Công tác nâng cao năng lực cho nhân viên tổ chức sự kiện

ất cả các công việc trong quá trình tạp ra và chuyển giao sản phẩm từ lĩnh vực sản suất sang lĩnh vực tiêu dùng dịch vụ tổ chức sự kiện với mục đích hưởng hoa hồng hoặc lợi nhuận. Kinh doanh tổ chức sự kiện có thể là kinh doanh một, hoặc nhiều hơn một,hoặc tất cả các dịch vụ và hàng hoá thoả mãn hầu hết các nhu cầu thiết yếu, đặc trưng và các nhu cầu khác của doanh nghiệp muốn quảng bá tên tuổi, thương hiệu doanh nghiệp mình. 1.1.2.2. Phân loại kinh doanh tổ chức sự kiện - Lễ khai trương, lễ giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị bán hàng, sự kiện khuyến mãi, sự kiện trình diễn thời trang và ca nhạc, sự kiện đặc biệt. - Du lịch và hội nghị (MICE): Hội thảo, tour du lịch, hội nghị, triển lãm. - Kích họat thương hiệu: Road show, chiến dịch khuyến mãi, dùng thử và giới thiệu sản phẩm, vật phẩm quảng cáo. - PR & tài trợ: Lập kế họach và theo dõi PR, họp báo, vận động tài trợ, sự kiện cộng đồng. - Thiết kế & in ấn: Logo, hệ thống nhận diện thương hiệu, sân khấu, gian hàng triển lãm, phông sân khấu, băng rôn, thiệp, poster, tờ rơi, sticker, catalogue, brochure, lịch, in kỹ thuật số khổ rộng - Dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp 1.2. Đặc điểm của kinh doanh tổ chức sự kiện 1.2.1. Vai trò của tổ chức sự kiện Tác động tích cực trong việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hoạt động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp. Thật sự, sự kiện (event) đang là một công cụ giao tiếp rất linh hoạt trong lĩnh vực giao tiếp marketing: bán hàng trực tiếp qua điện thoại, các hoạt động tài trợ, triển lãm. Tổ chức sự kiện đang được ứng dụng rộng rãi bởi các tổ chức phi lợi nhuận đến các tổ chức kinh doanh thương mại. PR cho doanh nghiệp, truyền tải cac thông điệp đến khách hàng, những nhóm công chúng quan trọng của họ. Giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng, mà cụ thể hơn là giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới mỗi khi đối diện với một thương hiệu. 1.2.2. Lợi ích của tổ chức sự kiện Events đem lại cho sản phẩm hình ảnh riêng đi vào tâm trí, nhận thức của khách hàng làm tăng doanh thu bán cho doanh nghiệp. Events rất quan trọng vì mang doanh nghiệp đến với công chúng và nói lên họ là ai. Theo kết quả khảo sát năm 2006 của Công ty nghiên cứu thị trường FTA, công ty đã đưa ra kết quả rằng Events đang là một công cụ Marketing được sử dụng gần như phổ biến nhất, chỉ sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Chi phí dùng để tổ chức một sự kiện dao động từ 10.000 đến 20.000 USD/ sự kiện, thậm chí có thể là 200.000 tới nửa triệu USD. 1.3. Các điều kiện phát triển kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện 1.3.1 .Hệ thống cơ sở vật chất: Phân chia theo khu vực tổ chức sự kiệnKhu vực cổng chào - Lễ tân đón khách1.1 Cổng chào đón khách ( Dàn không gian inox hoặc phủ gỗ bả sơn theo thiết kế )1.2 Nhà sảnh đón khách1.3 Bàn lễ tân đón khách tặng quà1.4 Hoa cài áo ( Hoa lụa hoặc hoa tươi in nội dung trên nheo lụa )1.5 Hàng rào danh dự ( Cột thép sơn trắng, xích nhung đỏ )1.6 Cờ chuối nhiều màu ( Cắm dọc đường vào, xung quanh nơi tổ chức sự kiện )1.7 Cờ quốc kỳ, cờ các nước1.8 Cờ nheo ( Nhiều màu In Logo, hình ảnh nội dung nhận diện thương hiệu công ty theo thiết kế được duyệt )1.9 Biển chỉ dẫn1.10 Ô nhiều màu1.11 Ô cầm tay1.12 WC ( Nam/nữ )1.13 Máy phát điện và hệ thống điện ( dự phòng)Khu vực họp lễ - Event/Ceremony area2.1 Nhà bạt tổ chức họp lễ 2.2 Sân khấu lễ đài ( Khung xương thép, Gỗ dán 20mm, Phủ thảm đỏ trang trí như