Công ty TNHH Nam Sơn (KT - Công ty Xây dựng)

n ngày 08 tháng 03 năm 2009. Thông qua tìm hiểu thực tế tại Công ty và các tài liệu Công ty TNHH Nam Sơn cung cấp bài nghiệm thu của em trong giai đoạn thực tập tổng hợp là Báo cáo tổng hợp Báo cáo tổng hợp của em được chia làm 3 phần Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH Nam Sơn Phần 2: Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Nam Sơn Phần 3: Đánh giá chung về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu và nghiên cứu, song thời gian có hạn nên Báo cáo của em không thể tránh được những thiếu sót, em kính mong sự góp ý bổ sung chỉ bảo của các thầy cô. Phần1: Tổng quan về công ty tnhh Nam Sơn 1.1 - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Nam Sơn Tên Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nam Sơn Tên giao dịch: Công ty TNHH Nam Sơn Tên viết tắt: Công ty Nam Sơn Địa chỉ trụ sở chính: Xã Thi Sơn – Huyện Kim Bảng – Tỉnh Hà Nam. Điện thoại: 0351.3535725 Fax: 0351.3535725 Ngày thành lập: Ngày 21 Tháng 1 Năm 2002 Nơi cấp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư và Phát Triển Tỉnh Hà Nam Giấy phép đầu tư: 0602000121 Công ty TNHH Nam Sơn là một công ty tư nhân chuyên kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng, mua bán, đại lý cung ứng vật liệu xây dựng cho các công trình, hạng mục công trình, vận tải hàng hoá… - Công ty TNHH Nam Sơn gồm các sáng lập viên và nhiệm vụ phân công như sau: Đinh Văn Chương – Sinh ngày 02 tháng 04 năm 1975. Số chứng minh thư nhân dân: 168012468 do Công an tỉnh Hà Nam cấp ngày 10 tháng 09 năm 1997. Hộ khẩu thường trú tại xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Chỗ ở hiện tại: xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. nhiệm vụ Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc Công ty TNHH Nam Sơn và là người đại diện trước pháp luật của Công ty TNHH Nam Sơn. Phạm Trọng Dương – Sinh ngày 14 tháng 02 năm 1974. Số chứng minh thư nhân dân: 168038506 do Công an tỉnh Hà Nam cấp ngày 02 tháng 07 năm 1998. Hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện tại: Thị Trấn Hoà Mạc, huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam. Nhiệm vụ là thành viên Công ty TNHH Nam Sơn. Bùi Thuý Đông – Sinh ngày 10 tháng 07 năm 1979. Số chứng minh thư nhân dân: 162216438 do Công an tỉnh Hà Nam cấp ngày 18 tháng 07 năm 1996. Hộ khẩu thường trú: Thị Trấn Đồng Văn, huyện Duy Tiên, Tỉnh Hà Nam. Chỗ ở hiện tại: Xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Nhiệm vụ là thành viên Công ty TNHH Nam Sơn. Đinh Hữu Thiết – Sinh năm 1974. Số chứng minh thư nhân dân: 161946014 do Công an tỉnh Hà Nam cấp ngày 17 tháng 04 năm 1990. Hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện tại: Xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Nhiệm vụ là thành viên Công ty TNHH Nam Sơn. Đinh Văn Hưng – Sinh năm 1975. Số chứng minh thư nhân dân: 162028431 do Công an tỉnh Hà Nam cấp ngày 19 tháng 10 năm 1992. Hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện tại: Xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Nhiệm vụ là thành viên Công ty TNHH Nam Sơn. - Vốn điều lệ của Công ty là: 7.500.000.000 đồng. (Bảy tỷ, năm trăm triệu đồng Việt Nam) Trong đó tỷ lệ góp vốn của các thành viên như sau: Đinh Văn Chương: Góp 7.150.000.000đ: Trong đó: 750.000.000đ là tiền mặt. Phạm Trọng Dương: Góp 100.000.000đ: Trong đó: 100.000.000đ là tiền mặt. Bùi Thuý Đông: Góp 150.000.000đ: Trong đó: 150.000.000đ là tiền mặt. Đinh Hữu Thiết: Góp 50.000.000đ: Trong đó: 50.000.000đ là tiền mặt. Đinh Văn Hưng; Góp 50.000.000đ: Trong đó: 50.000.000đ là tiền mặt. Qua 7 năm xây dựng và trưởng thành với mục tiêu không ngừng đổi mới về công tác quản lý, đổi mới về công nghệ phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty đến nay Công ty đã và đang phát triển không ngừng. Khi mới thành lập Công ty chủ yếu hoạt động trên địa bàn tỉnh nhưng hiện nay công ty đã và đang hoạt động trên các địa bàn tiềm năng như thị trường Hà