Công tác phát triển tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp (78tr)

goại thương Hà Nội trong suốt thời gian em thực tập tốt nghiệp cũng như nghiên cứu hoàn tất đề tài. Đặc biệt, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn: TS Trần Thị Quý – Người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này. Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ đang công tác tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện cho em tham khảo, nghiên cứu tài liệu trong thời gian nghiên cứu đề tài. Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hoàn tahnhf đề tài nghiên cứu của Khoá luận. Song với trình độ còn nhiều hạn chế của một sinh viên mới tốt nghiệp, Khoá luận này không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô và các bạn. Hà Nội ngày 20 tháng 5 năm 2004 Tác giả Nguyễn Hồng Hạnh Mục lục Phần 1: Mở đầu 1.1 Mục đích và lý do chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 1.5 Đóng góp của Đề tài 1.6 Bố cục của Khoá luận Phần 2: Nội dung Chương 1: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 1.1 Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 1.2 Quá trình hình thành & phát triển của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện trước nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường 1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trường 1.3.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Trường 1.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện Trường. 1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện Trường Chương2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 2.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại các Trường Đại học nói chung và Trường Đại học Ngoại thương nói riêng 2.1.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của hệ thống các Trường Đại học 2.1.2 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 2.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 2.3 Thành phần vốn tài liệu và diện bổ sung 2.3.1 Thành phần vốn tài liệu 2.3.2 Diện bổ sung 2.4 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 2.4.1 Nguồn ngân sách Nhà nước 2.4.2 Nguồn kinh phí khác 2.5 Hình thức và nguyên tắc bổ sung 2.6 Kế hoạch, chính sách và quy trình bổ sung vốn tài liệu 2.7 Các nguồn bổ sung vốn tài liệu 2.7.1 Nguồn bổ sung phải trả tiền 2.7.1.1 Nguồn mua sách 2.7.1.2 Nguồn mua Báo - Tạp chí 2.7.2 Nguồn bổ sung không phải trả tiền 2.7.2.1 Nguồn lưu chiểu 2.7.2.2 Nguồn sao chụp 2.7.2.3 Nguồn tặng biếu, trao đổi trong nước và Quốc tế 2.8 Đội ngũ cán bộ bổ sung 2.9 Sự phối hợp, hợp tác trong công tác bổ sung 2.10 ứng dụng tin học trong công tác bổ sung 2.11 Thanh lý tài liệu 2.12 Kết quả hoạt động công tác bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường Chương III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 3.1 Một số nhận xét chung công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 3.1.1 Những mặt đã đạt được 3.1.2 Những mặt hạn chế 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường 3.2.1 Vấn đề kinh phí 3.2.2 Chủ động bổ sung các loại tài liệu đặc thù cho đối tượng người dùng tin của Thư viện 3.2.3 Mở rộng nguồn bổ sung và hình thức bổ sung 3.2.4 Chú trọng bổ sung các tài liệu phi giấy 3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ khác Phần 3: Kết luận Tài liệu tham khảo Từ viết tắt CSDL: Cơ sở dữ liệu ĐH: Đại học ĐHNTHN: Đại học Ngoại thương Hà Nội NBS: Nguồn bổ sung NXB: Nhà xuất bản T.: Tiếng Phần 1: Lời mở đầu 1.1 Mục đích và lý do chọn đề tài Thế kỷ XXI – Thế kỷ thông tin và nền kinh tế tri thức, trong thế kỷ này, hơn bao giờ hết thông tin nói chung và đặc biệt thông tin kinh tế nói riêng đã có ý nghĩa quan trọng và quyết định sự phát triển kinh tế của mỗi Quốc gia. Vì vậy, việc đảm bảo nguồn tin đầy đủ, nhanh chóng và chất lượng cho mọi lĩnh vực và đời sống xã hội đang là vấn đề có tính cấp thiết. Điều đó đỏi hỏi mỗi Quốc gia bên cạnh việc củng cố và phát triển nguồn tin trong nước còn cần phải mở rộng quan hệ hợp tác với các nước khác trong khu vực và trên thế giới để chia sẻ và phát triển nguồn tin. Đối với Việt Nam, trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước việc đảm bảo và phát triển nguồn tin cho mọi lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và đặc biệt lĩnh vực kinh tế nói riêng còn có ý nghĩa lớn lao hơn bao giờ hết. Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn Quốc lần thứ IX của ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực theo tinh thần phát huy tối đa nội lực, nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế, đảm bảo độc lập tự chủ và định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích dân tộc, an ninh quốc gia, giữ gìn bản sắc Văn hoá dân tộc, bảo vệ môi trường”. Thực hiện nghị quyết IX của Trung ương Đảng, để góp phần thúc đẩy nhanh chóng quá trình hội nhập kinh tế quốc tế với chức năng và nhiệm vụ đặc thù của Nhà trường. Đại học Ngoại thương Hà Nội trong nhiều năm qua đặc biệt chú trọng đến việc đổi mới giáo dục và đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộ hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương có đầy đủ phẩm chất chính trị vững vàng và trình độ chuyên môn cao sâu rộng đáp ứng nhiệm vụ mới của đất nước trong giai đoạn đổi mới. Cùng với hoạt động khác của Nhà trường, hoạt động thông tin – thư viện không ngừng được chú trọng và đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giáo viên và sinh viên trong và ngoài Trường đặc biệt là lĩnh vực đảm bảo nguồn lực thông tin kinh tế thương mại. Bên cạnh những thành tích và kết quả mà Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đạt được tviệc bổ sung vốn tài liệu, phát triển nguồn tin cũng đang còn nhều bất cập cần phải nghiên cứu và tìm ra các giải pháp thực hiện để nâng cao chất lượng nguồn tin. Vì vậy, việc chọn đề tài nghiên cứu “Công tác phát triển tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” có ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất quan trọng cùng việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội nói chung và Thư viện trường nói riêng. 1.2 Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trờng Đại học Ngoại thương Hà Nội, tác giả muốn đánh giá những kết quả đã đạt được và tìm ra những điểm còn hạn chế, ảnh hưởng đến công tác phát triển nguồn tin. Từ đó, đưa ra những kiến nghị, đề xuất và các giải pháp nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung chuyên sâu nghiên cứu và xem xét toàn bộ nội dung liên quan đến công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: Thành phần vốn tài liệu; Diện bổ sung; Kinh phí cho hoạt động bổ sung; Kế hoạch chính sách bổ sung; Các nguồn bổ sung; Nhân lực thực hiện công tác bổ sung... 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn về mặt không gian là: công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội; giới hạn về mặt thời gian là: công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường trong giai đoạn hiện nay.  Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 1.4.1 Cơ sở lý luận Khoá luận dựa trên cơ sở lý luận và quan điểm của Chủ nghĩa Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thông tin, thư viện. 1.4.2 Phương pháp nghiên cứu Trong suốt quá trình nghiên cứu công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp như: Điều tra thực tế, quan sát; phỏng vấn, mạn đàm; Tổng hợp tài liệu liên quan đến nội dung đề tài; Thống kê và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu. Đóng góp của đề tài “Công tác phát triển tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là đề tài hoàn toàn mới ở cấp độ nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp. Vào năm 2002 mới chỉ có bài báo cáo khoa học của tác giả Nguyễn Thu Thảo về tăng cường nguồn lực thông tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Các kết quả nghiên cứu về nội dung cụ thể của đề tài còn rất hiếm hoi. Vì vậy, tác giả gặp không ít khó khăn. Song, với sự cố gắng cao nhất trong khả năng cho phép, Khoá luận có những đóng góp sau: Về mặt lý luận: Khoá luận đã khẳng định được tầm quan trọng và giá trị thiết thực của công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu. Ngoài ra, nó còn giúp chúng ta hiểu được quy trình của công tác bổ sung vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương nói riêng. Về mặt thực tiễn: Phản ánh thực trạng hoạt động bổ sung vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, đưa ra những kiến nghị cho Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, từ đó góp phần đẩy mạnh, phát huy những mặt mạnh đồng thời hạn chế và khắc phục những mặt yếu để đưa Thư viện ngày càng phát triển hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nôị đáp ứng nhu cầu xã hội trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. 1.6 Bố cục Khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung được coi là trọng tâm gồm 3 chương : Chương 1: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Chương 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Phần 2: Nội dung Chương 1 thư viện trường đại học ngoại thương Hà nội trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục và đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (ĐHNTHN) được thành lập từ năm 1960, Trường trực thuộc Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại). Trước đây, Trường Đại học Ngoại thương thuộc khoa Quan hệ Quốc tế của Trường Đại học Kinh tế tài chính. Sau đó, Theo quyết định số 123/CP ngày 14/08/1967 của Hội đồng Chính phủ, Trường đại học Ngoại thương Hà Nội được thành lập và độc lập hoàn toàn. Hiện nay, trường có 6 khoa, 5 phòng ban chức năng, 2 trung tâm, 5 bộ môn và một số ban, tổ trực thuộc Trường. Trường có 260 cán bộ, công nhân viên, giảng viên. Trong đó, đội ngũ giáo viên giảng dạy lên tới 180 người. Số cán bộ có học hàm, học vị và trình độ sau Đại học tới gần 80 người. Trong nhiều năm qua Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội luôn luôn thực hiện chủ trương đổi mới giáo dục và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trước đây, Đại học Ngoại thương Hà Nội là một trường đơn ngành, đến nay đã và đang đào tạo theo hướng đa ngành. Từ năm học 1999 –2000 Trường đã chính thức được phép đào tạo 3 ngành: Ngành Kinh tế đối ngoại, Ngành Tiếng Anh thương mại, Ngành Quản trị kinh doanh. Nhà trường đã chú trọng tới việc đa dạng hoá các loại hình đào tạo: Chính quy, tại chức, văn bằng hai, các lớp ngắn hạn... Mở rộng cơ cấu đào tạo: Đại học và sau Đại học. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là địa chỉ đào tạo dẫn đầu về chất lượng đào tạo cử nhân đại học trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại. Trong nhiều năm qua Trường đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ khá đông đảo gần 9000 sinh viên hệ chính quy và hơn 3000 sinh viên hệ tại chức với gần 300 Thạc sĩ trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại. Nhiều sinh viên ra trường có việc làm phù hợp với ngành nghề đào tạo. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là Trường có chất lượng đào tạo khá cao. Phần lớn sinh viên của Trường là học sinh giỏi tại Trường chuyên, lớp chọn ở bậc Phổ thông. Nhiều sinh viên của Trường đã được nhận giải thưởng Olympic Toán, Tin học và Ngoại ngữ. Bên cạnh công tác đào tạo, công tác nghiên cứu hoa học của cán bộ giảng dạy và sinh viên cũng luôn được lãnh đạo Trường quan tâm. Trường đã đầu tư phát hành: “Tập san nghiên cứu khoa học” của sinh viên. Trong thời kỳ mới, Nhà trường đã định hướng tiếp tục xây dựng và phát triển Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là Trường Đại học công lập, đa ngành, nòng cốt đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho lĩnh vực Kinh tế đối ngoại, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội chú trọng đổi mới nội dung chương trình đào tạo, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế... làm cho chất lượng đào tạo tiến kịp các Trường tiên tiến trong khu vực và thế giới. 1.2 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Cùng với thời gian thành lập của Trường, Thư viện cũng được ra đời trên cơ sở Thư viện Trường Cán bộ Ngoại thương tách đôi. Trong thời gian đầu, cơ cấu tổ chức của Thư viện còn đơn giản, số lượng tài liệu cũng còn rất hạn chế cả về nội dung lẫn thể loại. Kho sách chỉ có khoảng vài nghìn cuốn gồm sách giáo khoa, giáo trình và một số tài liệu tham khảo cùng với 100 tạp chí tiếng Việt và tiếng Nga. Thời kỳ này, Thư viện cũng chỉ có một phòng đọc và một phòng mượn. Do chưa được Nhà trường quan tâm đúng mức về việc đầu tư xây dựng, tu sửa và nâng cấp cho Thư viện nên bộ phận phục vụ còn đơn giản cho giảng viên và sinh viên các khoá với hai hình thức phục vụ là mượn về nhà hoặc đọc tại chỗ. Đến năm 1967, Thư viện Trường đã nhận 1/2 số tài liệu của Thư viện trường Cán bộ Ngoại Giao Ngoại thương. Do cán bộ cũ đều công tác tại Thư viện Trường Đại học Ngoại Giao nên đội ngũ cán bộ Thư viện trong thời kỳ này còn rất hạn chế bao gồm một cán bộ chưa được đào tạo nghiệp vụ thông tin thư viện. Đây cũng là một trong những khó khăn cho Thư viện trong bước đầu hoạt động. Từ năm 1969 đến năm 1985, Thư viện được bổ sung thêm người và được tiếp nhận thêm tài liệu của khoa Nghiệp vụ Ngoại thương và Trường Cán bộ Ngoại thương. Số lượng tài liệu phong phú, đa dạng đã thu hút được lượng bạn đọc đáng kể. Do đó, Thư viện bắt đầu đi vào hoạt động ổn định hơn với quy mô ngày càng phát triển. Từ năm 1981 đến năm 1998, đây là lúc đất nước đang trong giai đoạn đầu của thời kỳ đổi mới, kinh phí đầu tư cho Thư viện còn hạn chế, đội ngũ cán bộ còn thiếu và yếu cả về chuyên môn lẫn trình độ nên Thư viện vẫn không có gì thay đổi đáng kể. Do các loại hình sách, báo, tạp chí nước ngoài rất đắt và mua bằng ngoại tệ nên nguồn tài liệu này rất hiếm, hầu như không có. Điều này đã ảnh hưởng đến công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Nhưng với lòng yêu nghề, cán bộ Thư viện đã khắc phục khó khăn đưa Thư viện ngày càng phát triển về mọi mặt. Tuy chưa mang lại kết quả to lớn, nhưng giai đoạn này là mốc lịch sử quan trọng để thúc đẩy phát triển hoạt động Thư viện trong giai đoạn tiếp theo. Đầu năm 1999, Thư viện đã được chuyển đến khu nhà 5 tầng với tổng diện tích sử dụng là 1300 m2, với các trang thiết bị được thiết kế phù hợp về không gian, ánh sáng… Thư viện có hai hệ thống kho phục vụ: phòng mượn, phòng đọc. Từ một kho nhỏ với đội ngũ cán bộ mới mẻ ở nơi sơ tán, cho đến nay Thư viện Trường đã có một hệ thống kho sách khá phong phú cả về nội dung lẫn hình thức. Điều này đã đã làm thay đổi bộ mặt của Thư viện và đây đã trở thành nơi thu hút đông đảo cán bộ giáo viên và sinh viên đến nghiên cứu, học tập. Cho đến nay, với hoạt động tích cực của các cán bộ thông tin, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã phát triển