Dự án: Quy hoạch khu chăn nuôi và huấn luyện ngựa Shergar’s Training Cente

có hiệu quả cao. Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Việc quy hoạch một khu chăn nuôi và huấn luyện ngựa ngay cạnh khu trường đua là một việc làm cần thiết nhằm phát triển rộng hơn nữa Quy hoạch khu phức hợp đua ngựa_Shergar. Tập cưỡi ngựa rất được các bạn trẻ, đặc biệt là các em nhỏ ưa thích. Nó không chỉ rèn luyện con người về khả năng chinh phục khó khăn, sự kiên nhẫn mà còn giáo dục về tình yêu với động vật. Có người lại muốn hòa mình với không khí thiên nhiên, nhìn ngắm những chú ngựa trong trang trại… Qua hai bài thảo luận 1 và 2 của nhóm 3 QLDA, cùng với sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của Tiến sĩ Phạm Văn Hùng, tôi đã hoàn thành bài tiểu luận dự án “Quy hoạch khu chăn nuôi và huấn luyện ngựa Shergar’s Training Center” là một phần của dự án “Quy hoạch khu phức hợp đua ngựa_ Shergar”. Tôi đã phát triển và thực hiện dự án với mong muốn đem lại cho tất cả những người có niềm đam mê với môn đua ngựa, cũng như đưa người dân tiếp cận và hiểu hơn về môn thể thao còn khá mới mẻ ở Việt Nam. PHẦN 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN: Tên dự dán : Quy hoạch khu chăn nuôi và huấn luyện ngựa Shergar’s Training Center. Chủ đầu tư dự án : Tập đoàn Riviera ( Nhật Bản ) Ban quản lý dự án: Nhóm 3 - khoa quản lý - Trường Đại học Thăng Long Hình thức đầu tư : 100% vốn đầu tư nước ngoài. Địa điểm quy hoạch : Vĩnh Tiến, Vĩnh Đức, Kim Bôi, Hòa Bình ( Cách Hà Nội 60km ) Thời gian thực hiện dự án: 4 tháng, độ co dãn về thời gian thực hiện dự án là 2 tháng. Ý tưởng thực hiện dự án: Nhận thấy số lượng những khu chăn nuôi ngựa thực sự đáp ứng nhu cầu đua ngựa còn thiếu, nơi để bồi đắp thêm tình yêu thương động vật, rèn luyện những đức tính kiên trì, không chịu khuất phục bằng những môn thể thao vẫn chưa được chú trọng. Mục tiêu của dự án: Trở thành khu phức hợp đua ngựa xứng tầm khu vực và thế giới đầu tiên và duy nhất ở miền Bắc nói chung và Hà Nội nói riêng. Một không gian giành cho những người đam mê môn thể thao đua ngựa và những người yêu thích động vật Đem lại cho mọi người thêm những hiểu biết về loài động vật quý hiếm từ đó bồi đắp thêm tình yêu động vật và rèn luyện đức tính tốt. Chi phí dự kiến: trong khoảng từ 300 đến 400 nghìn USD Tiêu chí hàng đầu: Chất lượng dự án Các căn cứ pháp lý và hệ thống văn bản, tiêu chuẩn kỹ thuật chính. Hình dung dự án: Dự án quy hoạch khu phức hợp đua ngựa bao gồm các hạng mục: Chuồng ngựa, khu y tế thú y, sân huấn luyện ngựa, sân tổ chức thi ngựa nghệ thuật, khu bảo vệ, khu nhà ở của nhân viên, khu vệ sinh. Tổng diện tích quy hoạch là 250 ha. Mô hình chung của dự án: Khu trang trại chăn nuôi ngựa và huấn luyện ngựa bao gồm: Khu vực chuồng ngựa: gồm 300 chuồng ngựa Nhà y tế - thú y Nhà kho  Sân huấn luyện ngựa: Sân tổ chức thi ngựa nghệ thuật: Khu nhà cho nhân viên và bảo vệ trông coi Khu vệ sinh: Lập kế hoạch tổng thể: Cũng giống như dự án Quy hoạch khu phức hợp đua ngựa, dự án Quy hoạch khu chăn nuôi và huấn luyện ngựa Shergar’s Training Center được thiết kế và xây dựng dựa trên ý tưởng và khảo sát thực tế, vì vậy công việc của dự án sẽ được bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự án, cho đến giai đoạn kết thúc, nghiệm thu và bảo hành bản thiết kế. Cụ thể các công việc như sau: Kế hoạch giải phóng mặt bằng và đền bù Lập trình thực hiện dự án. Cơ cấu phân tích chi phí và ngân sách thực hiện dự án Kế hoạch tài trợ dự án Kế hoạch nhân sự Kế hoạch chất lượng Kế hoạch thông tin Kế hoạch đấu thầu ( thiết kế ) Thực thi kế hoạch: Việc quản lý dự án trong giai đoạn này được thực hiện thông qua: Giám sát quá trình