thiết kế )2.3 Phông chính ( Khung xương thép, mặt bạt hoặc gỗ bả sơn bóng theo thiết kế )2.4 Bục phát biểu cho diễn giả, Phiên dịch, MC2.5 Âm thanh phục vụ sự kiện ( Loa JBL, Bàn Micxer Soundgraf, Equalizer, Amly Crown, Micro có dây và không dây, 2 người điều khiển.)2.6 Vách quầy khu họp lễ ( Vải hoặc bạt hoặc vách gỗ bả sơn )2.7 Thảm xanh trải nền2.8 Thảm đỏ trải nối đi2.9 Bàn cho khách VIP ( Phủ khăn váy )2.10 Ghế cho khách VIP2.11 Hoa tươi trang trí trên bàn VIP2.12 Bảng tên trên bàn VIP2.13 Nước phục vụ khách VIP ( Lavie 0,5l )2.14 Cốc, đĩa thủy tinh theo bộ phục vụ khách VIP2.15 Ghế phục vụ đại biểu2.16 Bàn phục vụ nước cho đại biểu ( Phủ khăn váy )2.17 Nước phục vụ đại biểu2.18 Cốc dùng cho đại biểu ( Cốc nhựa dùng một lần theo mẫu )2.19 Chùm bóng nhiều màu, Cờ nheo2.20 Trang trí khu họp lễ bằng dải lụa hoa lụa2.21 Cây cảnh trồng chậu2.22 Khăn lạnh2.23 Quạt treoKhu vực khởi công/ Khánh thành/ Khai trương3.1. Phông khu vực khởi công/ khánh thành/khai trương ( Khung xương thép, Mặt bạt nội dung Decan hoặc in Hifi vải bạt màu, hình biểu tượng của dự án.)3.2 Dụng cụ khởi công ( Xẻng trang trí, Giá để xẻng, Mũ nhựa trắng, Găng tay, khay để đựng dụng cụ khởi công, hệ thống còi đèn )/ Dụng cụ khánh thành/Khai trương ( Găng tay, Kéo mạ vàng, khay để đựng dụng cụ khánh thành, Dải lụa cắt băng )3.3 Pháo hoa kim tuyến3.4 Sâm panh phục vụ sau và khi diễn ra sự kiệnPhòng chờ khách VIP4.1 Phòng VIP4.2 Hệ thống bàn trong phòng VIP4.3 Ghế VIP4.4 Hoa trên hệ thống bàn VIP4.5 Cây cảnh trang trí trong phòng VIP4.6 Trà & Cafe phục vụ khách VIP5. Các dịch vụ khác5.1 Máy chiếu ( Chiếu tư liệu phục vụ sự kiện )5.2 Quân nhạc ( Đoàn nghi lễ quốc gia )5.3 Ca nhạc - Văn nghệ5.4 Hoa tặng Ca sĩ5.11 Khinh khí cầu đường kính 2,5m, gắn cờ nheo 10m5.12 Trồng cây lưu niệm5.13 Gạt tàn & thùng rác cao Inox5.14 San lấp mặt bằngKhu vực tổ chức tiệc chiêu đãi1. Nhà bạt tổ chức tiệc2. Tiệc chiêu đãi ( Tiệc theo bàn hoặc Bufe hoặc tiệc trà )3. Hệ thống bàn tiệc4. Lễ tân phục vụ tiệc5. Hệ thống Lavabo rửa tayQuà tặngGiấy mời và Phong bìTúi giấy đựng quà tặngCác loại quà tặng ( Thiết kế và cung cấp theo yêu cầu )Mũ vải ( Thêu hoặc in logo cùng nội dung )Cataloge giới thiệu - quảng bá tuyên truyền 1.3.2. Đội ngũ nhân viên phục vụ Người dẫn trương trình ( MC )Người phiên dịchQuay phim sự kiệnChụp ảnh sự kiệnNhân viên namLễ tân 1.3.3. Khách hàng: Khối doanh nghiệp tư nhân: Các công ty mới mở có nhu cầu làm lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, tiệc chiêu đãi vào các dịp lễ. Chi nhánh các tập đoàn quốc tế làm sự kiện Khối doanh nghiệp nhà nước: Đại hội cổ đông, Hội nghị báo cáo kết quả thường niên vào mỗi dịp cuối năm và đưa ra phương hướng hoạt động vào đầu năm. Các Bộ, Ban ngành Nhà nước: Các hội nghị chuyên ngành, liên ngành, lễ khen thưởng, trao tặng danh hiệu, huân huy, chương của Nhà nước cho các Bộ, ban, ngành Các đám cưới, tiệc chiêu đãi. 1.3.4. Các nhà cung cấp Khách sạn: (đã bao gồm nhà hàng) Đặc điểm: + Tiêu chuẩn 3 sao trở lên + Cung cấp dịch vụ hội họp có sức chứa từ 60 người trở lên + Giá bán chấp nhận được (thấp hơn mức giá công bố 3 giá) + An toàn vệ sinh thực phẩm + Mỹ quan đẹp Doanh nghiệp cung cấp và cho thuê trang thiết bị: + Thiết bị âm thanh, ánh sáng tiêu chuẩn: loa, micro, tai nghe, buồng phiên dịch, đèn movinghead, đèn chiếu, máy tạo khói,... + Máy chiếu, màn chiếu, màn tinh thể lỏng,... Các đoàn nghệ thuật, công ty âm nhạc, các đài truyền hình: + Cung cấp vũ công, người mẫu, diễn viên, ca sỹ + Người dẫn chương trình (MC) + Ảo thuật gia, chú hề 1.3.5. Nguồn nhân lực của công