Công tác tổ chức hạch toán ở Công ty XNK Bình Định chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh

PHAÀN I : CÔ SÔÛ THÖÏC TIEÃN A. TÌNH HÌNH CHUNG VEÀ COÂNG TY XUAÁT NHAÄP KHAÅU BÌNH ÑÒNH : I. GIÔÙI THIEÄU CHUNG VEÀ COÂNG TY : Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån cuûa Coâng ty XNK Bình Ñònh : Coâng ty XNK Bình Ñònh ñöôïc thaønh laäp treân cô sôû toå chöùc laïi Coâng ty Ngoaïi Thöông Quy Nhôn theo quyeát ñònh soá 1228/QÑUB ngaøy 17/07/1992 cuûa UBND Tænh Bình Ñònh. Coâng ty Ngoaïi Thöông Quy Nhôn nguyeân laø moät ñôn vò kinh teá ñöôïc thaønh laäp theo quyeát ñònh soá 06/QÑUB ngaøy 08/02/1985 cuûa UBND thaønh phoá Quy Nhôn. Laø moät ñôn vò kinh teá ñoäc laäp chòu söï quaûn lyù cuûa Nhaø nöôùc cuûa UBND thaønh phoá Quy Nhôn. Hoaït ñoäng chính cuûa Coâng ty laø saûn xuaát, cheá bieán, thu mua cung öùng caùc maët haøng xuaát khaåu. Coâng ty XNK Bình Ñònh laø moät Doanh nghieäp nhaø nöôùc coù tö caùch phaùp nhaân ñaày ñuû, haïch toaùn kinh teá ñoäc laäp. Coâng ty ñaët döôùi söï quaûn lyù toaøn dieän cuûa UBND Tænh Bình Ñònh. Sôû Thöông Maïi Du Lòch Tænh Bình Ñònh giuùp UBND Tænh Bình Ñònh thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn lyù nhaø nöôùc ñoái vôùi Coâng ty. Teân ñaày ñuû Coâng ty : COÂNG TY XUAÁT NHAÄP KHAÅU BÌNH ÑÒNH Teân giao dòch ñoái ngoaïi : BINH DINH IMPORT EXPORT COMPANY Teân vieát taét : IMEX BINH DINH Truï sôû laøm vieäc : 01 Ñoáng Ña TP Quy Nhôn – tænh Bình Ñònh Ñieän thoaïi : 84 – 56 – 822825 84 – 56 – 822815 84 – 56 – 822283 84 – 56 – 823623 Fax : 84 – 56 – 821052 Voán ban ñaàu : 2.806.000.000 Voán coá ñònh : 550.000.000 Voán löu ñoäng : 2.256.000.000 Ngaøy 15/05/1997 voán ñöôïc boå sung theâm 6,6 tyû ñoàng Lónh vöïc hoaït ñoäng kinh doanh xuaát khaåu noâng laâm, haûi saûn, haøng myõ ngheä, vaät lieäu xaây döïng, dòch vuï kieàu hoái, trang trí noäi thaát, thieát bò phuï tuøng giao thoâng vaän taûi ñöôøng thuûy, ñöôøng boä vaø caùc phöông tieän khaùc. Saûn xuaát kinh doanh haøng gia coâng may maëc, saûn xuaát cheá bieán goã vaø laâm saûn khaùc. Chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa Coâng ty XNK Bình Ñònh : Chöùc naêng : Coâng ty XNK Bình Ñònh hoaït ñoäng theo cô cheá doanh nghieäp nhaø nöôùc, bình ñaúng tröôùc phaùp luaät nhö caùc doanh nghieäp nhaø nöôùc khaùc, chòu söï kieåm tra, giaùm saùt cuûa cô quan chöùc naêng, cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Ñaåy maïnh saûn xuaát, kinh doanh haøng hoùa nhaäp khaåu taêng thu ngoaïi teä cho nhaø nöôùc, goùp phaàn thöïc hieän caùc chöông trình kinh teá ôû trung öông vaø ñòa phöông, ñaûm baûo ñaày ñuû nghóa vuï ñoái vôùi nhaø nöôùc. Tröïc tieáp xuaát khaåu vaø nhaän uûy thaùc xuaát khaåu caùc maët haøng xuaát khaåu cuûa ñòa phöông caùc nhoùm : Haûi saûn, suùc saûn, laâm saûn, thuû coâng myõ ngheä, khoaùng saûn. Tröïc tieáp xuaát khaåu vaø nhaän uûy thaùc xuaát khaåu caùc maët haøng : nguyeân lieäu, vaät tö haøng hoùa, trang thieát bò phuïc vuï cho saûn xuaát vaø nhu caàu caàn thieát cuûa ñòa phöông. Tröïc tieáp ñaàu tö voán cho caùc ngaønh vaø doanh nghieäp treân ñòa baøn tænh nhaèm thu huùt ñaàu tö nöôùc ngoaøi, phaùt trieån saûn xuaát kinh doanh cuûa ñòa phöông, laøm dòch vuï XNK cho caùc ñôn vò trong vaø ngoaøi tænh, laøm coâng taùc XNK thoâng qua caûng Quy Nhôn. Nhieäm vuï : Toå chöùc thu mua, cheá bieán treân cô sôû taän duïng coâng suaát, thieát bò lao ñoäng, phuï lieäu, pheá lieäu taïo ra nhieàu maët haøng coù giaù trò kinh teá cao, phong phuù vaø oån ñònh, phuïc vuï nhu caàu tieâu duøng trong nöôùc vaø xuaát khaåu. Tröïc tieáp xuaát khaåu vaø nhaän uûy thaùc xuaát khaåu caùc nguyeân lieäu, vaät tö haøng hoùa, trang thieát bò phuïc vuï cho saûn xuaát vaø nhu caàu tieâu duøng cuûa ñòa phöông, môû roäng lieân doanh lieân keát vôùi caùc doanh nghieäp thuoäc caùc thaønh