Dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT

bản thân Doanh nghiệp mà còn đem lại lợi ích cho xã hội. Bước sang thế kỷ mới, Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra những chủ trương, chính sách mới để xây dựng, phát triển đất nước ngày càng vững mạnh, ổn định về mọi mặt: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội…Với những chủ trương, chính sách mới các Doanh nghiệp cũng đã được độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh. Các Doanh nghiệp phải tự hạch toán, tự vạch ra phương hướng làm ăn có hiệu quả, tìm đầu ra cho sản phẩm. Một phương thức góp phần làm cho cac Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, sử dụng tốt nguồn vốn đầu tư đó là hoạt động đấu thầu. Từ khi quy chế đấu thầu ra đời, hoạt động đấu thầu cũng trở nên thông thoáng hơn, tạo thuận lợi cho cả chủ đầu tư cũng như các nhà thầu. Tính ưu việt của đấu thầu thể hiện khá rõ qua những kết quả và những lợi ích mà nó đem lại cho các bên tham gia. Đấu thầu là một yêu cầu tất yếu khách quan cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Hiện nay, đấu thầu mua sắm thiết bị đã trở thành một hoạt động phổ biến trên thị trường. Nó không những giúp cho các nhà đầu tư mua được những thiết bị theo đúng yêu cầu với giá rẻ mà thông qua hoạt động dự thầu, các nhà thầu không ngừng nâng cao, hoàn thiện năng lực của mình để thắng thầu. Tham dự thầu đảm bảo cho các nhà thầu có một môi trường cạnh tranh công bằng, bình đẳng, công khai, hạn chế tình trạng thiên vị. Dự thầu là một kênh tiêu thụ hàng hiệu quả cho các Doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động cung ứng thiết bị. Tuy mới tách ra hoạt động độc lập, Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT đã có những thành công bước đầu đáng khích lệ. Hoạt động trong lĩnh vực cung ứng thiết bị, Công ty nhận thức dự thầu là một hình thức tiêu thụ phù hợp với đặc điểm sản phẩm. Đồng thời, Công ty qua quá trình dự thầu sẽ ngày càng phát huy những mặt mạnh, khắc phục những mặt hạn chế, tiến tới tự hoàn thiện mình. Đây là yếu tố quan trọng để giúp Công ty khẳng định, nâng cao uy tín trên thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Công ty chủ yếu cung ứng thiết bị qua hình thức đấu thầu và ngày càng đạt được những kết quả khả quan. Qua một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT, em đã được tiếp cận, tìm hiểu quá trình dự thầu thiết bị của Công ty. Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động đấu thầu trong nền kinh tế thị trường cùng với thực tiễn hoạt động dự thầu của Công ty và lượng kiến thức được học tại trường, em đã maạnh dạn chọn đề tài : “Dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT ” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nội dung của đề tài bao gồm 3 chương: + Chương I : Đặc điểm thiết bị cung ứng và vấn đề dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT + Chương II: Thực trạng dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT + Chương III: Một số giải pháp nâng cao năng lực dự thầu cung ứng thiết bị và khả năng thắng thầu của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Để hoàn thành bài viết này, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa Thương Mại - Đại học Kinh tế Quốc dân, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo- TS. Trần Văn Hoè và các cô chú, anh chị trong Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT đã nhiệt tình chỉ bảo, cung cấp số liệu, truyền đạt kinh nghiệm, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I Đặc điểm về thiết bị cung ứng và một số vấn đề dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ- CETT I - Đặc điểm thiết bị cung ứng của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Các loại thiết bị mà Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ cung ứng Trong quá trình Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá và xây dựng đất nước hiện nay, nhu cầu về thiết bị có chất lượng cao của khách hàng ngày càng lớn. Chính vì vậy, Công ty Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT hoạt động dựa trên nguyên tắc hợp tác với những nhà sản xuất, nhà cung ứng thiết bị hàng đầu trên thế giới trong nhiều lĩnh vực khác nhau để đưa ra các giải pháp tối ưu nhất thoả mãn yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là các loại thiết bị mà Công ty tham gia cung ứng trên thị trường: Các thiết bị đo lường và kiểm định Đo lường, kiểm định chất lượng Công ty Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ đã trỏ thành nhà cung cấp các thiết bị tiêu chuẩn cao cho các cho các trung tâm đo lường trung ương và địa phương, các chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, các viện đầu ngành về viễn thông, xây dựng…Công ty chủ yếu cung cấp cho các lĩnh vực sau: + Đo lường điện + Đo lường và chuẩn hoá nhiệt + Đo lường áp suất + Các dụng cụ và thiết bị khác cho các phòng thí nghiệm Đo lường thí nghiệm điện Hiện nay Công ty đang làm đại diện hoặc làm đại lý độc quyền cho các hãng sản xuất nổi tiếng trên thế giới về việc cung cấp các thiết bị đo lường và thử nghiệm năng lượng từ cơ sở tới ứng dụng hệ thống. Các sản phẩm cỉa Công ty bao gồm: * Thiết bị kiểm định tại hiện trường * Thiết bị sử dụng trong phòng thí nghiệm Thử nghiệm vật liệu và kết cấu Công ty Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ là một trong những công ty hàng đầu của Việt Nam trong việc tư vấn và cung cấp thiết bị phục vụ cho việc đo lường, thử nghiệm, nghiên cứu, giải dạy, đánh giá chất lượng công trình. Trong lĩnh vực này, Công ty đã tư vấn và cung cấp các thiết bị đa dạng, tiêu chuẩn cao cho các trường đại học, viện khoa học, trung tâm đo lường, các công ty và tập đoàn công nghiệp. Thiết bị của Công ty phần lớn được sản xuất bởi các công ty lớn trên thế giới, bao gồm: * Máy, dụng cụ kiểm tra độ cứng, độ uốn của các loại vật tư * Máy thử các đặc tính cơ học * Dụng cụ đo lường và máy ứng dụng trong xây dựng: Kiểm tra nền móng, kết cấu đất * Các thiết bị ứng dụng phương pháp kiểm định không phá huỷ * Thiết bị khoa học cho thí nghiệm địa lý và vật lý Thiết bị giáo dục và dạy nghề Cung cấp thiết bị giáo dục là một trong những hoạt động chính của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT. Trong lĩnh vực này Công ty cung cấp chủ yếu cho các khách hàng là: Trường đại học, viện nghiên cứu, phòng thí nghiệm …với các thiết bị hàng đầu cùng các dịch vụ kèm theo. Công ty cung cấp thiết bị tập trung trên các lĩnh vực sau: + Thiết bị giảng dạy cho các môn hoá, lý, sinh + Phòng học đa phương tiện cho đào tạo ngoại ngữ, điện tử, viễn thông … + Kỹ thuật điện + Điện tử, công nghệ bảng mạch in + Điện tử y sinh, sinh lý người và động vật Để thấy rõ hơn cơ cấu nhập khẩu các thiết bị tham gia dự thầu của Công ty, ta xem bảng số liệu sau: Bảng 1: Cơ cấu thiết bị cung ứng theo giá trị Đơn vị : Triệu đồng TT Tên thiết bị cung ứng 2002 2003 2004 1. Thiết bị đo lường 6.977,17 19.380,05 25.745,28 2. Thiết bị thử nghiệm 4.642,9 14.826,91 17.787,65 3. Thiết bị giáo dục 1.205,61 4.708,81 8.477,73 Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp Biểu đồ : Cơ cấu thiết bị Công ty cung ứng năm 2002 - 2004 Qua bảng số liệu ta có thể thấy, thiết bị đo lường có giá trị lớn nhất trong những năm qua, chiếm đến hơn 50% giá trị thiết bị nhập khẩu của Công ty. Thiết bị giáo dục trước kia là mặt hàng Công ty nhập khẩu với số lượng rất nhỏ. Nhưng gần đây do nhu cầu của thị trường nên Công ty đã nhập khẩu ngày càng nhiều loại thiết bị này, cung ứng chủ yếu cho các trường đại học, cao đẳng. Một số đặc điểm chung về thiết bị mà Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT cung ứng 2.1 Các lĩnh vực cung ứng thiết bị Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ đã tham gia cung ứng cho thị trường trong nước các thiết bị phong phú, đa dạng, đảm bảo chất lượng. Những thiết bị này phục vụ cho một số ngành trọng điểm của nước ta. Nó cũng đã góp phần đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá của nước ta trong giai đoạn hiện nay. Doanh nghiệp tham gia cung ứng thiết bị cho một số ngành như: Bưu chính viễn thông; Giáo dục và Đào tạo; Công nghiệp; Khoa học và Công nghệ; Nông nghiệp; Xây dựng; Giao thông vận tải; Môi trường; Các trung tâm đo lường và các Công ty điên lực… Các ngành này hiện nay đang giữ vai trò mũi nhọn trong quá trình phát triển kinh tế của nước ta ngày nay và tương lai sau này. 2.2 Là các sản phẩm mang tính chất kỹ thuật, là những sản phẩm công nghệ cao Những thiết bị mà Công ty cung ứng là những sản phẩm kỹ thuật, ứng dụng trình độ khoa học kỹ thuật cao của các nước phát triển trên thế giới. Đó là những sản phẩm đo lường, kiểm nghiệm; giáo dục, dạy nghề hiện đại. Hiện nay, với trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, những thiết bị này ngày càng trở nên cần thiết trong nhiều các lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong các ngành đo lường, điện, xây dựng, trong các phòng thí nghiệm, phục vụ cho công tác giảng dạy. Với những sản phẩm như vậy đòi hỏi chi phí sản xuất cao. Do đó, giá thành của những sản phẩm này khi đưa ra thị trường là khá cao. Đây chính là điều hạn chế số lượng cầu trên thị trường và việc bán lẻ các thiết bị này trên thị trường còn rất hiếm. Nó chỉ phục vụ chủ yếu cho các đơn vị nhất định. 2.3 Là những thiết bị đòi hỏi phải được tiêu chuẩn hoá và có thời gian sử dụng dài Đây là những thiết bị đo lường, kiểm nghiệm, thiết bị điện tử, công nghệ tự động hoá… do đó các thiết bị này cần được tiêu chuẩn hoá theo tiêu chuẩn quốc gia, khu vực hoặc thế giới. Những sản phẩm này phải được sản xuất theo một tiêu chuẩn nhất định nhằm đạt được sự thống nhất. Những thiết bị này là những thiết bị tiên tiến, yêu cầu công nghệ cao, có giá trị lớn, được sử dụng trong một thời gian dài. Giá trị của các sản phẩm này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng, năm sản xuất, các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng kèm theo, có phụ tùng thay thế hay không, có chuyên gia lắp đặt hay không? 2.4 Những thiết bị mà Công ty cung ứng chủ yếu là các thiết bị nhập khẩu Những thiết bị hiện nay mà Công ty cung ứng chủ yếu nhập khẩu từ những nước phát triển, có nền khoa học công nghệ phát triển, những nhà cung cấp hàng đầu trên thế giới. Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ có thể mua trực tiếp từ các hãng sản xuất hoặc các hãng phân phối. Ngoài ra, Công ty còn làm đại diện hoặc đại lý độc quyền cho các hãng nổi tiếng trên thế giới. Các thiết bị nhập khẩu này được đảm bảo về chất lượng cho khách hàng. Chất lượng của những sản phẩm mà Công ty cung ứng đã góp phần củng cố thêm uy tín cho Công ty, tạo được niềm tin đối với khách hàng. 2.5 Các thiết bị này phải mang tính hệ thống và tính đồng bộ Đây là những thiết bị có tính hệ thống, tính đồng bộ cao do những thiết bị này là những thiết bị kỹ thuật, có hàm lượng công nghệ cao. Chỉ một chi tiết được lắp đặt không đúng thiết kế có thể làm cho toàn bộ thiết bị không hoạt động. Do đó, việc sản xuất và thay thế các phụ tùng, chi tiết của thiết bị cần hết sức tỉ mỉ. 2.6 Phải được đảm bảo tính chính xác cao, ổn định theo môi trường, nhiệt độ, thời gian Những thiết bị này được chủ yếu sử dụng trong ngành đo lường, kiểm nghiệm, xây dựng, được sử dụng trong phòng thí nghiệm…, những thiết bị tự động hoá…do đó cần độ chính xác cao. Độ chính xác là một trong những điều kiện tiên quyết khi cung ứng thiết bị này ra thị trường. Do nó là những thiết bị đo lường, kiểm định chất lượng, đo lường thí nghiệm điện, thử nghiệm vật liệu và kết cấu trong xây dựng nên chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả khó lường. Ngoài ra, những thiết bị này yêu cầu hoạt động ổn định trong môi trường, điều kiện thời tiết, nhiệt độ, độ ẩm , thời gian và phải luôn đảm bảo tính chính xác của thiết bị. Những thiết bị này có hàm lượng công nghệ cao do đó nó đáp ứng được các yêu cầu về độ chính xác, tính ổn định, tạo ra sự tin cậy cho các ngành sử dụng. 2.7 Đi kèm với sản phẩm là các dịch vụ bảo hành, vận hành Thiết bị Công ty cung ứng là những sản phẩm kỹ thuật, công nghệ cao. Nó khác trong mua bán với những sản phẩm thông thường khác vì trong hợp đồng luôn có những điều khoản sau khi bán như bảo hành, vận hành, hướng dẫn lắp đặt… đồng thời công việc giao nhận cũng phức tạp hơn nhiều. Các dịch vụ kỹ thuật mà Công ty cung ứng bao gồm: Kiểm tra, bảo hành, lắp đặt và đào tạo Dịch vụ sau bán Bên cạnh đó để có thể mua bán mặt hàng này đòi hỏi người mua và người bán phải am hiểu được chức năng, chất lượng và các thông số kỹ thuật của nó. Như vậy, các cán bộ của Công ty không những chỉ phải am hiểu nghiệp vụ ngoại thương mà còn phải am hiểu về những máy móc thiết bị, thị trường phổ biến của chúng. Việc đấu thầu mua sắm mặt hàng này cũng rất phức tạp, đòi hỏi phải đưa ra chi tiết chính xác nơi sản xuất, kích thước, tốc độ, công suất, các bản vẽ kỹ thuật, các giải pháp kỹ thuật… II – Một số vấn đề về dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT 1. Thị trường và nguồn gọi thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT 1.1 Thị trường cung ứng thiết bị của Công ty Thị trường là cơ sở để triển khai việc cung ứng sản phẩm của Công ty. Ngày nay, với sự đổi mới toàn diện trong các lĩnh vực và đặc biệt là được tiếp cận với nhiều công nghệ mới của các Hãng, Công ty được tự do cạnh tranh và lựa chọn thị trường trên cơ sở tôn trọng pháp luật và quy định chung của Nhà nước và của Công ty. Thị trường cung cấp thiết bị đo lường, kiểm định và thí nghiệm cũng giống như thị trường các mặt hàng khác, nhưng nó phức tạp hơn bởi vì khi quyết định vào một thị trường nào đó cần phải phân tích lựa chọn cân nhắc với đầy đủ các yếu tố mà Công ty quan tâm. Trong lĩnh vực cung cấp thiết bị đo lường, kiểm định và thí nghiệm , cạnh tranh chủ yếu thông qua hình thức đấu thầu. Công ty có địa bàn hoạt động ở khắp các Tỉnh thành trong cả nước nên về đối thủ canh tranh cũng tương đối rộng. Đặc điểm về thị trường của Công ty có những nét đặc trưng về loại sản phẩm, đặc trưng theo khách hàng, đặc trưng theo vị trí địa lý quyết định đến quy mô, ưu thế của Công ty trên thị trường. Chúng ta xem xét xem xét đặc điểm về thị trường tiêu thụ của Công ty dưới góc độ khu vực: Bảng 2: Thị trường tiêu thụ của Công ty theo khu vực Đơn vị tính: Đồng Khu vực Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu Tỉ lệ (%) Doanh thu Tỉ lệ (%) Doanh thu Tỉ lệ (%) Miền Bắc 13.724.471.482 85 40.557.536.188 91 52.133.002.251 89 Miền Trung 1.776.108.074 11 1.782.748.843 4 2.928.820.351 5 Miền Nam 645.857.482 4 2.228.436.055 5 3.514.584.422 6 Tổng 16.146.437.038 100 44.568.721.086 100 58.576.406.024 100 Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty chủ yếu hoạt động ở khu vực miền Bắc mà trọng tâm là Hà Nội và một số tỉnh như Hà Tây, Thái Nguyên, Bắc Giang …Khu vực miền Trung và miền Nam do khoảng cách khá xa nên mới chỉ lập văn phòng đại diện dẫn đến doanh thu chưa cao. Nhưng trong thời gian 5 năm tới thì khu vực miền Trung là thị trường tiềm năng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, nên Công ty cần chú trọng hơn vào thị trường này, tạo dựng uy tín bằng những thiết bị mà mình đã cung cấp. 1.2 Nguồn gọi thầu cung ứng thiết bị Để cập nhật được thông tin về các dự án chuẩn bị đấu thầu một cách nhanh chóng, các nhà thầu ngoài việc dựa vào các mối quan hệ để có thể tham dự thầu thì một nguồn thông tin không thể bỏ qua đó là các thông tin về đấu thầu được đăng tải hàng ngày trên các phương tiện thông tin đại chúng. Việc cung ứng thiết bị hiện nay, đặc biệt là những thiết bị có giá trị lớn thường được thực hiện qua phương thức đấu thầu. Do đó, việc tìm kiếm nguồn gọi thầu là nhiệm vụ hết sức quan trọng của Công ty để Công ty có thể tiếp tục hoạt động và ngày càng mở rộng quy mô trong những năm tới. Hiện nay, tuy mới tách riêng thành một đơn vị hoạt động độc lập với công ty máy tính truyền thông CMC nhưng Công ty đã tham gia đấu thầu cung ứng thiết bị cho nhiều bộ, nhiều ngành… Dưới đây là bảng thống kê khách hàng mục tiêu của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT, đó chính là nguồn gọi thầu của Công ty: Chính phủ Bộ Bưu chính viễn thông Bộ Giáo dục và Đào tạo Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học và Công nghệ Bộ Tài nguyên và Môi trường Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Bộ Xây dựng Bộ Giao thông vận tải Bộ Quốc phòng Đo lường Tổng cục Đo lường Chất lượng Trung tâm Đo lường Quốc gia Trung tâm Kiểm định Đo lường Chất lượng các tỉnh Vietnam laboratory accredited system (Vilas) Hệ thống đo lường cho các mục tiêu quốc phòng Điện lực Tổng Công ty Điện lực Việt Nam và các Công ty thành viên Các Công ty Xây lắp điện Xây dựng Viện nghiên cứu, trung tâm đo lường và các công ty khác trực thuộc Bộ Công nghiệp Các Công ty Xây dựng, Công ty công trình giao thông, cầu đường Các Công ty tư vấn, thiết kế và kiểm định chất lượng công trình Công nghiệp - Các công ty, nhà máy trong ngành công nghiệp đặc biệt là các công ty xăng dầu và khí gas Môi trường - Các phòng đo lường trực thuộc Bộ tài nguyên và Môi trường Giáo dục Các trường đại học, cao đẳng, trung học và các trường dạy nghề Viện nghiên cứu, trung tâm nghiên cứu khoa học Khác - Các dự án đầu tư trong và ngoài nước Nguồn : Phòng kinh doanh Ta có thể thấy, tuy Công ty mới được thành lập nhưng đã nhanh chóng tìm kiếm được nhiều nguồn gọi thầu khác nhau, thiết lập được các quan hệ với các đơn vị mời thầu. Đây là dấu hiệu đáng mừng cho Công ty trong những bước phát triển tiếp theo. Nguồn hàng cho dự thầu thiết bị của Công ty 2.1 Tìm kiếm nguồn hàng Trong quá trình hoạt động của Công ty, tìm kiếm nguồn hàng là công việc phải làm thường xuyên, liên tục. Có tìm được nguồn hàng tốt, phù hợp, đảm bảo chất lượng thì công ty mới có thể hoạt động một cách có hiệu quả và tiếp tục đứng vững, phát triển trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt này. Nguồn hàng của Công ty chủ yếu được nhập khẩu từ những nước phát triển trên thế giới. Công ty luôn duy trì tốt các mối quan hệ với những nhà sản xuất, nhà phân phối truyền thống và tìm kiếm, mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp uy tín khác nhằm đảm bảo được nguồn hàng, phù hợp vói yêu cầu của các bên mời thầu, đồng thời nâng cao tính cạnh tranh trong Hồ sơ dự thầu của Công ty so với các đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt sau khi đã trúng thầu, các nhà thầu nói chung và Công ty nói riêng phải nhanh chóng triển khai ký hợp đồng mua các thiết bị phù hợp với các bạn hàng truyền thống, đồng thời phải nghiên cứu thị trường để tìm ra đối tác mới đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của chủ đầu tư, đem lại lợi nhuận cho Công ty. Các nhà thầu luôn phải quan tâm gìn giữ các mối quan hệ truyền thống, tạo dựng mối quan hệ với khách hàng mới nhằm tạo ra nguồn hàng phong phú. Những thiết bị thường được nhập khẩu dưới hình thức đơn đặt hàng hoặc là đại lý độc quyền, là đại diện của các hãng sản xuất, hãng phân phối trong việc cung cấp thiết bị. Tuy nhiên để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của các chủ đầu tư, chủ dự án và để nâng cao khả năng thắng thầu, các nhà thầu phải tìm kiếm nguồn hàng sao cho phù hợp, giá cả phải chăng nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng. Sau khi đã trúng thầu, Công ty cần phải tiến hành nhập khẩu các loại thiết bị với số lượng, chất lượng… phù hợp với các điều kiện trong bản dự thầu và theo hợp đồng giữa hai bên. Công ty cũng cần xem xét có bao nhiêu hãng có thể tham gia cung cấp thiết bị theo đúng yêu cầu, để từ đó lựa chọn được đối tác nhập khẩu phù hợp đồng thời đạt được các mục tiêu của Công ty. Để đảm bảo cho nhập khẩu thiết bị của Công ty đạt được hiệu quả cao nhất, trước tiên Công ty phải nghiên cứu kỹ thị trường mua mà phần lớn là thị trường hàng hoá quốc tế. Cần phải nghiên cứu xem có bao nhiêu hãng có thể cung cấp loại thiết bị này? giá cả mỗi hãng như thế nào? các dịch vụ kèm theo ra sao? Hãng nào đã có uy tín, có mối quan hệ truyền thống với Công ty?… Nghiên cứu giá cả cho các loại thiết bị trước khi nhập khẩu là một khâu không thể thiếu nhằm đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh. Giá cả là yếu tố có tính chất quyết định tới lợi nhuận của Doanh nghiệp, do đó cần phải xem xét kỹ lưỡng. Tuy nhiên, để tìm được nguồn hàng phù hợp, Công ty không chỉ quan tâm đến giá cả mà còn phải quan tâm đến chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, uy tín của hãng đó trên thị trường… để nhằm đảm bảo có thể cung ứng thiết bị tốt nhất, phù hợp nhất với yêu cầu của bên mời thầu. Từ đó, có thể nâng cao được uy tín của Công ty trong và ngoài nước. Ngoài ra Công ty còn làm đại diện, đại lý cho các hãng sản xuất nổi tiếng trên thế giới. Đây là một nguồn hàng ổn định và là yếu tố nâng cao năng lực cạnh tranh trong qua trình dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty. 2.2 Một số hãng cung cấp thiết bị chủ yếu của Công ty để tham gia dự thầu Công ty luôn nhập khẩu thiết bị từ các hãng nổi tiếng của những nước phát triển trên thế giới. Dưới đây là một số hãng có quan hệ đối tác với Công ty trong lĩnh vực cung ứng thiết bị trong những năm vừa qua: * Đối với thiết bị đo lường MTE Meter Test Equipment AG – Thuỵ Sỹ và Đức MTE đứng đầu thế giới về thiết bị đo lường và kiểm định ứng dụng trong ngành điện lực với cấp chính xác cao ở tất cả các cấp và các tiêu chuẩn. Transmille – Anh Chuyên sản xuất các thiết bị hiệu chuẩn, thiết bị thử nghiệm điện… QuadTech Inc. – Mỹ Sản xuất và cung cấp các thiết bị đo lường điện với cấp chính xác cao. Kyoritsu – Nhật Bản Cung cấp các thiết bị Clamp Meters, Insulation/ Continuity Testers, earth Testers, Multimeters, LOOP/ PSC Testers, RCD Testers, Phase Indicators, Illuminometers, Recorders… * Thiết bị thử nghiệm Olson instruments – Mỹ Olson đã phát triển một giải sản phẩm đầy đủ cho việc kiểm định chất lượng nền móng công trình bao gồm: Thử nghiệm cấu trúc nền móng công trình mới; Khảo sát các cấu trúc nền móng của các công trình đang tồn tại. United Test – Malaysia Hãng United Test, nhà sản xuất các thiết bị thí nghiệm cho các phòng thí nghiệm bê tông, xi măng, nhựa đường…Máy nén là sản phẩm nổi bật nhất của hãng bao gồm các máy nén hiển thị số và máy nén tự động hoàn toàn. Impact – Anh Impact là nhà sản xuất và cung cấp các thiết bị thử nghiệm cho các phòng thử nghiệm, các phòng thí nghiệm vật liệu xây dựng như bê tông, xi măng, đất… * Thiết bị giáo dục PowerLab Adinstruments - australia AD instruments sản xuất và cung cấp một dải sản phẩm đầy đủ ứng dụng trong lĩnh vực nghiên cứu, giải dạy về môn khoa học, về cuộc sống, bao gồm hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu Power Lab. Elettonica Veneta – Italy Thiết kế, sản xuất, lắp đặt và cung cấp dịch vụ kỹ thuật các thiết bị công nghệ ứng dụng trong việc nghiên cứu và giảng dạy, hoàn thiện với cả phần cứng và phần mềm. Công ty nhập khẩu thiết bị từ những nước tiên tiến ở cả Châu Âu và Châu á nên các sản phẩm của Công ty luôn có uy tín về chất lượng và kỹ thuật. Đây chính là yếu tố cạnh tranh quan trọng nhằm nâng cao khả năng thắng thầu cho Công ty. 3. Nghiên cứu Hồ sơ mời thầu và xây dựng Hồ sơ dự thầu 3.1 Nghiên cứu Hồ sơ mời thầu “ Hồ sơ mời thầu” là các toàn bộ tài liệu do Bên mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu được dùng làm căn cứ để Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ Dự thầu và Bên mời thầu đánh giá Hồ sơ dự thầu. Do đó, để có thể Dự thầu một cách hiệu quả thì các Nhà thầu cần phải nghiên cứu kỹ Hồ sơ mời thầu trước khi tham gia đấu thầu. 3.1.1 Nội dung của Hồ sơ mời thầu Nhà thầu cần nghiên cứu chi tiết nội dung của Hồ sơ mời thầu để có thể lập Hồ sơ dự thầu phù hợp với yêu cầu của gói thầu và đánh giá khả năng tham dự thầu của mình. Hồ sơ mời thầu bao gồm các nội dung : Thư mời thầu; Mẫu đơn dự thầu; Chỉ dẫn đối với nhà thầu; Các điều kiện ưu đãi (nếu có); Các loại thuế theo quy định của pháp luật; Các yêu cầu về công nghệ, vật tư, thiết bị, hàng hoá, tính năng, kỹ thuật, nguồn gốc; Thiết kế kỹ thuật, bảng tiên lượng; Biểu giá; Tiêu chuẩn đánh giá; Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của Hợp đồng; Mẫu bảo lãnh dự thầu; Mẫu thoả thuận Hợp đồng; Mẫu thực hiện Hợp đồng. 3.1.2 Nghiên cứu các chỉ dẫn đối với nhà thầu Chỉ dẫn đối với Nhà thầu là nội dung quan trọng đối với Hồ sơ mời thầu với mục đích cung cấp cho Nhà thầu những thông tin cần thiết về gói thầu, những yêu cầu đối với gói thầu, yêu cầu về năng lực nhà thầu. Các nhà thầu phải xem xét kỹ nội dung chỉ dẫn đối với nhà thầu trước khi quyết định tham gia một gói thầu nhằm đánh giá sơ bộ khả năng tham dự thầu, khả năng thắng thầu của Doanh nghiệp là bao nhiêu, và nếu tham dự thầu thì cần phải đáp ứng những yêu cầu gì. Nghiên cứu Hồ sơ mời thầu là bước đầu tiên, nó giúp cho các nhà thầu chuẩn bị tốt Hồ sơ dự thầu: Ngôn ngữ sử dụng trong Hồ sơ dự thầu; Các tài liệu cần chuẩn bị; Thời hạn nộp Hồ sơ dự thầu…Các yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hoá, tiêu chuẩn công nghệ, tiêu chuẩn sản xuất, tính năng kỹ thuật, nguồn gốc thiết bị, thời gian bảo hành, yêu cầu về môi trường, loại giá dự thầu (FOB, CIF…),đồng tiền bỏ thầu, nguồn tài chính, loại hợp đồng, điều kiện thanh toán, các vấn đề khác như tín dụng người mua, tín dụng người bán và thời hạn trả được nêu trong Hồ sơ mời thầu cũng cần được các nhà thầu nghiên cứu khi tham gia dự thầu. 3.1.3 Nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu được đưa ra trong Hồ sơ mời thầu Ngoài ra, trong Hồ sơ mời thầu cũng nêu rõ tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu. Tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu được nêu ngay trong Hồ sơ mời thầu. Tuỳ theo quy mô và tính chất của từng gói thầu mà xác định tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu sao cho phù hợp với nội dung yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Để có thể thắng thầu trong các dự án mà Doanh nghiệp tham gia thì các nhà thầu phải quan tâm đặc biệt đến các tiêu chuẩn đánh giá của Hồ sơ dự thầu để từ đó lập nên Hồ sơ dự thầu sao cho hợp lệ, và đạt hiệu quả cao. Thông thường các gói thầu mua sắm hàng hoá thường được đánh giá theo phương pháp “ giá đánh giá”. Theo đó, tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu đối với gói thầu này bao gồm những nội dung chính sau: 3.1.3.1 Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm nhà thầu + Năng lực sản xuất kinh doanh + Năng lực tài chính + Kinh nghiệm hoạt động Không tiến hành chấm điểm mà chỉ xem xét trên 2 tiêu thức “đạt” hoặc “ không đạt” đối với 3 nội dung trên để xác định khả năng tham dự thầu của nhà thầu. Nhà thầu đạt cả 3 nội dung trên được xem là đủ năng lực, kinh nghiệm để tham dự thầu. 3.1.3.2 Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn -Yêu cầu về mặt kỹ thuật: + Khả năng đáp ứng các yêu cầu về phạm vi cung ứng, số lượng, chất lượng hàng hoá, tiêu chuẩn công nghệ, tiêu chuẩn sản xuất, tính năng kỹ thuật. + Đặc tính kinh tế kỹ thuật, mã hiệu thiết bị vật tư, tên hãng và nước sản xuất, năm sản xuất. + Khả năng lắp đặt thiết bị, phương tiện lắp đặt và năng lực cán bộ kỹ thuật. + Khả năng thích ứng về mặt kỹ thuật. + Tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết Khả năng cung cấp tài chính ( nếu có yêu cầu ) Các nội dung khác như điều kiện hợp đồng, chuyển giao công nghệ, đào tạo… 3.1.3.3 Tiêu chuẩn đưa về một mặt bằng để xác định giá đánh giá Tiêu chuẩn đưa về một mặt bằng để xác định giá đánh giá bao gồm những nội dung chủ yếu sau: + Thời gian sử dụng: Tuôi thọ máy, thời gian khấu hao + Tiến độ, thời gian thực hiện gói thầu + Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm + Công nghệ sản xuất: Xuất xứ của thiết bị, tiêu chuẩn chế tạo, trình độ công nghệ + Điều kiện thương mại ( điều kiện thanh toán, bảo hành), điều kiện tài chính ( lãi suất tiền vay, các loại phí). Nghiên cứu Hồ sơ mời thầu là một trong những khâu đầu tiên, là một bước quan trong mà các nhà thầu không thể bỏ qua. Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị Hồ sơ dự thầu. Nghiên cứu Hồ sơ mời thầu là điều kiện để Công ty quyết định xem có tham gia dự thầu hay không thông qua tình hình thực tế của Công ty, đồng thời nó là nhân tố quan trọng quyết định tới khả năng thắng thầu của Công ty và việc thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu. 3.2 Xây dựng Hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu là tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Việc lập Hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào Hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu cung cấp. Hồ sơ dự thầu được lập luôn phải đáp ứng những nội dung, những hướng dẫn đã được nêu trong Hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu cần phải được xem xét kỹ lưỡng, lập một cách chi tiết, cẩn thận, phù hợp với Hồ sơ mời thầu. 3.2.1 Nội dung của Hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu cung cấp hàng hoá cần bao gồm những nội dung sau: * Các nội dung về hành chính, pháp lý: Đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của người có thẩm quyền) Bản sao giấy đăng ký kinh doanh. Đối với mua sắm thiết bị phức tạp được quy định trong Hồ sơ mời thầu, ngoài bản sao giấy đăng ký kinh doanh phải có bản sao giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất. Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu Bảo lãnh dự thầu: Nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với Hồ sơ dự thầu, giá trị bảo lãnh dự thầu bằng 1% đến 3% giá dự thầu * Các nội dung về kỹ thuật Đặc tính kỹ thuật của hàng hoá Giải pháp kỹ thuật, công nghệ Nguồn gốc của hàng hoá và chứng chỉ của nhà sản xuất Tổ chức thi công, lắp đặt, đào tạo và chuyển giao công nghệ Tiến độ thực hiện hợp đồng * Các nội dung về thương mại, tài chính Giá dự thầu kèm theo bản thuyết minh và biểu giá chi tiết Điều kiện giao hàng Điều kiện tài chính ( nếu có ) Điều kiện thanh toán 3.2.2 Một số điểm cần lưu ý khi lập Hồ sơ dự thầu * Trước yêu cầu của bên mời thầu trong Hồ sơ mời thầu, để lập được Hồ sơ dự thầu các nhà thầu thường chú ý đến các nội dung sau: - Nghiên cứu yêu cầu của chủ đầu tư Vấn đề này được xem xét ở các khía cạnh: + Yêu cầu của chủ đầu tư về mặt kỹ thuật + Nghiên cứu tiêu chuẩn xét thầu, phương thức xét thầu, thành phần hội đồng xét thầu… + Các điều kiện về mặt tài chính, thời hạn thực hiện hợp đồng, thời hạn thanh toán, bảo hành… Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Ngoài việc nhận thức rõ các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân Công ty, ta cũng cần phải nghiên cứu điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu của đối thủ cạnh tranh để ra đối sách cho phù hợp và lập được Hồ sơ dự thầu hiệu quả, ưu việt hơn đối thủ cạnh tranh nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty. Đối chiếu hai nội dung trên với khả năng cung ứng thiết bị của Công ty nhằm đưa ra các biện pháp dự thầu một cách hiệu quả. Sau khi nghiên cứu kỹ các nội dung trên, Công ty đi đến một số quyết địn._.h cuối cùng như: + Xác định loại hàng hoá cụ thể phù hợp nhất với điều kiện, khả năng của Công ty, những loại hàng mà Công ty có lợi thế để đưa ra chào hàng. + Xác định giá bỏ thầu: Giá bỏ thầu là một tiêu chí có ảnh hưỏng lớn, trực tiếp đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. + Xác định các điều kiện khác, cụ thể như điều kiện thanh toán, bảo hành, cung cấp thiết bị phụ tùng thay thế … * Yêu cầu về tính hợp lệ của Hồ sơ dự thầu Bên mời thầu xem xét tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của từng Hồ sơ dự thầu đối với các quy định trong Hồ sơ mời thầu nhằm xác định các Hồ sơ dự thầu đủ tư cách để xem tiếp. Do vậy, các cán bộ làm công tác lập Hồ sơ dự thầu phải hết sức cẩn trọng khi lập Hồ sơ dự thầu. Tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của Hồ sơ dự thầu được xem xét trên cơ sở các nội dung sau: + Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép bán hàng thuộc bản quyền thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với thiết bị phức tạp và có yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu. + Số lượng bản chính, bản chụp Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. + Đơn dự thầu được điền đầy đủ và có chữ ký hợp lệ của người đứng đầu tổ chức nhà thầu ký hoặc của người được uỷ quyền kèm theo giấy uỷ quyền. + Sự hợp lệ của bảo lãnh dự thầu + Biểu giá chào, biểu phân tích một số đơn giá chính nếu có + Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu + Các phụ lục, tài liệu kèm theo khác theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu + Các yêu cầu khác nếu có 3.2.3 Một số nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng Hồ sơ dự thầu * Nhân tố khách quan Nhân tố khách quan đầu tiên phải kể đến đó là vai trò của Chính phủ trong việc tạo một hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu. Trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu các quy định, quy chế đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện chính là những căn cứ pháp lý quan trọng. Bên cạnh đó, quy định về các loại thuế cũng có tác động tạo điều kiện thuận lợi hay gây cản trở cho các nhà thầu. Những diễn biến trên thị trường tài chính như việc tăng, giảm lãi suất tín dụng và tỷ giá hối đoái cũng có tác động đến các quyết định của các Doanh nghiệp trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu. Nếu lãi suất tín dụng tăng lên thì chi phí vốn tăng lên, ảnh hưởng tới mức lãi của Doanh nghiệp và do đó rất có thể doanh nghiệp sẽ từ bỏ ý định tham dự thầu của mình. * Nhân tố chủ quan Thứ nhất, đó là các tiêu chuẩn về kỹ thuật Các tiêu chuẩn kỹ thuật trong Hồ sơ dự thầu phải phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu: Đặc tính kinh tế kỹ thuật, tên hãng, tên nước sản xuất, năm sản xuất; Khả năng lắp đặt thiết bị và năng lực cán bộ lắp đặt… Thứ hai là giá dự thầu: Về mặt bản chất, đấu thầu là một hình thức mua bán, bên mời thầu là người mua và luôn có xu hướng muốn mua được những sản phẩm có chất lượng và giá cả phải chăng do đó nhà thầu nào có giá bỏ thầu thấp sẽ giành được ưu thế. Nếu giá bỏ thầu cao hơn mức giá trần hoặc cao hơn mức giá bỏ thầu của các nhà thầu khác mà cùng cung ứng sản phẩm có cùng chất lượng thì nhà thầu đó cũng khó được chấp nhận hơn. Do đó, trong quá trình xây dựng giá dự thầu, các nhà thầu nên xác định một mức giá bỏ thầu hợp lý có khả năng cạnh tranh trên cơ sở vẫn đảm bảo được các yêu cầu của chủ đầu tư và có tính đến mức giá của đối thủ cạnh tranh. Thứ ba là năng lực về tài chính: Trong đấu thầu cung ứng thiết bị, để có được hiệu quả yêu cầu doanh nghiệp cần có một lượng vốn tương đối lớn và ổn định, đặc biệt là vốn lưu động do sản phẩm có giá trị lớn. Trong Hồ sơ dự thầu, năng lực tài chính được trình bày khá rõ và thường được chủ đầu tư xem xét trên các mặt: + Quy mô tài chính của nhà thầu thể hiện thông qua quy