Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

g tác này. Và quản lý dự án cũng mang lại hiệu quả nâng cao chất lượng các công trình, giảm thiểu rủi ro cho các dự án của doanh nghiệp. Khi công tác quản lý dự án được quan tâm đúng mực, các dự án của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao hơn, mang lại lợi nhuận nhiều hơn cho doanh nghiệp, nần cao uy tín của các doanh nghiệp. Vì vậy, hiệu quả của các dự án của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý dự án. Bên cạnh đó, công tác quản lý dự án còn tồn tại một số hạn chế như quá trình quản lý chưa được hoàn thiện. Vì vậy, các doanh nghiệp đôi khi áp dụng sai các quy chế quản lý dự án, hay quy trình quản lý không phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Điều này làm cho công tác quản lý chưa mang lại hiệu quả cao cho các dự án. Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM người viết nhận thấy công tác quản lý dự án tại công ty tuy đạt được những hiệu quả lớn, nhưng vẫn còn tồn tại một số những hạn chế cần được quan tâm hơn nữa. Với kiến thức đã được học trong trường và kinh nghiệm thu thập được trong thời gian thực tập tại công ty, người viết chọn nghiên cứu chuyên đề “Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM”. Cơ cấu bài viết gồm 2 chương: Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM. Chương 2: Định hướng và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty. Trong khoảng thời gian không dài thực tập tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn TS. Đinh Đào Ánh Thủy và sự chỉ bảo tận tình những kiến thức thực tế của Ban lãnh đạo, các cán bộ công nhân viên tại công ty INTRACOM người viết đã hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Trong quá trình thực tập và tìm hiểu, do thời gian thực tập không nhiều, các kiến thức kinh nghiệm thực tế người viết chưa có, tuy đã cố gắng rất nhiều, song bài viết không tránh khỏi những sai sót, người viết kính mong nhận được sự đánh giá đóng góp ý kiến của cô giáo hướng dẫn và các anh chị trong công ty để bài viết thực sự là một tài liệu tốt góp phần nào nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án tại các doanh nghiệp. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội tháng 05 năm 2010 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Ngoan  Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM Tổng quan chung về công ty INTRACOM và tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty. Tổng quan chung về công ty INTRACOM Quá trình hình thành, các ngành nghề kinh doanh chính của công ty Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM tiền thân là Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước. Chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006. Công ty hoạt động theo nhiều ngành nghề lĩnh vực như xây dựng và kinh doanh bất động sản đầu tư quản lý dự án xây dựng và lắp đặt các công trình, tư vấn, kinh doanh dịch vụ và một số ngành khác, phấn đấu trở thành một công ty lớn mạnh có tiềm lực cũng như uy tín ngày một nâng cao. Tình hình đầu tư phát triển của công ty những năm qua 1.2.1 Các hoạt động đầu tư trong nội bộ công ty Đầu tư vào nguồn nhân lực Có thể nói ở các công ty thì nguồn nhân lực đóng vai trò ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm mà công ty đó tạo ra vì vậy công ty luôn chú trọng tới việc đầu tư vào nguồn nhân lực. Đầu tư mua sắm trang thiết bị, hoàn thiện cơ sở vật chất trong công ty Là công ty chuyên đầu tư xây dựng các công trình nhà ở và thuỷ điện vì vậy công ty luôn chú trọng đầu tư vào nâng cao hệ thống trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả cho người lao động, cũng như đảm bảo chất lượng các công trình và theo kịp tiến độ mà khách hàng yêu cầu. 1.2.2 Đầu tư ra ngoài công ty Đầu tư vào lĩnh vực xây dựng luôn là tôn chỉ, là hướng đi chính cho công ty từ khi thành lập cho tới nay. Việc đầu tư vào các công trình xây dựng luôn được đầu tư đúng mức với nguồn vốn tự có của công ty và nguồn vốn đi vay ngân hàng. Các công trình xây dựng cũng mang lại đa phần lợi nhuận cho công ty. Đầu tư cho các công trình xây dựng thường chiếm 75% quỹ đầu tư của công ty, với các công trình thuỷ điện hay nhà ở, số vốn cần lớn vì vậy công ty cũng có những chính sách đầu tư với tỷ lệ vốn phù hợp cho từng công trình mà công ty thực hiện. Tình hình xây dựng nhà ở tại công ty 2.1 Vai trò của xây dựng nhà ở đối với tình hình kinh doanh của công ty Đầu tư xây dựng nhà ở là một trong hai mảng sản xuất kinh doanh của công ty, mang lại lợi nhuận lớn cho công ty, là thế mạnh của công ty, khẳng định vị thế của công ty trên thương trường. Hoạt động đầu tư xây dựng nhà ở luôn được công ty quan tâm nhiều nhất, do đây là hoạt động mũi nhọn của công ty, đi cùng sự hình thành và phát triển công ty. Từ công tác nghiên cứu các dự án chuẩn bị đầu tư, cho tới việc thực hiện các dự án và quản lý vận hành các dự án đó. Các dự án nhà ở của công ty thường là các dự án xây chung cư và văn phòng cho thuê, bên cạnh đó là những biệt thự thấp tầng. Đa phần các dự án không phải là nguồn vốn nhà nước, mà là nguồn vốn của công ty và các nguồn vốn vay ngân hàng cũng như các nguồn mà công ty huy động được. Việc quản lý dự án đang được công ty thực hiện với nhiều dự án, trong đó dự án nhà luôn được quan tâm nhiều nhất do đặc thù xây dựng nhà đa phần là để bán và các văn phòng cho thuê, vì vậy việc quản lý đặt ra rất cấp thiết. 2.2 Các dự án nhà ở tiêu biểu của công ty trong các năm qua Các dự án nhà mà công ty đã và đang thực hiện trong thời gian vừa qua Bảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý STT Tên dự án Tên thường gọi Địa điểm ĐT Tổng mức ĐT 1 Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở để bán Dự án BĐS – Intracom 1 Xã Trung Văn - Từ Liêm – Hà Nội 625 tỷ đồng 2 Dự án văn phòng, nhà ở tái định cư, nhà ở để bán Dự án BĐS – Intracom 2 Xã Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội 212 tỷ đồng 3 Dự án nhà ở cho giáo viên, cán bộ CNV học viện cảnh sát Dự án BĐS – Intracom 3 Cổ Nhuế - Từ Liêm – Hà Nội 4 Dự án nhà ở Intracom 4 cho người có thu nhập thấp Dự án BĐS – Intracom 4 Xã Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội 5 Dự án khu nhà ở Intracom 5 Dự án BĐS – Intracom 5 Khu đô thị mới Xuân Phương - Từ Liêm – Hà Nội 180 tỷ đồng 6 Dự án chung cư Xuân Phương – Intracom 6 Dự án BĐS – Intracom 6 Khu đô thị mới Xuân Phương - Từ Liêm – Hà Nội 211 tỷ đồng 7 Dự án nhà ở cao tầng kết hợp văn phòng Dự án BĐS – Intracom 7 Xã Vĩnh Ngọc – Đông Anh – Hà Nội 8 Dự án xây dựng nhà để bán Dự án BĐS – Intracom 9 Mạc Thị Bưởi – Hai Bà Trưng – Hà Nội 10 Dự án công ty 208 - INTRACOM Dự án BĐS – Intracom Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội 11 Dự án xây nhà ở và văn phòng cho thuê Dự án BĐS – Intracom số 9 Lê Đại Hành – Ninh Bình (Nguồn: Phòng dự án nhà 1) Thực trạng công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM Khái quát tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty các năm qua Tình hình xây dựng nhà ở của công ty các năm qua có sự phát triển đáng kể khi công ty đã nhận thấy vai trò của việc xây dựng nhà ở đối với tình hình phát triển của công ty. Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện các dự án. Việc quản lý dự án giúp cho công ty có thể kiểm soát tình hình sử dụng vốn, nhân lực, nguồn lực của dự án, tiến độ các công trình… Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đứng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện dự án nói chung và các dự án nhà ở nói riêng. Bởi vì mỗi dự án đều sử dụng một nguồn lực riêng, mà đa phần các nguồn lực rất lớn, vì vậy sẽ là không hoàn thành được các mục tiêu đã đề ra cho các dự án nếu không có một kế hoạch quản lý phù hợp. Bên cạnh đó thời gian thực hiện các dự án thường dài do đó quản lý dự án sẽ điều phối các nguồn lực cũng như thời gian một cách hợp lý. Mỗi dự án thường gồm nhiều khâu rất phức tạp và có tính chất công việc, nguồn lực, thời gian, tiến độ và nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy việc quản lý dự án cho phép liên kết các bộ phận, các khâu với nhau, tạo ra một dự án liền mạch. Hoạt động quản lý dự án nhà ở tại công ty được hiện một cách thường xuyên. Việc quản lý các dự án nhà ở được ban quản lý dự án phối hợp cùng các phòng dự án nhà và các phòng ban khác thực hiện. Quản lý diễn ra trên mọi mặt của dự án, nó có tác dụng gắn kết các phần các bộ phận của dự án với nhau, làm cho dự án hoạt động một cách linh hoạt và có hệ thống. Hoạt động quản lý dự án được tiến hành qua tất cả các giai đoạn của dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện dự án đầu tư, giai đoạn nghiệm thu công trình tới giai đoạn dịch vụ khi vận hành và khai thác dự án. Các nội dung của quản lý dự án bao gồm: lập kế hoạch tổng thể dự án; quản lý phạm vi; quản lý thời gian và tiến độ dự án; quản lý chất lượng dự án; quản lý chi phí; quản lý hoạt động cung ứng mua bán; quản lý rủi ro dự án; quản lý nhân lực; quản lý thông tin. Theo nghị định 12/2009/NĐ-CP của chính phủ thì quản lý thi công xây dựng công trình bao gồm: quản lý chất lượng xây dựng; quản lý tiến độ xây dựng; quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình; quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng; quản lý môi trường xây dựng. Tuy nhiên, việc quản lý dự án nhà ở thường đơn giản hơn so với các dự án khác, do dự án nhà ở đa phần là các dự án là nguồn vốn tự có và vốn vay, rất ít dự án sử dụng vốn nhà nước vì vậy việc quản lý dự án cũng dễ dàng và thuận tiện hơn. Công tác quản lý dự án đã và đang được công ty thực hiện với tất cả các dự án nhà ở tại công ty, các dự án do công ty làm chủ đầu tư, cũng như các dự án do tổng công ty là chủ đầu tư, công ty chỉ là đơn vị chỉ định thực hiện các dự án đó. Tuy nhiên, việc quản lý mỗi dự án nhà ở khác nhau là khác nhau, do đặc thù của mỗi dự án ở có các mục tiêu khác nhau, địa điểm khác nhau, nguồn vốn khác nhau, hướng tới các đối tượng khác nhau … Vì vậy, với mỗi dự án công ty cần có một chiến lược quản lý dự án phù hợp với từng dự án đó. Các mô hình quản lý hoạt động xây dựng nhà ở tại công ty Đa phần các dự án do công ty tự làm chủ đầu tư, một số còn lại là các dự án do tổng công ty làm chủ đầu tư, uỷ nhiệm cho công ty làm chủ đầu tư thứ phát, thực hiện và quản lý các dự án đó. Với mỗi dự án, công ty luôn thành lập một ban quản lý dự án. Ban quản lý cũng được công ty quản lý và giám sát các hoạt động quản lý dự án. Có vị trí tương ứng với một phòng ban trong công ty, thực hiện các nghĩa vụ và trách nhiệm như một phòng ban chính. Đa phần các dự án sẽ có một ban quản lý dự án riêng, gồm nhân sự trong ban quản lý dự án và các phòng đầu tư dự án nhà 1, 2. Tổ chức thực hiện và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị công ty và Giám đốc công ty nhằm hướng các dự án của công ty được quản lý theo hình thức “ Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án”. Sơ đồ tổ chức quản lý dự án: Cơ cấu tổ chức quản lý dự án, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Tổ chức quản lý dự án của công ty (Nguồn: BQL dự án1) TT Trách nhiệm Nội dung I Ban quản lý dự án (BQLDA) Công tác chuẩn bị 1 KSDA Kiểm tra, lập báo cáo CĐT về điều kiện khởi công XD công trình 2 BQLDA Lập DT chi phí QLDA/Lập KH đấu