Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp (76tr)

tác tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong suốt thời gian em thực tập tốt nghiệp cũng như nghiên cứu hoàn tất đề tài. Đặc biệt, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn: TS. Trần Thị Quý – Người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này. Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ đang công tác tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện cho em tham khảo, nghiên cứu tài liệu trong thời gian thực hiện đề tài. Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn thành đề tài nghiên cứu của Khoá luận. Song với trình độ còn nhiều hạn chế của một sinh viên mới tốt nghiệp, Khoá luận này không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô và các bạn. Hà Nội ngày 20 tháng 5 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Hồng Hạnh Mục lục Phần 1: Mở đầu 6 1.1 Mục đích và lý do chọn đề tài 6 1.2 Mục đích nghiên cứu 7 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu 7 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu 7 1.4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu ……………………………..8 1.4.1 Cơ sở lý luận 8 1.4.2 Phương pháp nghiên cứu…………………………………………...8 1.5. Đóng góp của Đề tài 8 1.6 Bố cục của Khoá luận 9 Phần 2: Nội dung 10 Chương 1: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 10 1.1 Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 10 1.2 Quá trình hình thành & phát triển của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 11 1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện trước nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường 15 1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trường 15 1.3.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Trường 17 1.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện Trường. 19 1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 19 1.4.2. Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện Trường 20 Chương2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 25 2.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại các Trường Đại học nói chung và Trường Đại học Ngoại thương nói riêng 25 2.1.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của hệ thống các Trường Đại học 25 2.1.2 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 28 2.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 29 2.3 Thành phần vốn tài liệu và diện bổ sung 32 2.3.1 Thành phần vốn tài liệu 32 2.3.2 Diện bổ sung 36 2.4 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 42 2.4.1 Nguồn ngân sách Nhà nước 42 2.4.2 Nguồn kinh phí khác 43 2.5 Hình thức và nguyên tắc bổ sung 44 2.6 Kế hoạch, chính sách và quy trình bổ sung vốn tài liệu 46 2.7 Các nguồn bổ sung vốn tài liệu 49 2.7.1 Nguồn bổ sung phải trả tiền 50 2.7.1.1 Nguồn mua sách 50 2.7.1.2 Nguồn mua Báo - Tạp chí 52 2.7.2 Nguồn bổ sung không phải trả tiền 52 2.7.2.1 Nguồn lưu chiểu 52 2.7.2.2 Nguồn sao chụp 53 2.7.2.3 Nguồn tặng biếu, trao đổi trong nước và Quốc tế 54 2.8 Đội ngũ cán bộ bổ sung 55 2.9 Sự phối hợp, hợp tác trong công tác bổ sung 57 2.10 ứng dụng tin học trong công tác bổ sung 58 2.11 Thanh lý tài liệu 61 2.12 Kết quả hoạt động công tác bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường 62 Chương III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 65 3.1 Một số nhận xét chung công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 65 3.1.1 Những mặt đã đạt được 65 3.1.2 Những mặt hạn chế 67 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường 68 3.2.1 Vấn đề kinh phí 68 3.2.2 Chủ động bổ sung các loại tài liệu đặc thù cho đối tượng người dùng tin của Thư viện 69 3.2.3 Mở rộng nguồn bổ sung và hình thức bổ sung 69 3.2.4 Chú trọng bổ sung các tài liệu phi giấy 70 3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ khác 70 Phần 3: Kết luận 72 Tài liệu tham khảo 74 Từ viết tắt CSDL : Cơ sở dữ liệu ĐH : Đại học ĐHNTHN : Đại học Ngoại thương Hà Nội NBS : Nguồn bổ sung NXB : Nhà xuất bản T. : Tiếng Phần 1: Lời mở đầu 1.1 Mục đích và lý do chọn đề tài Thế kỷ XXI – Thế kỷ thông tin và nền kinh tế tri thức, trong thế kỷ này, hơn bao giờ hết thông tin nói chung và đặc biệt thông tin kinh tế nói riêng đã có ý nghĩa quan trọng và quyết định sự phát triển kinh tế của mỗi Quốc gia. Vì vậy, việc đảm bảo nguồn tin đầy đủ, nhanh chóng và chất lượng cho mọi lĩnh vực và đời sống xã hội đang là vấn đề có tính cấp thiết. Điều đó đỏi hỏi mỗi Quốc gia bên cạnh việc củng cố và phát triển nguồn tin trong nước còn cần phải mở rộng quan hệ hợp tác với các nước khác trong khu vực và trên thế giới để chia sẻ và phát triển nguồn tin. Đối với Việt Nam, trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước việc đảm bảo và phát triển nguồn tin cho mọi lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và đặc biệt lĩnh vực kinh tế nói riêng còn có ý nghĩa lớn lao hơn bao giờ hết. Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn Quốc lần thứ IX của ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực theo tinh thần phát huy tối đa nội lực, nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế, đảm bảo độc lập tự chủ và định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích dân tộc, an ninh quốc gia, giữ gìn bản sắc Văn hoá dân tộc, bảo vệ môi trường”. [Đảng Cộng sản Việt Nam.- Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn Quốc lần thứ IX.- H.: Chính trị Quốc gia, 2001.- tr.120] Thực hiện nghị quyết IX của Trung ương Đảng, để góp phần thúc đẩy nhanh chóng quá trình hội nhập kinh tế quốc tế với chức năng và nhiệm vụ đặc thù của Nhà trường, Đại học Ngoại thương Hà Nội trong nhiều năm qua đặc biệt chú trọng đến việc đổi mới giáo dục và đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộ hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương có đầy đủ phẩm chất chính trị vững vàng và trình độ chuyên môn cao, sâu rộng, đáp ứng nhiệm vụ mới của đất nước trong giai đoạn đổi mới. Cùng với hoạt động khác của Nhà trường, hoạt động thông tin – thư viện không ngừng được chú trọng và đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giáo viên và sinh viên trong và ngoài Trường đặc biệt là lĩnh vực đảm bảo nguồn lực thông tin kinh tế thương mại. Bên cạnh những thành tích và kết quả mà Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đạt được việc bổ sung vốn tài liệu, phát triển nguồn tin cũng đang còn nhều bất cập cần phải nghiên cứu và tìm ra các giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng nguồn tin. Vì vậy, việc chọn đề tài nghiên cứu “Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” có ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội nói chung và Thư viện Trường nói riêng. 1.2 Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, tác giả muốn đánh giá những kết quả đã đạt được và tìm ra những điểm còn hạn chế, ảnh hưởng đến công tác phát triển nguồn tin. Từ đó, đưa ra những kiến nghị, đề xuất và các giải pháp nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung chuyên sâu nghiên cứu và xem xét toàn bộ nội dung liên quan đến công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: Thành phần vốn tài liệu; Diện bổ sung; Kinh phí cho hoạt động bổ sung; Kế hoạch chính sách bổ sung; Các nguồn bổ sung; Nhân lực thực hiện công tác bổ sung... 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn về mặt không gian là: công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội; giới hạn về mặt thời gian là: công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường trong giai đoạn hiện nay. 1.4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 1.4.1 Cơ sở lý luận Khoá luận dựa trên cơ sở lý luận và quan điểm của Chủ nghĩa Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thông tin, thư viện. 1.4.2 Phương pháp nghiên cứu Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài: “Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp như: Điều tra thực tế, quan sát; phỏng vấn, mạn đàm; Tổng hợp tài liệu liên quan đến nội dung đề tài; Thống kê và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu. Đóng góp của đề tài “Công tác phát triển tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là đề tài hoàn toàn mới ở cấp độ nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp. Vào năm 2002 mới chỉ có bài báo cáo khoa học của tác giả Nguyễn Thu Thảo về tăng cường nguồn lực thông tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Các kết quả nghiên cứu về nội dung cụ thể của đề tài còn rất hiếm hoi. Vì vậy, tác giả gặp không ít khó khăn. Song, với sự cố gắng cao nhất trong khả năng cho phép, Khoá luận có những đóng góp sau: Về mặt lý luận: Khoá luận đã khẳng định được tầm quan trọng và giá trị thiết thực của công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu. Ngoài ra, nó còn giúp chúng ta hiểu được quy trình của công tác bổ sung vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương nói riêng. Về mặt thực tiễn: Phản ánh thực trạng hoạt động bổ sung vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, đưa ra những kiến nghị cho Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, từ đó góp phần đẩy mạnh, phát huy những mặt mạnh đồng thời hạn chế và khắc phục những mặt yếu để đưa Thư viện ngày càng phát triển hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nôị đáp ứng nhu cầu xã hội trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. 1.6 Bố cục Khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung của Khóa luận được coi là trọng tâm gồm 3 chương : Chương 1: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Chương 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Phần 2: Nội dung Chương 1 thư viện trường đại học ngoại thương Hà nội trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (ĐHNTHN) được thành lập từ năm 1960, Trường trực thuộc Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại). Trước đây, Trường Đại học Ngoại thương thuộc khoa Quan hệ Quốc tế của Trường Đại học Kinh tế tài chính. Sau đó, Theo Quyết định số 123/CP ngày 14/08/1967 của Hội đồng Chính phủ, Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được thành lập và độc lập hoàn toàn. Hiện nay, trường có 6 khoa, 5 phòng ban chức năng, 2 trung tâm, 5 bộ môn và một số ban, tổ trực thuộc Trường. Trường có 260 cán bộ, công nhân viên, giảng viên. Trong đó, đội ngũ giáo viên giảng dạy lên tới 180 người. Số cán bộ có học hàm, học vị và trình độ sau Đại học tới gần 80 người. Trong nhiều năm qua Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội luôn luôn thực hiện chủ trương đổi mới giáo dục và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trước đây, Đại học Ngoại thương Hà Nội là một trường đơn ngành, đến nay đã và đang đào tạo theo hướng đa ngành. Từ năm học 1999 –2000 Trường đã chính thức được phép đào tạo 3 ngành: Ngành Kinh tế đối ngoại, Ngành Tiếng Anh thương mại, Ngành Quản trị kinh doanh. Nhà trường đã chú trọng tới việc đa dạng hoá các loại hình đào tạo: Chính quy, tại chức, văn bằng hai, các lớp ngắn hạn... Mở rộng cơ cấu đào tạo: Đại học và sau Đại học. