Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (Fast) (KT)

h doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp có những ưu điểm và nhược điểm gì… Khi đã có những thông tin về doanh nghiệp mà mình đang thực tập thì các sv có thể dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Sở dĩ trước khi lựa chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp các sv đều phải thực tập tổng hợp là bởi vì để tránh tình trạng gặp phải một số khó khăn trong quá trình viết chuyên đề thực tập như: Đề tài nghiên cứu trong chuyên đề thực tập không phù hợp với công ty mà mình đang thực tập, dề tài nghiên cứu không đưa ra được những ý kiến nhằm khắc phục được hạn chế của công ty, chưa nắm rõ được cách thức hoạt động kinh doanh của công ty. Từ những điều trên chúng ta thấy rằng, để có thể vận dụng một cách tốt nhất các kiến thức đã được học trong trường Đại học vào chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình tại các doanh nghiệp thì trước hết sv phải nắm được một cách tổng quan về công ty. Do vậy, báo cáo tổng hợp là nền tảng để định hướng cho các sv có thể lựa chọn được đề tài thực tập tốt nghiệp của mình một cách tốt nhất. Dưới đây là những thông tin tổng quan về công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp mà em đang thực tập. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan chung về sự ra đời và phát triển của công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (Fast) 1.1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp Tên công ty: Tên đầy đủ: Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast Tên tiếng anh: The Fast software company Tên giao dịch: Fast Địa chỉ giao dịch Chi nhánh Hà Nội: Trụ sở chính: 18 Nguyễn Chí Thanh – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại:04- 771 5590 Fax: 7715591 Email: fhn@fast.com.vn Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh: Trụ sở chính:391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa– Quận 03 – TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 08-848 1001 Fax: 08-8480998 Email: fsg@fast.com.vn Chi nhánh Đà Nẵng: Trụ sở chính:39-41 Quang Trung–Hải Châu – Đà Nẵng Điện thoại: 0511-3810532 Fax: 0511-3812692 Email: fdn@fast.com.vn Website: Fast.com.vn & Fastbook.com.vn 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp(Fast) Fast được thành lập ngày 11 tháng 06 năm 1996, trải qua 11 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn. Hiện nay Fast đã vươn lên thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm quản trị doanh nghiệp và tài chính kế toán. Giai đoạn từ 1997 – 2000 Tháng 6 năm 1997 một số anh em lập trình viên tại trung tâm tin học hàng đầu trong nước bây giờ FPT đã cùng nhau thành lập công ty riêng chuyên về cung cấp các phần mềm tài chính kế toán và lấy tên là “ Công ty phần mềm tài chính fast”. Ngày đầu thành lập toàn công ty chỉ có 7 thành viên sáng lập, do Ông Phan Quốc Khánh làm giám đốc. Lấy trụ sở tại 67C Thái Hà- Hà Nội.Trong những ngày đầu thành lập, công ty chỉ có một dòng sản phẩm duy nhất là sản phẩm phần mềm kế toán fast Accounting với phiên bản đầu tiên mang tên: Fast Accounting 1997.f. Đến năm 2000 công ty phần mềm Fast ra tiếp phiên bản Fast Accounting 2000.f được cập nhật thêm nhiều tính năng mới. Nhân sự lúc này đã tăng lên 20 người. Bằng sự nỗ lực của ban giám đốc và toàn bộ nhân viên công ty, Fast đã bắt đầu được dân kế toán lựa chọn làm giải pháp quản lý cho bộ phận Tài chính kê toán. tính đến cuối năm 2000 đã có 420 khách hàng sử dụng Fast. Giai đoạn từ 2000 – 2002 Lúc này Fast đã bắt đầu được thị trường biết đến, ban giám đốc công ty quyết định mở rộng thị trường trên toàn quốc. Vì thế, Ông Phan Quốc Khánh đã cùng một số cán bộ quyết định vào Nam để