thực hiện dự án So sánh và đánh giá kết quả của dự án với những mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Điều chỉnh lại những nội dung do có biến cố phát sinh ngoài dự kiến. Lập lại kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch đó. Kiểm soát những thay đổi về tổng thể: Ban quản lý đã có những phương án để  phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng ban cũng như từng thành viên trong tổ dự án để có thể kiểm soát  đối với những thay đổi tổng thể ngoài dự kiến. Kết thúc dự án: Thống kê lại dữ liệu: Các số liệu về chi phí,thời gian thực hiện,chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm So sánh và có những đánh giá giữa kế hoach và thực tế. Tìm hiểu nguyên nhân. Rút ra bài học kinh nghiệm. Kiểm điểm sau khi bàn giao. Quản trị tích hợp dự án là quá trình đảm bảo các thành phần của dự án được phối hợp chính xác và đầy đủ. PHẦN 2: QUẢN TRỊ DỰ ÁN I. Quản trị phạm vi ( project scop management ) : 1. Xác định phạm vi a. Phạm vi sản phẩm (Phụ lục 1) b. Cơ cấu phân tách công việc WBS (Phụ lục 2) 2. Kiểm tra và kiểm soát thay đổi phạm vi -Kiểm tra phạm vi. -Rất khó để tạo được WBS tốt cho dự án. -Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổI phạm vi là điều rất khó. 3. Nhiều dự án phải chịu tình trạng “scope creep” : **Kiểm soát thay đổi phạm vi : Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu: -Tuân thủ qui trình quản lý yêu cầu. -Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD để làm cho người dung dính líu nhiều hơn. -Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành. -Phải có thử nghiệm thỏa đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của dự án. -Xem xét những thay đổi từ góc nhìn hệ thống. Dùng phần mềm để quản trị phạm vi dự án. Phụ lục 1: Phạm vi sản phẩm Khu Sản phẩm Mục tiêu Yếu tố thành công Khu trang trại chăn nuôi và huấn luyện ngựa -Quy hoạch khu nuôi ngựa -Quy hoạch khu y tế chăm sóc -Quy hoạch khu tập và huấn luyện ngựa -Quy hoạch khu nhà kho - Quy hoạch khu nhà ở của nhân viên - Quy hoạch khu vệ sinh -Tạo ra những con ngựa khỏe mạnh, thiện chiến. -Thiết kế phù hợp với chức năng của từng khu. -Đúng với thiết kế của chủ đầu tư. -Đảm bảo thiết kế đúng tiến độ chủ đầu tư yêu cầu Phụ lục 2: Cơ cấu phân tách công việc STT WBS Công việc Ghi chú 1 1.0 Thực hiện các thủ tục chuẩn bị Ban điều hành (Giám đốc ĐH) tiến hành họp tổng thể các ban, phân công nhiệm vụ cho từng ban, cụ thể hóa bằng văn bản sau đó phân công công việc cho từng ban thành viên 1.1 Tiếp nhận mặt bằng qui hoạch 1.2 Họp toàn bộ các bên liên quan 1.3 Khảo sát địa hình 1.4 Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ 1.5 Họp thống nhất ý tưởng thiết kế 1.6 Cơ sở pháp lý 1.7 Dự toán 2 2.0 Lựa chọn nhà thầu thiết kế Ban thiết kế, ban thông tin, ban tư vấn trình lên ban điều hành. 2.1 Chuẩn bị mời thầu 2.2 Mời thầu 2.3 Chấm thầu 2.4 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng 3 3.0 Thiết kế, lên kế hoạch chi tiết Các ban nhóm khác hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình dướI sự giám sát của Ban KT&GS. 3.1 Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc 3.2 Ban thiết kế thiết kế phần thô 4 4.0 Thẩm định thiết kế Ban điều hành, ban tư vấn, ban thong tin chịu trách nhiệm. 4.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế 4.2 Trình chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế. 5 5.0 Hoàn thiện bản quy hoạch dự án Trưởng các ban tiến hành họp tiểu ban, kiểm tra nhiệm vụ cho từng thành viên, phảI chịu trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. Ban QLDA 5.1 Tiếp nhận và thẩm định mẫu qui hoạch 5.2 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản quy hoạch 5.3 Nghiệm thu, thanh toán và bàn giao toàn bộ bản quy hoạch. 