Công tác quản lý & Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng & Thương mại - Bộ Giao thông Vận tải

hức kế toán vốn bằng tiền 7 II.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền 7 II.1.1 Chứng từ kế toán 7 II.1.2 Luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền 8 II.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ 10 II.2.1 Tài khoản sử dụng 10 II.2.2 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ 10 II.2.3 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 12 II.3 Hạch toán tiền gửi ngân hàng 20 II.3.1 Tài khoản sử dụng 20 II.3.2 Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng 20 II.3.3 Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng 21 II.4 Hạch toán tiền đang chuyển 24 II.4.1 Tài khoản sử dụng 24 II.4.2 Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển 25 II.5 Biểu mẫu và sổ sách kế toán 25 Chương II: Thực trạng công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải 27 I. Giới thiệu chung về công ty 27 I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và Thương mại 27 I.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xây dựng và Thương mại 28 I.3 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Xây dựng và Thương mại 29 I.3.1 Ban Giám đốc 29 I.3.2 Bộ máy giúp việc 30 I.3.3 Các đơn vị sản xuất 31 I.4 Tổ chức kế toán của Công ty Xây dựng và Thương mại 33 I.4.1 Tổ chức phần hành kế toán 33 I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng 34 II. Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại 34 II.1 Đặc điểm lưu chuyển tiền tệ tại công ty 34 II.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh 35 II.1.2 Hoạt động xuất nhập khẩu 35 II.1.3 Hoạt động đầu tư 36 II.1.4 Hoạt động tài chính 36 II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong công ty 37 II.3 Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại 39 II.3.1 Hạch toán tiền mặt tại quỹ 39 II.3.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng 44 II.3.3 Công tác kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh sổ sách kế toán vốn bằng tiền tại công ty 46 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải 51 I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại 51 I.1 Ưu điểm của công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền 51 I.2 Nhược điểm 52 II. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại 52 II.1 Công tác quản lý vốn bằng tiền trước yêu cầu phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới 53 II.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại 54 II. 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 54 II.2.2 Hạch toán vốn bằng tiền 57 II.2.3 Công tác quản lý lưu thông tiền tệ 59 Kết luận chung 61 Tài liệu tham khảo 62 Phụ luc1.1 63 Phụ lục I.2 64 Phụ lục I.3 65 Phụ lục II.1 66 Phụ lục II.2 67 Lời mở đầu Bất kỳ một cơ sở sản xuất kinh doanh nào, vấn đề tài chính-vốn cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Vốn được biểu hiện bằng nhiều hình thức khác nhau: vốn bằng tiền, vốn bằng sức lao động, vốn bằng công nghệ kỹ thuật… trong đó vốn bằng tiền giữ một vị trí hết sức quan trọng trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho một doanh nghiệp hình thành, tồn tại và phát triển, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ cũng như mục tiêu của mình. Quy mô và kết cấu vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp do chúng tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Mặt khác vốn bằng tiền lại là công cụ giúp nhà lãnh đạo quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh. Do nó có chức năng cung cấp thông tin chuẩn xác nhất, bởi vậy công tác kế toán vốn bằng tiền cũng như quản lý kế toán vốn bằng tiền là vấn đề then chốt doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm và giải quyết sao cho hiệu quả cao nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của vốn bằng tiền trong mỗi doanh nghiệp, với sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Đắc Thắng em đã chọn đề tài Công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Khoá luận bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Chương I: Lý luận chung về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải. Chương III: Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải. Trong quá trình thực tập và hoàn thành khoá luận, do hạn chế về thời gian cũng như trình độ nên không thể tránh khỏi những thiết sót, em rất mong nhận được sự chỉ giáo của thày cô và các cô chú trong công ty. Em xin chân thành cám ơn. Trịnh Thị Hồng Chương I: lý luận chung về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất I.Những vấn đề chung về vốn bằng tiền I.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền I.1.1. Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ thực hiện do đơn vị sở hữu tồn tại dưới hình thức giá trị, thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng cần và sử dụng cho sự tồn tại và phát triển của mình. I.1.2 Phân loại vốn bằng tiền Căn cứ vào tình hình tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại tiền giấy do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành hay còn gọi là ngân hàng trung ương (NHTW) và chỉ có NHTW độc quyền phát hành. Tiền Việt Nam được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tiền ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại tiền giấy không phải do NHTW Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như đồng đôla Mỹ, Bảng Anh, Franc Pháp, Yên Nhật… - Vàng bạc, đá quý, kim loại quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoạc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Căn cứ vào trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu… đang được lưu giữ tại két bạc của doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu chi, tiêu trực tiếp hàng ngày của doanh nghiệp. - Tiền gửi ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu… mà doanh nghiệp đã mở tài khoản tại ngân hàng để phục vụ cho việc giao dịch, thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Tiền đang chuyển: là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc chuyển qua bưu điện để chuyển qua ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hoặc sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ. I.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền, nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền I.2.1. Đặc điểm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền vừa là phương tiện đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp khi mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ, nguyên nhiên vật liệu… phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Vốn bằng tiền lại là loại vốn có tính linh hoạt cao nhất, nó có thể chuyển đổi để dùng thành các loại tài sản khác, tính luân chuyển cao. Do đó, nó cũng chính là đối tượng của sự gian lận, tham ô và tiêu cực trong doanh nghiệp. Bởi vậy, vốn bằng tiền cần được quản lý hết sức chặt chẽ và cần được hạch toán theo các nguyên tắc, chế độ của hệ thống kế toán Việt Nam. I.2.2 Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của vốn bằng tiền. - Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu-chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại quý. I.