Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 1 Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Tr−êng ®¹i häc n«ng nghiÖp hµ néi --------------- §INH THÞ H»NG §¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé chu tr×nh mua hµng, b¸n hµng trong Siªu thÞ Smat, Long Biªn, Hµ Néi LuËn v¨n th¹c sÜ qu¶n trÞ kinh doanh Chuyªn ngµnh : qu¶n trÞ kinh doanh M· sè : 603405 Ng−êi h−íng dÉn khoa häc: GS.TS. ph¹m thÞ mü dung Hµ néi – 2010 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... i LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào. Tôi xin cam ñoan rằng ,mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc. Hà Nội, ngày 30 Tháng11 Năm 2010 Tác giả luận văn ðinh Thị Hằng Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... ii Lời cảm ơn ðể hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ lực cố gắng của bản thân, tôi ñã nhận ñược sự giúp ñỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân và tập thể. Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp ñỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Viện sau ñại học – Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội; ñặc biệt là sự quan tâm, chỉ dẫn tận tình của Cô giáo, GS.TS. Phạm Thị Mỹ Dung – Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh- trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội là người Cô ñã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban của Siêu thị Smat, Siêu thị Smat nằm trên ñiạ bàn Quận Long biên - Thành phố Hà Nội ñã tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn. Qua ñây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn ñối với tất cả các ñồng nghiệp, gia ñình và bạn bè ñã giúp ñỡ, ñộng viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010 Tác giả luận văn ðinh Thị Hằng Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... iii MỤC LỤC Lời cam ñoan………………………………………………………………….i Lời cảm ơn........................................................................................................ii Mục lục............................................................................................................iii Danh mục bảng.................................................................................................v Danh mục sơ ñồ...............................................................................................vi Danh mục viết tắt............................................................................................. I. MỞ ðẦU................................................................................................................1 1.1 Tính cấp thiết của ðề tài........................................................................1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................3 1.2.1. Mục tiêu chung ..............................................................................3 1.2.2. Mục tiêu cụ thể ..............................................................................3 1.3. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài.........................................3 1.3.1. ðối tượng nghiên cứu ....................................................................3 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu........................................................................3 II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU.......................................................4 2.1. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ...............................4 2.1.1 Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý.......................................4 2.1.2. Khái niệm Hệ thống KSNB............................................................7 2.1.3.Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB trong quản lý siêu thị...........10 2.2 C¸c yÕu tè cÊu thµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ..................................12 2.2.1 Môi trường kiểm soát....................................................................12 2.2.2 Hệ thống kế toán ...........................................................................15 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát ....................................................................16 2.3 Nh÷ng h¹n chÕ vèn cã cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé .........................19 2.4 §Æc ®iÓm chung vÒ siªu thÞ , yªu cÇu môc tiªu. ...................................20 2.4.1 ðặc ñiểm chung về Siêu thị...........................................................20 III. ðẶC ðIỂM SIÊU THỊ SMAT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU..32 3.1 ðặc ñiểm siêu thị Smat.......................................................................32 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... iv 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của siêu thị ................................32 3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý…………………………………...32 3.1.3. Kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của siêu thị Smart ...........38 3.2 Phương pháp nghiên cứu.....................................................................38 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ........................................................38 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu.............................................................39 3.2.3 Phương pháp phân tích..................................................................39 IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ............................................41 4.1. Thực trạng của hệ thống KSNB tại siêu thị Smart ..............................41 4.1.1.Môi trường kiểm soát....................................................................41 4.1.2. Hệ thống kế toán .........................................................................45 4.2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và bán hàng ...................51 4.2.1.KSNB trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng.............51 4.3.2.Hệ thống KSNB bán hàng và thu tiền...........................................64 4.4 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ....................................75 4.4.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB.......................................75 4.4.2 Những mặt hạn chế của hệ thống KSNB.......................................77 4.5. Biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại các siêu thị.........................78 4.6. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ...............................79 4.7. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong siêu thị.81 4.7.1. Một số giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát trong siêu thị .81 4.7.2. ðiều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng công tác nhân sự ............82 4.7.3. Chuẩn hoá quy trình lập kế hoạch hoạt ñộng kinh doanh .............83 4.7.4. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị.................................84 4.7.5. Hoàn thiện môi trường pháp lý cho việc thành lập bộ máy KTNB trong Siêu thị . .......................................................................................85 V. KẾT LUẬN VÀ ðỀ NGHỊ ..............................................................................88 5.1. KẾT LUẬN........................................................................................88 5.2. Kiến nghị: ..........................................................................................89 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... v DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Các mục tiêu của hệ thống KSNB với nghiệp vụ bán hàng..............24 Bảng 3:1.Kết quả kinh doanh của Siêu thị qua 3 năm...................................38 Bảng 3.2. Mẫu bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ ..............................................40 Bảng 4.1: Nội dung của cơ chế hoạt ñộng kiểm soát.....................................42 Bảng 4.2: Nội dung của cơ chế hoạt ñộng kiểm soát.....................................49 Bảng 4.3: Một số mặt hàng nhập mua hàng quý 1/2010 ..............................62 Bảng 4.4 Xuất nhập tồn quý 1 /2010.............................................................62 Bảng 4. 5: Dự ñoán các khả năng rủi ro trong quy trình mua hàng của Siêu thị ....63 Bảng 4.6: Phần mềm bán hàng .....................................................................68 Bảng 4.7: Dự ñoán các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng của Siêu thị ......71 Bảng 4.8: Một số mặt hàng xuất bán hàng quý 1/2010 .................................72 Bảng 4.9: xuất nhập tồn quý 1 /2010 ............................................................72 Bảng 4.10: ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng .............86 Bảng 4.11. ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng ..............87 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... vi DANH MỤC SƠ ðỒ Sơ ñồ 1: Quá trình và chức năng quản lý ......................................6 Sơ ñồ 2: Cơ cầu của hệ thống KSNB .......................................... 25 Sơ ñồ 3: Môi trường kiểm soát .................................................. 26 Sơ ñồ 4: Quy trình kế toán ........................................................ 27 Sơ ñồ 5: Quá trình vận ñộng của chứng từ .................................. 27 Sơ ñồ 6: Các thủ tục kiểm soát .................................................. 30 Sơ ñồ 4.1: Thủ tục nhận hoá ñơn Giá trị gia tăng ......................... 48 Sơ ñồ 4.2: quy trình mua hàng và bán hàng ................................. 51 Sơ ñồ 4.3: Quy trình kiểm soát mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Siêu thị ... 52 Sơ ñồ 4.4: Dự kiến mua hàng..................................................... 53 Sơ ñồ 4.5: Quy trình nhập hàng về ............................................. 56 Sơ ñồ 4.6: Quy trình ñưa hàng từ kho lên quầy kệ ....................... 58 Sơ ñồ 4.7: Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp ....................... 59 Sơ ñồ 4.8: Quy trình làm giá bán hàng........................................ 61 Sơ ñồ 4.9: Quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền Tại Siêu thị . 65 Sơ ñồ 4.10: Quy trình bán hàng ................................................. 67 Sơ ñồ 4.11: Quy trình thu tiền bán hàng nhập quỹ ....................... 