Dự phòng phải thu khó đòi & dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong các Doanh nghiệp

Lêi më ®Çu Trong quả trình hoạt đống sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường có mối quan hệ kinh tế với nhiều đối tượng. Các đối tượng này quan tâm đến tình hình tài chính, khả năng sinh lời và khả năng phát triển của doanh nghiệp . Trên cơ sở đó họ co thể quyết định được có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không, có nên bán hàng cho doanh nghiệp không hoặc có nên cho doanh nghiệp vay hay không . Tất cả những câu hỏi đặt ra chỉ có thể lời được khi họ biết được thực trạng về tình hình tài chính của doanh nghiệp như thế nào . Mặt khác,trên góc độ quản lý vĩ mô của nhà nước, các cơ quan nhà nước cơ quan thuế, tái chính, kiểm toán cũng cần phải có những tài liệu đáng tin cậy về tình hình tài chính của doanh nghiệp . Thế nhưng, nền kinh tế hiện nay hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước . Một đặc điểm nổi bật đó là hoạt đông sản xuất kinh doanh chịu sự tác động, chi phối mạnh của quy luật giá cả, sự cạnh tranh gây gắt với nhiều cơ hội thách thức và cả những khó khăn mới đặt ra cho doanh nghiệp . Chính vì vậy giá trị tài sản luôn luôn thay đổi tại mỗi thời điểm khác nhau và có thể sẽ có nhiều những tổn thất, rủi ro sẽ xảy ra . Làm thế nào để phản ánh được chính xác giá trị thực tế của tài sản trên các báo cáo kế toán đồng thời khắc phục, bù đắp được những tổn thất sẽ xảy ra . Xuất phát từ nguyên tắc kế toán : Nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc giá phí và yêu cầu trên đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện lập dự phòng . Theo qui định của chế độ hiện nay, doanh nghiệp phải tiến hàng lập dự phòng giảm giá tài sản trên 3 loại : Dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư trong hoạt động tài chính . Vì dự phòng là một nội dung tương đối mới trong chế độ ké toán tài chính so với các chế độ kế toán trước đây . Nên nó tồn tại những vướng mắc, bất cập đòi hỏi phải có sự thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp . Điều này đặc biệp thể hiện hai loại dư phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho . Với lý do trên em chọn nghiên cứu đề tài : Bàn về dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong các doanh nghiệp hiện nay . Đề tài này gồm hai phần : Phần 1 : Chế độ hiện nay về trích lập, xử lý vµ hạch toán các khoản dự phong giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu kho đòi Phần 2 : Phân tích, nhận xét và kiến nghị về việc trích lập, xử lý và hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho . Đề tài này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Trương Thanh Dũng . Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Jamiyanjav Ulziijargal PhÇn 1 ChÕ ®é hiÖn nay vÒ trÝch lËp, xö lý vµ h¹ch to¸n c¸c kho¶n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi, dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 1 . Lý luËn chung vÒ dù phßng vµ nguyªn t¾c lËp, hoµn nhËp dù phßng 1.1 Kh¸i niÖm ChuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ ( IAS 37 ) ®Þnh nghÜa mét kho¶n dù phßng lµ mét kho¶n nî ph¶i tr¶ cã gi¸ trÞ vµ thêi gian kh«ng ch¾c ch¾n trong ®ã mét kho¶n nî ph¶I tr¶ lµ mét nghÜa vô hiÖn t¹i cña doanh nghiÖp ph¸t sinh tõ nh÷ng sù kiÖn trong qu¸ khø , viªc thanh to¸n c¸c nghÜa vô nµy ®­îc dù tÝnh lµ sÏ lµm gi¶m c¸c nguån lîi kinh tÕ cö doanh nghiÖp g¾n liÒn víi c¸c lîi Ých kinh tÕ . Theo chuÈn mùc kÕ to¸n ViÖt Nam, hiÓu mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ cô thÓ th× dù phßng thùc chÊt lµ viÖc ghi nhËn tr­íc mét kho¶n chi phÝ thùc tÕ ch­a thùc chi ra vµo chi phÝ cña niªn ®é b¸o c¸o ®Ó cã nguån tµi chÝnh cÇn thiÕt bï ®¾p nh÷ng thiÖt h¹i cã thÓ x¶y ra trong niªn ®é liÒn sau . Nh­ vËy dù phßng mang tÝnh t­¬ng ®èi v× nã ®­îc lËp dùa trªn c¸c ­íc tÝnh kÕ to¸n . Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi : Lµ dù phßng phÇn gi¶ trÞ tæn thÊt cña c¸c kho¶n nî ph¶i thu, cã thÓ kh«ng ®ßi ®­îc do ®¬n vÞ hoÆc ng­êi nî kh«ng co kh¶ n¨ng thanh to¸n trong n¨m kÕ ho¹ch . Môc ®Ých cña viÖc lËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi lµ ®Ó ®Ò phßng nî ph¶i thu thÊt thu khi kh¸ch hµng kh«ng co kh¶ n¨ng tr¶ nî vµ x¸c ®Þnh gi¶ trÞ thùc cña kho¶n tiÒn ph¶i thu tån trong thanh to¸n khi lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh . Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho : Lµ dù phßng phÇn gÝa trÞ bÞ tæn thÊt do gi¶m gi¸ vËt t­, thµnh phÈm, hµng ho¸ tån kho cã thÓ x©y ra trong n¨m kÕ ho¹ch . Môc ®Ých cña nã lµ ®Ó ®Ò phßng hang tån kho gi¶m gi¸ so víi gi¸ gèc trªn sæ ®Æc biÖt khi chuyÓn nh­îng, cho vay, xö ly, thanh lý ®ång thêi ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ thùc tÕ cña hµng tån kho trªn hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n . Thêi ®iÓm lËp vµ hoµn nhËp Tr­êng hîp doanh nghiÖp ¸p dông n¨m tµi chÝnh trïng víi n¨m d­¬ng lÞch ( b¾t ®Çu tõ ngµy 1/1 vµ kÕt thóc 31/12 hang n¨m ) th× viÖc lËp vµ hoµn nhËp c¸c kho¶n dù phßng ®Òu ®­îc thùc hiÖn ë thêi ®iÓm kho¸ sæ kÕ to¸n ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh n¨m . Tr­êng hîp doanh nghiÖp ®­îc Bé Tµi chÝnh chÊp thuËn ¸p dông n¨m tµI chÝnh kh¸c víi n¨m d­¬ng lÞch th× thêi ®iÓm lËp vµ hoµn nhËp dù phßng lµ ngµy cuèi cïng cña n¨m tµi chÝnh . 1.3 §èi t­îng vµ ®iÒu kiÖn lËp dù phßng ph¶I thu khã ®ßi, dù phãng gi¶m gi¸ hµng tån kho 1.3.1 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi C¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi ®­îc lËp dù phßng ph¶i cã c¸c ®iÒu kiÖn sau : Thø nhÊt: ph¶i cã b¶ng kª vÒ tªn, ®Þa chØ, néi dung tong kho¶n nî, sè tiÒn ph¶i thu cña tong ®în vÞ nî ho¾c ng­êi nî trong ®ã ghi râ sè nî ph¶i thu khã ®ßi . Thø hai : ph¶i cã c¸c chøng tõ gèc hoÆc x¸c nhËn cña ®în vÞ nî hoÆc ng­êi nî vÒ sè tiÒn cßn nî ch­a tr¶, bao gåm : hîp ®ång kinh tÕ ,khÕ ­íc vay nî, b¶n thanh lý hîp ®ång, cam kÕt nî, ®èi chiÕu c«ng nî … Thø ba : c¸c c¨n cø ®Ó ®­îc ghi nhËn lµ kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi : Nî ph¶i thu ®· qu¸ h¹n thanh to¸n tõ hai n¨m trë lªn, kÓ tõ ngµy ®Õn h¹n thu nî ®­îc ghi trªn chøng tõ vay nî ( Hîp ®«ng kinh tÕ, khÕ ­íc vay nî hoÆc c¸c cam kÕt nî ), doanh nghiÖp ®· ®ßi nhiÒu lÇn nh­ng vÉn ch­a thu ®­îc nî . Tr­êng hîp ®Æc biÖt, tuú thêi gian qu¸ h¹n ch­a tíi 2 n¨m nh­ng con nî ®ang trong thêi gian xem xÐt gi¶i thÓ,ph¸ s¶n hoÆc ng­êi nî cã c¸c dÊu hiÖu kh¸c nh­ bá trèn, ®ang bÞ c¸c c¬ quan ph¸p luËt truy tè, giam gi÷, xÐt xö … th× còng ®­îc ghi nhËn lµ kho¶n nî nghi ngê khã ®ßi . Thø t­, doanh nghiÖp lËp héi ®ång ®Ó x¸c ®Þnh c¸c kho¶n nî ph¶I thu khã ®ß vµ thÈm ®Þnh møc ®é. Héi ®ßng do gi¶m ®èc thµnh lËp víi c¸c thµnh phÇn b¾t buéc lµ: gi¶m ®èc , kÕ to¸n tr­ëng vµ tr­ëng phßng kinh doanh. 1.3.2 Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Theo quy ®Þnh hiÖn nay ®èi t­îng lËp dù phßng lµ nh÷ng hµng tån kho co gi¸ trÞ thuÇn cã thÓ thùc hiÖn nhá h¬n gi¸ gèc . Sè dù phßng gi¶m gÝa hµng tån kho lµ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ gèc cña hµng tån kho lín h¬n gi¶ trÞ thuÇn co thÓ thùc hiÖn ®­îc cña chóng trong ®ã : Hµng tån kho bao gåm : Thø nhÊt, hµng ho¸ mua vÒ ®Ó b¸n : hµng ho¸ tån kho , hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng, hµng göi ®i b¸n, hµng ho¸ göi ®I gai c«ng chÕ biÕn . Thø hai, thµnh phÈm tån kho vµ thµnh ph©mr göi ®i b¸n . Thø ba, s¶n phÈm dë dang : s¶n phÈm ch­a hoµn thµnh vµ s¶n phÈm hoµn thµnh ch­a lµm thñ tôc nhËp kho thµnh phÈm . Thø t­, nguyªn liÖu,vËt liÖu,c«ng