Đồ án Tốt nghiệp quản lý nhân sự

chọn vấn đề: “Quản lý nhân sự” làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp của mình. Đồ án gồm 4 phần: 1. Cơ sở lý thuyết và công cụ sử dụng 2. Khảo sát và đặt vấn đề bài toán quản lý nhân sự 3. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự . 4. Thiết kế chương trình 1. Nhiệm vụ cơ bản của bài toán Bài toán quản lý nhân sự có nhiệm vụ quản lý quá trình làm việc của nhân viên tại một Công ty nào đó. Bao gồm các nhiệm vụ sau: * Đầu vào: + Các thông tin về hồ sơ nhân viên, kết quả làm việc của từng nhân viên, bao gồm: trình độ, chức vụ, tiền lương... * Đầu ra: + Hồ sơ nhân viên, kết quả làm việc của từng nhân viên,xét thưởng và kỷ luật,bảng lương nhân viên... Để đảm bảo hệ thống quản lý nhân sự của Công ty hoạt động hiệu quả thì công tác quản lý về lãnh đạo, quản lý nhân sự, các tổ chức có liên quan khác phải đảm bảo hoạt động liên tục, thường xuyên và chuẩn xác. Bài toán quản lý nhân sự trong hệ thống quản lý của Công ty có một vai trò hết sức quan trong, nếu như công tác quản lý không đảm bảo yêu cầu thì Công ty không thể hoạt động hiệu quả được. 1.2. Nhu cầu và ý nghĩa việc tin học hoá của bài toán. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc quản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết các doanh nghiệp, trong đó nhu cầu về “quản lý nhân sự” như là một đề tài mà hầu như mọi doanh nghiệp đều hết sức quan tâm. Trong thực tế công việc thủ công để có thể lấy được thông tin về một nhân viên mất rất nhiều thời gian, do đó nếu đưa tin học vào công tác quản lý thì việc tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Do đó đưa tin học vào công tác này là điều tất yếu. Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, nhất là trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thi trước hết công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp đó phải tốt và không đươc xem nhẹ. Việc quyết định tổ chức, đề bạt người trong từng vị trí cụ thể gắn liền với sự sống còn và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng nguồn lực sẵn có của mình, đơn vị nào có được cơ cấu tổ chức hợp lý và đúng với năng lực từng người, sẽ tạo điều kiện cho các đơn vị đó hoạt động hiệu quả hơn, giúp cho người điều hành nắm được chính xác các thông tin về nguồn nhân lực của mình.Chính vì vậy bộ phận quản lý nhân sự phải quản lý đầy đủ các thông tin cá nhân và lưu trữ hợp lý để sau này cần tìm kiếm, thống kê, báo cáo tổng hợp được thực hịên nhanh chóng, dễ dàng và có hiệu quả. Dưới đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự trong chương trình. Qlý hệ thống Qlý hồ sơ ns Tính lương Phục vụ tra cứu Báo cáo/thống kê Cập nhật tt hồ sơ ns Cập nhật tt các bảng Tính lương hàng tháng Tăng/giảm lương Xoá bảng lương Tra cứu theo hồ sơ Tra cứu tt lương nv Tra cứu theo số liệu thống kê Báo cáo tổng hợp Bảng lương nv Quá trình đào tạo Quá trình công tác Các báo cáo/ thống kê khác.. Quản lý nhân sự Nghỉ hưu Chuyển ctác * Mô hình thực thể liên kết giữa các bảng dữ liệu + Form tìm kiếm danh sách theo Phòng ban + Form tìm kiếm danh sách theo Phòng ban Trên đây là toàn bộ phần phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty Được sự hướng dẫn tận tình của cô Huyền Linh cùng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân phân tích thiết kế chương trình. Chương trình đã đạt được những tính năng sau: 1. Ưu điểm của chương trình: Quản lý quá trình công tác của nhân viên trong Công ty Lưu hồ sơ tất cả nhân viên trong Công ty Tính lương nhân viên Phân quyền đăng nhập hệ thống Cho phép người quản trị có thể thêm, sửa, xoá hoặc tìm kiếm dễ ràng bất kỳ thông tin gì về nhân viên nào đó. Giao diện thân thiện với người dùng 2. Khuyết điểm của chương trình: Chỉ quản lý được những nhân viên thuộc khối cơ quan Công ty Chương trình chỉ hoạt động trên máy tính đơn lẻ 3. Định hướng phát triển: Chương trình