Đồ án Xây dựng chương trình quản lý nhân sự Khoa Công nghệ thông tin

iên của gia đình và ý kiến đóng góp của các bạn cùng lớp. Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn Thị Tuyển , gia đình và bạn bè đã giúp em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Thái Nguyên, ngày 01 tháng 05 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Việt Hưng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bước vào thế kỷ XXI, thế kỷ của sự phát triển công nghệ thông tin đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ trong việc truy cập Internet hay các Website và các dịch vụ trên mạng như: thương mại điện tử, đào tạo từ xa, các dịch vụ giải trí, du lịch, các thông tin văn hoá xã hội Công nghệ thông tin đã tham gia vào tất cả các lĩnh vực của xã hội, các mạng máy tính giúp cho công việc trở nên nhanh chóng, chính xác với một khối lượng lớn, xử lý thông tin trong một thời gian ngắn. Các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin là: phần cứng, phần mềm, trí tuệ nhân tạo được ứng dụng hầu hết trong các lĩnh vực khác nhau của xã hội, chính vì sự phát triển ưu thế của lĩnh vực này mà nhiều cơ quan, xí nghiệp, công ty, trường học có nhu cầu tin học hoá trong công tác quản lý của mình. Công nghệ thông tin đang đưa mọi người vào một kỷ nguyên thông tin mở rộng và tin cậy. Sự mở rộng này giúp ích con người được rất nhiều trong công việc tưởng như không làm được. Công nghệ thông tin đã thâm nhập vào tất cả các lĩnh vực của cuộc sống, Công nghệ thông tin cho phép truy nhập và khai thác các cơ sở dữ liệu thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế xã hội, các ngành nghề khác nhau như các thông tin về khoa học kỹ thuật, giáo dục và đào tạo, y tế, thương mại, thị trường giá cả, dự báo thời tiết và rất nhiều các dịch vụ thương mại điện tử như một công cụ đắc lực không thể thiếu. Thực tế, Công nghệ thông tin đang diễn ra hết sức sôi động ở hầu khắp các quốc gia trên thế giới, cuộc cách mạng này nhằm chuyển dịch từ trọng tâm là cung cấp hàng hoá sang trọng tâm là cung cấp thông tin công nghệ cao và trí tuệ. Một xã hội mà trong đó thông tin luôn được sử dụng với tốc độ cao, như một khía cạnh của đời sống khoa học xã hội và chính trị. Công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho con người và giải phóng con người khỏi các công việc thủ công, nhàm chán, vất vả. Ngày nay, việc phổ cập, sử dụng, khai thác máy tính điện tử trong các công việc như quản lý, thương mại, tài chính và các ngành công nghệ khác đã khiến cho nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng lớn. Từ đó thúc đẩy các mạng dữ liệu điện tử, các dịch vụ thông tin bao quát toàn bộ các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, y tế, giáo dục đào tạo và các hoạt động khác như: ngân hàng điện tử, quản lý dự án Việc thiết kế và chế tạo hệ thống máy tính đã mang lại cho con người rất nhiều thành quả to lớn trong cuộc sống. Vì vậy, một lần nữa có thể khẳng định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công việc của mỗi cá nhân nói riêng và các hoạt động của xã hội nói chung là hoàn toàn phù hợp và cần thiết hơn bao giờ hết. Bài toán quản lý nói chung cũng như bài toán quản lý hồ sơ cán bộ nói riêng đã không còn mới mẻ trong công tác quản lý của các nhà trường, tuy nhiên đối với đặc thù của từng đơn vị, chương trình đòi hỏi phải mang tính hiện thực và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. Là một sinh viên đang nghiên cứu, học tập tại Khoa Công nghệ thông tin, mặc dù hiện nay Khoa đã có một phần mềm quản lý nhân sự nhưng như đã nói ở trên phần mềm này chưa hoàn toàn phù hợp với đặc thù của Khoa, xuất phát từ thực tế khảo sát công tác quản lý hồ sơ cán bộ của Khoa Công nghê thông tin nên em quyết định chọn đề tài “Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự Khoa Công nghệ thông tin” làm đề tài tốt nghiệp. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Tìm hiểu thực tế công tác quản lý hồ sơ cán bộ của Khoa Công nghệ thông tin; thiết kế một số chức năng của bài toán bằng phần mềm Visual Basic 6.0, bước đầu xây dựng và chạy thử chương trình. Từ đó rút ra những kết quả đạt được và hạn chế của bài toán nhằm giúp người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ có thể sử dụng và khai thác hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại đơn vị mình. 3. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Chương trình Quản lý nhân sự Khoa Công nghệ thông tin. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Bước đầu Phân tích, Thiết kế hệ thống thông tin và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0. Tìm hiểu cơ sở của công tác quản lý hồ sơ. Khảo sát, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ Khoa Công nghệ thông tin. Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Hồ sơ cán bộ Khoa Công nghệ thông tin. Xây dựng và cài đặt chương trình. Kết luận: đánh giá kết quả đạt được và hạn chế của chương trình, đồng thời đưa ra giải pháp cũng như hướng mở rộng của chương trình. 5. Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát hiện trạng; - Tìm hiểu trực tiếp và trao đổi với Lãnh đạo phòng Tổng hợp; - Khái quát và đi đến phân tích chi tiết bài toán; - Xây dựng, cài đặt và chạy thử nghiệm chương trình. Vì thời gian tìm hiểu còn hạn hẹp, vốn kiến thức mới được trang bị còn nhiều hạn chế, chắc chắn báo cáo còn nhiều thiếu xót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo kịp thời của các thầy cô giáo, các bạn để đề tài tốt nghiệp của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ NGÔN NGỮ VISUAL BASIC 6.0 1.1. GIỚI THIỆU Visual Basic là một công cụ lập trình trực quan của Microsoft, giúp chúng ta có thể xây dựng một cách nhanh và hiệu quả các ứng dựng trên Windows. Khác với các môi trường lập trình hướng thủ tục trước đây Visual Basic là môi trường lập trình hướng đối tượng trên Windows. Visual Basic không chỉ cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng, mà Visual Basic còn cung cấp cho chúng ta công cụ để kết nối CSDL một cách thật dễ dàng. Khi thiết kế một chương trình bằng Visual Basic người làm luôn phải trải qua hai bước chính đó là: - Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện chính là thiết kế hình dạng của Form, việc bố trí các điều khiển trên đó như thế nào. - Viết lệnh cho các điều khiển: Dùng các lệnh trong Visual Basic để quy định cách ứng xử cho mỗi Form và cho mỗi Control. 1.2. ĐỐI TƯỢNG VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỐI TƯỢNG 1.2.1. Đối tượng (Object) Như trên đã nói Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu hướng đối tượng vì vậy làm việc với Visual Basic chính là làm việc với các đối tượng. Đặc điểm của các đối tượng trong chương trình: - Mỗi đối tượng đều có một tên để phân biệt. - Mối đối tượng đều có nhiều đặc tính, những đặc tính này được gọi là các thuộc tính (Property) của đối tượng đó. - Mỗi đối tượng này đều có nhiều hoạt động và các hoạt động này được gọi là các phương thức (Method) của nó. - Mỗi đối tượng đều có những phản ứng (sự kiện). 1.2.2. Cách truy xuất đối tượng Truy xuất đối tượng là đặt các thuộc tính cho đối tượng này, bất cứ khi nào bạn truy xuất đối tượng đều được viết theo cú pháp sau: . 