Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Quảng Bình

ến nay thực tế Việt nam đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tư của cả nước đã phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đã tiến hành đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đã có bước trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộ máy làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trước những yêu cầu, nhiệm vụ mới . Để hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới. Một đội ngũ cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại. Chính đội ngũ cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát triển kinh tế xã hội. Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàn tỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách. Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”. Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm rõ tính khoa học, hợp lí của tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3 chức năng cơ bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) đang được áp dụng.Quá trình nghiên cứu đã kết hợp một số phương pháp như lịch sử,thống kê,so sánh… Những Phân tích gắn với thực tế từ đó nêu rõ yêu cầu đổi mới và gợi ý giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. PHẦN I LÍ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG: 1. Khái niệm: Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quả mong muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp, bố trí công việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chính xác và kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra. Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí hành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng. Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều quan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau: - Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu hay các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực hiện mục tiêu của đơn vị. Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần được quản lí một cách khoa học. - Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Hay nói cách khác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị. Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả. Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnh nên công việc giấy tờ như vậy khá nhiều. Từ khi cách mạng khoa học – công nghệ tiến như vũ bão, giao lưu, hợp tác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ thì công việc giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêng tăng lên nhanh chóng. Để đảm bảo cho công việc giấy tờ được xử lí kịp thời thì lãnh đạo cơ quan cần quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố như trang thiết bị, nhân sự, môi trường hoạt động,… 2. Vai trò của công tác văn phòng: Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng như Phó chủ tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven. L. Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chất chức năng thì điều đó coi như một thảm hoạ, chẳng khác gì việc khước từ một công nghệ mới”. Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào. Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả. Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động. Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản mạn về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị. II. NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : 1. Tổ chức bộ máy văn phòng: Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên là nói về cách tổ chức bộ máy văn phòng. Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ. Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn phòng. Dù tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản lí thống nhất. Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay là một điều cần thiết. Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậy người lãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo được mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng cơ quan 2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực: Toàn bộ lịch sử cũng như kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều là chính con người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền tảng. Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc con người, song không phải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục. Chính do nhận thức được tầm quan trọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sử dụng con người để có được lớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội. Như vậy mới có thể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh. Tuy nền kinh tế nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng cao sánh vai với các cường quốc kinh tế trên thế giới. Sự tác động vật chất của con người vào hiện thực biến đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới đã phát triển từ thấp đến cao trong các xã hội khác nhau chính là kết quả của quá trình hoạt động thực tiễn của con người. “Con người là kì diệu nhất”, “con người là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó chính là con người. Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề lợi ích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo. Năng lực tiềm tàng trong mỗi con người là vô hạn. Nhiệm vụ và tài năng của con người là làm thế nào để khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đã chỉ rõ: “Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đến cùng là do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau. Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinh thái”. Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chất lượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể là phải đào tạo bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ thông minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thông tin và xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời trước mọi tình huống, nhất là tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN. Do đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi nhân viên, công nghệ hiện đại và đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình độ quản lí của người lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát triển kinh tế xã hội. Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại cần phải được đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động để có khả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng. Mức độ am hiểu và vận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng nghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng khái niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng. Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai tốt công việc điều hành văn phòng. Để làm được điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn phòng phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong công việc; phải tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên và cấp dưới, không được có thái độ đối với cấp dưới khi họ có ý kiến; phải nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu tiên; hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự , với người khác; quyết làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều công việc hơn mức quy định. Do đó cấp quản trị văn phòng phải là người chăm chỉ, nhiệt tình với công việc, là người có óc khôi hài, hoà đồng với ý tưởng của nhân viên, phải kiểm soát được mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng được ví như “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai. Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới để đổi mới phương pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu cầu công việc ngày một nhiều hơn. Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi. Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạo đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn vị, xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung của mỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ sức vượt qua các thử thách, đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn. Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng về lợi ích cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan. Cho nên, chỉ một mình sự gắn bó chưa đủ làm nên một tập thể mạnh. Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cương thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân. Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạo được phát huy. Họ tìm ra các giải pháp hay nhất cho các vấn đề nảy sinh. Điều đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêng cũng như lãnh đạo cơ quan nói chung giảm được các công việc sự vụ mà dành thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác. Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu quả của công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng năng nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Một điều không kém phần quan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh. Như vậy văn phòng mới thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt động của mình. 3. Trang thiết bị văn phòng: Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như về công nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến được phát minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của con người ngày một nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho con người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao. Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng ngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo. Do hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng. Ngoài ra, để giúp cho hoạt động của văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụ trợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Với một hệ thống các trang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hưng phấn, năng động, linh hoạt hơn trong công việc. 4. Bố trí chỗ làm việc: Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất đến hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ các yêu cầu sau: - Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu ra sao. - Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc. - Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí. - Các quan hệ làm việc, luồng thông tin. - Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc. - Các dịch vụ liên quan. Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo một cách lí tưởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn phòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưu mặt bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi lại, nhất là từ lầu này sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo được sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt chẽ với nhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ở mức thấp nhất. Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu thập thông tin và xử lí thông tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tin sao cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗi khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của quá trình xử lí. Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang thiết bị và nhân lực cần thiết. Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng. Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mĩ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Việc sắp xếp phòng làm việc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc và như thế sẽ rất phí phạm. Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt động vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số nhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc. Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng kín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở. Ở nước ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở cũng đang nhiều lên. Nhiều cao ốc được xây dựng để cho thuê làm văn phòng đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm việc. Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ô vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệu trong suốt, có mối lắp ghép. Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách ngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại thuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau. Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt bằng mở này có rất nhiều ưu điểm như sau: - Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thích nghi với không gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được điều chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt nhất. - Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnh nhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn. - Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn công việc đến mức tối thiểu. - Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió, máy điều hoà nhiệt độ. Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăn cũng ít tổn phí, ít công sức hơn. - Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tu sửa. Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại, nhưng đó cũng là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn. - Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không chính thức rôm rả, vui vẻ hơn. Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm. Khi người này qua chỗ người kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần đó bị ảnh hưởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi có khách tới liên hệ công việc. Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số nhóm khi họ cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức phỏng vấn tuyển dụng. Trong trường hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm trần nhà ở một vài phòng nhất định. Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao có khi cũng được gắn với văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các vách chắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà, nhưng kiểu che chắn như vậy chỉ nên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở. 5. Công nghệ thông tin: Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt động kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Nhưng phải chờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữa thế kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mới nảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi được đáp ứng kịp thời. Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp,.. văn phòng là đầu mối tiếp nhận và xử lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc. Mà công nghệ thông tin với những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về cơ bản. Do đó sự thành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin của văn phòng. Đúng như V.I.Lê-Nin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kĩ thuật và sản xuất”. Hiện nay, hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự trợ giúp của công nghệ thông tin như máy vi tính, máy in, … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm việc với nhau. Để xử lí luồng thông tin đầu vào người ta nối mạng trong nội bộ ( LAN-Local area network) và để xử lí luồng thông tin đầu ra người ta nối với mạng rộng, bên ngoài (WAN – Wide area network). Tất cả các loại công văn, giấy tờ, thông tin,… phần lớn được xử lí và truyền trên mạng. Sau khi nối mạng, mỗi máy đều có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin ở máy của mình. Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm cho các hoạt động trong văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lí thông tin, chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều được hệ thống máy vi tính hỗ trợ, xử lí. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình công nghệ cần thiết. Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ để xử lí thì chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi. Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữa năng lực sáng tạo của mỗi con người. Bởi vậy, những người quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quan trọng trong văn phòng hiện đại, góp phần đưa cơ quan, đơn vị ngày càng phát triển. 6. Môi trường làm việc: Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thì không thể không chú ý tới môi trường làm việc. Nó có tác động rất lớn đến mỗi nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Trong một ngày làm việc, khi nhân viên cảm thấy hứng thú trong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn. Nếu nhân viên làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp, cấp trên tin cậy,… thì họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm. Còn nếu như khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt,.. sẽ làm con người khó chịu không muốn làm việc. Do đó, trong hoạt động văn phòng người lãnh đạo cần phải biết tạo những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài. - Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng, nó có ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Đối với văn phòng theo lối cổ điển thì một phòng có thể có từ 2 - 3 người (có khi từ 5 - 6 người), không khí trong phòng có thể không thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhưng nó vẫn đảm bảo không khí trong sạch cho mọi người làm việc trong phòng. Khi làm việc ở nhiệt độ cao hay thấp thì cơ thể con người đều bị mất năng lượng cho việc giữ nhiệt độ cơ thể được bình thường hay để chống lạnh. Điều đó làm cho nhân viên cảm thấy uể oải, khả năng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảm nhanh và hậu quả là các động tác thực hiện công việc sẽ chậm lại, năng suất lao động sẽ giảm xuống. Do đó, tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong phòng mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thống thông gió, máy điều hoà không khí, hay dùng các màu sắc tương ứng cho các bức tường. - Ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị cần phải coi trọng yếu tố ánh sáng vì ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động. Ánh sáng xuất hiện từ 2 nguồn: + Ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt trời. Ánh sáng tự nhiên có tác động rất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con người. Do đó, các phòng làm việc cần được thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có được không khí trong lành, thoáng đãng và ánh sáng được tiếp nhận dễ dàng hơn. + Ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếu sáng chung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc. Để cho ánh sáng nhân tạo được tiếp nhận tốt hơn thì tường phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ số phản chiếu ánh sáng càng tăng. Tóm lại, ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng công việc. Do đó, đòi hỏi cấp quản trị cần phải biết để ánh sáng trong phòng đầy đủ, có độ sáng đồng đều, không được để ánh sáng chói quá mà cũng không được mờ nhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng gần quá nếu không sẽ làm rối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đến việc con người làm việc kém hiệu quả. - Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới người lao động văn phòng và cả với khách đến cơ quan. Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nâng cao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt mỏi và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Tuỳ theo từng nơi, từng vùng mà ta có thể sử dụng màu cho thích hợp. Giả sử ở vùng nắng ấm nên dùng màu xanh nhạt, xanh da trời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màu vàng, hồng hoặc nâu nhạt. Nếu một văn phòng có màu tối sẽ làm cho tinh thần làm việc của nhân viên chán nản, trong khi một văn phòng có màu sắc quá sáng có thể kích thích nhân viên quá độ. Ngoài ra, màu sắc còn ảnh hưởng đến tình cảm, cảm xúc, gây ra chán nản hay kích thích làm việc, làm cho các hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ. Nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của một cơ quan, vẻ đẹp trong từng căn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoải mái, trạng thái hưng phấn trong công việc cho mỗi nhân viên. Hơn nữa, đối với khách đến liên hệ công tác, làm việc hay tham quan cơ quan thì việc để lại ấn tượng hài lòng hay khó chịu một phần tuỳ thuộc vào màu sắc. - Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của văn phòng. Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn ảnh hưởng đến thần kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào sẽ làm cho con người bị lãng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Tiếng ồn thường xảy ra như: nói chuyện, nói điện thoại lớn tiếng quá, tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gây tiếng động lớn, tiếng xô đẩy ghế hay người đi lại trong phòng nhiều quá,… Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lí căng thẳng, khó tập trung cho công việc thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh. Chẳng hạn như dùng một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt kính vì chúng phản hồi mạnh các sóng âm. 7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử trong cơ quan, đơn vị: Các Mác đã khẳng định: “Về bản chất con người là sự tổng hoà các mối quan hệ xã hội”. Thật vậy, trong xã hội loài người không có ai là không có mối quan hệ giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu được trong đời sống hàng ngày giữa con người trong xã hội. Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu tập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệ tốt, đối xử thân tình với nhau thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn. An tâm làm việc là một nhân tố hàng đầu trong thái độ lao động. Thiếu an tâm làm việc sẽ làm giảm hiệu quả lao động, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thể nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Trong quá trình giao tiếp con người có tác động lẫn nhau và chịu ảnh hưởng của nhau về mặt tâm lí, ý thức. Vì vậy giao tiếp mang tính xã hội và nó tham gia hình thành nhân cách của con người (qua lời nói, cử chỉ và thái độ có thể đánh giá được tình cảm và tâm lí con người). Một tập thể được xây dựng tốt về sự cảm nhận nhân cách họ đối xử thân ái với nhau, không phải hời hợt bên ngoài mà là thấu hiểu nhau, trước hết do hiểu nhau về mặt giá trị nhân cách. Để làm được điều đó thì mỗi nhân viên, mỗi con người phải có sự lôi cuốn lẫn nhau. Có nghĩa là khi gặp nhau có dáng vẻ gây ấn tượng ban đầu, tiếp theo đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân cách của nhau, tìm được sự giống nhau về thái độ làm việc,…Ngoài ra, để cho mối quan hệ trong tập thể nhân viên được tốt hơn thì phải xây dựng thái độ cởi mở thích hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng trong lao động và xử sự, không tỏ ra hơn người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình cảm của người khác; phải biết tôn trọng người khác; phải luôn tôn trọng lời hứa; năng động, khẩn trương, trung thực chứ không thủ đoạn, giả dối, biết ._.đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó nhau. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ MỘT VÀI SO SÁNH ĐẶC ĐIỂM CHUNG : Kế hoạch và Đầu tư là hoạt động quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế xã hội. Ngành Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình là một bộ phận của hệ thống kế hoạch toàn quốc. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội, ngành kế hoạch đã xác định lại chỗ đứng và vai trò của mình, tự vươn lên trong quá trình đổi mới và làm tốt chức năng là cơ quan tham mưu tổng hợp cho cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương trong công tác chỉ đạo, lãnh đạo kế hoạch hoá nền kinh tế xã hội tỉnh Quảng Bình. Những năm qua ngành đã đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, tổng hợp các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn và triển khai các chương trình mục tiêu, các dự án phát triển kinh tế xã hội. Tham gia xây dựng các cơ chế chính sách về quản lí kinh tế, quản lí đầu tư, xây dựng và triển khai các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước trên địa bàn. Trong giai đoạn đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã thay đổi phương pháp kế hoạch hoá nhằm thích nghi với cơ chế quản lí kinh tế thị trường có sự quản lí của Nhà nước theo định hướng XHCN. Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã có đóng góp quan trọng trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế, đổi mới nội dung và phương pháp quản lí kinh tế, thay thế kế hoạch pháp lệnh bằng kế hoạch định hướng, đảm bảo tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, của các thành phần kinh tế, khơi dậy mọi tiềm năng để các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế phát triển. Đã huy động tối đa nội lực bên trong, thu hút mạnh mẽ các nguồn đầu tư và sự hợp tác quốc tế, tạo ra thế và lực mới để tăng nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế của tỉnh Quảng Bình. Trong tiến trình đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh đã phát huy tính năng động, sáng tạo, vừa tích cực tiếp thu các chủ trương chính sách mới để áp dụng sát hợp với địa phương, vừa chủ động nghiên cứu đổi mới phương pháp quản lí, đi sâu vào nghiên cứu cơ chế thị trường, tham mưu có hiệu quả cho cấp ủy, Chính quyền các cấp trong việc điều hành phát triển nền kinh tế xã hội, đặc biệt là xây dựng chiến lược phát triển, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vận dụng cơ chế chính sách chung vào đặc điểm của tỉnh Quảng Bình. Bước đầu đổi mới công tác kế hoạch hoá đã tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa các ngành, huyện, thị và cơ sở, đảm bảo các nội dung, tiến trình theo sự chỉ đạo chuyên môn của Bộ và sự chỉ đạo của Tỉnh ủy, UBND tỉnh. Nhờ đó đội ngũ cán bộ của ngành không ngừng lớn mạnh về mọi mặt: cả số lượng và chất lượng, từng bước hội nhập với cơ chế mới. Trình độ tác nghiệp ngày càng được nâng cao, cơ chế hành chính từng bước được cải tiến, các kiến thức như tin học, ngoại ngữ, … từng bước được phổ cập trong cán bộ công nhân viên, tạo tiền đề xây dựng hệ thống kế hoạch đầu tư toàn tỉnh ngày càng vững mạnh và toàn diện. Tuy nhiên so với yêu cầu đổi mới, công tác kế hoạch hoá từ tỉnh xuống huyện vẫn đang trong quá trình định hình từng bước và còn bộc lộ những yếu kém cơ bản cần phải được hoàn thiện, vai trò tham mưu định hướng cho toàn bộ nền kinh tế còn rời rạc, tác dụng chưa cao, chưa tạo được môi trường kinh tế - xã hội, các chính sách kinh tế ổn định để cho thị trường phát triển thuận lợi. Đồng thời thiếu những thông tin định hướng phát triển kinh tế. Hệ thống thông tin hai chiều nay chưa có biện pháp khắc phục để làm tốt hơn. Đội ngũ cán bộ thiếu về số lượng, cơ cấu ngành nghề chưa đồng bộ, số cán bộ chuyên ngành kinh tế còn ít. II. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH. Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định 852/CP ngày 28 tháng 12 năm 1995 về thành lập Sở kế hoạch và Đầu tư, trên cơ sở sát nhập bộ máy Uỷ ban kế hoạch và tổ chức làm công tác hợp tác đầu tư ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Sơ đồ mối quan hệ trong ngành kế hoạch từ Trung ương đến huyện: Bộ Kế hoạch và Đầu tư UBND tỉnh UBND các huyện, thị xã Sở Kế hoạch và Đầu tư Các Sở, Ngành Phòng Kế hoạch các Sở, Ngành Phòng nghiệp vụ Sở Kế hoạch và Đầu tư Phòng Kế hoạch và Đầu tư huyện, thị xã 1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư: - Căn cứ vào Thông tư liên Bộ số 01 BKH-TCCB-TTLB ngày 02 tháng 01 năm 1996 của Bộ Kế hoạch & Đầu tư và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc UBND tỉnh. - Căn cứ vào Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của UBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ và bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trên cơ sở đó Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình có chức năng và nhiệm vụ sau đây: 1.1. Chức năng: Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp giúp UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, đề ra các chủ trương biện pháp quản lí đầu tư trực tiếp từ nước ngoài tại địa phương. Làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnh. Tham mưu cho UBND Tỉnh điều hành thực hiện các mục tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội, các cân đối chủ yếu của tỉnh, chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 1.2- Nhiệm vụ: Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của cả nước, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của vùng, lãnh thổ của Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với các ban, ngành, địa phương tổ chức nghiên cứu xây dựng quy hoạch, các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn, lựa chọn các chương trình, dự án ưu tiên, các danh mục về phát triển kinh tế - xã hội, các cân đối chủ yếu: tài chính, ngân sách, vốn đầu tư xây dựng, các nguồn vốn viện trợ và hợp tác đầu tư nước ngoài … trình UBND tỉnh quyết định, lựa chọn các đối tác trong nước, ngoài nước kí kết các hợp đồng liên doanh, liên kết kinh tế, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu của tỉnh một cách thiết thực và có hiệu quả. Phối hợp với Sở Tài chính Vật giá xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theo quy định của pháp luật trình UBND tỉnh phê duyệt. Theo dõi nắm tình hình hoạt động của các đơn vị kinh tế, các chương trình, dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh để gắn với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội chung của địa phương. Hướng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã xây dựng quy hoạch, kế hoạch, các chương trình, dự án kinh tế - xã hội phù hợp với quy hoạch phát triển chung của toàn tỉnh, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án đề ra. Tham mưu cho UBND tỉnh về chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh. Trực tiếp điều hành thực hiện kế hoạch đối với các lĩnh vực theo sự phân công của UBND tỉnh. Phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật Nhà nước về hoạt động đầu tư trong nước, hoạt động đầu tư trực tiếp của nước ngoài trên địa bàn tỉnh, làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ dự án của chủ đầu tư trong nước và ngoài nước muốn đầu tư trên địa bàn tỉnh, quản lí việc sử dụng các nguồn vốn FDI, ODA, NGO và các nguồn vốn tài trợ khác theo quyết định của UBND tỉnh. Theo sự phân công của UBND tỉnh làm nhiệm vụ thường trực hoặc chủ tịch hội đồng tư vấn về xét duyệt các định mức kinh tế kĩ thuật, thẩm định các dự án đầu tư trong nước và ngoài nước đầu tư tại tỉnh, thẩm định kế hoạch xét thầu và thành lập doanh nghiệp. Kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng và thực hiện các dự án; thẩm định dự toán kinh phí các công trình chuẩn bị đầu tư, quy hoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết trên địa bàn tỉnh. Làm đầu mối điều phối các chương trình dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh. Quản lí và cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các loại hình doanh nghiệp theo quy định hiện hành, kiểm tra hoạt động của các doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Xem xét trình UBND tỉnh cấp giấy phép hoạt động kinh doanh, giấy phép ưu đãi đầu tư theo luật khuyến khích và đầu tư trong nước. Cùng với các ban, ngành liên quan tham gia nghiên cứu, xây dựng các cơ chế chính sách về quản lí kinh tế - xã hội của toàn quốc; Kiến nghị, đề xuất với UBND tỉnh xây dựng và vận dụng các cơ chế chính sách phù hợp với đặc điểm, điều kiện cụ thể của địa phương theo quy định của pháp luật. Hàng quý, 6 tháng, hàng năm chủ trì soạn thảo báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phương, kiến nghị những giải pháp để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của kì tiếp theo, trình UBND tỉnh báo cáo hoạt động của các xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định. Chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch hoá đối với phòng Kế hoạch và Đầu tư các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, kiến nghị việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh. Tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư, liên quan đến công chức, viên chức của Sở. Thực hiện chế độ bảo mật theo quy định hiện hành. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế: 2.1. Về tổ chức bộ máy: Hiện nay bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình gồm: - Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc 3 Phó giám đốc Phòng nghiệp vụ: có 6 phòng: + Phòng Tổng hợp - Tổ chức hành chính: 10 người + Phòng Kinh tế ngành: 6 người + Phòng XDCB và Thẩm định: 5 người + Phòng Lao động – Văn xã: 2 người + Phòng Kinh tế đối ngoại: 4 người + Phòng Đăng kí kinh doanh: 2 người 2.2. Về biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay: Bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình hiện có 33 người: Trong đó: - Biên chế thực hiện: 27 người - Hợp đồng dài hạn: 2 người. - Hợp đồng ngắn hạn: 4 người. Giám đốc Sở là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp mọi công việc của cơ quan, chịu trách nhiệm cao nhất về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình trước cơ quan Nhà nước cấp trên, chỉ đạo thực hiện mối quan hệ công tác giữa Sở và các cơ quan Nhà nước theo trách nhiệm và thẩm quyền. Các Phó giám đốc Sở thực hiện những nhiệm vụ do Giám đốc phân công, trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, điều hành, thay mặt Giám đốc giải quyết những công việc được giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc đã được phân công và giải quyết của mình. Trưởng phòng: chịu trách nhiệm quản lí các cán bộ nhân viên trong phòng về chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính, có trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng đã được phân công, tổ chức nghiên cứu hệ thống các văn bản, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, của tỉnh để thực hiện vận dụng tốt vào nghiệp vụ chuyên môn của phòng. Phó phòng: là người giúp việc cho Trưởng phòng, thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc lúc Trưởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm quản lí, theo dõi một số lĩnh vực được phân công. Các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lí toàn diện các lĩnh vực, ngành được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban Giám đốc về lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính. Là ngành tổng hợp bao quát nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế của tỉnh, vì vậy cơ cấu và số lượng lãnh đạo như vậy là hợp lí nhằm đảm bảo sự vận hành nhịp nhàng trong từng phần chức năng, nhiệm vụ đã được phân công. Vai trò của phòng và Trưởng phòng đã được quan tâm. Các Trưởng phòng đã phát huy vai trò, trách nhiệm của mình trong điều hành và giám sát công việc. Việc điều hành theo phòng đã từng bước đi vào quy củ, nền nếp. Biểu 1: Tình hình biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. TT Tổ chức phòng, ban Biên chế được giao Cán bộ hiện có Phân loại công chức Ghi chú Tổng số Trong đó: Biên chế A B C D 1/ 2/ 3/ 4/ 5/ 6/ 7/ 8/ Tổng số - Ban Giám đốc - Phòng Tổng hợp - Phòng Kinh tế ngành - Phòng XDCB và Thẩm định - Phòng Lao động – Văn xã - Phòng Kinh tế đối ngoại - Phòng Đăng kí kinh doanh - Phòng Tổ chức –Hành chính 29 4 3 5 4 2 3 2 6 33 4 4 6 5 2 4 2 6 27 4 3 4 4 2 3 2 5 27 4 4 6 5 1 4 2 - 2 1 1 3 3 1 1 Biểu 2: Tình hình lực lượng cán bộ phân theo độ tuổi của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. Phòng ban Tổng số Độ tuổi Ghi chú 22 - 35 36 - 49 50 - 60 - Ban Giám đốc - Phòng Tổng hợp - Phòng Kinh tế ngành - Phòng XDCB - Phòng Lao động – Văn xã - Phòng Kinh tế đối ngoại - Phòng Đăng kí kinh doanh - Phòng Tổ chức – Hành chính 4 4 6 5 2 4 2 6 - 2 2 1 - 1 - 2 2 2 3 2 - 2 2 3 2 - 1 2 2 1 - 1 Trong độ tuổi 50 đến 60 có 6 nam và 3 nữ Tổng 33 8 16 9 Nhìn chung đội ngũ cán bộ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình có chất lượng khá cao, cán bộ có trình độ đại học chiếm gần 82%, chủ yếu là đại học chính quy và có nhiều kinh nghiệm trong công tác chuyên môn nghiệp vụ. Trong đó cán bộ trẻ chiếm 25%, cán bộ độ tuổi 36 – 40 chiếm 50% và từ 50 tuổi trở lên chiếm 25%. 3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ: Trong điều kiện biên chế cơ quan còn mỏng, việc tổ chức các phòng phải ghép các chức năng, nhiệm vụ vào 1 đơn vị, do vậy trước mắt ở Sở Kế hoạch và Đầu tư Quảng Bình có các phòng nghiệp vụ sau đây: - Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính - Phòng Kinh tế ngành - Phòng XDCB và Thẩm định - Phòng Kinh tế đối ngoại - Phòng Lao động – Văn xã - Phòng Đăng kí kinh doanh Các phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, có chức năng, nhiệm vụ tham mưu theo sự phân công của Giám đốc về các lĩnh vực thuộc nhiệm vụ chính trị đã được quy định tại các văn bản của Trung ương, của tỉnh ( gồm Thông tư liên Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ban TCCB Chính phủ số 01 ngày 02 tháng 01 năm 1996, Quyết định số 207 QĐ/UB ngày 11 tháng 3 năm 1996 và Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ). Do vậy, chức năng, nhiệm vụ của các phòng được quy định như sau: 3.1. Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính: Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị. - Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc tổng hợp quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, điều chỉnh quy hoạch quan từng thời kì của tỉnh để trình cấp trên phê duyệt. Tổ chức nghiên cứu tổng hợp trình Giám đốc Sở các kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợp danh mục các chương trình dự án ưu tiên, các dự án về phát triển kinh tế xã hội, các cân đối chủ yếu về tài chính, ngân sách, vốn đầu tư xây dựng các chương trình mục tiêu quốc gia về cơ cấu. Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc hướng dẫn các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch. -Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm báo cáo Giám đốc xem xét để trình báo cấp trên và Bộ Kế hoạch và Đầu tư kịp tiến độ. - Tham mưu về công tác sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện các chính sách đối với cán bộ công chức thuộc văn phòng Sở và cán bộ kế hoạch cấp huyện theo sự phân công quản lí cán bộ của tỉnh và các quy định hiện hành của Nhà nước. Ngoài ra, phòng Tổng hợp – Hành chính phải có trách nhiệm quản lí hồ sơ cán bộ và toàn bộ hệ thống các công văn, văn bản thuộc hồ sơ lưu trữ theo chế độ lưu trữ của Nhà nước. Tổ chức tốt công tác hậu cần phục vụ làm việc như chuẩn bị hội trường, soạn thảo, in ấn tài liệu, …, tổ chức phục vụ chu đáo khách đến, khách đi, quản lí, bảo vệ toàn bộ tài sản trong cơ quan và chăm lo chu đáo việc tu sửa nhà của, tu sửa, mua sắm các thiết bị, máy móc đáp ứng tốt các yêu cầu của công tác. 3.2- Phòng Kinh tế ngành: Phòng Kinh tế ngành có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc hướng dẫn và tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, kế hoạch hàng năm của các ngành kinh tế quốc dân thuộc lĩnh vực sản xuất và thương mại dịch vụ trên địa bàn tỉnh, công tác đăng kí kinh doanh, quản lí doanh nghiệp theo luật định. Phòng Kinh tế ngành có nhiệm vụ cụ thể sau: - Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch của các ngành được phân công. -Nghiên cứu đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch phát triển 5 năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng các chương trình dự án đầu tư, chương trình mục tiêu đến các giải pháp phát triển các ngành, lĩnh vực được giao. - Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí, chính sách, phát triển các ngành được phân công phụ trách. - Quản lí, theo dõi, phân bổ nguồn vốn tín dụng đầu tư trong nước, vốn chương trình mục tiêu như: dự án 135, định canh định cư,…(các dự án thuộc phòng phụ trách). - Hướng dẫn các chủ đầu tư về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu mà phòng phụ trách. - Tham mưu chính việc thẩm định đầu tư trong việc giám định đầu tư các dự án thuộc lĩnh vực phòng quản lí. - Phối hợp với bộ phận giám định đầu tư trong việc thẩm định và quyết toán các dự án thuộc lĩnh vực phòng quản lí. - Phối hợp với phòng XDCB trong việc thẩm định và quyết toán các dự án đầu tư từ nguồn vốn trong và ngoài nước thuộc lĩnh vực mà phòng theo dõi. - Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch xuất nhập khẩu, hoạt động đầu tư XDCB, thực hiện các chương trình quốc gia của các ngành được phân công phụ trách, tổng hợp việc đổi mới, sắp xếp và xếp hạng các doanh nghiệp. - Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hướng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư XDCB, các chương trình trọng điểm, các dự án sản xuất kinh doanh. Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc để đảm bảo tiến độ, chất lượng sản phẩm, chất lượng các dự án đầu tư. - Tham mưu trong việc xây dựng và giao kế hoạch cho các doanh nghiệp công ích. - Tham gia việc xây dựng kế hoạch mộp ngân sách hàng năm của các ngành, đơn vị thuộc lĩnh vực phụ trách. - Tham gia việc thẩm định cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư cho các dự án đầu tư phát triển khu vực Nhà nước. - Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch trực tiếp theo dõi các ngành được phân công: Sở Nông nghiệp & phát triển nông thôn, Sở Địa Chính, Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải, Sở Thương mại và Du lịch, Công ty Sông Gianh, Công ty Du lịch, Ban Dân tộc và Miền núi, Công ty Kinh doanh tổng hợp và các đơn vị tổ chức thuộc khối. - Tham gia nghiên cứu xây dựng các quy chế chính sách về quản lí kinh tế, đề xuất Giám đốc trình UBND tỉnh áp dụng trong quá trình quản lí kinh tế ở tỉnh. - Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ương trên địa bàn thuộc khối phụ trách. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công. 3.3- Phòng XDCB và Thẩm định: Phòng XDCB và Thẩm định có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở về các lĩnh vực XDCB và thẩm định cụ thể sau đây: - Nghiên cứu các chủ trương chính sách và các văn bản pháp quy của Nhà nước thuộc lĩnh vực đầu tư XDCB để tham mưu trong việc vận dụng cơ chế chính sách của Nhà nước vào điều kiện của địa phương nhằm thực hiện quản lí công tác đầu tư và xây dựng. - Hướng dẫn kế hoạch hoá đầu tư xây dựng cơ bản, trình tự lập các dự án đầu tư, các thủ tục XDCB, tiếp nhận hồ sơ và tổ chức thầm định hồ dơ XDCB các dự án thuộc lĩnh vực mình phụ trách. - Tiếp nhận hồ sơ, chủ trì nghiên cứu và tham mưu đề xuất, tổ chức thẩm định và phê duyệt các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách tập trung, vốn ODA, NGO, vốn tín dụng đầu tư . - Phối hợp với phòng chuyên quản nghiên cứu, thẩm tra bằng văn bản cho lãnh đạo trước khi thẩm định dự án đầu tư. - Tham gia việc giám định đầu tư các nguồn vốn. - Tham mưu thẩm định, phê duyệt đề cương, dự toán, khảo sát quy hoạch và chuẩn bị đầu tư của các dự án đầu tư. -Phối hợp với các phòng chuyên quản kiểm tra tiến độ thực hiện các dự án đầu tư cả về khối lượng, chất lượng. - Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu, chỉ định thầu trên địa bàn hàng tháng, quý, năm để báo cáo Tỉnh, Bộ. - Theo dõi và quản lí các dự án quy hoạch đô thị, quy hoạch chi tiết các thị tứ và các quy hoạch chi tiết khác. - Quản lí và lưu trữ hồ sơ các dự án đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực phụ trách. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công. 3.4- Phòng Lao động – Văn xã: - Tham mưu vào việc giao, điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch, danh mục các dự án đầu tư trong mỗi kì kế hoạch. - Tham gia nghiên cứu, xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển, trực tiếp theo dõi các ngành thuộc khối văn hoá xã hội: Sở Giáo dục - Đào tạo, Sở Y tế, Bệnh viện Việt Nam – Cu Ba, Sở Lao động TBXH, Trường Chính trị, UB Dân số gia đình và trẻ em, Sở Văn hoá TT, Sở Thể dục thể thao, Đài phát thanh truyền hình và các hội, các tổ chức đoàn thể thuộc khối. - Nghiên cứu đề xuất xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch phát triển 5 năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, xây dựng các chương trình dự án đầu tư, chương trình mục tiêu đến các giải pháp phát triển các ngành, lĩnh vực được giao. - Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí chính sách phát triển các ngành, các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Quản lí, theo dõi và phân bổ nguồn vốn chương trình mục tiêu thuộc khối văn hoá xã hội. - Hướng dẫn các chủ đầu tư về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu đối với các dự án thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu của khối phụ trách. - Tham gia đề xuất tổ chức thẩm định, giám sát và phê duyệt kết quả đấu thầu và chỉ định thầu các dự án đầu tư thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu của khối văn hoá xã hội. - Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc thẩm định các dự án đầu tư thuộc các nguồn vốn trong và ngoài nước của các ngành, lĩnh vực được giao. - Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kế hoạch sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư XDCB, các chương trình mục tiêu quốc gia của các ngành được phân công. - Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hướng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thực hiện kế hoạch sự nghiệp, kế hoạch sản xuất, đầu tư XDCB, các chương trình trọng điểm, các dự án sản xuất kinh doanh. Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn vướng mắc để đảm bảo thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch được giao, đảm bảo chất lượng dự án đầu tư. - Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các ngành, đơn vị thuộc lĩnh vực phụ trách. - Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ương trên địa bàn thuộc khối phụ trách. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công. 3.5- Phòng Kinh tế đối ngoại: - Tham gia nghiên cứu xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển lĩnh vực kinh tế đối ngoại. - Nghiên cứu, đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế đối ngoại 5 năm, hàng năm, lựa chọn các danh mục dự án ưu tiên trên lĩnh vực hợp tác kinh tế đối ngoại với nước ngoài và tranh thủ, kêu gọi các nguồn vốn hỗ trợ của các tổ chức phi chính phủ cho các quá trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. - Chuẩn bị số liệu cơ bản, lập các dự án sơ bộ để kêu gọi các nguồn vốn đầu tư nước ngoài. - Tiếp xúc với các Bộ, Ngành ở Trung tâm, các nhà đầu tư để xúc tiến thu hút các nguồn vốn đầu tư, viện trợ, vốn khác. - Hướng dẫn các Sở, Ban, ngành, đoàn thể, các huyện, thị xã xây dựng các dự án đầu tư nước ngoài gồm các nguồn ODA, FDI, NGO và các nguồn vốn viện trợ nhân đạo khác. - Thực hiện công tác quản lí kinh tế đối ngoại trên địa bàn tỉnh. Theo dõi kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và tiến độ giải ngân của các dự án đầu tư trực tiếp nước ngoài, các dự án ODA và trực tiếp giải ngân một số dự án theo chương trình được Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao cho Sở Kế hoạch và Đầu tư. - Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc tổ chức thẩm định, giám sát đấu thầu các dự án ODA, NGO và vốn đầu tư nước ngoài khác. Phối hợp với phòng Kinh tế ngành trong việc quản lí hoạt động xuất nhập khẩu trên địa bàn. - Tham mưu trong việc thẩm định và hướng dẫn, lập thủ tục hồ sơ cấp giấy phép đầu tư cho các dự án FDI, giám sát các hoạt động của các dự án đầu tư nước ngoài (theo giấy phép của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp) thực hiện trên địa bàn theo quy định của luật đầu tư nước ngoài. - Nghiên cứu hướng dẫn việc thực hiện pháp luật về đầu tư nước ngoài, quản lí và sử dụng nguồn vốn ODA, làm đầu mối trong việc giới thiệu xúc tiến đầu tư với các nhà đầu tư trong và ngoài nước vào địa bàn tỉnh. - Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, hàng tháng, quý của lĩnh vực kinh tế đối ngoại. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công. 3.6- Phòng Đăng kí kinh doanh: - Tham mưu trong việc cấp giấy đăng kí kinh doanh cho các loại hình doanh nghiệp, các chi nhánh, văn phòng đại diện, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của luật doanh nghiệp. - Thu hồi giấy đăng kí kinh doanh khi có hành vi vi phạm các quy định của luật doanh nghiệp. - Thực hiện chức năng quản lí doanh nghiệp thông qua chế độ báo cáo thống kê, báo cáo tài chính. - Tổ chức kiểm tra hoạt động, quản lí ngành nghề của các doanh nghiệp sau đăng kí kinh doanh. - Nghiên cứu đề xuất các chủ trương, biện pháp thực hiện tốt luật doanh nghiệp của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh. - Tham gia thẩm định việc đổi mới, sắp xếp và cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước. - Xây dựng hệ thống thông tin về quản lí doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh, bảo quản các cơ sở thông tin dữ liệu, lưu trữ số liệu các doanh nghiệp. - Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác đăng kí kinh doanh cho các huyện, thị xã. - Tham mưu việc cấp ưu đãi đầu tư cho các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh. - Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh. - Tổng hợp, lập báo cáo định kì hàng tháng, quý, báo cáo đột xuất về công tác đăng kí kinh doanh, tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công. 4. Đánh giá chung: 4.1. Mặt mạnh: Đã thực hiện chức năng là cơ quan tham mưu đắc lực cho UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế trung hạn, ngắn hạn, triển khai tốt các chương trình mục tiêu, các dự án đầu tư. Đã tham mưu đề xuất kịp thời các cơ chế chính sách quản lí kinh tế, quản lí các dự án đầu tư trong và ngoài nước, quản lí đầu tư XDCB. Vận dụng và thực hiện nghị quyết của HĐND tỉnh trong việc tổng hợp các chỉ tiêu kế hoạch hoá hàng năm. Mặt khác để nắm bắt kịp thời quy trình đổi mới công tác kế hoạch hoá trong cơ chế thị trường thì việc tổng hợp xây dựng kế hoạch hàng năm ngày càng được nâng lên về tiến độ, chất lượng. Nhờ đó sẽ báo cáo kịp thời và tham mưu có hiệu quả cho Thường vụ Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư về giao kế hoạch hàng năm kịp thời, tạo điều kiện cho các đơn vị chủ động triển khai ngay từ đầu năm. Bên cạnh đó đã theo dõi kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu kế hoạch, tiến độ thực hiện các dự án đầu tư, các chương trình mục tiêu, các chương trình kinh tế. Đã tổng hợp và cân đối các nguồn vốn đầu tư, các chương trình dự án trên địa bàn, bố trí nguồn vốn và cơ cấu đầu tư nhằm tăng hiệu quả đầu tư và phục vụ cho sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vì vậy hiệu quả đầu tư trong mấy năm qua tăng lên rõ rệt, các công trình đưa vào sử dụng tăng lên. Trong XDCB đã tham mưu cho UBND tỉnh trong việc quản lí đầu tư và xây dựng, chấn chỉnh công tác đầu tư theo Nghị định 52, 88 / CP của Chính phủ, quản lí chặt chẽ các nguồn vốn đầu tư. Công tác thẩm định các dự án đã có bước tiến bộ, dần thực hiện theo quy chế và nề nếp hơn, chất lượng thẩm định ngày càng được nâng lên, quy trình thẩm định đã được cải tiến theo hướng gọn nhẹ. Công tác đấu thầu, chỉ định thầu được chỉ đạo, tuân thủ các Nghị định của Chính phủ và theo hướng tiết kiệm cho Ngân sách Nhà nước. Công tác quản lí các dự án ODA đã từng bước đi vào nề nếp, đã có đóng góp trong việc gọi vốn đầu tư nước ngoài với khối lượng vốn khá lớn về cho tỉnh. Trong mấy năm qua Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cố gắng tham mưu cho UBND tỉnh trong việc xếp hạng, sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp, cổ phần hoá và xét ưu đãi đầu tư tạo điều kiện cho các doanh nghiệp ổn định để phát triển. Tổ chức đăng kí kinh doanh cho các loại hình doanh nghiệp theo luật đã ban hành, trình tự công việc đã nhanh chóng hơn, có khoa học hơn, giảm bớt sự phiền hà chờ đợi cho mọi người dân. Đã cố gắng trong việc phối hợp với các ngành nắm bắt và điều phối, lồng ghép chương trình quốc gia trên địa bàn nhằm đạt hiệu quả tốt hơn. Việc điều hành hoạt động của cơ quan đã dần đi vào nề nếp, theo quy chế đã ban hành, bước đầu đã phát huy được chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và mối quan hệ trong hoạt động chuyên môn giữa phòng và chuyên viên. Chất lượng đội ngũ cán bộ đã có tiến bộ rõ rệt, chất lượng công tác, lề lối làm việc được chăm lo, cải thiện, thúc đẩy giải quyết công việc, hạn chế dần gây phiền hà, ách tắc cho cơ sở. Trình độ nhận thức, hiểu biết về công tác quản lí kinh tế, công tác kế hoạch hoá ngày càng được nâng lên. Tính tổ chức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ Đảng viên đã phát huy những mặt tích cực, hạn chế dần những tiêu cực làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan. Cơ quan đã chú trọng đến công tác đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn như: đã cử một số cán bộ tham dự các lớp tập huấn trong và ngoài tỉnh, và một số khoá đào tạo khác, nhờ vậy chất lượng đội ngũ cán bộ được cải thiện, trình độ chuyên môn được nâng lên một bước. 4.2- Mặt yếu: Bên cạnh những mặt làm được, hoạt động của cơ quan trong mấy năm qua vẫn còn tồn tại khuyết điểm, đó là: Việc thực hiện quy chế làm việc của một số cán bộ, viên chức chưa thực sự nghiêm túc, mối quan hệ giữa các phòng và trong một số phòng chưa được phối hợp chặt chẽ, mặt khác trong điều hành, chỉ đạo một số việc chưa bám sát quy chế ban hành, chưa cụ thể, vì vậy chưa tạo được sự chủ động hoàn toàn của các phòng trong công việc, làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công việc. Một số cán bộ thiếu tích cực trong công tác và học tập, chưa thực sự vươn lên để nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, kiến thức quản lí dẫn đến hạn chế chất lượng công tác. Mặt khác, việc đào tạo và đào tạo lại chưa thành hệ thống, đội ngũ chuyên môn còn thiếu sự đồng đều, thiếu một số lĩnh vực chuyên ._.