Công tác thanh toán với khách hàng và phương hướng hoàn thiện công tác thanh toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Thiết bị Hà Nội

kinh doanh Tình trạng lao động và tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Đặc điểm về vốn kinh doanh Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với khách hàng ở cônng ty thiết bị –hà nội Những vấn đề chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Nội dung các nghiệp vụ thanh toán Nhiệm vụ kế toán Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Các phương thức thanh toán Một số khái niệm cơ bản Kế toán thanh toán với người mua KháI niệm , đối tượng và phương thức thanh toán với người mua Kế toán thanh toán với người mua Kế toán dự phòng phảI thu khó đòi Sổ kế toán 3. Kế toán thanh toán với người bán Khái niệm Kế toán thanh toán với người bán Sổ kế toán Phần III. Một số phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nâng cao hiệu quả của kinh doanh I.Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng Những ưu đIểm trong công tác hạch toán thanh toán Những nhược đIểm trong công tác kế toán thanh toán với khách hàng II. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Thiết bị Hà Nội Lời nói đầu Trong điều kiện kinh tế thị trường , sản xuất và lưu thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng gia tăng để đẩy mạnh bán ra. Mặt khác , sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau đòi hỏi các doanh nghiệp phảI không ngừng tích luỹ vốn để đầu tư và phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh . Sự vững mạnh về tàI chính của doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong quan hệ mua bán , đặc biệt trong công tác thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng . Thanh toán đúng , đầy đủ , chính xác không những giúp cho quan hệ mua-bán của doang nghiệp ngày càng tiến triển tốt đẹp mà còn tích luỹ vốn vào nguồn tàI chính để doanh nghiệp thực hiện táI sản xuất mở rộng , giúp nâng cao đời sống cho người lao động trong doanh nghiệp và đóng góp vào nguồn thu của ngân sách nhà nước. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề thanh toán đối với sự tồn tạI và phát triển ,các doanh nghiệp đã hướng các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình vào mục tiêu là đẩy mạnh tốc độ lưu chuyển tiền tệ. Tuy nhiên không phảI doanh nghiệp nào cũng thuận lợi trong công tác thanh toán. Sự cạnh tranh gay gắt của doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoàI nước , tốc độ luân chuyển tiền tệ,… là các nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến chỉ tiêu thanh toán của doang nghiệp tồn tạI hay không tồn tạI , đứng vững hay thất bạI là một câu hỏi lớn được đặt ra đối với doanh nghiệp mà có thể chỉ được giảI đáp bằng chỉ tiêu thanh toán . Do đó thanh toán hiện nay đang là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp nước ta hiện nay và có xu hướng ngày càng tăng. Công ty thiết bị hà nội là một doang nghiệp Nhà Nước hạch toán độc lập với những hoạt động chính là: Kinh doanh xuất nhập khẩu , kinh doanh trong nước , đạI lý và tổ chức sản xuất , gia công , lắp ráp . bảo dưỡng , sửa chữa đóng mới các thiết bị , máy móc , phụ tùng các loạI , nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất , hàng công nghiệp tiêu dùng , thực hiện các dịch vụ Thương MạI . Trong quá trình thực tập tạI công ty Thiết Bị Hà Nội được sự giúp đỡ của các côn chú trong công ty , nhận thức được tầm quan trọng của chỉ tiêu thanh toán , kết hợp với những kiến thức kinh tế tiếp thu trong quá trình học tập tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài : “tổ chức công tác thanh toán với khách hàng và các phương hướng hoàn thiện công tác thanh toán , nâng cao hiệu quả kinh doanh tạI công ty thiết bị hà nội “. Trong quá trình thực tập do giới hạn về thời gian , sự hạn chế về kinh nghiệm nên dù bản thân người viết đã hết sức cố