mạnh mẽ. Điều này được thể hiện thông qua hệ thống cơ sở vật chất và vốn tài liệu phong phú. Về cơ sở vật chất Thư viện có tới 17 máy vi tính và các thiết bị ngoại vi, máy in Bacode, 4 máy đọc và quét mã vạch, máy Photocopy, máy ép, 2 máy đọc mã vạch máy in mạng, máy in màu, máy scaner được lắp đặt một hệ thống mạng cục bộ “LAN” kết nối giữa Thư viện – Trung tâm thông tin với các phòng ban trong Trường. Đồng thời, Thư viện còn được nối mạng Internet để có thể tra cứu tìm tin Online, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các trung tâm thông tin thư viện như: Thư viện Quốc gia và các Thư viện trong Liên hiệp Thư viện các Trường Đại học. Không chỉ chú trọng trang bị các thiết bị mà nguồn vốn tài liệu cũng được quan tâm và bổ sung thường xuyên. Hiện nay, số lượng tài liệu của Thư viện đã lên tới 25.000 bản sách tương đương 7.500 tên sách. Báo, tạp chí có khoảng 250 loại và 908 bản trong đó có 15 loại xuất bản ở nước ngoài, 21 loại sách ngoại văn xuất bản trong nước gồm các thứ tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật và 214 loại báo và tạp chí trong nước. Các tài liệu xám như luận văn, luận án thạc sĩ, tiến sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học chiếm số lượng đáng kể khoảng 1519 bản gồm 1346 bản luận văn tôt nghiệp, 14 đề tài nghiên cứu, 159 luận án thạc sĩ và luận án tiến sĩ. Ngoài việc tổ chức phục vụ bạn đọc, Thư viện còn thường xuyên mở rộng quan hệ giao lưu trong nước nhằm trao đổi thông tin về chuyên môn nghiệp vụ và vốn tài liệu quan hệ với một số các Truờng Đại học và Trung tâm Thông tin như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Văn hoá, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Thương Mại, Thư viện Quốc Gia, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt Nam… Bên cạnh đó, Thư viện còn thực hiện các dự án bổ sung các giáo trình về Kinh tế, ngoại thương, các sách ngoại ngữ, đặc biệt là sách tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật cùng với các loại báo, tạp chí trong và ngoài nước phục vụ sinh viên và cán bộ trong Trường. Năm 2003, thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Thư viện và Trung tâm Thông tin” Thư viện được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử” do công ty máy tính truyền thông CMC thiết lập. Đó là Hệ Quản trị thư viện tích hợp ILIB version 3.0. Điều này đã đem lại hiệu quả cao cho hoạt động Thông tin-Thư viện trong Trường. Với hệ thống tự động hoá bạn đọc có thể tra cứu tài liệu một cách dễ dàng hơn. Bạn đọc sẽ xác định được những tài liệu có trong kho với số lượng xác định. Đối với cán bộ Thư viện lợi ích mà Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp đem lại là họ có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong công tác phục vụ bạn đọc và kiểm soát tài liệu. Tất cả thông tin như: Họ, Tên độc giả; ngày, tháng, năm sinh; lớp, khoá; tên tài liệu độc giả đang mượn sẽ được hiển thị trên màn hình thông qua hệ thống mã vạch. Hệ thống Thư viện điện tử ILIB còn giúp cán bộ thực hiện công tác nghiệp vụ xử lý tài liệu tránh được tình trạng trùng lặp tài liệu trong quá trình bổ sung và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đây được coi là một phiên bản có tính năng đột phá trong lĩnh vực Thư viện như: - Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh - Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode. - Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet - Tích hợp mã vạch để quản lý bạn đọc và quản lý việc lưu thông tài liệu trong Thư viện. - Hỗ trợ các khâu xử lý nghiệp vụ trong Thư viện như: quản lý bổ sung, báo cáo, biên mục, in thư mục giới thiệu sách… Từ tháng 5/2003, Thư viện đã phối hợp với công ty CMC triển khai đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu Thư viện”, tổ chức lại toàn bộ kho sách, báo trong Thư viện. Tất cả tài liệu đều được dán mã vạch; xử lý và nhập dữ liệu vào máy tính. Hiện nay, Thư viện đã xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu tài liệu các loại hình tài liệu với trên 500 biểu ghi, 1 cơ sở dữ liệu quản lý bạn đọc và in thẻ mã vạch. Với nguồn lực thông tin phong phú, hệ thống tra cứu hiện đại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đã khẳng định được vị trí, vai trò của mình trường trước nhiệm vụ đổi mới giáo dục - đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trước nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường 1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trường Thư viện là một bộ sưu tập có tổ chức các loại sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác kể cả nghe - nhìn đồ hoạ và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, văn hoá, giáo dục hoặc giải trí. Với vai trò là Thư viện trường Đại học, thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội ra đời nhằm thực hiện các nhiệm vụ, chức năng sau: * Chức năng: - Thư viện chuyên thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việc giảng dạy, học tập của thầy, trò; nâng cao trình chuyên môn cho cán bộ, giảng viên cho sinh viên trong Trường. - Với chức năng thông tin Thư viện luôn đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc trong Trường. - Ngoài chức năng giáo dục và thông tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương còn là trung tâm văn hoá, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết của độc giả. * Nhiệm vụ: - Tổ chức phục vụ cho các đối tượng bạn đọc sử dụng vốn tài liệu thư viện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc và học tập của giảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động phục vụ tài liệu ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; không đặt ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng thư viện của người đọc. - Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của Thư viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho các loại tài liệu không còn giá trị sử dụng, tài liệu hư nát không thể phục hồi; trừ những tài liệu quý hiếm được công nhận là di sản văn hoá. - Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học, phân loại, mô tả ấn phẩm, dán mã vạch tài liệu, làm phích, xếp phích… - Lưu giữ, bảo quản vốn tài liệu như: sách, báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ; phương tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các tài sản khác của Thư viện. - Phổ biến rộng rãi, kịp thời vốn tài liệu Thư viện bằng các hình thức thông tin thư mục; hướng dẫn tra cứu và các hình thức thông tin tuyên truyền khác, phát huy triệt để nội dung vốn tài liệu có trong Thư viện phục vụ nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Nhà trường. - Mở rộng sự liên thông với các Đại sứ quán, Thương vụ, Dự án, Cơ quan, trung tâm Thông tin – Thư viện trong và ngoài nước bằng việc nối mạng máy tính, mượn trao đổi tài liệu. - Hướng dẫn cho tất cả sinh viên mới vào Trường cách tra cứu thông tin và sử dung Hệ thư viện điện tử tích hợp ILIB một cách thành thạo. - Tổ chức các lớp bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện; tạo điều kiện cho cán bộ Thư viện nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thông tin hiện đại hoá hoạt động thư viện. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ trên đây trong hoạt động thông tin, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương đang cố gắng thực hiện tốt những nhiệm vụ đặt ra để đưa Thư viện ngày càng phát triển hơn. 1.3.