Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của văn phòng Bộ công nghiệp phục vụ hoạt động quản lý của Lãnh đạo Bộ

ng với các vật chất, năng lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia. Đặc biệt trong một xã hội thông tin như hiện nay, mọi hoạt động của con người đều cần đến sự giao lưu thông tin vì vậy, thông tin được coi là nguồn lực có giá trị hơn nhiều nguồn lực vật chất, đem lại hiệu quả hoạt động của mọi cơ quan. Chính từ sự góp mặt thông tin trong mọi lĩnh vực của đời sống đã dẫn tới nhiều khái niệm khác nhau về thông tin. Mỗi lĩnh vực khoa học lại tiếp cận thông tin theo một khía cạnh riêng bởi thông tin vốn là một khái niệm trìu tượng mà con người không thể nhìn thấy được. Nếu hiểu thông tin theo nghĩa của từ “Informatio” bắt nguồn từ tiếng La tinh , thông tin chính là sự truyền đạt ý tưởng, khái niệm, biểu tượng.Theo quan niệm của báo chí: Thông tin là cung cấp những sự việc chưa biết,là một phương tiện phổ biến thông tin đại chúng phổ biến và quen thuộc với mọi người, báo chí đề cập tới tính mới mẻ và cập nhật của thông tin.Nếu hiểu thông tin theo ngữ nghĩa thì thông tin được đồng nhất với tri thức, kiến thức làm thay đổi trữ lượng kiến thức của con người. Thông tin theo các cách hiểu như trên được xem xét trong trạng thái tĩnh và các khái niệm này chưa đề cập được cách thức con người tiếp cận với thông tin. Theo chúng tôi, khái niệm về thông tin được trình bày một cách khái quát nhất theo quan điểm của triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn ngữ, kí hiệu, hình ảnh …hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động đến giác quan của con người . Dưới quan điểm triết học, thông tin chính là sự phản ánh của thế giới vật chất đến giác quan của con người thông qua một kênh thông tin nào đó và biến đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện tượng. Quan điểm này phù hợp với một trong hai vấn đề mà triết học quan tâm giải quyết đó là vật chất quyết định ý thức. Qua khái niệm này, chúng ta có thể thấy được bản chất và trình tự của quá trình thông tin .Trước hết ,phải khẳng định rằng quá trình thông tin là một quá trình phản ánh và để quá trình phản ánh đó trở thành quá trình thông tin thì phải có hai đối tượng: Đối tượng làm nhiệm vụ phản ánh và đối tượng cảm nhận, khi đối tượng cảm nhận nhận biết được thông tin và phản hồi trở lại đối tượng phản ánh thì mới kết thúc quá trình thông tin . Chính vì tính khái quát và đầy đủ của khái niệm thông tin theo thuyết phản ánh nên thông tin được đề cập trong khóa luận tốt nghiệp của chúng tôi được hiểu theo cách này. Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý. Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu trên cơ sở sử dụng các tài nguyên(con người, tri thức, tiền, vật chất, năng lượng,không gian , thời gian…) [] Theo khái niệm này để thực hiện quá trình quản lý cũng cần có hai đối tượng tham gia vào quá trình quản lý đó là đối tượng làm nhiệm vụ quản lý (chủ thể quản lý) và đối tượng bị quản lý (khách thể quản lý) trong đó đối tượng làm nhiệm vụ quản lý tiến hành một số các hoạt động cơ bản như xác định mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. Để thực hiện quá trình quản lý thì phải có sự góp mặt của quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, trong đó chủ thể quản lý nhận những thông tin báo cáo từ khách thể quản lý và ngược lại khách thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo từ chủ thể quản lý. Chúng ta có thể coi chủ thể hoặc khách thể quản lý vừa là đối tượng phản ánh vừa là đối tượng cảm nhận trong quá trình thông tin . Vì vậy khái niệm thông tin trong quản lý không có nhiều điểm khác biệt, xa rời với khái niệm thông tin đã bàn ở trên. Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo về sự kiện đã xẩy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo cá biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý. [] Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý trên được trình bày khá đầy đủ và khái quát, đề cập cả đến nội dung thông tin trong hoạt động quản lý và mục đích của việc sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý. Sự phản ánh ở đây là sự chuyển giao những thông tin về tình hình, tiến trình giải quyết sự việc hoặc những thông tin phát sinh có liên quan đến quá trình quản lý, cần có được sự phản hồi từ nhà quản lý bằng cách ra quyết định quản lý. Sự biến đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện tượng được thể hiện bằng việc các nhà quản lý đưa ra các biện pháp, những quyết định , điều chỉnh hợp lý sau khi nhận được thông tin phản ánh. Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý. Có thể nói rằng quản lý nói chung và thông tin là hai lĩnh vực có quan hệ mật thiết với nhau. Nếu không có thông tin, quản lý sẽ không tồn tại với tư cách là quản lý bởi sự trao đổi, giao lưu thông tin giữa chủ thể và khách thể quản lý sẽ không được thực hiện. Thông tin chính là một yếu tố bên trong, đóng góp vào mọi nội dung của quá trình quản lý từ lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ đạo điều hành việc thực hiện, đến kiểm tra, đánh giá. Bao giờ trong hoạt động quản lý cũng cần tới sự trao đổi thông tin giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý, giữa toàn bộ hệ thống với môi trường xung quanh, từ đó nhà quản lý mới hiểu rõ được đối tượng mình quản lý để đưa ra chỉ thị, quyết định phù hợp. Vì vậy, có thể khẳng định thông tin là cơ sở của lãnh đạo và quản lý. Nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là ra các quyết định quản lý.Chất lượng của quyết định quản lý lại phụ thuộc phần lớn vào chất lượng của công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý. Nếu ngay từ bước đầu, hoạt động quản lý thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác thì nhà quản lý sẽ không đề ra được mục đích, kế hoạch của cơ quan.Trên cơ sở phân tích thông tin đã có, nhà quản lý sẽ lựa chọn được những phương án tổ chức thực hiện tối ưu để thực hiện kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Trong tiến trình thực hiện công việc, nhà quản lý cũng rất cần những thông tin báo cáo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện. Từ đó, nhà quản lý có thể đối chiếu với kế hoạch đã đặt ra, có điều chỉnh những vấn đề phát sinh nhanh chóng và phù hợp, bổ sung cho những quyết định trước đó của mình. Hơn thế nữa, thông tin còn giúp cho các quyết định quản lý trở nên chính xác và khoa học, tình trạng thiếu thông tin sẽ dẫn tới kết quả quản lý đi ngược với mục tiêu đã đề ra, việc điều hành quản lý rơi vào chủ quan, duy ý chí, ảnh hưởng đến chất lượng công việc thậm chí là dẫn đến thất bại gây thiệt hại to lớn cho cơ quan. Tóm lại, thông tin và hoạt động quản lý luôn có sự gắn kết chặt chẽ với nhau. Xét trong một chu trình quản lý liên tục, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết đến tay nhà quản lý cũng được tiến hành một cách một cách liên tục. Việc thu thập những thông tin mới và bổ sung thông tin đã có luôn tồn tại trong quá trình quản lý. Để tăng cường hiệu quả quản lý, nhà quản lý cũng phải hết sức coi trọng việc thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học, đúng đắn, trên cơ sở đó mới có được những quyết định kịp thời và chính xác. 1.1.3)Nội dung thông tin trong hoạt động quản lý. Để phục vụ cho việc ra quyết định của mình, các nhà quản lý cần trong tay những thông tin phản ánh nhiều nội dung khác nhau. Xuất phát từ đặc điểm và nhu cầu của đối tượng dùng tin là lãnh đạo, quản lý, nội dung thông tin họ bao gồm: Thông tin về những học thuyết, quản điểm kinh tế, trào lưu chính trị mới. Thông tin pháp lý : đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan. Thông tin phản ánh tình hình kinh tế, chính trị văn hoá, xã hội trong nước và trên thế giới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan, ví dụ như các thông tin về xu hướng phát triển kinh tế, thành tựu khoa học kỹ thuật, những tiến bộ trong xã hội. Thông tin về tình hình triển khai, thực hiện công việc theo quyết định quản lý. Những thông tin này từ các cơ quan cấp dưới, cơ quan trực thuộc gửi lên báo cáo về kết quả thực hiện công việc được giao, những phát sinh cần nhanh chóng được điều chỉnh, cần có ý kiến chỉ đạo của nhà quản lý. Thông tin về những yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của cấp dưới, của nhân dân trong lĩnh vực cơ quan quản lý cần được xem xét, giải quyết. Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý cần được cung cấp đầy đủ những thông tin với nội dung như trên. Tuy nhiên, tầm quan trọng của những nội dung thông tin trên lại khác nhau, trong đó những thông tin là cơ sở pháp lý như đường lối, chính sách, quy định của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực hoạt động của cơ quan hoặc những thông tin trực tiếp liên quan đến việc giải quyết công việc như báo cáo tình hình triển khai, thực hiện của cơ quan cấp dưới quan trọng hơn so với các thông tin có nội dung khác. Trong từng nội dung thông tin cần cho hoạt động quản lý ( thông tin pháp lý, thông tin báo cáo, thông tin phản ánh tình hình kinh tế,chính trị, văn hoá…), tuỳ vào nhu cầu công việc thực tế, các thông tin lại có mức độ quan trọng và cần thiết khác nhau. Ví dụ: Cùng là thông tin quy định của Nhà nước nhưng những quy định có liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ quan quan trọng hơn những quy định liên quan đến ngành khác, cơ quan nhận được với tính chất để biết. Điểm khác biệt dễ nhận thấy giữa thông tin phục vụ cho các hoạt động khác của đời sống xã hội với thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý ở chỗ nội dung của thông tin phục vụ cho các nhà quản lý, lãnh đạo thường phải mang tính tổng hợp, khái quát cao, có tính dự báo và định hướng. Có như vậy, lãnh đạo mới có thể nắm được thông tin một cách nhanh chóng nhất, giảm chi phí về mặt thời gian, vật chất khi xử lý, phân tích thông tin để có được quyết định quản lý. Để có được những thông tin như trên, nhà Lãnh đạo yêu cầu VP phải thường xuyên cập nhật và cung cấp những thông tin từ: Các văn bản chứa những thông tin chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên vừa ban hành hoặc văn bản đã ban hành vẫn còn hiệu lực pháp lý. Các thông tin, số liệu báo cáo tình hình thực hiện công việc được giao từ cấp dưới hoặc từ những cơ quan trực thuộc. Các thông tin từ các cơ quan ngang cấp hoặc có liên quan cùng phối hợp giải quyết công việc chung. Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, vô tuyến truyền hình, đài phát thanh… Các thông tin do các cơ quan, cá nhân phản ánh qua điện thoại, đơn thư, thư điện tử… 1.1.4) Vai trò của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Khái niệm VP. Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về VP. VP hiểu theo nghĩa rộng là bộ máy làm việc (giúp việc) của cơ quan còn theo nghĩa hẹp, VP được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan. Xem xét tới chức năng, nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác VP, thì VP được định nghĩa như sau: VP là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nới thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.