thầu II P.KH-KT hoặc Tổ thẩm định đấu thầu Thẩm định 1 HĐQT Công ty Không đạt Phê duyệt 2 BQLDA Lựa chọn nhà thầu thi công 3 Tổ thẩm định đấu thầu Thẩm định 4 HĐQT hoặc Giám đốc Công ty Phê duyệt Không đạt III Chủ đầu tư, BQLDA, Nhà thầu thi công Khởi công XD/Thi công XD 1 BQLDA, Tư vấn giám sát (TVGS), Nhà thầu thi công Quản lý hợp đồng Quản lý giám sát Quản lý thi công 2 KSDA, TVGS, Nhà thầu thi công GS ATLĐ, VSMT Giám sát tiến độ GS chất lượng 3 TVGS, Kỹ thuật của Nhà thầu TC (KTTC) Tổ chức nghiệm thu vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sãn trước khi đưa vào công trình Không đạt 4 TVGS, KTTC, KSDA Tổ chức nghiệm thu công việc 5 PTrách TVGS, KTTC, KSDA Tổ chức nghiệm thu bộ phận, giai đoạn TC công trình 6 PGĐPT, KSDA, ĐD theo PL và PTTVGS, ĐD Nhà thầu TC và KTTC Tổ chức nghiệm thu hạng mục/công trình 7 KSDA, Tư vấn giám sát, Nhà thầu TC Tập hợp hồ sơ pháp lý, QLCL 8 Nhà thầu chứng nhận sự phù hợp chất lượng CT Chứng nhận sự phù hợp chất lượng CT 9 Chủ đầu tư, KSDA, ĐD theo PL và PTTVGS, Nhà thầu TC, Nhà thầu Thiết kế Ng.thu bàn giao đưa dự án vào sử dụng 10 Chủ đầu tư, BQLDA, Nhà thầu thi công Báo cáo quyết toán dự án 11 Chủ đầu tư, BQLDA, Nhà thầu thi công Tổng kết, thanh lý hợp đồng Nhiệm vụ của các phòng ban: trong công tác quản lý dự án mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng tạo thành một thể thống nhất để thực hiện các liên tục các công việc: - Ban quản lý dự án: nhiệm vụ của ban quản lý dự án là phối hợp cùng với các phòng ban khác thực hiện nhiệm vụ quản lý các dự án mà công ty làm chủ đầu tư cũng như tổng thầu. Ban quản lý dự án có nhiệm vụ chính như sau: + Giải phóng mặt bằng, nhận giao đất và chuẩn bị mặt bằng cho dự án. Công tác giải phóng và bàn giao mặt bằng được ban quản lý dự án thực hiện trong thời kì đầu thực hiện dự án. + Giám sát thi công xây dựng công trình: việc giám sát thi công xây dựng công trình được ban quản lý dự án thực hiện một cách thường xuyên và có hệ thống. Việc thi công công trình như thế nào, chất lượng của công trình, thời gian tiến độ công trình, phụ thuộc vào giai đoạn thi công công trình vì vậy ban quản lý dự án luôn chú trọng giám sát thi công để tạo hiệu quả tốt nhất cho dự án. + Nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình: khi công trình thực hiện xong, việc nghiệm thu bàn giao công trình cho khách hàng theo hợp đồng sẽ được ban quản lý dự án thực hiện. Nghiệm thu bàn giao công trình phải được thực hiện theo các bước đã định, theo một trình tự nhất định để đảm bảo cho công tác nghiệm thu đạt hiệu quả, mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất. + Quản lý chất lượng tiến độ công trình cũng như vệ sinh an toàn lao động công trình xây dựng. + Xây dựng chiến lược cho từng giai đoạn của dự án. + Báo cáo chủ đầu tư và một số bộ phận liên quan về tình hình thực hiện các công việc của dự án, tiến độ thực hiện dự án, tiến độ giải ngân nguồn vốn, tình hình sử dụng nguồn nhân lực hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng như khi hoàn thành xong một giai đoạn. Báo cáo quyết toán dự án nghiệm thu công trình cho chủ đầu tư và khách hàng. + Thực hiện một số công tác khác liên quan tới dự án - Các phòng ban khác: các phòng ban chức năng trong công ty thực hiện nhiệm vụ của mình để trợ giúp cho ban quản lý dự án trong các công tác nghiệp vụ để dự án có thể thực hiện đúng theo tiến độ và những mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ của các phòng ban chủ yếu là như sau: + Chuẩn bị đầu tư. + Lập dự án kinh doanh, tiếp thị sản phẩm và cách huy động vốn. + Kiểm tra kiểm soát chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc, cũng như thu xếp nguồn vốn cho dự án đảm bảo nguồn vốn của dự án luôn được thực hiện một cách liên tục. Nội dung quản lý dự án nhà ở tại công ty 3.1 Lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án: là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đã xác định của dự án. Công ty lập các kế hoạch tổng thể cho các dự án nhà ở, các kế hoạch chi tiết cho từng nội dung của dự án. Công tác lập kế hoạch sẽ do phòng dự án nhà thực hiện. Kế hoạch sau khi được lập sẽ được trình ban giám đốc xem xét và phê duyệt. - Lập kế hoạch tổng thể cho dự án nhà ở: kế hoạch tổng thể là một kế hoạch bao quát các nội dung của dự án. Lập kế hoạch tổng thể bao gồm những nội dung chủ yếu sau: + Đưa ra sự cần thiết và mục tiêu của dự án một cách tổng quan nhất. + Địa điểm xây dựng dự án cũng như điều kiện của khu đất, phân tích các điều kiện của khu đất, và tính phù hợp khi thực hiện dự án trên khu đất. + Phương hướng giải phóng mặt bằng trên điều kiện đã phân tích những đặc điểm của khu đất. + Hình thức đầu tư của dự án. + Các nguồn vốn đầu tư cho dự án, kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh toán các nguốn vốn huy động được. + Tiến độ thực hiện dự án. Đa phần các kế hoạch tổng thể của dự án nhà của công ty được lập một cách khá tốt, phù hợp với các dự án và phát huy việc thực hiện các dự án theo đúng kế hoạch và nguồn lực đã đề ra. Từ đó tạo điều kiện cho các bộ phận khác thực hiện các kế hoạch chi tiết hơn cho dự án như: kế hoạch thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, quản lý chất lượng dự án, quản lý kế hoạch doanh thu. - Kế hoạch về thời gian của dự án: kế hoạch về thời gian là việc dự tính thời gian cụ thể, các mốc thời gian sau: + Thời gian bắt đầu và kết thúc, khoảng thời gian thực hiện dự án. + Thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc. + Mối quan hệ trước – sau, cũng như thời gian hoàn thành công việc trước để làm các công việc tiếp theo. Kế hoạch thời gian được phòng dự án nhà lập một cách có hệ thống kĩ lưỡng và chính xác, bởi kế hoạch thời gian có ảnh hưởng lớn tới các nguồn lực cũng như chất lượng của dự án. Dựa vào kinh nghiệm về các dự án đã làm, cũng như yêu cầu về thời gian để đảm bảo chất lượng cho các công trình, nhân sự của phòng Dự án nhà sẽ lập kế hoạch thời gian cho dự án theo quy mô của từng dự án, chất lượng yêu cầu riêng của khách hàng hay nhà tài trợ đối với dự án đó mà lập ra một kế hoạch thời gian phù hợp cho từng dự án. Kế hoạch thời gian sẽ được thể hiện bằng sơ đồ Gantt, phân tách công việc, và tiến độ các công việc. - Kế hoạch về quản lý chất lượng của dự án: trong quá trình chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn vận hành dự án, công ty luôn phải chú trọng tới chất lượng của dự án. Đảm bảo chất lượng các công trình, giúp công ty tạo uy tín cho khách hàng và bạn hàng, tạo tính cạnh tranh tốt với các đối thủ, khẳng định vị thế của công ty trên thương trường. Việc lập kế hoạch chất lượng của dự án là đưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với toàn dự án, các hạng mục của công trình, và các công việc của từng dự án, qua đó không chỉ chủ đầu tư mà những người có liên quan tới dự án, như nhà tài trợ, khách hàng và các cơ quan có thẩm quyền biết, theo dõi và quản lý chất lượng dự án. - Kế hoạch phân phối nguồn lực cho các dự án: từ tiến độ của dự án, ngân sách của dự án và yêu cầu chất lượng của dự án, phòng dự án sẽ lập kế hoạch phân phối nguồn lực cho dự án, nguồn nhân lực và nguồn vốn cho dự án phải được phân phối cho từng giai đoạn của dự án phù hợp với tính chất và khối lượng công việc của các giai đoạn đó qua đó đảm bảo tiến độ cho dự án tốt hơn. + Phân phối nguồn nhân lực cho dự án: dự tính số lao động cho dự án cũng như cho từng giai đoạn, từng công việc của dự án, chất lượng nguồn nhân lực phù hợp với từng công việc của dự án. + Phân phối nguồn vốn cho dự án: nguồn vốn của dự án sẽ được xác định trong phần kế hoạch chi phí của dự án, nguồn vốn cho tổng thể dự án, cũng như cho từng hạng mục công trình, từng công việc của dự án, qua đó có phương hướng thu xếp nguồn vốn trong suốt quá trình của dự án, cũng như các giai đoạn, các công việc của dự án. Dự trù các thay đổi trong nguồn vốn và hướng giải quyết các thay đổi sao cho không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án. + Máy móc thiết bị, công cụ thi công, dụng cụ phục vụ cho dự án: Nguồn lực của dự án trong đó máy móc thiết bị giữ vai trò quan trọng, đảm bảo tiến độ của dự án. Vì vậy cần có hướng thuê mua máy móc thiết bị phục vụ cho dự án. Phòng dự án nhà có nhiệm vụ tính toán mức sử dụng máy móc cho dự án, từng giai đoạn của dự án, cũng như các công việc. - Kế hoạch chi phí cho dự án nhà ở: lập kế hoạch chi phí cho dự án là một trong những công việc được đặt lên hàng đầu khi lập kế hoạch cho dự án. Bao gồm các công việc sau: + Tính tổng mức đầu tư của dự án. + Tính các chi phi cho từng hạng mục, từng giai đoạn của dự án bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng, chi phí quản lý dự án, chi phí bảo hiểm cho công trình, chi phí thẩm tra dự án, thẩm tra các hạng mục công trình, chi phí kiểm soát công trình dự án, chi phí lãi vay, chi phí khấu hao, chi phí tư vấn đầu tư, xây dựng, chi phí dự phòng, các chi phí khác Việc lập kế hoạch chi phí cho dự án được thực hiện căn cứ vào các thông tư nghị định của Chính phủ, bộ Xây dựng và các bộ ban ngành có liên quan. Các nghị định, thông tư như: nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án công trình; nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 7/01/2008 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; thông tư số 05/200TT-BXD ngày 25/07/2007 hướng dẫn về việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; thông tư số 12/2008/TT-BXD của Bộ xây dựng hướng dẫn lập và quản lý chi phí khảo sát xây dựng; văn bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình; văn bản số 208/BXD-VP công bố Chỉ số giá xây dựng quý III, quý IV và năm 2008 và văn bản số 292/BXD-KTXD công bố Suất vốn đầu tư xây dựng công trình năm 2008. Có rất nhiều yếu tố tác động làm thay đổi dự án và chi phí của dự án mà người lập dự án không thể lường trước được, vì vậy mỗi dự án luôn có một phần chi phí dự phòng để đảm bảo dự án bị ảnh hưởng nhiều khi chi phí thay đổi với dự tính ban đầu, bảm bảo tính hiệu quả cho dự án. - Kế hoạch doanh thu của các dự án nhà ở: phòng dự án nhà sẽ xây dựng kế hoạch doanh thu cho dự án của mình hợp lý và chi tiết cho từng năm hoạt động của dự án. Để lập kế hoạch doanh thu thì phòng dự án nhà phải xác định suất đầu tư và giá trị phân bổ chi phí cho các giai đoạn của dự án, qua đó hình thành giá thành đầu tư, thêm vào đó phần lợi nhuận ước tính, xác định được giá kinh doanh từng hạng mục cũng như doanh thu của dự án. 3.2 Quản lý phạm vi Quản lý phạm vi của dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. Dự án phải có một phạm vi được xác định rõ ràng cụ thể, để hoàn thành tốt dự án của mình. Phạm vi dự án thể hiện mối quan hệ ràng buộc bởi 3 yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực của dự án. Sự tương tác giữa các yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phạm vi cho mỗi dự án, và thực hiện dự án tốt trong các phạm vi đó. Các bước quản lý phạm vi dự án ở công ty bao gồm 5 bước sau: Lập kế hoạch phạm vi, duyệt phạm vi, kiểm tra giám sát thay đổi phạm vi, quản lý thay đổi phạm vi, các phương hướng quản lý thay đổi. - Lập kế hoạch phạm vi: kế hoạch phạm vi của dự án xác định các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho dự án, địa điểm, thời gian thực hiện dự án, ranh