Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST (KT)

tổ chức công tác kế toán phù hợp, khoa học và đem lại hiệu quả là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phản ánh đầy đủ kịp thời các thông tin, từ đó tham mưu cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và có những quyết định đúng đắn, kịp thời. Xuất phát từ những lý do trên và qua thời gian tìm hiểu tại tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập, sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các anh, chị trong phòng Tài chính Kế toán cũng như toàn công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công em đã đi sâu tìm hiểu thực tế tại công ty, và thực hiện báo cáo này. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của báo cáo được chia thành ba phần chính: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Do thời gian tìm hiểu có hạn, công tác tổ chức kế toán của công ty phức tạp nên bài báo cáo không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các anh, chị trong phòng Tài chính - Kế toán của công ty để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Công ty Nhựa Y tế được thành lập theo quyết định số 3424/1998/BYT- QĐ ngày 05/12/1998 của Bộ Y tế, là thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Thiết bị y tế Việt Nam thuộc Bộ Y tế. Ngày 10 tháng 11 năm 2006 công ty chính thức đấu giá phát hành cổ phiếu và chuyển sang công ty cổ phần. Hình thức cổ phần hóa là bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 điều 3 nghị định số 187/2004/NĐ- CP ngày 16/11/2004 của chính phủ về việc chuyển công ty Nhà nước thành công ty cổ phần với tên gọi chính thức là Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST viết tắt là MEDIPLAST. Hiện nay để phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như để thuận lợi cho việc kinh doanh trên thị trường quốc tế công ty sử dụng tên giao dịch quốc tế là MEDIPLAST MEDICAL PLASTIC JOIN STOCK COMPANY. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 89 phố Lương Định Của, phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội. Tính đến nay, công ty mới đi vào hoạt động được gần 10 năm với số lượng công nhân viên là 195 người. Trong đó có trên 23 cán bộ có trình độ đại học và trên đại học. Số còn lại là cán bộ trình độ trung cấp và cao đẳng, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, quy mô của công ty không ngừng được mở rộng. Tổng tài sản và vốn chủ sở hữu liên tục gia tăng trong các năm. Với phương châm không ngừng đổi mới thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng năm công ty cải tiến máy móc thiết bị, nhà xưởng với tổng diện tích toàn công ty hiện nay là 11.189m2 trong đó diện tích nhà xưởng: 4.050 m2. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bước khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Sản phẩm của công ty được sử dụng rộng rãi cả ở thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Các bệnh viện lớn như bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Nhi Thụy Điển, Bệnh viện Việt Đức,… là các khách hàng thường xuyên của công ty. Các sản phẩm này còn được xuất khẩu sang Nigiêria, Đài Loan, Lào, Ucraina, Công ty còn cung cấp sản phẩm cho các chương trình quốc gia về y tế như chương trình tiêm chủng mở rộng, chương trình phòng chống lao, các tổ chức phi chính phủ như HELM, DKT với số lượng lớn bơm tiêm, hộp đựng an toàn… Biểu 1: Sản lượng bơm kim tiêm quy đổi sản xuất và tiêu thụ hàng năm. Năm Đơn vị Sản xuất Tiêu thụ 2003 Triệu cái 84,52 79,20 2004 Triệu cái 100,47 96,13 2005 Triệu cái 88,542 75,61 2006 Triệu cái 102,65 98,33 2007 Triệu cái 100,45 97,22 Biểu 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần nhựa y tế MEDIPLAST. TT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 2006 2007 1 Vốn kinh doanh Tr.đồng 71.233 79.827 75.187 78.962 76.127 2 Số lao động(người) Người 237 226 206 192 195 3 Thu nhập bình quân Tr.đồng 1.041 1.320 1.570 1.675 2.120 4 Doanh thu Tr.đồng 33,402 50,232 37,996 55.427 41.985 5 Tổng chi phí Tr.đồng 33.223 49.692 43.665 54.291 44.419 6 Lợi nhuận trước thuế Tr.đồng 179 540 (5,669) 1.136 (2.434) 1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ PHÂN CẤP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH. 