[] Khái niệm trên vừa phản ánh được bao quát chức năng, nhiệm vụ của VP bao gồm chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần đồng thời khẳng định vai trò của VP trong bộ máy tổ chức của một cơ quan. Nói tóm lại, để có được khái niệm chính xác của VP, chúng ta phải xem xét một cách đầy đủ và toàn diện các mặt hoạt động và những đóng góp của bộ phận này vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Có thể khẳng định rằng, VP là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, nhằm phối hợp, điều hoà hoạt động của các bộ phận khác một cách nhịp nhàng và mang lại hiệu quả hoạt động chung cho cả cơ quan. Vai trò của VP trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Nói đến VP, người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận chỉ làm công việc liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan những thực chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của VP. Đây chỉ là một nhiệm vụ của VP do một bộ phận thuộc VP – phòng Hành chính –Quản trị đảm nhiệm. Bên cạnh đó, VP còn đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của VP. VP được gọi là “cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây. Khi nhận được những thông tin đến, VP phải tiến hành xử lý thông tin( bao gồm việc phân loại, xác định độ tin cậy, tổng hợp thông tin) .Sau khi thông tin được phân loại, xử lý sẽ được truyền tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng nhiệm vụ để lãnh đạo nắm được tình hình một cách chính xác, kịp thời. Hàng ngày, lãnh đạo cơ quan phải tiếp nhận nhiều thông tin đến bằng nhiều nguồn và dưới nhiều loại hình và họ sẽ không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ mà phải cần tới sự hỗ trợ đắc lực từ VP. Nhà lãnh đạo không chỉ dựa vào những ý kiến chủ quan của mình để đề ra được những quyết định đúng đắn và khoa học mà phải dựa vào những ý kiến đóng góp, tham gia của các phòng ban phụ trách chuyên môn trong nội bộ cơ quan và những ý kiến từ bên ngoài . Lúc này, ở đầu ra, VP đóng vai trò phân phối, chuyển tải thông tin đến những bộ chuyên môn hoặc cơ quan liên quan để có ý kiến đóng góp theo yêu cầu của lãnh đạo. Sau đó, VP phải thu thập lại những thông tin phản hồi này, xử lý, cung cấp lại cho lãnh đạo nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định của lãnh đạo. Ví dụ : Để lập kế hoạch hoạt động trong năm của một cơ quan, VP phải tổng hợp kế hoạch hoạt động của toàn các đơn vị trong cơ quan để có được bản kế hoạch hợp lý, sau đó tổ chức lấy ý kiến từ các phòng ban để đảm bảo các công việc cần thực hiện không chồng chéo về mặt thời gian, nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi mới trình lên lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt. VP còn có trách nhiệm lập lịch công tác của ban lãnh đạo trong tuần thông qua tổng hợp thông tin trong lịch làm việc của từng thành viên trong ban lãnh đạo, chuẩn bị, thu thập thông tin cần thiết có nội dung liên quan đến nội dung các cuộc họp hoặc những thông tin cần phải báo cáo, cung cấp cho lãnh đạo trong các buổi họp, các buổi tham luận, các chuyến công tác, phục vụ báo cáo lên cấp trên. Rà soát văn bản soạn thảo do các đơn vị khác trình lãnh đạo.Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, ghi chép nội dung cuộc họp cùng ý kiến đóng góp, kết luận của buổi họp, xử lý thông tin những thông tin ấy và cung cấp khi được yêu cầu. Để có thể hoàn thành được nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, yêu cầu đặt ra cho các cán bộ VP : Phải nắm rõ được quy định về chức năng, nhiệm vụ trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của mình và bộ phận, đơn vị mình hoạt động. Nhu cầu thông tin của lãnh đạo : nội dung thông tin, mức độ chi tiết của thông tin; thời gian cung cấp thông tin. Xác định được tất cả những nguồn thông tin cần thu thập và các kỹ năng cần thiết để thu thập thông tin từ những nguồn và kênh thông tin khác nhau. Tóm lại, VP luôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo một cách thường xuyên, liên tục và chủ động. Hoàn thành tốt nhiệm vụ này của VP sẽ làm giúp cho cơ quan hoàn thành được mục tiêu nhà Lãnh đạo đề ra và ngược lại. Đây là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng cũng là nhiệm vụ khẳng định vị trí, vai trò tồn tại không thể thiếu của VP trong mỗi cơ quan, tổ chức. Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng lớn của Lãnh đạo cùng với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đòi hỏi VP phải phát huy hơn nữa vai trò chủ động, tích cực của mình trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý. 1.2) Vai trò của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. 1.2.1) Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN và VP BCN. 1.2.1.1) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN. Vị trí và chức năng. Căn cứ vào Nghị định số 55/2003/NĐ-CP của CP ngày 28 tháng 5 năm 2003, Bộ Công nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định như sau: Bộ Công nghiệp là cơ quan của CP, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp, bao gồm: cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hóa chất (bao gồm cả hóa dược), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ và quyền hạn 1. Trình CP, Thủ tướng CP các dự án luật, pháp lệnh và các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của CP, Thủ tướng CP về các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ. 2. Trình CP, Thủ tướng CP chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, quy hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch ngành, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ và các chương trình, dự án quan trọng của Bộ. 3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. 4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về công nghiệp. 5. Chủ trì thẩm định, thẩm định hoặc phê duyệt các dự án đầu tư trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. 6. Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện về an toàn kỹ thuật công nghiệp, bao gồm: đăng ký, kiểm định an toàn các thiết bị áp lực, thiết bị nâng, an toàn điện, an toàn khai thác mỏ và dầu khí (trừ các thiết bị, phương tiện thăm dò và khai thác dầu khí trên biển), an toàn hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp và môi trường công nghiệp theo quy định của pháp luật. 7. Thống nhất quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép hoạt động điện lực, giấy phép sản xuất các sản phẩm thuốc lá điếu, giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp và các giấy phép khác theo quy định của pháp luật. 8. Về cơ khí và luyện kim: a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền cơ chế, chính sách hỗ trợ phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim và phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ khí - điện tử trọng điểm; b) Chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim, phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ khí - điện tử trọng điểm, các sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao, kết hợp của kỹ thuật cơ khí, tự động hóa, điện tử công nghiệp; c) Hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp tình hình phát triển và thị trường tiêu thụ sản phẩm cơ khí, luyện kim. 9. Về điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo: a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành quy định về bảo vệ hành lang an toàn lưới điện cao áp và các công trình điện lực; ban hành theo thẩm quyền tiêu chuẩn an toàn điện trong quản lý vận hành trang thiết bị điện, các quy trình, quy phạm, quản lý, vận hành và điều độ hệ thống điện; b) Trình Thủ tướng CP phê duyệt giá bán điện cho các đối tượng tiêu dùng; hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá dự toán xây dựng chuyên ngành điện; c) Công bố danh mục các công trình điện lực sẽ xây dựng trong quy hoạch phát triển điện lực để kêu gọi đầu tư và quản lý việc thực hiện; d) Phê duyệt quy hoạch phát triển điện lực của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo dõi, tổng hợp việc tổ chức thực hiện và điều chỉnh khi cần thiết; đ) Tổ chức, chỉ đạo, theo dõi việc thực hiện chính sách năng lượng quốc gia, phát triển điện nguyên tử, các dạng năng lượng mới, năng lượng tái tạo. 10. Về dầu khí: a) Xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành các chính sách khuyến khích tìm kiếm thăm dò và khai thác dầu khí; b) Trình Thủ tướng CP quyết định lựa chọn nhà thầu và đối tác ký kết hợp đồng tìm kiếm, thăm dò, xây dựng, khai thác và các hoạt động dầu khí khác theo quy định của pháp luật; c) Chủ trì trong việc thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động dầu khí; d) Tổng hợp, theo dõi, báo cáo tình hình phát triển và kết quả tìm kiếm, thăm dò, khai thác, tiêu thụ dầu khí trong nước và xuất khẩu đ) Quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước về hoạt động dầu khí theo phân công của CP. 11. Về khai thác khoáng sản: a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế hoạch khai thác khoáng sản trên cơ sở trữ lượng khoáng sản đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về khai thác khoáng sản theo quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; b) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn và bảo vệ môi trường trong hoạt động khai thác khoáng sản theo quy định của pháp luật. 12. Về hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp: a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền chính sách hỗ trợ phát triển công nghiệp hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp; b) Theo dõi, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp tình hình phát triển công nghiệp hóa chất; c) Công bố danh mục các loại vật liệu nổ công nghiệp được sử dụng; kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các quy định về sản xuất, nhập khẩu, cung ứng, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp. 13. Về công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác: a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt; b) Quản lý các ngành: dệt - may, da - giầy, giấy, sành sứ, thủy tinh, nhựa, rượu, bia, nước giải khát, bánh kẹo, sữa, dầu thực vật, thuốc lá, chế biến bột và tinh bột; c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình phát triển và việc thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh, môi trường lao động trong công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm, chế biến khác trong phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật. 14. Về phát triển công nghiệp địa phương: a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền cơ chế, chính sách phát triển công nghiệp địa phương; b) Phê duyệt hoặc thông qua và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm về phát triển công nghiệp của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật; c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình phát triển công nghiệp địa phương và kết quả các hoạt động khuyến công. 15. Về quản lý công nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất: Chỉ đạo phát triển các ngành công nghiệp trong các khu công nghiệp, khu chế xuất theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp vùng và lãnh thổ đã được phê duyệt. 16. Thực hiện hợp tác quốc tế trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. 17. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ. 18. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ. 19. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ, kể cả TCT Dầu khí Việt Nam và TCT Điện tử và Tin học Việt Nam theo quy định của pháp luật. 20. Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi CP trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. 21. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật. 22. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng CP phê duyệt. 23. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc thẩm quyền; quy định chức danh, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụ trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ. 24. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật. Cơ cấu tổ chức của Bộ a) Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước: 1. Vụ Cơ khí, Luyện kim và Hóa chất; 2. Vụ Năng lượng và Dầu khí; 3. Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm; 4. Vụ Kế hoạch; 5. Vụ Tài chính - Kế toán; 6. Vụ Khoa học, Công nghệ; 7. Vụ Hợp tác quốc tế; 8. Vụ Pháp chế; 9. Vụ Tổ chức cán bộ; 10. Cục Công nghiệp địa phương; 11. Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp; 12. Thanh tra; 13. VP. b) Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ: 1. Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp; 2. Viện Nghiên cứu Cơ khí; 3. Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim; 4. Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học - Tự động hóa; 5. Viện Công nghiệp thực phẩm; 6. Viện Nghiên cứu Dầu thực vật - Tinh dầu - Hương liệu - Mỹ phẩm; 7. Trung tâm Tin học; 8. Báo Công nghiệp Việt Nam; 9. Tạp chí Công nghiệp. c) Các Cục quản lý chuyên ngành: Cục Công nghiệp địa phương Cục Kỹ thuật an toàn Công nghiệp; Cục Điều tiết Điện lực. 1.2.1.2) Chức năng, nhiệm vụ, Quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của VP BCN Theo Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ trưởng BCN v/v Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP, Thanh tra và các Vụ chức năng thuộc BCN, VP Bộ có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu như sau: Chức năng. VP Bộ thực hiện hai chức năng là cơ quan chuyên môn giúp Bộ trưởng theo dõi, tổng hợp, điều phối mọi mặt hoạt động của Bộ phục vụ sự chỉ đạo và quản lý của Bộ đối với ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước; Chịu trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc, góp phần chăm lo , cải thiện đời sống cho cán bộ, công nhân, viên chức các cơ quan chức năng thuộc Bộ. Nhiệm vụ chủ yếu. + Tổng hợp, xây dựng, theo dõi, đôn đốc , kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của LĐB ; Lập báo cáo tổng hợp, báo cáo kiểm điểm về các mặt hoạt động của Bộ theo định kỳ ( 6 tháng, cả năm) hoặc đột xuất; +Làm đầu mối phối hợp với các Vụ chức năng về công tác pháp chế gồm: Xây dựng các dự án Luật, Pháp lệnh về quản lý ngành công nghiệp trình CP; tham gia ý kiến về các dự án Luật, Pháp lệnh do Quốc hội, Chinh phủ hoặc cơ quan chủ đề án gửi tới yêu cầu đóng góp ý kiến. Rà soát các văn bản pháp quy do Bộ ban hành hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp luật; + Làm đầu mối giúp LĐB thực hiện các quy chế phối hợp công tác với các cơ quan Đảng, Quốc hội, CP ; đầu mối theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ thị, kết luận và các nhiệm vụ được LĐB giao cho các Vụ, các đơn vị thuộc Bộ; + Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ à các đơn vị thuộc Bộ theo quy định của pháp luật; đảm bảo việc ban hành các văn bản của Bộ theo đúng thể thức và thủ tục quy định; ban hành thông báo, biên bản các hội nghị , cuộc họp của LĐB; lập công tác công tác tuần của Bộ. Đảm bảo bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan Bộ; Làm đầu mối quản lý hoạt động của các báo, tạp chí trong ngành công nghiệp ; quan hệ và cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng, phối hợp đôn đóc các Vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời LĐB; Chủ trì xây dựng quy chế làm việc của Bộ và tổ chức thực hiện theo quy chế; bảo đảm trật tự, kỷ cương theo nội quy của cơ quan, quản lý lực lượng tự vệ, phòng cháy, chữa cháy của cơ quan Bộ; Làm nhiệm vụ lễ tâ, khánh tiết (đối nội, đối ngoại) ; Tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, tiếp khách của LĐB; chủ trì quản lý và tổ chức hội trợ, triển lãm; làm đầu mối tổ chức thực hiện nghĩa vụ đối với địa phương và khối cơ quan Bộ; Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng của Bộ; Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng của Bộ; Thường trực Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin của Bộ; Thường trực Ban chỉ đạo Cải cách hành chính; Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại cơ quan Bộ; Ban chỉ đạo thực hiện chương trình hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I (2003-2005). Quản lý hoạt động , nhân sự của VP Đại diện của Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh. Cơ cấu tổ chức. VP BCN có 01 Chánh VP phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng các nhiệm vụ được giao. Giúp việc cho Chánh VP là 03 Phó VP : Phó VP phụ trách tổng hợp , Phó VP phụ trách Quản trị, Phó VP phụ trách VP Đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, các trưởng phòng, cán bộ , công nhân viên chức. Các đơn vị thuộc VP : - Phòng Tổng hợp; Phòng Văn thư – Lưu trữ; Phòng Quản trị; Phòng Kế toán – Tài sản; Phòng Thi đua khen thưởng; Đội xe; VP Đại diện tại TP.Hồ Chí Minh. Việc quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN cũng như VP Bộ đã làm cho hoạt động của Bộ trở nên hiệu quả. Các nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Bộ và các đơn vị trong VP không bị chồng chéo lẫn nhau đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức trong việc thực hiện công việc chung của BCN. 1.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. ._. 1.2.2.1) Các văn bản quy định của BCN và VP Bộ về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông phục vụ cho hoạt động quản lý. Nhận thức được nhiệm vụ quan trọng của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo, BCN đã ban hành một số các văn bản trong đó nội dung có đề cập tới nhiệm vụ này của VP BCN. Các văn bản được ban hành hướng dẫn toàn bộ đơn vị, bộ phận trong cơ quan Bộ nói chung và VP BCN nói riêng thực hiện các quy định của Nhà nước trong công tác văn thư và công tác thông tin báo cáo. - Nghị định của CP số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công nghiệp. - Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP, Thanh tra và các Vụ chức năng thuộc Bộ Công nghiệp. Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của Cơ quan Bộ Công nghiệp. Quyết định số 149/QĐ-VP ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Chánh VP BCN Ban hành Quy định phân công nhiệm vụ trong Lãnh đạo VP và các đơn vị thuộc VP BCN. Quyết định số 2514/QĐ-VP ngày 02 tháng 10 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Công nghiệp. Quy trình ISO 05 của BCN về Xử lý văn bản đi và đến. BCN và VP BCN chưa ban hành được một văn bản tập trung quy định cả ba nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB mà những quy định này nằm rải rác trong những văn bản khác nhau. Đồng thời, các văn bản quy định mới chỉ quy định việc tiếp nhận, xử lý và chuyển giao thông tin dưới dạng văn bản còn các loại hình thông tin phi văn bản ( thông báo trực tiếp hay qua email, điện thoại) vẫn chưa được đề cập tới. Tuy nhiên cũng phải nhận thấy rằng việc ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của VP BCN trong việc đảm bảo thông tin cho LĐB là một điều vô cần thiết, có đóng góp to lớn trong việc đưa công tác này thực hiện một cách quy củ, thống nhất đồng thời là căn cứ, cơ sở cho các đơn vị và cán bộ thuộc VP thực hiện công việc của mình dễ dàng và thuận lợi hơn. 1.2.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Để hoàn tất chức năng “Giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các đơn vị Bộ theo chương trình , kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị của cơ quan Bộ”, nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP phục vụ hoạt động quản lý của LĐB đã được quy định cụ thể như sau: Trong công tác thu thập thông tin : + Tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký tất cả các loại công văn, tài liệu , đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác gửi đến LĐB tại bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính, VP Bộ. Sau khi các văn bản đến đã hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, Chánh VP ký vào phiếu xử lý văn bản và chuyển tới LĐB có thẩm quyền giải quyết. + Trình LĐB ký tất cả các văn bản của các đơn vị chuyên môn giúp LĐB soạn thảo. + Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của LĐB. Ghi chép những thông tin về cuộc họp của LĐB . Biên bản ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu và diễn biến cuộc họp, ý kiến kết luận của chủ toạ cuộc họp, khi cần có thể ghi âm để có thể sẵn sàng cung cấp cho Lãnh đạo khi được yêu cầu. Từ những thông tin đóng góp, kết luận của buổi họp làm cơ sở cho LĐB ra những quyết định quản lý chính xác trên tinh thần đã được thảo luận, bàn bạc tập thể những vấn đề quan trọng. + Thu thập thông tin về thời gian, phương tiện đi lại cho LĐB trong các chuyến đi công tác làm việc với cơ sở thuộc Bộ hoặc địa phương( UBND tỉnh, Sở Công nghiệp…) hoặc phối hợp với các Vụ khác sắp xếp thời gian, chuẩn bị nội dung, đề xuất thành phần tham dự các cuộc họp, buổi làm việc giữa LĐB và khách trong nước và khách nước ngoài. - Công tác xử lý thông tin : + VP Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị. Hàng tuần, VP Bộ có báo cáo LĐB và thông báo tình hình thực hiện công tác của cơ quan Bộ tại hội nghị giao ban đầu tuần của LĐB. + Trong công tác trình ký văn bản : VP phải đảm bảo về mặt chất lượng của thông tin trước khi trình LĐB xin ý kiến phê duyệt. Tất cả hồ sơ trình ký văn bản trước khi trình LĐB phải gửi về Phòng Tổng hợp VP Bộ để kiểm tra về mặt nội dung, thủ tục và thể thức của văn bản. + Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác: Căn cứ vào nhiệm vụ công tác của Bộ và sự chỉ đạo của LĐB , VP Bộ tổng hợp thông tin, xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện các chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của LĐB, đảm bảo yêu cầu điều hành của Bộ. + Về việc kiểm tra thi hành các văn bản: VP Bộ tổng hợp báo cáo tình hình kiểm tra việc thi hành các văn bản và trình Bộ trưởng ký. + Đối với nguồn thông tin dữ liệu quá khứ là tài liệu lưu trữ : Tiến hành phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của LĐB. Công tác cung cấp thông tin : + Cung cấp thông tin định kỳ : Thông báo chương trình làm việc tuần, tháng, quý , năm ; Báo cáo về tình hình thực hiện các văn bản của Nhà nước và của Bộ ban hành trong cơ quan Bộ; Cung cấp tài liệu cho các cuộc họp định kỳ diễn ra trong năm. + Cung cấp thông tin theo yêu cầu. Theo dõi, đôn đốc, cung cấp các báo cáo của các Vụ chuyên môn khi được LĐB yêu cầu. Đảm bảo cung cấp kịp thời những thông tin giúp LĐB giải quyết công việc phát sinh trong quá trình quản lý hàng ngày. Để tiến hành công tác đầy khó khăn và phức tạp này một cách hiệu quả yêu cầu VP phải có sự phân công nhiệm vụ hợp lý, khoa học giữa các đơn vị và cán bộ trong VP. Phân công và hợp tác lao động trong VP Bộ là một trong những nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực, làm cho năng suất lao động ngày càng tăng, đồng thời giảm thiểu chi phí và sức lao động của cán bộ VP trong việc thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu chung của VP. Việc phân công và hợp tác lao động phải được tiến hành triệt để tại từng đơn vị, cán bộ VP với mục đích phân bổ và giới hạn nhiệm vụ cho từng cán bộ. Điều đó cùng có nghĩa là các cán bộ trong VP có trách nhiệm phối hợp với nhau để cùng thực hiện những công việc, tạo nên hiệu quả hoạt động của cả của đơn vị. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB được VP phân công cụ thể cho các đơn vị như sau: Phòng Tổng hợp: Phòng Tổng hợp có 08 cán bộ trong đó đã bao gồm 3 Lãnh đạo VP gồm Chánh VP và 02 Phó VP. Phòng Tổng hợp giúp việc cho LĐB ; giúp Chánh VP thực hiện công tác tham mưu cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng trong việc điều hành các hoạt động của Bộ Phòng Văn thư – Lưu trữ : Phòng Văn thư – Lưu trữ có 10 cán bộ trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng phòng, 05 chuyên viên văn thư và 02 chuyên viên lưu trữ. Bộ phận Văn thư : Giúp Chánh VP quản lý công tác hành chính, văn thư của cơ quan bộ và quản lý nghiệp vụ hành chính, văn thư của các đơn vị thuộc Bộ. Bộ phận lưu trữ : Giúp Chánh VP thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Bộ và quản lý nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Bộ. Mỗi đơn vị, mỗi cán bộ đều có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể trong công việc, đồng thời họ cũng phải phối hợp với nhau để hoàn tất những nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý giữa các đơn vị thuộc VP trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB không chỉ giúp cho các cán bộ ý thức được vị trí và vai trò của mình mà còn đảm bảo chất lượng của thông tin cung cấp cho nhà quản lý. 1.2.2.3) Nhu cầu thông tin của Lãnh đạo BCN. Nhu cầu thông tin của lãnh đạo xuất phát từ yêu cầu cần có căn cứ, cơ sở để tiến hành hoạt động quản lý, đối tượng quản lý lại luôn luôn biến đổi theo thời gian, sự tác động từ thực tế khách quan và chủ thể quản lý vì vậy yêu cầu về cung cấp thông tin là liên tục, cập nhật và rất phong phú. Việc xác định nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo BCN chính là việc giải đáp các câu hỏi : LĐB bao gồm những ai?, Những thông tin họ cần cho hoạt động quản lý là những thông tin gì?. Thành phần Lãnh đạo BCN bao gồm 01 Bộ trưởng và 04 Thứ trưởng. Bộ trưởng BCN là thành viên CP, là người đứng đầu và LĐB; chịu trách nhiệm trước Thủ tướng CP, trước Quốc hội về quản lý ngành, lĩnh vực trong phạm vi cả nước. Thứ trưởng là người giúp Bộ trưởng, được Bộ trưởng phân công chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về nhiệm vụ được phân công. Khi Bộ trưởng vắng mặt, một Thứ trưởng được Bộ trưởng ủy nhiệm Lãnh đạo công tác của bộ. LĐB cần những thông tin tổng hợp, không quá chi tiết nhưng phải khái quát để nắm được toàn bộ tình hình. Tuy nhiên, mỗi vị Lãnh đạo được phân công phạm vi quản lý một số ngành công nghiệp nhất định nên có họ có nhu cầu thông tin khác nhau. Sự khác nhau về nhu cầu thông tin của các LĐB ở đây được hiểu được là sự khác nhau về nội dung của thông tin các Lãnh đạo cần được cung cấp, còn về mức độ chi tiết hay tổng hợp của thông tin thì không có sự khác nhau là mấy vì Bộ trưởng và Thứ trưởng đều là những nhà quản lý ở cấp chiến lược. Sở dĩ có thể nói như vậy là vì theo Quyết định số 1636/QĐ-TCCB ngày 29 tháng 6 năm 2004 của Bộ trưởng BCN v/v Phân công trong LĐB có quy định “Trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao, Thứ trưởng được sử dụng quyền hạn của Bộ trưởng và chủ động giải quyết công việc” ; Bộ trưởng và các Thứ trưởng đều có nhiệm vụ “ Chỉ đạo các Vụ chức năng, các đơn vị xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển, cơ chế, chính sách và các dự án luật, pháp lệnh để trình CP và Thủ tướng . Với chức năng giúp việc CP quản lý ngành công nghiệp trên phạm vi cả nước, nhu cầu thông tin của LĐB là rất lớn. Cụ thể: Các văn bản của Đảng, Nhà nước và cơ quan cấp trên: BCN là cơ quan của CP vì vậy mọi hoạt động của Bộ đều phải tuân thủ quy định của Pháp luật. BCN phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo đúng quy định của Hiến pháp, Luật Tổ chức CP, các Nghị định của CP và các văn bản định hướng, đường lối, chính sách, của Đảng và Nhà nước trong việc phát triển ngành công nghiệp. Đây là những thông tin quan trọng bậc nhất các Lãnh đạo phải thường xuyên được cung cấp. VP Bộ phải thu thập những VBQPPL như Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Nghị quyết, Lệnh, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư… từ do các cơ quan cấp trên ban hành. VP Bộ còn có liên hệ chặt chẽ với VP CP để thường xuyên trao đổi thông tin, phối hợp, rà soát việc thực hiện chương trình, công tác, bảo đảm hoàn thành có chất lượng, đúng tiến độ các đề án, công việc được giao theo sự chỉ đạo, điều hành của CP và Thủ trưởng CP. Những thông tin quy định, hướng dẫn thực hiện của cơ quan cấp trên là căn cứ, cơ sở pháp lý cho những quyết định quản lý của Lãnh đạo BCN. Ví dụ: Để ra Thông tư hướng dẫn thực hiện giá bán điện , LĐB phải căn cứ vào : + Nghị định số 45/2001/NĐ-CP ngày 02/8/2001 của CP về hoạt động điện lực và sử dụng điện; + Căn cứ Pháp lệnh Giá số 40/2002/PL-UBTVQH10 ngày 26 tháng 4 năm 2002 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội. + Nghị định số 170/2003/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2003 của CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Giá; + Quyết định số 215/QĐ-TTg ngày 29/12/2004 của Thủ tướng CP về giá bán điện. Việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành công nghiệp, BCN phải dựa trên những căn cứ pháp lý : - Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của CP quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. VP là nơi tiếp nhận mọi VBQPPL của Đảng, Nhà nước và các cơ quan cấp trên của BCN cung cấp hàng ngày giúp LĐB cập nhật thường xuyên những quy định, hướng dẫn của Nhà nước liên quan đến ngành công nghiệp. Tuỳ vào yêu cầu và nội dung của hoạt động quản lý, VP cung cấp đầy đủ những văn bản quy định trước đây giúp cho những quyết định giúp LĐB đi đúng hướng, tuân thủ sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, phù hợp mục tiêu phát triển mà nhà nước giao cho ngành công nghiệp. - Thông tin từ các Bộ, các cơ quan ngang cấp có liên quan : Để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao cho, BCN phải có sự phối hợp làm việc với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cơ quan trực thuộc CP khác. Văn bản VP BCN phải thu thập thường là những Quyết định, Chỉ thị, Thông tư hướng dẫn của các Bộ quản lý ngành trong phạm vi cả nước. Đây là những văn bản cụ thể hoá đường lối, chỉ đạo của Nhà nước về các ngành hoạt động khác. Ví dụ : Hoạt động của Bộ trong lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá sản phẩm, dịch vụ phải căn cứ vào quy định về thuế suất, thuế nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ do Bộ Tài chính quy định ; Hoạt động đầu tư, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Xây dựng về lập, chi phí sử dụng vốn nhà nước xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, hướng dẫn điều chỉnh dự toán xây dựng công trình; Hoạt động ứng dụng khoa học công nghệ vào phát triển các ngành công nghiệp như ban hành tiêu chuẩn ngành phải có hướng dẫn về việc ban hành tiêu chuẩn của Bộ Khoa học Công nghệ … Lấy một ví dụ cụ thể để thấy rõ được nhu cầu của LĐB đối với các văn bản của cơ quan ngang cấp với việc ra quyết định của mình : Để đi đến quyết định mở rộng quy mô, phạm vi hàng dệt may xuất khẩu tại thị trường Hoa Kỳ của BCN không chỉ căn cứ vào Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11 của Quốc hội mà còn căn cứ vào văn bản của các cơ quan ngang cấp khác như : + Quyết định số 16/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 24 tháng 3 năm 2006 v/v thuế suất thuế nhập khẩu hàng dệt, may có xuất từ EU, Hoa Kỳ và Australia ; + Công văn số 56/TM-DM ngày 2/3/2006 của Bộ Thương mại đóng góp ý kiến về thực hiện cam kết Hiệp định về thương mại hàng dệt may Việt nam - Hoa Kỳ và theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế. Sự trao đổi thông tin , phối hợp làm việc giữa BCN và các các bộ, ban ngành khác là vô cùng cần thiết trong việc giải quyết những công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của hai bên.Trong hoạt động của mình, BCN cũng cần đến các ý kiến đóng góp, đề xuất của các Bộ, các ngành hữu quan khác về vấn đề liên quan đến thẩm quyền của cơ quan đó. Ví dụ : BCN phải phối hợp làm việc với Ban Vật giá CP để ra Thông tư hướng dẫn về việc thực hiện giá bán điện tiêu dùng sinh hoạt đến hộ nông dân ; BCN phải lấy ý kiến đóng góp của Bộ Y tế để có thể hướng dẫn. phân công thực hiện chức năng quản lý nhà nước về vệ sinh an toàn thực phẩm ; Để hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công nghiệp địa phương, BCN phải phối hợp và xin ý kiến đóng góp của Bộ Nội Vụ … VP bộ và các đơn vị được giao nhiệm vụ phải thu thập những quy định và ý kiến đóng góp của các cơ quan quản lý các ngành có liên quan từ đó giúp LĐB hoàn thiện quyết định quản lý của mình. Thông tin báo cáo hoạt động của cơ quan, đơn vị cấp dưới : + Thông tin từ các đơn vị trực thuộc Bộ : Tổ chức trong nội bộ cơ quan bao gồm 13 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước bao gồm các Vụ, Cục ; 9 tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ. Hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ rà soát, thống kê đánh giá việc thực hiện chương trình công tác và việc thực hiện các văn bản của Bộ, gửi VP Bộ để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng về kết quả xử lý các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác thời gian tới. Đây thường là những thông tin báo cáo về tình hình triển khai và thực hiện các quyết định quản lý trong thực tiễn các ngành công nghiệp như Dầu khí, Năng lượng, Địa chất, Khoáng sản, Điện tử, Cơ khí luyện kim, Công nghiệp tiêu dùng – thực phẩm, Da, Giày, Dệt, May, Hoá chất, Sành sứ, Thuỷ tinh…Kết quả thực hiện chương trình công tác của các đơn vị trực thuộc là một tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của mỗi đơn vị. Vụ Kế hoạch là đầu mối tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng cơ bản của ngành công nghiệp. Hàng tháng các Vụ chuyên ngành báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh từ các tổ chức, cơ quan, tỉnh, thành phố nói trên thuộc lĩnh vực mình phụ trách để Vụ Kế hoạch tổng hợp rồi gửi qua VP trình bộ trưởng báo cáo CP. + Thông tin báo cáo từ các đơn vị, tổ chức bên ngoài cơ quan chịu sự quản lý của BCN : 16 TCT và Các công ty, Doanh nghiệp , các Trường trực thuộc Bộ; Các công ty, doanh nghiệp không thuộc sự quản lý của Bộ hoạt động trong ngành công nghiệp. Thông tin từ các địa phương bao gồm