Công tác quản lý tiền lương & các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần PH – EUROPE

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền sản xuất xã hội của bất kỳ một Quốc Gia nào, tiền lương luôn luôn là một vấn đề “Cần bàn cần nói “. Nó hàm chứa trong đó nhiều mối quan hệ giữa sản xuất – phân phối, trao đổi, giữa tích lũy – tiêu dùng, giữa thu nhập – nâng cao đời sống của người lao động. Vào thập niên 90, khi nền kinh tế nước ta chuyển từ kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Tự hoạch toán chí phí, trong đó tiền lương cũng là một khoản chi phí phải tính vào giá thành sản phẩm, do đó tiền lương càng trở thành vấn đề quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay. Trong nền kinh tế thị trưòng hiện nay, tổ chức lao động tiền lương là nội dung quan trọng trong công tác quản trị kinh doanh, nó là một trong những nhân tố rất quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Bởi con người luôn luôn là nhân tố trung tâm của sản xuất, dù máy móc có hiện đại đến đâu thì vẫn phải cần sự trợ giúp của con người lao động. Tổ chức tốt công tác tiền lương giúp cho việc quản lý lao động của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện hơn, thúc đẩy người lao động hăng say làm việc hơn và chấp hành tốt kỷ luật lao động nhằm tăng năng xuất và hiệu quả công việc, đồng thời cũng tạo cở sở tính lương đúng với nguyên tắc phân phối theo lao động: TRả lương ngang nhau cho những lao động như nhau, đảm bảo tăng năng xuất lao động nhanh hơn tăng tiền lương bình quân và mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người làm ngành nghề khác nhau. Nếu tổ chức tốt công tác tiền lương, quản lý tốt quỹ tiền lương và đảm bảo lương, trợ cấp, BHXH theo đúng quy định chính sách sẽ tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành được chính xác, đặc biệt đối với doanh nghiệp có quy mô và số lượng cán bộ công nhân viên lớn. Do đó yêu cầu đặt ra đối với công ty là xây dựng được một nền tảng vững chắc trong đó công tác tổ chức quản lý tiền lương cũng không nhằm ngoại lệ để đảm bảo tốt cho hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh và tạo cho Công ty chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh nóng bỏng hiện nay. Qua việc nghiên cứu, thực tập tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần PH – EUROPE, bằng nhữnh kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại nhà trường cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cán bộ công nhân viên phòng Hành chính tổng hợp, phòng Thống kê em đã hoàn thành tốt khóa thực tập về chuyên đề: “ Công tác quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần PH – EUROPE “ Tham khảo ý kiến của các cán bộ cộng nhân viên làm việc trực tiếp trong Phòng tổ chức. Cùng với hệ thống lý thuyết đã được học ở trường để từ đó tiếp cận, hiểu được công tác tổ chức quản lý tiền lương tại Công ty. Cuối cùng để đưa ra các biện pháp hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý tiền lương góp phần đưa Công ty ngày càng phát triển lớn mạnh không ngừng. Để phù hợp với mục đích nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu, em chia kết cấu bài:”Báo cáo thực tập chuyên đề công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần PH – EUROPE” thành 3 chưong ngoài lời mở đầu, kết luận. Chương 1: Đặc điểm, tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần PH – EUROPE. Chương 2: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần PH – EUROPE. Chương 3: Một số ý kiến nhận xét, đánh giá nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần PH – EUROPE. Để hoàn thành chuyên đề này, ngoài sự cố gắng của bản thân em cồn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong phòng Tổ chức hành chính, phòng Quản lý kinh doanh, phòng Tài chính kế toán ở Công ty cổ phần PH – EUROPE và sự giúp đõ trực tiếp của cô giáo:PGS – TS Phạm Thị Gái. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề này sẽ không tránh khỏi sai sót em rất mong nhận được ý kiến chỉ dẫn, bổ xung của cô giáo. Sinh viên Nguyễn Duy Tú ChươngI:ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PH - EUROPE 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN: Công ty cổ phần PH - EUROPE được thành lập theo quyết định số 8257/QĐ-UB ngày 2/5/2002 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội. Công ty có tên giao dịch đối ngoại là PH - EUROPE JOINT-STOCK COMPANY. Trụ sở giao dịch chính được đặt tại: 183 Minh Khai - quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Khi mới thành lập, Công ty còn là một đơn vị kinh doanh nhỏ với 20 nhân viên. Tuy nhiên, đây cũng là thời gian đầu của sự khởi sắc. Thị trường vật tư, hàng hoá đã chiếm lĩnh và mở rộng nhanh chóng, có thị phần vượt trội các sản phẩm cùng loại so với các công ty khác, góp phần khẳng định xu hướng tiêu dùng mới. Công ty đã được hình thành, phát triển với bao khó khăn thăng trầm, với số vốn đầu tư ban đầu là 3 tỷ đồng của cán bộ công nhân viên và các cổ đông khác, chiếm tỷ lệ 100% trên tổng số vốn. Qua một thời gian phát triển hoạt động đến nay, Công ty cổ phần PH - EUROPE đã dần dần lớn mạnh, trưởng thành và đang trở thành một Công ty có uy tín, trở nên một đối tác tin cậy của các Công ty đối tác, nhà sản xuất và bạn hàng khắp nơi. Công ty cổ phần PH - EUROPE được hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của Nhà nước Việt Nam, chức năng nghành nghề kinh doanh chính là các mặt hàng đồ uống có cồn và không có cồn, các mặt hàng công nghệ thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, nhựa, may mặc, đồ da... Cho đến nay, Doanh nghiệp đã hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh rõ rệt. Số lượng nhân viên ở các bộ phận đã không ngừng tăng lên, tính đến quý II năm 2006 là 68 người. Hàng năm, Công ty đã trích nộp và Ngân sách Nhà nước với mức tăng liên tục. Năm 2003, Công ty trích nộp Ngân sách khoảng 100 triệu đồng và sang năm tiếp theo, năm 2004 Công ty đã nộp vào Ngân sách là 150 triệu đồng. Như vậy, mức độ tăng trưởng của Công ty năm sau cao gấp 1,5 lần của năm trước. Công ty hiện nay đã phát triển được rất nhiều hệ thống cửa hàng bán lẻ, đại lý bán và giới thiệu sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng trong khu vực nội thành Hà Nội, là cầu nối cung cấp tất cả những mặt hàng tới các mạng lưới hệ thống siêu thị trên toàn Miền Bắc. Nhiệm vụ chính là thông qua các kênh phân phối, bán buôn và bán lẻ đưa hàng hoá từ nhà sản xuất tới tận tay người tiêu dùng. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần PH – EUROPE em đã được tìm hiểu về mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong sáu tháng đầu năm 2006. Trong đó em nhận thấy các chỉ tiêu về kinh tế chủ yếu đều vượt so với năm trước. Doanh thu của 6 tháng đầu năm 2006 đạt 2,500 triệu đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 471 triệu đồng. Các chỉ tiêu trên đều vượt so với 6 tháng đầu năm 2005 là 15%. Qua các bảng chỉ tiêu số liệu của 6 tháng đầu năm 2006 em nhận thấy Công ty đã có sự trưởng thành vượt bậc so với những năm đầu thành lập. Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty năm 2004, 2005 và 2006 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam TT CHỈ TIÊU NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006 1 Tổng doanh thu (đồng) 3,175,842,563 3,842,874,115 4,581,525,665 2 Tổng lợi nhuận trước thuế (đồng) 535,868,712 589,451,984 643,541,890 3 Nộp Ngân sách (đồng) 150,851,845 165,845,692 180,512,214 4 Tổng số lao động (người) 37 42 68 5 Thu nhập bình quân (đồng/tháng/người) 1,400,000 1,600,000 1,750,000 6 Tổng tài sản (đồng ) 8,098,398,536 9,799,328,994 11,682,890,450 7 Nguồn vốn chủ sở hữu (đồng ) 5,398,932,357 6,532,885,996 7,788,593,631 Hiện nay, toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đều là những người có trình độ năng lực và được đào tạo khá bài bản. Trong đó: số nhân viên có trình độ trên đại học chiếm 70%, trung cấp chiếm 15%, số còn lại chủ yếu là nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm được đào tạo trực tiếp tại công ty. 1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH: - Đặc điểm của hoạt động kinh doanh: Trong cơ chế thị trường hiện nay, Công ty cổ phần PH- EUROPE đã dần dần phát triển và lớn mạnh nhưng hiện tại Công ty vẫn đang phải đương đầu với những khó khăn thách thức của môi trường kinh doanh đầy biến động. Song công ty đã từng bước tháo gỡ những khó khăn để thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Là một đơn vị kinh doanh thuần tuý nên sản phẩm chính của Công ty chủ yếu là những sản phẩm, mặt hàng được nhập từ những đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. Việc tìm ra những nhà cung cấp vật tư, hàng hoá cho Công ty đáp ứng nhu cầu đảm bảo đầu vào được ổn định là một vấn để rất quan trọng. Hiện nay, Công ty đã mở rộng những đại lý thu mua hàng hoá ở những nơi khác nhau để tiện cho việc thu mua, bởi đó là cơ sở để hoạt động kinh doanh của Công ty không bị gián đoạn. Về khách hàng của Công ty: Sản phẩm của Công ty được mua từ các nhà cung cấp để phục vu người tiêu dùng ở mọi tầng lớp, từ người có thu nhập cao đến người có thu nhập thấp. Chính vì vậy mà việc đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng là nhiệm vụ quan trọng của toàn Công ty, là cơ sở, là tiền đề để Công ty hoạt động tốt. - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Ban lãnh đạo của Công ty cổ phần PH-EUROPE luôn ưu tiên cho việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức để nhằm đạt hiệu quả kinh doanh được tốt nhất. Bên cạnh đó, Công ty đã thiết lập được những mối quan hệ làm ăn lâu dài tốt đẹp với nhiều đại lý trên nhiều tỉnh thành. Đây là một mạng lưới tiêu thụ rất hiệu quả. Chính vì vậy, công ty đã thúc đẩy được việc kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn. Điều đó được thể hiện qua Danh sách các cửa hàng mua hàng của Công ty: - Hệ thống Siêu thị Fivimart - Hệ thống Siêu thị Intimex - Siêu thị Metro - Siêu thị Big C - Đại lý Nghi Nga - 184 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội - Đại lý Mai Hưng - 192 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội - Đại lý Quang Thanh - 90 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội - Đại lý Hồng Hoa - 302 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội - Siêu thị 23 Láng Hạ - Trung tâm Thương mại Tràng Tiền Plaza - Siêu thị Vinaconex - Trung tâm Thương mại Vincom - Siêu thị Unimax - Siêu thị Kim Liên - Công ty TNHH Thương mại Xuân Thuỷ - Công ty TNHH Thương mại Hà Xuân - ..... - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Bộ máy quản lý trong công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Đứng đầu là Giám đốc công ty, phụ trách Quản lý chung và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về mọi mặt hoạt động của Công ty. Một phó giám đốc phụ trách. Các phòng ban chức năng giúp giám đốc theo dõi các lĩnh vực chuyên môn được phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả công việc được giao. Giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình hoạt động, đảm bảo tiến hành một cách nhịp nhàng cân đối và có hiệu quả. Hiện nay, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bao gồm : Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan cao nhất quyết định những vấn đề quan trọng của Công ty, là nơi biểu quyết và miễn nhiệm đối với những nhân sự cao cấp của Công ty. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quyết định cho những vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty. Ban Giám đốc điều hành: Là người lãnh đạo điều hành công việc và chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh và thực hiện kế hoạch của Doanh nghiệp . Phòng quản lý chất lượng: Quản lý việc thu mua và tiêu thụ hàng hoá, quản lý về chất lượng hàng hoá giúp Lãnh đạo nắm bắt được thông tin biến động về giá cả và số lượng hàng hoá, kịp thời đề xuất các biện pháp, chiến lược kinh doanh, giải quyết khi có biến động. Tổ chức, sắp xếp kế hoạch thu mua hàng hoá, chất lượng hàng hoá nhằm đáp ứng kịp thời về hàng hoá do Phòng kinh doanh đề xuất. Ngoài ra, Phòng quản lý chất lượng còn có nhiệm vụ quản lý và xây dựng thương hiệu hàng hoá cho tất cả những sản phẩm mà Công ty đưa ra trên thị trường Phòng Hành chính tổng hợp: Chịu trách nhiệm quản lý hành chính, quản lý hồ sơ, văn thư lưu trữ và các thiết bị văn phòng. Ngoài ra Phòng hành chính tổng hợp còn có trách nhiệm quản lý và tổ chức thi đua công tác tuyên truyền nhằm tạo điều kiện giúp cho toàn bộ nhân viên trong Công ty một mối gắn kết, làm việc hiệu quả hơn. Phòng Tổ chức: Là bộ phận đề ra và tiến hành giám sát quy chế làm việc trong Doanh nghiệp để góp phần thúc đẩy Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Quản lý nhân sự cho toàn Doanh nghiệp, là nơi phụ trách quản lý con dấu của đơn vị, tổ chức chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đúng chế độ quy định . Phòng Kế toán: Tổ chức chặt chẽ công tác hạch toán kế toán, giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, lập báo cáo quyết toán theo quy định Bộ tài chính đề ra, theo dõi thu hồi công nợ kịp thời, đầy đủ, chính xác, không để thất thoát tài sản của công ty... Lập ra kế hoạch cân đối thu chi tài chính của Doanh nghiệp, theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty để đưa ra những nhận định, nhận xét về tình hình tài chính của Doanh nghiệp kịp thời báo cáo với Giám đốc (Chủ Doanh nghiệp). Phòng kinh doanh: Có chức năng nhiệm vụ cung ứng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về hàng hoá tới khách hàng thông qua các hệ thống bán buôn, các cửa hàng, đại lý bán hàng trực tiếp. Phòng kinh doanh còn có trách nhiệm quản lý, theo dõi, nắm bắt thông tin về hàng hoá trên thị trường, trao đổi qua lại thông tin giữa các hệ thống bán hàng với nhau và chuyển tới Giám đốc để kịp thời điều chỉnh và đáp ứng nhu cầu cung cấp, tiêu thụ hàng hoá. Phòng bảo vệ: Có trách nhiệm đảm bảo an ninh trong toàn bộ Công ty, bảo vệ không để mất mát, thất lạc về hàng hóa, tài sản v.v... của Công ty. Ngoài ra Phòng bảo vệ phải có trách nhiệm phòng chống lụt bão cháy nổ, trộm cắp và thực hiện việc kiểm tra hành chính. Tổ kho vận: Có trách nhiệm quản lý tài sản hàng hoá trong kho, vận chuyển hàng hoá, nguyên vật liệu v.v... theo yêu cầu của Công ty và các của hàng trực thuộc. Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần PH – EUROPE: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phòng Quản lý chất lượng Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Tổ chức Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Bảo vệ Tổ Kho vận 1.3. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN: 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty cổ phần PH – EUROPE là một Công ty có quy mô hoạt động vừa và nhỏ nên hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty áp dụng theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Các cán bộ trong Phòng Kế toán đã vận dụng đúng đắn, nghiêm chỉnh các chính sách chế độ, thể lệ về Kế toán tài chính của Nhà nước trong việc nhận, luận chuyển và xử lý các số liệu, chứng từ, báo cáo v.v... từ các Bộ phận có liên quan rất kịp thời, chính xác đồng thời phản ánh đúng và trung thực về tình hình hoạt động kinh doanh thực tế của Doanh nghiệp. Sơ đồ 2: Mô hình kế toán tập trung được thể hiên qua sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ HẠCH TOÁN Các nhân viên kế toán phần hành TS Các nhân viên kế toán hoạt động Bộ phận tài chính và tổng hợp Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc Hiện nay, Phòng Kế toán đã tổ chức vận dụng thực hiện chế độ kế toán, Báo cáo tài chính áp dụng theo Thông tư số 23/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 30/03/2005 cùng với việc thực hiện 06 (sáu) chuẩn mực kế toán kèm theo Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty cổ phần PH - EUROPE đã xây dựng được một bộ máy là việc gọn nhẹ và rất hiệu quả bao gồm 5 người. Mối liên hệ giữa các thành viên với nhau được gắn kết nhịp nhàng, tạo được hiệu quả trong công việc và đã góp phần tham mưu cho Giám đốc ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh, tạo dựng được một không khí làm việc nghiêm túc, phân chia công việc hiệu quả với từng nhiệm vụ cụ thể, chức năng riêng biệt cho mỗi thành viên. Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): Là người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức bộ máy kế toán, phụ trách nghiệp vụ chuyên môn, phân công, quản lý và hướng dẫn công việc cho các Kế toán viên thực hiện chi tiết. Lập Báo cáo tài chính và đưa ra những số liệu cụ thể, chi tiết phản ánh đúng thực trạng về tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính của Doanh nghiệp cho Giám đốc để góp phần giúp Doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Kế toán Thuế: Chịu trách nhiệm về việc kê khai và nộp thuế của Doanh nghiệp. Theo dõi tình hình thực hiện ngân sách với Nhà Nước, hạch toán thuế VAT đầu vào, đầu ra, lập các bảng kê thuế, tờ khai thuế. Lưu trữ chứng từ sổ sách có liên quan, cập nhật và hoàn thiện số liệu, chứng từ sau đó chuyển lên cho Kế toán tổng hợp đối chiếu, kiểm tra và làm căn cứ để Kế toán trưởng lập Báo cáo tài chính. Kế toán Vật tư - Hàng hoá: Lập các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm, theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng, tính giá nhập, xuất kho hàng hoá, mở thẻ kho và theo dõi tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa và từng tài khoản. Kế toán Công nợ: Theo dõi và hạch toán các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản tạm ứng v.v... chia theo nhiều khách hàng và lập các báo cáo liên quan. Định kỳ hàng tuần, hàng tháng lập ra bảng đối chiếu công nợ để tiến hành chốt sổ công nợ với khách hàng. Theo dõi công nợ từ các phiếu mua hàng, xuất hàng và giám sát các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra của Bộ phận Kinh doanh. Kế toán Nội bộ: Phụ trách việc đôn đốc nhắc nhở các bộ phận có liên quan trong việc thực hiện luân chuyển chứng từ về cho Bộ phận Kế toán. Có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sách kế toán nội bộ Doanh nghiệp phát sinh. Chịu trách nhiệm đảm trách việc theo dõi về tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn thể cán bộ công nhân viên. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG (KIÊM KẾ TOÁN TỔNG HỢP) Kế toán Tổng hợp Kế toán Thuế Kế toán Vật tư - Hàng hoá Kế toán Công nợ Kế toán Nội bộ Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty cổ phần PH - EUROPE đã xây dựng được một bộ máy là việc gọn nhẹ và rất hiệu quả. Mối liên hệ giữa các thành viên với nhau được gắn kết nhịp nhàng, tạo được hiệu quả trong công việc và đã góp phần tham mưu cho Giám đốc ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh, tạo dựng được một không khí làm việc nghiêm túc, phân chia công việc hiệu quả với từng nhiệm vụ cụ thể, chức năng riêng biệt cho mỗi thành viên. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty cổ phần PH - EUROPE được thực hiện, vận dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Áp dụng theo quy định này về hệ thống tài khoản kế toán có sửa đổi, bổ sung và thay thế thì Công ty cổ phần PH - EUROPE đã sử dụng số lượng tài khoản, tiểu khoản đúng theo quy định, căn cứ vào tính chất của từng đối tượng kế toán, từng nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh ứng với mỗi tên gọi của từng tài khoản, tiểu khoản đó. Việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán mà Công ty cổ phần PH - EUROPE đang áp dụng là "hình thức ghi sổ Nhật ký chung" được áp dụng theo quy định số QĐ15/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán Doanh nghiệp có sửa đổi, bổ sung thêm hình thức kế toán trên máy vi tính. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các số liệu, chứng từ kế toán đều được luân chuyển đến Bộ phận Kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào các sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh trên các tài khoản kế toán phù hợp. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được Công ty thực hiện, thao tác trên phần mềm kế toán ASC – Software. Phần mềm này đã được Công ty chính thức đưa vào sử dụng kể từ tháng 1/2003. Việc sử dụng kế toán đã giúp cho người làm công tác kế toán rất nhiều, tránh được một nghiệp vụ kinh tế phát sinh phi ghi làm nhiều lần, mất thời gian mà chỉ cập nhập chứng từ một lần là máy sẽ tự lập trình và tự vào các bảng kê, số (thẻ ) chi tiết, sổ tổng hợp rồi báo cáo được thể hiện quá trình tự kế toán: Sơ đồ 4:Trình tự kế toán tại Công ty cổ phần PH – EUROPE: Chứng từ gốc Màn hình nhập dữ liệu Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chương II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PH – EUROPE. 2.1. Đặc điểm về lao động , tiền lương. 2.1.1. Đặc điểm về lao động và quản lý lao động. Lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản, cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra . Quản lý lao động là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý toàn diện các đơn vị sản xuất kinh doanh. Sử dụng hợp lý lao động là tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ thấp giá thành sàn phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống cho người lao động trong doanh nghiệp . Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động. Nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do trưởng các phòng ban trực tiếp ghi vào nơi công khai để CNVC giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng người, từng bộ phận. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành... Đó chính là các báo cáo về kết quả như: “Phiếu giao, nhận sản phẩm”, “Phiếu khoán”, “Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành”... Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập kí, cán bộ kiểm tra xác nhận, được lãnh đạo duyệt (trưởng bộ phận). Sau đó các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng, chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi bộ phận, nhân viên hạch toán phải mở sổ tổng hợp hạch toán kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến, hàng ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty luôn cố gắng ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động cho phù hợp với nền kinh tế thị trường. Hiện nay, toàn bộ Công ty có 68 cán bộ công nhân viên, trong đó: 15 người thuộc bộ phận quản lý. 53 người thuộc lao động trực tiếp. Dựa vào đặc điểm, tình hình kinh doanh của Công ty, ban giám đốc và phòng tổ chức nhân sự đã chỉ đạo sắp xếp, bố trí công việc cho từng người, sắp xếp lao động theo yêu cầu, đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ từ khâu đầu đến khâu cuối, nâng cao năng suất chất lượng và góp phần tăng doanh lợi cho Công ty. Số lao động của công ty luôn được phản ánh kịp thời ,đầy đủ ,luôn được theo dõi chặt chẽ trên sổ danh sách lao động của công ty do phòng hành chính-tổ chức lập và quản lý dựa trên các chứng từ ban đầu như quyết định tuyển dụng ,hợp đồng lao động quyết định chấm dứt hợp đồng lao động… Tuy nhiên để tính ra được số liệu cụ thể ta phải quản lý chính xác thời gian lao động thực tế của từng nhân viên trong công ty.Công ty sử dụng bảng chấm công để ghi chép thời gian thực tế làm việc , nghỉ việc , vắng mặt của từng lao động trong cả tháng .Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban ,từng phân xưởng sản xuất .Như vậy bảng chấm công là căn cứ cụ thể để tính lương ,tính thưởng cho từng lao động và tổng hợp thời gian lao động của toàn công ty . Bảng 2: Phân loại lao động. LOẠI LAO ĐỘNG SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG SO SÁNH % *Bộ phận gián tiếp *Công nhân trực tiếp sản xuất 15 53 22,06% 77,94% Toàn công ty 68 2.1.2. Đặc điểm về quỹ lương và yêu cầu quản lý quỹ lương: Quỹ tiền lương theo đơn giá lương của công ty giao (Đơn giá tiền lương của tổng công ty giao * doanh thu thuần ) Quỹ tiền lương từ các hoạt động kinh doanh, dịch vụ khác và tự làm ngoài đơn giá tiền lương được giao. Quỹ tiền lương bổ xung theo quy định của Nhà nước. Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang. Quỹ tiền lương trực tiếp trả cho người lao động trong công ty theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian tối thiểu không dưới 76% tổng quỹ lương. Quỹ tiền lương trích từ quỹ tiền lương thực hiện tối đa không quá 09% tổng quỹ lương để thưởng cho CBCNV theo quy chế thưởng thi đua hàng năm. Quỹ khuyến khích người lao động có tình độ chuyên môn cao tối đa không quá 02%. Quỹ tiền lương dự phòng của công ty tối đa không quá 12% tổng quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương dự phòng còn lại sẽ chuyển sang dự phòng cho năm sau. Quỹ hỗ trợ theo quy chế của tổng công ty và công ty bằng 01% tổng quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương dự phòng được tập chung tại công ty để sử dụng trong các trường hợp sau: + Chi bổ xung trong trường hợp qỹ lương thực hiện trong tháng, quý không đủ chi lương cho CBCNV theo quy định của nhà nước và công ty. + Quỹ tiền lương dự phòng còn lại sẽ chuyển sang dự phòng cho năm sau. Tiền lương chế độ trả cho CBCNV trên cơ sở hệ số theo nghị định 26/ CP căn cứ vào: + Qũy tiền lương thực hiện tại đơn vị. + Hệ số và mức phụ cấp các loại theo quy định của nhà nước (nếu có) được xếp theo hệ thống thang lương, bảng lương ban hành kèm theo NĐ26/CP + Ngoài ra ngày công thực tế của người lao động, ngày nghỉ hàng năm, ngày nghỉ riêng, ngày đi học được hưởng nguyên lương theo quy định của nhà nước). Bảng hệ số lương năng suất của các chức danh công việc đang đảm đương của công ty để tính phần tiền lương năng suất cá nhân. Bảng 3: Bảng trả lương từ quỹ tiền lương năng suất. Số TT Nhóm Chức danh Hệ số cấp bậc của chức danh 1 2 3 4 1 1 Giám đốc công ty 5,72 6,03 2-3 2 Phó GĐ công