6 6.0 Họp tổng kết dự án Ban QLDA họp tổng kết dự án Quan tâm phân tích các sai sót, rút kinh nghiệm, tổng kết thành quả công việc của các ban và rút kinh nghiệm trong các dự án sau. II. Quản trị thời gian dự án ( prọject time management ) : 1. Xác định công việc Trong quản trị phạm vi, đã xác định được các công việc cần thực hiện. Khi lên kế hoạch quản trị thời gian, ban điều hành và thông tin cần ước lượng được tương đối thời gian và thứ tự cho các công việc cần thực hiện. Chúng tôi xác định công việc như sau : Các giai đoạn STT Công việc Kế hoạch thời gian Giai đoạn khởi đầu 1 Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục pháp lý Tháng 3/2010 2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan Tháng 3/2010 Giai đoạn thực hiện 3 TIếp nhận mặt bằng Tháng 3 /2010 4 Khảo sát địa hình Tháng 3 /2010 5 Lập bản thiết kế quy hoạch Tháng 4 /2010 6 Thẩm định và phê duyệt quy hoạch Tháng 4 /2010 7 Lập dự toán chi phí quản lý dự án Tháng 4 /2010 8 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 5 /2010 9 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 5 /2010 10 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc Giữa Tháng 5 => hết tháng 5 Giai đoạn kết thúc 11 Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch Tháng 6 /2010 12 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt Tháng 6 /2010 13 Sửa chữa và hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Giữa Tháng 6 /2010 14 Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án. Giữa Tháng 6 /2010 2. Sắp xếp công việc GIAI ĐOẠN STT STT CHI TIẾT CÔNG VIỆC TRƯỚC TÊN CHI TIẾT CÔNG VIỆC Công việc sau Khởi đầu A A1 _ Chuẩn bị hồ sơ B1 A2 _ Chuẩn bị thủ tục pháp lý B1 B B1 A1,A2 Thành lập ban quản lý B2 B2 B1 Họp các bên liên quan C1 Thực hiện C C1 B2 Tiếp nhận mặt bằng C2 C2 C1 Khảo sát địa hình D D D C2 Lập bản thiết kế quy hoạch E1 E E1 D Thẩm định bản quy hoạch F E2 D Phê duyệt bản quy hoạch F F F E1,E2 Lập dự toán chi phí quản lý dự án G1 G G1 F Chuẩn bị đấu thầu G2 G2 G1 Tổ chức đấu thầu H1 H H1 G2 Đánh giá hồ sơ dự thầu I1,I2,H2 H2 H1 Xét duyệt trúng thầu J I I1 H1 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu J I2 H1 Thông báo kết quả trúng thầu J J J H2,I1,I2 Thiết kế bản vẽ chi tiết và mô hình quy hoạch K1,K2 Kết thúc K K1 J Hoàn thiện bản quy hoạch M K2 J Trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch M M M K1,K2 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt N N N M Sửa chữa hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch O1 O O1 N Họp ban quản lý và rút kinh nghiệm O2 O2 O1 Kết thúc dự án _ 3. Quản lý và ước tính thời gian hoàn thành công việc Đơn vị: Ngày STT STT chi tiết TÊN CÔNG VIỆC THỜI GIAN BI QUAN THỜI GIAN LẠC QUAN THỜI GIAN THƯỜNG GẶP THỜI GIAN DỰ TÍNH PHƯƠNG SAI A A1 Chuẩn bị hồ sơ 10 5 7 8.83 0.69 A2 Chuẩn bị thủ tục pháp lý 15 7 10 10.33 1.77 B B1 Thành lập ban quản lý 4 2 3 3 0.11 B2 Họp các bên liên quan 2 1 1 1.12 0.03 C C1 Tiếp nhận mặt bằng 3 1 2 2 0.11 C2 Khảo sát địa hình 7 3 5 5 0.44 D D Lập bản thiết kế quy hoạch 10 5 7 7.12 0.69 E E1 Thẩm định bản quy hoạch 10 5 7 7.12 0.69 E2 Phê duyệt bản quy hoạch 7 3 5 5 0.44 F F Lập dự toán chi phí quản lý dự án 7 3 4 4.3 0.44 G G1 Chuẩn bị đấu thầu 10 5 7 8.83 0.69 G2 Tổ chức đấu thầu 1 1 1 1 0 H H1 Đánh giá hồ sơ dự thầu 4 1 3 2.83 0.25 H2 Xét duyệt trúng thầu 1 1 1 1 0 I I1 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu 1 1 1 1 0 I2 Thông báo kết quả trúng thầu 1 1 1 1 0 J J Thiết kế bản vẽ chi tiết và mô hình quy hoạch 21 12 14 14.83 2.25 K K1 Hoàn thiện bản quy hoạch 5 2 3 3.12 0.25 K2 Trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch 1 1 1 1 0 M M Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt 7 4 5 5.12 0.25 N N Sửa chữa hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch 8 4 6 6 0.44 O O1 Họp ban quản lý và rút kinh nghiệm 3 1 1 1.33 0.11 02 Kết thúc dự án 4 2 3 3 0.11 Tổng 142 70 98 103.38 9.76 4. Sơ đồ PERT Giai đoạn khởi đầu Giai đoạn thực hiện dự án Giai đoạn kết thúc dự án Tổng thời gian 103.88 ngày ~~ 3 tháng 14 ngày Đường găng là đường có mũi tên màu xanh Đường găng của toàn bộ dự án là A2-B1-B2-C1-C2-D-E1-F-G1-G2-H1-I2-J-K1-M-N-O1-O2 Sơ đồ gantt III. Quản trị chi phí dự án (Project cost management) Đơn vị VND Các công việc Phân bổ chi phí STT Mô tả Nhân lực Thiết kế Tài Liệu Chi phí khác Tổng cộng A Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục pháp lý 30.000.000 9.854.400 30.000.000 69.854.400 B Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan 5.000.000 5.000.000 C Tiếp nhận mặt bằng 5.000.000 5.000.000 D Khảo sát địa hình 7.000.000 1.000.000 2.000.000 10.000.000 E Lập bản thiết kế quy hoạch 5.000.000 1.500.000 1.250.000 7.750.000 F Thẩm định và phê duyệt quy hoạch 1.500.000 1.500.000 G Lập dự toán chi phí quản lý dự án 15.000.000 1.500.000 6.000.000 22.500.000 H Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu 21.450.000 5.000.000 10.000.000 36.450.000 I Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu 20.000.000 1.870.000 21.870.000 J Thiết kế bản vẽ chi tiết và mô hình tỉ lệ 1/1000 1.781.575.000 1.781.575.000 K Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch 0 M Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt 5.000.000 5.000.000 N Sửa chữa và hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch,bản vẽ thiết kế,mô hình 1.500.000 1.500.000 O Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án. 5.000.000 5.000.000 Tổng cộng 101.450.000 1.781.575.000 18.854.400 71.120.000 1.9772.999.400 IV. Quản lý chất lượng 1. Kế hoạch quản trị chất lượng a. Chính sách quản trị chất lượng. Chất lượng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bản liên quan,các nghị định của chính phủ về quản lý chất lượng dự án công trình. Tiêu chuẩn áp dụng cho dự án công trình bao gồm: CTiêu chuẩn xây dựng dự án của Việt Nam về quản lý chất lượng và nghiệm thu. CCông trình quản lý dự án phải đảm bảo đúng thiết kế,đúng chất lượng mỹ thuật,kỹ thuật,tiến độ và yêu cầu của chủ đầu tư. Dự án thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế. Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO, ISO 9000 (quản lý chất lượng) và ISO 14000 (quản lý về môi trường) cũng được áp dụng bởi các tổ chức chăm sóc sức khỏe. ISO đã ban hành hướng dẫn bổ sung áp dụng quản lý chất lượng trong lĩnh vực: Thỏa thuận hội thảo quốc tế IWA 1: 2005, Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến quy trình trong các tổ chức dịch vụ về sức khỏe. b. Quản trị chất lượng  4Quản trị chất lượng thiết kế,kiến trúc. Thiết kế xây dựng công trình dự án là căn cứ để thực hiện các giai đoạn khác của dự án. 4Quản trị chất lượng khảo sát,quy hoạch. Việc khảo sát do đơn vị thiết kế lập được sự đồng ý của chủ đầu tư phải phù hợp với quy mô thiết kế,các tiêu chuẩn được áp dụng. 4Quản trị chất lượng đội ngũ thực hiện dự án. Thành lập ban quản lý dự án .phân công công việc,chức năng ,nhiệm vụ của từng bộ phận,cá nhân tham gia dự án. Thành lập ban kiểm tra giám sát các hoạt động của các bộ phận trên.Giám đốc dự án quản lý ban kiểm tra này. 2. Đảm bảo chất lượng Tất cả các hạng mục của dự án trong khu phức hợp phải đảm bảo các yêu cầu về tiêu chuẩn,thiết kế,tính toán,kiểm tra và chất lượng mà dự án yêu cầu. Theo dõi và giám sát các hạng mục xây dựng,theo