Hội đồng nhân dân, UBND, Sở Công nghiệp và các cơ quan cơ quan quản lý chuyên ngành của 64 tỉnh, thành phố thuộc TW báo cáo Bộ về kết quả công tác của đơn vị theo quy định. Thông tin từ cơ quan, đơn vị cấp dưới không chỉ là những báo cáo về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các văn bản và công việc được giao mà còn phản ánh yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới, nhân dân về những vấn đề thuộc phạm vi quản lý ngành của cơ quan như : Xin ý kiến phê duyệt Dự án, kế hoạch đầu tư ; Giải quyết khó khăn ; Tổ chức cán bộ ; Xây dựng cơ bản ; Hợp tác quốc tế ; Đào tạo cán bộ ; Lao động tiền lương ; Thi đua khen thưởng… Ví dụ : Công văn số 508/CV-VT của Công ty Liên doanh sản xuất chế biến rau quả đại dương Việt trung ngày 19/04/2006 v/v xin phép tiêu thụ nguyên liệu thuốc lá do công tư đầu tư trồng thí điểm ; Công văn số 0935/PTM-VCE của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam ngày 17/4/2006 v/v Đề nghị đứng ra bảo trợ cho triển lãm thành phố và khách sạn Việt Nam năm 2006. - Thông tin từ các tổ chức, cơ quan bên ngoài khác: Đây là những thông tin từ các tổ chức chính trị xã hội , các cơ quan, tổ chức quốc tế tại Việt Nam ( VP Liên hiệp quốc tại Việt Nam, đại sứ quán các nước tại Việt Nam), tổ chức thông tấn, báo chí trong và ngoài nước phản ánh tình hình, sự kiện, những biến động cùng xu hướng phát triển kinh tế, văn hoá xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến công nghiệp. Những thông tin này giúp các nhà Lãnh đạo rút ra những kinh nghiệm trong quản lý, học hỏi phương pháp, kỹ thuật, công nghệ mới, nắm bắt được xu thế phát triển công nghiệp trên thế giới để có quyết định hợp tác, đầu tư hợp lý. Ví dụ : Thông tin về tình hình phát triển, mức tăng trưởng kinh tế của những nước đang có quan hệ hợp tác chặt chẽ với Việt Nam hoặc những nước có nền kinh tế phát triển, ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu như Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc…có thể đưa đến cho LĐB dự đoán được tình hình phát triển công nghiệp trên phạm vi toàn cầu , dự kiến quyết định hợp tác và đầu tư hợp lý vào các ngành công nghiệp với các nước, thúc đẩy công nghiệp Việt Nam phát triển, hội nhập kinh tế với các nước trong và ngoài khu vực. Với khối lượng thông tin lớn VP tiếp nhận và xử lý hàng ngày đòi hỏi các cán bộ VP phải là những người có chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết về ngành và lĩnh vực mình hoạt động, ý thức rõ trách nhiệm và công việc của mình cần làm. VP BCN cũng đã trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại và cần thiết, tích cực ứng dụng CNTT vào công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thông tin của LĐB. 1.2.2.4)Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý. Như đã trình bày ở trên, chất lượng của thông tin quyết định đến chất lượng của hoạt động quản lý. Chất lượng của thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý được thể hiện trên 3 mặt : Nội dung, Thời gian và Hình thức cung cấp thông tin. Về mặt nội dung, thông tin có chất lượng là thông tin phải đảm bảo được cung cấp đầy đủ, chính xác, tổng hợp, phù hợp đối với cấp độ quản lý và đảm bảo tính bảo mật. - Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của LĐB phải đảm bảo được cung cấp đầy đủ tức là nhà quản lý phải có được trong tay những thông tin cần thiết phản ánh trọn vẹn, toàn diện về đối tượng bị quản lý. Tính đầy đủ của thông tin có nghĩa là thông tin được thu thập không bỏ sót một đơn vị, đối tượng, vấn đề nào thuộc phạm vi quản lý. Tình trạng thiếu thông tin trong quản lý sẽ dẫn tới những quyết định vô căn cứ, mang tính chủ quan, duy ý chí, những quyết định không chuẩn xác của nhà quản lý. Ngược lại, thông tin cung cấp dư thừa sẽ gây lãng phí về thời gian, công sức có thể làm chậm chễ việc ra quyết định của nhà quản lý. Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của ngành công nghiệp quý I năm 2006 cho LĐB phải đảm bảo cung cấp thông tin tổng kết về toàn bộ kết quả hoạt động của Bộ bao gồm : Tình hình hoạt động chung, Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất công nghiệp ( giá trị sản xuất công nghiệp, sản phẩm chủ yếu, tình hình xuất nhập khẩu một số mặt hàng chủ yếu, tình hình các ngành), Tình hình phát triển công nghiệp địa phương, Tình hình đầu tư xây dựng, Công tác quản lý nhà nước ( tình hình xây dựng VBQPPL, công tác khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, tài chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo…). Từ đó LĐB mới có thể đề ra được biện pháp chủ yếu giải quyết những tồn đọng trong quý II trên tất cả lĩnh vực. - Những thông tin phục vụ hoạt động quản lý đặc biệt phải mang tính chính xác và khách quan. Thông tin đến tay nhà LĐB yêu cầu phải đảm bảo tính trung thực, phản ánh sự việc trong thực tế, tránh bóp méo xuyên tạc sự thật và được thêm bớt tuỳ tiện. Thông tin được cung cấp đầy đủ , kịp thời mà không chính xác sẽ làm ảnh hưởng đến quyết định quản lý.Những thông tin càng chính xác chất lượng của thông tin càng cao và có tác dụng làm tằng hiệu quả quản lý và ngược lại. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, ngay từ khâu thu thập, các cán bộ VP BCN đã phải đảm bảo thu thập từ những nguồn đáng tin cậy. Ví dụ : Để cung cấp thông tin tình hình đóng góp ý kiến của người dân về các phương án tăng giá điện , các cán bộ phải căn cứ vào số liệu thống kê thu thập từ nguồn đáng tin cậy, chính là Trang Thông tin điện tử của BCN đang tổ chức lấy ý kiến của nhân dân và văn bản đóng góp của một số bộ, ngành liên quan . Từ phản ứng của người dân và ý kiến đóng góp , LĐB tiếp tục xem xét, tổ chức nghiên cứu nhằm đưa ra một phương án tăng giá điện hợp lý vừa đáp ứng nhu cầu đầu tư phát triển lưới điện của Việt Nam đồng thời vừa đáp ứng nguyện vọng, ý kiến của người dân. Trong quá trình xử lý trước khi được cung cấp đến tay nhà lãnh đạo, thông tin phải được phân tích, đánh giá, kiểm định của chuyên viên các Vụ phụ trách chuyên môn, sau đó VP có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra, báo cáo lại với LĐB, như vậy thông tin được đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng tình hình thực tế. Ví dụ : LĐB yêu cầu được biết tình hình rà soát, hệ thống hệ thống hoá, hoàn chỉnh, sửa đổi, bổ sung, biên soạn các văn bản nhằm đẩy mạnh công tác an toàn-vệ sinh lao động-phòng chống cháy nổ phù hợp với tình hình phát triển công nghiệp theo từng giai đoạn. Sau khi nhận được Báo cáo của Vụ Pháp chế “Đã có 6 Nghị định; 8 Quyết định của Thủ tướng CP; 6 Chỉ thị của Bộ trưởng; 12 Thông tư và Thông tư liên bộ; 14 Quyết định của Bộ trưởng; 10 Quy phạm và Tiêu chuẩn về ATVSLĐ-PCCN và nhiều văn bản hướng dẫn được ban hành trong ngành Công nghiệp trong những năm qua”, các cán bộ Tổng hợp có thể kiểm tra số liệu các văn bản này trước khi cung cấp cho LĐB qua mục Văn bản pháp luật của mạng nội bộ có hỗ trợ công cụ tìm kiếm các VBQPPL của Đảng, Nhà nước và Bộ về lĩnh vực Bộ quản lý. Nếu thấy số lượng chưa chính xác có thể yêu cầu Vụ Pháp chế xem xét và báo cáo lại. Từ số liệu chính xác, không có sai sót này, LĐB mới có thể nắm được tình hình xây dựng, hoàn thiện VBQPPL và cho ý kiến chỉ đạo. Việc quản lý của LĐB nhằm xác định các mục tiêu, chiến lược và đường lối chính sách để thực hiện các mục tiêu đó. Vì vậy, thông tin cho các nhà quản lý chiến lược là những thông tin tổng hợp, ít chi tiết, có tính dự báo, những thông tin nói lên tình hình thực hiện công việc của toàn bộ đơn vị trong tổ chức. Phạm vi thông tin cung cấp cho cấp lãnh đạo này rộng bao gồm cả thông tin bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Ví dụ : Để tổng hợp chương trình công tác năm, quý, tháng của Bộ, VP có nhiệm vụ thu thập chương trình công tác của các đơn vị trong cơ quan Bộ để trình LĐB xem xét, quyết định. Sau khi tổng hợp, VP còn thu thập, lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị về chương trình công tác của toàn cơ quan Bộ. Việc tổng hợp yêu cầu phải được tiến hành bao quát những công việc tiếp tục được thực hiện, công việc dự kiến sẽ thực hiện, lấy ý kiến đóng góp xây dựng chương trình kế hoạch cũng phải được thu thập từ tất cả các đơn vị thuộc Bộ.Như vậy, chương trình kế hoạch công tác của Bộ được xây dựng một cách hợp lý, đảm bảo tính khả thi. Mức độ chi tiết, tổng hợp của nội dung thông tin cung cấp cho lãnh đạo phụ thuộc vào cấp độ quản lý.Nhu cầu về thông tin của mỗi cấp quản lý là khác nhau thay đổi tuỳ thuộc vào loại quyết định mà thông tin đó là cơ sở để đề ra : quyết định chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp, quyết định có phạm vi điều chỉnh đến toàn cục hay một bộ phận của cơ quan. LĐB là cấp quản lý cao nhất trong cơ quan bộ. Các quyết định của cấp quản lý này có phạm vi hiệu lực rộng, có tác động đến toàn bộ cơ quan, toàn ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước. Vì vậy, thông tin LĐB cần được cung cấp không phải là thông tin phản ánh tình hình quá chi tiết như thông tin cung cấp cho Thủ trưởng các đơn vị chuyên môn. Ví dụ: Thông tin về tình hình giải quyết công văn đến của Bộ trong tuần từ 14/4/2006 - /21/4/2006 , quản lý cấp chiến thuật là Lãnh đạo VP cần có những thông tin chi tiết bao nhiêu văn bản đang giải quyết ( quá hạn và trong hạn), bao nhiêu văn bản đã giải quyết xong, tổng số văn bản đến của từng đơn vị trong cơ quan . Trong khi đó, LĐB cần những thông tin tổng hợp hơn do Lãnh đạo VP báo cáo vào cuộc họp giao ban hàng tuần : tổng số lượng văn bản đã và chưa được giải quyết tính theo tỉ lệ %, những đơn vị giải quyết 100% đúng hạn định, những đơn vị còn nhiều văn bản quá hạn. Từ đó, LĐB nhắc nhở các Thủ trưởng đơn vị chuyên môn chấn chỉnh và nhanh chóng giải quyết những văn bản được giao, tránh tình trạng kéo dài , làm chậm chễ tình hình giải quyết công việc. Nắm chắc được nhiệm vụ cung cấp thông tin cho cấp quản lý nào là yêu cầu tiên quyết với người làm công tác thông tin để thực hiện tốt công việc của mình, với mục đích cao nhất là phục vụ hiệu quả nhu cầu thông tin của đối tượng dùng tin là nhà quản lý. Thông tin phục vụ hoạt động quản lý phải đảm bảo tính bảo mật . Thông tin cung cấp đến đúng người, đúng thẩm quyền giải quyết, tuân theo quy dịnh của Nhà nuớc và BCN về chế độ bảo mật.Chế độ bảo mật trong cơ quan quản lý nhà nước cần phả được quy định triệt để. Thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật quốc gia, Nghị định số NĐ84-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là CP) ngày 09 tháng 3 năm 1992 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước, Quyết định số 165/1998/QĐ-TTg ngày 07 tháng 9 nưam 1998 về Danh mục bí mật Nhà nước trong ngành công nghiệp, Bộ trưởng BCN đã ban hành Quyết định số 80/1998/QĐ-BCN ngày 19 tháng 12 năm 1998 v/v ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành công nghiệp, trong đó có quy định : “VP Bộ có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại các tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước, vào sổ đăng ký theo dõi riêng ghi rõ ngày, tháng nhận, chuyển giao các tài liệu đó cho đơn vị, cá nhân có liên quan và có ký nhận rõ ràng. Đối với các tài liệu để LĐB nghiên cứu sử dụng, VP Bộ có trách nhiệm lưu