cô,dông cô tån kho, göi ®i gia c«ng chÕ biÕn vµ ®· mua ®ang ®i trªn ®­êng,chi phÝ dông cô dë dang . Gi¸ trÞ thuÇn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc: lµ gi¸ b¸n ­íc tinh cña hµng tån kho trong kú s¶n xuÊt, kinh doanh b×nh th­êng, trõ chi phÝ ­íc tÝnh ®Ó hoµn th¸nh s¶n phÈm vµ chi phÝ ­íc tÝnh cÇn thiÕt cho viÖc tiªu thô chóng . Hµng tån kho ®­îc lËp dù phßng gi¶m gi¸ th× ph¶i tu©n theo c¸c ®iÒ kiÖn sau : Mét lµ, ph¶i cã biªn b¶n kiÓm kª hµng tån kho t¹i thêi ®iÓm tÝnh . Hai là, có hoá đơn, chứng từ hợp lý pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư hàng hoá tồn kho . Ba là, hàng tồn kho phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp . Bốn là, doanh nghiệp phải lập hội động thẩm định mức giảm giá hàng tồn kho . Hội đồng thẩm định gồm các thành phần bắt buộc sau : Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng vật tư . Ngoài ra, trường hợp nguyên vật liệu và cộng cụ dụng cụ dùng cho mục đích sản xuất sản phẩm có giá trị bị giảm nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nó không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho . 1.4 Quy trình và phương pháp xác định, tính toán mức dự phòng cần lập 1.4.1 Đối với dự phòng phả thu khó đòi Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu là khó đòi phù hợp với quy đinh trong chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp tính toán số dự phòng cần phải lập theo từng khoản nợ theo một trong các cách sau : Cách 1 : Có thể ước tính một tỷ lệ nhất định ( theo kinh nghiệm ) trên tổng doanh số thực hiện bán chịu . Số dự phòng cần lập = Doanh số phải thu nhân với Tỷ lệ ước tính Cách 2 : Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ pjải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khoản hàng quá hạn được xếp loại khách hàng nghi ngờ theo quy định . Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phương pháp xác minh để xác định số dự phòng cần lập theo số % khó thu đã được thẩm định . Dự phòng cần lập = % mất nợ có thể * Nợ phải thu khách hàng nghi ngờ Cách tính thứ hai cho ta biết mức dự phòng cần lập khá sát với thực tế thất thu có thể xẩy ra, tuy nhiên cần phải mất nhiều công sức để tổ chức hạch toán chi tiết, phân loại nợ, đối chiếu xác định nợ với từng khách hàng . Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi được lập không được vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm . Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ váo bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp . Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trước tiên doanh nghiệp phải ước tính giả trị thuần có thể thực hiện được của từng loại hàng tồn kho . Việc ước tính này dựa trên những bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính và phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ước tính đồng thời phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho . Trên cơ sở đã biết doanh nghiệp xác định số dự phòng cần lập cho năm tiếp theo băng các bước công việc sau : Bước 1 : Kiểm kê số hàng tồn kho hiện có từng loại Bước 2 : Lập bảng kê hàng tồn kho về số lượng và giá trị mua vào, đối chiếu với giá trị thuần có thể thực hiện được váo ngày kiểm kê – ngày cuối niên độ báo cáo . Bước 3 : Tính mức dự phòng phải lập cho niên độ sau theo từng loại hàng tồn kho nào mà giá trị thuần có thể thực hiện được của nó nhỏ giá gốc ( giá hạch toán trên sổ kế toán ) = x - Bước 4 : Tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào bảng kê chi tiết … Bảng kê này là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán . 1.5 Xử lý các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.5.1 Với dự phòng phải thu khó đòi Cuối kỳ kế toán năm, sau khi kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay bằng với số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp không phải trích lập thêm . Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của các khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán váo chi phí quản lý doanh nghiệp . Nếu số dự phòng khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên đọ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp . 1.5.2 Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm, sau khi tính toán số dụ phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập, nếu số dự phòng tồn kho cần trích lập năm nay bằng với khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì doanh nghiệp không phải trích lập thêm . Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toấnnmw nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối ky kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi tăng giá vốn hàng bán . Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán . 2 . Xử lý xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được 2.1 Các trường hợp nợ được coi là không có khả năng thu hồi Theo quy dinh hiện nay các khoản nợ phải thu quá hạn hoặc chưa quá hạn thuộc một trong các trường hợp sau đây được coi là khoản nợ không có khả năng thu hồi : Thứ nhất, khách nợ là doanh nghiệp, đã hoàn thành việc giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật . Thứ hai, khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả . Thứ ba, khách nợ là cá nhân đã chết, mất tích đang thi hành án phạt tù, hoặc người thừa kế theo luật, nhưng không co khả năng chi trả theo phán quyết của toà án . Thứ tư, khách nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xoá nợ theo quy định của pháp luật . Thứ năm, khoản chênh lệch còn lại của khoản nợ không thu hồi được sau khi đã xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể phải bồi thường vật chất . Thứ sáu, khoản chênh lệch thiệt hại được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận do bán nợ phải thu . Thứ bẩy, các khoản nợ phải thu mà dự toán chi phí đòi nợ lớn hơn giá trị phải thu . Thứ tám, các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn từ 3 năm trở lên, tuy khách nợ còn tồn tại, còn hoạt động nhưng kinh doanh thua lỗ liên tục và quá khó khăn, hoàn toàn không có khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tích cực áp dụng các biện pháp nhưng vẫn không thu được nợ . 2.2 Chứng từ cần có khi xử lý xoá sổ nợ Thứ nhất, biên bản của hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp . Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá rị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế ( sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được ) Thứ hai, bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá để làm căn cứ hạch toán . Thứ ba, quyết định của toà án cho xử lý phá sản doanh nghiệp theo luật phá sản quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với đơn vị nợ . Thứ tư, giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ . Thứ năm, giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người còn sống nhưng không có khả năng trả nợ . Thứ sáu, lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án nhưng quá thời hạn 2 năm kể từ ngày nợ . Thứ bẩy, quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xoá nợ không thu hồi được của doanh nghiệp . 2.3 Thẩm quyền xử lý nợ Việc xử lý xóa sổ những khoản nợ không thu hồi được thuộc thẩm quyền của Hội đồn quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị ) hoặc hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có hội đồng thành viên ); tổng giám đốc, giám đốc (đối với doanh nghiệp không có hội đồng quản trị ) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ doanh nghiệp căn cứ vào các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xoá sổ và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước nhà nước và pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành . Mức độ tổn thất thực tế và cách xử lý hạch toán Mức độ tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là phần còn lại sau khi lấy số dự nợ phải thu ghi trên sổ kế toán trừ đi số nợ đã thu hồi được ( do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của toà án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khac ) . Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không thu hồi được cho phép xoá nợ thì bù đắp bằng nguồn dự phòng phải thu khó đòi, nếu thiếu hoặc chưa lập dự phòng thi hạch toán phần này vào chi phí quản lý doanh nghiệp . Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ . Nếu lại thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác . 3. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho Theo thông từ số 89/2002/TT- BTC ngày 9/10/2002 thì việc hạch toán các nghiệp vụ dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho như sau : 3.1 Dụ phòng phải thu khó đòi 3.1.1 Tài khoản sử dụng TK 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi Kết cấu nội dung : Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng đã lập thừa ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Bù đắp tổn thất thực tế xảy ra với phần đã lập dự phòng Bên Có: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi chi phí quản lý doanh nghiệp cho năm báo cáo . Dư có: Dự phòng đã lập hiện có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu nội dung : Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có : Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả kinh doanh TK 642 cuối kỳ kông có số dư và được chi tiết thành các tài khoản từ 6421 đến 6428 . TK 711 – Thu nhập khác Kết cấu nộ dung : Bên Nợ : Số thuế GTGT phải nộp ( nếu có ) tính theo phương pháp trực tiếp đối với các khoản thu nhập khác ( nếu có ) (ở doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp ) Cuối kỳ kế toán kết chuyển các khoản thu nhập khác trong kỳ sang TK 911 ( Xác định kết quả kinh doanh ) Bên Có : Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ TK 711 ( Thu nhập khác ) không có số dư cuối kỳ . 3.1.2 Phương pháp hạch toán Cuối ky kế toán năm, so sánh giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay với số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết . Nếu phải trích lập thêm ghi : Nợ TK 642 Có TK 139 Nếu được hoàn nhập ghi : Nợ TK 139 Có TK 642 ( Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi ) Trường hợp các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được phép xoá nợ, ghi : Nợ TK 139 : Phần đã lập dự phòng phải thu khó đòi Nợ TK 642 : Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xoá sổ > số lập dự phòng Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 138 : Phải thu khác Đồng thời ghi Nợ TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý ( TK ngoài bảng cân đối kế toán ) Trường hợp xử lý xoá nợ sau đó đã thu hồi được, kế toán căn cứ vào giá tị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi : Nợ TK 111,112 Có TK 711 Đồng thòi ghi Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ dự phòng phải thu khó đòi TK642 TK139 TK111,138 LËp DPPTK§ (PhÇn chªnh lÖch gi÷a sè ph¶i lËp n¨m nay> sè d­ kho¶ng DP n¨m tr­íc ch­a sö dông Xo¸ sæ nî PTK§ Hoµn nhËp DPPTK§ (phÇn chªnh lÖch gi÷a sè ph¶i lËp n¨m nay < sè d­ kho¶n dù phßng n¨m tr­íc ch­a sö dông hÕt) PhÇn chªnh lÖch lín h¬n gi÷a sè thùc tÕ xo¸ sæ víi sè ®· lËp dù phßng TK711 Nî ®· xö lý xo¸ sæ l¹i thu håi ®­îc Ghi gi¶m kho¶n nî KPK§ ®· xö lý xo¸ sæ Ghi t¨ng kho¶n nî PTK§ ®· xö lý xo¸ sæ TK004 TK111,112 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu nội dung : Bên Nợ : Hoàn nhập số dự phòng chênh lệch giữa số phỉa lập năm nay < số đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước Bên Có : Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi tăng giá vốn hàng bán Dư có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện co TK 632- Giá vốn hàng bán Kết cấu nội dung : Bên Nợ : Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ . Phản ánh khoản hao hụt, mất mất của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra . Phản ánh chi phí tự xây dựng, chế tạo tài sản cố định vượt trên mức bình thường. Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay > khoản đã lập dự phòng năm trước . Bên Có : Phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính ( 31/12) ( Chênh lệch giữa số phải lập dự phòng năm nay < khoản đã lập dự phòng năm trước ) Kết chuyển giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 TK 632 ( Giá vốn hàng bán ) không có số dư cuối kỳ . Phương pháp hạch toán Cuối năm tài chính, tính toán và so sanh khoản phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước . Nếu phải trích lập thêm, ghi: Nợ TK 632 : Ct dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 159 Nếu được hoàn nhập, ghi : Nợ TK 159 Có TK 632 : CT dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK159 TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho (nÕu sè ph¶i lËp cuèi kú kÕ to¸n n¨m nay > Sè ®· lËp cuèi kú kÕ to¸n n¨m tr­íc) TK632 Hoµn nhËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho (nÕu sè ph¶i lËp cuèi kú kÕ to¸n n¨m nay < sè ®· lËp cuèi kú kÕ to¸n n¨m tr­íc 4. Kế toán Việt Nam so với kế toán Pháp về lập dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho Có thể nói kế toán dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàn tồn kho ở Việt Nam đi theo xu hướng giống với kế toán Pháp . Những điểm giống nhau này thể hiện nhiều trên dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuh thể là về điều kiện trích lập, cách xử lý dự phòng, trích lập thêm hay được hoàn nhập . Chi phí dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho cùng được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuúat kinh doanh . Tuy nhiên, việc hoàn nhập dự phòng của Pháp được ghi tăng thu nhập trong khi ta lại ghi giảm chi phí . Thêm vào đó, việc hạch toán của Pháp rất chi tiêt ( thể hiện trên hệ thống tài khoản ) đặc biệt là dự phòng phải thu khó đòi . Pháp có riêng tài khoản 416 – ( khách hàng khó đòi nghi ngờ đang tranh chấp ) và tài khoản 654- ( lỗ do không đòi được nợ ) để xử lý các tổn thất thực tế phát sinh do công nợ phải thu thực sự không đòi được . Điều này cũng tạo nên sự khác nhau trong cách xử lý các khoản phải thu không có khả năng thu hồi giữa kế toán Pháp và kế toán Việt Nam . Kế toán Pháp hạch toán như sau : Nợ TK 654: ( lỗ do không đòi được nợ ) Nợ TK 4455: ( thuế GTGT phải nộp nhà nước ) Có TK 416 : ( khách hàng khó đòi nghi ngờ đang tranh chấp ) Có TK 411: ( trường hợp chưa kịp lập dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng) Đồng thời phải hoàn nhập số dự phòng ( nếu trước đây đã lập ) của khách hàng xử lý xoá sổ : Nợ TK 491 : ( dự phòng giảm giá các tài khoản khách hàng ) Có TK 781 : ( hoàn nhập khấu hao và dự phòng thuộc thu nhập kinh doanh) Việc phân loại khách hàng và khách hàng và hạch toán khách hàng khó đòi nghi ngờ đang tranh chấp vào riêng một khoản sẽ tiện lợi hơn cho việc theo dõi và xử lý các khoản nợ nghi ngờ bị mất . Một điểm khác nhau cơ bản nữa là về cơ sở tính số dự phòng phải thu khó đòi cần lập. Ở Việt Nam tính trên số nợ nghi ngờ có cả thuế GTGT, còn ở Pháp tính số dự phòng trên số nợ ngoài thuế GTGT : Mức dự phòng Số % có khả Số nợ nghi ngờ giảm giá tài = năng mất x ngoài thuế giá khoản khách hàng trị giá tăng Sở dĩ Pháp tính mức dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng trên số nợ nghi ngờ ngoài thuế vì Pháp cho rằng số thuế khách hàng đang nợ chúng ta là số thuế thu hộ nhà nước nên nếu mất thì nhà nước phải chịu . Thuế không thuộc doanh thu của doanh nghiệp do đó phải lập dự phòng ngoài thuế, tính trên thu nhập của doanh nghiệp . Điều nay cho thấy sự chặt chẽ trong hệ thống kế toán Pháp . PhÇn 2 Ph©n tÝch, nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ vÒ viÖc trÝch lËp, xö lý vµ h¹ch to¸n c¸c kho¶n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi, dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho hiÖn nay Phân tích và nhận xét về trích lập, xử lý và hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho hiện nay Những thay đổi tích cực trong thông tư 89/2002 về hướng dẫn hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho Từ năm 1997 đến nay, Bộ Tài chính liên tục cho ra các thông tư : Thông tư 64/1997, Thông tư 33/1998, Thông tư 107/2001 và Thông tư 89/2002 hướng dẫn việc trích lập, xử lý và hạch toán các khoản dự phòng . Tuy nhiên các thông tư 64/1997, 33/1998 và 107/2001 phần lớn là giống nhau chưa thực sự sát với các chuẩn mực kế toán, còn nhiều bất cập giữa chế độ tài chính và chế độ kế toán . Vì vậy nó gây hạn chế khó khăn cho công tác dự phòng . Thông tư mới đây nhất 89/2002 hướng dẫn việc hạch toán dự phòng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành vì thế nó khắc phục được một số nhược điểm của các thông tin trước đồng thời giảm bớt khó khăn cho việc quản lý và sử dụng nguồn dự phòng của doanh nghiệp . Điều này được thể hiện trên một số khía cạnh sau : Thứ nhất, việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho ghi nhận tăng chi phí nào thì khi được hoàn nhập dự phòng cũng ghi giảm chính chi phí đó . Điều này thể hiện sự nhất quán trong việc hạch toán đồng thời giúp cho việc xác định chi phí, thu nhập của từng hoạt động chính xác hơn . Vì thế, nó khắc phục được hạn chế của các cách hạch toán trước đây ( khi trích lập thì ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp nhưng khi hoàn nhập lại ghi tăng thu nhập khác) Thứ hai, xoá bỏ cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp bằng cách ghi tăng giá vốn hàng bán và khi được hoàn nhập dự phòng thì giảm giá vốn hàng bán . Điều này là phù hợp với qui định của chuẩn mực kế toán số 02- Hàng Tồn Kho : ( Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ . Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nhỏ hơn khảon dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước,thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh). So với trước kia, sự thay đổi này đã tránh được bất cập giữa chế độ tài chinh bà chế độ kế toán . Thứ ba, việc xử lý giá trị tổn thất thực tế phát sinh do công nợ không đòi được . Thông tư 89/2002 qui định : trường hợp các khoản phải thu khó đòi thực sự là không đòi được, giá trị tổn thất thực tế được bù đắp bằng nguồn dự phòng phải thu khó đòi , nếu thiếu thì hạch toán tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xoá sổ lớn hơn số lập dự phòng ) . Cách làm này phản ánh được mục đích của việc lập dự phòng phải thu khó đòi là để bù đắp các khoản tổn thất khi khách hàng không có khả năng trả nợ đông thời nó cũng phù hợp với qui định của chuẩn mực kế toán hiện hành ( các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì phải được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi - đoạn 14 và đoạn 18 ) . Đây là một ưu điểm lớn trong cách hạch toán mới này. Cách hạch toán trên cũng khẳng dịnh được rõ hơn vai trò của việc lập dự phong, tránh được trường hợp có thể hiểu nhầm chi phí bị tính trùng nhiều lần như các cách hạch toán trước đây . Bởi vì trước kia chúng ta trích lập dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho là những khoản làm tăng chi phí quản lý doanh ngiệp ( năm N ) và khi thực tế tổn thất xẩy ra kế toán cũng hạch toán tăng chi phí quản lý doanh nghiệp ( năm N+1) toàn bộ phần tổn thất thực tế .Nếu như ta không nhận thấy quá trình hoàn nhập dự phòng sẽ làm tăng thu nhập cho doanh nghiệp thì sẽ hiểu là chi phí bị tính trùng . Thứ tư, hiện nay số trích lập thêm hay được hàon nhập dự phòng phải thu khó đòi là số chênh lệch giữa mức cần phải trích lập năm nay với số dư của khoản dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết ( số dư khoản dự phòng trước thời điểm khoá sổ năm nay ) . Còn trước kia số trích lập thêm hay được hoàn nhập là chênh lệch giữa mức cần phải trích lập năm nay với số dư của khoản dự phòng đã trích lập năm trước . Sự thay đổi này nhằm khắc phục hạn chế của qui định cũ đó là chưa tình dến các trường hợp xoá nợ khó đòi phát sinh trong năm khi xác định số trích lập dự phòng thêm cho các khoản nợ phải thu khó đòi . Bởi vì nếu trong năm có xử lý xoá sổ khoản phải thu khó đòi nào thì số dư khoản dự phòng này đã thay đổi giảm không còn như số đã trích lập năm trước nữa . Điều đó cho thấy việc trích lập, hoàn nhập và xử lý các khoản tổn thất thực sự phát sinh do giảm giá hàng tồn kho, công nợ không đòi được nhìn chung đã được theo dõi trên các tài khoản dự phòng . Do đó tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý ( kiểm tra, kiểm soát ) xét duyệt và thẩm định nguồn dự phòng đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp công tác hạch toán cũng như quản trị chi phí – thu nhập . Một số hạn chế còn tồn tại trong dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho hiện nay Về xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thông tư 89/2002 vẫn qui định mức dự phòng trích lập thêm hay hoàn nhập là số chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay với khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước nghĩa là không tính đến trường hợp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực tế xảy ra . Mặt khác thông tư cũng không hề đề cập tới vấn đề xử lý giả trị tổn thất xảy ra do hàng tồn kho thực sự bị giảm giá như thế nào . Nếu theo như chuẩn mực kế toán sô 02 – hàng tồn kho thì xử lý khoản tổn thất này có thể ghi : Nợ TK 159 Có TK : 151,152,…,156 Khi đó qui định trên sẽ không còn hợp lý vì số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã bị giảm so với mức đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước . Vậy thông tư cần có sự giải thích, qui định rõ rằng cụ thể hơn về vấn đề này . Quan điểm hiện nay vê chi phí dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho Chế độ hiện nay ( thông tư và chuẩn mực kế toán hiện hành ) qui định : chi phí dự phòng phải thu kho đòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp còn chiphí dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào giá vốn hang bàn . Tuy nhiên nếu xét về bản chất nội dung nghiệp vụ trích lập dự phòng, hoàn nhập dự phòng là các nghiệp vụ chỉ được phát sinh vào cuối năm khi đủ điều kiện được phép trích lập . Còn đối với nghiệp vụ xử lý xoá sổ nợ thì phải được Hội đồng quản trị giám đốc quyết định, nghiệp vụ này không xảy ra thường xuyên trong năm. Hơn nữa, việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp thì rất có thể nguyên tắc ( thận trọng ) trong kế toán không được đáp ứng bởi vì nếu tháng cuối năm doanh nghiệp không có sản phẩm tiêu thụ hoặc tiêu thụ với khối lượng rất ít … thì khi đó chi phí quản lý doanh nghiệp không được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả, có nghĩa là chi phí dự phòng có thể không được thực hiện vào cuối năm . Do đó , co hay không nên để chiphí dự phòng hai khoản trên trong nội dung của chi phí quản lý doa._.