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền - Mọi khoản tiền mặt (tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ), vàng bạc, đá quý, kim loại quý đều phải quy đổi sang một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là “đồng” Việt Nam để ghi chép trên tài khoản và sổ kế toán. - Việc quy đổi ngoại tệ sang “đồng” Việt Nam phải theo tỷ giá thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. Doanh nghiệp có thể dùng giá hạch toán để ghi chép trong sổ kế toán, nhưng phải được điều chỉnh theo giá thực tế vào thời điểm cuối kỳ kế toán. nguyên tệ các loại phải sử dụng tài khoản riêng để phản ánh. Tài khoản phản ánh nguyên tệ được ghi đơn và là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. - Đối với vàng bạc, đá quý, kim lại qúy ở những đơn vị không kinh doanh vàng bạc được ghi chép vào tài khoản “tiền” theo trị giá thực tế từng loại, từng thứ vàng bạc, kim loại quý… khi nhập theo giá nào phải xuất ra theo giá đó và có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hoặc giá thực tế từng lần nhập (phương pháp nhập trước, xuất trước hoặc nhập sau, xuất trước). - Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại qúy theo đối tượng, chất lượng. Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại qúy theo thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. Tóm lại, hiểu đúng nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền trên sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu, chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. II. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền II.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền II.1.1 Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là căn cứ đầu tiên, là phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể của nghiệp vụ phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép theo quy định. Một chứng từ hợp lệ phải đảm bảo một số yêu cầu sau: - Ghi nhận phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế khách quan. - Ghi nhận phản ánh rõ tên, địa chỉ, những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm vật chất khi cần thiết. - Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng tình hình hiện có, tình hình biến động của các doanh nghiệp, của tài sản giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính được kịp thời. Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền bao gồm: phiếu thu (01.TT), phiếu chi (02.TT), biên lai thu tiền (05.TT), bảng kê vàng bạc đá quý (06.TT), bảng kiểm kê quỹ (07a.TT dùng cho VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ). (Một số mẫu biểu xem ở phụ lục). Phiếu thu, chi do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng duyệt (và cả thủ trưởng đơn vị duyệt, đối với phiếu chi). Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc người nhận tiền), 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: Các yếu tố cơ bản của chứng từ như: tên chứng từ, ngày tháng lập, số hiệu chứng từ, tên và địa chỉ của người có liên quan đến nghiệp vụ, quy mô của nghiệp vụ phải dùng mực tốt, không phai và không được dùng bút chì để ghi chứng từ. Phần để trống trên chứng từ phải dùng bút gạch chéo. II.1.2 Luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền Giống như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thường xuyên vận động, luân chuyển theo trình tự sau: - Tạo lập chứng từ: do hoạt động kinh tế thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều noọi dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, yêu cầu của quản lý mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Kiểm tra chứng từ: là việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Sử dụng chứng từ: giúp kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý. Khi sử dụng chứng từ phải phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán sau đó lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó. - Bảo quản và sử dụng lại chứng từ: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Lưu trữ chứng từ: trong niên độ kế toán, chứng từ sau khi được sử dụng ghi sổ sẽ được bảo quản ở các phần hành kế toán liên quan. Sang đầu năm sau khi báo cáo các quyết toán được duyệt thì chứng từ và sổ sách kế toán sẽ được chuyển vào bộ phận lưu trữ chứng từ của doanh nghiệp và phải tuân thủ chế độ lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán của nhà nước quy định. Trường hợp mất chứng từ kế toán phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng. Riêng mất biên lai, hoá đơn bán hàng séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế và công an địa phương. chứng từ kế toán được lưu trữ theo nguyên tắc sau: + Chứng từ không bị mất + Khi cần có thể tìm lại nhanh chóng + Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ Tạo lập chứng từ phát sinh Kiểm tra chứng từ Sử dụng chứng từ Bảo quản, sử dụng lại Lưu trữ chứng từ Phân loại Định khoản Hình 1: sơ đồ luân chuyển chứng từ Hình 2: sơ đồ luân chuyển của phiếu thu Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Bảo quản lưu trữ Hình 3: sơ đồ luân chuyển của phiếu chi Người nhận tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Bảo quản lưu trữ II.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt tại quỹ bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý… đó là một khoản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp của mình. Việc hạch toán tiền mặt tại quỹ phải căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiền hoặc các chứng từ gốc khác có liên quan kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền… II.2.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là tài khoản 111-“tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau: TK 111-“tiền mặt” - Dư đầu kỳ: số tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ có đầu kỳ - Phát sinh các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ tăng trong kỳ (kể cả số thừa quỹ do kiểm kê) - Phát sinh các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ giảm trong kỳ (gồm cả số thiếu do kiểm kê) - Dư cuối kỳ: các khoản số tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý tồn quỹ * Tài khoản 111-“tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111-“tiền Việt Nam” dùng để ghi chép tình hình thu chi tiền Việt Nam tại quỹ, gồm cả ngân phiếu tại quỹ. - Tài khoản 1112-“tiền ngoại tệ” dùng để ghi chép tình hình thu chi và số hiện có của ngoại tệ tại quỹ theo trị giá đã quy đổi sang “đồng” Việt Nam. - Tài khoản 1113-“vàng bạc đá quý” dùng để ghi chép tình hình nhập-xuất và số hiện có của vàng bạc, đá quý theo giá mua thực tế. II.2.2 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ - Chỉ phản ánh vào TK 111-“tiền mặt”, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thực tế xuất-nhập quỹ. - Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị và cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì việc quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng bạc, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong đó. - Khi tiến hành nhập-xuất quỹ có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập-xuất vàng bạc đá quý và có đủ chữ ký của người nhận- người giao, người cho phép nhập-xuất quỹ theo quy định của chế độ, chứng từ kế toán. - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu-chi, xuất-nhập quỹ ngân phiếu, tiền mặt, vàng bạc, đá quý, tính ra số tồn qũy ở mọi thời điểm. Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm nhập-xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ. - Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp sử lý chênh lệch (báo thừa hoặc thiếu hụt). II.2.3 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam : Thu tiền mặt từ việc bán hàng hoá hay cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ. Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK511-doanh thu bán hàng Có TK3331-thuế giá trị gia tăng phải nộp Nhập quỹ tiền mặt từ các khoản thu nhập hoạt động khác của doanh nghiệp Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK711-thu nhập hoạt động tài chính Có TK721-thu nhập hoạt động bất thường Có TK3331-thuế giá trị gia tăng phải nộp Thu nợ của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng và nhập quỹ Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK131-phải thu khách hàng Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK112 (1121)-tiền gửi ngân hàng (VNĐ) Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn và nhập quỹ Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK338 (3388)-phải trả khác (nếu ký cược, ký quỹ ngắn hạn) Hoặc Có TK344-ký cược-ký quỹ dài hạn Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn và nhập quỹ Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK144-ký cược-ký quỹ ngắn hạn Có TK244-ký cược-ký quỹ dài hạn Thu hồi vốn từ các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK121-đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK128-đầu tư ngắn hạn khác Có TK221-đầu tư chứng khoán dài hạn Có TK222-góp vốn liên doanh dài hạn Có TK288-đầu tư dài hạn khác Chi tiền mặt để mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi cho đầu tư xây dựng cơ bản Nợ TK152-nguyên vật liệu Nợ TK153-công cụ-dụng cụ Nợ TK156-hàng hoá Nợ TK211-tài sản cố định hữu hình Nợ TK213-tài sản cố định vô hình Nợ TK241-chi phí đầu tư xây dựng cơ bản Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Các khoản chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác đã được chi bằng tiền mặt Nợ TK621-chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Nợ TK627-chi phí sản xuất chung Nợ TK641-chi phí bán hàng Nợ TK811-chi phí hoạt động tài chính Nợ TK821-chi phí hoạt động bất thường Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Chi tiền mặt để thanh toán các khoản nợ phải trả Nợ TK311-vay ngắn hạn Nợ TK315-nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK331-phải trả người bán Nợ TK333-thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước Nợ TK334-phải trả công nhân viên Nợ TK341-vạy dài hạn Nợ TK342-nợ dài hạn Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Chi tiền mặt để hoàn trả các khoản nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn Nợ TK338 (3388)-hoàn trả tiền nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK344-hoàn trả tiền nhận ký cược, ký quỹ dài hạn Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Chi tiền mặt để ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK144-ký cược, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK244-ký cược, ký quỹ dài hạn Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Khi kiểm kê quỹ tiền mặt và có sự chênh lệch so với sổ kế toán tiền mặt nhưng chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý Nếu chênh lệch thừa-căn cứ bảng kiểm kê quỹ, kế toán ghi Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Có TK338 (3381)-tài sản thừa chờ xử lý Nếu chênh lệch thiếu-căn cứ bảng kiểm kê quỹ, kế toán ghi Nợ TK138 (1381)-tài sản thiếu chờ xử lý Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ) Kế toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ phải thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là tiền đồng Việt Nam. Đồng thời phản ánh theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết đối với các khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả bằng ngoại tệ. Việc quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam phải căn cứ vào tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ theo thông tư 77/1998/TT/BTC ngày 6.6.1998 của Bộ Tài chính về “Hướng dẫn tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam sử dụng trong hạch toán kế toán ở doanh nghiệp” thì tỷ giá dùng để quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (gọi là tỷ giá thực tế). Khi sử dụng tỷ giá hạch toán thì các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả được ghi theo tỷ giá hạch toán, Còn các tài khoản vật tư, hàng hoá, tài sản cố định, chi phí, doanh thu vẫn phải ghi theo tỷ giá thực tế phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ được phản ánh vào TK413 “chênh lệch tỷ giá”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK413 như sau: TK413 - Chênh lệch tỷ giá phát sinh - Xử lý chênh lệch tỷ giá có quyết định xử lý - Chênh lệch tỷ giá phát sinh - Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý Dư nợ: Dư có: TK413 có thể có số dư bên nợ hoặc bên có biểu hiện khoản chênh lệch tỷ giá chưa được xử lý. Nếu dư nợ biểu thị khoản chênh lệch làm giảm nguồn vốn còn dư có biểu thi khoản chênh lệch làm tăng nguồn vốn. Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ chủ yếu Trường hợp doanh nghiệp chỉ sử dụng tỷ giá thực tế Doanh thu bán chịu phải thu bằng ngoại tệ Nợ TK131: phải thu khách hàng (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải thu) Có TK511: doanh thu bán hàng Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng ngoại tệ Nợ TK111 (1112)-ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nhận nợ) Hoặc Nợ TK112 (1122)-ngoại tệ gửi ngân hàng (tỷ giá thực tế lúc thu được nợ) Có TK131-phải thu khách hàng (tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu) Có TK413-chênh lệch do tỷ giá thực tế thực tế ở thời điểm thu được nợ lớn hơn tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải thu. Trường hợp tỷ giá lúc thu được nợ nhỏ hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào bên nợ TK413. Doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ Nợ TK111 (1112)-ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK112 (1122)-ngoại tệ gửi ngân hàng (theo tỷ giá thực tế) Có TK511-doanh thu bán hàng (theo tỷ giá thực tế) Mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định phải chi bằng ngoại tệ Nợ TK151-hàng mua đi đường theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nợ TK152-nguyện vật liệu Nợ TK153-công cụ, dụng cụ Nợ TK156-hàng hoá Nợ TK211-tài sản cố định hữu hình Nợ TK213-tài sản cố định vô hình Có TK111 (1112) Hoặc Có TK112 (1122) theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ. Trường hợp tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ thì khoản chênh lệch tỷ giá được ghi vào bên nợ TK413. Các khoản chi phí phát sinh phải chi bằng ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nợ TK627-chi phí sản xuất chung Nợ TK641-chi phí bán hàng Nợ TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 811-chi phí hoạt động tài chính Nợ TK821-chi phí hoạt động bất thường Có TK111 (1112) theo tỷ giá thực tế lúc xuất ngoại tệ Hoặc Có TK112 (1122) Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ Trường hợp tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ thì khoản chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào bên nợ TK413. Phản ánh khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ về việc mua chịu vật tư, hàng hoá, tài sản cố định hoặc được cung cấp dịch vụ. theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nợ TK151, 152, 153, 156 Nợ TK211, 213, 241 Nợ TK627, 641, 642 Có TK331: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả Chi ngoại tệ để trả nợ người bán theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ Nợ TK331: theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải trả Có TK111 (1112) Có TK112 (1122) Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ Trường hợp tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả nhỏ hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ thì khoản chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào bên nợ TK413. Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán Phản ánh doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ Nợ TK111 (1112): theo tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK112 (1122): theo tỷ giá hạch toán Có TK511: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán Phản ánh doanh thu bán chịu phải thu bằng ngoại tệ Nợ TK131: theo tỷ giá hạch toán Có TK511: theo tỷ giá thực tê Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán Khách hàng trả nợ doanh nghiệp bằng ngoại tệ Nợ TK111 (1112) Nợ TK112 (1122) theo tỷ giá hạch toán Có TK131 Mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi phí phải chi bằng ngoại tệ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nợ TK151, 152, 153, 156 Nợ TK211, 213, 241 Nợ TK627, 641, 642 Có TK111 (1112), 112 (1122): theo tỷ giá hạch toán Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán - Phản ánh khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ về việc mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi phí theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nợ TK151, 152, 153, 156 Nợ TK211, 213, 241 Nợ TK627, 641, 642 Có TK331: theo tỷ giá hạch toán Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán Chi ngoại tệ để trả nợ người bán Nợ TK331 Có TK111 (1112) theo tỷ giá hạch toán Hoặc Có TK112 (1122) Điều chỉnh tỷ giá vào cuối kỳ - Cuối kỳ hạch toán, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm cuối kỳ để đánh giá lại số dư ngoại tệ của tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả. - Nếu tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng lớn hơn tỷ giá đã hạch toán trên sổ kế toán thì khoản chênh lệch tăng được kế toán ghi sổ. Chênh lệch tăng vốn bằng tiền hoặc nợ phải thu bằng ngoại tệ do tỷ giá tăng ghi Nợ TK111 (1112), 112 (1122), 131 Chênh lệch tăng nợ phải trả bằng ngoại tệ do tỷ giá tăng Nợ TK413 Có TK311, 315, 331, 341, 342 - Nếu tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá đã hạch toán trên sổ kế toán thì khoản chênh lệch giảm được kế toán ghi sổ. Chênh lệch giảm vốn bằng tiền hoặc nợ phải thu bằng ngoại tệ do tỷ giá giảm sẽ ghi: Nợ TK111 (1112), 112 (1122) Hoặc Nợ TK131 Có TK413 Chênh lệch giảm nợ phải trả bằng ngoại tệ do giảm tỷ giá, sẽ ghi: Nợ TK311, 315, 331, 341, 342 Có TK413 Kế toán tiền mặt tại quỹ là vàng bạc, đá quý Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vàng bạc, đá quý thì sử dụng TK111 (1113) để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của vàng bạc, đá quý tại quỹ doanh nghiệp. (Riêng đối với các đơn vị kinh doanh vàng bac, đá quý thì sử dụng TK 156 “hàng hoá” để theo dõi). Giá của vàng bạc, đá quý khi nhập được ghi sổ theo giá mua thực tế. Khi xuất vàng bạc, đá quý có thể tính theo giá bình quân hoặc giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, do vàng bạc, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phương pháp giá thực tế đích danh thường được sử dụng. Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì được phản ánh vào TK711 hoặc 811. Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ nhập theo giá nào hì khi xuất hoàn trả lại phải ghi theo giá đó và phải đếm số lượng, cân trọng lượng và giám định chất lượng trước khi niêm phong. Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Mua vàng bạc, đá quý nhập quỹ Nợ TK111 (1113) giá mua thực tế ghi trên hoá đơn Có TK111 (1111), 112 (1121) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng bạc, đá quý Nợ TK111 (1113): giá thực tế nhập Có TK338 (3388): nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có TK344: nhận ký cược, ký quỹ dài hạn Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng vàng bạc, đá quý Nợ TK111 (1113): giá trị thực tế khi được thanh toán Có TK131: giá trị thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu Có TK711: chênh lệch do giá thực tế lúc được thanh toán lớn hơn giá lúc ghi nhận nợ phải thu Trường hợp ngược lại thì hạch toán vào bên nợ TK811 Hoàn trả tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn bằng vàng bạc, đá quý Nợ TK338 (3388) Hoặc Nợ TK334 Có TK 111 (1113): theo tỷ giá thực tế lúc nhận ký cược, ký quỹ Xuất vàng bạc, đá quý đem ký cược, ký quỹ Nợ TK144-ký cược, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK244-ký cược, ký quỹ dài hạn Có TK111 (1113); theo tỷ giá thực tế xuất Xuất vàng bạc, đá quý để thanh toán nợ cho người bán Nợ TK331: theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải trả Có TK111 (1113): theo tỷ giá thực tế xuất Có TK711: chênh lệch do giá thực tế nhỏ hơn giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả Trường hợp ngược lại thì hạch toán vào bên nợ TK811 (Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại quỹ xem ở phần phụ lục) II.3 Hạch toán tiền gửi ngân hàng Tiền gửi ngân hàng là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác vì nó rất an toàn, thuận tiện và nhanh chóng. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với ngân h._.àng) đều phải gửi vào tài khoản tại ngân hàng. Lãi từ khoản tiền gửi ngân hàng được hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính của doanh nghiệp II.3.1 Tài khoản sử dụng Để phản ánh và giám đốc số hiện có và sự vận động của tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK112 (tiền gửi ngân hàng), tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2. - TK1121-“tiền Việt Nam”, dùng để phản ánh số hiện có và sự vận động của các khoản tiền Việt Nam gửi ngân hàng. - TK1122-“ngoại tệ”, dùng để phản ánh số hiện có và sự vận động của trị giá các loại ngoại tệ gửi ngân hàng đã quy đổi sang đồng Việt Nam. - TK1123-“vàng bạc, đá quý, kim loại quý”, dùng để phản ánh số hiện có và sự vận động của giá trị vàng bạc, đá quý, kim loại quý đang gửi ngân hàng. Kết cấu chủ yếu của TK112-“tiền gửi ngân hàng” như sau: TK112-tiền gửi ngân hàng Các khoản tiền gửi vào ngân hàng (kể cả chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân) Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng (kể cả khoản chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân) Dư cuối kỳ các khoản tiền gửi ngân hàng hiện có II.3.2 Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng - Căn cứ để hạch toán trên TK112-“tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản…) - Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch số liệu giữa sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu như đến cuối tháng mà vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân của sự chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng, còn số chênh lệch ghi vào bên nợ của TK138 “phải thu khác” (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc bên có TK338 “phải trả, phải nộp khác” (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng). Sang tháng sau, phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu để ghi sổ. - Tại các đơn vị có bộ phận phụ thuộc, cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. II.3.3 Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ Nợ TK112 (1121, 1122)-tiền gửi ngân hàng Có TK111 (1111, 1112)-tiền mặt - Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán ghi Nợ TK112 (1121, 1122)-tiền gửi ngân hàng Có TK113 (1131, 1132)-tiền đang chuyển - Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền do khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản Nợ TK112 (1121, 1122)-tiền gửi ngân hàng Có TK131-phải thu của khách hàng - Nhận lại tiền đã ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn bằng chuyển khoản, kế toán ghi Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng Có TK144-ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có TK244-ký cược, ký quỹ dài hạn - Nhận vốn góp liên doanh với các đơn vị thành viên chuyển đến bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng Có TK141-nguồn vốn kinh doanh - Doanh thu bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng hay thu nhập từ các hoạt động khác của doanh nghiệp thu bằng chuyển khoản Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng Có TK5111-doanh thu bán hàng Có TK711-thu nhập hoạt động tài chính Có TK721-thu nhập hoạt động bất thường - Căn cứ phiếu tính lãi của ngân hàng và giất báo ngân hàng phản ánh lãi tiền gửi định kỳ Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng Có TK711-thu nhập hoạt động tài chính - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK111-tiền mặt Có TK112-tiền gửi ngân hàng - Trả tiền mua vật tư, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi phí phát sinh đã được chi bằng chuyển khoản Nợ TK151, 152, 153, 156, 211, 213, 241-hàng hoá đi đường, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ… Nợ TK621, 627, 641, 642-chi phí vật liệu trực tiếp, sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK112-tiền gửi ngân hàng - Chuyển tiền gửi ngân hàng để đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn Nợ TK121-chứng khoán ngắn hạn Nợ TK128-chứng khoán dài hạn Nợ TK221-đầu tư chứng khoán dài hạn Nợ TK222- góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK228-đầu tư dài hạn khác Có TK112-tiền gửi ngân hàng - Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán cá khoản phải trả, phải nộp Nợ TK311-vay ngắn hạn Nợ TK315-nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK331-phải trả người bán Nợ TK333-thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước Nợ TK338-các khoản phải trả, phải nộp khác Nợ TK341, 342-vay dài hạn, nợ dài hạn Có TK112-tiền gửi ngân hàng - Chuyển tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK144, 244-ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Có TK112-tiền gửi ngân hàng - Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng đến cuối tháng vẫn chưa tìm được nguyên nhân thì kế toán sẽ ghi theo số liệu của ngân hàng, khoản chênh lệch thiếu thừa chờ giải quyết Nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng Nợ TK138 (1381)-giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết Có TK112-tiền gửi ngân hàng Nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng Có TK338 (32381)-giá trị tài sản thừa chờ xử lý Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ (Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp TK112 xin xem ở phần phụ lục) II.4 Hạch toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là số tiền doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc chuyển qua bưu điện để chuyển qua ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có hoặc sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ. Các trường hợp sau đây đều được tính là tiền đang chuyển. Thủ quỹ nộp tiền bán hàng thu được trong ngày vào ngân hàng. Người bán hàng nộp tiền mặt hoặc séc thẳng vào ngân hàng, không qua quỹ. Chuyển trả tiền mặt hoặc séc qua bưu điện để trả cho đơn vị khác. Thu tiền bán hàng nộp ngay khoản thuế cho kho bạc. II.4.1 Tài khoản sử dụng Để phản ánh và giám đốc tình hình hiện có và sự vận động của tiền đang chuyển, kế toán sử dụng TK113-tiền đang chuyển. Tài khoản này có hai tài khoản cấp 2. - TK1131 “tiền Việt Nam”, dùng để ghi chép số hiện có và tình hình vận động của tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. - TK1132 “ngoại tệ”, dùng để ghi chép số hiện có và tình hình vận động của tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. Kết cấu chủ yếu của tài khoản này như sau: TK113 Ghi các khoản tiền đã nộp ngân hàng, kho bạc hoặc chuyển qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng chưa nhận được giấy báo có Kết cấu chuyển vào tài khoản 112 hoặc tài khoản 311 khi nhận được giấy báo có của ngân hàng Số dư tiền đang chuyển hiện có II.4.2 Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển - Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc thông qua nhập quỹ, cuối kỳ chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kho bạc Nợ TK113-tiền đang chuyển Có TK511-doanh thu bán hàng Có TK131-phải thu khách hàng - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng Nợ TK113-tiền đang chuyển Có TK111-tiền mặt - Làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng, bưu điện thanh toán nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhận được giấy báo của đơn vị được thụ hưởng Nợ TK113-tiền đang chuyển Có TK111-tiền mặt - Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đang chuyển ở kỳ trước Nợ TK 112-tiền gửi ngân hàng Có TK111-tiền mặt - Nhận được giấy báo về khoản nợ đã được thanh toán Nợ TK331-các khoản phải trả Có TK113-tiền đang chuyển (Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển xin xem ở phần phụ lục) II.5 Biểu mẫu và sổ sách kế toán Mỗi một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều tự lựa chọncho mình một phương thức tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin kế toán. Lựa chọn được phương thức khoa học, hợp lý sẽ cung cấp thông in đầy đủ, kịp thời, chính xác các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc báo cáo kế toán gửi cấp trên. Hiện nay theo chế độ quy định có 4 hình thức sổ kế toán. Đó là sổ nhật ký chung, sổ kế toán chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký sổ cái, sổ nhật ký chứng từ. Hình thức sổ nhật ký chung sử dụng một số loại sổ sách sau: + Sổ nhật ký đặc biệt: nhật ký thu và chi tiền + Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113… + Sổ, thẻ kế toán chi tiết: mở theo yêu cầu quản lý của đơn vị Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng một số loại sổ sau: + Chứng từ ghi sổ + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113… + Sổ, thẻ kế toán chi tiết (được mở tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị) Hình thức nhật ký sổ cái sử dụng một số loại sổ sau + Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ đó là nhật ký-sổ cái + Sổ kế toán chi tiết: tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Hình thức sổ nhật ký-chứng từ sử dụng một số loại sổ sau: + Nhật ký chứng từ: mở theo bên có của các tài khoản, có thể mở một nhật ký-chứng từ cho một tài khoản hoặc nhiều tài khoản trên một chứng từ có nội dung kinh tế giống nhau. (Kế toán vốn bằng tiền sử dụng nhật ký chứng từ số 1&2) + Bảng kê: là loại sổ dùng để phản ánh bên nợ của các tài khoản, số liệu bảng kê sẽ được tập hợp lại cuối tháng vào một số nhật ký chứng từ liên quan. + Sổ chi tiết + Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113… Chương II: THựC TRạNG CÔNG TáC quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải Giới thiệu chung về công ty I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và Thương mại Công ty Xây dựng và Thương mại tiền thân là Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải trực thuộc Trường Kỹ thuật và Nghiệp vụ Giao thông Vận tải I-Bộ Giao thông Vận tải, được thành lập ngày 23/2/1991 theo Nghị định 268/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải được thành lập với mục tiêu: - Đảm bảo cơ sở thực tập, rèn luyện kỹ năng tay nghề cho học sinh, đáp ứng mục tiêu đào tạo công nhân lành nghề và cán bộ kỹ thuật theo kế hoạch của Trường. - Bổ sung kinh phí của Trường, tăng vốn tự có để đầu tư xây dựng và kiến thiết trường sở, tăng quỹ phúc lợi nhằm cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, giáo viên và học sinh. - Góp phần giải quyết việc làm cho số lao động dôi ra ngoài định biên của Trường. Công ty ra đời trong hoàn cảnh hết sức khó khăn. Đây là thời kỳ nước ta đang đẩy mạnh quá trình đổi mới, đặc biệt là quá trình tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước (từ 12.000 doanh nghiệp Nhà nước xuống còn khoảng 6.000). Sau hơn một năm hoạt động Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đã khẳng định được vị trí của mình trong cơ chế thị trường. Ngày 14/04/1993 Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải được đổi thành doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi “Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao thông” theo Quyết định số 694/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải. Sau khi thành lập, Xí nghiệp có đủ tư cách pháp nhân để hoạt động và liên tục làm ăn có hiệu quả, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Ngày 13/09/1996 Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải quyết định tách chuyển nguyên trạng doanh nghiệp Nhà nước-“Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao thông” về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải và đổi thành tên gọi Công ty Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp theo Quyết định số 2422 QĐ/TCCB-LĐ. Về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải, Công ty tuy có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển và liên tục phát triển với tốc độ cao trên tất cả mọi mặt, được lãnh đạo Bộ giao thêm nhiệm vụ, đồng thời đổi tên thành Công ty Xây dựng và Thương mại theo Quyết định số 1561/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 24/06/1998. Trong những năm qua mặc dù có rất nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường song Công ty vẫn đứng vững và phát triển với chiến lược mở rộng thị trường, thu nhận nhiều cán bộ có năng lực giỏi về làm chuyên môn. Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật thành thạo, năng động, có đội ngũ công nhân lành nghề qua nhiều năm công tác và tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực kinh tế và xã hội. Công ty Xây dựng và Thương mại có trụ sở chính tại 46 Võ Thị Sáu-Thanh Nhàn-Hai Bà Trưng-Hà Nội Điện thoại:6250950 Fax: 84-4-6250437 Tài khoản VND: 710A-00033 Tài khoản ngoại tệ: 710A-00033 Tại Ngân hàng Công thương khu vực Ba Đình-Hà Nội Công ty là đơn vị tự tổ chức và hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ. I.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải Công ty Xây dựng và Thương mại hoạt động trên một địa bàn rất rộng, lĩnh vực hoạt động cũng rất đa dạng, phong phú. Bao gồm các nhóm công việc sau: - Xây dựng công trình giao thông - Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn - Sản xuất vật liệu xây dựng - Xây dựng công trình dân dụng - Dịch vụ nhà khách (bao gồm cả ăn ở, đi lại, vận chuyển khách hàng đến sân bay, từ sân bay về nhà khách, dịch vụ hộ chiếu, visa) - Xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng - Xuất khẩu lao động - Lắp ráp xe gắn máy hai bánh, sửa chữa tân trang xe gắn máy hai bánh, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, dịch vụ vận tải hàng hoá - Bóc đất đá, san lấp mặt bằng, xây dựng công trình thuỷ lợi I.3 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Xây dựng và Thương mại Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được xem như là một hệ thống. Các bộ phận trong hệ thống này có chức năng, quyền hạn khác nhau nhưng mọi hoạt động của từng bộ phận đều hướng tới mục tiêu chung về quản lý sản xuất của cả hệ thống. Theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty thì cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc Bộ máy giúp việc Các đơn vị sản xuất I.3.1. Ban Giám đốc Thành phần Ban Giám đốc của Công ty gồm một Giám đốc và bốn Phó Giám đốc. Nhiệm vụ chính của Ban Giám đốc là điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty. Trong Ban Giám đốc thì Giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm, chỉ huy toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ huy một số phòng thông qua các Trưởng phòng. Bốn Phó Giám đốc có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo các bộ phận được phân công uỷ quyền và giúp việc cho Giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như hoạt động của các nhân viên cấp dưới. I.3.2. Bộ máy giúp việc Bộ máy giúp việc Văn phòng, các Phòng, Ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành côngviệc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. - Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước cũng như của Công ty, các chỉ thị, mệnh lệnh của Ban Giám đốc. - Tham gia đề xuất với Ban Giám đốc Công ty những chủ trương, biện pháp tăng cường công tác quản lý sản xuất kinh doanh và giải quyết những khó khăn vướng mắc trong Công ty theo quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các Phòng, Ban trong Công ty Xây dựng và Thương mại I.3.2.1 Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật Chịu trách nhiệm về các thủ tục ký hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất, cung ứng vật tư, vốn cho công trình, nghiệm thu-thanh toán với bên A, hướng dẫn các đơn vị thi công, lập thiết kế tổ chức thi công, hồ sơ thanh-quyết toán, hồ sơ hoàn công, dự toán, theo dõi chất lượng công trình, lập các hồ sơ đấu thầu, quản lý hồ sơ thi công, báo cáo lên Giám đốc Công ty tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thiết bị của Công ty và tổ chức khai thác các thiết bị đó, giám sát tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị sản xuất, lập kế hoạch điều phối máy cho sản xuất, kế hoạch sản xuất, sửa