Công ty cổ phần xây dựng - Dịch vụ và thương mại 68 (KT)

n thị trường. Với mong muốn tìm hiểu kỹ hơn kế toán trong các công ty xây dựng, trong đợt thực tập tốt nghiệp này em đã chọn Công ty Cổ phần Xây dựng – Dịch vụ và Thương mại 68 làm địa điểm thực tập. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn và trình độ hiểu biết của em còn hạn chế nên trong bài viết này không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp bổ sung nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu của mình. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán tài vụ Công ty Cổ phần Xây dựng – Dịch vụ và Thương mại 68, đặc biệt là thầy giáo Th.sỹ Phạm Xuân Kiên đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo tổng hợp của mình. Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2008 Mục lục Lời mở đầu Phần I: Một số đặc điểm tình hình chung của Công ty Cổ phần Xây dựng - Dịch vụ và Thương mại 68 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty 1. Ngành, nghề kinh doanh 2. Quy trình công nghệ sản xuất III. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty 1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Phần II: Tổ chức công tác kế toán của công ty I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán II. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty III. Các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty IV. Tình hình sử dụng máy tính tại công ty Phần III: Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty I. Kế toán tiền 1. Tiền mặt 2. Kế toán nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ 3. Kế toán tiền lương – BHXH Phần IV: Tình hình tổ chức công tác kế toán ở công ty 1. ưu điểm 2. Nhược điểm 3. ý kiến góp ý với công ty nhằm hoàn thiện công ty kế toán Kết luận phần I: Một số đặc điểm tình hình chung của công ty cổ phần xây dựng – dịch vụ và thương mại 68 I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần Xây dựng – Dịch vụ và Thương mại 68 được thành lập ngày 16/10/2002 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội. Công ty được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần. Với số vốn điều lệ ban đầu là: 2.000.000.000 đồng (2 tỷ đồng VN). Tên giao dịch quốc tế: 68 TRANDING CONSTRUCTION AND SERVICE JOINT TOCK COMPANY Tên viết tắt: 68 TCS., JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 244 – Phố Kim Mã - Phường Kim Mã - Quận Ba Đình – Tp Hà Nội. ĐT: 04.8234709 Fax: (84 – 4) 7847430 Địa chỉ giao dịch: Số 5 – Lô 1E – Khu đô thị Nam Trung Yên – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội. Cùng với sự phát triển của đất nước, thủ đô, ngành xây dựng – dịch vụ và thương mại, Công ty Cổ phần Xây dựng – Dịch vụ và Thương mại 68 không ngừng phát triển và mở rộng quy mô. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã đăng ký thay đổi 2 lần trên giấy phép đăng ký kinh doanh, bổ sung một số ngành nghề kinh doanh và tăng số vốn điều lệ lên 10.000.000.000 đồng (10 tỷ đồng VN). Công ty đã thi công và bàn giao nhiều công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp có giá trị cao, đúng tiến độ. Công ty ngày càng có uy tín trên thị trường, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nước, nâng cao đời sống người lao động. Sau đây là tình hình tài chính của công ty một số năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tỷ lệ chênh lệch N2005 /N2006 N2006 /N2007 1. Doanh thu thuần từ hoạt động KD 6.460.763.669 8.360.624.679 20.321.070.615 1.29 2.43 2. Giá vốn hàng bán 5.861.846.820 7.414.401.031 19.296.424.180 1.26 2.6 3. Chi phí quản lý kinh doanh 510.474.288 637.695.124 574.277.169 1.25 0.9 4. Chi phí tài chính 27.087.750 151.461.717 180.773.858 5.6 1.19 5. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 61.354.811 157.066.807 296.595.402 2.56 1.89 6. Lãi khác 6.670.529 10.262.201 15.304.105 1.54 1.49 7. Lỗ khác - - 5.532.270 _ _ 8. Lợi nhuận trước thuế 68.025.340 167.329.008 279.367.237 2.46 1.67 9. Thuế TNDN 19.047.095 46.852.122 78.222.826 2.46 1.67 10. Lợi nhuận sau thuế 48.978.245 120.476.886 201.144.411 2.46 1.67 11. Thuế phải nộp NSNN 80.411.144 616.161.042 1.623.809.261 7.7 2.6 12. Thuế đã nộp NSNN 80.411.144 616.161.042 1.623.809.261 7.7 2.6 13. Thu nhập bình quân/người 845.750 1.250.704 1.542.875 1.5 1.23 Từ các số liệu trên ta thấy, doanh thu của doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng từ năm 2005 đến năm 2006 tăng được 1.29 lần rồi từ năm 2006 đến năm 2007 tăng 2.43 lần. Hơn nữa chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp đã tìm được phương pháp khắc phục từ năm 2005 đến năm 2006 tăng 1.25 lần thì từ năm 2006 đến năm 2007 giảm xuống 0.9 lần làm cho lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh được tăng lên đáng kể, từ năm 2005 đến năm 2006 tăng 2.56 lần thì từ năm 2006 đến năm 2007 tăng lên 1.89 lần. Đó là kết quả của sự đầu tư không mệt mỏi về sức cũng như sự nghiên cứu về thị trường để đưa ra những sáng kiến chính xác giúp giảm được chi phí làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ doanh thu của doanh nghiệp đó làm tăng cho nhà nước một phần vào ngân sách giúp cho đất nước thêm phát triển và hơn hết doanh nghiệp làm tròn nghĩa vụ của mình với nhà nước với số thuế phải nộp từ năm 2005 đến năm 2006 là 7.7 lần thì từ năm 2006 đến năm 2007 tăng 2.6 lần, không những thế còn làm cho thu nhập bình quân của nhân viên, công nhân trong công ty được tăng lên từ năm 2005 đến năm 2006 là 1.5 lần thì từ năm 2006 đến năm 2007 tăng 1.23 lần. Nói chung, doanh thu của doanh nghiệp tăng làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên, không những thế còn làm cho đời sống của người lao động được nâng cao, phù hợp với công sức của từng người và công ty không ngừng phát triển sự uy tín và chất lượng công trình để đưa công ty tiến sâu vào thị trường trong nước. II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: 1. Ngành, nghề kinh doanh. Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng. Vận tải hàng hoá. Buôn bán vật tư ( trừ hoá chất Nhà nước cấm), thiết bị, phụ tùng. Dịch vụ thương mại. Vận chuyển hành khách. Ngành nghề kinh doanh chính và chủ yếu của công ty là “ Xây dựng dân dụng – công nghiệp – giao thông – thuỷ lợi”. Khi cần thiết Đại hội đồng cổ đông quyết định việc chuyển hay mở rộng các ngành nghề kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của pháp luật. Công ty được phép hoạt động trong khuôn khổ pháp luật nhằm đạt hiệu quả kinh tế tốt cho các cổ đông. 2. Quy trình công nghệ sản xuất. Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng đều phải trải qua3 giai đoạn sau: Khảo sát- thiết kế – thi công. Với công ty cổ phần Xây dựng – Dịch vụ và Thương mại 68, quy trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình. Sau khi tham gia đấu thầu và ký kết các hợp đồng xây dựng, trên cơ sở hợp đồng đã ký, công ty tiến hành lập kế hoạch khảo sát thực địa, thiết kế thi công công trình. Đồng thời, công ty sẽ tổ chức công tác chuẩn bị: Về lao động: Đảm bảo về số lượng và chất lượng (sức khoẻ, trình độ…). Về vật tư: Cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép… cung cấp đúng chủng loại, số lượng đầy đủ và đảm bảo chất lượng. Về máy móc thiết bị: Máy ủi, máy đào, máy san, xe lu, ôtô vận chuyển… tất cả được đưa đến địa điểm xây dựng để hoàn thành công trình theo tiến độ. Sau đó, công ty sẽ cho tiến hành thi công công trình. Sau đây là quy trình công nghệ làm đường của công ty: Lớp 3: Bê tông nhựa (nhựa thường). Lớp 2: Base (lớp đệm). Lớp 1: Đất và cát. Khi tiến hành thi công một công trình, tuỳ thuộc vào địa hình, các đội thi công công trình sẽ sử dụng các loại máy: máy ủi, máy đào, máy san… và sức người để đào, lấp, đắp, san đất hoặc cát để được nền đường sau khi đưa vào sử dụng. Rồi trải lên trên lớp bê tông nhựa (nhựa thường). Lớp bê tông nhựa này sẽ giúp giảm bớt sự bào mòn của tự nhiên, tăng độ ma sát, tăng tuổi thọ của đường. Đối với việc xây dựng bất kỳ một công trình nào cũng phải làm trình tự và đầy đủ 3 lớp trên. Ngoài ra, với một số đường do cấu tạo của địa chất, địa hình, khi thi công phải dùng thêm một phần sắt thép để chống hiện tượng giãn, lún. Bên cạnh việc thi công sẽ tiến hành xử lý hệ thống cống, rãnh thoát nước, ống dẫn nước, đường dây điện ngầm, làm kè… Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hoặc từng giai đoạn công trình hoàn thành. Tóm lại, quy trình công nghệ sản xuất toàn bộ, đầy đủ. Đấu thầu " ký hợp đồng " lập kế hoạch tổ chức thi công công trình " tổ chức xây lắp, thi công " bàn giao, nghiệm thu công trình " thu hồi vốn. III. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty. 1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty. Công ty cổ phần Xây dựng – Dịch vụ và Thương mại 68 thuộc loại hình công ty cổ phần, tổ chức bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả. Tại công ty, nhiều phòng ban được sát nhập vào nhau và có phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau, song vẫn giúp công ty quản lý chặt chẽ các mặt kinh tế – kỹ thuật ở từng công trình, hạng mục công trình đảm bảo cho quá trình kinh doanh liên tục, đem lại hiệu quả cao. Sơ đồ quản lý bộ máy như sau P. Kế hoạch kỹ thuật Ban giám đốc P. Tổ chức HC LĐ - TL P. Vật tư Thiết bị P. Kế toán Tài vụ Các đơn vị thi công công trình Hội Đồng Quản Trị 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. * HĐQT – Ban giám đốc: Là cơ quan cao nhất của công ty, HĐQT có quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến các hoạt động của công ty: có quyền kiểm tra, giám sát các hoạt động của công ty, đảm bảo sự thống nhất các lợi ích hợp pháp của các cổ đông, sự phát triển hài hoà của công ty. HĐQT hoạt động và làm việc theo nguyên tắc tập thể, các quyết định của HĐQT có hiệu lực pháp lý khi quyết định đúng thẩm quyền, được đa số thành viên biểu quyết tán thành và theo đúng thể thức quy định tại các điều của công ty. HĐQT bầu ra 1 giám đốc điều hành và 2 phó giám đốc giúp việc. + Giám đốc điều hành – giám đốc công ty: Là người đại diện hợp pháp duy nhất của công ty trước pháp luật, chịu mọi trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc là người trực tiếp điều hành toàn bộ các công việc của công ty, có trách nhiệm tổ chức thực hiện và có kế hoạch hướng dẫn các phòng ban, các cơ sở trực thuộc trong việc thực hiện các Nghị quyết, quyết định. + 2 Phó giám đốc giúp việc: Tham mưu cho giám đốc về việc định hướng phát triển và điều hành công ty, được thay mặt giám đốc giải quyết, điều hành mọi việc trong các lĩnh vực khi giám đốc phân công, uỷ quyền, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công thực hiện. * Phòng kế hoạch – kỹ thuật với chức năng, nhiệm vụ: + Nghiên cứu hồ sơ kỹ thuật về các công trình. + Lập kế hoạch cung ứng vật tư phục vụ sản xuất theo kế hoạch và tổ chức các giải pháp thi công để đạt hiệu quả cao nhất. + Quản lý tiến độ, sản lượng thi công công trình, giám sát chất lượng, mức độ an toàn khi thi công. + Nghiệm thu, thanh toán khối lượng công trình thực hiện. + Tiếp cận thị trường tìm kiếm các dự án, tham gia đấu thầu các công trình. + Tổ chức hướng dẫn đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ của phòng với các đơn vị trực thuộc. + Làm các công việc cụ thể khác do ban giám đốc phân công. * Phòng Kế toán – tài vụ với chức danh nhiệm vụ: + Tổ chức hạch toán kinh tế và thống kê tài chính của công ty theo quy chế tài chính, đảm bảo chính xác, kịp thời, trung thực. + Phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty, giúp ban giám đốc và các thành phần trong công ty nắm bắt tình hình tài chính cụ thể của công ty. + Thanh toán, quyết toán các công trình với các bên đối tác bên trong và bên ngoài công ty. + Tham mưu tài chính cho ban giám đốc công ty. + Thực hiện kiểm tra các hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao thầu nội bộ theo quy định. + Thực hiện quản lý chế độ chính sách của công ty và chế độ chính sách với người lao động trong công ty theo quy định hiện hành. * Phòng vật tư – thiết bị với chức năng nhiệm vụ: + Quản lý tài sản, máy móc thiết bị của công ty. + Nghiên cứu, áp dụng các chế độ khấu hao. + Định mức và quản lý tiêu hao vật tư. + Cung cấp vật tư, thiết bị cho các đơn vị thi công. * Phòng tổ chức hành chính, lao động, tiền lương. + Giải quyết tất cả các công việc hành chính, quản trị. + Tổ chức nhân sự và sự vụ của công ty hàng ngày. + Thực hiện giao dịch đối nội, đối ngoại; làm đầu mối để giao dịch với các cơ quan. + Lưu trữ các tài liệu của công ty. + Đảm bảo các điều kiện về đời sống, vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên công ty. * Các đơn vị thi công: Do tính chất đặc thù của từng công trình mà công ty sẽ tổ chức một hoặc hai đơn vị thi công triển khai. Một đơn vị thi công công trình gồm: + 1 đội trưởng: Phụ trách, chỉ huy, giám sát trực tiếp các hoạt động ở công trình. + Các kỹ sư: Phụ trách kỹ thuật thi công công trình. + Nhân viên thống kê đơn vị kiêm thủ kho, quản lý vật tư nhập – xuất phục vụ cho quá trình thi công công trình, phân loại và tổng hợp các chứng từ gửi về phòng kế toán. + Nhân viên bảo vệ: Trực tiếp theo dõi, quản lý, bảo vệ tài sản tại công trình. + Nhân công – người lao động: Lao động phổ thông, lái xe, lái máy… những người trực tiếp làm việc, thi công, triển khai các công việc. Các đơn vị thi công được lập và chịu sự quản lý bởi tất cả các phòng ban. Các phòng ban chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đóc và có mối quan hệ mật thiết ảnh hưởng lẫn nhau. Nhìn chung với mô hình quản lý kinh doanh như vậy sẽ tạo cho công ty quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật cũng như về mặt lao động, từ đó sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh. phần ii. Tổ chức công tác kế toán của công ty I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán là một bộ phận quan trọng trong bộ máy quản lý của công ty, là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong những vừa qua, bộ phận này có những đóng góp không nhỏ đối với những thành tựu mà công ty đạt được. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán, kiêm kế toán vật tư – tài sản cố định Kế toán công nợ thuế và doanh thu Kế toán TL – BHXH, kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Nhân viên thống kê đơn vị Kế toán trưởng + Kế toán trưởng: Phụ trách toàn bộ công tác kế toán, tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán của công ty. Định kỳ hàng tháng, quý kế toán trưởng báo cáo lên ban giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính cũng như tình hình về vốn, vật tư, tài sản của công ty. + Kế toán Tiền lương – BHXH, kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ. Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công của tổ đội sản xuất, khối văn phòng, khối lượng công việc đã hoàn thành và mức lương khoán, kế toán tiến hành tính tiền lương – BHXH cho người lao động theo chế độ hiện hành và ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán liên quan. Định kỳ lập báo cáo tình hình sử dụng quỹ lương và thu nhập bình quân của người lao động toàn công ty. Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vốn và nhu cầu vốn phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, lập hồ sơ xin vay vốn ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ, định kỳ lập báo cáo sử dụng tiền gửi ngân hàng. Thu, chi các khoản tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi đã hợp lệ, mở sổ quỹ. Cuối ngày tính ra số dư kèm theo các chứng từ chuyển sang kế toán thanh toán để đối chiếu với sổ kế toán. +Kế toán công nợ – thuế và doanh thu: Theo dõi, tính toán, phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ nội bộ cũng như với bên ngoài công ty. Ngoài ra, hàng tháng tập hợp số liệu để lên báo cáo thuế. Định kỳ xác định, tính toán và phản ánh doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tư – TSCĐ. Căn cứ vào chứng từ ban đầu, lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, theo dõi tồn quỹ hàng ngày. Chuyển khoản giao dịch với ngân hàng, tập hợp kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thanh toán các chứng từ phát sinh, mở sổ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị. Căn cứ vào các chứng từ đã tập hợp để theo dõi nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng tháng đối chiếu với thẻ kho vật tư của thủ kho và đối chiếu với khách hàng. Đồng thời tính toán và phân bổ các khoản chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất trong kỳ, làm cơ sở cho việc tính giá thành. Theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình biến động của TSCĐ. + Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí và tính giá thành. Tổng hợp số liệu từ các phần hành chuyển đến, lập báo cáo quyết toán. Cuối mỗi tháng đối chiếu số liệu với kế toán phần hành. Theo dõi và tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng cơ bản, lắp đặt thiết bị. Định kỳ kết chuyển chi phí trực tiếp, phân bổ chi chi sản xuất chung, tập hợp chi phí và tính giá thành công trình, hạng mục công trình, xác định kết quả kinh doanh tỏng kỳ, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Tại các đội xây dựng, công ty sắp xếp một nhân viên thống kê đơn vị để thực hiện phân loại, tổng hợp các chứng từ ban đầu và định kỳ chuyển về phòng kế toán ghi sổ kịp thời. Với việc tổ chức bộ máy kế toán như vậy, công ty đã khai thác triệt để khả năng lao động của từng nhân viên kế toán trong công ty. Trong những vừa qua, phòng kế toán – tài vụ đã góp phần không nhỏ vào sự thành công của công ty. II. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Xuất phát từ đặt điểm sản xuất, yêu cầu quản lý, công ty đang thực hiện tổ chức và vận dụng ghi sổ kế toán theo hình thức “chứng từ ghi sổ”. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ” Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, tiến hành phân loại, tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Sau đó mới căn cứ vào số liệu của các chứng từ kế toán đã tập hợp trong bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Khi có các chứng từ liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ vào sổ quỹ. Chứng từ ghi sổ sau khi được phụ trách kế toán ký duyệt mới chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cho số,ngày của chứng từ ghi sổ. Rồi kế toán ghi số chứng từ ghi sổ. Đồng thời, từ các chứng từ gốc, kế toán vào sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó, từ các chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái các tài khoản liên quan và căn cứ vào các sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Định kỳ đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lên báo cáo tài chính báo cáo tình hình tài chính của công ty. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ với: - Kỳ kế toán năm từ ngày 0101/N đến 31/01/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: tiền VNĐ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kiểm kê định kỳ, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính giá trị hàng hoá tồn kho: theo giá thực tế đích danh. - Phương pháp khấu hao: theo QĐ 166/1999 QĐ/BTC – phương pháp khấu hao theo đường thẳng. - Phương pháp chuyển đổi tiền tệ: tỷ giá thực tế.- Sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo quy định số 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính và điều chỉnh theo các quyết định của Bộ tài chính. III. Các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty. - Phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt, TGNH, giấy đề nghị tạm ứng… - Bảng chấm công, bảng thanh toán lương. - Sổ tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật tư – hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, bảng kê mua vào – bán ra. - Sổ chi tiết các tài khoản, sổ cái các tài khoản, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, báo cáo tài chính, tờ khai thuế thu nhập. IV. Tình hình sử dụng máy tính tại công ty. Bên cạnh việc ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công, công ty thực hiện phần lớn công việc kế toán trên máy vi tính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện hạch toán, vào sổ sách trên máy vi tính với phần mềm Word, Excel. Việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả quẩn lý của công tác kế toán, tăng tốc độ xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc đối chiếu lên báo biểu và in sổ sách kế toán một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, việc sử dụng máy vi tính còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo điều kiện chuyên môn hoá và khả năng làm việc cao hơn. phần iii .Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty. I. Kế toán tiền: 1. Tiền mặt Tiền mặt của công ty luôn được tập trung tại quỹ, do thủ quỹ quản lý. Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện, thủ quỹ không trực tiếp mua bán. Công ty không sử dụng ngoại tệ và vàng bạc đá quý mà chỉ sử dụng tiền mặt. - Tài khoản sử dụng: TK 111. - Chứng từ sử dung: Phiếu thu, phiếu chi. - Sổ sách sử dụng: Bảng kê tiền mặt, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 111. a. Kế toán tiền mặt. Thu tiền khách hàng : (khách hàng đến trả) + Chi tạm ứng lương. Đại diện là Thu tiền khách hàng. Đại diện bên đối tác Kế toán thanh toán KTT & GĐ Đại diện bên đối tác Thủ quỹ Kế toán thanh toán Hợp đồng kinh tế Lập phiếu thu Ký duyệt Trả tiền, ký vào phiếu thu Nhận tiền, ký nhận Ghi sổ kế toán Lưu chứng từ Kế toán tổng hợp Vào sổ tổng hợp Khi đại diện bên đối tác đến thanh toán nợ, đưa các chứng từ gốc liên quan đến khoản nợ (hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu công trình) đến phòng kế toán, kế toán thanh toán lập phiếu thu, trình kế toán trưởng và giám đốc ký, duyệt. Đại diện bên đối tác trả tiền và ký vào phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán thanh toán đưa cho thủ quỹ làm căn cứ để nhận tiền và vào sổ quỹ tiền mặt. Sau khi nhận đủ số tiền trên phiếu thu và ký nhận, thủ quỹ đưa phiếu thu lại cho kế toán thanh toán để kế toán thanh toán ghi sổ kế toán, kế toán tổng hợp vào sổ tổng hợp và tiến hành lưu chứng từ. Các chứng từ minh hoạ: Hợp đồng kinh tế. Phiếu thu. Công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên Phiếu thu Quyển số 02 Số: 45 Nợ TK: 111 Có TK: 131 (131 – gói thầu S3) Họ, tên người nộp: Nguyễn Hoài Thu Địa chỉ: Nhân viên ban điều hành dự án S3 (Cienco 8) Lý do nộp: Trả tiền thi công gói thầu S3 (Đoạn Gôi đi Bình Lục) Số tiền: 100.000.000 đồng. Viết bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn Kèm theo 02 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn./. Thủ trưởng ĐV (Ký, họ tên, dấu) KT trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên Phiếu chi Quyển số 02 Số: 55 Nợ TK: 141 Có TK: 111 Họ, tên người nhận: Nguyễn Văn Thành Địa chỉ: Phòng vật tư Lý do chi : Tạm ứng tiền lương Số tiền:1.000.000 đồng. Viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn./. Ngày 12 tháng 02 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, dấu) KT trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Để hiểu rõ hơn về phân hành kế toán tiền mặt tại Công ty em xin đưa ra quy trình luân chuyển chứng từ của hình thức Chứng từ ghi sổ. Đầu tiên từ các phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập trình kế toán trưởng và Giám đốc duyệt. Sau đó từ các "chứng từ gốc" này kế toán ghi vào "Sổ chi tiết tài khoản 111" và đồng thời được ghi vào "Sổ quỹ tiền mặt" và "Chứng từ ghi sổ". Từ "Chứng từ ghi sổ" vừa lập, kế toán ghi vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" và đồng thời lập "Sổ cái TK 111". Cũng từ "Sổ chi tiết TK 111", kế toán lập và ghi vào "Bảng tổng hợp chi tiết" để đối chiếu với "Sổ cái TK 111" và định kỳ lập "Bảng cân đối số phát sinh" nhằm mục đích đối chiếu với "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" cũng như cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Phiếu thu, phiếu chi Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 111 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ tiền mặt Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Để hiểu rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ em xin minh hoạ bằng các bảng, biểu quy định sau đây: Công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên sổ quỹ tiền mặt Đơn vị tính: 1000 Đồng NT ghi sổ NT chứng từ SH chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 G Số tồn đầu ngày 300.000 Số phát sinh trong ngày 20/10 20/10 45 Trả tiền thi công gói thầu S3 100.000 400.000 20/10 20/10 55 Tạm ứng tiền lương 1.000 399.000 Cộng số phát sinh 100.000 1.000 Số tồn cuối ngày 399.000 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01 Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên chứng từ ghi sổ Số: 01 Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: 1000 Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Trả tiền thi công gói thầu S3 111 131 100.000 Cộng 100.000 - Kèm theo ……. chứng từ kế toán Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên chứng từ ghi sổ Số: 02 Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: 1000 Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Tạm ứng tiền lương 141 111 1.000 Cộng 1.000 - Kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chứng từ kế toán. Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2007 Đơn vị tính: 1000 Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng A B 1 C 01 20/10/2007 100.000 02 20/10/2008 1.000 Cộng 101.000 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01. - Ngày mở sổ: 20/10/2007 Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Tài khoản: 111 Đơn vị tính: Việt Nam đồng Năm: 2007 Đơn vị tính: 1000đ NT ghi sổ NT chứng từ SH chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số tồn Ghi chú Thu Chi Nợ Có A B C D E F 1 2 3 G Số tồn đầu ngày 300.000 Số phát sinh trong ngày 20/10 20/10 45 Trả tiền thi công gói thầu S3 131 100.000 400.000 20/10 20/10 55 Tạm ứng tiền lương 141 1.000 399.000 Cộng số phát sinh 100.000 1.000 Số tồn cuối ngày 399.000 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01. Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên sổ cái Tài khoản: 111 Năm: 2007 Đơn vị tính: 1000đ NT ghi sổ NT chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dư đầu tháng 300.000 Số phát sinh trong tháng 20/10 01 20/10 Trả tiền thi công gói thầu S3 131 100.000 20/10 02 20/10 Tạm ứng tiền lương 141 1.000 Cộng số phát sinh 100.000 1.000 Số dư cuối tháng 399.000 - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01 Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty cp xd – dv & tm 68 5 – 1E Khu đô thị Nam Trung Yên bảng cân đối số phát sinh Năm: 2007 Đơn vị tính: 1000đ Nội dung Tài khoản Tồn đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Tồn cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có A 1 2 3 4 5 6 TK 111 300.000 100.000 1.000 399.000 TK 141 5.000 1.000 6.000 TK 131 105.000 100.000 5.000 TK 411 410.000 410.000 Cộng 410.000 410.000 101.000 101.000 410.000 410.000 2. Kế toán nguyên vật liệu (NVL) – công cụ dụng cụ (CCDC). - Công cụ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Việc nhập kho vật liệu – CCDC đều được qua các phòng ban kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng, đồng thời đảm bảo cung cấp vật liệu cho xây dựng đầy đủ, xuất ngay tại chỗ, phiếu nhập kho là phiếu xuất kho ngay. Công ty đã sử dụng lượng vật liệu ở mức hợp lý đảm bảo xây dựng theo đúng tiến độ thi công, không gây ứ đọng vốn kinh doanh. - Tài khoản sử dụng: 152, 153, 331, 111, 112… và các tài khoản liên quan. - Sổ sách sử dụng: Sổ (thẻ) chi tiết, bảng kê ghi Nợ- ghi Có TK 152, 153, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản. - Chứng từ: hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. + Kế toán vật tư nhập kho: Lưu chứng từ Nhân viên mua vật tư Bộ phận kế hoạch vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán tổng hợp Vào sổ tổng hợp Ghi sổ kế toán Nhập kho, ghi sổ Kiểm nhập, lập phiếu nhập kho Hoá đơn mua hàng HĐKT Khi phát sinh các ngiệp vụ nhập kho hàng hoá, vật tư, nhân viên mua vật tư đưa các chứng từ về nguồn hàng (Hợp đồng kinh tế, hoá đơn mua hàng) đến bộ phận kế hoạch vật tư kiểm nhận số lượng, chất lượng của hàng hoá, vật tư mua về, lập lại phiếu nhập kho. Trưởng bộ phận kế hoạch vật tư ký duyệt chứng từ. Phiếu nhập kho giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho và ghi sổ, sau khi đã nhập kho, thủ kho ghi số kượng nhập kho và ký nhận, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư, để kế toán vật tư hạch toán, ghi sổ kế toán; kế toán tổng hợp vào sổ tổng hợp và lưu chứng từ. Các chứng từ minh hoạ: + Hoá đơn mua hàng (hay hợp đồng kinh tế) + Phiếu nhập kho, Công ty CP XD – DV & TM 68 5 – 1E – Khu đô thị Nam Tru._.