phaàn kinh teá trong vaø ngoaøi nöôùc, taïo nguoàn haøng XNK vaø phaùt huy tieàm naêng cuûa tænh. Tröïc tieáp xuaát khaåu vaø nhaän uûy thaùc xuaát khaåu caùc maët haøng saûn xuaát, thu mua cheá bieán, khai thaùc cuûa ñòa phöông. Laäp vaø thöïc hieän caùc phöông aùn ñaàu tö laøm dòch vuï tö vaán ñaàu tö, dòch vuï kieàu hoái, cung öùng vaät tö kyõ thuaät vaø caùc dòch vuï khaùc cho caùc ngaønh, caùc doanh nghieäp vaø nhaân daân treân ñòa baøn tænh vaø caùc vuøng laân caän. Thöïc hieän toát caùc cheá ñoä quaûn lyù kinh teá, cheá ñoä phaân phoái theo lao ñoäng, ñaûm baûo coâng baèng xaõ hoäi, chuù troïng ñaøo taïo boài döôõng ñeå khoâng ngöøng naâng cao trình ñoä vaên hoùa, nghieäp vuï vaø ñôøi soáng cho caùc caùn boä coâng nhaân vieân cuûa Coâng ty, thöïc hieän toát coâng taùc baûo veä taøi saûn, moâi tröôøng, giöõ gìn traät töï an ninh xaõ hoäi laøm troøn nghóa vuï quoác phoøng. Cô caáu toå chöùc boä maùy quaûn lyù cuûa Coâng ty XNK Bình Ñònh : Cô caáu toå chöùc : Ñeå ñaûm baûo cho ñoàng boä saûn xuaát kinh doanh, Coâng ty toå chöùc caùc phoøng ban tröïc thuoäc goàm : Phoøng keá hoaïch thò tröôøng Phoøng toå chöùc haønh chính Phoøng keá toaùn taøi chính Caùc phoøng kinh doanh 1,2 Ngoaøi ra, Coâng ty coøn toå chöùc caùc ñôn vò tröïc thuoäc tröïc tieáp kinh doanh nhö caùc xí nghieäp cheá bieán LSXK 1,2 chi nhaùnh taïi TP. Hoà Chí Minh. II. GIÔÙI THIEÄU VEÀ CHI NHAÙNH COÂNG TY XNK BÌNH ÑÒNH TAÏI THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH : Chi nhaùnh ñöôïc thaønh laäp theo quyeát ñònh soá 1595/QÑUB ngaøy 04/05/1994 cuûa UBND Tænh Bình Ñònh. Truï sôû giao dòch : 129 Hoà Vaên Hueâ, P.9, Q.Phuù Nhuaän, TP. HCM. Voán ñieàu leä : 2.806.000.000 Soá ñaêng kyù kinh doanh : Mua baùn haøng noâng saûn, haûi saûn, haøng thuû coâng myõ ngheä, suùc saûn ñoâng laïnh, tö lieäu tieâu duøng, haøng vaät lieäu xaây döïng vaø trang trí noäi thaát, laøm thuû tuïc XNK, giao nhaän haøng hoùa döôùi söï chæ ñaïo cuûa Giaùm ñoác Coâng ty. Moâ hình cô caáu toå chöùc vaø nhaân söï cuûa chi nhaùnh : GIAÙM ÑOÁC CHI NHAÙNH PHOÙ GIAÙM ÑOÁC BOÄ PHAÄN TAØI CHÍNH BOÄ PHAÄN KINH DOANH Laõnh ñaïo chi nhaùnh : Giaùm ñoác chi nhaùnh do Giaùm ñoác Coâng ty ñieàu haønh. Chöùc naêng : Ñieàu haønh moïi hoaït ñoäng cuûa chi nhaùnh Coâng ty. Giaùm ñoác laø ngöôøi quyeát ñònh toái cao treân cô sôû phaùt huy yù kieán cuûa caùc boä phaän chöùc naêng. Giaùm ñoác chi nhaùnh tröïc tieáp chòu traùch nhieäm tröôùc caáp treân veà moïi hoaït ñoäng cuûa chi nhaùnh taïi thaønh phoá Hoà Chí Minh, phuï traùch chung caùc lónh vöïc hoaït ñoäng cuûa Coâng ty treân cô sôû phaân coâng nhieäm vuï cuï theå do caùc boä phaän tröïc tieáp chæ ñaïo caùc boä phaän sau : Kyù teân chuû taøi khoaûn ngaân haøng vaø caùc chöùng töø. Kyù teân treân caùc vaên baûn chính thöùc lieân quan ñeán vieäc ñieàu haønh saûn xuaát kinh doanh. Quy ñònh veà vieäc tuyeån duïng, phaân coâng söû duïng lao ñoäng vaø caùc vaán ñeà khaùc nhö : Khen thöôûng, kyû luaät. Giaùm saùt vieäc chi tieâu vaø söû duïng taøi khoaûn cuûa Coâng ty cho nghieäp vuï kinh doanh XNK. B. HÌNH THÖÙC TOÅ CHÖÙC COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI COÂNG TY XNK BÌNH ÑÒNH CHI NHAÙNH TAÏI TP. HOÀ CHÍ MINH : I. BOÄ PHAÄN TAØI CHÍNH KEÁ TOAÙN : Cô caáu nhaân söï : Phoøng keá toaùn cuûa chi nhaùnh hieän coù 3 ngöôøi. Do keá toaùn tröôûng ñieàu haønh döôùi söï chæ ñaïo cuûa Giaùm ñoác chi nhaùnh. Chöùc naêng : Quaûn lyù voán, toå chöùc thöïc hieän coâng taùc keá toaùn vaø boä phaän keá toaùn toaøn chi nhaùnh. Caân ñoái voán vaø nguoàn voán phuïc vuï cho hoaït ñoäng kinh doanh, ñaûm nhaän coâng taùc taøi chính, keá toaùn noäi ngoaïi thöông, quaûn lyù vieäc söû duïng voán cuûa chi nhaùnh. Kieåm tra, kieåm soaùt, phoå bieán höôùng daãn thi haønh kòp thôøi caùc cheá ñoä taøi chính keá toaùn hieän haønh do Nhaø