giới của lô đất và các công việc cần thực hiện của dự án. Việc xác định kế hoạch phạm vi là bước đầu cho dự án đi vào thực hiện, khi đã có sự kết hợp một cách hoàn chỉnh các mối quan hệ giữa thời gian các yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực thì dự án mới có thể thực hiện một cách có hiệu quả. - Các mục tiêu của dự án: cần xác định mục tiêu của dự án để thực hiện dự án của mình, đáp ứng các mục tiêu đó. Thông thường mục tiêu chung của dự án nhà ở đó là xây dựng các dự án, những khu nhà ở, khu văn phòng, các nhà dịch vụ chức năng phục vụ cho cuộc sống và chỗ ở cho khách hàng. Góp phần nâng cao chất lượng cho các khu đô thị, đóng góp vào quỹ nhà đất cho tỉnh thành mà công ty xây dựng, đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu về chỗ ở cho khách hàng với các công trình mới đầy đủ cơ sở hạ tầng đáp. Mục tiêu riêng của từng dự án: mỗi dự án nhà lại có một mục tiêu riêng. Ví dụ dự án giành cho người dân tái định cư, dự án xây chung cư nhà ở thấp tầng và văn phòng cho thuê, dự án INTRCOM1, INTRACOM 2. INTRACOM 5, INTRACOM 6, INTRACOM 7; dự án xây dựng nhà ở cho cán bộ công nhân viên, nhà ở cho người có thu nhập thấp. Mục tiêu cụ thể của các dự án thường bao gồm các mục tiêu cụ thể về kiến trúc, nội ngoại thất, việc thi công các công trình, đảm bảo thiết kế công trình, đảm bảo tiến độ thời gian cũng như chi phí công trình. Các thông số kĩ thuật, quy hoạch chi tiết, hồ sơ thiết kế phê duyệt công trình, tiến độ dự án, chất lượng dự án, và các nguồn lực thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ và thực hiện nó với các yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng dự án. Mục tiêu tiện ích và phù hợp với nhu cầu của khách hàng luôn là những mục tiêu hàng đầu của các công trình dự án nhà; hình thức kết cấu đẹp, tiện lợi, hiện đại, bền vững, đảm bảo nhu cầu của khách hàng. Về phía công ty thì mục tiêu của dự án là tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao năng lực kinh doanh của công ty, tạo doanh thu, lợi nhuận cho công ty. - Phạm vi của dự án được xác định trên cơ sở mối quan hệ của 3 yếu tố thời gian, chất lượng và nguồn lực: để đảm bảo chất lượng của dự án, nếu thời gian quá ngắn thì cũng không thể thực hiện đúng như yêu cầu của dự án, và nguồn lực cũng phải được đầu tư theo kế hoạch của dự án. Thường một yếu tố thay đổi làm cho một hoặc cả hai yếu tố còn lại thay đổi. Vì vậy quản lý thay đổi phạm vi cần thực hiện các công việc là: khi một yếu tố trong 3 yếu tố đó thay đổi phải điều chỉnh các yếu tố khác sao cho vẫn đảm bảo chất lượng của dự án trong khoảng đã lên theo kế hoạch, bởi vì chất lượng của dự án không thể thấp hơn mức mà dự án đã định và cố gắng giữ cho chất lượng dự án luôn trong một khoảng an toàn nhất định; thứ hai đó là khi không có sự thay đổi nào của các yếu tố, thì quản lý phạm vi của dự án, công ty cần thực hiện sao cho yếu tố chất lượng luôn đảm bảo trong khi đó các yếu tố về thời gian và nguồn lực được rút ngắn, hoặc với các yếu tố thời gian và nguồn lực có sẵn thì quản lý sao cho chất lượng công trình là lớn nhất. - Giám sát và quản lý sự thay đổi phạm vi của các dự án: phạm vi công trình luôn có sự thay đổi trong giai đoạn thực hiện so với kế hoạch đề ra. Vì vậy việc quản lý phạm vi là sao cho những thay đổi phạm vi trong quá trình thực hiện dự án không ảnh hưởng quá nhiều tới dự án. Khi có sự thay đổi trong phạm vi của dự án, ban quản lý dự án cần xử lý các thay đổi này bằng cách xử lý mối quan hệ giữa 3 yếu tố đã nêu trên. Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng các phần mền để quản lý phạm vi của dự án, công ty và ban quản lý dự án cũng đã sử dụng phần mền Microsoft Project để tiến hành quản lý phạm vi của các dự án của mình. Khi đi vào cụ thể với mỗi dự án ban quản lý dự án sẽ có những công việc và cách quản lý riêng cho từng dự án. Quản lý phạm vi của dự án đối với mỗi dự án cũng khác nhau, xong nó đều đi theo một quy trình như sau: lập kế hoạch phạm vi; xác định phạm vi; kiểm tra, giám sát phạm vi; quản lý thay đổi phạm vi Sơ đồ 2 : Quy trình quản lý phạm vi Các công việc cần thực hiện Phòng ban thực hiện Lập kế hoạch phạm vi Xác định phạm vi, xem xét và trình duyệt phạm vi Kiểm tra, giám sát phạm vi Quản lý thay đổi phạm vi Phòng đầu tư dự án nhà ở Đại diện ban Giám đốc Cán bộ giám sát và kiểm tra Trưởng ban QLDA, trưởng phòng đầu tư dự án nhà - Giám sát thay đổi phạm vi: ban quản lý dự án phối hợp với các phòng ban chức năng trong công ty tiến hành giám sát những thay đổi trong phạm vi của dự án so với kế hoạch đã đề ra ban đầu, tuân theo những thiết kế đưa ra ban đầu để hoàn thành tốt dự án theo kế hoạch, những thay đổi không được chấp thuận không được đưa vào quá trình thực hiện dự án. Trong trường hợp có những thay đổi thì ban quản lý dự án cũng như các phòng ban có chức năng cần có báo cáo cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc xem xét, khi những thay đổi đó được Hội đồng quản trị phê duyệt thì mới được thực hiện. Khi xem xét những thay đổi, Hội đồng quản trị luôn xem xét những ảnh hưởng của các thay đổi đó tới dự án một cách kỹ lưỡng, cũng như phân tích của các phòng ban về ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới dự án tới thời gian, nguồn lực và chất lượng của dự án. 3.3 Quản lý thời gian và tiến độ Việc quản lý thời gian của các dự án rất quan trọng, đặc biệt là với dự án nhà thì việc quản lý thời gian càng được đặt lên hàng đầu, khi thời gian của dự án đã được lập trong kế hoạch của dự án, và có cam kết với khách hàng và nhà tài trợ, vì vậy quản lý thời gian là một công tác quản lý quan trọng trong quản lý dự án. Quản lý thời gian tiến độ dự án bao gồm các công việc sau: lập kế hoạch thời gian cho dự án, phân phối thời gian thực hiện các công việc của dự án; giám sát thực hiện các công việc theo đúng thời gian của dự án; quản lý tiến độ thời gian. Công cụ để quản lý thời gian và tiến độ của dự án là biểu đồ Gantt và các bảng biểu phụ trợ cho công tác thi công dự án. - Lập kế hoạch thời gian thực hiện và tiến độ của các dự án nhà ở: trước tiên cần thực hiện phân tách công việc và dựa trên cơ sở đó, thời gian thực hiện các công việc của dự án để có hướng quản lý phù hợp. Sau đó phòng dự án nhà sẽ thực hiện xác lập các mốc thời gian quan trọng của dự án, thời gian từng giai đoạn của dự án, thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án, thời gian dự trữ của dự án. Việc ước lượng thời gian của các công việc đa phần là do kinh nghiệm trong nghề dựa vào quy mô của dự án và tính chất các công việc, khối lượng công việc để xác định và lập kế hoạch thời gian của các công việc đó. Trong đó nêu rõ tổng thời gian của dự án, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc của dự án, thời gian cụ thể của các công việc, các giai đoạn của dự án. - Phân phối thời gian: khi đã có kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta thực hiện việc phân phối thời gian cho các công việc, các giai đoạn của dự án. Việc phân phối thời gian cho dự án cần được thực hiện trên tổng thể dự án và có hướng quản lý trong suốt thời gian dự án thực hiện để đảm bảo thời gian của dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra. Phân phối thời gian dự án bao gồm việc phân phối thời gian cho đơn vị thiết kế, cho đơn vị thi ._.công đối với các hạng mục cụ thể của công trình, phân phối thời gian bàn giao công trình và đưa công trình vào hoạt động. Phân phối thời gian chính là sự thực hiện các công việc của dự án theo kế hoạch đề ra. Việc phân phối thời gian cần được thực hiện trên sơ đồ Pert của dự án. Để phân phối thời gian dự án một cách hợp lý thì người quản lý dự án cần nắm rõ tính chất các công việc trong dự án cũng như thời gian yêu cầu của các công việc. Phân phối thời gian của dự án sao cho không chỉ đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng khoảng thời gian cần thiết của dự án mà cần có một khoảng thời gian dự trữ của một số công việc yêu cầu, bên cạnh đó là đảm bảo tính trước sau của các công việc trong quá trình thực hiện dự án. - Giám sát và quản lý thời gian, tiến độ của dự án: Trong quá trình thực hiện dự án thì ban quản lý dự án, đơn vị thi công dự án, cơ quan có chức năng đều có chức năng kiểm tra và giám sát việc thực hiện các công việc trong dự án. Quản lý thời gian và tiến độ của dự án trong giai đoạn thi công được chú trọng nhất trong các dự án vì đây là giai đoạn quan trọng nhất của dự án chiếm đa phần thời gian của dự án vì vậy một thay đổi tiến độ của dự án trong giai đoạn này sẽ ảnh hưởng nhiều tới dự án. Nếu có sự thay đổi khi thực hiện dự án so với kế hoạch đề ra, thì ban quản lý dự án cần có sự điều chỉnh các công việc khác có thể kéo dài hay rút ngắn, để vẫn đảm bảo tiến độ dự án. Nếu những thay đổi của công việc ảnh hưởng tới tiến độ toàn dự án thì ban quản lý dự án cần lập báo cáo trình chủ đầu tư. Và chủ đầu tư báo cáo cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư để ra quyết định có chấp nhận những thay đổi đó hay không. Sau đó khi tổng tiến độ mới của dự án được phê duyệt thì chủ đầu tư có chức năng thông báo cho khách hàng, nhà tài trợ tiến độ dự án mới được phê duyệt. Để việc quản lý tiến độ dự án có hiệu quả công ty nên ban hành chế độ khen thưởng, cũng như phạt đối với các dự án, các công trình điều này sẽ kích thích các chủ thầu công trình thực hiện tốt dự án của mình. Hàng tuần, tháng, quý và hàng năm cần họp giao ban để các bộ phận nắm rõ tình hình của dự án qua đó có cách phương pháp điều chỉnh phù hợp với thời gian hiện tại để công trình luôn hoàn thành theo kế hoạch. Ban quản lý báo cáo tiến độ của dự án trong các giai đoạn trong các cuộc họp giao ban. 3.4 Quản lý chi phí Chi phí của dự án được lập và quản lý dựa vào các căn cứ quy định của nhà nước sau: Căn cứ vào nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình, nghị định 112/2006/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều NĐ 16/2005/NĐ-CP, nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình, quyết định 15/2008/QĐ-BXD về việc Ban hành Định mức chi phí quy hoạch xây dựng, nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 22/2/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình tại các dự án sử dụng 30% vốn nhà nước trở lên, thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 của bộ xây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, văn bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 của Bộ xây dựng về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng công trình, nghị định 209/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, quyết định 33/2004/QĐ-BTC ngày 12/04/2004 của Bộ tài chính về việc ban hành quy tắc, biểu phí bảo hiểm, xây dựng, lắp đặt. - Phương pháp tính chi phí và các loại chi phí của dự án nhà ở Xác định, tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện; tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện; tính toán các biến động chi phí: Chưa sử dụng hết chi phí hoặc vượt quá chi phí đề ra; tính toán hiệu suất chi phí: hiệu quả của dự án trên một đồng chi phí, cũng như việc sử dụng chi phí đã hiệu quả hay chưa; xác định những khoản dự phòng mà dự án cần sử dụng khi có những thay đổi, cần sử dụng bao nhiêu chi phí dự phòng để đảm bảo tiến độ dự án. Tổng mức đầu tư được lập bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng (Nghị định 112/2009/NĐ-CP của chính phủ) trong đó mỗi loại chi phí có một quy định thành phần các loại chi phí nhỏ hơn bên trong, cũng như phần trăm so với chi phí xây dựng của dự án Chi phí xây dựng: gồm chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình; chi phí phá dỡ công trình; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựng công trình tạm công trình phụ trợ phục vụ cho thi công dự án; nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công dự án. Chi phí xây dựng công trình = ∑ (Si x Zi) Trong đó Si : Diện tích sàn xây dựng từng loại công trình theo quy định được duyệt ( công trình nhà ở thấp tầng, cao tầng và các công trình công cộng …) Zi : Suất đầu tư 1m2 sàn xây dựng của từng loại công trình tương ứng do ban quản lý dự án đề xuất - Quy trình vay vốn của công ty tại các ngân hàng: Việc vay vốn sẽ do phòng Tài chính kế toán làm việc với bên ngân hàng. Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinh doanh mà phòng kế hoạch cung cấp, dự toán ngân sách của các công trình trong năm, tiến độ giải ngân của các công trình mà phòng Tài chính kế toán sẽ lên kế hoạch xin hạn mức ngân hàng trong năm cũng như tiến độ giải ngân cụ thể từng tháng. Phòng tài chính kế toán dựa vào nhu cầu vốn của công ty trong năm, nguồn vốn chủ sở hữu mà công ty có thể cung cấp được và các nguồn tài trợ từ các quỹ đầu tư cũng như tổ chức tín dụng khác. Đưa ra lượng vốn nhu cầu cần vay đối với ngân hàng để có kế hoạch vay vốn kịp thời. - Phương pháp điều chỉnh chi phí, giảm thiểu hoá chi phí của dự án: tuy chi phí của dự án, các giai đoạn, các hạng mục đã được xác định rõ trong bảng dự toán công trình, nhưng người thực hiện dự án có thể có cách giảm thiểu chi phí của từng công việc cũng như của dự án mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Điều này thực hiện được là do kinh nghiệm của những người thực hiện dự án và được sự đồng ý của chủ đầu tư. Khi các công việc khác làm chi phí của dự án lớn hơn kế hoạch. Chủ đầu tư cho phép một số công việc trong dự án có thể được thực hiện theo cách khác mà vẫn đảm bảo chất lượng. Chi phí của dự án khi đó có thể không thay đổi cũng có thể sẽ được giảm thiểu, hoặc tăng lên nhưng không quá nhiều. - Quản lý sự thay đổi, điều chỉnh, kiểm soát chi phí của các dự án: Việc quản lý chi phí dự án được công ty thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị dự án cho tới khi kết thúc dự án đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Quản lý chi phí nhằm mục đích đảm bảo chi phí của dự án theo đúng như kế hoạch đã đề ra mà vẫn đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của công trình. Ban quản lý dự án trước tiên lập kế hoạch nhu cầu vốn của dự án, các giai đoạn và từng công việc. Nêu rõ nhu cầu vốn, phương thức huy động vốn, và kế hoạch giải ngân nguồn vốn đó để trình Ban giám đốc duyệt. Sau đó tiến hành quản lý chi phí trên những dự toán đã lập và được duyệt. Nhiệm vụ quản lý chi phí được phân công có các bộ phận như sau: + Bộ phận hạch toán kế toán ( của ban quản lý dự án) có nhiệm vụ như sau: định kì báo cáo về kế hoạch thực hiện tiến độ cấp vốn để công ty có kế hoạch cấp phát, huy động vốn cho vay nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả nhất; kiểm tra khối lượng, đơn giá, định mức phát sinh ngoài phần đã được duyệt trong báo cáo bổ sung Hội đồng quản trị công ty xem xét phê duyệt trước khi thi công một hạng mục nào đó; hàng quý, tập hợp chi phí thực hiện dự án, so sánh với phòng Tài chính kế toán để làm cơ sở quyết định các công việc, hạng mục tiếp theo. + Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ: lưu trữ quản lý hồ sơ, tài liệu chứng từ của dự án, các văn bản của Nhà nước cũng như địa phương ban hành liên quan đến chi phí đầu tư xây dựng dự án. Bao gồm các hồ sơ, tài liệu như: hồ sơ thiết kế, dự toán công trình, tổng dự toán xây dựng công trình, hồ sơ về quản lý chi phí dự án, về vốn đầu tư dự án, báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành, hồ sơ nghiệm thu thanh toán, quyết toán theo hợp đồng đã kí… Nội dung cuối cùng và không kém phần quan trọng của quản lý chi phí dự án đó là quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình. Việc quyết toán được thực hiện ngay sau khi dự án hoàn thành các công việc xây dựng và được đưa vào sử dụng. Đây là công việc vô cùng quan trọng khi dự án kết thúc. 3.5 Quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng dự án là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoả mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đã đề ra. Quản lý chất lượng bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng trong hệ thống. Ba nội dung lập kế hoạch, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng có mối quan hệ chặt chẽ tương tác nhau. Mỗi nội dung đều là kết quả do hai nội dung kia đem lại, đồng thời, cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hai nội dung kia. - Các nội dung chính của quản lý chất lượng của dự án Lập kế hoạch chất lượng dự án: Để lập kế hoạch chất lượng của dự án doanh nghiệp cần những yếu tố sau đây: chính sách chất lượng của doanh nghiệp ( Ban quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện chính sách chất lượng của chủ đầu tư); phạm vi dự án; các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chất lượng dự án ( các yêu cầu về chất lượng, các phương pháp đảm bảo chất lượng trong quá trình thiết kế, thi công). Đảm bảo chất lượng dự án: là tất cả các hoạt động có kế hoạch và hệ thống được thực hiện trong phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng Kiểm soát chất lượng dự án: là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm biện pháp để loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện. Cần xây dựng một hệ thống kiểm soát chất lượng, điều này là rất cần thiết cho công ty cũng như các dự án mà công ty thực hiện, qua đó cũng khẳng định với khách hàng các tiêu chuẩn mà công ty cam kết thực hiện Một trong những nét đặc biệt của công tác kiểm soát chất lượng sử dụng nhiều kiến thức thông kê. Do đó yêu cầu đặt ra cho nhóm kiểm soát chất lượng là phải có kiến thức quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê, đặc biệt là phương pháp lấy mẫu và xác suất để giúp họ dễ dàng đánh giá kết quả giám sát chất lượng - Quản lý chi phí làm chất lượng: Quản lý chất lượng được thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị tới giai đoạn hoàn thành dự án, mỗi giai đoạn có một tính chất công việc, cách quản lý chất lượng riêng. Căn cứ thực hiện quản lý chất lượng dự án là Nghị định số 16/2005/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; nghị định số 209/2004/NĐ-CP của chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng; thông tư số 11/2005/TT-BXD ngày 14/07/2005 hướng dẫn kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng; thông tư số 12/2005/TT-BXD ngày 15/07/2005 hướng dẫn một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng và điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân trong hoạt động xây dựng. - Các yếu tố đảm bảo chất lượng cho dự án: + Nhu cầu của khách hàng: nhu cầu khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định tới chất lượng của dự án và việc xem xét nhu cầu khách hàng để đáp ứng tốt các nhu cầu đó thì dự án mới mang tính khả thi. Chính vì vậy mà công ty luôn tiếp cận khách hàng để nắm bắt được nhu cầu của họ, từ đó có hướng đi cho các sản phẩm của mình chính là các dự án nhà. Có thể điều tra với các khách hàng hoặc các hộ dân là khách hàng tiềm năng của công ty bằng các phiếu điều tra. Và trong khi kí kết các hợp đồng của khách hàng, nhu cầu của họ đối với các sản phẩm, sự hài lòng của họ đối với sản phẩm mà công ty cung cấp là như thế nào, từ đó tập hợp ý kiến khách hàng xây dựng nhu cầu và phương hướng kế hoạch thực hiện các nhu cầu đó một cách tốt nhất. + Lập kế hoạch và đưa ra các mục tiêu cụ thể về chất lượng của dự án + Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng: của ban quản lý dự án là kiểm tra thường xuyên chất lượng của việc khảo sát công trình, kết quả khảo sát sẽ được bên có thẩm quyền làm việc và báo cáo kết quả khảo sát với chủ đầu tư. Ban quản lý dự án thực hiện khảo sát dự án một cách có hệ thống và thường xuyên, liên tục, giúp dự án luôn thực hiện như kế hoạch đã đề ra. Và khi chất lượng khảo sát được đảm bảo thì các quá trình tiếp theo của dự án mới được tiếp tục. + Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình: thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ thiết kế các hạng mục công trình của dự án. Hồ sơ dự án gồm: bản vẽ thi công, thuyết minh dự án, dự toán thi công xây dựng công trình. Phòng đầu tư và dự án nhà sẽ thực hiện các nhiệm vụ này + Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình: việc thi công xây dựng công trình ảnh hưởng lớn tới chất lượng của dự án. Vì vậy công tác quản lý chất lượng của dự án trong thi công công trình phải được quan tâm một cách trước hết. Quản lý nguyên vật liệu đầu vào của dự án đã đúng như thiết kế của dự án trong kế hoạch chưa. Quản lý nghiệm thu một cách nghiêm túc và có hệ thống những nguyên liệu đầu vào. Bên cạnh đó cần phải có phương pháp để mua được nguyên liệu như trong thiết kế và đảm bảo giá cả phải chăng để chi phí của dự án không vượt kế hoạch đã định. Các nguyên liệu mà dự án nhà ở thường dùng đó là: xi măng, thép liên doanh, cát vàng, đá, gạch đặc, gạch lỗ, gạch ốp, gạch lát, vật tư điện, nước, nhôm kính, nhôm cửa, sơn tường… Việc đưa nguyên liệu vào dự án cần thực hiện, kiểm tra, bàn giao nguyên vật liệu cho dự án. Công tác quản lý chất lượng của dự án thường rất phức tạp đòi hỏi có một đội ngũ cán bộ thực hiện. Công tác quản lý chất lượng thi công công trình bao gồm rất nhiều các nội dung sau đây: + Nghiên cứu và đưa ra hệ thống chỉ tiêu chất lượng thi công công trình giành riêng cho dự án của mình, các chỉ tiêu chất lượng đặt ra phải phù hợp với những quy định của nhà nước về dự án nhà ở, cũng như những yêu cầu của khách hàng đảm bảo tính phù hợp cho dự án + Thực hiện những thí nghiệm trước khi đưa vào thực hiện công trình để đảm bảo khi công trình thực hiện thì chất lượng công trình luôn thực hiện đúng theo những điều đã đạt ra trong kế hoạch + Kiểm tra việc thi công các hạng mục để đảm bảo chất lượng các công trình + Ghi chép việc thi công công trình vào một sổ nhật ký chung + Kiểm tra an toàn thi công lao động công trình, môi trường thi công trong công trường + Nghiệm thu nội bộ các hạng mục khi đã hoàn thành gần xong, và nghiệm thu những hạng mục đã hoàn thành. - Kiểm tra nghiệm thu chất lượng: Khi hạng mục công trình đã hoàn thành thì ban quản lý dự án nghiệm thu công trình cũng như chất lượng công trình ban giao cho chủ đầu tư. Các hạng mục được hoàn thành và bàn giao khi chất lượng đã được nghiệm thu và bàn giao thì các hạng mục tiếp theo sẽ được thi công 3.6 Quản lý hoạt động đấu thầu công trình dự án - Quản lý quy trình mua bán đầu vào và đánh giá nhà cung ứng: việc mua bán hàng hoá đầu vào phục vụ cho công trình luôn được thực hiện với các quy trình quản lý cung ứng hàng hoá theo kế hoạch. Các loại hàng hoá mà công ty thực hiện theo các quy trình mua bán hàng hoá như: thiết bị thi công, hàng hoá, dịch