Công ty TNHH Gốm XD Yên Thạch (KT)

công suất 18 triệu viên/năm tại xã Yên Thạch huyện Lập Thạch tỉnh Vĩnh Phúc với vốn điều lệ ban đầu là 6 tỷ đồng. Ngay từ ban đầu, được sự giúp đỡ của chính quyền địa phương, các cơ quan ban ngành huyện Lập Thạch và tỉnh Vĩnh Phúc, công ty đã khởi công xây dựng nhà máy gạch Tuynel từ tháng 4/2005 đến tháng 5/2006 hoàn thành với vốn đầu tư gần 12 tỷ đồng. Công ty đi vào sản xuất kinh doanh chính thức vào tháng 5 năm 2006. Số lượng cán bộ công nhân viên của công ty bao gồm cả nhân viên sản xuất trực tiếp và nhân viên khu vực hành chính là 150 người, chủ yếu là nguồn nhân lực sẵn có của địa phương. Nhân viên khu vực văn phòng có trình độ từ trung cấp trở lên, còn công nhân viên thuộc các phân xưởng thì đã qua dào tạo kỹ thuật, đảm bảo chất lượng nhân lực của công ty theo như quy định đã đề ra. Một bộ phận không ít nguồn nhân lực của địa phương đã được sử dụng, và thu nhập của họ bình quân tối thiểu là 850.000đ/ người/ 1tháng, không những thế còn từng bước được nâng cao. Phương hướng và mục tiêu phía trước của công ty là tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm để từng bước chiếm lĩnh thị trường và đảm bảo việc làm và thu nhập cho các cán bộ công nhân viên của công ty. Đến tháng sản xuất thứ hai, công ty đã đạt và có phần vượt công xuất thiết kế của máy thi công, chất lượng sản phẩm được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kiểm duyệt và ký nhận. Đó là do ngay từ đầu Ban giám đốc công ty đã sử dụng công nghệ lò nung Tuynel và với mục tiêu là đạt sản lượng 20 triệu viên/ năm. Đây là lựa chọn sáng suốt của công ty. Sau đây là một số chỉ tiêu tài chính cơ bản của công ty trong hai năm 2006 và 2007 (Báo cáo kết quả kinh doanh hai năm này xem Phụ lục) BẢNG PHÂN TÍCH MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CƠ BẢN NĂM 2006 VÀ NĂM 2007 Chỉ tiêu 2006 2007 1. Chỉ tiêu về khả năng thanh toán - Hệ số thanh toán hiện hành - Hệ số thanh toán nhanh 1,02 lần 0,75 lần 0,90 lần 0,86 lần 2. Chỉ tiêu về cơ cấu vốn - Hệ số Nợ phải trả / Tổng NV - Hệ số VCSH / Tổng NV 63,56% 36,44 % 57,62% 42,38% 3. Chỉ tiêu về năng lực hoạt động - Vòng quay hàng tồn kho - Doanh thu thuần / Tổng tài sản 4,23 vòng 0,38 lần 41,18 vòng 0,58 lần 4. Chỉ tiêu về khả năng sinh lời - Lợi nhuận sau thuế / Doanh thu thuần - Lợi nhuận sau thuế / VCSH - Lợi nhuận sau thuế / Tổng tài sản 2,96% 3,80% 1,12% 0,91% 1,34% 0,53% Qua đây ta có thể thấy rõ sự phát triển vượt bậc của công ty năm 2007 so với năm 2006. Năm 2006 sở dĩ kết quả chưa cao là vì giai đoạn này công ty vừa đi vào hoạt động, thời gian đầu còn bỡ ngỡ và gặp nhiều khó khăn. Các chỉ tiêu tài chính cơ bản của công ty đều chứng tỏ dấu hiệu khả quan của công ty. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 1.1.2.1Chức năng: Công ty TNHH Gốm XD Yên Thạch Lập Thạch Vĩnh Phúc là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, cung cấp nguyên liệu đầu vào cho các công trình xây dựng như nhà cửa, cơ quan và các công trình khác thuộc lĩnh vực xây dựng nhằm thiết lập hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho xã hội. Đây cũng là một trong những lĩnh vực quan trọng, là cơ sở cho mọi sự phát triển của xã hội. Nhiệm vụ: Do có chức năng quan trọng và cần thiết như vậy nên nhiệm vụ đặt ra cho Ban lãnh đạo công ty nói riêng và toàn công ty nói chung là hết sức khó khăn, đòi hỏi sự nỗ lực, cần cù và không ngại vất vả.Công ty cần đẩy mạnh hoạt động sản xuất, tăng quy mô và đa dạng sản phẩm cũng như ứng dụng công nghệ khoa học vào sản xuất để có được những sản phẩm có chất lượng tốt nhất. 1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty *Máy móc, công nghệ: -Máy cấp liệu thùng -Máy cán thô -Máy cán mụn -Máy nhào thủy lực -Máy cắt gạch tự động -… *Sản phẩm: -Gạch chống nóng -Gạch đặc -Lem tách 200*200 -Lem