nöôùc quy ñònh. Chòu traùch nhieäm caùc khoaûn coâng nôï. Toå chöùc ghi cheùp, phaûn aùnh chính xaùc, trung thöïc, kòp thôøi, ñaày ñuû toaøn boä taøi saûn vaø phaân tích hoaït ñoäng kinh teá trong chi nhaùnh. Thöïc hieän quyeát toaùn vôùi ngaân saùch, thanh toaùn ñuùng haïn caùc khoaûn vay, caùc khoaûn coâng nôï. Toå chöùc löu tröõ, baûo quaûn caùc taøi lieäu keá toaùn, giöõ bí maät caùc taøi lieäu, soá lieäu keá toaùn. Laäp keá hoaïch veà lao ñoäng tieàn löông. Quaûn lyù kho haøng. II. BOÄ PHAÄN KINH DOANH XUAÁT NHAÄP KHAÅU : Cô caáu nhaân söï : goàm 10 ngöôøi. Nhaân vieân nghieäp vuï : 8 ngöôøi Nhaân vieân giao nhaän : 2 ngöôøi Chöùc naêng : Toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch kinh doanh ngaén haïn vaø daøi haïn cuûa chi nhaùnh. Tieáp thò vaø toå chöùc thò tröôøng, tính toaùn giaù caû mua baùn noäi ngoaïi thöông, thöïc hieän nhieäm vuï kinh doanh noäi ngoaïi thöông. Thieát laäp vaø thöïc hieän thanh lyù caùc hôïp ñoàng noäi ngoaïi thöông. III.COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI CHI NHAÙNH COÂNG TY XNK BÌNH ÑÒNH Taïi chi nhaùnh toå chöùc boä maùy keá toaùn taäp trung. Sô ñoà toå chöùc boä maùy keá toaùn taïi chi nhaùnh : Keá toaùn tröôûng kieâm keá toaùn toång hôïp Keá toaùn vaät tö haøng hoùa Keá toaùn coâng nôï vaø tieàn maët Theo moâ hình naøy, keá toaùn tröôûng cuûa chi nhaùnh vöøa laøm nhieäm vuï haïch toaùn toång hôïp vöøa haïch toaùn chi tieát, laäp baùo caùo keá toaùn, kieåm tra coâng taùc keá toaùn trong chi nhaùnh. Nhieäm vuï cuûa boä phaän keá toaùn : Keá toaùn tröôûng kieâm keá toaùn toång hôïp : Laø ngöôøi phuï traùch toång quaùt caùc hoaït ñoäng keá toaùn coù caùc nghieäp vuï sau: Toå chöùc toaøn dieän coâng taùc keá toaùn vaø chòu traùch nhieäm tröôùc chi nhaùnh veà soá löôïng, chaát löôïng soå saùch, baùo caùo keá toaùn theo ñuùng cheá ñoä, theå leä cuûa keá toaùn keát hôïp vôùi ñieàu kieän cuï theå cuûa chi nhaùnh. Keá toaùn vaät tö haøng hoùa : Theo doõi tình hình nhaäp, xuaát, toàn vaät tö haøng hoùa. Keá toaùn tieàn maët vaø coâng nôï : Quaûn lyù vaø caùc khoaûn thu, chi tieàn maët vaø coâng nôï. Moái quan heä giöõ phoøng keá toaùn Coâng ty vaø phoøng keá toaùn chi nhaùnh : Cuoái quyù keá toaùn tröôûng ñem caùc chöùng töø, soå saùch trong ñoù coù soå caùi, baûng caân ñoái soá phaùt sinh veà noäp cho Coâng ty. Töø hai soå naøy, keá toaùn cuûa Coâng ty ñoái chieáu vaø laäp baùo caùo taøi chính. IV. HEÄ THOÁNG CHÖÙNG TÖØ SÖÛ DUÏNG TAÏI CHI NHAÙNH COÂNG TY XNK BÌNH ÑÒNH : + Khaâu tieàn maët : Goàm caùc chöùng töø : Chöùng töø meänh leänh : giaáy ñeà nghò thanh toaùn. Phieáu thu maãu soá 01 – TT Phieáu chi maãu soá 02 – TT keøm theo chöùng töø goác chöùng minh xuaát xöù nghieäp vuï. + Khaâu tieàn maët : Goàm caùc chöùng töø Chöùng töø meänh leänh : Giaáy ñeà nghò thanh toaùn. Phieáu thu maãu soá 01 – TT Phieáu chi maãu soá 02 – TT keøm theo chöùng töø goác chöùng minh xuaát xöù nghieäp vuï. + Khaâu taïm öùng goàm coù : Giaáy ñeà nghò taïm öùng. + Ngaân haøng : Giaáy ñeà nghò thanh toaùn. Giaáy baùo nôï, baùo coù cuûa ngaân haøng. Chöùng nhaän noäp tieàn. UÛy nhieäm chi. Phieáu haïch toaùn. + Haøng hoùa : Nhaäp kho : Baûng chieát khaáu tính giaù thaønh nhaäp kho ñoái vôùi haøng hoùa nhaäp kho. Phieáu xuaát kho ñoái vôùi haøng mua trong nöôùc. Xuaát kho : Phieáu ñeà nghò xuaát kho. Hoùa ñôn thueá GTGT Xuaát noäi boä : Phieáu xuaát kho kieâm vaän chuyeån noäi boä. V. HEÄ THOÁNG BAÙO CAÙO CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN : Caùc loaïi baùo caùo keá toaùn : Baûng caân ñoái keá toaùn. Baùo caùo keát quaû taøi chính. Baùo caùo keát quaû kinh doanh. Hình thöùc soå saùch keá toaùn : Hình thöù soå saùch keá toaùn : Laø heä thoáng soå keá toaùn, trong ñoù quy ñònh caùc loaïi soå keá toaùn ñeå phaûn aùnh caùc ñoái töôïng keá toaùn, keát