Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng tại Công ty 20 - Tổng Cục Hậu Cần - Bộ Quốc Phòng

iệp. Vấn đề huy động vốn và tạo thêm động lực thúc đẩy doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả cũng được Đảng chú trọng. Trong những năm gần đây, việc thay đổi chính sách quản lý của Đảng và Nhà nước đã tạo ra động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển càng ngày càng toàn diện. Tuy nhiên bên cạnh những chính sách của Đảng và Nhà nước thì bản thân đơn vị, cơ sở cũng phải có những biện pháp, hình thức phát huy khả năng của người lao động nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Muốn thực hiện được điều đó thì vai trò của người lãnh đạo là rất to lớn và cần thiết. Nó như là một giàn nhạc giao hưởng mà không thể thiếu được người nhạc trưởng chỉ đạo . Chương I Lý do chọn chuyên đề thực tập . Nhận thấy tầm quan trọng đó của người lãnh đạo. Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng và quá trình thực tập tôi lại càng được hiểu thêm về vấn đề này. Nó là động lực thúc đẩy tôi đi đến quyết định đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề “ Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng”. Mà nội dung trọng tâm tôi muốn đề cấp tới ở phần này bao gồm hai nội dung chính. Vai trò của người lãnh đạo trong cơ quan văn phòng. Đổi mới phong cách lãnh đạo trong cơ quan văn phòng. Mục đích nghiên cứu chuyên đề. Đến với quyết định chọn viết chuên đề này, tôi cũng nhận thấy nó là một vấn đề rất rộng, mà hầu như ở bất kỳ một phương diện hoạt động xã hội nào cũng cần có sự quản lý lãnh đạo điều hành. Điều đó càng chứng tỏ công tác lãnh đạo điều hành là rất quan trọng và cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Khi nghiên cứu chủ đề này nó đã trau dồi thêm cho tôi những hiểu biết về công tác lãnh đạo điều hành. Bên cạnh đó , nó còn giúp cho tôi có được phương pháp tiếp cận vấn đề một cách khoa học với tư duy lý luận một cách logíc hơn về một vấn đề. Phạm vi và phương pháp nghiên cứu chuyên đề. Như đã nói ở trên, chuyên đề “ Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng” là một vấn đề rất rộng. Nhưng qua đây tôi nhận thấy trong nó nổi cộm lên hai vấn đề đặc trưng mà tôi cần quan tâm đó là: Vai trò của người lãnh đạo trong cơ quan văn phòng. Đổi mới phong cách lãnh đạo trong cơ quan văn phòng. Vì thế tôi đã quyết định chọn viết chuyên đề này với hai trọng tâm chính trên đây. Cũng trong quá trình thực tập và viết chuyên đề này. Tôi đã được thầy giáo Nguyễn Trọng Bảo và các cô bác trong Công ty 20, đã hướng dẫn cho tôi phương pháp tiếp cận vấn đề một cách khoa học, phương pháp nghiên cứu lý luận, phương pháp toạ đàm, phương pháp tổng kết thực tiễn. Bằng các phương pháp nói trên, tôi nghĩ mĩnh sẽ hoàn thành tốt báo cáo thực tập này . Tôi xin được cảm ơn về tất cả điều đó. chương II Giới thiệu khái quát về công ty 20..Tổng Cục Hậu Cần..Bộ Quốc Phòng. I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 20 1. Quá trình ra đời của Công ty 20 Công ty 20 là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành hậu cần Quân đội . Bốn mươi hai năm xây dựng và trưởng thành của công ty gắn liền với quá trình phát triển của ngành hậu cần nói riêng và nền công nghiệp quốc phòng của đất nước nói chung . Công ty được thành lập theo quyết định số 457/QĐ-QP ngày 04/08/1993 và quyết định số 119/ Đ M - DN ngày 13/03/1996 của văn phòng Chính phủ. Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập là : - Sản xuất các sản phẩm quốc phòng , chủ yếu là hàng dệt , may mặc theo kế hoạch hàng năm và dài hạn của TCHC - BQP . - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dệt , may phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong nước và xuất khẩu . - Xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất các mặt hàng thuộc ngành may mặc và dệt của Công ty . Quá trình phát triển của Công ty từ khi thành lập tới nay có thể khái quát thành 5 giai đoạn sau đây : 3.1 Giai đoạn từ năm 1957-1964 Công ty 20 được thành lập ngày 18/02/1957 tại phòng làm việc của tân chủ nhà máy da Thụy Khê thuộc quận Ba Đình - Hà Nội với tên “ Xưởng may đo” gọi tắt là X20 . Nhiệm vụ của xưởng khi mới thành lập là may phục vụ cho cán bộ trung - cao cấp trong toàn quân, tham gia nghiên cứu chế thử và sản xuất thử nghiệm các kiểu quân trang , quân phục vụ cho bộ đội. Về hiện chế ban đầu X20 có 36 người . Cơ sở vật chất kỹ thuật rất nghèo nàn ( cả xưởng chỉ có 22 thiết bị máy móc các loại ). Về mô hình sản xuất giống như một tổ hợp bao gồm ( 3 tổ chức sản xuất , 1 bộ phận kỹ thuật đo cắt, 1 tổ chức hành chính hậu cần ). Tháng 12/1962 TCHC chính thức ban hành nhiệm vụ cho X20 theo quy chế xí nghiệp quốc phòng . Sự công nhận pháp lý đã tạo tiền đề cho xí nghiệp phát triển mở rộng quy mô sản xuất, tiếp cận dần với sản xuất công nghiệp . Theo nhiệm vụ mới do TCHC của cục quân nhu giao cho xí nghiệp, ngoài nhiệm vụ may đo cho cán bộ trung cao cấp và bảo đảm các kế hoạch đột xuất, xí nghiệp bắt đầu nghiên cứu tổ chức các dây truyền sản xuất hàng loạt và tổ chức may gia công ngoài xí nghiệp. Từ năm 1963 trở đi sản xuất gia công ngoài xí nghiệp được đẩy mạnh với gần 30 HTX may mặc ở miền Bắc. Sự phát triển này phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của ngành may Quân đội nhân dân Việt Nam trong những năm đầu của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước. 3.2 Giai đoạn từ năm 1965 đến 1975: Trong chiến tranh trống Mỹ cứu nước, cùng với sự phát triển nhanh chóng của quân đội, nhu cầu bảo đảm quân trang cho bộ đội không nghừng tăng lên về số lượng. Đồng thời chất lượng kiểu dáng cũng đòi hỏi ngày càng được cải tiến nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng quân đội chính quy hiện đại. Để thực hiện nhiệm vụ trên xí nghiệp đã nhanh chóng mở rông quy mô sản xuất, tuyển thêm lao động, đưa tổng quân số lên hơn bảy trăm người .Công ty đã tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, tổ chức tiếp nhận và mua sắm thêm trang thiết bị mới kể cả máy móc hỏng của các xí nghiệp khác về sửa chữa, phục hồi đưa vào sử dụng. Đến năm 1970 xí nghiệp đã thành lập các ban nghiệp vụ và các phân xưởng thay thế cho các tổ nghiệp vụ và tổ sản xuất bao gồm: 7 ban nghiệp vụ và 4 phân xưởng (trong đó có 2 phân xưởng may:1phân xưởng cắt và một phân xưởng cơ khí). Năm 1969 đến năm 1972 là bốn năm xí nghiệp may 20 phát triển nhanh về mọi mặt. Nhiệm vụ sản xuất ngày càng lớn, lực lượng công nhân tăng nhiều, cơ sở vật chất kỹ thuật được đầu tư thêm, cơ khí hoá được đẩy mạnh. 3.3. Giai đoạn từ năm 1975 đến 1987. Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, cả nước độc lập thống nhất. Đặc điểm này đã tác động không nhỏ tới các hoạt động của các xí nghiệp quốc phòng nói chung trong đó có xí nghiệp may 20. Đó là chuyển hướng sản xuất từ thời chiến sang thời bình. Đây là thời kỳ chuyển mình sau chiến tranh của cả nước . Cũng như nhiều đơn vị sản xuất trong và ngoài Quân đội, xí nghiệp may 20 đứng trước 2 thử thách lớn : bảo đảm cho sản xuất tiếp tục phát triển và bảo đảm ổn định đời sống cho cán bộ công nhân. Để hoàn thành nhiệm vụ, xí nghiệp đã tiến hành một loạt các biện pháp như: tổ chức lại sản xuất, toàn bộ máy quản lý, tăng cường quản lý vật tư, đẩy mạnh sản xuất phụ , để tận dụng lao động và phế liệu , phế phẩm. Liên kết kinh tế với các đơn vị bạn, chuẩn bị tốt cho việc đi sâu vào hạch toán kinh tế