tách 300*300 -… 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất 1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty được bố trí gọn nhẹ, có hiệu lực theo cơ cấu hỗn hợp giữa chức năng và tuyến tính. Giám đốc phụ trách chung về mọi vấn đề của doanh nghiệp và là người cuối cùng có quyền quyết định mọi vấn đề của doanh nghiệp đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước Pháp luật. Bên cạnh đó có một Phó giám đốc phụ trách sản xuất và một Phó giám đốc phụ trách tài chính. Các phòng ban bên dưới bao gồm: -Phòng Tổ chức hành chính -Phòng Kế hoạch kỹ thuật -Phòng Kế toán tài chính *Giám đốc công ty: là một người có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực kinh doanh, là một người bản địa vì vậy có những hiểu biết cần thiết về thế mạnh cũng như những khó khăn về lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty.Về mặt Pháp luật, Giám đốc công ty là một pháp nhân chịu trách nhiệm đối với phần vốn góp của mình trong công ty, là người có quyền quyết định mọi công việc liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, tuy nhiên vẫn có sự tham vấn của các bộ phận liên quan. * Phó giám đốc sản xuất: Là người thừa lệnh Giám đốc chỉ đạo các vấn đề liên quan đến vấn đề sản xuất cuả công ty như kỹ thuật, nhân công, thời gian…Bên cạnh đó Phó giám đốc sản xuất cũng kết hợp với Phó giám đốc Tài chính và các phòng ban liên quan để tạo ra sự đồng thuận từ trên xuống dưới. *Phó giám đốc Tài chính: Là người chịu trách nhiệm về mặt tài chính như quyết định thu chi tiền mặt và các chính sách tài chính, đồng thời kết hợp với các phòng ban liên quan như quyết định tín dụng, giảm giá.. *Phòng Tổ chức hành chính: Có chức năng phụ trách tổ chức lao động, tiền lương, tiếp nhận điều động lao động theo yêu cầu sản xuất, quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên, giải quyết các chế dộ chính sách đối với người lao động… *Phòng Kế hoạch kỹ thuật: có chức năng lập các kế hoạch sản xuất cho công ty theo từng thời kỳ, tháng quý hay năm, mua hay không mua các loại vật tư nào, với số lượng bao nhiêu,..bên cạnh đó sữa chữa hay thay mới các máy móc thiết bị phục vụ trong công tác sản xuất cũng như quản lý… * Phòng Kế toán tài chính: Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc trong công tác ghi chép, tổng kết các số liệu liên quan đến tình hình tài chính của công ty, lập các báo cáo tài chính sử dụng trong nội bộ công ty cũng như bên ngoài doanh nghiệp.. Bộ máy quản lý của doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: HÌNH1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH GỐM XD YÊN THẠCH Giám đốc Y tế P.tổ chức LĐ TL Đội công trình và cơ giới P.GĐ Tài chính Phòng kinh doanh Phòng kế hoach Kỹ thuật Trưởng ca I Trưởng ca II P.GĐ sản xuất Phòng Kế toán Nhà ăn ca Trưởng ca III PX gạch Tuynel Tổ bốc xếp Tổ cơ khí và điện Tổ phục vụ sx gạch mộc Tổ nghiền than Tổ vận chuyển gạch mộc Tổ xếp goong Tổ lò sấy nung Tuynel Tổ ra lò ( Trích nguồn số liệu của công ty TNHH Gốm XD Yên Thạch) 1.2.2 Tổ chức sản xuất Xuất phát từ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và quy mô sản xuất, việc bố trí và sắp xếp công tác tổ chức sản xuất của công ty như sau: Phần sản xuất bao gồm hai phân xưởng là Phân xưởng Chế biến tạo hình và Phân xưởng Nung đốt.Hai phân xưởng này chia làm các bộ phận là: -Bộ phận chế biến tạo hình -Bộ phận vận chuyển phơi đảo -Bộ phận xếp goong -Bộ phận đốt lò -Bộ phận ra lò Bên dưới các bộ phận là các tổ đội sản xuất, mỗi tổ đội này khoảng 10 đến 20 người do một người có trách nhiệm đảm nhận. Các bộ phận thì chịu sự điều hành chỉ dạo trực tiếp của các trưởng bộ phận và của Giám đốc, các Phó giám đốc. Đặc điểm về quy trình công nghệ: Hiện nay sản phẩm của công ty chủ yếu là gạch xây hai lỗ, bên cạnh đó còn có gạch đặc, gạch lem…Tất cả các sản