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là địa chỉ đào tạo dẫn đầu trong cả nước về chất lượng đào tạo cử nhân đại học trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại. Trong nhiều năm qua Trường đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ khá đông đảo gần 9000 sinh viên hệ chính quy và hơn 3000 sinh viên hệ tại chức với gần 300 Thạc sĩ trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại. Nhiều sinh viên ra trường có việc làm phù hợp với ngành nghề đào tạo. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là Trường có chất lượng đào tạo khá cao. Phần lớn sinh viên của Trường là học sinh giỏi tại Trường chuyên, lớp chọn ở bậc Phổ thông. Nhiều sinh viên của Trường đã được nhận giải thưởng Olympic Toán, Tin học và Ngoại ngữ. Bên cạnh công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng dạy và sinh viên cũng luôn được lãnh đạo Trường quan tâm. Trường đã đầu tư phát hành: “Tập san nghiên cứu khoa học” của sinh viên. Trong thời kỳ mới, Nhà trường đã định hướng tiếp tục xây dựng và phát triển Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là Trường Đại học công lập, đa ngành, nòng cốt đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho lĩnh vực Kinh tế đối ngoại, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội chú trọng đổi mới nội dung chương trình đào tạo, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế... làm cho chất lượng đào tạo tiến kịp các Trường tiên tiến trong khu vực và thế giới. 1.2 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Cùng với thời gian thành lập của Trường, Thư viện cũng được ra đời trên cơ sở Thư viện Trường Cán bộ Ngoại thương tách đôi. Trong thời gian đầu, cơ cấu tổ chức của Thư viện còn đơn giản, số lượng tài liệu cũng còn rất hạn chế cả về nội dung lẫn thể loại. Kho sách chỉ có khoảng vài nghìn cuốn gồm sách giáo khoa, giáo trình và một số tài liệu tham khảo cùng với 100 tạp chí tiếng Việt và tiếng Nga. Thời kỳ này, Thư viện cũng chỉ có một phòng đọc và một phòng mượn. Do chưa được Nhà trường quan tâm đúng mức về việc đầu tư xây dựng, tu sửa và nâng cấp cho Thư viện nên bộ phận phục vụ còn đơn giản cho giảng viên và sinh viên các khoá với hai hình thức phục vụ là mượn về nhà hoặc đọc tại chỗ. Đến năm 1967, Thư viện Trường đã nhận 1/2 số tài liệu của Thư viện trường Cán bộ Ngoại Giao Ngoại thương. Do cán bộ cũ đều công tác tại Thư viện Trường Đại học Ngoại Giao nên đội ngũ cán bộ Thư viện trong thời kỳ này còn rất hạn chế bao gồm một cán bộ chưa được đào tạo nghiệp vụ thông tin thư viện. Đây cũng là một trong những khó khăn cho Thư viện trong bước đầu hoạt động. Từ năm 1969 đến năm 1985, Thư viện được bổ sung thêm người và được tiếp nhận thêm tài liệu của khoa Nghiệp vụ Ngoại thương và Trường Cán bộ Ngoại thương. Số lượng tài liệu phong phú, đa dạng đã thu hút được lượng bạn đọc đáng kể. Do đó, Thư viện bắt đầu đi vào hoạt động ổn định hơn với quy mô ngày càng phát triển. Từ năm 1981 đến năm 1998, đây là lúc đất nước đang trong giai đoạn đầu của thời kỳ đổi mới, kinh phí đầu tư cho Thư viện còn hạn chế, đội ngũ cán bộ còn thiếu và yếu cả về chuyên môn lẫn trình độ nên Thư viện vẫn không có gì thay đổi đáng kể. Do các loại hình sách, báo, tạp chí nước ngoài rất đắt và mua bằng ngoại tệ nên nguồn tài liệu này rất hiếm, hầu như không có. Điều này đã ảnh hưởng đến công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Nhưng với lòng yêu nghề, cán bộ Thư viện đã khắc phục khó khăn đưa Thư viện ngày càng phát triển về mọi mặt. Tuy chưa mang lại kết quả to lớn, nhưng giai đoạn này là mốc lịch sử quan trọng để thúc đẩy phát triển hoạt động Thư viện trong giai đoạn tiếp theo. Đầu năm 1999, Thư viện đã được chuyển đến khu nhà 5 tầng với tổng diện tích sử dụng là 1300 m2, với các trang thiết bị được thiết kế phù hợp về không gian, ánh sáng… Thư viện có hai hệ thống kho phục vụ: phòng mượn, phòng đọc. Từ một kho nhỏ với đội ngũ cán bộ mới mẻ ở nơi sơ tán, cho đến nay Thư viện Trường đã có một hệ thống kho sách khá phong phú cả về nội dung lẫn hình thức. Điều này đã đã làm thay đổi bộ mặt của Thư viện và đây đã trở thành nơi thu hút đông đảo cán bộ giáo viên và sinh viên đến nghiên cứu, học tập. Cho đến nay, với hoạt động tích cực của các cán bộ thông tin, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã phát triển mạnh mẽ. Điều này được thể hiện thông qua hệ thống cơ sở vật chất và vốn tài liệu phong phú. Về cơ sở vật chất Thư viện có tới 17 máy vi tính và các thiết bị ngoại vi, máy in Bacode, 4 máy đọc và quét mã vạch, máy Photocopy, máy ép, 2 máy in mạng, máy in màu, máy scaner được lắp đặt một hệ thống mạng cục bộ “LAN” kết nối giữa Thư viện – Trung tâm thông tin với các phòng, ban trong Trường. Đồng thời, Thư viện còn được nối mạng Internet để có thể tra cứu tìm tin Online, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các trung tâm thông tin thư viện như: Thư viện Quốc gia và các Thư viện trong Liên hiệp Thư viện các Trường Đại học. Không chỉ chú trọng trang bị các thiết bị mà nguồn vốn tài liệu cũng được quan tâm và bổ sung thường xuyên. Hiện nay, số lượng tài liệu của Thư viện đã lên tới 25.000 bản sách tương đương 7.500 tên sách. Báo, tạp chí có khoảng 250 loại và 908 bản trong đó có 15 loại xuất bản ở nước ngoài, 21 loại sách ngoại văn xuất bản trong nước gồm các thứ tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật và 214 loại báo và tạp chí trong nước. Các tài liệu xám như luận văn, luận án thạc sĩ, tiến sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học chiếm số lượng đáng kể khoảng 1519 bản gồm 1346 bản luận văn tốt nghiệp, 14 đề tài nghiên cứu cấp Trường, cấp Bộ, 159 luận án thạc sĩ và luận án tiến sĩ. Ngoài việc tổ chức phục vụ bạn đọc, Thư viện còn thường xuyên mở rộng quan hệ giao lưu trong nước nhằm trao đổi thông tin về chuyên môn nghiệp vụ và vốn tài liệu quan hệ với một số các Truờng Đại học và Trung tâm Thông tin như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Văn hoá, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Thương Mại, Thư viện Quốc Gia, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt Nam… Bên cạnh đó, Thư viện còn thực hiện các dự án bổ sung các giáo trình về Kinh tế, ngoại thương, các sách ngoại ngữ, đặc biệt là sách tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật cùng với các loại báo, tạp chí trong và ngoài nước phục vụ sinh viên và cán bộ trong Trường. Năm 2003, thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Thư viện và Trung tâm Thông tin” Thư viện được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử” do công ty máy tính truyền thông CMC thiết lập. Đó là Hệ Quản trị thư viện tích hợp ILIB version 3.0. Điều này đã đem lại hiệu quả cao cho hoạt động Thông tin-Thư viện trong Trường. Với hệ thống tự động hoá bạn đọc có thể tra cứu tài liệu một cách dễ dàng hơn. Bạn đọc sẽ xác định được những tài liệu có trong kho với số lượng xác định. Đối với cán bộ Thư viện lợi ích mà Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp đem lại là họ có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong công tác phục vụ bạn đọc và kiểm soát tài liệu. Tất cả thông tin như: Họ, Tên độc giả; ngày, tháng, năm sinh; lớp, khoá; tên tài liệu độc giả đang mượn sẽ được hiển thị trên màn hình thông qua hệ thống mã vạch. Hệ thống Thư viện điện tử ILIB còn giúp cán bộ thực hiện công tác nghiệp vụ xử lý tài liệu tránh được tình trạng trùng lặp tài liệu trong quá trình bổ sung và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đây được coi là một phiên bản có tính năng đột phá trong lĩnh vực Thư viện như: - Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh - Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode. - Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet - Tích hợp mã vạch để quản lý bạn đọc và quản lý việc lưu thông tài liệu trong Thư viện. - Hỗ trợ các khâu xử lý nghiệp vụ trong Thư viện như: quản lý bổ sung, báo cáo, biên mục, in thư mục giới thiệu sách… Từ tháng 5/2003, Thư viện đã phối hợp với công ty CMC triển khai đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu Thư viện”, tổ chức lại toàn bộ kho sách, báo trong Thư viện. Tất cả tài liệu đều được dán mã vạch; xử lý và nhập dữ liệu vào máy tính. Hiện nay, Thư viện đã xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu tài liệu các loại hình tài liệu với trên 500 biểu ghi, 1 cơ sở dữ liệu quản lý bạn đọc và in thẻ mã vạch. Với nguồn lực thông tin phong phú, hệ thống tra cứu hiện đại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đã khẳng định được vị trí, vai trò của trường mình trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục - đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường 1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trường Thư viện là một bộ sưu tập có tổ chức các loại sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác kể cả nghe - nhìn đồ hoạ và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, văn hoá, giáo dục hoặc giải trí. Với vai trò là Thư viện trường đại học, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội ra đời nhằm thực hiện các nhiệm vụ, chức năng sau: * Chức năng: - Thư viện chuyên thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việc giảng dạy, học tập của thầy, trò; nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Trường. - Với chức năng thông tin Thư viện luôn đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc trong Trường. - Ngoài chức năng giáo dục và thông tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương còn là trung tâm văn hoá, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết của độc giả. * Nhiệm vụ: - Tổ chức phục vụ cho các đối tượng bạn đọc sử dụng vốn tài liệu thư viện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc và học tập của giảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động phục vụ tài liệu ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; không đặt ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng thư viện của người đọc. - Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của Thư viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho các loại tài liệu không còn giá trị sử dụng, tài liệu hư nát không thể phục hồi; trừ những tài liệu quý hiếm được công nhận là di sản văn hoá. - Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học, phân loại, mô tả ấn phẩm, dán mã vạch tài liệu, làm phích, xếp phích… - Lưu giữ, bảo quản vốn tài liệu như: sách, báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ; phương tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các tài sản khác của Thư viện. - Phổ biến rộng rãi, kịp thời vốn tài liệu Thư viện bằng các hình thức thông tin thư mục; hướng dẫn tra cứu và các hình thức thông tin tuyên truyền khác, phát huy triệt để nội dung vốn tài liệu có trong Thư viện phục vụ nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Nhà trường. - Mở rộng sự liên thông với các Đại sứ quán, Đại diện Thương vụ, Dự án, Cơ quan, trung tâm thông tin – thư viện trong và ngoài nước bằng việc nối mạng máy tính, mượn trao đổi tài liệu. - Hướng dẫn cho tất cả sinh viên mới vào Trường cách tra cứu thông tin và sử dung Hệ thư viện điện tử tích hợp ILIB một cách thành thạo. - Tổ chức các lớp bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện; tạo điều kiện cho cán bộ Thư viện nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thông tin hiện đại hoá hoạt động thư viện. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ trên đây trong hoạt động thông tin, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đang cố gắng thực hiện tốt những nhiệm vụ đặt ra để đưa Thư viện ngày càng phát triển hơn. 1.3.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Trường Công tác thông tin thư viện là một thiết chế văn hoá giáo dục và thông tin khoa học đảm bảo tổ chức sử dụng vốn tài liệu hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Tổ chức công tác thông tin thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn taị và phát triển (như xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, xếp đặt cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị…); lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác tổ chức thông tin thư viện là tổ chức hai nhóm công việc: công tác kỹ thuật nghiệp vụ và công tác phục vụ người dùng tin với các nhiệm vụ như: tổ chức định mức lao động, tổ chức phân công lao động hợp lý tổ chức công tác phục vụ người dùng tin , quy trình kỹ thuật thông tin thư viện tổ chức đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ… Một thư viện muốn hoạt động tốt cần phải có một cơ cấu tổ chức tốt. Tổ chức trong thư viện được chia thành các phòng, ban và chịu sự chỉ đạo của cán bộ thư viện theo quy tắc nhất định. Sự thống nhất giữa các phòng, ban sẽ quyết định chất lượng hoạt động của hệ thống thư viện. Ban giám đốc của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương bao gồm có 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm và điều hành chung mọi hoạt động của Thư viện đồng thời chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Thư viện đã được Đảng uỷ và ban Giám hiệu giao phó. Dưới Ban giám đốc của Thư viện có 2 bộ phận chính: Bộ phận Nhiệp vụ và bộ phận Phục vụ. Bộ phận Nghiệp vụ gồm 2 phòng là Phòng Bổ sung tài liệu và Phòng Xử lý tài liệu. Bộ phận phục vụ gồm 3 phòng: Phòng Tổng hợp. Phòng Mượn tài liệu và Phòng Đọc tự chọn. Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được tổ chức theo sơ đồ sau: Ban Giám đốc Thư Viện Bộ phận phục vụ Bộ phận nghiệp vụ Phòng tổng hơp Phòng xử lý tài liệu Phòng bổ sung tài liệu Phòng đọc tự chọn Phòng mượn Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương được chia làm 5 phòng với 7 thành viên. Trong đó có 5 cán bộ có trình độ chuyên môn đã tốt nghiệp Đại học hệ tại chức và chính quy về chuyên ngành Thông tin - Thư viện. Ban Giám đốc Thư viện gồm 1 cán bộ chuyên quản lý chung mọi hoạt động và sự phát triển của Thư viện cũng như việc tiếp nhận nguồn kinh phí của Nhà trường và nguồn ngân sách của Nhà nước. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn chịu trách nhiệm việc phát triển vốn tài liệu, số lượng tài liệu bổ sung hay loại bỏ, đầu tư trang thiết bị và các hoạt động khác. Bộ phận nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc đều hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Thư viện. Với hai cán bộ có trình độ chuyên môn, bộ phận nghiệp vụ chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạn đọc như bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu, làm phích, xếp phích, làm số đăng ký cá biệt, làm thẻ cho sinh viên… Bên cạch đó, 2 cán bộ này còn phải xem xét các loại tài liệu mới mà các Nhà xuất bản gửi đến để chọn ra các tài liệu thích hợp cần bổ sung. Tất cả các hoạt động của Ban Giám đốc hay Bộ phận Nghiệp vụ đều nhằm mục đích thực hiện tốt công tác phục vụ bạn đọc. Công tác này được chia ra 3 phòng: Phòng Tổng hợp, Phòng Mượn và Phòng Đọc Tự chọn. Do độc giả mượn tài liệu với số lượng khá lớn nên Phòng Mượn gồm có hai cán bộ, còn lại Phòng Tổng hợp và Phòng Đọc Tự chọn đều do một cán bộ chịu trách nhiệm. Phòng Đọc Tự chọn gồm các tài liệu như báo, tạp chí trong và ngoài nước phục vụ cho sinh viên trong Trường. Phòng Tổng hợp gồm các loại báo, tạp chí phục vụ cho cán bộ Nhà trường và các đề tài nghiên cứu, báo cáo khoa học, luận văn tốt nghiệp, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ được phục vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên. Với mô hình cơ cấu tổ chức trên, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thực hiện tốt công tác phục vụ bạn đọc. Song, số lượng cán bộ Thư viện vẫn còn hạn chế so với quy mô của Trường nên ngoài giờ hành chính cán bộ Thư viện còn phải làm thêm ngoài giờ để hoàn thiện công tác nghiệp vụ đưa Thư viện Trường trở thành một trong những thư viện hiện đại trong nước và khu vực. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện Trường 1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại Thương Hà Nôi. Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ Thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thoả mãn nhu cầu tin cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin. Sự thoả mãn thông tin của người dùng tin là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện. Hiện nay, Người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phát triển rất nhanh chóng cả về số lượng và thành phần. Trình độ của người dùng tin có rất nhiều cấp độ khác nhau do đó nhu cầu thông tin của họ cũng ở các cấp độ không giống nhau. Đối tượng người dùng tin mà thư viện phục vụ không chỉ là các nhà khoa học, các nhà quản lý có trình độ học hàm, học vị: Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Giáo viên, Cán bộ nghiên cứu khoa học... mà còn gồm cả đông đảo các nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức khác nhau như: Chính quy, tại chức, sau đại học, học viên cao học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn... Vì vậy, số người đọc, người dùng tin hàng năm của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương tăng lên đáng kể. Nhu cầu tin của người đọc, người dùng tin cũng trở nên phong phú, đa dạng hơn, đồng thời đòi hỏi những loại hình tài liệu hiện tại có chất lượng cao hơn. 1.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin của Người dùng tin tại Thư viện Trường. Hiện tượng thông tin gia tăng đột biến vào cuối thế kỷ XX, đầu thế kỷ XXI đã trở thành mối quan tâm của nhiều ngành trong xã hội. Nhu câù tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận th._.ức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu thoả mãn thông tin kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin càng phát triển. Ngược lại, nhu cầu tin sẽ thoái hoá, triệt tiêu nếu như không được cung cấp thường xuyên. Càng thoả mãn ở mức độ cao bao nhiêu thì chu kỳ càng được rút ngắn. Người dùng tin chủ yếu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là sinh viên và cán bộ giảng dạy trong Trường. Do chuyên ngành đào tạo của Trường là các ngành về kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh nên nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện chủ yếu là các tài liệu về: Kinh tế ngoại thương, Lịch sử kinh tế Quốc dân, Tài chính tiền tệ, Luật doanh nghiệp và các giáo trình tiếng nước ngoài như: Anh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc… * Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học Cán bộ và giảng viên trong Trường là những người có trình độ học hàm, học vị cao như: Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… Hoạt động chủ yếu của họ là giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Chính vì vậy loại hình tài liệu mà họ quan tâm chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, cấp Bộ, cấp Nhà nước. Nhu cầu tin của cán bộ và giảng viên trong Trường Đại học Ngoại thương vừa mang tính chất tổng hợp vừa mang tính cụ thể vì khoa học ngày càng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc kết hợp với nhau nên họ phải thu thập thông tin vừa thích hợp vừa chi tiết. Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời và có tính chính xác cao. Ngoài các loại sách, báo, tạp chí tiếng Việt, 85% trong số cán bộ Trường đến Thư viện đều có nhu cầu đối với các loại sách tham khảo tiếng nước ngoài, đặc biệt là tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật; 50% cán bộ có nhu cầu sử dụng tạp chí tiếng Anh. Các tạp chí tiếng nước ngoài như Pháp, Nga, Trung, Nhật… cũng được phục vụ đầy đủ nhưng số lượng bạn đọc không đáng kể. Ngoài ra, cán bộ trong Trường còn sử dụng tài liệu dưới hình thức sao chép (30%). Hầu hết, tài liệu sao chép là những tài liệu quý hiếm, tài liệu không công bố, các nguồn tặng biếu, nguồn lưu chiểu… Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã đặc biệt quan tâm và tạo mọi điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin đối với đối tượng này. Đồng thời, Thư viện cũng gửi các tài liệu mới đến từng Khoa, Bộ môn để họ có cơ hội nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất, cập nhật nhất. * Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là sinh viên và học viên sau Đại học Sinh viên và học viên sau đại học là nhóm người dùng tin có số lượng đông đảo nhất chiếm 90-95% tổng số người sử dụng tin của Thư viện. Nhu cầu tin của sinh viên được chia làm hai giai đoạn: Những năm đầu, sinh viên phải học những môn đại cương nên phần lớn sinh viên có nhu cầu mượn các loại giáo trình như: - Triết học - Chủ nghĩa xã hội - Kinh tế chính trị - Kinh tế vi mô - Kinh tế vĩ mô - Lịch sử kinh tế Quốc dân - Lịch sử các thuyết kinh tế - Địa lý kinh tế thế giới - Toán cao cấp - Toán sắc xuất thống kê… Hai năm cuối, sinh viên đã bắt đầu học các môn chuyên ngành nên thường có nhu cầu đối với các tài liệu theo các ngành học của Trường như: Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Kinh tế cơ sở, Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Nga. Thư viện Trường đã phục vụ đông đảo bạn đọc với các loại tài liệu: - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Thanh toán Quốc tế, UCP - Tài chính tiền tệ - Vận tải bảo hiểm - Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu - Vận tải ngoại thương … Đối với những sinh viên thuộc các Khoa Anh, Pháp, Trung, Nhật, Nga thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm. Hiện nay, tài liệu này chiếm số lượng đáng kể trong kho, đặc biệt là các sách tiếng Nga. Do chương trình đào tạo của Nhà trường thường xuyên thay đổi các giáo trình ngoại ngữ nên tài liệu bổ sung thường là những giáo trình bắt buộc và có nhu cầu rất cao như: - Ngôn ngữ thư tín thương mại (The language of business correspondence in English) - Hợp đồng thương mại Quốc tế (International business contracts in English) - Term of trade - Interprise one, Interprise two, Interprise three - We mean business - A rapid course in English for student of economics - Writing business letters - Developing skills… Ngoài các giáo trình bắt buộc, Thư viện còn đáp ứng các loại tài liệu giải trí đối với sinh viên và học viên như sách văn học, truyện ngắn, bách khoa toàn thư, báo, tạp chí… Xác định đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt động thông tin thư viện, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên một cách tối đa.Trong những năm gần đây, Thư viện đã thành công trong công tác phục vụ bạn đọc và điều này được thể hiện qua số lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông. Sau đây là biểu đồ hình cột cho thấy lượt bạn đọc đến Thư viện ngày càng gia tăng trong 5 năm trở lại đây: Biểu đồ số 2: Số lượt bạn đọc đến Thư viện trong 5 năm Thông qua sơ đồ hình cột thống kê số lượt bạn đọc đến Thư viện trong 5 năm (1999 – 2003) ta đã thấy tốc độ bạn đọc đến Thư viện ngày một tăng đáng kể. Trong 2 năm 1999, 2000 hầu như số lượt bạn đọc đến Thư viện không tăng, nhưng từ năm 2001 số lượt bạn đọc đã tăng vọt từ 58675 lượt bạn đọc trong năm 2000 đã tăng 60927 lượt trong năm. Đến năm 2003, số lượt bạn đọc đến Thư viện là 62740 lượt trong một năm. Số lượt bạn đọc đến thư viện ngày càng đông đã thể hiện sự quan tâm của giới tri thức trẻ đối với thư viện và sự phát triển của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương trong 5 năm trở lại đây. Chương 2 Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà nội 2.