mô của vốn + Khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Đây là một yếu tố về nguồn lực tài chính đặc biệt quan trọng. Việc làm rõ nguồn vốn để thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà nhà thầu phải trình bày trong Hồ sơ dự thầu. Thứ tư là nguồn lực của doanh nghiệp Nguồn lực của doanh nghiệp của ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của Hồ sơ dự thầu, nó được thể hiện: + Trình độ năng lực và kinh nghiệm của các cán bộ lập Hồ sơ dự thầu như các cán bộ lập giá dự thầu, các cán bộ kỹ thuật, các cán bộ phòng Marketing… + Số lượng, chất lượng lực lượng lao động cũng là chỉ tiêu được xem xét trong quá trình xét thầu. Ngoài ra, có một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng Hồ sơ dự thầu là kinh nghiệm đã triển khai các hợp đồng tương tự của Công ty trong những năm gần đây, chất lượng triển khai các hợp đồng đó như thế nào. Tài liệu về kinh nghiệm của nhà thầu chính là bằng chứng thực tế của nhà thầu thể hiện được năng lực thật sự của mình. Kinh nghiệm nhà thầu là một tiêu chuẩn rất quan trọng trong xét thầu. 4. Một số kinh nghiệm trong dự thầu cung ứng thiết bị Trong thời gian gần đây, hoạt động đấu thầu đã trở nên phổ biến ở nước ta, đặc biệt trong đấu thầu cung ứng thiết bị. Hoạt động đấu thầu đã đem lại lợi ích cho cả nhà thầu lẫn chủ đầu tư, ngoài ra nó còn mang lại lợi ích cho Nhà nước và toàn xã hội. Đấu thầu ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với phát triển kinh tế của mỗi quốc gia và được áp dụng rộng rãi trên thế giới. Đấu thầu đã tạo ra một sân chơi công bằng, bình đẳng cho các nhà thầu. Với xu thế cạnh tranh ngày càng quyết liệt như hiện nay, các nhà thầu phải không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, đúc kết kinh nghiệm để có thể vượt lên đối thủ cạnh tranh khác đem lại lợi ích cho Công ty mình. Để nâng cao được khả năng thắng thầu của doanh nghiệp, thì trước tiên các nhà thầu cần phải nắm vững những yếu tố ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu mà các nhà thầu đã đúc kết được 4.1 Thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin về quy chế liên quan đến đấu thầu Sự can thiệp của Nhà nước vào nền kinh tế thị trường là điều không thể tránh khỏi. Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành Quy chế đấu thầu, tạo ra một hành lang pháp lý cho hoạt động đấu thầu, nó là căn cứ để ứng dụng vào thực tiễn và cũng là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của các bên. Nhưng Quy chế đấu thầu luôn có sự thay đổi, văn bản chồng chéo, có sự không thống nhất giữa văn bản chung với văn bản chuyên ngành, văn bản các bộ, các địa phương…vì thế có ảnh hưởng đến công tác lập Hồ sơ dự thầu. Vì vậy, các nhà thầu luôn phải theo dõi, nghiên cứu và cập nhật thông tin thường xuyên về các quy chế liên quan đến đấu thầu để không có những sai sót đáng tiếc trong quá trình tham dự thầu. 4.2 Nghiên cứu môi trường bên ngoài Khả năng thắng thầu của nhà thầu cũng bị tác động bởi các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài. Trong nền kinh tế thị trường, một Doanh nghiệp không thể tách rời khỏi thị trường. Doanh nghiệp phải biết nắm bắt và thích nghi với những thay đổi của những nhân tố thị trường. Thị trường ở đây bao gồm thị trường đầu vào, thị trường vốn, thị trường hàng hoá. Thị trường yếu tố đầu vào sẽ ảnh hưởng đến chi phí của Doanh nghiệp. Thị trường hàng hoá, dịch vụ ảnh hưởng tới mức tiêu thụ hàng hoá, mức cạnh tranh trên thị trường…Thị trường vốn ảnh hưởng đến khả năng vay vốn của Doanh nghiệp, lãi suất vay vốn, hay tỷ giá hối đoái cũng ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty. 4.3 Không ngừng nâng cao năng lực nhà thầu Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của nhà thầu vì mục tiêu của bên mời thầu là lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực cung cấp theo yêu cầu của mình cũng như có khả năng đáp ứng các nghĩa vụ của hợp đồng. * Năng lực về kỹ thuật Đối với mua sắm hàng hóa, bên mời thầu bao giờ cũng đặc biệt quan trọng đến yếu tố kỹ thuật. Đây cũng là yếu tố đầu tiên để đánh giá lựa chọn danh sách ngắn tiếp tục xét thầu và là yếu tố cơ bản trong việc đáp ứng theo các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. * Năng lực tài chính Khả năng tài chính cũng là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của các Doanh nghiệp. Trong bất kỳ một cuộc đấu thầu thiết bị nào thì điều kiện về tai chính bao giờ cũng được bên mời thầu đưa ra , yêu cầu các nhà thầu phải thoả mãn. Các điều kiện tài chính thông thường nhất là phải nộp các khoản bảo lãnh dự thầu hay bảo lãnh thực hiện hợp đồng( nếu trúng thầu). * Nguồn nhân lực Trong đấu thầu, nếu nhà thầu có đội ngũ cán bộ năng động, nhạy bén với sự biến động của thị trường, sự thay đổi nhu cầu của khách hàng, trình độ quản lý cao sẽ giúp cho nhà thầu trong quá trình tham dự đấu thầu. Khả năng thắng thầu của Công ty không thể không kể đến vai trò của con người. Việc phân tích Hồ sơ mời thầu, lập Hồ sơ dự thầu, lập phương án kinh doanh có hiệu quả …có nhanh chóng, hiệu quả hay không phụ thuộc tất nhiều đến đội ngũ cán bộ của Công ty. * Trình độ tổ chức và điều hành của Công ty Có tổ chức điều hành bộ máy quản lý của Công ty tốt mới có thể phát huy được sức mạnh tổng hợp, nâng cao hiệu quả sản xuất trong kinh doanh. Vì vậy, nhà thầu cần chú trọng đến tổ chức bộ máy hợp lý, linh hoạt để ứng phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường, xử lý nhanh, chính xác mọi tình huống. Đây cũng chính là yếu tố tạo ra sự tin tưởng đối với bên mời thầu, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. * Kinh nghiệm và uy tín của Công ty Kinh nghiệm của nhà thầu được thể hiện qua thời gian nhà thầu hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu cung ứng thiết bị. Số gói thầu nhà thầu đã trúng thầu và thực hiện. Hồ sơ kinh nghiệm của nhà thầu luôn đi kèm với Hồ sơ dự thầu. Kinh nghiệm triển khai các hợp đồng tương tự của Công ty là kết quả phản ánh tốt nhất kết quả hoạt động của Công ty. 4.4 Giá dự thầu Khi chủ đầu tư tiến hành đấu thầu thì ngoài mục đích muốn lựa chọn được nhà thầu nào đủ năng lực cung cấp thiết bị mà họ mong muốn mà họ còn mục tiêu muốn mua được thiết bị với giá phải chăng, hợp lý nhất nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu về chất lượng. Trong Hồ sơ dự thầu, thì giá dự thầu là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà bên mời thầu xem xét. Các nhà thầu cạnh tranh bằng giá dự thầu hiện nay rất phổ biến. Giá dự thầu trong Hồ sơ dự thầu của các Doanh nghiệp luôn được cân nhắc và so sánh. Để đưa ra giá dự thầu, các nhà thầu phải tính toán đến các chi phí dự kiến để thực hiện đầy đủ các yêu cầu của chủ đầu tư và lãi dự kiến của nhà thầu. Việc tính chi phí dự kiến phải dựa trên các hệ thống tiêu chuẩn định mức thống nhất nên giữa các nhà thầu đưa ra chi phí dự kiến là không khác nhau mấy. Còn lãi dự kiến được tính trên tỷ lệ phần trăm của chi phí dự kiến. Do đó, để có thể thắng thầu, các Doanh nghiệp luôn luôn phải cân nhắc kỹ lãi dự kiến hợp lý nhằm có thể trúng thầu mà vẫn đảm bảo lợi nhuận cao nhất của Doanh nghiệp. Và việc đưa ra lãi dự kiến cũng phải xem xét các đối thủ cạnh tranh. Mặc dù, các nhà thầu đã tính chi tiết chi phí cho từng hạng mục nhưng trên thực tế nhà thầu không thể phán đoán chính xác được chi phí cho gói thầu do sự thay đổi các yếu tố thị trường mà chính bản thân các Doanh nghiệp không thể lường trước được. Vì vậy, các nhà thầu còn phải phán đoán một cách nhạy bén, đồng thời tiên lượng một số các yếu tố có thể làm phát sinh chi phí để Công ty luôn đạt được hiệu quả trong kinh doanh. Trên đây là một số các yếu tố mà các nhà thầu kinh nghiệm đã rút ra trong quá trình làm việc trong lĩnh vực đấu thầu cung ứng thiết bị để có thể nâng cao khả năng thắng thầu của Doanh nghiệp. Ngoài những nhân tố khách quan mà Doanh nghiệp phải thích ứng kịp thời thì muốn thành công Doanh nghiệp không ngừng phải nỗ lực bản thân, tăng cường, phát huy sức mạnh về mọi mặt, tự mình phấn đấu vươn lên trong tình hình cạnh tranh vô cùng gay gắt này. Chương II Thực trạng dự thầu cung ứng thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT Số : 0102004199 Đăng ký lần đầu : ngày 19 tháng 12 năm 2001 Đăng ký thay đổi lần thứ 2 : ngày 26 tháng 04 năm 2004 * Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị và chuyển giao công nghệ Tên giao dịch: Equipment and Technology Transfer Company Limited Tên viết tắt: CETT CO.LTD * Địa chỉ trụ sở chính: Số 47, ngõ 121, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Điện thoại: 5373108 Fax: 5373110 Email: info@cett.com.vn * Ngành, nghề kinh doanh: Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng ( chủ yếu hàng điện, điện tử, tin học, máy móc thiết bị dụng cụ y tế, thí nghiệm đo lường, tự động hoá; Trang thiết bị văn phòng, máy móc thiết bị xây dựng, công, nông nghiệp, hoá chất ( trừ các hoá chất Nhà nước cấm ); Buôn bán trang thiết bị bưu chính viễn thông. 1. Quá trình hình thành của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao công nghệ CETT Trước kia, Công ty Thiết bị và Chuyển giao công nghệ – CETT là một bộ phận thuộc Công ty Máy tính truyền thông CMC. CETT hình thành dựa trên nền tảng thành công của Trung tâm Thiết bị và Chuyển giao công nghệ CET thuộc Công ty Máy tính truyền thông CMC. Sự phát triển của Công ty được chia làm 2 giai đoạn chủ yếu: *Giai đoạn 1: Từ năm 1997 đến năm 2002 Giai đoạn này Công ty Thiết bị & Chuyển giao công nghệ - CETT đang là Trung tâm Thiết bị & Chuyển giao công nghệ (CET) của Công ty Máy tính Truyền thông CMC (CMC group). CMC group thời kỳ này là một trong những công ty hàng đầu của Việt Nam với doanh số 280 tỷ và đội ngũ nhân viên hơn 290 người. Năm 1998, Trung tâm Thiết bị và Chuyển giao công nghệ ra đời và chuyên hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị khoa học, thí nghiệm, đo lường tự động. Mặc dù nằm trong hệ thống của Công ty CMC nhưng Trung tâm CET hoạt động tương đối độc lập trong việc kinh doanh các thiết bị kiểm định, đo lường và thí nghiệm về lĩnh vực Điện, Xây dựng, Giao thông…Trung tâm CET ngày càng lớn mạnh và sản phẩm đã có được chỗ đứng trên thị trường nên đến cuối năm 2001 Trung tâm CET đã quyết định tách khỏi Công ty Máy tính Truyền thông CMC và thành lập Công ty Thiết bị &Chuyển giao công nghệ (CETT). *Giai đoạn 2: Từ năm 2002 đến nay Sau khi tách ra khỏi Công ty CMC để trở thành một công ty riêng, hoạt động độc lập và lấy tên là Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao công nghệ- CETT, Công ty đã phải đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Mặc dù mới được thành lập cuối năm 2001 nhưng CETT được thành lập dựa trên những thành công và kinh nghiệm của Trung tâm Thiết bị và Chuyển giao công nghệ (CET) cho nên Công ty đã có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh này từ năm 1998 đến nay. Nhờ uy tín phục vụ của đơn vị và sự nỗ lực của công ty để ngày càng hoàn thiện mạng lưới phân phối những sản phẩm có chất lượng, dịch vụ tốt, Công ty Thiết bị & Chuyển giao công nghệ đã được bạn hàng tín nhiệm chọn là nhà cung ứng thiết bị và dịch vụ sau bán hàng ( bảo hành, bảo trì…) các thiết bị kiểm định, đo lường, thí nghiệm. Bên cạnh đó Công ty còn được mời tham gia đấu thầu và cung cấp các thiết bị đo lường, thí nghiệm cho các công ty lớn của Nhà nước như Trung tâm đo lường quốc gia, Điện lực thành phố… Công ty CETT đã thành lập các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và văn phòng ở Đà Nẵng để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng liên hệ công việc và quá trình vận hành các thiết bị ở cả 3 miền Bắc – Trung – Nam. Công ty CETT ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước. 2. Bộ máy tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty CETT 2.1. Phương châm và đường lối hoạt động của CETT Đường lối hoạt động chủ yếu và chiến lược nhất là công ty không chỉ đơn thuần là một công ty Thương mại mà bên cạnh việc cung cấp thiết bị thì khách hàng còn nhận được đầy đủ các dịch vụ như tư vấn, lắp đặt, chuyển giao công nghệ, bảo hành, dịch vụ sau bán… Phương châm hoạt động của Công ty là luôn duy trì vị trí hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và chuyển giao công nghệ tại Việt Nam và phấn đấu trong vòng 5 năm tới sẽ trở thành đơn vị cung cấp thiết bị trong các lĩnh vực công nghệ cao. Tư vấn, lựa chọn và cung cấp những giải pháp, công nghệ và thiết bị tối ưu, hiện đại nhất cho thị trường Việt Nam đã từng bước thu hẹp khoảng cách công nghệ giữa Việt Nam và các nước phát triển trên thế giới trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đo lường, thí nghiệm và đào tạo. 2.2. Sơ đồ bộ máy quản trị của Công ty Trụ sở chính tại Hà Nội Hệ thống tư vấn & điều phối Phũng Kinh doanh Phũng Xuất nhập khẩu Phũng Giải phỏp Phũng Hành chớnh Phũng Tài chớnh kế toỏn Phũng Kỹ thuật, bảo hành và dịch vụ sau bỏn hàng Ban Giỏm đốc Chi nhỏnh cụng ty tại TP Hồ Chớ Minh Văn phũng đại diện ở Đà Nẵng Sơ đồ 1 :Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Cơ cấu trực tuyến được thể hiện ở chỗ: Giám đốc Công ty trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của công ty. Cơ cấu chức năng được thể hiện ở chỗ: Mỗi phòng ban trong Công ty đều đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ riêng để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của Công ty. 2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản trị của Công ty Một trong những nguyên nhân thành công của các đơn vị sản xuất kinh doanh đó là phân công hợp lý nhiệm vụ cho các phòng ban. Để hoàn thành được mục tiêu và đáp ứng được chiến lược phát triển của Công ty trước mắt cũng như lâu dài, công ty đã tổ chức thành 7 phòng ban: 2.3.1. Ban giám đốc Ban giám đốc là bộ phận nắm quyền điều hành chung toàn bộ Công ty. Ngoài những hiểu biết sâu rộng về chuyên môn, sản phẩm của Công ty…, ban giám đốc còn phải có trình độ về quản lý nhằm tạo ra một bộ máy hoàn thiện. Ban giám đốc có một vị trí quan trọng trong công ty, chỉ đạo các phòng ban thực hiện mục tiêu, tổ chức bộ máy có khả năng kinh doanh trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Tạo lập và xây dựng quan hệ tốt với các đối tác trong và ngoài nước, những công ty hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực công nghệ cao để cùng nhau lựa chọn, cung cấp các giải pháp, công nghệ, thiết bị tối ưu, hiện đại nhất. Bên cạnh đó, ban giám đốc cần đề ra mục tiêu, các quyết định, chiến lược chung để chỉ đạo hoạt động chung cho toàn bộ Công ty. Ngoài ra, ban giám đốc phải chú ý tới tạo môi trường làm việc tốt, quan tâm đến đời sống của nhân viên để có một tập thể đoàn kết, gắn bó với Công ty để có đủ sức mạnh vững bước trên con đường cạnh tranh khốc liệt của thị trường. 2.3.2. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có chức năng tư vấn cho giám đốc về hoạt động kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm thu lợi nhuận. Cụ thể: - Nghiên cứu thị trường, cập nhật thông tin về thị trường, giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ Công ty đang kinh doanh. - Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp chăm sóc khách hàng truyền thống; duy trì quan hệ tốt đẹp với bạn hàng hiện tại; lôi kéo, phát triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. - Tìm hiểu một số thông tin về khách hàng và đối thủ cạnh tranh như về hàng hoá, dịch vụ, các chính sách thương mại, khả năng cung ứng hàng hoá…; báo cáo kịp thời và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện lợi thế cạnh tranh của mình, các giải pháp ứng xử để Giám đốc có quyết sách, kế hoạch, chỉ đạo linh hoạt, kịp thời. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể phù hợp với từng giai đoạn; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch. - Tìm hiểu khai thác nguồn hàng để đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho các khách hàng một cách tốt nhất. 2.3.3. Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật có chức năng, nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng. Cụ thể: - Thông qua việc thu thập thông tin từ các cuộc hội thảo,mạng Internet và các tài liệu khác để tư vấn, góp ý cho Giám đốc, các bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển của công nghệ trên thế giới, các đặc điểm cũng như tính năng kỹ thuật của các công nghệ mới. - Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lượng các sản phẩm phần cứng của các nhà cung ứng…Nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật còn phải lắp ráp thiết bị, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, và luôn luôn nhiệt tình hướng dẫn khách hàng khi cần thiết. - Kiểm tra các điều kiện bảo hành, gửi hàng bảo hành, nhận hàng bảo hành, thu hàng bảo hành, giao trả hàng bảo hành cho khách hàng khi cần thiết. - Bên cạnh đó, phòng Kỹ thuật cần tập hợp các tài liệu và báo cáo cho Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm dịch vụ mà Công ty cung ứng. 2.3.4. Phòng Tài vụ Phòng Tài vụ là phòng quản lý, có chức năng tư vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể là: - Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương, chính sách và các quy định của Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán như chính sách thuế, Pháp lệnh kế toán thống kê… - Duy trì quan hệ tốt đối với các cơ quan như các ngân hàng, các cơ quan thuế… - Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán; Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân, những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lý, khắc phục để Giám đốc xem xét. 2.3.5. Phòng Marketing Phòng Marketing của Công ty có chức năng tư vấn cho Giám đốc và tổ chức thực hiện kinh doanh. Nhiệm vụ cụ thể là: - Nghiên cứu, cập nhật các quy định của Nhà nước về công tác quản lý đầu tư , quy chế đấu thầu về cung cấp và lắp đặt trang thiết bị; Tìm hiểu để nắm bắt được các kế hoạch đầu tư của các ngành, các tổ chức và cá nhân. - Duy trì quan hệ với các đối tác truyền thống để đảm bảo việc làm ổn định, tạo cơ hội có thêm hợp đồng mới nhằm gia tăng doanh số bán hàng. Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên chiến lược kinh doanh của Công ty. - Thường xuyên báo cáo Giám đốc các thông tin về kế hoạch đầu tư, mua sắm của các đối tác và khách hàng mà phòng dự án đã thu thập được. 2.3.6 Phòng hành chính tổng hợp và phòng xuất nhập khẩu Phòng Tổ chức hành chính là phòng có chức năng tư vấn cho Giám đốc về quản lý hành chính và quản lý nhân sự, ngoài ra còn có trách nhiệm về công tác tổ chức và hành chính của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể như sau: - Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, các quy chế của Công ty; Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai thực hiện. - Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân viên. - Tham gia xây dựng và duy trì văn hoá doanh nghiệp. - Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty; Phối hợp theo dõi kiểm tra đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty; Cùng tham gia đánh giá, xem xét hoạt động của nhân viên. - Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên; Thực hiện công tác BHXH cho nhân viên. Bộ phận xuất nhập khẩu có chức năng tư vấn cho Giám đốc về công tác xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ cụ thể như sau: - Nghiên cứu, thu thập và tìm hiểu các quy định, luật lệ của Nhà nước, của các nước, các tổ chức quốc tế liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu; Tìm hiểu các phong tục, tập quán của các thị trường khu vực và quôc tế mà công ty đã và đang tham gia làm ăn. - Tìm kiếm thông tin thị trường, tìm hiểu các nhà cung cấp các sản phẩm mà Công ty đang quan tâm. 2.4. Mối quan hệ giữa các phòng ban của Công ty 2.4.1. Quan hệ trực tuyến Quan hệ trực tuyến có nghĩa một cấp quản trị chỉ nhận lệnh trực tiếp từ một cấp trên trực tiếp. Các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp được chuyển lần lượt từ lãnh đạo doanh nghiệp đến các cấp dưới một cách trực tiếp cho đến cấp cuối cùng. Trong hệ thống trực tuyến, sự tuân thủ đường ra mệnh lệnh phải đảm bảo tính thống nhất quản trị. Nó xoá bỏ việc một điểm ở dưới lại nhận được nhiều mệnh lệnh khác nhau. Cấp trên không được chuyển lệnh xuống cấp dưới không theo cách trực tiếp. 2.4.2. Quan hệ chức năng Trong cơ cấu chức năng, đường vận động của việc giao nhiệm vụ ra mệnh lệnh và thông báo không được xác định theo một đường thẳng mà theo hình thức của nhiệm vụ. Cơ cấu chức năng được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng. Trong phân xưởng, người lao động nhận nhiệm vụ không phải từ một cấp trên (đốc công) mà từ nhiều đốc công khác nhau. Cách thiết lập mối quan hệ này đã bỏ qua tính thống nhất của quản trị và giao nhiệm vụ nên cơ cấu này gọi là cơ cấu nhiều tuyến. 2.4.3. Quan hệ tư vấn Hệ thống quản trị kiểu tư vấn mang đặc trưng cơ bản là duy trì hệ thống trực tuyến kết hợp với việc tổ chức các điểm tư vấn khi thấy cần thiết. Các nhà quản trị trực tuyến có quyền ra các mệnh lệnh, các điểm tư vấn chỉ có nhiệm vụ tư vấn cho cấp quản trị trực tiếp. Do đó, tư vấn chỉ chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng trực tiếp mà không có quyền ra mệnh lệnh quản trị. Tuy nhiên hệ thống này đã làm tách biệt một cách cứng nhắc giữa người chuẩn bị quyết định và người ra quyết định nên không gắn chặt trách nhiệm của người chuẩn bị quyết định vào chất lượng quyết định mà anh ta chuẩn bị. 3. Đặc điểm kinh doanh của Công ty 3.1. Đặc điểm của đội ngũ lao động Con người luôn là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Do yêu cầu khách quan về đặc điểm sản phẩm nên lao động của Công ty chủ yếu là nam chiếm 63,64% (21 nam trên tổng số 33 lao động). Hiện nay, tổng số cán bộ, nhân viên của công ty là: 33 người, trong đó: Số nhân viên đã tốt nghiệp đại học chiếm 100%, bao gồm: Tiến sĩ: 01 Thạc sĩ: 01 Kỹ sư: 18 Cử nhân: 12 Về cơ cấu lao động Bảng 3: Cơ cấu lao động của Công ty CETT STT Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Cán bộ nhân viên + hợp đồng 33 2 Nữ 12 36,36 3 Nam 21 63,64 4 Cán bộ chủ chốt của Công ty 22 66,67 5 Nhân viên hỗ trợ 11 33,33 6 Nhân viên học việc 4 12,12 Nguồn: Báo cáo thống kê CBCNV tính đến 30/10/2004 Nhân viên học việc chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số lao động của Công ty điều đó chứng tỏ cơ cấu lao động của Công ty là khá ốn định. Đối với nhân viên học việc Công ty sẽ phải tốn một khoản chi phí để đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn những nhân viên thích ứng với công việc đó nhưng đồng thời số nhân viên này phải tự học tập và nâng cao kiến thức trong thời gian thử việc là 3 tháng. 