Đảm bảo vật tư cho doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga

cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng quy mô sản xuất, nâng cao trình độ công nghệ. Tóm lại, làm tốt công tác đảm bảo vật tư là một trong những cách thức để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 7 năm trở lại đây, hàng thủ công mỹ nghệ (TCMN) được đưa vào danh sách 10 mặt hàng có mức tăng trưởng cao nhất. Nếu như vào năm 1998 hàng TCMN Việt được bán ở 50 nước thì nay đã có mặt ở 100 nước và vùng lãnh thổ. Kim nghạch xuất khẩu ở thời điểm năm 1991 là 6,8 triệu USD, năm 2000 là 235 triệu USD thì dến năm 2004, con số đó là 450 triệu USD. Tính đến hết tháng 7-2005 kim nghạch xuất khẩu hàng TCMN đạt 320 triệu USD tăng 13,8% so với cùng kì năm 2004. Điều đáng nói là dù chưa nhập được vào câu lạc bộ xuất khẩu trên 1 tỷ USD của Việt Nam, nhưng giá trị thực thu từ việc xuất khẩu mặt hàng này lại rất cao: Hàng TCMN sản xuất chủ yếu bằng nguồn nguyên liệu sẵn có trong nước, nguồn phụ liệu nhập ước tính chỉ khấu hao từ 3-3,5% giá trị xuất khẩu. Vì vậy giá trị thường đạt từ 95-97%. ước tính với 450 triệu USD xuất khẩu năm 2004 thì giá trị thực thu từ việc xuất khẩu hàng TCMN tương đương với 1,6 tỷ USD ( Do phải chi phí đầu vào cao ) và bằng 9,5% tổng kim nghạch xuất khẩu của cả nước. Năm 2006, kim nghạch xuất khẩu nhóm hàng TCMN của chúng ta đạt 630,4 triệu USD. Mục tiêu phấn đấu năm 2007, kim nghạch xuất khẩu hàng TCMN đạt 820 triệu USD, năm 2010 là 1,5 tỷ USD. Để đạt được những thành tựu như trên có một phần đóng góp không nhỏ của công tác đảm bảo vật tư sản xuất ở các doanh nghiệp. Em nghiên cứu đề tài “ Đảm bảo vật tư CHO DNSX túi thêu thủ công tuấn nga” để thấy rõ tầm quan trọng của công tác đảm bảo vật tư. Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động đảm bảo vật tư CHO DNSX kinh doanh hàng mỹ nghệ. 1. Bản chất và vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX. 1.1 Đảm bảo vật tư cho sản xuất là điều kiện tất yếu của quá trình sản xuất. Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất hoặc cho sản xuất. Đó là nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, điện năng, máy móc, thiết bị, dụng cụ và phụ tùng. Vật tư được chia làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động. Những loại vật tư thuộc nhóm thứ nhất có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Còn những vật tư thuộc nhóm thứ hai, ngược lại, được sử dụng nhiều lần và chuyển dần giá trị sang giá trị thành phẩm. Đối với mặt hàng TCMN, đặc biệt là đối với hàng thêu, vật tư chủ yếu là thuộc nhóm thứ nhất. Nguồn nguyên liệu sẵn có trong nước, chỉ một số ít vật tư phải nhập khẩu. Do tỷ trọng nhập khẩu thấp nên hiệu quả xuất khẩu mặt hàng này rất cao (Vì làm giảm chi phí đầu vào). Vật tư để sản xuất túi thêu thủ công chủ yếu gồm: Các loại vải (Xa-tanh, tafta, silk, thô), hạt cườm, trai, sừng. Qua những bàn tay khéo léo của những người thợ thêu, cùng với những nguyên liệu trên hình thành lên những bán thành phẩm, là các mảnh vải đã được trang trí, rồi phải qua khâu máy mới hình thành lên những chiếc túi. Trai, sừng là loại vật tư sẵn có ở trong nước, rất dễ tìm ở các làng nghề Hà Tây. Còn hạt cườm và các loại vải chủ yếu phải nhập khẩu từ nước ngoài. Giá hai nguyên liệu này có xu hướng ngày càng đắt. Mọi vật tư đều là tư liệu sản xuất. Nhưng không phải mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư. Vật tư là tư liệu sản xuất theo nghĩa hẹp. Vật tư giống vật phẩm tiêu dùng vì đều là sản phẩm của lao động. Vật tư khác vật phẩm tiêu dùng ở mục đích sử dụng. vật tư dùng cho sản xuất còn vật phẩm tiêu dùng để tiêu dùng. Đảm bảo vật tư cho sản xuất là tất yếu. Vì quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý, hoá của đối tượng lao động, nhằm tạo ra các giá trị sử dụng khác nhau. Vật tư là bộ phận chính cấu thành lên sản phẩm. Để có vật tư cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất. Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. 1.2 Vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX. Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hoá của đố tượng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao, thoả mãn nhu cầu đầy đủ của con người. Quá trình đó của doanh nghiệp luô đòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất, trong đó quan trọng là vật tư. Thiếu vật tư thì không thể tiến hành sản xuất được. Để thực hiện quá trình sản xuất trơn chu đòi hỏi phải đảm bảo thường xuyên, liên tục nguyên, nhiên, vật liệu và máy móc thiết bị, ... Chỉ có đảm bảo đủ về số lượng, đúng về mặt hàng, đúng về chất lượng và kịp thời các loại vật tư thì quá trình sản xuất mới tiến hành được bình thường và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả. Những vi phạm, sai sót dù nhỏ trong quá trình đảm bảo vật tư cũng sẽ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất, gây ứ đọng vốn và mất đi cơ hội kinh doanh. Từ trên ta có thể thấy được vai trò to lớn của hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất, của hoạt động thương mại đầu vào của doanh nghiệp. 