hoạt động được trên hệ thống mạng máy tính Quản lý không chỉ nhân viên trong Công ty mà còn quản lý được các nhân viên ở các doanh nghiệp trực thuộc Do trình độ và thời gian có hạn, bản luận văn chắc chắn còn những sai sót và chưa hợp lý. Vì vậy, rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn cô Huyền Linh đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các quý thầy cô trong khoa Toán ứng dụng đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo và tạo điều kiện cho em được nghiên cứu học tập tại trường trong thời gian qua. Hà Nội, tháng 6 năm 2004 Sinh viên thực hiện —&– Lụứi Mụỷ ẹaàu Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đạt nhiều thành tựu rựu rỡ và có nhiều ứng dụng rộng rãi nhất trong những thập niên gần đây, đặc biệt là trong những năm cuối của thế kỷ XX , đầu thế kỷ XXI. Một trong những công việc hết sức phức tạp đó là quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng. Bởi lẽ, trên thực tế, nhân lực con người là yếu tố luôn luôn biến động. Trước đây, việc quản lý nhân sự được thực hiện chủ yếu trên sổ sách, giấy tờ. Mỗi sự biến động của nhân lực (ví dụ: việc thuyên chuyển vị trí công tác, nâng hạ bậc lương, thay đổi ngạch, bậc v.v...) buộc các nhà quản lý phải lập lại hồ sơ, sổ sách. Đây là sự phiền toái và không khỏi nhầm lẫn. Việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự thực sự đã đem lại hiệu quả rõ nét. Đó không chỉ đối với nhà quản lý mà từ đó gợi mở ra ứng dụng tin học vào các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Cụ thể, hiện nay, Chính phủ Việt Nam đã và đang thực hiện Đề án 112 về việc ứng dụng tin học vào quản lý nhà nước. Tuy vậy, trong quá trình ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự còn đặt ra nhiều câu hỏi cần giải đáp nhằm ứng dụng hiệu quả hơn. Dưới sự hướng dẫn của thầy Lê Cường em đã chọn vấn đề: “Quản lý nhân sự” làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp của mình. Đồ án gồm 4 phần: 1. Cơ sở lý thuyết và công cụ sử dụng 2. Khảo sát và đặt vấn đề bài toán quản lý nhân sự 3. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự . 4. Thiết kế chương trình Chương trình quản lý nhân sự tập trung quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên, quá trình đào tạo, thông tin cá nhân và tính lương của nhân viên trong Công ty. Chương trình cho phép người quản lý có thể thêm, xoá hoặc tìm kiếm dễ dàng bất kỳ thông tin về một nhân viên nào đó... Phần phân tích và thiết kế chi tiết bài toán xin mời thầy cô và các bạn xem ở phần tiếp theo của đồ án. Do trình độ và thời gian có hạn, bản luận văn chắc chắn còn những sai sót và chưa hợp lý. Vì vậy, rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Cường đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các quý thầy cô trong khoa Toán ứng dụng đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo và tạo điều kiện cho em được nghiên cứu học tập tại trường trong thời gian qua. Hà Nội, tháng 5 năm 2004 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐẶT VẤN ĐỀ BÀI TOÁN QLNS 6 1.1. Nhiệm vụ và vai trò của bài toán 6 1.1.1. Nhiệm vụ của bài toán 6 1.1.2. Vai trò của bài toán 7 1.2. Nhu cầu và ý nghĩa việc tin học hoá của bài toán 7 1.3. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự 8 1.4. Tình hình tin học hoá trong công tác quản lý nhân sự 8 1.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty điện lực Thái Bình 9 1.5.1. Giới thiệu về Công ty 9 1.5.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty 10 1.5.2.1. Cơ đồ tổ chức của khối cơ quan Công ty 10 1.5.2.2. Mồ hình thông tin quản lý nhân sự 10 1.5.3. Khảo sát hiện trạng 14 1.5.3.1. Cơ cấu hệ thống 14 1.5.3.2. Nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty 15 1.5.3.3. Mục tiêu của bài toán quản lý nhân sự tại CT 18 1.5.4. Tính khả thi và phương pháp thực hiện 18 1.5.4.1. Xác lập và khởi đầu dự án 18 1.5.4.3. Xác lập mục tiêu và các mức ưu tiên 19 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG 23 2.1. Cơ sở lý thuyết 23 2.1.1. Cơ sở lý thuyết về các bước xây dựng TTQl 23 2.1.2. Kiến thức cơ bản về cơ sở dữ liệu (CSDL) 23 2.1.2.