty hiểu được về nhiệm vụ của mình cần thực hiện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, điều đó sẽ giúp Công ty đạt tới thành công. Thực hiện kế hoạch chính là giai đoạn hành động của kế hoạch sản xuất. Trong Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà thực hiện kế hoạch có nghĩa là động viên người lao động, người quản lý để biến những kế hoạch được đề ra thành hành động cụ thể.Kế hoạch đó được giao theo một trình tự: Khối Kế hoạch đề xuất và tổng hợp các biện pháp thực hiện kế hoạch tháng nếu thấy cần thiết và chuyển cho các đơn vị liên quan. Giám đốc các nhà máy căn cứ vào kế hoạch sản xuất Quí-Tháng tổ chức thực hiện giao kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng, từng tổ sản xuất. Các phân xưởng, tổ sản xuất căn cứ vào lệnh sản xuất thực hiện theo tiến độ được giao. Trình tự trên được biểu diễn theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 03: TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Kế hoạch SX Khối Kế hoạch NM Giấy vở (KH tác nghiệp) NM Phụ tùng (KH tác nghiệp) NM Lắp ráp (KH tác nghiệp) NM Nhựa (KH tác nghiệp) Phân xưởng, tổ SX Phân xưởng, tổ SX Phân xưởng,tổ SX Phân xưởng,tổSX Việc tổ chức thực hiện được Giám đốc các nhà máy lập kế hoạch sản xuất tác nghiệp cụ thể cho từng phân xưởng, từng tổ. Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp được đặt ra trọng tâm vẫn tập trung vào vấn đề đảm bảo tiến độ kế hoạch đã đặt ra, tiết kiệm chi phí trong sản xuất, đảm bảo về chất lượng. 3.2. Phối hợp kế hoạch sản xuất với các kế hoạch khác trong Công ty Bất kỳ một công ty nào kế hoạch sản xuất không phải là một bản kế hoạch duy nhất để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mà nó là tổng hợp sự phối hợp của các bản kế hoạch. Trong đó lấy kế hoạch sản xuất làm nền tảng xây dựng các bản kế hoạch về nhân lực, vật tư, thiết bị công nghệ…Nhìn chung sự phối hợp giữa các bản kế hoạch của công ty là chặt chẽ, mỗi bản kế hoạch vừa là cơ sở, vừa là yếu tố thúc đẩy sự hoàn thành của bản kế hoạch khác với mục tiêu chung đưa Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng hà trở thành một công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực văn phòng phẩm. Có thể hiểu sự phối hợp đó qua sơ đồ sau: KH Tiêu thụ SƠ ĐỒ 04: PHỐI HỢP GIỮA CÁC BẢN KẾ HOẠCH TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ KH Sản xuất KH Vật tư KH Nhân sự Thiết bị, CN KH chi KH Tài chính 4. Đánh giá kế hoạch sản xuất và những điều chỉnh Những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp luôn luôn biến động nên mọi kế hoạch đều có thể bị thay đổi. Khi có sự thay đổi phải hiểu rõ được sự thay đổi đó để có thể thực hiện những điều chỉnh cho phù hợp. Bởi vì ngoài những nhân tố chủ quan mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh được thì còn những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Nếu không công nhận nó, phủ định những ảnh hưởng của nó tới hoạt động kinh doanh thì có nghĩa là doanh nghiệp tự chấp nhận những kế hoạch không thể thực hiện được. Mặt khác, không phải bất kỳ bản kế hoạch sản xuất nào cũng có tính khả thi hoàn toàn, do việc nắm bắt những yếu tố bên trong doanh nghiệp không phải lúc nào cũng chính xác và đầy đủ. Bởi vậy, song song với việc thực hiện những kế hoạch đã đặt ra, phải đánh giá lại bản kế hoạch đó trong khả năng của công ty có thể thực hiện được hay không, để từ đó thực hiện những điều