ty Nhân viên kĩ thuật: Nhân viên phụ trách banner, băng rôn, phông bạt, thiết bị outside Nhân viên phụ trách âm thanh, ánh sáng: lắp, điều khiển, phụ trách các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong suốt quá trình diễn ra hội nghị và tháo dỡ. Nhân viên sales: Tiếp xúc khách hàng nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, thương thảo giá cả, điều khoản hợp đồng. Cùng với đại diện phía công ty đối tác giám sát quá trình diễn ra sự kiện, xử lý các vấn đề phát sinh. Tìm kiếm nguồn khách hàng Chăm sóc khách hàng Nhân viên tài chính, kế toán: Quản lý, theo dõi sổ sách, chứng từ, công nợ Đòi nợ Lập, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng khách hàng Làm việc với bên thuế Nhân viên thiết kế: Thiết kế phông nền, mẫu cho banner, băng rôn, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng diễn ra sự kiện Đề xuất ý tưởng cho sự kiện 1.4. Những yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện Yêu cầu về thái độ: Tính kiên nhẫn, cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo Nhiệt tình, linh hoạt, đam mê công việc, chịu được áp lực cao Yêu cầu về kĩ năng: - Khả năng giao tiếp và viết tốt - Biết cách sắp xếp, tổ chức công việc, quản lý thời gian - Biếtvề quản lý dự án và đa năng trong công việc - Làm việc độc lập lẫn làm việc nhóm tốt - Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office. - Tỉ mỉ và đúng thời hạn - Kỹ năng đàm phán tốt - Biết quản lý ngân sách - Kiến thức nền vững chắc về marketing, event - Giao tiếp tốt với tất cả các cấp quản lý. Yêu cầu về kiến thức: -lựa chọn địa điểm- ăn uống công cộng- Thi công, sản xuất- Các vấn đề giải trí- Các thể loại quà tặng- Các phương tiện đi lại- Phòng ốc cho thuê- Các dịch vụ hội thảo Yêu cầu về sức khoẻ: Phải có sức khỏe tốt vì phải di chuyển và tiếp xúc nhiều. Phải luôn giữ bộ mặt tươi cười, niềm nở Yêu cầu về đạo đức: Trung thực, không tham lam, không đưa chuyện, chân thành 1.5. Phương pháp đánh giá của nhân viên tổ chức sự kiện I. Xây dựng bảng mô tả công việc của nhân viên Bảng mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Mục đích của việc xây dựng bảng mô tả công việc Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để: Tuyển dụng và giao việc: Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ. Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động. Nó thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được. Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương : Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc v..v. đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động. Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương. Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương. Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công việc, định kỳ người quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc. Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương và đề bạt cán bộ. Phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, phân công lao động Thông qua hệ thống các Bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng lắp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu của công việc, sự dư thừa và thiết hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó, cùng với các phương pháp phân tích khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. 2. Nội dung của bản mô tả công việc Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả. Trách nhiệm công việc: Ngắn gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công việc. Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì làm như, thế nào, và mục đích cần đạt được của công việc đó. Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc Vị trí trong tổ chức : Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai, về việc gì Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc. Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin Điều kiện và môi trường làm việc: Điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp. Sự cam kết và xác nhận của người quản lý và nhân viên. Đối tượng liên quan đến bảng mô tả -ban lãnh đạo công ty -phòng nhân sự -nhân viên thực hiên công việc đó 3.Mẫu bảng mô tả công việc Mẫu mô tả công việc (Mẫu 1.4) Chức danh: Người đảm nhiệm: Báo cáo trực tiếp cho: Ngày gia nhập công ty: Phòng ban Ngày nắm giữ chức vụ: MỤC TIÊU CÔNG VIỆC (Tóm tắt chính xác, cô đọng trong một đến hai câu lý do tại sao cần có công việc này, mục tiêu cốt lõi của công việc, không cần liệt kê các hoạt động cụ thể) TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC: (Khái quát về kích cỡ công việc gồm: độ rộng, độ sâu để chỉ ra phạm vi ảnh hưởng của công việc) Các mối quan hệ bên trong: Các mối quan hệ bên ngoài: Doanh số chịu ảnh hưởng: Số lượng nhân viên thuộc quyền: NHIỆM VỤ CHÍNH TRÁCH NHIỆM Liên đới/Độc lập - TRÁCH NHIỆM CHÍNH - YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM Trình độ: Kinh nghiệm: Trình độ chuyên môn/Kỹ năng: Đồng ý với mô tả công việc nêu trên Chữ ký người đảm nhiệm công việc: Chức danh: Ngày: Chữ ký cấp điều hành trực tiếp Chức danh: Ngày: Giám đốc công ty duyệt: Ngày: II. Xác định nhiệm vụ và chức năng của vị trí của mỗi vị trí Xác định yêu cầu của mỗi nhân viên với một vị trí Mỗi vị trí có những yêu cầu khác nhau về nhiệm vụ và chức năng do đặc điểm đặc thù của mỗi vị trí. Từ yêu cầu công việc thực tế sẽ xây dựng được nhiệm vụ và chức năng mỗi vị trí.Sau đây là nhiệm vụ và chức năng của 5 vị trí trong phòng sales của 1 công ty tổ chức sự kiện. Trưởng phòng sales: +Quản lý nhân viên cấp dưới + Theo dõi giám sát tình hình nhân viên + Lập và triển khai kế hoạch bán hàng, đốc thúc các bộ phận thực hiện theo đúng tiến độ đã cam kết+ Cung cấp thông tin sản phẩm, khuyến mãi, và giá cả qua việc xác định các yêu cầu khách hàng; tư vấn cho khách hàng trong việc tìm địa điểm, ngân sách, tiến độ, chất lượng phù hợp với nhu cầu sử dụng và lựa chọn phương án tối ưu.+ Liên lạc thường xuyên, thuyết trình phương án, theo đuổi và thuyết phục khách hàng ký hợp đồng+ Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với khách hàng, chủ động tìm kiếm nguồn khách hàng mới.+ Tham gia các câu lạc bộ, tổ chức có nguồn khách hàng tiềm năng + Cập nhật kiến thức công việc qua việc tham gia các khoá học. Hoàn thành nhiệm vụ chung của bộ phận và của công ty. Phó phòng sales: +Phối hợp với trưởng phòng để xây dựng chiến lược phát triển cho phòng và cách thức triển khai +Quản lý trực tiếp một (hoặc nhiều) nhóm sản phẩm tổ chức sản phẩm.Thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác lớn +Phối hợp chặt chẽ với các dự án khác trong công ty. +Xây dựng chiến dịch truyền thông, tư vấn cho các khách hàng quảng cáo lớn. Trực tiếp triển khai chương trình và theo dõi kết quả thực hiện. +Kiểm soát định kỳ chất lượng dịch vụ, lên định hướng và kế hoạch phát triển. Góp ý cho sản phẩm, góp ý cho AM/sales để cải thiện chất lượng dịch vụ và hiệu quả bán hàng +Lên kế hoạch và phân công công việc cho các nhân sự liên quan. +Giải quyết các công việc liên quan theo yêu cầu Trưởng nhóm khách hàng: +Tổ chức đội ngũ bán hàng: tuyển dụng, đào tạo nhân sự +Lập kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số, phân