vụ. Bảng 2: Bảng mô hình tổ chức đấu thầu dự án của công ty TT Trách nhiệm Nội dung Cách thực hiện 1 Giám đốc Thành lập Tổ Giúp việc(TGV) Tổ giúp việc có nhiệm vụ lập KHĐT, HSMT và đánh giá phân tích HSDT 2 Tổ Giúp việc Lập kế hoạch đấu thầu 3 Đại hội cổ đông hoặc HĐQT Thành lập Tổ thẩm định (TTĐ) Tổ thẩm định có nhiệm vụ thẩm định KHĐT, HSMT và kết quả đấu thầu 4 Tổ thẩm định Thẩm định Thẩm định KHĐT 5 Đại hội cổ đông hoặc HĐQT Phê duyệt kế hoạch đấu thầu TGV báo cáo GĐ, GĐ trình HĐQT để HĐQT triệu tập ĐHCĐ phê duyệt KHĐT với các DA có TMĐT>366 tỷ đồng. Nếu các DA có TMĐT ≤366 tỷ đồng thì HĐQT phê duyệt 6 Tổ Giúp việc hoặc Tư vấn đấu thầu (bên mời thầu) - Lập HSMT (với các gói thầu đấu thầu rộng rãi) - Lập HSYC (với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, mua sắm hàng hóa, chỉ định thầu) Theo Luật đấu thầu và các Thông tư, Nghị định hướng dẫn thi hành 7 Tổ Giúp việc - Lập tờ trình và thủ tục phê duyệt HSMT - Lập tờ trình và thủ tục phê duyệt HSYC Gửi Tờ trình kèm HSMT hoặc HSYC và các tài liệu liên quan khác 8 TTĐ Thẩm định HSMT, HSYC 9 HĐTQ hoặc Giám đốc Phê duyệt Ko đồng ý Đồng ý HĐQT quyết định phê duyệt HSMT hoặc HSYC ≥366 tỷ GĐ quyết định phê duyệt <366 tỷ đồng 10 Giám đốc; Tổ Giúp việc Thông báo mời thầu  Trên báo đấu thầu hoặc trên truyền hình (đối với các gói thầu đấu thầu rộng rãi gói thầu chào hàng cạnh tranh, mua sắm hàng hóa) 11 Tổ Giúp việc - Phát hành HSMT cho các nhà thầu đăng ký DT, bán HSMT đối với các gói thầu rộng rãi - Phát hành HSYC miễn phí đối với các gói thầu khác 12 Các đơn vị tham gia dự thầu Lập hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất. 13 Giám đốc; Bên mời thầu Tổ chức mở thầu Theo thời gian quy định trong thông báo mời thầu 14 Tổ Giúp việc Tổ chức xét thầu Bên mời thầu đánh giá HSDT, HSĐX theo các bước quy định trong Luật đấu thầu và các Thông tư, Nghị định hướng dẫn thi hành 15 Tổ Giúp việc, Bên mời thầu Lập báo cáo kết quả xét thầu Lập tờ trình và thủ tục xin phê duyệt kết quả đấu thầu TGV lập tờ trình xin phê duyệt 16 Tổ thẩm định Thẩm định, lập báo cáo thẩm định và tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu 17 HĐQT, GĐ Phê duyệt kết quả đấu thầu và thông báo kết quả đấu thầu HĐQT quyết định phê duyệt đối với các gói thầu có giá ≤366 tỷ GĐ quyết định phê duyệt đối với các gói thầu có giá ≤100 tỷ 18 GĐ,Tổ Giúp việc, P.KTKH,TCKT, TCHC Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu - Biên bản thương thảo hợp đồng. - Hoàn thiện hợp đồng - Tổ chức lễ ký hợp đồng và ký hợp đồng Trong quy trình thực hiện mua hàng, công ty luôn đảm bảo các hàng hoá được mua theo đúng quy trình và thực hiện các bước như đã nêu. Một số hàng hoá khi công ty đã mua với các nhà cung ứng thường xuyên và khối lượng cung ứng cũng như chất lượng nhà cung ứng luôn đảm bảo thì một số bước trên có thể không thực hiện mà vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng 3.7 Quản lý rủi ro dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty Các hoạt động kinh tế luôn luôn tồn tại trong nó rủi ro trong đó có cả rủi ro có thể lường trước cũng như rủi ro bất khả kháng vì vậy công tác quản lý rủi ro được đặt ra rất cấp thiết. Tuy nhiên, tại công ty việc quản lý rủi ro chưa được quan tâm nhiều, do các dự án nhà đa phần thực hiện trong thời gian không dài, địa điểm thường gần nhau ( thường các dự án nhà ở huyện Từ Liêm – Hà Nội) nên công tác quản lý rủi ro chưa được quan tâm một cách triệt để, được người phụ trách mảng đó, hạng mục đó kiêm nghiệm thực hiện. Việc quản lý rủi ro chỉ dừng ở mức độ nhận diện rủi ro, nhưng chưa được làm có bài bản, đa phần là dựa vào suy nghĩ chủ quan của người quản lý và những kinh nghiệm của họ. Vì vậy trong các năm tiếp theo, công ty sẽ thành lập phòng quản lý, nhận diện và phân tích rủi ro, để việc quản lý rủi ro được quan tâm một hơn nữa. Công tác nhận diện và quản lý rủi ro của công ty được thực hiện như sau: - Nhận diện và phân tích rủi ro: trong một dự án rủi ro có thể xảy ra trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án đầu tư hay giai đoạn nghiệm thu vận hành các kết quả đầu tư. Với mỗi giai đoạn có thể có các rủi ro khác nhau và mức độ ảnh hưởng của nó tới các dự án cũng khác nhau Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư các loại rủi ro có thể xảy ra với các dự án nhà như sau: nghiên cứu tính khả thi của dự án sai, đưa ra các quyết định đầu tư sai, các kế hoạch quản lý chi phí sai, kế hoạch liên quan tới dự án không hoàn toàn đúng Trong giai đoạn thực hiện dự án có thể xảy ra các rủi ro sau: rủi ro trong khâu thiết kế và lập dự toán công trình không phù hợp với thực tế. Việc thực hiện dự án không đảm bảo như kế hoạch đề ra. Các chỉ tiêu thực tế không như những tính toán trong kế hoạch như giá cả các nguyên vật liệu tăng so với tính toán, thiếu các chi phí phụ dự kiến, đơn giá không phù hợp với giá trị thị trường. Khâu tổ chức dự án với nhân sự không phù hợp với dự án, làm dự án không đạt hiệu quả như mong muốn. Rủi ro trong từng khâu, từng hạng mục của dự án làm ảnh hưởng tới các khâu cũng như toàn dự án như giải phóng mặt bằng chậm, chậm tiến độ thi công, vượt tổng mức đầu tư, kỹ thuật dự án không đáp ứng yêu cầu đã đề ra. Trong giai đoạn vận hành dự án có thể gặp phải các rủi ro sau: rủi ro sản phẩm của công ty không đáp ứng được nhu cầu thị trường, các công trình thi công không đạt tiêu chuẩn chất lượng nhanh xuống cấp, các dự án không có tính khả thi đối với thị trường. - Đo lường đánh giá mức độ rủi ro: các loại rủi ro thường được đo lường trên 2 khía cạnh: mức tác động và tần suất của nó. Mức độ tác động càng cao thì các rủi ro đó càng ảnh hưởng tới dự án nhiều, tần suất xuất hiện của các rủi ro càng lớn thì tác động tới dự án càng nhiều. Cách đánh giá rủi ro của dự án dựa trên kinh nghiệm của những người quản lý cũng như cái nhìn của họ - Quản lý rủi ro: khi đã nhận diện và đánh giá được mức độ rủi ro và các ảnh hưởng của nó tới dự án thì người phụ trách các hạng mục đó trong ban quản lý dự án cũng như các cán bộ có liên quan tiến hành quản lý rủi ro sao cho rủi ro ảnh hưởng tới dự án ít nhất hoặc không còn tác động tới các dự án. Các công việc trong quản lý rủi ro là: tăng cường kiểm tra giám sát công trình, đối chiếu giá cả và có điều chỉnh kịp thời giá trong kế hoạch so với giá thị trường khi công trình đang đi vào thi công. Bên cạnh đó để hạn chế bớt rủi ro, công ty nên thực hiện khoán hợp đồng với các nhà thầu khác, hoặc thi công bảo lãnh hợp đồng, việc thực hiện dự án sẽ chỉ là giám sát các nhà thầu thực hiện theo đúng hợp đồng đã bảo lãnh. - Các phương pháp công ty sử dụng để quản lý rủi ro: Tất cả các dự án của công ty luôn được thực hiện quản lý rủi ro, không nhiều thì ít các hoạt động quản lý rủi ro luôn diễn ra trong các dự án và nó đem lại hiệu quả của dự án bằng việc tránh các rủi ro cũng như các tác động tới dự án của các rủi ro đó Với rủi ro bất khả kháng: Công ty có chế độ thực hiện bảo hiểm công trình thường là 5% giá trị xây lắp công trình, một số công trình con số này có thể lên tới 7%. Bên cạnh đó các công trình công ty còn giành 10% giá trị xây lắp công trình cho các khoản chi phí dự phòng để đảm bảo nếu có rủi ro xảy ra dự án có thể xử lý không làm ảnh hưởng tới các bước sau của dự án cũng như toàn dự án Tuy vậy, việc quản lý rủi ro tại công ty chưa thực sự đạt hiệu quả cao và không mang tính liên tục đồng bộ. Điều này đôi khi cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng của các dự án mà công ty thực hiện. Việc đo lường mức độ rủi ro cũng chưa được quan tâm chỉ thực hiện đo lường một cách định tính không mang tính chất khoa học các phương pháp kĩ thuật chưa được áp dụng việc đo lường. 3.8 Quản lý nhân lực - Nguồn nhân lực và các phương pháp tuyển dụng nguồn nhân lực cho các dự án: việc tuyển dụng nguồn nhân lực cho dự án đã được đan xen vào các công tác quản lý dự án khác đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, việc quản lý nhân lực dự án cần được quan tâm một cách tốt nhất vì nhân lực của dự án có vai trò quan trọng trong công tác quản lý cũng như thực hiện dự án. Công tác tuyển dụng được sử dụng dưới nhiều hình thức nhằm tìm ra nguồn nhân lực phù hợp nhất với dự án. Việc đăng tuyển nhân lực được công ty đăng trên các trang web và các báo tuyển dụng, dự tuyển qua nhiều vòng, những người được chọn sẽ được đào tạo lại hoặc có các lớp học nâng cao kĩ năng để làm quen với các công việc của công ty cũng như làm quen với công trình. Công tác tuyển dụng được thực hiện trước khi công trình diễn ra, việc sắp xếp nhân sự hợp lý cho các dự án cũng mang lại hiệu quả cao cho dự án đó, góp phần nâng cao chất lượng cho dự án. - Quản lý nguồn nhân lực của dự án để đảm bảo tiến độ, cũng như chi phí của dự án theo kế hoạch: nguồn nhân lực của dự án cũng là nhân tố ảnh hưởng rất lớn tới chi phí, chất lượng cũng như tiến độ của dự án. Yêu cầu đặt ra cho các nhà quản lý đó là quản lý nguồn nhân lực của các dự án sao cho nguồn nhân lực luôn đảm bảo theo đúng như kế hoạch để không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án. Để làm được điều này các cán bộ quản lý dự án phải dựa vào sơ đồ Gantt và yêu cầu nguồn lực cho các hạng mục của dự án cũng như nguồn lực mà công ty có cho dự án để lập một biểu đồ phân phối nguồn lực cho dự án chính xác đảm bảo nguồn lực cho dự án. Nguồn lực dự án được phân phối dựa trên khối lượng công việc yêu cầu cũng như số nhân lực mà công ty đáp ứng được cho dự án. Việc phân phối nguồn lực dự án có phù hợp nhu cầu dự án hay không, có ảnh hưởng tới dự án tiến độ thời gian và chi phí của dự án hay không? Phụ thuộc vào người phân phối cũng như số lượng nhân lực mà công ty đáp ứng được cho dự án. Tuy nhiên, nếu thuê quá nhiều nhân lực cho dự án thì chi phí sẽ tăng lên, còn nếu quá ít so với nhu cầu của dự án thì tiến độ dự án không được đảm bảo, vì vậy công tác phân phối nhân lực cho dự án phải được thực hiện theo quy trình bài bản, phù hợp với từng dự án không thể dập khuôn như một dự án hay một chuẩn mực mẫu nào đó cho tất cả các dự án. Hiện nay công tác phân phối nguồn nhân lực cho dự án tại công ty đang được thực hiện tốt. Vì đặc tính các dự án nhà của công ty không có địa hình xa nhau, đa phần là ở gần nhau. Vì vậy công tác phân phối một nguồn lực cho nhiều dự án có thể đảm bảo được, điều này góp một phần quan trọng trong công tác phân phối nguồn lực cho các dự án. Bên cạnh đó công ty cũng có đội ngũ nhân lực trẻ, nhiệt tình, năng nổ với công việc, cũng như có kinh nghiệm trong các lĩnh vực xây dựng vì vậy mang lại lợi thế cho công ty trong công tác quản lý dự án. Tuy nhiên, một số dự án các hạng mục nào đó vẫn còn tồn tại tình trạng thiếu nguồn lực trong khi đó dự án khác cùng thời điểm đó lại thừa nguồn lực. Nhưng điều này là không tránh khỏi trong công tác thực hiện rất nhiều dự án tại công ty, khi mà các dự án có thể chồng chéo lên nhau, và ban quản lý của các dự án có thể đứng đầu là một cá nhân, vì vậy khi khối lượng công việc quá lớn thì những sai sót vướng mắc là không tránh khỏi. 3.9 Quản lý thông tin Việc quản lý thông tin luôn là quan trọng đối với các dự án, những quy định của công ty hay các thông tin bên ngoài đưa vào có ảnh hưởng trực tiếp tới dự án. Các thông tin cũng được thu thập từ các nguồn khác