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu 23 2.1.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 24 2.1.2.3. Các mô hình dữ liệu 25 2.1.2.4. Cơ sở dữ liệu quan hệ 26 2.1.2.5. Khoá của quan hệ 26 2.1.2.6. Mô hình thực thể kết hợp 27 2.2. Công cụ sử dụng 27 2.2.1. Microsoft Access 2000 27 2.2.1.1. Giới thiệu về Microsoft Access 27 2.2.1.2. Các đối tượng trong MS Acces 28 2.2.1.3. Hệ truy vấn SQL 29 2.2.1.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu 30 2.2.2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 33 2.2.2.1. Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 33 2.2.2.2. Những vấn đề có thể làm với Visual Basic 33 2.2.2.3. Tóm tắt ngôn ngữ 35 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỀ CHỨC NĂNG 47 3.1. Mục đích và yêu cầu của phân tích 47 3.2. Phân tích hệ thống về chức năng 48 3.3. Phương pháp phân tích có cấu trúc 50 3.3.1. Các biểu đồ luồng dữ liệu 51 3.3.2. Kỹ thuật phân mức 52 3.3.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 53 3.3.1.2. Biểu đồ mức đỉnh 53 3.3.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu định nghĩa các chức năng quản lý hệ thống 54 3.3.1.4. Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng 1 54 3.3.1.5. Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng 2 55 3.3.1.6. Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng 3 56 3.3.1.7. Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng 4 56 CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỀ DỮ LIỆU 57 4.1. Biểu diễn và lưu trữ dữ liệu 57 4.2. Mô hình thực thể liên kết 66 4.3. Các Form và các Report của chương trình 67 4.3.1. Các Form 67 4.3.2. Các Report 75 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT VÀ ĐẶT VẤN ĐỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1. Nhiêm vụ và vai trò của bài toán 1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản của bài toán Bài toán quản lý nhân sự có nhiệm vụ quản lý quá trình làm việc của nhân viên tại một Công ty nào đó. Bao gồm các nhiệm vụ sau: * Đầu vào: + Các thông tin về hồ sơ nhân viên, kết quả làm việc của từng nhân viên, bao gồm: trình độ, chức vụ, tiền lương... * Đầu ra: + Hồ sơ nhân viên, kết quả làm việc của từng nhân viên,xét thưởng và kỷ luật,bảng lương nhân viên... Từ đó ta có thể thấy được tình hình làm việc của từng nhân viên trong từng giai đoạn, giúp cho ban lãnh đạo có những xử lý nhanh chóng, chính xác, kịp thời với mỗi nhân viên trong từng giai đoạn làm việc khác nhau, giúp cho nhân viên khắp phục được những khó khăn trong công việc và đặc biệt giúp công tác quản lý nhân sự của Công ty ngày càng tiện lợi và chính xác hơn. Việc quyết định tổ chức, đề bạt người trong từng vị trí cụ thể gắn liền với sự sống còn và hiệu quả của kinh doanh. 1.1.2. Vai trò của bài toán Để đảm bảo hệ thống quản lý nhân sự của Công ty hoạt động hiệu quả thì công tác quản lý về lãnh đạo, quản lý nhân sự, các tổ chức có liên quan khác phải đảm bảo hoạt động liên tục, thường xuyên và chuẩn xác. Bài toán quản lý nhân sự trong hệ thống quản lý của Công ty có một vai trò hết sức quan trong, nếu như công tác quản lý không đảm bảo yêu cầu thì Công ty không thể hoạt động hiệu quả được. Công tác quản lý nhân sự nhằm mục đích quản lý kế hoạch làm việc của nhân viên trong Công ty, yêu cầu phải có tính khách quan, chặt chẽ, có độ chính xác cao và đặc biệt phải thuận lợi khi khai thác hệ thống cơ sử dữ liệu trong đó. Ngoài ra còn phản ánh được tình hình làm việc của mỗi nhân viên trong Công ty, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định cụ thể, nhanh chóng và chính xác cho công tác quản lý tại Công ty trong thời gian tới và trong tương lai. 1.2. Nhu cầu và ý nghĩa việc tin học hoá của bài toán. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc quản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết các doanh nghiệp, trong đó nhu cầu về “quản lý nhân sự” như là một đề tài mà hầu như mọi doanh nghiệp đều hết sức quan tâm. Trong thực tế công việc thủ công để có thể lấy được thông tin về một nhân viên mất rất nhiều thời gian, do đó nếu đưa tin học vào công tác quản lý thì việc tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Do đó đưa tin học vào công tác này là điều tất yếu. 1.3. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự. Quản lý nhân sự là bộ phận không thể thiếu được trong các phòng tổ chức của các cơ quan xí nghiệp, và ngay cả trong các trường Đại học. Nó góp phần trong việc đưa ra các quyết định về chiếm lược hoạt động, tổ chức nhân sự, tính lương nhân viên cho phù hợp và hiệu quả hơn, ngoài ra còn đảm bảo việc phân công lao động một cách hợp lý tránh được trường hợp mất cân đối trong sắp xếp tổ chức nhân sự. Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, nhất là trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thi trước hết công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp đó phải tốt và không đươc xem nhẹ. Việc quyết định tổ chức, đề bạt người trong từng vị trí cụ thể gắn liền với sự sống còn và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng nguồn lực sẵn có của mình, đơn vị nào có được cơ cấu tổ chức hợp lý và đúng với năng lực từng người, sẽ tạo điều kiện cho các đơn vị đó hoạt động hiệu quả hơn, giúp cho người điều hành nắm được chính xác các thông tin về nguồn nhân lực của mình.Chính vì vậy bộ phận quản lý nhân sự phải quản lý đầy đủ các thông tin cá nhân và lưu trữ hợp lý để sau này cần tìm kiếm, thống kê, báo cáo tổng hợp được thực hịên nhanh chóng, dễ dàng và có hiệu quả. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì trách nhiệm của việc quản lý nhân sự càng nặng nề hơn đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Nên mỗi quyết định của bộ phận quản lý nhân sự phải đúng đắn không dư thừa cũng như không mất cân đối giữa các bộ phận. Chính vì vậy bộ phận quản lý nhân sự phải quản lý đầy đủ các thông tin cá nhân và lưu trữ hợp lý để sau này cần tìm kiếm, thống kê, báo cáo tổng hợp được thực hịên nhanh chóng, dễ dàng và có hiệu quả. 1.4. Tình hình tin học hóa trong công tác quản lý nhân sự. Trong thời đại ngày nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin đang diễn ra mạnh mẽ và đều khắp mọi nơi. Việc ứng dụng máy tính trên nhiều lĩnh vực khác nhau ngày càng trở nên phổ biến và rộng rãi. Trước đây khi tin hoc chưa đưa vào quản lý nhân sự thì thông tin về nhân viên phải lưu trữ vào các hồ sơ, mỗi khi cần tìm bất kỳ thông tin gì về nhân viên của cơ quan mình thì phải lục lai tất cả các hồ sơ, việc làm như vậy quả thật mất rất nhiều thời gian. Việc tìm kiếm bằng tay như vậy sẽ không hiệu quả. Tuy nhiên trong những năm trước đây thì chi phí trang thiết bị tin học là khá đối với các đơn vị kinh tế vừa và nhỏ nên hầu như không có, nếu có thì chủ yếu trang bị vào các bộ phận sản xuất, khai thác kinh doanh. Đối với những đơn vị đưa thiết bị máy tính vào việc quản lý nhân sự thì cũng ở góc độ máy tính đơn lẻ hay mạng trong pham vi nhỏ. Điều này làm hạn chế cho việc trao đổi thông tin trong các doanh nghiệp lớn có các phòng ban nằm ở các vùng khác nhau. Trong những năm gần đây tình hình đã thay đổi, gía thiết bị tin học không cao, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã có thể trang bị cho mình một hệ thống các máy tính phục vụ cho công tác quản lý và hoạt động của mình. Cộng với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thông mạng máy tính, vấn đề trao đổi thông tin giữa các máy tính toạ lạc ở vùng khác nhau không còn là vấn đề lớn. Chính vì vậy việc tin học hoá trong công tác quản lý nhân sự đã trở nên phổ biến, cần thiết và không thể thiếu trong các Công ty, xí nghiệp. 