Công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung
Tài liệu Công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung: MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát chi phí trong Doanh nghiệp. A.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp 1 I. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp 1 1.Khái niệm KSNB 1 2.Phân loại kiểm soát 1 II.Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 2 1.Môi trường kiểm soát 2 2.Hệ thống kế toán 4 3.Các thủ tục kiểm soát 6 4.Bộ phận kiểm toán nội bộ 6 B. Chi phí sản xuất và kiểm soát chi phí sản xuất trong Doanh nghiệp 9 I.... Ebook Công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung
Tóm tắt tài liệu Công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất trong Doanh nghiệp 9
1.Khái niệm chi phí SXKD trong doanh nghiệp 9
2.Phân loại chi phí 9
II. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất 10
1.Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất 10
2.Kiểm soát chi phí sản xuất 10
2.1.Khái niệm 10
2.2.Vai trò 11
3.Các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí sản xuất 11
4.Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất 12
4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 12
4.1.1.Kiểm soát vật chất 12
4.1.2.Kiểm soát quá trình ghi chép 15
4.2.Kiểm soát chi phí nhân công tực tiếp 16
4.2.1.Kiểm soát vật chất 16
4.2.2.Kiểm soát quá trình ghi chép 18
4.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung 19
4.3.1.Kiểm soát vật chất 19
4.3.2.Kiểm soát quá trình ghi chép 20
Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung
A.Khái quát chung về công ty Xây Lắp và Công Nghiệp
Tàu Thuỷ Miền Trung 21
I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 21
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 21
2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 23
II.Cơ cấu tổ chức sản xuất 25
1.Quy trình công nghệ 25
2.Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất 25
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 26
1.Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 26
2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty 27
IV. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tại công ty 27
1.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 27
1.1.Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty 27
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của các thành phần kế toán 28
2.Hình thức tổ chức kế toán tại công ty 29
B. Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 31
I. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 31
1.Môi trường kiểm soát 31
2.Hệ thống kế toán 33
3. Thủ tục kiểm soát 36
4.Bộ phận kiểm toán nộ bộ 36
II. Thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 36
1.Đặc điểm và yêu cầu quản lý chi phí tại công ty 36
2.Thực tế công tác kiểm soát chí phí sản xuất tại công ty 38
2.1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 38
2.1.1.Kiểm soát vật chất 38
2.1.2.Kiểm soát quá trình ghi chép 41
2.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 45
2.2.1.Kiểm soát vật chất 45
2.2.2.Kiểm soát quá trình ghi chép 47
2.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung 49
2.3.1.Kiểm soát vật chất 49
2.3.2.Kiểm soát quá trình ghi chép 51
Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát
chi phí sản xuất tại công ty
I.Một số nhận xét về công tác kiểm soát nội bộ tại công ty 54
1. Ưu điểm 54
1.1.Môi trường kiểm soát 54
1.2.Hệ thống kế toán 54
2.Nhược điểm 55
2.1.Môi trường kiểm soát 55
2.2.Hệ thống kế toán 56
2.3.Các thủ tục kiểm soát 57
II. Một số nhận xét về công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 58
1.Ưu điểm 58
1.1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 58
1.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59
1.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung 59
2.Nhược điểm 59
2.1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 59
2.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59
2.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung 59
III. Kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty 60
1.Hoàn thiện môi trường kiểm soát 60
2.Hoàn thiện hệ thống kế toán 61
IV.Kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 61
1.Hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 61
2.Hoàn thiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 65
3.Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất chung 66
Phụ lục
Kết luận
¯
Trên con đường phát triển đất nước, mỗi quốc gia đều đứng trước những thời cơ và thử thách khác nhau. Nhất là trong thời đại Quốc tế ngày nay đang sống trong xu thế toàn cầu hoá, đa phương hoá và đa dạng hoá. Trước những thời cơ và thử thách đó nền kinh tế nước ta cũng chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều chỉnh của nhà nước.