3.2. Đặc điểm về nguồn vốn của Công ty Tình hình nguồn vốn của Công ty 3 năm vừa qua đã có sự thay đổi đáng kể, chúng ta xem bảng số liệu sau: Bảng 4: Tình hình nguồn vốn của Công ty Đơn vị tính : Đồng Nguồn vốn 2002 2003 2004 1.Nợ phải trả -Vay ngắn hạn -Phải trả cho người bán -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước -Các khoản phải trả ngắn hạn khác 5.853.250.107 5.588.753.712 226.947.595 37.548.800 9.254.748.318 3.238.543.576 6.193.692.945 (176.913.203) (575.000) 19.069.083.489 5.197.419.934 14.076.104.509 (197.040.132) (7.400.822) 2.Nguồn vốn chủ sở hữu -Nguồn vốn kinh doanh - Quỹ khen thưởng, phúc lợi -Lợi nhuận chưa phân phối 4.151.367.426 4.000.000.000 151.367.426 4.059.858.854 4.000.000.000 59.858.854 4.206.588.404 4.000.000.000 2.239.766 204.348.638 Cộng nguồn vốn 10.004.617.533 13.314.607.172 23.275.671.893 Nguồn : Phòng tài chính kế toán Nguồn vốn của Công ty đã tăng lên rất nhanh sau 3 năm hoạt động từ 10.004.0671.533 đồng (năm 2002) nhưng sang năm 2004 nguồn vốn của Công ty đã đạt 23.275.671.893 đồng. Nguồn vốn của Công ty chủ yếu từ 3 nguồn: + Vốn góp + Vay ngắn hạn Ngân hàng + Khai thác nguồn Tín dụng Thương mại hay còn gọi là Tín dụng của người cung cấp Vốn góp của Công ty chính là khoản vốn điều lệ: 4.000.000.000 đồng ( Bốn tỷ đồng Việt Nam ).Đây cũng chính là nguồn vốn kinh doanh. Nguồn vốn Tín dụng Ngân hàng: năm 2003: 3.238.543.576 đồng, sang đến năm 2004 là 5.197.419.934 đồng. Công ty đã huy động nguồn vốn vay ngắn hạn của Ngân hàng nhằm mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty. Nguồn vốn Tín dụng Thương mại được hình thành trong quan hệ mua bán chịu. Nguồn vốn Tín dụng nay chiếm một tỷ lệ lớn trong Tổng vốn của Công ty chiếm khoảng 50%. Đối với doanh nghiệp, tài trợ bằng nguồn vốn Tín dụng Thương mại là một phương thức tài trợ rẻ, tiện dụng, linh hoạt trong kinh doanh, hơn nữa nó còn tạo khả năng mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh một cách lâu bền. 3.3. Đặc điểm về sản phẩm Do Công ty CETT là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kiểm định, đo lường và thí nghiệm nên sản phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng. Thiết bị mà Công ty cung ứng bao gồm: +Thiết bị đo lường + Thiết bị thử nghiệm + Thiết bị giáo dục Ngoài ra, Công ty còn cung cấp giải pháp và chuyển giao công nghệ và thực hiện các dịch vụ kỹ thuật. Bảng 5: Tỷ lệ các loại thiết bị mà Công ty đã nhập khẩu để cung ứng trên thị trường Đơn vị : % STT Thiết bị cung ứng 2002 2003 2004 1. Thiết bị đo lường 54,4 49,8 49,5 2. Thiết bị thử nghiệm 36,2 38,1 34,2 3. Thiết bị giáo dục 9,4 12,1 16,3 Tổng 100 100 100 Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp Qua đây ta có thể thấy, Công ty chủ yếu nhập khẩu thiết bị đo lường nhằm cung ứng cho thị trường trong nước. Thiết bị đo lường chiếm đến một nửa số thiết bị mà Công ty cung ứng. Năm 2002, tỷ trọng thiết bị đo lường là 54,4%, nhưng ngày nay đã có giảm đi chút ít, còn 49,5% (năm 2004). Thiết bị thử nghiệm chiếm từ 34% đến 38%. Thiết bị giáo dục là mặt hàng mà Công ty có lượng cung ứng còn ít trên thị trường. Nhưng với xu hướng ngành giáo dục ngày càng phát triển thì nhu cầu về thiết bị giáo dục đã tăng lên. Do đó, tỷ trọng thiết bị giáo dục trên tổng số thiết bị Công ty nhập khẩu đã tăng lên 16,3% (năm 2004) so với 9,4% (năm 2002). 3.4. Đặc điểm khách hàng và thị trường Thị trường luôn là vấn đề được Công ty quan tâm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề thị trường ngày càng trở thành vấn đề sống còn của mỗi Doanh nghiệp. Hiện nay, thị trường cung ứng thiết bị của Công ty vẫn chỉ chủ yếu tập trung ở Miền Bắc và nhiều nhất là ở Hà Nội. Tuy nhiên, Công ty đã bắt đầu quan tâm đến thị trường Miền Trung và Miền Nam. Công ty đã mở chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, và văn phòng đại diện ở Đà Nẵng để có thể mở rộng thị trường hoạt động của mình trên khắp các tỉnh thành trên đất nước. Thị trường Miền Trung là thị trường tiềm năng nhưng vẫn chưa được Công ty quan tâm đúng mức. Để phát huy mọi tiềm lực, Công ty cần phải biết nắm bắt cơ hội kinh doanh ở từng thị trường Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao công nghệ CETT là một trung tâm kỹ thuật chất lượ._.n với thị trường giữ các vị trí quan trọng trong công tác dự thầu. Hiện nay, Công ty tuy đã có một đội ngũ cán bộ trẻ, nhiệt tình, năng động, có năng lực nhưng còn thiếu kinh nghiệm. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường ngoài các kiến thức về chuyên môn , kỹ thuật các cán bộ nhân viên còn cần có khả năng về ngoại ngữ, tin học, am hiểu pháp luật, thông lệ quốc tế, kiến thức về kinh tế, tài chính kế toán. Vì vậy, Công ty phải không ngừng đào tao, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Nội dung của giải pháp Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Phân loại các nhân viên nhằm chia thành từng nhóm đối tượng cần đào tạo như là nhóm cần đào tạo lại, nhóm cần đào tạo để nâng cao trình độ, và nhóm có năng lực yếu kém cần phải tuyển dụng lại. Để có một đội ngũ lao động tốt thì không thể xem nhẹ khâu tuyển dụng. Tuyển dụng lao động phải có trình độ chuyên môn, có kiến thức sâu rộng về luật, ngoại ngữ, tin học…, khả năng phù hợp với công việc, có trách nhiệm, có năng lực. Trực tiếp đưa vào cơ quan những nhà quản lý tốt, có đủ năng lực chuyên môn. Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kiến thức cho các cán bộ tham gia dự thầu, nâng cao trình độ quản lý thông qua các khoá huấn luyện. Công ty có thể mời các chuyên gia, những người có kinh nghiệm, đã đạt được những thành công nhất định để tham gia trong những buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm. Tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ tham gia các cuộc hội thảo nhằm trau dồi thêm kiến thức về đấu thầu Công ty có thể gửi một số cán bộ đi tham gia các lớp học bồi dưỡng về kinh tế tài chính, luật pháp, các lớp học tại chức, các khoá học về nghiệp vụ chuyên môn ở trong và ngoài nước. Công ty phải tạo điều kiện cho họ về thời gian và học phí. Công ty cũng có thể tự tổ chức các chương trình đào tạo lại cho các cán bộ tham gia đấu thầu về kỹ năng, nghiệp vụ đấu thầu, giúp cho họ hiểu thêm về quy chế đấu thầu, luật thương mại, luật đầu tư, luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, nâng cao nghiệp vụ quản trị kinh doanh thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế. Ngoại ngữ và vi tính là hai điều kiện không thể thiếu được trong Công ty đặc biệt trong hoạt động dự thầu của Công ty. Công ty có thể cử cán bộ đi học hoặc là tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng vi tính, ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp vì họ phải làm việc với các đối tác thuộc các nước khác nhau. Bên cạnh đó, sau mỗi lần dự thầu, các cán bộ trong Công ty cần có những buổi rút kinh nghiệm. Đối với những gói thầu mà Công ty trượt thầu thì cần phải phân tích kỹ nguyên nhân dẫn đến trượt thầu để có biện pháp khắc phục kịp thời. Công ty cũng phải tìm những điểm mạnh của Công ty thông qua những gói thầu mà Công ty tham dự thành công để từ đó phát huy tong thời gian tới. Học hỏi kinh nghiệm thông qua các buổi giao lưu giữa các cán bộ làm công tác đấu thầu ở các đơn vị khác nhau trong và ngoài nước cũng là một hình thức để Công ty nâng cao năng lực, trình độ. Tuy nhiên, Công ty phải đào tạo một cách hợp lý, có hiệu quả thông qua việc xác định rõ: + Mục tiêu của đào tạo như đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ dự thầu, đào tạo vi tính ngoại ngữ, đào tạ trinh độ quản lý, hay nâng cao sự hiểu biết về quy chế đấu thầu, luật thương mại, thanh toán quốc tế… + Đào tạo phải được diễn ra thường xuyên, liên tục + Cần xác định rõ đối tượng cần đào tạo, số lượng bao nhiêu + Đào tạo lý luận phải kết hợp với thực tiễn, đề cao khả năng tự bồi dưỡng + Phải thực hiện công tác kiểm tra định kỳ sau mỗi khoá đào tạo đánh giá hiệu quả và có khen thưởng đối với những cá nhân có sự cố gắng, nghiệp vụ giỏi… Các hình thức đào tạo phát triển nguồn nhân lực không được cứng nhắc, phải vận dụng đan xen mới mong thu được kêt quả tốt nhất, ngày càng mở rộng thêm đối tượng đào tạo, đào tạo nhanh, hiệu quả với chi phí hợp lý. Xây dựng chính sách quản lý nguồn nhân lực Bên cạnh chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, để có một nguồn nhân lực dồi dào, làm việc hiệu quả thì phải có chính sách quản lý hữu hiệu. Với chính sách quản lý phù hợp, Công ty có thể phát huy tối đa năng lực của cán bộ nhân viên nói chung và năng lực của cán bộ làm công tác dự thầu nói riêng, thu hút lao động có trình độ. Từ đó, Công ty sẽ nâng cao được khả năng cạnh tranh trong dự thầu, tăng hiệu quả hoạt động. Nguyên tắc quản lý người lao động là phải tạo ra động lực để kích thích người lao động thông qua các đòn bẩy về kinh tế và phi kinh tế. Hai loại kích thích này gắn chặt với lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần của người lao động. Đòn bẩy kinh tế: Ngoài việc bố trí lao động phù hợp với năng lực của họ, các cán bộ quản lý cần xây dựng chế độ lương bổng, thưởng, phạt phân minh, hợp lý. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, cuộc sống người lao động. Thu nhập ổn định sẽ giúp cho người lao đông yên tâm làm việc, hoàn thành tốt các nhiệm vụ mình được giao, nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ trong công việc, đồng thời khuyến khích sự năng động sáng tạo, cống hiến hết mình cho Công ty… Đòn bẩy phi kinh tế: Song song với việc áp dụng các đòn bẩy kinh tế, Công ty cũng sử dụng các đòn bẩy phi kinh tế, đó là những khuyến khích về tinh thần. Tạo động lực về tinh thần có ý nghĩa thực sự to lớn. Công ty phải luôn luôn tạo được một bầu không khí làm việc vui vẻ, giúp cho người lao động thấy phấn khởi khi làm việc; tổ chức các cuộc thi đua dân chủ khiến cho người lao động cố gắng; tạo cơ hội cho các cán bộ nâng cao trình độ, cơ hội thăng tiến trong công việc…thoả mãn nhu cầu thăng tiến, tự khẳng định mình, phát huy tính năng động sáng tạo trong người lao động. Từ đó, người lao động làm việc, đóng góp hết mình cho Công ty. Chính sách quản lý nguồn nhân lực hết sức quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm thu hút và tạo động lực cho người lao động trong quá trình làm việc và trong thực tiễn. Các giải pháp trên cần thực hiện từ từ, không nên nóng vội, đòi hỏi Công ty thực hiện từng bước, áp dụng các biện pháp phù hợp với từng giai đoạn cụ thể để đảm bảo hoạt động của Công ty ngày càng hiệu quả hơn. 3. Tác dụng của giải pháp Thực hiện hai chính sách trên sẽ giúp Công ty có một đội ngũ cán bộ lành nghề, có chất lượng, có kỹ năng nghiệp vụ giỏi. Với đội ngũ lao động như thế sẽ giúp Công ty hoạt động hiệu quả, yên tâm công tác, gắn bó, cống hiến hết mình cho sự phát triển của Công ty. Đội ngũ lao động có trình độ là tài sản vô giá của Công ty. Các biện pháp trên cũng thu hút được lao động có khă năng về Công ty và nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cán bộ trong công việc. Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác dự thầu được nâng cao giúp cho công tác chuẩn bị đấu thầu, lập Hồ sơ dự thầu có chất lượng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả trong đấu thầu, năng lực cạnh tranh của Công ty. Giải pháp 3 : Biện pháp hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu, nâng cao chất lượng của Hồ sơ dự thầu Cơ sở lý luận và thực tiễn Công tác lập Hồ sơ dự thầu là khâu vô cùng quan trọng trong quá trình dự thầu của Công ty. Nó ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của Công ty và khả năng thắng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu là căn cứ quan trọng nhất giúp cho bên mời thầu đánh giá, xác định nhà cung ứng thiết bị tốt nhất cho mình. Việc đánh giá khách quan Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu là nguyên tắc cơ bản trong đấu thầu nói chung, đấu thầu thiết bị nói riêng. Thông qua Hồ sơ dự thầu, mỗi nhà thầu tự thể hiện một cách rõ ràng nhất, nêu bật được những ưu điểm, năng lực của mình nhằm tạo được niềm tin cho bên mời thầu để có thể thắng thầu gói thầu đó. Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT mới hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu một thời gian ngắn, còn nhiều hạn chế so với các Tổng công ty, các Công ty có thâm niên, kinh nghiệm, đặc biệt công tác lập Hồ sơ dự thầu. Ngay từ đầu Công ty đã ý thức được tầm quan trọng của công tác này tuy nhiên mới chỉ bước những bước đầu tiên trong hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu. Nội dung của giải pháp 2.1 Chuẩn bị tốt công tác lập Hồ sơ dự thầu Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, thu thập dữ liệu phục vụ cho công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công ty có thể lập nên một bộ phận chuyên trách thực hiện công việc này để phối hợp với các phòng ban lập Hồ sơ dự thầu. Các cán bộ sẽ thu thập thông tin về các dự án, gói thầu; thông tin về đối thủ cạnh tranh; thông tin về nguồn cung ứng… Tổ chức, phối hợp giữa các phòng ban trong Công ty để tạo thành một ekíp trong lập Hồ sơ dự thầu. Sự thống nhất, phối hợp ăn ý giữa các thành viên trong ekíp cũng góp phần nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu. Phải phân công công việc một cách rõ ràng, cụ thể giữa các thành viên và họ phải tự chịu trách nhiệm về phần công việc của mình. Trong ekíp đó, Công ty có thể cử một cán bộ có năng lực điều phối, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về tiến độ hoàn thành và chất lượng của Hồ sơ dự thầu. Xây dựng chiến lược cạnh tranh trong trong dự thầu, điều này giúp Doanh nghiệp tập trung được nguồn lực của mình một cách có hiệu quả vào mục tiêu đã đề ra. Trước khi tiến hành lập Hồ sơ dự thầu, Công ty cần có sự thống nhất về mục tiêu, chiến lược phù hợp đặc biệt đối với các thành viên tham gia công tác đấu thầu. Tuy nhiên sử dụng chiến lược nào, Công ty cũng phải tính toán đến những lợi ích đem lại so với những chi phí bỏ ra, chiến lược nào có hiệu quả nhất thì sẽ được lựa chọn. Xác định giá bỏ thầu hợp lý là công việc vô cùng quan trọng trong lập Hồ sơ dự thầu. Công ty cần phải xem xét, tính toán kỹ, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để có thể xác định được chi phí phải bỏ ra và phải dự đoán được chi phí phát sinh, từ đó đưa ra giá bỏ thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh với các nhà thầu khác . Nâng cao năng lực nhà thầu Năng lực nhà thầu là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng Hồ sơ dự thầu. Công ty cần tăng cường công tác huy động, thu hồi vốn, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn hiện có và của khách hàng như đã trình bày ở giải pháp trên. Ngoài ra, Công ty còn cần tiến hành thực hiện dứt điểm các hợp đồng đã ký kết nhằm đẩy nhanh vòng quay của vốn. Nâng cao năng lực của các cán bộ tham gia lập Hồ sơ dự thầu. Có thể nói yếu tố con người có tác động quyết định tới chất lượng của bộ Hồ sơ dự thầu. Công ty sẽ có kế hoạch tuyển lao động một cách công khai, khách quan, có chế độ đãi ngộ thoả đáng nhằm thu hút lao động có trình độ. Thực hiện đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ nhân viên trong Công ty, đặc biệt là những người tham gia lập Hồ sơ dự thầu. Bên cạnh đó, cần có chế độ kiểm tra, đánh giá hoạt động của các bộ phận trong từng phòng ban một cách thường xuyên, phát hiện những cán bộ có năng lực thực sự, những bộ phận cần tuyển dụng lại, bổ sung thêm để có biện pháp kịp thời, không làm ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Công ty có thể dựa vào số lượng những công việc đã hoàn thành trong kỳ, số lượng và giá trị những sáng kiến đóng góp làm lợi cho Công ty, các loại bằng cấp…để đưa ra đánh giá một cách tương đối chính xác. Tác dụng của giải pháp Các biện pháp hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu là những giải pháp làm tăng tính cạnh tranh của Công ty, nâng cao khả năng thắng thầu, từ đó tạo ra chỗ đứng vững chắc trên thương trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt này. Lập Hồ sơ dự thầu tốt sẽ yếu tố đảm bảo cho sự thành công, phát triển của Công ty. Nó là cơ sở để tạo ra việc làm cho người lao động, đem lại lợi nhuận cho Công ty. Để thực hiện được tốt các biện pháp này không phải là một chốc một lát mà phải cần có một khoảng thời gian tương đối dài, cộng với sự nỗ lực của mọi thành viên trong Công ty. Giải pháp 4 : Tổ chức một bộ phận Marketing chuyên nghiệp, thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mở rộng thị trường, tăng uy tín của Công ty Cơ sở lý luận và thực tiễn Hoạt động Marketing, xúc tiến thương mại đóng vai trò quan trọng góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Thông qua hoạt động Marketing, Công ty có thể gây dựng và nâng cao uy tín của mình trên thị trường cung ứng thiết bị; tạo được lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm mà Công ty cung ứng. Hơn nữa, thông qua hoạt động này, Công ty cũng nắm bắt được những thông tin quý giá về khách hàng, về thị trường, đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của luật pháp, giá cả…Những thông tin này hết sức cần thiết trong quá trình Công ty tham dự thầu, xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn, lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả, nâng cao khả năng thắng thầu cho Công ty. Nước ta mới chuyển sang nền kinh tế thị trường chưa được lâu nên cũng giống như các công ty, doanh nghiệp khác, Công ty CETT vẫn chưa thấy hết được tầm quan trọng của hoạt động Marketing, xúc tiến thương mại. Trong khi đó, thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu của một nền kinh tế hiện đại là các Doanh nghiệp phải tự tìm hiểu các thông tin về thị trường, môi trường kinh tế, chính trị, văn hoá…ảnh hưởng tới hoạt động của Công ty. Công ty tuy mới thành lập bộ phận chuyên trách Marketing, nhưng hoạt động không hiệu quả do cán bộ trong phòng Marketing không được đào tạo bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ nên còn hạn chế, giảm đi cơ hội tham gia dự thầu của Công ty. Do vậy, Công ty cần có những giải pháp cụ thể để tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng cơ hội dự thầu. Nội dung của giải pháp Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin Tìm kiếm các thông tin thông qua các hình thức khác nhau, phân loại, đánh giá để tìm kiếm thị trường tạo công ăn việc làm cho cán bộ nhân viên trong Công ty. Nghiên cứu tình hình đầu tư của các chủ đầu tư để tìm kiếm các dự án phù hợp với khả năng của Công ty. Đặc biệt quan tâm đến dự án đó cần những loại thiết bị như thế nào, yêu cầu của chủ đầu tư để có sự chuẩn bị trước đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu đó. Tìm hiểu và cập nhập các thông tin mời về quy định, quy chế của Nhà nước trong lĩnh vực đấu thầu, luật thương mại… Nghiên cứu các điều kiện về kỹ thuật cũng như chất lượng các loại thiết bị mà bên mời thầu yêu cầu, thu thập các thông tin về sự biến động của giá cả chủng loại thiết bị đó để từ đó đưa ra giá dự thầu hợp lý. Nắm bắt được thông tin từ chủ đầu tư, các thông tin mời thầu, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào; Nghiên cứu tâm lý, sở thích của chủ đầu tư để có thể đưa ra các điều kiện phù hợp, tốt nhất nhằm tăng xác suất trúng thầu. Nghiên cứu những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, thu thập các thông tin về năng lực tài chính, kỹ thuật, giá bỏ thầu…của đối thủ để từ đó đưa ra được chiến lược cạnh tranh hợp lý; đối phó kịp thời với mọi tình huống, góp phần nâng cao hiệu quả dự thầu. Tìm hiểu các thông tin liên quan đến ngân hàng, sự thay đổi lãi suất, các phương thức vay vốn để lựa chọn phương án vay vốn hiệu quả với lãi suất thấp, thời gian trả nợ phù hợp với chu kỳ kinh doanh, nhu cầu về vốn của Doanh nghiệp. Những thông tin này phải được quan tâm thường xuyên do đa phần các Công ty hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu cung ứng thiết bị thì nguồn vốn vay rất quan trọng, nó chi phối hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Ngoài ra ta còn cần phải nắm được các thông tin về nguồn vốn được đầu tư vào lĩnh vực nào để có thể kịp thời đưa ra các quyết định dự thầu cung ứng thiết bị qua các dự án đầu tư đó. Công ty tham gia dự thầu các thiết bị chủ yếu được nhập khẩu từ nhiều thị trường khác nhau. Do đó để đáp ứng được tốt các yêu cầu của chủ đầu tư, Công ty cũng cần nắm bắt một cách chính xác thông tin: + Thông tin về các nhà cung cấp nước ngoài về các mặt hàng dự thầu, thông tin về giá cả, thị trường… + Khả năng cung cấp nguồn hàng và khả năng tài chính, uy tín của đối tác mà Công ty có ý định liên kết tham gia dự thầu. Qua đây, Công ty có thể thực hiện tốt các yêu cầu của bên mời thầu, đạt được điểm tối đa và làm tăng khả năng thắng các gói thầu mà Công ty tham dự. Trên cơ sở phân tích những thông tin đó, bộ phận chuyên trách Marketing sẽ phối hợp với các phòng liên quan để hoạch ra chiến lược tranh thầu phù hợp. Tăng cường công tác giới thiệu, quảng cáo Công ty Quảng cáo là một công cụ để nhằm giới thiệu một cách có hiệu quả về Công ty; thiết lập và duy trì hình ảnh của Công ty với các bạn hàng, với đối tác liên doanh. Hoạt động quảng cáo của Công ty chỉ mới dừng lại ở việc in catalogue gửi tới khách hàng. Quảng cáo có thể nói là cầu nối giữa Công ty với khách hàng và thị trường, vì vậy hoạt động này cần phải tổ chức dưới nhiều các hình thức khác nhau để đem lại hiệu quả cao nhất. Công ty có thể đăng ký quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo,vô tuyến…, hội chợ, tấm biển quảng cáo, dựng phim quảng cáo là hình thức khách hàng sẽ dễ nhớ đến. Thông qua quảng cáo, Công ty phải giới thiệu được sản phẩm, thành tích đã đạt được, trình độ kỹ thuật, trình độ chuyên môn. Tham gia các hội nghị, các buổi giao lưu, tổ chức hội nghị khách hàng để quảng cáo gây dựng uy tín cho Công ty và thu thập được những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, tăng cường mối quan hệ tốt đẹp với các chủ đầu tư, với đối tác và chính quyền Nhà nước. Việc xây dựng trang web riêng cho Công ty là một hình thức hiệu quả. Qua trang web, Công ty có thể tự giới thiệu, cập nhật thông tin cho khách hàng, đồng thời trả lời các câu hỏi của khách hàng. Hiện nay, việc xây dựng trang web của Công ty mới chỉ trong giai đoạn đang triển khai. Tuy nhiên để quảng cáo có hiệu quả, bộ phận làm Marketing phải tuân thủ nguyên tắc là thu hút khách hàng, quảng cáo phải trung thực, gây ấn tượng, tôn trọng khách hàng, đưa ra những thông tin chính xác, chọn được hình thức quảng cáo, tần suất và thời gian thích hợp để đạt được hiệu quả cao với giới hạn chi phí cho phép. Để thực hiện được giải pháp này, Công ty cần tuyển dụng, đào tạo được đội ngũ cán bộ giỏi chuyên ngành Marketing, nhiệt tình, năng động, đồng thời phải dự trù kinh phí cho hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng cáo… Bảo mật thông tin Thông tin là công cụ để các đối thủ có thể cạnh tranh với nhau. Vì vậy, giữ bí mật thông tin là vấn đề hết sức quan trọng. Cần phải giúp cho cán bộ nhân viên ý thức được tầm quan trọng và từ đó quán triệt quan điểm này. Thông tin mà bị lọt ra ngoài sẽ bị các đối thủ cạnh tranh sử dụng, khai thác triệt để để loại bỏ Công ty, tạo ra lợi thế cho chính mình. Đây là một lợi thế vô cùng quý giá của đối thủ cạnh tranh. Tính trung thành của nhân viên trong Công ty cũng được đặt lên hàng đầu trong khi tuyển dụng. Tác dụng của giải pháp Thực hiện tốt các giải pháp này sẽ cho phép Công ty chủ động trong tìm kiếm thị trường, mở rộng thị phần trên khắp cả nước, tăng khả năng thắng thầu so với các nhà thầu khác. Công ty có thể nắm bắt được cơ hội kinh doanh; dự đoán những nguy cơ có thể xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty để có biện pháp ứng phó kịp thời. Công ty có thể nắm bắt được tâm lý, sở thích của các chủ đầu tư, thông tin về đối thủ cạnh tranh, về đối tác liên doanh để từ đó đưa ra được quyết định đúng