caáu cuûa töøng loaïi soå, phöông phaùp ghi soå, moái quan heä giöõa caùc loaïi soå nhaèm ñaûm baûo vai troø, chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa keá toaùn, phöông phaùp kieåm tra ñoái chieáu soá lieäu, trình töï baùo caùo keá toaùn nhaèm heä thoáng hoùa nhöõng thoâng tin keá toaùn theo heä thoáng chæ tieâu kinh teá, taøi chính caàn thieát phuïc vuï cho laõnh ñaïo vaø quaûn lyù ñôn vò. Ñeå thuaän tieän vieäc aùp duïng cho maùy vi tính, hieän nay chi nhaùnh haïch toaùn theo hình thöùc keá toaùn “chöùng töø ghi soå”. Hình thöùc chöùng töø ghi soå keá toaùn taïi chi nhaùnh : Soå caùi. Soå ñaêng kyù chöùng töø ghi soå. Baûng caân ñoái phaùt sinh. Caùc soå hoaëc theû keá toaùn chi tieát. Ñònh kyø vaøo cuoái quyù, keá toaùn töøng phaàn haønh caên cöù vaøo caùc chöùng töø goác ñaõ kieåm tra ñeå laäp chöùng töø ghi soå hoaëc laäp baûng toång hôïp chöùng töø goác, sau ñoù caên cöù vaøo baûng toång hôïp chöùng töø goác ñeå laäp chöùng töø ghi soå (chöùng töø ghi soå coù moät hoaëc nhieàu chöùng töø ñi keøm). Ñoái vôùi caùc chöùng töø coù lieân quan ñeán vieäc thu chi tieàn maët, tieàn göûi thì keá toaùn cuõng caên cöù vaøo chöùng töø goác laäp soå quyõ hoaëc soå theo doõi taøi khoaûn. Sau ñoù töø soå quyõ, soå theo doõi treân chöùng töø ghi soå, chöùng töø ghi soå ñöôïc chuyeån cho keá toaùn tröôûng (kieâm keá toaùn toång hôïp) kieåm tra. Vaøo cuoái moãi quyù (Coâng ty chia moät naêm thaønh 4 quyù, moãi quyù laø 3 thaùng), keá toaùn toång hôïp caên cöù vaøo chöùng töø ghi soå ghi vaøo soå ñaêng kyù chöùng töø ghi soå, ñoàng thôøi cuõng töø chöùng töø ghi soå ghi vaøo soå caùi. Cuoái quyù coäng soå caùi tính ra soá dö, soá phaùt sinh trong thaùng cuûa töøng taøi khoaûn, laáy keát quaû laäp baûng caân ñoái phaùt sinh. Coäng soá tieàn phaùt sinh trong thaùng treân soå ñaêng kyù chöùng töø ghi soå vaø ñoái chieáu vôùi baûng caân ñoái soá phaùt sinh. Sau khi ñoái chieáu, kieåm tra baûo ñaûm söï khôùp ñuùng caàn thieát thì caên cöù vaøo baûng caân ñoái soá phaùt sinh, baûng toång hôïp chi tieát ñeå laäp baùo caùo taøi chính. Sô ñoà haïch toaùn theo chöùng töø ghi soå : Chöùng töø goác Soå quyõ Soå chi tieát Chöùng töø ghi soå Soå caùi Baûng toång hôïp Baûng caân ñoái taøi khoaûn Baùo caùo keá toaùn Soå ñaêng kyù CTGS Ghi chuù : Ghi haøng ngaøy : Ghi vaøo cuoái quyù : Ñoái chieáu, kieåm tra : PHAÀN II : NOÄI DUNG HAÏCH TOAÙN KEÁ TOAÙN TAÏI CHI NHAÙNH CHÖÔNG I : KEÁ TOAÙN TIEÀN TEÄ Tieàn ñoùng moät vai troø quan troïng trong ñôøi soáng con ngöôøi. Vì vaäy, trong quaù trình kinh doanh ôû Coâng ty XNK Bình Ñònh chi nhaùnh taïi TP. Hoà Chí Minh nghieäp vuï phaùt sinh naøo cuõng lieân quan ñeán tieàn, chi nhaùnh söû duïng hình thöùc treân ñeå thanh toaùn ñoù laø tieàn maët vaø tieàn göûi ngaân haøng. A. KEÁ TOAÙN TIEÀN MAËT : Tieàn maët cuûa chi nhaùnh Coâng ty XNK Bình Ñònh goàm tieàn Vieät Nam vaø ngaân phieáu. Nguyeân taéc : Caùc nghieäp vuï nhaäp xuaát quyõ tieàn maët phaûi coù phieáu thu, phieáu chi hoaëc chöùng töø nhaäp xuaát vaø phaûi coù ñaày ñuû chöõ kyù cuûa ngöôøi giao, ngöôøi nhaän. Thuû quyõ laø ngöôøi chòu traùch nhieäm quaûn lyù vaø nhaäp xuaát quyõ tieàn maët. Haøng ngaøy hoaëc ñònh kyø thuû quyõ phaûi kieåm keâ tieàn maët thöïc teá, ñoái chieáu vôùi soá dö treân soå quyõ ñeå ñaûm baûo söï phuø hôïp giöõa soá dö treân soå quyõ vôùi tieàn maët thöïc teá toàn quyõ. Phöông phaùp keá toaùn : Chöùng töø lieân quan : Theo hình thöùc keá toaùn chöùng töø ghi soå, keá toaùn tieàn maët cuûa chi nhaùnh söû duïng caùc chöùng töø sau : Phieáu chi Phieáu thu Chöùng töø thanh toaùn Moïi phieáu thu, phieáu chi ñeàu phaûi coù moät soå rieâng vaø do keá toaùn laäp. Trong ñoù phieáu thu goàm 3 lieân : 1 giao lieân cho ngöôøi noäp tieàn, 1 lieân keøm theo chöùng töø thu, 1 lieân löu taïi cuoán. Phieáu chi goàm 2 