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Trường Công tác thông tin thư viện là một thiết chế văn hoá giáo dục và thông tin khoa học đảm bảo tổ chức sử dụng vốn tài liệu hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Tổ chức công tác thông tin thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn taị và phát triển (như xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, xếp đặt cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị…); lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác tổ chức thông tin thư viện là tổ chức hai nhóm công việc: công tác kỹ thuật nghiệp vụ và công tác phục vụ người dùng tin với các nhiệm vụ như: tổ chức định mức lao động, tổ chức phân công lao động hợp lý tổ chức công tác phục vụ người dùng tin , quy trình kỹ thuật thông tin thư viện tổ chức đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ… Một thư viện muốn hoạt động tốt cần phải có một cơ cấu tổ chức tốt. Tổ chức trong thư viện được chia thành các phòng, ban và chịu sự chỉ đạo của cán bộ thư viện theo quy tắc nhất định. Sự thống nhất giữa các phòng, ban sẽ quyết định chất lượng hoạt động của hệ thống thư viện. Ban giám đốc của Thư viện Trường đại học Ngoại thương bao gồm có 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm và điều hành chung mọi hoạt động của Thư viện. Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Thư viện đã được Đảng uỷ và ban Giám hiệu giao phó. Dưới Ban giám đốc của Thư viện có 2 bộ phận chính: Bộ phận Nhiệp vụ và bộ phận Phục vụ. Bộ phận Nghiệp vụ gồm 2 phòng là Phòng Bổ sung tài liệu và Phòng Xử lý tài liệu. Bộ phận phục vụ gồm 3 phòng: Phòng Tổng hợp. Phòng Mượn tài liệu và Phòng Đọc tự chọn. Nhìn chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được tổ chức theo sơ đồ sau: Ban Giám đốc Thư Viện Bộ phận phục vụ Bộ phận nghiệp vụ Phòng tổng hơp Phòng xử lý tài liệu Phòng bổ sung tài liệu Phòng đọc tự chọn Phòng mượn Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương được chia làm 5 phòng với 7 thành viên. Trong đó có 5 cán bộ có trình độ chuyên môn đã tốt nghiệp hệ tại chức và chính quy về chuyên ngành Thông tin - Thư viện. Ban Giám đốc Thư viện gồm 1 cán bộ chuyên quản lý chung mọi hoạt động và sự phát triển của Thư viện cũng như việc tiếp nhận nguồn kinh phí của Nhà trường và nguồn ngân sách của Nhà nước. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn chịu trách nhiệm việc phát triển vốn tài liệu, số lượng tài liệu bổ sung hay loại bỏ, đầu tư trang thiết bị và các hoạt động khác. Bộ phận nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc đều hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Thư viện. Với hai cán bộ có trình độ chuyên môn, bộ phận nghiệp vụ chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạn đọc như bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu, làm phích, xếp phích, làm số đăng ký cá biệt, làm thẻ cho sinh viên… Bên cạch đó, 2 cán bộ này còn phải xem xét các loại tài liệu mới mà các Nhà xuất bản gửi đến để chọn ra các tài liệu thích hợp cần bổ sung. Tất cả các hoạt động của Ban Giám đốc hay Bộ phận Nghiệp vụ đều nhằm mục đích thực hiện tốt công tác phục vụ bạn đọc. Công tác này được chia ra 3 phòng: Phòng Tổng hợp, Phòng Mượn và Phòng Đọc Tự chọn. Do độc giả mượn tài liệu với số lượng khá lớn nên Phòng Mượn gồm có hai cán bộ, còn lại Phòng Tổng hợp và Phòng Đọc Tự chọn đều do một cán bộ chịu trách nhiệm. Phòng Đọc Tự chọn gồm các tài liệu như báo, tạp chí trong và ngoài nước phục vụ cho sinh viên trong Trường. Phòng Tổng hợp gồm các loại báo, tạp chí phục vụ cho cán bộ Nhà trường và các đề tài nghiên cứu, báo cáo khoa học, luận văn tốt nghiệp, luận án thạc sĩ, luận án tiến sĩ được phục vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên. Với mô hình cơ cấu tổ chức trên Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thực hiện tốt công tác phục vụ bạn đọc. Song, số lượng cán bộ Thư viện vẫn còn hạn chế so với quy mô của Trường nên ngoài giờ hành chính cán bộ Thư viện còn phải làm thêm ngoài giờ để hoàn thiện công tác nghiệp vụ đưa Thư viện Trường trở thành một trong những thư viện hiện đại trong nước và khu vực. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện Trường 1.4.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Ngoại Thương Hà Nôi. Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ Thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thoả mãn nhu cầu tin cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin. Sự thoả mãn thông tin của người dùng tin là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện. Hiện nay, Người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phát triển rất nhanh chóng cả về số lượng và thành phần. Trình độ của người dùng tin có rất nhiều cấp độ khác nhau do đó nhu cầu thông tin của họ cũng ở các cấp độ không giống nhau. Đối tượng người dùng tin mà thư viện phục vụ không chỉ là các nhà khoa học, các nhà quản lý có trình độ học hàm, học vị: Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Giáo viên, Cán bộ nghiên cứu khoa học... mà còn gồm cả đông đảo các nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức khác nhau như: Chính quy, tại chức, sau đại học, học viên cao học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn... Vì vậy, số người đọc, người dùng tin hàng năm của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương tăng lên đáng kể. Nhu cầu tin của người đọc, người dùng tin cũng trở nên phong phú, đa dạng hơn, đồng thời đòi hỏi những loại hình tài liệu hiện đại có chất lượng cao hơn. 1.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin của Người dùng tin tại Thư viện Trường. Hiện tượng thông tin gia tăng đột biến vào thế kỷ XX đã trở thành mối quan tâm của nhiều ngành trong xã hội. Nhu câù tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu thoả mãn thông tin kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin càng phát triển. Ngược lại, nhu cầu tin sẽ thoái hoá, triệt tiêu nếu như không được cung cấp thường xuyên. Càng thoả mãn ở mức độ cao bao nhiêu thì chu kỳ càng được rút ngắn. Người dùng tin chủ yếu của Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội là sinh viên và cán bộ giảng dạy trong Trường. Do chuyên ngành đào tạo của Trường là các ngành về kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh nên nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện chủ yếu._. là các tài liệu về: Kinh tế ngoại thương, Lịch sử kinh tế Quốc dân, Tài chính tiền tề, Luật doanh nghiệp và các giáo trình tiếng nước ngoài như: Anh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc… * Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học Cán bộ và giảng viên trong Trường là những người có trình độ học hàm, học vị cao như: Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… Hoạt động chủ yếu của họ là giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Chính vì vậy loại hình tài liệu mà họ quan tâm chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, cấp Bộ, cấp Nhà nước. Nhu cầu tin của cán bộ và giảng viên trong Trường Đại học Ngoại thương vừa mang tính chất tổng hợp vừa mang tính cụ thể vì khoa học ngày càng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc kết hợp với nhau nên họ phải thu thập thông tin vừa thích hợp vừa chi tiết. Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời và có tính chính xác cao. Ngoài các loại sách, báo, tạp chí tiếng Việt, 85% trong số cán bộ Trường đến Thư viện đều có nhu cầu đối với các loại sách tham khảo tiếng nước ngoài, đặc biệt là tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung, Nhật; 50% cán bộ có nhu cầu sử dụng tạp chí tiếng Anh. Các tạp chí tiếng nước ngoài như Pháp, Nga, Trung, Nhật… cũng được phục vụ đầy đủ nhưng số lượng bạn đọc không đáng kể. Ngoài ra, cán bộ trong Trường còn sử dụng tài liệu dưới hình thức sao chép (30%). Hầu hết, tài liệu sao chép là những tài liệu quý hiếm, tài liệu không công bố, các nguồn tặng biếu, nguồn lưu chiểu… Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã đặc biệt quan tâm và tạo mọi điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin đối với đối tượng này. Đồng thời, Thư viện cũng gửi các tài liệu mới đến từng Khoa, Bộ môn để họ có cơ hội nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất, cập nhật nhất. * Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là sinh viên và học viên sau Đại học Sinh viên và học viên sau đại học là nhóm người dùng tin có số lượng đông đảo nhất chiếm 90-95% tổng số người sử dụng tin của Thư viện. Nhu cầu tin của sinh viên được chia làm hai giai đoạn: Những năm đầu, sinh viên phải học những môn đại cương nên phần lớn sinh viên có nhu cầu mượn các loại giáo trình như: - Triết học - Chủ nghĩa xã hội - Kinh tế chính trị - Kinh tế vi mô - Kinh tế vĩ mô - Lịch sử kinh tế Quốc dân - Lịch sử các thuyết kinh tế - Địa lý kinh tế thế giới - Toán cao cấp - Toán sắc xuất thống kê… Hai năm cuối, sinh viên đã bắt đầu học các môn chuyên ngành nên thường có nhu cầu đối với các tài liệu theo các ngành học của Trường như: Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Kinh tế cơ sở, Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Nga. Thư viện Trường đã phục vụ đông đảo bạn đọc với các loại tài liệu: - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Thanh toán Quốc tế, UCP - Tài chính tiền tệ - Vận tải bảo hiểm - Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu - Vận tải ngoại thương … Đối với những sinh viên thuộc các Khoa Anh, Pháp, Trung, Nhật, Nga thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm. Hiện nay, tài liệu này chiếm số lượng đáng kể trong kho, đặc biệt là các sách tiếng Nga. Do chương trình đào tạo của Nhà trường thường xuyên thay đổi các giáo trình ngoại ngữ nên tài liệu bổ sung thường là những giáo trình bắt buộc và có nhu cầu rất cao như: - Ngôn ngữ thư tín thương mại (The language of business correspondence in English) - Hợp đồng thương mại Quốc tế (International business contracts in English) - Term of trade - Interprise one, Interprise two, Interprise three - We mean business - A rapid course in English for student of economics - Writing business letters - Developing skills… Ngoài các giáo trình bắt buộc, Thư viện còn đáp ứng các loại tài liệu giải trí đối với sinh viên và học viên như sách văn học, truyện ngắn, bách khoa toàn thư, báo, tạp chí… Xác định đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt động thông tin thư viện, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên một cách tối đa.Trong những năm gần đây, Thư viện đã thành công trong công tác phục vụ bạn đọc và điều này được thể hiện qua số lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông.Sau đây là biểu đồ hình cột cho thấy lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng gia tăng trong 5 năm trở lại đây: Biểu đồ số 2: Số lượt bạn đọc đến Thư viện trong 5 năm Thông qua sơ đồ hình cột thống kê số lượt bạn đọc đến Thư viện trong 5 năm (1999 – 2003) ta đã thấy tốc độ bạn đọc đến Thư viện ngày một tăng đáng kể. Trong 2 năm 1999, 2000 hầu như số lượng bạn đọc đến Thư viện không tăng, nhưng từ năm 2001 số lượng bạn đọc đã tăng vọt từ 58675 lượt bạn đọc trong năm 2000 đã tăng 60927 lượt trong năm. Đến năm 2003 số lượt bạn đọc đến Thư viện là 62740 lượt trong một năm. Số lượng bạn đọc đến thư viện ngày càng đông đã thể hiện sự quan tâm của giới tri thức trẻ đối với thư viện và sự phát triển của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương trong 5 năm trở lại đây. Chương 2 Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà nội 2.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại các Trường Đại học nói chung và Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng 2.1.1 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của hệ thống các Trường Đại học Vốn tài liệu được coi là di sản văn hoá, tiềm lực và niềm tự hào của thư viện. Nó chỉ ra sự phát triển về trí tuệ, văn minh của một quốc gia, một dân tộc. Vốn tài liệu chứa đựng những tri thức kinh nghiệm của loài người được truyền lại từ thế hệ này qua thế hệ khác, sự tiến bộ của loài người có được là nhờ tiếp thu, khai thác và phát triển những tri thức của các thế hệ trước để lại. Nội dung của vốn tài liệu càng phong phú, loại hình tài liệu càng đa dạng thì khả năng đáp ứng nhu cầu càng lớn và nó càng có sức thu hút càng cao đối với người sử dụng. Một thư viện sẽ có khối lượng bạn đọc đông đảo nếu Thư viện đó có vốn tài liệu phong phú, đa dạng, phù hợp với nhu cầu tin của bạn đọc và đặc biệt là phải cập nhật với trình độ phát triển khoa học công nghệ trong nước và thế giới. Vốn tư liệu là cơ sở, tiền đề cho sự hình thành, tồn tại và phát triển của thư viện. Pháp lệnh thư viện đã qui định, muốn thành lập một thư viện trong các trường Đại học phải có bốn điều kiện: vốn tài liệu;độc giả; cơ sở vật chất và các trang thiết bị chuyên dụng; cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ. Vốn tư liệu giúp thư viện hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ của mình, quan trọng nhất là phục vụ nhu cầu của độc giả trong trường. Trong đó, nhu cầu của độc giả luôn luôn thay đổi và không ngừng phát triển, vì vậy cán bộ thông tin thư viện làm việc trong lĩnh vực này không chỉ có tri thức rộng cần có chính sách bổ sung vốn tư liệu thường xuyên và hợp lý. Phát triển vốn tài liệu được coi là quá trình làm cho các nhu cầu thông tin của người dùng tin được đáp ứng kịp thời và tiết kiệm bằng cách sử dụng các nguồn lực thông tin sinh ra bên trong và bên ngoài của tổ chức đó. Để phát triển nguồn vốn tài liệu, bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải tiến hành thường xuyên công tác bổ sung vốn tài liệu. Bổ sung vốn tài liệu là quá trình lựa chọn có hệ thống và thu thập theo kế hoạch những tài liệu đưa vào thư viện làm tăng cường về mặt số lượng và chất lượng vốn tài liệu của thư viện đồng thời loại bỏ những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp. Theo thông tư số 30 – VH/TT ngày 17/03/1971 của Bộ Văn hoá hướng dẫn về thi hành Quyết đinh số 178/CP của Hội đồng Chính phủ về công tác thư viện đã đề cập đến vấn đề bổ sung sách báo của thư viện như sau : “Bổ sung sách báo cho thư viện là công tác then chốt về mặt chất lượng của kho sách thư viện , việc bổ sung sách báo phải được làm thường xuyên và có kế hoạch. Uỷ ban hành chính các cấp, các ngành quản lý thư viện cần căn cứ vào tính chất, đặc điểm và yêu cầu trong loại thư viện để cung cấp kinh phí cho các thư viện có đủ điều kiện làm cho kho sách của mình càng phong phú. Ngoài các loại sách báo mới xuất bản, các thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện” Hầu hết, mọi đối tượng vật chất nào truyền đạt thông tin tư tưởng hoặc cảm giác đều có thể thuộc vào vốn tài liệu của thư viện. Vốn tài liệu là một tập hợp có hệ thống các xuất bản phẩm