gắng nhưng chuyên đề tốt nghiệp chỉ được giới hạn nghiên cứu ở một số chỉ tiêu chủ yếu , đồng thời sẽ không tránh khỏi thiếu sót và hạn chế. Xin chân thành đón nhận những lời góp ý , sự chỉ bảo của thày cô giáo và các cô chú trong Công Ty Thiết Bị-Hà Nội cũng như của bạn bè đồng nghiệp đêt chuyên đề ngày càng hoàn thiện hơn  Phần I Những vấn đề lý luận chung về thanh toán và công tác thanh toán ở Công Ty Thiết Bị-Hà Nội I: Những vấn đề chung về thanh toán 1:Vai trò của thanh toán Thanh toán là một chỉ tiêu kinh tế , phản ánh toàn bộ kết quả và hiệu quả của doanh nghiệp về công tác quản lý trong quá trình kinh doanh . Có thể nói , thanh toán là chỉ tiêu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với không chỉ doanh nghiệp nói riêng mà còn đối với cả xã hội nói chung. Trong thời kỳ bao cấp trước đây , vai trò của thanh toán chưa được quan tâm một cách đúng mức . Nhưng trong giai đoạn hiện nay , khi các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường có sự đIều tiết vĩ mô của Nhà Nước , chịu sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong và ngoàI nước , đặc biệt sản xuất và lưu thông hàng hoá càng phát triển thì hơn bao giờ hết thanh toán càng nắm giữ vai trò quan trọng trong sự tồn tạI và phát triển của doanh nghiệp . Vai trò quan trọng đó được thể hiện rõ nét quan những đIểm sau: Thứ nhất: Thanh toán là chỉ tiêu chất lượng phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Đó là kết quả của tất cả các khâu cung cấp và tiêu thụ sản phẩm . Chất lượng của các khâu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng . Do vậy , thông qua việc xem xét chỉ tiêu thanh toán , người ta có thể đánh giá được sơ bộ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Thứ hai: Thanh toán là đòn bẩy kinh tế quan trọng , đảm bảo cho tình hình tàI chính của doanh nghiệp được vững chãI . Bởi lẽ , kết cấu bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp bao gồm 2 bên : TàI sản và Nguồn vốn. Nên doanh nghiệp có các khoản phảI thu của khách hàng đúng , đầy đủ , chính xác làm cho tổng tàI sản của doanh nghiệp tăng và là nguồn đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp . Nó thể hiện sự lành mạnh về tàI chính cũng như khả năng thanh toán nợ , tạo sự tin cậy cho các nhà đầu tư . Chính vì vậy ,mà thanh toán là đòn bẩy kinh tế quan trọng đảm bảo cho tình hình tàI chính của doanh nghiệp được vững chắc. Thứ ba: Thanh toán thể hiện sự công tác quản lý của doanh nghiệp . Chủ doanh nghiệp và các cán bộ quản lý doanh nghiệp luôn luôn thu nhận các thông tin về tình hình công nợ phảI thu , phảI trả và tình hình thanh toán công nợ ,kiểm soát chúng để phát hiện và ngăn chặn tình trạng chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn , tình hình vi phạm kỷ luật thanh toán. Thứ tư: Thanh toán thúc đẩy mối quan hệ mua- bán giữa các doanh nghiệp ngày càng phát triển tốt đẹp . Khi thanh toán đúng , đầy đủ đúng thơì hạn sẽ tạo niềm tin ở nhau , làm cho mối quan hệ càng bền lâu. Như vậy ,thanh toán có vai trò hết sức to lớn đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế nói chung. 2: yêu cầu quản lý Xuất phát từ thực trạng nền kinh tế nước ta , các doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả thua lỗ kéo dài đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà Nước . Nền kinh tế trì trệ thiếu động lực thúc đẩy , nguyên nhân là do cơ chế quan liêu bao cấp quản lý bằng mệnh lệnh hành chính . Từ năm 1988 đến nay, nền kinh tế nước ta đã xoá bỏ cơ chế cũ chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà Nước , theo định hướng XHCN . Để hướng các doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế hoạt động kinh doanh theo tế thị trường , nhà nước đã đưa ra nhiều chính sách kinh tế nhằm từng bước cảI thiện môI trường kinh doanh , tạo hành lang pháp lý thông thoáng , khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển và thực