Đề tài Quản lý tài liệu điện tử tại chi cục thuế Long biên - Hà nội

ên tham gia : Nguyễn Hữu Phước Lớp : 1705LTHB Cán bộ hướng dẫn : ThS. Tạ Thị Liễu Hà Nội 2020 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, nghiên cứu viên xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Tạ Thị Liễu đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất để nhóm nghiên cứu có cơ hội thực hiện đề tài; Thứ hai, nghiên cứu viên xin được gửi lời cảm ơn tới Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội, đã tạo điều kiện cho nghiên cứu viên có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài liệu hữu ích cũng như là các quy trình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục từ đó phục vụ quá trình làm đề tài; Cuối cùng, xin được cảm ơn các bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là các bạn sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã đóng góp những kiến thức liên quan và ý kiến xác đáng để nghiên cứu viên có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. TM. NHÓM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Hữu Phước LỜI CAM ĐOAN Thay mặt nhóm nghiên cứu tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt của nhóm chúng tôi. Mọi số liệu, ngôn từ và thông tin trong đề tài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng quy định. Chúng tôi thực hiện đề tài này lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Các kết quả trong đề tài này chưa được trùng lặp ở bất kỳ đề tài nào khác. TM. NHÓM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Hữu Phước DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH 1 PDF Portable Document Format 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 4 IBM International Business Machine 5 NASA National Aeronautics and Space Administration DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH STT TÊN TIẾNG ANH DỊCH NGHĨA 1 Scan Số hóa 2 User Người dùng 3 File Tập tin 4 Folder Thư mục 5 Website Trang Web 6 Portable Document Format Định dạng tài liệu di động 7 Network Mạng 8 Document Tài liệu 9 Record Sự ghi chép MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH MỞ ĐẦU ............................................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................................ 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu .................................................................................. 3 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................................... 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 5 6. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................. 6 7. Kết cấu đề tài.................................................................................................................. 6 8. Đóng góp đề tài .............................................................................................................. 6 NỘI DUNG ......................................................................................................................... 8 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI ........................................................................... 8 1.1. Một số lý luận về quản lý tài liệu điện tử ..................................................................... 8 1.1.1. Một số khái niệm ....................................................................................................... 8 1.1.1.1. Khái niệm tài liệu ................................................................................................... 8 1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ ..................................................................................... 10 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu điện tử ..................................................................................... 12 1.1.1.4. Khái niệm quản lý ................................................................................................. 16 1.1.1.5. Khái niệm quản lý tài liệu điện tử ........................................................................ 19 1.1.2. Cơ sở pháp lý của việc hình thành cơ sở dữ liệu điện tử ........................................ 19 1.1.3. Cơ sở pháp lý về vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam .................................. 23 1.1.4. Ý nghĩa của tài liệu điện tử ...................................................................................... 38 1.2. Vai trò - tầm quan trọng của hoạt động quản lý điện tử ............................................. 39 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI ...................................................................................... 40 2.1. Giới thiệu về Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội ............................................... 40 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội ....... 40 2.1.2. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ .................................................................................. 41 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................... 42 2.1.2.2. Vị trí, chức năng ................................................................................................... 45 2.1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................................ 45 2.2. Tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên ......................... 48 2.2.1. Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên .................... 48 2.2.2. Quy trình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên ...................... 48 2.2.1.1. Quy trình quản lý ở giai đoạn văn thư ................................................................. 49 2.2.1.2. Quy trình quản lý ở giai đoạn lưu trữ .................................................................. 56 2.3. Đánh giá chung về cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Quận Long Biên - Hà Nội . 68 2.3.1. Ưu điểm ................................................................................................................... 68 2.3.2. Hạn chế .................................................................................................................... 68 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI .................................................................................................................................... 70 3.1. Kiến nghị về nâng cao công tác quản lý tài liệu điện tử tài Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội ..................................................................................................................... 70 3.1.1. Xây dựng, ban hành các quy định riêng liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử .............. 70 3.1.2. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở vật chất - kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử ..................... 74 3.1.3. Tập huấn, bồi dưỡng, tăng cường về quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử ............ 75 3.1.4. Mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử ........ 76 3.2. Giải pháp về nâng cao công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử trong giai đoạn lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội .................................................. 77 3.2.1. Tổ chức xây dựng hệ thống phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gắn với lợi ích kinh tế ........................................................................................................ 77 3.2.1.1. Nguyên tắc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử ....... 77 3.2.1.2. Quy định đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ................................... 79 3.2.2. Tổ chức tuyên truyền về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ theo hướng tiếp cận trong môi trường điện tử thông qua các kênh thông tin truyền thông khác nhau đến mọi đối tượng .............................................................................................................. 82 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 85 PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 98 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong sự phát triển của toàn nhân loại như hiện nay đặc biệt là kỷ nguyên của cách mạng khoa học công nghệ 4.0 với sự bùng nổ của nhiều loại công nghệ: công nghệ sinh học, công nghệ nano, công nghệ vật liệu, v.v... đã dần làm thay đổi những diện mạo căn bản của thế giới trên nhiều phương diện, trong sự phát triển ấy thì không thể thiếu sự góp mặt của công nghệ thông tin - một phần tất yếu của cuộc sống mà để có được những thông tin tạo nên giá trị của cuộc sống, mang đến cho con người những hiểu biết về các vấn đề của đời sống xã hội thì tài liệu lưu trữ đóng một vai trò rất lớn trong việc tạo ra những giá trị ấy, không chỉ góp phần quan trọng trong việc phát triển đất nước mà ở một khía cạnh nhất định nào đó còn liên quan đến sự tồn vong của một quốc gia, dân tộc đặc biệt là khi các tài liệu đó liên quan đến những hoạt động quản lý, điều hành đất nước. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng cụ thể, minh chứng khách quan nhất phản ánh đầy đủ, chi tiết về các mặt của đời sống xã hội. Mỗi một thời kỳ lịch sử đi qua tài liệu lưu trữ còn tái hiện lại những hiện thực sâu sắc nhất về thời kỳ đó, đây cũng được xem như là nguồn tư liệu sống phản ánh chân thực nhất các giai đoạn lịch sử mà để khi nhìn vào đó người ta có thể biết được những nội dung thông tin liên quan có bên trong tài liệu thể hiện vấn đề gì? thuộc lĩnh vực nào?. Trong một thời đại kỷ nguyên số với nhiều sản phẩm công nghệ như hiện nay, tài liệu lưu trữ không chỉ được thể hiện đơn thuần qua các loại hình truyền thống trên những chất liệu khác nhau như: giấy (chủ yếu), vải, gỗ, v.v... mà ở một hình thức mới hơn mà con người đã và đang hướng tới nhằm tạo ra sự biến đổi trong cách thức tiếp cận, khai thác thông tin là tài liệu điện tử, những tài liệu ấy được chứa đựng trong các hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn trên máy tính dùng để chứa các dữ liệu mà dữ liệu đó người ta gọi là tài liệu điện tử. Ngày nay, việc áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ và nhất là công nghệ thông tin trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử không chỉ tại Việt Nam mà các nước khác trên thế giới đã làm cho văn bản, tài liệu điện tử 1 trở thành một công cụ thông tin chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt trong vấn đề quản lý Nhà nước, tài liệu điện tử đang dần tạo ra những chuyển biến tích cực trong cách thức tổ chức, hoạt động cũng như sự điều hành quản lý, dần thay thế những phương thức hoạt động truyền thống và tạo ra những giá trị phi truyền thống riêng biệt dễ dàng trong việc quản lý, khai thác sử dụng nhằm hướng tới một Chính phủ điện tử không giấy. Lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường điện tử đối với đối tượng xử lý là văn bản, tài liệu điện tử đòi hỏi phải có sự thay đổi so với đối tượng là tài liệu truyền thống, những yếu tố này không chỉ phải được kế thừa trên nền tảng của các cách thức sử dụng phương tiện truyền thống mà còn phải có sự sáng tạo phát triển trên nền cái truyền thống đó. Tài liệu điện tử là một trong những loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử là di sản quốc gia, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động quản lý của Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và nhu cầu xã hội. Với sự ra đời của tài liệu điện tử thì đây đang dần trở thành là một điểm sáng, một công cụ có hiệu quả cao trong việc giải quyết, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu đối với các cơ quan Nhà nước từ đó đem lại nhiều hiệu suất tích cực trong công việc, nhưng đồng nghĩa với việc phát triển của các loại hình tài liệu này trong xu hướng công nghệ hiện nay cũng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải có sự đầu tư, phát triển về trang thiết bị, kỹ thuật để thích ứng với thời đại nhất là thời đại kết nối số như hiện nay. Bên cạnh đó, sự phát triển của loại hình tài liệu này cũng chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn ngày càng cao nhất là các thiết bị công nghệ số càng phát triển đòi hỏi phải có cách thức quản lý phù hợp để không xảy ra những sự cố đáng tiếc như: rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu, v.v... Do đó, phải hình thành cách thức quản lý để phù hợp với những điều kiện mà hiện nay mang lại Từ những lý do trên. Vì vậy, nhóm nghiên cứu đã quyết định lựa chọn đề tài “Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thế quận Long Biên - Hà Nội” để minh 2 chứng cho những giá trị của tài liệu điện tử mang lại cũng như cách thức quản lý tài liệu điện tử hiện nay của các cơ quan nhà nước nhất là các cơ quan nhà nước đóng vị trí chủ chốt, quan trọng trong việt phát triển quốc gia. Ngoài ra, với đề tài quản lý tài liệu điện tử cũng có không ít các nhà nghiên cứu, nhà khoa học,v.v...thuộc cùng lĩnh vực quản lý ngành tìm hiểu và nghiên cứu nhằm cho ra các công trình nghiên cứu khoa học để phục vụ mục đích quản lý. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này đã nêu ra được những mặt tích cực của tài liệu điện tử cũng như cách thức quản lý của các tài liệu đó ra sao trong hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên, qua mỗi giai đoạn, mỗi thời kỳ thì cách thức quản lý có thể khác nhau đặc biệt xét về góc độ là sinh viên đang học tập tại giảng đường Đại học thì nhóm nghiên cứu muốn tìm hiểu sự khác biệt giữa kiến thức lý luận được trang bị và thực tế khác nhau như thế nào?. Từ đó, đưa ra những đánh giá, giải pháp riêng để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu điện tử, nên đây có thể xem là điểm mới trong đề tài này so với các đề tài khác cùng loại. Không những thế, khi tìm hiểu đề tài này nhóm nghiên cứu muốn tạo nguồn cảm hứng cho sinh viên Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung một nguồn cảm hứng mới khi tìm hiểu về lĩnh vực này đồng thời cũng muốn tạo ra một nguồn tư liệu bổ ích cho các thế hệ sinh viên tiếp theo. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Hiện nay, về vấn đề liên quan đến đề tài quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan Nhà nước có không ít các công trình nghiên cứu khoa học liên quan. Những công trình này là thành quả của sự tâm huyết, nỗ lực của việc nghiên cứu khoa học nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của đời sống – xã hội Có thể kể đến danh mục các công trình nghiên cứu có liên quan: 1. Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đề tài này, đã cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan về nền tảng khoa học của việc ứng dụng tài liệu điện tử vào các hoạt động giao dịch cũng như quản lý tại các cơ quan Nhà nước, không những thế 3 khi áp dụng loại hình tài liệu đi vào rộng rãi các lĩnh vực khác nhau của đời sống - xã hội đề tài này còn cho mọi người hiểu về việc hoàn thiện khung cơ sở pháp lý và quy trình nghiệp vụ của việc quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức từ đó xây dựng, chuẩn bị kho lưu trữ số tại các lưu trữ lịch sử và chiến lược đào tạo nguồn nhân lực để quản lý tài liệu điện tử. 2. Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” 3. Đề tài nghiên cứu khoa học “Quản lý và sử dụng văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan” của nhóm nghiên cứu Lưu Thị Linh làm chủ nhiệm đề tài lớp 1605LTHA Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa đến những vấn đề lý luận chung về quản lý và sử dụng tài liệu điện tử tại Việt Nam trên cơ sở đó nêu ra những cái nhìn thực tế về quy trình quản lý và vấn đề sử dụng về văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan 4. Khóa luận tốt nghiệp “Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Ngọc Như Lớp 1511LTHA Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ. Đề tài đã khái quát lên những vấn đề chung nhất của cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đồng thời thông qua đề tài các tác giả cũng đã đánh giá được tác động của hệ thống văn bản đối với công tác quản lý và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vấn đề Từ những công trình nghiên cứu trên, nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng cách thức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan Nhà nước ở những lĩnh vực và phạm vi khác nhau sẽ có có những sự tác động khác nhau cũng như hình thức quản lý và sử dụng khác nhau nên nhóm nghiên cứu muốn nhìn nhận, đánh giá về vấn đề này thông qua cách quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội từ đó nhằm tìm ra điểm giống cũng như khác biệt sự khác biệt đó giữa các cơ quan. Đồng thời, với đề tài này thông qua cách tiếp cận của sinh viên cụ thể là sinh viên ngành Lưu trữ học để có thể đưa ra những ý kiến của nhóm qua cách nhìn nhận với tư cách là sinh viên thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học. Đây chính là điểm mới của đề tài mà nhóm nghiên cứu muốn hướng tới. 4 3. Mục tiêu nghiên cứu Với đề tài này mục tiêu của nhóm nghiên cứu muốn hướng tới như sau: - Nêu ra cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. - Làm rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử. - Tìm hiểu được cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. - Đề ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Chi cục Thuế quận Long Biên. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Đưa ra các lý luận chung về quản lý tài liệu điện tử trên cơ sở tổng hợp các lý luận trước đó đã có - Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên nhằm nêu ra những ưu điểm, tích cực cũng như mặt hạn chế, nhược điểm của phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Chi cục Thuế quận Long Biên đề ra những giải pháp, ý kiến nhằm nâng cao quy trình quản lý tài liệu điện tử ở Chi cục Thuế quận Long Biên 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tượng nghiên cứu: Tài liệu điện tử Chi cục Thuế Long Biên b. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Chi cục Thuế quận Long Biên - Thành phố Hà Nội - Về thời gian: 2019-2020 5 6. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết - Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết - Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết - Phương pháp giả thuyết b. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra - Phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp kinh nghiệm 7. Kết cấu đề tài Gồm 3 phần: a. Phần mở đầu b. Phần nội dung - Chương 1. Cơ sở lý luận về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội - Chương 2. Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Chương 3. Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội c. Phần kết luận 6 8. Đóng góp đề tài - Thứ nhất: Đề tài đã khái quát được vai trò, giá trị cũng như phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. - Thứ hai: Nếu đề tài thành công, sẽ mang đến những giải pháp tích cực trong việc quản lý tài liệu điện tử không chỉ tại Chi cục Thuế quận Long Biên mà còn ở các Chi cục Thuế khác trên phạm vi cả nước. - Thứ ba: Nếu đề tài thành công, đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho giảng viên và sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt về công tác lưu trữ tài liệu. Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài khoa học, nhóm nghiên cứu đã gặp nhiều khó khăn nhất định trong quá trình tiếp cận, khảo sát thực tế, thu thập thông tin còn hạn chế. Hơn nữa đây là lần đầu tiên nhóm thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề quản lý tài liệu điện tử; trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài còn nhiều thiếu sót; qua đây nhóm nghiên cứu mong muốn nhận được những lời nhận xét, góp ý từ thầy cô, các bạn sinh viên và những cá nhân quan tâm để bài nghiên cứu này được hoàn thiện hơn. Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn !. Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2020 TM. NHÓM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Hữu Phước 7 NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 1.1. Một số lý luận về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm tài liệu Từ thời xa xưa khi con người biết sử dụng công cụ lao động cho đến khi biết sáng tạo ra chữ viết thì đồng nghĩa với đó là các phương tiện phục vụ cho mục đích biểu đạt ý, truyền đạt thông tin cũng được phát triển theo nhằm mang lại những hiệu quả thông tin cao nhất đến với người đọc, nó được thể hiện trên các chất liệu khác nhau như: mai rùa, gỗ, vải, kim loại, giấy, v.v... tất cả những chất liệu này được gọi là vật mang tin. Từ đó, khái niệm về tài liệu cũng được hình thành, nó cũng được định nghĩa với nhiều cách khác nhau theo từ điển Tiếng Việt thì “Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì” [] Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng định tính không tách rời giữa vật mang tin và của thông tin ghi trên nó. Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất là vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin chứa đựng của tài liệu. Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” đã được định nghĩa là “Phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật 8 ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “Đối tượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp để truyền nó trong thời gian và không gian”. Ngày nay, khái niệm “tài liệu”1 được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố trình bày tài liệu). Cần phải nói thêm rằng, tài liệu còn có hai đặc điểm phân biệt nữa. Thứ nhất, thông tin chứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệu phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản là tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào đó. Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tài liệu - khả năng dùng làm bằng chứng của nó đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động cá nhân. Chính vì vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” được hiểu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý. Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứng về hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội. Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” theo nghĩa khác của thuật ngữ tiếng Anh là “record” nghĩa là “sự ghi chép” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài được mang một nghĩa cụ thể hơn so với định nghĩa “document”- thuật ngữ mang tính chung hơn. Từ thuật ngữ “record” có thể cho chúng ta hiểu rõ hơn giá trị của tài liệu nằm ở thông tin của sự ghi chép có trong đó. Do đó, trong khi bất cứ tài liệu đều là bản ghi thì không phải bản ghi nào cũng được xem là tài 1 Xem luật liên bang về “Thông tin, thông tin hoá và bảo mật thông tin” và tiêu chuẩn quốc gia GOST R 51141- 98 9 liệu. Thuật ngữ “tài liệu”2 được định nghĩa như là thông tin, dữ liệu có giá trị và vật mang tin tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang. Dạng chung của tài liệu là bản ghi - là tài liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành. Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông tin hay đối tượng đã ghi có thể được coi là một đơn vị riêng - đơn vị nguyên vẹn. Đặc điểm cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó. Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trình thời gian khác nhau. Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa: “thông tin được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tài liệu quản lý”. Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện (tiếng Anh: documentation). Kế thừa và tiếp nhận những sự hiểu biết của Thế giới về thuật ngữ “tài liệu” thì trong Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa chủ nghĩa Việt Nam đã định nghĩa khái niệm tài liệu: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]. 1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét, v.v... Xã hội loài người càng phát triển cũng đồng nghĩa với việc 2 Theo GOST R ISO 9000 10 con người càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và vật mang thông tin tiện lợi hơn, điều đó được thể hiện kể từ khi con người bắt đầu hình thành Nhà nước, chính yêu cầu của việc cung cấp thông tin nhằm phục vụ cho lao động, sản xuất cũng như công tác quản lý, điều hành đất nước đòi hỏi phải lưu giữ những thông tin cần thiết với mục đích là truyền đạt lại giá trị thông tin về những kinh nghiệm hoạt động sáng tạo giữa các đối tượng với nhau mà chủ yếu là giữa con người với con người của thế hệ hiện tại và tương lai. Để đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và mang tin có độ bền cao, lưu giữ được trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá. Theo cách hiểu đơn giản, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ cho đời sống xã hội. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với thời đại sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, v.v... của toàn xã hội. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không 11 còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Để biết được một tài liệu lưu trữ có giá trị ngoài đó là bản chính, bản gốc hoặc bản sao thay thế hợp pháp thì tài liệu cũng phải đáp ứng những đặc điểm như: Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, có tính chính xác cao và do Nhà nước thống nhất quản lý theo những quy định của pháp luật. Quán triệt những quan điểm trên theo Luật Lưu trữ năm 2011 của Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]. 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu điện tử Tài liệu điện tử là một dạng của tài liệu lưu trữ đó là tài liệu cần lưu giữ cho công dân, xã hội và q...Tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. 2. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.” * Quản lý về lưu trữ Điều 38. Trách nhiệm quản lý về lưu trữ “1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ. 2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. 3. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. 4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ. 5. Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương. Điều 39. Kinh phí cho công tác lưu trữ 28 1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây: a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; d) Chỉnh lý tài liệu; đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ. 2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.” Đi theo với việc thực hiện thi hành chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 về công tác Lưu trữ có Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 ra đời nhằm quy định thực thi những điều, khoản chi tiết, cụ thể về vấn đề Lưu trữ điện tử trong các cơ quan, tổ chức liên quan đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức: Điều 4. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức 29 “1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. 2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập. 3. Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.” Bên cạnh đó, về vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử còn có Luật Giao dịch điện tử 2005; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước Ngoài ra, trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 cũng thể hiện rõ về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Về việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi ở Văn thư được thể hiện ở nhiều khía cạnh như: * Đối với văn bản đến Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến quy định ở Điều 4 30 1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống. 2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức. 3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. 4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản. 5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định - Tiếp nhận văn bản điện tử đến Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông cụ thể tại Điều 7 của Thông tư này quy định việc kiểm tra chữ ký số: “1. Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử thực hiện như sau: a) Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng; b) Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số được thực hiện theo Điều 8 Thông tư này; c) Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số. 2. Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn hiệu lực, chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn. 3. Thông tin về người ký số; cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số. Nội dung 31 thông tin quản lý quy định tại khoản 4, Điều 1, Nghị định số 106/2011/NĐ- CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ.” Khoản 4, Điều 1, Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thay thế Điều 10 như sau: “Điều 10. Nội dung của chứng thư số Chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng cấp phải bao gồm các nội dung sau: 1. Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. 2. Tên của thuê bao. 3. Số hiệu của chứng thư số. 4. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số. 5. Khóa công khai của thuê bao. 6. Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. 7. Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số. 8. Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. 9. Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.” 32 Khi tiến hành kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản * Đối với văn bản đi Điều 9. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi 1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống. 2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức. 3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. 4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng. 5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư này. Điều 12. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản 1. Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy. 33 2. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png). Điều 13. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 1. Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; 2. Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png); 3. Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601). Mặt khác, với sự thay đổi trong cách thức làm việc của các cơ quan, tổ chức cũng như sự áp dụng các thành tựu của khoa học - công nghệ liên quan đến văn bản điện tử trong lĩnh vực văn thư nên Chính phủ đã có một số thay đổi nhất định về công tác văn thư để phù hợp với thực tế của các cơ quan do vậy ngày 05 tháng 3 năm 2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để nhằm tạo cơ sở pháp lý giúp các cơ quan thực hiện các quy định quản lý về quy trình nghiệp vụ văn thư được chặt chẽ, khoa học. Thực tiễn sử dụng giao dịch điện tử bằng văn bản điện tử ngày càng nhiều trong hệ thống các cơ quan, tổ chức điểm mới trong Nghị định này so với Nghị định cũ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư là đã lồng ghép được những quy định về quản lý văn bản điện tử trong giai đoạn văn thư giúp cho cán bộ thực hiện nghiệp vụ thực hiện quy định một cách dễ dàng không xảy ra sai phạm trong quá trình quản lý Tiếp đó, liên quan đến những yêu cầu, quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước có Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 đã nêu ra các vấn đề trọng yếu xung quanh quy trình gửi, nhận văn bản điện tử trong đó để quản lý chặt chẽ các quy 34 trình trong việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước Quyết định nêu rõ: “1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. 2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận. 3. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. 4. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. 5. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành.” [Điều 6. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử] Theo sau với những quy định về quản lý tài liệu điện tử ở giai đoạn văn thư sau khi hoàn thành quá trình giải quyết công việc đối với văn bản điện tử phải được đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử để quản lý, bảo quản nhằm phục vụ cho các mục đích khai thác sử dụng khi cần thiết. Tuy nhiên, không phải văn bản nào sau khi hoàn thành xong quá trình giải quyết công việc đều được đưa vào lưu trữ mà thông qua đó tài liệu được xác định, lựa chọn để đảm bảo các văn bản điện tử đó có giá trị, tính chính xác cao. Vì vậy, để đảm bảo việc đưa tài liệu lên hệ thống lưu 35 trữ điện tử được chính xác Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 ra đời quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ. Các tiêu chuẩn được quy định: “1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; b) Ảnh màu; c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; d) Tỷ lệ số hóa: 100%; đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; - Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); - Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601). e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm. 2. Tài liệu ảnh a) Định dạng: JPEG; b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi. 3. Tài liệu phim ảnh a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv; b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps. 36 4. Tài liệu âm thanh a) Định dạng: MP3, .wma; b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps. 5. Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. 6. Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư này. 7. Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông tư này.” [Điều 6. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ] Để thực hiện tốt chương trình hiện đại hóa ngành thuế và cải cách hành chính thuế theo cơ chế một cửa, giao dịch điện tử, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong thực hiện thủ tục hành chính thuế; tăng cường hiệu lực chấp hành, quản lý văn bản Hành chính nhà nước tại cơ quan Tổng cục Thuế và trong toàn ngành thuế. Tổng cục Thuế xây dựng quy trình về việc tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế tại Quyết định số: 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế tạo điều kiện cho các cơ quan khác ngành thuế ban hành các quy định riêng phù hợp với thực tế của từng cơ quan với mục tiêu: quy định việc tiếp nhận, quản lý văn bản đến; soạn thảo; ban hành; quản lý văn bản ban hành và lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế. Các Vụ, đơn vị và từng cán bộ thuộc cơ quan Tổng cục Thuế thống nhất thực hiện đầy đủ quy chế. Không chỉ dừng lại ở đó để tăng cường và nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại Tổng cục Thuế và cũng như cho các cơ quan khác trong cùng ngành thuế 37 Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành quy chế công tác lưu trữ ngành thuế nhằm tạo cơ sở pháp lý cho cơ quan Tổng cục Thuế và các cơ quan khác trong ngành trong việc tuân thủ và chấp hành những quy định, quy chế đã đề ra về các vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ Với việc ban hành những văn bản trên cho thấy hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề quản lý tài liệu trong công tác văn thư cũng như lưu trữ được Nhà nước Việt Nam vô cùng quan tâm, chú trọng để có những điều kiện, cơ sở quản lý và phát huy các tài liệu lưu trữ khi cần thiết đó là tiền đề để hoạt động của các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ được diễn ra một cách hiệu quả, khoa học 1.1.4. Ý nghĩa của tài liệu điện tử Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Những ưu thế của tài liệu điện tử được thể hiện ở những khía cạnh sau: - Sự chu chuyển văn bản một cách nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời của internet đặc biệt là trong thời đại kỷ nguyên số 4.0 - kỷ nguyên vạn vật kết nối chỉ trong vài giây con người có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tình. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả công việc. - Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sử 38 dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong môi trường thông tin chung nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều màu bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá 1.2. Vai trò - tầm quan trọng của hoạt động quản lý điện tử Tài liệu lưu trữ đóng vai trò như là một vật mang tin tuy nhiên vật mang tin đó có vai trò rất quan trọng trong mọi mặt của đời sống - xã hội phản ánh các hoạt động khác nhau của cơ quan, tổ chức hay cá nhân trong từng thời kỳ của lịch sử nó phục vụ cho các mục đích tìm kiếm, khai thác hay sử dụng thông tin cho những hoạt động có định hướng, chủ đích của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ từ trước đến nay vẫn được xem là một vấn đề mang tính chiến lược ảnh hưởng đến sự phát triển trong các cơ quan, tổ chức cần phải được quản lý và có những biện pháp bảo quản thích hợp để tài liệu lưu trữ phát huy hết những ưu thế sẵn có. Trong thời đại hiện nay với sự ra đời của khoa học - công nghệ cũng đồng nghĩa với đó là sự hình thành của loại hình tài liệu mới đó là tài liệu điện tử vì vậy các cơ quan, tổ chức vận dụng loại hình tài liệu này yêu cầu về hoạt động quản lý cũng như bảo quản chúng ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết hơn đòi hỏi những quy chuẩn kỹ thuật bảo quản và trang bị công nghệ hiện đại do sự hình thành của loại hình tài liệu này là trong môi trường điện tử - môi trường ảo nên hoạt động quản lý cũng trở nên đóng vai trò quan trọng hơn. Với hoạt động quản lý và vận hành tốt đối với đối tượng là tài liệu điện tử sẽ tạo cơ sở cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ trong giai đoạn văn thư cũng như giai đoạn lưu trữ trở nên một cách dễ dàng và nhanh chóng từ đó tạo điều kiện cho phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử. Ngoài ra, với việc quản lý tốt tài liệu điện tử còn là điều kiện cho cán bộ chuyên môn nắm bắt, làm chủ công nghệ bắt kịp với yêu cầu xu thế phát triển chung của toàn xã hội. 39 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 2.1. Giới thiệu về Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội Chi cục Thuế quận Long Biên - TP. Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 217/QĐ-BTC ngày 23/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thành lập Chi cục Thuế quận Long Biên trực thuộc Cục Thuế Hà Nội [Phụ lục 1]. Chi cục được hình thành trên cơ sở chia tách địa giới hành chính của huyện Gia Lâm và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2004 tọa lạc trên một khu đất rộng khoảng 100m2 ở địa chỉ số 453 Nguyễn Văn Linh - phường Phúc Đồng - TP. Hà Nội [Phụ lục 2] với nhiệm vụ chính là tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của Ngân sách Nhà nước thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn quận Long Biên theo quy định của pháp luật. Cùng với sự phát triển của ngành thuế cả nước, sau 16 năm thành lập và trưởng thành đến nay, Chi cục Thuế quận Long Biên đã từng bước phát triển tiến bộ, trưởng thành về nhiều phương diện và đạt được nhiều thành tích trên nhiều mặt xứng đáng là một trong những đơn vị đầu tàu của ngành Thuế Hà Nội cũng như trên cả nước trong việc giúp phát triển kinh tế - xã hội. Ngay từ buổi đầu hoạt động theo đơn vị hành chính mới, Chi cục có 75 cán bộ, công chức, đến nay Chi cục đã có 126 cán bộ công chức (trong đó biên chế: 117 đồng chí; Hợp đồng 68: 9 đồng chí) được biên chế vào 11 Đội thuế. Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của cơ quan được cải tạo khang trang, sạch đẹp và ngày càng được nâng cấp phù hợp với xu thế phát triển chung của toàn ngành đáp ứng việc hiệu quả ngày càng cao. Trải qua 16 năm xây dựng và phát triển, Chi cục 40 Thuế quận Long Biên đã luôn chú trọng xây dựng, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức thuế có tâm, tận tụy, nhiệt tình với nhân dân và trong công việc cũng như có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trong sạch không tham ô, tham nhũng, đủ năng lực trình độ, tinh thông nghiệp vụ để đảm đương nhiệm vụ thu Ngân sách Nhà nước trên địa bàn. Hàng năm, Chi cục Thuế Long Biên luôn hoàn thành vượt mức nhiệm vụ thu ngân sách được giao, năm sau cao hơn năm trước, cụ thể: nếu năm 2004 dự toán giao 38 tỷ đồng thì đến năm 2018 dự toán giao là trên 4.200 tỷ đồng [Phụ lục 3]. Để có được những thành công đó Chi cục Thuế đã đồng lòng, đồng sức nỗ lực hết mình từ các cấp lãnh đạo cho đến nhân viên trong mọi vấn đề thể hiện qua hệ thống lề lối, chế độ làm việc chặt chẽ, nghiêm ngặt với Quyết định số 5749/QĐ-CCT-HCNSTV ngày 29 tháng 4 năm 2016 về việc ban hành quy chế làm việc của Chi cục Thuế quận Long Biên [Phụ lục 4]. Bên cạnh đó, Chi cục Thuế Long Biên đã không ngừng tự đổi mới hoạt động của ngành theo Nghị quyết của Đảng, Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và Luật quản lý thuế. Đặc biệt thực hiện tốt chiến lược cải cách hệ thống thuế, giảm thời gian, bãi bỏ thủ tục không cần thiết, kê khai nộp thuế qua mạng, hóa đơn điện tử, v.v... Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thuế. Công tác đào tạo bồi dưỡng chính trị, chuyên môn nghiệp vụ không ngừng được quan tâm. Đây không chỉ là những thành tích đáng khen ngợi, biểu dương mà còn thể hiện năng lực, trình độ của các cán bộ, công chức trong việc giải quyết, quản lý lĩnh vực liên quan một cách có hiệu quả trong thời đại hiện nay. Bên cạnh đó, hằng năm Chi cục còn tổ chức các buổi thăm hỏi, động viên và trao quà cho các gia đình cán bộ công chức Chi cục là thân nhân liệt sỹ nhân ngày 27/7 ngày thương binh liệt sỹ để tưởng nhớ cũng như thể hiện sự biết ơn những người đã ngã xuống, hy sinh đánh đổi xương máu của mình để giành độc lập, tự do cho Tổ quốc. Điều này thể hiện nghĩa cử cao đẹp, tính nhân văn sâu sắc nhớ về cội nguồn, nhớ về dân tộc. 41 2.1.2. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ Theo quyết định số 110/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/01/2019 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố [Phụ lục 5] 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận Long Biên được tổ chức như sau: a. Thành phần ban lãnh đạo gồm: 1 Chi cục trưởng Chi cục Thuế và 3 Phó Chi cục trưởng * Chi cục trưởng Chi cục Thuế: Là người đứng đầu Chi cục Thuế, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Thuế và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động nhiệm vụ của đơn vị được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn quận. Chi cục trưởng có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện các đơn vị thuộc Chi cục Thuế trong việc tổ chức triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Chi cục theo quy định của pháp luật và nhiệm vụ được giao; - Tổ chức phân công, phân nhiệm cho các Phó Chi cục trưởng; xác định cơ chế làm việc và mối quan hệ phối hợp công tác giữa các thành viên trong Ban lãnh đạo của Chi cục (bao gồm: Chi cục trưởng và các Phó Chi cục trưởng) để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao; - Kiến nghị, đề xuất với Cục Thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền các chủ trương, biện pháp để tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của Chi cục Thuế; 42 - Chủ trì phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý; thường xuyên giữ mối quan hệ công tác với Cục Thuế, với cấp ủy Đảng và chính quyền địa phương trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao; - Quản lý công chức, người lao động và tài sản của Chi cục theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế; - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Cục trưởng Cục Thuế. * Các Phó Chi cục trưởng Các Phó Chi cục trưởng là người giúp việc Chi cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công; thay mặt Chi cục trưởng điều hành, giải quyết các công việc của Chi cục khi được Chi cục trưởng ủy quyền. Phó Chi cục trưởng có các nhiệm vụ chính như sau: - Tổ chức thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ theo phân công hoặc ủy quyền của Chi cục trưởng; - Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc và trực thuộc Chi cục trong việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; - Phối hợp với các Phó Chi cục trưởng khác trong quá trình xử lý, giải quyết công việc, quản lý công chức, người lao động và tài sản của Chi cục; - Tham mưu, đề xuất với Chi cục trưởng các chủ trương, biện pháp quản lý nhà nước liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách và các lĩnh vực khác thuộc phạm vi quản lý của Chi cục; - Báo cáo, đề xuất với Chi cục trưởng phương án xử lý các vấn đề phát sinh, vướng mắc vượt quá thẩm quyền giải quyết trong lĩnh vực được phân công phụ trách; 43 - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chi cục trưởng. b. Các Đội thuế được tổ chức thành 11 đội gồm: - Đội kiểm tra nội bộ - Đội tuyên truyền và hỗ trợ người nộp thuế và ẩn chi - Đội trước bạ và thu khác - Đội quản lý nợ và cưỡng chế thuế - Đội kiểm tra thuế số 2 - Đội hành chính nhân sự - tài vụ - Đội Thuế liên phường số 3 - Đội kiểm tra thuế số 1 - Đội thuế liên phường số 1 - Đội thuế liên phường số 2 - Đội kê khai kế toán thuế và tin học Những Đội thuế này được thành lập và tổ chức ra đều có các chức năng, nhiệm vụ riêng để phục vụ cho những vấn đề khác nhau của vấn đề Thuế quan của Chi cục được quy định trong Quyết định số 245/QĐ-TCT ngày 25 tháng 3 năm 2019 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế [Phụ lục 6]. 44 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI Chi cục trưởng Chi cục Thuế Phó Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội kê kiểm tuyên trước quản kiểm hành thuế kiểm thuế thuế khai tra nội truyền bạ và lý nợ tra chính liên tra liên liên kế bộ và hỗ thu và thuế nhân phường thuế phường phường toán trợ khác cưỡng số 2 sự - tài số 3 số 1 số 1 số 2 thuế NNT chế vụ và tin và ẩn thuế học chi 45 2.1.2.2. Vị trí, chức năng 1. Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Cục Thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật. 2. Chi cục Thuế có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật. 2.1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm theo qui định của Luật Quản lý thuế, các luật thuế, các qui định pháp luật khác có liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: 1. Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật về thuế; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn; 2. Tổ chức thực hiện dự toán thu thuế hàng năm được giao; tổng hợp, phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế; tham mưu với cấp uỷ, chính quyền địa phương về công tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách Nhà nước, về công tác quản lý thuế trên địa bàn; phối hợp chặt chẽ với các ngành, cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao; 46 3. Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của Nhà nước; hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật. 4. Kiến nghị với Cục trưởng Cục Thuế những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, các quy trình chuyên môn nghiệp vụ, các quy định quản lý nội bộ và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của Chi cục Thuế. 5. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế : đăng ký thuế, cấp mã số thuế, xử lý hồ sơ khai thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, xoá nợ thuế, tiền phạt, lập sổ thuế, thông báo thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo qui định của pháp luật thuế và các quy định, quy trình, biện pháp nghiệp vụ của ngành; đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách nhà nước. 6. Quản lý thông tin về người nộp thuế; xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về người nộp thuế trên địa bàn; 7. Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thu... quản lý và truy cập vào Hệ thống. Chỉ những cá nhân, đơn vị liên quan mới được truy cập để tiếp cận và xử lý văn bản. - Quy định về nguyên tắc quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ điều hành và xử lý công việc trong môi trường mạng. Nguyên tắc quản lý và sử dụng văn bản điện tử là những điều cơ bản định ra, những người tham gia thực hiện nhất thiết phải tuân thủ. Đối với việc quản lý văn bản điện tử, Quy chế cần đưa ra các nguyên tắc sau: 1. Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan đều phải được đăng nhập vào hệ thống (trừ văn bản mật). 2. Văn bản đi, đến phải được chuyển giao đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết trong môi trường mạng. 3. Văn bản đi, đến phải được ban hành và xử lý kịp thời, đúng thời hạn quy định. 4. Đối với việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong môi trường mạng, cần tuân thủ những nguyên tắc sau: 79 5. Văn bản được trao đổi trên hệ thống thông tin, phần mềm quản lý phải sự dụng phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001; 6. Tuân thủ thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020; Thể thức ký số đối với văn bản điện tử. 7. Hệ thống thông tin của Chi cục thuế quận Long Biên chỉ sử dụng để trao đổi công việc. Không sử dụng để trao đổi không thuộc công việc của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định - Quy định về trao đổi văn bản điện tử. Để thống nhất trong trao đổi văn bản điện tử phục vụ điều hành và xử lý công việc. Quy chế phải xác định rõ danh mục văn bản, tài liệu trao đổi điện tử cụ thể như sau: 1. Danh mục văn bản, tài liệu giao dịch điện tử hoàn toàn 2. Danh mục văn bản, tài liệu giao dịch điện tử kết hợp với văn bản giấy 3. Danh mục văn bản, tài liệu không giao dịch điện tử 4. Danh mục văn bản đến, tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng khác phải số hoá. 80 - Quy định về thủ tục và quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý văn bản điện tử trong môi trường mạng. Do điều kiện và môi trường làm việc thay đổi nên các nghiệp vụ của công tác văn thư cũng có sự thay đổi vì phần lớn các thao tác liên quan đến việc soạn thảo, tạo lập văn bản điện tử sẽ thực hiện ngay trên máy tính, việc đăng nhập, chuyển giao, lưu giữ, tìm kiếm văn bản sẽ được thực hiện trên hệ thống phần mềm. Quản lý văn bản điện tử khác so với quản lý văn bản giấy nên thủ tục và quy trình nghiệp vụ sẽ khác. Vì vậy, Đội Hành chính có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu cho lãnh đạo chi cục ban hành thủ tục và quy trình quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc trên môi trường mạng đảm bảo theo quy định của cơ quan có thẩm quyền và phù hợp với tính chất công việc của Chi cục. - Quy định về lập hồ sơ và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. Để lập được hồ sơ điện tử, trước tiên Chi cục phải tiến hành xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ. Bảng danh mục hồ sơ này chính là căn cứ để Văn thư cơ quan và các cá nhân được giao giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu khác hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Căn cứ quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc và mã định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành để xác định mã hồ sơ, tạo địa 81 chỉ cho việc liên kết văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Việc quy định về nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ phải phù hợp với Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. - Quy định về trách nhiệm của cá nhân, đơn vị đối với việc thực hiện quản lý và sử dụng văn bản điện tử. Để tăng tính hiệu quả của việc vận hành quản lý văn bản theo hướng tin học hóa và điều hành được thông suốt, Quy chế cần phải xác định rõ vai trò của từng cá nhân, đơn vị tham gia và trách nhiệm cụ thể từng nội dung trong quy trình thực hiện. - Quy định về chế tài xử lý vi phạm về quản lý và sử dụng văn bản điện tử. Để nâng cao hiệu quả thực hiện. Quy chế cần đưa ra các chế tài vì chế tài có tác dụng khuyến khích hoặc xử lý, ngăn ngừa các cá nhân vi phạm. 3.1.2. Hoàn thiện hạ tầng - kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử Cơ sở vật chất - kỹ thuật đóng vai trò là nguồn lực, nền tảng thiết thực cơ bản giúp cho các hoạt động lãnh đạo, điều hành cũng như giải quyết công việc trong cơ quan phục vụ cho quá trình quản lý một cách thuận tiện, mang lại hiệu quả cao. Trong tiến trình lịch sử phát triển của Thế giới hiện đại đặc biệt trong thời đại cách mạng khoa học - công nghệ - kỹ thuật như hiện nay nhất là cách mạng khoa học công nghệ 4.0 tạo ra những ưu thế đột phá trong phương thức quản lý thì vai trò của cơ sở vật chất - kỹ thuật ngày càng đóng một vị trí quan trọng. Mọi hoạt động 82 sản xuất, kinh doanh và giao dịch đều phụ thuộc căn bản vào cơ sở vật chất. Nắm bắt được điểm mạnh và những xu thế đó để bắt kịp sự phát triển chung về cơ sở vật chất cũng như tạo ra những ưu thế nhất định trong vấn đề quản lý đặc biệt trong lĩnh vực giao dịch điện tử Chi cục Thuế quận Long Biên đã có những sự chú trọng đầu tư nhất định trong việc trang bị cơ sở vật chất - kỹ thuật, những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý cũng đã được nâng cấp. Tuy nhiên, với nhiệm vụ chủ yếu là thu thuế cho ngân sách Nhà nước nên nguồn ngân sách dư lại của Chi cục phục vụ cho đầu tư các trang thiết bị vật chất kỹ thuật đang còn hạn hẹp và chưa cao cũng như chưa đồng đều trong sự đầu tư hiện đại giữa các trang thiết bị kỹ thuật giao dịch và các trang trang thiết bị quản lý đó nên so với mặt bằng chung của toàn ngành vẫn còn thấp đặc biệt trang thiết bị cơ sở vật chất quản lý tài liệu điện tử vẫn chưa cao. Do vậy, để đạt được hiệu quả và năng suất cao trong quá trình làm việc về quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động giao dịch điện tử cũng như trong hoạt động lưu trữ Chi cục Thuế quận Long Biên phải nỗ lực, phấn đấu hơn nữa để đẩy mạnh đảm bảo, hoàn thiện điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng hiện đại, đồng bộ giữa các quy trình quản lý tài liệu điện tử đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội Việc hoàn thiện, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật - chất kỹ thuật trong các khâu quản lý tài liệu điện tử cần tiến hành kêu gọi sự đầu tư từ các cơ quan quản lý cấp trên đồng thời phải lên phương án lựa chọn, chuẩn bị các trang thiết bị phù hợp với hoạt động của cơ quan từ đó giúp tăng cường năng lực, giảm thiểu khối lượng công việc trong quản lý tài liệu điện tử và giúp cho người vận hành hệ thống quản lý đạt được hiệu quả tối ưu và nhanh dễ dàng nhất 83 3.1.3. Tập huấn, bồi dưỡng, tăng cường về quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử Thường xuyên tổ chức, mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo về công tác quản lý tài liệu điện tử với các chương trình đào tạo phù hợp nhằm tăng cường năng lực chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan cũng như trang bị các kiến thức, kỹ năng, phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động quản lý tài liệu điện tử của cán bộ, công chức và hoạt động nghề nghiệp của viên chức, góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị và năng lực, đáp ứng yêu cầu phục vụ nhân dân, sự nghiệp phát triển của đất nước. Thông qua các hoạt động bồi dưỡng, tập huấn, đào tạo công tác quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức tại Chi cục Thuế quận Long Biên không những hiểu rõ được giá trị, tầm quạn trọng của tài liệu sản sinh trong hoạt động của cơ quan nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng mà từ đó tạo điều kiện góp phần nâng cao, tăng cường ý thức trách nhiệm, kỷ cương, kỷ luật, nề nếp trong việc bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, với việc định kỳ tổ chức các hoạt động bồi dưỡng, tập huấn đó về công tác quản lý tài liệu điện tử sẽ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Chi cục hướng dẫn, giải quyết những vướng mắc liên quan đến vấn đề này một cách ổn thỏa và nhanh chóng 84 3.1.4. Mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử Bên cạnh việc định kỳ tổ chức, mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn, đào tạo cán bộ trong cơ quan về quản lý tài liệu điện tử cần thường xuyên tiến hành mở rộng hợp tác, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm những lĩnh vực cùng ngành trong nước cũng như quốc tế về vấn đề quản lý tài liệu điện tử thông qua các hội nghị, hội thảo, chương trình, v.v... nhằm nâng cao năng lực, mở rộng kinh nghiệm và thắt chặt mối quan hệ giữa các bên tạo điều kiện cho sự tiếp thu, chuyển giao công nghệ trong các hoạt động quản lý, điều hành tài liệu điện tử. Ngoài ra, với việc mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm còn tạo điều kiện cho Chi cục nắm bắt được những điểm mạnh, ưu thế cũng như hạn chế trong phương thức quản lý tài liệu điện tử của cơ quan mình từ đó đánh giá được mức độ quản lý của các nhân viên trong từng khâu nghiệp vụ và rút ra những bài học trong vấn đề quản lý. Trong thời đại hiện nay với xu hướng phát triển của thế giới về vấn đề sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức ngày càng gia tăng và chiếm một vị thế vô cùng quan trọng trong