và các vật mang tin được lựa chọn phù hợp với thư viện và nhu cầu bạn đọc, được đưa ra sử dụng và bảo quản trong suốt thời gian mà nó còn có ý nghĩa. Phân tích vai trò của vốn tư liệu trong thư viện nói chung và thư viện trong các trường Đại học nói riêng ta sẽ hiểu rõ hơn được tầm quan trọng của công tác bổ sung. Bổ sung và thanh lý được coi như là một quá trình trao đổi chất. Những tài liệu cũ lỗi thời không có giá trị sẽ được thay thế bằng những tài liệu mới có tính cập nhật cao hơn. Qua đó cho thấy việc bổ sung tài liệu không chỉ ảnh hưởng tới số lượng tài liệu mà nó còn ảnh hưởng tới chất lượng thông tin. Mỗi loại hình thư viện khác nhau thì hoạt động sẽ hoạt động khác nhau, song nó đều gồm 3 khâu cơ bản: bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu và phục vụ bạn đọc. Bổ sung là khâu đầu tiên trong hoạt động của một thư viện, tác động trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một thư viện. Bổ sung vốn tài liệu đem lại giá trị cho thông tin như tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tính cập nhật và tần số sử dụng. Từ sự phân tích trên, ta thấy bổ sung vốn tài liệu trong các trường Đại học là một công việc rất quan trọng. Nêú bổ sung vốn tài liệu tốt, thư viện sẽ trở nên gần gũi và gắn liền với đời sống xã hội, phục vụ tốt được nhu cầu của độc giả, củng cố niềm tin của độc giả, phát huy vai trò của thư viện và góp phần truyền tải thông tin , tri thức để đưa đất nước phát triển. Ngược laị, nếu bổ sung vốn tư liệu không tốt, thư viện sẽ trở nên lạc hậu, lỗi thời, không theo kịp sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, không phục vụ được nhu cầu của độc giả và tất yếu thư viện đó không thể tồn tại lâu dài. Chính vì vậy, thư viện tại mỗi trường Đại học cần xây dựng cho mình một chính sách bổ sung khoa học, có kế hoạch, dựa theo những nguyên tắc nhất định (như nguyên tắc tính tư tưởng, nguyên tắc tính khoa học), cũng như chức năng, nhiệm vụ, thực tế của cơ quan mình. 2.1.2 Vai trò của công tác phát triển vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Nhận thức được tầm quan trọng của công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện các trường Đại học nói chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thực hiện công tác phát triển vốn tài liệu thông qua chức năng, nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu các nguồn tư liệu và tổ chức đánh giá các nguồn bổ sung. - Soạn thảo các quy tắc, quy trình có liên quan đến công tác của phòng bổ sung. - Xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch bổ sung, trao đổi tài liệu như sách, báo, tạp chí, ấn phẩm, tờ rơi, catalog công nghiệp, cơ sở dữ liệu… - Đăng ký các tư liệu nhận được. - Tổ chức quản lý kho dự trữ trao đổi. - Làm thủ tục thanh lọc tài liệu. - Theo dõi, kiểm tra và tổ chức quản lý các tư liệu nhận được. - ứng dụng tin học vào khâu bổ sung tư liệu. - Quản lý chi phí đặt mua. - Nhập tài liệu vào thư viện ( tài liệu có thể được đặt mua ở các cơ quan xuất bản trong và ngoài nưóc). - Kiểm tra tài liệu về, chậm về hoặc không về. - Thực hiện việc đăng ký tổng quát và đăng ký cá bệt. - Tăng cường quan hệ hợp tác trao đổi tài liệu với các cơ quan thông tin, thư viện trong và ngoài nước. Ngoài việc bổ sung các tài liệu chuyên ngành về kinh tế, ngoại thương, các tài liệu tiếng nước ngoài Thư viện còn thường xuyên bổ sung các loại tài liệu thuộc các lĩnh vực khác nhau như: văn hoá, chính trị, lịch sử, xã hội. Do công tác bổ sung luôn chịu sự tác động của chế độ xã hội của đất nước nên tính Đảng là nguyên tắc đầu tiên và cũng là nguyên tắc chỉ đạo trong công tác bổ sung vốn tài liệu của các thư viện Trường. Nguyên tắc tính Đảng đòi hỏi cán bộ bổ sung Thư viện Trường phải lựa chọn đưa vào những tài liệu phù hợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam như các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mác – Lênin; những văn kiện của Đảng và Nhà nước… Là một Thư viện thuộc Trường đại học với chuyên ngành đào tạo về kinh tế, đối ngoại nên hàng năm, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thực hiện những kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu phù hợp với đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong Trường. Công tác phát triển nguồn vốn tài liệu tại Thư viện đã góp phần tích cực đối với hoạt động giáo dục, đào tạo trong Trường. Giảng viên và sinh viên có điều kiện tiếp xúc với nhiều loại hình tài liệu hơn, thu thập nhiều kiến thức hơn và hiệu quả học tập và giảng dạy chất lượng hơn. Với hoạt động này, Thư viện đã đảm bảo tính chính xác, tính cập nhật và tần số sử dụng thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao cho người dùng tin trong và ngoài Trường. 2.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Vốn tài liệu là một yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của thư viện hay nói cách khác sự tồn tại của thư viện luôn đi cùng với sự tồn tại và phát triển của vốn tài liệu. Vốn tài liệu là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của thư viện. Vốn tài liệu là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện. Tuỳ theo diện bổ sung có thể phân ra: vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyên ngành hay chuyên biệt. Vốn tài liệu trong Thư viện mỗi trường Đại học đều có những đặc thù riêng phù hợp với chuyên ngành đào tạo của nhà trường. Hiện nay, Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội chuyên đào tạo các chuyên ngành như: Kinh tế ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Kinh tế cơ sở. Không những đi sâu tìm hiểu nền kinh tế trong nước mà các ngành đào tạo của Trường còn nghiên cứu sự phát triển kinh tế của một số Quốc gia trên thế giới như Mĩ, Pháp, Nhật, Cộng hoà liên bang Đức, Liên bang Nga, Trung Quốc và một số nước trong khu vực Đông Nam á, Châu phi, Châu Mĩ La Tinh. Chuyên ngành đào tạo của Trường đã quyết định các loại hình và nội dung tài liệu của Thư viện. Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong hệ thống vốn tài liệu truyền thống của Thư viện. Trong đó bao gồm các loại sách tiếng Việt và tiếng nước ngoài như: - Lịch sử kinh tế Quốc dân - Lịch sử các thuyết kinh tế - Toán cao cấp - Toán sắc xuất thống kê - Tin học - Kinh tế chính trị - Triết học - Lịch sử triết học - Kinh tế vi mô - Kinh tế vĩ mô - Xã hội chủ nghĩa - Tư tưởng Hồ Chí Minh - Vận tải bảo hiểm - Tài chính tiền tệ - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Thanh toán Quốc tế - Vận tải ngoại thương - Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu - Ngôn ngữ thư tín thương mại tiếng Anh - Hợp đồng thương mại Quốc tế tiếng Anh - Kiến thức tiếng Anh hiện đại tổng hợp - Developing skills - Interprise… Các loại sách giáo trình tiếng Việt gồm 20222 bản chiếm 45%, sách tham khảo tiếng Việt 3967 bản chiếm 8,9%. Từ điển gồm 1345 quyển 3%. Đối với các sách nước ngoài thì sách tiếng Nga chiếm số lượng lớn nhất (7,9%), sach tiếng Anh chiếm 5,1%, tiếng Pháp 2,9%, tiếng Trung – Nhật 0,7% và 25,7% là các loại sách nước ngoài. Ngoài các loại sách giáo trình và tham khảo, 1,9% vốn tài liệu trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội là báo, tạp chí trong và ngoài nước. Số lượng báo, tạp chí gồm các loại như: - Phụ nữ - Tiền phong - Ngân hàng - Kinh tế, Đầu tư - Thị trường chứng khoán - Hà Nội mới - Thể thao - Văn hoá - Kinh tế và đô thị - Kiến thức gia đình - Hạnh phúc gia đình - Công an nhân dân - Tri thức trẻ - Thế giới mới - Khoa học và đời sống - Tạp chí cộng sản - Tạp chí tin học - Tạp chí môi trường - Tạp chí thương mại - Vietnam new - Saigon time - Saigon daily - Lecourier - Vietnam courier… Bên cạnh sách, báo, tạp chí là các tài tiệu xám như: luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Đây là loại tài liệu quý hiếm chỉ có ở trong Thư viện Trường nên được đông đảo bạn đọc truy cập thường xuyên. Không chỉ có những sách phục vụ cho học tập, công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học mà Thư viện còn có các loại sách giải trí như: sách văn học, truyện ngắn, bách khoa toàn thư… Nhìn chung, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được coi là một trong những thư viện phát triển với số lượng tài liệu tương đối lớn, nội dung và hình thức đa dạng, phong phú luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc cũng như đảm bảo tính cập nhật của thông tin. 2.3 Thành phần vốn tài liệu và diện bổ sung 2.3.1 Thành phần vốn tài liệu Mỗi thư viện đều có số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nét đặc trưng riêng. Về cơ bản vốn tài liệu của tất cả thư viện đều đựơc cấu thành bởi hai dạng tài liệu đó là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Trước đây, vốn tài liệu có trong thư viện chỉ dừng lại ở tài liệu truyền thống như sách, báo, tạp chí. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, hàng loạt các tài liệu mới được ra đời và mang tính năng vượt trội. Vật mang tin không chỉ đơn thuần là sách, báo mà nó còn bao gồm các băng từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, microfilm, microfich… Tài liệu truyền thống là loại hình tài liệu có từ lâu đời và được sử dụng phổ biến và thường xuyên tại tất cả các thư viện Viêt Nam. Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đang phục vụ bạn đọc với trên 47258 các ấn phẩm truyền thống trong đó Sách chiếm 44831 bản(94,9%), Báo; tạp chí gồm 908 bản(1,9%), Luận án; luận văn; đề tài gồm 1519 bản(3,2%). Thành phần vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương được thể hiện qua biểu đồ hình tròn sau: Biểu đồ số 3: Thành phần vốn tài liệu có trong Thư viện * Sách Biểu đồ trên đã cho thấy sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất. Trong quá trình học tập và giảng dạy tại trường, sách luôn được đông đảo sinh viên và cán bộ trong Trường quan tâm bởi đây là loại hình tài liệu quen thuộc, có nội dung phong phú phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Nhà trường. Hệ thống sách tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội rất phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng. Số lượng các loại sách hiện có trong Thư viện được thống kê như sau: STT Loại tài liệu Số bản sách Số đầu sách Tỷ lệ 1 Giáo trình tiếng Việt 20222 145 45% 2 Tham khảo tiếng Việt 3967 1204 8,9% 3 Từ điển 1345 506 3% 4 Văn học 341 267 0,8% 5 Giáo trình và tham khảo T.Pháp 1306 785 2,9% 6 Giáo trình và tham khảo T.Anh 2292 1156 5,1% 7 Giáo trình và tham khảo T.Nga 3512 2234 7,9% 8 Giáo trình và tham khảo T.Trung- T.Nhật 313 244 0,7% 9 Giáo trình ngoại ngữ các thứ tiếng 11533 68 25,7% Bảng thống kê số 4: Các loại sách có trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Mỗi loại sách có một vai trò khác nhau trong việc đáp ứng ở mức cao nhất nhu cầu của bạn đọc, đồng thời góp phần làm phong phú vốn tài liệu trong Thư viện. Nhìn chung, sách được chia làm hai loại: sách tiếng Việt và sách tiếng nước ngoài. Hiện nay, tại Thư viện, sách tiếng Việt chiếm 54,7%, sách tiếng nước ngoài chiếm 45,3%. Điều này đã cho thấy sự đầu tư của Nhà trường đối với các tài liệu nước ngoài vì thông thường tại các trường đại học khác, sách nước ngoài chiếm số lượng rất nhỏ. Trong các loại sách tiếng Việt thì sách giáo trình tiếng Việt chiếm số lượng lớn nhất với 20222 bản tương đương với 145 tên sách vì nó phục vụ hầu hết độc giả thuộc các bộ môn chuyên ngành trong Trường. Các sách tham khảo tiếng Việt cũng chiếm số lượng đáng kể 3967cuốn tương đương 1204 tên sách. Đối với các loại sách nước ngoài, sách tiếng Nga cũng chiếm số lượng lớn nhất 3512 bản tương đương với 2234 tên sách. Không phải các loại sách này đều được đông đảo bạn đọc quan tâm mà hầu hết các sách tiếng Nga còn lại trong Thư viện là các loại sách đã được bổ sung từ nhiều năm trước. Nhìn vào biểu đồ số 4 ta có thể thấy rõ hơn tỷ lệ các loại sách hiện có trong Thư viện: Biểu đồ số 5: Thành phần các loại sách trong Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội *Báo-Tạp chí Báo và tạp chí là hai loại hình tài liệu rất quan trọng vì khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng của nó. Tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội báo, tạp chí luôn được phục vụ đông đảo bạn đọc tại phòng đọc tổng hợp và phòng đọc tự chọn. Trong đó, có 771 bản báo, tạp chí trong nước, 137 bản báo và tạp chí nước ngoài. Kho báo, tạp chí được coi là kho tài liệu ổn định phản ánh đầy đủ nhu cầu tin của bạn đọc trên mọi lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, thị trường, thương mại, văn hoá, xã hội trong nước và trên thế giới. Do chuyên ngành đào tạo của Nhà trường nên tài liệu thuộc các lĩnh vực thương mại, kinh tế, đầu tư, phát triển thị trường, ngoại giao, giao dịch chứng khoán… luôn được chú trọng hơn. Ngoài ra, Thư viện còn có các loại báo, tạp chí cung cấp kiến thức phục vụ cho đời sống hàng ngày như tạp chí Mua và bán, báo Đời sống, An ninh thủ đô, Hạnh phúc gia đình… * Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học Ngoài sách, báo, tạp chí, hàng năm, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội còn nhận một số lượng tài liệu khá lớn góp phần làm phong phú thêm nguồn vốn tài liệu. Đó là các bản luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học do cán bộ và sinh viên trong Trường viết. Đây được coi là nguồn tài liệu quý hiếm chỉ có ở trong Thư viện Trường. Cho đến hiện nay, Thư viện đang lưu giữ 1346 bản luận văn tốt nghiệp, 14 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường và cấp Bộ, 159 bản luận án thạc sĩ và luận án tiến sĩ. Loại hình tài liệu này chiếm 3,2% trong tổng số các loại tài liệu truyền thống. Với số lượng đáng kể, các bản khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án đang đóng vai trò quan trọng và phục vụ đắc lựu trước nhu cầu học tập nghiên cứu của thầy và trò trong Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. 