giữ, bảo vệ và phục vụ kịp thời khi cần thiết”. Tại Quy chế tiếp nhận, xử lý ,ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan BCN cũng quy định “Khi có điện mật gửi đến, VP bộ chuyển cho cá đồng chí có trách nhiệm nhận điện mật vào sổ theo dõi riêng và chuyển ngay cho LĐB cho ý kiến xử lý. Điện mật gửi đến LĐB thường đề cập tới những vấn đề lớn như hợp tác với các nước ngoài trong các ngành công nghiệp ô tô xe máy, dầu khí, điện lực…, điện xin gặp Bộ trưởng của các Đại sứ các nước tại Việt Nam, Điện mật của TTCP về đảm bảo an toàn cho Đại hội Đảng…Tuân theo chế độ bảo mật là tuân theo nguyên tắc “ Chỉ những người có trách nhiệm, có liên quan mới biết về nội dung văn bản. Không được tiết lộ với người không có trách nhiệm”[]. Về mặt thời gian, thông tin đảm bảo phải được cung cấp kịp thời, cập nhật, liên tục , thường xuyên, vào thời điểm thích hợp. Cung cấp thông tin một cách kịp thời, đúng lúc là một trong những yêu cầu quan trọng nhất trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.Những văn bản khẩn, văn bản có đề nghị, yêu cầu thời hạn phúc đáp đã tới gần cần được ưu tiên chuyển giao cho LĐB trước những văn bản chỉ để thông báo hoặc không quan trọng. Những thông tin này đến tay nhà quản lý chậm, sự việc không được tháo gỡ, điều chỉnh kịp thời có thể gây tổn thất lớn cho cơ quan. Cũng có thể nói rằng thông tin không được cung cấp kịp thời đúng lúc thì thông tin đó trở nên vô nghĩa và không có tác dụng nghiên cứu để có được quyết định chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý. Thông tin cần phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên tạo nên sự đầy đủ về thông tin làm căn cứ, cơ sở cho các quyết định của nhà quản lý. Thông tin được cung cấp liên tục giúp nhà quản lý nắm bắt được tiến triển, tình hình công việc một cách sát sao, không bỏ qua một sự cố hay phát sinh nào dù là nhỏ nhất. Ví dụ : Việc báo cáo tình hình xây dựng, khởi công Dự án Thuỷ điện Sơn La – một công trình trọng điểm xây dựng nhà máy thủy điện lớn nhất Đông Nam Á , phải được Tổ tổng hợp – Ban chỉ đạo nhà nước dự án thuỷ điện Sơn La gửi đến VP bộ để VP báo cáo LĐB vào cuộc họp giao ban hàng tuần. Thông tin về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao, những công việc khác của Ban chỉ đạo dự án cần được thông báo đến LĐB thường xuyên, liên tục để LĐB nắm được tình hình triển khai công việc trong thực tế, từ đó mới có chỉ đạo tiến độ công trình để kịp hoàn tất vào năm 2012. Thông tin được cung cấp phù hợp về mặt thời gian, không gian sẽ giúp cho nhà quản lý xử lý thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện hơn. Điều này đỏi hỏi thư ký riêng cho các cấp lãnh đạo cần nắm rõ được lịch làm việc, thói quen cũng như tâm lý của lãnh đạo để có thể cung cấp thông tin vào thời điểm hợp lý nhất. Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc trong ngày cần được thư ký riêng cho Bộ trưởng v._.cần có sự nghiên cứu và tìm hiểu từ những ghi chép trong buổi giao ban tuần trước. Ví dụ trong cuộc họp giao ban tuần này, Vụ Tài chính kế toán sẽ báo cáo kết quả thực hiện công việc gì sau khi được LĐB phê duyệt ý kiến đề xuất từ cuộc họp tuần trước. Cách thu thập thông tin ghi chép trong các cuộc họp vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả của các cuộc họp toàn cơ quan theo định kỳ. Cán bộ VP BCN vẫn chưa chú trọng khai thác triệt để tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tổng hợp thông tin cung cấp cho LĐB. Tài liệu lưu trữ được khai thác chủ yếu là các văn bản mang tính quy phạm các công văn, chỉ thị, thông tư…của Nhà nước và của Bộ, những tài liệu lưu trữ về quá trình hoạt động của Bộ trong những giai đoạn trước hầu như không được khai thác hoặc chỉ sử dụng trong dịp tổng kết 5-10 năm thành lập cơ quan. Đây là khối tài liệu chứa nhiều kinh nghiệm quản lý, ghi lại sự linh hoạt, sáng tạo trong công tác quản lý và những kết quả đã đạt được từ những quyết định quản lý đúng đắn đó. Các cán bộ chỉ khai thác tài liệu lưu trữ rời lẻ từng văn bản, không theo hồ sơ như vậy thông tin thu thập được không thể đầy đủ, phản ánh trọn vẹn tình hình, không thấy mối quan hệ biện chứng giữa các sự kiện, thông tin được trình bày trong các văn bản của một hồ sơ. Thu thập thông tin qua mạng nội bộ của các cán bộ vẫn chưa trở thành thói quen thường ngày. Trong khi có thể ứng dụng hình thức nhắn tin, gửi thư điện tử rất hữu ích và thuận tiện, hiệu quả lại nhanh chóng thì các cán bộ còn phụ thuộc nhiều vào nguồn thông tin qua văn bản, trao đổi trực tiếp gây lãng phí thời gian, công sức và tệ giấy tờ trong cơ quan. -Phương pháp xử lý thông tin . Một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xử lý thông tin trước khi cung cấp cho LĐB đó chính là xác định độ tin cậy của thông tin. Đối với thông tin chuyên ngành, các cán bộ tổng hợp xác định độ tin cậy một cách gián tiếp qua độ tin cậy của nguồn cung cấp và ý kiến đóng góp, giải trình, thẩm định về độ tin cậy của thông tin do các chuyên viên Vụ chuyên môn cung cấp. Độ chính xác, tin cậy của nội dung thông tin , số liệu trong các báo cáo các cán bộ không thể trực tiếp điều tra khảo sát thực tế, tính toán và phân tích vì công việc này đòi hỏi có trình độ chuyên môn cao. Xác định độ tin cậy của nội dung thông tin phụ thuộc vào việc giao nộp đầy đủ những căn cứ pháp lý và thực tiễn hình thành nên thông tin, văn bản của các đơn vị cho VP. Vì vậy, tính chủ động của VP trong việc xác định độ tin cậy của thông tin bị hạn chế, phụ thuộc nhiều vào các đơn vị chức năng. Thông tin tổng hợp do VP cung cấp cho LĐB đầy đủ, khái quát được tình hình công việc chỉ những thông tin báo cáo dài hạn mới được phân tích, so sánh đối chiếu, lý giải nguyên nhân của sự việc hiện tượng và các biện pháp khắc phục. Hầu hết thông tin sau khi VP tổng hợp mang tính liệt kê, điểm qua về diễn biến, tình hình nhưng không thấy rõ được bản chất của sự việc hiện tượng. Một số thông tin nổi bật phát sinh trong tháng không được trình bày lý do chủ quan và khách quan và những phương án giải quyết, tháo gỡ những khó khăn đó. Việc ra các quyết định mang tính chiến lược của LĐB không chỉ dựa trên những thông tin phản ánh sự việc, hiện tượng đơn thuần. Thông tin cần được yêu cầu cao hơn về chất lượng tổng hợp mới có thể hỗ trợ LĐB ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Công tác cung cấp thông tin. Nội dung thông tin cung cấp cho LĐB nhiều khi còn chưa đầy đủ, các báo cáo công tác tuần thường xuyên còn thiếu tình hình thực hiện công việc của một số đơn vị chức năng thuộc Bộ . Các báo cáo tháng trình bày còn khá sơ sài, nội dung mới chỉ đề cập đến ba vấn đề : Tình hình sản xuất kinh doanh, hoạt động chỉ đạo điều hành của LĐB và công tác cải cách hành chính trong tháng.Như vậy còn các hoạt động khác của bộ chưa được đề cập tới, ví dụ : Công tác của các đơn vị chuyên môn, Điểm qua tình hình một vài dự án trọng điểm đang trong quá trình thực hiện… Thay vì báo cáo các công việc mang tính sự vụ,thông báo để biết bằng lời, các cán bộ vẫn quen với hình thức sử dụng văn bản để báo cáo, làm mất thời gian xử lý văn bản của LĐB và lãng phí về mặt vật chất, trang thiết bị khi phải sao chụp những văn bản không cần thiết. 3.2) Kiến nghị và một vài giải pháp. Nhận thấy những ưu điểm và hạn chế trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP phục vụ hoạt động quản lý của LĐB. Chúng tôi xin đưa ra một vài kiến nghị và giải pháp cụ thể với mong muốn đóng góp cho công tác này của VP BCN được thực hiện ngày một tốt hơn nữa, khẳng định vị trí và vai trò của VP đối với hoạt động LĐB và cơ quan BCN. Các kiến nghị, giải pháp được xây dựng dựa trên cơ sở thực tế nghiên cứu những điểm còn hạn chế, có xét đến các điều kiện cơ sở vật chất và các nguồn lực đảm bảo tính khả thi. 3.2.1) Xây dựng và hoàn thiện những Quy định chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Xây dựng và hoàn thiện thể chế, quy định là một trong những yêu cầu quan trọng nhất để công tác này đi vào hoạt động quy củ và nghiêm túc. Xây dựng những quy định cụ thể và rõ ràng còn giúp cho các cán bộ có cơ sở , hướng dẫn thực hiện , biết được nhiệm vụ của mình yêu cầu của công việc đặt ra và cách thức tiến hành công việc đó. Các quy định chỉ đạo, hướng dẫn VP trong việc thực hiện công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần phải được xây dựng rõ ràng và cụ thể.Hiện nay, việc quy định nhiệm vụ và vai trò của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin được quy định rải rác tại Quy chế làm việc của BCN trong từng hoạt động riêng lẻ của cơ quan BCN.Nhiệm vụ này còn được quy định chưa rõ ràng và mờ nhạt. Vì vậy, trong mỗi công tác của bộ có sự góp mặt của VP trong việc chuẩn bị thông tin, tài liệu phục vụ hoạt động của LĐB hay của cơ quan nên có một phần riêng quy định rõ trách nhiệm của VP hoặc Chánh VP. Trong đó có quy định cụ thể về những công việc cụ thể VP phải tiến hành, nếu cần có thể cần quy định về cách thức tiến hành. Ví dụ : Trong công tác kiểm tra về mặt thủ tục, thể thức và nội dung văn bản của các đơn vị chuyên môn trước khi trình ký, Quy chế nên có những quy định về cách thức thẩm tra về mặt thủ tục như : Nếu hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định VP bộ thông báo các đơn vị trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng biết. Về mặt thể thức, nếu nội dung đề án, công việc trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng hoặc hồ sơ chưa có đủ văn bản làm căn cứ để có thể ra quyết định, VP trả lại văn bản cho đơn vị trình và nêu rõ lý do trả lại.Về nội dung, nếu thông tin trong văn bản trình ký còn có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan, VP bộ có thể gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định. Hay trong công tác chuẩn bị hội họp, các quy định cũng không nên dừng lại ở nhiệm vụ chung chung của VP như “VP phối hợp với các đơn vị chuyên môn chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp” mà cần quy định tách biệt riêng nhiệm vụ của VP bao gồm : thông báo cho những đơn vị những báo cáo cần thiết phải chuẩn bị, những báo cáo nào cần thông qua LĐB bộ duyệt trước khi báo cáo tại cuộc họp, in ấn tài liệu, ghi biên bản trong cuộc họp, tổng hợp báo cáo LĐB về kết quả thực hiện kết luận của cuộc họp đó. Như vậy, công việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP mới được quy định cụ thể trong từng giai đoạn tổ chức cuộc họp từ khâu chuẩn bị, trong khi họp và kết thúc cuộc họp. Để tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin an toàn, bảo mật, BCN cần xây dựng quy chế cụ thể về phân quyền sử dụng, truy cập mạng LAN đối với từng nhóm đối tượng sử dụng trong cơ quan. Các nhóm đối tượng có thể được chia ra như sau: Bộ trưởng và thư ký giúp việc bộ trưởng, Trưởng phòng Tổng hợp được xem các công việc của toàn cơ quan Bộ, công việc của Thứ trưởng giao đến các đơn vị, xem nội dung giải quyết cùng quá trình chỉ đạo công việc. Thứ trưởng và chuyên viên giúp việc thứ trưởng : Xem các công việc của Thứ trưởng giao đến đơn vị phục trách, Ý kiến chỉ đạo chuyển công văn đến thành công việc cho các đơn vị, Xem nội dung giải quyết và quá trình chỉ đạo giải quyết các đơn vị mình phụ trách. Văn thư cơ quan và cán bộ tổng hợp