thành lập chi nhánh miền nam tại Thành Phố Hồ Chí Minh và chi nhành Miền Trung tại Đà Nẵng. Cùng với việc mở rộng qui mô hoạt động, số nhân viên tăng từ 20 nhân viên lên 45 nhân viên. Năm 2002, phiên bản Fast Accounting đã ra đời và được thị trường đón nhận nồng nhiệt, thể hiện số lượng khách hàng đã lên tới 900 khách hàng. Đây là giai đoạn đánh dấu sự mở rộng dịch vụ cung cấp sản phẩm của Fast trên toàn quốc. Giai đoạn từ năm 2002 – 2004. Từ năm 2002, hàng năm Fast liên tục cải tiến, nâng cấp chương trình, đưa vào những tinh năng mới giúp bộ phận kế toán quản lý ngày một tốt hơn, Vì vậy các phiên bản Fast 2003.f; 2004.f được đưa ra thị trường. Năm 2003, Ban quản lý chiến lược của công ty đã họp bàn để đưa ra hướng đi cho Fast. Không chỉ là nhà cung cấp giải pháp tài chính kế toán mà sẽ cung cấp giả pháp quản lý cho doanh nghiệp. Từ cuọc họp này, Công ty phần mềm tài chính kế toán Fast được đổi tên thành Công ty Cổ phần Quản lý doanh Nghiệp Fast. Đây là giai đoạn rất quan trọng, các bộ phận, phòng ban của phát đã được hình thành và dần đi vào chuyên môn hóa. Thành lập bộ phận chuyên nghiên cứu phát triển sản phẩm (FRD) –bộ phận này đã bắt tay vào nghiên cứu sả phẩm mới: giải pháp quản lý toàn diện. Giai đoạn này đánh dấu sự phát triển của doanh nghiệp vả về số lượng nhân viên (120 nhân viên), và số lượng khách hàng (1600 khách hàng trên cả nước). Trong thời gian này, công ty đã chuyển văn phòng về địa chỉ 18 Nguyến Chí Thanh – Ba Đình Hà Nội. Giai đoạn 2004 đến nay Cuối năm 2004, đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc cảu Fast, với tâm huyết và công sức sau nhiều năm nghiên cứu, các kỹ sư phần mềm Fast đã đưa ra dòng sản phẩm mới: Giải pháp quản lý toàn diện (ERP) với phiên bản đầu tiên là Fast Business 2005.net. Một sản phẩm có công nghệ cao, và cung cấp cho các doanh nghiệp, đặc biết là các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn kinh tế. Năm 2007, Giải pháp ERP đã được hoàn thiện, bao gồm đầy đủ các phân hệ phục vụ công tác quản trị cho các doanh nghiệp đã được hoàn thành với phiên bản Fast Business 2008.net. Cùng với việc nghiên cứu đưa ra dòng sản phẩm mới, dòng sản phẩm Fast Accounting ngày càng được hoàn thiện, để đáp ứng nhu cầu quản lý của khách hàng. Tính đến cuối năm 2007, Fast đã có 240 nhân viên làm việc tại ba chi nhánh trên cả nước. Cùng với số lượng trên 3500 khách hàng, Fast đã trở thành nhà cung cấp phần mềm kế toán và giải pháp quản lý toàn diện hàng đầu tại Việt Nam. Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, cùng với nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty, sự chỉ đạo đúng hướng của ban giám đốc. Fast đã đạt được nhiều giải thưởng của nhiều tổ chức: Giải thưởng “Sao Khuê 2005” của Hiệp hội phần mềm Việt Nam (VINASA) năm 2005. Giải thưởng “Sao Khuê 2007” của Hiệp hội phần mềm Việt Nam (VINASA) Cúp vàng BIT CUP 2007 cho phần mềm kế toán quản trị hay nhất do PCWorld Việt Nam trao tặng. Huy chương vàng “Sản phẩm phần mềm Việt Nam” tại Diễn đàn CNTT Việt Nam tại triển lãm Tin học quốc tế - Vietnam Computer World Expo năm 2004. Huy chương vàng “Sản phẩm phần mềm doanh số cao” tại Diễn đàn CNTT Việt Nam 2003 - Vietnam Computer World Expo 2003. Huy chương vàng “Sản phẩm phần mềm doanh số cao” tại Diễn đàn CNTT Việt Nam 2002 - Vietnam Computer World Expo 2002. Giấy Chứng Nhận cho “Doanh nghiệp có thành tựu tiêu biểu trong sản xuất – kinh doanh CNTT” tại Triển lãm Tin học quốc tế - Vietnam Computer World Expo 2001. Huy chương vàng “Sản phẩm phần mềm doanh số cao” tại triển lãm Tin học quốc tế - Vietnam Computer World Expo 2000. Huy chương vàng “Sản phẩm nhiều người dùng” tại Diễn đàn CNTT Việt Nam 1999 - Vietnam Computer World Expo 1999. Bằng khen của Bộ trưởng Bộ thông tin và truyền thông cho Doanh nghiệp có giải pháp phần mềm ứng dụng quản lý hiệu quả cao năm 2007. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Chức năng Cung cấp các phần mềm phục vụ công tác hạch toán kế toán và quản lý của các doanh nghiệp. Thực hiện công việc giám sát khách hàng trong quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty, thông qua đó cung cấp dịch vụ bảo trì cho khách hàng( nếu sản phẩm cung ứng cho khách hàng còn nằm trong thời hạn bảo hành) và thực hiện việc nâng cấp sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Nhiệm vụ: Quản lý và sử dụng hiệu quả vốn tự có của doanh nghiệp và vốn huy động từ bên ngoài, tạo them nguồn vốn để tự trang trải về tài chính và tiền hàng các hoạt động kinh doanh có lãi đồng thời làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước. Xây dựng các chiến lược kinh doanh và tổ chức nghiên cứu cho ra đời những phiên bản mới, những phần mềm quản lý mới hoàn chỉnh hơn, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của thị trường nhằm chiếm lĩnh thị trường, góp phần nâng cao chất lượng quản lý trong các doanh nghiệp. Tuân thủ đầy đủ các chế độ chính sách về quản lý kinh doanh hiện hành của Nhà nước và thực hiện đúng cam kết các hợp đồng kinh tế. Thực hiện đúng đắn các chế độ về quản lý tài sản, quản lý tài chính, lao động và tiền lương, làm tốt công tác phân phối lao động, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa nghiệp vụ cho mỗi người lao động. Thực hiện tốt công tác bảo vệ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường và bảo vệ an ninh xã hội. 1.3. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật 1.3.1. Đặc điểm sản phẩm chủ yếu Trong nền kinh tế thị trường với những đòi hỏi khắt khe như hiện nay, doanh nghiệp luôn phải chịu rất nhiều áp lực để đạt được cá mục tiêu chiến lược đặt ra, nâng cao năng suất và lợi nhuận, quản lý chặt chẽ nguồn nhân lực và nguồn vốn. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải duy trì chi phí hoạt động ở mức độ hợp lý và điều hành linh hoạt mọi quy trình hoạt động để dễ dàng phát triển và thích ứng với những cải tổ trong tương lai. Vì những lý do như trên doanh nghiệp cần một giải pháp quản trị tổng thể để giúp doanh nghiệp tự động hóa hầu hết các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hóa đến phân tích hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính kế toán hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy mối quan hệ với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Yêu cầu về cấu hình hệ thống không quá phức tạp và quy trình hoạt động rõ rang. Một hoạt động bảo mật chặt chẽ, phân quyền và quản lý người sử dụng chi tiết tới từng thao tác chức năng đảm bảo độ tin cậy và an toàn cho dữ liệu. Đây chính là những tính năng chính mà doanh nghiệp có thể tìm thấy trong các sản phẩm của Fast. Hiện nay Fast cung cấp các sản phẩm và dịch vụ sau: Sản phẩm: - Fast Business - Fast Accounting - Fast HRM - Fast CRM Dịch vụ: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trọn gói. - Dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. - Dịch vụ phát triển phần mềm - Dịch vụ đào tạo - Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì 1.