ty 4,8 5,62 4-8 3 TRưởng phòng CT GĐ chi nhánh, cố vấn, trợ lí 4,50 4,78 9-10 4 Phó trưởng phòng CT , phó GĐ chi nhánh 4,10 4,40 11-13 5 Chuyên viên, chuyên môn, nghiệp vụ 2,00 2,27 3,20 3,70 14-18 6 Cán sự kế toán viên, kỹ thuật viên, nhân viên giao nhận 1,80 2,20 2,70 3,20 19-22 7 Bảo vệ thường trực cơ quan, phục vụ 1,60 2,20 2,40 2,28 23 8 Lái xe cơ quan 1,80 2,20 2,60 3,00 Khi công ty giao kế hoạch cho các đơn vị kinh doanh từ nhóm 5 đến nhóm 8 giao hệ số bình quân 3,20 2.2. Hạch toán tiền lương và cáckhoản trích theo lương. Căn cứ đặc điểm kinh doanh dịch vụ của công ty và mức độ đòng góp của đơn vị vào kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty, hệ số năng suất đơn vị trong công ty (phòng, chi nhánh) được quy định treo các mức sau: + Hệ số 1,8 áp dụng đối với các đợn vị trực tiếp kinh doanh và các chức danh GĐ công ty, kế toán trưởng công ty, phó GĐ công ty, kế toán tưởng công ty. + Hệ số 1,6 áp dụng đối với các đơn vị giao nhận + Hệ số 1,5 áp dụng đối với các trưởng phó phòng các đơn vị quản lí, phục vụ + Hệ số 1,3 áp dụng đối với các chuyên viên quản lí, các đơn vị quản lí phục vụ và đơn vị còn lại. + Những học sinh mới ra trường được công ty tiếp nhận vào làm việc thử và HĐ lao động thời gian từ một năm trở lên áp dụng hệ số năng suất đơn vị tối đa là 1,00 Công thức tính tiền lương năng suất cho cá nhân người lao động như sau: TL nsi = QTLnsdv/åHii=1 x Ki ) x Hi x Ntt / Ncd Trong đó: + TL nsi: là tiền lương năng suất của người lao động + QTL nsdv: Quỹ tiền lương năng suất của đơn vị + Hi: Hệ số bậc lương (năng suất) theo chức danh người lao động quy định tại bảng hệ số lương năng suất của công ty. + Ki: Hệ số trả lương năng suất của đơn vị mà cá nhân người lao động đang làm việc + Ntti: ngày làm việc thực tế (bao gồm cả số ngày, giờ làm thêm theo quy định) + Ncd: ngày làm việc theo chế độ quy định trong kỳ của cá nhân người lao động. + Số lao động đơn vị. *Thu nhập và tiền lương của người lao động. * Công thức tính: TL = TLcđ + TLns Trong đó: TL: Tiền lương cá nhân người lao động TLcd: tiền lương chế độ gồm mức lương chế độ, cấp bậc TLns: tiền lương năng suất cá nhân của người lao động Căn cứ vào quy chế lương đã được tổng công ty phê duyệt, công ty thực hiện việc trả lương như sau: Đối với bộ phận và quản lý phục vụ. Tổng quỹ tiền lương được hình thành từ 2 nguồn: + Quỹ lương chế độ được tính theo công thức Mức lương tối thiểu * hệ số lương cấp bậc * ngày công thực tế Ngày công theo chế độ + Quỹ tiền lương năng suất được tính theo công thức: Mức lương NS tối thiểu * HS cá nhân HSđv * ngày công thực tế Ngày công theo chế độ Theo quy chế lương HĐL công ty xác định hệ số lương năng suất cho bộ phận quản lý và phục vụ như sau: + Phòng KT hệ số đơn vị là 1,2 + Phòng Tổ chức hệ số đơn vị là 1,0 + Phòng KD hệ số đơn vị là 1,8 Hệ số cá nhân + Trưởng phòng: 4,78 + Phó phòng: 4,40 + Chuyên viên 1: 3,70 + Chuyên viên 2: 3,20 + Chuyên viên 3: 2,0 *Mức lương tối thiểu: 290.000 Đ/người/tháng Mức lương năng suất: 120.000 đ/người/tháng Hàng ngày phòng tổ chức thực hiện việc chấm công theo dõi tình hình đi làm của công nhân viên theo tổng phòng. Được thể hiện cụ thể trên bảng chấm công. Một số ký hiệu chấm công: + Lương sản phẩm: K + lương thời gian: t + ốm đIều dưỡng: Ô + Con ốm : C.Ô + Thai sản: TS + Nghỉ bù: NB + Nghỉ phép: NP + Nghỉ không lương: RO + Ngừng việc: N + Tai nạn: T + LĐ nghĩa vụ: LĐ 2.2.1. Hạch toán tiền lương cho bộ phận trực tiếp kinh doanh. Căn cứ vào cách tính lương của DN để từ đó lương cho CBCNV. Cụ thể như sau: Ví dụ: Tính lương cho Ông Nguyễn xuân Tạc – phòng KD: Ngày công thực tế: 26 Hệ số lương theo chế độ: 3,20 Hệ số lương cá nhân._.