2. Những nội dung chủ yếu của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX và hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Vật tư là bộ phận chủ yếu cấu thành lên sản phẩm. Do vậy bất cứ doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất cũng đều phải tiến hành hoạt động mua sắm vật tư. Quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư ở doanh nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau. Đây là các bước của công tác đảm bảo vật tư ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng TCMN nói riêng. Phân tích đánh giá quá trình quản lý Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư Xác định các phương thức đảm bảo vật tư Xác định nhu cầu Quản lý dự trữ và bảo quản Cấp phát vật tư nội bộ Quyết toán vật tư Tổ chức quản lý vật tư nội bộ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư Lựa chọn người cung ứng Thương lượng và đặt hàng Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư Mô hình mua sắm và quản lý vật tư. 2.1 Xác định nhu cầu mua sắm vật tư. 2.1.1 Xác định nhu cầu vật tư. Đây là việc đầu tiên của công tác hậu cần vật tư (đảm bảo vật tư cho sản xuất). Bước này nhằm trả lời những câu hỏi sau: Cần mua những loại vật tư gì? Chất lượng ra sao? Khối lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu? Bước này mà làm tốt sẽ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch mua sắm vật tư được chính xác. 2.1.2 Cơ sở của việc xác định nhu cầu mua sắm vật tư. Một là, phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua chiến lược kinh doanh, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Đó là, các chỉ số như khối lượng sản phẩm dự định sản xuất, mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm, ...Từ đó, xác định được những loại vật tư nào là cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, số lượng cần bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Hai là, dự báo nhu cầu của vật tư trên thị trường. Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm vững diễn biến của thị trường về mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh của doanhh nghiệp. Doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó biết các vật tư mà doanh nghiệp cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự báo này doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đó lắm được tình hình tiêu thụ sắp tới của doanh nghiệp cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư trong nước và nước ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lượng giá trị ổn định, thuận tiện để bảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho doanh nghiệp biết được, những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào doanh nghiệp đã mua hoặc những nguồn hàng mà doanh nghiệp vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của các bộ phận. Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư: Diễn biến của thị trường; Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước; Khả năng cung cấp vật tư trong nước; Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm. Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư: Xác định chi phí sản xuất; Khả năng trong nước (cung cấp và khai thác); Cơ chế kinh tế; Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.1.3 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. a. Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Phương pháp này có 4 cách tính: * Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất. Công thức tính: Nsx = ∑Qsf.Msf Trong đó: Nsx - Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. Msx - Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm. * Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm: Nhu cầu vật tư tính bàng tổng tích giữa mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm với số lượng chi tiết sản phẩm. Công thức tính: Nct = ∑Qct.Mct Trong đó: Nct - Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Qct - Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ. Mct - Mức sử dụng vật tư cho một chi tiết sản phẩm. * Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Phương pháp này áp dụng trong trường hợp, kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất những sản phẩm mới nhưng sản phẩm mới chưa có mức sử dụng vật tư. Công thức tính: Nsx = ∑Qsf.Mtt.K Trong đó: Nsx - Nhu cầu vật tư cần sản xuất trong kỳ. Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Mtt - Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự. K - Hệ số điều chỉnh giữa 2 loại sản phẩm. * Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện: Khi sản phẩm sản xuất có nhiều kích cỡ khác nhau thì ta dùng phương pháp này. Công thức tính: Nsx = ∑Qsf.Mdd Trong đó: Nsx - Nhu cầu vật tư cần cho sản xuất trong kỳ. Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Mdd - Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện. b. Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm: Phương pháp này được dùng đối với những loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Nhu cầu vật tư cần thiết được xác định qua 3 bước sau: * Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư dùng đẻ thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Nt = ∑Qi.Hi trong đó: Nt - Nhu cầu vật tư dùng để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong kỳ. Qi - Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. Hi - Trọng lượng tinh của sản ơphẩm thứ i. Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng. Nvt = Nt/K Trong đó: Nvt - Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K - Hệ số thu thành phẩm. Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá. Ni = ∑Nvt.Ti Trong đó: Ni - Nhu cầu vật tư thứ i. Ti - tỷ lệ phần trăm của loại vật tư thứ i. c. Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng. Nhu cầu vật tư được tính theo công thức sau: Nsx = ∑Pvt/T Trong đó: Pvt - Nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng. T - Thời hạn sử dụng. d. phương pháp tính theo hệ số biến động. Theo phương pháp này, để tính nhu cầu vật tư cần dựa vào thực tế của sản xuất và tình hình sử dụng vật tư trong năm báo cáo. Nsx = ∑Nbc.Tsx.Htk Trong đó: Nbc - Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo. Tsx - Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch. Htk - Hệ số tiết kiệm vật tư của năm báo cáo so với năm kế hoạch. 2.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư. 2.2.1 Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định, cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây: Một là, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ. Hai là, phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài. 2.2.2 Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm có 4 giai đoạn sau: Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phường án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp. Thứ hai, Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng, để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn. Thứ ba, Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp "Uớc tính” và phương pháp "Định mức". Thứ tư, Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là: Trong đó: : Tổng nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j. : Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j. 3. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. 3.1 Các phương pháp đảm bảo vật tư. 3.1.1 Các nguồn hàng và đặc điểm của chúng. Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản: nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa. Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng. Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận: nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác. Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nước có nhiều điểm tích cực như đảm bảo chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi phí lưu thông thấp. Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác. Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có: Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc. Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy: đặc điểm của ngồn hàng này là ít và không đòi hỏi quy trình sản xuất phức tạp mà các tổ chức lưu thông hàng hoá, thấy phù hợp với yêu cầu của sản xuất và tự mình có thể sản xuất một vài loại vật tư hàng hoá không quan trọng để kinh doanh. Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công. Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết: Đó là nguồn hàng mà các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết, với các đơn vị hoặc cá nhân sản xuất các loại hàng hoá, phục vụ cho nhu cầu của kinh doanh. Nguồn do hàng đổi hàng: đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong trường hợp các doanh nghiệp là người cung ứng nguyên liệu, vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm. 3.1.2 Các phương thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. a. Mua hàng. Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua hàng khác nhau. Nhưng có hai hình thức mua hàng phổ biến sau. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua. Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển, phương thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế. b. Các hình thức tạo nguồn khác. Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác định trước thời gian kiểm kê. Vì vậy, người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó. Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức. Ođk = Ott + Nh - X Trong đó: Ođk - Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott - Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh - Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo. X - Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó. Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản xuất Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác như: Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lưu thông kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tièn vốn (vật tư ở đây là vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm. Nguồn liên doanh liên kết: Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư về vật tư, tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm. Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các nghành sản xuất khác. Để tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết được đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng. Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp lên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất. Lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.2 Lựa chọn người cung ứng vật tư. Thông qua các tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, khả năng kĩ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm theo mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở các đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng. 3.3 Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư. 3.3.1 Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là. - Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các vật tư (độ dung sai sản phẩm, độ bền) và phương pháp kiểm tra. - Xác định lại giá cả với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn. - Xác định hình thức trả tiền. - Điều kiện giao hàng. - Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi giao hàng chậm. 3.3.2 Tổ chức kí hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân. Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau. 1. Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng mua bán, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ tên người đại diện, người đứng tên đăng kí kinh doanh. 2. Đối tượng của hợp đồng mua bán tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận. 3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của vật tư hoặc các yêu cầu kĩ thuật. 4. Giá cả. 5. Bảo hành. 6. Địa điểm và thời gian giao nhận. 7. Phương thức thanh toán. 8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng. 9. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng kinh tế. 10. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán vật tư. 11. Các thoả thuận khác. Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các điều khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại. Một là, những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Hai là, những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhưng vẫn được hai bên công nhận. Ba là, những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của nhà nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn). Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. 3.4 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư. 3.4.1 Tổ chức tiếp nhận vật tư. a. Nhiệm vụ của công tác tiếp nhận vật tư. Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế độ. Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an toàn. b. Nội dung công tác tiếp nhận: - Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng. - Phương tiện tiếp nhận: + Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện cân, đong, đo, đếm để kiểm tra số lượng vật tư nhập kho. + Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng với người giao trực tiếp xác định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong lô. + Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ). + Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá. + Hình dáng kích thước mầu sắc. + Tính chất cơ lý hoá. Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành. Một số trường hợp cần xử lý khi tiếp nhận vật tư: - Hàng hoá thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu. - Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn. - Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi. Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường. làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành. 3.4.2 Tổ chức chuyển vật tư về kho. Tổ chức vận chuyển vật tư về kho, của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm đảm bảo, vật tư cho sản xuất, vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tác vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng. 4. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ. 4.1 Quản lý dự trữ và bảo quản. 4.1.1 Quản lý dự trữ. Dự trữ là một công tác mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm để thực hiện, duy trì hoạt động của mình. Vì nó đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục. Song, dự trữ dù nhiều hay ít thì đều có cái lợi, cái hại riêng. Dự trữ quá nhiều dẫn đến tốn nhiều chi phí. Nhưng dự trữ mà quá ít có thể gây gián đoạn quá trình sản xuất. Trong cơ chế thị trường, vấn đề quản lý dự trữ vật tư có ý nghĩa kinh tế to lớn, làm tố công tác dự trữ cho phép huy động được số lượng lớn vật tư vào chu chuyển. Tuy nhiên, đòi hỏi phải phân bố hợp lý lực lượng dự trữ, xác định lượng thông tin kinh tế cần thiết để quản lý các loại dự trữ vơí việc sử dụng công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ, ... Tối ưu hoá dự trữ được bắt đầu ở các doanh nghiệp là việc xác định mức dự trữ cần thiết, theo từng loại vật tư cụ thể. Cơ sở cho công tác này là dự báo thị trường vật tư, phân tích giá cả, cũng như dự báo tiêu thụ sản phẩm. Trên cơ sở dự báo tính được khối lượng dự trữ cần thiết. Đặc biệt, phải xác định giới hạn tối đa của dự trữ. Hiện nay, có 2 phương pháp quản lý dự trữ. Đó là: Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự biến động của vật tư một cách liên tục. Dtt = Dmin + Dtx Trong đó: Dtt - Mức dự trữ thực tế. Dmin - Mức dự trữ tối thiểu. Dtx - Mức dự trữ thường xuyên. Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Định kỳ tiến hành kiểm tra và đặt hàng. Ddh = Dmax – MxT Trong đó: Ddh - Số lượng đặt hàng. Dmax - Mức dự trữ tối đa. M - Mức tiêu dùng vật tư bình quân 1 ngày đêm. T - Thời gian đặt hàng. 4.1.2 Tổ chức công tác bảo quản. Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho. Nhiệm vụ của công tác bảo quản: Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá, không ngừng phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng. Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: Đầu tiên, quy hoạch kho: Dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc điểm của từng loại ._.