2.3.2 Diện bổ sung Diện bổ sung hay còn gọi là kế hoạch loại hình - đề tài quy định tài liệu bổ sung phù hợp với mục đích, chức năng nhiệm vụ của thư viện. Đây là mô hình cấu trúc vốn tài liệu theo những hệ đề tài, loại hình tài liệu và số lượng bản. Diện bổ sung gồm 2 phần: Phần 1 : gồm những thông tin về thư viện, cấu trúc, đặc điểm hình thành vốn tài liệu, thành phần bạn đọc, các hướng phối hợp bổ sung. Phần 2: gồm những đề mục tri thức và những loại hình tài liệu cùng với số lượng bản cần bổ sung. Trong bảng phân loại thư viện có chỉ ra loại hình tài liệu, thành phần ngôn ngữ tài liệu. Diện bổ sung được thư viện xây dựng nhờ sự trợ giúp của cán bộ chuyên môn, cán bộ các ngành, giới bạn đọc và bảng phân loại. Nó thường xuyên được xem xét, loại bỏ các đề mục cũ, bổ sung các đề mục mới theo sự phát triển của khoa học công nghệ, kinh tế, xã hội… Điều quan trọng trong diện bổ sung là phải dự kiến đúng số lượng bản bổ sung cho từng tên tài liệu. Để xác định số lượng bản tài liệu của thư viện cần căn cứ vào: cơ cấu cấu trúc của thư viện có kho chính, kho đọc, kho mượn; thành phần và khối lượng bạn đọc; khả năng tài chính của thư viện dành cho công tác bổ sung; tầm quan trọng của các đề mục hay tiểu mục; mối quan hệ, hợp tác bổ sung của thư viện và khả năng khai thác thông tin trên mạng thông tin trong nước và toàn cầu. Cán bộ thư viện cần xác định được những lĩnh vực khoa học cần thu thập. Những mặt mạnh hiện có của bộ sưu tập, nêu lên mức đội ưu tiên đối với mỗi, lĩnh vực. Tuỳ theo từng loại hình thư viện mà người ta đặt ra các mức độ ưu tênlựa chọn khác nhau. Theo hiệp hội các thư viện, hệ thống lựa chọn tài liệu bổ sung gồm 5 mức sau: Mức 1. tối thiểu (minimum): chỉ bổ sung các từ điển, bách khoa toàn thư, các thư mục, những xuất bản chọn lọc về các công trình nghiên cứu quan trọng, những tạp chí quan trọng nhất. Mức 2. Cơ bản (basic): ngoài các dạng tài liệu như trong mức 1, bổ sung thêm những tài liệu chuyên khảo cơ bản, những bộ sưu tập hoàn chỉnh của những tác giả quan trọng, bổ sung những tạp chí tiêu biểu, những thư mục cơ bản trong các lĩnh vực khoa học, những tài liệu tham khảo bao gồm những tạp chí tóm tắt quan trọng. Mức 3. học tập (study): ngoài các dạng tài liệu như mức 2, bổ sung thêm những tài liệu chuyên khảo bao gồm tài liệu xuất bản đầu tiên, các lần tái bản, các công trình nghiên cứu hoàn chỉnh của những tác giả quan trọng, các bộ sưu tập lớn của những tác giả ít nổi tiếng, những tạp chí chuyên ngành rộng, các văn kiện hội nghị, các thư mục chuyên ngành, tạp chí tóm tắt. Mức 4. nghiên cứu (research): ngoài các nguồn tài liệu như mức 3 còn bổ sung hồi cố các nguồn tài liệu quan trọng xuất bản trong quá khứ, báo cáo nghiên cứu, kết quả thực nghiệm, nguồn tài liệu chuyên khảo toàn diện hiện tại, những bộ sưu tập ấn phẩm tiếp tục, kho tài liệu nước ngoài tiêu biểu, những bộ sưu tập về các tài liệu viết tay, các bộ thư mục đầy đủ. Mức 5. Đầy đủ, toàn diện (comphrehensive): ngoài các dạng tài liệu như mức 4 thu thập càng rộng càng tốt, tất cả công trình nghiên cứu có giá trị. Việc định ra các mức ưu tiên khi lựa chọn tài liệu là tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của kho tài liệu. Thư viện các trường Đại học thường có mức lựa chọn nhiều hơn từ 6 đến 7 mức. Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ, căn cứ vào quá trình hoạt động, xây dựng và phát triển vốn tài liệu, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã xác định diện bổ sung tài liệu như sau: *Tài liệu truyền thống Dựa theo thành phần vốn tài liệu, ta thấy tài liệu truyền thống của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội bao gồm các xuất bản phẩm như: sách; báo, tạp chí; luận án, luận văn. Hàng năm, với nguồn bổ sung phải trả tiền Thư viện Trường đã nâng dần số lượng tài liệu ngày càng phong phú đa dạng theo chiều hướng tăng dần. Số lượng tài liệu bổ sung trong 5 năm trở lại đây tại Thư viện Trường được thống kê như sau: STT Loại tài liệu 1999 2000 2001 2002 2003 Tổng 1 Giáo trình tiếng Việt 350 400 1874 2800 2834 8258 2 Giáo trình ngoại ngữ 42 60 75 100 0 277 3 Tham khảo tiếng Việt 120 50 95 150 2060 2475 4 Tham khảo ngoại ngữ 65 80 120 300 504 1069 5 Văn học 15 8 0 0 0 23 6 Từ điển 10 17 0 8 0 35 7 Báo-Tạp chí 21 25 15 18 0 79 Bảng thống kê số 6: Số lượng sách, báo, tạp chí bổ sung qua các năm - Sách: là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong tổng số vốn tài liệu truyền thống và luôn được ưu tiên trong diện bổ sung. Với số lượng 44831 bản, sách đang phục vụ đông đảo số lượng bạn đọc trong Trường. Sách giáo trình bao gồm giáo trình tiếng Việt và giáo trình tiếng nước ngoài. Trong đó giáo trình tiếng Việt vẫn được bổ sung nhiều hơn tiếng nước ngoài bởi đặc tính thông dụng của nó. Số lượng sách giáo trình bổ sung qua các năm không đồng đều vì công tác bổ sung của Thư viện hầu như phụ thuộc vào danh mục tài liêụ mới của Nhà xuất bản. Đối với giáo trình tiếng nước ngoài khối lượng sách bổ sung hàng năm chỉ vào khoảng từ 50 đến 100 cuốn, còn đối với các giáo trình tiếng Việt số lượng bổ sung vào khoảng từ 400 đến gần 3000 cuốn trong một năm. Sách tham khảo tiếng Việt cũng trong diện bổ sung nhưng số lượng bổ sung hàng năm không đồng đều. Nếu năm 2002 Thư viện chỉ bổ sung 150 cuốn thì năm 2003 đã lên tới 2060 cuốn gấp 13 lần so với năm trước. Đối với sách tham khảo tiếng nước ngoài số lượng sách được bổ sung hàng năm cũng tăng lên đáng kể. Trong vòng 5 năm (từ năm 1999 đến năm 2003), số tài liệu tham khảo ngoại ngữ bổ sung vào khoảng 1069 cuốn. Trong đó chỉ tính riêng năm 2003, số lượng tài liệu bổ sung vào khoảng 504 cuốn chiếm gần một nửa tổng số tài liệu bổ sung trong năm năm. Sách Văn học được coi là một loại hình tài liệu trong công tác bổ sung. Với số lượng không đáng kể (341 cuốn) sách Văn học chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ (0,8%) trong tổng số các loại sách có trong Thư viện. Trong 3 năm trở lại đây, sách Văn học không được bổ sung thêm đầu sách hay bản sách. Điều này đã gây khó khăn cho độc giả có nhu cầu đối với các tác phẩm văn học mới. - Báo, Tạp chí Những năm gần đây, do sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên tính thời sự và tính cập nhật của thông tin được coi là vấn đề then chốt quyết định chất lượng tài liệu trong thư viện. Trong đó, báo, tạp chí là phương tiện hữu ích và thuận tiện nhất đối với bạn đọc trong việc tiếp nhận những thành tựu khoa học. Nhận thức được lợi ích của báo, tạp chí, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã thường xuyên bổ sung nguồn tài liệu này bằng cách đặt mua tài liệu theo số, theo tuần, theo quý… để cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho bạn đọc. Đây là thành phần tài liệu mang tính chất ổn định về số lượng trong diện bổ sung. Không chỉ bổ sung các loại báo, tạp chí trong nước mà các loại báo, tạp chí nước ngoài cũng được Thư viện bổ sung thường xuyên thông qua các nguồn trả tiền trao đổi hay tài trợ như: Vietnam Time. Vietnam Business, Market and Price, Vietnam Economics New, China Trade New, Lecourier, Saigon Time daily, Vietnam courier… Nhìn chung, kho báo, tạp chí của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương được bổ sung khá phong phú và đa dạng về số lượng cũng như hình thức. Phản ánh toàn diện mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá trong nước và thế giới cộng với nguồn tài liệu được đặt mua ổn định nên vốn tài liệu trong Thư viện đã đáp ứng phần nào nhu cầu thông tin, giải trí của bạn đọc. - Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học Đây là nguồn tài liệu nội sinh gồm những công trình nghiên cứu khoa học của giảng viên, cán bộ giảng dạy và sinh viên trong Trường. Loại tài liệu này chứa đựng những thông tin có giá trị cao luôn đảm bảo tính cập nhật, kịp thời đối với người sử dụng. Nội dung của nguồn tài liệu này chứa đựng những kinh nghiệm, kiến thức tổng hợp về chuyên ngành đào tạo của Nhà trường. Loại tài liệu xám này được nộp lưu chiểu hàng năm và chỉ lưu hành nội bộ trong Trường. Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đang lưu giữ 1346 bản luận văn, 14 đề tài nghiên cứu khoa học, 159 luận án thạc sĩ và tiến sĩ. Hàng năm, Trường Đại học Ngoại thương đào tạo hơn 150 học viên cao học, khoảng trên 600 sinh viên học hệ văn bằng hai cùng với trên 10.000 sinh viên hệ chính quy và tại chức nên các bản luận án, luận văn được bổ sung đều đặn ._.