Công tác quản lý nguyên vật liệu” tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây Dựng & Phát triển Tin Học Hà Nội

êu dùng của nhân dân .Tuy nhiên mọi lĩnh vực đều coi quản lý là một công cụ đặc biệt quan trọng để quản lý nền kinh tế ,trong đó có quản lý nguyên vật liệu . Như ta đã biết quá trình sản xuất kinh doanh ,nguyên vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng ,nó là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh . Trong các công ty xây dựng chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỉ lệ lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận dự trữ chủ yếu trong quá trình xây dựng của công ty .Chính vì vậy việc sử dụng vật tư ,nguyên vật liệu một cách hợp lý ,tiết kiệm là một biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm.Muốn vậy phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ quy trình thu mua ,vận chuyển tới khâu sử dụng vật tư cho xây dựng ,phải tổ chức tốt công tác quản lý ,thúc đẩy kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu trong xây dựng .Phải kiểm tra giám sát việc chấp hành mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty ,để từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiết trong xây dựng nhằm giảm giá thành công trình ,tăng lợi nhuận của doanh nghiệp .Muốn đạt được điều đó ,mỗi doanh nghiệp phải có một lượng vốn lưu động nhất định và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và quản lý chặt chẽ số nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng ,đáp ứng đủ cho nhu cầu xây dựng ,vừa tiết kiệm vừa chống lại mọi xâm phạm tài sản của Nhà Nước ,của đơn vị . Xuất phát từ những lý do trên và nay lại có điều kiện tiếp xúc với thực tế,được sự chỉ đạo ,giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng quản lý của công ty và các thầy cô giáo em đã chọn đề tài “Công tác quản lý nguyên vật liệu” tại công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng & Phát Triển Tin Học Hà Nội.Nhằm làm sáng tỏ những vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để hoàn thiện và bổ sung kiến thức mà em đã được học . Nội dung chính báo cáo gồm ba phần sau : Phần A :Tổng quan về công ty CP ĐTXD & PTTH HN. Phần B :Thực trạng nguyên vật liệu của công ty CP ĐTXD & PTTH HN. Phần C :Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty CP ĐTXD & PTTH HN . Phần A : Tổng quan về công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Phát Triển Tin Học Hà Nội. I- Giới thiệu chung về công ty cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Tin Học Hà Nội (CP ĐTXD & PTTHHN). 1- Giới thiệu về công ty CP ĐTXD & PTTHHN Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng & Phát Triển Tin Hoc Hà Nội có tên giao dịch quốc tế : HaNoi informatics development and contruction investment joint stock company . Tên viết tắt : HaNoiIDC.,JSC . Trụ sở chính : 139 Đường Tam Chinh - Hoàng Mai - Hà Nội . Điện thoại : 04. 8629842 Fax : 04. 8622168 Email : HaNoi_idc@fptnet.com.vn Tổng vốn kinh doanh : 4 500 000 000,00 VND Ngân hàng giao dịch : Tài khoản số + 100114851004528 tại ngân hàng EXIMBANK Hà Nội . + 730110980 taị ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam . + 431101118668 tại ngân hàng No & Phát triển Thăng Long chi nhánh Nguyễn Đình Chiểu . Định mức vay vốn hàng năm : 10 000 000 000 VND Mã số thuế : 0101308513 Đăng ký kinh doanh số : 0103001525 2 - Sự hình thành và phát triển của công ty . Công ty CPĐTXD&PTTHHN được thành lập năm 2002 .Ngày 31/10/2002 Công ty được sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh và đi vào hoạt động chính thức . Trong những năm đầu thành lâp số lượng cán bộ ,công nhân viên của công ty chỉ có khoảng 20 người , với nhiệm vụ chính là quản lý điều hành công ty . Qua quá trình công tác ,đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng trưởng thành và có tay nghề cao hơn .