hiện bình đẳng trước pháp luật đối với mọi loại hình kinh tế. Quyết định 217/HĐBT (ngày 14/11/1987) các doanh nghiệp được mở rộng quyền hạn sử dụng của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh , được quyền quản lý và sử dụng tài sản do nhà nước giao , có quyền bổ sung và sử dụng vốn một cách linh hoạt và hợp lý , tự tổ chức sắp xếp lao động và lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả nhất . Sử dụng hợp lý đòn bẩy kinh tế , các chính sách khuyến khích khen thưởng , chủ động trong việc tiêu thụ sản phẩm từ khâu nghiên cứu thị trường , khảo sát , đánh giá , vận chuyển , bảo quản , bảo hành , bảo dưỡng … Như vậy , trong nền kinh tế thị trường , các doanh nghiệp thực sự là những đơn vị kinh tế độc lập từ khâu huy động vốn , sắp xếp tổ chức sản xuất và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất doanh nghiệp . Nhà nước không can thiệp sâu vào hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mà chỉ định hướng hoặc sẽ hỗ trợ khi cần thiết. Xuất phát từ việc trao quyền tự chủ tàichính và hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải thực sự làm ăn có hiệu quả , bảo toàn và phát triển được vốn sản xuất . Vốn sản xuất của doanh nghiệp Nhà nước , ngân sách sẽ cấp cho toàn bộ vốn cố định và một phần vốn lưu động ban đầu . Để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì phải theo dõi chính xác , đầy đủ , đúng thời hạn các khoản thanh toán nhằm tăng nguồn vốn mở rộng sản xuất và tranh rủi ro. Như vậy , vấn đề thanh toán trong các doanh nghiệp trở thành vấn đề sống còn trong giai đoạn hiện nay. Do đó các doanh nghiệp đang cố gắng tìm và áp dụng các biện pháp hữu hiệu nhất nhằm nâng cao tình hình thanh toán công nợ phải thu , phải trả giúp doanh nghiệp đứng vững và đủ cạnh tranh trên thị trường. II: Công tác thanh toán ở Công Ty Thiết Bị-Hà Nội . Trong cơ chế thị trường , sản xuất và lưu thông hàng hoá càng phát triển thì việc mua và bán chịu ngày càng gia tăng. Cho nên tình thanh toán công nợ phải thu , phải trả là vấn đề mà các doanh nghiệp phải quan tâm . Đi vào nghiên cứu tình hình thanh toán ở Công Ty Thiết Bị-Hà Nội : Bảng 1: cơ cấu vốn lưu động của công ty Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000 Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % 1. Tiền 16.894.116.788 52,43 3.258.970.548 7,51 -13.535.146.240 -80,12 2. Các khoản phải thu 10.309.860.737 31,99 35.116.188.877 80,89 24.806.328.140 240,61 3. Hàng tồn kho 1.652.223.242 5,13 3.807.449.358 8,77 2.155.266.116 130,44 4. Tài sản lưu động khác 3.367.207.195 10,45 1.227.343.274 2,83 -2.139.863.921 -63,55 Tổng vốn lưu động 32.223.407.962 100 43.409.952.057 100 11.186.544.095 34,72 Qua bảng cơ cấu vốn lưu động ta nhận thấy: Lượng tiền năm 2001 giảm 13.535.146.240 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 80,12%. Sự giảm sút đáng kể này là do năm vừa qua công ty thiếu vốn kinh doanh nên phảI rút tiền mặt taị quỹ và tiền gửi ngân hàng đáp ứng cho nhu câù kinh doanh , cụ thể là trả tiền cho quá trình gom thu mua hàng hoá tạI các đơn vị sản xuất sản phẩm, các nhà máy gia công chế biến . Lượng hàng hoá nhập vào tăng nhưng lượng hàng hoá tiêu thụ giảm làm lượng hàng tồn kho năm 2001 tăng 2.155.226.116 đồng ứng với tỷ lệ tăng 130,44% , đây là vấn đề mà công ty cần phải xem xét và có biện pháp xử lý bởi lượng hàng tồn kho tăng sẽ làm vốn lưu động bị ứ đọng . Các khoản phải thu năm 2001 tăng 24.806.328.140 đồng tương ứng với ty lệ 240,61% , như vậy khoản phải thu của công ty chưa tiến bộ . Mặt khác, khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động năm 2001 là 80,89% . Đây là dấu hiệu không tốt thể hiện sự ngừng trệ trong việc thực hiện thanh toán các khoản phải thu gây tồn đọng vốn lưu động của công ty . Bảng 2: chi tiết các khoản phảI thu Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000 Số tuyệt đối % 1. Phải thu của khách hàng 