phẩm trên đều tuân theo quy trình công nghệ dưới HÌNH 1.2 MÔ HÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM Nguyên vật liệu mua vào Sản xuất Tiêu thụ Bán thành phẩm Thành phẩm Để tạo sản xuất gạch cần có nguyên liệu chính là đất sét, đất sét cần mua vào và trải qua các giai đoạn sau: HÌNH 1.3 SƠ ĐỒ CÁC GIAI ĐOẠN SX TỪ NGUYÊN LIỆU BAN ĐẦU ĐẾN SP CUỐI CÙNG Đất sét Nung đốt Tạo hình Thành phẩm Phần hai: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GỐM XÂY DỰNG YÊN THẠCH 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Công ty là một doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động theo đúng quy định về chế độ kế toán hiện hành.Ngay từ ban đầu công ty đã lựa chọn cho mình các phương pháp kế toán phù hợp, chế độ kế toán tuân theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.Tuy nhiên có một số nghiệp vụ do tính chất đặc thù vẫn sử dụng một số bảng biếu theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ( sẽ được trình bày trong từng phần hành cụ thể). Việc ghi chép số liệu ban đầu phải đảm bảo chính xác, kịp thời và đúng trách nhiệm, do đó việc tổ chức cơ cấu bộ máy phải phù hợp, đảm bảo hoạt động có hiệu quả, đầy đủ và hữu ích cho mọi đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Công ty đang áp dụng mô hình tổ chức kế toán theo hình thức tập trung. Theo mô hình này các công việc liên quan của kế toán được thực hiện tại phòng kế toán, mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm hạch toán một phần hành kế toán khác nhau, việc hạch toán tổng hợp do kế toán trưởng chịu trách nhiệm. Tổ chức nhân sự phòng kế toán được khái quát theo sơ đồ sau: HÌNH 1.4 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KÕ to¸n tr­ëng Kế toán thanh toán Kế toán giá thành TTSP Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu Kế toán tiền lương Kế toán vốn bằng tiền Kế toán trưởng: là người phụ trách chung và hạch toán tổng hợp, chịu trách nhiệm quản lý các nhân viên trong phòng kế toán và chịu sự quản lý, điều hành của lãnh đạo công ty. Kế toán trưởng là người có trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, thường xuyên kiểm tra và đôn đốc công việc của các kế toán viên trong công ty. Có thể nói một phần quan trọng của thành công trong kinh doanh của công ty là phụ thuộc vào sự nhanh nhạy và chính xác của công tác tổ chức hạch toán kế toán trong công ty, mà thể hiện rõ ở trình độ của người kế toán trưởng. +Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chi tiêu theo đúng với quy chế tài chính của doanh nghiệp, đúng với luật định. + Là người viết báo cáo thống kê, báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo thuế,.. Các kế toán viên: là những thành viên trong phòng kế toán tài chính, lực lượng quan trọng thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công ty. Các kế toán viên này chịu trách nhiệm quản lý và điều hành của kế toán trưởng. + Kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ liên quan đến thu chi của doanh nghiệp, nắm được lượng tiền tồn quỹ, lượng tiền tối thiểu cần để duy trì khả năng thanh khoản của doanh nghiệp là bao nhiêu.. + Kế toán TSCĐ, vật tư, công cụ dụng cụ đảm nhiệm việc thu thập các chứng từ, sổ sách, hồ sơ để quản lý và theo dõi TSCĐ, biến động tăng giảm và số hiện có trong doanh nghiệp.Bên cạnh đó còn theo dõi việc trích và thôi trích khấu hao của các loại TS thuộc các bộ phận khác nhau. + Kế toán tiền lương phải nắm bắt được số liệu về tình hình tăng giảm số lao động cũng như thời gian làm việc của các nhân viên để tính lương một cách chính xác và đầy đủ. + Kế toán thanh toán theo dõi các khoản tạm ứng, thanh toán theo đối tượng , hàng tháng tổng hợp số liệu, số dư nợ, có, đôc thúc việc thanh toán hoặc thực hiện các yêu cầu khác theo chỉ đạo của kế toán trưởng. Phòng kế toán của công ty có mối