bổ chỉ tiêu cho nhân viên, quyết định phương án triển khai bán hàng +Quản lý sản phẩm: quản lý không gian thời gian tổ chức sự kiện, phát triển sản phẩm phục vụ bán hàng, quyết định giá và chính sách bán hàng +Tư vấn cho khách hàng và hỗ trợ tư vấn cho nhân viên sale trong các kế hoạch quảng bá của khách hàng. +Quản lý quan hệ với các khách hàng lớn +Theo dõi, quản lý, đối soát hợp đồng và tiến độ thanh toán +Lên kế hoạch quản lý chi phí sales và các chi phí nội bộ +Các công việc phát sinh khác theo yêu cầu +Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng Nhân viên sales: +Tìm kiếm và xây dựng danh sách khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng +Lên kế hoạch bán hàng: chịu trách nhiệm về doanh số cá nhân +Duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng +Hiểu rõ sản phẩm, phối hợp với các nhóm hỗ trợ để tư vấn xây dựng chiến lược quảng bá cho khách hàng +Triển khai các chiến dịch của khách hàng, báo cáo tư vấn kết quả và chăm sóc khách hàng +Phối hợp trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và thu hồi công nợ +Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc +Báo cáo trực tiếp cho Account Manager Trợ lý bán hàng: +Theo dõi việc triển khai các sự kiện của khách hàng; tổng hợp và gửi báo cáo kết quả cho khách hàng +Chuẩn bị tài liệu phục vụ cho các đợt tổ chức sự kiện. +Làm việc với các bộ phận liên quan để hỗ trợ AM và sales trong việc bán hàng +Thu thập và biên dịch tài liệu +Hỗ trợ trong việc đối soát doanh thu và công nợ của phòng +Báo cáo trực tiếp cho trưởng nhóm III.Xác định những yêu cầu hoàn thành công việc của từng vị trí Những yêu cầu hoàn thành công việc đối với mỗi một vị trí bao gồm -kiến thức -kĩ năng -thái độ Vị trí trưởng phòng: +Kiến thức: có kiến thức sâu rộng về -Việc lựa chọn địa điểm -Nghành ăn uống công cộng -Các vấn đề giải trí - Các thể loại quà tặng - Các phương tiện đi lại -Phòng ốc cho thuê - Các dịch vụ hội thảo +Kĩ năng : - Làm việc độc lập- Kỹ năng đàm phán- Kỹ năng thuyết trình -Có khả năng lập kế hoạch tốt; kỹ năng làm việc chuyên nghiệp.- Có khả năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán tốt.- Khả năng tìm kiếm và tạo dựng các mối quan hệ trong kinh doanh.- Sử dụng tốt vi tính văn phòng (đặc biệt là excel; powerpoint.) -Kĩ năng quản lí, điều phối nhân viên. +Thái độ: -Yêu thích lĩnh vực Sales – Marketing. -Có ý chí cầu tiến, vượt khó. -Trung thực, năng động, sáng tạo. -Tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Vị trí phó phòng: +Kiến thức: -tương thự trưởng phòng nhưng có yêu cầu về độ sâu rộng có thể thấp hơn 1 chút. + Kĩ năng: -Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt. -Có khả năng hoạch định chiến lược phát triển -Có khả năng quản lý nhiều nhân sự, độc lập xây dựng kế hoạch, triển khai và kiểm soát hiệu quả +Thái độ: -tương tự trưởng phòng Vị trí trưởng nhóm khách hàng: +Kiến thức, thái độ: như trên +Kĩ năng: +Có khả năng lập kế hoạch và thuyết trình +Có khả năng giao tiếp và khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập +Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường Vị trí nhân viên sales: +Kiến thức, thái độ: như trên +Kĩ năng: +Có khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt +Có khả năng quản lý công việc tốt, khả năng làm việc độc lập +Có khả năng nắm bắt thông tin, cơ hội và phân tích thị trường IV. Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhân viên Tiêu chí bao gồm: +bằng cấp +kinh ngiệm +khả năng ngoại ngữ, vi tính +một số tiêu chí đặc thù Trưởng phòng: +Tốt ngiệp đại học chuyên ngành Marketting, Quản trị kinh doanh. +Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương, 2 năm làm nhân viên sales. +Tiếng Anh giao tiếp tốt, vi tính văn phòng, đặc biệt là slide, bảng biểu. +Tuổi trên 30 Phó phòng: +Bằng đại học các ngành kinh doanh,truyền thông +2 năm kinh ngiệm, 1 năm làm nhân viên +Tiếng Anh thành thạo, vi tính văn phòng +tuổi trên 25 Nhân viên : +Bằng đại học các ngành kinh doanh, marketting, truyền thông +Có ít nhất 1 năm kinh ngiệm +Tiếng Anh bằng C, vi tính văn phòng V.Đánh giá lại năng lực nhân viên của công ty 1. Kiến thức nhân viên hiện tại: Dựa vào hồ sơ nhân viên, nhận xét của các cấp quản lí, nhận xét của nhân viên cấp dưới, của khách hàng, của các đồng ngiệp cùng vị trí. Điều này thu thập được từ các phiếu điều tra và phỏng vấn các vị trí trong công ty. Kĩ năng nhân viên hiện tại: Đánh giá qua 2 yếu tố : quá trình đào tạo và kinh ngiệm làm việc thực tế. Quá trình đào tạo bao gồm : + những kĩ năng được đào tạo +thời gian được đào tạo Kinh ngiệm thực tế : +thời gian làm việc thực tế +hiệu quả công việc +nhận xét cấp quản lí Thái độ nhân viên thực tế: Thái độ được đánh giá qua biểu hiện ở các mặt +thái độ với công việc +thái độ với cấp trên +thái độ với cấp dưới +thái độ trong việc hợp tác với đồng ngiệp cùng cấp +quan hệ với khách hàng VI. Xác định khoảng cách giữa các tiêu chuẩn công việc và năng lực thật sự của nhân viên: So sánh giữa các tiêu chuẩn đã thiết lập ở trên với thực tế qua hồ sơ nhân viên, phiếu điều tra, quá trình phân tích ,tổng hợp ta sẽ rút ra được nhận xét : +những mặt đạt được +những mặt chưa đạt được so với tiêu chuẩn +những nhân viên này còn thiếu các yếu tố nào để hoàn thành chuẩn yêu cầu công việc VII. Xây dựng chương trình đào tạo để thu hẹp khoảng cách,nâng cao năng lực nhân viên Nhân viên thiếu gì công ty sẽ mở các khoá đào tạo, bồi dưỡng bổ sung. Việc mở khoá đào tạo lại này phụ thuộc vào thời khoá biểu, nguồn ngân sách, chương trình đào tạo công ty dự định đào tạo lại Chương II: Đánh giá năng lực của nhân viên sales của Công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê 2.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê - Tên của công ty là: Công ty trách nhiệm hữu hạn liên hiệp Nguyễn Lê - Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited - Tên giao dịch viết tắt : Nguyenle Association Co.,Ltc - Trụ sở của công ty : Số 24 ngõ 21B Cát Linh, Phờng Cát Linh, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội - Điện thoại : 04.2660755 Fax : 04.7762391 - Email : nguyenlecompany@fpt.vn - Mã số thuế: 01 01248286 - Đăng kí kinh doanh số : 01 02005295 Do sở kế hoạch đầu t thành phố Hà Nội cấp ngày 14/05/2002 - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê đợc thành lập bởi các thành viên sau: 1) Bà : Lê Thị Thanh Thuỷ 2) Ông : Phạm Văn Thanh - Vốn điều lệ của công ty là: 3.900.000.000 VND (một tỷ chín trăm triệu đồng Việt Nam ) - Phần vốn góp và giá trị góp vốn của các thành viên : Tên thành viên Phần vốn góp Tỷ lệ Phạm Văn Thanh 390.000.000 10% Lê Thị Thanh Thuỷ 3.510.000.000 90% - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là một công ty TNHH có 2 thành viên trở lên.Các thành viên có trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn đã cam kết đóng góp vào công ty. 2.1.2. Quá trình phát triển của công ty: - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê bắt đầu hoạt động ngày 01 tháng 06 năm 2000, ban đầu chỉ có 6 thành viên là những ngời làm việc tại các bộ phận kinh doanh, bộ phận quan hệ công chúng và nhiều bộ phận quan trọng trong các khách sạn 5 sao tại Hà Nội nh khách