6.457.658.803 7.935.767.497 1.478.108.694 22,89 2. Trả trước cho người bán 2.582.887.632 25.576.979.374 22.994.091.742 890,25 3. Thuế VAT được khấu trừ 45.158.963 45.158.963 4. Phải thu nội bộ 5. Các khoản phải thu khác 1.269.314.302 1.558.283.043 288.968.741 22,77 6. Dự phòng khoản phải thu khó đòi Các khoản phải thu 10.309.860.737 35.116.188.877 24.806.328.140 240,61 Từ bảng trên ta thấy: Trả trước cho người bán năm 2001 chiếm tỷ trọng khá cao 72,84% (*100) trên tổng các khoản phải thu,tăng 22.994.091.742 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 890,25%. Điều này ,do công ty muốn đẩy mạnh thời gian tập hợp hàng hoá về kho để chuẩn bị chu đáo cho tiêu thụ nên tăng khoản trả trước cho người bán hàng để khuyến khích họ đẩy nhanh tiến độ sản xuất cung cấp hàng hoá đúng thời hạn. Chính vì vậy , làm cho thuế giá trị gia tăng được khấu trừ tăng 45.158.963 đồng. Khoản phải thu của khách hàng năm 2001 tăng len so với năm 2000 là 1.478.108.694 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 22,89% . Chứng tỏ công ty chưa làm tốt công tác phải thu vốn lưu động bị chiếm dụng ngày càng tăng của khách hàng. Bảng 3: cơ cấu nguồn vốn phải trả của công ty Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000 Số tuyệt đối % 1. Nợ ngắn hạn 22.613.833.251 32.761.656.794 10.147.823.543 2. Nợ dài hạn ắ ắ ắ 3. Nợ khác ắ ắ ắ Nợ phải trả 22.613.833.251 32.761.656.794 10.147.823.543 Qua bảng trên ta thấy, trong năm 2000 , công ty chỉ phát sinh các khoản nợ ngắn hạn . Các khoản nợ năm 2001 tăng 10.147.823.543 đồng , tương ứng với tỷ lệ tăng % . Nguyên do của sự tăng lên này là Công Ty mở rộng mạng lưới kinh doanh làm cho lượng hàng hoá nhập vào tăng khi đó khoản nợ sẽ tăng. Bảng 4: chi tiết nợ ngắn hạn Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000 Số tuyệt đối % 1. Vay ngắn hạn 15.696.470.185 27.747.112.626 12.050.642.441 2. Nợ dài hạn đến hạn phải trả ắ ắ ắ 3. Phải trả cho người bán 4.307.205.476 2.205.165.803 (2.102.039.673) 4. Người mua trả tiền trước 1.156.482.066 1.627.598.590 471.116.524 5.Thuế và các khoản phải nộp N2 (5.753.104) (37.793.961) (32.040.857) 6. Phải trả công nhân viên 291.542.135 250.249.344 41.292.791 7. Phải trả cho các đơn vị nội bộ ắ ắ ắ 8. Các khoản phải trả phải nộp khác 1.167.886.493 969.324.392 198.562.101 Từ bảng trên ta thấy: Vay ngắn hạn năm 2001 chiếm tỷ trọng khá cao ( 100) trên tổng nợ phải trả , tăng 12.050.642.441 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng % . Điều này ,do Công Ty huy động vốn để mở rộng mạng lưới kinh doanh , làm cho hàng hoá mua về để phục vụ cho tiêu thụ nhiều. Tuy nhiên , phải trả cho người bán giảm 2.102.039.673 đồng , tương ứng với tỷ lệ giảm %. Bảng 5: các khoản phải thu Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tổng số tiền tranh chấp mất khả năng thanh toán Tổng số Số quá hạn Tổng số Số quá hạn 1. Phải thu từ khách hàng 6.457.658.803 54.957.767.497 7.935.767.497 60.315.450 2. Trả trước cho người bán 2.582.887.632 ắ 25.476.979.374 380.000.000 3. Cho vay ắ ắ ắ 4. Phải thu tạm ứng 305.766.300 ắ 156.416.800 5. Phải thu nội bộ ắ ắ ắ 6. Phải thu khác 1.269.314.302 1.186.692.000 1.603.442.006 Các khoản phải thu 10.615.627.037 1.241.649.450 35.272.605.677 1.244.607.450 Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với khách hàng tại Công Ty Thiết Bị-Hà Nội I:Giới thiệu chung về Công Ty Thiết Bị-Hà Nội 1: Quá trình hình thành và phát triển. Công Ty Thiết bị được thành lập trên cơ sở sát nhập nhiều đơn vị , qua mỗi thời kỳ khác nhau thì lại có sự sát nhập ,tách chuyển hoặc đổi tên theo sự chuyển đổi của đơn vị chủ quản. Việc hình thành Công Ty Thiết Bị hiện nay được thành lập trên cơ sở của hai đơn vị chủ yếu là: Công Ty Thiết Bị II Đông Anh , tiền thân là kho II Đông Anh thuộc cục thiết bị, Tổng cục vật tư . Công Ty Thiết Bị I Hà Tây , tiền thân là kho III Hà Đông thuộc Cục Thiế Bị, Tổng Cục Vật