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Công ty có một bộ phận sản xuất sản phẩm phần mềm chính và 2 bộ phận sản xuất sản phẩm ứng dụng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Quy trình sản xuất sản phẩm ứng dụng như sau: Xác định giá thành dự tính Xây dựng giá Nhân sự thực hiện Xác định khối lượng công việc Khảo sát chi tiết yêu cầu của khách hàng Thời gian thực hiện Xác định bài toán Khảo sát chi tiết khách hàng Phương án thiết kế sơ bộ Hỗ trợ sử dụng ban đầu Cài đặt Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin Bảo trì Bảo hành chương trình Lập trình sửa chữa Đào tạo Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất sản phẩm ứng dụng 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cổ phần phần mềm QLDN Fast. 1.3.1. Fast và các đối tác Xã hội, cộng đồng Cơ quan chức năng nhà nước Nhà cung cấp Nhân viên Cổ đông Khách hàng FAST 1.3.2. Sơ đồ tổ chức công ty. Các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty gồm có: Ban giám đốc Phòng tổng hợp (thư ký và trợ lý cho ban giám đốc) Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm (FRD) Các đơn vị kinh doanh: Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng (FHN, FSG, FĐN). Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty như sau: Giám đốc công ty Ban giám đốc Giám đốc kỹ thuật Giám đốc điều hành Văn phòng Hà Nội (FHN) Văn phòng Đà Nẵng (FĐN) Văn phòng Sài Gòn (FSG) TT NC & PT SP (FRD) Phòng tổng hợp (FHO) Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Ban giám đốc Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có: Cùng HĐQT xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra Phát triển kinh doanh Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh. Tổ chức và nhân sự Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có: Giám đốc công ty Giám đốc điều hành Giám đốc kỹ thuật Các Giám đốc các chi nhánh. Phòng tổng hợp FHO Chức năng nhiệm vụ Phòng tổng hợp thực hiện chức năng trợ lý cho giám đốc về các vấn đề sau: Tài chính kế toán Hệ thống thông tin nội bộ Tổ chức, nhân sự Marketing, làm việc với các đối tác, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. Tổ chức và nhân sự Nhân sự của phòng tổng hợp gồm có: Trợ lý giám đốc về tài chính kế toán Trợ lý giám đốc về hệ thống thông tin Trợ lý giám đốc về tổ chức và nhân sự Trợ lý giám đốc về marketing và phát triển kinh doanh. Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm FRD Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của TT FRD gồm có: Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới Đào tạo công nghệ và sản phẩm mới cho các bộ phận kinh doanh Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong trường hợp đặc biệt sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Tổ chức và nhân sự Sơ đồ tổ chức thường mềm dẻo, thay đổi tùy từng thời điểm cho phù hợp với tình hình thực tế. FRD có 2 phòng chức năng chính: Phòng kỹ thuật Phòng nghiệp vụ. Phòng kỹ thuật gồm có các nhóm phụ trách các dòng sản phẩm: Sản phẩm FA Sản phẩm FB Sản phẩm FH Sản phẩm FW… Phòng nghiệp vụ gồm có các nhóm phụ trách các phần hành nghiệp vụ: Nhóm nghiệp vụ tài chính kế toán (TCKT) Nhóm nghiệp vụ quản lý chuỗi phân phối (CPP) Nhóm nghiệp vụ quản lý sản xuất (SX) Nhóm nghiệp vụ nhân sự tiền lương (NS-TL)… Tổ chức nhân sự gồm có: Giám đốc kỹ thuật Trưởng, phó phòng nghiệp vụ Trưởng, phó phòng kỹ thuật Các trưởng nhóm phụ trách các dòng sản phẩm hoặc các phần hành nghiệp vụ. Mô hình tổ chức các chi nhánh Giám đốc chi nhánh: Chức trách nhiệm vụ của Giám đốc chi nhánh như sau: Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch đặt ra. Thực hiện các chức trách nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm về các vấn đề nhân sự, tài chính và pháp lý… liên quan đến chi nhánh phụ trách. Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. Phòng Kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm có: Tìm kiếm khách hàng Giới thiệu sản phẩm, tư vấn giải pháp cho khách hàng và thỏa thuận ký kết hợp đồng (bán hàng) Tổ chức các công việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị. Phòng tư vấn ứng dụng: Phòng tư vấn ứng dụng HTTT có các chức năng nhiệm vụ sau: Thực hiện các hợp đồng + Khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký hợp đồng. + Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. + Phối hợp với phòng lập trình ứng dụng để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. + Cài đặt và đào tạo. + Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ phòng bán hàng trong demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi có yêu cầu + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. Hỗ trợ phòng hỗ trợ và bảo hành theo sự phân công khi có yêu cầu. Phòng hỗ trợ và bảo hành: Phòng hỗ trợ và bảo hành có các chức năng nhiệm vụ sau: Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng chương trình. Bảo hành sản phẩm. Phòng Kế toán: Phòng kế toán có các chức năng nhiệm vụ sau: Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ… Thu tiền hợp đồng. Phòng hành chính nhân sự: Phòng hành chính nhân sự có các chức năng nhiệm sau: Hành chính: Quản lý, soạn thảo công văn, văn bản. Văn phòng; Lễ tân; Tổng đài Lái xe, tạp vụ Mua sắm và theo dõi bảo hành, sữa chữa TSCĐ và CCLĐ; Quản lý và bảo quản các TSCĐ và CCLĐ dùng chung toàn chi nhánh. Kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ, hệ thống báo cáo của toàn Văn phòng. Tổng hợp số liệu báo cáo cho Giám đốc. Nhắc nhở theo dõi việc thực hiện các công việc do GĐ giao cho các phòng ban, cá nhân. Nhân sự: Hoạch định nhân sự Tuyển dụng Đào tạo và phát triển nhân cá nhân Lương, thưởng Quan hệ nhân viên, quan hệ với các cổ đông, quan hệ với các cơ quan nhà nước Văn thể, công đoàn, phong trào. Hợp đồng lao động, BHXH và BHYT Quản lý chất lượng: Triển khai các mục tiêu chất lượng cho toàn văn phòng Quản trị hệ thống thông tin nội bộ về phần cứng và phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng văn phòng. 1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần phần mềm QLDN trong một số năm gần đây. Bảng 1- Tình hình ký kết doanh thu của Công ty Cổ phần phần mềm QLDN Fast TT CHỈ TIÊU ĐƠN VỊ TÍNH NĂM 2005 NĂM 2006 NĂM 2007 KH TH KH TH KH TH I Doanh thu ký kết Triệu 13945 13610,1 16750 18007,7 22340 22224,1 1 Fast Business Triệu 4380 4388,8 5420 5617,7 7100 7749,1 2 Fast Acounting Triệu 8825 8321,3 10280 11250 13700 13500 3 Fast Book Triệu 0 0 400 225 4 Bảo trì Triệu 740 900 1050 1140 1140 1200 II Số lượng hợp đồng 838 862 957 990 1092 1088 1 Fast Business Hợp đồng 18 20 22 24 32 36 2 Fast Acounting Hợp đồng 540 542 585 586 600 607 3 Fast Book Hợp đồng 0 0 0 0 80 45 4 Bảo trì Hợp đồng 280 300 350 380 380 400 (Nguồn tài liệu: Phòng kinh doanh - Công ty cổ phần phần mềm QLDN Fast) Qua bảng số liệu trên ta thấy, tình hình lập kế hoạch doanh thu ký kết trong những năm qua tại Công ty Cổ phần phần mềm QLDN Fast có sự chệnh lệch lớn so với thực hiện ở ký kết hợp đồng bảo trì và sản phẩm Fast book, còn đối với sản phẩm Fast Business và Sản phẩm Fast Acounting là tương đối sát với kế hoạch. Các chỉ tiêu về doanh thu ký kết và số lượng hợp đồng ký kết hầu như là vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Tuy nhiên vẫn còn có một số sản phẩm có chỉ tiêu lại không đạt mức kế hoạch đề ra đặc biệt là năm 2006. Sản phẩm Fast Acounting, mặc dù số lượng hợp đồng thì hoàn thành kế hoạch đề ra nhưng giá trị ký kết thì không hoàn thành do những nguyên nhân đã nêu ở phần trên. Ngoài ra sản phẩm Fast Book không hoàn thành kế hoạch cả về mặt doanh thu và số lượng hợp đồng, do sản phẩm này mới được tung ra thị trường và còn gặp một số khó khăn trong việc đánh giá thị trường. Bảng 2: Tình hình doanh thu qua các năm ĐVT: tỷ đồng Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Doanh thu 6,5 7,6 10,4 14,30 22,27 Tăng trưởng so với năm trước 17% 36,84% 37,5% 55,73% Tăng trưởng so năm 2003 17% 62% 120% 242,6% Nguồn: Phòng tài chính kế toán Từ trên ta thấy, công ty làm ăn ngày càng phát đạt, thể hiện qua việc doanh thu của công ty ngày càng tăng cao qua các năm. Đặc biệt từ năm 2004 đến 2005 doanh thu đã tăng 36,84% tương đương tăng từ 7,6 tỷ lên đến 10,4 tỷ. Từ năm 2006 đến 2008 con số này đã tăng lên đến 22,27 tỷ tăng 55,73 % so với năm 2006. Đây là kết quả thể hiện nỗ lực không mệt mỏi của cán bộ công nhân viên toàn công ty. Phần 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 2.