kinh doanh xã hội chủ nghĩa . Năm 1985, quân đội có sự thay đổi lớn trong việc tinh giảm biên chế dẫn tới khối lượng quân trang sản xuất giảm nhiều . Xí nghiệp lâm vào tình trạng thiếu việc làm, không sử dụng hết năng lực sản xuất, đời sống công nhân gặp nhiều khó khăn. Được sự đồng ý của TCHC sự giúp đỡ của bộ công nghiệp nhẹ và liên hệ các xí nghiệp gia công hàng xuất khẩu may mặc Việt Nam, xí nghiệp đã lập luận chứng kinh tế kỹ thuật, vay 20000 USD để mua các trang thiết bị chuyên dùng, đổi mới dây chuyền công nghệ, tham gia may gia công hàng xuất khẩu. Năm 1988, xí nghiệp được chấp nhận là thành viên của Cofectimex và tham gia chương trình 19 tháng 5 về làm hàng gia công xuất khẩu cho bạn hàng Liên Xô. Giai đoạn từ năm 1988 đến 1992. Việc chuyển đổi nên kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước đã mở ra nhữnh triển vọng, những thuận lợi mới cho các doanh nghiệp. Đồng thời cũng nảy sinh không ít khó khăn do bản thân cơ chế thị trường gây ra. Mặt khác những biến động chính trị ở Đông Âu và Liên Xô những năm đầu thập kỷ 90 đã thực sự ảnh hưởng đến tình hình kinh tế xã hội ở nước ta. Trong bối cảnh đó xí nghiệp may 20 cũng chịu sự tác động to lớn. Trước tình hình đó, xí nghiệp may 20 đã mạnh dạn chuyển hướng sang sản xuất hàng gia công xuất khẩu cho các nước khu vực 2 như: Hồng Kông, ĐàI Loan, Nam Triều Tiên, Nhật Bản. Việc tiếp cận thị trường mới gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi xí nghiệp phải có những chuyển biến về công tác kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng . Đảng bộ xí nghiệp đã tìm ra con đường riêng. Dựa vào đặc thù của xí nghiệp sản xuất kinh doanh để nhanh chóng đổi mới cơ cấu tổ chức nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, trình độ quản lý, tận dụng mọi cơ hội để đổi mới trang thiết bị, tạo cho xí nghiệp có đủ sức cạnh tranh trong thời kỳ mới. Xí nghiệp may 20 đã thực sự lột xác từ một đơn vị hoạt động theo chế độ bao cấp đẵ chuyển hẳn sang hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh một cách vững chắc. Năm 1989 Xí nghiệp may 20 vinh dự được hội đồng nhà nước nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tuyên dương danh hiệu cao quý: Đơn vị Anh hùng lao động. Ngày 12/02/1992 Bộ Quốc Phòng ra quyết định số 74b/QP chuyển xí nghiệp may 20 thành Công ty may 20. Công ty may 20 ra đời là bước nhảy vọt quan trọng trong 35 năm xây dựng và trưởng thành của xí nghiệp. Từ đây, công ty đã có đầy đủ tư cách , đặc biệt là tư cách pháp nhân trên con đường sản xuất kinh doanh. Giai đoạn từ năm 1993 đến nay : Năm 1993 là năm công ty chính thức hoạt động theo mô hình quản lý mới. Mô hình tổ chức bao gồm : 4 phòng nghiệp vụ, 1 cửa hàng dịch vụ và giới thiệu sản phẩm, 1 trung tâm đào tạo kỹ thuật may bậc cao, 3 xí nghiệp thanh niên là: xí nghiệp may 1 ( chuyên may đo cho cán bộ trung - cao cấp) , xí nghiệp may 2 và may 3. Từng bước ổn định sản xuất tiếp tục xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng đội ngũ cán bộ, và công nhân lành nghề, đặc biệt chú trọng đến việc đầu tư đổi mới trang thiết bị hiện đại. Công ty đã có thêm nhiều bạn hàng mới ở trong và ngoài nước, thị trường được mở rộng . Từ năm 1994 công ty được xuất nhập khẩu trực tiếp, đã tạo ra một lợi thế rất lớn không những mang lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh mà còn tạo uy tín ngày càng cao trên thị trường quốc tế. Năm 1995, Công ty thành lập thêm xí nghiệp may 4 - chuyên may hàng loạt, địa điểm đóng tại Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội. Đây là một bước mở rộng sản xuất để tăng năng lực của Công ty. Theo hướng đa dạng hoá sản phẩm, trong năm 1996 Công ty xây dựng dự án và đầu tư mới