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại các Trường Đại học nói chung và Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng 2.1.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của hệ thống các Trường Đại học Vốn tài liệu được coi là di sản văn hoá, tiềm lực và niềm tự hào của thư viện. Nó chỉ ra sự phát triển về trí tuệ, văn minh của một Quốc gia, một dân tộc. Vốn tài liệu chứa đựng những tri thức kinh nghiệm của loài người được truyền lại từ thế hệ này qua thế hệ khác, sự tiến bộ của loài người có được là nhờ tiếp thu, khai thác và phát triển những tri thức của các thế hệ trước để lại. Nội dung của vốn tài liệu càng phong phú, loại hình tài liệu càng đa dạng thì khả năng đáp ứng nhu cầu càng lớn và nó càng có sức thu hút càng cao đối với người sử dụng. Một thư viện sẽ có khối lượng bạn đọc đông đảo nếu Thư viện đó có vốn tài liệu phong phú, đa dạng, phù hợp với nhu cầu tin của bạn đọc và đặc biệt là phải cập nhật với trình độ phát triển khoa học công nghệ trong nước và thế giới. Vốn tư liệu là cơ sở, tiền đề cho sự hình thành, tồn tại và phát triển của thư viện. Pháp lệnh thư viện đã qui định, muốn thành lập một thư viện trong các trường Đại học phải có bốn điều kiện: vốn tài liệu; độc giả; cơ sở vật chất và các trang thiết bị chuyên dụng; cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ. Vốn tư liệu giúp thư viện hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ của mình, quan trọng nhất là phục vụ nhu cầu của độc giả trong trường. Trong đó, nhu cầu của độc giả luôn luôn thay đổi và không ngừng phát triển, vì vậy cán bộ thông tin thư viện làm việc trong lĩnh vực này không chỉ có tri thức rộng cần có chính sách bổ sung vốn tư liệu thường xuyên và hợp lý. Phát triển vốn tài liệu được coi là quá trình làm cho các nhu cầu thông tin của người dùng tin được đáp ứng kịp thời và tiết kiệm bằng cách sử dụng các nguồn lực thông tin sinh ra bên trong và bên ngoài của tổ chức đó. Để phát triển nguồn vốn tài liệu, bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải tiến hành thường xuyên công tác bổ sung vốn tài liệu. Bổ sung vốn tài liệu là quá trình lựa chọn có hệ thống và thu thập theo kế hoạch những tài liệu đưa vào thư viện làm tăng cường về mặt số lượng và chất lượng vốn tài liệu của thư viện đồng thời loại bỏ những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp. Theo thông tư số 30 – VH/TT ngày 17/03/1971 của Bộ Văn hoá hướng dẫn về thi hành Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ về công tác thư viện đã đề cập đến vấn đề bổ sung sách báo của thư viện như sau : “Bổ sung sách báo cho thư viện là công tác then chốt về mặt chất lượng của kho sách thư viện , việc bổ sung sách báo phải được làm thường xuyên và có kế hoạch. Uỷ ban hành chính các cấp, các ngành quản lý thư viện cần căn cứ vào tính chất, đặc điểm và yêu cầu trong loại thư viện để cung cấp kinh phí cho các thư viện có đủ điều kiện làm cho kho sách của mình càng phong phú. Ngoài các loại sách báo mới xuất bản, các thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện” Hầu hết, mọi đối tượng vật chất nào truyền đạt thông tin tư tưởng hoặc cảm giác đều có thể thuộc vào vốn tài liệu của thư viện. Vốn tài liệu là một tập hợp có hệ thống các xuất bản phẩm và các vật mang tin được lựa chọn phù hợp với thư viện và nhu cầu bạn đọc, được đưa ra sử dụng và bảo quản trong suốt thời gian mà nó còn có ý nghĩa. Trong giai đoạn đổi mới của đất nước, giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nghị quyết Hội nghị Lần thứ 2 Ban chấp hành Trung ương Đảng (Khoá VIII) đã chỉ rõ: “Muốn tiến hành công nghiệp hoá, hiện đại hoá thắng lợi phải phát triển mạnh giáo dục - đào tạo, phát huy nguồn lực con người, yếu tố cơ bản của sự phát triển nhanh và bền vững. Thực sự coi giáo dục - đào tạo là quốc sách hàng đầu. Nhận thức sâu sắc giáo dục - đào tạo cùng tạo cùng với khoa học và công nghệ là nhân tố quyết đinh tăng trưởng và phát triển xã hội...” Nhận thức rõ trách nhiệm lớn lao trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước ngành giáo dục nói chung và giáo dục đào tạo đại học nói riêng không ngừng đổi mới nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là quá trình đổi mới phương pháp đào tạo: đổi mới phương pháp giảng dạy của thầy và phương pháp học tạp của trò, phát huy tối đa tính tích cực, chủ động tự học, tự nghiên cứu của sinh viên. Phương pháp đào tạo mới sẽ giúp sinh viên nắm vững phương pháp nghiên cứu khoa học, tự tin trong việc tra tìm tài liệu, nghiên cứu tài liệu... Với ý nghĩa như vây, hệ thống các trung tâm Thông tin – Thư viện trong các trường đại học có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đây chính là giảng đường thứ hai cung cấp tài liệu cho sinh viên và là nơi lý tưởng để sinh viên tự học, tự nghiên cứu... Như vậy, quá trình đổi mới giáo dục đại học phải đồng nghĩa với quá trình đổi mới hệ thống các trung tâm Thông tin – Thư viện. Mà trước hết là quá trình nâng cao chất lượng nguồn tin và phương pháp phục vụ. Hệ thống thư viện các trường đại học có chức năng giống như các thư viện khoa học khác đó là: Chức năng văn hoá; Chức năng thông tin; Chức năng giáo dục; Chức năng giải trí. Song, đối với thư viện các trường đại học thì với đặc thù là thư viện khoa học chuyên ngành nên chức năng thông tin có ý nghĩa quan trọng nhất. Hệ thống các Trung tâm Thông tin – Thư viện của các trường đại học để thực hiện tốt chức năng của mình thì vấn đề cốt tử là phải chú trọng tới công tác chọn lọc, sưu tầm, bổ sung vốn tài liệu với số lượng bản lớn, phù hợp với nội dung đào tạo các ngành nghề của trường để phục vụ nhu cầu thông tin khoa học cho cán bộ, giáo viên, sinh viên và học viên trong hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Từ sự phân tích trên, ta thấy bổ sung vốn tài liệu trong các trường Đại học là một công việc rất quan trọng. Nêú bổ sung vốn tài liệu tốt, thư viện sẽ trở nên gần gũi và gắn liền với đời sống xã hội, phục vụ tốt được nhu cầu của độc giả, củng cố niềm tin của độc giả, phát huy vai trò của thư viện và góp phần truyền tải thông tin , tri thức để đưa đất nước phát triển. Ngược laị, nếu bổ sung vốn tư liệu không tốt, thư viện sẽ trở nên lạc hậu, lỗi thời, không theo kịp sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, không phục vụ được nhu cầu của độc giả và tất yếu thư viện đó không thể tồn tại lâu dài. Chính vì vậy, thư viện tại mỗi trường đại học cần xây dựng cho mình một chính sách bổ sung khoa học, có kế hoạch, dựa theo những nguyên tắc nhất định (như nguyên tắc tính tư tưởng, nguyên tắc tính khoa học), cũng như chức năng, nhiệm vụ, thực tế của cơ quan mình. 2.1.2 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Nhận thức được tầm quan trọng của công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện các trường Đại học nói chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thực hiện công tác phát triển vốn tài liệu thông qua chức năng, nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu các nguồn tư liệu và tổ chức đánh giá các nguồn bổ sung. - Soạn thảo các quy tắc, quy trình có liên quan đến công tác của phòng bổ sung. - Xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch bổ sung, trao đổi tài liệu như sách, báo, tạp chí, ấn phẩm, tờ rơi, catalog công nghiệp, cơ sở dữ liệu… - Đăng ký các tư liệu nhận được. - Tổ chức quản lý kho dự trữ trao đổi. - Làm thủ tục thanh lọc tài liệu. - Theo dõi, kiểm tra và tổ chức quản lý các tư liệu nhận được. - ứng dụng tin học vào khâu bổ sung tư liệu. - Quản lý chi phí đặt mua. - Nhập tài liệu vào thư viện ( tài liệu có thể được đặt mua ở các cơ quan xuất bản trong và ngoài nưóc). - Kiểm tra tài liệu về, chậm về hoặc không về. - Thực hiện việc đăng ký tổng quát và đăng ký cá bệt. - Tăng cường quan hệ hợp tác trao đổi tài liệu với các cơ quan thông tin, thư viện trong và ngoài nước. Ngoài việc bổ sung các tài liệu chuyên ngành về kinh tế, ngoại thương, các tài liệu tiếng nước ngoài Thư viện còn thường xuyên bổ sung các loại tài liệu thuộc các lĩnh vực khác nhau như: văn hoá, chính trị, lịch sử, xã hội. Do công tác bổ sung luôn chịu sự tác động của chế độ xã hội của đất nước nên tính Đảng là nguyên tắc đầu tiên và cũng là nguyên tắc chỉ đạo trong công tác bổ sung vốn tài liệu của các thư viện Trường. Nguyên tắc tính Đảng đòi hỏi cán bộ bổ sung Thư viện Trường phải lựa chọn đưa vào những tài liệu phù hợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam như các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mác – Lênin; những văn kiện của Đảng và Nhà nước… Là một Thư viện thuộc Trường đại học với chuyên ngành đào tạo về kinh tế, đối ngoại nên hàng năm, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thực hiện những kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu phù hợp với đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong Trường. Công tác phát triển nguồn vốn tài liệu tại Thư viện đã góp phần tích cực đối với hoạt động giáo dục, đào tạo trong Trường. Giảng viên và sinh viên có điều kiện tiếp xúc với nhiều loại hình tài liệu hơn, thu thập nhiều kiến thức hơn và hiệu quả học tập và giảng dạy chất lượng hơn. Với hoạt động này, Thư viện đã đảm bảo tính chính xác, tính cập nhật và tần số sử dụng thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao cho người dùng tin trong và ngoài Trường. 2.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Vốn tài liệu là một yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của thư viện hay nói cách khác sự tồn tại của thư viện luôn đi cùng với sự tồn tại và phát triển của vốn tài liệu. Vốn tài liệu là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của thư viện. Vốn tài liệu là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện. Tuỳ theo diện bổ sung có thể phân ra: vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyên ngành hay chuyên biệt. Vốn tài liệu trong Thư viện mỗi trường Đại học đều có những đặc thù riêng phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Nhà trường. Hiện nay, Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội chuyên đào tạo các chuyên ngành như: Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Kinh tế cơ sở. Không những đi sâu tìm hiểu nền kinh tế trong nước mà các ngành đào tạo của Trường còn nghiên cứu sự phát triển kinh tế của một số Quốc gia trên thế giới như Mĩ, Pháp, Nhật, Cộng hoà liên bang Đức, Liên bang Nga, Trung Quốc và một số nước trong khu vực Đông Nam á, Châu phi, Châu Mĩ La Tinh. Chuyên ngành đào tạo của Trường đã quyết định các loại hình và nội dung tài liệu của Thư viện. Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong hệ thống vốn tài liệu truyền thống của Thư viện. Trong đó bao gồm các loại sách tiếng Việt và tiếng nước ngoài như: - Lịch sử kinh tế Quốc dân - Lịch sử các thuyết kinh tế - Toán cao cấp - Toán sắc xuất thống kê - Tin học - Kinh tế chính trị - Triết học - Lịch sử triết học - Kinh tế vi mô - Kinh tế vĩ mô - Xã hội chủ nghĩa - Tư tưởng Hồ Chí Minh - Vận tải bảo hiểm - Tài chính tiền tệ - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Thanh toán Quốc tế - Vận tải ngoại thương - Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu - Ngôn ngữ thư tín thương mại tiếng Anh - Hợp đồng thương mại Quốc tế tiếng Anh - Kiến thức tiếng Anh hiện đại tổng hợp - Developing skills - Interprise… Các loại sách giáo trình tiếng Việt gồm 20222 bản chiếm 45%, sách tham khảo tiếng Việt 3967 bản chiếm 8,9%. Từ điển gồm 1345 bản chiếm 3%. Đối với các sách nước ngoài thì sách tiếng Nga chiếm số lượng lớn nhất (7,9%), sach tiếng Anh chiếm 5,1%, tiếng Pháp 2,9%, tiếng Trung – Nhật 0,7% và 25,7% là các loại sách nước ngoài. Ngoài các loại sách giáo trình và tham khảo, 1,9% vốn tài liệu trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là báo, tạp chí trong và ngoài nước. Số lượng báo, tạp chí gồm các loại như: - Phụ nữ - Tiền phong - Ngân hàng - Kinh tế - Đầu tư - Thị trường chứng khoán - Hà Nội mới - Thể thao - Văn hoá - Kinh tế và Đô thị - Kiến thức gia đình - Công an Nhân dân - Tri thức trẻ - Thế giới mới - Khoa học và Đời sống - Tạp chí Cộng sản - Tạp chí tin học - Tạp chí môi trường - Tạp chí thương mại - Vietnam new - Saigon time - Saigon daily - Lecourier - Vietnam courier… Bên cạnh sách, báo, tạp chí là các tài tiệu xám như: luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Đây là loại tài liệu quý hiếm chỉ có ở trong Thư viện Trường nên được đông đảo bạn đọc truy cập thường xuyên. Không chỉ có những sách phục vụ cho học tập, công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học mà Thư viện còn có các loại sách giải trí như: sách văn học, truyện ngắn, bách khoa toàn thư… Nhìn chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được coi là một trong những thư viện phát triển với số lượng tài liệu tương đối lớn, nội dung và hình thức đa dạng, phong phú luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc cũng như đảm bảo tính cập nhật của thông tin. 2.3 Thành phần vốn tài liệu và diện bổ sung 2.3.1 Thành phần vốn tài liệu Mỗi thư viện đều có số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nét đặc trưng riêng. Về cơ bản vốn tài liệu của tất cả thư viện đều đựơc cấu thành bởi hai dạng tài liệu đó là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Trước đây, vốn tài liệu có trong thư viện chỉ dừng lại ở tài liệu truyền thống như sách, báo, tạp chí. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, hàng loạt các tài liệu mới được ra đời và mang tính năng vượt trội. Vật mang tin không chỉ đơn thuần là sách, báo mà nó còn bao gồm các băng từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, microfilm, microfich… Tài liệu truyền thống là loại hình tài liệu có từ lâu đời và được sử dụng phổ biến và thường xuyên tại tất cả các thư viện Viêt Nam. Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đang phục vụ bạn đọc với trên 47258 các ấn phẩm truyền thống trong đó Sách chiếm 44831 bản(94,9%), Báo; tạp chí gồm 908 bản(1,9%), Luận án; luận văn; đề tài gồm 1519 bản(3,2%). Thành phần vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương được thể hiện qua biểu đồ hình tròn sau: Biểu đồ số 3: Thành phần vốn tài liệu có trong Thư viện * Sách Biểu đồ trên đã cho thấy sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất. Trong quá trình học tập và giảng dạy tại trường, sách luôn được đông đảo sinh viên và cán bộ trong Trường quan tâm bởi đây là loại hình tài liệu quen thuộc, có nội dung phong phú phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Nhà trường. Hệ thống sách tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội rất phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng. Số lượng các loại sách hiện có trong Thư viện được thống kê như sau: STT Loại tài liệu Số bản sách Số đầu sách Tỷ lệ 1 Giáo trình tiếng Việt 20222 145 45% 2 Tham khảo tiếng Việt 3967 1204 8,9% 3 Từ điển 1345 506 3% 4 Văn học 341 267 0,8% 5 Giáo trình và tham khảo T.Pháp 1306 785 2,9% 6 Giáo trình và tham khảo T.Anh 2292 1156 5,1% 7 Giáo trình và tham khảo T.Nga 3512 2234 7,9% 8 Giáo trình và tham khảo T.Trung- T.Nhật 313 244 0,7% 9 Giáo trình ngoại ngữ các thứ tiếng 11533 68 25,7% Bảng thống kê số 4: Các loại sách có trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Mỗi loại sách có một vai trò khác nhau trong việc đáp ứng ở mức cao nhất nhu cầu của bạn đọc, đồng thời góp phần làm phong phú vốn tài liệu trong Thư viện. Nhìn chung, sách được chia làm hai loại: sách tiếng Việt và sách tiếng nước ngoài. Hiện nay, tại Thư viện, sách tiếng Việt chiếm 54,7%, sách tiếng nước ngoài chiếm 45,3%. Điều này đã cho thấy sự đầu tư của Nhà trường đối với các tài liệu nước ngoài vì thông thường tại các trường đại học khác, sách nước ngoài chiếm số lượng rất nhỏ. Trong các loại sách tiếng Việt thì sách giáo trình tiếng Việt chiếm số lượng lớn nhất với 20222 bản tương đương với 145 tên sách vì nó phục vụ hầu hết độc giả thuộc các bộ môn chuyên ngành trong Trường. Các sách tham khảo tiếng Việt cũng chiếm số lượng đáng kể 3967cuốn tương đương 1204 tên sách. Đối với các loại sách nước ngoài, sách tiếng Nga cũng chiếm số lượng lớn nhất 3512 bản tương đương với 2234 tên sách. Không phải các loại sách này đều được đông đảo bạn đọc quan tâm mà hầu hết các sách tiếng Nga còn lại trong Thư viện là các loại sách đã được bổ sung từ nhiều năm trước. Nhìn vào biểu đồ số 4 ta có thể thấy rõ hơn tỷ lệ các loại sách hiện có trong Thư viện: Biểu đồ số 5: Thành phần các loại sách trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội *Báo-Tạp chí Báo và tạp chí là hai loại hình tài liệu rất quan trọng vì khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng của nó. Tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội báo, tạp chí luôn được phục vụ đông đảo bạn đọc tại phòng đọc tổng hợp và phòng đọc tự chọn. Trong đó, có 771 bản báo, tạp chí trong nước, 137 bản báo và tạp chí nước ngoài. Kho báo, tạp chí được coi là kho tài liệu ổn định phản ánh đầy đủ nhu cầu tin của bạn đọc trên mọi lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, thị trường, thương mại, văn hoá, xã hội trong nước và trên thế giới. Do chuyên ngành đào tạo của Nhà trường nên tài liệu thuộc các lĩnh vực thương mại, kinh tế, đầu tư, phát triển thị trường, ngoại giao, giao dịch chứng khoán… luôn được chú trọng hơn. Ngoài ra, Thư viện còn có các loại báo, tạp chí cung cấp kiến thức phục vụ cho đời sống hàng ngày như tạp chí Mua và bán, báo Đời sống, An ninh thủ đô, Hạnh phúc gia đình… * Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học Ngoài sách, báo, tạp chí, hàng năm, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội còn nhận một số lượng tài liệu khá lớn góp phần làm phong phú thêm nguồn vốn tài liệu. Đó là các bản luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học do cán bộ và sinh viên trong Trường viết. Đây được coi là nguồn tài liệu quý hiếm chỉ có ở trong Thư viện Trường. Cho đến hiện nay, Thư viện đang lưu giữ 1346 bản luận văn tốt nghiệp, 14 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường và cấp Bộ, 159 bản luận án thạc sĩ và luận án tiến sĩ. Loại hình tài liệu này chiếm 3,2% trong tổng số các loại tài liệu truyền thống. Với số lượng đáng kể, các bản khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án đang đóng vai trò quan trọng và phục vụ đắc lựu trước nhu cầu học tập nghiên cứu của thầy và trò trong Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. 2.3.2 Diện bổ sung Diện bổ sung hay còn gọi là kế hoạch loại hình - đề tài quy định tài liệu bổ sung phù hợp với mục đích, chức năng nhiệm vụ của thư viện. Đây là mô hình cấu trúc vốn tài liệu theo những hệ đề tài, loại hình tài liệu và số lượng bản. Diện bổ sung gồm 2 phần: Phần 1 : gồm những thông tin về thư viện, cấu trúc, đặc điểm hình thành vốn tài liệu, thành phần bạn đọc, các hướng phối hợp bổ sung. Phần 2: gồm những đề mục tri thức và những loại hình tài liệu cùng với số lượng bản cần bổ sung. Trong bảng phân loại thư viện có chỉ ra loại hình tài liệu, thành phần ngôn ngữ tài liệu. Diện bổ sung được thư viện xây dựng nhờ sự trợ giúp của cán bộ chuyên môn, cán bộ các ngành, giới bạn đọc và bảng phân loại. Nó thường xuyên được xem xét, loại bỏ các đề mục cũ, bổ sung các đề mục mới theo sự phát triển của khoa học công nghệ, kinh tế, xã hội… Điều quan trọng trong diện bổ sung là phải dự kiến đúng số lượng bản bổ sung cho từng tên tài liệu. Để xác định số lượng bản tài liệu của thư viện cần căn cứ vào: cơ cấu cấu trúc của thư viện có kho chính, kho đọc, kho mượn; thành phần và khối lượng bạn đọc; khả năng tài chính của thư viện dành cho công tác bổ sung; tầm quan trọng của các đề mục hay tiểu mục; mối quan hệ, hợp tác bổ sung của thư viện và khả năng khai thác thông tin trên mạng thông tin trong nước và toàn cầu. Cán bộ thư viện cần xác định được những lĩnh vực khoa học cần thu thập. Những mặt mạnh hiện có của bộ sưu tập, nêu lên mức đội ưu tiên đối với mỗi, lĩnh vực. Tuỳ theo từng loại hình thư viện mà người ta đặt ra các mức độ ưu tiên lựa chọn khác nhau. Theo Liên hiệp các hiệp hội thông tin - thư viện thế giới (IFLA), hệ thống lựa chọn tài liệu bổ sung gồm 5 mức sau: Mức 1. Tối thiểu (minimum): chỉ bổ sung các từ điển, bách khoa toàn thư, các thư mục, những xuất bản chọn lọc về các công trình nghiên cứu quan trọng, những tạp chí quan trọng nhất. Mức 2. Cơ bản (basic): ngoài các dạng tài liệu như trong mức 1, bổ sung thêm những tài liệu chuyên khảo cơ bản, những bộ sưu tập hoàn chỉnh của những tác giả quan trọng, bổ sung những tạp chí tiêu biểu, những thư mục cơ bản trong các lĩnh vực khoa học, những tài liệu tham khảo bao gồm những tạp chí tóm tắt quan trọng. Mức 3. Học tập (study): ngoài các dạng tài liệu như mức 2, bổ sung thêm những tài liệu chuyên khảo bao gồm tài liệu xuất bản đầu tiên, các lần tái bản, các công trình nghiên cứu hoàn chỉnh của những tác giả quan trọng, các bộ sưu tập lớn của những tác giả ít nổi tiếng, những tạp chí chuyên ngành rộng, các văn kiện hội nghị, các thư mục chuyên ngành, tạp chí tóm tắt. Mức 4. Nghiên cứu (research): ngoài các nguồn tài liệu như mức 3 còn bổ sung hồi cố các nguồn tài liệu quan trọng xuất bản trong quá khứ, báo cáo nghiên cứu, kết quả thực nghiệm, nguồn tài liệu chuyên khảo toàn diện hiện tại, những bộ sưu tập ấn phẩm tiếp tục, kho tài liệu nước ngoài tiêu biểu, những bộ sưu tập về các tài liệu viết tay, các bộ thư mục đầy đủ. Mức 5. Đầy đủ, toàn diện (comphrehensive): ngoài các dạng tài liệu như mức 4 thu thập càng rộng càng tốt, tất cả công trình nghiên cứu có giá trị. Việc định ra các mức ưu tiên khi lựa chọn tài liệu là tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của kho tài liệu. Thư viện các trường đại học thường có mức lựa chọn nhiều hơn từ 6 đến 7 mức. Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ, căn cứ vào quá trình hoạt động, xây dựng và phát triển vốn tài liệu, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã xác định diện bổ sung tài liệu như sau: *Tài liệu truyền thống Dựa theo thành phần vốn tài liệu, ta thấy tài liệu truyền thống của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội bao gồm các xuất bản phẩm như: sách; báo, tạp chí; luận án, luận văn. Hàng năm, với nguồn bổ sung phải trả tiền Thư viện Trường đã nâng dần số lượng tài liệu ngày càng phong phú đa dạng theo chiều hướng tăng dần. Số lượng tài liệu bổ sung trong 5 năm trở lại đây tại Thư viện Trường được thống kê như sau: STT Loại tài liệu 1999 2000 2001 2002 2003 Tổng 1 Giáo trình T.Việt 350 400 1874 2800 2834 8258 2 Giáo trình ngoại ngữ 42 60 75 100 0 277 3 Tham khảo T.Việt 120 50 95 150 2060 2475 4 Tham khảo ngoại ngữ 65 80 120 300 504 1069 5 Văn học 15 8 0 0 0 23 6 Từ điển 10 17 0 8 0 35 7 Báo-Tạp chí 21 25 15 18 0 79 Bảng thống kê số 6: Số lượng sách, báo, tạp chí bổ sung qua các năm - Sách: là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong tổng số vốn tài liệu truyền thống và luôn được ưu tiên trong diện bổ sung. Với số lượng 44831 bản, sách đang phục vụ đông đảo số lượng bạn đọc trong Trường. Sách giáo trình bao gồm giáo trình tiếng Việt và giáo trình tiếng nước ngoài. Trong đó giáo trình tiếng Việt vẫn được bổ sung nhiều hơn tiếng nước ngoài bởi đặc tính thông dụng của nó. Số lượng sách giáo trình bổ sung qua các năm không đồng đều vì công tác bổ sung của Thư viện hầu như phụ thuộc vào danh mục tài liêụ mới của Nhà xuất bản. Đối với giáo trình tiếng nước ngoài khối lượng sách bổ sung hàng năm chỉ vào khoảng từ 50 đến 100 cuốn, còn đối với các giáo trình tiếng Việt số lượng bổ sung vào khoảng từ 400 đến gần 3000 cuốn trong một năm. Sách tham khảo tiếng Việt cũng trong diện bổ sung nhưng số lượng bổ sung hàng năm không đồng đều. Nếu năm 2002 Thư viện chỉ bổ sung 150 cuốn thì năm 2003 đã lên tới 2060 cuốn gấp 13 lần so với năm trước. Đối với sách tham khảo tiếng nước ngoài số lượng sách được bổ sung hàng năm cũng tăng lên đáng kể. Trong vòng 5 năm (từ năm 1999 đến năm 2003), số tài liệu tham khảo ngoại ngữ bổ sung vào khoảng 1069 cuốn. Trong đó chỉ tính riêng năm 2003, số lượng tài liệu bổ sung vào khoảng 504 cuốn chiếm gần một nửa tổng số tài liệu bổ sung trong 5 năm. Sách Văn học được coi là một loại hình tài liệu trong công tác bổ sung. Với số lượng không đáng kể (341 cuốn) sách Văn học chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ (0,8%) trong tổng số các loại sách có trong Thư viện. Trong 3 năm trở lại đây, sách Văn học không được bổ sung thêm đầu sách hay bản sách. Điều này đã gây khó khăn cho độc giả có nhu cầu đối với các tác phẩm văn học mới. - Báo, Tạp chí Những năm gần đây, do sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên tính thời sự và tính cập nhật của thông tin được coi là vấn đề then chốt quyết định chất lượng tài liệu t._. ứng bạn đọc. Để tránh tình trạng biệt lập, khép kín thông tin các thư viện cần phải phối hợp bổ sung vốn tài liệu sử dụng hợp lý công sức, tiền bạc. Đây là sự thoả thuận trong việc thu thập và bảo quản vốn tài liệu bằng cách phân chia giới hạn trách nhiệm bổ sung. Giới hạn này có thể là lĩnh vực tri thức, loại hình tài liệu, nơi xuất bản tài liệu, thời gian xuất bản hay chất liệu mang tin… Phối hợp trong công tác phát triển vốn tài liệu là phương tiện giúp các thư viện thu thập được nhiều nguồn tài liệu khác nhau, tạo điều kiện phát triển nguồn vốn tài liệu ngày càng phong phú, đa dạng; tránh mua những bản trùng không cần thiết; tiết kiệm được ngân sách, cán bộ, kho; tạo ra sự thống nhất về nghiệp vụ trong việc mô tả và phân loại tài liệu. Chính vì vậy, các cơ quan thông tin thư viện cần tăng cường mở rộng mối quan hệ hợp tác để chia sẻ nguồn tin, cùng nhau phát triển. Từ tháng 3/1999 Liên hiệp Thư viện các trường Đại học đã đi vào hoạt động và cùng đề ra phương hướng cụ thể như sau: - Mỗi một thư viện thuộc trường đại học tham gia vào Liên hiệp phải có nhiệm vụ trao đổi thông tin, chia sẻ nguồn lực để mang lại lợi ích chung cho hiệp hội nói chung và các trường đại học khác nói riêng. - Hợp tác giữa thư viện các trường đại học được thực hiện thông qua các hình thức như: trao đổi, tặng biếu. Đây có thể là các tài liệu dư thừa, trùng bản. Ban lãnh đạo liên hiệp đề ra chương trình là hàng quý phải thông báo cho nhau danh mục sách cần trao đổi bằng bản gốc, bản phôtô, đĩa mềm… - Đối với những tài liệu khó trao đổi hay tặng biếu như luận văn, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ Liên hiệp Thư viện các Trường Đại học khu vực phía Bắc đã đưa ra giải pháp thiết lập bộ phận phục vụ giữa cán bộ, sinh viên của các trường Đại học trong Liên hiệp để nghiên cứu, sao chép. - Liên hiệp Thư viện các trường Đại học còn tổ chức triển khai các hoạt động nghiệp vụ như tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn nghiệp vụ, liên hoan giới thiệu sách và các hoạt động khác. Với chuyên ngành đào tạo của Nhà trường thì việc mở rông quan hệ hợp tác với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước là điều cấp thiết. Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã và đang phát triển các nguồn tài liệu trao đổi, tặng biếu bằng việc hợp tác với thư viện của một số trường đại học và cơ quan thông tin trong và ngoài nước như: Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Thư viện Đại học Văn hoá Thư viện Đại học Bách khoa Hà Nội Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Nhà xuất bản Thế giới Nhà Sách pháp luật Việt - Pháp, Dự án World bank Quỹ sách Châu á Thái Bình Dương… Mối quan hệ và trao đổi hợp tác này đã tạo điều kiện cho việc phát triển nguồn vốn tài liệu trong Thư viện. Bên cạnh đó, nó cũng góp phần làm đa dạng, phong phú nguồn tin. Nhận thức được tầm quan trong của công tác phối hợp bổ sung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đang cố gắng mở rộng hơn nữa các mối quan hệ nhằm đưa nguồn tài liệu của Thư viện ngày càng phát triển hơn. 2.10 ứng dụng tin học trong công tác bổ sung Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão ngày nay là cuộc cách mạng công nghệ. Nét nổi bật của nó là khoa học đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp. Lực lượng những người làm khoa học tăng lên theo cấp số cộng kéo theo các tài liệu khoa học, sản phẩm nghiên cứu tăng lên theo cấp số nhân. Tất cả tạo lên một khối lượng thông tin khổng lồ và dẫn đến sự bùng nổ thông tin. Cùng với sự gia tăng của thông tin là xu hướng phát triển tin học hoá trong hoạt động thông tin thư viện. Các hoạt động dịch vụ thông tin ngày nay đều dựa trên sự hỗ trợ của máy tính điện tử. Việc ứng dụng máy tính điện tử trong xử lý thông tin tư liệu mới diễn ra trong vòng gần 40 năm lại đây, nhưng đã đem lại hiệu quả to lớn: tập trung thông tin trong những bộ nhớ lớn; những cơ sở dữ liệu, và ngân hàng dữ liệu; tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thông tin. Sự phát triển của những bộ nhớ lớn tạo cho khả năng tra cứu ngay tại thời điểm yêu cầu. Sự tiến bộ về chất trong quan hệ giữa người và máy giúp cho việc sử dụng máy tính trong công tác thông tin thư viện ngày càng trở lên phổ cập. Trước sự phát triển của khoa học công nghệ trong lĩnh vực thông tin thư viện, năm 2003 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã tiến hành áp dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB version 3.0 để phục vụ cho hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác bổ sung vốn tài liệu nói riêng. Với 17 máy tính cùng hệ thống phần mềm thư viện điện tử này đã đem lại nhiều lợi ích cho hoạt động thông tin thư viện. Đây là một phiên bản có tính năng đột phá như: công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh; hỗ trợ đa ngôn ngữ đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode; tra cứu mục lục trực tuyến Internet, tích hợp mã vạch để quản lý bạn đọc và quản lý việc lưu thông tài liệu trong Thư viện. Đặc biệt, phần mềm này còn hỗ trợ trong các khâu xử lý nghiệp vụ trong Thư viện như: quản lý bổ sung, báo cáo, biên mục, in thư mục giới thiệu sách. Nếu như trước đây, để bổ sung những tài liệu còn hạn chế mà nhu cầu sử dụng cao, cán bộ thư viện chỉ có thể thống kê số lượng bằng các thao tác thủ công thì hiện nay, với sự trợ giúp của máy tính thao tác bổ sung sẽ được thực hiện một cách nhanh hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn. Từ tháng 5/2003 Thư viện đã phối hợp với công ty CMC triển khai đề án “Xây dựng CSDL Thư viện” tổ chức lại toàn bộ kho sách, báo, tạp chí trong Thư viện. Tất cả tài liệu đều được dán mã vạch, xử lý và nhập dữ liệu vào máy tính. Thư viện đã xây dựng được 5 CSDL tài liệu: giáo trình, sách ngoại văn, từ điển, luận án, sách tham klhảo gồm 7500 biểu ghi. Ngoài ra, Thư viện còn xây dựng 1 CSDL quản lý bạn đọc và in thẻ mã vạch cho hơn 4500 cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Trường. Lợi ích mà ILIB version 3.0 đem lại cho công tác bổ sung tài liệu là: - Tạo đơn đặt ấn phẩm đối với xuất bản phẩm riêng biệt như tạo đơn đặt mới, tạo đơn đơn đặt lấy thông tin từ đơn đặt khác, xoá một đơn đặt đã có, sửa đơn đặt đã có, các bước thêm một tài liệu vào danh sách của đơn đặt. - Thao tác với đơn nhận ấn phẩm cho xuất bản phẩm riêng biệt: tạo mới một đơn nhận, đăng ký cá biệt cho tài liệu, in nhãn đăng ký cá biệt, xoá một đơn nhận đã có, sửa đơn nhận đã có. - Tra cứu báo cáo trong công tác bổ sung: thao tác lập báo cáo đối với đơn đặt, tra cứu – báo cáo đối với đơn nhận. - Thiết lập các tham số bổ sung: danh mục loại tiền, nguồn bổ sung, nhà cung cấp. - Quản lý quỹ trong bổ sung: tạo mới một loại quỹ, xoá một quỹ đã có, bổ sung cho một quỹ, tạo các báo cáo quỹ. - Thao tác với đơn đặt ấn phẩm nhiều kỳ: tạo mới một đơn đặt, xoá hay sửa một đơn đặt. - Thao tác với nhận một ấn phẩm nhiều kỳ. - Tra cứu báo cáo xuất bản phẩm nhiều kỳ: tra cứu báo cáo đặt, tra cứu báo cáo nhận, xem thông tin lịch nhận ấn phẩm, in các báo cáo, xem chi tiết nhận. ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác bổ sung vốn tài liệu nói riêng là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin thư viện hiện nay. Tự động hoá trong hoạt động thông tin đã góp phần tiết kiệm thời gian, công sức của độc giả cũng như cán bộ Thư viện Trường. Việc áp dụng phần mềm ILIB đã làm thay đổi hình ảnh Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, từ một Thư viện truyền thống đến nay Thư viện đang tiến dần lên Thư viện điện tử. Điều này đã tạo tiền đề cho việc phát triển phân ngành tin học tư liệu trong Thư viện ở những giai đoạn tiếp theo. 2.11 Thanh lý tài liệu Thanh lý tài liệu là một phần của công tác phát triển vốn tài liệu. Những tài liệu cũ, nát, không có giá trị sẽ bị loại bỏ để tạo không gian cho tài liệu mới. Thanh lý tài liệu tiết kiệm kinh phí bảo quản và cải tiến việc truy cập thông tin. Bổ sung và thanh là một quá trình hai mặt tưởng chừng như đối lập nhau nhưng lại thống nhất với nhau nhằm tăng cường về số lượng và chất lượng của thư viện. Công tác thanh lý tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được tiến hành khoảng 2 đến 3 năm một lần. Những tài liệu thanh lý thường là sách, báo, tạp chí rách, nát không còn giá trị sử dụng và không thể phục hồi. Đầu năm 2004, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đã dự trù thanh lý 23328 bản sách, báo, tạp chí lỗi thời. Sau đây là bảng thống kê các loại tài liệu được thanh lý. STT Loại tài liệu Trước thanh lý Sau thanh lý Sau thanh lý(%) 1 Giáo trình T.Việt 20222 8694 43 2 Tham khảo T.Việt 3967 487 12 3 Văn học 341 74 22 4 Tiếng Pháp 1306 392 30 5 Tiếng Anh 2292 343 15 6 Tiếng Nga 3512 1054 30 7 Tiếng Trung – Nhật 313 69 22 8 Giáo trình ngoại ngữ các thứ tiếng 11533 10853 94 9 Từ điển 1345 401 30 10 Khoá luận - Đề tài 1519 884 58 11 Báo – Tạp chí tiếng Việt 771 67 8 12 Báo – Tạp chí Ngoại ngữ 137 10 7 Bảng thống kê số 9: Số lượng tài liệu dự trù thanh lý Với số lượng tài liệu thanh lý đã cho thấy sự quan tâm của Thư viện trong việc làm mới nguồn tin. Những tài liệu cũ nát, không còn giá trị sử dụng sẽ bị loại bỏ và thay vào đó là những loại tài liệu mới với nhu cầu tin cao, phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trên thế giới. Chủ động và tích cực thanh lọc những tài liệu lỗi thời là một phương thức giúp Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đẩy mạnh hơn công tác phát triển nguồn tin trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 2.12 Kết qủa hoạt động trong công tác bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Nhận thức được vai trò quảntọng trong công tác bổ sung vốn tài liệu, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã chú trọng đầu tư kinh phí và công sức cho hoạt động này. Thành quả mà công tác bổ sung vốn tài liệu đạt được trong những năm qua thể hiện ở số lượng cũng như chất lượng vốn tài liệu có trong Thư viện. Căn cứ vào bảng thống kê và biểu đồ hình cột chúng ta sẽ thấy được sự phát triển cụ thể của từng loại hình tài liệu có trong Thư viện Trường. Năm Số lượng sách Số lượng báo, tạp chí Số đầu sách Số đầu báo, tạp chí 1996 30865 820 1785 180 1997 31418 825 1538 187 1998 33912 829 1650 195 1999 36358 850 1875 195 2000 30655 875 2085 205 2001 40733 890 2529 220 2002 42678 908 4000 227 2003 44831 908 7386 250 Bảng thống kê số 10: Tình hình số lượng sách, báo, tạp chí phát triển trong 8 năm Biểu đồ 11: Tốc độ phát triển số lượng sách, số đấu sách 1996-2003 Biểu đồ 12: Tốc độ phát triển số lượng và số đầu báo, tạp chí từ 1996-2003 Tóm lại, trong nhiều năm qua, đặc biệt từ năm 1996 đến nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và ban Giám hiệu Nhà trường, Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội đã có những bước phát triển về chất trong hoạt động nghiệp vụ nói chung và công tác phát triển vốn tài liệu nói riêng. Nhìn vào số liệu được biểu diễn trên sơ đồ về tốc độ phát triển nguồn tài liệu ta thấy Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội không chỉ chú trọng đến việc phát triển vốn tài liệu về số lượng bản mà còn rất quan tâm đến phát triển loại hình và chất lượng nội dung tài liệu được bổ sung. Có được những kết quả đó, có thể khẳng định rằng Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội dưới sự lãnh đạo sát sao, năng động của Giám đốc. Tập thể cán bộ thông tin thư viện ở đây đã phải khắc phục vượt qua nhiều khó khăn mà công tác phát triển vốn tài liệu thường gặp đó là: - Khó khăn về tài chính còn nhiều hạn hẹp, thiếu tiền mặt, thiếu ngoại tệ... - Khó khăn về trang thiết bị chưa có, thiếu điều kiện lưu giữ, bảo quản tài liệu đặc biệt. - Khó khăn về cơ chế về chính sách thông tin, về khả năng chia sẻ nguồn tin trong nước và Quốc tế. Chương III Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương hà nội 3.1 Một số nhận xét chung công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 3.1.1 Những mặt đã đạt được Hiện nay cùng với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước đòi hỏi các cấp, các ngành phải có những đổi mới phù hợp để phát triển. Đối với hệ thống các cơ quan thông tin thư viện, năm 2001 Pháp lệnh Thư viện có hiệu lực thi hành, đánh dấu một bước phát triển mới, một hướng đi mới cho hệ thống thư viện Việt Nam. Pháp lệnh Thư viện thông qua đã tạo cho ngành thông tin thư viện một tiếng nói riêng trên diễn đàn văn hóa chung của dân tộc. Cũng chính vì vây, hệ thống thư viện đang đứng trước nhiệm vụ mới quan trọng và không ít khó khăn. Một trong những nhiệm vụ cấp bách của thư viện nói chung và Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng là việc đổi mới nâng cao chất lượng vốn tài liệu. Thư viện cần phải xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin. Cùng với sự phát triển của hệ thống thư viện trong nước, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đang ngày càng khẳng định được vị trí của mình - là một trong những thư viện phát triển trong hệ thống thư viện Việt Nam. Từ lúc thành lập Trường cho đến nay, trải qua bao thăng trầm Thư viện đã phát triển không ngừng, bằng việc ứng dụng tin học hoá vào hoạt động thông tin thư viện đã đem lại nhều thành tích đáng kể trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác bổ sung vốn tài liệu nói riêng. - Nhà trường đã chú trọng đến việc đầu tư các hạng mục, nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị máy móc hiện đại phục vụ cho hoạt động thông tin -thư viện. Các phòng, ban đựơc bố trí hợp lý, thuận tiện cho công tác bổ sung, thống kê và phục vụ bạn đọc. - Các nguồn bổ sung vốn tài liệu được chú trọng mở rộng và tăng cường về nội dung và số lượng bản. Ngoài các giáo trình đại cương, Thư viện còn cung cấp khá đầy đủ các sách tham khảo tiếng Việt và tiếng nước ngoài, đặc biệt là tiếng Anh. - Kho tài liệu không chỉ phong phú, đa dạng với nhiều thể loại mà còn đảm bảo được giá trị thông tin, đảm bảo được tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tần số sử dụng. Các tài liệu ở đây hầu hết được bổ sung thường xuyên theo kinh phí Nhà nước và một số nguồn tặng biếu cố định nên đảm bảo tính hiện đại của thông tin trong hệ thống Thư viện. - Ngoài nguồn bổ sung sách, báo, tạp chí, hàng năm Thư viện Trường Đại học Ngoại thương còn nhận một nguồn lưu chiểu khác đó là các bản luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, tạp chí do cán bộ và sinh viên trong Trường viết. Những tài liệu này được bổ sung đều đặn hàng năm và rất hữu ích cho các công trình nghiên cứu khoa học của Nhà trường vì nội dung của nó đề cập đến chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu của Trường. Nguồn tài liệu này có giá trị khoa học rất mới và phù hợp với các chuyên ngành khoa học mà Trường đang đào tạo. - Bằng việc ứng dụng tin học hoá trong hoạt động thư viện cùng với sự phối hợp với công ty máy tính truyền thông CMC đã tạo một bước ngoặt mới cho sự phát triển Thư viện Trường. Hệ quản trị Thư viện tích hợp ILIB đã phát huy nhiều tính năng như: tra cứu tìm tin trực tuyến- OPAC, lưu thông, biên mục, quản lý kho, quản lý người dùng tin và tham số hệ thống, quản lý tin tức và bổ sung tài liệu. Những lợi ích mà Thư viện điện tử đem lại cho công tác bổ sung được thể hiện qua các mặt sau: - Thứ nhất, Thư viện điện tử có thể tạo đơn đặt và đơn nhận ấn phẩm cho xuất bản phẩm riêng biệt. - Thứ hai, Thư viện điện tử có chức năng tra cứu – báo cáo trong công tác bổ sung đối với các đơn nhận và đặt. - Thứ ba, Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB giúp cán bộ nghiệp vụ thiết lập các tham số bổ sung. - Thứ tư, quản lý quỹ trong bổ sung - Thứ năm, thao tác với các đơn đặt và nhận ấn phẩm nhiều kỳ. - Thứ sáu, cán bộ bổ sung có thể tra cứu báo cáo xuất bản phẩm nhiều kỳ. Thư viện đã phối hợp với công ty CMC tổ chức 4 lớp hướng dẫn người sử dụng tin và giới thiệu các CSDL của Thư viện để bạn đọc có thể làm quen và sử dụng thành thạo thư viện điện tử. Bằng việc ứng dụng tin học hoá trong hoạt động thông tin thư viện đã tạo điều kiện Thư viện Trường Đại học Ngoại thương có thể thường xuyên mở rộng quan hệ, giao lưu, hợp tác với các cơ quan thông tin trong nước và quốc tế để tạo thêm nhiều nguồn trao đổi, tặng biếu. Đây cũng là cơ hội để Thư viện có thể thực hiện chiến lược phát triển nguồn tin một cách hiệu quả hơn. Nhờ những nỗ lực, cố gắng của các cán bộ Thư viện và sự quan tâm đầu tư đúng mức của Lãnh đạo Nhà trường, Thư viện trường Đại học Ngoại thương đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong việc đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước. Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao cùng với lòng yêu nghề sâu sắc đã đưa Thư viện phát triển theo chiều hướng tích cực, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người sử dụng. 3.1.2 Những mặt hạn chế Mặc dù đã đạt được những thành công đáng kể song trên thực tế nguồn bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội hiện nay vẫn còn tồn tại một số vấn đề: - Vốn tài liệu của Trường rất đa dạng, phong phú tuy nhiên một số giáo trình đại cương vẫn không phục vụ đủ nhu cầu đông đảo bạn đọc, ví dụ như giáo trình: Triết học, Lịch sử triết học, Chủ nghĩa xã hội, Kinh tế vĩ mô, Kinh tế vi mô, Kinh tế chính trị… - Các sách mang tính chất giải trí như sách văn học còn rất hạn chế và không được bổ sung trong 3 năm trở lại đây. Mặc dù, sách tham khảo tiếng nước ngoài chiếm số lượng khá lớn nhưng Thư viện vẫn không đáp ứng được nhu cầu bạn đọc vì hầu hết các loại tài liệu này quá lạc hậu, lỗi thời. - Việc thu nhận nguồn tài liệu như các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn… chưa được Thư viện kiểm soát một cách chặt chẽ. Hàng năm, số lượng luận án, luận văn do cán bộ và sinh viên trong Trường viết chỉ có khoảng 50% nộp cho Thư viện. Điều này đã hạn chế nguồn tài liệu của Thư viện đồng thời chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu tin của thầy và trò trong Trường. - Thư viện Trường vẫn chưa chủ động trong việc bổ sung vốn tài liệu, số lượng sách bổ sung hàng năm không đựơc thực hiện theo định kỳ nhất định mà nó chỉ được bổ sung khi có sự giới thiệu danh mục ấn bản phẩm của các Nhà xuất bản và các cơ quan phát hành sách. - Kinh phí phục vụ cho công tác bổ sung vốn tài liệu còn quá eo hẹp và không được giới hạn cố định trong một khoản nhất định cho hoạt động thông tin thư viện trong một năm. Điều này đã gây khó khăn cho công tác bổ sung bởi những tài liệu được bổ sung hầu hết phụ thuộc vào sự xét duyệt của Nhà trường. - Mặc dù đã triển khai hệ thống thư viện điện tử trong hoạt động thông tin nhưng cho đến hiện nay, số lượng loại hình tài liệu hiện đại vẫn còn rất hạn chế. Các loại băng từ, đĩa từ, đĩa quang hầu như không có và số lượng bạn đọc biết đến loại hình tài liệu này cũng rất ít. 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường. Trên cơ sở đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu các nguồn bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, tôi xin đưa ra một số kiến nghị và giải pháp hy vọng sẽ đóng góp phần nào trong việc mở rộng nguồn khai thác mở rộng vốn tài liệu, nâng cao chất lượng nguồn tin của Thư viện Trường. 