Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An - Hải Phòng. Thực trạng và giải pháp

Phòng có tiềm năng về đất đai để phát triển kinh tế xã hội, xây dựng các cơ sở hạ tầng, có nguồn nhân lực dồi dào, vị trí địa lý thuận lợi. Trong bối cảnh hiện tại, việc phát triển kinh tế quận sẽ có vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế của Thành phố Hải Phòng trong tương lai. UBND quận Hải An hàng năm cũng đầu tư một khoản tiền ngân sách tương đối lớn cho hoạt động đầu tư. Hoạt động đấu thầu tuy mới chỉ xuất hiện ở nước ta nhưng UBND quận Hải An đã luôn ý thức được đấu thầu có một vai trò quan trọng trong giai đoạn thực hiện đầu tư, quyết định đến sự thành công của công cuộc đầu tư. Vì vậy trong những năm qua, UBND quận đã tổ chức rất nhiều cuộc đấu thầu, chọn được nhà thầu phù hợp và tiết kiệm được nguồn ngân sách đang còn hạn chế của quận. Chính vì vai trò quan trọng và sự cần thiết của công tác đấu thầu trong hoạt động đầu tư và trong quá trình thực tập tại phòng Kế hoạch – tài chính UBND quận Hải An em đã chọn tên chuyên đề thực tập của mình là: “Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng. Thực trạng và giải pháp”. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - Thạc sĩ Nguyễn Thị Ái Liên cùng các cô chú, anh chị tại phòng Kế hoạch – tài chính UBND quận Hải An – Hải Phòng đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN HẢI AN – HẢI PHÒNG. Quá trình hình thành và phát triển của UBND quận Hải An – Hải Phòng. Quận Hải An được thành lập theo nghị định số 106/NĐ-CP ngày 20/12/2002 của Chính Phủ trong điều kiện kinh tế xã hội, cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị và hạ tầng xã hội còn yếu và thiếu so với nhu cầu xây dựng và phát triển đô thị văn minh, hiện đại. Về hành chính, quận gồm 6 phường khi thành lập, chỉ có phường Cát Bi (thuộc quận Ngô Quyền), vốn là phường yếu nhất của thành phố trước đây, còn 5 phường mới thực chất là 5 xã thuộc huyện An Hải (cũ) nay được chuyển thành phường thuộc quận Hải An. UBND quận Hải An cũng ra đời cùng khi thành lập quận với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan quản lý nhà nước của quận. Hải An là quận nằm ở phía Đông Nam thành phố Hải Phòng, là đầu mối giao thông rất quan trọng của thành phố. Phía bắc giáp huyện Thủy Nguyên, phía đông giáp huyện Cát Hải, phía nam giáp huyện Kiến Thụy, phía tây giáp quận Ngô Quyền. Diện tích của quận 10.040,87 ha, dân số của quận gần 7 vạn người trong đó 95% làm nông nghiệp. Hải An phần nhiều nằm trong vành đai đô thị được cấu trúc khu dân cư theo kiểu nông thôn. Đặc điểm xã hội là vùng đang được đô thị hóa nên mật độ dân cư nhiều nơi rất cao, hoạt động kinh tế đa dạng với nhiều ngành nghề như: sản xuất nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, buôn bán nhỏ và các hoạt động dịch vụ khác. Nhìn chung thu nhập bình quân đầu người còn thấp do tính chất lao động chủ yếu là lao động giản đơn, người lao động thiếu việc làm hoặc việc làm không ổn định. Cơ sở hạ tầng phục vụ dân sinh còn nhiều bất cập so với nhu cầu sử dụng. Nhất là các công trình giao thông cấp nước, vệ sinh môi trường, chiếu sáng công cộng. Ngay từ khi ra đời UBND quận Hải An đã ý thức được vai trò và trách nhiệm nặng nề của mình nên đã có một cơ chế quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, từng bước xây dựng một quận Hải An mới phát triển về kinh tế cũng như xã hội. Hiện nay giá trị sản xuất trên địa bàn quận Hải An tăng với tốc độ rất cao 19,35%/năm. Ngành xây dựng tăng nhanh nhất (30,09%), tiếp đến là công nghiệp (24,95%) rồi đến dịch vụ (14,16%). Tốc độ tăng GDP trên địa bàn quận cũng cao 13,44%/năm. Đó là những thành tích chung của cả một tập thể nhân dân quận dưới sự lãnh đạo hiệu quả của UBND quận. UBND quận Hải An đang từng bước hoàn thiện, xây dựng một bộ máy ngày càng vững mạnh, thực hiện đúng chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước đã đề ra. Cơ cấu tổ chức của UBDN quận Hải An – Hải Phòng. 