một dây truyền máy may hàng dệt kim trị giá trên hai tỉ đồng. Đồng thời thuê các trang thiết bị dệt khăn, dệt tất để sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân đội và thị trường. Ngày 02/07/1996 TCHC ký quyết định số 112/QĐ - H16 chính thức cho phép thành lập hai xí nghiệp mới là xí nghiệp 5 (chuyên sản xuất hàng dệt kim) và xí nghiệp 6. Do yêu cầu nhiệm vụ, để đa dạng hoá ngành nghề Công ty đã phát triển thêm ngành dệt vải . Có thể nói đây là bước đi đầu tiên đầy khó khăn gian khổ để cho ra đời một ngành sản xuất mới của Công ty. Ngày 19/02/1998, Bộ trưởng bộ Quốc Phòng ký quyết định số 319/QĐ - QP cho phép Xí nghiệp may 20 thành Công ty may 20. Mô hình tổ chức của Công ty may 20 bây giờ gồm: 6 phòng nghiệp vụ, 1 trung tâm huấn luyện, 1 trường mẫu giáo mầm non, 7 xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty, đóng tại 9 địa điểm từ thành phố Nam Định về thủ đô Hà Nội. Tổng quân số của công ty hiện nay lên đến gần 2700 người. Với chặng đường bốn mươi hai năm xây dựng và trưởng thành từ “ xưởng may đo hàng kỹ” đến Công ty 20 là một quá trình phát triển phù hợp với tiến trình lịch sử của đất nước, của Quân đội ta nói chung và của ngành hậu cần, ngành quân trang Quân đội ta nói riêng. Đó là quá trình phát triển từ không đến có, từ nhỏ đến lớn, từ thô sơ đến hiện đại, từ sản xuất thủ công đến bán cơ khí rồi cơ khí toàn bộ, từ quản lý theo chế độ bao cấp đến hạch toán từng phần, tiến tới hoà nhập với thị trường trong nước, khu vực và thế giới. Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty 20 qua một số chỉ tiêu sau : Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu STT Tên chỉ tiêu ĐVT 2000 2001 So sánh I Doanh thu 1000đ 232.081.483 264.248.414 113,9 1 Phục vụ QP “ 140.931.689 139.663.864 99,1 2 Kinh tế - XK “ 91.149.794 124.584.550 136,7 II Lao động tiền lương 1 L.động BQ trong d.sách Người 3.021,67 3.269 108,2 2 Tổng quỹ tiền lương 1000đ 28.113.638 38.178.729 135,8 3 TNBQ của 1LĐ/tháng “ 917.884 1.050.000 114,4 III Lợi nhuận thực hiện 1000đ 13.263.000 14.882.272 112,3 IV Nộp ngân sách 1000đ 11.539.900 13.800.000 119,6 II- Nhận xét chung về Công ty 20. Công ty 20 là công ty thuộc TCHC - BQP. Ra đời và sản xuất kinh doanh các mặt hàng may mặc và dệt ... phục vụ cho Quân đội và xuất khẩu ra thị trường. Qua được thực tập ở Công ty 20 em có đôi điều nhận xét về ưu, nhược điểm của Công ty 20. Ưu điểm: + Từ một Công ty “ may hàng kỹ” mà đã vươn lên trở thành một Công ty 20 lớn mạnh, đứng vững trên thị trường. +Về mặt hàng sản xuất kinh doanh, ngày một sản xuất với số lượng lớn, đã mở thêm được cả một số mặt hàng phụ và mặt hàng bổ sung. +Về quy mô: Ngày càng mở rộng sản xuất, từng bước đi đến quyết định thành lập thêm các đơn vị thành viên mới. Chính vì thế các khâu sản xuất đã tránh khỏi tình trạng chồng chéo. +Về quy trình công nghệ sản xuất ngày một hoàn thiện và đã tổ chức sản xuất đi vào khép kín. + Trang thiết bị trong công ty tương đối tốt, cơ sở hạ tầng đảm bảo cho sản xuất kinh doanh. + Kết quả đạt được cho thấy: Số lượng công nhân viên tăng ngày càng nhiều, nhưng đời sống của cán bộ công nhân viên vẫn được cải thiện. + Thực tế nộp ngân sách Nhà nước hàng năm tăng lên gần một tỷ đồng Việt Nam. + Bên cạnh đó Công ty còn có thêm một số các ưu điểm khác nữa. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì Công ty 20 cũng không tránh khỏi nhược điểm tồn tại của mình: +Mức độ cạnh tranh của hàng hoá do công ty sản xuất ra bên ngoài chưa mạnh, chưa thu hút được thêm khách hàng và người tiêu dùng. + Chưa có được biện pháp cạnh tranh đưa hàng dệt vào thị trường, như một thế mạnh chủ yếu của công ty. + Yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng của Quốc phòng mang tính thời vụ, có nhiều nhiệm vụ đột xuất. Đơn hàng kinh tế nội địa - xuất khẩu phụ thuộc rất lớn vào thị trường. Việc cung cấp các yếu tố sản xuất của khách hàng không đồng bộ. +Việc khai thác nguồn hàng kinh tế nội địa trong điều kiện đấu thầu ngày càng khó vì tình hình cạnh tranh rất gay gắt. + Công ty hiện nay rất thiếu vốn lưu động thuộc nguồn ngân sách cấp, đặc biệt là đối với hai Xí nghiệp dệt. Cơ chế cấp ứng và thanh toán vốn cho sản xuất Quốc phòng chưa thật phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty. ChươngIII. Tình hình công tác văn phòng ở Công Ty 20: I. Khái niệm văn phòng: Văn phòng là một thực thể bao gồm các yếu tố về vật chất nhân sự phù hợp với yêu cầu thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng là một tổ chức có các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ để đạt được mục tiêu của đơn vị. II. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đầy đủ 1. Tổ chức hoạt động của văn phòng - Tổ chức hoạt động văn phòng được coi là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong đơn vị để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. - Chức năng hoạt động văn phòng cơ quan, đơn vị là việc sắp đặt các yếu tố cấu thành trong đơn vị theo một trật tự nhất định, nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, đơn vị. - Tổ chức quản trị văn phòng là quản lý các nguồn thông tin tài liệu, thông qua các nhiệm vụ của lãnh đạo và các bộ phận trong đơn vị để đạt được mục tiêu của cơ quan, đơn vị. 2.Chức năng của văn phòng; Gồm có 3 chức năng cơ bản: - Chức năng tham mưu: Muốn quyết định các mục tiêu của cơ quan đơn vị người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan đồng thời phải chú ý tới những ý kiến tham gia của cấp dưới, của bộ phận trợ giúp là văn phòng. Văn phòng sẽ tập hợp chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án để quyết định kịp thời, đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị của công tác văn phòng. - Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng, mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này, nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại. - Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan đơn vị, không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, thiết bị, phương tiện, công cụ, tài chính... Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc mọi nơi. VD: + Khu văn phòng cơ quan làm việc phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất. + Trong trụ sở phòng làm việc cần sắp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, mỗi người cán bộ , nhân viên trong từng điều kiện môi trường nhất định. Cho dù các thiết bị thô sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. + Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp. Trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra. Muốn hoạt động phải có những nguyên vật liệu, phương tiện, và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lạị tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng cơ quan. Chi phí thấp nhất để đạt kết quả cao là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng: - Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể trong văn phòng cơ quan, đơn vị người ta phân thành các chức năng cụ thể , chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian lĩnh vực , tính chất hình thức, nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Từ đó có thể xác định được hoạt động của văn phòng bao gồm các nhiệm vụ sau: + Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. + Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan , đơn vị. + Thu nhận , xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. + Trợ giúp về văn bản. + Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. + Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng . + Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng. Sơ đồ văn phòng lý tưởng Chánh vănphòng (trưởng phòng ) Phó văn phòng hành chính Phó văn phòng quản trị Lưu trữ Đánh máy nhân in văn bản Y tế Tạp vụ Đội xe Bảo vệ Thư ký Tổng hợp Lễ tân Văn thư Thông tin III. Hoạt động văn phòng ở Công ty 20: Qua đợt đầu được thực tập ở Công ty 20, em thấy trong Công ty 20 có văn phòng và một số phòng chức năng. Văn phòng đã thực hiện chức năng chính của văn phòng Công ty 20. Văn phòng với công tác văn phòng ở Công ty 20: Văn phòng đã thực hiện ba chức năng chính của mình : - Chức năng tham mưu: Phòng này đã trợ giúp đắc lực cho Giám đốc, cố vấn và trợ giúp cho Giám đốc trong những tình huống, những quyết định đem lại hiệu quả cho Công ty. Đã giúp lãnh đạo xử lý các công việc cần thiết, kịp thời và đúng đắn. - Chức năng tổng hợp: bên cạnh chức năng tham mưu cho Giám đốc, văn phòng cũng đã thực hiện chức năng tổng hợp của mình tương đối tốt. Đã luôn thu thập được thông tin từ mọi phía, nhất là từ các phòng ban chức năng. Phòng đã quản lý và cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo xử lý các thông tin , tổng hợp các dữ liệu đã có để báo cáo lên Giám đốc. Các thông tin về kinh doanh, về thay thế , sửa chữa... Trang thiết bị của Công ty 20 đã được cung cấp và quyết định xử lý một cách kịp thời. - Chức năng hậu cần: Văn phòng đã trực tiếp chỉ đạo, quyết định, phân công công tác hậu cần, cho các cấp dưới thực hiện. Văn phòng đứng đầu là Chánh văn phòng có toàn quyết định về công tác hậu cần, đảm bảo đầy đủ công tác hậu cần cho toàn Công ty và báo cáo kết quả lên Giám đốc Công ty. Tập hợp các thông tin cần thiết để báo cáo lên Giám đốc ra quyết định thay thế, mua sắm trang thiết bị trong Công ty . Sơ đồ văn phòng công ty 20 Chánh văn phòng Phó phòng Bảo vệ đội xe Lưu trữ đánh máy Y tế Tạp vụ Văn thư 1.2. Các bộ phận trong văn phòng : - Văn phòng của Công ty 20 đứng đầu là Chánh văn phòng, lãnh đạo cấp dưới thực hiện tốt những việc được giao.Chánh văn phòng đóng vai trò trung gian giữa cấp trên và cấp dưới. Chánh văn phòng quyết định, xử lý các công việc trong chức vụ của mình như: chỉ đạo cho cấp dưới về công tác hậu cần, trình cấp trên xin tài chính để thực hiện công việc, chỉ đạo phó phòng phân bổ xe cho lãnh đạo đi công tác, bố trí bảo vệ công ty... - Giúp việc cho Chánh văn phòng là phó phòng có nhiệm vụ quản lý và xử lý đội ngũ công tác văn thư, lưu trữ và đánh máy. Quản lý và bố trí xe đi công tác cho lãnh đạo. Tuyển và bố trí Bảo vệ làm việc bảo vệ Công ty 20. Quản lý bố trí tạp vụ làm công tác mua sắm hậu cần, trang thiết bị phục vụ hoạt động trong Công ty. Bộ phận này đảm nhận cả công việc lễ tân, đón tiếp khách... Bộ phận y tế chăm lo sức khoẻ, khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Số lượng các thành viên trong văn phòng. + Chánh văn phòng : 1 người. + Trưởng ban hậu cần : 1 người. + Trưởng ban hành chính : 1 người. + Văn thư bảo mật : 2 người. + Xây dựng cơ bản : 2 người. + Đội xe : 6 người. + Bảo vệ : 6 người. + Công vụ : 1 người. + Quân y : 3 người. + Nhà ăn : 5 người. - Chính vì bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, nên mọi hoạt động về tài chính của công ty đều được phản ánh về phòng Tài chính-kế toán . 