Công tác tuyển dụng nhân lực tai Công ty Công ty cơ khí Tân Minh

Cách thức xác định nhu cầu lao động như sau: - Phịng Tổ chức thống kê và phân tích nguồn nhân lực hiện cĩ vào thời điểm cuối tháng 12 hàng năm (31/12) theo các tiêu chí sau : + Theo chức danh, nghề (BM06.01) + Theo độ tuổi (BM06.02) + Theo trình độ, bậc thợ (BM06.03) Các BM này mới chỉ đưa ra các tiêu chí chức danh, ngành nghề, độ tuổi, trình độ bậc thợ mà chưa đưa ra nhưng yêu cầu chung của cơng việc đĩ đối với người thực hiện cơng việc. Do đĩ, các BM cần được soạn thảo nội dung chi tiết hơn. - Trên cơ sở số liệu, trưởng phịng Tổ chức viết báo cáo đánh giá chất lượng nguồn nhân lực hiện cĩ và lập kế hoạch sử dụng lao động của Cơng ty hàng năm. - Xác định nhu cầu lao động : + Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, vào tháng 1 hàng năm, trưởng các đơn vị lập đề nghị bổ sung nhân lực (BM06.10) và đề nghị đào tạo (BM06.20) gửi phịng Tổ chức. + Phịng Tổ chức tổng hợp, căn cứ vào đánh giá chất lượng lao động, cân đối, lập biểu tổng hợp bổ sung nhân lực trong tồn Cơng ty (BM06.05) trình Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc duyệt. 2. Tổng hợp nhu cầu lao động Phịng Tổ chức cân đối, tổng hợp nhu cầu bổ sung lao động của các đơn vị theo biểu mẫu quy định (BM06.05) trình Giám đốc phê duyệt. Việc cân đối, tổng hợp nhu cầu bổ sung lao động do Trưởng phịng Tổ chức đảm nhận. Việc tổng hợp nhu cầu lao động của tồn Cơng ty do Trưởng phịng thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được phê duyêt và nhu cầu lao động của từng phịng ban, bộ phận. Để tổng hợp được nhu cầu lao động của tồn Cơng ty Trưởng phịng Tổ chức cần nhận được đầy đủ các văn bản đề nghị bổ sung lao động từ Trưởng các ban, bộ phận trong Cơng ty. Tuy nhiên, thời gian để nhận được đầy đủ các văn bản là khá lâu, mất một tuần kể từ ngày Cơng ty cĩ văn bản thơng báo tới các Trưởng đơn vị bộ phận tập hợp nhu cầu lao động của đơn vị mình. Sau khi tổng hợp xong nhu cầu lao động Trưởng phịng sẽ trình lên Giám đốc phê duyệt. 3. Duyệt nhu cầu Sau khi được duyệt, phịng Tổ chức thơng báo tuyển dụng lao động, tiếp nhận hồ sơ, xem xét hồ sơ, sơ tuyển, phỏng vấn và lập danh sách trích ngang hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng báo cáo Giám đốc. Thời gian trình duyệt nhu cầu là trong một ngày sẽ cĩ văn bản của Giám đốc gửi xuống phịng Tổ chức. Căn cứ vào số lượng lao động cần tuyển đã được phê duyệt, Giám đốc cũng phê duyệt chi phí tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng. Bảng 2.3. Bảng số lượng lao động được duyệt và chi phí cho việc tuyển dụng số lao động đĩ. Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Số lượng lao động được phê duyệt để tuyển (người) 41 68 80 57 Chi phí được duyệt (1000đ) 8.000 15.000 18.500 18.000 Chi phí trung bình/ 1 người (1000đ/người) 195 220 231 315 Nguồn (Phịng Tổ chức cán bộ) Ta thấy chi phí tuyển dụng trung bình một người tăng theo hàng năm. Điều này cĩ được lý giải là do lạm phát. Tuy nhiên chi phí cho việc tuyển dụng trung bình một người như vậy là khá cao làm giảm lượng tiền mặt lưu động trong Cơng ty. Vì vậy, Cơng ty nên cĩ những kế hoạch tuyển dụng hợp lý để giảm chi phí tuyển dụng xuống nhằm tiết kiệm cho Cơng ty. Chuẩn bị tuyển dụng Thiết kế tuyển dụng là kế hoạch chi tiết gồm các tiêu chuẩn, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, độ tuổi, giới tính… Đồng thời chuẩn bị tất cả các văn bản cần thiết cho thơng báo tuyển dụng, chuẩn bị các mẫu phỏng vấn, trắc nghiệm và tình huống thi tuyển. Đích thơng tin tuyển dụng là tất cả các thơng tin mà người tham gia tuyển dụng muốn biết. Những thơng tin này được ghi trên bảng thơng báo tuyển dụng. Trong thiết kế tuyển dụng của Cơng ty mới soạn thảo chi tiết các vấn đề như: các tiêu chuẩn về cơng việc, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, giới tính mà chưa cung cấp thơng tin cho người lao động về chính sách đãi ngộ của Cơng ty như thế nào? Cĩ tốt hơn các Cơng ty khác khơng? Mức lương mà họ nhận được là bao nhiêu khi vào làm việc trong Cơng ty, các chính sách bảo hiểm xã hội cĩ đầy đủ khơng? Ngồi ra, các mẫu phỏng vấn và các câu hỏi trắc nghiệm mà Cơng ty soạn thảo ra cịn quá ít, nội dung của các câu hỏi chưa sâu sắc, mới dừng lại ở dạng câu hỏi phổ biến mà các cơng ty khác hiện nay đang áp dụng như: sở thích, nghề nghiệp trước đây, lý do chọn cơng ty cho nên chưa thể đánh giá chính xác trình độ chuyên mơn của các ứng viên. Trong trường hợp Cơng ty muốn áp dụng hình thức thi tình huống thì số lượng tình huống mà Cơng ty soạn thảo ra là khơng đáp ứng đủ và nội dung của tình huống khơng đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là việc soan thảo các câu hỏi tình huống mới chỉ do phịng Tổ chức thực hiện nên tính thực tiễn của nĩ là chưa cao.Vì vậy Cơng ty cần nên kế hoạch chi tiết hơn cho vấn đề thiết kế tuyển dụng nhằm nâng cao tính hiệu quả của cơng tác tuyển dụng. Cơng tác tuyển dụng của Cơng ty được tiến hành vào tháng ba hàng năm sau khi Giám đốc đưa ra kế hoạch sản kinh doanh cho năm tới. Cơng tác tuyển dụng sẽ do Phịng Tổ chức đảm nhận. Trên cơ sơ tổng hợp các nhu cầu lao động đã được duyệt phịng Tổ chức sẽ kết hợp với các phịng ban xem xét các bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc để xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc tuyển dụng phù hợp với yêu cầu tuyển dụng từng thời điểm cụ thể. Dựa vào tiêu chuẩn thực hiện cơng việc phong Tổ chức sẽ soạn thảo ra bảng thơng báo tuyển dụng. Theo điều 4 quy chế tuyển dụng, sử dụng và quản lý lao động của Cơng ty Cơ khí Hà Nội quy đinh tiêu chuẩn lao động vào làm việc tại Cơng ty như sau: * Tiêu chuẩn chung: + Cĩ sức khỏe tốt + Tuổi từ 18 trở lên + Cĩ tư cách đạo đức tốt, lý lịch rõ ràng, chấp hành đầy đủ các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. + Trình độ học vấn: đã tốt nghiệp THPT trở lên + Khơng trong thời gian truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, giam giữ, quản chế, đang bị áp dụng các biện pháp giáo dục tại địa phương. * Tiêu chuẩn ưu tiên + Cĩ bằng đào tạo tốt nghiệp chuyên mơn theo ngành nghề mà Cơng ty cần tuyển dụng. Những người tốt nghiệp khá giỏi, xuất sắc hoặc cĩ trình độ cao hơn như thạc sĩ, tiến sĩ. + Cĩ văn bằng chứng chỉ khác + Là đối tượng chính sách theo quy đinh của bộ lao động thương binh và xã hội + Những người đã hồn thành nghĩa vụ quân sự + Là con em của cán bộ CNV trong Cơng ty Trong bước này, Hội đồng tuyển dụng cũng được thành lập. Cơ cấu của Hội đồng tuyển dụng gồm: + Chủ tịch Hội đồng là người được ủy quyền + Phĩ chủ tịch Hội đồng tuyển dụng là Phĩ giám đốc Cơng ty phụ trách cơng tác nội chính tổng hợp + Ủy viên thường trực là trưởng phịng Tổ chức + Các ủy viên là trưởng các phịng, bộ phận cĩ nhu cầu tuyển dụng lao động + Giúp việc cho thư kí Hội đồng tuyển dụng cĩ thư kí Hội đồng là các chuyên viên tổ chức cán bộ thuộc phịng Tổ chức do trưởng phịng Tổ chức đề nghị. Qua bước này Cơng ty đã cĩ một kế hoạch tuyển dụng chi tiết về các thơng tin cơng việc, thời gian, địa điểm tuyển dụng, yêu cầu đối với người tham gia tuyển dụng. 6. Thơng báo tuyển dụng Sau khi kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị kỹ càng phịng Tổ chức sẽ đưa ra thơng báo tuyển dụng trên các phương tiện thơng tin đại chúng như: báo Hà Nội mới, mua và bán, trên tivi. Trong những năm gần đây, Cơng ty mới mở rộng hình thức thơng báo tuyển dụng trên báo Hà Nội mới và báo mua và bán.Tuy nhiên hiệu quả của việc thơng báo tuyển dụng trên các báo này là khơng cao thể hiện qua bảng kết quả điều tra sau: Bảng 2.4. Bảng kết quả điều tra hiệu quả thơng báo tuyển dụng Nguồn tuyển dụng Các trường ĐH,CĐ,TC