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty cổ phần phần mềm QLDN thực hiện việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tại các chi nhánh tập hợp, ghi chép nhưng không hạch toán riêng. Cuối tháng các số liệu này được gửi về tổng công ty tại chi nhành Hà Nội để hạch toán tổng hợp, xác định kinh doanh của toàn công ty và phân phối lợi nhuận theo kết quả kinh doanh từng đơn vị đạt được. 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán. Là một công ty kinh doanh phần mềm, sản phẩm hàng hóa không đa dạng như những hàng hóa thông thường, hơn nữa mọi công việc đều được thực hiện bằng các phần mềm nên bộ máy kế toán hết sức tinh gọn. Tại chi nhánh ở Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh chỉ gồm 1 đến 2 nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan. Tổng công ty chi nhánh ở Hà Nội, bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán quỹ Kế toán công nợ Kế toán trưởng: Tổ chức hạch toán kế toán vừa là trợ lý vừa là cố vấn cho giám đốc trong công tác kế toán, tài chính và thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nước. Chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoat động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Kịp thời lập báo cáo nhanh cho giám đốc công ty khi cần thiết. Kế toán trưởng kiêm: - Kế toán TSCĐ, kế toán công cụ, dụng cụ: Quản lý tình hình tăng giảm toàn bộ tài sản cố định, công cụ, dụng cụ của công ty theo quy định của Nhà nước. - Kế toán tiền lương, BHXH: Theo dõi và phản ánh số lương, chất lượng, tình hình tăng, giảm lao động, tình hình sử dụng, thôi giảm lao động, tính toán lương chi thưởng cùng các khoản thu nhập khác và thanh toán BHXH, BHYT với người lao động và cấp trên. - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: Là tập hợp các chi phí có liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng theo yêu cầu khách hàng đặt ra. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt, séc, chuyển khoản giao dịch với ngân hàng, tập hợp, kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thanh toán các chứng từ phát sinh, mở sổ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị. Thủ quỹ: Thanh toán các chứng từ thu chi khi đã được giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt, ngoài ra còn quản lý kỹ quỹ của công ty. Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ và rất cụ thể, các nhân viên trong bộ phận kế toán được phân công công việc một cách rõ rang rành mạch. Nhờ vậy, công việc kế toán trở nên đơn giản và thuận tiện hơn, đồng thời công việc kinh doanh của công ty cũng được quản lý chặt chẽ hơn. 2.2. Chính sách kế toán tại công ty Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty áp dụng theo: - Quyết định văn bản hướng dẫn chế độ tài chính áp dụng từ 4/2006 quyết định 15/2006/ QĐ - BTC - Thông tư hướng dẫn của bộ tài chính theo quy định số 144/2001/QĐ – BTC ngày 21/12/2001 của BCTC Đơn vị tiền tee sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Việt Nam Đồng ( VNĐ) Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Không có Phương pháp tính giá gốc của hàng tồn kho hoặc xuất bán: Không có Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : Khấu hao theo phương pháp đường thẳng Công ty Fast được Nhà nước áp dụng cho mức thuế suất VAT = 0% đối với các sản phẩm mà công ty sản xuất ra( tức là công ty vẫn kê khai VAT phải nộp thông qua tk33311 nhưng áp dụng mức thuế suất 0%). Vì thế, công ty có kê khai thuế đầu vào của hàng hóa dịch vụ mua vào song số thuế này không được khấu trừ. Toàn bộ số thuế này được công ty hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý thuế, phí, lệ phí. Tuy nhiên, công ty vẫn phải nộp quyết toán thuế GTGT cho cơ quan thuế định kỳ. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý, công ty đang thực hiện, tổ chức và vận dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung”. Đây là hình thức kế toán thông dụng trong các chương trình kế toán máy, nó đảm bảo sự gọn nhẹ chính xác và dễ dàng đối chiếu số liệu. Sau đây là quy trình hạch toán theo hình thức “ Nhật ký chung” Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung” Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Một số sổ sách mà công ty áp dụng Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, các sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng bao gồm Sổ tổng hợp: Nhật ký chung Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Nhật ký bán hàng Các sổ cái tài khoản 111, 112, 131, 642, 511…. Các sổ chi tiết: Sổ chi tiết nghiệp vụ thanh toán Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết công cụ, dụng cụ Sổ chi tiết chi phí QLDN Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh…… 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty. 2.3.1. Phần hành kế toán tài sản cố định. Đặc điểm của tài sản cố định Tài sản cố định sử dụng trong một doanh nghiệp có những đặc điểm sau: Tài sản cố định là một trong ba yếu tố không thể thiếu của nền kinh tế của một quốc gia nói chung và trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp nói riêng. Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh. Giá trị của tài sản cố định được chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh thông qua việc doanh nghiệp trích khấu hao. Hàng quý, doanh nghiệp phải tích luỹ phần vốn này để hình thành Nguồn vốn Khấu hao cơ bản. TSCĐ hữu hình giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến khi bị hư hỏng còn TSCĐ vô hình không có hình dạng vật chất nhưng lại có chứng minh sự hiện diện của mình qua Giấy chứng nhận, Giao kèo, và các chứng từ có liên quan khác. Dưới đây là một số các biên bản về tài sản cố định của công ty. Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản giao nhận tài sản cố định và sửa chữa hoàn thành Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Biên bản kiểm kê tài sản cố định Bảng tính và phân bổ khấu hao Tổ chức sổ kế toán tài sản cố định của công ty. - Sổ chi tiết: Gồm có Sổ tài sản cố định theo dõi đặc trưng kinh tế kỹ thuật Số tài sản cố định theo dõi bộ phận sản xuất - Sổ tổng hợp: Với hình thức nhật ký chung mà công ty áp dụng được ghi vào 2 sổ Nhật ký chung: Liên quan đến các nghiệp vụ về tài sản cố định Sổ cái: Tk211, 212, 213, 214 Quy trình hạch toán tài sản cố định của công ty theo hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán tài sản cố định Chứng từ tài sản cố định Sổ nhật ký đặc biệt của tài sản cố định Sổ nhật ký chung ( TK211,213) Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định Sổ cái tài khoản 211,213,214 Bảng tổng hợp chi tiết tài sản cố định Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo về tài sản cố định 2.3.2. Phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng Bán hàng là quá trình thực hiện quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hóa,dịch vụ. Quá trình bán hàng là quá trình hoạt động kinh tế bao gôm 2 mặt: Doanh nghiệp đem bán sản phẩm , hàng hoá cung cấp dịch vụ đồng thời đã thu được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua. Quá