1.3. Trang thiết bị của văn phòng Công ty 20: Qua thực tập ở văn phòng Công ty 20, em thấy trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng Công ty 20 tương đối tốt. Ngoài cơ sở vật chất tối thiểu văn phòng Công ty 20 đã từng bước tiến tới hiện đại hoá công tác văn phòng. Máy vi tính đã được sử dụng không chỉ để soạn thảo văn bản, mà đã được thực hiện chức năng khác của nó như: thống kê, lưu trữ dư liệu thông tin, sử dụng tính toán, hạch toán kết quả kinh doanh. Bên cạnh đó các máy vi tính trong công ty đã được nối mạng thành hệ thống. Cách bố trí văn phòng làm việc nhìn chung tương đối hợp lý, từ phòng bảo vệ đến các phòng văn thư lưu trữ... rất thuận tiện cho việc đi lại trong Công ty . Quá trình sản xuất của Công ty được tổ chức theo dây chuyền khép kín, mọi công nhân khi làm việc đều phải mang trang phục bảo hội lao động. Nhìn một cách khái quát ta thấy trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói riêng và toàn Công ty nói chung là tốt. Đảm bảo mọi họat động trong Công ty được thông suốt và ổn định. 2. Các phòng chức năng thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Như đã nói ở trên Công ty 20 có văn phòng riêng biệt và ngay mỗi phòng chức năng cũng thực hiện công tác văn phòng của mình với ba chức năng chính: - Chức năng tham mưu - Chức năng tổng hợp - Chức năng hậu cần. Phòng kế hoạch tổ chức sản xuất ( KH-TCSX). Ngoài nhiệm vụ chính phòng KH-TCSX đã thực hiện ba chức năng của văn phòng cho mình. - Chức năng tham mưu: phòng KH-TCSX đã tham mưu cho lãnh đạo chủ yếu về lĩnh vực hoạt động của mình. Tham mưu và phân tích từ những dữ liệu đã có cho lãnh đạo về tổ chức sản xuất trong Công ty. Xây dựng kế hoạch tổ chức sản xuất của Công ty trong những năm tới. - Chức năng tổng hợp: phòng KH-TCSX đã thực hiện chức năng tổng hợp bằng cách thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng tất cả các thông tin cần thiết cho tổ chức sản xuất và kế hoạch sản xuất của Công ty. Từ đó có cơ sở dữ liệu để báo cáo lên lãnh đạo theo tuần , tháng, quý , năm. - Chức năng hậu cần: phòng KH-TCSX tự phục vụ hậu cần cho chính mình. Họ đã có một người làm thư ký ( văn thư - lưu trữ - đánh máy và tạp vụ ) phục vụ trong văn phòng của mình. Người thư ký này đảm nhiệm công tác hậu cần một cách tối thiểu nhất cho phòng KH-TCSX . 2.2. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu ( KD-XNK) Ngoài nhiệm vụ chính của mình Phòng KD-XNK cũng thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng. - Chức năng tham mưu: phòng KD-XNK là trợ thủ đắc lực trong công tác tham mưu cho lãnh đạo về KD-XNK hàng may, dệt của Công ty. Đã tham mưu cho lãnh đạo về KD-XNK bằng những kết quả đã đạt được và vạch ra định hướng cho tương lai, đã giúp lãnh đạo quyết định đúng, chính xác và kịp thời vấn đề KD-XNK. - Chức năng tổng hợp: đã thu thập xử lý thông tin một cách kịp thời, đồng thời quản lý và sử dụng nó cho việc KD-XNK một cách triệt để. Từ các thông tin đó đã vạch ra được các kế hoạch trình lên lãnh đạo. Báo cáo cho lãnh đạo các kết quả đã đạt được. - Chức năng hậu cần: phòng KD-XNK cũng có một cán bộ làm nhiệm vụ hậu cần cho riêng mình. 2.3. Phòng tài chính kế toán ( TC-KT ) Ngoài nhiệm vụ chính của mình, phòng TC - KT cũng thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng. - Chức năng tham mưu: phòng TC - KT làm công tác tham mưu cho lãnh đạo về tài chính trong Công ty. Phòng đã cố vấn cho lãnh đạo về thu chi ngân sách, hạch toán kinh doanh trong Công ty. - Chức năng tổng hợp: phòng TC - KT cũng tổ chức tổng hợp thông tin về TC - KT. Từ đó báo cáo tổng hợp cho lãnh đạo xem xét và quyết định. - Chức năng hậu cần: phòng TC-KT có một người làm công tác hậu cần nhằm đáp ứng yêu cầu riêng của đơn vị mình. 2.4. Phòng kỹ thuật chất lượng ( KT - CL ) Ngoài nhiệm vụ chính của mình, phòng KT - CL cũng làm công tác văn phòng. - Chức năng tham mưu cho lãnh đạo : phòng KT-CL đã tham mưu cho lãnh đạo chủ yếu về kỹ thuật và chất lượng hàng sản xuất trong Công ty. Cố vấn