Đến tháng 9 năm 2004 số cán bộ công nhân viên của công ty đã tăng lên đến 60 người , trong đó có 10 kỹ sư , và nhiều công nhân bậc cao ,đây là nguồn nhân lực tiềm tàng để công ty từng bước trưởng thành và phát triển như ngày hôm nay . Chức năng và nhiệm vụ. Công ty CPĐTXD&PTTHHN là đơn vị hạch toán phụ thuộc theo sự phân cấp , công ty mở taì khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng để giao dịch , ngoài ra còn ký kết hợp đồng theo sự phân cấp .Từ chỗ chỉ đơn giản là một đơn vị quản lý và sửa chữa , đến năm 2004 công ty là một đơn vị xây dựng với nhiệm vụ kinh doanh ,buôn bán thiết bị tin học và xây dựng có uy tín và chất lượng cao . Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty : UBND TP HàNội Giám đốc công ty đội tc số5 đội tc số4 đội tc số1 1 đội tc số2 2 đội tc số10 đội tc số3 3 đội tc số4 đội tc số5 đội tc sô6 đội tc số7 đội tc số8 đội tc số9 Phòng tổ chức hành chính P.Giám đốc tài chính P.Giám đốc kỹ thuật Bộ phận chuyên gia, cán bộ kỹ thuật Phòng kế hoạch-kỹ thuật Phòng kế toán-tài chính Trung tâm tin học -Sơ đồ tổ chức- + Phó giám đốc kinh doanh: giúp đỡ giám đốc phụ trách mảng kinh doanh và phụ trách chung khi giám đốc đi vắng. + Bộ phận chuyên viên kỹ thuật: giúp công ty điều hành mọi công việc về kỹ thuật tại các công trường và các phòng ban . + Phòng tổ chức hành chính: theo dõi quản lý hồ sơ về số liệu hoạt động kế toán ,tài chính . + Phòng kế hoạch-kỹ thuật đấu thầu: giúp công ty sáng lập hồ sơ và lên kế hoạch để dự thầu các công trình mới. + Trung tâm tin học: là đội ngũ nhân viên có tay nghề cao về tin học và đây là nơi trưng bày các sản phẩm ,thiết bị về tin học và đào tạo tin học. + Phòng kế toán: là nơi làm việc của đội ngũ kế toán có tay nghề cao ,là nơi chịu trách nhiệm về toàn bộ phần tài chính của công ty. + Các đội thi công: gồm 10 đội từ 1 đến 10. Mẫu số B02-DNN (theo QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày21/12/2001-BTC) kết quả hoạt động kinh doanh năm2005 Đơn vị tính :đồng Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước 1 2 3 4 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Chi phí quản lý kinh doanh 4.Chi phí tài chính 5.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (20=11-12-13-14) 6.Lãi khác 7.Lỗ khác 8.Tổng lợi nhuận kế toán (30=20+21-22) 9.Các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN 10.Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN(50=30+(-)40) 11.thuế thunhập doanh nghiệp phải nộp 12.Lợi nhuận sau thuế (70=30-60) 11 12 13 14 20 21 22 30 40 50 60 70 1 740 786 403 1 704 860 751 15 000 000 5 595 337 15 330 315 4 511 850 19 842 165 19 842 165 5 555 806 14 286 359 2 101 272 680 1 761 900 000 335 294 010 4 078 670 4 078 670 4 078 670 1 142 028 2 936 642 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Ngày 31/12/2005 Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên ta thấy: mặc dù doanh thu thuần giảm xuống nhiều so với năm trước, bên cạnh đó giá vốn hàng bán cũng có xu hướng giảm nhẹ . Nhưng chi phí quản lý kinh doanh lại giảm xuống rất mạnh so với năm trước , điều này cho ta thấy doanh nghiệp đã có sự điều chỉnh trong việc quản lý kinh doanh ,góp phần tăng thêm lợi nhuận cho công ty .Thực tế ta đã thấy lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh , tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN, và cả lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng lên so với năm trước gấp nhiều lần .