Trong nền kinh tế ấy, không thể tránh khỏi tình trạng cạnh tranh nghiệt ngã và gay gắt giữa các thành phần kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Sự tác động trong tổng thể có thể loại trừ lẫn nhau trên thương trường “ kẻ mạnh thắng kẻ yếu” để có thể tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải đảm bảo bù đắp được chi phí đồng thời xác định được kết quả kinh doanh lãi hay lỗ. Những việc này chỉ thực hiện được trên cơ sở đòi hỏi nhà doanh nghiệp phải quản lý chi phí sản xuất một cách hiệu quả và chính xác.Có thể nói chi phí là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp, là đòn bẩy kinh tế quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Như chúng ta đã biết, chi phí có vai trò quan trọng trong việc tính giá thành sản phẩm đã có nhiều sai lầm trong việc quản lý chi phí không chính xác. Vì chi phí là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh tập trung kết quả nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp, là biểu hiện bằng tiền toàn bộ lao động sống và lao động vật hoá kết tinh trong sản phẩm, là thước đo nói lên trình độ quản lý của công ty tốt hay xấu, là mục tiêu phấn đấu của công ty. Việc kiểm soát chi phí là điều quan trọng ở nước ta hiện nay. Do đó việc thiết lập một hệ thống KSNB chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống KSNB về chi phí.Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động , đảm bảo và tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp.
Nhận thức được tầm quan trọng này với kiến thức được học ở trường kết hợp với thời gian thực tập tại Công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung em xin chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất” để làm khoá luận tốt nghiệp. Ngoài ra trong quá trình tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty em nhận thấy công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở đây chỉ nằm trong phạm vi hẹp cho nên là vấn đề đang được những người trực tiếp quản lý kinh tế quan tâm và cũng là lý do để em chọn dề tài này.
Khoá luận gồm 3 phần:
Phần I : Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát chi phí trong Doanh nghiệp
Phần II : Thực trạng công tác kiểm soát chi phí SXKD tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung
Phần III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí SXKD Công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung
Chuyên đề này được viết trên cơ sở những kiến thức tiếp thu được trong thời gian học ở trường và trong quá trình được thực tập tại công ty. Mặc dù em đã cố gắng hết sức mình, song vì trình độ còn hạn chế và thời gian tiếp cận thực tập chưa nhiều nên chuyên đề của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô đặc biệt là giảng viên Th.s Nguyễn Thị Hoài Thương, Ban lãnh đạo và các cô chú ở phòng Kế toán tại công ty Xây lắp Và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung. Em xin chân thành cảm ơn.
A- Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
I. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiếm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ:
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin.
Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và các quy định
Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản.
Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý.
Như vậy kiểm toán nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức
và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
2. Phân loại kiểm soát :
Phân loại theo mục tiêu thực hiện: Kiểm soát hướng dẫn; kiểm soát “có”, ”không”; kiểm soát hành động.
Phân loại kiểm soát theo thời điểm tiến hành: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau.
Phân loại kiểm soát theo mối quan hệ với đối tượng kiểm soát: kiểm soát từ xa, kiểm soát trực tiếp, kiểm soát gián tiếp.
Phân loại kiểm soát theo mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát: kiểm soát từ bên ngoài, kiểm soát nội bộ.
Phân loại kiểm soát theo cách thức xây dựng các thủ tục kiểm soát: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát bổ sung và kiểm soát cụ thể. Trong đó, việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát này hết sức quan trọng trong các ngân hàng (kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện).
Đối với các doanh nghiệp thường phân loại kiểm soát thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát:
* Kiểm soát trực tiếp:
Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu của các bộ phận cấu thành trong Báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp gồm ba loại hình cơ bản: kiểm soát quản lý, kiểm soát xử lý, kiểm soát bảo vệ tài sản
* Kiểm soát tổng quát:
Kiểm soát tổng quát là quá trình kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống bộ phận, nhiều công việc khác nhau trên gốc độ quản lý. Sự kiểm soát chung này nhằm liên kết toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và cho đánh giá tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó, phát hiện các thế mạnh cũng như những điểm yếu của từng bộ phận, tiến hành nghiên cứu và cải tiến nó trong mối quan hệ của các bộ phận khác nhau nhằm giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả hơn.
II. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 bộ phận chính sau:
Môi trường kiểm soát
Hệ thống kế toán
Các thủ tục kiểm soát
Kiểm toán nội bộ
Môi trường kiểm soát:
Các nhân tố bên trong
Nội dung của các nhân tố bên trong môi trường kiểm soát
Sự kiểm soát hữu hiệu của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đối với vấn đề kiểm soát. Nên người quản lý cao nhất trong đơn vị tin rằng quản lý là vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị sản xuất cũng cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược lại, nếu người quản lý hô hào kiểm soát nhưng không thực tâm chú ý, các mục tiêu kiểm soát chắc chắn không đạt được.
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc xây dựng, thiết kế sự hoạt động, và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát
Đặc thù quản lý của doanh nghiệp:
Nhân tố này ảnh hưởng rất lón đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm hai đặc điểm lớn sau:
Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của con người cấp cao trong đơn vị. Bao gồm những vấn đề như:
Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh.(xem các nhà quản lý có chấp nhận rủi ro trong kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ các phương án kinh doanh không)
Xem nhà quản lý doanh nghiệp có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh không
Có duy trì mối quan hệ thường xuyên đối với nhân viên cấp dưới không.
Có thận trọng trong việc trình bày và công bố Báo cáo tài chính không
Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp( Việc phân bố quyền lực trong doanh nghiệp)
Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì kiểm toán viên cần tập trung chú ý đến phẩm chất và năng lực người nắm quyền tập trung đó.
Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn này.
Phương pháp uỷ quyền: Là cách thức người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những uỷ quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Uỷ ban kiểm toán) Sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý.
Cơ cấu tổ chức:
Xây dựng cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện để đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu tổ chức được xem là tốt khi nó đảm bảo được các nguyên tắc sau:
Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không có sự bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận.
Thực hiện phân chia 3 chức năng:
- Xử lý nghiệp vụ
- Ghi chép sổ sách
- Bảo quản tài sản
Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
Bảo đảm sự độc lập tương đối của các bộ phận.
Điều này thể hiện qua việc người phụ trách một bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên.
Chính sách nhân sự:
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.
Tóm lại, với những lý do trên các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch hoạt động: sản xuất, kinh doanh,...và kế hoạch tài chính. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc. Nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
e. Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính.
Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.
1.2.Các nhân tố bên ngoài:
Môi trường kiểm soát chung của một đơn vị còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài.
Các nhân tố này tuy nằm ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ cung cách của nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể.
Ví dụ: Chính sách của nhà nước, khách hàng, nhà cung cấp.
Hệ thống kế toán:
2.1. Nội dung của hệ thống kế toán:
Thông qua quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Khi xem xét hệ thống kế toán cần xét về mặt quy trình bao gồm các bộ phận sau:
Xem xét việc tổ chức và vận dụng chứng từ, sổ sách kế toán
Chẳng hạn:
Chứng từ có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết
Chứng từ và sổ sách có được ghi chép ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót, gian lận.
Ghi chép rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu không.
Tổ chức luân chuyển chứng từ có đảm bảo tính khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và được sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm các khác biệt trong ghi chép.
Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với quy định nhà nước và có tính năng kiểm soát.
Xem xét việc tổ chức và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Chẳng hạn, đơn vị có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị, nếu có thể xây dựng một cuốn sổ “ sổ tay kế toán”, bao gồm những nội dung cần thiết để các kế toán viên tra cứu khi cần thiết.
Xem xét việc tổ chức và vận dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng ghi sổ, nhật ký sổ cái.