việc thay thế các phương thức truyền thống và điều chuyển thông tin giữa các nơi trở nên nhanh chóng, thuận lợi tạo ra năng suất làm việc hiệu quả đáp ứng các nhu cầu về quản lý và giao dịch thông tin. Tuy nhiên, các hoạt động xung quanh vấn đề đó được bao gói trong phạm vi của cơ quan là chưa đủ vì trong thời kỳ quốc tế hóa hội nhập như hiện nay để cải tiến phương thức làm việc đạt năng suất cao không chỉ dựa vào năng lực chuyên môn của người giải quyết mà cần có sự tác động qua lại giữa các bên do vậy nên các vấn đề liên quan đến trao đổi, học hỏi kinh nghiệm, mở rộng 85 hợp tác ngày càng trọng giúp cho lãnh đạo và các nhân viên trong cơ quan phương hướng chiến lược chủ yếu của việc tiếp cận, phát triển các các cách thức quản lý tiên tiến trên thế giới về tài liệu số. Ngày nay, trên thế giới trong các buổi hội nghị, hội thảo quốc tế giữa các nước liên quan đến quản lý nói chung và quản lý tài liệu điện tử nói riêng đã giúp các Trung tâm lưu trữ trên thế giới tiến hành bổ sung và bảo quản một khối lượng lớn tài liệu điện tử tích hợp các công nghệ hiện đại, với những sự phát triển đó trong tương lai còn giúp cho quá trình thu thập tài liệu chỉ được đưa về dưới dạng điện tử cũng như số lượng các tài liệu được tổ chức sử dụng dưới dạng điện tử ngày càng nhiều. Vì vậy, qua các buổi hội thảo, hội nghị căn cứ vào tình hình thực tế sẽ tạo điều kiện cho quá trình thay đổi những phương thức trong quá trình quản lý tài liệu điện tử được đồng nhất hơn 3.2. Giải pháp về nâng cao công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử trong giai đoạn lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 3.2.1. Tổ chức xây dựng hệ thống phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gắn với lợi ích kinh tế 3.2.1.1. Nguyên tắc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu lưu trữ từ trước đến nay vốn dĩ có vai trò quan trọng trên nhiều khía cạnh và phương diện nhất định đặc biệt là tài liệu trong lĩnh vực thuế quan đối với các hoạt động thu thuế và nộp thuế của Chi cục Thuế Long Biên - một mắt xích quan trọng trong ngành Thuế giúp thu nguồn ngân sách Nhà nước trên địa bàn góp vào sự phát triển quốc gia. Các thông tin chứa đựng bên trong các tài liệu đó có rất nhiều giá trị trong việc nghiên cứu kinh tế và vấn đề quản lý đất nước thông qua 86 các tài liệu lưu trữ đó có thể giúp những người đứng đầu quốc gia cũng như những nhà hoạch định kinh tế biết được những biến động trong mô hình quản lý kinh tế từ đó có các giải pháp thay đổi phù hợp trong từng chính sách. Với những vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ vì vậy tài liệu sau khi được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ điện tử của Chi cục Thuế quận Long Biên cần phải bảo quản và quản lý một cách chặt chẽ cũng như chủ động, tăng cường, phát huy các giá trị vốn có chứa đựng bên trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả nhưng vẫn đảm bảo an toàn, bí mật theo quy định của pháp luật đề ra. Để đảm bảo cho việc tiếp cận khai thác thông tin và sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục Thuế quận Long Biên đến với các đối tượng độc giả. Ngoài các phương thức truyền thống Chi cục cần tiến hành xây dựng các phần mềm liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để thông qua đó nhằm phát huy các giá trị sẵn có, biến các thế mạnh tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành các lợi ích kinh tế phục vụ cho sự phát triển của cơ quan với các nguyên tắc sau đây: - Việc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cần phải phù hợp với mọi đối tượng, mọi lứa tuổi và mọi thành phần trong xã hội - Phải đảm bảo việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử của các đối tượng sử dụng được quản lý và chịu sự kiểm soát của hệ thống và người có thẩm quyền một cách chặt chẽ 87 - Phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu phải được thiết kế, lập trình một cách đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng phù hợp với mọi đối tượng khi tiếp cận và có tính bảo mật cao tránh các sự cố rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu, v.v... - Trong quá trình xây dựng phần mềm cần phải tính toán những rủi ro, sự cố khi bị rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu để có những biện pháp phù hợp đảm bảo sự an toàn, bí mật của các thông tin tài liệu khi gặp sự cố - Phương tiện chứa phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đối với những tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng. Với giải pháp phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là một quy trình có kế hoạch và cấu trúc để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Sử dụng phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử sẽ giúp loại bỏ các sai sót mà cán bộ thực hiện nghiệp vụ tạo ra vì vậy mang lại tính hiệu quả và nhất quán cao trong công việc. Không những thế, việc ứng dụng phần mềm khai thác sử dụng tài liệu còn đóng vai trò thiết yếu giúp cán bộ chuyên môn hoàn thành các nhiệm vụ và báo cáo các hoạt động trong cơ quan liên quan đến lĩnh vực của mình quản lý. Qua đó, Chi cục trưởng có khả năng cải thiện hiệu quả các hoạt động của cơ quan mình. Hơn nữa, phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn cho phép thực hiện các hoạt động trong khoảng thời gian ngắn hơn để giảm tải công việc cho cán bộ lưu trữ. Mục đích của việc áp dụng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử chính là giúp phát huy các vai trò, lợi thế của tài liệu lưu trữ tạo ra hoạt động giao dịch kinh tế cho chính cơ quan. Vậy nên, có thể nói khi tài liệu lưu trữ điện tử 88 được độc giả, người nghiên cứu khai thác, săn đón với số lượng lớn thông qua phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể là chìa khoá cho sự thúc đẩy chất lượng, năng suất làm việc của cơ quan liên quan đến lĩnh vực này. Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép nhà lãnh đạo quản lý toàn bộ số lượng, nắm bắt được hiệu suất khai thác tài liệu lưu trữ dựa trên kích cỡ và yêu cầu của người khai thác, sử dụng. Ngoài ra, phần mềm khai thác, sử dụng còn là chuẩn mực để đáp ứng mọi yêu cầu người khai thác, sử dụng đề ra. Do đó, tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo điều chỉnh những hoạt động liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp, có thể đáp ứng các yêu cầu và giải quyết các vấn đề của người sử dụng. 3.2.1.2. Quy định đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Sau khi lên phương án các ý tưởng liên quan đến việc xây dựng cấu trúc phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thành một hệ thống hoàn chỉnh cần phải gắn những thao tác, quy trình nghiệp vụ trong vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử với các yêu cầu, quy chuẩn về kỹ thuật để đảm bảo sự an toàn thông tin được xuất ra là tuyệt đối phù hợp với nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các đối tượng. Để đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật trong không gian mạng của tài liệu lưu trữ điện tử khi xây dựng phần mềm cần gắn với các quy định sau - Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống 1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả10. 10Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch 89 2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác. 3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống. 4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu. 5. Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản. 6. Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam. 7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng. 8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật. - Yêu cầu về chức năng của hệ thống ĐỐI VỚI VIỆC KẾT ĐỐI VỚI AN TOÀN ĐỐI VỚI THỐNG KÊ, TÌM KIẾM VÀ NỐI LIÊN THÔNG THÔNG TIN SỬ DỤNG VĂN BẢN HỒ SƠ - Bảo đảm kết nối, - Bảo đảm các cấp - Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, liên thông giữa các độ an ninh thông tin văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào Hệ thống quản lý tài theo quy định của từng hồ sơ, văn bản, tài liệu. liệu điện tử và Hệ pháp luật. - Cho phép thống kê số lượt truy cập sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu. 90 thống quản lý tài liệu - Bảo đảm phân vào Hệ thống theo yêu cầu của người lưu trữ điện tử của quyền truy cập đối quản lý, quản trị. Lưu trữ lịch sử đối với từng hồ sơ, văn - Cấp quyền, kiểm soát quyền truy với cơ quan, tổ chức bản. cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ thuộc nguồn nộp lưu. - Cảnh báo sự thay liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ. - Có khả năng hoạt đổi về quyền truy - Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ động trên các thiết bị cập đối với từng hồ đối với tất cả các trường thông tin đầu di động thông minh sơ, văn bản trong Hệ vào của văn bản, hồ sơ và nội dung trong điều kiện bảo thống cho đến khi của văn bản, tài liệu. đảm an toàn thông có xác nhận của tin. người có thẩm - Cho phép lựa chọn hiển thị các quyền. trường thông tin của văn bản, hồ sơ - Có khả năng kết trong kết quả tìm kiếm. nối, liên thong và tích hợp với các hệ thống - Cho phép lưu và sử dụng lại các yêu chuyên dụng khác cầu tìm kiếm. đang được sử dụng - Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm tại cơ quan, tổ chức kiếm. - Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf). 