Lao động đang tìm việc làm Lao động từ các xí nghiệp khác Lao động phổ địa phương Nguồn thơng tin tiếp cận Tổng 73 35 28 55 Tivi 31 18 14 50 Báo mua và bán 15 12 7 1 Báo Hà Nội mới 8 3 3 1 Nguồn khác 19 2 4 3 ( Kết quả tự điều tra) Nhìn vào bảng kết quả điều tra ta thấy người lao động được tiếp cận thơng tin tuyển dụng từ tivi chiếm đa số, tiếp theo là nguồn tiếp cận thơng tin tuyển dụng từ báo mua và bán. Báo Hà Nội mới được các ứng viên biết đến ít nhất. Riêng trường hợp nguồn tuyển dụng từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp biết thơng tin tuyển dụng từ các nguồn thơng tin khác là hơi nhiều. Nguyên nhân là những sinh viên này là con em của CBCNV trong Cơng ty nên được CBCNV trong Cơng ty giới thiệu. Như vậy, việc thơng báo tuyển dụng trên báo Hà Nội mới đem lại hiệu quả khơng cao, báo mua và bán ở mức chấp nhận được, chỉ cĩ thơng báo trên tivi là đem lại hiệu quả cao nhất cho Cơng ty. Điều này là hồn tồn đúng nếu như so sanh với sức hấp dẫn độc giả từ các phương tiện này. Tivi là phương tiện đại chúng được nhiều tầng lớp lao động biết đến, cịn báo mua và bán là một tị báo cĩ tính chất chuyên sâu lĩnh vực mua bán và tìm kiếm việc làm, trong khi đĩ báo Hà Nội mới chỉ được một bộ phận dân cư biết đên. Ngồi ra, chi phí cho việc thơng báo tuyển dụng trên các phương tiện này cũng rất tốn kém làm giảm vốn lưu động của Cơng ty dẫn đến số lần thơng báo cịn ít. Chẳng hạn thơng báo tuyển dung trên tivi sẽ mất 5 triệu đồng cho mỗi lần thơng báo, trên báo mua và bán là 3 triệu đồng cho một tuần, báo Hà Nội mới là 2 triệu đồng cho một tuần. Số lần thơng báo trên tivi là 3 lần một ngày, trên báo mua và bán là một lần một ngày, báo Hà Nội mới là một lần một ngày. Vì vậy, để đảm bảo tính hiệu quả của việc thơng báo tuyển dụng Cơng ty cần cân nhắc tính tốn kỹ giữa hiệu quả và chi phí để quyết định xem nên tập trung thơng báo trên phương tiện nào và giảm bớt tần suất thơng báo trên phương tiện nào. Nội dung của bản thơng báo tuyển dụng gồm các thơng tin: - Tên Cơng ty: Cơng ty cơ khí Tân Minh - Số lượng lao động và vị trí cần tuyển: Theo phê duyệt của Giám đốc. - Ngành nghề và trình độ chuyên mơn: Theo nhu cầu tuyển mới và bổ sung lao động của từng đơn vị. - Địa điểm làm việc của người lao động : Tại Cơng ty hoặc chi nhánh của Cơng ty. -Thời hạn hợp đồng: ký theo thoả thuân. - Các yêu cầu đối với từng ngành nghề tuyển dụng: mỗi cơng việc cĩ những yêu cầu riêng. - Yêu cầu về hồ sơ xin việc: gồm các thơng tin bên dưới trong bước tiếp nhận và nghiên cưú hồ sơ. - Thời gian nộp hồ sơ và hạn cuối nhận hồ sơ: 30 ngày kể từ ngày thơng báo. - Địa chỉ liên hệ: gồm địa chỉ và số điện thoại của Cơng ty. 7. Tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ Sau khi thơng báo tuyển dụng, Phịng Tổ chức sẽ tổ chức thu nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên tại phịng, đồng thời nghiên cứu hồ sơ để loại dần các hồ sơ khơng đáp ứng được yêu cầu. Việc tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ sẽ do chuyên viên phụ trách. Lệ phí cho mỗi bộ hồ sơ xin việc là 50.000 vnd. Đối với các trường hợp ưu tiên sẽ được để riêng và nghiên cứu trước tiên. Sau khi nghiên cứu hồ sơ sẽ cĩ những đánh giá sơ bộ và loại bớt các ứng viên khơng phù hợp. Nhìn chung, thái độ làm việc của các chuyên viên là nghiêm túc trên tinh thần cởi mở giải đáp các thắc mắc của các ứng viên. Điều này đã tạo được thiện cảm rất tốt đối với các ứng viên. Hồ sơ xin việc gồm: - Đơn xin việc (viết tay). - Sơ yếu lý lịch theo mẫu (cĩ ảnh và xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan tổ chức mà người đĩ đang làm việc, học tập, cơng tác) - Giấy khai sinh (bản sao) - Bảng xác nhận nhân khẩu - Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế cĩ thẩm quyền cấp - Ảnh 4x6 hoặc 3x4 - Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tạm thời - Các giấy tờ chứng minh thuộc dang ưu tiên Tiêu chí chọn hồ sơ là: các bộ hộ sơ của các ứng viên cĩ nhiều kinh nghiệm, cĩ các văn bằng và các chứng chỉ khác sẽ được tính hệ số điểm cao hơn. Sử dụng phương pháp loại trừ dần phịng Tổ chức sẽ chọn được những bộ hồ sơ cĩ điểm cao nhất để cho vào vịng phỏng vấn hoặc thi tuyển. 