1.2.3. Viết lệnh cho đối tượng Khi người làm đặt một điều khiển lên Form lúc đầu nó chưa hoạt động vì vậy, phải viết lệnh cho đối tượng bằng cách chọn đối tượng sau đó vào Menu View/Code (hoặc Double Click vào đối tượng hoặc Right Click vào đối tượng sau đó chọn View Code) khi đó cửa sổ lệnh hiện ra, chúng ta có thể viết lệnh vào cửa sổ đó. Mỗi phần mã lệnh cho một sự kiện xảy ra trên một đối tượng đều có hai dòng tiêu đề đầu là Sub và cuối là End Sub bạn hãy giữ nguyên hai dòng này và viết mã lệnh vào giữa hai dòng đó. Visual Basic có đặc điểm là tự kiểm tra cú pháp khi chúng ta viết lệnh. Khi viết xong một dòng lệnh và chuyển sang một dòng lệnh khác thì VB sẽ kiểm tra câu lệnh vừa viết nếu có lối thì sẽ báo còn lại tự động đối chữ thường, chữ hoa cho chương trình được rõ ràng. 1.3. CỬA SỔ PROPERTIES Cửa sổ này cho phép lập trình viên xem xét và sửa đổi các thuộc tính của biểu mẫu và các điều khiển trong lúc thiết kế. Phần trên cửa sổ là danh sách các đối tượng. Đối tượng được chọn trong danh sách này sẽ có các thuộc tính của nó hiển thị ở phần bên dưới của cửa sổ. 1.4. BIẾN, HẰNG VÀ CÁC KIỂU DỮ LIỆU 1.4.1. Biến Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình xử lý của chương trình. Khi xử lý một chương trình người làm luôn cần phải lưu trữ một giá trị nào đó để tính toán hoặc để so sánh. Mỗi biến được đặc trưng bằng một cái tên, biến không có sẵn trong chương trình muốn sử dụng chúng thì phải khai báo bằng một trong các cách thức sau: Dim/Static/Public/Global As Khai báo với từ khóa Dim, Static dùng để khai báo cho những biến cục bộ. Khai báo với từ khóa Public, Global dùng để khai báo biến dùng chung cho toàn bộ chương trình. 1.4.2. Hằng Hằng dùng để chứa những dữ liệu tạm thời nhưng không thay đổi trong suốt thời gian chương trình hoạt động. Sử dụng hằng số làm chương trình sáng sủa, dễ đọc nhờ những tên gợi nhớ thay vì các con số. VB cung cấp một số hằng định nghĩa sẵn, nhưng ta cũng có thể tự tạo hằng. Khai báo hằng: [Public| Private] const As = 1.4.3. Các kiểu dữ liệu cơ bản trong VB6.0 Khi khai báo một biến trong chương trình tức là chúng ta đã tạo ra một khoảng bộ nhớ để lưu giá trị đó, khoảng bộ nhớ đó lớn hay nhỏ tùy thuộc vào biến đó được khai báo theo kiểu gì. Khi khai báo điều quan trọng là xác định biến cho phù hợp với các giá trị đưa vào Các kiểu dữ liệu chuẩn như: String: Là dữ liệu kiểu chuỗi, khoảng giá trị có thể lên đến hai tỷ ký tự. Nhận biết biến này bằng tiếp vĩ ngữ $. Byte: Là các số nguyên dương, khoảng giá trị từ 0 đến 255. Long: Là các số nguyên, khoảng giá trị từ –2.147.483.648 đến 2.147.483.647. Nhận biết biến này bằng dấu & ở cuối. Integer: Là các số nguyên. Nhận biết dấu này bằng dấu % ở cuối. Single: Là các số có dấu chấm thập phân. Nhận biết dấu này bằng dấu ! ở cuối. Double: Là các số có dấu chấm thập phân. Nhận biết bằng dấu # ở cuối. Date: Lưu trữ thông tin về thời gian. Nhận biết bằng dấu # ở đầu và ở cuối. Boolean: Biến logic có giá trị là true, hay false dùng để gán giá trị trong các câu lệnh điều kiện . 1.5. CẤU TRÚC ĐIỀU KHIỂN 1.5.1. Cấu trúc chọn Câu lệnh IfThen If then End if Câu lệnh IfThenElse If then . Else End If Câu lệnh Select Case Cú pháp: Select Case Case .. Case Case else End select 1.5.2. Cấu trúc lặp 1.5.2.1. Câu lệnh DoLoop Thi hành một khối lệnh với số lần lặp không định trước.Trong đó, một biểu thức điều kiện dùng để so sánh để quyết định vòng lặp có tiếp tục không. Điều kiện phải quy về False (0), hoặc True (Khác 0). Cú pháp 1: Lặp khi điều kiện là true Do While [Exit do] Loop Cú pháp 2: Vòng lặp luôn có ít nhất một lần thi hành khối lệnh Do [Exit do] While loop Cú pháp 3: Lặp trong khi điều kiện là false Do Until [Exit do] Loop Cú pháp 4: Lặp trong khi điều kiện là False và có ít nhất một lần thi hành khối lệnh. Do [Exit do] Loop Until 1.5.2.2. Câu lệnh ForNext Biết trước số lần lặp. Ta dùng biến đếm tăng dần hoặc giảm dần trong vòng lặp. Cú pháp: For counter=Start to End [Step step] [Exit For] Next counter Trong đó: - Counter: là biến đếm kiểu số nguyên. - Start: là giá trị bắt đầu của Counter. - End: là giá trị kết thúc của Counter. - Step: bước nhảy của mỗi lần lặp, nếu không có giá trị này thì mặc định bước nhảy bằng 1. 