1.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty điện lực Thái Bình. 1.5.1. Giới thiệu về Công ty Công ty điện lực tỉnh Thái Bình là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong các lĩnh vực chính là sản xuất, truyền tải và kinh doanh điện năng. Mục tiêu chính của Công ty là đáp ứng nhu cầu điện của nền kinh tế quốc dân và đời sống xã hội với chất lượng cao, dịch vụ ngày càng tốt hơn. Một trong các nhiệm vụ trọng tâm của Công ty là cung cấp điện năng cần thiết cho sự phát triển kinh tế của tỉnh và nhu cầu sinh hoạt của nhân dân. Khắc phục tình trạng thiếu hụt công suất giờ cao điểm, điện áp và những vấn đề liên quan đến hoạt động đầu tư cơ bản. Nhiệm vụ điện khí hoá nông thôn... Phát triển nguồn nhân lực: để xây dựng và vận hành hiệu quả một hệ thống điện hiện đại, đáp ứng nhu cầu điện năng ngày càng cao, Công ty luôn quan tâm và đầu tư thích đáng cho công tác phát triển nguồn nhân lực. Tạo điều kiện và cơ hội để cho mỗi cán bộ, công nhân viên chức đều có thể vươn lên trong nghề nghiệp trên cơ sở năng lực, hiệu quả làm việc và sự gắn bó với Công ty. 1.5.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty điện lực Thái Bình Bao gồm: Cơ quan của Công ty và 8 đơn vị thành viên. Mô hình khối cơ quan Công ty gồm: Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và các ban chức năng. Còn 8 đơn vị thành viên được chia theo khối hoạt động như: các công ty điện lực, các trung tâm, các công ty truyền tải, các trường đào tạo. Trong bài toán này mô hình quản lý chỉ giới hạn ở khối cơ quan Công ty. 1.5.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của khối cơ quan Công ty Phó GĐ sản xuất Phó GĐ đầu tư-phát triển Ban KT nguồn điện Ban KT lưới điện Ban KT an toàn bảo hộ lđ Ban KH công nghệ môi tường & viễn thông Ban hợp tác tỉnh thành Ban thẩm định Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Ban kiểm soát nội bộ Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ xây dựng Phó GĐ tài chính Ban KD & điện nông thôn Ban tổ chức CB & đào tạo Ban kế hoạch Ban QL đấu thầu Ban thi đua tuyên truyền Ban thanh tra Ban QL xây dựng Ban KTế dự toán Ban vật tư xuất nhập khẩu Văn phòng Ban tài chính kế toán Ban lđ tiền lương Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức khối cơ quan Công ty Chức năng, nhiệm vụ các ban của Công ty: * Ban tổ chức cán bộ và đào tạo: tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý công tác tổ chức bộ máy, đào tạo phát triển nguồn nhân lực của Công ty. Nhiệm vụ cơ bản của Ban này là: - Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức, mô hình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty phù hợp với Luật doanh nghiệp nhà nước, Điều lệ tổ chức và hoạt động, chiến lược phát triển của Công ty trong từng thời kỳ. - Xây dựng quy định phân cấp quản lý cán bộ, viên chức trong Công ty theo các quy định hiện hành về phân cấp quản lý cán bộ của Đảng và Nhà nước. - Xây dựng tiêu chuẩn của các chức danh cán bộ, viên chức thuộc Công ty quản lý. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng tiêu chuẩn của các chức danh cán bộ, viên chức thuộc diện đơn vị quản lý. Hướng dẫn thực hiện việc thi nâng ngạch viên chức trong Công ty và tổ chức thực hiện trong cơ quan Công ty. - Lập kế hoạch cán bộ, viên chức thuộc diện Công ty quản lý và cán bộ, viên chức thuộc cơ quan Công ty. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập quy hoạch, tuyển chọn, xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức của đơn vị. - Thẩm định trình lãnh đạo Công ty quyết định tuyển dụng, bộ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, xếp lương, nâng bậc lương, kỷ luật, quyết định nghỉ hưu v.v... đối với cán bộ, viên chức thuộc Công ty quản lý và cán bộ, công nhân viên chức thuộc cơ quan Công ty. Giúp lãnh đạo Công ty nhận xét, đánh giá hàng năm đối với cán bộ, viên chức thuộc diện Công ty quản lý. - Thực hiện việc thống kê, quản lý hồ sơ cán bộ lãnh đạo Công ty, cán bộ, viên chức thuộc diện Công ty quản lý và cán bộ, công nhân viên chức thuộc cơ quan Công ty. - Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Công ty. - Quản lý công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của Công ty bao gồm đào tạo mới, đào tạo lại và bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên chức. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn và hàng năm tổ chức triển khai thực hiện. - Lập các báo cáo của Công ty gửi các cấp có liên quan về công tác tổ chức cán bộ và đào tạo theo quy định. - Tham gia nghiên cứu, xây dựng cơ chế tiền lương, thưởng, định mức, định biên lao động của các đơn vị và của cơ quan Công ty. - Tham gia, phối hợp Ban Thanh tra bảo vệ và pháp chế trong việc xem xét giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ, viên chức thuộc diện Công ty quản lý. * Ban lao động tiền lương: tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý công tác lao động, tiền lương, y tế, đời sống, chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế trong Công ty. Nhiệm vụ và quyền hạn của ban là: + Xây dựng, hướng dẫn xây dựng, tổng hợp, trình duyệt, giao chỉ tiêu định biên lao động, chỉ tiêu tuyển dụng lao động, kế hoạch lao động - tiền lương, đơn giá tiền lương đối với các đơn vị trực thuộc Công ty. Thực hiện việc quyết toán tiền lương. + Tổ chức nghiên cứu, hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước trong Công ty. Nghiên cứu, đề xuất xây dựng các chế độ chính sách tiền lương, quy chế trả lương ngành điện trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Xây dựng, trình duyệt và hướng dẫn thực hiện kế hoạch y tế, đời sống, chế độ bảo hộ lao động, cải thiện điều kiện làm việc đối với người lao động. + Thực hiện việc báo cáo định kỳ về công tác lao động tiền lương, thu nhập, đời sống của nhân viên trong Công ty theo quy định. + Đề xuất và triển khai các phương pháp tổ chức lao động khoa học, chương trình biện pháp giải quyết việc làm cho công nhân viên chức trong Công ty. + Xây dựng Thoả ước lao động tập thể, Nội quy lao động của Công ty. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng Thoả ước lao động tập thể và nội quy lao động, hướng dẫn việc ký kết hợp đồng lao động, đăng ký hợp đồng lao động theo quy định của Nhà nước. + Tổ chức xây dựng và quản lý các định mức, định biên lao động, chức danh ngành nghề, tiêu chuẩn cấp bậc công nhân. + Tham gia thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. * Và các Ban khác: đều có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc quản lý điều hành các hoạt động trong Công ty. 1.5.2.2. Mô hình thông tin quản lý nhân sự Lãnh đạo Công ty Ban tổ chức CB & đào tạo Ban lđ tiền lương CSDL thông tin nhân sự Thông tin của nhân viên Các ban liên quan Hình 1.2: Sơ đồ mô hình thông tin quản lý nhân sự Người sử dụng: trực tiếp sử dụng chương trình, cập nhật số liệu, thông tin về nhân sự, về lương tại Công ty. Người quản trị (cấp lãnh đạo): sử dụng chương trình mang tính kiểm tra, theo dõi việc quản lý nhân sự của các ban, không trực tiếp nhập thông tin nhân sự nhưng có thể sửa dữ liệu và xem tất cả các Database về quản lý nhân sự để kiểm tra toàn bộ nhân viên của Công ty phục vụ cho công tác quản lý. 1.5.3. Khảo sát hiện trạng Công ty Điện lực Thái Bình là một doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của nhà nước. Một doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng đặc biệt, đó là điện năng. Quản lý nhân sự trong Công ty là một vấn đề lớn. Công ty có nhiều phòng ban và các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, do khả năng em chỉ phân tích và khảo sát ở cấp cơ quan Công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và các ban chức năng. Khối cơ quan Công ty có khoảng