8. Tổ chức phỏng vấn hoặc thi tuyển Việc chuẩn bị cho việc thi tuyển trong Cơng ty được thực hiện khá tốt. Các thơng tin về thời gian và địa điểm tổ chức thi tuyển được thơng báo đầy đủ tới các ứng viên tham gia thi tuyển. Việc thi tuyển thường được tổ chức tại phịng họp của Cơng ty. Các điều kiện để đảm bảo cuộc thi tuyển diễn ra đúng kế hoạch được chuẩn bị khá tốt như: bàn làm việc, các mẫu câu hỏi, mẫu đánh giá kết quả và các phương tiện cần thiết được chuẩn bị rất tốt. Tùy thuộc vào các cơng việc cần tuyển mà các ứng viên sẽ chỉ tham gia phỏng vấn hoặc thi tuyển hoặc cả phỏng vấn và thi tuyển. * Trong trường hợp khơng phải thi tuyển Trưởng phịng Tổ chức kết hợp cùng trưởng đơn vị sử dụng lao động sẽ là người trực tiếp phỏng vấn và trình kết quả phỏng vấn để Giám đốc duyệt. Việc phỏng vấn sẽ do phịng Tổ chức tổ chức thực hiện. Khi cần thiết Giám đốc sẽ yêu cầu Trưởng phịng Tổ chức bố trí để Giám đốc trực tiếp phỏng vấn người lao động và quyết định tuyển dụng lao động. Việc phỏng vấn sẽ tiến hành theo hình thức lần lượt từng người một và thời gian cho mỗi cuộc phỏng vấn là 10 phút. Trong thời gian phỏng vấn các ứng viên sẽ phải trả lời các câu hỏi của người trực tiếp phỏng vấn. Số lượng các câu tùy thuộc vào mỗi ứng viên, ít nhất là 5 câu và tối đa là 8 câu trong đĩ cĩ một số câu hỏi vê trình độ, sở thích, nguyện vọng được áp dụng chung cho tất cả mọi người. Các câu hỏi phỏng vấn ứng viên mà Cơng ty thường hỏi: - Những câu hỏi liên quan đến cơng việc trước đây và tương lai sắp tới. + Tại sao lại chọn cơng việc ở Cơng ty? Cĩ hiểu biết gì về Cơng ty? + Trước đây làm gì và chức vụ ở đĩ? Tại sao khơng làm việc ở đĩ nữa? - Những câu hỏi liên quan đến trình độ học vấn + Ngồi nghiệp vụ chính ứng viên cịn đi học thêm gì khơng? Chứng chỉ văn bằng là gì? + Ứng viên cĩ tham gia các cơng tác xã hội khơng? - Những câu hỏi liên quan đến nhân sinh quan + Ứng viên cĩ theo đuổi mục đích nào tron cuộc sống hay khơng? Và ứng viên sẽ làm gì để đạt được mục đích đĩ? + Ứng viên quan niệm như thế nào về cấp dưới? Làm thế nào để lãnh đạo họ, hấp dẫn họ? Trong quá trình phỏng vấn, thái độ làm việc của một vài trưởng đơn vị cịn thiếu nhiệt tình khi chỉ phỏng vấn với thái độ hờ hững, hỏi lấy lệ. Hơn nữa số lượng các câu hỏi mà Cơng ty dùng để phỏng vấn cịn ít. Chỉ khoảng 5- 7 câu cho mỗi lĩnh vực, thậm chí một số lĩnh vực cịn khơng cĩ câu hỏi như: nguyện vọng của ứng viên sau khi được vào làm việc trong cơng ty, quan điểm của các ứng viên đối với các cơng việc mà Cơng ty đang tuyển. Do vậy, trong quá trình phỏng vấn thường cĩ tình trạng trùng lặp câu hỏi giữa các ứng viên. Hơn nữa, nội dung các câu hỏi mà Cơng ty để hỏi cịn quá sơ sài và chưa sâu sắc, do đĩ kết quả phỏng vấn khơng đánh giá chính xác trình độ, năng lực của các ứng viên. Vì vây, Cơng ty cần cĩ kế hoạch tốt hơn cho việc chuẩn bị các câu hỏi cho lần tuyển dụng tới. * Trong trường hợp phải thi tuyển Phịng Tổ chức thành lập hội đồng thi tuyển, các thí sinh làm bài và hội đồng thi chấm điểm (hoặc thuê ngồi chấm). Hội đồng tuyển dụng gồm: Phĩ Giám đốc được uỷ quyền, Trưởng phịng Tổ chức, Trưởng các đơn vị bộ phận cĩ nhu cầu tuyển mới hoặc bổ sụng lao động và chuyên viên phụ trách vấn đề tuyển dụng. - Nguyên tắc xét chọn lấy người cĩ điểm từ cao xuống. - Hình thức áp dụng chủ yếu là đưa ra các câu hỏi tình huống để các ứng viên trả lời. Tuỳ vào nhưng cơng việc cụ thể mà cĩ những người hỏi khác nhau, nhưng hầu hết là do trưởng các đơn