lieân : 1 lieân keøm theo chöùng töø, 1 lieân löu taïi cuoán. Ñaëc bieät, phieáu chi, phieáu thu phaûi coù ñaày ñuû chöõ kyù cuûa keá toaùn laäp phieáu, keá toaùn tröôûng, ngöôøi noäp tieàn, thuû quyõ, thuû tröôûng ñôn vò. Taøi khoaûn söû duïng : Taøi khoaûn 111 “Tieàn maët”. Duøng ñeå phaûn aùnh soá hieän coù vaø tình hình taêng giaûm cuûa caùc loaïi tieàn maët taïi quyõ cuûa chi nhaùnh. Keát caáu : Beân nôï : + Caùc khoaûn thu tieàn maët. + Soá thöøa quyõ khi kieåm keâ. Beân coù : + Caùc khoaûn tieàn maët xuaát quyõ. + Soá thieáu huït quyõ. Soá dö nôï : + Caùc khoaûn tieàn coøn toàn quyõ. Soå chi tieát ôû chi nhaùnh theo doõi : Keá toaùn tieàn maët ghi vaøo caùc loaïi soå sau : Soå quyõ Soå caùi Trình töï ghi soå : Chöùng töø goác Phieáu thu phieáu chi Nhaät kyù thu Nhaät kyù chi Soå caùi Baùo caùo keá toaùn Soå quyõ Ghi haèng ngaøy : Ghi haøng quyù : SÔ ÑOÀ KEÁ TOAÙN TIEÀN MAËT TK 112 Ruùt TGNH veà nhaäp quyõ tieàn maët. TK 111 Mua haøng hoùa baèng tieàn maët TK 156 (1) TK 131,136 Caùc khoaûn phaûi thu baèng tieàn maët. Thanh toaùn cho ngöôøi baùn. TK 331 TK 511 Doanh thu baùn haøng Chi phí baèng tieàn TK 641 Ví duï : Theo hoùa ñôn soá 08304 ngaøy 09/11/2002 Chi nhaùnh Coâng ty XNK Bình Ñònh thu tieàn baùn haøng soá tieàn laø 101.000.000 ñoàng baèng tieàn maët, keá toaùn ghi : Nôï TK 111 101.300.000 Coù TK 131 101.000.000 Ngaøy 10/11/2002 Chi nhaùnh thanh toaùn tieàn ñieän, ñieän thoaïi thaùng 12/2001 laø 16.300.000 ñoàng, keá toaùn ghi : Nôï TK 641 16.300.000 Coù TK 111 16.300.000 Ngaøy 18/11 chi nhaùnh xuaát tieàn maët mua loâ goã trò giaù 23.950.000 ñoàng, keá toaùn ghi : Nôï TK 1561 23.950.000 Coù TK 111 23.950.000 B. KEÁ TOAÙN TIEÀN GÖÛI NGAÂN HAØNG (TGNH) : TGNH laø giaù trò cuûa caùc loaïi voán tieàn teä maø doanh nghieäp ñaõ gôûi taïi ngaân haøng, keá toaùn phaûi môû nhieàu soå chi tieát ñeå theo doõi nhieàu loaïi tieàn gôûi khaùc nhau ôû nhieàu nôi khaùc nhau. Keá toaùn caên cöù vaøo giaáy baùo nôï, giaáy baùo coù ñeå phaûn aùnh tình hình taêng giaûm cuûa TGNH vaøo caùc soå saùch caàn thieát. Nguyeân taéc : TGNH cuûa chi nhaùnh IMEX BINH DINH goàm tieàn Vieät Nam vaø ngoaïi teä. Chi nhaùnh xaùc ñònh theo tyû giaù haïch toaùn cho töøng quyù. Ñaàu moãi quyù ñeàu chænh soá dö moät laàn. Söû duïng tyû giaù haïch toaùn cho ngoaïi teä nhö sau : Nôï TK 1122 (tyû giaù haïch toaùn) Coù TK 131 (tyû giaù thöïc teá nhaän nôï) Cuoái quyù chi nhaùnh chuyeån tieàn göûi veà cho Coâng ty : Nôï TK 336 (tyû giaù haïch toaùn) Coù TK 1122 (tyû giaù haïch toaùn) Coâng ty quy ñoåi ra tieàn maët theo tyû giaù thöïc teá : Nôï TK 111 (Tyû giaù thöïc teá) Coù TK 1122 (tyû giaù haïch toaùn) Phöông phaùp keá toaùn : Chöùng töø lieân quan : Theo hình thöùc chöùng töø ghi soå, keá toaùn TGNH cuûa chi nhaùnh söû duïng caùc chöùng töø sau : UÛy nhieäm chi Giaáy baùo nôï Giaáy baùo coù Taøi khoaûn söû duïng : TK 112 “Tieàn göûi ngaân haøng” : Duøng ñeå phaûn aùnh soá hieän coù vaø tình hình bieán ñoäng cuûa caùc khoaûn tieàn maø Coâng ty göûi laïi ngaân haøng. Keát caáu : Beân nôï : + Caùc khoaûn tieàn gôûi vaøo ngaân haøng. Beân coù : + Caùc khoaûn tieàn ruùt ra töø ngaân haøng. Soá dö nôï : + Phaûn aùnh soá tieàn coøn gôûi laïi ngaân haøng ñeán cuoái kyø. Soå saùch keá toaùn : Chi nhaùnh söû duïng caùc loaïi soå sau : Soå phuï ngaân haøng Soå nhaät kyù thu Soå nhaät kyù chi Trình töï ghi soå : Chöùng töø Soå nhaät kyù Soå caùi Ghi haøng ngaøy : Ghi haøng quyù : SÔ ÑOÀ KEÁ TOAÙN TGNH TK 111 Tieàn gôûi vaøo ngaân haøng TK 112 Ruùt TGNH veà nhaäp quyõ TK 111 TK 131,136 Caùc khoaûn ngöôøi mua thanh toaùn Thanh toaùn caùc khoaûn nôï TK 331 TK 511 Doanh thu baùn haøng Mua haøng hoùa baèng TGNH TK 156 TK 711 Thu nhaäp taøi chính Chi phí baèng TGNH TK 641 Ví duï : Ngaøy 09/11 chi nhaùnh noäp tieàn maët vaøo ngaân haøng ngoaïi thö