1.5.2.3. Câu lệnh For EachNext Tương tự vòng lặp For Next, nhưng nó lặp khối lệnh theo số phần tử của một tập các đối tượng hay một mảng thay vì theo số lần lặp xác định. Vòng lặp này tiện lợi khi ta không biết chắc có bao nhiêu phần tử trong tập hợp. Cú pháp For Each In Exit For Next 1.5.2.4. Câu lệnh Goto Được dùng cho bẫy lỗi On Error Goto vbErrorHandler Khi có lỗi chương trình sẽ nhảy đến nhãn vbErrorHandler và thi hành các dòng lệnh ở đó. 1.6. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÁC KỸ THUẬT KẾT NỐI CSDL + DAO (Data Acess Objects): Là kỹ thuật kết nối CSDL riêng của Microsoft. Kỹ thuật này chỉ dùng với Jet Database Engine. Ưu điểm của kỹ thuật này là tính dễ dùng, nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên DAO chỉ có thể liên kết được với hệ quản trị CSDL Microsoft Acess. + ODBC (Open Database Connectivity): Được thiết kế để cho chương trình kết nối với nhiều loại CSDL mà chỉ dùng một phương cách duy nhất. Nó giúp cho lập trình viên chỉ sử dụng một phương thức duy nhất để truy cập vào các hệ quản trị CSDL. Hơn thế, khi chúng ta nâng cấp lên hệ quản trị CSDL cao hơn (Ví dụ: nâng cấp từ Acess lên QLServer) thì sự sửa đổi trong chương trình sẽ rất ít. + RDO (Remote Data Object): Được thiết kế để giải quyết những khó khăn của ODBC. Cách lập trình với RDO đơn giản như DAO, nhưng khả năng của nó thì như ODBC. RDO cho phép nhiều chương trình kết nối với CSDL. Tuy nhiên RDO không được sử dụng nhiều + ADO (ActiveX Data Objects): ADO cho phép ta làm việc với mọi loại nguồn dữ liệu (data sources), không nhất thiết phải là CSDL Microsoft Acess hay SQLServer. Data sources có thể là danh sách các địa chỉ Email, hay một file text trong do mỗi hàng là một record gồm những fields ngăn cách bởi các dấu phẩy hay dấu tab. Nếu trong DAO ta dùng thẳng tên CSDL Microsoft Acess thì trong ADO cho ta nối với một CSDL qua một connection bằng cách chỉ định một Connection String. 1.6.1. Giới thiệu kỹ thuật lập trình ADO ADO là một kỹ thuật lập trình kết nối cơ sở dữ liệu phát triển gần đây nhất của VB. Không giống như những kỹ thuật truy nhập CSDL khác của VB (RDO, DAO) ADO có thể cung cấp cho người lập trình nhiều chọn lựa trong việc truy xuất dữ liệu. Mặt khác, ADO không truy cập trực tiếp đến một cơ sở dữ liệu, ADO làm việc với tầng thấp hơn là OLEDB Provider và OLEDB Provider này có nhiệm vụ truy xuất đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, sau đó trình bày CSDL ngược lại đến ADO. Thuận lợi nhất của ADO là chúng ta có thể thay đổi OLE DB provider. Kỹ thuật ADO cho phép truy cập dữ liệu thông qua 2 cách: Data controls (các điều khiển dữ liệu): Là một điều khiển có chức năng giao tiếp, cập nhật CSDL. Để nhìn thấy dữ liệu ta phải dùng một số control thông thường khác (textbox, checkbox, label,) thiết lập một số thuộc tính và kết buộc dữ liệu _databinding đến data control này. Object interface (giao tiếp đối tượng). Nếu không dùng sẵn các data control của VB thì ta vẫn có thể truy xuất dữ liệu bằng cách tạo một tham chiếu đến ADO - một tập hợp các đối tượng mới được tạo ra này sẽ luôn có sẵn trong chương trình khi cần dùng đến. Do đó bạn có thể thao tác dữ liệu trực tiếp từ code chương trình (dùng các phương thức và thuộc tính do các đối tượng này cung cấp) mà không phải dùng bất kỳ data control nào. Tuy data control dễ thiết lập hơn nhưng sử dụng Object interface thì mạnh hơn và uyển chuyển hơn. 1.6.1.1. Sử dụng ADO DataControl ADO Data Control không có sẵn trên hộp thanh công cụ Toolbox như một số control thông dụng khác do đó người làm phải đưa vào bằng cách: Trên menu của VB chọn Project ->Components (hoặc Click chuột phải trên Toolbox chọn Components), trong Tab control bạn Check vào ô “Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB)” rồi