vị, bộ phận trực tiếp hỏi do họ là những người am hiểu nhất về cơng việc cần tuyển. Các câu hỏi tình huống như: + Khi đến hạn phải trả một khoản vay dùng đầu tư cho dự án mà cơng trình chưa nghiệm thu và thanh tốn sẽ giải quyết như thế nào? + Khi đang thực hiện các dự án mà bị thiếu vốn thì huy động bằng cách nào và giải ngân ra làm sao? Việc đặt các câu hỏi tình huống và đánh giá kết quả do Trưởng các đơn vị bộ phận trực tiếp đánh giá bởi đây là những người cĩ kinh nghiệm thực tiễn nhất. Trong quá trình phỏng vấn hay thi tuyển, tùy vào từng đối tượng, từng cơng việc mà nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi khác nhau để cuộc phỏng vấn hay thi tuyển đạt hiệu quả cao nhất. Kết quả phỏng vấn được ghi vào đơn xin tuyển dụng của người lao động, kết quả thi được ghi nhận trong biên bản làm việc ghi nhận kết quả sau khi thi tuyển (BM06.11). 9. Đánh giá kết quả Sau khi phỏng vấn, thi tuyển Hội đồng tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng chuyên mơn của các ứng viên dựa trên các tiêu của cơng việc, đồng thời so sánh so sánh giữa các ứng viên, cân nhắc lựa chọn các ứng cử viên cĩ triển vọng nhất, thỏa mãn nhất yêu cầu của cơng việc. Việc đánh giá kết quả tuyển dụng do Hội đồng tuyển dụng đánh giá và lấy theo ý kiến đa số dựa trên điểm trung bình của các ứng viên. Những ứng viên cĩ điểm trung bình cao nhất là những người được lựa chọn trên cơ sở đánh giá của Hội đồng đánh giá. Để đánh giá và cho điểm các ứng viên Hội đồng đánh giá của Cơng ty dựa vào thang điểm đã được thiết kế sẵn như sau: Bảng 2.5. Bảng thang điểm đánh giá các ứng viên tham gia tuyển dụng Tiêu chí Trình độ Kinh nghiệm Bằng cấp chứng chỉ khác Tuổi đời Diện ưu tiên 1. Điểm 2. Hệ số 2.0 1.5 1.0 0.5 0.5 3. Tổng hợp (1)*(2) (1)*(2) (1)*(2) (1)*(2) (1)*(2) Tổng (Nguồn: Phịng Tổ chức cán bộ) Hội đồng đánh giá sẽ căn cứ vào câu trả lời của các ứng viên theo các tiêu chí trên để cho điểm các ứng viên và tổng hợp lại điểm của từng ứng viên. Hội đồng đánh giá là những người được Cơng ty bổ nhiệm và cũng cĩ mặt trong quá trình phỏng vấn hay thi tuyển do vậy, kết quả đánh giá đảm bảo tính cơng bằng và khách quan. Việc tổng hợp kết quả đánh giá thi tuyển sẽ do Trưởng phịng Tổ chức thực hiện. Kết quả của Hội đồng đánh giá sẽ được gửi cho phịng Tổ chức sau 3 ngày. Những ứng viên trúng tuyển là những người cĩ thứ hạng cao nhất theo thứ tự từ trên xuống cho đến khi số thứ tự của ứng viên thấp nhất trùng với số lượng lao động đươc phê duyệt tuyển vào trong Cơng ty làm việc. 10. Thơng báo tuyển dụng và kiểm tra sức khỏe Trên cơ sở biên bản, kết luận của Hội đồng tuyển dụng phịng Tổ chức sẽ thơng báo kết quả trúng tuyển cho các ứng viên trúng tuyển. Người trúng tuyển là những người đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn và điều kiện, được Hội đồng tuyển dụng nhất trí và đề nghị Giám đốc quyết định tiếp nhận vào làm thử việc tại Cơng ty. Việc thơng báo kết quả tuyển dụng sẽ do phịng Tổ chức thơng báo. Giấy thơng báo trúng tuyển sẽ do phịng Tổ chức gửi đến các ứng viên trúng tuyển theo địa chỉ ghi trong hồ sơ thi tuyển của các ứng viên. Trong trường giấy thơng báo trúng tuyển khơng thể gửi đến được các ứng viên do các ứng viên thay đổi chỗ ở thì cơng ty sẽ lưu giữ kết quả và hồ sơ của ứng viên đĩ lại trong vịng một tuần. Nếu ứng viên đĩ khơng đến Cơng ty để nhận kết quả trong thời gian trên thì kết quả của ứng viên đĩ sẽ bị huỷ. Để được vào thử việc trong Cơng ty, những ứng viên trúng tuyển phải trải qua một đợt kiểm tra sức khỏe tại phịng y tế của Cơng ty. Những ứng viên khơng đủ điều kiện sức khỏe sẽ bị loại và cơng ty sẽ cĩ thơng báo trúng tuyển đến ứng viên cĩ kết quả phỏng vấn hay thi tuyển tốt gần nhất. Thời gian thơng báo trúng tuyển cho đến ngày kiểm tra sức khoẻ là 15 ngày kể từ ngày thơng báo. Những ứng viên được