nhau và bằng các cách khác nhau nhưng đều được ban quản lý dự án xử lý và thực hiện không làm ảnh hưởng tới dự án cũng như giúp dự án hoàn thành đúng như theo các quy định của công ty và nhà nước không những thế còn đáp ứng nhu cầu tốt cho các khách hàng của công ty. - Quản lý thông tin nội bộ: các thông tin nội bộ là các quy định của công ty, tình hình thi công xây dựng các hạng mục công trình, cũng như chi phí và tiến độ dự án. Tất cả các thông tin sẽ được ban quản lý thu thập và xử lý thực hiện các phần tiếp theo với các thông tin đã nhận được và được xử lý. Quản lý thông tin nội bộ và việc tiếp nhận các thông tin và xử lý một cách kịp thời để áp dụng cho các giai đoạn tiếp theo của dự án. - Quản lý thông tin từ bên ngoài vào cũng như thông tin được đưa ra bên ngoài: thông tin từ bên ngoài là các thông tin về các quy định của nhà nước, tình hình giải phóng mặt bằng hay các thông tin về nhà thầu, đối tác, đối thủ cạnh trạnh. Các nguồn thông tin ra bên ngoài đa phần là các thông tin cung cấp cho khách hàng như tiến độ dự án, thời gian thi công cũng như chất lượng của dự án khi vào thi công. Việc quản lý các thông tin ra bên ngoài cũng như các thông tin nội bộ ban quản lý dự án sẽ thu thập, xử lý thông tin và áp dụng cho dự án của mình, thực hiện các bước tiếp theo của dự án, các thông tin được thu thập sẽ được lưu lại và tiếp tục với các giai đoạn sau. 3.10 Quản lý an toàn lao động Quản lý môi trường xây dựng trên công trường xây dựng Quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng Căn cứ thông tư 37/2005/TT-BLDTBXH ngày 29/12/2005 của Bộ Lao động – Thương binh xã hội hướng dẫn công tác huấn luyện về an toàn lao động, vệ sinh lao động; nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ qui định chi tiết một số Điều của Bộ luật lao động về an toàn vệ sinh lao động và Nghị định số 110/2002/NĐ-CP ngày 27/12/2002 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ qui định chi tiết một số Điều của Bộ luật lao động về an toàn vệ sinh lao động; quyết định số 233/2006/QĐ-TTg ngày 18/10/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình Quốc gia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động đến năm 2010 Khi sự an toàn của các công trình được đảm bảo thì dự án sẽ hiệu quả hơn với việc không mất nhiều chi phí và thời gian cho các công tác cứu chữa sau đó, cũng như tạo uy tín cho công ty với khách hàng, nhà tài trợ, các bộ ban ngành và cơ quan có chức năng. + Xây dựng nội quy cho an toàn lao động của các công trình xây dựng nhà ở tại công ty: Việc xây dựng nội quy an toàn trong lao động cũng như tại các công trường nhằm đảm bảo cho các dự án diễn ra theo các nội quy đã đưa ra. Việc đưa ra các nội quy cần căn cứ vào các quy định an toàn của nhà nước và của công ty. + Kiểm tra quản lý việc thực hiện an toàn lao động tại công trường: việc kiểm tra giám sát thực hiện an toàn lao động trên công trường với các chủ thầu được ban quản lý thực hiện, kiểm tra giám sát nhắc nhở và có cả hình thức phạt đối với các trường hợp vi phạm. + Thực hiện điều chỉnh và hoàn thiện các dự án về điều kiện bảo đảm an toàn lao động theo những quy định chung: Dự án cũng cần phải theo một quy chuẩn chung nhằm đảm bảo tính an toàn cho những người thi công nó. Nếu công việc quá nguy hiểm thì có thể sử dụng các công cụ máy móc thiết bị khác thay thế con người. Với những người hay làm việc trong các vị trí đòi hỏi sự nguy hiểm cần có một chế độ thích hợp và luôn giảm thiểu các nguy hiểm đến với người lao động. Công ty đã làm tốt điều này khi mà rất nhiều dự án thực hiện tuy nhiên chưa có trường hợp đáng tiếc nào tại công ty nguy hiểm tới tính mạng cho người lao động. - Quản lý môi trường xây dự._.uả, các phòng ban chưa phân chức năng rõ ràng trong khi thực hiện công tác quản lý dự án. Vẫn còn tình trạng thiếu vốn, thiếu cơ sở hạ tầng đầu tư cho công tác quản lý dự án: khi thực hiện quản lý dự án, nếu ban quản lý dự án được cung cấp đầy đủ cơ sở hạ tầng, các công cụ quản lý thì hiệu quả đạt được sẽ rất lớn. Tuy nhiên đây lại là một khó khăn của công tác quản lý dự án của công ty khi mà thiết bị phục vụ công tác còn thiếu và yếu thì công tác này không thể đạt hiệu quả tối đa được. Công tác quản lý giá xây dựng thực hiện chưa thực sự có hiệu quả, khi có biến động giá cả thì việc xử lý các thay đổi trong chi phí của dự án chưa kịp thời, nên còn tác động nhiều tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án, cùng với đó là hoạt động giá cả không đi sát với thực tiễn dẫn đến hoạt động đấu thầu chưa thực sự hiệu quả Công tác quản lý rủi ro chưa được công ty quan tâm một cách tốt nhất. Hiện tại công ty chưa có phòng ban nào thực hiện nhiệm vụ này, cũng như chưa có một quy trình chế tài hợp lý để thực hiện công tác quản lý rủi ro cho các dự án nói chung và dự án nhà nói riêng, nhiệm vụ này đa phần được thực hiện một cách định tính không theo một quy trình khoa học, các rủi ro cũng không được xử lý kịp thời, một số rủi ro tuy đã lường trước được nhưng vẫn ảnh hưởng nhiều tới dự án, do công tác đo lường nhận diện và tránh rủi ro chưa được quan tâm một cách chính đáng. - Các quy trình quản lý đầu tư mặc dù chi tiết cụ thể nhưng lại quá rườm rà, thiếu tính khoa học nên không phát huy hết khả năng sáng tạo của cán bộ quản lý trong thực tiễn quản lý dự án, đôi khi một số quy trình trong các dự án còn dập khuôn, không mang tính linh hoạt nhiều, trong khi đó các dự án khác nhau cần phải được quản lý khác nhau thì đa phần công ty thực hiện dập khuôn một cách quản lý cho tất cả các dự án nhà ở, nên chưa mang lại hiệu quả toàn bộ cho dự án Việc nắm bắt thông tin, nghiên cứu công tác chuẩn bị đầu tư của các dự án còn chậm, nắm bắt thông tin thực sự chưa phải là công tác được quan tâm, khi các thông tin về nhu cầu khách hàng luôn là tiêu chí hoạt động cho các dự án nhà ở của công ty tuy vậy công tác nghiên cứu nhu cầu khách hàng để lấy làm thông tin cho các dự án nhà ở tiếp theo cũng như công trình đang xây dựng vì vậy một số dự án xây dựng xong không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tổ chức triển khai các dự án còn lúng túng do lực lượng cán bộ quản lý còn mỏng và yếu Chưa có sự quản lý đúng đắn cho các giai đoạn của dự án: khi các công việc của các giai đoạn còn chồng chéo lên nhau, giai đoạn chuẩn bị dự án chưa thực hiện các công tác đầy đủ để cho giai đoạn thực hiện dự án các công việc còn chồng chéo lên nhau, nên không mang lại hiệu quả nhiều cho dự án Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại công ty Tuy những năm gần đây công ty đã có sự đầu tư quan tâm rất nhiều tới công tác quản lý dự án, song vẫn còn những tồn tại và khó khăn phải khắc phục để công tác này thực sự mang lại hiệu quả cho dự án. Sau đây là một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án tại công ty. Một là: Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch, giảm tính thụ động của cán bộ thực hiện dự án với các kế hoạch của dự án Như đã trình bày ở trên, công tác lập kế hoạch của dự án là một khâu then chốt của dự án tuy nhiên công tác này chưa đi sát với thực tế. Các công tác lập kế hoạch cần đi đôi với công tác nghiên cứu thị trường, không phải nghiên cứu thị trường xong không sử dụng cho công tác lập kế hoạch. Vì chỉ có lập kế hoạch phù hợp với thị trường, thi công theo đó thì các sản phẩm của công ty mới có tính khả thi nâng cao hiệu quả của dự án. Cùng với đó công tác nghiên cứu thị trường được thực hiện trước khi dự án lập kế hoạch cần chính xác và khách quan. Chỉ có nghiên cứu thị trường, nhu cầu của khách hàng chính xác thì dự án mới có thể thực hiện theo những nhu cầu đó, như thế mới mang lại hiệu quả của dự án. Không nên để các kế hoạch chỉ là những suy nghĩ chủ quan của các nhà tư vấn, công ty cần có một hội đồng thẩm định các kế hoạch, hiệu quả của các kế hoạch, ngay cả khi các kế hoạch đó được công ty thuê bên thứ ba làm, thì cũng cần sát sao các kế hoạch đó, sao cho các kế hoạch luôn phù hợp với yêu cầu của công ty, mang tính khách quan chứ không chủ quan duy ý chí. Cần có những định hướng và biện pháp thực hiện khi các dự án là dự án nhà nước. Công tác lập kế hoạch công ty phải làm theo một chuẩn mực với những thông số đã quyết định. Công ty cần linh hoạt hơn trong các dự án của nhà nước. Một thực tế là các kế hoạch thực hiện của công ty chưa đáp ứng những yêu cầu của nhà nước giao, khi mà công ty thực hiện các dự án đa phần rập khuôn theo những quy định của nhà nước, nhưng thị trường lại thay đổi liên tục và nếu cứ thực hiện mọi thứ rập khuôn theo các quy định đó thì bất cập sẽ rất nhiều. Vì vậy trong công tác lập kế hoạch cho dự án đối với các dự án của nhà nước thì cần có sự kinh hoạt trong phạm vi những quy định đó. Giảm thiểu những tác động của các yếu tố thị trường tới các kế hoạch của dự án. Bằng cách thực hiện nghiên cứu thị trường, dự đoán các thay đổi của thị trường trong thời gian sắp tới, những biến động ảnh hưởng tới dự án. Dự trù những thay đổi đó ngay cả trong các kế hoạch được lập. Để đảm bảo tính phù hợp hơn nữa của các kế hoạch khi thực hiện trong thực tế. Cần giảm thiểu tính thụ động của cán bộ thực hiện dự án đối với các kế hoạch được lập. Đối với các dự án nhà nước hay một số dự án mà công ty thuê các đơn vị khác lập kế hoạch thì cán bộ thực hiện và quản lý dự án của công ty thường chỉ có các kế hoạch khi chúng đã lập xong, và thực thi chúng đôi khi chưa hiểu hết các yêu cầu của chủ đầu tư và ý đồ của người lập kế hoạch. Vì vậy công ty cần cho các cán bộ tiếp cận với các kế hoạch của dự án sớm hoặc có thể tham gia là một phần nhân sự lập kế hoạch, hiểu được những khâu, các bước, các yêu cầu của dự án, những mục tiêu của dự án, tham gia vào các bước lập kế hoạch giúp cán bộ quản lý hiểu về dự án hơn và thực hiện các bước quản lý tốt hơn. Hai là: Tăng cường quản lý tài chính dự án Tài chính của dự án là một yếu tố quan trọng trong khi thực hiện dự án. Để đảm bảo tính hiệu quả của công tác tài chính thì cần thực hiện kế hoạch tài chính phù hợp, không chồng chéo các khâu với nhau, thực hiện nghiệm thu thanh quyết toán các hạng mục công trình kịp thời. Đối với giai đoạn nghiệm thu và bàn giao công trình công ty phải lên kế hoạch nghiệm thu từng hạng mục công trình một cách chi tiết chặt chẽ đồng thời thanh toán và cung ứng vốn kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo. Thực hiện công tác nghiệm thu các hạng mục của dự án phải được thực hiện một cách kịp thời và có bài bản, để đảm bảo công tác nghiệm thu không tốn nhiều thời gian và chi phí cũng như không ảnh hưởng tới tiến độ và chi phí của dự án. Nghiệm thu công trình hạng mục của dự án có quy trình và các tiêu chuẩn để thực hiện nghiệm thu theo các tiêu chuẩn đó. Việc nghiệm thu cần có sự tham gia của chủ đầu tư các cơ quan có thẩm quyền và các khách hàng cũng như nhà tài trợ, đối với các hạng mục có ảnh hưởng tới dự án, còn với các hạng mục nhỏ hơn không ảnh hưởng nhiều tới dự án thì việc nghiệm thu được thực hiện bởi các thành viên trong ban quản lý và các phòng ban có liên quan. Bên cạnh đó là cần điều tra thực tế và giám sát thi công chặt chẽ để đảm bảo tài chính của dự án được thực hiện theo các chuẩn mực và quy định đối với từng dự án riêng. Khi điều tra thực tế được thực hiện tốt thì các kế hoạch sẽ sát