nhấn nút Apply. Người làm có thể tạo mới một Form đặt thuộc tính Name, caption. Kế tiếp, có thể vẽ control này vào Form, lấy tên là ADODC1. Kết nối ADO Data với nguồn dữ liệu từ CSDL, chúng ta có thể thực hiện qua 2 bước sau: Bước 1: Tạo một Connection đến CSDL Click chuột chọn ADODC1, trong cửa sổ Properties chọn thuộc tính Connectionstring bạn Click vào Button hiện ra cửa sổ Property Page xuất hiện 3 chọn lựa, chọn option thứ 3 là “Use Connection String”, click ‘Build’, chọn Provider là “Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider” click Next để chỉ đường dẫn đến database. Kế tiếp click ‘Test Connection’ nếu thấy thành công ->OK->Apply ->OK Bước 2: Thiết lập Record Source từ CSDL Người làm cần chỉ ra tập hợp mẩu tin nào sẽ được lấy ra từ nguồn dữ liệu trên. Trong cửa sổ Properties chọn thuộc tính Record Source khi đó bạn Click vào Button hiện ra cửa sổ Property page. Chọn Combobox ‘Command Type’, chọn ‘2_adCmdTable’, chọn lấy một bảng DL trong Combobox thứ 2 và nhấn nút OK. Để hiển thị dữ liệu từ ADO Data Control người làm cần phải có các Control thông thường được ‘kết buộc dữ liệu’ (data binding) với ADO Data Control này. 1.6.1.2. Sử dụng Object InterFace Nếu không dùng các Data Controls của ADO, người làm vẫn có thể giao tiếp với CSDL thông qua các đối tượng có sẵn trong thư viện ADO. Đầu tiên người làm phải tạo một kết nối đến CSDL, sau đó chọn ra nguồn dữ liệu cần thao tác. ADO cung cấp đối tượng ‘Connection’ để kết nối CSDL, đối tượng ‘Recordset’ để chứa tập các mẩu tin mà người dùng cần khai thác, đồng thời cung cấp một số phương pháp cho người dùng truy cập và cập nhật dữ liệu, ngoài ra còn có đối tượng ‘Command’ để thực thi một câu lệnh SQL hay gọi một thủ tục trong Database. Khai báo thư viện ADO để cử dụng các đối tượng trên: Vào menu Project -> References -> check vào ô ”Microsoft Active Data Objects 2.7. Library”. Nếu thấy thư viện này đã được check trước bạn có thể uncheck rồi check version mới nhất. 1.6.2. Đối tượng Connection và đối tượng Recordset 1.6.2.1. Đối tượng Connection Lệnh khai báo và khởi động đối tượng Connection Dim tên_connection as new ADODB.connection Hoặc là: Dim tên_connection as ADODB.connection Set tên_connection = new ADODB.connection Chỉ ra chuỗi kết nối CSDL (Connnection String) Tên_biến.ConnectionString Có thể sử dụng: - Đường dẫn trực tiếp trong ConnectionString - Đường dẫn tương đối qua đối tượng APP do VB cung cấp để chỉ ra vị trí lưu trữ database. Mở kết nối Tên_connection.Open Để kiểm tra việc kết nối có thành công hay không dùng thuộc tính state: Nếu kết nối thành công thì tên_connection.state=adStateOpen (hay1) Ngược lại thì tên_connection.state = adStateClose (hay 0) Đóng kết nối Tên_connection.Close 1.6.2.2. Đối tượng Recordset (Là tập hợp các mẫu tin) Khai báo và khởi tạo đối tượng Recordset Dim tên_recordset as ADODB.Recordset Set tên_recordset = new ADODB.Recordset Hoặc: Dim tên_recordset as new ADODB.Recordset Dùng phương thức Open chọn nguồn dữ liệu. Cách 1: Tên_recordset.Open Source, ActiveConnection,CursorType, LockType, Option Source là một câu lệnh SQL hoặc tên một table ActiveConnection: Tên_connection kết nối CSDL CursorType: Chỉ dịnh loại con trỏ sử dụng trong recordset LockType: Kiểu khoá mẩu tin Option: Tuỳ chọn Cách 2: Có thể gán trực tiếp các giá trị trên các thuộc tính của recordset Tên_recordset.ActiveConnection = Tên_recordset.Source = Tên_recordset.CursorType = Tên_recordset.LockType = Gọi phương thức Open : Tên_recordset.Open Lâý giá trị của Field Truy xuất dữ liệu trong recordset →chọn Field cần lấy giá trị Có 3 cách: Tên_recordset.Fileds (“tên_field”) Tên_recordset.Fields (index) Tên_recordset ! tên_field Các thao tác trên mẩu tin Thêm một mẩu tin: Tên_recordset.AddNew