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Công ty đã tiến hành cổ phần hóa vào năm 2006 chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các dụng cụ y tế từ nhựa. Do đặc điểm của lĩnh vực sản xuất này sản xuất qua nhiều giai đoạn theo một quy trình liên tục, hàng loạt, kết cấu phức tạp, địa bàn hoạt động rộng, quá trình sản xuất một sản phẩm nhiều công đoạn và phân xưởng…nên công ty đã bố trí phương thức tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến. Việc quản lý và điều hành công ty được thực hiện dựa trên 4 nguyên tắc sau: Thứ nhất, nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ, và tôn trọng pháp luật. Thứ hai, cơ quan quyết định cao nhất là Đại hội đồng cổ đông. Thứ ba, Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị để quản trị công ty giữa hai kỳ đại hội, bầu ra Ban kiểm soát để kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty Thứ tư, quản lý điều hành hoạt động của công ty là Tổng giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Dựa trên những nguyên tắc đó chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi bộ phận, phòng ban được phân chia cụ thể như sau: Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Trong đó Hội đồng quản trị là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông, hoạt động tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ của công ty. Đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị điều hành công ty là Tổng giám đốc. Và Ban kiểm soát là cơ quan giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và báo cáo lại tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Số lượng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của ban kiểm soát được quy định tại Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Hội đồng quản trị bầu ra Tổng giám đốc, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp việc trực tiếp cho Tổng giám đốc bao gồm bốn người với chức danh phó Tổng giám đốc và điều phối viên, cụ thể: Phó tổng giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về chỉ đạo và tiến hành các phương án kinh doanh, điều hành sản xuất ở các phân xưởng, trực tiếp điều hành và quản lý phòng kinh doanh. Phó tổng giám đốc tài chính: là người trực tiếp theo dõi, quản lý tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và Hội đồng quản trị, trực tiếp quản lý phòng tài chính kế toán của công ty. Phó tổng giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kỹ thuật, mẫu mã, quy cách, định mức và chất lượng của sản phẩm tại các phân xưởng, trực tiếp quản lý phòng kỹ thuật. Điều phối viên chất lượng: là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kiểm soát quy trình sản xuất từ đầu vào NVL đến sản xuất và đầu ra của sản phẩm toàn công ty. Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ đảm bảo vốn hoạt động cho sản xuất kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về tài chính, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch thanh toán và phân phối lợi nhuận , tổ chức hạch toán kế toán. Lập báo cáo, phân tích tình hình tài chính, báo cáo thuế và tư vấn cho nhà quản trị đua ra các quyết định đúng đắn. Phòng kỹ thuật: có chức năng kiểm tra theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xác định tiêu chuẩn định mức tiêu dùng NVL, nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm và phát triển sản phẩm mới. Phòng tổ chức hành chính: giải quyết các vấn đề mang tính hành chính thủ tục, bố trí, sắp xếp và theo dõi nhân lực… Phòng kinh doanh: có chức năng lập kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh( ngắn hạn và dài hạn), cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất và chỉ đạo kế hoạch cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thu mua vật tư thiết bị, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, lập phương án phát triển công ty. Phân xưởng ép nhựa – cơ điện: tiến hành sản xuất theo kế hoạch của phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, chịu sự quản lý của giám đốc phân xưởng. Phân xưởng thành phẩm: hoàn thiện các bán thành phẩm của phân xưởng ép nhựa chuyển sang, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc phân xưởng. Như vậy công ty đã xây dựng phương thức tổ chức bộ máy quản lý tương đối hợp lý, quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích của các bộ phận, phòng ban được xác định rõ ràng, cụ thể và được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Phòng TC - HC Phòng tài chính Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phân xưởng ép nhựa- cơ điện Phân xưởng thành phẩm Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Điều phối viên CL Trong đó: Quản lý điều hành chung Quản lý chất lượng 1.2.2 Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính. Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong công tác quản lý công ty, bao gồm lên kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, đảm bảo thực hiện các dự án sản xuất và kinh doanh, theo dõi và đánh giá, điều chỉnh kịp thời kế hoạch tài chính, quản lý công nợ của khách hàng, của các đối tác để từ đó thực hiện báo cáo cho các cấp lãnh đạo…. Tất cả những công việc như vậy rất cần cho nhà quản lý trong việc hoạch định nguồn lực tài chính. Do vậy các công ty nói chung và công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST nói riêng đều phải thực hiện rõ ràng, minh bạch việc phân cấp quản lý tài chính. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Y Tế. Công ty Cổ Phần Nhựa Y tế là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ đang trên đà tăng trưởng phát triển với hình thức tổ chức công ty có nhiều phòng ban, phân xưởng bao gồm 7 phòng ban( P. Chủ tịch HĐQT, p. TGĐ, p.Kiểm soát chất lượng, p. TC – HC, p. Tài chính, p. Kỹ thuật, p. Kinh doanh) cùng 2 phân xưởng ( PX ép nhựa cơ điện, PX thành phẩm) có chức năng chính là sản xuất. Mỗi phòng ban, phân xưởng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên việc thu chi ở mỗi phòng ban cũng khác nhau. Đây chính là đặc điểm phân cấp quản lý của công ty. Người đại diện điều hành mọi hoạt động của công ty là Tổng giám đốc công ty. Kế toán trưởng phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty, có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và Pháp luật về công tác tài chính kế toán. Phòng tài chính có trách nhiệm quản lý trực tiếp thu chi giữa nội bộ công ty như thanh toán tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho công nhân viên; thanh toán giao dịch với khách hàng như mua bán sản phẩm, hàng hóa… Hàng tháng, hàng quý các phòng ban còn lại và hai phân xưởng thu chi theo kế hoạch của công ty. Tuy nhiên các trưởng phòng và quản đốc phân xưởng được tự chủ trong một hạn mức chi nhất định. Việc phân cấp quản lý tài chính rõ ràng giúp công ty quản lý về tài chính một cách cụ thể và có hiệu quả hơn. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà quản lý có những quyết định kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. 1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM THỊ TRƯỜNG TIÊU THỤ. 1.3.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh. Với mô hình hoạt động là công ty cổ phần, mục tiêu hoạt động của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinh doanh về sản xuất các dụng cụ phục vụ cho y tế ... nhằm thu lợi nhuận tối đa cho công ty, cổ đông và cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập, đời sống người lao động, làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước và phát triển công ty lớn mạnh. Cụ thể công ty tiến hành kinh doanh các ngành nghề sau: - Các loại bơm, kim tiêm bằng nhựa, tiệt trùng dùng một lần loại thông thường. - Các loại bơm tiêm tiên tiến, đặc biệt tự khóa K1( có chức năng chống tái sử dụng bơm tiêm đã dùng rồi để hạn chế lây nhiễm chéo qua các bệnh lây truyền như nhiễm khuẩn, viêm gan B, vi rút HIV/AIDS…qua đường tiêm truyền. - Các loại dây truyền dịch, dây truyền cánh bướm, ống xông và các loại dụng cụ y tế bằng nhựa dùng một lần khác. - Các sản phẩm bằng nhựa dùng trong y tế và công nghiệp thực phẩm. - Các dụng cụ thu gom rác thải y tế( hộp an toàn, hộp hủy kim, túi đựng rác). - Kinh doanh bất động sản: cho thuê văn phòng, cửa hàng, kho, bãi đỗ xe. Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty. Bộ phận sản xuất sẽ quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất hàng ngày của công ty, tổ chức kế hoạch sản xuất hàng tháng của công ty. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh có sự phê duyệt của Tổng giám đốc. Kế hoạch này được chuyển cho phòng kỹ thuật để tiến hành lên kế hoạch cung ứng nguồn lực cho sản xuất: xác định số lượng NVL, công cụ dụng cụ cần mua. Tiến hành nhập kho nguồn lực đầu vào và tiến hành xuất kho khi có lệnh sản xuất theo kế hoạch đã định như theo lô, lệnh phục vụ cho sản xuất ở các phân xưởng. Cơ cấu tổ chức sản xuất ở công ty gồm hai phân xưởng: Phân xưởng ép nhựa – cơ điện. Phân xưởng thành phẩm. Ở giai đoạn sản xuất, triển khai quy trình sản xuất, phân về các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Các bán thành phẩm sẽ được tiến hành sản xuất ở