quan hệ qua lại lẫn nhau với các phòng ban khác trong công ty.Phòng kế toán cần số liệu chuyển đến từ các phòng khác như phòng tổ chức kế hoạch về số lượng lao động, phân chia tổ nhóm lao động, hay cân bản dự toán từ các phòng bán hàng , tài chính để quyết định thu chi như thế nào. Ngược lại, số liệu đầu ra của phòng kế toán cũng là cơ sở cho việc ra quyết định của các phòng ban, bộ phận trong công ty, như bộ phận kế hoạch cần số liệu về doanh thu, lợi nhuận từ kế toán để quyết định có nên tiếp tục sản xuất hay không mặt hàng nào và nên tăng cường loại mặt hàng nào… 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty Công ty là một doanh nghiệp thuộc quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa, hạch toán theo chế độ kế toán ban hành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48(48/2006/ QĐ - BTC). Hệ thống tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sử dụng nói chung sử dụng theo mẫu do BTC ban hành, không sử dụng thêm tài khoản nào khác, tuy nhiên có một số Tk chi tiết đến các tài khoản con cấp 3 theo từng đối tượng. Về mặt chứng từ sổ sách sử dụng nói chung là doanh nghiệp đã tuân thủ theo các quy định trong luật kế toán.Tuy nhiên, do có nét đặc thù trong kinh doanh nên vẫn có một số điểm khác.( sẽ được trình bày rõ khi đi vào từng phần hành cụ thể). Một điểm đáng lưu ý ở đây nữa là, hệ thông báo cáo tài chính của công ty được lập làm hai lần trong năm, một lần là cho chín tháng đầu năm, và lần hai là cả năm. Đây cũng là do yêu cầu minh bạch tình hình tài chính của công ty trong những tháng trước để các nhà đầu tư và người quan tâm có nhu cầu có thể biết được nhằm phục vụ cho những quyết định trong thời gian cuối năm. Còn báo cáo tài chính lập cho cả năm thì tháng 3 mới quyết toán do đó nếu chỉ lập báo cáo này thì không phục vụ kịp thời được nhu cầu thông tin cho những người cần và quan tâm. Hệ thống báo cáo taif chính doanh nghiệp sử dụng: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Những báo cáo này do kế toán trưởng lập và ký nhận, sau đó chuyển sang cho P.GD tài chính xác nhận và cuối cùng là trình GĐ Niên độ kế toán: một năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Kỳ kế toán: tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam Tỷ giá hạch toán ngoại tệ : theo tỷ giá thực tế đích danh Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ Chính sách dối với hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá trị hàng tồn kho thực tế + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên Hạch toán tài sản cố định(TSCĐ): +Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: phán ánh theo nguyên giá +Phương pháp tính khấu hao: khấu hao tuyến tính Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: HÌNH1.5 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết Sổ cái TK 111, 112, 211, ... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính ( Trích nguồn số liệu công ty TNHH Gốm XD Yên Thạch) Công ty sử dụng hình thức kế toán máy, chương trình phần mềm là SAS INNOVA 6.8. Đây là một phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa về cả số lượng nghiệp vụ phát sinh cũng như chi phí chuyển giao công nghệ. Quy trình làm kế toán theo máy theo hình thức nhật ký chung được khái quát theo sơ đồ sau: HÌNH 1.6 QUY TRÌNH LÀM KẾ TOÁN MÁY THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi ...) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính Máy tính xử lý các thông tin Nhật ký chung, Bảng kê chứng từ, Phiếu kế toán, Số chi tiết TK 131, 156, Sổ cái TK 111, 112, 632 ... Đối chiếu (Post) Báo cáo tài chính (Nguồn số liệu từ công ty TNHH Gốm XD Yên Thạch) Do quá trình được hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên số liệu chứng từ gốc có thể vào đồng thời Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái. Vì vậy kế toán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực tế tại đơn vị. 2.3 Tổ chức hạch toán một số phần hành chủ yếu 2.3.1 Hạch toán nguyên vật liệu 2.3.1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là đất sét, nguồn nguyên liệu này có sẵn tại địa phương dó đó thuận tiện cho việc khai thác và vận chuyển. Chất lượng của sản phẩm tạo ra phụ thuộc phần lớn vào chất lượng nguyên vật liệu, việc chọn được loại đất sét phù hợp là yếu tố cần thiết và quan trọng. Đất sét có khối lượng nặng, do đó việc vận chuyển phải thực hiện hoàn toàn bằng các phương tiện vận tải chuyên dùng. Do đặc điểm của đất sét là khối lượng lớn, nên hệ thống kho bãi cũng cần rộng rãi, diện tích khu sản xuất lớn để có thể chứa được cả nguyên liệu đầu vào và bán thành phẩm cũng như sản phẩm hoàn thành. Mỗi ngày, khối lượng sản phẩm hoàn thành lớn, vào khoảng 8 đến 10 vạn sản phẩm/ 3 ca/ ngày, nên hệ thống kho chứa sản phẩm hoàn thành phải rất lớn. 2.3.1.2 Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển Các loại chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ nhập mua hàng : Hợp đồng mua hàng Hoá đơn mua hàng Biên bản giao nhận Báo cáo đánh giá chất lượng Phiếu nhập kho Thẻ kho Biên bản kiểm tra vật tư Bảng kê nhập hàng Giấy đề nghị tạm ứng Các chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Phiếu đề nghị xuất kho Lệnh xuất, Thẻ kho Phiếu xuất kho,Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ phòng vật tư Trưởng phòng vật tư Kiểm nhận Ghi thẻ kho Ký duyệt phiếu nhập kho Phiếu nhâp kho Kế toán vật tư Thủ kho Biên bản kiểm nhận Hoá đơn Đề nghị nhập kho Nhận PXK Ghi sổ kế toán chi tiết HÌNH 2.1 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TÙ CHO THỦ TỤC NHẬP MUA NVL HÌNH2.2 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHO NGHIỆP VỤ XUẤT KHO NVL Người giao hàng Giám đốc Phòng vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Phiếu đề nghị xuất vật tư Duyệt lệnh xuất Xuất kho Ghi thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi sổ Lưu 2.3.1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty lựa chọn phương pháp tính giá thực tế, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Tại kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của vật liệu. Khi nhận được chứng từ nhập xuất thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và chính xác của chứng từ, đối chiếu số thực nhập, thực xuất với số trên chứng từ. Sau đó ghi vào thẻ kho, tính ra số tồn làm căn cứ đối chiếu kiểm tra với số thực tồn trong kho. Các chứng từ nhập xuất vật liệu trong kỳ được thủ kho sắp xếp phân loại và định kỳ gửi lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu sẽ theo dõi về vật liệu trên máy vi tính về cả sổ lượng và giá trị. Cuối tuần kế toán nhận chứng từ từ kho gửi lên. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu vào phần mềm kế toán. Với PNK kế toán ghi đơn giá nhập và tính thành tiền rồi ghi vào phiếu nhập kho Với Phiếu xuất kho, cuối tháng kế toán tính ra đơn giá bình quân cả kỳ, ghi vào đơn giá tính thành tiền và ghi vào phiếu xuất kho. Danh mục nguyên vật liệu, danh mục kho, danh mục kho, danh mục nhà cung cấp, đã được thiết lập trên phần mềm máy tính. Khi nhập các thông tin cần thiết trên chứng từ, máy sẽ tự lọc và đưa vào các sổ cần thiết. Cuối tháng, kế toán in ra bảng tổng hợp vật tư và các chứng từ ghi sổ có liên quan. Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song: HÌNH 2.3 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Phiếu nhập kho, Phiếu xuất khho Sổ kế toán tổng hợp về VL(Bảng kê tính giá) Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tông kho vật liệu Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thương xuyên Hình 2.4 Sơ dồ hạch toán tổng hợp NVL Chứng từ ban đầu Bảng tổng hợp Sổ cái TK 152 Bảng kê tính giá Sổ chi tiết Nhật ký chung 2.4 Kế toán TSCĐ 2.4.1Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển Những chứng từ mà công ty sử dụng trong quá trình hạch toán TSCĐ: - Hợp đồng mua hàng - Hoá đơn GTGT - Biên bản giao nhận - Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Uỷ nhiệm chi - Biên bản thanh lý TSCĐ - Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ Hình 2.5 Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ phận sử dụng HĐQT TGĐ Phòng vật tư Kế toán TSCĐ Bộ phận sử dụng Yêu cầu mua, yêu cầu thanh lý Duyệt yêu cầu mua, ra quyết định tăng, giảm TSCĐ Mua bán kiểm tra TSCĐ Nhận, sử dụng và theo dõi TSCĐ Theo dõi về giá trị, đối chiếu với bộ phận sử dụng Hoá đơn -Biên bản giao nhận -Sổ TSCĐ -Các loại chứng từ liên quan đều được lưu 1 bản Bộ phận sử dụng HĐQT TGĐ Phòng vật tư Kế toán TSCĐ Bộ phận sử dụng Yêu cầu mua, yêu cầu thanh lý Duyệt yêu cầu mua, ra quyết định tăng, giảm TSCĐ Mua bán kiểm tra TSCĐ Nhận, sử dụng và theo dõi TSCĐ Theo dõi về giá trị, đối chiếu với bộ phận sử dụng Hoá đơn -Biên bản giao nhận -Sổ TSCĐ -Các loại chứng từ liên quan đều được lưu 1 bản 2.4.2 Quá trình hạch toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ Tại bộ phận sử dụng Từ những chứng từ liên quan đến TSCĐ bộ phận sử dụng sẽ ghi vào sổ TSCĐ. Đây là sổ do bộ phận sử dụng lập để theo dõi chi tiết từng loại tài sản đang được sử dụng tại đơn vị. Mỗi loại tài sản được theo dõi chi tiết trên một sổ hoặc một trang sổ và ghi chi tiết đầy đủ các số liệu. Sổ này là căn cứ để bộ phận sử dụng xác định và quản lý các tài sản hiện có và cũng là căn cứ để bộ phận kế toán tiến hành hạch toán. Tuy nhiên ví dụ như TSCĐ tại bộ phận vận chuyển có thể được theo dõi khác hơn.Cách quản lý đó là, mỗi người chịu trách nhiệm bảo quản phương tiện vận chuyển do mình phụ trách (chủ yếu là xe tải), và đến mỗi đợt kiểm kê, đánh giá lại giá trị TSCĐ thì mỗi người có trách nhiệm phải báo cáo đầy đủ những nghiệp vụ liên quan đến tài sản mà mình đã nhận quản lý. Tất nhiên là khi có nghiệp vụ bất thường xảy ra thì phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và báo cáo cho kế toán TSCĐ. Tại phòng kế toán Kế toán TSCĐ phải phản ánh theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi biến động của TSCĐ. Tất cả các chứng từ như Hợp đồng mua, Hoá đơn mua bán, Biên bản giao nhận, biên bản đánh giá lại… đều có một bản lưu tại phòng kế toán và đầy đủ các chữ ký xét duyệt. Mỗi TSCĐ nhận về sẽ được đánh số hiệu, và theo dõi trên một file riêng gồm các thông tin cơ bản của TSCĐ như tên, nơi sản xuất, nguyên giá, đặc điểm, tỷ lệ khấu hao, số khấu hao luỹ kế, bộ phận sử dụng, thời điểm ghi giảm… Tổ chức hạch toán TSCĐ có một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán. Nó cung cấp tài liệu đảm bảo chính xác cho bộ phận quản lý doanh nghiệp để tiến hành phân tích, đánh giá thực hiện tăng giảm TSCĐ tại công ty. Qua đó tăng cưòng biện pháp kiểm tra quản lý TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng. HÌNH 2.6 HẠCH TOÁN CHI TIẾT TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ theo từng loại Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ theo BP sử dụng Báo cáo tài chính Ghi hằng ngày HÌNH 2.7 HẠCH TOÁN TỔNG HỢP TSCĐ Chứng từ tăng , giảm TSCĐ và KH TSCĐ NKC,NK đặc biệt Sổ cái TK 211,212,213,214 Bảng CĐ số PS Bảng tổng hợp TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Thẻ TSCĐ Báo cáo tài chính Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 2.5 Hạch toán chi tiết thanh toán với người lao động 2.5.1 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty Có thể nói nguồn nhân lực của công ty chia thành ba thành phần như sau: + Nhân viên khu vực văn phòng + Nhân viên sản xuất trực tiếp + Những lao động hợp đồng ngắn hạn Đối với nhân viên văn phòng, những người này thuộc biên chế của công ty, làm