dõi tiến độ thực hiện dự án.Tạm dừng dự án để kiểm tra nếu thấy có nghi ngờ về chất lượng của dự án đó. Nghiêm khắc xử lý các sai phạm trong quá trính quy hoạch. Khi có sự thay đổi phải có sự nhất trí giữa các bộ phận liên quan. Ban quản lý dự án phải thường xuyên giám sát công việc,nếu có sự cố thì phải nhanh chóng khắc phục. 3. Kiểm soát chất lượng Phạm vi dự án:Các hạng mục trong dự án quy hoạch phải tuân thủ đúng bản vẽ thiết kế.Nếu có sửa chữa phải thông báo với ban quản lý xem xet và giải quyết. Tiêu chuẩn dự án: +Hoàn thành đúng thời gian yêu cầu. +Các hạng mục phải được quy hoạch tỷ mỷ,cặn kẽ,tạo điều kiện thuận lợi cho việc thi công,đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án. +Nhà đầu tư phải có năng lực đáp ứng yêu cầu chuyên môn,yêu cầu của dự án. +Bàn giao bản quy hoạch khu phức hợp đúng thời hạn,bảo hành các bản thiêt kế đúng quy định. +Nếu có sai sót cần xử lý kịp thời và nhanh chóng. Yêu cầu: +Dự án phải thực hiện đúng tiến độ. +Ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm nếu có bất kỳ vi phạm nào xảy ra. +Tuân thủ các yêu cầu về chất lượng đã đề ra. +Không vi phạm ,làm ảnh hưởng tới chất lượng của dự án. V. QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DỰ ÁN ( PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT ) 1. Mô hình ban quản lý dự án 2. Thu nhận nhân viên 2.1. Tuyển dụng nhân lực cho dự án Quá trình lựa chọn nhân lực trải qua 5 bước: Bước 1: Đăng tuyển nhân viên và mẫu đơn xin việc trên các phương tiện thông tin đại chúng như TV, báo, tạp chí, internet… Bước 2: Nhận hồ sơ xin việc, lựa chọn và thông báo lịch kiểm tra cho các hồ sơ đạt yêu cầu. Bước3: Tổ chức thực hiện những bài kiểm tra về việc làm để xác định năng lực và mức độ thích hợp của họ đối với công việc. Bước 4: Kiểm tra vốn kiến thức của người xin việc qua phỏng vấn lần 1. Bước 5: Chủ nhiệm dự án và trưởng ban quản lý nhân sự phỏng vấn lần 2 đối với những người đạt yêu cầu của phỏng vấn lần 1. Bước 6: Trưởng ban quản lý nhân lực và những người đứng đầu từng ban sẽ đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. 2.2 Quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ a. Ban điều hành dự án - Số lượng: 03 người. 01 Giám đốc dự án 01Phó giám đốc chuyên môn 01 Phó giám đốc tài chính - Nhiệm vụ: Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành, ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác và chịu trách nhiệm về toàn bộ dự án. Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác của dự án, kiểm tra giám sát tiến độ, chất lượng của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lí các thông tin. b. Bộ phận Khảo sát và Thiết kế - Số lượng: 5 người bao gồm 01 Trưởng ban 01 Phó ban 02 Kiến trúc sư 01 Kỹ sư xây dựng - Nhiệm vụ: Phòng khảo sát và thiết kế là bộ phận giữ vai trò chủ đạo trong việc sắp xếp các khu vực một cách hợp lý. Phòng thiết kế là bộ phận cung cấp những bản vẽ thiết kế của từng khu trong dự án. Là nơi tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ đầu tư và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng. Tổ chức khảo sát thực địa và thu thập những thông tin cần thiết. c. Bộ phận Tổ chức-Hành chính - Số lượng: 02 người 01 Trưởng phòng 01 Nhân viên - Nhiệm vụ: Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án. In sao, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận. Làm các công tác hành chính, tuyển và quản lý nhân sự. - Yêu cầu: Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính, máy in, máy photo... d. Bộ phận Tài chính - Kế toán - Số lượng : 01 kế toán - Nhiệm vụ: Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn. Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính. Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công trình. Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án. Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư. Tính lương trả nhân viên, lập các báo cáo thuế hàng tháng. - Yêu cầu: Trung thực, có kinh nghiệm trong quản lý tài chính. Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra. Sơ đồ thực hiên quản lý tài chính: Nhận tiền từ chủ đầu tư Luồng tiền vào Luồng tiền ra Thanh toán chi phí từ ban quản lý dự án Thanh toán tiền lương cho ban quản lý dự án và nhân viên Giải ngân cho các hạng mục của dự án e. Bộ phận thông tin - tư vấn - Số lượng: 01 người bao gồm - Nhiệm vụ: Tính toán các rủi ro, phân tích các thông tin và truyền tải tới các bên liên quan. Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ. Đảm bảo nguồn thông tin chính xác, độ tin cậy cao, cập nhật thường xuyên thông tin mới. Đảm bảo thông suốt về thông tin giữa các bộ phận. Ghi chép các biên bản họp của ban điều hành và lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành. Tư vấn kĩ thuật công nghệ. Tư vấn về kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra. Tư vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên vơi nhau hoặc với cơ quan bên ngoài. Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét, đánh giá bản quy hoạch. - Yêu cầu: Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin. Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt. Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án và quản trị thông tin. f. Ban thanh tra giám sát - Số lượng: 02 người bao gồm 01 Trưởng ban 01 Nhân viên - Nhiệm vụ: Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót. Kiểm tra chất lượng từng bộ phận. Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành. Yêu cầu: Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận. Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn thiết kế. Làm việc có trách nhiệm, trung thực. 3. Phát triển nhóm dự án Để có được những nhân sự tốt nhất, ngòai những yêu cầu chuyên môn, người quản lý dự án cần phải có những đức tính như sau : Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác. Khả năng diễn đạt. Tính kiên quyết. Tính khách quan Toàn tâm toàn ý. Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn. Trung thực. Nhất quán. Tầm nhìn xa trông rộng. Phản ứng tích cực. Khi có được những đức tính như trên, cần khuyến khích những nhân viên dự án Nêu ra những điểm bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách. Trao đổi với các thành viên khác: các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc, ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở đều đặn. Động viên, khuấy động tinh thần làm việc: khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền. Định hướng công việc: điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng Hỗ trợ cho mọi người Xây dựng tập thể vững mạnh Phụ lục 3: BẢNG 1: Bảng phân công WBS của Ban điều hành dự án STT WBS TÊN CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư. Có văn bản và các giấy tờ khác kèm theo 2 1.1 Nghiên cứu và góp ý kiến cho chủ đầu tư. Phối hợp với các trưởng ban. 3 1.2 Thông tin lại cho chủ đầu tư. 4 2.0 Họp toàn bộ các ban và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 5 2.1 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích. Lưu ý bám sát tư tưởng quản lý dự án quy hoạch khu phức hợp đua ngựa Shergar 6 2.2 Phân công công viêc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Trưởng các ban sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên trong ban mình. 7 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu Có tham khảo ý kiến của các ban. 8 3.1 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế 9 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban. 10 4.1 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu. 11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thông qua các ban chức năng. 12 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giám sát. 13 6.0 Kết thúc dự án. 14 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm. BẢNG 2: Bảng phân c ông WBS của phòng thiết kế và quy hoạch tổng thể STT WBS TÊN CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các công việc. 4 2.2 Lên kế hoạch thiết kế tổng thể. 5 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp. 6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các khu vực liên quan. 7 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư. Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục. BẢNG 3: Bảng phân c ông WBS phòng tổ chức – hành chính STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Có công văn kèm theo. 2 2.0 Ghi lại mọi văn bản trong các cuộc họp, lưu trữ mọi hồ sơ cần thiết của dự án Bám sát yêu cầu từ phía chủ đầu tư, Ban điều hành 3 2.1 Tuyển nhân sự cho các phòng ban. Chấm công, quản lý nhân sự hàng ngày 4 3.0 Thông tin cho các phòng ban khi có yêu cầu từ ban điều hành hoặc phòng thông tin 5 4.0 Phụ trách thu nhận, liên lạc, đào tạo nhân viên, lưu trữ hồ sơ nhân viên 6 5.0 Phụ trách công tác hậu cần, mua sắm các thiết bị thiết yêu phục vụ cho toàn bộ dự án Nhận yêu cầu từ các phòng ban và xin xét duyệt từ ban điều hành BẢNG 4 : Bảng phân công WBS của phòng tài chính – Kế toán STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan. 2 2.0 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản đã thống nhất. 3 3.0 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng. 4 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý. BẢNG 5 : Bảng phân công WBS của phòng thông tin – tư vấn STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận thông tin, yêu cầu tư vấn từ ban điều hành dự án. Nội dung công việc được văn bản hóa. 2 2.0 Phân tích yêu cầu và thu thập thông tin Tham khảo ý kiến của các ban liên quan. 3 3.0 Lên kế hoạch lấy thông tin từ bên ngoài. Bao gồm các dự án quy hoạch nhà hang với quy mô vừa. 4 4.0 Kiểm tra, trao đổi và chọn lọc thông tin. 5 5.0 Báo cáo kết quả cho ban điều hành dự án Kèm theo cả bảng phân tích. 6 6.0 Phối hợp với các ban liên quan để xem xét và đưa ra phương án giải quyết Sau khi đã tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết. BẢNG 6 : Bảng phân tách công việc WBS của phòng thanh tra giám sát STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát . Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án. 2 1.1 Họp ban và phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Có căn cứ vào trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức. 3 2.0 Thu thập thông tin. Đa phương, khách quan phối hợp chặt chẽ với phòng thông tin. 4 2.1 Vạch kế hoạch giám sát cụ thể. Trình cho giám đốc dự án trước khi tiến hành giám sát. 5 3.0 Tiến hành giám sát báo cáo lên ban điều hành. Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý và giám sát đặc biệt với bộ phận thi công của nhà thầu. Định kỳ vào cuối mỗi tuần. Báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án bằng văn bản hoá. VI. Quản trị thông tin dự án (project communications management) 1. Kế hoạch quản trị SƠ ĐỒ QUẢN TRỊ LUỒNG THỐNG TIN Văn thư Các trưởng ban Các thành viên Ban điều hành Các luồng thông tin : Thông tin nội bộ Phải phân tách công việc cho mỗi bộ phận : thiết kế.bộ phận phụ trách nguyên vật liệu….. Mỗi bộ phận phải có nhiệm vụ thông báo về sự hoàn thành mức độ công việc của bộ phận mình . Kịp thời thông báo những sự cố