73 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... vii Danh môc tõ viÕt t¾t BHXH: B¶o hiÓm x0 héi BHYT: B¶o hiÓm y tÕ TNHH: Tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n QTKD: Qu¶n trÞ kinh doanh KSNB: KiÓm so¸t néi bé BCTC: B¸o c¸o tµi chÝnh BKS: Ban kiểm soát BTC: Bộ tài chính GTGT: Giá trị gia tăng UNC: Uỷ nhiệm chi KTNB: Kiểm toán nội bộ Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 1 I. MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài Ngày 7 tháng 11 năm 2006 ñã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh hưởng sâu sắc ñến toàn bộ ñời sống kinh tế - chính trị của ñất nước ta, ñó là việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO). Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn ñồng thời cũng ñem lại những thách thức cho các Siêu thị Việt Nam. ðiều ñó ñòi hỏi mỗi “Siêu thị” ñều phải có chiến lược phát triển hợp lý, có các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm ñạt ñược mục tiêu ñã ñề ra. ðể ñạt ñược thành công trên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt ñòi hỏi công tác quản lý, quản trị Siêu thị nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng cần phải ñược hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các Siêu thị nói chung và “Siêu thị Smat nói riêng - mô hình “Siêu thị” phổ biến nhất trong nền kinh tế hội nhập. “Siêu thị” là loại hình Doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong ñó có ñông ñảo người lao ñộng và các nhà ñầu tư ngoài xã hội tham gia nhằm tạo ñộng lực cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của“Siêu thị”. “ Siêu thị” là hình thức Doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực sự là các cổ ñông và số lượng cổ ñông tham giá góp vốn vào “Siêu thị” là không hạn chế. Trong “Siêu thị” Ban giám ñốc ñược bầu ra, chính là những người ñại diện cho chủ sở hữu tại “ Siêu thị” thực hiện công tác quản trị“ Siêu thị”; còn có Các phó giám ñốc và kế toán trưởng chính là những người trực tiếp thực hiện công tác quản lý và ñiều hành. Do ñặc thù của “ Siêu thị” là luôn có sự tách biệt giữa công tác quản trị và công tác ñiều hành; tách biệt giữa việc sở hữu “ Siêu thị” và việc vận hành “ Siêu thị” nên “ Siêu thị” rất cần một hệ thống kiểm soát ñược xây dựng và tuân thủ một cách chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới ñể ñảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt ñộng. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 2 Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam là phương pháp quản lý của nhiều “ Siêu thị” chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát trong “ Siêu thị” còn lỏng lẻo và chưa thực sự ñược tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những “ Siêu thị” chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác ñiều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện ñược hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những “ Siêu thị” thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như ñạo ñức và tính chủ quan của các cá nhân. Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong “ Siêu thị”. Là một sinh viên Chuyên ngành kế toán - kiểm toán, tôi ñặc biệt quan tâm ñến các vấn ñề về xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB trong “ Siêu thị”. Thực tế khảo sát một số “ Siêu thị” trên ñịa bàn Thành phố Hà Nội tôi ñã có cơ hội tìm hiểu sâu thêm về thực trạng hệ thống KSNB hiện nay tại các “ Siêu thị” này, bên cạnh những mặt ñược, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện ñể có thể ñảm bảo ñược tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của Siêu thị. Trong một Siêu thị thì xây dựng ñược một hệ thống kiểm soát nội bộ vững vàng sẽ giúp cho Siêu thị giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩm trong quá trình bán hàng , bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng một cách bất hợp lý, mất mát hao hụt, gian lận, trộm cắp...ðảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo các tài chính, ñảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt ñộng của Siêu thị cũng như các quy ñịnh của pháp luật. ðảm bảo Siêu thị hoạt ñộng có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra ... Từ những lý do trên, tôi ñã chọn ñề tài: “ðánh giá hệ thống KSNB chu trình mua hàng, bán hàng trong Siêu thị Smat Long Biên, Hà Nội” làm ñề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ ñể có cơ hội bày tỏ quan ñiểm của bản thân và góp phần ñưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB trong “ Siêu thị”. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 3 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung ðánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội. Từ ñó ñưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cho hệ thống kiểm soát nội bộ của Siêu Thị. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá các vấn ñề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng - Trên cơ sở lý luận trên, ñánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng của siêu thị Smat. - ðề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng của siêu thị Smat. 1.3. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài 1.3.1. ðối tượng nghiên cứu ðề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB bán hàng, mua hàng tại Siêu thị. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Từ ngày 01/01/2010 ñến ngày 20/06/2010. - Phạm vi không gian: Siêu Thị Smat, Long biên, Hà Nội. - Phạm vi nội dung: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng, mua hàng tại Siêu thị Smat. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 4 II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 2.1. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 2.1.1 Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác ñộng có tổ chức, có ñịnh hướng của chủ thể quản lý lên ñối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực ñã xác ñịnh ñể ñạt mục tiêu ñã ñề ra. Chủ thể quản lý ở ñây chính là bộ máy quản lý của ñơn vị, bao gồm cán bộ lãnh ñạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, ñiều hành ñơn vị. ðối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong ñơn vị. ðối tượng quản lý có nhiều ñặc tính khác nhau do ñó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn ñề phức tạp ở mức ñộ khác nhau. Mục tiêu quản lý của ñơn vị là sau một quá trình quản lý có thể ño lường và lượng hóa ñược kết quả mà ñơn vị phải hướng tới trong một thời gian nhất ñịnh. Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu ñịnh hướng và khâu tổ chức thực hiện những hướng ñã ñịnh. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soát luôn ñược ñề cao bởi nó cho biết mức ñộ sát thực của quản lý. ðể ñạt ñược kế hoạch ñã ñề ra. Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt ñộng ñể ñảm bảo rằng các hoạt ñộng này ñược thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bước khác nhau: ño lường thành quả hoạt ñộng, so sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào ñó và có hành ñộng ñể chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo ñảm rằng mọi hoạt ñộng ñược hoàn tất theo những cách thức ñưa ñến việc ñạt ñược mục tiêu của tổ chức. Theo ñịnh nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai ñoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó ñược thực hiện ở tất cả các giai ñoạn của quá trình quản lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên, chức Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 5 năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt ñộng cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng như những ñiều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể. Kiểm soát có thể ñược phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát ñược xây dựng trên cơ sở ñánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ. Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt ñộng riêng lẻ do những nhân viên ñộc lập với người thực hiện hoạt ñộng tiến hành. ðây là biện pháp tương ñối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát ñược giảm nhẹ một cách ñáng kể. Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay những công việc mà nhờ chúng các giao dịch ñược công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin ñược xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý ñược thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng ñiện toán. Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm ñảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ñơn vị. Các trọng ñiểm nhằm vào mục ñích này bao gồm: Một là, Phân ñịnh trách nhiệm bảo vệ tài sản, ñặc biệt là phân ñịnh trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của ñơn vị khi chưa ñược phép của người quản lý. Chẳng hạn: Ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 6 Hai là, Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo ñộng, báo cháy, cài ñặt mã truy cập thông tin… Ba là, Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể ñối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức ñộ cao thì kiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng kinh doanh. Muốn ñánh giá kiểm soát trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính. Kiểm soát tổng quát chủ yếu dựa trên các thủ tục phân công, uỷ quyền và bất kiêm nhiệm. Sơ ñồ 1: Quá trình và chức năng quản lý Nguồn: Dung, ðoàn, 2001 Môi trường quản lý Quá trình quản lý Hoạch ñịnh (Planning) Tổ chức thực hiện (Implimenting) Ghi chép (Record) Phân tích (Analysis) Môi trường quản lý Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 7 Như vậy, qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý có thể thấy kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở ñâu có quản lý ở ñó có kiểm soát. Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý càng lớn, nội dung quản lý càng phức tạp, do ñó công tác quản lý càng ñòi hỏi những công việc hết sức phức tạp ñòi hỏi người quản lý không chỉ có ñủ kiến thức, kỹ năng bản lĩnh mà phải năng ñộng, nhạy bén, am hiểu tình hình thực tế ñể có những quyết ñịnh phù hợp lên ñối tượng quản lý nhằm mục tiêu ñã ñề ra. 2.1.2. Khái niệm Hệ thống KSNB Theo Viện kế toán viên công chứng Mỹ (IACPA), hệ thống KSNB ñược ñịnh nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp ñược thừa nhận dùng trong kinh doanh ñể bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra ñộ chính xác và ñộ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc ñẩy hiệu quả hoạt ñộng và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý ñã ñề ra”. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống KSNB ñược ñịnh nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB là các qui ñịnh và các thủ tục kiểm soát do ñơn vị ñược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật và các qui ñịnh ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; ñể lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của ñơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Theo Liên ñoàn kế toán quốc tế (IFAC) Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của ñơn vị, bảo ñảm ñộ tin cậy của các thông tin, bảo ñảm việc thực hiện các chế ñộ pháp lý, bảo ñảm hiệu quả của các hoạt ñộng”. Theo ñó, KSNB là một chức năng thường xuyên của ñơn vị, tổ chức và Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 8 trên cơ sở xác ñịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc ñể tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu ñề ra của ñơn vị. • Bảo vệ tài sản của ñơn vị Tài sản của ñơn vị ñược bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… của Siêu thị. • Bảo ñảm tính chính xác ñộ tin cậy của thông tin Thông tin muốn nói ở ñây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần ñược bảo ñảm ñộ tin cậy bởi ñó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết ñịnh của nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải ñảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực trạng hoạt ñộng và phản ánh ñầy ñủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt ñộng kinh tế tài chính. • Bảo ñảm việc thực hiện các chế ñộ pháp lý Hệ thống KSNB ñược thiết kế trong Siêu thị phải ñảm bảo các quyết ñịnh và chế ñộ pháp lý liên quan ñến hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của Siêu thị ñược tuân thủ ñúng mức. • Bảo ñảm hiệu quả của các hoạt ñộng và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một ñơn vị ñược thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong hoạt ñộng và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Siêu thị. Bên cạnh ñó, ñịnh kỳ các nhà quản lý thường ñánh giá kết quả hoạt ñộng trong Siêu thị ñược thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống KSNB Siêu thị nhằm nâng cao khả năng quản lý, ñiều hành của bộ máy quản lý Siêu thị. Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm: Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan ñiểm, sự quan tâm và hoạt ñộng của thành viên ban giám ñốc ñối với hệ thống KSNB trong ñơn vị. Hệ thống kế toán: Là các qui ñịnh về kế toán và các thủ tục kế toán mà ñơn Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 9 vị ñược kiểm toán áp dụng ñể thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh ñạo ñơn vị thiết lập và chỉ ñạo thực hiện trong ñơn vị nhằm ñạt ñược mục tiêu quản lý cụ thể. Từ khái niệm chung về hệ thống KSNB chúng tôi mang lại khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ trong siêu thị như sau: “Hệ thống KSNB trong Siêu thị là hệ thống các cơ chế kiểm soát Siêu thị ñược cụ thể bằng các quy chế quản lý do ban lãnh ñạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho Siêu thị không ñạt ñược mục tiêu của mình” Qua các ñịnh nghĩa ñã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan ñến nhiều lĩnh vực khác nhau như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà ñòi hỏi phải có sự phối hợp ñồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức. KSNB ñược phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. KSNB về kế toán là hệ thống các chế ñộ, thủ tục và các quy ñịnh mà ban giám ñốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống cung cấp số liệu cho việc ñưa ra quyết ñịnh như: hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng ñể xác ñịnh, ñịnh lượng phân loại thông tin. Mục tiêu của KSNB về kế toán là ñảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm ñưa ra các biện pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản ñó. KSNB về quản lý là hệ thống các chế ñộ, thủ tục và các quy ñịnh mà ban giám ñốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm: - ðảm bảo sự tuân thủ của tổ chức ñối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy ñịnh hiện hành, từ ñó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ. - ðề ra những chuẩn mực ñiều hành rõ ràng ñể ñịnh hướng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả. - Xây dựng các mục tiêu và mục ñích cho các hoạt ñộng hoặc chương Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 10 trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt ñộng chương trình mong muốn. ðồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ ñó ñề ra những mục tiêu cao hơn. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm ñảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện ñể ñạt ñược mục tiêu ñó; thông qua kết quả công việc ñến từng bộ phận trong tổ chức; Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết ñịnh quản trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức. ðể ñạt ñược các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức của ñơn vị: một số Siêu thị có thể tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng và dịch vụ; còn một số Siêu thị khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc theo từng vùng. Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt ñộng kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc vào loại hình hoạt ñộng. Với hoạt ñộng kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên kiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao ñộng, tài nguyên. Với hoạt ñộng sự nghiệp thì mục tiêu hoạt ñộng lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã hội, về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ và hiệu năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát các hoạt ñộng nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật… Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp ñến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là ñiểm xuất phát ñể thành lập kiểm soát kế toán. 2.1.3.Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB trong quản lý siêu thị Những ñịnh nghĩa nêu trên về hệ thống KSNB ñã phần nào giúp cho chúng ta nhận thức ñược tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong siêu thị. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 11 Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho siêu thị nhiều lợi ích: - Giúp Ban lãnh ñạo siêu thị giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người và tài sản; - Giúp Ban lãnh ñạo siêu thị giảm tải trọng những công việc, sự vụ hàng ngày và ñể chỉ tập trung vào vấn ñề chiến lược; - Giúp Ban lãnh ñạo siêu thị chuyên nghiệp hoá công tác quản lý ñiều hành, cụ thể: + Siêu thị ñược quản lý một cách khoa học, chứ không phải thuần tuý bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác); + Siêu thị ñược quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần tuý dựa vào lòng tin. Thông thường, khi siêu thị càng phát triển thì hệ thống KSNB càng có ñiều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho siêu thị cũng trở nên to lớn hơn. ðối với những siêu thị , ñặc biệt là siêu thị Samt ñại chúng, nơi có sự tách biệt lớn giữa quản trị và ñiều hành, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả hoạt ñộng, qua ñó tạo dựng lòng tin của cổ ñông ñối với siêu thị . Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát ñang là vấn ñề cần ñược quan tâm hàng ñầu của nhiều Siêu thị. ðể thực hiện thành công các biện pháp KSNB ñòi hỏi các siêu thị cần tuân thủ một số nguyên tắc chung: - Một môi trường văn hoá nhấn mạnh ñến sự chính trực, giá trị ñạo ñức và phân công trách nhiệm rõ ràng; - Quy trình hoạt ._.ñộng và quy trình KSNB ñược xác ñịnh rõ ràng bằng văn bản và ñược truyền ñạt rộng rãi trong nội bộ Siêu thị; - Các hoạt ñộng rủi ro ñược phân tích rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau; - Tất cả các giao dịch phải ñược thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp; Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 12 - Mọi nhân viên ñều phải tuân thủ hệ thống KSNB; - Trách nhiệm kiểm tra và giám sát ñược phân tách rõ ràng; - ðịnh kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra ñộc lập; - Mọi giao dịch quan trọng phải ñược ghi lại dưới dạng văn bản; - ðịnh kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt ñộng, biện pháp, kế hoạch, quan ñiểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong siêu thị ñể ñảm bảo cho siêu thị ñó hoạt ñộng hiệu quả và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra. 2.2 C¸c yÕu tè cÊu thµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ðể ñáp ứng yêu cầu quản lý cũng như ñảm bảo hiệu quả hoạt ñộng, của siêu thị cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống KSNB. Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát ñược bốn yếu tố chính: Môi trường kiểm soát; hệ thống kế toán; các thủ tục kiểm soát. 2.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài ñơn vị có tính môi trường tác ñộng ñến việc thiết kế, hoạt ñộng và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan ñến quan ñiểm, thái ñộ và nhận thức cũng như hành ñộng của các nhà quản lý của siêu thị. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt ñộng kiểm tra kiểm soát trong các hoạt ñộng của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại siêu thị ñó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu ñược ñối với mọi hoạt ñộng trong ñơn vị thì mọi thành viên của ñơn vị ñó sẽ có nhận thức ñúng ñắn về hoạt ñộng kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy ñịnh cũng như chế ñộ ñề ra. Ngược lại, nếu hoạt ñộng kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không ñược vận hành một cách có hiệu quả bởi các Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 13 thành viên trong Siêu thị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: ðặc thù về quản lý Các ñặc thù về quản lý ñề cập tới quan ñiểm khác nhau trong ñiều hành hoạt ñộng Siêu thị của nhà quản lý. Các quan ñiểm ñó sẽ ảnh hưởng trực tiếp ñến chính sách, chế ñộ, các quy ñịnh và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong Siêu thị. Bởi vì chính sách nhà quản lý này ñặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết ñịnh, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại Siêu thị. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức ñược xây dựng hợp lý trong Siêu thị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý ñảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết ñịnh, triển khai các quyết ñịnh ñó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết ñịnh ñó trong toàn bộ Siêu thi. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt ñộng tài chính kế toán của Siêu thị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự ñiều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt ñộng và các lĩnh vực của Siêu thị sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; ñảm bảo sự ñộc lập tương ñối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, ñể thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập ñược sự ñiều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt ñộng của Siêu thị, không bỏ sót lĩnh vực nào, ñồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 14 chép sổ và bảo quản tài sản. - ðảm bảo sự ñộc lập tương ñối giữa các bộ phận nhằm ñạt ñược hiệu quả cao nhất trong hoạt ñộng của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự Sự phát triển của một Siêu thị luôn gắn liền với ñội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt ñộng của Siêu thị. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn ñảm bảo ñược các mục tiêu ñề ra của KSNB. Ngược lại, mặc dù siêu thị có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với ñội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất ñạo ñức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. Tóm lại, với những lý do trên, các nhà quản lý siêu thị cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, ñào tạo, sắp xếp, ñề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc ñào tạo, bố trí cán bộ và ñề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất ñạo ñức, ñồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán ñầu tư, sửa chữa tài sản cố ñịnh, ñặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân ñối tình hình tài chính, kết quả hoạt ñộng và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trong trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch ñược tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán ñó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến ñộ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng ñến kế hoạch ñã lập nhằm phát hiện những vấn ñề bất thường và xử lý, ñiều chỉnh kế hoạch kịp thời. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 15 Kiểm soát nội bộ BKS bao gồm những người trong bộ máy lãnh ñạo cao nhất của Siêu thị như thành viên của ban giám ñốc có giám ñốc và 2 phó giám ñốc nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. BKS thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật quy ñịnh của Siêu thị; - Kiểm tra và giám sát công việc của nhân viên nội bộ; - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; - Dung hoà những bất ñồng (nếu có) giữa Ban Giám ñốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của một Siêu thị còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn ñến thái ñộ, phong cách ñiều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, ñường lối phát triển của ñất nước... 2.2.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của siêu thị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân ñối kế toán. Trong ñó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ ñóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của Siêu thị. Mục ñích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức ñó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt ñộng kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo ñảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 16 pháp lý ñể tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ ñó là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo ñúng quy ñịnh của Nhà nước. - Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn trước khi thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong ñơn vị nhằm ñảm bảo không có sự lừa ñảo, tham ô, chiếm ñoạt tài sản ñơn vị. - Mục tiêu tính ñầy ñủ: Các nghiệp vụ hiện có phải ñược ghi sổ ñầy ñủ, không ñược loại bỏ, dấu bớt, ñể ngoài sổ sách. - Mục tiêu sự ñánh giá: Các nghiệp vụ phải ñược ñánh giá ñúng ñắn, không ñể xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế ñộ kế toán. - Mục tiêu sự phận loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải ñược phân loại ñúng ñắn theo cơ cấu tài khoản của ñơn vị và ñược ghi nhận ñúng ñắn ở các loại sổ sách có liên quan. - Mục tiêu về tính ñúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phải ñược phản ánh ñúng lúc ñảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính - Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi ñúng ñắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác ñể phản ánh trung thực tình hình tài chính của ñơn vị. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản trị ñể ra những quyết ñịnh kinh doanh hợp lý. Nó là một hệ thống con của hệ thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp ñến tất cả các hệ thống con khác. Vì vậy, có thể khẳng ñịnh hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB. 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát Nhà quản lý của Siêu thị thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, ñảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của Siêu thị. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát ñược thiết kế rất khác nhau ở nghiệp vụ khác nhau, những ñơn vị khác nhau. Nguyên tắc cơ bản ñể xây Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 17 dựng các thủ tục kiểm soát là: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần ñược phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực hiện toàn bộ các khâu của một công việc. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm ñối với một số công việc như sau: - Cách ly bảo quản tài sản với kế toán: Việc làm này nhằm tránh rủi ro xảy ra là nhân viên kiêm cả hai chức năng này sẽ bán tài sản và sửa lại sổ sách làm lợi cá nhân. - Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ sách - Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt và ghi sổ - Tách biệt giữa chức năng kế toán và tài chính - Tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới ñược giao cho quyết ñịnh và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất ñịnh. Quá trình uỷ quyền ñược tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của Siêu thị. Cá nhân hoặc nhóm người ñược ủy quyền phê chuẩn phải có vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh ñó, ñể tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn. Sự phê chuẩn ñược thực hiện qua hai loai: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung ñược thực hiện thông qua việc xây dựng các chính Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 18 sách chung về những mặt hoạt ñộng cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ. Sự phê chuẩn cụ thể ñược thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. - Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng ñánh giá ñộc lập ñược thiết lập ra trong một Công ty hay một tổ chức ñể kiểm tra, ñánh giá các hoạt ñộng của tổ chức như là một hoạt ñộng phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp ñỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. - Theo Liên ñoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm toán nội bộ một hoạt ñộng ñánh giá ñược lập ra trong một Công ty như là một loại dịch vụ cho các chức năng kiểm tra, ñánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB”. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của Siêu thị, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, ñánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt ñộng của Siêu thị, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp Siêu thị có ñược những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt ñộng trong Siêu thị, chất lượng của hoạt ñộng kiểm soát nhằm kịp thời ñiều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: - Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao ñủ ñể không giới hạn phạm vi hoạt ñộng của nó, ñồng thời ñược giao một quyền hạn tương ñối rộng rãi và hoạt ñộng tương ñối ñộc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt ñộng ñược kiểm tra. - Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và ñạo ñức nghề nghiệp phù hợp với các quy ñịnh hiện hành. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 19 2.3 Nh÷ng h¹n chÕ vèn cã cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Một hệ thống KSNB hoàn hảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra là ñiều phi thực tế. Thực tế cho thấy ta chỉ có thể tổ chức một hệ thống KSNB sao cho ñảm bảo hạn chế tối ña những sai phạm mà thôi. ðiều này xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Chi phí hợp lý: ða số những nhà quản lý sẽ không muốn thực hiện thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại. Vì vậy họ có khuynh hướng triển khai một hệ thống kiểm soát cung cấp sự ñảm bảo hợp lý hơn là sự ñảm bảo tuyệt ñối. - Sự giới hạn cố hữu: Cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý tưởng nó vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính ñộc lập của người sử dụng nó. Cụ thể nêu ra những giới hạn sau: + Sự thông ñồng: Vì những chính sách, thủ tục nâng cao hiệu quả KSNB dựa trên sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm nên kiểm soát sẽ bị phá vỡ nếu xảy ra sự thông ñồng giữa các nhân viên với nhau. + Lạm dụng quyền quản lý: Hệ thống KSNB do nhà quản lý thiết lập và ñiều hành nên nó chỉ có tác dụng kiểm soát ở cấp thấp thường không có hiệu quả ở cấp cao nếu nhà quản lý có ý ñịnh gian lận. + Hầu hết các biện pháp kiểm soát ñều tập trung vào những sai phạm dự kiến nên khó phát hiện những sai phạm ñột xuất, bất thường. + Sai phạm có thể xảy ra nếu nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét ñoán hoặc hiểu sai các chỉ thị của cấp trên. + Các thủ tục, chính sách kiểm soát có thể bị lỗi thời trong ñiều kiện thực tế ñã thay ñổi. Trên cơ sở nắm bắt ñược ñặc ñiểm và nguyên nhân của từng hạn chế, nhà quản lý có thể có biện pháp thích hợp ñể kiểm soát hạn chế này ở mức ñộ tối thiểu nhằm phát huy tối ña tác dụng của hệ thống KSNB trong tổ chức. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 20 2.4 §Æc ®iÓm chung vÒ siªu thÞ , yªu cÇu môc tiªu. 2.4.1 ðặc ñiểm chung về Siêu thị 2.4.1.1 Khái niệm về Siêu thị Siêu thị Smat ñóng trên ñịa bàn Quận Long Biên – Thành Phố Hà Nội là một doanh nghiệp chuyên bán lẻ tất cả các mặt hàng trong nước, siêu thị ñã không ngừng phát triển và trở thành 1 trong số những siêu thị lớn trên Thành phố - Hà Nội. Ban Giám ñốc Ban Giám ñốc của Siêu thị gồm có Giám ñốc, các Phó Giám ñốc ñiều hành. Giám ñốc là người ñiều hành hoạt ñộng hàng ngày của siêu thị và chịu trách nhiệm trước Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ ñược giao. Các Phó Giám ñốc là người giúp việc cho Giám ñốc và chịu trách nhiệm trước Giám ñốc về phần việc ñược phân công, chủ ñộng giải quyết những công việc ñã ñược Giám ñốc uỷ quyền và phân công theo ñúng chế ñộ chính sách của Nhà nước và ðiều lệ của siêu thị. 2.4.1.2 Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống KSNB trong Siêu thị KSNB là một chức năng thường xuyên trong siêu thị và trên cơ sở xác ñịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc ñể tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của siêu thị: - Mục tiêu thứ nhất là bảo vệ tài sản của siêu thị Khối lượng tài sản Siêu thị rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ ñông – là tài sản chung. Tuy vậy các cổ ñông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm rõ ñược ñặc ñiểm tài sản của siêu thị. Do ñó bảo vệ tài sản của Siêu thị là một việc làm tất yếu. - Mục tiêu thứ hai là ñảm bảo ñộ tin cậy của các thông tin Một ñặc trưng nổi bật của Siêu thị ñó là sự tách biệt rõ ràng giữa quyền sở hữu, quyền quản lý và quyền kiểm soát. Các chủ sở hữu siêu thị chỉ nắm ñược tình hình của Siêu thị gián tiếp thông qua các báo cáo sản xuất kinh Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 21 doanh và báo cáo quản trị. Mặt khác, số lượng cổ ñông nhỏ lẻ là rất lớn, danh tính lại thay ñổi thường xuyên do ñặc ñiểm dễ chuyển giao quyền sở hữu. Do vậy Siêu thị phải công bố công khai, minh bạch và trung thực kết quả hoạt ñộng của Siêu thị cho các cổ ñông bên ngoài, phục vụ cho họ trong việc ra các quyết ñịnh kịp thời. Thông tin cung cấp phải ñảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt ñộng, phản ánh ñầy ñủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt ñộng kinh tế, tài chính. ðây là một mục tiêu vô cùng quan trọng, có tính chất sống còn ñối với Siêu thị trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay. - Mục tiêu thứ ba là tuân thủ pháp luật và các quy ñịnh, chính sách, chế ñộ, thể lệ, quy tắc của Siêu thị Một trong những lý do ñể tồn tại hệ thống KSNB trong siêu thị là nhằm ñảm bảo siêu thị hoạt ñộng ñúng quy ñịnh của pháp luật, cũng như phát triển theo ñúng hướng siêu thị ñã ñề ra trong ðiều lệ, quy ñịnh của siêu thị. Cụ thể hệ thống KSNB cần:
Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan ñến các hoạt ñộng của siêu thị;
Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt ñộng của siêu thị;
ðảm bảo việc ghi chép kế toán ñầy ñủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Mục tiêu thứ tư là ñảm bảo hiệu quả của hoạt ñộng và hiệu năng quản lý. Siêu thị có khả năng huy ñộng vốn với quy mô lớn trong thời gian ngắn, số lượng người sở hữu trong siêu thị là không giới hạn và luôn luôn biến ñộng. Siêu thị việc lãi lỗ ảnh hưởng ñến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ ñông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp thậm chí toàn xã hội. Do ñó yêu cầu kiểm soát rất cao; các quá trình kiểm soát trong siêu thị phải ñược thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt ñộng và sử dụng kém Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 22 hiệu quả các nguồn lực của siêu thị. ðiều này ñược thể hiện ở chỗ: ngoài nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các hoạt ñộng của Siêu thị, hệ thống KSNB cần chỉ ra ñược những mặt còn tồn tại của siêu thị và ñưa ra ñược các giải pháp khắc phục ñể nâng cao hiệu quả. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt ñộng và có ý nghĩa quan trọng ñối với sự tồn tại và phát triển của Siêu thị. Hệ thống KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục ñược thiết lập nhằm ñạt ñược bốn mục tiêu sau: Bảo ñảm ñộ tin cậy của các thông tin báo cáo; ðảm bảo chế ñộ pháp lý và những quy ñịnh; Bảo ñảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt ñộng; và bảo vệ các tài sản của ñơn vị (Liên ñoàn Kế toán Quốc tế IF) Cũng có quan niệm cho rằng hệ thống KSNB là những phương pháp và chính sách ñược thiết lập ñể ngăn chặn gian lận, giảm thiếu sót, khuyến khích hiệu quả hoạt ñộng nhằm ñạt ñược sự tuân thủ các chính sách, các quy ñịnh ñược thiết lập (Mekong Capital, 2004) KSNB là quá trình ñược thiết lập từ người quản lý ñể ñạt các mục tiêu của tổ chức. Quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính sách ñể ñảm bảo tất cả các nghiệp vụ ñược ghi chép hợp pháp, ghi chép ñúng kỳ, ghi chính sác và bảo vệ ñược các tài sản. Các hoạt ñộng kiểm soát còn phải ñược thiết kế ñể cung cấp cả những thông tin phản hồi cho người quản lý về tính hiệu lực của chính các thủ tục kiểm soát ñã ñược ñề ra 2.4.1.3 Các mục tiêu của hệ thống KSNB Bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào thì quá trình ghi sổ ñều có thể xẩy ra một vài loại sai sót. Nhằm ngăn ngừa sai sót trong các sổ kế toán và sổ sách khác thì hệ thống KSNB ñối với BCTC phải thoả mãn 7 mục tiêu chi tiết sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 23 Thứ nhất, Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý. Hệ thống KSNB không thể cho phép ghi các nghiệp vụ không tồn tại hoặc nghiệp vụ giả vào sổ sách. Thứ hai, Các nghiệp vụ kinh tế phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn. Nếu một nghiệp vụ kinh tế không ñược phê chuẩn xẩy ra thì có thể dẫn ñến một nghiệp vụ lừa ñảo hoặc ảnh hưởng tới lảng phí và phá hoại tài sản của siêu thị nói chung và siêu thị nói riêng. Thứ ba, Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải ñược ghi sổ ñầy ñủ. Các thể thức KSNB của khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách. Thứ tư, các nghiệp vụ kinh tế phải ñược ñánh giá ñúng ñắn. Một cơ cấu KSNB ñầy ñủ gồm các thể thức ñể tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ ñó ở các giai ñoạn khác nhau của quá trình ghi sổ. Thứ năm, Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñược phân loại ñúng ñắn. Quá trình phân loại ñúng ñắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của khách hàng phải ñược thực hiện trên các sổ sách ñể các báo cáo ñược trình bày ñúng ñắn. Thứ sáu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñược phản ánh ñúng lúc. Việc ghi sổ các nghiệp vụ sớm hoặc muộn hơn so với thực tế sẽ làm tăng khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác. Nếu ghi sổ muộn lại xẩy ra vào cuối kỳ thì báo cáo tài chính sẽ bị sai. Thứ bảy, các nghiệp vụ kinh tế phải ñược ghi ñúng vào sổ phụ và ñược tổng hợp chính xác. Cơ cấu KSNB phải ñảm bảo các nghiệp vụ ñược ghi vào sổ phụ sau ñó ñược ghi vào sổ cái và cuối cùng ñược tổng hợp ñể ñưa vào BCTC một cách chính xác. Các mục tiêu của hệ thống KSNB phải ñược áp dụng cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 24 Bảng 1: Các mục tiêu của hệ thống KSNB với nghiệp vụ bán hàng Các mục tiêu chung của KSNB Các mục tiêu của KSNB với nghiệp vụ bán hàng 1. Các N/vụ ghi sổ có căn cứ hợp lý Các NV bán hàng ñược ghi sổ có thật 2.Các NV phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn Các NV bán hàng phải ñược phê chuẩn 3. Các NV phải ñược ghi sổ ñây ñủ Các NV bán hàng phải ñược ghi sổ ñầy ñủ 4. Các NV phải ñược ñánh giá ñúng ñắn Các NV bán hàng ñược tính ñúng 5. Các NV phải ñược phân loại ñúng ñắn Các NV bán hàng ñược phân loại ñúng ñắn 6.Các NV phải ñược phản ánh ñúng lúc Các NV bán hàng ghi sổ ñúng kỳ 7. Các NV phải ñược ghi ñúng sổ phụ ñựơc tổng hợp chính xác Các NV bán hàng ñược ghi ñúng sổ phụ và tổng hợp chính xác Nguồn: Dung, ðoàn, 2001 2.4.1.4 Vai trò chủ yếu của hệ thống KSNB Ban giám ñốc ñưa ra các mục tiêu và muốn thực hiện các mục tiêu ñó bằng nhiều biện pháp trong ñó Hệ thống KSNB là một trong số ñó và có vai trò quan trọng vì: - ðảm bảo tính xác thực và trọn vẹn của thông tin - Giúp cho việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các quy ñịnh. - Giúp bảo vệ tài sản - Giúp sử dụng nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả - Giúp thực hiện các mục tiêu ñề ra cho các hoạt ñộng hoặc chương trình Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ ñưa lại các lợi ích sau: + ðảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC của Siêu thị; + Giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc trộm cắp do bên ngoài hoặc nhân viên Siêu thị gây ra; + Giảm bớt rủi ro hoặc sai sót không cố ý của nhân viên dẫn ñến tổn hại cho Siêu thị; Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 25 + Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của Siêu thị + Ngăn chặn những rủi ro do quản lý rủi ro chưa ñầy ñủ…. Sơ ñồ 2: Cơ cầu của hệ thống KSNB Nguồn: Dung, ðoàn, 2001 2.4.1.5 Môi trường kiểm soát Môi trường soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính chất bao trùm lên việc thiết kế và vận hành các quá trình KSNB, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt chưa thể ñảm bảo cho quá trình kiểm soát và hệ thống KSNB tốt nhưng nếu môi trường kiểm soát không thuận lợi thì sẽ ảnh hưởng lớn ñến hiệu lực của hệ thống KSNB. Một là ñặc thù quản lý ðặc thù quản lý ñề cập tới quan ñiểm khác nhau trong ñiều hành hoạt ñộng của các nhà quản lý. Các quan ñiểm ñó sẽ ảnh hưởng trực tiếp ñến chính sách, chế ñộ, các quy ñịnh và cách thức kiểm tra, kiểm soát trong Siêu thị. - Quan ñiểm của người quản lý trong ñiều hành kinh doanh + Kinh doanh trung thực hay không, tìm kiếm lợi nhuận như thế nào + Tầm quan trọng của sự minh bạch trong báo cáo tài chính + Thái ñộ ứng xử với rủi ro trong kinh doanh - Quyền quản lý trong doanh siêu thị Hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát Hệ thống kiểm soát Thủ tục kiểm soát Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 26 + Quản lý tập trung hay phân tán + Quyền quyết ñịnh của cá nhân hay tập thể - Quan ñiểm của lãnh ñạo về tầm quan trọng của KSNB Môi trường kiểm soát ñược thể hiện qua sơ ñồ 2.4.1.5 Sơ ñồ 3: Môi trường kiểm soát Nguồn: Dung, ðoàn, 2001 Thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan ñiểm và cách thức ñiều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và phổ biến rõ các nhân viên thì người dưới quyền tuân thủ hệ thống kiểm soát ñã ñược thiết lập. Ngược lại thì mục tiêu kiểm soát sẽ không thể ñạt ñược một cách hữu hiệu. 2.4.1.6 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB. Thông qua việc ñối chiếu tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán vừa cung cấp thông tin cho việc ra quyết ñịnh quản lý ñồng thời vừa có tác dụng kiểm soát hoạt ñộng. Mục ñích của hệ thống kế toán trong một tổ chức là nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tài chính của tổ chức ñó nhằm thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt ñộng kế toán. Một hệ Môi trường kiểm soát ðặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Cơ chế hoạt ñộng kiểm Chính sách nhân sự Công tác kế hoạch Kiểm toán nội bộ Các nhân tố bên ngoài Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 27 thống kế toán hữu hiệu phải ñảm bảo các mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB. Tính kiểm soát của hệ thống kế toán Sơ ñồ 4: Quy trình kế toán Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung (2009) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH. QTKD Sơ ñồ 5: Quá trình vận ñộng của chứng từ Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung (2009) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH. QTKD Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Siêu