Tư trước đây. Sự hình thành của Công ty qua các sự hình thành và phát triển của các đơn vị hợp thành chủ yếu sau: 1. Kho II- Bãi Trám - Đông Anh , thuộc Cục Thiế Bị , Tổng Cục Vật Tư (từ 1960 đến 08/04/1970 , chuyển thành Công Ty Thiết Bị II) 2. Tổng kho III- Hà Đông , thuộc Cục Thiế Bị , Tổng Cục Vật Tư (từ 1960 đến 06/06/1970 chuyển thành Công Ty Thiết Bị I) kho III thuộc xã Phủ Lãm , huyện Thanh Oai ,Tỉnh Hà Tây được xây dựng năm 1959 . Sau khi Tổng Cục Vật Tư được thành lập , Tổng kho III – Phủ Lãm- chuyển thuộc cục thiết bị (1960) . Như vậy, Tổng kho III- Phủ Lãm ,Hà Đông được thành lập khoảng cuối năm 1960 đầu năm 1961 và hoạt động cho đến ngày 06/06/1970 chuyển thành Công Ty Thiết Bị I. Trong thời gian này, hai cục kim khí và cục Thiết Bị được sát nhập vào làm một trở thành Cục Kim Khí Thiết Bị. 3. Công ty Thiết Bị II , thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật Tư (từ n\15/03.1970 đến 19/09/1980 chuyển thành Tổng kho II) Công Ty Thiết Bị II được thành lập ngày 15/03/1970 của Tổng Công ty thiết bị . Trong thời gian này , Cục Kim Khí- Thiết Bị được Bộ Vật Tư đổi thành Tổng Công Ty Thiết Bị . Công Ty Thiết Bị II hoạt động đến ngày 19/09/1980 được liên hiệp Xuất Nhập Khẩu vật tư chuyển thành Tổng kho II. 4. Công Ty Thiết Bị I , thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật Tư (từ 06/06/1970 đến 23/11/1978 sát nhập thành Công Ty Thiết Bị I) Công Ty Thiết Bị I được thành lập ngày 06/06/1970 của Tổng Công Ty Thiết Bị có trụ sở chính tại kho Phủ Lãm . Khoảng năm 1977-1978 kho thiết bị Lương Sơn , Hoà Bình thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị được sát nhập vào Công Ty Thiết Bị I. 5. Công Ty Thiết Bị cũ ,thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật Tư (từ 11/12/1972 đến 23/11/1978 sát nhập vào Công Ty Thiết Bị I) 6. Công Ty Thiết Bị I, thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật Tư (từ 23/11/1978 đến 09/1980 đổi thành Tổng kho I) 7. Tổng kho I- Thuộc liên hiệp XNK’, Bộ Vật Tư ( từ 25/8/1982 đến 01/07/1983 sát nhập thành Công Ty Thiết Bị ) 8. Tổng kho II- Thuộc liên hiệp XNK’, Bộ Vật Tư ( Từ 25/8/1982 dến 01/07/1983 sát nhập thành Công Ty Thiết Bị ) 9. Công Ty Thiết Bị – Liên hiệp XNK’, Bộ Vật Tư ( từ 01/07/1983 hoạt động đến nay) Liên hiệp xuất nhập khẩu vật tư được Bộ Vật Tư đổi thành Tổng Công Ty Thiết Bị và Phụ Tùng . Giai đoạn 1993 đến nay: Công Ty Thiết Bị hiện nay được Bộ Thương Mại thành lập tại quyết định số 617 ngày 28/05/1993 theo thông báo số 163 ngày 24/05/1993 của văn phòng chính phủ về việc thành lập tại Doanh Nghiệp Nhà Nước. Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công Ty Thiết Bị trực thuộc Tổng Công Ty Máy và phụ Tùng ban hành kèm theo Quyết định số 647/MPT-VP ngày 24/9.1997 của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Máy Và Phụ Tùng thì Công Ty Thiết Bị là doanh nghiệp Nhà Nước hạch toán độc lập có: Tên bằng tiếng việt là : Công Ty Thiết Bị . Trụ sở chính tại : Km9 đường Nguyễn Trãi Hà Nội-Hà Đông Tên giao dịch quốc tế : MACHINOIMPORT COMPANY 1- viết tắt là MACHINCO 1 Tư cách pháp nhân, quyền và nghĩa vụ dân sự; Điều lệ Tổ chức và hoạt động do Hội Đồng Quản Trị Tổng Công Ty phê chuẩn Con dấu theo quy định của Nhà Nước Tài khoản riêng ( gồm Tài khoản Việt nam (Vnđ) và tài khoản ngoại tệ (USD) mở tại ngân hàng Công Thương Quận Đống Đa – Hà Nội Bảng cân đối Tài Sản , các quỹ theo quy định của Chính Phủ và hướng dẫn của Tổng Công Ty . 