đắn, có cơ sở xây dựng chiến lược dự thầu có hiệu quả. Công ty ngày càng ký được thêm nhiều hợp đồng cung ứng thiết bị không chỉ bó hẹp trong khu vực miền Bắc nữa, từng bước hoàn thiện công tác dự thầu. Giải pháp 5 : Củng cố các mối quan hệ truyền thống tốt đẹp; lựa chọn đối tác liên kết trong dự thầu cung ứng thiết bị nhằm nâng cao khả năng thắng thầu Cơ sở lý luận và thực tiễn Trong hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Đặc biệt trong đấu thầu, việc củng cố, mở rộng các mối quan hệ cũng có nghĩa là tăng cơ hội dự thầu và khả năng thắng thầu cho Công ty. Trong nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế, Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải hoạt động trong môi trường kinh tế với hàng loạt các mối quan hệ đan xen, phức tạp. Công ty không trực tiếp sản xuất ra thiết bị để cung ứng cho các dự án mà chủ yếu Công ty đều nhập khẩu từ nước ngoài. Việc chọn các nhà cung cấp thiết bị đạt yêu cầu chất lượng của chủ đầu tư ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả tham dự thầu và kết quả đấu thầu của Công ty. Công ty mới tách ra hoạt động độc lập, nên đang từng bước thiết lập và củng cố các mối quan hệ với các chủ đầu tư, với nhà cung cấp và chính quyền Nhà nước. Đây là một trong những công việc quan trọng mà Công ty cần tiến hành ngay lập tức để có thể tồn tại và phát triển trong tương lai. Nội dung của giải pháp Lựa chọn đối tác liên doanh phù hợp cung ứng thiết bị Công ty cần tìm kiếm, nghiên cứu kỹ các đối tác có khả năng cung ứng các thiết bị phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư. Ưu tiên lựa chọn các đối tác có quan hệ trong các hợp đồng trước mà Công ty đã có niềm tin, các nhà cung cấp lớn, có uy tín trên thị trường sản xuất và cung cấp thiết bị. Khi lựa chọn đối tác cần quan tâm đến năng lực sản xuất kinh doanh của đối tác. Đây là vấn đề quan trọng quyết định đến chất lượng thiết bị, khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu. Nếu nhà cung cấp tạo ưu đãi trong vấn đề giao nhận, cũng như giảm giá, các điều kiện thanh toán… hợp lý, có lợi cũng là cơ sở để Công ty lựa chon đối tác cho mình. Điều này góp phần không nhỏ vào khả năng thắng thầu của Công ty. Giá cả là vấn đề hết sức quan trọng, nhiều khi đóng vai trò quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty. Khi nghiên cứu tìm đối tác, Công ty phải so sánh giá cả thiết bị của nhà cung ứng với điều kiện chất lượng và các tiêu chuẩn về chất lượng là ngang nhau, đáp ứng tốt yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu. Với điều kiện kỹ thuật tương tự nhau thì giá bỏ thầu thấp sẽ làm xác suất trúng thầu của Công ty tăng lên. 2.2 Thiết lập và củng cố các mối quan hệ Các mối quan hệ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong hoạt động kinh doanh. Công ty phải củng cố quan hệ truyền thống,thiết lập ngày càng nhiều các mối quan hệ mới bao gồm: + Tìm hiểu, thiết lập các mối quan hệ với các doanh nghiệp đối tác nước ngoài tạo điều kiện lựa chọn đối tác cung cấp thiết bị. + Công ty phải tạo được chữ tín đối với các tổ chức tín dụng, ngân hàng như trả nợ đầy đủ, đúng hạn…để có thể vay vốn khi cần thiết như vay vốn mở L/C, ngân hàng thực hiện bảo lãnh dự thầu hay bảo lãnh thực hiện hợp đồng… + Tạo ra mối quan hệ tốt, sự tin tưởng với chủ đầu tư. Điều này đặc biệt quan trọng ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Công ty. Những chủ đầu tư nào mà Công ty đã có cơ hội làm việc thì cần chứng minh cho họ khả năng, thế mạnh của Công ty, tạo ấn tượng tốt đối với họ. Có thể khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư có thể tham khảo ý của các chủ đầu tư khác mà Công ty đã tham gia cung ứng thiết bị. Công ty cần xây dựng một hình ảnh đẹp, nâng cao vị trí của Công ty trong mắt của các chủ đầu tư thông qua việc tổ chức thực hiện các gói thầu trúng dù lớn hay nhỏ cũng phải đảm bảo một cách hiệu quả, theo đúng hợp đồng, đảm bảo lợi ích tối đa không những cho Doanh nghiệp mà còn cho cả chủ đầu tư. + Thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước, khai và nộp đầy đủ các loại thuế theo quy định; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan quản lý Nhà nước như Hải quan, cơ quan thuế… để có thể có được sự giúp đỡ của các cơ quan tạo điều kiện cho Công ty tham dự thầu và thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, còn phải có mối quan hệ tốt đối với các công ty vận tải, bảo hiểm… + Công ty luôn tôn trọng và thực hiện nghĩa vụ của minh cũng như giúp đỡ đối tác trong việc thực hiện hợp đồng thầu, luôn giữ quan hệ, duy trì thăm hỏi khách hàng, đối tác kinh doanh trong dịp lễ, tết, tạo ra bầu không khí vui vẻ, thoải mái khi làm việc nhưng vẫn phải dựa trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của các bên. Tác dụng của giải pháp Lựa chọn được đối tác phù hợp sẽ giúp Công ty nâng cao khả năng thắng thầu, tạo được sự tin tưởng đối với các chủ đầu tư về sản phẩm của mình. Để thực hiện gói thầu thành công thì không thể không có sự hợp tác chặt chẽ giữa Công ty với nhà cung cấp. Lựa chọn đối tác phù hợp cũng sẽ giúp cho Công ty thuận lợi trong quá trình dự thầu và quá trình thực hiện hợp đồng. Thiết lập được nhiều mối quan hệ tốt đẹp giúp Công ty có thêm nhiều cơ hội dự thầu, nâng cao khả năng cạnh tranh khi tham gia đấu thầu thiết bị. Bên cạnh đó, các mối quan hệ đó cũng giúp Công ty nhanh chóng thuận lợi trong các khâu thanh toán, vận chuyển, cung ứng hàng hoá…giúp Công ty quay vòng vốn nhanh, tạo nên hiệu quả trong kinh doanh. Giải pháp 6 : Nâng cao chất lượng các dịch vụ sau bán Cơ sở lý luận và thực tiễn Khi kinh tế ngày càng phát triển, thì nhu cầu của xã hội ngày càng được nâng cao, việc mua bán không chỉ đơn thuần là mua bán sản phẩm mà nó còn được gắn với dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực mua bán thiết bị, thì các dịch vụ sau bán cũng là yếu tố quan trọng giúp các chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu. Các điều khoản về dịch vụ tuy là điều khoản nhỏ, không có ý nghĩa quyết định như yếu tố giá cả, kỹ thuật hay chất lượng nhưng cùng một điều kiện như nhau mà điều kiện về dịch vụ sau bán hàng khác nhau chút ít cũng quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty. Công ty bên cạnh những nỗ lực cố gắng để nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng thắng thầu thì cũng cần hoàn thiện các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng để tạo ra sự thoả mãn một cách tốt nhất yêu cầu của chủ đầu tư. Nội dung của giải pháp Công ty cần cung cấp một hệ thống các dịch vụ sau hoàn chỉnh: Dịch vụ trợ cấp tín dụng cho khách hàng - Dịch vụ vận chuyển thiết bị tới tận trụ sở của khách hàng khi thực hiện hợp đồng - Dịch vụ thay thế phụ tùng khi có những hỏng hóc Dịch vụ kiểm tra, bảo hành, lắp đặt và đào tạo: + Cung cấp các dịch vụ kiểm định thiết bị + Lắp đặt, vận hành, hướng dẫn sử dụng một cách nhiệt tình, tỷ mỉ cho khách hàng trong và sau khi thực hiện hợp đồng. Có vấn đề gì chưa hiểu, cán bộ có trình độ sẽ giải đáp thắc mắc cặn kẽ. + Kiểm tra và chạy thử đảm bảo thiết bị chạy tốt khi giao cho khách hàng. + Cử cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ để tư vấn cho khách hàng các thiết bị tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng. Tiến hành sửa chữa, bảo hành những lỗi hư hỏng nhỏ. Thời gian bảo hành tuỳ thuộc vào thiết bị mà Công ty cung cấp và cam kết phụ tùng thay thế trong thời hạn nhất định khi thiết bị là thiết bị chuyên dụng. Công ty còn hỗ trợ chủ đâu tư thực hiện dự án. Ngoài ra, Công ty còn thường xuyên tổ chức cho khách hàng, tham quan, tham gia hội thảo về thiết bị mà Công ty cung ứng để tạo niềm tin nơi khách hàng. Công ty nên tích cực tìm hiểu, nắm bắt tâm lý, nhu cầu của khách hàng, của thị trường để ngày càng đưa ra các dịch vụ tốt hơn, hoàn chỉnh hơn cho chủ đầu tư. 3. Tác dụng của giải pháp Đây là những hoạt động thoả mãn tốt hơn các nhu cầu của khách hàng, tạo ra sự tin cậy về sản phẩm, nâng cao uy tín của Công ty, giúp khách hàng gắn bó với Công ty hơn. Đôi khi đây cũng là yếu tố quyết định đến sự thành bại của Công ty khi tham dự thầu. Dịch vụ sau bán sẽ tạo cho khách hàng sự yên tâm khi sử dụng sản phẩm, tạo ra cho các chủ đầu tư cảm giác được tôn trọng, được phục vụ tốt nhất. Nếu Công ty thực hiện được tốt các dịch vụ này sẽ góp phần nâng cao vị thế của Công ty trên thị trường. Kết luận Sự tăng trưởng vượt bậc của nền kinh tế cùng với những thành tựu to lớn trong công cuộc xây dựng đất nước là một bằng chứng thuyết phục về sự đúng đắn của những chính sách đổi mới. Đấu thầu nói chung, đấu thầu thiết bị nói riêng tuy đã được áp dụng một thời gian khá dài nhưng hiện nay vẫn là lĩnh vực khá mới mẻ đối với nhiều Doanh nghiệp. Khi nước ta còn nghèo, đang trong quá trình Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá để nhanh chóng đưa đất nước bắt kịp với sự phát triển chung của thế giới, thì việc nhập khẩu các thiết bị từ các nước tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy mới ra đời cách đây không lâu nhưng Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT đã vượt qua những khó khăn thử thách ban đầu, không ngừng phấn đấu toàn diện để có thể tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, ngày càng khẳng định được uy tín, năng lực, trách nhiệm của mình. Công ty đã ít nhiều góp phần đẩy nhanh sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Tuy nhận thức được những khó khăn trước mắt nhưng Công ty đã quyết tâm lựa chon hoạt động dự thầu cung ứng thiết bị là đầu ra cho việc nhập khẩu các thiết bị. Qua một thời gian hoạt động đã đạt những kết quả khả quan, điều đó có thể chứng tỏ Công ty đã tìm cho mình một hướng đi đúng đắn. Hoạt động đấu thầu đã thực sự đem lại hiệu quả cho Công ty, giúp cho Công ty phát huy được những tiềm năng sẵn có, ngày càng mở rộng và phát triển. Sau một thời gian ngắn được thực tập ở Công ty đã giúp em có điều kiện hiểu rõ thêm hoạt động đấu thầu, đặc biệt là hoạt động dự thầu của Công ty. Trong khuôn khổ của bài viết này, em đã cố gắng trình bày một số vấn đề liên quan đến hoạt động dự thầu, thực tiễn áp dụng trong Công ty và mạnh dạn đưa ra một số giải pháp để nâng cao năng lực dự thầu, khả năng thắng thầu của Công ty. Em mong chuyên đề nghiên cứu này sẽ có thể góp một phần nào đó vào việc hoàn thiện công tác dự thầu của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT. Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và trình độ nhận thức có hạn nên bài viết này chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn. Vì vậy, em kính mong nhận được sự góp ý, chỉ đạo của các thầy cô, và các bạn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn TS. Trần Văn Hoè cùng các cô chú, anh chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo Giáo trình Quản trị đấu thầu - Đại học KTQD Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Đại học Ngoại Thương Nghị định số 88/1999/NĐ - CP ngày 1/9/1999 về việc Ban hành quy chế đấu thầu Thông tư hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số 88/1999/ NĐ - CP Nghị định số 66/2003/ NĐ - CP về sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế đấu thầu Thông tư hướng dẫn thực hiện nghị định 66/2003/NĐ - CP Cẩm nang về Công tác đấu thầu – Bộ KH & ĐT Quản lý đấu thầu thực trạng ở Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế – TS Ngô Minh Hải - Đại học KTQD Tạp chí Xây dựng và một số bài viết khác Http// www.mpi.gov.vn và một số bài trên Internet Tài liệu giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ – CETT Các báo cáo tổng kết hàng năm của Công ty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ - CETT ._.