Công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam

của tổ chức. 2.Vai trò của kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị, nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định đến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện để đạt mục tiêu mong muốn. Kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nhà quản trị đề ra những biện pháp có hiệu quả. Ngược lại, việc kiểm soát không đạt yêu cầu thì làm nhà quản trị định hướng sai lệch, từ đó đề ra biện pháp không mang lại hiêu quả cao. II.Khái quát chung về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm về Kiểm soát nội bộ: Trong quản lý vi mô, hoạt động tự kiểm tra được gọi là kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu mà đơn vị đặt ra. 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: a. Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng … b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. d. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá các kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị. 3. Bản chất của kiểm soát nội bộ: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên…Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo một sự hợp lý chứ không đảm bảo một sự tuyệt đối. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ như chi phí, thời gian,… 4. Phạm vi của kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ được hiểu như một hoạt động của tổ chức hay một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào. Vì vậy nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức. Phạm vi quan tâm của Kiểm soát nội bộ là cách sắp xếp một loạt những áp dụng kiểm soát và liên tục đó với những mức độ khác nhau của những người sử dụng thông qua các quy chế và thủ tục quản lý nội bộ có thể kiểm soát lẫn nhau. 5.Các loại kiểm soát nội bộ: Trong quá trình kiểm soát luôn luôn có sự liên hệ hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu của tổ chức. Nhưng tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì cách thức thực hành kiểm soát cũng có thể thay đổi. Do vậy, trong cách phân loại kiểm soát có thể được phân thành các loại sau đây: - Nếu phân loại kiểm soát theo mục tiêu thực hiện: kiểm soát hướng dẫn, kiểm soát “có”, “không”, kiểm soát hành động - Nếu phân loại kiểm soát theo thời điểm tiến hành: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau. - Nếu phân loại kiểm soát theo mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát: kiểm soát từ bên ngoài, kiểm soát nội bộ - Nếu phân loại kiểm soát theo cách thức xây dựng các thủ tục kiểm soát: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể. Trong đó, việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát này là hết sức quan trọng trong các ngân hàng. + Kiểm soát phòng ngừa: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến các sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra, và được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, sự chính xác,… + Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường thực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm sóat. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là giúp ngăn chặn sai phạm trước khi xảy ra, do đó giảm được thiệt hại. Vì không có thủ tục kiểm soát phòng ngừa này thì không có thể giảm được rủi ro xuống bằng 0 và chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp là rất cao, do đó kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “ răn đe”, làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa. + Kiểm soát bù đắp: là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém về một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. Cơ sở của việc sử dụng kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích. + Kiểm soát bổ sung: trong xây dựng các thủ tục kiểm soát người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do sự mệt mỏi hay nhầm lẫn của nhân viên, do những tình huống bất ngờ…khi đó thủ tục kiểm soát còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện sai sót hay gian lận nói trên. + Kiểm soát chung: là các thủ tục kiểm soát được xây dựng liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ của ngân hàng. + Kiểm soát cụ thể: là các thủ tục kiểm soát được xây dựng một cách riêng biệt, chỉ liên quan đến sự hữu hiệu của một nghiệp vụ hay hoạt động nào đó. Do đó, khi thiết kế các thủ tục kiểm soát cần chú ý xem xét các rủi ro một cách đồng thời để lựa chọn các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát cụ thể một cách đồng bộ. II. Các yếu tố cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ: Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với 4 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. 1.Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên đến quan điểm, thái độ và nhân thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý trong doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: a. Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. b. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. c. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo. bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. d. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán BCTC doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc áp dụng các thủ tục phân tích. e. Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty - Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. f. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này không thuộc sụ kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,… Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quy trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. 2.Hệ thống kế toán: Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. a. Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhằm cung cấp thông tin kế toán, tài chính chính xác, trung thực. Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra. b. Ghi chép sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc thu thập, ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và sổ sách. Sổ sách kế toán cũng là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu, truy cập chứng từ khi cần thiết. * Ví dụ đối với sổ sách theo dõi vật tư: - Hệ thống kế toán chi tiết vật tư: quy định các sổ sách chi tiết mở cho từng loại vật tư, ghi chép cả về số lượng và chất lượng. Hệ thống này đảm bảo một sự đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ. - Hệ thống kế toán tổng hợp: phải có các sổ sách theo dõi vật tư, phân loại vật tư,…theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. c. Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu ở sổ sách đưa ra một con số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Các nhà quản lý căn cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để có thể tìm ra nguyên nhân, biện pháp xử lý. Trong doanh nghiệp, hàng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu quản lý, các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành. Ngoài báo cáo tài chính, doanh ngiệp còn có hệ thống báo cáo quản trị, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép các nghiệp vụ không có thực vào sổ sách đơn vị. - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. -Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá thành và chi phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ kế toán và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. 3.Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những thủ tục kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: - Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. - Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. - Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. - Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. - Đối chiếu số liệu nội bộ và bên ngoài. - So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. - Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra cũng dễ phát hiện. Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó. b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. - Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán. - Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản. - Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ: Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết quả hoạt động của mình. c. Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: - Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. - Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế. * Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, qua trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. d. Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu. e. Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất cứ lý do nào. f. Phân tích soát xét lại việc thực hiện: Hoạt động này chính là xem xét lại việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, đưa ra những điều chỉnh thích hợp. IV. Hạn chế tiềm tàng của Hệ thống Kiểm soát nội bộ: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá và ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới,… - Yêu cầu thông thường là chi phí của hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. - Phần lớn các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. - Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của các thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác bên trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng những người thực hiện kiểm soát lạm dụng đặc quyền của mình. - Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. - Điều kiện hoạt động của đơn vị đã thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp. V. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong xây lắp tại các doanh nghiệp: 1. Đặc điểm của sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất: Sản phẩm xây lắp có những đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất như sau: - Sản phẩm xây lắp mang tính chất riêng lẻ, mỗi sản phẩm đều có kết cấu, hình thức, địa điểm xây dựng khác nhau. Do đó chi phí cho mỗi công trình cũng khác nhau. - Sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, thời gian thi công tương đối dài, do đó khi lập kế hoạch xây lắp cần phải cân nhắc các yêu cầu về vật tư, tiền vốn, nhân công và việc quản lý theo dõi tình hình thi công chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình. - Sản phẩm xây lắp thường có quy mô và kết cấu phức tạp, được thi công trong những điều kiện khó khăn, thời gian thi công dài, do đó thường phải chịu ảnh hưởng của thiên nhiên, thời tiết. Vì vậy quá trình kiểm soát chi phí thường phức tạp. - Sản phẩm xây lắp thường không cố định, các điều kiện sản xuất như: thiết bị, vật tư, nhân lực phải di chuyển theo nơi xây lắp, điều này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư khi xuất kho khó thực hiện, quá trình quản lý vật tư, tài sản, lao động tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chi phí sản xuất sẽ rất phức tạp và chịu ảnh hưởng của môi trường thiên nhiên, thời tiết, dễ hư hỏng, tổn thất. - Sản phẩm xây lắp sau khi hoàn thành rất khó thay đổi. Khi nghiệm thu nếu không đạt chất lượng phải làm lại làm cho chi phí tăng thêm. Vì vậy, việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp với dự toán thiết kế. 2. Nội dung của Chi phí sản xuất trong xây lắp tại doanh nghiệp: 2.1.Khái niệm Chi phí xây lắp: Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp chi ra trong một kỳ nhất định để thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm khác nhau theo mục đích kinh doanh cũng như hợp đồng giao nhận thầu đã được ký kết. 2.2.Phân loại Chi phí xây lắp: - Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế - Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí - Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí - Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí - Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất. Tuy nhiên, với giới hạn của đề tài, em xin trình bày chi tiết cách phân loại chi tiết theo mục đích và công dụng của chi phí. Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong sản xuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục chi phí bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào. Qua đó biết được tổng chi phí bỏ ra ban đầu để làm căn cứ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí. Toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố: a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ giá trị nguyên vật liệu sử dụng sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu. b. Chi phí nhân công trực tiếp: Là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho cho công nhân trực tiếp thi công xây lắp. c. Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và chi phí bằng tiền khác. d. Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây lắp phát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đơn vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạt động quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. 3. Công tác Kiểm soát Chi phí sản xuất xây lắp: 3.1.Sự cần thiết phải Kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp: Các công ty xây lắp cũng như hầu hết các doanh nghiệp đều dựa trên nguyên tắc tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được điều này thì yêu cầu đạt ra đối với các nhà quản lý là phải tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất nhưng chất lượng công trình vẫn phải đảm bảo. Muốn tiết kiệm được chi phí thì nhà quản lý phải kiểm soát được nó, trong đó kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp hiệu quả sẽ góp phần đáng kể hạ thấp giá thành sản phẩm xây lắp. Tuy nhiên, sản phẩm xây lắp thường là những công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, địa điểm thi công phân tán,… và việc kiểm soát chi phí xây lắp là cần thiết nhằm khống chế chi phí bất hợp lý, chống lãng phí, góp phần hạ giá thành, tăng lợi nhuận, tạo lợi thế cạnh tranh và uy tín cho doanh nghiệp. 3.2.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm giá trị lớn trong tổng giá thành công trình xây lắp. Vì vậy cần phải kiểm soát khoản mục chi phí này chặt chẽ để có thể sử dụng vật tư một cách hiệu quả nhất nhằm giảm giá thành công trình từ đó tăng lợi nhuận cho công ty. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là việc kiểm soát số lượng._. nguyên vật liệu, chủng loại nguyên vật liệu, giá mua nguyên vật liệu và đối chiếu với bảng dự toán đã được lập khi công ty trúng thầu công trình. Qua đó giúp ban lãnh đạo công ty có được một cái nhìn cụ thể về việc sử dụng vật tư phục vụ trực tiếp cho từng công trình. Ngoài ra, để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp một cách có hiệu quả, bên cạnh các mục tiêu: tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán, sử dụng vật tư tiết kiệm và những mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ như : bảo vệ tài sản, thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý,… còn phải chú ý đến một số mục tiêu: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, được đánh giá và đúng với các chuẩn mực, quy định chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải được phê chuẩn đầy đủ, cần đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết nguyên vật liệu để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót nếu có xảy ra. Muốn kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, các nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau: a. Bộ phận thu mua vật tư: - Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, giữa bộ phận nhập xuất vật tư với bộ phận kế toán vật tư. Các bộ phận này phải được thực hiện độc lập nhau. - Ban hành một số chính sách thu mua vật tư: Thu mua kịp thời, đảm bảo chất lượng, chủng loại, kết cấu vật tư, giá cả phù hợp nhất,…cần đảm bảo phù hợp với mức giá trong dự toán được lập. Bởi khi lập dự toán kinh phí cho công trình trúng thầu công ty cũng đã thực hiện công tác khảo sát giá cả vật tư trên thị trường. + Tăng cường giao dịch, tìm kiếm nhà cung cấp mới tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau thì công ty sẽ mua được với giá rẻ nhưng số lượng, chất lượng, chủng loại vẫn được đảm bảo. Chất lượng vật tư là yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lượng công trình. Vì vậy, khi mua vật tư nên chú ý đến yếu tố này nhiều hơn. + Thủ tục thu mua vật tư: giấy đề nghị mua vật tư, duyệt mua vật tư phải được phê chuẩn đầy đủ. Các chứng từ mua vật tư như hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn tiền vận chuyển,… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu trữ ở phòng kế toán. + Quá trình giao nhận vật tư: quá trình từ khi vật tư được giao nhận tại địa điểm của nhà cung cấp, vận chuyển đến kho công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát, thiếu hụt về vật tư đều do nhân viên mua vật tư chịu trách nhiệm, quản lý, kiểm soát. b. Khâu nhập, xuất, tồn vật tư : - Nhập vật tư: vật tư được mua về thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư giống như đã ghi trên hoá đơn và cho nhập vật tư vào kho. Sau đó ghi vào phiếu nhập kho (chỉ theo dõi về mặt số lượng), gửi về phòng kế toán một liên phiếu nhập kho để theo dõi giá trị vật tư nhập kho và lưu trữ. Công ty cần sử dụng thống nhất phương pháp tính giá xuất kho vật tư để phòng kế toán dễ dàng thực hiện công tác theo dõi, tổng hợp và tính giá nhập kho vật tư. - Xuất kho vật tư: thủ kho chỉ xuất kho vật tư khi đã có được giấy đề nghị xuất vật tư đã có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư. Tiến hành cho xuất kho vật tư theo số lượng vật tư thực tế được duyệt và ghi vào phiếu xuất kho, sau đó gửi một liên phiếu xuất kho để lưu làm chứng từ. - Tồn kho vật tư: thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư tồn kho, báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư cho phòng kế hoạch vật tư. Phòng vật tư theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư còn tồn kho vật tư để có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời phục vụ cho thi công xây lắp được diễn ra liên tục. c. Khâu sử dụng vật tư: - Vật tư sử dụng cho công trình phải được đối chiếu với bảng dự toán thiết kế thi công để kiểm soát số lượng vật tư xuất dùng. Đồng thời phòng kế toán phải thực hiện tính giá xuất kho vật tư cho từng loại vật tư cụ thể để theo dõi và tính giá thành cho từng hạng mục, công trình hoàn thành. - Mặt khác, vật tư khi sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban điều hành công trình theo dõi chặt chẽ. Vì đây là gian đoạn xảy ra gian lận nhiều nhất, vật tư có thể bị tráo đổi không đúng tiêu chuẩn, không đúng dự toán, sử dụng không tiết kiệm hoặc dễ bị mất cắp. Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp, giảm chất lượng công trình. - Đối với vật tư vấn đề bảo quản cũng rất quan trọng: ban lãnh đạo công ty cần cử người có trách nhiệm thường xuyên kiểm kê đột xuất vật tư thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp thủ kho có thể lạm dụng vật tư, sử dụng sai mục đích. Vì rất có thể xảy ra gian lận hay nhầm lẫn khi vật tư xuất ra không dùng hoặc dùng không tiết kiệm cho quá trình xây lắp nhưng vẫn được hạch toán toàn bộ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 3.3.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Kiểm soát về chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu là kiểm soát về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp, trợ cấp và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công thực hiện công trình. Chi phí tiền lương của công nhân sản xuất gồm có chi phí tiền lương của công nhân thuộc biên chế công ty và công nhân do công ty thuê ngoài phục vụ cho thi công từng hạng muc, công trình cụ thể. Chi phí nhân công trực tiếp dựa vào quy mô công trình thi công có thể được tổ chức theo hạng mục công trình hoặc theo công trình mà công ty tính tiền lương cho công nhân trực tiếp thi công theo thời gian lao động hoặc khoán. Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán chi phí nhân công trực tiếp. - Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như tiền lương lao động. - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương. - Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với chi phí nhân công trực tiếp thì các sai sót, gian lận sau thường xảy ra: -Khai khống số nhân công thi công khi thực tế số nhân công này không tham gia thi công, chấm khống số giờ công của công nhân so với số công làm thực tế, khai khống số lượng công nhân,… - Trong khâu tổ chức nhân sự nếu thực hiện việc tuyển dụng nhân viên không hợp lý và không hiệu quả cũng sẽ gây thiệt hại lớn do công nhân trình độ tay nghề thấp, phẩm chất đạo đức không tốt, tinh thần trách nhiệm không cao. - Máy móc thiết bị hư hỏng, cũ kỹ cũng gây tình trạng lãng phí sẽ kéo dài thời gian thi công. Ngoài ra có thể bộ phận mua nguyên vật liệu sai sót làm cho nguyên vật liệu không đúng chủng loại, chất lượng không đảm bảo phải thay thế sẽ làm thời gian thi công và hao phí lao động tăng lên. - Đối với khâu hạch toán tiền lương của nhân viên cũng thường xảy ra sai phạm do vô ý hay cố ý, tất cả đều ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí nhân công trực tiếp. Cần có sự đối chiếu, theo dõi giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về chi phí nhân công trực tiếp để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót xảy ra nếu có trong quá trình thi công công trình., Từ những khả năng sai phạm, gian lận rất dễ xảy ra. Để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp một cách hữu hiệu thì cần phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau: - Thực hiện việc phân công phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các bộ phận chức năng: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương. Nhà quản lý có thể thiết lập một số chính sách bằng văn bản về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương và công bố rộng rãi nhằm kiểm soát các trường hợp tăng, giảm lương và không được thông qua. Các khoản tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải được sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền. - Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu trữ ở phòng quản lý nhân sự bao gồm: quyết định phân công, mức lương, các khoản trích theo lương,..Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này để tính lương cho công nhân viên. Nhân viên phải được tuyển dụng có đủ khả năng về tay nghề và phẩm chất đạo đức tốt, để tránh việc tuyển chọn, thuê mướn những lao động kém về tay nghề, năng lực và đạo đức kém. - Sổ sách kế toán về tiền lương: nhà quản lý có thể thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công trực tiếp. Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp tiền lương,… - Xây dựng các chính sách, định mức về lao động và tiền lương: có phương pháp quản lý lao động chặt chẽ, thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương hợp lý. - Người phát lương sẽ thực hiện công việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dựa trên bảng lương, thực hiện độc lập với bộ phận tính lương. 3.4.Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: Ở đơn vị xây lắp, khoản chi phí này phát sinh tương đối lớn và cũng rất dễ xảy ra sai sót, gian lận như khai thêm số giờ công, khai thêm số ca vận hành máy, các hoá đơn sữa chữa máy thi công không hợp lý, việc tính toán phân bổ chi phí sử dụng máy thi công không chính xác, lấy cắp dầu máy, nhiên liệu… Mục tiêu của kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: - Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí sử dụng máy thi công. - Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy. - Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao. - Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Để kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công, các nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát thông qua một số nội dung sau: - Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau: như bộ phận quản lý, vận hành máy, bộ phận theo dõi hoạt động thi công, bộ phận bảo dưỡng máy, bộ phận ghi chép sổ sách, tính toán trả lương và cấp phát nhiên liệu cho quá trình vận hành máy,…Tất cả các công việc trên đều được thực hiện một cách độc lập nhau. - Bộ phận quản lý máy thi công phải thực hiện việc kiểm soát máy móc thường xuyên để xác định những hỏng hóc của máy và có biện pháp sữa chữa kịp thời, tổ chức giám sát việc vận hành máy của công nhân để hạn chế việc sử dụng máy sai mục đích, vận hành máy không có hiệu quả. - Vận hành máy là trách nhiệm của công nhân sử dụng máy, máy chỉ được sử dụng khi có sự cho phép của bộ phận quản lý. Khi phát hiện máy móc bị hư hỏng thì công nhân vận hành phải báo cáo lên bộ phận quản lý để kiểm tra và sữa chữa kịp thời nhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình thi công. - Bộ phận theo dõi hoạt động của máy thi công: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép thời gian vận hành, theo dõi khối lượng xây lắp hoàn thành của công nhân vận hành máy và cung cấp nhiên liệu sử dụng cho máy khi có yêu cầu chính đáng của công nhân vận hành máy. - Bộ phận ghi chép sổ sách: có nhiệm vụ tính toán, cập nhật dữ liệu cho bộ phận quản lý, bộ phận theo dõi vận hành cung cấp để xác định số nhiên liệu xuất dùng, trả lương cho công nhân bộ phận này, tiền sữa chữa máy,… Đối với bộ phận này thì mọi tính toán, phân bổ số liệu cần phải có sự kiểm tra thường xuyên của nhà quản lý để hạn chế sai sót, gian lận, cần phải đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết của chi phí sử dụng máy thi công phục vụ công trình để kiểm tra sự khớp đúng, xem xét sự chênh lệch của số liệu để tìm ra nguyên nhân và phương hướng, biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo thi công đúng tiến độ. - Ngoài ra, ban điều hành công trình phải thường xuyên kiểm kê máy thi công để hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đích, kiểm tra đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy để kịp thời nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng phục vụ thi công công trình. 3.5.Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công xây lắp và quản lý ở đơn vị như: lương nhân viên quản lý, BHXH, BHYT, KPCĐ, khấu hao nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng phục vị quản lý tổ, đội và các chi phí bằng tiền khác,... Với mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán thiết kế, kiểm soát một cách hiệu quả nhất các chi phí liên quan bằng tiền, phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ hợp lý,…Ngoài ra còn thực hiện các mục tiêu khác như: Chi phí sản xuất chung phải đảm bảo tính có thật, tính chính xác, tính hợp lý. Phù hợp với các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức phù hợp. Vì đây là khoản mục chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận và rất khó để kiểm soát một cách chặt chẽ nhất, đặc biệt là đối với các đơn vị xây lắp khi thực hiện các công trình ở xa như các khoản về dịch vụ, công tác phí, tiền tiếp khách,…Do đó, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung, ngoài việc tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành, các nhà quản lý cần tăng cường theo dõi, kiểm soát thông qua một số nội dung kiểm soát sau: - Phải phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan đến chi phí sản xuất chung, đồng thời tăng cường theo dõi, kiểm soát đối với TSCĐ để kiểm soát được chi phí khấu hao TSCĐ. - Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán chi phí tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho các đối tượng chịu chi phí. - Tuân thủ đầy đủ các chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương của chế độ kế toán hiện hành. - Công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác. - Các khoản chi tiếp khách, chi bằng tiền khác phải đảm bảo sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Quy định trình tự ghi sổ, quy trình luân chuyển chứng từ,…Khi phát sinh các khoản phí liên quan đến chi phí sản xuất chung thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ kịp thời và việc theo dõi chi phí sản xuất chung cũng được lồng vào các chi phí khác nên phải có chế độ kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các phần hành kế toán. PHẦN II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam: 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam là doanh nghiệp được thành lập vào đầu năm 2002 ( 01-2002 ) tại tỉnh Quảng Nam trên cơ sở góp vốn của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam, các cổ đông pháp nhân và thể nhân khác. Tên công ty: Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam Tên viết tắt: QTC Tên giao dịch quốc tế: Quang Nam Post-Telecoms Construction&Services Corporation. Trụ sở chính: Đường Phan Bội Châu, phường Tân Thạnh, thị xã Tam kỳ, tỉnh Quảng Nam. Địa chỉ văn phòng công ty: 211 Nguyễn Văn Linh, TP.Đà Nẵng Có 5 đơn vị trực thuộc: XN QTC1, XN xây lắp và sản xuất vật liệu bưu điện, XN QTC3, chi nhánh Đà Nẵng-QTC4, chi nhánh Khánh Hoà-QTC5. Được cấp giấy chứng nhận ĐKKD số: 3303070011 do Sở Kế hoạch&Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp. Trong những năm qua với phương châm hoạt động: Sự an tâm duy nhất về việc làm ở công ty bắt nguồn từ chất lượng, năng suất và thỏa mãn khách hàng; đồng thời nhờ sự cộng tác chặt chẽ của các đối tác và sự tín nhiệm của khách hàng, QTC đã trở thành một cái tên đồng nghĩa với chất lượng và sự tin cậy trong lĩnh vực thi công xây lắp và cung ứng dịch vụ bưu điện trên thị trường Việt Nam. Với đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật của công ty gồm 100% là các kỹ sư, cử nhân trẻ và nhiệt tình trong công việc, có khả năng tiếp thu, phân tích và vận dụng các kinh nghiệm cũng như triển khai các công nghệ mới. Các kỹ sư, cử nhân và chuyên gia của QTC tuy tuổi đời còn rất trẻ nhưng trong 6 năm qua đã tham gia nhiều dự án thuộc lĩnh vực BC-VT tại nhiều tỉnh thành trong cả nước; từ công tác quản lý đến công tác kỹ thuật gồm: tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng các công trình ngoại vi, truyền dẫn quang, hệ thống tổng đài vệ tinh,… QTC ra đời với mục tiêu: thoả mãn nhu cầu chính đáng của khách hàng; cung cấp kịp thời các giải pháp, thiết bị và dịch vụ tốt nhất; phát triển quan hệ đối tác trên cơ sở hai bên cùng có lợi; sự thành công, hài lòng của khách hàng là thước đo uy tín và hiệu quả của công ty; vì quyền lợi cổ đông. 2. Các lĩnh vực kinh doanh: - Thi công các công trình xây lắp BC-VT( nhà trạm, tháp anten, mạng ngoại vi, cáp quang,…), các công trình xây lắp dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, các công trình về phát thanh truyền hình. - Bảo trì, bảo dưỡng, hỗ trợ vận hành các thiết bị BC-VT, điện tử, tin học, các thiết bị chuyên ngành viễn thông, tin học. - Sản xuất cột bê tông đỡ cáp thông tin, cấu kiện xây lắp định hình; trụ anten, phụ kiện xây lắp mạng ngoại vi, cáp quang,… - Mua bán vật tư hàng hoá, thiết bị BC-VT, điện tử, tin học, cơ, điện, điện lạnh,… - Tư vấn kỹ thuật, lập dự án đầu tư, thiết kế, thẩm định, chuyển giao kỹ thuật công nghệ chuyên ngành BC-VT, điện, điện tử, tin học. - Kinh doanh phát triển các dịch vụ Bưu chính - Xuất bản phần mềm, dịch vụ quảng cáo, điện tử. - Dịch vụ viễn thông có dây, không dây, vệ tinh, Internet. 3. Nhiệm vụ: “Vì mục tiêu khách hàng, chất lượng dịch vụ và công trình”, QTC đã tự đặt ra những nhiệm vụ: - Đảm bảo cung cấp dịch vụ có chất lượng cao, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. - Duy trì tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000, nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong cung cấp các dịch vụ. - Không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác, gắn bó chặt chẽ với khách hàng. - Sắp xếp, bố trí và sử dụng phù hợp, hiệu quả các nguồn lực hiện có của công ty; tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân tố mới có trình độ chuyên môn phù hợp, có kiến thức quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật, điều hành tốt các hoạt động của công ty để bố trí công việc phù hợp và phát huy tối đa năng lực của toàn bộ công ty - Xây dựng và cải tiến môi trường làm việc lành mạnh, đoàn kết, thống nhất, hợp tác, phát huy tính sáng tạo và tinh thần làm chủ tập thể của CVN lao động, chăm lo, thực hiện đầy đủ, tốt nhất các chính sách, quyền lợi của người lao động. - Mọi hoạt động của công ty đảm bảo tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật. Sự an tâm duy nhất về việc làm của công ty này bắt nguồn từ: “CHẤT LƯỢNG-NĂNG SUẤT VÀ THỎA MÃN KHÁCH HÀNG” II. Tổ chức sản xuất ở công ty: 1. Tổ chức sản xuất: Là đơn vị xây lắp, sản phẩm có kết cấu đa dạng và thường có giá trị lớn, sản phẩm đơn chiếc và đều có thiết kế riêng. Do đó công ty không lập quy trình công nghệ và giao nhiệm vụ cho một ban điều hành công trình và đội thi công đảm nhận thi công công trình. Trên cơ sở thiết kế kỹ thuật, dự án công trình, nội dung công việc được giao, ban điều hành công trình và đội trưởng tiến hành triển khai kế hoạch thi công dưới sự giám sát điều hành chặt chẽ của các phòng ban chức năng liên quan. Hàng tuần hoặc cuối tháng, các ban điều hành và đội thi công gửi báo cáo khối lượng công việc thực tế thực hiện, bảng chấm công về công ty làm cơ sở thanh toán lương cho ban điều hành và đội thi công. 2. Quy trình thực hiện dự án: ( Sơ đồ 01 ) Nhận hồ sơ công trình từ BQLDA Đánh giá hồ sơ và phân công GSKT giám sát Giám sát và hổ trợ quá trình thi công Báo cáo tiến độ với lãnh đạo công ty Phối hợp nghiệm thu sơ bộ công trình Tổ chức nghiệm thu công trình hoàn thành Chuyển giao hồ sơ cho BQLDA III. Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty: 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty: Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban Tổng giám đốc Ban Tổ chức-Hành chính XN QTC I Ban Tài chính-Kế toán Ban Kế hoạch-Kinh doanh Ban Kỹ thuật - Thi công Trung tâm CNTT& TT QTC II QTC III CN Đà Nẵng-QTCI V CN Khánh Hoà-QCT V ( Sơ đồ 02 - Bộ máy quản lý ) 2. Mối quan hệ và nhiệm vụ của các phòng ban: - Đại hội đồng cổ đông: đây là cơ quan cao nhất của công ty, cổ đông có thể là pháp nhân hay thể nhân tham gia góp vốn đều là đồng sở hữu công ty. Cổ đông chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Đại hội đồng cổ đông bầu Hội đồng quản trị, bầu Ban kiểm soát giữa hai kỳ đại hội và có quyền triệu tập Đại hội đồng cổ đông, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát, xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông, thông qua báo cáo tài chính hàng năm. - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai nhiệm kỳ Đại hội đồng cổ đông, có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông, quyết định chiến lược phát triển công ty, phương án đầu tư, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác,…trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. - Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể trong quản lý. - Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, Tổng giám đốc được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư,…, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,… - Ban Tổ chức-Hành chính: là ban nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành các công tác: tổ chức nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực, tiền lương và chính sách đối với người lao động, công tác an toàn lao động,… - Ban Tài chính-Kế toán: là ban nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc để triển khai tổ chức, thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và hạch toán kinh tế toàn công ty, tham gia công tác thanh quyết toán các công trình, dịch vụ theo đăng ký kinh doanh,… - Ban Kỹ thuật-Thi công: là ban nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc để triển khai thực hiện các công trình có hàm lượng kỹ thuật cao, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công công trình, dịch vụ, chất lượng sản phẩm công trình, đánh giá chất lượng sản phẩm,… - Ban Kế hoạch-Kinh doanh: là ban có chức năng nghiên cứu, tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, theo dõi nắm tình hình, dự báo tình hình kinh tế, tham gia dự án đầu tư phát triển, nghiên cứu thị trường, lập dự toán và thanh quyết toán các công trình,… - Trung tâm CNTT&TT: là ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu, nghiên