bất ngờ hoặc những sai sót trong quá trình thiết kế để ban điều hành đưa ra những cách giải quyết kịp thời Luồng thông tin vào Văn thư Ban điều hành Ban giám sát Ban Tài chính Ban thông tin Chủ đầu tư Các cơ quan TC khác Nhà thầu Luồng thông tin ra Văn thư Ban điều hành Trưởng ban giám sát Trưởng ban tài chính Ban thông tin Chủ đầu tư Các cơ quan TC khác Nhà thầu 2. Phân phối thông tin TT Công việc Phương thức Trách nhiệm Thời gian 1 Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ ban điều hành, các thông tin, văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp tới dự án. Thông qua các cuộc họp từ ban quản trị, ban dự án  thông qua văn bản, báo cáo. Ban quản lý dự án. Theo từng tháng hoặc từng quí. 2 Tiếp nhận những thay đổi trong qui chế hành chính, trong qui trình quản lý dự án. Thông qua cuộc họp từ hội đồng quản trị. Ban quản lý dự án. Theo từng tuần. 3 Tiếp nhận từ phía chủ đầu tư. Gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng văn bản Theo từng giai đoạn 4 Ghi nhận phản hồi từ ban quản lý, các phát sinh trong quá trình thực hiện. Tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận. 1 nhóm của dự án (DA) Thường xuyên. 5 Quản lý thông tin, tổng hợp, phân tách truyền tin lưu trữ. Phần mềm quản lý và bộ phận lưu trữ. Thường xuyên. 6 Cập nhật văn bản qui phạm pháp luật về quy hoạch. Sách báo và Internet. 1 nhóm của DA Khi cần. 8 Báo cáo kết quả hoạt động định kì, các văn bản hành chính công khai với các thành viên quản trị. - Email - Thư tay. - Điện thoại. Định kì. Tuỳ theo tính chất có thể chia các luồng thông tin thành: thông tin chung, thông tin mật. VII. Quản trị rủi ro dự án 1. Nhận diện rủi ro. Các loại rủi ro cơ bản: 1.1. Rủi ro về yếu tố nhân lực: Rủi ro trong quá trình quản lý nhân lực: Thiếu lao động, Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc, Tai nạn lao động, Trách nhiệm của người lao động không cao (rủi ro đạo đức),... 1.2. Rủi ro giữa các bộ phận: Yếu tố rủi ro: Thông tin đến và đi không đầy đủ hoặc sai lệch. Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp. Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phủ hợp với địa hình thực tế. 1.3. Rủi ro về tài chính: Yếu tố rủi ro: Giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự tính ban đầu. Lãi suất ngân hàng thay đổi. Lạm phát xảy ra. Chi phí dự phòng không đủ. Tăng thuế suất. Xảy ra tranh chấp trong quá trình thi công ( ví dụ như:tranh chấp về đất đai…) 1.4. Rủi ro về phía chủ đầu tư: Yếu tố rủi ro: Chủ đấu tư chậm rót vốn, làm chậm tiến độ thi công. Thời gian hoàn thành của dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư. Nhà đầu tư bị phá sản dẫn đến dự án bị đình laị giữa chừng. 1.5. Rủi ro do yếu tố khách quan bên ngoài: Yếu tố rủi ro: Xảy ra cháy nổ hoả hoạn do nhiều nguyên nhân. Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi do yếu tố thời tiết. 2. Lượng hoá rủi ro và lập kế hoạch đối phó rủi ro Rủi Ro Khả năng xảy ra Tác động Biện pháp ứng phó Trách nhiệm quản lý Chất lượng thông tin H(5) H(5) - Đa dạng hoá các phương tiện truyền tin (họp bảng thông báo, web, fax...) - chú trọng vào việc khai thác thông tin như phân tích đánh giá kết quả nghiên cứu thị trường - Xác định rõ ràng mình bạch nguồn gốc của luồng thông tin. Bộ phận quản lý thông tin và các bên liên quan Đối thủ cạnh tranh H (5) M (5) - Tối thiểu hoá chi phí. - Giám sát và thực hiện biện pháp:giám sát định kỳ nghiệm thu từng khâu Bộ phận thông tin –tư vấn Thời gian kéo dài quá mức kiểm soát M(3) H(5) - Dựa trên sơ đồ đường gantt về quản lý thời gian đưa ra các tình huống dự phòng nhằm giảm thời gian bằng cách tăng chi phí ở mức min. Ban điều hành dự án và các bộ phận liên qu._.