2: Chức năng nhiệm vụ của công ty 2.1: Chức năng. Công Ty Thiết Bị là doanh nghiệp Nhà Nước hạch toán độc lập , thành viên Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng , là tổ chức kinh tế do Nhà Nước đầu tư , thành lập và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội của Nhà Nước , thể hiện qua nhiệm vụ và kế hoạch hàng năm và 5 năm do Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng giao. 2.2: Nhiệm Vụ: Công Ty Thiết Bị có nhiệm vụ : kinh doanh xuất nhập khẩu , kinh doanh trong nước , đại lý và tổ chức sản xuất gia công , lắp ráp , bảo dưỡng , sửa chữa đóng mới các thiết bị , máy móc , phụ tùng các , nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất , hàng công nghiệp tiêu dùng , thực hiện các dịch vụ Thương Mại , dịch vụ tư vấn , dịch vụ cho thuê văn phòng , nhà xưởng , kho hàng và các dịch vụ khác nhằm tăng lợi nhuận và tích luỹ để phát triển Công Ty ngày càng lớn mạnh. 3: Đặc Điểm mạng Lưới Kinh Doanh : Công Ty Thiết Bị triển khai thực hiện kế hoạch năm 2001 trong thời điểm nền kinh tế đất nước bước vào thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá , hiện đại hoá . Sự đầu tư của nhà nước cho phát triển hàng hoá , cho xây dựng cơ sở hạ tầng đang tăng lên đã tác động tích cực đến hoạt động của các thành phần kinh tế trong nước . Sự đoàn kết nhất trí cao trong chỉ đạo của Đảng uỷ cũng như tập thể cán bộ lãnh đạo của Công Ty là tiền đề thuận lợi cho việc thực hiện tất cả các chiến lược đổi mới trong quản lý và kinh doanh . Năm 2000 , cơ cấu của công ty gồm Ban Giám Đốc , 06 Phòng nghiệp vụ ,1 ban 245, 1 kho thiết bị và 03 cửa hàng kinh doanh tổng hợp . Đến năm 2001 Công Ty mở rộng mạng lưới kinh doanh , thành lập thêm 2 cửa hàng kinh doanh , đông thời Công Ty đã xây dựng và củng cố đội ngũ bán hàng truyền thống tin cậy trong và ngoài nước làm cho thị trường và các mặt kinh doanh được mở rộng : - Trong công tác xuất nhập khẩu: + Năm 2001 Công Ty đã tiến hành đàm phán với Công Ty giầy Phủ Lãm và kết quả là Công Ty Thiết Bị được hưởng kim ngạch xuất khẩu tại xí nghiệp giầy Phủ Hà theo tỷ lệ góp vốn của Công Ty Thiết Bị . Trong năm 2001 Công Ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu đạt 4,3 triệu USD đạt 71,1%KH +Trong năm 2001 Công Ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu 8,057 triệu USD đạt 161%KH tăng 100% so với thực hiện năm 2000, chủ yếu là nhập khẩu kinh doanh nguyên liệu cho các nhà máy chiếm 71% kim ngạch nhập khẩu + Nhập khẩu kinh doanh vật liệu thép các loại chiếm 13%kim ngạch nhập khẩu. - Đối với kinh doanh trong nước: Năm 2001 đạt doanh só 213 tỷ trong đó kinh doanh hàng nhập khẩu 124 tỷ đạt 58% tổng doanh thu , kinh doanh các mặt hàng trong nước 89 tỷ. Trong đó : Mặt hàng phôi thép : 92,8 tỷ đồng chiếm 44% doanh số Phương tiện vận tải, máy móc thiết bị phụ tùng :48,5 tỷ đồng chiếm 23%doanh số Thép tấm , nhôm các loại : 31,6 tỷ đồng chiếm 15% doanh số Thép xây dựng : 30,3 tỷ đồng chiếm 14,2 doanh số Như vậy trong năm 2001 , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống như: Máy móc thiết bị , phương tiện vận tải , phụ tùng , Công Ty còn đã mở rộng mặt hàng kinh doanh các mặt hàng mới phục vụ cho sản xuất trong nước như phôi thép , thép tấm các loại , các vật liệu phục vụ cho các công trình giao thông . Công Ty thực hiện cung ứng đến tận nhà máy sản xuất và bao tiêu sản phẩm tạo doanh thu hai chiều và lợi nhuận ổn định. 4: Tình hình lao động và tổ chức bộ máy hoạt động của Công Ty : 4.1: Tình hình lao động: Vào năm 2000 , tổng số cán bộ công nhân viên là 262 người , với đôi ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ và tay nghề cao với hơn 30 kỹ sư các nghành kinh tế , ngoại thương.. Năm 2001 , với việc mở rộng mạng lưới kinh doanh đã tạo chỗ làm cho 8 lao động đang nghỉ chờ việc . Bên cạnh việc bố trí sắp xếp sử dụng số lao động hiện có , Công Ty còn tuyển dụng thêm 5 cán bộ có trình độ chuyên môn cao về mặt kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh trong nước bổ xung cho các bộ phân trong Công Ty . Đào tạo nâng cao nghiệp vụ , nâng cao trình độ lý luận cao cấp cho cán bộ . Đến tháng 12 năm 2001 Công Ty có 234 lao động trong đó có 130 nữ và 104 nam , Cho đến thời điểm tháng 5 năm 2002 Công Ty có 237 lao động gồm 134 nữ và 103 nam . 