Nội, Ninh Bình, Thanh Hoá, Thái Bình, Hưng Yên…Trong kế hoạch phấn đấu của Công ty đến năm 2010 Công ty sẽ mở rộng tiếp hoạt động của mình tại nhiều tỉnh khu vực miền Bắc, miền Trung và Công ty sẽ mở các văn phòng đại diện ở những khu vực trọng điểm như: Hà Nội, Nam Định, Vinh… 1.2 - Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Nam Sơn Công ty TNHH Nam Sơn là một Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại Ngân hàng Công Thương tỉnh Hà Nam. Hoạt động theo luật doanh nghiệp được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh cấp giấy phép và hướng dẫn. Công ty có chức năng khai thác sản xuất, thu mua đá, mua bán cung ứng các mặt hàng đã đăng ký, phục vụ cho nhu cầu thị trường sao cho đem lại lợi nhuận cao nhất có thể cho Công ty, đóng góp đầy đủ cho Ngân Sách Nhà Nước, đảm bảo kinh doanh các mặt hàng mà pháp luật không nghiêm cấm. Thực hiện nhiệm vụ tổ chức, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, nguồn vốn của Công ty. Chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý, cung ứng vật liệu cho sản xuất cũng như cho nhu cầu của khách hàng đạt chất lượng cao và hiệu quả. Chủ động nghiên cứu phương án mở rộng mạng lưới kinh doanh, liên doanh, liên kết các tổ chức cá nhân trong nước và nước ngoài theo các ngành nghề đã đăng ký phù hợp với quy định của pháp luật. Thực hiện nghĩa vụ nộp Ngân Sách Nhà Nước. Thực hiện chế độ thanh toán tiền lương, đóng góp bảo hiểm xã hội đầy đủ cho công nhân viên. 1.3 - Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn Công ty TNHH Nam Sơn đăng ký các ngành, nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (cầu, đường, cống…), thuỷ lợi nhóm B,C (trạm bơm, kè, cống, kênh mương…), san lấp mặt bằng. Vận tải hàng hoá bằng đường bộ. Vận tải hành khách bằng xe ô tô. Khai thác và chế biến đá. Khai thác đất, cát, sỏi. Kinh doanh: Gỗ, các sản phẩm từ gỗ, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ tre trúc, mây tre đan, hàng hóa nông sản. Mua bán vật liệu xây dựng: đá, cát, sỏi, gạch, xi măng, ngói, sắt thép. Kinh doanh mua bán vật tư máy móc, thiết bị công trình... Để nhằm thúc đẩy kinh doanh và mở rộng thị trường Công ty thường xuyên xúc tiến giới thiệu quảng bá Công ty, sản phẩm, hàng hóa của Công ty, và lấy chất lượng sản phẩm, hàng hoá, cung cách phục vụ của Công ty làm đòn bẩy uy tín của Công ty với các khách hàng. Với tư cách pháp nhân của mình Công ty có thể đứng ra vay vốn Ngân hàng,Nhận đấu thầu, ký kết các hợp đồng kinh tế phát sinh giữa Công ty với các chủ đầu tư. Công ty có thế đáp ứng mọi nhu cầu mua hàng của khách hàng về các mặt hàng trong xây dựng, và trong các lĩnh vực khác, có thế bán trực tiếp tại Công ty, hoặc chuyển thẳng tới địa điểm giao nhận theo hợp đồng kinh tế đã ký kết với đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao… Khách hàng của Công ty rất đa dạng là cá nhân, hộ gia đình (chủ yếu mua nhỏ lẻ), các công ty tư nhân, các công ty nhà nước, các chủ đầu tư thường mua các mặt hàng của Công ty thông qua các hợp đồng kinh tế và tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện đã ghi trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Thị trường kinh doanh của Công ty ở cả trong nước và nước ngoài. Thị trường kinh doanh chủ yếu là miền Bắc (Hà Nội, Hưng Yên, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình...) và miền Trung (Vinh, Hà Tĩnh, Thanh Hoá...) 1.4 - Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Công ty TNHH Nam Sơn nằm trên địa bàn huyện Kim Bảng bao quanh là núi đá, ngành nghề chuyên môn chủ yếu của Công ty là khai thác, sản xuất đá do đó quy trình khai thác đá được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ mô tả quy trình công nghệ sản xuất đá Đá khai thác được hoặc thu mua về Các sản phẩm đá được tạo ra Dây chuyền nghiền sàn đá Vận chuyển ra các chuyền sản xuất Quy trình công nghệ sản xuất đá: Đá được khai thác tại các núi đá hoặc được thu mua từ các doanh nghiệp khác về kiểm tra, phân loại ra các loại đá đạt chất