3.2.1 Vấn đề kinh phí Hàng năm, lãnh đạo Nhà trường cần dành riêng một khoảng kinh phí nhất định cho hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác bổ sung vốn tài liệu nói riêng. Với nguồn kinh phí cụ thể, cán bộ Thư viện có thể chủ động hơn trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Các loại hình tài liệu sẽ được bổ sung đồng đều hơn. Những loại tài liệu mới, nhu cầu bạn đọc cao sẽ được bổ sung nhanh chóng. Để đảm bảo hệ thống vốn tài liệu chất lượng cao, Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương cần kiến nghị lên cấp trên để tăng thêm nguồn kinh phí bổ sung. Hàng năm, Thư viện bổ sung khoảng trên 1000 tên sách, Báo, Tạp chí, với tổng kinh phí cần thiết đáp ứng cho nhu cầu bổ sung tài liệu của Thư viện vào khoảng 750 triệu đồng. Nhưng với nguồn kinh phí hiện tại vào khoảng trên 200 triệu đồng thì không đủ cho hoạt động tối thiểu của Thư viện. Điều này dẫn tới tình trạng tài liệu bị cắt giảm, hạn chế các nguồn tài liệu. Chính vì vậy, điều thiết yếu nhất cho công tác bổ sung tài liệu là tăng thêm nguồn kinh phí của Nhà nước. 3.2.2 Chú trọng bổ sung các loại tài liệu đặc thù cho đối tượng người dùng tin của Thư viện. Thư viện cần phải khắc phục tình trạng học chay cho sinh viên bằng việc đầu tư một khoản kinh phí cho việc bổ sung các sách giáo trình đại cương và chuyên ngành. Đây là loại hình tài liệu cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên, có nhu cầu cao và được sử dụng thường xuyên nên việc đáp ứng đầy đủ loại hình này là rất cần thiết. Thư viện vẫn chưa chú trọng tới việc bổ sung các tài liệu mang tính chất giải trí hay những loại tài liệu mang tính chất xã hội. Mặc dù chuyên ngành đào tạo của Nhà trường thuộc về lĩnh vực kinh tế nhưng việc bổ sung các loại hình tài liệu này là điều rất cần thiết vì nó có thể mở rộng vốn kiến thức và sự hiểu biết của bạn đọc. 3.2.3 Mở rộng nguồn bổ sung và hình thức bổ sung Bổ sung vốn tài liệu không chỉ dừng lại ở việc trao đổi, tặng biếu hay mua từ các nhà xuất bản, Thư viện cần thông qua mạng thông tin toàn cầu Internet để tìm kiếm những nguồn tin phục vụ cho công tác bổ sung. Trên thế giới có nhiều nhà cung cấp sách, báo qua mạng như: Amazo.com, Willson… 3.2.4 Chú trọng bổ sung các tài liệu phi giấy Ngoài các tài liệu truyền thống, Thư viện cần đẩy mạnh công tác bổ sung những tài liệu hiện đại như: băng từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, microfilm, microfich… Những tài liệu này tuy chưa được sử dụng rộng rãi nhưng cũng cần được bổ sung để độc giả có điều kiện làm quen với các loại hình tài liệu mới và phát huy thế mạnh của Trường. 3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ khác. Việc tìm kiếm và bổ sung vốn tài liệu là trách nhiệm của mỗi cán bộ trong Thư viện. Do vậy, Thư viện cần phải thường xuyên lập kế hoạch điều tra xác định cụ thể nhu cầu của bạn đọc, xây dựng chiến lược ngắn hạn và dài hạn để thực hiện đúng chức năng của thư viện là phục vụ nhu cầu tin bạn đọc một cách đầy đủ và hiệu quả nhất. Đối với các nguồn tài liệu xám như: luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học…, Thư viện Trường cần phải có biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ nguồn tài liệu quý hiếm này. Nên đưa ra quy định buộc tất cả sinh viên và giảng viên phải nộp luận văn, luận án cho thư viện, nếu không Nhà trường có thể thực hiện một số hình phạt như: không cấp bằng tốt nghiệp, trừ tiền lương… Những nguồn tài liệu tặng biếu có giá trị, do chỉ có một hoặc hai bản nên Thư viện cần có các hình thức sao chụp và có những biện pháp bảo quản thích hợp. Các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Noại thương được trang bị tương đối đầy đủ về trang thiết bị cơ sở vật chất. Vì vậy, Thư viện cũng cần có dự án xây dựng kho mở để phục vụ bạn đọc một cách tốt hơn. Cán bộ thông tin thư viện trong Thư viện Trường Đại học Noại thương đều được đào tạo theo đúng chuyên ngành và có trình độ chuyên môn cao. Song, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay Nhà trường cũng cần tạo điều kiện cho cán bộ Thư viện nâng cao trình độ chuyên môn và thông qua các lớp nâng cao nghiệp vụ, các dự án hay các chương trình giới thiệu những tiến bộ khoa học kỹ thuật trong thư viện… Thư viện Trường Đại học Ngoại thương cần tăng cường hơn nữa quan hệ hợp tác với thư viện của các trường đại học, các Đại sứ quán, các đại diện Thương vụ, dự án trong và ngoài nước để mở rộng hơn nữa nguồn bổ sung vốn tài liệu. Thu hút các nguồn trao đổi tặng biếu đảm bảo tính đa dạng, phong phú cho kho tài liệu của mình. Có thể nói, những tồn tại trên đây đều có nguyên nhân chủ quan và khách quan. Để làm tốt công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu Thư viện Trường Đại học ngoại thương cần được sự quan tâm hơn nữa của các cấp Lãnh đạo cũng như sự cố gắng của của tập thể cán bộ Thư viện nhằm đưa Thư viện ngày càng phát triển hơn. Kết luận Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước cùng với khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo được coi là quốc sách hàng đầu. Đây là cơ hội hết sức thuận lợi, song cũng không ít khó khăn cần phải vượt qua của ngành giáo dục đại học nói chung và Trường đại học Ngoại thương nói riêng. Sự đổi mới giáo dục, đào tạo trong phương pháp giảng dạy của Thầy và học tập của trò phải được quán triệt song hành với việc đổi mới hệ thống các trung tâm thông tin – thư viện trong các trường đại học - Đây chính là giảng đường thứ hai giúp cho sinh viên tự học, tự nghiên cứu. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông phát triển như vũ bão. Vì vậy, thư viện phải là nơi được hiện đại hoá đầu tiên về cơ sở vật chất, thao tác nghiệp vụ trong quản lý và trong việc phát triển nguồn tin để đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin nâng cao chất lượng phục vụ thông tin cho thầy và trò của Nhà trường nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội trong thời kỳ đổi mới. Một khâu then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả phục vụ thông tin cho thầy và trò của Trường chính là nguồn lực thông tin. Nhiều năm qua Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đã xác định xây dựng một nguồn lực thông tin đầy đủ về số lượng, phù hợp về nội dung và đa dạng về hình thức trên cơ sở phù hợp với nội dung nhu cầu thông tin của Người dùng tin của Thư viện Trường. Ngoài ra, Thư viện còn chú trọng đến công tác phục vụ, phân phối thông tin để giúp cán bộ và sinh viên dễ dàng tra cứu truy cập nguồn lực thông tin tại đây. Tìm hiểu công tác bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội, ta có thể thấy những cố gắng của cán bộ Thư viện Trường. Mặc dù còn một số tồn tại nhưng đó cũng là khó khăn chung của hầu hết các Thư viện ở nước ta. Việc áp dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp vào hoạt động Thông tin- Thư viện trong Trường đã tạo ra một bước ngoặt mới cho sự phát triển hoạt động thư viện nói chung và mở rộng khai thác nguồn tin nói riêng. Là một Thư viện chuyên ngành kinh tế đối ngoại, Thư viện đã có những cố gắng và thành công trong việc tìm tòi và sưu tầm các nguồn bổ sung vốn tài liệu để phục vụ nhu cầu tin của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Trường. Đồng thời với đội ngũ cán bộ trẻ, năng động có trình độ chuyên môn, Thư viện đã ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong hệ thống thư viện các trường Đại học trong nước. Hy vọng rằng trong tương lai, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương sẽ phát triển mạnh hơn tương xứng với vị thế của Trường Đại học Ngoại thương- như trong phương hướng phát triển Nhà trường mà Đảng uỷ và Ban Giám hiệu đã xác định trong thời kỳ mới là: “Tiếp tục xây dựng và phát triển Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là trường đại học công lập đa ngành, nòng cốt đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho lĩnh vực kinh tế đối ngoại, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Hoàn thiện đổi mới nội dung chương trình đào tạo đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế... làm cho chất lượng đào tạo tiến kịp các trường trong khu vực và trên thế giới. Mở rộng khuôn viên trường, tăng cường cơ sở vật chất cho giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của giáo viên, sinh viên làm cho trường ngày càng phát triển khang trang sạch đẹp”. [Điểm sáng đại học – cao đẳng Thủ đô đổi mới/ Thành uỷ Hà Nội.- H.: NXB Hà Nội, 2000.- tr.160] Danh mục tài liệu tham khảo * Các tài liệu chỉ đạo Đảng cộng sản Việt Nam.- Văn kiện Đại biểu Toàn quốc lần thứ IX.- H.: Chính trị Quốc gia, 2001.- tr.120 Điểm sáng đại học – cao đẳng Thủ đô đổi mới/Thành uỷ Hà Nội.-H: NXB Hà Nội, 2000.- tr.160 Nghị định 72/2002/NĐ-CP của Chính phủ về chính sách đầu tư đối với thư viện hoạt động bằng ngân sách Nhà nước. Pháp lệnh Thư viện: Ban hành theo của UBTV Quốc hội khoá X thông qua ngày 28/12/2000 về đầu tư phát triển Thư viện. Quyết định số 123/CP ngày 14/08/1967 của Hội đồng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Quyết định số 688/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp. Quy định về tổ chức và hoạt động của Thư viện trường đại học. Thông tư số 30 – VH/TT ngày 17/03/1971 của Bộ Văn hoá hướng dẫn thi hành Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ về vấn đề bổ sung sách, báo của Thư viện. Văn kiện Đại hội VII của Đảng.- H.: CTQG,1996.- tr. 39 * Các tài liệu tham khảo khác 35 năm thành lập Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (1960 – 1995).-H, 1995.- 112 tr. Báo cáo tổng kết hàng năm của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. 40 năm xây dựng và phát triển Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội.-H, 2000.- 88 tr. Cẩm nang nghề Thư viện/ Lê Văn Viết.- H.: VHTT, 2000.- 630 tr. Công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện các trường đại học (thực trạng và giải pháp)/ Nguyễn Thị Ngọc : Khoá luận tốt nghiệp cử nhân Thông tin-Thư viện.-H.: ĐHQG, 2000.- 60 tr. Khảo sát việc ứng dụng tin học trong công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia/ Nguyễn Thi Hưng Hà: Khoá luận tốt nghiệp cử nhân Thông tin – Thư viện.- H.: ĐHQG, 2000.- Tr.94 Một số chính sách về phát triển nguồn tư liệu/Vũ Văn Sơn//Tạp chí Thông tin và Tư liệu.- 1994.- Số3.- tr.14 Một số hoạt động của Liên hiệp Thư viện đồng bằng Sông Hồng (1997- 2003)/ Bùi Minh Tiến, Nguyễn Hữu Giới// Tập san Thư viện.- 2003.- Số 3.- Tr.5- 9 Một số vấn đề về tự động hoá thư viện/Nguyễn Huyền Dân// Tập san Thư viện.- 2000.-Số 1.- Tr 16- 18 Nghiên cứu công tác phục vụ người đọc- người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội/Từ Thị Oanh: Khoá luận tốt nghiệp cử nhân Thông tin - Thư viện.- H.: ĐHQG, 2002.- 64 tr. Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin / Nguyễn Viết Nghĩa//Tạp chí TT và tư liệu.- 2001.- Số1.- tr. 12- 17 Tăng cường nguồn lực thông tin ở Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội/Hoàng Thu Thảo, 2002.- 19 tr. Thư viện đại học Việt Nam hiện trạng và xu hướng phát triển/Nguyễn Huy Chương.-H.: Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 1997 Thư viện học Đại cương: Giáo trình/Phan Văn.- H.:Đại học tổng hợp Hà Nội, 1993.- 216 tr. Tin học trong hoạt động thông tin - thư viện/Đoàn Phan Tân.-H.:Đại học Quốc gia, 2001.- 295 tr. Về công tác thư viện các văn bản pháp quy hiện hành về thư viện.-H.: Vụ thư viện, 2002.- 299 tr. ._.