trình bán hàng thực chất là quá trình trao đổi quyền sở hữu giữa người bán và người mua trên thị trường hoạt động. Thị trường hoạt động là thị trường thoả mãn đông thời 3 điều kiện. a. Các sản phẩm được bán trên thị trường có tính tương đồng. b. Người mua và người bán có thể tìm thấy nhau bất kỳ lúc nào. c. Gía cả được công khai. Khi tiến hành giao dịch giữa doanh nghiệp với bên ngoài hoạc bên sử dụng tài sản doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý đó là giá trị tài sản có thể trao đổi hoạc giá trị một khoản nợ được thanh toán một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá trên thị trường hoạt động. Công tác bán hàng có ý nghĩa hết sức to lớn, nó là giai đoạn tái sản xuất . Doanh nghiệp khi thực hiện tốt công tác bán hàng sẽ tạo điều kiện thu hồi vốn, bù đắp chi phí, thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước thông qua việc nộp thuế, đầu tư phát triển tiếp, nâng cao đời sống của ngừơi lao động. Sổ sách sử dụng trong nghiệp vụ bán hàn ở doanh nghiệp được xây dựng theo mẫu thống nhất dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ kinh tế hợp lệ, hợp pháp theo đúng phương pháp ghi chép kế toán. Chứng từ chủ yếu sử dụng trong kế toán bán hàng của công ty là: Giấy báo có của ngân hàng. Hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng Hợp đồng kinh tế kèm theo các cam kết Giấy tờ chứng từ liên quan tới thuế, phí, lệ phí, thanh toán và vận chuyển. Phiếu thu, phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Biên lai thu tiền Hóa đơn mua bán, hợp đồng cung cấp Kế toán bán hàng của công ty sử dụng các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung: Sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, nhật ký tiền gửi ngân hàng… Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán, sổ theo dõi thuế GTGT…. Sổ cái: TK 511, 632, 641, 911…. Sổ chi tiết: TK 511, 632, 641, 911… Quy trình hạch toán kế toán bán hàng theo hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán kế toán bán hàng CHỨNG TỪ GỐC Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu… Sổ kế toán chi tiết -Sổ chi tiết thanh toán - Sổ chi tiết bán hành - Sổ chi tiết hầng hóa NHẬT KÝ CHUNG Nhật ký bán hàng, nhật kýthu tiền SỔ CÁI TK 156, 155, 511, 632, 131, 111, 112 …. Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Phần 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST. 3.1. Những ưu điểm. 3.1.1. Về bộ máy Kế toán của công ty. Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc không nhiều, bộ máy kế toán của công ty quản lý theo hình thức phân tán tập chung. Các nghiệp vụ kế toán xuất hiện ở công ty chủ yếu là nghiệp vụ thanh toán công nợ với khách hàng và các nghiệp vụ liên quan đến tiền, nên bộ máy kế toán đã bố trí 2 kế toán viên đảm nhiệm 2 phần hành này, việc sử dụng hình thức này đảm bảo chức năng cung cấp thông tin chính xác kịp thời đầy đủ và linh hoạt. 3.1.2. Hệ thống chứng từ và công tác kế toán. Hiện nay công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn đề đảm bảo cho việc quản lý tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp. Chứng từ và việc luân chuyển chứng từ: Được thực hiện tương đối tốt và đúng chế độ hiện hành. Mặt khác, đội ngũ kế toán của công ty đã thực hiên tương đối tốt việc tập hợp, kiểm tra, ghi chép và luân chuyển chứng từ. Công tác bảo quản đã thực hiện đúng quy định, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp 3.1.3. Hình thức sổ kế toán. Doanh nghiệp sử dụng kế toán máy nên việc vào sổ được mày tự động thực hiện, các kế toán chỉ cập nhật các chứng từ vào một loại sổ nhất định theo nguyên tắc cập nhật chứng từ của kế toán mày và máy sẽ tự động kết chuyển số liệu đến phân hệ kế toán cần ._.