thơng báo mà khơng đến khám sức đúng ngày nêu trong bản thơng báo thì bị loại và Cơng ty sẽ tiến hành thơng báo bổ sung. 11. Hội nhập nhân viên mới Trong bước này, ứng viên trúng tuyển sẽ trải qua thời gian: cơng tác huấn luyên và thời gian thử việc. Cơng tác huấn luyện: Phịng Tổ chức cho lao động mới tuyển đọc giới thiệu chung về Cơng ty, các quy định - quy chế của Cơng ty, học nội quy lao động, an tồn lao động, giới thiệu hệ thống QLCL của Cơng ty, huấn luyện an tồn bước 1 (BM06.12). Phịng Quản lý Chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm huấn luyện cách sử dụng dụng cụ đo kiểm cho người lao động được tuyển dụng vào những ngành nghề cĩ yêu cầu đào tạo cơng tác sử dụng các dụng cụ đo kiểm theo quy định của Cơng ty (BM06.14). Sau học tập đánh giá và lưu hồ sơ. Ký hợp đồng thử việc: Phịng Tổ chức soạn thảo HĐLĐ ghi rõ là hợp đồng thử việc trình Giám đốc ký, đĩng dấu vào HĐLĐ. Thời gian thử việc theo quy định của Nhà nước. Sau khi hết thời gian thử việc cán bộ hướng dẫn trực tiếp sẽ đánh giá kết quả thử việc của các nhân viên mới. Đánh giá kết quả thử việc: - Hết thời gian thử việc người lao động viết bản thu hoạch tự nhận xét, trình trưởng đơn vị ghi nhận xét đánh giá (BM06.13), gửi cho phịng Tổ chức. - Nếu trong thời gian thử việc khơng đạt yêu cầu cơng việc hoặc tay nghề thì chấm dứt HĐLĐ (thử việc). - Nếu đạt yêu cầu và phát triển được thì phịng Tổ chức soạn thảo HĐLĐ chính thức trình Giám đốc ký và đĩng dấu vào HĐLĐ. Hầu hết số lượng nhân viên thử việc trong cơng ty đều đáp ứng được yêu cầu cơng việc. Trên 96% số lượng nhân viên thử việc được chính thức ký kết hợp đồng vào làm việc trong cơng ty. Cơng việc nay sẽ do phịng Tổ chức thực hiện, cụ thể do chuyên viên phụ trách các chính sách và chế độ cho người lao động chịu trách nhiệm thực hiện. 12. Lưu hồ sơ Phịng Tổ chức cĩ trách nhiệm lưu trữ các văn bản, biểu mẫu cĩ liên quan đến quy trình tuyển dụng lao động. Cụ thể : - BM06.10 thời gian lưu giữ 2 năm tại phịng Tổ chức nhân sự - BM06.05 thời gian lưu giữ 2 năm tại phịng Tổ chức nhân sự - BM06.11 thời gian lưu giữ 2 năm tại phịng Tổ chức nhân sự - BM06.12 lưu hồ sơ cá nhân - BM06.13 lưu hồ sơ cá nhân II. Đánh giá cơng tác tuyển dụng nhân lực của Cơng ty trong thời gian qua. Đánh giá về nguồn tuyển dụng Đối với nguồn tuyển dụng nội bộ Tuyển dụng lao động từ nội bộ của Cơng ty đem lại nhiều lợi ích cho Cơng ty như: tiết kiệm thời gian, chi phí đào tạo. Tuy nhiên nguồn tuyển dụng nội bộ cũng cĩ những hạn chế nhất định như người được thuyên chuyển lao động khơng cĩ đủ trình độ chuyên mơn để đáp ứng được yêu cầu của cơng việc dẫn đến tình trạng bố trí nhầm người gây thiệt hại lớn cho Cơng ty(hỏng hĩc máy mĩc). Hơn nữa, khi tình hình thuyên chuyển đơn vị cũng cĩ thể khiến cơng nhân khơng cĩ sự thoải mái vì khơng muốn chuyển đơn vị cũ nên năng suất làm việc của họ khơng được cao. Việc người lao động được tuyển ở nguồn nội bộ khơng đáp ứng được yêu cầu cơng việc gây thiệt hại lớn cho Cơng ty mà Cơng ty vẫn tuyển là do chính sách ưu tiên con em CBCNV trong Cơng ty. Để cơng tác tuyển dụng nhân lực tại Cơng ty thực sự đem lại hiệu quả cao nhất Cơng ty nên cĩ chính sách tuyển dụng cơng bằng giữa nguồn nội bộ và nguồn bên ngồi nhằm đảm bảo chất lượng lao động được tuyển dụng đáp ứng được yêu cầu của cơng việc Hiện nay, tỷ lệ lao động được tuyển dụng từ nguồn nội vẫn cịn chiếm một tỷ lệ lớn (trung bình 2003 – 2007 là 28,3% trong tổng số lao động được tuyển dụng), chủ yếu là do thuyên chuyển lao động làm giảm tính năng động sáng tạo trong lực lượng lao động do lực lượng này thường cĩ xu hướng bảo thủ, kém linh động sáng tạo hơn so với lực lượng lao động được tuyển từ nguồn bên ngồi. Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi Đây là nguồn tuyển dụng chủ yếu của Cơng ty. Tuy nhiên Cơng ty lại chưa chú trọng đến một số nguồn như: lực lượng sinh viên mới tốt nghiệp ra trường tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp… hay thơng qua các trung tâm giới thiệu việc làm, các hội chợ việc làm, sinh viên thực tập tại Cơng ty nên hạn chế cơ hội Cơng ty tuyển được những người trẻ tài giỏi. Đối với nguồn tuyển dụng từ các trường Đại học: hiện nay cơng ty mới chủ yếu tuyển từ một số nguồn lao động từ các trường Đại học Bách khoa, Đại học cơng nghiệp Thái Nguyên mà chưa chú trọng đến nguồn lao động từ các trường đại học khác như: Đại học Xây dựng, Đại học Giao thơng, Mỏ..mặc dù chất lượng lao động từ những nguồn này là khơng thua kém nếu khơng muốn nĩi là cịn hơn nguồn từ Đại học Cơng nghiệp Thái Nguyên. Vì vậy, Cơng ty cần thay đổi cách nhìn nhận về nguồn lao động từ các trường này. Đối với lực lượng lao động thuộc diện ưu tiên là con em của CBCNV trong Cơng ty: hiện nguồn này chiếm hơn một nửa số lao động bên ngồi được tuyển vào trong Cơng ty làm việc. Dẫu biết chính sách ưu tiên cho con em CBCNV trong Cơng ty là cần thiết nhưng lực lượng này chiếm một tỷ lệ cao như vậy và chưa hẳn là những người xuất sắc nhất trong tổng số những người tham gia thi tuyển cho thấy Cơng ty đang bỏ lỡ cơ hội để tuyển được những người tài thực sự vào làm việc trong Cơng ty. Đối với lực lượng lao động đang làm việc trong các cơng ty, xí nghiệp khác: hiện Cơng ty mới tuyển được lực lượng lao động từ nguồn này ở mức khiêm tốn 10- 15% trong tổng số bên ngồi. Đây là lực lượng cĩ trình độ, chuyên mơn tay nghề đã được khẳng định, cĩ kinh nghiệm làm việc lâu năm trong các xí nghiệp cùng ngành. Nếu được tuyển vào làm việc cho Cơng ty họ sẽ đem lại nhiều lợi ích nhất do khơng phải mất chi phí huấn luyện tác phong làm việc, chi phí đào tạo, thời gian thích ứng cơng việc ít hơn. Vì vậy, Cơng ty nên xem xét lại việc tuyển dụng lao động từ nguồn này. Đánh giá về quy trình tuyển dụng Mặc dù Cơng ty đã xây dựng được một quy trình tuyển dụng tương đối tốt nhưng chưa thể nĩi quy trình tuyển dụng này đem lại hiệu quả cao nhất cho cơng tác tuyển dụng của Cơng ty. Quy trình tuyển dụng hiện nay của Cơng ty vẫn cịn những hạn chế nhất định, nĩ cĩ mặt được và mặt chưa được địi hỏi phải cĩ những giải pháp nâng cao quy trình nhằm cải tiến chất lượng tuyển dụng. Xác định nhu cầu lao động Việc xác định nhu cầu lao động của Cơng ty chủ yếu mới dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu tuyển mới và bổ sung lao động từ các phịng ban mà chưa căn cứ vào các cơ sở của tuyển dụng như: + Định mức lao động là lượng lao động sống cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm ( hoặc để hồn thành một khối lượng cơng việc sản phẩm) theo tiêu chuẩn chất lượng quy định trong một điều kiện nhất định. Định mức lao động được xem là cơ sơ để đưa ra yêu cầu cụ thể đối với các ứng viên tham gia tuyển dụng bởi định mức lao động là một trong những cơ sở để hồn thành nhiệm vụ tuyển dụng nhân lực. - Hiện nay Cơng ty đã xây dựng được định mức lao động cho từng cơng việc cụ thể. Tuy nhiên các định mức vẫn chưa chính xác và chưa phù hợp với khả năng của người lao động. Điều này được thể hiện trong bảng kết quả điều tra về tính phù hợp của định mức lao động trong Cơng ty thơng qua sự đánh giá của người lao động. Bảng 2.7. Bảng kết quả điều tra về tính phù hợp của định mức lao động trong Cơng ty Tổng 100 100 100 Mức độ đánh giá Phù hợp Khơng phù hợp Cịn thiếu sĩt quá nhiều Số phiếu đánh giá 58 33 9 Tỷ lệ 58% 33% 9% (Kết quả tự điều tra) Sự khơng phù hợp của định mức lao động là Cơng ty chưa đánh giá đúng khả năng đáp ứng yêu cầu cơng việc của người lao động nên định mức được xây dựng cĩ tính chính xác thấp. Kết quả là việc xác định lao động cần tuyển là khơng chính xác làm mất đi tính hiệu quả của cơng tác tuyển dụng nhân lực. Ngồi ra, vấn đề xây dựng lại