2.1. Sơ đồ tổ chức UBND quận Hải An – Hải Phòng. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức UBND quận Chủ tịch UBND quận Hải An Phó chủ tịch phụ trách nội chính Phòng Tư pháp Phòng TC-KH Phòng TN-MT Thanh tra Phó chủ tịch phụ trách kinh tế Phòng Quản lý đô thị Phòng HĐND & UBND Phòng Y tế Phòng Văn hoá- Thông tin Phòng Nội vụ- Lao động Thương binh và Xã hội Phòng Giáo dục Phó chủ tịch phụ trách văn xã UBND quận Hải An làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chủ tịch UBND quận là người đứng đầu UBND quận, chịu trách nhiệm trước UBND quận và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận. Chủ tịch UBND quận căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của UBND quận xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó. Chủ tịch UBND quận có trách nhiệm báo cáo với UBND quận về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình. Phó chủ tịch UBND quận là người giúp chủ tịch UBND quận chỉ đạo một số công tác và chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND quận về nhiệm vụ được phân công. Khi chủ tịch UBND quận đi vắng, một phó chủ tịch được ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan. Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm cho từ chức, thực hiện chế độ chính sách đối với thủ trưởng và phó thủ trưởng cơ quan chuyên môn do chủ tịch UBND quận quyết định theo quy định của pháp luật. Nguyên tắc tổ chức năng này đảm bảo: - Tính gọn, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nước trên địa bàn cấp quận (huyện) và đảm bảo tính thống nhất quản lý ngành, lĩnh vực từ tỉnh đến cơ sở. - Tổ chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực công tác trên địa bàn cấp quận. - Phù hợp với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của quận và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước. - Thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thành lập cơ quan chuyên môn được quy định tại các quy định của pháp luật. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy tổ chức của UBND quận Hải An – Hải Phòng. 2.2.1. Phòng tổ chức - Lao động thương binh và xã hội: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, lao động thương binh và xã hội. 2.2.2 Phòng Kế hoạch - tài chính: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt tài chính, kế hoạch, đầu tư và đăng ký kinh doanh. 2.2.3 Phòng giáo dục: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông dân tộc bán trú, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm kỹ thuật tổng hợp – hướng nghiệp cấp quận. 2.2.4. Phòng Y tế: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho con người, thẩm mỹ ảnh hưởng đến sức khỏe cho con người, an toàn vệ sinh thực phẩm và trang thiết bị y tế. 2.2.5 Phòng văn hóa thông tin thể thao: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hoa, thông tin, thể dục, thể thao, phát thanh, truyền hình. 2.2.6 Phòng tài nguyên và môi trường: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường. 2.2.7 Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác. 2.2.8 Phòng quản lý đô thị: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng nhà ở và công sở, vật liệu xây dựng, giao thông, bưu chính, viễn thông. 2.2.9 Phòng thanh tra: có trách nhiệm giúp UBND cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND quận. 2.2.10 Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân và UBND quận như sau: Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân quận giao. Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước, giúp Chủ tịch UBND quận tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác ngoại vụ, thi đua khen thưởng. - Ngoài ra, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận còn đảm nhiệm chức năng tham mưu, giúp UBND, Chủ tịch UBND quận về lĩnh vực tôn giáo, dân tộc. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Tài chính UBND quận Hải An – Hải Phòng. 3.1 Khái quát về phòng Kế hoạch - tài chính. Phòng Kế hoạch - tài chính là cơ quan thuộc UBND quận Hải An, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND quận và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tài chính – vật giá, Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hải Phòng. Phòng Kế hoạch - tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước quận ủy, HĐND, UBND quận về toàn bộ công việc của phòng. - Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc được phân cồng phụ trách; được ủy quyền thay mặt trưởng phòng duy trì, điều hành hoạt động của phòng khi trưởng phòng đi công tác vắng. - Cán bộ, viên chức của phòng Kế hoạch - tài chính chịu trách nhiệm trước cá nhân trước trưởng phòng về thực hiện nhiệm vụ được phân công. Trường hợp nghỉ làm việc trong ngày, nghỉ đột xuất phải liên lạc báo cáo lãnh đạo kịp thời. - Cán bộ, viên chức phòng Kế hoạch - tài chính luôn đoàn kết thống nhất, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhau, cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ. - Phòng Kế hoạch - tài chính mỗi tháng họp một lần để đánh giá kết quả hoạt động trong tháng và giao ban công tác tháng sau. Các bộ phận chủ động họp khi thấy cần thiết để triển khai công việc. 3.2 Chức năng của phòng Kế hoạch - tài chính. Phòng Kế hoạch - tài chính là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND quận và sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Sở tài chính – vật giá và sở Kế hoạch đầu tư Hải Phòng. Tham mưu cho UBND quận quản lý nhà nước về các lĩnh vực: quy hoạch, kế hoạch – đầu tư, đăng ký kinh doanh, quản lý tài chính– vật giá, xổ số kiến thiết trên địa bàn quận. 3.3 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - tài chính. a. Công tác quy hoạch. - Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội toàn quận, báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố phê duyệt. - Phối hợp với các ngành chức năng trong việc xây dựng quy hoạch phát triển ngành trên địa bàn quận. - Tổ chức thực hiện quy hoạch sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. b. Công tác quản lý đầu tư và xây dựng. - Tổng hợp nhu cầu xây dựng cơ bản trên địa bàn quận, đề xuất bố trí vốn cho các dự án đầu tư, trình HĐND quận thông qua, báo cáo UBND thành phố và các Sở chuyên ngành phê duyệt. - Đối với các dự án do UBND thành phố giao cho UBND quận làm chủ đầu tư: phòng Kế hoạch - tài chính thực hiện chức năng đầu mối trong việc thẩm định dự án đầu tư, công tác xét thầu, hồ sơ quyết toán, báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố phê duyệt. - Đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của UBND quận: + Phòng chủ trì thẩm định các dự án đầu tư (hoặc báo cáo đầu tư) trình UBND quận quyết định. + Tham mưu cho UBND quận trong việc xét thầu, hướng dẫn các chủ đầu tư trong việc tổ chức đấu thầu (hoặc chỉ định thầu), thẩm định hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, trình UBND quận quyết định. + Chủ trì thẩm định quyết toán các công trình báo cáo UBND quận quyết định. + Triển khai các văn bản quy định của Nhà nước, của địa phương về công tác quản lý đầu tư và xây dựng trên địa bàn quận. c. Công tác tài chính, vật giá, đăng ký kinh doanh, xổ số kiến thiết. * Công tác tài chính: - Lập dự toán thu chi ngân sách trình Hội đồng nhân dân quận thông qua, báo cáo UBND thành phố và Sở tài chính – vật giá Hải Phòng. - Hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách. - Căn cứ chỉ tiêu phân bổ ngân sách của thành phố và nghị quyết của HĐND quận, xây dựng kế hoạch phân bổ dự toán chi ngân sách cho từng phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND quận. - Tổ chức thực hiện kế hoạch thu, dự toán chi ngân sách theo Luật ngân sách nhà nước. - Lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách báo cáo UBND quận, trình UBND thành phố và sở tài chính – vật giá. - Triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật ngân sách trên địa bàn quận. * Công tác vật giá. Thẩm định giá các loại hàng hoá theo phân cấp (với cấp quận được thẩm định những lô hàng hoặc hàng hóa đơn chiếc có giá trị dưới 50 triệu đồng). Thực hiện chức năng đầu mối thẩm định giá các loại hàng hóa có giá trị trên 50 triệu đồng, báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố, sở tài chính – vật giá phê duyệt. * Công tác đăng ký kinh doanh. Tham mưu cho UBND quận quản lý, tổ chức thực hiện việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với đơn vị kinh tế tập thể và hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn quận. * Công tác hoạt động xổ số kiến thiết. Tham mưu cho UBND quận chỉ đạo phòng đại diện xổ số kiến thiết về chủ trương, biện pháp thực hiện phát hành xổ số kiến thiết trên địa bàn, nhằm không ngừng tăng nguồn thu cho ngân sách, xây dựng các công trình phúc lợi công cộng trên địa bàn quận. Phối hợp cùng các ngành chức năng tham gia thực hiện các biện pháp chống tệ nạn số đề trên địa bàn quận. 3.4 Phân công nhiệm vụ của các cán bộ viên chức trong phòng. a. Trưởng phòng. Phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành giải quyết toàn bộ các công việc của phòng. Chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kết quả công tác trước HĐND, UBND và các cơ quan chuyên môn cấp trên về toàn bộ hoạt động của phòng. Trực tiếp phụ trách công tác quy hoạch, kế hoạch, đầu tư xây dựng các chính sách và cơ chế quản lý tài chính, công tác tổ chức cán bộ của phòng. Ký toàn bộ các văn bản đề xuất với UBND quận về lĩnh vực chuyên môn của phòng và các khoản chi ngân sách. b. Phó trưởng phòng. - Tham mưu giúp trưởng phòng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quận. - Phụ trách ngân sách UBND phường. - Phụ trách công tác đăng ký kinh doanh, được uỷ quyền ký đề xuất với UBND quận cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. - Theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch hoạt động xổ số kiến thiết. - Phụ trách công tác xây dựng dự toán ngân sách chung của quận. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công. c. Kế toán chi 1. - Thực hiện công tác giao dịch với kho bạc nhà nước quận, theo dõi các quỹ tại kho bạc. - Trực tiếp quản lý và cấp hỗ trợ ngân sách cho các phường và các đơn vị ngành dọc không hưởng lương tại quận. - Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thu chi ngân sách. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công. d. Kế toán chi 2. - Có trách nhiệm tham mưu cho phòng xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của quận. - Quản lý và cấp phát ngân sách cho các đơn vị hưởng lương tại ngân sách quận. - Tham gia hội động nghiệm thu, kiểm tra hồ sơ, theo dõi cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản các công trình do UBND quận quản lý. - Thẩm định giá các loại hàng hóa theo phân cấp (với cấp quận được thẩm định các lô hàng hoặc hàng hóa đơn chiếc có giá trị dưới 50 triệu đồng). - Tham mưu cho phòng thực hiện chức năng đầu mối thẩm định giá các loại hàng hóa có giá trị trên 50 triệu đồng, báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố, sở Tài chính – vật giá phê duyệt. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công. e. Kế toán thu. - Viết giấy nộp tiền vào kho bạc nhà nước quận cho các đơn vị. - Giao dịch với kho bạc về các nguồn thu ngân sách. - Tổng hợp báo cáo nguồn thu ngân sách theo định kỳ và đột xuất. - Làm công tác quản lý quỹ tiền mặt của phòng. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công. f. Theo dõi, quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản. - Đối với các dự án do UBND thành phố giao UBND quận làm chủ đầu tư. Tham mưu cho phòng thực hiện chức năng đầu mối thẩm định dự án đầu tư, công tác xét duyệt thầu, hồ sơ quyết toán báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố phê duyệt. - Đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của UBDN quận: + Tham mưu cho phòng trong việc thẩm định dự án đầu tư, báo cáo UBND quận phê duyệt. + Tham mưu cho phòng trong việc xét thầu, hướng dẫn các chủ đầu tư tổ chức đấu thầu (hoặc chỉ định thầu đối với các gói thầu được chỉ định thầu), thẩm định hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, trình UBND quận quyết định. + Thẩm định giá trị quyết toán các công trình, báo cáo lãnh đạo phòng trình UBND quận phê duyệt. + Làm nhiệm vụ kế toán phòng Kế hoạch - tài chính. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công. g. Quản lý ngân sách phường. - Hướng dẫn, quản lý thu, chi ngân sách phường. - Kiểm tra trình tự thủ tục xây dựng cơ bản, tham gia nghiệm thu các công trình đầu tư tại phường được phân công phụ trách. - Lập tờ trình chi trợ cấp ngân sách, chi đầu tư phát triển báo cáo lãnh đạo phòng. - Kiểm tra, đôn đốc tiến độ thu xổ số và các nguồn thu khác tại các nguồn thu khác tại các phường được phân công phụ trách. - Tham gia hội đồng kiểm kê, đền bù thuộc địa bàn phường được phân công phụ trách. - Tham gia hội đồng kiểm kê, đền bù thuộc địa bàn phường được phân công phụ trách. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI UBND QUẬN HẢI AN- HẢI PHÒNG. Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng. Trong phạm vi một nền kinh tế, để thực hiện hoạt động mua sắm (hàng hoá, dịch vụ hay công trình) thì người mua có thể tiến hành theo hai cách khác nhau đó là người mua tự do trao đổi với người bán về nhu cầu mua sắm và cách thứ hai là người mua tiến hành lựa chọn người bán theo một trình tự nhất định. Cách mua sắm thứ hai này người ta gọi là đấu thầu. Khoản tiền dùng cho các hoạt động mua sắm (hay nói chung là đầu tư) được huy động từ hai nguồn, đó là nguồn tiền của tư nhân và nguồn tiền do nhà nước quản lý. Việc sử dụng khoản tiền từ nguồn thứ hai bắt buộc phải tuân thủ theo những quy định về mua sắm do Nhà nước đề ra nhằm đảm bảo mang lại hiệu quả cao. Như vậy đấu thầu có thể được hiểu là một cách thức mua sắm (hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ) mà trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy định do người quản lý nguồn vốn sử dụng cho việc mua sắm này đề ra. Đấu thầu là bắt buộc đối với hoạt động mua sắm sử dụng vốn do Nhà nước quản lý. UBND quận Hải An – Hải Phòng là một cơ quan nhà nước, nguồn vốn chủ yếu là vốn ngân sách Nhà nước chính vì thế mà các dự án của UBND quận đều thực hiện đấu thầu đảm bảo tính công bằng và hiệu quả. Các quy định về hoạt động đấu thầu của UBND quận. UBND quận Hải An khi tham gia công tác đấu thầu chỉ làm bên A tức là bên tổ chức đấu thầu các dự án của quận chứ không làm bên B (tham gia đấu thầu). Theo như cách hiểu trên thì hoạt động đấu thầu là một cách thức mua sắm hàng hóa trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy định do người quản lý nguồn vốn sử