Điều này chứng tỏ cho ta thấy công ty đã thưc hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu , tiết kiệm được nguyên vật liệu trong quá trình xây dựng công trình . Tất cả đã phản ánh tình hình hoạt động của công ty trong năm 2005 đã kinh doanh rất tốt và mang lại lợi nhuận cao góp phần đẩy mạnh sự ảnh hưởng của công ty đối với thị trường. Công ty nên phát huy những ưu điểm đã đạt đươc và xác định kế hoạch hoạt động lâu dài cho sự phát triển xa hơn . II. Các nghành nghề kinh doanh chính. - Xây dựng dân dụng công nghiệp ,giao thông ,thuỷ lợi ,đê kè ,đập ,trạm bơm ,hạ tầng cơ sở ,san lấp mặt bằng. - Trang trí nội- ngoại thất. - Kinh doanh bất động sản ,thiết bị tin học . III. Lực lượng lao động và thiết bị thi công . - Lực lượng lao động huy động hằng năm: 180 người . - Lực lượng lao động trong danh sách: 40 người . - Lực lượng cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề : +Có trình độ đại học : 67 người . +Công nhân lành nghề bậc 3 trở lên : 60 người . Hằng năm công ty tổ chức tuyển chọn những công nhân có nhiều kinh nghiệm để đưa vào làm tại công ty .Năm 2004 công ty chỉ có 20 người nhưng đến năm 2005 mức lao động đã đạt tới 60 công nhân có tay nghề cao trong công việc xây dựng các công trình .Tính đến nay công ty đã đạt thành quả cao về lực lượng lao động. Thiết bị thi công :công ty đã đầu tư một số tiền khá lớn để mua sắn thiết bị thi công phục vụ cho xây dựng công trình. Năm 2004, công ty đã mua được một loạt máy móc như: máy trộn vữa, máy cắt sắt, máy tời sắt, máy phát điện. Đến năm 2005 ,để phục vụ cho thi công hạ tầng được tốt hơn ,công ty đã sắm thêm máy vận thăng để đưa vật tư lên cao ,phục vụ cho công trình được xây dựng tốt hơn. IV.Thành quả đạt được trong những năm gần đây . Các công trình xây dựng dân dụng công nghiệp ,đê ,kè ,thuỷ lợi mà công ty đã tham gia xây dựng trong những năm gần đây : STT Tên công trình Giá trị thực hiện (nghìn đồng ) Tên đơn vị ký hợp đồng 1 Nhà điều hành sản xuất công ty truyền tải điện 2 5 700 000 Công ty truyền tải điện 2 2 Xây dựng khu công nghiệp Vĩnh Tuy 4 500 000 Ban quản lý khu công nghiệp Vĩnh Tuy 3 Nhà nghỉ Thanh Bình 2 500 000 Công ty Thanh Bình 4 Trường tiểu học 1 500 000 UBND thị trấn Rạng Đông 5 Trường Trung học cơ sở 1 200 000 Nông trường Rạng Đông 6 Xây dựng khu thể thao Quan Hoa 3 125 000 Ban quản lý khu dịch vụ thể thao Quan Hoa 7 Cải tạo chi nhánh ngân hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Lê Văn Hưu 850 000 Chi nhánh Lê Văn Hưu 8 Xưởng carton 2 500 000 Tỉnh uỷ Nam Định 9 Kè Gia Thượng 950 000 Ban quản lý dự án đê,điều và phòng cống bão lụt HN 10 Nâng cấp sửa chữa bệnh viện Bạch Mai (thầu phụ ) 3 600 000 Sở xây dựng HN 11 Kênh Đ5B Nam Hồng 650 000 Ban quản lý 402 12 Nhà máy giấy Liên Minh Hải Phòng 2 250 000 Ban quản lý dự án hà máy giấy Liên Minh 13 Tôn cao áp trúc đê Cự Khôi 550 000 Ban quản lý dự án đê điều và phòng chống bão lụt HN 14 San lấp khu đô thị mới Hoà Vương Nam Định 2 250 000 Công ty TNHH Thương Mại Nam Cường Phần B : thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng & phát triển tin học hà nội . I. Đặc điểm và cách phân loại nguyên vật liệu tại công ty. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu. Vật liệu chính của công ty là các loại vật liệu xây dựng công trình ở dạng khối và bột mịn như gạch, đá, cát, xi măng… Nó có đặc tính là cứng,nặng , khó vận chuyển ,dễ gây tai nạn trong quá trình vận chuyển ,đặc biệt với gạch, đá ,sắt ,thép… Quy trình hoàn thiện công trình của công ty là rất tốn kém nên các loại máy móc như máy trộn vữa ,máy cắt sắt ,… nhanh chóng bị mòn do tiếp xúc với vật liệu cứng cần được thay các loại phụ tùng mới theo định kỳ . 2. Phân loại vật liệu Để giúp cho các công tác quản lý chính xác với khối lượng vật liệu nhiều chủng loại , công ty đã tiến hành phân loại vật liệu ,việc phân loại vật liệu phải dựa theo những tiêu thức nhất định ,để sắp xếp những loại vật liệu có cùng tiêu thức vào mỗi loại. Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu dựa trên cơ sở công dụng của từng loại vật liệu đối với quá trình xây dựng công trình . Nhờ có sự phân loại này mà công tác quản lý vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng loại vật liệu,vật liệu của công ty được chia thành các loại sau : a, Vật liêu chính :Là đối tượng chủ yếu khi tham gia vào quá trình xây dựng công trình như : gạch, đá , cát, ximang,sắt , thép,… b, Vật liệu phụ :Gồm nhiều loại tuy không cấu thành nên thực thể của công trình trong vật liệu ,có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình xây dựng của công ty như :cọc tiếp đất ,cốt pha ,dụng cụ xây dựng … c, Nhiên liệu : Gồm có các loại nhiên liệu dùng trong quá trình xây dưng công trình là xăng ,dầu ,điện , nước , … d, Phụ tùng thay thế ,sửa chữa :Đó là các loại phụ tùng chi tiêt của máy móc ,thiêt bị của công ty đang sử dụng như: dây curoa ,lưỡi cắt … e, Vật liêu khác :Như bìa cát tông , đinh , ốc ,kính , … f, Phế liệu thu hồi :Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình xây dựng công trình để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài như : gạch vụn ,cốt pha,... STT Các loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liêu khác Phế liệu 1 Gạch chỉ Cọc tiếp đất Xăng Dây curoa Bìa cát tông Gạch nát 2 Đá Cốt pha Dầu Lưỡi cắt Đinh Cốt pha 3 Cát Dụng cụ xây dựng Điện ốc Đầu sắt 4 Xi măng Nước 5 Sắt, thép - Danh sách các loại nguyên vật liệu - II- Vai trò của nguyên vật liệu đối với công tác xây dựng của công ty . Nguyên vật liệu xây dựng của công ty có vai trò rất quan trọng ,nó là yếu tố cơ bản của đầu vào để công ty bắt tay vào hoạt động xây dựng ,vì muốn tạo ra sản phẩm mới và hoàn thiện thì phải có nguyên vật liệu . Thực tế ở công ty CP ĐTXD & PTTHHN vật liệu được giám đốc và lãnh đạo rất coi trọng bởi vì vật liệu là yếu tố chính để công ty hoạt động ,xây dựng công trình .Nếu không có nó thì công ty sẽ ngừng hoạt động và gây thiệt hại tới nền kinh tế . III- Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty. 1. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Giá trị thực tế của vật liệu chính ,vật liệu phụ ,các cấu kiện hoặc các bộ phận rời ,vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp , nguyên vật liệu được sử dụng cho xây dựng các hạng mục công trình ,trên cơ sở đó chứng từ gốc theo dõi số lượng thực tế đã sử dụng và theo giá thành thực tế ,cuối kỳ hoạch toán hoặc khi công trình hoàn thành tiến hành kiểm kê số vật liệu còn lại tại nơi xây dựng ,để ghi giảm trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho công trình . Hàng ngày công ty thường cho gọi vật tư đến công trình , khi vật tư về tới chân công trình ,thủ kho có nhiệm vụ phải kiểm kê số lượng xem có chính xác không .Sau khi kiểm tra đúng số lượng ,đúng quy cách sản phẩm ,luc đó quản lý kho làm phiếu nhập kho ,cuối tháng quản lý kho có trách nhiệm làm tổng hợp số lượng vật tư đã nhập vào kho như thế nào và xuất thẳng ra công trình bao nhiêu ,còn bao nhiêu vật liệu tồn kho thì để luân chuyển sang tháng sau ,cuối cùng thủ kho nhập số liệu vào sổ sách kế toán để theo dõi . 2. Tình hình quản lý thu mua . - Trình tự mua hàng của công ty - Tiếp nhận đơn hàng sản xuất (Cán bộ cung ứng ) Cân đối nguyên vât liệu, bao bì (Phụ trách bộ phận cung ứng) Tim đơn vị cung ứng (Cán bộ cung ứng) Giấy báo giá,mẫu sản phẩm (Cán bộ cung ứng ) Xem xét (KCS, kỹ thuật cán bộ cung ứng) Lập hợp đồng (Cán bộ cung ứng ) Phê duyệt (Giám đốc công ty ) Đặt hàng Nhận hàng lưu kho (KSC,cán bộ cung ứng,thủ kho) a, Khâu quản lý thu mua . * Tiếp nhận đơn đặt hàng vật liệu xây dựng . Sau khi có đơn đặt hàng của phòng thị trường ,đã được lãnh đạo phòng phê duyệt và chuyển qua bộ phân cung ứng ,các cán bộ cung ứng sẽ cân đối toàn bộ lượng nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng đó . Sau đó cán bộ cung ứng phối hợp với bộ phận kho đối chiếu với lượng hàng tồn kho để lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu và thông báo trở lại phòng thị trường .Từ đó để tiến độ cung ứng bao bì ,nguyên vật liệu cần thiết cho phù hợp với kế hoạch của công