với thực tế hơn, Tài chính của dự án dự trù cũng phù hợp không có sự sai khác nhiều với thực tế. Cùng với đó việc giám sát thực hiện công trình một cách chặt chẽ đảm bảo quá trình thi công dự án các chi phí không vượt quá nhiều những yêu cầu cho phép. Thêm vào đó công ty cần có hướng xử lý các ảnh hưởng bên ngoài thị trường đối với tài chính của dự án như giá xây dựng tăng trong thời gian thực hiện dự án so với thời gian lập kế hoạch. Nâng cao công tác quản lý giá xây dựng tốt sẽ giúp công ty có được lợi thế trong công tác đấu thầu các dự án cho công ty, cũng như việc điều chỉnh giá một cách nhanh chóng và kịp thời khi có sự thay đổi làm ảnh hưởng tới chi phí của các dự án đang thực hiện. Nếu công tác quản lý giá xây dựng công ty có thể làm tốt thì việc thực hiện các dự án sẽ dễ dàng hơn, các thay đổi của dự án sẽ được xử lý nhanh hơn. Bên cạnh đó là những thay đổi của nhà nước về các quy định liên quan tới tài chính của dự án như những quyết định về chi phí quản lý, giá xây dựng, chi phí xây dựng có những thay đổi liên quan tới dự án thì phải xử lý kịp thời. Tất cả các yếu tố bên ngoài tác động tới dự án nếu được xử lý kịp thời và đúng cách cũng sẽ không ảnh hưởng nhiều tới dự án. Vì vậy, công ty cần tập trung điều tiết và có phản ứng nhanh cũng như các phương pháp dự phòng đối với các tác động bên ngoài thay đổi ảnh hưởng tới dự án Thêm nữa một nguyên nhân ảnh hưởng tới quản lý tài chính dự án làm cho công tác quản lý tài chính của dự án không mang lại hiệu quả và có sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch của dự án đó là sự bị động của cán bộ quản lý và công ty trong các dự án nhà nước. Các dự án nhà nước thường được các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước thực hiện nghiệm thu cũng như giám sát các công trình. Tuy nhiên, do sự chậm trễ của các cơ quan nhà nước này mà chi phí của dự án cũng tăng nên nhiều khi các hạng mục phải chờ để nghiệm thu và tiến hành các công việc tiếp theo. Vì vậy công ty cần có hướng giải quyết với các dự án của nhà nước thực hiện phân tách công việc ngay từ đầu khi thực hiện dự án, thêm các công việc nhỏ không ảnh hưởng tới dự án vào các thời gian dự trữ của các công việc lớn trong khi chờ các quyết định nghiệm thu và các nhận xét đánh giá giám sát công trình. Việc thực hiện như thế không những làm thời gian tiến độ của dự án được rút ngắn mà các chi phí của dự án cũng có khả năng giảm thiểu khi dự án bị đình trệ trong thời gian ngắn thì các chi phí máy móc nhân công công ty vẫn phải thanh toán trong khi đó dự án lại không thực hiện được. Ba là: Đầu tư tăng chất lượng nguồn nhân lực cho công tác quản lý dự án Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định tới chất lượng của công tác quản lý dự án. Vì vậy công ty cần có hướng tuyển dụng nhân sự cho ban quản lý dự án không chỉ đạt yêu cầu về số lượng mà cả các yêu cầu về chất lượng để công tác quản lý các dự án không chồng chéo lên nhau, khi cùng một người thực hiện nhiều dự án. Công ty nên có những lớp học và các chương trình đào tạo liên kết với các đơn vị đào tạo như viện kinh tế học hay các trường đại học cũng như các trung tâm quản lý dự án mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ thực hiện công tác quản lý dự án để họ có thể cập nhật các chính sách, quy định của nhà nước, các hình thức quản lý mới hiệu quả hơn, kinh nghiệm quản lý của các đơn vị cơ sở khác để áp dụng cho quản lý dự án của công ty đạt hiệu quả hơn. Đối với các dự án có quy mô lớn và các yêu cầu về kỹ thuật cao thì cần thuê thêm các chuyên gia tư vấn hay các công ty tư vấn giám sát công trình, tư vấn quản lý, tư vấn thực hiện dự án, tư vấn nghiệm thu công trình. Điều này mang lại hiệu quả cho công tác quản lý nhiều hơn khi các dự án nằm ngoài tầm khả năng ban quản lý của công ty. Tuy nhiên cũng cần cân nhắc và lựa chọn các nhà tư vấn có uy tín, phù hợp với các yêu cầu của từng dự án để công tác quản lý dự án hiệu quả hơn. Công ty cần có chính sách thu hút nguồn nhân lực thực hiện công tác quản lý dự án, cũng như những hình thức thưởng và phạt đối với những cán bộ hoàn thành tốt công tác quản lý dự án và những cán bộ không hoàn thành nhiệm vụ của mình. Điều này sẽ khuyến khích các cán bộ quản lý thực hiện tốt công việc của mình, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Thêm một điều nữa về nguồn nhân lực trong công tác quản lý dự án. Vì đặc thù của công tác quản lý dự án diễn ra trong cả quá trình dự án với các công đoạn liên quan tới nhau, vì vậy nhân sự thực hiện dự án cần đáp ứng các nhu cầu của công trình như tính phức tạp của dự án, chịu được áp lực của công việc, có khả năng đáp ứng về thời gian đối với các dự án, có kinh nghiệm trong công tác xây dựng các dự án, quản lý dự án, có kiến thức kỹ thuật chuyên ngành liên quan tới dự án. Tất cả các yêu cầu trên đối với nhân sự của ban quản lý dự án sẽ giúp cho công tác quản lý dự án thực hiện tốt hơn có bài bản và mang lại hiệu quả cho dự án. Bốn là: nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu. Đối với công tác đấu thầu để mang lại hiệu quả tốt cho các dự án, cần có một cơ chế đấu thầu, các quy trình đấu thầu rõ ràng, quy chuẩn cho các dự án. Công ty nên lập các kế hoạch cho công tác đấu thầu chọn nhà thầu thực hiện thi công các hạng mục công trình trong dự án. Công tác đấu thầu được lựa chọn khi các hạng mục của dự án chuẩn bị thực hiện, lên danh sách các nhà thầu thường được công ty thực hiện nghiên cứu trước khi hạng mục thực hiện. Công ty cần có phòng ban chuyên thực hiện các công tác đấu thầu cho các dự án, tập trung vào dự án, nhân sự ban quản lý dự án và các phòng dự án không thể kiêm nghiệm nhiều công việc mà vẫn đạt hiệu quả tối đa. Việc lập kế hoạch đấu thầu, nghiên cứu giá mời thầu, hay xem xét chấm điểm lựa chọn các nhà thầu, các công tác liên quan tới hoạt động đấu thầu phải được thực hiện đầy đủ và theo trình tự. Cần cập nhật đầy đủ và kịp thời các quy định của nhà nước liên quan tới đấu thầu xây dựng dự án. Để hoàn thiện công tác đấu thầu và quy trình đấu thầu. Các hướng dẫn mở thầu, lựa chọn nhà thầu, thông báo nhà thầu trúng tuyển. Đặc biệt đối với dự án nhà nước thì công tác đấu thầu càng phải chặt chẽ hơn bởi được thực hiện dưới sự giám sát của các cơ quan chức năng có thẩm quyền đối với dự án. Vì vậy các thông tư nghị định của chính phủ, bộ xây dựng hay bộ kế hoạch đầu tư về đấu thầu cần được cán bộ của công ty nghiên cứu và áp dụng cho công tác đấu thầu của công ty. Giảm thiểu các dự án, hạng mục công trình thực hiện theo hình thức chỉ định thầu. Vì phương thức thực hiện này tuy giảm thiểu chi phí cho công ty nhưng mang lại những rủi ro cho các hạng mục công trình dự án khi nhà thầu không đáp ứng được nhu cầu đề ra. Cùng với đó là thực hiện các phương thức đấu thầu như cạnh tranh, hay chào hàng cạnh tranh điều này giúp công ty lựa chọn được các nhà thầu phù hợp hơn cho hạng mục của mình và cũng mang tính khách quan hơn. Xây dựng chuẩn mực trong công tác chấm điểm và đánh giá nhà thầu tham gia dự thầu. Khi chấm thầu các tiêu chí chấm thầu phải được công khai cho các nhà thầu, công bố nhà thầu trúng thầu. Công tác chấm thầu phải công bằng cho tất cả các nhà thầu, thực hiện một cách kĩ lưỡng, tạo điều kiện tìm ra được những nhà thầu phù hợp hơn với dự án. Quản lý đấu thầu của dự án là phải thực hiện liên tục và dưới sự giám sát của Ban giám đốc. Khi tìm được các nhà thầu phù hợp công ty cần kí kết hợp đồng với các điều khoản ràng buộc. Yêu cầu nhà thầu lập biện pháp thi công, tiến độ thi công tổng thể và chi tiết cho từng công việc mà nhà thầu làm. Sau đó nhà thầu phải trình ban quản lý và Ban giám đốc duyệt biện pháp và tiến độ thi công thi mới được thực hiện. Quy trình này sẽ giúp công ty kiểm soát công trình dễ dàng và chính xác hơn. Năm là: Nâng cao hiệu quả giám sát, kiểm soát thi công công trình. Công trình khi được thi công tức là các kế hoạch trên giấy tờ đã được đưa vào thực tế để thực hiện. Những yêu cầu về chất lượng, chi phí công trình có được thi công thực hiện như các kế hoạch của dự án yêu cầu hay chưa? Để đạt được điều này công ty cần thực hiện tốt khâu giám sát, kiểm soát thi công công trình. Để thực hiện tốt kiểm soát thi công công trình công ty phải có sự phân cấp nhiệm vụ rõ rệt cho cácn bộ trong ban quản lý cũng như nhân sự của các phòng ban khác. Các công việc như quản lý hồ sơ pháp lý, thực hiện thi công, nghiệm thu công trình, thanh quyết toán vốn… tất cả các công tác này công ty phải phân cấp rõ ràng, nhiệm vụ cho các phòng ban và nhân sự của các phòng ban đó, để không có sự chồng chéo hay không hiểu nhau trong công tác giám sát. Công tác giám sát chất lượng của công ty phải đảm bảo các yêu cầu sau: giám sát vật tư theo yêu cầu thiết kế của dự án, xem xét kĩ lưỡng các công việc phát sinh ngoài thiết kế của dự án, tính toán khối lượng thi công nhà thầu đã hoàn thành theo thời gian hoặc theo các giai đoạn của dự án, tính toán khối lượng phát sinh trình chủ đầu tư phê duyệt, thực hiện tốt thanh quyết toán công trình…. Tất cả các công tác trên giúp cho việc giám sát chất lượng đạt hiệu quả cao. Bên cạnh đó, ban quản lý dự án cần phải tổ chức tốt các khâu giám sát mà công ty trong các năm qua chưa quan tâm thực sự như: tổ chức giám sát môi trường xây dựng, tổ chức giám sát an toàn lao động và vệ sinh môi trường trên công trường xây dựng. Tuy nhìn bề nổi các hoạt động giám sát ngày không mấy quan trọng, nhưng nếu xét trên toàn dự án thì giám sát tốt môi trường thi công, an toàn vệ sinh đối với môi trường xây dựng của công trình giúp các khâu khác của dự án được thực hiện tốt hơn, cùng với đó là an toàn công trình và môi trường xây dựng cũng phải thực hiện theo các quy định của nhà nước vì vậy công tác giám sát này lại phải thực hiện tốt và nghiêm túc hơn. Thêm một điều nữa làm công tác giám sát dự án không đạt hiệu quả là sự tách biệt của các bộ phận khi thực hiện quản lý dự án, giảm thiểu sự tách biệt giữa tài chính được duyệt của chủ đầu tư và thanh quyết toán công trình, không có sự chênh lệch giữa các yếu tố này sẽ làm cho dự án thực hiện theo các yêu cầu của dự án. Những cán bộ thực hiện thanh quyết toán công trình cần biết rõ về các phương án tài chính của dự án để thực hiện quyết toán đúng. Công ty cần có những hướng giải quyết và thay đổi dự án khi các quy phạm pháp luật của nhà nước có liên quan tới thi công công trình thay đổi. Khi các quy phạm của nhà nước thay đổi trong quá trình dự án thi công thì việc thi công xây dựng công trình sẽ bị gián đoạn với những yêu cầu khác để phù hợp hơn với quy định của nhà nước. Giám sát thi công công trình cần phải linh hoạt các khâu khi các nhà thầu có sự thay đổi trong thi công hay tiến độ cũng như trình tự công việc, việc giám sát thi công cũng phải nắm bắt được những thay đổi và giám sát theo các thay đổi đã được phê duyệt đó. Công tác giám sát thi công cần linh hoạt trong khi thực hiện công việc của mình và hướng điều chỉnh của chủ đầu tư cũng như nhà thầu, cần có các báo cáo kịp thời các thay đổi của dự án với chủ đầu tư. Sáu là: Công ty cần nghiên cứu và thực hiện tốt công tác quản lý rủi ro của dự án. Công tác quản lý rủi ro tốt sẽ giảm thiểu các thiệt hại không đáng có của dự án. Tuy nhiên công tác quản lý dự án hoàn toàn chưa được quan