Chẳng hạn, sổ sách có được đóng chắc chắn, đánh số trang, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp và quy định nguyên tắc ghi chép (không tẩy xoá, không ghi chèn dòng, không bỏ cách dòng...) có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt.
Xem xét việc lập, tổ chức và vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị doanh nghiệp.
Chẳng hạn:
Có quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra báo cáo tài chính quý, sáu tháng và cuối năm.
Báo cáo kế toán quản trị cần chặt chẽ và hướng dẫn chu đáo về biểu mẫu, cách lập, người báo cáo và người nhận cho từng loại báo cáo. Chú ý vấn đề bảo mật thông tin, các báo cáo chỉ gửi đến người có thẩm quyền và liên quan đến sự việc.
Tóm lại, xem xét việc tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Trong những đơn vị sử dụng máy tính vào công tác kế toán và quản lý, hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống thông tin và truyền thông đơn vị nói chung có những đặc điểm riêng. Hệ thống thông tin mà chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị. Hệ thống kế toán thông qua việc quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán.
2.2. Các nhân tố của hệ thống kế toán:
2.2.1. Tính có thật: Nghiệp vụ kinh tế có thật sự phát sinh thì mới được ghi chép vào sổ sách kế toán.
2.2.2. Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phát sinh phải được sụ phê chuẩn của người quản lý.
2.2.3. Sự đầy đủ: Tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép vào sổ sách kế toán.
2.2.4. Sự đánh giá: Đánh giá tài sản, nguồn vốn xem việc tính toán có đầy đủ không, có tuân thủ các nguyên tắc kế toán không.
2.2.5. Sự phân loại: Thể hiện việc phân loại tài sản, nguồn vốn và ghi vào các tài khoản kế toán đúng đắn.
2.2.6. Đúng kỳ: Việc xác định doanh thu và chi phí phải xác định đúng kỳ. Doanh thu và chi phí phát sinh kỳ nào ghi nhận kỳ đó.
2.2.7. Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Thể hiện từ chứng từ gốc đi vào các sổ trung gian ghi như thế nào, ghi có đúng không.
3. Các thủ tục kiểm soát:
3.1. Nội dung của các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những thủ tục kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài
So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán
Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch
3.2. Các nhân tố của thủ tục kiểm soát:
3.2.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ là công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm tra tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó.
Điều quan trọng nhất trong sự phân chia công việc trong kế toán là khả năng ngăn chặn các sai sót, các mầm mống của gian lận và tiêu cực.
Trong kế toán, phân chia trách nhiệm nhằm hướng đến sự cách ly, tách biệt giữa các chức năng sau (bất kiêm nhiệm)
Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản:
Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữa tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán.
Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản:
Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ:
Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “ cải thiện” kết quả hoạt động của mình.
Ở Việt Nam, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, Điều 9- Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, đã quy định: “ Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh, và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác. Lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị nêu trên không bố trí những người thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.”
3.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần bảo đảm:
a.Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:
Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót, gian lận.
Chứng từ được quy định biểu mẫu thống nhất, thường bao gồm nhiều liên.
Cần thiết kế đơn giản, ghi chép phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, không được tẩy xoá, không được ghi tắt.
Phải tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tính khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và được sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm các khác biệt trong ghi chép.
Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát...
Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
b. Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động.
Tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi một người quản lý trong phạm vi quyền hạn được phép. Bỡi lẽ, khi bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra ngay.
Do đó, có thể chia làm 2 loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như, quyết định mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên do Hội đồng quản trị phê chuẩn.
c. Kiểm soát vật chất:
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
d. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.
Thí dụ, nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm. Vì thế hoạt động này là rất cần thiết.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ bị mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất cứ lý do nào.
e.Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có liên theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp.
Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài.
Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết
Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế và kế hoạch. Trong loại đối chiếu này, chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể.
4.Bộ phận kiểm toán nội bộ
4.1. Nội dung của bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán độc lập là bộ phận độc lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978,” Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”.
Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) kiểm toán nội bộ là” một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ”.
Kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
4.2. Các nhân tố của bộ phận kiểm toán nội bộ
4.2.1. Về tổ chức
Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức trực thuộc một cấp quản lý cao đủ để không bị giới hạn phạm vị hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
4.2.2. Về nhân sự
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.
B- Chi phí sản xuất và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
I. Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
1. Khái niệm Chi phí sản xuất :
Chi phí sản xuất là những biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp phải chi ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm)
Chi phí sản xuất được xác định trên cơ sở khối lượng sản phẩm, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của doanh nghiệp phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng kỳ.
Phân loại chi phí
Trong lĩnh vực kế toán tài chính, ta có thể phân loại chi phí SXKD theo các tiêu thức sau:
Phân loại theo nội dung kinh tế của chi phí: theo cách phân loại này, những chi phí sản xuất trong doanh nghiệp có chung tính chất kinh tế sẽ được xếp chung vào một yếu tố chi phí, không kể chi phí đó chi ra ở đâu và dùng với mục đích gì.Có 5 yếu tố chi phí:
Chi phí nguyên liệu, vật liệu:Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ báo cáo trừ nguyên liệu, vật liệu…bán hoặc xuất cho XDCB
Chi phí nhân công: Bao gồm toàn bộ chi phí trả cho người lao động về tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lương trong kỳ báo cáo trước khi trừ các khoản giảm trừ. Bao gồm cả chi phí BHYT, BHXH, KPCĐ mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước theo qui định. Không bao gồm chi phí nhân công cho XDC._.B hoặc được bù đắp bằng các nguồn kinh phí khác như: Đảng, đoàn…, các khoản chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp dùng trong SXKD kỳ báo cáo.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các chi phí về nhận cung cấp dịch vụ từ các đơn vị khác để phục vụ cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo như: Điện, nước, điện thoại…
Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm các chi phí không thuộc các loại trên như: Chi phí tiếp khách, hội nghị, thuê quảng cáo…
Phân loại theo công dụng của chi phí
Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Là giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ…tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ
Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng như tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng, chi phí công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất, khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác thuộc phạm vi phân xưởng
Cách phân loại này có tác dụng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo khoản mục, tính toán chính xác giá thành của sản phẩm, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố khác nhau đến giá thành sản phẩm.
II. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất
1.Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí sản xuất
Hiện nay hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên nguyên tắc tối đa hoá lợi nhuận, để đạt được điều này thì yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý là phải tiết kiệm chi phí, trong đó việc kiểm soát chi phí sản xuất sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất để có được sản phẩm thì phải tiến hành chế biến qua nhiều giai đoạn và được thực hiện ở nhiều giai đoạn khác nhau. Vì vậy, việc kiểm soát chi phí sản xuất là cần thiết nhằm chống được lãng phí, khống chế chi phí bất hợp lý, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh và sự đứng vững của doanh nghiệp trên thị trường ngày nay.
2.. Kiểm soát chi phí
2.1. Khái niệm
Kiểm soát chi phí là việc thiết lập các định mức chi phí trước khi đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi hoạt động này xảy ra cần theo dõi tình hình thực hiện định mức chi phí thông qua các báo cáo kế toán. Sau đó tiếp tục sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm phân tích tình hình biến động của chi phí thực tế so với định mức đã đặt ra trước đó. Thông qua đó có thể xác định được các nhân tố ảnh hưởng, khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí. Từ đó đề ra những biện pháp khắc phục những tồn tại, xây dựng các phương án hoạt động mới, khai thác các khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho những kỳ sau.
2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý
Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong công việc quản lý, điều quan trọng không phải là nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang lại hiệu quả làm tốn kém thời gian và công sức bỏ ra .