sạn Sofitel Metropole, khách sạn Hanoi Daewoo, khách sạn Hilton Hanoi Opera… - Qua quá trình hoạt động và phát triển của mình, đến nay số nhân viên của công ty đã lên tới hơn 100 ngời trong danh sách biên chế và có hơn 55 ngời đợc ký hợp đồng làm việc theo thời vụ, có mặt tại 3 tỉnh thành trọng tâm của đất nớc là Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là đơn vị tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ cho hội nghị, hội thảo mang tính chất chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội trong nớc và quốc tế tổ chức. - Với nguồn nhân lực năng động nhiệt tình, giàu kinh nghiệm và luôn đề ra tiêu chí là đặt chất lợng và sự thành công của chơng trình lên hàng đầu, Nguyễn Lê đã tạo dựng đợc tên tuổi và chiếm đợc lòng tin của khách hàng và luôn đợc khách hàng đánh giá cao. - Vì vậy trong năm 2006 Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê đã đợc Văn phòng Chính phủ Việt Nam chọn làm đơn vị cung cấp toàn bộ thiết bị cho hội nghị APEC Việt Nam xuyên suốt ba miền Bắc – Trung – Nam , và toàn bộ các hội nghị Bộ trởng APEC diễn ra trong năm. Thêm một điều đặc biệt nữa là cùng thời điểm này, các khách sạn 5 sao tại 3 miền của Việt Nam và các công ty tổ chức sự kiện của các nớc phát triển cũng đồng thuận chọn Nguyễn Lê là nhà cung cấp dịch vụ cho các hoạt động, cuộc họp song phơng diễn ra tại cùng thời điểm, mà các đơn vị tổ chức lúc đó là Đại sứ quán, các Bộ, các tổ chức Thơng mại lớn trong nớc và quốc tế. - Chính điều này đã thể hiện rõ nội lực sức mạnh và uy tín mà công ty Nguyễn Lê đã đạt đợc. Sau khi APEC thành công, văn phòng Chính phủ và Bộ ngoại giao nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã chính thức trao tặng bằng khen cho Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê và bằng khen cho ngời đứng đầu doanh nghiệp. - Năm 2007 Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê tự hào là đơn vị đóng góp vào sự thành công của rất nhiều hội nghị quan trọng trong năm 2007 diễn ra tại Việt Nam. Đặc biệt trong thời gian gần đây nhất, Nguyễn Lê đã cung cấp dịch vụ tổ chức diễn đàn Doanh nghiệp Thủ đô các nớc ASEAN (ACBF ) thành công và đã nhận đợc bằng khen về khâu tổ chức tốt sự kiện này. 2.1.3. Chức năng của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê : - Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là một đơn vị hoạt động theo hình thức thương mại và dịch vụ dựa trên cơ sở Luật Doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ của công ty. Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ cho các hội nghị hội thảo. - Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty : Tổ chức hội nghị hội thảo và các sự kiện khánh thành, khai trương… Lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế: Vận chuyển hành khách, cho thuê xe ô tô, đại lý vé máy bay và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (tổ chức tour du lịch, đặt vé xem chương trình giải trí, ca nhạc, đặt phòng khách sạn…) In và các dịch vụ liên quan đến in (theo quy định của pháp luật hiện hành). Quảng cáo thương mại và xúc tiến thương mại. + Sản xuất và mua bán quà tặng quảng cáo. + Buôn bán máy móc, thiết bị, linh kiện điện tử viễn thông, tin học, điện lạnh, điện máy, điện dân dụng. + Buôn bán lắp ráp máy móc, thiết bị linh kiện trong lĩnh vực phát thanh truyền hình. + Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh. + Truyền thông đa phương tiện (quay phim, dựng hình trực tiếp, hợp tác tổ chức chương trình truyền hình ). + Cung cấp hệ thống đèn, âm thanh, ánh sáng..., cung cấp ca sỹ, ban nhạc theo yêu cầu. + Tư vấn, mua bán và cho thuê các trang thiết bị, hàng tiêu dùng phục vụ tiệc, hội nghị hội thảo, hội chợ và các sự kiện. + Viết chương trình lời dẫn cho sự kiện và cung cấp các dịch vụ khác cho hội nghị, hội thảo. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê : - Bộ máy hoạt động của công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và Điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Ban giám đốc và các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng, cụ thể song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt động đều diễn ra một cách nhịp nhàng ăn khớp, nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu của doanh nghiệp. - Ban giám đốc: Đứng đầu là giám đốc công ty có vai trò điều hành mọi hoạt động của kinh doanh của công ty, là người tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty, kí kết hợp đồng nhân danh công ty. Giám đốc là người tuyển dụng lao động, là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc quản lý và sử dụng, phát triển vốn của công ty. Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, là ngời tham mu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm điều hành công ty trong thời gian giám đốc đi công tác nếu đợc giám đốc ủy quyền. - Phòng Kinh doanh : Là bộ phận chính của công ty, đảm nhận mọi công việc mà công ty kinh doanh, liên hệ trực tiếp với khách hàng, rồi liên kết với tất cả các phòng ban khác có liên quan để hoàn thành hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh thực hiện các chức năng chủ yếu là Marketing, PR, Sales. Công việc cụ thể của phòng kinh doanh: + Tìm kiếm và liên hệ trực tiếp với khách hàng. + Gửi báo giá và ký kết hợp đồng với khách hàng. + Lên chương trình và triển khai chương trình. + Liên hệ với các phòng ban khác trong công ty để chuẩn bị trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, chương trình mà phòng kinh doanh ký kết với khách hàng. Liên hệ với ca sỹ, ban nhạc, bộ phận chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, đặt phòng khách sạn…. + Kiểm tra và chạy chương trình. + Mua và bán hàng hoá, các sản phẩm trong lĩnh vực kinh doanh. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty nhằm kiểm tra và giám sát mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, phục vụ cho công tác quản lý. Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ quyết toán lương và các chế độ khác trong công ty. - Phòng Nguyễn Lê Media (phòng phóng sự truyền thông): Chức năng chủ yếu của phòng Nguyễn Lê Media là quay phim, chụp ảnh, in đĩa slide ... Nguyễn Lê Media chuyên dựng các thuớc phim làm tư liệu sau các chương trình sự kiện, hội nghị ... Nguyễn Lê Media cung cấp các dịch vụ in ảnh trong vòng 24 giờ hoặc sao phim ảnh ra các loại băng đĩa. Nguyễn Lê Media còn hợp tác tổ chức chương trình truyền hình, với một đội ngũ gồm những máy quay chuyên công tác sản xuất chương trình cho đài truyền hình Việt Nam, bằng niềm đam mê đạo đức nghề nghiệp, kiến thức làm báo đài lâu năm, Nguyễn Lê Media luôn mang đến cho khách hàng một chương trình truyền hình đúng như mong đợi. Ngoài ra Nguyễn Lê Media còn tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ cho các dịch vụ như quay phim, chụp ảnh … - Phòng out side : Là bộ phận chuyên tổ chức các dịch vụ, sự kiện ngoài trời của công ty (như tiệc trà, đám cưới, lễ khánh thành, ca nhạc … ngoài trời ). Với chức năng cơ bản như trên phòng out side có rất nhiều kinh nghiệm về chuẩn bị sân khấu, trang trí ngoài trời, bàn ghế, phông bạt ... đáp ứng đầy đủ nhng yêu cầu của khách hàng. - Phòng PCS ( professional conf._.