Vietcombank laø 100.000.000 ñoàng, keá toaùn ghi : Nôï TK 112 100.000.000 Coù TK 111 100.000.000 Ngaøy 12/11 chi nhaùnh thu laõi TGNH laø 123.180 ñoàng, keá toaùn ghi : Nôï TK 112 132.180 Coù TK 711 132.180 Ngaøy 18/11 thu tieàn goã cho chi nhaùnh baèng TGNH laø 491.454.190 ñoàng. Keá toaùn ghi : Nôï TK 112 491.454.190 Coù TK 131 491.454.190 Ngaøy 20/11 chi nhaùnh thanh toaùn tieàn ñieän thaùng 02 laø 2.050.400 ñoàng vaø thueá VAT 10%, keá toaùn ghi : Nôï TK 641 2.050.400 Nôï TK 13311 205.040 Coù TK 112 2.255.440 Nhaän xeùt : Nhìn chung caùch haïch toaùn tieàn maët vaø tieàn göûi ngaân haøng ôû chi nhaùnh gioáng nhö lyù thuyeát ñaõ hoïc. Söû duïng soå saùch ñôn giaûn, chuû yeáu laø döïa vaøo maùy vi tính roài sao cheùp ra soå chi tieát nhö nhaät kyù chi tieàn hay nhaät kyù thu tieàn. Haèng ngaøy vieäc thu, chi tieàn maët vaø tieàn göûi ngaân haøng ñeàu coù chöùng töø hôïp leä. Haïch toaùn ñôn giaûn, deã hieåu, phaûn aùnh ñöôïc moïi hoaït ñoäng thu cho ôû chi nhaùnh. CHÖÔNG II : KEÁ TOAÙN NGHIEÄP VUÏ BAÙN HAØNG Haøng hoùa laø loaïi vaät tö, saûn phaåm coù hình thaùi hay khoâng coù hình thaùi vaät chaát, chi nhaùnh mua veà vôùi muïc ñích laø ñeå baùn. Vì lónh vöïc hoaït ñoäng cuûa chi nhaùnh laø kinh doanh XNK neân caùc quaù trình trao ñoåi mua baùn xaûy ra thöôøng xuyeân vaø lieân tuïc. Lónh vöïc hoaït ñoäng kinh doanh chuû yeáu cuûa chi nhaùnh IMEX BINH DINH laø mua baùn nguyeân lieäu, vaät tö haøng hoùa, thieát bò phuï tuøng giao thoâng vaän taûi, …. Caùc quaù trình mua baùn haøng ñeàu laø nhöõng khaâu quan troïng cho neân keá toaùn cuûa chi nhaùnh phaûi theo doõi chi tieát töø chöùng töø mua haøng ñeán luùc baùn haøng vaø keát quaû kinh doanh ñeå xaùc ñònh laõi, loã : Quy ñònh cuûa chi nhaùnh IMEX BINH DINH : Keá toaùn nhaäp – xuaát – toàn haøng hoùa phaûi phaûn aùnh theo giaù thöïc teá. Ñeå tính giaù trò thöïc teá haøng hoùa xuaát kho keá toaùn chi nhaùnh ñaõ aùp duïng phöông phaùp nhaäp tröôùc xuaát tröôùc (FIFO) vaø phöông phaùp ñính danh (ñoái vôùi xe oâ toâ) Chi phí thu mua haøng hoùa trong kyø ñöôïc tính cho haøng baùn tieâu thuï trong kyø vaø haøng hoùa toàn kho cuoái kyø haïch toaùn. Keá toaùn chi tieát haøng hoùa phaûi thöïc hieän theo töøng kho, töøng loaïi haøng hoùa. A. KEÁ TOAÙN BAÙN HAØNG : Haøng hoùa ñöôïc baùn cho moïi ñoái töôïng coù nhu caàu, ñoù laø caøc doanh nghieäp saûn xuaát kinh doanh, caùc caù nhaân, ñôn vò coù nhu caàu söû duïng, baùn cho caùc doanh nghieäp trong vaø ngoaøi nöôùc. Hình thöùc : Chi nhaùnh söû duïng hai hình thöùc ñoù laø baùn buoân vaø baùn leû. Baùn buoân : Theo töøng loâ haøng, haøng coù theå nhaäp kho sau ñoù xuaát baùn thaúng. Baùn leû : ÔÛ chi nhaùnh ít baùn leû. I. KEÁ TOAÙN BAÙN HAØNG TRONG NÖÔÙC : Phöông thöùc baùn haøng : ÔÛ chi nhaùnh thöôøng baùn haøng theo phöông thöùc : Baùn haøng qua kho : Thuû tuïc vaø chöùng töø keá toaùn ôû chi nhaùnh. Khi baùn haøng boä phaän kinh doanh phaûi laäp chöùng töø hoùa ñôn baùn haøng, hoùa ñôn goàm 3 lieân. Lieân 1 löu taïi phoøng kinh doanh, lieân 2 giao cho khaùch haøng, lieân 3 giao cho phoøng keá toaùn. Hoùa ñôn ñöôïc thuû tröôûng kho, keá toaùn tröôûng, ngöôøi mua cuøng kyù teân vaø ñoùng daáu. Tröôøng hôïp ngöôøi mua ñeán taïi kho chi nhaùnh mua haøng thì ngöôøi mua vaø thuû kho cuøng kyù teân, soá haøng bò hö hoaëc maát maùt sau naøy nghóa laø khi kyù xong hôïp ñoàng thì moïi chuyeän veà sau ngöôøi mua chòu traùch nhieäm hoaøn toaøn. Cuoái cuøng lieân 2 seõ ñöôïc giao cho ngöôøi mua haøng ñeå laøm chöùng töø ñi ñöôøng vaø ñöôïc ghi vaøo soå keá toaùn ñôn vò mua haøng, lieân 3 thuû kho giöõ ñeå ghi vaøo baûng Nhaäp – Xuaát – Toàn (N – X – T) vaän chuyeån veà cho keá toaùn ñeå laøm chöùng töø ghi soå. Chöùng töø söû duïng vaø trình töï luaân chuyeån : Chöùng töø söû duïng : Hoùa ñôn GTGT Trình töï ghi soå : Khi nhaän