Sửa một mẩu tin: Tên_recordset.Update Xoá một mẩu tin: Tên_recordset.Delete Tìm kiếm mẩu tin: Tên_recordset.Find Criteria, Skiprecord, SearchDirection, Start Thuộc tính Bookmark, AbsolutePosition của đối tượng recordset Tên_recordset.Bookmark cho biết vị trí xác định là duy nhất của mẩu tin hiện hành trong recordset Tên-recordset.Absoluteposition lưu trữ thông tin vị trí của mẩu tin hiện hành trong recordset CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ 2.1. HIỆN TRẠNG Cơ cấu tổ chức của Khoa Công nghệ thông tin: Phòng Đào tạo, KH&QHQT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Phòng Tổng hợp LÃNH ĐẠO KHOA Phòng Công tác HSSV Phòng Thanh tra, KT&ĐBCLGD BM Các HTTT BM CNPM BM CNĐKTĐ BM ĐTVT BM KHCB BM KHMT BM KTMT BM MMT&TT Phòng Thực hành, triển khai VP Đoàn TN - Lãnh đạo Khoa gồm: 1 Trưởng khoa, 2 Phó Trưởng Khoa. - Các Phòng chức năng và phòng chuyên môn gồm: 4 phòng chức năng, 1 phòng chuyên môn, 1 văn phòng Đoàn TN. + Phòng Tổng hợp; + Phòng Đào tạo, Khoa học và Quan hệ quốc tế; + Phòng Công tác Học sinh sinh viên; + Phòng Thanh tra, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục; + Phòng Thực hành, Triển khai CNTT &TT; + Văn phòng Đoàn Thanh niên. - Các bộ môn: gồm 8 bộ môn + Bộ môn Các hệ thống thong tin; + Bộ môn Công nghệ phần mềm; + Bộ môn Công nghệ điều khiển tự động; + Bộ môn Điện tử viễn thông; + Bộ môn Khoa học máy tính; + Bộ môn Khoa học cơ bản; + Bộ môn Kỹ thuật máy tính; + Bộ môn Mạng máy tình và truyền thông. Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ tham mưu, quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng khoa giao trong các lĩnh vực công tác: hành chính tổng hợp, kế hoạch tài chính, tổ chức cán bộ, quản trị thiết bị, y tế, bảo vệ và thi đua. Trong đó, bộ phận tổ chức cán bộ có nhiệm vụ hết sức quan trọng đó là, tham mưu giúp việc cho Trưởng khoa thực hiện các công tác tổ chức cán bộ: quy hoạch, bồi dưỡng, bố trí, quản lý đội ngũ cán bộ, công tác xây dựng, kiện toàn và nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý, công tác chế độ chính sách, an toàn và bảo hộ lao động trong Khoa. - Trực tiếp nghiên cứu và đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy quản lý của Khoa: xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong Khoa. - Phối hợp với các bộ môn và các đơn vị hữu quan lập quy hoạch xây dựng, phát triển và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ có phẩm chất tốt, có trình độ chuyên môn cao để đáp ứng nhu cầu phát triển Khoa. - Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện quy trình xét duyệt phong học hàm cho cán bộ giảng dạy và cán bộ khoa học trong Khoa để trình Trưởng khoa. - Chỉ đạo xây dựng chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trong Khoa cũng như các hệ thống quy định, quy tắc, nội quy làm việc trong Khoa. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn Khoa, phối hợp với các bộ phận liên quan nắm vững lịch sử chính trị phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn của từng người để tham mưu cho Lãnh đọa khoa về công tác cán bộ, công tác quy hoạch đội ngũ. - Tổ chức việc thực hiện quy trình tuyển dụng cán bộ, viên chức mới, ký kết các hợp đồng khoán việc, hợp đồng tuyển dụng ngắn và dài hạn... phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ của Khoa. - Phối hợp với các bộ phận chức năng khác tổ chức lập hồ sơ xét duyệt khen thưởng và xử lý kỷ luật đối với cán bộ, viên chức để trình Trưởng khoa ra quyết định khen thưởng, kỷ luật. - Soạn thảo các văn bản về tổ chức cán bộ do Trưởng khoa ban hành. - Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ, viên chức trong Khoa. - Theo dõi tổ chức xét duyệt lương, phụ cấp, nâng bậc lương, tổ chức thi chuyên môn cho cán bộ, viên chức theo các quy định của Đại học Thái Nguyên để