tâm tại công ty. Vì vậy để công tác quản lý dự án đạt hiệu quả tốt thì công ty phải thực hiện, thành lập phòng ban riêng thực hiện công tác nghiên cứu, nhận diện và quản lý rủi ro cho các dự án. Việc thành lập phòng ban hay bộ phận quản lý rủi ro cho các dự án của công ty phải được bàn bạc và thực thi kỹ càng và cẩn thận, có thể nghiên cứu các mô hình tổ chức quản lý rủi ro của các công ty khác trong tổng công ty hoặc các công ty khác để thực hiện công tác quản lý rủi ro đạt hiệu quả. Cần thay đổi nhận thức của cán bộ nhân viên và ban giám đốc công ty về công tác quản lý rủi ro, khi các quan điểm cũ đã ăn sâu vào tiềm thức của ban giám đốc, nhân viên, và các đội xây lắp thi công công trình, thì công tác quản lý rủi ro sẽ bị xem nhẹ. Vì vậy cần thay đổi nhận thức trong những con người thực hiện quản lý dự án. Quản lý rủi ro cần phải thực hiện liên tục trong các khâu, các hạng mục của toàn dự án, trong tất cả các giai đoạn của dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành vận hành dự án. Những rủi ro có thể lường trước được cần được nhận diện, đo lường và có các biện pháp giảm thiểu rủi ro hay ngăn chặn các rủi ro tác động tới dự án. Với các rủi ro không thể lường trước được, công ty cần có các biện pháp khác để quản lý như mua bảo hiểm cho các hạng mục của dự án, hay toàn dự án, mỗi dự án cần có các khoản dự phòng phí khi các thay đổi và rủi ro xảy ra. Bảy là: Nâng cao hiệu quả bộ phận pháp lý của công ty Công ty có một bộ phận phòng ban thực hiện nghiên cứu và cập nhật các quy định của nhà nước đó là ban pháp chế. Tuy nhiên, việc phát huy khả năng của ban pháp chế chưa thực sự có hiệu quả đối với các dự án. Vì vậy công ty cần thực hiện kết nối, liên kết các công việc của ban quản lý dự án với ban pháp chế của công ty. Như thế các thông tư, nghị định, văn bản hướng dẫn của nhà nước liên quan tới dự án được ban quản lý dự án cập nhật kịp thời, ban pháp chế sẽ làm nhiệm vụ giải thích các quy định phù hợp với dự án đang thực hiện, cập nhật các quy định mới của nhà nước liên quan tới dự án một cách kịp thời. Và thực hiện nghiên cứu dự án sao cho phù hợp với các quy định của nhà nước Ban pháp chế của công ty nên hoạt động một cách có hiệu quả hơn, không chỉ dừng lại ở việc cập nhật các thông tin liên quan tới dự án mà cần phân tích các điều kiện của dự án liên quan tới các quy định của nhà nước, những thay đổi trong dự án khi các quy định của nhà nước thay đổi, ban pháp chế cần có những phân tích các tác động tới dự án, những thay đổi đó ảnh hưởng như thế nào tới dự án. Ban pháp chế cần nhiều nguồn lực có chuyên môn và kinh nghiệm hơn nữa để cập nhật các thông tin về các quy phạm dự án, phân tích các tác động tới dự án và phối hợp với ban quản lý dự án và các phòng ban chức năng khác điều chỉnh các thay đổi của dự án phù hợp với quy định của nhà nước. Ban pháp chế cần thực hiện tốt hơn nữa chức năng bảo vệ các công trình dự án của mình khi xảy ra tranh chấp với các nhà thầu hay khiếu nại của khách hàng đối với công trình của dự án. Vì vậy, nhân sự của ban pháp chế phải theo sát các công trình, hang mục của dự án, hiểu rõ về dự án. Tám là: Ngày một nâng cao chất lượng các công trình Chất lượng công trình là một trong những mục tiêu quan trong của dự án, nó quyết định tới uy tín của công ty với khách hàng và các bạn hàng, cũng như uy tín của công ty với các ngân hàng. Vì vậy, công ty cần quan tâm tới chất lượng các dự án hơn nữa. Luôn cập nhật các quy định của nhà nước về chất lượng công trình, có các cuộc điều tra tổng thể nhu cầu của khách hàng tiềm năng với các sản phẩm của công ty. Thực hiện xây dựng các hệ thống chất lượng cho từng loại công trình của công ty. Giám sát đôn đốc các nhà thầu thi công thực hiện theo đúng chất lượng của dự án đã đề ra. Với mỗi dự án khi bắt đầu đi vào thực hiện cần thành lập một tổ chuyên giám sát chất lượng dự án, có các báo cáo kịp thời khi có những thay đổi ảnh hưởng tới chất lượng dự án. Đối với các công trình lớn hay yêu cầu phức tạp, thì công ty phải thuê các công ty tư vấn giám sát chất lượng dự án để đảm bảo tốt chất lượng các công trình. Cần đầu tư hệ thống trang thiết bị phục vụ cho quá trình giám sát chất lượng, có như thế thì chất lượng công trình mới đạt hiệu quả cao. Chín là: Thực hiện nghiệm thu thanh quyết toán công trình chính xác và kịp thời. Công ty cần lên kế hoạch nghiệm thu các công việc, các hạng mục công trình của dự án trước khi thực hiện dự án một cách chi tiết, chặt chẽ và kịp thời để đảm bảo cho các khâu tiếp theo của dự án được thực hiện đúng tiến độ. Việc nghiệm thu công trình đối với các công trình không phải là công trình của nhà nước thì công ty có sự chủ động trong công tác này. Nhưng một số dự án của nhà nước, công ty cũng cần có hướng và những sự chủ động nhiều hơn nữa trong công tác nghiệm thu công trình để dự án được đi theo đúng tiến độ và ý đồ của chủ đầu tư. Công tác nghiệm thu thường phải có đầy đủ chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và các cơ quan chức năng vì vậy trước khi thực hiện nghiệm thu công trình chủ đầu tư cần có thông báo bằng văn bản tới các bộ phận có liên quan. Nghiệm thu công trình là khâu cuối cùng trong thực hiện dự án, quyết định toàn bộ kết quả của dự án vì vậy công tác nghiệm thu cần chính xác, trung thực và khách quan hơn nữa. Kết luận Sự hoàn thiện liên tục của quy trình quản lý dự án và sự vận dụng linh hoạt của các doanh nghiệp vào xây dựng các dự án đã làm công tác quản lý dự án ngày càng có vai trò quan trọng khi thực hiện các dự án. Tuy vậy, vẫn còn nhiều hạnh chế, hay lỗ hổng trong công tác này. Nhưng đây cũng là những thách thức những yếu tố tạo cho các doanh nghiệp thực hiện tốt hơn nữa công tác quản lý dự án của mình, nhằm mang lại hiệu quả cao hơn cho các dự án của doanh nghiệp. Trên cơ sở vận dụng phương pháp nghiên cứu từ lý luận tới thực tiễn, cùng với việc nghiên cứu, thu thập, xử lý số liệu thực tế, chuyên đề đã hoàn thành những vấn đề cơ bản sau : Nghiên cứu công tác quản lý dự án, những khái niệm cơ bản, các quy trình trong công tác quản lý dự án. Vai trò của quản lý dự án với việc thực hiện các dự án nói riêng và hiệu quả kinh doanh của cả doanh nghiệp nói chung. Nghiên cứu về công tác quản lý dự án tại cụ thể một công ty là công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng vào giao thông. Dựa vào các hạn chế trong công tác quản lý dự án tại công ty, những nguyên nhân dẫn tới hạn chế đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này đối với dự án. Chỉ ra các quy trình và tình hình thực hiện công tác quản lý dự án trong các năm tiếp theo Tuy thời gian thực tập tại công ty và các kiến thức thực tế về công tác quản lý tại các dự án xây dựng không nhiều xong người viết cũng đã có các nghiên cứu và trong thời gian chăm chỉ học tập và thực hành tại công ty, tôi cũng có một số nhận xét về tình hình quản lý dự án của công ty. Các tồn tại và khó khăn cũng như thuận lợi của công tác này tại công ty. Và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại công ty. Với một số giải pháp người viết hy vọng sẽ đóng góp giúp công tác quản lý dự án của công ty có hiệu quả hơn trong tương lai. Bài viết chưa thực sự hoàn chỉnh do thời gian của người viết nghiên cứu có hạn vì vậy kính mong công ty và cô giáo hướng dẫn đóng góp thêm các ý kiến để tôi có thể hoàn thành tốt hơn bài viết của mình và nó sẽ là một tài liệu tham khảo cho công ty trong công tác quản lý dự án các năm sau. Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên TS. Đinh Đào Ánh Thuỷ, xin cám ơn đội ngũ CBCNV cũng như toàn công ty INTRACOM đã giúp đỡ tôi hoàn thành bài viết của mình. Chân thành cảm ơn! Các tài liệu tham khảo Giáo trình quản lý dự án khoa kinh tế đầu tư NXB ĐH Kinh tế quốc dân Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án công trình Nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 22/2/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình tại các dự án sử dụng 30% vốn nhà nước trở lên. Nghị định số 209/2004/NĐ-CP của chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng Nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ qui định chi tiết một số Điều của Bộ luật lao động về an toàn vệ sinh lao động và Nghị định số 110/2002/NĐ-CP ngày 27/12/2002 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ qui định chi tiết một số Điều của Bộ luật lao động về an toàn vệ sinh lao động Và một số các thông tư nghị định, văn bản hướng dẫn khác: hồ sơ năng lực công ty, kế hoạch đầu tư dự án nhà, các hồ sơ tài liệu liên quan tới dự án NOCT Các tài liệu tham khảo được công ty thực tập cung cấp Các trang web kinhte.com, giaxaydung.vn, dutoancongtrinh.com, tailieu.vn DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý 5 Bảng 2: Bảng mô hình tổ chức đấu thầu dự án của công ty 26 Bảng 3: Các chỉ tiêu của dự án 11 tầng NOCT 39 Bảng 4: Tổng dự toán công trình nhà 11 tầng NOCT 42 Bảng 5: Điều chỉnh thay đổi trong tổng dự toán công trình nhà 11 tầng NOCT 43 Bảng 6: Nguyên nhân điều chỉnh dự toán công trình nhà 11 tầng NOCT 44 Bảng 7: Các chỉ số điều chỉnh theo quy định của thông tư 03/2008/TT-BXD 45 Bảng 8: Nhu cầu vốn của dự án nhà 11 tầng NOCT 46 Bảng 9: Nguồn nhân lực của ban quản lý dự án nhà 11 tầng NOCT 48 MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM 3 I. Tổng quan chung về công ty INTRACOM và tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty. 3 1. Tổng quan chung về công ty INTRACOM 3 1.1 Quá trình hình thành, các ngành nghề kinh doanh chính của công ty 3 1.2 Tình hình đầu tư phát triển của công ty những năm qua 3 1.2.1 Các hoạt động đầu tư trong nội bộ công ty 3 1.2.2 Đầu tư ra ngoài công ty 3 2. Tình hình xây dựng nhà ở tại công ty 4 2.1 Vai trò của xây dựng nhà ở đối với tình hình kinh doanh của công ty 4 2.2 Các dự án nhà ở tiêu biểu của công ty trong các năm qua 4 II. Thực trạng công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM 5 1. Khái quát tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty các năm qua 6 2. Các mô hình quản lý hoạt động xây dựng nhà ở tại công ty 7 3. Nội dung quản lý dự án nhà ở tại công ty 11 3.1 Lập kế hoạch dự án 11 3.2 Quản lý phạm vi 14 3.3 Quản lý thời gian và tiến độ 17 3.4 Quản lý chi phí 19 3.5 Quản lý chất lượng dự án 22 3.6 Quản lý hoạt động đấu thầu công trình dự án 25 3.7 Quản lý rủi ro dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty 28 3.8 Quản lý nhân lực 30 3.9 Quản lý thông tin 32 3.10 Quản lý an toàn lao động Quản lý môi trường xây dựng trên công trường xây dựng 33 4. Thực trạng quản lý dự án nhà ở - xét theo giai đoạn của dự án 34 4.1 Giai đoạn chuẩn bị dự án 34 4.2 Giai đoạn thực hiện dự án 35 4.3 Giai đoạn vận hành các kết quả của dự án 36 5. Ví dụ minh hoạ 38 6. Đánh giá thành tựu đã đạt được và khó khăn mà công ty gặp phải trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng các dự án nhà ở trong thời gian qua. 51 6.1 Những thành tựu đã đạt được 51 6.2 Những hạn chế còn tồn tại 52 Chương 2: Định hướng và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty 58 I . Thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải khi quản lý dự án nhà ở tại công ty 58 1. Thuận lợi 58 2. Khó khăn 59 II. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại công ty 60 Kết luận 70 ._.