ñöôïc lieân 3 hoùa ñôn baùn haøng, keá toaùn baùn haøng seõ ghi nhaän vaøo taøi khoaûn 511 “Doanh thu baùn haøng”, keá toaùn coâng nôï theo doõi tieán haønh ghi vaøo taøi khoaûn 131. Cuoái quyù nhaân vieân keá toaùn seõ leân chöùng töø ghi soå. Taøi khoaûn söû duïng vaø sô ñoà haïch toaùn : Taøi khoaûn 511 “Doanh thu baùn haøng” Duøng ñeå phaûn aùnh doanh thu baùn haøng thöïc teá cuûa chi nhaùnh thöïc hieän trong kyø hoaït ñoäng kinh doanh. Keát caáu : + Keát chuyeån caùc khoaûn giaûm tröø nhö giaûm giaù, haøng baùn bò traû laïi, chieát khaáu. + Keát chuyeån doanh thu tuaàn veà TK 911 ñeå xaùc ñònh keát quaû kinh doanh. Beân coù : + Doanh thu baùn haøng hoùa, dòch vuï trong kyø. SÔ ÑOÀ HAÏCH TOAÙN TK 1561 TK 632 Haøng xuaát baùn ñaõ tieâu thuï TK 5111 TK 111,112,131 Doanh thu baùn haøng TK 33311 (VAT) Ví duï : Ngaøy 26/03/2002 chi nhaùnh baùn cho Coâng ty TNHH Thöông Maïi saûn xuaát Phaùt Thaønh haït nhöïa caùc loaïi vôùi giaù baùn 1.462.696.000 ñoàng theo phöông thöùc baùn qua kho vôùi phöông thöùc nhaän haøng tröïc tieáp. Theo hoùa ñôn (GTGT) soá 27901 ngaøy 26/03/2002. Giaù baùn chöa coù thueá GTGT : 1.462.696.000 Thueá GTGT (10%) : 146.269.600 Toång giaù thanh toaùn : 16.089.656.600 Caên cöù vaøo hoùa ñôn (GTGT), keá toaùn ghi : Nôï TK 632 1.462.696.000 Coù TK 1561 1.462.696.000 Ñoàng thôøi ghi nhaän doanh thu vaø thueá (GTGT) Nôï TK 131 16.089.656.000 Coù TK 33311 146.269.600 Coù TK 5111 1.462.696.000 Chi nhaùnh Coâng ty XNK Bình Ñònh Taïi TP. HCM 129 Hoà Vaên Hueâ – P.9, Q. Phuù Nhuaän Soå nhaät kyù baùn haøng. Töø ngaøy 01/02/2002 ñeán ngaøy 30/04/2002 Soá HÑ 02791 Maõ TK 131 632 1561 33311 Dieãn giaûi Nôï Coù Xuaát kho haøng hoùa 16.089.565.600 1.462.696.000 1.462.696.000 146.296.600 II. BAÙN HAØNG TRÖÏC TIEÁP XUAÁT KHAÅU : Ví duï : Ngaøy 08/01/2002, Chi nhaùnh kyù hôïp ñoàng xuaát khaåu vôùi Coâng ty Conveant Enterprise Corp cuûa Ñaøi Loan ñeå xuaát khaåu loâ haøng goàm Toâm huøm soáng, caù muù soáng, gheï soáng, oác soáng vôùi trò giaù 27.570 USD. Ngaøy 10/01/2002 Chi nhaùnh laøm thuû tuïc thanh toaùn baèng phöông thöùc TTR tyû giaù haïch toaùn laø 15.200ñ/USD vaø tyû giaù thöïc teá laø 15.222ñ/USD. Ngaøy 14/01/2002, soá haøng naøy ñaõ khôûi haønh baèng ñöôøng bieån, ñaõ laøm thuû tuïc xuaát khaåu vaø thueá VAT laø 0% treân toång giaù trò loâ haøng. Caên cöù vaøo taøi lieäu treân ñaây, keá toaùn ñònh khoaûn nhö sau (ÑVT : ñoàng) Khi xuaát haøng gôûi ñi xuaát khaåu theo hôïp ñoàng ñaõ kyù, keá toaùn ghi theo trò giaù xuaát kho laø : (27.570USD x 15.222VNÑ) = 419.670.540 (ñoàng) Nôï TK 632 419.670.540 Coù TK 1561 419.670.540 Khi haøng hoùa ñaõ hoaøn thaønh thuû tuïc xuaát khaåu ñöôïc tính laø haøng xuaát khaåu, keá toaùn ghi doanh thu xuaát khaåu laø : (27.570USD x 15.200VNÑ) = 419.064.000 (ñoàng) Nôï TK 131 419.064.000 Coù TK 5111 419.064.000 Ñoàng thôøi tính khoaûn cheânh leäch tyû giaù. (15.222ñ/USD – 15.200ñ/USD) x 27.570 = 606.540 (ñoàng) Nôï TK 413 606.540 Coù TK 511 606.540 Keát chuyeån trò giaù xuaát khaåu töø TK 1561 sang TK 632 Nôï TK 632 606.540 Coù TK 511 606.540 Keát chuyeån trò giaù xuaát khaåu töø TK 1561 sang TK 632 Nôï TK 632 419.670.540 Coù TK 1561 419.670.540 Khi nhaän giaáy baùo coù cuûa ngaân haøng veà soá tieàn khaùch haøng traû tieàn haøng hoùa xuaát khaåu, keá toaùn ghi : Nôï TK 112 419.670.540 Coù TK 131 419.670.540 III. BAÙN HAØNG CHUYEÅN THAÚNG COÙ THAM GIA THANH TOAÙN : Phöông thöùc naøy thöôøng ñöôïc aùp duïng ñoái vôùi tröôøng hôïp Chi nhaùnh baùn haøng xuaát khaåu, nghóa laø Chi nhaùnh mua haøng trong nöôùc xong roài môùi chuyeån thaúng ra caûng ñeå xuaát khaåu maø khoâng nhaäp kho. Ví duï : Ngaøy 17/01/2002 Chi nhaùnh mua 160 taán haït nhöïa taùi sinh cuûa Coâng ty XNK Bình Ñònh vôùi trò giaù 208.305.000 ñoàng, thueá GTGT 5%, haøng ñöôïc chuyeån thaúng xuoáng taøu gôûi