chữa, bảo dưỡng máy và tính toán khấu hao. I.3.2.2 Phòng Kế toán-Tài vụ Giám sát tình hình thu chi của các đội thi công của Công ty thông qua ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định của Nhà nước về chế độ quản lý tài chính trong doanh nghiệp, thừa lệnh Giám đốc quản lý và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả, tổ chức huy động vốn cho sản xuất của Công ty, tham mưu cho Giám đốc về vấn đề liên quan đến chức năng, quyền hạn của mình. I.3.2.3 Phòng Tổ chức-Lao động tiền lương Quản lý lao động và tiền lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty, theo dõi giám sát tình hình lao động tiền lương của các đội sản xuất, lập kế hoạch lao động tiền lương và tham mưu cho Giám đốc các vấn đề có liên quan Đảm bảo, bảo quản công văn giấy tờ, con dấu và khánh tiết của Công ty Phụ trách công tác tổng hợp như tổ chức hành chính, bảo vệ, đời sống.. I.3.2.4 Phòng Kinh doanh và xuất-nhập khẩu Có nhiệm vụ định hướng, lập kế hoạch về xuất nhập khẩu Mở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước Kiểm tra các thủ tục xuất nhập khẩu Xét các phương án xuất nhập khẩu, tham mưu cho ra quyết định Cùng với Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật lập dự án, nhập máy móc, thiết bị cho Công ty. I.3.3 Các đơn vị sản xuất Là các đơn vị trực thuộc Công ty, trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất. Chịu sự chỉ đạo của Ban điều hành Công ty. Thành phần gồm có 4 Xí nghiệp Xây dựng và Kinh doanh tổng hợp, 1 Chi nhánh, 11 Đội công trình a. Xí nghiệp Xây dựng Giao thông số 1 Trụ sở: 17 Hoàng Văn Thái-Thanh Xuân-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng công trình giao thông b. Xí nghiệp Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp Trụ sở: 80 Trần Hưng Đạo (trong Cơ quan Bộ Giao thông Vận tải) Nhiệm vụ chủ yếu: - Xây dựng công trình giao thông dân dụng - Dịch vụ nhà khách phục vụ Văn phòng Bộ Xuất khẩu lao động và làm một số dịch vụ khác c. Xí nghiệp Sản xuất hàng xuất nhập khẩu và Kinh doanh tổng hợp Trụ sở: 405 Giải Phóng-Thanh Xuân-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu: - Xuất nhập khẩu và kinh doanh hàng hoá, máy móc, thiết bị - Khai thác than tại Quảng Ninh d. Xí nghiệp Xây dựng công trình và Xuất khẩu lao động Trụ sở: A18 Nguyên Hồng-Đống Đa-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu: - Xuất khẩu lao động Xây dựng công trình dân dụng và giao thông e. Xí nghiệp Kinh doanh xuất nhập khẩu (trực thuộc Chi nhánh phía Nam) Trụ sở: 92 Nam Kỳ Khởi Nghĩa-Quận I-TP.HCM Nhiệm vụ chủ yếu: Xuất nhập khẩu hàng hoá, thiết bị g. Các đội công trình: gồm 10 đội công trình hoạt động rải rác trên hầu hết các tỉnh của cả nước. I.4 Tổ chức kế toán của Công ty Xây dựng và Thương mại I.4.1 Tổ chức phần hành kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành một hệ thống đầy đủ với những thành phần riêng biệt nhằm tổ chức, quản lý tài chính-vốn kinh doanh của công ty. Phòng Kế toán-tài vụ có chức năng theo dõi chi tiết, tổng hợp tất cả các nguồn thu-chi liên quan đến vốn bằng tiền và lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán nhằm cung cấp thông tin về chi phí, giá thành, lãi lỗ... một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho công tác quản trị tại công ty. Từ đó ban lãnh đạo công ty sẽ có những quyết định chính xác hơn cho việc phát triển kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của công ty với từng chức năng riêng biệt được tổ chức một cách tập trung. Kế toán trưởng và các nhân viên của mình cùng làm việc trong một không gian với cách bố trí vị trí cuả từng thành viên hết sức hợp lý. Mọi người có thể kiểm tra, trao đổi thông tin với nhau. Không khí cởi mở, chan hoà và thân mật bao trùm toàn bộ phòng. Do đó hiệu quả làm việc rất cao. Phòng Kế toán-tài vụ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Bộ máy kế toán gồm 13 người, bao gồm: 1 trưởng phòng kiêm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán chuyên quản. Như vậy, ta thấy bộ máy kế toán của công ty có phần nào cồng kềnh. Nhưng do đặc điểm kinh doanh, thương mại, xây dựng của công ty hết sức rộng lớn và phức tạp do đó việc phân chia thành từng phần hành với một đội ngũ tương đối lớn là cần thiết. Do đó, đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên môn, kế toán viên năng động, hiệu quả. Ta có sơ đồ bộ máy kế toán của công ty như sau I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng Công ty Xây dựng và Thương mại là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải. Do đó, hệ thống tài khoản kế toán của công ty đã và đang sử theo QĐ1141/BTC. Hình thức sổ sách kế toán được áp dụng trong công ty là hình thức chứng từ ghi sổ. Bao gồm các loại sổ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Định kỳ mở sổ cái là một năm. Định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết được mở theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. II. Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại II.1 Đặc điểm lưu chuyển tiền tệ tại công ty Công ty Xây dựng và Thương mại hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực và địa bàn hoạt động cũng rất đa dạng: xây lắp, sản xuất công nghiệp, hoạt động xuất nhập khẩu (trong đó bao gồm cả xuất khẩu lao động), dịch vụ tổng hợp. Bởi vậy, lượng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền cũng rất đa dạng và phong phú. Do hoạt động của công ty đa dạng, liên quan đến cả hoạt động xuất nhập khẩu nên lượng tiền lưu chuyển trong công ty diễn ra liên tục, phát sinh nhiều ngoại tệ. Có thể khái quát lưu chuyển vốn bằng tiền trong công ty như sau: Hoạt động sản xuất kinh doanh + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động xuất nhập khẩu + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động đầu tư + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động tài chính + Dòng thu + Dòng chi Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ Cụ thể như sau: II.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh * Dòng thu: Thu bán hàng (bán cấu kiện bê tông, vật liệu xây dựng…) Thu từ các công trình xây dựng dân dụng Thu từ nợ phải thu Các khoản thu khác * Dòng chi Các khoản phải trả cho người bán Các khoản phải trả cho công nhân viên Các khoản phải trả cho nhà nước Các khoản nợ phải trả Các khoản phải trả khác II.1.2 Hoạt động xuất nhập khẩu * Dòng thu Thu bán vật tư, máy móc thiết bị, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng Thu lệ phí xuất khẩu lao động Thu từ nợ phải thu Các khoản thu khác * Dòng chi Các khoản phải trả cho nhà xuất khẩu Các khoản thuế phải nộp Các khoản nợ phải trả Các khoản phải trả khác II.1.3 Hoạt động đầu tư * Dòng thu Thu hồi từ các khoản đầu tư Lãi đầu tư vào các đơn vị khác Thu do bán tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định.. * Dòng chi Đầu tư vào các đơn vị khác Mua sắm tài sản cố định II.1.4 Hoạt động tài chính * Dòng thu Tiền thu do đi vay Tiền thu do nhận góp vốn Tiền thu từ lãi tiền gửi * Dòng chi Tiền trả nợ vay Tiền hoàn vốn cho chủ sở hữu Chi hoạt động tài chính II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong công ty Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được lập thành các chứng từ. Các chứng từ này sau khi đã được hợp thức hoá (đủ dấu, chữ ký của những người có liên quan ..) sẽ trở thành chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm: Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh toán, thanh lý Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ khách hàng Các văn bản đã được ký duyệt về việc chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ, hoá đơn liên quan. * Trình tự luân chuyển của phiếu thu Người nộp tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ viết phiếu thu, ký, họ tên ký họ tên thu tiền ghi sổ quỹ, ký, họ tên ghi chi tiết, sổ cái tài khoản tiền mặt * Trình tự luân chuyển của phiếu chi Người nhận tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ viết phiếu chi ký họ tên Kiểm tra, duyệt, ký họ tên Chi tiền, vào sổ quỹ, ký họ tên Vào sổ chi tiết, sổ cái TK111 thủ trưởng đơn vị ký họ tên, duyệt Theo nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ thì khi kế toán viên lập phiếu thu, chi, được kế toán trưởng và cấp trên ký duyệt tức là chứng từ đã được hoàn tất, kế toán viên có đầy đủ căn cứ để cập nhật số liệu vào chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, để đảm bảo độ chính xác cao, tránh những sai xót có thể xảy ra, kế toán tiền mặt chỉ hạch toán vào sổ khi thủ quỹ đã thực hiện xong việc xuất, nhập tiền theo nội dung của phiếu. Đảm bảo chính xác hơn, thường sau mỗi ngày có phát sinh tiền mặt tại quỹ thì kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ thực hiện đối chiếu chứng từ xem có trùng khớp nhau không. Làm như vậy cuối kỳ kiểm kê kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ đỡ vất vả hơn trong việc tính toán và xử lý chênh lệch đó. Đó là công việc hạch toán tiền mặt tại quỹ. Còn đối với hạch toán tiền gửi ngân hàng thì căn cứ ghi sổ là phần số liệu phản ánh trên sổ số dư khách hàng, còn gọi là sổ phụ ngân hàng. Có thể thấy được mối quan hệ thông tin chính giữa kế toán công ty và kế toán ngân hàng là sổ phụ ngân hàng. Mọi phát sinh tăng giảm nội tệ, ngoại tệ trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty đều được phản ánh chi tiết ở phần nợ, có ở sổ phụ ngân hàng. Kế toán tiền gửi sẽ chỉ căn cứ vào số liệu trên sổ và các chứng từ hợp lệ đi kèm để hạch toán và cập nhật vào chứng từ ghi sổ. Như vậy thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu đến khi hạch toán tiền gửi thường diễn ra từ 1-2 ngày, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán và cách làm việc của kế toán công ty và kế toán ngân hàng. Cuối kỳ kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ theo đối tượng quản lý (thu tiền mặt, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái. Chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán chi tiết sẽ được tập hợp và đưa vào lưu trữ như sau: một bản sẽ được lưu trữ trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản được đóng lại thành tập và lưu trữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ ghi sổ được đóng lại thành tập theo từng quý và trình tự số, mỗi tập có một bìa ghi. Chứng từ ghi sổ Quý … năm 200… Từ số…. đến số…. Các chứng từ được lưu trữ, bảo quản, hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. Thực tế cho thấy, chứng từ luân chuyển trong Công ty Xây dựng và Thương mại hết sức chặt chẽ và hợp lý, tuân thủ đúng nguyên tắc. Bằng những xác nhận và chữ ký của Ban Giám đốc, trưởng bộ phận có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và bộ phận kế toán đã kiểm soát được một cách chặt chẽ những khoản thu, chi liên quan đến vốn bằng tiền của công ty, tránh được tình trạng làm việc quan liêu, thu chi bừa bãi, làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh. Bên cạnh đó còn giúp cho việc quản lý tài chính của cấp trên tốt hơn khi đã nắm rõ được tình hình hoạt động và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong công ty. II.3 Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải II.3.1 Hạch toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt tại quỹ của công ty dùng để trả lương, thưởng cho các cán bộ, công nhân viên trong công ty và để chi tiêu mua sắm.. tuỳ thuộc vào thời kỳ phát sinh và kế hoạch chi tiêu mà xác định lượng tiền tồn quỹ. Nếu có nhu cầu phát sinh lớn, kế toán tiền mặt sẽ viết séc để thủ quỹ đi rút tiền ở ngân hàng. Trong hoạt động hàng ngày của công ty, phát sinh những dòng tiền thu, chi. Nếu tiền mặt tại quỹ quá lớn thì thủ quỹ sẽ xin ý kiến kế toán trưởng, tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu sắp tới để gửi bớt tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty. Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng TK111-“tiền mặt” để hạch toán. công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: TK1111: tiền Việt Nam TK1112: tiền ngoại tệ TK1113: thẻ visa TK1114: ngân phiếu Hàng ngày, căn cứ vào các kế hoạch thu, chi, các hợp đồng… kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu, chi tương ứng theo mẫu của công ty. * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt chủ yếu là từ các hoạt động thu như doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, thu từ nợ phải thu… khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu trình kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán tiến hành định khoản vào chứng từ ghi sổ. Phiếu thu của công ty có một số loại như sau: Phiếu thu tiền mặt VND Phiếu thu tiền mặt USD Phiếu thu ngân phiếu VND Phiếu thu được lập thành 3 liên, một được lưu tại bảng tổng hợp chứng từ gốc, một được đính kèm trong sổ quỹ “thu tiền mặt”, một do người nộp tiền giữ. Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán tiền mặt tiến hành vào chứng từ ghi sổ: Nợ TK111 (1112, 1113, 1114): tiền mặt Có TK112: rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Có TK511: doanh thu bán hàng Có TK131: thu các khoản nợ phải thu của khách hàng * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm tiền mặt Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, các lệnh ghi giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng… đã hợp lệ, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi, chuyển cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ. Phiếu chi bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc. Nguyên tắc này giúp kiểm soát được các khoản chi, đảm bảo thực hiện đúng chế độ. Sau khi thủ quỹ chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành vào chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt trong quỹ Nợ TK112: tiền gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK331: trả tiền cho người cung cấp Nợ TK334: trả lương cho công nhân viên Nợ TK141: chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác Nợ TK152, 153, 156: mua vật tư, hàng hoá Nợ TK211: chi tiền mua sắm tài sản cố định Có TK111 (1111, 1112, 1113, 1114) Trong tháng 1 năm 2002 ở Công ty phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như sau: Rút tiền gửi ngân hàng về qũy tiền mặt: 20.000.000 đồng Giấy đề nghị xin tạm ứng của cán bộ Hoa, số tiền: 10.000.000 đồng Thu tiền bán sản phẩm cho khách hàng: 15.000.000 đồng Thu tiền của công ty A: 30.000.000 đồng Chi tiền lương kỳ I cho công nhân viên: 40.000.000 đồng Kế toán tiền mặt căn cứ vào số thu thực tế lập phiếu thu theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu thu xin xe._.