Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

g nguyên vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngưng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn, bởi vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, nguyên vật liệu được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm được chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118, cũng đứng trước một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả nhất và làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất. Vì chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80% giá trị xây dựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyên vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặt tồn tại, vướng mắc, do vậy đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác quản lý nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn của thầy giáo: Trần Mạnh Hùng em đã lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 118 ”. Nội dung của đề tài gồm ba phần: Phần I: Một số vấn đề lý luận về quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Phần III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Do trình độ và thời gian có hạn nên Báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, và các Cô, Chú Cán bộ, cùng các Anh, Chị trong phòng kế toán của Công ty để em ngày càng hoàn thiện Báo cáo hơn nữa. PHẦN I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU. Khái niệm, phân loại, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp. 1.1. khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lưu động và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. . Phân loại nguyên vật liệu. Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong các doanh nghiệp may. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế biến như sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. + Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn. . . + Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí như xăng dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. + Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các nguyên vật liệu và thiết bị (vật kết cấu, công cụ, khí cụ. . .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn). + Nguyên vật liệu khác: Là các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng. * Ngoài cách phân loại trên nguyên vật liệu còn có thể được phân loại căn cứ vào một số tiêu thức khác như: + Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu trong nước, nhập ngoài nước. + Căn cứ voà mục dích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản ké toán vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng bán hàng quản lý doanh nghiệp. 1.2.1. Phân loại công cụ, dụng cụ. - Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu lao động những tư liệu sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ, dụng cụ. - Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá. - Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, giầy dép chuyên dùng để làm việc. - Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn đẻ trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá. - Các công cụ gá lắp, chuyên dùng cho sản xuất. - Các lán trại tạm thời, đòn giáo, công cụ trong ngành xây dựng cơ bản. Để phục vụ cho công tác kế toán toàn bộ công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp được chia làm 3 loại: + Công cụ, dụng cụ. + Bao bì luân chuyển. + Đồ dùng cho thuê. 1.3. Đặc điểm của nguyên vật liệu: Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia vào sản xuất nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.4.. Vai trò của nguyên vật liệu: Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lượng sản phẩm có đảm bảo được hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (như trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến 60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%,trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%). Do vậy cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị quyết định bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu nguyên vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí nguyên vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lượng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Chất lượng cao, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt được lợi nhuận cao có thể cạnh tranh trong điều kiện kinh tế thị trường. Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành. 2. Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Quản lý nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng có những mặt khác nhau. Muốn đạt được mức hạ giá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu phải quản lý ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. + Ở khâu thu mua: Phải đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. + Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại nguyên vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại nguyên vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau. Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho hàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm tra, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn. + Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ cũng không đây ứ đọng vốn. + Ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của các doanh nghiệp, trong đó có kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu sau: + Kế toán nguyên vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế nguyên vật liệu đã mua và nhập kho. + Áp dụng đúng các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu để theo dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chế thiệt hại có thể xẩy ra. + Phải tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao, phân bổ cính xácgiá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành. + Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu. + Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. 3. Điều kiện tổ chức quản lý nguyên vật liệu. Để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo những điều kiện nhất định. Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quản nguyên vật liệu kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra. Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lượng cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sử dụng và mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm nguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết theo đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một ntrong các phương pháp sau: 1.1. phương pháp thống kê kinh nghiệm: Là phương pháp dựa vào hai căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phương pháp bình quânm gia quyền để xác định định mức. Ưu, nhược điểm của phương pháp này: + Ưu điểm: đơn giản dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất. + Nhược điểm: tính chính xác và khoa học không cao 1.2. Phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi vác kết quảt đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kỳ kế hoạch. + Ưu điểm : có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê + Nhược điểm: chưa phâm tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào phòng thí nghiệm có thể không phù hợp với đièu kiện sản xuất. Ngoài ra chi phí cả về mặt vật chất lẫn thời gian đều tương đói cao. 1.3. phương pháp phân tích: Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật với việc phân tiách các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu. Chính vì vậy nó phải dược tiến hành qua 3 bước sau: Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức, đặc biệt là các tài liệu về thiết kế sản phẩm, đặc tính nguyên vật liệu chất lượng máy móc thiết bị trình độ tay nghề công nhân …. Và số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãmg phí , tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vạt liệu. Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức ,tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. + Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn luôn nằm trong trạng thái được cải tiến. + Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, toàn diện và chính xác. điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải được tổ chức tốt. Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao nhưng dù nói thế nào thì đây vẫn là phương pháp tiên tiến và hiệu quả nhất. 2. Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất trong doanh nghiệp 2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp nguyên vật liệu phải được tổ chức mmột cách hợp lý đảm bảo đủ số lượng đồng bộ , đúng phẩm chất và đúng thời giam. 2.1.1. xác địmh cung ứng nguyên vật liệu theo số lượng Yêu cầu đầu tiên đối vói việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng. Nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn gây ra ứ đọng vốn và do đó đẫn đến việc sử dụng vốn kénm hiệu qủa. Nhưng ngượoc lại nếu không cung cấp đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh không được liên tục. Thực tế cho thấy các doanh nnghiệp không hoàn thành về việc cung ứng nguyên vật liệu hay do thiếu nguyên vật liệu dẫn đến không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Số lượng NVL loại i thực tế nhập trong kỳ Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về số lượng cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệutheo công thức sau: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i ( i = 1,n ) Số lượng NVL loại i cần mua ( KH trong kỳ ) = Số lượng NVL loại i cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách. Song cách thông dụng nhất là tính lượng NVL cần dùng trong kỳ theo công thức: Mi = q . mi Trong đó: + Mi: nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ + q: số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ + mi: định mức hao phí NVL i cho một sản phẩm hoặc chi tiết việc thu mua NVL không hoàn thành kế hoạch có thể do nhiều nguyên nhân: - Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó. Bởi vậy giảm số lượng NVL cần cung ứng. - Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua trên cơ sở tiết kiệm được hao phí NVL đã đạt được. - Hoặc Doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, khó khăn về phương tiện… Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu: 2.1.2 Cung cấp NVL theo chủng loại: Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL là phải phân tíc từng loại nguyên vật liệu chủ yếu. Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thaythế được và vật liệu không thay thế được. + Vật liệu có thể thay thế đượclà loại vật liệu co giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng khong làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm. Khi phân tích loại vạt liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lưiợng, chất lượng cần chú ý đếnchỉ tiêu chi phí ( giá cả các loại vật liệu thay thế). + Vật liệu không thay thế đượclà loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoạc nếu thay thế sẽ làm thjay đổi tính năng, tác dụng cua sản phẩm. Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại: Đơn vị tính: Tấn tt Tên vật liệu Số lượng cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loaị 1 2 3 4 5 6 7 8 Thép tròn Xoắn f8 Thép tròn xoắn f10 Thép tròn xoắn f16 Thép tròn xoắn f18 ...................... Thép tròn trơn Thép tấm Thép ống ........................ 4.200 8.500 7.600 9.100 ............. 2.100 300 500 4.000 9.000 7.600 8.900 1.800 250 580 4.000 8.500 7.600 8.900 1.800 250 500 Cộng 31.300 32.130 31.550 2.1.3. Phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỉ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các loại vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đựoc hoàn thành và hoàn thành vượt mcs chỉ tiêu đã đặt ra. bảng phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ: Tên vật liệu Số cần nhập Số thực nhập Tỷ lệ % hòan thành cung ứng Số sử dụng được Số lượng % Thép tròn Xoắn f8 Thép tròn Xoắn f10 Thép tròn Xoắn f14 Thép tròn Xoắn f18 ............................... 4.200 8.500 7.600 9.100 4.000 9.000 7.600 8.900 95.29 105.88 100 91.8 4.000 9.000 7.600 8.500 100 100 100 100 2.1.4. Phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ vè chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy, nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm , đến năng xuất lao đọng và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do đó, khgi nhập nguyên vật liệu phải đói chiếu với các tiêu chuẩn quyb định, đối chiếu các hợp đòng đã kí để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn , chất lượng hay chưa. Để pân tích chất lượng NVL, có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chất lượng hay hệ số loại: + Chỉ số chất lượng NVL (Icl) là tỉ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với gá bán buôn bình quân của NVL thcj tée với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch. SMik . Sik SMil . Sik SMil SMik Ichất lượng = : Trong đó: + Mil, Mik: Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kỳ kế hoạch ( tính theo đơn vị hiện vật ). + Sik: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. + Ichất lượng : càng lớn hơn 1, chứng tỏ chất lượng NVL nhập kho càng cao. + Hệ số loại là tỉ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất. Bảng phân tích tình hình cung ứng vật tư theo chất lượng: Thép tròn xoắn Giá mua bình quân 1 tấn (1000đ) Số cân cung ứng Số thực nhập Số lượng (tấn) Thanh tiền (1000đ) Số lượng (tấn) Thành tiền (1000đ) f8 f10 f12 f14 f16 f18 Tổng cộng 2.1.5. Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng dùng thời gian đặt racủa doanh nghiệp . Thông thường, thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ cần cung cấp trong kỳ. Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là pahỉ cung ứng những loại NVL cần thiéet một cách kịp thời trong cả một thời gian dài( tháng, quý, năm). Trong nhiều trường hợp, nếu xét về mặt khối lượng cung ứng một loịa vật tư nào đó trong một kỳ kinh doanh thì doanh nghiẹep vẫn đảm bảo, nhưng do việc cung ứng không kịp thời đã dẫn đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bị ngừng trệ vì chờ đợi vật tư. Bảng phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu: Nguồn vật tư Ngày nhập Số lượng đảm bảo nhu cầu trong tháng Còn lại không cần dùng trong tháng Số lượng Số ngày 1.tồn đầu tháng nhập lần 1 nhập lần 2 nhập lần 3 nhập lần4 1/9 10/9 14/9 25/9 29/9 Cộng 2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ : NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính , nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, công cụ nhỏ hiện có ở trong doanh nghiệp,đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ NVL cho sản xuất là một yếu tố tát yếu khách quan. Do đó phan cồng lao động xã hội và phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác ( Nếu sản phảm đó tiêu dùng cho sản xuất ). Mặt khác sản phẩm được sản xuất ở nơi này nahưng lại được tiêu thụ ở nơi khác. thời gian sản xuất sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm ấy. Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được được thực hiện bằng các phương tiện vận tải với các trọng tải khác nhau. Trong những điều kiện như vạy sự liên tục của quá trình snản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thểt được bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật tư. Đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau. Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là: + lương vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày. số lượng này phụ thuộch vào quy mô snả xuất mức chuyên môn hoá của doanh nghiệph và phụ thuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. + tình hình của doanh nghiệp có bán và thu được tiền bán hàng hay không ? + trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển. + thuộc tính tự nhiên của loại vật tư. Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư , cần phân biệt rõ các loại dự trữ. Mỗi loại dụ trữ có nội dung và ya nghĩa khác nhau. Do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhau. Lượng nguyên vật liệu cần dự trữ tên nguyên vật liệu Số lượng ( tấn ) Đơn giá (1000 đ) Thành tiền Thép tròn Xoắn Thép tròn Xoắn f 6 Thép tròn Xoắn f 8 Thép tròn Xoắn f 10 Thép tròn Xoắn f 12 Thép tấm Thép ống Thép Ray .............................. Xi măng Xi măng PC30 Xi măng PC40 ............................ Có ba loại dự trữ : 2.2.1. Lượng dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau: DTTX = tcư x ĐMTH Trong đó: + DTTX : Lượng dự trữ thường xuyên + Tcư : Thời gian ( ngày ) cung ứng trong các điều kiện bình thường + ĐMTH : Định mức sử dụng ( tiêu thụ ) trong một ngày. Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn trong các diều kiện cúng ứng bình trhường. 2.2.2. Lượng dự trữ Bảo hiểm Lượng dự trữ Bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường. Để có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa vào các cơ sở sau: mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu gây ra. Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn. Các dự báo về biến động trong tương lai: Lương dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau: DTBH = tsl x ĐMTH Trong đó: + DTBH : Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên + tsl : thời gian cung ứng sai lệch so vói sự kiến + ĐMTH : Định mức trong một ngày Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và xác xuất xảy ra trong thực tiễn. Cũng có thể xác định lượng dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê đã có với lý thuyết phân ỏ xác xuất của lượng dự trữ bảo hiểm là một đại lượng ngãu nhiên.Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường. 2.2.3. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Để hoạt động được tiênd hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán, lượng NVL dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTTTCT = DTTX + DTBH Trong đó: - DTTTCT : lượng dự trữ tối thiểu cần thiết ngoài ra, ở doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa. Các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo mùa vụ sẽ phải xác định lượng hàng dự trữ theo mùa phụ thuộc vào mức sản xuất một ngày, thời gian lưu kho được tính từ khi bắt đầu sản xuất theo mùa vụ phụ thuộc vào cầu về sản phẩm theo mùa vụ của từng vụ cụ thể. 2.2.4. Dự trữ theo thời vụ: Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục, đối với các thời gian ( giáp hạt )về nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ như: thuốc lá, mía đường , chè.... đến vụ thu hoạch nguyên vật liệu cần xác định, tính toán khối lượng vật tư thu mua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch trình sản xuất cả năm. khối lượng nguyên vật liệu này trước khi đưa vào nhập kho cần phân loại sàng lọc, ngâm tẩy, sấy khô, thái cắt và những công việc sấy kho khác. Có như vậy mới đảm bảo chất lượng vật tư dự trữ, trước khi đưa vào sản xuất sản phẩn. Đại lượng dự trữ vật tư tính theo 3 chỉ tiêu: + Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng nguyên vật liệu chủ yếu biểu hiện bằng các đơn vị Như: tấn, Kg, m... Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. + Dự trữ tương đối: Được tính bằng số ngày dự trữ + Dự trữ biểu hiện bằng tiền: là khối lượng vật tư dự trữ biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại vật tư. 2.3. Phân tích Tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu: Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là phải đảm bảo đều đặn,đúng thời hạn, đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệu. Khi tính hệ số đều đặn cần tuân theo quy tắc là không lấy số vượt quá kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳkia. Như vậy, hệ số đều đặn cung ứng loại vật tư nào đó cao nhất là 1 ( trong tất cả các kỳ đều đặn và vượt mức cung ứng ) thời gian kỳ 1 – 10/9 2 – 20/09 3 – 30/09 kế hoạch thực hiện 3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm của Doanh nghiệp. từ trang 100 - Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm (trang 104) Loại nguyên vật liệu giá đơn vị NVL (1000đ) Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm ( Tấn/công trình ) Kế hoạch Thực hiện Mức tiêu dùng Định mức Thực hiện Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu tên sản phẩm khối lượng sản phẩm hoàn thành loại nguyên vật liệu đơn giá nguyên vật liệu mức tiêu dùng NVL cho đơn vị sản phẩm Chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm KH TH KH TH KH TH KH TH 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Để xác định lượng nguyên vật liệu cần mua thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán chính xác ở các khâu: thiết kế, khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng, và khâu dự trữ + khâu thu mua: Phải đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật._.