ñi cho Coâng ty SAHAKIMANKONG Co.,Ltd cuûa Thaùi Lan, thanh toaùn baèng USD theo phöông thöùc TTR qua ngaân haøng ngoaïi thöông Vietcombank. Caên cöù caùc chöùng töø coù lieân quan, keá toaùn cuûa Chi nhaùnh haïch toaùn nhö sau : Nôï TK 632 208.305.000 Nôï TK 13311 10.415.205 (208.305.000 x 5%) Coù TK 1561 218.720.250 IV. XUAÁT KHAÅU UÛY THAÙC : Ví duï : Ngaøy 01/03/2005 Chi nhaùnh kyù hôïp ñoàng nhaän uûy thaùc cho cô sôû saûn xuaát nhöïa Vaïn Lôïi ñeå xuaát khaåu loâ haøng trò giaù baùn 7.200 USD. Cô sôû Vaïn Lôïi chòu traùch nhieäm chuyeån haøng ñeán caûng Khaùnh Hoäi Saøi Goøn, moïi thuû tuïc xuaát khaåu do Chi nhaùnh ñaûm nhaän, hoa hoàng xuaát khaåu uûy thaùc laø 0.2% treân toång trò giaù loâ haøng xuaát khaåu. Ngaøy 04/03/2002, thuû kho tieán haønh cho nhaäp kho soá haøng xuaát khaåu uûy thaùc. Ngaøy 10/03/2002, Chi nhaùnh kyù hôïp ñoàng xuaát khaåu soá haøng cuûa cô sôû Vaïn Lôïi cho Coâng ty SHYU CHYUAN ENTERPRISES Co., Ltd cuûa Ñaøi Loan, thanh toaùn baèng USD theo phöông thöùc TTr qua ngaân haøng Vietcombank. Ngaøy 12/03/2992, haøng cuûa cô sôû Vaïn Lôïi ñaõ chuyeån ñeán caûng laøm ñaày ñuû thuû tuïc haûi quan, haøng hoùa rôøi caûng theo ñöôøng bieån ñaõ coù giaáy xaùc nhaän cuûa thuyeàn tröôûng, Chi nhaùnh ñaõ duøng tieàu USD ñeå baûo hieåm haøng xuaát khaåu laø 200USD. Ngaøy 20/03/2002, Coâng ty SHYU CHYUAN ENTERPRISES Co.,Ltd cuûa Ñaøi Loan ñaõ traû tieàn qua ngaân haøng ngoaïi thöông Vietcombank, Chi nhaùnh ñaõ nhaän ñöôïc giaáy baùo coù cuûa ngaân haøng, soá tieàn laø 7.200USD. Ngaøy 28/03/2002, Chi nhaùnh vaø cô sôû Vaïn Lôïi thanh lyù hôïp ñoàng, tính toaùn vaø thanh lyù moïi khoaûn tieàn theo quy öôùc trong hôïp ñoàng ñaõ thoûa thuaän (tyû giaù haïch toaùn laø 15.000ñ/USD, tyû giaù thöïc teá thaùng 03 laø 15.222ñ/USD) Caên cöù vaøo caùc soá lieäu treân, keá toaùn laäp ñònh khoaûn nhö sau : (ÑVT : ñoàng) Ngaøy 04/03 : Khi laäp haøng hoùa, keá toaùn ghi. Nôï TK 1561 (7200 x 15222) = 109.598.400 Coù TK 331 109.598.400 (Chi tieát cô sôû Vaïn Lôïi) Ngaøy 12/03 Nôï TK 131 (7200 x 15222) = 109.598.400 Coù TK 5111 109.598.400 (Chi tieát Coâng ty SHYU CHYUAN ENTERPRISES) Baûo hieåm haøng hoùa : Nôï TK 131 (200 x 15222) = 3.044.400 Coù TK 1122 3.044.400 Ngaøy 20/03 Nôï TK 1122 (7200 x 15222) = 109.598.400 Coù TK 131 (7200 x 15000) = 108.000.000 Coù TK 413 (15222 – 15000) x 7200 = 1.598.400 (Chi tieát Coâng ty SHYU CHYUAN ENTERPRISES) Soá hoa hoàng chi nhaùnh ñöôïc höôûng : Nôï TK 131 (7200 x 15222) x 0.2% = 219.196,8% Coù TK 5113 219.196,8 (Chi tieát cô sôû Vaïn Lôïi) Khi nhaän ñöôïc tieàn hoa hoàng do cô sôû Vaïn Lôïi traû : Nôï TK 111 219.196,8 Coù TK 131 219.196,8 Phí uûy thaùc ñöôïc höôûng : Nôï TK 331 300.000 Coù TK 5113 300.000 Ngaøy 28/03. Khi thanh toaùn hôïp ñoàng xuaát khaåu uûy thaùc. Neáu tröø caùc khoaûn chi phí, thueá xuaát khaåu vaø tieàn baùn haøng. Nôï TK 331 3.309.533 Coù TK 131 3.309.533 Soá tieàn coøn laïi traû cho cô sôû Vaïn Lôïi. Nôï TK 331 (109.598.400 – 3.309.533) = 106.288.867 Coù TK 1111 106.288.867 B. KEÁ TOAÙN MUA HAØNG : * Phöông thöùc mua haøng : Chi phí chæ aùp duïng phöông thöùc nhaän haøng tröïc tieáp Phöông thöùc nhaän haøng tröïc tieáp : Chi nhaùnh cöû nhaân vieân thu mua haøng ôû beân baùn vaø tröïc tieáp nhaän haøng, kyù vaøo hoùa ñôn cuûa beân baùn vaø chuyeån haøng veà cho Chi nhaùnh. * Maët haøng kinh doanh taïi Chi nhaùnh : Nguyeân lieäu saûn xuaát : + Haït nhöïa, boät nhöïa : cung caáp cho caùc cô sôû saûn xuaát haøng nhöïa nhö : Toâ, baøn gheá nhöïa (nhaäp khaåu töø Thaùi Lan, AÁn Ñoä, Singapore, Haøn Quoác, AÛ Raäp) + Theùp laù, keõm thoûi : Theùp laù nhaäp veà gia coâng Tole, keõm duøng ñeå traùng beà maët Tole (nhaäp khaåu töø Nga, Haøn Quoác, Ñaøi Loan) Vaät tö vaø phöông tieän vaän taûi : + Voû xe : duøng ñeå taùi cheá hoaëc laép raùp xe (Nhaät, T._.