hơn 200 cán bộ và viên chức. Hệ thống này có sự tham gia của một số đối tượng: + Lãnh đạo Công ty + Ban tổ chức cán bộ và đào tạo + Ban lao động tiền lương + Lãnh đạo các ban/phòng + Cán bộ, viên chức. 1.5.3.1. Cơ cấu của hệ thống * Lãnh đạo Công ty: - Yêu cầu hồ sơ cán bộ - Quyết định đào tạo, bổ nhiệm, đề bạt chức vụ, chức danh cho cán bộ - Yêu cầu báo cáo công tác lãnh đạo - Quyết định khen thưởng, kỷ luật cho cán bộ - Quyết định thuyên chuyển công tác, giảm biên chế * Ban tổ chức cán bộ và đào tạo - Cung cấp cho lãnh đạo cấp trên thông tin của cán bộ, viên chức - Cập nhật những thông tin thay đổi về nhân sự (thêm, xoá, thay đổi thông tin cá nhân,...) - Thống kê theo từng chỉ tiêu, bộ phận về biên chế nhân sự, theo dõi sự thay đổi nhân sự . - Nhận chỉ tiêu đào tạo cán bộ từ cấp trên. - Gửi danh sách các cán bộ, viên chức có đủ năng lực, phẩm chất trong chuyên ngành cần đào tạo cho cán bộ cấp trên. - Quản lý việc khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chính sách. - Hàng tháng, quý, năm gửi lên cho lãnh đạo đơn vị tình hình thực trạng của công tác quản lý cán bộ. * Ban lao động tiền lương - Cung cấp cho lãnh đạo Công ty thông tin về lương của cán bộ viên chức. - Quản lý việc tính lương hàng tháng và trả lương hàng tháng cho cán bộ, viên chức. - Xét duyệt việc tăng giảm lương của cán bộ, viên chức. - Hàng tháng, quý năm gửi lên cho lãnh đạo về tình hình lương. * Lãnh đạo các ban/phòng - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý - Gửi chỉ thị hay quyết định của lãnh đạo Công ty tới từng cán bộ, viên chức khi có quyết định. - Tổ chức khen thưởng, kỷ luật, gửi kết quả lên ban lãnh đạo. * Cán bộ, viên chức - Khai đầy đủ sơ yếu lý lịch - Thực hiện các quyết định của lãnh đạo 1.5.3.2. Nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty Quy trình thực hiện quản lý nhân sự diễn ra như sau: - Khi có một nhân viên mới vào Công ty nhận công tác thì nhân viên đó phải khai rõ sơ yếu lý lịch vào hồ sơ. Hồ sơ cán bộ sẽ được gửi tới phòng tổ chức cán bộ và đào tạo và từ hồ sơ đó hoặc các hồ sơ đã được lưu, người sử dụng hệ thống sẽ nhập thông tin vào máy tính. - Khi muốn chuyển cán bộ sang công tác ở ban khác trong Công ty, ban lãnh đạo phải gửi quyết định tới phòng tổ chức để thay đổi thông tin về quá trình công tác của cán bộ trên máy tính và gửi quyết định cho lãnh đạo phòng, ban nơi cán bộ đó đang công tác. - Khi một cán bộ muốn thôi việc thì sẽ xoá bỏ mọi thông tin có liên quan tới cán bộ đó ra khỏi kho lưu trữ dữ liệu. - Khi muốn cử cán bộ đi đào tạo, học tập, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lãnh đạo sẽ dựa vào các tiêu chí để lọc ra những cán bộ đủ tiêu chuẩn rồi gửi quyết định tới cán bộ đó và phòng tổ chức cập nhật thông tin, đưa cho cán bộ đi học những hồ sơ cần thiết để đến đơn vị, trường học mới. Kết thúc quá trình học tập, hồ sơ của cán bộ lại được gửi trở lại phòng tổ chức để tiếp tục quản lý. - Khi muốn đề bạt, bổ nhiệm một cán bộ nào đó, lãnh đạo phòng, ban của cán bộ được bổ nhiệm phải gửi yêu cầu bổ nhiệm tới ban lãnh đạo đơn vị. Ban lãnh đạo đơn vị yêu cầu phòng tổ chức cho xem các thông tin liên quan của cán bộ đó. Nếu đủ tiêu chuẩn, lãnh đạo đơn vị sẽ gửi quyết định tới phòng tổ chức để cập nhật dữ liệu và gửi một quyết định nữa cho cán bộ đó thông qua lãnh đạo phòng ban nơi người đó công tác. - Khi một cán bộ nghỉ hưu thì ban tổ chức sẽ cập nhật thông tin và gửi đến ban lao động tiền lương tính lương hưu cho cán bộ đó. - Khi đến định kỳ, ban tổ chức cán bộ & đào tạo phải gửi bản báo cáo về công tác quản lý cho ban lãnh đạo xem xét, kiểm tra rồi ra quyết định cho phù hợp với tình hình mới. - Các quyết định khen thưởng, kỷ luật sẽ được ban lãnh đạo gửi tới các phòng, ban có liên quan. - Hàng tháng, ban lao động tiền lương sẽ dựa vào các số liệu tính lương cho cán bộ, nhân viên. Qua quá trình theo dõi nhân viên, ban