4.2: Tổ chức bộ máy hoạt động của Công Ty . sơ đồ 1: Giám đốc Phòng kế toán tài vụ kho Phòng tổ chức hành chính tổng hợp Phòng xuất khẩu đầu tư Phó giám đốc Phòng kinh doanh 1 Phó giám đốc Cửa hàng số 1 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 3 Cửa hàng số 5 Cửa hàng số 4 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 Theo điều lệ của Tổ chức và hoạt động của Công Ty Thiết Bị Giám Đốc doanh nghiệp ( gọi là Giám Đốc ) do Hội Đồng Quản Trị quyết định bổ nhiệm , miễn nhiệm , khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị của tổng Giám Đốc Công Ty . Giám Đốc chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị và Tổng Giám Đốc ( gọi là lãnh đạo Tổng Công Ty ) và trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp . Giám Đốc có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp và có nghĩa vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của doanh nghiệp Phó Giám Đốc doanh nghiệp được Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty bổ nhiệm ,miễn nhiệm theo đề nghị của Giám Đốc doanh nghiệp . Phó Giám Đốc phải chịu theo sự phân công và uỷ quyền của Giám Đốc , chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám Đốc phân công và uỷ quyền. Căn cứ theo yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý , điều hành hoạch định kinh doanh xuất nhập khẩu , kinh doanh trong nước của đơn vị . Công Ty quy định chức năng của các phòng , ban như sau: 4.2.1: Phòng tổ chức hành chính: Công tác tổ chức cán bộ , lao động tiền lương , hành chính, quản trị, thanh tra bảo vệ , quân sự thực hiện mọi chính sách chế độ đối với người lao động đảm bảo đúng pháp luật Triển khai thực hiện các phong trào thi đua , tiết kiệm , đảm bảo các trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo phương hướng , mục tiêu của Công Ty đề ra 4.2.2: Phòng kinh doanh - Giúp việc Giám Đốc Công Ty trong các lĩnh vực quản lý , điều hành hoạth động kinh doanh xuất nhập khẩu theo quy chế quản lý xuất nhập khẩu của Công Ty và của Nhà nước. Xây dựng chiến lược và các phương hướng kinh doanh , chiến lược xuất nhập khẩu và kinh doanh tạo nguồn của Công Ty . Triển khai phương án kinh doanh đã được Giám Đốc phê duyệt 4.2.3: Phòng kế hoạch và đầu tư: Phòng kế hoạch và đầu tư giúp việc cho lãnh đạo Công Ty quản lý điều hành trong lĩnh vực kế hoạch , thống kê , tổng hợp tình hình kinh doanh , sản xuất của Công Ty , xây dựng cơ bản và hợp tác liên kết , liên doanh kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm phát triển sản xuất , kinh doanh theo phương hướng , mục tiêu của Công Ty . 4.2.4 : Phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán giúp việc cho Giám Đốc Công Ty trong công tác quản lý tài chính và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán trong toàn Công Ty nhằm mục tiêu bảo toàn và phát triển vốn , tài sản của Công Ty , thực hiện nhiệm vụ thu nộp Ngân sách Nhà nước theo chế độ tài chính kế toán do Nhà nước quy định. Hướng dẫn , và tổ chức chấp hành các chính sách , các quy định nghiệp vụ của cấp trên , của Nhà nước về tài chính kế toán một cách nghiêm túc , đúng đắn kịp thời trong toàn Công Ty . 4.2.5: Các cửa hàng: Các cửa hàng là đơn vị tổ chức kinh doanh hạch toán phụ thuộc để trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công Ty ( riêng cửa hàng số 2 còn có cả chức năng quản lý và kinh doanh cho nên cửa hàng số 2 thực hiện cả chức năng nhiệm vụ của cửa hàng và của kho). 