ty . * Tìm đơn vị cung ứng Sau khi đã cân đối lượng nguyên vật liệu ,bao bì cán bộ cung ứng sẽ tìm kiếm các công ty khai thác có khả năng cung ứng các loại nguyên vật liệu , đảm bảo chất lượng theo yêu cầu kỹ thuật đề ra của công trình cũng như của công ty . * Giấy báo giá mẫu sản phẩm và kiểm tra mẫu hàng . Sau khi tìm hiểu về khả năng cung ứng của công ty khai thác ,cán bộ cung ứng yêu cầu các công ty khai thác gửi các mẫu thông số kỹ thuật ,các giấy tờ chứng nhận chất lượng ,báo giá của nguyên vật liệu .Sau khi nhận được đầy đủ ,cán bộ cung ứng sẽ gửi mẫu và thông số kỹ thuật qua bộ phận kỹ thuật để tiến hành kiểm tra mẫu . * Lựa chọn công ty sản xuất nguyên vật liệu . Công ty sản xuất nguyên vật liệu ,cần đạt được các tiêu chí sau : + Có khả năng cung ứng hàng hoá ,đúng chủng loại ,đạt chất lượng theo yêu cầu . + Cung ứng đầy đủ thông tin về chỉ tiêu chất lượng ,về giá thành duy trì tính ổn định ,chất lượng hàng hoá trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng . + Giá thành hàng hoá co tính cạnh tranh . + Có các dịch vụ tư vấn , hỗ trợ khách hàng . Nếu công ty sản xuất nguyên vật liệu được lựa chọn ,cán bộ cung ứng sẽ cập nhật vào đơn vị cung ứng và chuyển sang hợp đồng mua bán . Nếu không đạt yêu cầu đề ra ,công ty sản xuất nguyên vật liệu sẽ không được lụa chọn và cán bộ cung ứng sẽ phải tìm công ty sản xuất nguyên vật liệu khác ,và tuân theo quy trình trên . * Lập hợp đồng mua bán . Cán bộ cung ứng sẽ cùng đơn vị cung ứng được lựa chọn thoả thuận cụ thể các điều khoản của hợp đồng ,đặc biệt là số lượng ,phương thức giao nhận ,thanh toán sau khi đạt được thoả thuận về các điều khoản ,hợp đồng sẽ được lập theo mẫu và chuyển ký duyệt . * Phê duyệt hợp đồng . Hợp đồng được chuyển đến giám đốc công ty ký duyệt ,sau khi có sự phê duyệt của hai bên ,hợp đồng được phân bổ về các đơn vị có liên quan ,thực hiện và theo dõi hơp đồng . * Đặt hàng . Căn cứ vào kế hoạch sản xuất ,các cán bộ cung ứng sẽ có kế hoạch đặt hàng với các công ty sản xuất nguyên vật liệu . Số lượng hàng đặt mua ,thời gian ,địa điểm giao hàng sẽ được ghi rõ trong hoá đơn đặt hàng ,các bên có liên quan dựa vào đó để tiến hành công việc của mình . * Nhận hàng lưu kho . Khi hàng về đến kho ,bộ phận quản lý ,thủ kho cùng các cán bộ cung ứng sẽ kiểm tra lô hàng ,về số lượng và chất lượng có theo đúng đơn đặt hàng và theo đúng thoả thuận của hai bên .Quá trình kiểm tra nhận hàng lưu kho sẽ được tiến hành theo đúng quy định kiểm tra ,lưu kho của công ty . b, Khâu bảo quản . Hiện nay ở công ty ,nguyên vật liệu được bên bán chuyển đến luôn chân công trình ,sau khi nhận hàng thì thủ kho chịu trách nhiệm trông coi nguyên vật liệu . Kho tại công ty thường được xây dựng tạm thời tại công trình xây dưng , nhưng vẫn luôn đảm bảo tốt chất lượng và số lương nguyên vật liệu ,không những thế mà còn rất tiện lợi trong quá trình xây dựng công trình . Nguyên vật liệu chính như :đá hoa ,gạch chỉ ,không xếp quá cao để tránh gây đổ vỡ ,và tiện lợi trong khi làm việc .Các loại sắt ,thép ,ximăng…được đưa vào kho bảo quản nơi khô ráo ,thoáng mát ,tránh ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên vật liệu . Trong quá trình lưu kho nguyên vật liệu ,thủ kho đã cập nhật vào sổ sách và nắm chắc được các chủng loại nguyên vật liệu trong kho để báo cáo với cấp trên xem xét sử lý . Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình của kho ,về điều kiện an toàn của nguyên vật liệu . - SƠ Đồ KHO - K1 K2 K3 ` K4 K5 K6 c, Khâu dự trữ . Xuất phát từ những đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh ,nguồn nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên ,nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty rất được coi trọng ,để đảm bảo cho quá trình xây dựng diễn ra liên tục ,thì công ty phải luôn dự trữ nguyên vật liệu . Đơn vi :…. Biểu số 7 Tên kho :… Mẫu số : 06-VT QĐ1141/TC/CĐKT THẻ KHO Ngày lập thẻ :11/3/02 Tờ số:….. - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Gạch chỉ - Đơn vị tinh : m3 - Mã số : 18009283 TT Chứng từ Diễn giải Ngày lập xuất Số lượng Kế toán ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F Tồn đầu kỳ 25 1 466 1.3 Gạch chỉ 5 2 364 3.3 C.ty Hương Canh nhập 1,8 3 545 3.3 Gạch chỉ 3 4 545 4.3 Gạch chỉ 8 5 899 6.3 Tổng hợp toàn thắng nhập 2,3 6 565 7.3 C.ty Lam Sơn nhập 4 7 344 9.3 Gạch chỉ 4 8 856 10.3 Gạch chỉ 1.8 Cộng 8,1 21.8 11,3 Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty đã bỏ ra một số lượng vốn lưu động tương đối lớn trong công việc dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất quý sau. d, Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Tại bất cứ công ty hay một doanh nghiệp nào thì việc sử dụng nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng .ở công ty CP ĐTXD & PTTH Hà Nội nguyên vật liệu mua về được công ty sử dụng hết trên cơ sở các định mức và tính toán chính xác về công trình xây dựng . Sau khi dựa trên định mức và tính toán thì nguyên vật liệu được đưa vào xây dựng .Từ những đặc điểm của việc sử dụng nguyên vật liệu trên cho ta thấy công tác quản lý nguyên vật liệu có những nét riêng và vẫn còn những khó khăn .Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong xây dựng ,sử dụng tiết kiệm không lãng phí là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phảm ,nâng cao hiệu quả sử dụng của công trình, đó cũng là mục tiêu phấn đấu trong toàn công ty. Tuy nhiên để quản lý tốt một khối lượng vật liệu lớn như vậy đòi hỏi công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu thu mua, sử dụng .Đặc biệt là khâu bảo quản và dự trữ ,có như vậy mới đảm bảo cung cấp đày đủ đúng chất lượng vật liệu cho công trình ,tạo điều kiện cho công ty hoạt động một cách liên tục . e, Định mức tiêu hao nguyên vật liệu . Quản lý nhập kho ,xuất kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế của nguyên vật liệu và được xác định tuỳ theo nguồn nhập .Quản lý nguyên vật liệu mở thẻ kho ,quản lý chi tiết vật liệu cho từng doanh điểm vật liệu tương ứng .Trong thời gian được quản lý ,do cố ý hay vô ý của cán bộ quản lý mà nguyên vật liệu sẽ bị hao hụt chủ quan hay khách quan .Nhưng hao hụt này chỉ có thể trong định mức cho phép theo quy định của Nhà Nước, khi định mức tiêu hao nguyên vật liệu vượt quá giới hạn trên thì công ty cần phải có biện pháp khắc phục kịp thời . Đơn vị :C.ty CPĐTXD&PTTHHN Mẫu số:02GTTT-32 Địa chỉ : QĐ Số111TC/QD/QT phiếu nhập KHO Ngày 10 tháng3 năm 2002 Tên người giao hàng : Nguyễn văn Khiêm Theo hoá đơn :029639ngay10/1/2002 của Nguyễn văn Thái Nhập tai kho : K1 STT Tên vật liệu,quy cách phẩm chất,vật tư(sản phẩm , hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thanh phần Theo tc Thực nhập 1 Xăng Mogas 83 12102083 Lít 100 100 4862 486180 2 Dầu Diezen 11101011 Lít 200 200 3755 75100 3 Xăng A92 12102092 Lít 500 500 5071 2535500 4 Cọc tiếp đất 12023090 Cái 35 35 51542 1803905 5 Dây thép ỉ8 20501080 M 73 73 544 395214 Cộng 5971864 Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Nhập ngày 10/3/2002 ( ký ,họ tên) ( ký,họ tên) Thủ kho (ký ,họ tên) IV. Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty . 1. Công tác nhập kho . + Các loại vật liệu của công ty phục vụ cho sản xuất hầu hết được mua từ trong nước ,khi hàng về công ty cán bộ mua vật tư báo cáo cho phong kỹ thuật làm thủ tục kiểm nhận hàng . + Phòng kỹ thuật căn cứ vào hoá đơn và yêu cầu kiểm tra theo đúng quy định .Khi đã đảm bảo chất lượng ,số lượng hàng thì đơn vị có trách nhiệm lập biên bản kiểm nghiệm ,lấy chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị giao hoá đơn và chuyển biên bản kiểm nghiệm cho quản lý vật tư để viết phiếu nhập kho . + Quản lý vật tư căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm viết phiếu nhập kho ,phiếu được lập thành ba liên .Nguời viết phiếu ký ,chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký ,người giao hàng ký ,quản lý vật tư lưu lại một liên tại cuối phiếu ,giao hai liên và hoá đơn bán hàng cho người giao hàng . + Người giao hàng mang hai liên phiếu nhập kho để nhập hàng ,thủ kho kiểm nhận hàng và ghi số liệu thực tế vào cột thực nhập ,ký nhận vào phiếu rồi trả lại cho người giao hàng .Trường hợp phát hiện thừa thiếu ,sai quy cách thủ kho phải báo cáo cho quản lý vật tư biết và nhờ người giao hàng lập biên bản chờ xử lý . + Đến đây hàng đã làm xong thủ tục và được nhập kho ,thủ kho lưu lại một liên phiếu nhập kho ,cuối tháng so sánh với sổ chi tiết của quản ly vật tư và trả phiếu nhập về quản lý vật tư . + Người giao hàng đem hoá đơn và phiếu nhập kho đến quản lý thanh toán và theo dõi công nợ để thanh quyết toán . - Quy trình công tác nhập kho tại công ty - (1) Quản lý vật tư Phòng kỹ thuật(KCS) Vật liệu mua về (2) (3) (4) Quản lý thanh toán công nợ Người giao hàng Nhập kho (thủ kho) (a) (5) (b) (6) Chú thích : :hoá đơn kiểm tra . :hoá đơn ,biên bản kiểm nghiệm . :hoá đơn ,phiếu xuất kho (2 liên). (5 – a) :phiếu nhập kho (2 liên). (5 – b) :phiếu nhập kho (1 liên). (6) :hoá đơn ,phiếu nhập kho . Đơn vị :C.ty CP ĐTXD & PTTHHN Mẫu số :01-V Địa chỉ :… Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995-BTC phiếu nhập kho Ngày… tháng … năm … Nợ :… Số :… Có :… Họ tên người giao hàng :công ty cp Thành Luân . Theo :….Số :…. Nhập tại kho : K3 TT Tên nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sp , hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thưc nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập kho đá 1x2 M3 89,1 105000 9355500 2 XimăngPC40 Kg 23284 690909 16087125 3 Cát vàng M3 50,6 55000 2783000 4 Cát mịn M3 14,2 27000 383400 5 Gạch chỉ V 24,712 580 14332960 Cộng 42941,985 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Ngươi giao hàng Thủ kho (ký ,họtên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) 2. Công tác xuất kho . + Tại công ty CP ĐTXD & PTTHHN nguyên vật liệu hầu hết được xuất dùng cho xây dựng công trình xây dựng ,khi nguyên vật liệu đã nhập vào chân công trình thì được xuất luôn cho công trình . + Căn cứ theo nhu cầu và định múc sử dụng vật liệu ,ban quản lý công trình sẽ viết giấy đề nghị cấp vật tư . Giấy đề nghị cấp vật tư được sử dụng theo mẫu phiếu xuất kho được lập thành hai liên do trưởng bộ phận ký ,chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra định mức ký chuyển ,thủ trưởng đơn vị ký .Sau khi đươc thủ trưởng đơn vị ký chấp thuận ,một liên được lưu lại phòng ban ,một liên đươc chuyển cho quản lý vật tư . Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư ,quản lý vật tư viết phiếu xuất kho gồm hai liên sau khi đã được trưởng phòng kế hoạch kinh doanh và thủ trưởng đơn vị ký ,người lĩnh vật tư mang hai liên phiếu xuất kho đến kho lĩnh vật tư, sau khi đã xuất kho và kiểm nhận đầy đủ về số lượng và chất lương theo phiếu ,thủ kho ghi số lượng thực xuất vào phiếu và cùng người nhận ký vào cả hai liên phiếu xuất kho .Thủ kho giũ lại một liên vào thẻ kho ,sau đó chuyển cho quản lý vật tư để hạch toán ,một liên người nhận đem về phân xưởng hoặc phòng ban để người có trách nhiệm kiểm tra ,xem xét trước khi đi vào sử dụng . - Quy trình công tác xuất kho tại công ty - Kho (thủ kho ) Quản lý vật tư Phòng ban Phiếu xuất kho Đề nghị cấp vật tư Xuất Phiếu Vật Xuất Tư kho Đơn vị :C.ty CP ĐTXD & PTTHHN Mẫu số :01-VT Địa chỉ :… TheoQĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995-BTC phiếu xuất kho Ngày.. tháng …năm… Nợ :…Số :….. Có :…. Họ tên người giao hàng :công ty cp Thành Luân . Theo :… Số :…. Nhập tại kho :K3 TT Tên nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sp ,hh) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thưc nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập kho đá 1x2 M3 89,1 105000 9355500 2 XimăngPC40 Kg 23284 690909 16087125 3 Cát vàng M3 50,6 55000 2783000 4 Cát mịn M3 14,2 27000 383400 5 Gạch chỉ V 24,712 580 14332960 Cộng 42941,985 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (ký ,họ tên) (ký ,họ tên ) (ký ,họ tên ) (ký ,họ tên) 3. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu . Tại công ty cp ĐTXD & PTTH HN nguyên vật liệu được cấp phát theo số lượng và định kỳ dựa vào kế hoạch và hệ thống mà ban quản lý của công ty đã đặt ra cho công trình . 4. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu . Cuối kỳ quản lý vật tư tổng hợp và sử lý số liệu ,số lượng nguyên vật liệu xuất – nhập – tồn của công ty một cách chi tiết và rõ ràng để báo cáo cho cấp trên . Qua bảng báo cáo kiểm kê tồn kho vật liệu ,sản phẩm hàng hoá ta thấy số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ chiếm tỉ lệ khoảng 4,3 % ,rất thấp so với nhập trong kỳ .Trong đó thép VSD63 ,thép chữ U ,là chiếm tỷ lệ tồn đầu kỳ cao ,nhưng đã được xuất đi trong kỳ ,hơn nữa những nguyên vật liệu này không bị ảnh hưởng nhiều đến giá trị sử dụng khi được bảo quản trong kho. Mặt khác nhìn vào lượng xuất- nhập trong kỳ ,dù lượng nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ là rất lớn nhưng đã được xuất ra hầu hết trong quá trình xây dựng ,điều này thể hiện ở lượng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chiếm 5,9% so với lượng nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ .Trong lượng nguyện vật liệu tồn cuối kỳ thì đa số những nguyên vật liệu tồn nhiều ở đầu kỳ đã được xuất ra trong kỳ ,chỉ có thanh nhôm thì lượng tồn lại tăng lên ,nhưng không đáng kể bởi vì lượng tồn lúc này chỉ có 4 loại vật liệu .Như vậy việc quản lý vật tư sẽ dễ dàng và tập trung hơn trong việc quản lý và bảo quản nguyên vật liệu . Tất cả những điều đó cho ta thấy công ty đã có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu rất tốt ,chu trình luân chuyển nguyên vật liệu nhanh nên công ty hoạt động có hiệu quả và mang lại lợi nhuận lớn . 5. Đánh gía nguyên vật liệu thừa thiếu sai quy cách . Khi phát hiện có hiện tượng nguyên vật liệu thừa ,thiếu sai quy cách thì cán bộ thu mua báo cho quản lý vật tư và người giao hàng kịp thời sử lý và báo cho bên bán để sử lý số lượng nguyên vật liệu thừa thiếu ở trên . Nếu nguyên vật liệu thừa thì cán bộ thu mua và người giao hàng cùng kiểm nhận lại để xử lý và trả lại số hàng đó cho bên bán . Nếu nguyên vật liệu thiếu thì bên bán phải có trách nhiệm đền bù số nguyên vật liệu đó . Nếu nguyên vât liệu sai quy cách thì cán bộ thu mua kiểm nhận chặt chẽ lại và bên bán phải chuyển tới lượng nguyên vật liệu khác đúng quy cách và hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận từ trước . 6.Tổ chức thu hồi các phế liệu ,phế phẩm sau khi hoàn thành công trình. Sau khi hoàn thành công trình ,quản lý vật tư thu hồi tất cả những phế liệu, phế phẩm của công trình như : gạch vụn , cốt pha ,đầu sắt … lượng phế phẩm này cớ thể được bán đi và ghi vào thu nhập của công ty ,hoặc bỏ đi tuỳ theo mức độ hư hỏng của phế phẩm . Phần c : một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần đầu tư xây dựng & phát triển tin học hà nội . Qua quá trình tìm hiểu phương pháp hạch toán tại công ty CPĐTXD& PTTHHN em nhận thấy công ty có rất nhiều ưu điểm ,bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần phải khắc phục ,cụ thể là : I .Ưu điểm + Công ty cổ phần ĐTXD & PTTHHN có đội ngũ nhân viên quản lý có trình độ chuyên môn cao ,nhiệt tình trong công việc ,nghiệp vụ vững vàng,có bề dày kinh nghiệm . + Công ty đã áp dụng phần mềm vi tính vào việc làm quản lý sổ sách nguyên vật liệu trên máy ,điều này giúp cho công việc quản lý được chính xác ,nhanh chóng ._.