dụng cho việc mua sắm này đề ra. Khi tham gia công tác đấu thầu UBND quận Hải An cũng thực hiện đầy đủ các quy định của cơ quan quản lý Nhà nước về đấu thầu: - Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 của Quốc hội khóa 11, kỳ họp thứ 8 có hiệu lực từ ngày 01/04/2006 và Nghị định số 111/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 của Chính Phủ về hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng. - Ngoài ra còn các Nghị định và văn bản hướng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu và đầu tư xây dựng: + Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/09/1999. + Văn bản số 2364/BKH/TĐ&GSĐT ngày 12/4/2005. + Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/06/2003 của Chính Phủ. Ngay sau khi Luật đấu thầu và Nghị định 111 có hiệu lực, UBND quận Hải An đã cử các cán bộ, chuyên viên chuyên làm công tác đầu tư và quản lý đấu thầu tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ đấu thầu đồng thời hướng dẫn, phổ biến đến các đơn vị chủ đầu tư để triển khai các dự án trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 1.2. Đặc điểm của các dự án, các gói thầu mà UBND quận Hải An đã và đang tham gia tổ chức đấu thầu. Hải An là một quận mới thành lập nên nguồn vốn chủ yếu là nguồn Ngân sách Nhà nước và nguồn do dân đóng góp, các dự án của quận chủ yếu dành cho đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng trợ giúp các chương trình chuyển dịch cơ cấu sản xuất và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất. Các dự án mà UBND quận tổ chức đấu thầu mang những đặc điểm sau: Quy mô của các dự án, các gói thầu: Như đã phân tích ở trên các dự án của UBND quận có tổng mức đầu tư tương đối lớn chủ yếu là các dự án xây dựng các trường học, các dự án Chương trình nuôi trồng thủy sản…Các dự án được chia thành nhiều gói thầu nhỏ theo tính chất kỹ thuật hoặc theo trình tự thực hiện dự án, có quy mô hợp lý và bảo đảm tính đồng bộ của dự án. Yêu cầu về thời gian và chất lượng các gói thầu: Do quy mô của các gói thầu lớn, thành quả của các gói thầu có giá trị sử dụng lâu dài nhất là các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng nên yêu cầu về thời gian và chất lượng thực hiện các gói thầu càng cao và chặt chẽ. Chính vì thế các nhà thầu tham gia phải đưa ra các biện pháp kỹ thuật, chất lượng tốt nhất và thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất để đáp ứng được yêu cầu của UBND quận. Các dự án mà quận tổ chức đấu thầu mang ý nghĩa xã hội cao: UBND quận Hải An là cơ quan nhà nước dưới sự chỉ đạo của UBND thành phố và sự giúp đỡ của các ngành UBND quận đã tích cực triển khai các dự án đầu tư. Các dự án mà quận đầu tư chủ yếu là các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ cho các hoạt động xã hội của quận như dự án xây dựng trường học, xây dựng đường, dự án xây dựng khu trung tâm hành chính quận…Chính vì vậy mà thành quả của các dự án này có giá trị sử dụng lâu dài, đem lại lợi ích lớn cho người dân nhưng không có thể thu hồi vốn như các dự án kinh tế. Để các dự án được thực hiện tốt và mang lại hiệu quả cao, đóng góp cho sự phát triển của quận cũng như của Thành phố và của đất nước thì cần chuẩn bị về mọi mặt, dự đoán trước tất cả các tình huống có thể xảy ra. 1.3. Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng. 1.3.1. Quy trình tổ chức đấu thầu. Sơ đồ 1.3: Quy trình tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An Kế hoạch đấu thầu Lập KH thực hiện gói thầu, DS chuyên gia xét thầu, DS nhà thầu tham gia Lập HSMT Phát hành HSMT Tiếp nhận HSDT, mời thầu Xét thầu Phê duyệt KQ đấu thầu Thông báo trúng thầu Thương thảo và ký kết hợp đồng Duyệt UBND quận Hải An là một cơ quan nhà nước nên mọi hoạt động của UBND quận đều được sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chức năng nhằm đảm bảo cho UBND quận hoạt động đúng pháp luật và nguồn vốn của Nhà nước được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả cao. Việc xây dựng một quy trình thực hiện đấu thầu theo đúng pháp luật và phù hợp với tình hình quận không chỉ đảm bảo cho nguồn vốn của Nhà nước được giám sát chặt chẽ mà còn giảm thiểu khả năng thất thoát, lãng phí. Các bước trong quá trình tổ chức đấu thầu được quy định cụ thể trong Luật đấu thầu tuy nhiên mỗi cơ quan, tổ chức sẽ có những quy trình khác nhau. Quy trình tổ chức đấu thầu ở UBND quận Hải An, được thực hiện đúng quy định của luật đấu thầu Việt Nam 2005 (có hiệu lực từ ngày 1/4/2006). Chúng ta có thể hình dung quy trình tổ chức đấu thầu của UBND quận như sau: Kế hoạch đấu thầu sẽ do phòng Kế hoạch – tài chính đảm nhiệm, sau đó chuyển lên UBND quận phê duyệt để cấp vốn thực hiện. Phòng Kế hoạch- tài chính sẽ lập kế hoạch thực hiện gói thầu, danh sách nhà thầu tham gia chào thầu giá cạnh tranh hoặc đấu thầu hạn chế. Kế hoạch đấu thầu của UBND quận được lập ra nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đầu tư đúng tiến độ kế hoạch và đảm bảo hiệu quả việc sử dụng vốn. Kế hoạch đấu thầu các dự án của UBND quận được lập theo Điều 6 Luật đấu thầu Việt Nam 2005. Thông thường để đáp ứng yêu cầu về chất lượng và thời gian, cũng như sự đồng bộ của các hạng mục công trình, các dự án lớn thường được chia thành nhiều gói thầu nhỏ. Kế hoạch đấu thầu của một dự án được lập ngay khi tiến hành lập dự án đầu tư vì thế mà khi dự án đầu tư được phê duyệt thì kê hoạc đấu thầu cũng được phê duyệt. Quy trình lập kế hoạch đấu thầu và nội dung kế hoạch đấu thầu bao gồm: Tên gói thầu. Xác định giá gói thầu. Hình thức lựa chọn nhà thầu; phương thức đấu thầu. Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu. Hình thức hợp đồng cho từng gói thầu. Thời gian thực hiện hợp đồng. Kế hoạch tổ chức đấu thầu gói thầu sau khi được lập lại được chuyển lên UBND quận phê duyệt lần nữa trước khi bắt tay vào thực hiện. Việc lập hồ sơ mời thầu (HSMT) được trưởng phòng Kế hoạch –tài chính quận xem xét và chuyển lên UBND quận phê duyệt. Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu Chính phủ quy định theo Khoản 2 điều 32 Luật Đấu thầu, dựa vào nhu cầu của từng gói thầu HSMT bao gồm các nội dung sau: Thư mời thầu; Mẫu đơn dự thầu; Mẫu bảng danh mục số lượng và giá; Các hướng dẫn cho nhà thầu; Tiêu chuẩn kỹ thuật của gói thầu; Tiêu chuẩn đánh giá HSDT; Các điều kiện của hợp đồng; Mẫu hợp đồng; Mẫu bảo đảm dự thầu; Mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng; Mẫu bảo đảm bảo hành (nếu cần); Các phụ lục. Sau khi được UBND quận phê duyệt Hồ sơ mời thầu, phòng Kế hoạch – tài chính thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng theo đúng Khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu và phát hành hồ sơ mời thầu. Phòng Kế hoạch- tài chính tiếp nhận hồ sơ mời thầu, và quản lý theo chế độ “mật”, các HSDT nộp sau thời điểm đóng thầu sẽ bị loại. Phòng Kế hoạch – tài chính là nơi lưu trữ quản lý các HSDT của các nhà thầu, đảm bảo thông tin đựoc giữ bí mật cho đến thời điểm mở thầu. Phòng phối hợp với tổ chuyên gia tiến hành mở thầu. Tại UBND quận việc mở thầu phải được tiến hành công khai, nghiêm túc theo quy định ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của HSMT. Thông tin chính nêu trong HSDT của từng nhà thầu được công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự. Mỗi nhà thầu được nhận một biên bản mở thầu (gồm: giá dự thầu, các giấy tờ và các thông tin khác). Công việc xét thầu là khâu quan trọng nhất của một gói thầu, tại UBND quận công việc