các định mức lao động cũ và xây dựng các định mức lao động mới chưa được tiến hành thường xuyên trong khi tính phù hợp của các định mức lao động luơn luơn thay đổi theo sự biến động của cơng việc. Do đĩ, Cơng ty cần tiến hành xây dựng lại các định mức lao động đặc biệt là các định mức lao động cho lao động của xí nghiệp đúc và tiện. Đồng thời, Cơng ty cần tiến hành thường xuyên hơn việc đánh giá tính phù hợp của các định mức lao động trong Cơng ty để cĩ những thay đổi, điều chỉnh phù hợp. + Phân tích thực hiện cơng việc là việc xác đĩnh rõ ràng các thơng tin, yêu cầu của cơng việc đối với người thực hiện nĩ. Phân tích cơng việc cho biết cơng việc cần tuyển dụng phức tạp hay giản đơn, cần bao nhiêu người để hồn thành cơng việc. Kết quả của bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc trong phân tích cơng việc là căn cứ cho các quyết định tuyển dụng. Tuy nhiên, Cơng ty hiện nay vẫn chưa cĩ chuyên viên cĩ đủ trình độ chuyên mơn để thực hiện việc phân tích và đánh giá cơng việc đưa đến kết quả của phân tích cơng việc cịn chưa chính xác. Vì vậy, Cơng ty chưa nên dùng luơn các kết quả của phân tích cơng việc mà cần kiểm tra lại tính chính của nĩ. + Đánh giá thực hiện cơng việc cho biết năng lực làm việc trung bình của nhân viên. Ngồi ra, BM6.10(đề nghị bổ sung lao động) được thiết kế trong bước này cĩ nội dung chưa chi tiết về cơng việc cần tuyển dụng. Do vậy, Cơng ty cần chỉnh sửa lại các BM này. Do đĩ, việc xác định nhu cầu lao động đơi khi cịn chưa chính xác, chỉ khi tuyển dụng nhân viên vào mới phát hiện ra gây tình trạng dư thừa lao động. Vì vậy, khi xác định nhu cầu lao động phịng Tổ chức nên tham khảo định mức lao động của các phân xưởng, bản phân tích các cơng việc cần tuyển dụng, cách thức đánh giá kết quả thực hiện cơng việc tại các đơn vị, bộ phận đã chính xác hay chưa. Duyệt nhu cầu Hạn chế của khâu này là mất thời gian trình lên Tổng giám đốc duyệt yêu cầu gây mất thời gian cho người trình và người duyệt mà cụ thể ở đây là Giám đốc và Trưởng phịng Tổ chức. Cơng ty nên rút ngắn thời gian trình duyệt. Chuẩn bị tuyển dụng Chuẩn bị tuyển dụng gồm cĩ hai cơng việc chính là thiết kế tuyển dụng và xác định đích thơng tin cần dùng. Các thơng thin trong bản thiết kế tuyển dụng và đích thơng tin mà chuyên viên soạn thảo là chưa đầy đủ. Trong bản thiết kế tuyển dụng của Cơng ty mới nêu được các thơng tin về yêu cầu trình độ, kinh nghiệm, tuổi tác mà chưa đưa ra các thơng tin về chính sách đãi ngộ nhân lực của Cơng ty như: lương, thưởng, các chế độ xã hội…Do vậy, thơng tin mà người tham gia thi tuyển cĩ được là khơng nhiều làm giảm sức hấp dẫn đối với các ứng viên của bản thơng báo tuyển dụng. Hơn nữa, xây dựng các câu hỏi phỏng vấn, câu hỏi trắc nghiệm cịn thiếu, khơng đáp ứng được yêu cầu của tuyển dụng là đánh giá chính xác về khả năng của các ứng viên thơng qua phỏng vấn và thi tuyển. Hơn nữa, Phịng cịn lung túng, thiếu chủ động trong việc thiết kế thơng báo tuyển dụng cho các cơng việc khác. Nhìn chung cơng việc này được phịng Tổ chức cán bộ thực hiện khá tốt, cơng tác tuyển dụng được tiến hành một cách khá kỹ lưỡng và chủ động. Thơng báo tuyển dụng * Đối với tuyển dụng nội bộ Ưu điểm của bước này là khi thơng báo tuyển dụng nội bộ thì Cơng ty đã thơng báo đến tựng bộ phận, phịng ban trong tồn thể CBCNV trong cơng ty đều được biết (100% CBCNV trong Cơng ty nhận được thơng tin về thơng báo của Cơng ty). Do vậy, hiệu quả thu được từ thơng báo nội bộ là rất cao. * Đối với tuyển dụng bên ngồi Khi tiến hành thơng báo tuyển dụng bên ngồi Cơng ty mặc dù Cơng ty đã đăng quảng cáo trên các báo, ti vi nhưng mức độ là rất ít. Số lần thơng báo ngắn nên số người biết đến sẽ ít đi, cơng ty sẽ mất đi cơ hội được tuyển những người thực sự cĩ năng lực, trình độ. Hiệu quả của việc thơng báo tuyển dụng trên báo H._.