phân xưởng ép nhựa – cơ điện rồi được chuyển sang cho phân xưởng thành phẩm hoàn thiện các phần còn lại. Cuối cùng các phân xưởng cùng điều phối viên chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm( loại bỏ phế phẩm) và tiến hành nhập kho. Bộ phận kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và đối chiếu thường xuyên với thủ kho để tránh gian lận và sai sót. Phòng kinh doanh sẽ tiến hành các chiến lược kinh doanh như tăng cường quảng cáo, marketing… nhằm tăng số lượng sản phẩm tiêu thụ, thu hút nhiều đơn đặt hàng của khách hàng. Khi có người mua, làm thủ tục xuất kho bán thành phẩm. Kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh của công ty. Như vậy quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức hợp lý, nghĩa vụ và trách nhiệm được phân chia rõ ràng, phù hợp. Quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu Phân xưởng thành phẩm KCS Phế phẩm Kho thành phẩm Phân xưởng ép nhựa Kho bán thành phẩm 1.3.2 Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại bơm tiêm, dây chuyền dịch và các loại sản phẩm nhựa y tế khác, do đó, nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là nhựa hạt, dùng để ép ra các sản phẩm, bên cạnh đó còn có các nguyên liệu như: gioăng, kim tiêm, mực in,… để hoàn thiện sản phẩm. Các ngành nghề kinh doanh của công ty tuy nhiều nhưng chủ yếu tập trung vào sản xuất kinh doanh các sản phẩm bơm tiêm với những đặc trưng riêng. Mỗi loại sản phẩm có nhiều chi tiết với nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau, do đó, nguyên vật liệu để sản xuất cũng rất đa dạng và phức tạp, nhiều chủng loại, và biến động thường xuyên, đòi hỏi phải có sự chú trọng trong lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Mỗi loại sản phẩm cần phải có chế độ bảo quản chặt chẽ nơi khô ráo, thoáng để tránh bị hoen rỉ hoặc biến dạng. Bên cạnh đó, nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm của công ty có gioăng, kim tiêm,… chủ yếu là phải nhập ngoại. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thỏa mãn cho nhu cầu sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục cho quản trị doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm. Do công ty chủ yếu sản xuất các sản phẩm bơm tiêm nên quy trình sản xuất của công ty bắt đầu từ khi công ty nhận đơn đặt hàng. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, theo quy định của pháp luật công ty và khách hàng sẽ thoả thuận hợp đồng kinh tế trong đó ghi rõ các thoả thuận về giá trị đơn đặt hàng, thời gian hoàn thành, phương tức tạm ứng, phương thức thanh toán, tỷ lệ bảo hành… Khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực bên kỹ thuật sẽ tiến hành lập lập kế hoạch sản xuất( lô, lệnh). Dựa trên kế hoạch sản xuất công ty lên kế hoạch cung ứng nguồn lực cho đơn đặt hàng, ví dụ: kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch cung ứng máy móc…sau đó tiến hành phân phối nguyên vật liệu cho các tổ, máy. Ở giai đoạn sản xuất, công ty thường giao trực tiếp cho phân xưởng ép nhựa – cơ điện để tiến hành ép nhựa tạo bán thành phẩm. Trong quá trình sản xuất bên kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra sản phẩm đầu, giữa và cuối của lô bán thành phẩm. Tiến hành ghi báo cáo và mẫu mã cho từng loại bán thành phẩm khi kết thúc giai đoạn ép nhựa và nhập kho bán thành phẩm. Các bán thành phẩm được xuất kho và chuyển cho phân xưởng thành phẩm. Bộ phận này tiếp tục hoàn thành các công việc còn lại như in vạch, gắn đầu gioăng, lắp ráp bán thành phẩm…tạo thành phẩm. Cuối cùng là tiến hành tiệt trùng sản phẩm đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Các sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra, giám sát của bên sản xuất cũng như điều phối viên chất lượng và tiến hành nhập kho Sau khi hoàn thiện công ty sẽ nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng toàn bộ đơn đặt hàng hoặc theo từng giai đoạn tùy thuộc theo thỏa thuận theo hợp đồng. Phòng kế toán chịu tách nhiệm tập hợp chi phí và xác định kết quả phần hợp đồng đã bàn giao. Công ty tiến hành thanh quyết toán với khách hàng. Với mô hình sản xuất kinh doanh hợp lý, công ty ngày càng ổn định về số lượng cũng như chất lượng các loại sản phẩm. Để nâng cao lợi nhuận, vị thế cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường thì hiện nay công ty đang tập trung khai thác các biện pháp kinh doanh để thu hút nhiều khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường tiêu thụ của công ty tương đối rộng, ở trong nước hiện nay công ty chuyên cung cấp các sản phẩm cho các bệnh viện lớn như Bạch Mai, Việt Đức…, các viện vệ sinh dịch tễ, các chương trình quốc gia như chương trình tiêm chủng mở rộng… Ngoài ra công ty còn có thị trường ở nước ngoài, thường xuyên xuất khẩu các sản phẩm của mình sang Ucraina, Thái Lan, Lào, Nhật Bản…tuy nhiên khả năng cạnh tranh không cao, chủ yếu kinh doanh trên các thị trường truyền thống. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.1 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tính chất của kế toán đã có sự thay đổi căn bản, không chỉ thuần túy là tổ chức ghi nhận, xử lý và tổng hợp các thông tin kinh tế - tài chính, không chỉ là công cụ kiểm kê, kiểm soát và đo lường hoạt động và hiệu quả kinh tế - tài chính, mà đã trở thành hoạt động dịch vụ tài chính, một lĩnh vực dịch vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ hoạt động quản lý. Xuất phát từ đặc điểm này thì công ty đã tiến hành tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, tâm huyết và trách nhiệm với nghề. Về năng lực chuyên môn, từng nhân viên kế toán đều có sự hiểu biết, có năng lực, trình độ tổ chức, điều hành công việc, có kỹ năng và sự nhạy cảm, sáng tạo trong xử lý nghiệp vụ, đặc biệt là năng lực xử lí các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một nền kinh tế năng động và hội nhập. Còn về phẩm chất và đạo đức nghề nghiệp thì đều trung thực, khách quan và bản lĩnh nghề nghiệp, thuộc lĩnh vực công tác. Công ty đã xây dựng được một đội ngũ kế toán được đào tạo có hệ thống và có kinh nghiệm trong hoạt động nghề nghiệp, dám vượt qua thử thách, khó khăn, dễ thích nghi với hoàn cảnh mới, đa số thực sự yêu nghề, tận tụy và say sưa nghề nghiệp, sẵn sàng tiếp cận và tiếp thu cái mới. Ham học hỏi, có chí tiến thủ, có ý thức tuân thủ, kỷ cương kỷ luật. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các thành viên sau: Ông Lê Toàn Hải, đảm nhận chức danh Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trưởng. Ông Lê Toàn Hải nguyên là sinh viên khóa 28 hệ chính quy chuyên ngành kế toán Học viện Tài chính, tốt nghiệp khóa đào tạo kế toán trưởng năm 1999. Bà Phùng Thu Thủy, phụ trách phần hành kế toán hàng tồn kho kiêm thủ quỹ. Bà Phùng Thu Thủy nguyên là sinh viên trường Đại học kinh tế quốc dân hệ tại chức chuyên ngành kế toán. Ông Phạm Ngọc Quang, phụ trách kế toán thuế đồng thời theo dõi tình hình công nợ, thanh toán với khách hàng. Ông Phạm Ngọc Quang nguyên là sinh viên Học viện Tài chính hệ chính quy chuyên ngành kế toán. Bà Hoàng Linh Ngân, phụ trách chi phí giá thành và tiền mặt. Bà Hoàng Linh Ngân nguyên là sinh viên trường Cao đẳng Tài chính kế toán Hưng Yên, hiện đang theo học năm thứ ba chuyên ngành kế toán hệ tại chức trường Đại học Kinh tế quốc dân. Như vậy bộ máy kế toán của công ty được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành khá hợp lý và phù hợp với năng lực của từng người. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hóa của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được tổ chức theo phương thức tổ chức trực tuyến. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phán ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin, từ đó tham mưu cho cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán kịp thời chính xác, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức tập trung. Do vậy bộ máy kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán bao gồm các thành viên: Kế toán trưởng là cấp quản lý cao nhất của phòng kế toán, phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên trong phòng kế toán đồng thời thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và theo quy định của Pháp luật. Giúp việc trực tiếp cho kế toán trưởng gồm có các nhân viên trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các kế toán phần hành bao gồm: kế toán hàng tồn kho; kế toán thanh toán và thuế; kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ; thủ quỹ. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân được xác định như sau: Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên đồng thời đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và quy định của pháp luật. Kế toán hàng tồn kho: một nhân viên, theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị. Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho của công ty. Kết chuyển phân bổ cuối tháng. Kế toán thanh toán và thuế : một nhân viên. Kế toán thanh toán và nguồn vốn đảm nhận việc theo dõi, tính toán, đối chiếu thực hiện các khoản công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn theo dõi nguồn vốn trong công ty. Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ: một nhân viên, bộ phận này phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Thủ quỹ: một nhân viên, theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán tiền mặt tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty. Như vậy chức năng nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận hạch toán. Bộ máy của kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán thanh toán và thuế Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Thủ quỹ 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN. 2.2.1 Khái quát chung. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một đơn vị khá non trẻ trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế nhưng với bề dày kinh nghiệm và đội ngũ quản lý đang dần được trẻ hóa để thích ứng với nền kinh tế thị trường sau khi chuyển sang cổ phần hóa thì hiện nay công ty đã và đang cung cấp rất nhiều các chủng loại sản phẩm phục vụ cho y tế khác nhau trên khắp mọi miền đất nước đồng thời công ty cũng có nhiều lĩnh vực kinh doanh khác như: kinh doanh bất động sản, cho thuê nhà ở…tuy nhiên hoạt động chính của công ty là sản xuất các sản phẩm bơm tiêm. Do đặc thù của lĩnh vực sản xuất nên công ty đã vận dụng công tác kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán công ty nhận chứng từ tiến hành phân loại chứng từ, hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế theo chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Hiện nay, công ty đang áp dụng phần mềm kế toán KTSYS của công ty INFOBUS, phần mềm này được đưa vào sử dụng từ năm 2000. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ bằng máy như sau: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán: sổ tổng hợp và sổ chi tiết Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và Sổ nhật ký chung, tổng hợp và ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của đơn vị. Đồng thời công ty cũng áp dụng các chính sách kế toán khác phục vụ cho công tác kế toán bao gồm: - Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: theo tháng . - Chế độ kế toán: Áp dụng theo quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. - Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá vốn xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: thực hiện việc tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Hình thức trả lương: Đối với lao động trực tiếp sản xuất: áp dụng trả lương theo sản phẩm. Đối với lao động gián tiếp: trả lương theo doanh thu. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Hiện nay công ty áp dụng những quy định về chứng từ tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Theo quyết định này công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài Chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty. Cụ thể những chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm: Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Biên bản thanh lý ( nghiệm thu ) hợp đồng, Bảng phân bổ tiền lương và trích lập các quỹ. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, Sổ tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định. Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, Bảng phân bổ nguyên liệu. vật liệu, công cụ, dụng cụ… Chứng từ bán hàng: hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao và quyết toán hợp đồng, Hoá đơn GTGT… Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê quỹ… Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng. Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… 2.2.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng tài khoản kế toán. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty và dựa trên Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày 20/03/2006 Công ty đã lựa chọn và đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản công ty không sử dụng đến như: tài khoản 129, 229 “Dự Phòng giảm giá đầu tư tài chính”; tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”; tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”. Công ty hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp KKTX nên không sử dụng TK 611 Bên cạnh đó, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp._.