lượng tiêu chuẩn sau đó được vận chuyển ra dây chuyền sản xuất, tại dây chuyền sản xuất đá được nghiền, tạo ra các sản phẩm đá khác nhau như đá 1x2, đá 3x4, đá mạt, đá dăm. 1.5 - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty * Cơ cấu lao động Hiện này Công ty TNHH Nam Sơn có tổng số nhân viên và lao động là 25 tất cả đều có trình độ chuyên môn cao. Bao gồm: 1 người Giám đốc trình độ Đại học 1 người Phó giám đốc trình độ Đại học 3 người phòng nhân sự trình độ Đại học 5 người phòng tài chính kế toán: trong đó có 3 người trình độ Đại học và 2 người trình độ cao đẳng. 5 người phòng kinh doanh: trong đó có 3 người trình độ đại học, 2 người trình độ cao đẳng. 7 người phòng kế hoạch kỹ thuật trình độ độ đại học 3 người phòng vật tư hàng hoá trình độ cao đẳng * Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành các hoạt động của công ty, tạo nên sự thống nhất nhịp nhàng giữa các bộ phận, các đơn vị trong công ty đảm bảo tăng cường công tác kiểm tra, giám sát chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Nam Sơn tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp đứng đầu là giám đốc dưới giám đốc là phó giám đốc sau đó là các phòng ban. Giám Đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu mọi trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh, là người đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, là người có quyền hành cao nhất trong Công ty, dưới Giám Đốc là Phó Giám Đốc. Phó Giám Đốc: là người điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám Đốc đồng thời kết hợp với các Trưởng phòng tham mưu cho Giám Đốc trong lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh. Phòng nhân sự: Giúp Giám Đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty , quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định của Bộ luật lao động ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ: Giúp đơn vị đảm bảo nguồn nhân lực, xác định nhu cầu về nhân lực, tổ chức lao động phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho người lao động. Kết hợp với các phòng ban chức năng giải quyết các vấn đề về lao động như: Chế độ lương, chế độ an toàn lao động… Phòng Tài Chính - Kế toán: Là bộ phận tham mưu cho Giám Đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Về lĩnh vực tài chính: Phòng có nhiệm vụ Tham mưu giúp Giám Đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các tài nguyên khác do Nhà nước giao. Giúp Giám Đốc đảm bảo điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tìm kiếm phát huy mọi nguồn vốn, kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của Công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Công ty nhằm hạch định chiếm lược tài chính của Công ty và lựa chọn phương án tối ưu về mặt tài chính. Về lĩnh vực kế toán: Phòng có nhiệm vụ Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của Nhà nước, ghi chép chứng từ đầy đủ, cập nhập sổ sách kế toán, phản ánh các hoạt động của Công ty một cách trung thực chính xác khách quan. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo công khai tài chính theo quy định hiện hành, thường xuyên báo cáo với Giám Đốc tình hình tài chính của Công ty. Kết hợp với các phòng ban trong Công ty nhằm nắm vững tiến độ khối lượng thi công các công trình, theo dõi khấu hao máy móc trang thiết bị thi công, thanh quyết toán với chủ đầu tư, lập kế hoạch thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước, BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước. Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám Đốc triển khai các hoạt động kinh doanh tìm kiếm, nghiên cứu, triển khai, mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm mục đích sinh lời cho Công ty. Phòng có nhiệm vụ: Giới thiệu quảng cáo về công ty với khách hàng, thường xuyên nâng cao uy tín, hình ảnh Công ty. Nắm bắt được những thông tin về các dự án, đầu tư báo cáo Giám Đốc để có kế hoạch dự thầu. Nắm bắt được thị trường nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận. Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Là bộ phận tham mưu cho Giám Đốc các lĩnh vực xây dựng, theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của công ty, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật các công trình và quản lý theo dõi công tác hợp đồng kinh tế. Tìm hiểu nắm bắt yêu cầu của khách hàng, phối hợp với phòng kinh doanh lựa chọn hình thức, biện pháp kinh doanh phù phợp, lập dự thảo các hợp đồng kinh tế trình lên Giám Đốc ký, lập kế hoạch quản lý quỹ đất, phương án sử dụng khai thác hợp lý và có hiệu quả, kiểm tra các hồ sơ thiết kế, các dự toán được duyệt để phục vụ cho việc chỉ đạo xây lắp từ khâu chuẩn bị thi công đến việc thanh quyết toán công trình. Là bộ phận kiểm tra chất lượng công trình, việc thực hiện quy phạm trong quy trình xây dựng cơ bản, đặc biệt là tổ chức biện pháp thi công, nghiêm thu kỹ thuật, nghiệm thu bàn giao thanh quyết toán công trình. Phòng vật tư - hàng hoá: Xây dựng kế hoạch cung ứng vật liệu cho các hợp đồng kinh tế, cho các bộ phận trong Công ty. Soạn thảo và xây dựng các định mức vật tư hàng hoá các bảng kê vật liệu, phế liệu thu hồi để trình Giám Đốc. Tổ chức và trực tiếp quản lý bộ phận vận chuyển hàng hoá. Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty. Định kỳ kiểm tra tài sản, vật tư, hàng hoá Nhập - Xuất - Tồn và lập báo cáo trình cho Giám Đốc. Sơ đồ 1. 2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Nhân sự Phòng TC-kế toán Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng KH - KT Phòng vtư-hàng hoá Mối quan hệ chỉ đạo hướng dẫn Mối quan hệ phân phối cộng tác và hộ trợ nghiệp vụ 1.6 - Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty. Để thấy được tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty đã đạt được ta có thể so sánh các chỉ tiêu kinh tế trên, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính của Công ty qua 3 năm gần đây nhất Bảng 1.1: Tình hình Tài sản của Công ty Nam Sơn qua các năm Đơn vị tính: 1000 VNĐ Tài Sản Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 A. Tài sản ngắn hạn 6.080.937 6.231.645 5.265.045 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 613.683 153.639 484.389 2. Đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0 3. Các khoản phải thu ngắn hạn 2.224.003 2.246.251 2.504.029 - Phải thu của khách hàng 2.224.003 2.246.251 2.504.029 4. Hàng tồn kho 3.236.973 3.727.944 2.276.626 - Hàng tồn kho 3.236.973 3.727.944 2.276.626 5. Tài sản ngắn hạn khác 6.278 103.810 0 - Thuế GTGT được khấu trừ 6.278 103.810 0 B. Tài Sản Dài Hạn 5.114.382 5.918.846 8.727.862 1.Tài sản cố định 5.114.382 5.918.846 8.727.862 - Nguyên giá 7.748.665 9.624.665 13.867.055 - Giá trị hao mòn luỹ kế 2.634.282 3.705.819 5.139.193 2. Bất động sản đầu tư 0 3. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 0 4. Tài sản dài hạn khác 0 Tổng Tài Sản 11.195.319 12.150.491 13.992.907 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2006, năm 2007, năm 2008 Bảng 1.2. Tình hình Nguồn Vốn của Công ty Nam Sơn Đơn vị tính: 1000 VNĐ Nguồn Vốn Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 A. Nợ Phải Trả 2.913.263 3.562.356 4.994.543 1. Nợ ngắn hạn 2.622.263 1.955.663 1.881.450 - Vay ngắn hạn 2.000.000 1.300.000 800.000 - Phải trả người bán 467.905 536.633 856.160 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 154.358 119.031 225.290 2. Nợ dài hạn 291.000 1.606.693 3.113.093 - Vay nợ dài hạn 291.000 1.606.693 3.113.093 B. Vốn Chủ Sở Hữu 8.282.056 8.588.135 8.998.364 1. Vốn chủ sở hữu 8.222.056 8.528.135 8.978.364 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 7.460.000 7.460.0000 8.528.135 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 0 762.056 0 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 762.056 306.078 450.229 2. Quỹ khen thưởng phúc lợi 60.000 60.000 20.000 Tổng cộng Nguồn Vốn 11.195.319 12.150.491 13.992.907 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2006, năm 2007, năm 2008 Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn qua các năm Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 11.804.429 8.196.417 13.316.288 2. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 11.804.429 8.196.417 13.316.288 3. Giá vốn hàng bán 10.640.392 7.508.729 11.708.684 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.164.037 687.688 1.607.603 5. Doanh thu hoạt động tài chính 1.017 725 6. Chi phí tài chính Trong đó: Chi phí lãi vay 300.250 300.250 120.792 120.792 550.103 550.103 7. Chi phí quản lý kinh doanh 312.508 142.804 332.907 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 551.278 425.109 725.318 9. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 551.278 425.109 725.318 10. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 154.358 119.031 203.089 11. Lợi nhuận sau thuế 396.920 306.078 522.229 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2006, năm 2007, năm 2008 Nhìn vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 3) trong 3 năm ta thấy. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm đều rất tốt, lợi nhuận sau thuế đặt được của Công ty rất cao, lợi nhuận đạt được của Công ty tăng dần qua các năm chứng tỏ chiến lược kinh doanh của Công ty đề ra là rất phù hợp, và bộ máy tổ chức quản lý của Công ty rất tốt thể hiên: Năm 2007 lợi nhuận sau thuế đạt được của Công ty giảm 23% so với năm 2006 nhưng tỷ suất sinh lời của lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần kinh doanh năm 2007 là 3.7%, năm 2006 là 3.4% chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty năm 2007 tốt hơn năm 2006. Năm 2008 lợi nhuận đạt được của công ty là 522.229.077 tăng 70.6% so với năm 2007 và 31,5% so với năm 2006 kết quả này đạt được là do doanh thu bán hàng năm 2008 tăng 62,5% so với năm 2007 và 12,8% so với năm 2006. Với tiêu trí không ngừng hoàn thiện và phát triển Công ty đã và đang tự khẳng định mình trên thị trường có được điều này là do Công ty đã có phương hướng kinh doanh đúng đắn, ngày càng tạo niềm tin cho khách hàng thông qua cung cách phục vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty Nam Sơn là một Công ty kinh doanh có lãi đã và đang tạo việc làm cho rất nhiều lao động và đóng góp một phần không nhỏ thuế cho Ngân Sách Nhà Nước. Phần 2 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. 2.1 - Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. Toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn được tổ chức tại một phòng gọi là phòng Tài chính - Kế toán. Bộ máy hạch toán kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công việc hạch toán từ khâu thu nhận xử lý luân chuyển chứng từ ghi sổ được thực hiện tại phòng kế toán tài chính của Công ty. Kế toán lập báo cáo kế toán phân tích hoạt động kinh doanh đều tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty 5 người trong đó: 3 kế toán trình độ đại học là kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ 2 kế toán có trình độ cao đẳng là kế toán bán hàng và thủ quỹ Chức năng nhiệm vụ của các kế toán: Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của phòng Tài chính - Kế toán, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính. Thực hiện các quy định của pháp luật về Kế toán - Tài chính trong đơn vị. Tổ chức bộ máy theo quy định của pháp luật. Lập Báo cáo tài chính. Thủ quỹ: Có nhiệm quản lý tiền thực trong quỹ và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo giá trị đã ghi trên các phiếu thu và phiếu chi. Kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại vật tư, hàng hoá và tình hình tiêu thụ. Mở sổ theo dõi cho từng loại mặt hàng, vật tư thường xuyên đối chiếu công nợ. Bên cạnh đó chịu trách nhiệm ghi chép theo dõi sự biến động của TSCĐ, lập, phân bổ khấu hao TSCĐ. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi khoản tiền gửi, tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại Ngân hàng. Tính ra tiền lương, thưởng phải trả cho từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán phải thu của người lao động như BHYT, BHXH, KPCĐ lập quyết toán BHXH, BHYT với cơ quan bảo hiểm. Theo dõi đối chiếu công nợ đối với các khoản phải thu, phải trả với người mua và người bán. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tổng hợp các số liệu chứng từ của các bộ phận kế toán chuyển đến. Phản ánh các số liệu đó vào các sổ kế toán tổng hợp lập bảng cân đối kế toán, lập Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.1:Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư, hàng hoá tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp 2.2 - Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. 2.2.1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty - Chế độ kế toán: Hiện nay Công ty TNHH Nam Sơn đang sử dụng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký Quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC - Công ty sử dụng tiền tệ trong kế toán: VNĐ (Việt Nam Đồng) - Phương pháp kế toán hàng tồn kho Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Quản lý hạch toán hàng tồn kho với mục đích theo dõi thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình biến động ( Nhập – Xuất – Tồn) của vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Trên các tài khoản hàng tồn kho kế toán ghi chép thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật tư, hàng hoá theo từng lần nhập xuất, do đó tại bất kỳ một thời điểm nào trong kỳ hạch toán trên cơ sở số liệu trên sổ kế toán đều có thể tính được trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho mà không cần phải tiến hành kiểm kê thực tế. Cuối kỳ mới tiến hành kiểm kê thực tế để so sánh, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước: Phương pháp này được áp dụng trên giả định hàng tồn kho được mua trước thì được xuất trước lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá của hàng xuất kho. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng của hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng, ưu điểm của phương pháp này là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ gần sát với giá của thị trường hiện tại, nhược điểm là giá trị hàng xuất kho xa rời với giá trị của thị trường hiện tại. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này việc hạch toán được tiến hành ở hai nơi Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập - xuất kho hàng hoá để ghi vào thẻ kho về mặt số lượng, cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho, hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho gửi phiếu nhập - xuất kho lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào phiếu nhập - xuất kho do thủ kho gửi đến kế toán ghi đơn giá tính bằng tiền rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá theo từng mặt hàng cả về mặt số lượng và giá trị, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng sau đó tổng hợp số liệu ở các sổ chi tiết vật tư, hàng hoá lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hoá theo từng danh điểm, từng loại vật tư, hàng hóa để đối chiếu số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất vật tư, hàng hoá. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn - Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, vận dụng theo QĐ 206. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng được áp dụng theo công thức: Mức khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định = Nguyên giá của tài sản cố định / Thời gian sử dụng của tài sản Mức khấu hao trung bình phải trích hàng tháng bằng số khấu hao phải trích hàng năm chia cho 12 tháng. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế 2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ tài khoản kế toán - Tổ chức hệ thống vận dụng Chứng từ kế toán Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02-GTTL-3LL). Hoá đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL) Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn GTGT (Mẫu 02-GTTT) Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có ...). Bảng thanh toán hàng gửi đại lý, ký gửi (Mẫu 01-BH). Hoá đơn kiêm xuất kho. Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) , Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT). Bảng kê bán hàng dịch vụ (Mẫu 03-VT). Biên bản kiêm kê vật tư hàng hoá (Mẫu 08-VT). - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ 48/2006/ QĐ-BTC bao gồm tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán Công ty TNHH Nam Sơn đang áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái: Quy trình ghi sổ theo phương pháp Nhật ký - Sổ cái Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký-Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chừng từ kế toán được lập cho những chứng từ kế toán cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, . . . ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái . Khi kiểm, tra đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh cột “Phát sinh” ở = Nợ của tất cả các = Có tất cả các phần Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi đã khoá sổ được kiển tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. - Các sổ kế toán được áp dụng tại Công ty TNHH Nam Sơn Sổ Nhật ký – Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Số liệu ghi trên Nhật ký – Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính. Các sổ kế toán chi tiết như: sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết với người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết vật tư, hàng hoá... Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng , hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra 2.2.4. Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Nam Sơn Báo cáo tài chính cung cấp tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp và yêu cầu của cơ quan nhà nước. Tại công ty TNHH Nam Sơn Kỳ lập Báo cáo tài chính của Công ty là kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm) Bao gồm các bảng biểu: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN) Bảng cân đối Tài khoản (Mẫu số F01-DNN) Tờ khai thuế GTGT 2.3 - Tổ chức một số phần hành kế toán cụ thể tại Công ty TNHH Nam Sơn. 2.3.1- Kế toán Tài sản cố định - Đặc điểm của tài sản cố định Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, có thời gian sử dụng lâu dài và đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH Nam Sơn tài sản cố định chiếm phần lớn trong tổng số vốn điều lệ của Công ty, tài sản cố định của công ty chủ yếu tham gia vào quá trình sản xuất đá, và các dịch vụ vận chuyển hàng hoá. Tài sản cố định của công ty chia làm 2 loại: tài sản cố định của công ty và tài sản cố định thuê tài chính cả hai loại tài sản này được mua sắm, được thuê từ nguồn vốn chủ sở hữu và từ nguồn vốn vay của công ty. Tài sản cố định của công ty và tài sản cố định thuê tài chính được theo dõi trên 3 chi tiêu: Nguyên giá: là giá trị thực tế của tài sản cố định khi đưa vào sử dụng tại công ty. Giá trị hao mòn: là giá trị giảm dần của tài sản cố định trong quá trình sử dụng do tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng để tính giá trị hao mòn của tài sản cố định và việc tính và trích khấu hao tài sản cố định được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Giá trị còn lại: là giá trị thực tế của tài sản cố định tại một thời điểm nhất định. Giá trị còn lại của tài sản chỉ được tính khi tài sản được mang đi nhượng bán hoặc góp vốn… Tài sản cố định của công ty TNHH Nam Sơn bao gồm những tài sản: Tài sản cố định của công ty: 2 xe tải Ben 15T Huyndai, ô tô tự đổ Hoa Mai, ô tô tải 15T, xe tải Ben 23T, xe ô tô con, Văn phòng làm việc, Thiết bị văn phòng, Máy ủi D31P-17-33066, máy lu rung, máy biến áp, bể thép trụ ngang, dây truyền nghiền sàng đá. Tài sản cố định thuê tài chính: máy xúc, máy xúc đào, xe tải Ben 15T Huyndai, xe tải Ben 15T Samsung. - Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định Hợp đồng Hoá đơn mua tài sản cố định, hoá đơn bán tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Bảng trích khấu hao tài sản cố định - Tài khoản sử dụng: TK211, TK212._.