trình Trưởng khoa. - Phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi và tổ chức kiểm tra việc chấp hành tổ chức kỷ luật trong Khoa. Chủ trì việc phổ biến các chế độ chính sách mới cho cán bộ, viên chức. - Xét cấp giấy nghỉ phép hàng năm, nghỉ không lương, làm các thủ tục nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc... cho cán bộ viên chức theo đúng chế độ, chính sách. - Xây dựng quy chế và đề xuất biện pháp thực hiện an toàn và bảo hộ lao động trong Khoa. Tổ chức việc kiểm tra thường xuyên công tác an toàn lao động ở các đơn vị, xử lý kịp thời các vụ việc tai nạn lao động. - Kết hợp cùng các bộ phận liên quan tổ chức kiểm tra, xem xét môi trường làm việc của cán bộ, viên chức. Phối hợp cùng bộ phận y tế thường xuyên tổ chức định kỳ khám bệnh nghề nghiệp cho cán bộ, viên chức làm việc trong các môi trường độc hại để có cơ sở đề nghị các chế độ bồi dưỡng và bảo hiểm hợp lý. Từ các chức năng và nhiệm vụ nêu trên của Phòng Tổng hợp nói chung và bộ phận tổ chức cán bộ nói riêng, chúng ta có thể thấy rõ được những công việc cơ bản của Phòng khi tuyển cán bộ mới đó là: Bộ phận tổ chức cán bộ của phòng Tổng hợp sẽ xem xét hồ sơ, dựa vào trình độ chuyên môn được đào tạo và nhu cầu của các đơn vị, tham mưu cho Lãnh đạo Khoa để phân công, sắp xếp công việc cho phù hợp, đồng thời, lưu vào sổ để tiện theo dõi. Hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ của Khoa Công nghệ thông tin vẫn thực hiện một cách thủ công, được xếp theo bộ môn, theo phòng ban và cất trong tủ đựng hồ sơ. Vì vậy, việc tìm kiếm thông tin trong mỗi hồ sơ mất rất nhiều thời gian. 2.2. CÁC YÊU CẦU THỰC TẾ Qua sự tìm hiểu về thực tế trong việc quản lý Hồ sơ cán bộ Khoa Công nghệ thông tin, hòa chung với xu hướng tin học hóa công tác quản lý trong các nhà trường em nhận thấy cần phải xây dựng một chương trình quản lý hồ sơ cho phép lưu trữ, cập nhật dữ liệu một cách dễ dàng, với kết quả lớn, cho phép ghi nhận hồ sơ một cách đầy đủ, nhanh chóng, chính xác, giúp cho quá trình tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo hồ sơ một cách khoa học, hỗ trợ được các cách tìm kiếm khác nhau, các loại tra cứu khác nhau, các loại báo cáo, thống kê khác nhau. Đồng thời chương trình cần phải đáp ứng được các yêu cầu thực tế khi gia tăng nội dung trong hồ sơ và số lượng hồ sơ tức là chương trình cần có các chức năng sửa, xóa, cập nhật dữ liệu, từ đó một yêu cầu được đặt ra là phải có cách tổ chức dữ liệu linh hoạt, khoa học, chứa được lượng dữ liệu khá lớn, thuận tiện cho việc thêm, xóa và cập nhật dữ liệu . . . Vấn đề phân quyền trong công tác quản lý cũng là một yêu cầu tất yếu cần phải được thiết lập trong chương trình để tránh tình trạng dữ liệu gốc bị thay đổi sai lệch bởi những người không được quyền sửa đổi. 2.3. MỤC TIÊU ĐẠT ĐƯỢC CỦA PHẦN MỀM - Cho phép tra cứu, xóa, sửa, cập nhật dữ liệu thuận tiện, đơn giản đối với người sử dụng và tiết kiệm được thời gian. - Lưu trữ, tìm kiếm và sắp xếp thông tin đảm bảo: + Số liệu chính xác; + Đầy đủ thông tin, tránh dư thừa dữ liệu; + Tìm kiếm nhanh chóng; + Lưu trữ khoa học và an toàn. - Giảm bớt công sức và thời gian, thay thế công việc thủ công. - Đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ thông tin. - Tự động hóa ở mức độ nhất định về tổng hợp, báo cáo. - Tận dụng được tốt khả năng làm việc của máy tính. 2.4. CÁC MẪU BIỂU CẦN THIẾT 2.4.1. Mẫu sơ yếu lý lịch CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ảnh 4 x 6 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SƠ YẾU LÝ LỊCH Họ và tên: Số CMND:.................................Nơi cấp:.............................Ngày cấp:................. Địa chỉ liên hệ: 1. Họ và tên khai sinh:................................................2.Giới tính:. 3. Họ và tên đang dùng:..............................................Bí danh:. 