việc theo thời gian hành chính, hưởng lương như quy định của luật, đồng thời được hưởng các chế độ chính sách của công ty( nộp bảo hiểm, hưởng các phúc lợi của công ty..) Những công nhân sản xuất có cách tính lương theo số công, nghĩa là tủy theo số công theo dõi trên bảng chấm công mà tính lương và cũng hưởng các chính sách như các nhân viên văn phòng khác Có chút khác trong việc đãi ngộ đối với các công nhân làm hợp đồng ngắn hạn với công ty( dưới 3 tháng), nhưng công nhân này chỉ được hưởng lương theo đúng hợp đồng đã ký, và không cần tính bảo hiểm xã hội cho họ. Số lượng công nhân này thì tùy thuộc vào từng thời gian trong năm, ví như trong những thời gian mà việc xây dựng thuận lợi, chỉ với công nhân sẵn có của công ty không thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất thì cần tăng cường. 2.5.2 Hạch toán chi tiết thanh toán với người lao động * Tại các bộ phận: Các cán bộ quản lý hay những người được chỉ định đứng đầu một tổ nhóm, phòng ban thì có trách nhiệm ghi chép, theo dõi và lập bảng chấm công. Bảng chấm công có vai trò hết sức quan trọng trong việc tính toán tiền lương cũng như các khoản theo lương. Bảng chấm công cần được ghi chép theo ngày và cuối kỳ tổng hợp lại và chuyển cho kế toán tiền lương ghi chép. * Tại kế toán tiền lương: Khi nhận được bảng chấm công, kết hợp với các chứng từ có liên quan như Giấy khám sức khỏe, hợp đồng lao động, ..kế toán tiền lương lập Bảng khấu trừ qua lương, Bảng thanh toán qua lương để tính lương một cách chính xác cho người lao động, chi tiết đến từng tổ đội, phòng ban. Hình 2.8 Sơ đồ hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động Bảng tổng hợp Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy tạm ứng.. Nhật ký chung Sổ cái TK 334 Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết 334 Báo cáo tài chính Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.6 Kế toán chi phí 2.6.1 Đặc điểm các khoản mục chi phí * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên liệu trực tiếp của công ty chỉ bao gồm đất sét,nguyên liệu phụ phục vụ sản xuất như điện, nước và nhiên liệu như than, dó đó quá trình tính toán các khoản mục chi phí chi phí trực tiếp đơn giản. Khi bộ phận sử dụng có nhu cầu sử dụng vật liệu viết Giấy đề nghị xuất vật tư,gữi bộ phận vật tư xác nhận, đưa xuống phòng vật tư để xuất vật tư. Nếu thấy giấy đề nghị hợp lệ thì thủ kho cho xuất vật tư và lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu, làm thành 3 liên,một liên giao cho kế toán vật tư, một liên giao cho bộ phận sử dụng để theo dõi và một liên dùng để ghi thẻ kho Hằng ngày các phiếu nhập xuất kho được chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ căn cứ phiếu nhập xuất nhập vào máy tính. Cuối tháng, khi đánh giá nguyên vật liệu xuất khô tính theo phương pháp bình quân gia quyền được thực hiện kế toán vật tư tiến hành hoàn thiện chứng từ bằng cách điền vào cột đơn giá xuất và tính tiền. *Chi phí nhân công trực tiếp Nhân công đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc sản xuất ra các sản phẩm. Việc sản xuất ra sản phẩm cần thiết phải đảm bảo được công suất thiết kế của máy móc, do đó thời gian sản xuất chia làm ba ca, sáng, chiều và tối. Chi phí nhân công trực tiếp được tính theo công thức sau: CPNC TT = Lương cơ bản + tiền ăn ca + phụ cấp khác Ngoài ra lao động bán thời gian vẫn chiếm một vị trí quan trọng nên việc hạch toán lao động tiền lương cần chính xác và có hiệu quả. Đối với công nhân của công ty thì tính lương theo thời gian: Lương thời gian = Hệ số lương*lương tối thiểu*số ngày làm việc thực tế/26 Đối với lao động hợp đồng ngắn hạn, không thuộc công nhân của công ty thì hình thức tính lương là theo hợp đồng khoán.Chi phí trả lương cho họ được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp trong kỳ. *Chi phí sản