thị áp dụng theo Quyết ñịnh số 48/2006/Qð- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: - Chứng từ liên quan ñến tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu ñề nghị tạm ứng, phiếu ñề nghị thanh toán, giấy lĩnh tiền, giấy gửi tiền… - Chứng từ liên quan ñến tài khoản ngân hàng: Séc, uỷ nhiệm chi, lệnh chuyển tiền, giấy báo nợ, giấy báo có… Kiểm tra Ghi sổ kế toán Bảo quản Lưu và huỷ Thu thập hoặc lập Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ (Tiếp nhận hoặc lập) Nhật ký, sổ chi tiết Sổ cái, sổ tổng hợp Báo cáo kế toán, báo cáo tài chính Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 28 - Chứng từ liên quan ñến hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, phiếu yêu cầu xuất hàng, biên bản giao nhận… - Chứng từ liên quan ñến tài sản: Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, biên bản ñánh giá, biên bản kiểm kê, bảng tính và trích khấu hao tài sản cố ñịnh… Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán do bên trong hoặc bên ngoài Siêu thị chuyển ñến ñều phải tập trung vào phòng kế toán Siêu thị ñể kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán ñó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới tiến hành hạch toán ghi sổ kế toán. Kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ ở các khía cạnh sau: kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, ñầy ñủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ñối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan khác; kiểm tra tính ñúng ñắn của việc phê duyệt chứng từ kế toán; kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Hệ thống sổ kế toán Hiện nay Siêu thị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết ñược theo dõi cho từng khách hàng (ñối với các khoản công nợ), chi tiết theo từng loại tiền, từng ngân hàng (ñối với các khoản tiền gửi), sổ chi tiết các khoản mục chi phí sản xuất… ñể phục vụ mục ñích quản trị. - Có ñầy ñủ các sổ kế toán theo hình thức ñã chọn - Ghi sổ phải có chứng từ hợp lý hợp lệ nên trước khi ghi sổ phải kiểm tra chứng từ. - Ghi kịp thời các nghiệp vụ và thực hiện nguyên tắc cập nhật, ñánh số trang... - Thực hiện ñúng nguyên tắc ghi sổ, sữa chữa, cộng và lưu giữ sổ. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 29 Hệ thống sơ ñồ tài khoản kế toán Sơ ñồ tài khoản là cầu nối giữa chứng từ và sổ kế toán. Trong hệ thống kiểm soát sơ ñồ tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng ñi của các thôn._.g ñược kiểm tra lập lức cửa sẽ kêu lên rất to, khiến cho mọi người phải giật mình. ðấy là trộm bất thường còn trộm chuyên nghiệp thì họ biết ñược tem từ chống trộm gián ở ñâu thì có thể họ mang hàng vào nhà vệ sinh tháo tem từ ra thì có thể qua ñược cửa. Hàng ngày nhân viên quản lý phòng kinh doanh sáng ñến làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá trên máy nhập xuất tồn trong ngày của phềm mềm bán hàng, sau ñó so với liếp các giao dịch bán hàng trong ngày hôm trước ñể kiểm tra hàng tồn cũng như tổng số tiền thu ñược bán hàng trong ngày có khớp không. Nếu có nghi vấn thì bật máy quay Camera của ngày hôm trước lên xem chi tiết. Trường hợp mất hàng ở quầy kệ nào thì nhân viên quầy kệ ñó phải chụi trách nhiệm và chịu khung hình phạt tiền như ñã quy ñịnh từ trước của Siêu thị. Mức phạt của nhân viên bán hàng 60% giá trị còn 20% quản lý nghành hàng 10% tổ trưởng 10% trưởng phòng kinh doanh chịu, nếu sẩy ra 1ñến 2 lần còn trâm trước, nhân viên trưởng nghành hàng quản lý nhân viên bán hàng của mình giám sát hàng hoá cho chặt chẽ nếu tiếp tục làm ñể mất hàng ñến lần thứ 3 của quầy mình thì lập tức nghỉ làm luôn ngày hôm sau, sau khi mất hàng và làm bàn giao tất cả giấy tờ liên quan ñến nhập hàng của Siêu thị. 4.4 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ Vai trò, vị trí của Hệ thống KSNB ñối với công tác quản lý siêu thị ñang dần ñược khẳng ñịnh nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở cửa ñang diễn ra hết sức mạnh mẽ. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB trong siêu thị trên ñịa bàn Thành phố Hà Nội có thể rút ra một số nhận xét sau: 4.4.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB 4.4.1.1 Về môi trường kiểm soát Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 76 Ban lãnh ñạo của siêu thị ñã nhận thức rõ ràng về vai trò của hệ thống KSNB, những lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại nếu Siêu thị duy trì và ñảm bảo hệ thống KSNB hoạt ñộng hiệu quả. Những thay ñổi trong nhận thức trên ñã tạo ra những thay ñổi trong quyết sách và hành ñộng. ðây là nhân tố hết sức quan trọng, là ñiều kiện thuận lợi ñể ban hành và triển khai các quy chế KSNB thuộc các lĩnh vực của siêu thị. Bên cạnh ñó, lãnh ñạo Siêu thị ñã chú trọng ñến việc ban hành các quy chế, quy ñịnh về kinh tế tài chính, lao ñộng, tiền lương... và phổ biến rộng rãi các quy chế ñó ñến toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Siêu thị. Công tác quy hoạch cán bộ lãnh ñạo trong từng giai ñoạn, chính sách tiền lương thu nhập ngày càng ñược cải thiện theo hướng nâng cao ñời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên. 4.4.1.2. Về hệ thống kế toán Với ñội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp cho công tác quản lý tài chính, kế toán tại Siêu thị không ngừng ñược hoàn thiện. Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ ñược trang bị ñầy ñủ và hiện ñại. Siêu thị sử dụng phần mềm kế toán, giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng công việc giúp cho việc lập báo cáo ñược nhanh chóng và thuận tiện. Mặt khác, hệ thống chứng từ kế toán ñược lập ñầy ñủ, ñảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ ñể làm căn cứ ghi sổ theo quy ñịnh tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán luôn cập nhật thường xuyên ñảm bảo phản ánh chính xác các ñối tượng kế toán theo quy ñịnh của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán ñược cập nhật theo ñúng trình tự, ñảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các ñối tượng kế toán. Công tác lập báo cáo tài chính luôn ñược chú trọng ñảm bảo kịp thời, ñúng hạn. 4.4.1.3 Về thủ tục kiểm soát Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 77 Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản ñược ở hầu hết các Siêu thị khảo sát ñều ñược thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục ñối chiếu công nợ ñược tiến hành ñịnh kỳ, thường xuyên. Trong các quy trình nghiệp vụ của Siêu thị có cơ chế thẩm ñịnh, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện ñảm bảo một quy trình nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, không có cá nhân viên nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết ñịnh một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể. 4.4.2 Những mặt hạn chế của hệ thống KSNB Bên cạnh những kết quả ñạt ñược, hệ thống KSNB trong Siêu thị trên ñịa bàn gia lâm Thành phố Hà nội còn tồn tại một số vấn ñề sau: 4.4.2.1 Về môi trường kiểm soát Thứ nhất là, hoạt ñộng của BKS trong các Siêu thị chưa thực sự phát huy ñược hiệu quả. Nguyên nhân do các thành viên BKS thiếu tính ñộc lập do phải kiêm nhiệm và trình ñộ, năng lực còn hạn chế. Sở dĩ ñiều này thường hay diễn ra trên thực tế là do nhiều yếu tố, một số yếu tố có thể kể ñến: (1) Ở Việt Nam hiện nay, số lượng những cá nhân có ñủ năng lực và trình ñộ chuyên môn ñể có thể ñảm cương vị thành viên BKS và ñặc biệt là chức danh trưởng BKS là không nhiều bởi “làm BKS : vẫn chưa phải là một “nghề” phổ biến ở Việt Nam. Chính vì vậy mà khi chọn người ứng cử vào chức danh này, thông thường các cổ ñông không biết chọn ai và cũng không có ai ñứng ra ứng cử vào những vị trí này, ñiều này dẫn ñến việc các thành viên hội ñồng quản trị hay cán bộ quản lý của Siêu thị thường kiêm nhiệm luôn chức danh thành viên, thậm chí trưởng BKS. (2) Do trong nhận thức của người ñứng ñầu các Siêu thị chưa thấy ñược vai trò quan trọng của BKS chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa chức năng ñiều hành và kiểm tra, giám sát. (3) Các thành viên BKS chưa ñược ñào tạo bài bản về kiến thức và phương pháp chuyên môn. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 78 Thứ hai là, công tác kế hoạch còn mang tính hình thức, thiếu tính khả thi, chưa có cơ chế giám sát hữu hiệu cho việc lập và thẩm ñịnh kế hoạch. Mặt khác công tác ñánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chưa coi trọng. Thứ ba là, cơ cấu tổ chức còn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự chưa rõ ràng, hợp lý 4.4.2.2 Về hệ thống kế toán Công tác kế toán quản trị chưa ñược chú trọng và quan tâm thích ñáng. Nguyên nhân của vấn ñề này là do Siêu thị chưa thấy ñược lợi ích của kế toán quản trị mang lại, các báo cáo quản trị chưa ñược thiết lập một cách quy chuẩn thống nhất, khả năng phối kết hợp trong việc cung cấp thông tin và tổònghợp báo cáo còn yếu; bên cạnh ñó do khối lượng công việc lớn ở một số phong ban như phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng kế toán chưa ñáp ứng cho việc lập báo cáo quản trị. 4.5. Biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại các siêu thị Nghiên cứu hệ thống KSNB của nhóm 12 Siêu thị trên ñịa bàn Thành phố Hà nội, trong quy luật vận ñộng và phát triển có thể thấy tính tất yếu của việc hoàn thiện hệ thống KSNB thông qua các khía cạnh sau: * Hệ thống KSNB ñang dần trở nên phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn. KSNB ra ñời và phát triển theo nhu cầu của hoạt ñộng quản lý. Khi quy mô của Siêu thị chưa phát triển về quy mô cũng như hoạt ñộng, các nhà quản trị Siêu thị có thể kiểm soát ñược hoạt ñộng kinh doanh của Siêu thị một cách tương ñối dễ dàng. Nhưng khi quy mô siêu thị phát triển hơn thì vai trò của hệ thống KSNB thể hiện rõ ràng bởi vì các nhà quản trị lúc này sẽ gặp khó khăn trong việc nhận dạng, giám sát và kiểm tra tất cả các rủi ro nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân, lúc này các nhà quản trị phải quan tâm ñến việc xây dựng ñể dựa vào hệ thống KSNB. Khi hoạt ñộng của siêu thị ngày càng phát triển hoạt ñộng KSNB cũng phải tương ứng ñáp ứng nhu cầu phát triển ñó. ðể có thể tin tưởng rằng hệ thống KSNB tồn tại là hữu Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 79 hiệu, các nhà quản lý phải sư dụng chức năng kiểm toán nội bộ thường xuyên xem xét, ñánh giá, tư vấn kịp thời ñể nâng cao hiệu lực của hệ thống KSNB. * Vai trò, vị trí hệ thống KSNB ñối với công tác quản lý ngày càng ñược khẳng ñịnh ñặc biệt ñối với các Siêu thị. Các siêu thị Việt Nam cần nhận thức ñầy ñủ hơn tầm quan trọng của hệ thống KSNB, quan tâm ñến việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này tại ñơn vị mình. Hoàn thiện hệ thống KSNB ñược coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm không chỉ ñối với riêng Siêu thị Việt Nam nào mà là của tất cả của các tổ chức, các ñơn vị. ðây là quy luật tất yếu của quá trình vận ñộng và phát triển. * Nền kinh tế nước ta ñã và ñang chuyển biến mạnh sang nền kinh tế thị trường. Toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế ñang là xu thế tất yếu của thời ñại. Việt nam không thể ñứng ngoài xu thế ñó, chúng ta hiện ñã là thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO), thành viên của ASEAN, AFTA, APEC ... ðể ñứng vững trong môi trường cạnh tranh, thích ứng ñược với các ñiều kiện kinh doanh mang tính quốc tế, ngay từ bây giờ hoàn thiện hệ thống KSNB, tăng cường công tác quản lý là bước ñi cần thiết ñầu tiên của các Siêu thị trong tiến trình ñổi mới và hội nhập. 4.6. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ðể xây dựng một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu tại Siêu thị, việc hoàn thiện hệ thống KSNB cần phải quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc 1: Tuân thủ pháp luật và các quy ñịnh hiện hành của Nhà nước Nguyên tắc này ñòi hỏi việc xây dựng hệ thống KSNB tại Siêu thị phải tuân thủ tuyệt ñối hiến pháp, pháp luật của Nhà nước, không ñược làm trái với những chỉ thị, nghị ñịnh của Chính phủ cũng như các thông tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan. Nguyên tắc 2: Phù hợp với quá trình hội nhập và phát triển Nguyên tắc này ñòi hỏi việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB tại Siêu thị phải tuân theo xu thế phát triển và hội nhập ñang diễn ra. Các quy chế, Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 80 chính sách, thủ tục KSNB ñược xây dựng phải phù hợp với ñiều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, phù hợp với môi trường kinh doanh theo hướng mở cửa, hội nhập với bên ngoài. Cách thức tổ chức công tác quản lý, trình ñộ năng lực của nhân viên phải ñáp ứng ñược yêu cầu của quá trình hội nhập. Nguyên tắc 3: Kế thừa và phát huy tối ña những nhân tố hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại Theo nguyên tắc này, việc hoàn thiện hệ thống KSNB không có nghĩa là phủ nhận hoàn toàn cái cũ, loại bỏ cái cũ mà phải có tính kế thừa. Trên cơ sở hệ thống KSNB hiện tại, cần chọn lọc những nhân tố tích cực, tận dụng và phát huy những ưu ñiểm; dựa trên nền tảng hệ thống KSNB cũ ñể bổ sung và ñiều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay của Siêu thị. Nguyên tắc 4: Hoàn thiện hệ thống KSNB phải có ñịnh hướng rõ ràng, bước ñi cụ thể, ñồng bộ và bảo ñảm sự ổn ñịnh tương ñối các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Nguyên tắc này ñòi hỏi Siêu thị phải coi việc hoàn thiện hệ thống KSNB như một nhiệm vụ trung tâm. Nhiệm vụ này phải có kế hoạch, có ñịnh hướng và bước ñi cụ thể ñể thực hiện. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phải ñược thực hiện một cách nhất quán và ñồng bộ. Tuy nhiên, việc thực hiện các giải pháp phải bảo ñảm không gây xáo trộn các hoạt ñộng kinh doanh, không gây sự thay ñổi quá lớn trong cơ cấu nhân sự của Siêu thị. Nguyên tắc 5: Hệ thống KSNB phải bảo ñảm tính hiệu quả Sự cần thiết phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB tại siêu thị là ñiều hết sức rõ ràng. Tuy nhiên, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, các bước kiểm soát ñược xây dựng ở ñây phải ñược xem xét cả về quy trình nghiệp vụ lẫn tính kinh tế và khả năng thực thi. Một thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ nhưng quá rườm rà và tốn kém không phải là sự lựa chọn khôn ngoan. Chính vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống KSNB phải bảo ñảm hệ thống KSNB hữu hiệu nhất, hiểu theo nghĩa ñáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của siêu thị trong giới hạn Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 81 cho phép về tính kinh tế và khả năng thực thi. Nguyên tắc 6: Hệ thống KSNB phải tương thích với quy mô và sự phức tạp của ñơn vị Theo nguyên tắc này, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB luôn luôn phải gắn liền với quy mô và sự phức tạp của Siêu thị. Siêu thị có quy mô càng lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, tính phức tạp và ñặc thù cao ñòi hỏi hệ thống thủ tục KSNB phải mang tính toàn diện, bao quát mọi hoạt ñộng của Siêu thị. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh về quy mô theo ñó rủi ro trong kinh doanh càng cao khi ñó ñòi hỏi hệ thống KSNB phải không ngừng hoàn thiện và vững mạnh ñể ñáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của siêu thị. Có như vậy hệ thống KSNB mới có thể ngăn chặn và phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro cho siêu thị. 4.7. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong siêu thị 4.7.1. Một số giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát trong siêu thị Môi trường kiểm soát ñược xem là nên tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ và yêu cầu phải phản ánh ñược sắc thái chung của ñơn vị, chi phối ñược ý thức kiểm soát của mỗi thành viên trong ñơn vị. ðối với siêu thị. Ban giám ñốc cần nhận thức một cánh ñứng ñắn về vai trò về sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ñiều hành bán hàng và quản lý Công ty (Siêu thị), nói chung và trong việc hạn chế rủi ro nhất là trong khẩu bán hàng. Biện pháp ñề xuất cụ thể: - Các mục tiêu hoạt ñộng và phương pháp quản lý của siêu thị cần phải ñược phổ biến công khai trong toàn bộ ñội ngũ nhân viên cụ thể: + Công khai mô hình tổ chức và cách thức phân ñịnh quyền hạn trong siêu thị cũng như từng công việc cụ thể, mục ñích là mỗi nhân viên xác ñịnh ñược vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình, + Ban Giám ñốc phối hợp với các bộ phận ñể xây dựng và ban hành các quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viên trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trình quy chế của bộ phận mình và làm việc theo các quy ñịnh ñó. Bộ Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 82 phận kiểm soát nội bộ thay mặt ban giám ñốc giám sát việc thực hiện quy trình, quy chế của các phòng ban. Bên cạnh ñó phải bổ biến cho các lao ñộng mới ñược tuyển dụng mới cần phải nắm chắc ñược quy ñịnh quy chế của bộ phận mình cũng như quy chế của toàn Siêu thị trước khi bắt tay vào làm việc. + ðề cao các chuẫn mực ñạo ñức của người lao ñộng, siêu thị cần tận dụng lợi thế có một ñội ngũ ñông ñảo, xây dựng các ñội ngũ cần phấn ñấu, quan tâm giúp ñỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong Siêu thị, xây dựng tinh thần ñoàn kết trong ñội ngũ lao ñộng tổ chức sinh hoạt và tặng quà nhân ngày 8/3, 20/10 rằm trung thu. 4.7.2. ðiều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng công tác nhân sự Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với ñặc thù của siêu thị là vấn ñề quan trọng ñối với các siêu thị bởi nó ảnh hưởng lớn ñến quá trình vận hành hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức siêu thị phải gọn nhẹ nhưng phải có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý. Do ñó, các siêu thị cần rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá, phân ñịnh rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong siêu thị nhằm tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan ñến nhiều phòng ban, ñơn vị khác nhau trong nội bộ siêu thị. Căn cứ vào quy mô, tính phức tạp cũng như yêu cầu quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp cả về mặt số lượng và chất lượng. Tăng cường công tác ñào tạo ñội ngũ cán bộ ñặc biệt là các cán bộ chủ chốt của siêu thị. thường xuyên rà soát năng lực quản lý của ñội ngũ trưởng, phó phòng ban, bộ phận ñể ñào tạo lại hoặc chuyển công tác sang những công việc phù hợp hơn; tạo ñiều kiện nâng cao trình ñộ của ñội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. ðối với cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học tập, cập nhật các kiến thức mới nhất về công nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 83 Xây dựng môi trường làm việc thích hợp, tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân nhằm phát huy sáng tạo, ñảm bảo công bằng. Thực hiện tốt chính sách khen thưởng bằng vật chất ñối với những cán bộ hoàn thành tốt công việc ñược giao tạo ra ñộng lực thúc ñẩy các cá nhân lao ñộng hết mình vì Siêu thị, từng bước gây dựng văn hoá Siêu thị. Xử lý nghiêm những hành vi sai trái gây tổn thất hoặc làm xấu hình ảnh của Siêu thị cũng là việc cần làm. Hoàn thiện chế ñộ tuyển dụng và ñánh giá Giám ñốc Siêu thị, thực hiện dân chủ ñể ñảm bảo có thể lựa chọn những người có tài năng, giỏi về kinh doanh lên cương vị Giám ñốc. Có thể uỷ thác tổ chức chuyên nghiệp tìm người tài ñể tuyển dụng Giám ñốc và kế toán trưởng. ðồng thời, thực hiện mức tiền lương của Giám ñốc và kế toán trưởng có tính hấp dẫn, có sự liên kết với thành quả kinh doanh. Hoàn thiện chế ñộ về trách nhiệm của các thành viên ban giám ñốc, có chính sách khuyến khích ñể các thành viên ban giám ñốc thực hiện chức trách một cách cẩn trọng, mẫn cán và trung thành. 4.7.3. Chuẩn hoá quy trình lập kế hoạch hoạt ñộng kinh doanh Kế hoạch là cơ sở ñể hiện thực hoá các mục tiêu, chiến lược phát triển. Dựa vào kế hoạch ta có thể ñánh giá hiệu quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của Siêu thị trong kỳ, từ ñó các những ñiều chỉnh kịp thời ñối với những bất cập trong quá trình hoạt ñộng. Trong ñó, kế hoạch tài chính ñược coi là trọng tâm ñối với các Siêu thị. Hiện nay, công tác lập kế hoạch của các Siêu thị còn mang tính hình thức, chưa ñi sát vào thực tế của các bộ phận thực hiện. Bên cạnh ñó, công tác thẩm ñịnh kế hoạch cũng chưa ñược quan tâm ñúng mức. ðể có thể lập kế hoạch tài chính có hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành các bước sau: - Xác ñịnh mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân ñến các mục ñích tài chính của Siêu thị, từ ñó có thể ñiều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục ñích của công việc. - Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn ñầu tư và hướng mở rộng phát triển của Siêu thị. Những mục tiêu này phải ñược thể Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 84 hiện bằng con số cụ thể, ñưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự ñạt ñược. Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các ñiểm mạnh, ñiểm yếu của của Siêu thị và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng ñến việc ñạt ñược mục tiêu ñã ñề ra; ñồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả các yếu tố liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn ñi vay và vốn tự có...) ñể có thể ñưa ra hướng ñi ñúng ñắn nhất cho sự phát triển của Siêu thị. Cần chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết ñể hoàn thành kế hoạch tài chính. Cập nhật kế hoạch tài chính thông qua các báo cáo tài chính mới nhất của Siêu thị. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính Siêu thị thu ñược với các số liệu hoạt ñộng của các Siêu thị trong cùng ngành ñể biết ñược vị trí của Siêu thị trong ngành. Tìm ra và khắc phục ñiểm yếu của Siêu thị. ði ñôi với việc làm trên, các Siêu thị cần quan tâm ñến công tác giám sát việc tuân thủ các kế hoạch. ðể tăng cường công tác kiểm tra, giám sát tài chính ñảm bảo hiệu quả kinh doanh, các Siêu thị cần tập trung vào hoàn thiện hệ thống ñịnh mức, tiêu chuẩn, ñơn giá, dự toán... Các Siêu thị cũng cần ñịnh kỳ tiến hành phân tích tình hình tài chính của Siêu thị nhằm ñánh giá việc thực hiện mục tiêu của Siêu thị, ñiểm mạnh, ñiểm yếu về tình hình tài chính, qua ñó có thể giúp ban giám ñốc trong việc ñánh giá tổng quát tình hình hoạt ñộng của Siêu thị như: khả năng thanh toán, tình hình luân chuyển vật tư, tiền vốn... và có những ñiều chỉnh hợp lý nhằm bảo ñảm mọi tài sản tiền vốn và mọi nguồn lực tài chính của Siêu thị ñược sử dụng một cách hiệu quả nhất. 4.7.4. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị Công tác tổ chức kế toán tại các Siêu thị hiện nay ñang ñược thực hiện khá tốt. Tuy nhiên ñể hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin kịp thời, ñầy ñủ và chính xác nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, các Siêu thị cần sớm xây dựng và ban hành những quy ñịnh mới về công tác kế toán quản trị sẽ phục vụ ñắc lực cho việc ñiều hành và KSNB. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 85 Kế toán quản trị giúp cung cấp các thông tin về hoạt ñộng nội bộ của Siêu thị như: chi phí của từng bộ phận, từng công việc, sản phẩm; phân tích, ñánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết ñịnh ñầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh... nhằm phục vụ việc ñiều hành, kiểm tra và ra quyết ñịnh kinh tế. Do ñó, rõ ràng kế toán quản trị là hệ thống ño lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính phục vụ cho yêu cầu quản lý trong việc lập kế hoạch, ñiều hành, theo dõi thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ Siêu thị. Kế toán quản trị là phương tiện ñể ban giám ñốc kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt ñộng của Siêu thị. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị ñặc biệt cần thiết và mang lại lợi ích thiết thực cho Siêu thị. - Tình hình và tiềm năng kinh doanh của khách hàng như doanh số mua và tiêu thụ thực tế và ước tính bình quân hàng tháng 4.7.5. Hoàn thiện môi trường pháp lý cho việc thành lập bộ máy KTNB trong Siêu thị . Việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ vẫn còn nhiều mới mẻ ñối với các Siêu thị Việt Nam nói chung và Siêu thị Smart nói riêng. Những quy ñịnh pháp lý chính thức ñánh dấu sự ra ñời của hoạt ñộng kiểm toán nội bộ trong các Công ty Nhà nước ñược ban hành trong quy chế kiểm toán nội bộ theo Quyết ñịnh số 832-TC/Qð/CðKT ngày 28 tháng 10 năm 1997. Ngày 16 tháng 04 năm 1998, Bộ tài chính ñã ban hành Thông tư số 52/1998-TT/BTC hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ ở các Công ty Nhà nước. Nhưng do bất cập trong quy ñịnh nên Thông tư này ñã ñược thay thế bằng Thông tư 171/1998-TT/BTC ngày 22/12/1998 của bộ tài chính. Theo chuẩn mực kiểm toán số 610 – Sử dụng tư liệu của kiểm toán nội bộ – ban hành theo Quyết ñịnh số 143/2001/Qð-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 86 Bảng 4.10: ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng ðề xuất Bổ sung Chỉnh sữa Cán bộ chịu trách nhiệm Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng , xem trong phần mềm bán hàng có bảng xuất nhập tồn trong ngày trong tuần tuỳ theo thời gian cần xem Tổ trưởng phụ trách các nghành hàng do mình quản lý Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Dự kiến mua hàng - Tìm hiểu và lựa chọn giá mua tốt nhất - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất - Lựa chọn mẫu mã, chất lượng sản phẩm - Hợp ñồng mua bán hàng phải rõ ràng Trưởng phòng kinh doanh Phó giám ñốc phụ trách kinh doanh Phòng kinh doanh Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập về - Kế toán kho - Tổ trưởng phụ trách nghành hàng - Bảo vệ, vệ sỹ Phòng hành chính Phó giám ñốc phụ trách kinh doanh Phòng kinh doanh Hàng nhập về không cho vào kho mà chuyển luôn cho các nhân viên quầy kệ Nhân viên quầy kệ nhận hàng với kế toán kho tại nơi giao nhận hàng hoá với nhà cung cấp Phòng kế toán + phòng kinh doanh Phòng kế toán + phòng kinh doanh Thanh toán tiền hàng, trên cơ sở hoá ñơn GTGT,phiếu nhập mua hàng của Siêu thị Thêm phiếu xuất kho nội bộ của nhà cung cấp Phòng kế toán Phòng kế toán  Cơ chế kiểm soát ñề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; ðối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; ðịnh dạng trước Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 87 Bảng 4.11. ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng ðề xuất Bổ sung Chỉnh sữa Cán bộ chịu trách nhiệm Giá bán chỉ có một loại giá ñã nhập vào phầm mềm bán hàng Triết khấu bán hàng với số lượng lớn Phòng kinh doanh + phòng kế toán Giám ñốc Khách ñến mua hàng nhân viên bán hàng nên ñi theo khách ñể tư vấn hoặc mỗi khi khách cần hỏi hay thắc mắc về vấn ñề gì ñó trên sản phẩm Không nên nói nhiều Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Nhân viên thu ngân không nên hỏi khách hàng quá nhiều Nếu khách hỏi phải trả lời thật nghiêm túc Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng - ðể mất hàng hoá - Làm hu hỏng - Hàng hoá hết hạn sử dụng Mức phạt cao hơn mức quy ñinh của Siêu thị ñề ra Ban giám ñốc Ban giám ñốc  Cơ chế kiểm soát ñề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; ðối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; ðịnh dạng trước Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 88 V. KẾT LUẬN VÀ ðỀ NGHỊ 5.1. KẾT LUẬN 1/ Lập kế hoạch mua hàng Nhân viên lên lịch dự kiến mua hàng, theo các bộ phận quầy kệ báo lên phải kiểm tra kiểm soát ñể có ñơn ñặt hàng theo nhu cầu ñạt ñược kết quả cao không làm ñọng vốn lâu trong tất cả các mặt hàng 2/ Kiểm tra hàng hoá về Siêu thị cùng hoá ñơn GTGT Nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên phòng kế toán phải có kế hoạch nhận hang kiểm tra chi tiết các vấn ñề từ các chứng từ xuất kho, xuất sứ sản phẩm hạn sử dụng mẫu mã theo ñơn ñặt hàng, ñến hoá ñơn thuế GTGT họ xuất hàng cho Siêu thị phải ñầy ñủ như ñã quy ñịnh của bộ tài chính, nhân viên kinh doanh , nhân viên kế toán hoá ñơn ñến bộ phận nào thị bộ phận ñấy phải kiểm tra, hoá ñơn GTGT là cơ sở cho rất nhiều các báo cáo sau như: • Báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá, • Báo cáo công nợ hàng tháng cho nhà cung cấp • Lập kế hoạch chi trả tiền mặt • Kê khai báo cáo với cơ quan thuế • Cuối năm báo cáo tài chính 3/ Bán hàng thu tiền Nhân viên bán hàng, thu ngân phải linh hoạt kiểm tra ñầy ñủ các mặt hàng bán ra ken vào phần mềm bán hàng chính xác, thu tiền của khách luôn tươi cười vui vẽ, và xác ñịnh ñược việc mình ñang làm, và làm thật tốt công việc ñược giao, giao nhận tiền ñầy ñủ công khai minh bạch, nếu có sai sót sẽ phải chịu khung hình phạt của Siêu thị ñã ñề ra. Nền kinh tế nước ta với xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng mở ra cho các Siêu thị Việt Nam nhiều cơ hội mới nhưng ñồng thời cũng ñặt ra những thách thức không nhỏ. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 89 Siêu thị phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, KSNB giúp cho các nhà quản trị có ñầy ñủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt ñộng của Siêu thị mình mà từ ñó ra các quyết ñịnh quản lý, ñảm bảo kinh doanh một cách có lãi và phát triển bền vững. Chính vì vậy, việc xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống KSNB trở thành một yêu cầu cấp thiết, mang tính thời sự ñối với các Siêu thị .Các Siêu thị cần hiểu biết rõ về HTKSNB và vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với ñặc ñiểm Siêu thị mình. ðề tài “ ðánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng, mua hàng trong Siêu thị Smat trên ñịa bàn Quận Long Biên -Thành phố Hà Nội” ñã trình bày ở trên mong muốn sẽ ñóng góp thêm một cách nhìn nhận ñánh giá về HTKSNB trong các Siêu thị. Trong khuôn khổ chuyên ñề, tác giả chỉ tập trung ñi vào những vấn ñề chủ yếu sau ñây: • Luận văn khái quát những vẫn ñề chung về hệ thống KSNB trong Siêu thị • Luận văn phân tích thực trạng và ñánh giá hệ thống KSNB tại Siêu thị Smat trên ñịa bàn Quận Long Biên – Thành Phố Hà Nội. • Trên cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và thực trạng hệ thống KSNB trong Siêu thị Smat trên ñịa bàn Quận Long Biên - Thành phố Hà Nội, chuyên ñề ñưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB trong Siêu thị. Với những vấn ñề ñã ñược nghiên cứu trong luận văn, tác giả hy vọng sẽ góp phần làm sáng tỏ thêm cơ sở thực tiễn cho việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB trong ñiều kiện cạnh tranh, hội nhập. 5.2. Kiến nghị: Sau thời gian nghiên cứu ñề tài , chúng tôi xin ñưa ra một số kiến nghị sau: * ðối với nhà nước: - Cần phải có các chế tài sử phạt hàng giã, hàng nháy, hàng kém chất lượng. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 90 - Cần có các chính sách bình ổn giá cả. * ðối với Siêu thị: - Tích cực hơn nữa trong việc kiểm tra giám sát các mặt hàng trọng yến. - Liên tục gọi ñiện cho các nhà cung cấp ñể cập nhập các sản phẩm mới - ðưa ra các chiến lược phát triển kinh doanh ñể ñạt doanh thu từng tháng từng quý so sánh với kế hoạch ñể ñưa ra thưởng phạt công minh. 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT 1. Alvin and James, (1995): Kiểm toán – Auditing. ðặng Kim Cương và Phạm Văn ðược dịch. Nhà xuất bản thống kê 2. Phạm Thị Mỹ Dung; Bùi Bằng ðoàn, (2001): Giáo trình phân tích kinh doanh. Nhà xuất bản nông nghiệp 3. Phạm Thị Mỹ Dung; ( 2009) Bài giảng hệ thống kiểm soát nội bộ cho Cao học . Quản trị kinh doanh Trường ðại học nông nghiệp Hà Nội. 4. ðại học kinh tế thành phố HCM,1997 và 2005:Kiểm toán ðại học quốc gia thành phố Hồ Chi Minh. Nhà xuất bản tài chính. 5. Học viện tài chính, (2008), Giáo trình kiểm toán Báo cáo tài chính. Nhà xuất bản tài chính 6.Phạm Trung Kiên,2006 : Kiểm toán – Lý thuyết và thực hành. Nhà xuất bản tài chính,2006 7. Mekong Capital, 2004 : Giới thiệu về kiểm soát nội bộ 8. Kiểm toán nội bộ hiện ñại – ðánh giá các hoạt ñộng và hệ thống KSNB,2000. Nhà xuất bản tài chính ( dịch từ Victor Z.Brink and Herbrt Witt, 1982: Modern Internal Auditing – Apprasing operations and controls) i ii ._.