4. Ngày tháng năm sinh: 5. Nơi sinh: 6. Nguyên quán: 7. Địa chỉ thường trú: 8. Dân tộc:....................................................................9. Tôn giáo: 10. Thành phần xuất thân: 11. Thành phần bản thân: 12. Ngày vào Đoàn:..........................................Nơi kết nạp: 13. Ngày vào Đảng:.........................................Nơi kết nạp: Ngày chính thức:. 14. Trình độ văn hóa: 15. Trình độ chuyên môn:. 16. Trình độ ngoại ngữ: 17. Trình độ tin học: 18. Trình độ chính trị: 19. Quá trình hoạt động của bản thân: 20. Họ và tên bố:.......................................................Năm sinh:. Quá trình công tác: 21. Họ và tên mẹ:.......................................................Năm sinh: Quá trình công tác: 22. Anh (chị) em ruột: 22.1. .......................Tuổi:.................................Nghề nghiệp:................... Chỗ ở:.................................................................................................... 22.2. .......................Tuổi:.................................Nghề nghiệp:.................... Chỗ ở:......................................................................................................... 22.3. .......................Tuổi:.................................Nghề nghiệp:.. Chỗ ở:................................................................................................. 23. Hoàn cảnh gia đình 23.1. Họ và tên chồng (vợ):..............................Tuổi:........................................... Nghề nghiệp:...................................................................................................... Nơi làm việc:...................................................................................................... Chỗ ở hiện nay:.................................................................................................... 23.2. Họ và tên con:.............................................................................................. 23.2.1. Con 1:..................................................Tuổi:............................................. 23.2..2. Con 2:.................................................Tuổi:.......................................... Cam đoan:............................................................................................................... Xác nhận của chính quyền địa phương Ngày tháng năm Người khai 2.4.2. Quá trình công tác Từ tháng năm Đến tháng năm Làm gì Ở đâu 2.4.3. Diễn biến quá trình hưởng lương của một cán bộ Thời gian Năm nâng lương Bậc lương Hệ số PCCV PCĐT PCVK PCTN PCK Ghi chú Từ Đến 2.4.4. Quá trình bồi dưỡng Thời gian Nội dung bồi dưỡng Nơi bồi dưỡng Hình thức bồi dưỡng Chứng chỉ Từ Đến 2.4.5. Quá trình đào tạo Thời gian Bằng cấp đào tạo Chuyên ngành đào tạo Cơ sở đào tạo Nước đào tạo Hình thức đào tạo Năm tốt nghiệp Từ Đến 2.4.6. Quan hệ gia đình TT Quan hệ Họ và tên Năm sinh Hiện nay làm gì? Chỗ ở thường trú 1 2 3 2.4.7. Quan hệ thân nhân đang ở nước ngoài TT Quan hệ Họ và tên Năm sinh Nghề nghiệp Nước định cư Định cư từ năm Quốc tịch 2.4.8. Nước ngoài đã đến Thời gian Tên nước đã đến Mục đích đến (Học tập, hội thảo, bồi dưỡng, công tác...) Địa chỉ nơi đến Từ Đến 2.4.9. Khen thưởng, kỷ luật Nội dung khen thưởng Hình thức khen thưởng Nội dung kỷ luật Hình thức kỷ luật Cơ quan quyết định Quyết định số 2.4.10. Quá trình bồi dưỡng lý luận chính trị Thời gian Nội dung bồi dưỡng Trình độ Lớp học bồi dưỡng Nơi bồi dưỡng Từ Đến 2.4.11. Trình độ ngoại ngữ Thời gian Lớp học đào tạo Thứ tiếng Trình độ Nơi đào tạo Từ Đến 2.4.12. Trình độ tin học Trình độ Hình thức đào tạo Thời gian Lớp học đào tạo Nơi đào tạo Từ Đến 2.5. CÁC BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG CÁN BỘ VIÊN CHỨC THEO ĐỘ TUỔI Đơn