4.2.6:Mối quan hệ giữa các phòng ban: Các phòng ban chuyên môn , nghiệp vụ có chức năng tham mưu , giúp việc Giám Đốc trong quản lý và điều hành doanh nghiệp trên các lĩnh vực do Giám Đốc Công Ty phân công . Các phòng có mối quan hệ với nhau thể hiện: Các phòng đều là các bộ phận trực thuộc Công Ty , chịu sự chỉ đạo trực tiếp và điều hành của Giám Đốc Công Ty . Mọi chỉ thị , mệnh lệnh đối với các phòng phải do Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc ( được uỷ quyền ) đưa ra . Mối quan hệ giữa các phòng ban , cửa hàng trong Công Ty là quan hệ nganh cấp bình đẳng về mọi mặt , hợp tác giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao. 5: Đặc điểm về vốn kinh doanh: Vốn kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của mọi tài sản phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công Ty . Để tiến hành hoạt động kinh doanh , mỗi doanh nghiệp cần phải có một lượng vốn nhất định. Vốn kinh doanh của Công Ty Thiết Bị tính đến thời điểm 31/12/2001 là 14.895.373.950 đồng tăng 641.620.000 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 4,3% so với năm 2000. Bảng 6: Cơ cấu vốn của Công Ty . Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000 Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % 1. Tổng vốn 14.253.753.950 100 14.895.373.950 100 641.620.000 4,3 2. Vốn lưu động 10.857.537.361 762 11.499.157.361 77,2 641.620.000 5,6 3. Vốn cố định 3.396.216.589 238 3.396.216.589 22,8 ắ ắ Năm 2001 , vốn lưu động của Công Ty tăng 641.620.000 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 5,6% điều này chứng tỏ Công Ty đang tăng cường vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh .Tỷ trọng vốn lưu động năm 2001 là 77,2% tăng 0,1% so với tỷ trọng năm 2000. Còn lượng vốn cố định không thay đổi nhưng do tổng vốn tăng làm cho tỷ trọng vốn cố định giảm 1% so với tỷ trọng năm 2000. Có thể biểu diễn như sau: Năm 2000 năm 2001 Chú thích: :vốn lưu động :Vốn cố định Mặt khác , năm 2001 tổng số vốn là 14.373.950 đồng có 10.094.497.035 đồng là vốn ngân sách chiếm 67,77% còn 4.800.876.915 là vốn bổ xung chiếm 32,23%. Vốn lưu động Vốn cố định Bảng 7: Hiệu Quả Sử Dụng Vốn Kinh Doanh Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000 Số tuyệt đối % 1. Vốn kinh doanh Đồng 14.253.753.950 14.895.373.950 641.620.000 4,3 2. Doanh thu thuần ắ 77.878.649.008 215.724.699.331 137.846.050.323 177 3. Lợi nhuận thuần ắ 1.014.393.191 1.092.009.990 77.616.799 7,65 4. Doanh lợi vốn kinh doanh % 7,11% 7,33% 0,22 3,09 5. Hiệu suất sử dụng vốn kinh doanh Lần 5,46 14,48 9,02 165,2 Xét chung, hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của Công Ty thông qua bảng ta thấy vốn kinh doanh của Công Ty đã hoạt động tốt , trong khi năm 2000 doanh lợi vốn kinh doanh là 7,11% thì năm 2001 tăng lên 7,33% tức là tăng thêm 0,22% tương ứng với tốc độ tăng doanh lợi vốn kinh doanh là 3,09%. Có nghĩa là nếu năm 2000 bỏ ra 100 đồng vốn kinh doanh , công ty chỉ thu được 7,22 đồng lợi nhuận thì năm 2001 bỏ ra 100 đồng vốn kinh doanh Công Ty thu được 7,33 đồng lợi nhuận nhiều hơn 0,22 đồng. Xét hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh ta thấy có sự tăng trưởng rõ rệt . Năm 2000 , 1 đồng vốn bỏ ra sẽ ,mang lại 5,46 đồng doanh thu thì năm 2001 1 đồng vốn bỏ ra mang lại 14,48 đồng doanh thu tăng 9,02 đồng , tỷ lệ tăng 165,2 6: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán : 6.1: Tổ chức công tác kế toán: Hình thức tổ chức kế toán : Phòng kế toán là một bộ phận câú thành quan trọng của hệ thống bộ máy doanh nghiệp, giúp Giám Đốc nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, để có thể ra các quyết định kinh tế kịp thời đúng đúng đắn . Tuỳ vào từng đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà có hình thức tổ chức kế toán khác nhau. Công Ty Thiết Bị-Hà Nội là doanh nghiệp Nhà Nước hoạch toán độc lập , có tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung nghĩa là toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập chung tại phòng kế toán Công Ty . ở các cửa hàng không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế có nghiệp vụ kế toán và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng tài chính kế toán về nghiệp vụ .Các nhân viên này được hạch toán ban đầu vào cuối tháng: Lập bảng kê , chứng từ hạch toán gửi về phòng tài chính kế toán để tổ chức hạch toán. : Hình thức kế toán áp dụng tại công ty : Hiện nay Công Ty đang ._.