này do các chuyên gia đảm nhiệm. Trình tự đánh giá HSMT gồm các bước sau: B1: Đánh giá sơ bộ HSDT để loại bỏ các HSDT không hợp lệ, không đảm bảo yêu cầu quan trọng của HSMT. B2: Đánh giá chi tiết về phương diện năng lực, kinh nghiệm. Ở đây tiêu chí đánh giá đối với nội dung này là: “Đạt/Không đạt”. B3: Đánh giá về mặt kỹ thuật để xác định xem HSDT có đáp ứng cơ bản yêu cầu của HSMT hay không? Tiêu chí để đánh giá về phương diện kỹ thuật của UBND quận là phương pháp tính điểm, thông thường số điểm tối tiểu đạt yêu cầu là 70 điểm; chỉ các HSDT đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật mới được xét tiếp về phương diện tài chính. B4: Đánh giá về phương diện tài chính. Mục đích của bước này là tìm xem nhà thầu nào có giá đánh giá thấp nhất và có giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt sẽ được xếp thứ nhất. Nhà thầu được đề nghị trúng thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện: + Có HSDT hợp lệ. + Đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm. + Có đề xuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu theo tiêu chí “Đạt”. + Có giá đánh giá thấp nhất. + Có giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt. Công tác trình duyệt kết quả đấu thầu tại UBND quận Hải An được tiến hành theo đúng các trình tự và nội dung quy định tại các điều 39 và 40 của Luật đấu thầu. Kết quả đấu thầu được chuyển lên UBND quận phê duyệt, sau đó phòng Kế hoạch – tài chính sẽ thông báo cho nhà thầu trúng thầu được biết để tiến hành thương thảo kí hợp đồng. (Thông báo được gửi tới tất cả các nhà thầu, trong đó nêu rõ tên nhà thầu trúng thầu và tên các nhà thầu không trúng thầu, các nhà thầu không trúng thầu nhận lại bão lãnh dự thầu, đối với các nhà thầu trúng thầu thì kèm theo đề nghị thương thảo và ký kết hợp đồng.) Nếu thương thảo không đạt thì phòng sẽ báo cáo lại với chủ tịch UBND quận có biện pháp giải quyết hoặc tổ chức thương thảo lại. Kết quả thương thảo là cơ sở để 2 bên ký kết hợp đồng. Công tác này được quy định rõ tại điều 42 Luật Đấu thầu. 1.3.2. Các hình thức đấu thầu. 1.3.2.1.Các hình thức đấu thầu hiện nay. Hiện nay có 6 hình thức lựa chọn nhà thầu chủ yếu, việc các bên mời thầu áp dụng hình thức lựa chọn nào tùy thuộc vào đặc điểm của dự án đó. Số lượng các nhà thầu tham gia đấu thầu một gói thầu có thể rất nhiều hay chỉ là một số lượng hạn chế trước hoặtc thậm chí chỉ có một nhà thầu. Phụ thuộc vào số lượng nhà thầu tham gia trong điều kiện cụ thể của gói thầu mà bên mời thầu lựa chọn một trong 6 hình thức sau đây: Cạnh tranh rộng rãi (competitive bidding) – khi áp dụng hình thức này bên mời thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Đây là hình tức lựa chọn nhà thầu có tính cạnh tranh cao nhất. Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật không phức tạp, giá trị không lớn và điều kiện thực hiện không có gì đặc biệt, nhiều nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Chào hành cạnh tranh (shopping) – đây là một dạng của hình thức cạnh tranh rộng rãi. Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật đơn giản với giá trị nhỏ. Bên mời thầu có thể tổ chức đấu thầu rất đơn giản để tiết kiệm thời gian và chi phí. Cạnh tranh hạn chế (limited competitive bidding) – bên mời thầu chỉ lựa chọn một số nhà thầu nhất định để tham gia dự thầu, những nhà thầu này đáp ứng một số yêu cầu của gói thầu như tính chất kỹ thuật, quy mô và điện kiện thực hiện. Chỉ định thầu (single bidder) – bên mời thầu lựa chọn một nhà thầu để thực hiện gói thầu có những đặc điểm sau: + Phải đảm bảo tính bí mật của công việc (an ninh quốc gia). + Phải thực hiện công việc ngay (khắc phục sự cố). + Giá trị công việc nhỏ, yêu cầu kỹ thuật rất đơn ._.