chỉnh phù hợp với thực tế đó. Kế hoạch đặt ra là chỉ tiêu pháp lệnh bắt buộc mỗi đơn vị, cá nhân phải phấn đấu thực hiện. Việc tổ chức đánh giá đó nhằm mục đích biết được đơn vị nào hoàn thành hay không hoàn thành để có chế độ thưởng phạt đúng quy định của công ty. Việc đánh giá việc thực hiện kế hoạch và những điều chỉnh ở Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà được thực hiện theo một quy trình thống nhất như sau (theo Quy định lập và theo dõi KHSX ban hành 15/2/2003): Thống kê Công ty, phân xưởng thường xuyên theo dõi kế hoạch của đơn vị mình nếu phát hiện thấy việc thực hiện không đúng với kế hoạch phải kịp thời báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp để kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sản xuất. Trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có nhu cầu phát sinh chuyển đến Khối Kế hoạch. Khối Kế hoạch lập phiếu đặt hàng phát sinh ngoài kế hoạch, trình Tổng giám đốc phê duyệt và chuyển cho đơn vị liên quan (kế hoạch đột xuất). Các phát sinh đột xuất được giao cho các phân xưởng thông qua phiếu đặt hàng phát sinh ngoài kế hoạch và ký nhận qua sổ điều độ sản xuất, có khó khăn gì, phân xưởng phản ánh vào sổ điều độ. Nếu không có khó khăn gì phân xưởng phải thực hiện theo đúng kế hoạch đã đặt ra.(Có mẫu kèm theo). PHIẾU ĐẶT HÀNG SẢN XUẤT PHÁT SINH NGOÀI KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH Ngày ban hành: ………. Số:…… Đơn vị đặt hàng:……….. Đơn vị thực hiện:……….. TT Tên SP Qui cách MS Số lượng Thời gian thực hiện Thời gian hoàn thành KH KH điều chỉnh Thực hiện ... ……. ………. ….. …... ………. …… ……….. …………. TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI KẾ HOẠCH ĐƠN VỊ THỰC HIỆN Cuối mỗi tháng, các tổ trưởng thực hiện giao hàng với thủ kho, đồng thời ghi đầy đủ thông tin vào sổ giao nhận hàng và nộp phiếu nhập kho cho thống kê phân xưởng. Định kỳ hàng tháng các thống kê phân xưởng, thống kê công ty, thủ kho lập báo cáo thống kê gửi lên cán bộ phụ trách. SỔ THEO DÕI KẾ HOẠCH TT Tên sản phẩm SL theo KH Ngày Tổng Số phiếu ngoài KH 1 2 … 7 Như vậy việc theo dõi kế hoạch của Công ty tương đối đầy đủ và hoàn chỉnh từ các tổ sản xuất tới các phân xưởng. Đã phục vụ đắc lực cho việc kiểm soát đánh giá việc hoàn thành kế hoạch của từng tổ, phân xưởng, nhà máy. II. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 1.Hiệu quả công tác lập kế hoạch sản xuất Hiệu quả của bản kế hoạch sản xuất dựa trên sự đánh giá giữa ba vấn đề: kế hoạch đặt ra có phù hợp với khả năng sản xuất của công ty hay không (tính khả thi); mức độ hoàn thành so với kế hoạch đặt ra (tính hiệu quả); kế hoạch sản xuất có đáp ứng được nhu cầu của thị trường hay không (So sánh kế hoạch sản xuất với mức tiêu thụ thực tế). BẢNG 14: MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH KẾ HOẠCH SẢN XUẤT SẢN PHẨM BÚT Tháng Năng lực SX (sp)(1) 2005 KH (2) TH (3) (2)/(1)% (3)/(2)% 1 833.333 550.000 575.300 66,00 104,60 2 833.333 495.000 314.900 59,40 63,62 3 833.333 450.000 355.800 54,00 79,06 4 833.333 495.000 405.900 59,40 82,00 5 833.333 579.000 426.800 69,48 73,71 6 833.333 477.000 449.300 57,24 94,20 7 833.333 571.000 580.000 68,52 101,60 8 833.333 716.000 828.000 85,92 115,64 9 833.333 834.000 612.700 100,00 73,46 10 833.333 489.000 503.000 58,68 102,86 11 833.333 321.000 260.300 38,52 81,09 12 833.333 454.900 369.600 54,58 81,25 (Nguồn Khối Kế hoạch) BẢNG 15: MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH KẾ HOẠCH SẢN XUẤT SẢN PHẨM VỞ Tháng Năng lực SX (sp)(1) 2005 KH (2) TH (3) (2)/(1)% (3)/(2)% 1 2.500.000 1.375.000 1.782.000 55,00 129,60 2 2.500.000 1.203.500 780.000 48,14 64,81 3 2.500.000 2.041.000 2.779.000 81,64 136,16 4 2.500.000 2.805.000 2.804.000 112,20 99,96 5 2.500.000 2.500.000 2.566.000 100,00 102,64 6 2.500.000 3.707.000 2.987.000 148,28 80,57 7 2.500.000 5.160.000 4.967.000 206,40 96,25 8 2.500.000 5.538.000 5.073.000 221,52 91,60 9 2.500.000 4.200.000 3.158.000 168,00 75,20 10 2.500.000 3.278.000 2.715.000 131,12 82,82 11 2.500.000 2.436.000 2.081.000 97,44 85,42 12 2.500.000 2.000.000 1.515.000 80,00 75,75 (Nguồn Khối Kế hoạch) Kế hoạch sản xuất với năng lực sản xuất của công ty (tính khả thi): Dựa trên hai sản phẩm chủ lực của công ty là vở và bút ở trên ta thấy, với sản phẩm bút kế hoạch đặt ra luôn thấp hơn khả năng sản xuất của Công ty. Trong tháng 9/2005 kế hoạch đặt ra tận dụng triệt để năng lực sản xuất của mình, điều đó là do thời điểm đó đang là vụ sản xuất chính nhu cầu tiêu dùng cao, các tháng còn lại kế hoạch đặt ra luôn thấp hơn năng lực sản xuất của công ty rất nhiều. Điều đó dẫn đến thời gian nhàn rỗi máy móc thiết bị nhiều trong khi vẫn tính khấu hao máy móc thiết bị vào sản phẩm kéo theo giá thành sản phẩm cao. Đây là một bất lợi đối với Công ty. Nguyên nhân của tình trạng này là do sản phẩm bút của Hồng Hà bị cạnh tranh của một số hãng lớn như Thiên Long, Bến Nghé…, những hãng đã có vị thế trên thị trường. Bởi vậy, trong thời gian tới để khắc phục tình trạng này công ty cần tập trung vào các biện pháp nhằm thúc đẩy tốc độ tiêu thụ như: tăng cường các hoạt động khuếch chương quảng cáo, hoạt động điều tra thị trường phải được tiến hành bài bản phát hiện những nhu cầu mới của người tiêu dùng, nâng cao chất lượng sản phẩm…Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế hoạch sản xuất trong việc tận dụng triệt để năng lực sản xuất của mình. Đối với sản phẩm vở thì kế hoạch đặt ra luôn lớn hơn rất nhiều năng lực sản xuất của công ty đặc biệt vào vụ chính, tháng 7/2005 là 204,6%, tháng 8/20005 là 221,52%. Đó là do sản phẩm vở có tốc độ tiêu thụ lớn, năng lực sản xuất của Công ty không đáp ứng đủ. Điều này đòi kế hoạch hoá sản xuất phải cố gắng rất nhiều trong việc lên kế hoạch, điều phối sản xuất (làm thêm giờ, thuê gia công ngoài…). Trong thời gian tới Công ty cần tăng đầu tư nâng cấp, mua thêm giây chuyền công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của mình để chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của thị trường. Mức độ hoàn thành kế hoạch đặt ra (tính hiệu quả): Dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch của hai sản phẩm chính của Công ty là bút và ở ở bảng 13,14 ta thấy mức độ hoàn thành kế hoạch là rất ít (4 tháng), còn lại là không hoàn thành. Sai lệch giữa kế hoạch sản xuất với thực tế sản xuất là tương đối lớn như tháng 2 sản phẩm vở chỉ hoàn thành 64,81%, bút chỉ hoàn thành 63,62%. Có hai lý do sau ảnh hưởng tới việc không hoàn thành đó: Thứ nhất: Bản kế hoạch lập ra không hợp lý ví như: với sản phẩm vở, kế hoạch đặt ra thường cao hơn rất nhiều so với năng lực hiện có của Công ty, để thực hiện kế hoạch phải thuê gia công ngoài hoặc phải làm thêm giờ. Tuy nhiên, việc đánh giá xem xét quá trình đó không cụ thể rõ ràng nên ảnh hưởng tới tiến độ kế hoạch. Thứ hai: Việc tổ chức sản xuất không hiệu quả không theo dõi đôn đốc, thường xuyên hoạt động sản xuất. Như với sản phẩm bút kế hoạch đặt ra thường thấp hơn rất nhiều so với năng lực của Công ty, tuy nhiên trong năm 2005 chỉ có 4 tháng 1,7,8,10 là vượt vức kế hoạch được giao. Để khắc phục tình trạng này cần xem lại công tác lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch tác nghiệp, cần đôn đốc theo dõi thường xuyên kỷ luật lao động… Qua đánh giá trên ta cũng thấy rằng sự theo dõi và điều chỉnh kế hoạch trong Công ty chưa được thực hiện thường xuyên, điều đó được minh chứng bằng mức sai lệch giữa kế hoạch với thực tế sản xuất là rất cao. Kế hoạch sản xuất với việc đáp ứng nhu cầu thị trường: Để đánh giá kế hoạch sản xuất có đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của thị trường hay không qua việc so sánh tổng sản phẩm tồn kho, số lượng sản phẩm sản xuất được với lượng tiêu thụ trong kỳ. Qua bảng 16,17 ta thấy tổng sản lượng hàng hoá công ty có trong kỳ luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trường. Hiện tượng cháy sản phẩm với vở và bút đã không xảy ra ngay trong những tháng vào vụ của Công ty. Trung bình nhu cầu của thị trường chỉ chiếm 33,88% với bút, 24,65% với vở tổng sản lượng Công ty sản xuất ra. Tình trạng thiếu sản phẩm đã không xảy ra, tuy nhiên nhìn từ số liệu hai bảng trên cho thấy công tác kế hoạch hoá sản xuất đã không tính tới lượng lưu kho tối ưu dẫn đến tình trạng lưu kho nhiều và chi phí lưu kho tăng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty giảm đi. BẢNG 16: TÌNH HÌNH ĐÁP ỨNG NHU CẦU THỊ TRƯỜNG SẢM PHẨM BÚT Tháng 2005 Tồn đầu kỳ (1) SLSX (2) Tổng SL hiện có(3) Tiêu thụ(4) (4)/(3)% 1 1.346.200 575.300 1.921.500 332.068 17,28 2 1.589.432 314.900 1.904.332 431.233 22,64 3 1.473.099 355.800 1.828.899 401.967 21,97 4 1.426.932 405.900 1.832.832 447.466 24,41 5 1.385.366 426.800 1.812.166 337.292 18,61 6 1.474.874 449.300 1.924.174 366.677 19,05 7 1.557.497 580.000 2.137.497 1.347.473 63,03 8 790.024 828.000 1.618.024 849.924 52,53 9 768.100 612.700 1.380.800 534.322 38,70 10 846.478 503.000 1.349.478 529.468 39,23 11 820.010 260.300 1.080310 426.599 39,50 12 653.711 369.600 1.023.311 507.926 49,63 (Nguồn Khối Kế hoạch) B ẢNG 17:TÌNH HÌNH ĐÁP ỨNG NHU CẦU SẢN PHẨM VỞ Tháng 2005 Tồn đầu kỳ (1) SLSX (2) Tổng SL hiện có (3) Tiêu thụ (4) (4)/(3)% 1 8.304.913 1.782.000 10.086.913 2.544.600 25,22 2 7.542.313 780.000 8.322.313 1.206.333 14,50 3 7.115.980 2.779.000 9.894.980 1.331.982 13,46 4 8.562.998 2.804.000 11.366.998 1.088.411 9,57 5 10.278.587 2.566.000 12.844.587 5.163.995 40,20 6 7.680.592 2.987.000 10.667.592 3.039.154 28,48 7 7.628.438 4.967.000 12.595.438 4.829.435 38,34 8 7.766.003 5.073.000 12.839.003 7.570.435 58,96 9 5.268.568 3.158.000 8.426.568 2.643.437 31,37 10 5.783.131 2.715.000 8.498.132 1.001.342 11,78 11 7.496.789 2.081.000 9.577.789 961.365 10,03 12 8.616.424 1.515.000 10.131.424 1.409.542 13,91 (Nguồn Khối Kế hoạch) Như vậy kế hoạch sản xuất phù hợp với khả năng sản xuất của Công ty và đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên kế hoạch sản xuất tác nghiệp chưa tổ chức tốt dẫn tới tình trạng không hoàn kế hoạch sản xuất đặt ra. Bên cạnh đó số lượng sản phẩm lưu kho lớn cũng là mặt hạn chế trong công tác lập kế hoạch. Việc thực hiện kiểm tra tiến độ sản xuất và điều chỉnh kế hoạch chưa được chú ý. 2.Đánh giá qu._.