giữ kiêm văn thư phòng Tổng hợp được truy cập phần mềm Quản lý văn bản đi – đến. Như vậy mới đảm bảo thông tin được cung cấp cho đúng người đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết, không bị thất thoát, sửa chữa, thay đổi bởi những người không có thẩm quyền xử lý. VP BCN cần nhanh chóng hoàn chỉnh Dự thảo Quy chế làm việc mới trình LĐB phê duyệt sao cho phù hợp với ý kiến chỉ đạo của CP về Quy chế làm việc của Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan trực thuộc CP mới được ban hành 12/2005. Trong đó, cần chính thức hoá vai trò của VP trong việc tổng hợp thông tin, xây dựng chương trình làm việc của Bộ, chuyển vai trò này từ Vụ Kế hoạch sang VP nhằm làm tăng chức năng, nhiệm vụ của VP đồng thời khẳng định VP BCN chính là nơi tổng hợp, tham mưu, xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cho LĐB và cả cơ quan Bộ. Với những quy định đề cập cụ thể như trên, các cán bộ VP có thể dễ dàng hơn trong việc thực hiện công việc của mình, tránh những sai sót không đáng có do thiếu những quy định về trách nhiệm của VP trong công tác đảm bảo thông tin phục vụ LĐB. Thứ hai, cần phải bổ sung những quy định về chế độ thông tin báo cáo làm căn cứ, cơ sở để VP thực hiện nhiệm vụ báo cáo lên LĐB và đôn đốc các đơn vị chuyên môn nộp các báo cáo cần thiết để tổng hợp. Hiện nay, trong quy chế của Bộ chưa có quy định nào về chế độ thông tin báo cáo cũng như thời hạn gửi thông tin báo cáo của các đơn vị chuyên môn về VP tổng hợp để trình LĐB . Đây là một hạn chế cần phải khắc phục ngay để đảm bảo công tác cung cấp thông tin cho LĐB được diễn ra thường xuyên, thống nhất, thông tin đảm bảo được tổng hợp đầy đủ, khái quát tình hình thực hiện công tác của toàn cơ quan BCN. Quy định chế độ thông tin báo cáo cần đề cập đến các cấp báo cáo : Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng, các đơn vị báo cáo LĐB cùng nội dung thông tin cần báo cáo bao gồm : các thông tin về hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ, thông tin về hoạt động của ngành công nghiệp. Đặc biệt cần có quy định rõ ràng : Các đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo định kỳ về tình hình công tác cho VP để tổng hợp báo cáo lên LĐB. Thời hạn cung cấp thông tin báo cáo của các đơn vị cho VP và thời hạn xử lý, tổng hợp thông tin của VP cho LĐB cũng cần được quy định thêm, tránh tình trạng kéo dài thời gian xử lý,đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý. Trong công tác chuẩn bị tài liệu, báo cáo trong các cuộc họp trình LĐB, cần quy định thời hạn tối đa các đơn vị phải nộp báo cáo về VP, ví dụ trước ít nhất 10 ngày để VP hoàn tất thủ tục trình LĐB. Thứ ba, cần xây dựng các hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP. Công tác này hiện vẫn được thực hiện chủ yếu dựa vào tinh thần tự giác và ý thức trách nhiệm của cán bộ. Vì vậy, chắc chắn vẫn không tránh khỏi những sai phạm trong công việc do chưa chấp hành những quy định đã đề ra, đặc biệt trong một số công tác như tiếp nhận chuyển giao văn bản đúng thời hạn, lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ, tài liệu của cán bộ VP vào lưu trữ cơ quan…Vì vậy, VP cần có những quy định về chế độ khen thưởng đối với những cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ để động viên, khuyến khích và ghi nhận sự đóng góp công sức của họ vào trong công việc. Bên cạnh đó, cũng cần có những biện pháp xử lý đối với những trường hợp không chấp hành đúng theo quy chế : nhẹ có thể nhắc nhở, trừ vào lương, thưởng, vi phạm nghiêm trọng để xảy ra hậu quả nặng nề có thể bị cho nghỉ việc, đền bù thiệt hại…Coi việc hoàn thành tốt công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý LĐB là một tiêu chí để xét thi đua khen thưởng không chỉ được áp dụng với các cán bộ VP mà toàn thể các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan bộ để nhanh chóng chấm dứt tình hình chậm trễ trong việc nộp thông tin báo cáo và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc xây dựng các quy chế làm việc, quy định, chế độ thông tin báo cáo cần phải được lấy ý kiến đóng góp từ toàn bộ các đơn vị trong cơ quan bộ nhằm hoàn chỉnh , bổ sung quy chế trở nên hợp lý, đảm bảo sự thống nhất và chấp hành nghiêm chỉnh, tự giác sau khi các quy định được ban hành. 3.2.2) Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ VP. Các cán bộ VP chính là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình tổ chức thông tin đảm bảo phục vụ nhu cầu sử dụng của LĐB. Vì vậy, việc đào tạo nâng cao nhận thức và nghiệp vụ chuyên môn là việc làm cần thiết VP cần phải tiến hành thường xuyên. Có như vậy, đội ngũ cán bộ VP mới có thể đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao, có khả năng ứng dụng được công nghệ hiện đại phục vụ cho tác nghiệp và mang lại hiệu quả công việc một cách tối đa. Trước hết, cần phải nâng cao nhận thức của các cán bộ VP về trách nhiệm và những công việc cần làm để tổ chức tốt các nguồn thông tin , dữ liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng khi cần thiết. Chỉ có nhận thức được sâu sắc trách nhiệm, đánh giá vai trò quan trọng của mỗi cá nhân, cán bộ trong công việc mới có thể giúp các cán bộ hoàn tất nhiệm vụ được giao. Việc giúp cán bộ nhận thấy vai trò, ảnh hưởng của mình trong công việc có thể thông qua các buổi họp đơn vị do trưởng phòng đơn vị tổ chức nhằm phân công, cắt đặt công việc cụ thể giữa các cán bộ, đề cao nhiệm vụ và tầm quan trọng của các cán bộ trong việc, khuyến khích các cán bộ trao đổi, đóng góp ý kiến hoàn thiện nữa kỹ năng, nghiệp vụ của mình. Các cán bộ VP cũng cần được khuyến khích, tạo điều kiện tham gia các lớp tại chức về Công tác văn thư lưu trữ và Quản trị VP để được đào tạo bài bản về nghiệp vụ chuyên môn, tránh việc tiến hành công việc theo thói quen và góp nhặt kinh nghiệm và học hỏi trong quá trình làm việc do không được đào tạo đúng chuyên ngành như hiện nay. Đặc biệt, xử lý, tổng hợp thông tin là một công việc vô cùng khó khăn, phức tạp, bên cạnh kiến thức về ngành cần phải có, để thực hiện tốt công tác này, các cán bộ VP nên được đào tạo thêm về nghiệp vụ thư ký VP, các bước cơ bản, ý nghĩa, nhiệm vụ và cách thức để tiến hành bước trong quá trình xử lý thông tin. Có kiến thức chuyên môn về xử lý, tổng hợp thông tin sẽ giúp các cán bộ dễ dàng và nhanh chóng đi đến thống nhất về quan điểm và cách thức xử lý, tổng hợp thông tin, đặc biệt là trong các trường hợp thông tin cần tổng hợp, báo cáo do nhiều cán bộ VP cùng phối hợp thực hiện. Bên cạnh đó, các lớp tập huấn dài hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ của cán bộ VP cũng cần được quan tâm tổ chức, mở rộng về phạm vi tham dự và nội dung đào tạo. Phạm vi tham dự và nội dung cá lớp tập huấn cần được xây dựng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong VP. Ví dụ : Đối với Lãnh đạo VP và các chuyên viên giúp việc cho LĐB, các lớp tập huấn đề cập đến các công tác Quản lý nhà nước trong ngành công nghiệp để cập nhật, củng cố kiến thức về lĩnh vực hoạt động, từ đó nâng cao khả năng nhận thức, đọc hiểu vấn đề được đề cập trong các văn bản cần cung cấp cho LĐB, tăng khả năng nhạy cảm phát hiện ra những vấn đề trái ngược với thực tế khách quan trong việc xem xét, xác định độ tin cậy của thông tin… Các lớp tập huấn về kỹ thuật soạn thảo văn bản và lập hồ sơ công việc cũng nên được mở rộng về phạm vi tham dự. Thành phần tham dự không chỉ tập trung vào lãnh đạo và trưởng phòng các đơn vị VP mà các cán bộ khác cũng cần được sắp xếp luân phiên tham gia. BCN có thể mời các cán bộ, giáo viên có kinh nghiệm của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hoặc Khoa Lưu trữ và Quản trị VP – Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn giảng dạy. Sau các lớp tập huấn, VP cần tiến hành báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá trình độ các cán bộ và chất lượng của các đợt tập huấn lên Lãnh đạo VP. Trong từng đơn vị, trưởng phòng đơn vị có thể tổ chức các buổi trao đổi chuyên đề, truyền đạt kiến thức của những cán bộ đã tham gia các lớp tập huấn cho những của những cán bộ chưa có cơ hội tham gia để toàn thể các cán bộ đều được lĩnh hội những kiến thức chuyên môn cần có phục vụ cho công việc. Về nội dung các lớp tập huấn không nên chỉ tập trung vào kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc mà cần mở thêm những lớp bồi dưỡng, đào tạo về tin học và công nghệ thông tin cho các cán bộ VP. Để sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng trong VP và các tiện ích khác của trang thông tin nội bộ, BCN cần tổ chức các lớp tập huấn nội dung có thể là cách sử dụng bộ gõ Unicode, cách phòng chống virus, spyware, đào tạo và phổ cập kỹ năng cách tìm kiếm thông tin qua mạng , cách sử dụng hệ thống tin nhắn trao đổi qua mạng nội bộ, kỹ năng sử dụng các công cụ của công nghệ thông tin để truy cập và cập nhật thông tin, cách khắc phục một số lỗi thông thường của máy tính…VP có thể mời các cán bộ, chuyên viên Trung tâm tin học hướng dẫn, giảng dạy các nội dung này. Ngoài ra VP BCN cũng nên có sự ổn định về mặt nhân sự, chỉ thực hiện luân chuyển cán bộ từ đơn vị này sang đơn vị khác khi thật cần thiết. Như vậy, các cán bộ sẽ không mất thời gian, công sức để làm quen với công việc và nhiệm vụ mới đồng thời đảm bảo công việc được tiến hành bởi người có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ của các cán bộ VP là công tác VP luôn luôn phải chú tâm thực hiện. Đây là việc làm không chỉ với ý nghĩa đào tạo ra đội ngũ cán bộ có phẩm chất, năng lực hoàn tất những công việc được giao, đáp ứng với sự thay đổi và phát triển của xã hội và nhu cầu thông tin mà còn khuyến khích các cán bộ vận dụng kiến thức chuyên môn để sáng tạo, đóng góp, hoàn thiện hơn nữa các kỹ năng, nghiệp vụ VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. 3.2.2) Tiếp tục củng cố và ứng dụng triệt để công nghệ thông tin phục vụ cho công tác VP. BCN luôn đi đầu trong các cơ quan quản lý TW trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ hoạt động của VP nói riêng và toàn cơ quan bộ nói chung. Mạng LAN và Website BCN cùng hệ thống các phần mềm quản lý công văn đi đến, quản lý công việc đã đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của bộ , góp phần cải cách hành chính. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm cũng có những hạn chế nhất định như đã nêu trên. Để khắc phục những hạn chế này, VP cùng phối hợp với Trung tâm tin học có những biện pháp hoàn thiện chương trình phần mềm và hiệu quả sử dụng như sau: Hoàn thiện chương trình để đảm bảo việc nhập dữ liệu nhanh và chính xác, đối với các tên đơn vị, các cụm quen thuộc hay sử dụng để đăng nhập cần được mặc định cho phép gõ tắt sử dụng tiện ích như Auto text, Auto Correct như trong Word. Tất cả các máy tính cá nhân của các cán bộ VP đều phải chuyển phông chữ của chương trình từ TCVN3 sang Unicode để có thể trao đổi và truyền tải thông tin qua mạng. - Để hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin của các phòng ban chuyên môn, BCN cần nghiên cứu các phần mềm sử dụng trong phân tích kinh tế, tài chính; phân tích thị trường; quản lý nguồn lực; phân tích hình thái hoạt động…vừa tạo điều kiện cho các cán bộ chuyên môn tiết kiệm công sức trong xử lý thông tin chuyên ngành, vừa đảm bảo độ tin cậy và chính xác của thông tin cung cấp cho LĐB. Bộ phải có những quy định và kiểm tra nghiêm ngặt về việc nhập thông tin về ý kiến chỉ đạo và tình hình giải quyết công việc trên máy tính, nhằm tạo thói quen sử dụng mạng nội bộ trong cách giải quyết công việc cho các chuyên viên, khuyến khích việc trao đổi thông tin qua mạng giữa các phòng ban, đơn vị. Như vậy, cán bộ VP và các cán bộ chuyên môn sẽ giảm thiểu được những giao tiếp không cần thiết đồng thời tiết kiệm trang thiết bị, hạn chế nạn giấy tờ trong cơ quan theo đúng chỉ thị về giảm công văn giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan hành chính CP vừa ban hành tháng 4/2006. Các văn bản có nội dung liên quan đến nhau được lưu trên mạng nội bộ cần có sự liên kết với nhau, từ văn bản này, các cán bộ VP có thể tìm và truy cập tới những văn bản khác trong cùng một hồ sơ hoặc cùng phản ánh một vấn đề qua những từ khoá được in đậm trên văn bản để kết nối theo dạng hyper text link. Công cụ tìm kiếm văn bản trên trang điện tử BCN hiện chưa hỗ trợ chức năng này. Việc tạo liên kết giữa các văn bản sẽ giúp các cán bộ VP tìm kiếm tất cả các văn bản cùng liên quan đến một vấn đề nhanh chóng, nắm bắt thông tin toàn diện và khái quát hơn. Hoàn thiện phần mềm tiện ích được ứng dụng trên trang điện tử BCN sẽ giúp các cán bộ VP gặp nhiều thuận lợi hơn trong việc sử dụng trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công việc và hoạt động quản lý của LĐB. 3.2.4) Tổ chức tốt các nguồn dữ liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin sẽ được hỗ trợ rất nhiều nếu nguồn dữ liệu được tổ chức tốt, các cán bộ sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức nếu các thông tin sau khi sử dụng được lưu trữ trên các kênh thông tin khác nhau, sắp xếp, hệ thống một cách khoa học trở thành nguồn dữ liệu phục vụ cho những lần sử dụng sau đó. Thông tin được tổ chức thành nguồn dữ liệu còn góp phần duy trì chất lượng của thông tin , đảm bảo thông tin không bị mất mát, được bảo mật và được tổ chức khoa học tạo thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng. Vì vậy, tổ chức tốt các nguồn dữ liệu là công việc đầu tiên VP cần phải quan tâm thực hiện để công tác thu thập thông tin được tiến hành hiệu quả. Bên cạnh những công tác tổ chức nguồn dữ liệu như tiếp nhận văn bản đến, nộp lưu công văn đi của bộ phận văn thư, lưu văn bản trên mạng nội bộ do Trung tâm tin học tiến hành khá tốt, hai nguồn dữ liệu có thể cung cấp thông tin có giá trị là tài liệu trong hồ sơ công việc và thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan lại chưa được thực hiện theo đúng quy định. Trước hết, các cán bộ cần được nâng cao nhận thức về ý nghĩa của việc lập hồ sơ công việc và thu nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng các đơn vị nên thường xuyên đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện công tác này của các cán bộ. Ngoài ra, cơ quan Bộ có thể tổ chức kiểm tra chéo giữa các đơn vị việc thực hiện công tác lập hồ sơ, chất lượng của hồ sơ và việc thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đơn vị nào không chấp hành nghiêm túc và đúng quy định cần được chấn chỉnh và nhắc nhở kịp thời. Hồ sơ công việc được lập cần phải được biên mục cụ thể, rõ ràng, các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp hợp lý, theo đúng trình tự giải quyết công việc. Bộ phận lưu trữ thuộc VP chỉ thu nhận tài liệu lưu trữ sau khi đã lập thành hồ sơ, kiên quyết không thu nhận tài liệu trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị , các cán bộ lưu trữ phải nhanh chóng thực hiện các công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu để tài liệu được đưa vào phục vụ cho việc khai thác, sử dụng của các cán bộ khi cần cung cấp thông tin cho LĐB. Bộ phận lưu trữ cũng nên tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng phong phú hơn như công bố những tài liệu có ý nghĩa, có giá trị hiện lưu trữ bộ đang bảo quản để các đơn vị, các cán bộ biết tìm đến khai thác, sử dụng. Thu thập và xử lý nguồn dữ liệu này có thể đưa lại cho LĐB những quyết định chiến lược phát triển ngành đồng thời nâng cao nhiệm vụ chức năng tham mưu của VP đối với hoạt động quản lý của LĐB. VP BCN cần phải phối hợp với Trung tâm tin học đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ ngành” để sớm đưa phần mềm vào sử dụng. Các tài liệu lưu trữ được quản lý trên phần mềm cần sắp xếp theo hồ sơ công việc, được hệ thống theo khung phân loại nhất định để tiện lợi cho việc tra tìm và sử dụng. Tổ chức nguồn dữ liệu khoa học, có chất lượng sẽ mang lại thông tin chính xác đáng tin cậy, giúp các cán bộ không mất quá nhiều công sức để thu thập và xử lý . 3.2.5) Nâng cao chất lượng của các công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Công tác thu thập thông tin : Các cán bộ VP BCN nên hoàn thiện hơn nữa các kỹ năng thu thập thông tin của mình. Cụ thể, thông tin trong các cuộc họp cần được tập trung ghi chép vào một cuốn sổ “Biên bản họp giao ban”. Các cán bộ VP BCN nên mở rộng hơn nữa các hình thức thu thập thông tin, trong đó thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ cần được khai thác và sử dụng một cách triệt để. Thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ cũng cần được thay đổi, tài liệu nên được khai thác theo hồ sơ để đảm bảo thông tin thu thập được đầy đủ, khái quát, phản ánh trọn vẹn một vấn đề. Các cán bộ cũng nên tạo cho mình thói quen thu thập thông tin sẵn có trên mạng nội bộ và mạng Internet, không dựa dẫm vào văn bản vừa tốn công sức cho việc quản lý và tốn diện tích cất giữ . Đối với thông tin cần sử dụng nhiều lần, các cán bộ có thể tạo riêng những thư mục trên máy tính cá nhân, đặt tên thư mục theo vấn đề, lưu giữ các file sau khi download để có thể sử dụng cho những lần sau. Trước khi download thông tin trên mạng cần diệt virus để đảm bảo các thông tin lưu giữ trên máy không bị virus xâm nhập và phá hoại. Công tác xử lý thông tin . Để nâng cao tính chủ động của cán bộ VP BCN trong việc xác định độ tin cậy của thông tin bên cạnh phương pháp xác định độ tin cậy dựa vào nguồn cung cấp và báo cáo thẩm định của các cán bộ chuyên môn, các cán bộ VP cũng cần phải trang bị cho mình kiến thức về lĩnh vực mình hoạt động. Cụ thể, cán bộ phụ trách giúp việc LĐB quản lý ngành công nghiệp nào nên thường xuyên đọc báo, tạp chí, sách chuyên ngành để cập nhật thông tin về ngành công nghiệp đó, làm quen với các từ ngữ, thuật ngữ chuyên ngành, nắm được những khái niệm, kiến thức cơ bản . Từ đó nâng cao hiểu biết, nhạy cảm trong việc phát hiện ra những thông tin trái ngược với thực tế hoặc chưa chính xác, chưa đủ độ tin cậy để kiểm định lại trước khi cung cấp cho LĐB. Thông tin xử lý cung cấp trong các báo cáo cần được tổng hợp theo hướng phân tích, đánh giá, nhận định về tình hình chứ không chỉ mang tính liệt kê như hiện nay. Các cán bộ tổng hợp có thể yêu cầu các đơn vị chuyên môn lập báo cáo có đầy đủ phân tích tình hình, ví dụ bên cạnh liệt kê những công việc đã thực hiện và chưa thực hiện cần lý giải nguyên nhân khách quan và chủ quan cho những công việc chưa thực hiện theo kế hoạch đặt ra, bên cạnh đó có kiến nghị, đề xuất một số giải pháp để LĐB có thể nghiên cứu, phê duyệt. Những báo cáo chưa đủ chất lượng cần được trả lại cho các đơn vị và nêu rõ lý do trả lại và những yêu cầu thông tin bổ sung, thời hạn cần giao nộp lại để tổng hợp. Các cán bộ tổng hợp nên đặt ra cho mình một số nguyên tắc trong xử lý thông tin đảm bảo thông tin cung cấp đến tay LĐB vừa ngắn gọn, xúc tích vừa phản ánh đúng thực tế khách quan . Một số nguyên tắc cán bộ tổng hợp có thể tham khảo như nguyên tắc không trùng lặp (thông tin được nhắc đi nhắc lại nhiều lần), nguyên tắc ưu tiên (chỉ những thông tin quan trọng,điển hình, nổi bật mới đưa vào báo cáo làm rõ cho cho các luận điểm trình bày), nguyên tắc thống nhất (các thông tin phải có mối liên hệ chặt chẽ , đồng nhất không được trái ngược nhau). Công tác cung cấp thông tin. Để nâng cao chất lượng của công tác thông tin , điều quan trọng các cán bộ VP cần phải xác định được mục đích của việc cung cấp thông tin và xem xét hoàn cảnh cung cấp thông tin để lựa chọn được những kênh truyền phù hợp. Để tránh trường hợp thông tin cung cấp không đủ, còn thiếu sót thường xuyên phải bổ sung lại nhiều lần, các cán bộ phụ trách cung cấp thông tin cần nắm vững yêu cầu thông tin của LĐB, lập ra khung thông tin cần báo cáo đối với hình thức thông tin định kỳ. Đối với báo cáo công tác định kỳ nên xác định cấp độ của báo cáo, cần căn cứ vào nội dung của các cuộc họp để xây dựng báo cáo. Báo cáo tuần cần điểm qua được tình hình hoạt động trọng tâm của Bộ trong tuần trước và phân công giải quyết những vấn đề còn vướng mắc nên có thể trình bày theo hướng liệt kê công việc. Báo cáo tháng được tổ chức để nghe các đơn vị báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh ; kết quả thực hiện chương trình công tác tháng trước, biện pháp công tác trọng tâm tháng tới. Vì vậy, nội dung báo cáo phải đề cập tới : Tình hình sản xuất kinh doanh. Tình hình chỉ đạo, điều hành của LĐB và công tác của các đơn vị thuộc bộ. Kết quả thực hiện chương trình công tác tháng trước. Các biện pháp thực hiện công tác trọng điểm trong tháng sau. Báo cáo quý, 6 tháng, năm được tổ chức để sơ kết, tổng kết hoạt động toàn ngành vì vậy bên cạnh lĩnh vực hoạt động của Bộ cần có báo cáo kết quả của các ngành công nghiệp. Thông tin trong báo cáo cần được phân tích, so sánh, đối chiếu với cùng kỳ trước đó để thấy được mức độ tăng trưởng hay suy giảm. Báo cáo cần đề cập đầy đủ và bổ sung thêm các vấn đề sau: - Tình hình sản xuất kinh doanh : +Giá trị sản xuất công nghiệp +Tình hình hoạt động trong ngành công nghiệp +Tình hình sản xuất một số sản phẩm chủ yếu + Tình hình xuất nhập khẩu + Một số tình hình các ngành + Tình hình công nghiệp địa phương + Tình hình thực hiện đầu tư xây dựng và một số dự án quan trọng Tình hình công tác quản lý nhà nước của Bộ: + Công tác xây dựng BQPPL + Công tác thanh tra, giải quyết khiếu tố + Công tác tài chính + Công tác đổi mới và cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước + Công tác hợp tác quốc tế + Công tác khoa học công nghệ. - Các chủ trương, biện pháp chủ yếu thực hiện trong thời gian tới. Không chỉ xác định khung thông báo cáo bằng văn bản , cán bộ nên ghi chép lại những thông tin phản hồi của LĐB lấy đó là cơ sở để thu thập và xử lý các thông tin tiếp theo. Như vậy, các cán bộ mới có thể thu thập đầy đủ thông tin, không bỏ sót bất cứ thông tin nào khi được yêu cầu cung cấp. Ngoài các hình thức cung cấp thông tin truyền thống như trước đây, các cán bộ nên làm quen và sử dụng các hình thức mới như trao đổi qua mạng nội bộ, gửi thư điện tử có những file đính kèm. Các hình thức trao đổi này vừa tiết kiệm thời gian, công sức lại đảm bảo LĐB được cung cấp thường xuyên thông tin về công việc giải quyết tại cơ quan ngay cả khi đi công tác. Tuy nhiên, để đảm bảo bí mật, an toàn trong truyền tải thông tin qua kênh này, Trung tâm tin học cần phải nghiên cứu và nâng cao hơn nữa về độ bảo mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin được truyền tải. ._.