91 - Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả. - Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống. - Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu 3.2.2. Tổ chức tuyên truyền về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ theo hướng tiếp cận trong môi trường điện tử thông qua các kênh thông tin truyền thông khác nhau đến mọi đối tượng Tài liệu lưu trữ của Chi cục Thuế Long Biên là tài liệu có giá trị chứa đựng những thông tin khác nhau về vấn đề thuế quan của đối tượng là người sản xuất, kinh doanh, v.v... trên địa bàn quận sẽ có những lợi ích nhất định trong vấn đề quản lý và nghiên cứu. Do đó, sau khi xây dựng được phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phát huy được những giá trị, vai trò của tài liệu lưu trữ thông qua hình thức lưu trữ điện tử của Chi cục Thuế quận Long Biên trên nền tảng các thiết bị số cần tiến hành tuyên truyền rộng rãi đến mọi đối tượng, mọi tầng lớp trong xã hội để những giá trị đó của tài liệu lưu trữ đi xa đến các nơi trên mọi miền đất nước giúp những nhà nghiên cứu, những độc giả có thể tiếp cận gần hơn với những nội dung thông tin chứa đựng bên trong tài liệu lưu trữ và để các giá trị đó không bị lãng quên nằm lại sau những bức tường trong một phạm vi bó hẹp. Đồng thời, với 92 hình thức tuyên truyền này không chỉ góp phần phát huy được những ưu thế sẵn có của tài liệu lưu trữ phục vụ cho mọi nhu cầu khai thác, sử dụng của các đối tượng mà còn tạo ra hiệu ứng tích cực giúp thăm dò ý kiến dư luận về nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các đối tượng trong xã hội từ đó tạo cơ sở cho việc những người đứng đầu của cơ quan điều chỉnh cũng như phát triển các hình thức tuyên truyền mới sao cho phù hợp với nhu cầu xã hội. Truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến mọi vấn đề của xã hội. Truyền thông tác động đến nhận thức của công chúng, nhận thức của con người từ nhận thức đó sẽ tác động đến hành động và cách ứng xử của công chúng đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Khi mà một ứng xử của công chúng được lặp đi lặp lại sẽ thành nề nếp, thói quen cuối cùng trở thành những chuẩn mực của xã hội. Nhờ đến truyền thông mà những vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử được xã hội chấp nhận và biết đến. Bên cạnh đó, thông qua các kênh truyền thông về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là đòn bẩy cho các đối tượng muốn khai thác, sử dụng tài liệu được chủ động hơn và là điều kiện thuận lợi cho quá trình lan rộng tự nhiên trong công chúng. Để làm được điều đó, Chi cục Thuế quận Long Biên cần xây dựng năng lực truyền thông mạnh mẽ tạo tiếng vang lớn trong đông đảo mọi đối tượng khai thác nhưng cũng phân loại rõ các đối tượng theo các mức độ khác nhau để thực hiện tuyên truyền có điểm nhấn, trọng tâm không làm mất đi tính hấp dẫn, sức thuyết phục của tài liệu lưu trữ. Thông qua truyền thông trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử có thể giúp Chi cục Thuế tác động lớn đến các nhóm đối tượng lớn như sau: 93 - Đối với chính quyền Nhà nước: Giúp các cơ quan nhà nước đưa thông tin đến người dân về các chính sách kinh tế, luật pháp liên quan đến thuế quan đến với dân chúng, thuyết phục công chúng thay đổi về nhận thức và có ý thức trong vấn đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Ngoài ra việc thông qua truyền thông cũng nhờ Chi cục Thuế Long Biên thăm dò lấy ý kiến của dư luận trước khi ban hành các văn bản pháp lý liên quan đến vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử. Nhờ vậy mà nhà nước điều chỉnh các chính sách quản lý của mình và tạo ra sự đồng thuận cao trong dân chúng. Truyền thông cũng làm cho chính cơ quan, những người thừa hành pháp luật liên quan đến lĩnh vực quản lý được trong sạch và minh bạch hơn, thông qua thông tin phản biện của các đối tượng dân chúng trong xã hội. - Đối với công chúng: Giúp cho các độc giả, người nghiên cứu cập nhật các thông tin liên quan đến thuế quan tại khu vực quận Long Biên. Đồng thời, giúp kích thích nhu cầu học tập và nghiên cứu liên quan đến chế độ thuế khóa của thế hệ trẻ và truyền cảm hứng cho những người xung quanh. Không những thế, truyền thông trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn đóng vai trò trong việc tạo ra các xu hướng cho các nhà sản xuất kinh doanh định hình về các lĩnh vực muốn sản xuất, kinh doanh trên địa bàn. Ngoài ra thông qua đây còn giúp cho người dân phản hồi, nói lên tiếng nói của mình, bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng của mình trong thu nộp thuế - Đối với nền kinh tế: 94 Khi tài liệu lưu trữ điện tử được phát huy vai trò thông qua truyền thông có thể quảng bá cách thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu của Chi cục Thuế Long Biên giúp cho các đối tượng của khai thác sử dụng tài liệu tìm đến tài liệu lưu trữ điện tử. Qua đó tạo ra nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm và dịch vụ của ngành lưu trữ từ đó giúp cho cơ quan tạo ra các lợi ích về kinh tế phục vụ cho những hoạt động khác của cơ quan việc. Ngoài ra, ở phạm vi vĩ mô bản thân truyền thông cũng được xem là một ngành kinh tế của quốc gia nếu được tổ chức tốt sẽ tạo ra giá trị cho không những bản thân của cơ quan mà còn cho nền kinh tế quốc gia. Đồng thời, truyền thông cũng là công cụ giúp cho người tiêu dùng phản ánh về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của cơ quan. 95 KẾT LUẬN Với đề tài “Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên” nhóm nghiên cứu đã đưa ra được một số lý luận chung về vấn đề quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên cũng như đi sâu vào tìm hiểu tình hình thực tế về quản lý tài liệu điện tử đồng thời thông qua tình hình thực tế đưa ra được các khuyến nghị để nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Không những thế, thông qua đề tài này nhóm nghiên cứu đã góp phần thể hiện được cách thức quản lý tài liệu điện tử và các giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử từ đó tạo điều kiện cho mọi đối tượng khai thác sử dụng tài liệu trân trọng và phát huy nó một cách có hiệu quả Nhóm nghiên cứu cũng kế thừa và phát huy một cách có chọn lọc và hiệu quả từ những nguồn tài liệu, những công trình nghiên cứu khoa học đi trước nhằm tìm ra những vấn đề còn thiếu sót để rút kinh nghiệm cho đề tài nghiên cứu khoa học của mình. Qua việc nghiên cứu đề tài này, nhóm nghiên cứu cũng đã có thêm nhiều trải nghiệm thú vị, nhiều bài học không chỉ trên sách vở và còn cả những bài học trong cuộc sống thực tế hàng ngày. Với thời gian vô cùng ngắn ngủi, nhóm mắc phải không ít khó khăn trở ngại về thời gian học tập và các sinh hoạt khác nên việc sai sót không thể tránh khỏi. Nhóm nghiên cứu mong rằng sẽ nhận được thật nhiều những lời góp ý từ phía thầy cô, các bạn và những người quan tâm đến lĩnh vực này. Đề tài của nhóm xin dừng lại tại đây nhưng hoàn toàn có thể nghiên cứu mở rộng, nâng tầm và vươn xa hơn nữa trong tương lai. 96 Hy vọng rằng đề tài nghiên cứu khoa học của nhóm nghiên cứu, sẽ giúp ích cho việc học tập của sinh viên Trường Đại học Nội Vụ nói chung và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng có thể biết nhiều hơn về khối tài liệu này 97 PHỤ LỤC Phụ lục 1. Quyết định số 23/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thành lập Chi cục Thuế quận Long Biên trực thuộc Cục Thuế Hà Nội 98 Phụ lục 2. Chi cục Thuế Long Biên địa chỉ số 453 Nguyễn Văn Linh - phường Phúc Đồng - quận Long Biên - TP. Hà Nội 99 100 Phụ lục 3. Kết quả thực hiện nhiệm vụ thu ngân sách Nhà nước của Chi cục Thuế quận Long Biên giai đoạn 2004 - 2018 101 Phụ lục 4. Quyết định số 5749/QĐ-CCT-HCNSTV ngày 29 tháng 4 năm 2016 về việc ban hành quy chế làm việc của Chi cục Thuế quận Long Biên 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 Phụ lục 5. Quyết định số 110/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/01/2019 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố 122 123 124 125 126 127 Phụ lục 6. Quyết định số 245/QĐ-TCT ngày 25 tháng 3 năm 2019 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 Phụ lục 7. Quyết định số 679/QĐ-CT ngày 04/01/2018 về việc ban hành quy chế quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử Cục Thuế thành phố Hà Nội 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Luật Lưu trữ 2011 2. Luật Giao dịch điện tử 2005 3. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ 4. Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số 5. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư 6. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư 7. Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước 8. Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. 166 9. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 ra đời quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ. 10. Quyết định số 245/QĐ-TCT về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các đội Chi cục Thuế. 11. Quyết định số 110/QĐ-BTC quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và chi cục Thuế khu vực trực thuộc cục thuế tỉnh, thành phố. 12. Quyết định số 1936/QĐ-TCT ban hành tiêu chuẩn các chức danh lãnh đạo thuộc Tổng cục Thuế 13. Quyết định 503/QĐ-TCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế. 14. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018về quy trình gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước 15. Quyết định số: 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế 16. Quyết định số: 2205/QĐ-TCT ngày 13 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành quy chế công tác lưu trữ ngành thuế 167