lao động tiền lương có yêu cầu quyết định tăng hay giảm lương nhân viên đó, đồng thời trả lương cho cán bộ, nhân viên hàng tháng. Cách tính lương ở khối cơ quan Công ty theo thời giờ làm việc. Ngoài hệ số lương căn bản của từng nhân viên, tiền lương của từng nhân viên được tính cụ thể như sau: S (lương tất cả các nhân viên) = 15% * Tổng quỹ lương Tất cả các ban đều có một hệ số % lương so với tổng quỹ lương nói trên. Mỗi nhân viên làm việc tại các ban đều có một hệ số lương, để tính lương cho nhân viên chỉ cần căn cứ vào hệ số lương và bảng công trong tháng của từng nhân viên trong mỗi phòng, ban thì được số tiền lương của mỗi nhân viên. Cách tính như sau: - Hệ số lương của từng nhân viên trong phòng ban nhân với tổng số ngày công làm việc của nhân viên đó cho ra được tổng hệ số ngày công của từng nhân viên. - Tổng hệ số ngày công của tất cả các nhân viên tại phòng ban được cộng lại. - Tổng số lương của phòng ban chia cho tổng hệ số ngày công. Ta được tiền lương một ngày làm việc. - Lấy tiền lương một ngày công rồi nhân với tổng hệ số ngày công của từng nhân viên cho ra được tiền lương của mỗi nhân viên thuộc phòng ban đó. Như vậy, dễ dàng thấy rằng tổng lương của mỗi nhân viên ngoài việc phụ thuộc vào tổng số ngày công làm việc mà còn phụ thuộc vào hệ số lương của nhân viên đó. Qua quá trình khảo sát hiện trạng ta có nhận xét sau: Công ty là một hệ thống lớn mạnh, trong công tác quản lý cũng đã áp dụng tin học vào hệ thống. Nhất là khối cơ quan Công ty, họ đã sử dụng máy tính như một công cụ đắc lực. Tuy nhiên, hệ thống quản lý vẫn chưa được tối ưu. Chương trình được viết trên cơ sở dữ liệu Access, tốc độ còn chậm, chưa có sự nối mạng giữa các máy tính. Mặt khác, chương trình chưa thật sự thân thiện với người sử dụng chương trình. 1.5.3.3. Mục tiêu của bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Cốt lõi của bài toán là từ một bài toán với các yêu cầu thực tế, các tính chất nghiệp vụ riêng đòi hỏi người phân tích thiết kế hệ thống phải làm sao dựa vào các nghiệp vụ đã biết để xây dựng lên một hệ thống thông tin quản lý bằng máy tính. Nhiệm vụ cơ bản của công tác quản lý nhân sự là quản lý thông tin của cán bộ, viên chức trong khối cơ quan Công ty (lí lịch, chức vụ, quá trình đào tạo, quá trình công tác...) từ khi bắt đầu quá trình công tác cho đến khi thôi công tác hoặc nghỉ hưu. Vì vậy, mục đích của bài toán là làm cho chương trình dễ dàng cho người sử dụng, thân thiện, không cồng kềnh, chính xác và kịp thời. 1.5.4. Tính khả thi và phương pháp thực hiện 1.5.4.1. Xác lập và khởi đầu dự án Xác định phạm vi và các hạn chế: - Đây là chương trình quản lý cán bộ, viên chức chỉ giới hạn ở khối cơ quan Công ty nên các cán bộ, viên chức thuộc các đơn vị trực thuộc Công ty sẽ không thuộc đối tượng quản lý. - Chương trình sẽ quản lý quá trình công tác của cán bộ, viên chức từ khi bắt đầu vào cơ quan đến khi ra khỏi cơ quan. - Vì đây là chương trình quản lý cán bộ, viên chức thuộc khối cơ quan Công ty, ở cấp lãnh đạo do đó yêu cầu bảo mật thông tin cao nên trong quá trình điều tra và khảo sát thực tế còn gặp nhiều hạn chế, không thu thập được nhiều thông tin cần thiết vì vậy chương trình còn nhiều thiếu sót. - Do thời gian ngắn nên không khảo sát được tỉ mỉ để có thể tìm ra được những yêu cầu cần xử lý một cách triệt để. Chính vì vậy, chương trình còn nhiều hạn chế. - Các bài toán để xử lý dữ liệu (lên chức, cử đi đào tạo bồi dưỡng…) chưa được thực hiện triệt để vì các quy định, chỉ tiêu đánh giá còn hạn chế, chưa đầy đủ, phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. 1.5.4.2. Xác định mục tiêu và các mức ưu tiên a) Phỏng vấn Khi tiến hành xây dựng một hệ thống nào đó, người thiết kế cần phải tìm hiểu xem người sử dụng ở các mức độ khác nhau muốn gì ở hệ thống mới. Tính bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng vì không được phép chu chuy._.