xuất chung Chứng từ sử dụng: Hóa đơn Bảng thanh toán lương Giấy đề nghị tạm ứng.. Sổ sách: NKC, sổ cái TK 627, 154 Sổ chi tiết TK 627, sổ tổng hợp 627.. Chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều khoản mục và chiếm một tỷ trọng khá lớn trong toàn bộ chi phí cấu thành nên sản phẩm hoàn thành, như: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí điện phục vụ quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, máy móc phục vụ trực tiếp sản xuất,.. đối với các chi phí phân bổ được cho từng đối tượng thì kế toán mở sổ chi tiết để hạch toán. Đối với các chi phí SXC không tách riêng được thì ta phân bổ theo các tiêu thức đã lựa chọn để làm cơ sở tính giá cho sản phẩm hoàn thanh.Công thức phân bổ: CPSXC phân bổ CP SXC theo từng yếu tố phân bổ Cho một SP theo từng = Yếu tố Tổng SL không quy đổi các loại Sp 2.6.2 Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành Khi có đầy đủ hóa đơn chứng từ, kế toán thực hiện việc tập hợp các khoản mục chi phí. Ban đầu khi các nghiệp vụ phát sinh thì kế toán đã ghi chép vào các sổ và các TK có liên quan, do đó khi tiến hành tính giá thì kế toán chuyển các khoản mục chi phí đó về TK 154. Bao giờ sản phẩm hoàn thành thì tập hợp vào TK155, từ đó tiến hành tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Công ty tiến hành tính giá thành sản phẩm hoàn thành theo phương pháp khối lượng sản phẩm hoàn thành: Tổng giá thành = Giá trị SP dở dang + Tổng chi phí PS - Giá trị SP dở sản xuất đầu kỳ trong kỳ dang cuối kỳ Giá thành đơn vị Sản phẩm Tổng chi phí SX SP Tổng số lượng SP hoàn thành Kế toán lập thẻ tính giá thành theo mẫu( Xem phụ lục 1) Các bảng phân bổ Thẻ tính giá thành Hóa đơn, chứng từ Sổ chi tiết TK 154 Bảng tổng hợp CP theo đối tượng sử dụng Chứng từ giảm chi phí Sổ chi tiết TK 621 TK 622 TK 627 TK 627 Hình 2.9 Sơ đồ hạch toán chi tiết CP SX và tính giá thành Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Hình 2.10 Sơ đồ tổ chức kế toán tổng hợp CP SX và tính giá thành Thẻ tính giá thành NK mua hàng Bảng đối chiếu số PS Nhật ký chung Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp, Bảng phân bổ Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp CP theo yếu tố Sổ cái TK 154,621,622,623,627 Sổ chi tiết CP 2.7 Kế toán vốn bằng tiền 2.7.1 Đặc điểm của vốn bằng tiền Doanh nghiệp bất kỳ hoạt động trên thị trường ngoại trừ là doanh nghiệp Nhà nước phục vụ cho hoạt động xã hội, không có thu, còn lại thì lợi nhuận luôn là mục tiêu trước hết và lâu dài. Do đó, kế toán vốn bằng tiền có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp. Kế toán vốn bằng tiền không chỉ cho biết lợi nhuận tại một thời điểm nào đó mà nó còn cho biết quá trình thu chi và các nghiệp vụ liên quan đến tiền của doanh nghiệp trong cả một thời kỳ. Tiền của doanh nghiệp ở hai dạng là tiền mặt và tiền gữi ngân hàng. 2.7.2 Các chứng từ sử dụng và quy trình hạch toán Phiếu thu - Phiếu chi Bảng kiểm kê quỹ Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán… Báo nợ - Báo có Giấy nhận tiền Giấy nộp tiền Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chi… 2.7.3 Hạch toán tiền mặt tại quỹ Việc hạch toán tiền mặt tại đơn vị diễn ra như sau: Dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, kế toán trưởng hay thủ trưởng đơn vị ký xác nhận đồng ý, trên cơ sở đó, kế toán lập phiếu thu, phiếu chi theo mẫu. Thủ quỹ khi nhận được các phiếu thu phiếu chi có xác nhận đó, sẽ tiến hành thu chi theo đúng nội dung đã ký duyệt, sau cùng các chứng từ kèm phiếu thu chi được chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán Sau đây là mẫu một số chứng từ được sử dụng trong hạch toán tiền mặt:xem các phụ lục Phụ lục 2: Phiếu chi Phụ lục 3 : Phiếu thu Phụ lục 4: Bảng kiểm kê quỹ Phụ lục 5: Sổ quỹ tiền mặt Phụ lục 6: Bảng tổng hợp thu chi Phụ lục 7: Báo cáo chi ti._.