cứu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển công nghệ thông tin và truyền thông về lĩnh vực sản xuất phần mềm, tổ chức, quản lý mạng máy tính, thực hiện các chương trình ứng dụng thông tin, quản lý trang Web công ty,… - Các Xí nghiệp QTC I, QTC II, QTC III, QTC IV, QTC V: là các xí nghiệp trực thuộc có chức năng thực hiện các chỉ đạo của Tổng công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh. IV. Tổ chức bộ máy kế toán: 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán chi phí Thủ quỹ Kế toán các xí nghiệp Ghi chú: : quan hệ trực tuyến : quan hệ chức năng ( Sơ đồ 03 – Bộ máy kế toán ) 2. Nhiệm vụ: - Kế toán trưởng: là người thực hiện chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công ty về kế toán, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế toàn công ty và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị. - Kế toán tổng hợp: là người có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi sự biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ. Đồng thời kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các kế toán viên, thực hiện việc tổng hợp ghi chép sổ sách kế toán, lập các báo cáo thống kê các chứng từ ghi sổ, tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính của công ty. - Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng, lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên. - Kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay giữa công ty với ngân hàng, giám sát việc chấp hành thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. - Kế toán công nợ: theo dõi tình hình đối chiếu công nợ khách hàng, công nợ người bán, nợ nội bộ, ứng vốn thi công. - Kế toán chi phí: theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh chi phí, giám sát tình hình thực hiện chi phí ở công ty. - Kế toán các xí nghiệp: chịu trách nhiệm về quản lý vật tư, tiền lương của xí nghiệp mình, tổng hợp chứng từ hàng tháng mang về công ty để kế toán công ty tổng hợp số liệu và ghi chép sổ sách. - Thủ quỹ: theo dõi và thực hiện thu chi tiền mặt hàng ngày. Khi có quyết định của kế toán trưởng, giám đốc mới được thực hiện việc thu chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng. Thông thường vào cuối ngày, thủ quỹ phải gửi một số tiền lớn vào tài khoản ngân hàng của công ty, chỉ chi bằng tiền mặt những khoản chi nhỏ mang tính chất thường xuyên. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ quỹ Sổ Đăng ký chứng từ gốc Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc ( Sơ đồ 04 - Hình thức kế toán ) Ghi chú: : ghi hàng ngày hoặc định kỳ : quan hệ đối chiếu : ghi cuối tháng Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại thành các loại chứng từ có cùng nội dung tính chất để lập chứng từ ghi sổ, sau đó được ghi vào Sổ Cái. Các sổ kế toán chi tiết được mở căn cứ vào các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã được lập. Cuối tháng, kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp và lập bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản nhằm kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết. Cuối năm, căn cứ vào Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối tài khoản, kế toán lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. B. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM I. Khái quát chung về công tác kiểm soát nội tại Công ty cổ phân xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam: Sau gần 6 năm thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh thì vấn đề kiểm soát luôn được lãnh đạo công ty quan tâm. Vì kiểm soát nội bộ là công cụ để nhà quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, qua đó khống chế tối đa khả năng sai sót, gian lận,…có thể gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay công ty có Ban kiểm soát là bộ phận chuyên trách độc lập về kiểm soát để kiểm soát các công trình mà công ty trúng thầu thi công, còn mọi hoạt độmg kiểm soát tại công ty do nhà quản lý thực hiện và có sự kiểm soát nội bộ lẫn nhau giữa các phòng ban với nhau. - Để bảo vệ tài sản, công ty đã trang bị các nhà kho chứa nguyên vật liệu có độ an toàn cao, có sự kiểm soát chặt chẽ việc ra vào ở khu vực kho, nhân viên kho và nhân viên bảo vệ được trang bị đồ dùng,… nhằm hạn chế mất mát. Đồng thời ban hành các quy định về việc bảo trì và sữa chữa tài sản, đáp ứng nhu cầu sử dụng cần thiết. - Đối với tiền bạc, sổ sách kế toán: công ty đã trang bị két sắt an toàn để tránh rủi ro, mất mát, đưa ra quy định kiểm soát ra vào phòng thủ quỹ đối với nhân viên. Trang bị các tủ chứng từ để lưu trữ hồ sơ, sổ sách kế toán đề phòng trường hợp mất số liệu do sự cố máy tính. - Các chứng từ đều được đánh số thứ tự khi lưu trữ, có đầy đủ chữ ký các bên liên quan và được lập sau khi các nghiệp vụ phát sinh nhanh nhất có thể. II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam: Công ty hoạt động chủ yếu là nhận thầu và tổng thầu các công trình xây lắp thông qua đấu thầu. Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành triển khai thi công, thành lập ban điều hành dự án, đưa vật tư, công nhân thi công công trình với sự giám sát, hướng dẫn của chủ đầu tư. Ban điều hành công trình và các đội thi công đảm nhận thi công công trình từ khâu bắt đầu đến giai đoạn kết thúc. Trong quý IV/ 2007, công ty đã triển khai thi công một số công trình như: - Công trình “XL bể cống Tam Giang” - Công trình “PT MC Khánh Vĩnh-Khánh Hoà” - Công trình “MSC Đà Nẵng” - Công trình “XD tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai. Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp: Tại công ty bao gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. 1. Môi trường kiểm soát: 1.1. Cơ cấu tổ chức: Một trong những phương hướng phát triển sản xuất của công ty là tiếp tục đổi mới công tác tổ chức điều hành tại công ty, giữa công ty và các xí nghiệp một cách hợp lý, khoa học, đạt hiệu quả cao. Hiện nay bộ máy quản lý điều hành tại địa điểm thi công đều có sự tham gia của ban điều hành thi công, các đội trưởng, tổ trưởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Mặt khác bộ phận này có mối quan hệ chức năng với các phòng ban trong công ty. Ban điều hành thi công gồm: chỉ huy trưởng công trình, ch._. nguyên vật liệu trực tiếp. Bảng so sánh chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp STT Tên vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Trưởng ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Trong giá thành sản phẩm xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm 60%-70% tổng giá thành, vì vậy tiết kiệm hay lãng phí vật liệu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch hạ giá thành của mỗi doanh nghiệp xây lắp. Thường xuyên phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ góp phần hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo công thức sau: Chi phí NVL = Tổng khối lượng VL từng loại * Đơn giá vật liệu từng loại Ký hiệu: Cv = ∑ Mj * Gj M = ∑ Sj * mj Trong đó: Si : khối lượng công việc từng loại mj : Mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị khối lượng xây lắp Cv : lượng vật liệu tiêu hao Mj : khối lượng vật liệu từng loại Gj : đơn giá vật liệu từng loại * Chỉ tiêu phân tích: Cv = ∑ Mj * Gj - Chi phí NVL dự toán: Cvd = ∑ Mjd * Gjd - Chi phí NVL thực tế phát sinh: Cvt = ∑ Mjt * Gjt ∆Cv < 0: tiết kiệm chi phí * Đối tượng phân tích: ∆Cv = Cvt-Cvd ∆Cv = 0: không đổi so với dự toán ∆Cv > 0: bội chi phí * Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của sự thay đổi mức tiêu dùng từng loại vật liệu: ∆Cv(M) = ∑ (Mjt-Mjd)* Gjd + Ảnh hưởng của sự thay đôi đơn giá từng loại vật liệu: ∆Cv(G) = ∑ Mjt * (Gjt-Gjd) + Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng: ∆Cv = ∆Cv(M)+ ∆Cv(G) Quá trình phân tích có thể được tập hợp trên Bảng phân tích chi tiết NVL trực tiếp như sau: Bảng phân tích chi tiết NVL trực tiếp Hạng mục: STT Vật liệu Số lượng Vật liệu (M) Đơn giá vật liệu (G) ∆M ∆P Tổng hợp Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Tổng Trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập Mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng hay giảm thường do các nguyên nhân sau: + Do giám sát kỹ thuật không chặt chẽ nên công nhân sử dụng vật liệu sai thiết kế, tinh thần, ý thức, thái độ kỹ luật lao động, tay nghề của người lao động chưa tốt, làm hỏng gây lãng phí vật liệu. + Vật liệu cung cấp chưa kịp thời, không đồng bộ gây ra tình trạng sử dụng vật liệu không đúng quy cách để thay thế hay tổ chức thi công không cân đối, sử dụng chắp vá gây lãng phí, công tác tận dụng phế liệu không chú ý đúng mức. + Đơn giá vật liệu xuất dùng có sự thay đổi: Nếu giá mua biến động là do nguyên nhân khách quan bên ngoài doanh nghiệp nên công ty không kiểm soát được. Nếu có biến động về chi phí đi mua thì công ty nên xem lại công tác thu mua, cũng như có thể do quãng đường vận chuyển thay đổi. - Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Dựa trên những nguyên nhân gây biến động về giá và số lượng vật tư, công ty cần xem xét mức độ áp dụng thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà công ty đề ra có được áp dụng trong quá trình thi công hay không. Nếu một thủ tục kiểm soát nào đó làm chậm quá trình giải quyết công việc thì thủ tục kiểm soát đó không nên được áp dụng. + Đối với mức tiêu hao vật tư tăng là do giám sát thi công không chặt chẽ thì công ty nên quy trách nhiệm cho những người trực tiếp giám sát thi công, đội trưởng. + Để có thể cung cấp vật tư kịp thời thì công ty có thể cho phép chỉ huy trưởng công trình có quyền phê duyệt mua vật tư cho thi công với một giới hạn nào đó. + Để giảm lượng tiêu hao nguyên vật liệu thì công ty cần tăng cường công tác tận thu nguyên vật liệu, kỹ sư giám sát thống kê lại số lượng vật liệu còn lại cuối ngày báo cho đội trưởng nhằm tránh mất mát vật tư. Mỗi hạng mục công trình nhỏ được nghiệm thu thì số vật tư còn lại phải được theo dõi trên Phiếu báo vật tư còn lại và tiến hành làm thủ tục nhập lại số vật liệu này. + Nên sàng lọc, tìm kiếm nhà nhà cung cấp gần khu vực thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản. Văn phòng công ty Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Công trình: Đội thi công: Ngày: STT Loại vật tư ĐVT Số lượng Lý do sử dụng Phụ trách bộ phận sử dụng + Công ty có thể kiểm soát giá vật tư bằng cách khoán gọn chi phí mua trong giá mua, nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp mới, có nhiều nhà cung cấp thì công ty có thể dễ dàng có được những khoản chiết khấu. Nếu chỉ dựa vào một nhà cung cấp thì sẽ bị ép giá, gây chậm trễ trong khâu cung ứng vật tư. - Bước 6. Hành động: Khi triển khai các hoạt động hay thủ tục kiểm soát nào thì công ty phải tính toán giữa chi phí bỏ ra với lợi ích do thủ tục kiểm soát đó mang lại. Lợi ích của một thủ tục kiểm soát chính là đo lường thiệt hại nếu không áp dụng thủ tục kiểm soát đó. Sau đó công ty đem các thủ tục kiểm soát vào quá trình kiểm soát chi phí sản xuất trong xây lắp. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Khi kết thúc một công tình nào thì công ty cũng tiến hành những bước của quá trình kiểm soát chi phí để công ty ngày càng có những hành động, những thủ tục kiểm soát ngày càng có tính hữu hiệu và hiệu quả cao. 5. Nội dung kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành thì chi phí nhân công cũng là một trong những chi phí cơ bản. a. Đơn giá tiền lương do Ban Tổ chức-Hành chính xây dựng nếu là công nhân trong danh sách của công ty, những công nhân thuê ngoài thì đơn giá là do sự thỏa thuận. Tuy nhiên quá trình thuê mướn nhân công phải thông qua sự phê chuẩn của Ban giám đốc công ty hoặc chỉ huy trưởng công trình nhằm kiểm soát số lượng công nhân một cách chặt chẽ. b. Kiểm soát thời gian làm việc của công nhân: Công ty nên cử ra một người chyên trách việc chấm công tại địa điểm thi công thông qua Bảng chấm công để theo dõi sự có mặt của công nhân thực hiện thi công.Việc sử dụng một nhân viên độc lập chuyên trách sẽ nâng cao trách nhiệm của từng công nhân. Bảng chấm công nên được đặt nơi công khai để mọi người có thể kiểm tra công của nhau. (Bước 1 sơ đồ 11 – Kiểm soát chi tiết chi phí nhân công trực tiếp). Kiểm soát năng suất lao động: Ngoài biện pháp là luôn có người bên cạnh để đôn đốc thì công ty nên quy định là cuối ngày đội trưởng và cán bộ giám sát thi công phải thống kê sơ bộ khối lượng công việc mà công nhân thực hiện trong ngày , sau đó đối chiếu với những ngày trước để có biện pháp nâng cao năng suất lao động. c. Các bước kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu tổng quát là chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí nhân công. Để đạt được mục tiêu này thì công ty nên đưa ra những mục tiêu chi tiết, đó là: + Đảm bảo số lượng và trình độ tay nghề của công nhân tham gia thi công + Ngoài ra chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh đảm bảo tính có thật, tính đầy đủ, tính chính xác trong việc tính lương, trình bày và khai báo, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Bước 2. Đo lường các kết quả: Để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí thì đo lường, theo dõi chi phí nhân công trực tiếp theo từng đội, từng hạng mục công trình như sau: + Hàng ngày, đội trưởng căn cứ vào số lượng công nhân làm việc để chấm công thông qua bảng chấm công. + Sau mỗi hạng mục công trình nhỏ được hoàn thành thì tiến hành lập Báo cáo sản lượng thực hiện của đội mình. Văn phòng công ty Đường Phan Bội Châu, Tam Kỳ, Quảng Nam Báo cáo sản lượng thực hiện Công trình: Đội: STT Hạng mục công trình Khối lượng Ghi chú Đội trưởng Kỹ sư giám sát Người lập Đối với những hạng mục giao khoán thì khi hoàn thành sẽ có Biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng hoàn thành. Căn cứ vào các Bảng chấm công, Bảng báo cáo sản lượng thực hiện, Biên bản nghiệm thu, Ban Tổ chức-Hành chính tiến hành tính lương và lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển sang Ban Tài chính-Kế toán kiểm tra, sau đó phát lương cho công nhân và ghi chép sổ sách. Công ty cũng cần tập hợp chi phí nhân công trực tiếp ngoài tác dụng tính giá thành công trình cũng nên tập hợp những thông tin về chi phí nhân công thông qua những chỉ tiêu về khối lượng công tác xây lắp, ngày công thực tế và đơn giá ngày công của từng hạng mục công trình theo từng công việc cụ thể. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Căn cứ vào dự toán công trình được duyệt, kế hoạch thi công, các báo cáo về nhân công của toàn công trình ta có Bảng so sánh tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Bảng so sánh tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp STT Dự toán chi phí nhân công Chi phí nhân công thực tế Chênh lệch Trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập Qua bảng này thì công ty có thể biết được chi phí nhân công trực tiếp tăng hay giảm so với dự toán. Biết rõ nguyên nhân của sự tăng, giảm đó thì sẽ tiến hành phân tích khoản mục chi phí nhân công trực tiếp. - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: * Chỉ tiêu phân tích: Cn = ∑ Ni * Pi Với: Ni = mi * Si Trong đó: Cn : chi phí nhân công trực tiếp xây lắp Ni : năng suất lao động mi : ngày công thi công Si : khối lượng thi công Pi : đơn giá nhân công + Chi phí NVL dự toán: Cnd = ∑ Nid * Pid + Chi phí NVL thực tế phát sinh: Cnt = ∑ Mit * Pit * Đối tượng phân tích: ∆Cn = ∆Cnt - ∆Cnd * Ảnh hưởng của các nhân tố: + Ảnh hưởng của nhân tố năng suất lao động: ∆Cn(N) = ∑ (Nit-Nid)* Pid + Ảnh hưởng của đơn giá nhân công: ∆Cn(P) = ∑ Nit * (Pit-Pid) + Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng: ∆Cn = ∆Cn(N)+ ∆Cn(P) Quá trình phân tích có thể được tóm tắt qua Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp. Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp Hạng mục: STT Tên công việc Năng suất lao động (ngày) N Đơn giá nhân công (đồng) P ∆N ∆P Tổng hợp Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Trưởng Ban kế hoạch-Kinh doanh Người lập Sự biến động về năng suất lao động liên quan đến trách nhiệm của từng tổ, từng đội thi công. Các nguyên nhân có thể là do tổ chức quản lý thi công không tốt, trình độ tay nghề của công nhân hay là do tình trạng thiết bị máy thi công. Sự biến động về giá nhân công thường ít thay đổi, nếu có thay đổi thì có thể là do chính sách xã hội hoặc do sử dụng đơn giá không đúng với năng lực nhưng vẫn phải trả lương theo tính chất công việc hay do chính sách lương trong nội bộ doanh nghiệp. - Bước 5. Xác định hành động thích hợp: Dựa trên những nguyên nhân thực tế gây biến động về năng suất lao động và đơn giá tiền lương, công ty cần đưa ra những hành động mới và phát huy những thủ tục kiểm soát đã được áp dụng có hiệu quả để kiểm soát chi phí nhân công ngày càng tốt hơn. + Đối với những biến động về giá do sử dụng không đúng về năng lực nhưng vẫn trả lương thì công ty cần xem xét lại giai đoạn tuyển dụng và bố trí công nhân, đối với những công nhân có tay nghề kém thì cần điều chỉnh bậc thợ phù hợp. + Đối với những biến động do năng suất lao động thì công ty cần tăng cường quản lý ngày công và giờ công. Tổ trưởng và đội trưởng thường xuyên nhắc nhở công nhân mình trong quá trình thi công. Đồng thời, theo dõi tình hình làm việc của từng công nhân trong tổ, cuối tháng tiến hành bình chọn một công nhân tiêu biểu của tổ đưa lên công ty để thưởng cho công nhân này, biện pháp này nhằm giúp các công nhân trong tổ thi đua trong quá trình làm việc. - Bước 6. Hành động: Công ty tiến hành áp dụng những hành động vừa ban ra và những thủ tục có sẵn cho công trình thi công mới sau khi đã cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại của việc áp dụng các thủ tục kiểm soát đó trong thực tế. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Công ty cần xem lại những thủ tục ban ra đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp được áp dụng như thế nào trong thực tế qua việc phân tích nguyên nhân chênh lệch để có các hành động phù hợp với công ty nhất 6. Nội dung kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: a. Mỗi máy thi công cần giao cho một công nhân cụ thể để giao trách nhiệm bảo quản máy. Như vậy sẽ nâng cao trách nhiệm bảo quản máy cho từng công nhân vận hành máy, tránh tình trạng bỏ bê máy tại địa điểm thi công. b. Công ty cũng cần theo dõi riêng chi phí sử dụng máy thi công qua các chứng từ phát sinh cho máy thi công như: Bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho nhiên liệu, bảng thanh toán tiền lương công nhân lái máy và các hóa đơn dịch vụ mua ngoài khác, từ đó lên các sổ chi tiết, mẫu sổ theo dõi như sau: Văn phòng công ty Đường Phan Bội Châu-Tam Kỳ-Quảng Nam Sổ chi tiết Chi phí sử dụng máy thi công TK 623-Chi phí sử dụng Tên máy: Nước sản xuất: Tháng…. Năm… Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Yếu tố chi phí Cộng Số Ngày 6231 6232 6233 6237 6238 Cộng Hiện nay, nhiều công trình thi công có tính chất phức tạp và cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, máy móc sử dụng thi công thay thế dần lao động thủ công ngày càng phổ biến. Điều này đòi hỏi công ty phải tăng cường kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công. + Định kỳ, cán bộ kỹ thuật của công ty nên thăm khám các loại máy thi công, kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị và có kế hoạch sữa chữa kịp thời đảm bảo tiến độ thi công công trình. + Tại nơi thi công nên cử ra một nhân viên quản lý máy và mọi vấn đề liên quan đến máy phải có sự phê duyệt của người này. Khi máy hoạt động phải có sự phê duyệt trên phiếu sử dụng máy của kỹ sư giám sát và quản lý máy. + Để kiểm soát nhiên liệu cung cấp cho máy hoạt động thì Ban Kỹ thuật-Thi công nên tính toán số lượng tiêu hao nhiên liệu cho một ca sử dụng máy. Dựa vào số ca họat động và nhiên liệu cung cấp theo từng loại máy thi công để tính ra lượng tiêu hao thực tế, sau đó đem so sánh với lượng tiêu hao định mức, nếu có sự chênh lệch lớn thì phải tìm hiểu nguyên nhân và quy trách nhiệm cho những người có liên quan. + Nên xây dựng hệ thống kho tạm để nâng cao công tác bảo quản máy ở nơi thi công, tăng thời gian sử dụng Văn phòng công ty Đường Phan Bội Châu, Tam Kỳ, Quảng Nam Phiếu theo dõi ca máy thi công Ngày…tháng…. Tên máy: Mã hiệu: Công suất, trọng tải: Ngày Công trình, hạng mục công trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Chữ ký bộ phận sử dụng Phụ trách quản lý máy Người điều khiển máy c. Các bước kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Ở công ty, Ban Tài chính-Kế toán không tập hợp riêng chi phí sử dụng máy thi công nên rất khó khăn trong công tác phân tích chi phí này. Mục tiêu đặt ra đối với chi phí sử dụng máy thi công là: + Chi phí sử dụng máy thi công được tập hợp riêng trong quá trình hạch toán + Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí này. + Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc cho thi công về số lượng và chất lượng máy. + Chi phí sử dụng máy thi công được phản ánh có tính đầy đủ, có thật, tính đúng đắn trong việc tính giá, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Bước 2. Đo lường các kết quả: + Kỹ sư giám sát thi công báo cáo về số ca máy hoạt động của máy + Chi phí nhiên liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí khác cho máy thi công được cung cấp bởi người quản lý máy tại nơi thi công. Các chi phí này được tập hợp theo từng loại máy, từng loại công việc của từng hạng mục công trình để thuận tiện cho công tác kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: + So sánh tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế so với dự toán để thấy mức độ tăng, giảm so với dự toán là bao nhiêu. + So sánh số lượng các máy được sử dụng cho thi công với các máy cần cho thi công mà Ban Kế hoạch-Kinh doanh nêu ra ở giai đoạn lập dự toán để thấy được tình hình cung ứng máy thi công cho công trình. Bảng so sánh giá thành ca máy Công trình: Loại máy: STT Nội dung chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch 1 Khấu hao cơ bản 2 Chi phí sữa chữa lớn phân bổ 3 Chi phí sữa chữa thường xuyên 4 Nhiên liệu 5 Tiền lương công nhân điều khiển máy thi công 6 Chi phí khác Cộng Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: * Chỉ tiêu phân tích: Cm= ∑ Si* Ci * Gi Trong đó: Cm : chi phí sử dụng máy thi công Si: khối lượng công tác xây lắp thực hiện bằng máy Ci: số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp Gi : giá thành một ca máy + Chi phí sử dụng máy thi công theo dự toán: Cmd = ∑ Sid * Cid * Gid + Chi phí sử dụng máy thi công theo thực tế: Cmt = ∑ Sit * Cit * Git * Đối tượng phân tích: ∆Cm < 0: tiết kiệm chi phí ∆Cm = Cmt – Cmd ∆Cm = 0: không đổi so với dự toán ∆Cm > 0: bội chi phí * Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của số ca máy để hoàn thành một đơn vị khối lượng xây lắp: ∆Cm(C) = ∑ Sit * (Cit-Cid) * Gid + Ảnh hưởng của đơn giá ca máy: ∆Cm(G) = ∑ Sit * Cit * (Git-Gid) + Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng: ∆Cm = ∆Cm(C) + ∆Cm(G) Ta có thể tổng hợp quá trình phân tích chi phí sử dụng máy thi công qua Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công. Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công Công việc Loại máy Khối lượng thi công thực tế(S) Số ca máy C Đơn giá Chênh lệch Cd Ct Gd Gt C G Tổng Trưởng ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập Nhân tố khối lượng công tác xây lắp ít xảy ra biến động, mặt khác để loại trừ ảnh hưởng của cơ cấu công tác xây lắp thực hiện ta cố định khối lượng thi công bằng máy ở kỳ thực tế. Việc tăng thời gian hoạt động máy để thực hiện một đơn vị khối lượng công tác xây lắp chủ yếu là do các nguyên nhân thuộc về kỹ thuật tổ chức thi công công trình. Công ty có thể chưa lập được biện pháp thi công cơ giới hóa hợp lý, không lựa chọn được phương án sử dụng máy thi công tối ưu trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, không tận dụng hết công suất máy móc để xảy ra tình trạng ngừng việc giữa ca do không đảm bảo được vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc thiết bị chưa cao,.. - Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Tùy theo nguyên nhân gây nên những biến động về số ca máy và giá thành ca máy mà công ty có những hành động quản lý thích hợp. + Nếu do kỹ thuật tổ chức thi công không tốt thì cần phải tăng cường công tác giám sát của các kỹ sư giám sát công trình, Ban Kỹ thuật-Thi công nên nghiên cứu để có các giải pháp thi công hợp lý, sử dụng có hiệu quả các loại máy móc. + Nếu do không đảm bảo cung cấp nhiên liệu thì cần xem lại khâu cung ứng vật tư có thể do một thủ tục kiểm soát ban ra làm chậm quá trình cung cấp nhiên liệu phục vụ máy thi công. + Nếu do các yếu tố chi phí trong quá trình vận hành máy thi công thì nên quy định định mức vật tư cho từng ca máy hoạt động để cung cấp, đôn đốc công nhân vận hành máy thi công làm việc, có kế hoạch trích trước chi phí sữa chữa lớn máy thi công. + Nếu giá thành ca máy tăng do các chi phí liên quan đến giá cả thị trường thì công ty không kiểm soát được. Để kiểm soát năng suất làm việc của máy và số ca máy hoạt động thì bộ phận phụ trách quản lý máy nên lập Phiếu theo dõi máy thi công. Phiếu theo dõi máy thi công Công trình: Ngày Đối tượng sử dụng( công trình, hạng mục công trình) Loại máy Số giờ máy dự toán hoạt động Số giờ máy thực tế hoạt động Ý kiến của bộ phận sử dụng máy thi công Chữ ký người điều khiển máy thi công Phụ trách quản lý máy + Để theo dõi giá thành ca máy thì phụ trách quản lý máy nên tập hợp chi phí phát sinh theo từng hạng mục công trình loại máy. Bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho máy Công trình: Loại máy Công việc Chia theo khoản mục Tổng Nguyên vật liệu Tiền lương ….. Khấu hao Căn cứ vào Bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho máy và Phiếu theo dõi máy thi công, Ban Kế hoạch-Kinh doanh tính ra đơn giá một ca máy giúp cho quá trình phân tích được thuận lợi và ngày càng có nhiều biện pháp quản lý thích hợp. - Bước 6. Hành động: Từ những biện pháp nhằm giảm giá thành ca máy và số ca máy để thi công một đơn vị khối lượng xây lắp, công ty tiến hành áp dụng những thủ tục kiểm soát mới vào thực tiễn thi công và kết hợp với những thủ tục có sẵn nhằm kiểm soát tốt hơn về chi phí sử dụng máy thi công. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Để có thể kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công thì công ty nên đánh giá lại những thủ tục kiểm soát được áp dụng như thế nào trong quá trình thi công, đem lại hiệu quả như thế nào thông qua quá trình kiểm soát chi phí này ở các công trình tiếp theo. 7. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục bao gồm nhiều nội dung chi phí nên khó kiểm soát. a. Để kiểm soát vật liệu phục vụ chung cho công trình thì Giấy đề nghị xuất kho vật tư phải có chữ ký của chỉ huy trưởng công trình. b. Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý tại nơi thi công thì cuối tuần nên có cuộc họp để mọi người báo cáo phần việc của mình làm. Đồng thời chỉ huy trưởng công trình nên nhận xét từng người về phần việc mà họ phụ trách để mọi người tự rút kinh nghiệm lẫn nhau. c. Thời gian làm việc của bộ phận quản lý thi công được chấm công thông qua Bảng chấm công và cũng phải đặt nơi công khai. d. Đối với những chi phí tiếp khách và điện thoại thì công ty nên quy định mức tiền là bao nhiêu, nếu vượt mức tiền trên thì sẽ phải giải trình bằng văn bản rõ ràng. Công ty cũng cần tập hợp các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung với các thủ tục kiểm soát chi phí nhân nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. e. Các bước kiểm soát chi phí sản xuất chung: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Công ty đã đặt ra các mục tiêu là tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí sản xuất chung trong dự toán chi phí chung. Ngoài ra công ty cũng nên đưa ra các mục tiêu cụ thể chi tiết hơn đó là: + Chi phí sản xuất chung đảm bảo tính có thật, tính chính xác, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. + Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức hợp lý và nhất quán giữa các hạng mục công trình. - Bước 2. Đo lường các kết quả: Đối với những nội dung chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến hạng mục công trình nào thì tập hợp riêng cho hang mục công tình đó, theo từng nội dung chi phí. Đối với những chi phí liên quan đến nhiều hạng mục công trình thì tiến hành phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Ta tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh so với dự toán chi phí sản xuất chung theo từng nội dung chi phí để thấy được sự chênh lệch của từng nội dung phục vụ cho công tác phân tích chi phí này. Bảng so sánh chi phí sản xuất chung Nội dung chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch Giá trị Tỷ trọng(%) 1.Tiền lương nhân viên quản lý đội 2.Chi phí VL,CCDC quản lý đội 3.Chi phí dịch vụ mua ngoài …… ….. ……. ……. …….. Chi phí bằng tiền khác Khấu hao TSCĐ Tổng cộng Người lập - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Dựa vào Bảng so sánh chi phí sản xuất chung ta thấy được sự biến động của từng yếu tố chi phí so với dự toán, yếu tố chi phí trên có thể được phân loại thành biến phí và định phí. Đối với những nguyên nhân làm tăng biến phí vật liệu, công cụ dụng cụ quản lý đội, các khoản trích theo lương,…thì có thể sử dụng lãng phí trong quá trình thi công. Đối với những nguyên nhân tăng định phí sử dụng máy thi công như tiền lương nhân viên quản lý đội, chi phí lán trại, chi phí khấu hao,…thì có thể làm tăng khối lượng công tác xây lắp so với dự toán hoặc tăng thời gian thi công công trình. - Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Để quản lý những biến động do biến phí gây ra thì nhà quản lý cần có những biện pháp quản lý tương tự như quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Để quản lý những biến động do định phí sản xuất chung thì cá nhân những người thực hiện chi phí này phải giải trình và chịu trách nhiệm trước nhà quản lý. Chi phí sản xuất chung phụ thuộc vào tiến độ thi công của công trình, do đó công ty cần có những biện pháp để đẩy nhanh tiến độ thi công công trình như cung ứng vật tư đầy đủ, tuyển dụng, thuê mướn công nhân cần thiết cho công trình thi công, chi phí lán trại, bảo hộ lao động có thể tận dụng ở các công trình trước. - Bước 6. Hành động: Sau khi có những hành động quản lý thích hợp và so sánh chi chí bỏ ra so với lợi ích mang lại thì công ty đưa những thủ tục này áp dụng kiểm soát chi phí sản xuất chung cho các công trình, hạng mục công trình tiếp theo. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Công việc đánh giá lại là cần thiết giữa quá trình kiểm soát trước quá trình kiểm soát sau, giúp cho công trình kiểm soát được diễn ra liên tục. MỘT SỐ CHỨNG TỪ MINH HỌA CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM * * * *۩ * * * * Phụ lục 01 GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Tôi tên: Hoàng Hữu Phú Địa chỉ: Ban Kế hoạch-Kinh doanh Lý do: Để phục vụ CT: “XL cống bể Tam Giang” được nhanh chóng triển khai. Vì vậy, xin được đề xuất các nội dung: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng 1 Gá đầu cầu mạ kẽm bộ 02 2 Cùm mạ kẽm colie nối ống 111 bộ 100 …. ….. ….. ….. 20 Xẻ ống giữa cầu luồng cáp bộ 03 Vậy kính đề nghị BGĐ sớm duyệt để triển khai công việc Giám đốc Phụ trách Người đề xuất (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 02 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: - GĐ cty CP xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam - Ban Tài chính-Kế toán Họ và tên người đề nghị thanh toán: Phan Phước Hiếu Bộ phận: Ban điều hành công trình Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua các phụ kiện cho cống thép qua cầu của CT “XL cống bể Tam Giang” STT Nội dung Mã số Số tiền(đồng) Thời gian 1 Phụ kiện ống thép qua cầu( côliê, balon các loại,… 0082042 25.598.895 08/12/2007 Tổng cộng 25.598.895 Bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm chín mươi tám ngàn tám trăm chín mươi lăm đồng. Kèm theo 1 chứng từ gốc: Hoá đơn giá trị gia tăng Người đề nghị thanh toán Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng Người duyệt (Đã ký) (Đã Ký) ( Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 03 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Mẫu số 01 GTKT-3LL Ngày 01 tháng 12 năm 2007 ML/2006N 0082042 Người bán hàng: Công ty TNHH XD& TM Văn Dũng Địa chỉ: 31 Đoàn Thị Điểm – Đà Nẵng. Điện thoại: 0511835943 MST: MS 400413682… Tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam Địa chỉ: Đường Phan Bội Châu-Tam Kỳ-Quảng Nam Tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 4000364082… STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Gá đầu cầu mạ kẽm bộ 02 190.000 380.000 2 Cùm colie nối ống 111 mạ kẽm bộ 100 35.000 3.500.000 … … … …. …. … Xẻ ống giữa cần luồng cáp bộ 03 35.000 105.000 Cộng tiền hàng: 24.379.900 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.218.995 Tổng thanh toán: 25.598.895 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm chín mươi tám ngàn tám trăm chín mươi lăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phụ lục 04 VP công ty Mẫu số 02-55 Đường Phan Bội Châu (Ban hành theo QĐ số15/2006 Tam Kỳ-Quảng Nam QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số 01 TK : 1111A TK đ/ứ: 3311A Người nhận: Phan Phước Hiếu Địa chỉ: Ban điều hành công trình Về khoản: ( Hiếu ) thanh toán tiền vật tư CT: XL cống bể Tam Giang Số tiền: 25.598.895 đồng Kèm theo: 0 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền: Hai mươi lăm triệu năm trăm chín mươi tám ngàn tám trăm chín mươi lăm đồng y Thủ quỹ Ngày 08 tháng 12 năm 2007 (Đã ký) Người nhận tiền (Đã ký) Phụ lục 06 Trung đoàn BB1 BẢNG CHẤM CÔNG TỔ 1 Tháng 10 năm 2007 CT: XD tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai STT Họ và tên Ngày tháng Tổng công Ghi chú 01 02 03 … 22 1 Đinh Thanh Thương x x x … … 22 2 Nguyễn Xuân Lâm x x x … … 22 … … … … … … … … 20 Nguyễn Thanh Phong x x x … … 22 Ngày 23 tháng 10 năm 2007 Xác nhận trung đoàn BB1 Người lập bảng Thái Đại Ngọc Văn Bá Chín Phụ lục 07 Trung đoàn BB1 BẢNG LƯƠNG TỔ 1 THÁNG 10 NĂM 2007 CT: Xây dựng tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai STT Họ và tên Ngày công Tiền công Phụ cấp Tổng tiền Ký nhận 1 Đinh Thanh Thương 22 70.000 7000 1.694.000 2 Nguyễn Xuân Lâm 22 60.000 1.320.000 … … … … … … 20 Nguyễn Thanh Phong 22 55.000 1.210.000 Tổng cộng 21.994.000 Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu chín trăm chín mươi bốn ngàn đồng y Người lập bảng Xác nhận trung đoàn bộ binh Huỳnh Thanh Lược Thái Đại Ngọc Phụ lục 08 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: GĐ cty CP xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam Ban Kế toán-tài chính Họ và tên người đề nghị thanh toán: Trần Văn Trung Bộ phận: Ban điều hành công trình Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền nhân công thuê ngoài theo HĐ số 01/ HĐKT/ QTC-BB1-CT xây dựng tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ-tỉnh Gia Lai Số tiền: 49.573.000 đồng Kèm theo bảng thanh toán lương chứng từ gốc: STT HĐCT Số tiền Ghi chú SHĐ Ký hiệu Ngày HĐ 1 Lương T10 tổ 1 31/10/2007 21.994.000 2 Lương T10 tổ 2 31/10/2007 17.579.000 Tổng cộng 49.573.000 Bằng chữ: Bốn mươi chín triệu năm trăm bảy mươi ba ngàn đồng y Người đề nghị thanh toán Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng Người duyệt (Đã ký) (Đã Ký) ( Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 09 VP công ty Mẫu số 02-55 Đường Phan Bội Châu (Ban hành theo QĐ số15/2006 Tam Kỳ-Quảng Nam QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số 01 TK : 1111A TK đ/ứ: 6622A Người nhận: Trần Văn Trung Địa chỉ: Ban điều hành công trình Về khoản: Thanh toán tiền nhân công CT xây dựng tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ-tĩnh Gia Lai Số tiền: 49.573.000 đồng Kèm theo: 0 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền: Bốn mươi chín triệu năm trăm bảy mươi ba ngàn đồng y Thủ quỹ Ngày 08 tháng 12 năm 2007 (Đã ký) Người nhận tiền (Đã ký) Phụ lục 11 BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Quý IV năm 2007 STT TK KH Tên TK KH TK CP Tên TK CP Giá trị phân bổ 1 2141A Hao mòn TSCĐ 62724A CP chung XL-khấu hao 40.629.063 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Đã ký) ._.