cho lãnh đạo nên hay không nên thay đổi mẫu mã mặt hàng trong Công ty. Luôn quan tâm đảm bảo và nâng cao chất lượng các mặt hàng sản xuất và nhất là hàng xuất khẩu của Công ty ra thị trường. - Chức năng tổng hợp: tổng hợp, kiểm tra chất lượng các mặt hàng sản xuất của Công ty theo tiêu chuẩn quy định. Thu thập thông tin từ các bạn hàng cho đến người tiêu dùng về sản phẩm của Công ty 20 để báo cáo lên lãnh đạo, kịp thời điều chỉnh và nâng cao chất lượng mặt hàng của Công ty. - Chức năng hậu cần: Phòng KT-CL cũng làm khâu hậu cần cho mình. Phòng không có bộ phận hậu cần riêng biệt, mà hoạt động hậu cần này đã được các thành viên trong phòng KT - CL tự đảm trách 2.5. Phòng chính trị. Ngoài nhiệm vụ chính về công tác chính trị : Đảng uỷ, công đoàn, phụ nữ, đoàn thanh niên.. trong Công ty, phòng cũng làm công tác văn phòng của mình. - Chức năng tham mưu: Phòng chính trị đã tham mưu cho lãnh đạo và Đảng uỷ tổ chức các cuộc họp Đảng uỷ, họp lãnh đạo Công ty bàn bạc về đường lối, chính sách của Đảng, của Nhà nước ta và ngay của cả TCHC - BQP, đã chỉ đạo định hướng cho Công ty hoạt động . Trong cuôc họp các thành viên của phòng có thể đóng góp những ý kiến cho lãnh đạo về định hướng mà TCHC - BQP đã đề ra. Tránh sai phạm và đi lạc hướng của Nhà nước ta, tránh làm sai hay hiểu lầm đường lối của Đảng mà TCHC - BQP đã quy định. Tham mưu cho lãnh đạo về các thành viên trong Đảng uỷ, kết nạp Đảng, Đoàn.. .cho những ai đủ tư cách. - Chức năng tổng hợp: Phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin chủ yếu về chính trị, từ bên ngoài Công ty, cho đến từng bộ phận, từng thành viên trong Công ty. Qua đó nắm bắt, quản lý và sử dụng thông tin một cách chính xác. Báo cáo ngay cho lãnh đạo những thông tin cần thiết. Tổng hợp các số liệu đã được lãnh đạo Công ty đề ra và trình lên lãnh đạo các kết quả của từng tháng, quý, năm. - Chức năng hậu cần: Phòng chính trị có một bộ phận hậu cần gồm hai người. Một người làm công tác hậu cần chính cho phòng chính trị, còn một người làm công tác hậu cần nói chung như: hậu cần cho việc tổ chức hội nghị, toạ đàm, các cuộc liên hoan, giao lưu trong Công ty. 3. Một số kết quả của công tác văn phòng ở Công ty 20. Công tác văn phòng của Công ty 20 đã đem lại những kết quả khả quan trong hoạt động của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng đều được văn phòng và các phòng ban, đảm trách một cách có hiệu quả, Công ty 20 có văn phòng để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ chính của mình. Một phần vì đây là một Công ty sản xuất kinh doanh. Nhưng qua thực tế cho thấy các phòng chức năng ngoài văn phòng, đã làm tốt được công tác văn phòng của mình, để đạt được các kết quả cần thiết. IV. Nhận xét chung. Nhận xét chung về công tác văn phòng ở Công ty 20. Qua tìm hiểu về hoạt động của công tác văn phòng ở Công ty 20. Cho thấy Công ty 20 có văn phòng là phòng đảm nhận chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng. Bên cạnh đó các phòng chức năng cũng thực hiện công tác văn phòng của mình. Dựa trên sơ đồ hoàn chỉnh của công tác văn phòng và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, ta thấy từ văn phòng đến các phòng chức năng của Công ty 20, ngoài nhiệm vụ chính của mình, nó còn làm tốt công tác văn phòng cho chính bản thân nó.Tuy hệ thống văn phòng không phải là bộ máy văn phòng lý tưởng nhưng công tác văn phòng ở đây vẫn được thực hiện một cách có khoa học. Đặc biệt là nó đã đem lại không ít những thành quả cho Công ty. Ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của nhau. Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vị của phòng mà nó luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích. Tran._.