3.Các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí sản xuất
3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng rất lớn đến việc kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất thể hiện:
Khi đề ra các chính sách về kiểm soát nội bộ, nhà quản lý sẽ có cách thức khác nhau khi quyết định các hoạt động kiểm soát tại đơn vị mình. Vì vậy, đối với chi phí ở mỗi đơn vị sẽ có hoạt động kiểm soát ở mức độ nào, cách thức tiến hành như thế nào là tuỳ thuộc vào quyết định của các nhà quản lý.
Kiểm soát nội bộ chi phí chịu ảnh hưởng rất sâu sắc bởi cơ cấu tổ chức của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức thích hợp sẽ giúp cho các hoạt động xảy ra tại doanh nghiệp đều có sự chịu trách nhiệm, sự phân công rõ ràng. Vì thế ít xảy ra các gian lận, sai sót. Chi phí sản xuất là khoản mục phát sinh trong quá trình sản xuất do đó việc kiểm tra theo dõi chặt chẽ sẽ hạn chế tối đa về những khoản hao phí của chi phí bất hợp lý.
Việc tuyển dụng nhân sự cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, vì nếu nhân sự được tuyển dụng có chất lượng, năng lực và đạo đức tốt sẽ giảm thiểu được các sai sót và gian lận xảy ra, từ đó công tác kiểm tra, kiểm soát sẽ đạt hiệu quả hơn.
Việc xây dựng các kế hoạch và dự toán chi phí cũng ảnh hưởng rất lớn đến chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc sẽ tiết kiệm được chi phí một cách đáng kể
Việc tổ chức được một bộ phận kiểm toán nội bộ tác động hiệu quả đến công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và trong khâu kiểm soát chi phí nói riêng.
3.2.Hệ thống kế toán:
Việc tổ chức ghi chép và hệ thống hoá sổ sách, số liệu kế toán ở đơn vị có ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện công tác kiểm soát đặc biệt là kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất vì chi phí rất phức tạp, bao gồm nhiều khoản mục, việc ghi chép, tính toán về chi phí lại dễ xảy ra gian lận, sai sót. Những sai sót này lại rất khó phát hiện do chi phí phát sinh rất lớn nên đòi hỏi việc kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên.
3.3.Thủ tục kiểm soát:
Việc xây dựng các thủ tục kiểm soát là rất quan trọng trong công tác kiểm soát chi phí. Khi đã thiết lập được các thủ tục kiểm soát thì rất thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát và quy trách nhiệm cho từng cá nhân trong đơn vị. Để thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát thì cách tốt nhất là xây dựng quy trình kiểm soát cho từng khoản mục chi phí riêng. Mỗi loại chi phí có các thủ tục kiểm soát khác nhau.
4.Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất:
4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
4.1.1. Kiểm soát vật chất
a. Kiểm soát chu trình mua nguyên vật liệu
Kiểm soát nội bộ quá trình mua nguyên vật liệu là những phương pháp và chính sách được thiết kế nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị.
Quá trình mua nguyên vật liệu nói riêng và mua hàng nói chung là tập hợp các quyết định và các quy trình cần thiết cho sự tiếp nhận quyền sở hữu hàng hoá và dịch vụ từ nhà cung cấp. Quá trình này thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của doanh nghiệp đến nhà cung cấp và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng thành một khoản phải trả hoặc việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
Phân chia trách nhiệm
Bao gồm việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn sự gian lận. Chẳng hạn, nếu bố trí một người thực hiện cả hai chức năng mua hàng và nhận hàng có thể dẫn đến tình trạng mua hàng kém chất lượng. Hoặc nếu một người kiêm nhiệm cả hai chức năng nhận hàng và thủ kho có thể dẫn đến tình trạng nhận hàng khống.
Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua nguyên vật liệu
Kế hoạch mua nguyên vật liệu phải được thiết lập theo các thành phần chủ yếu sau:
Kế hoạch mua hàng: Quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng.
Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực, thời kỳ.
Kế hoạch phân bổ ngân sách cho công tác thu mua hàng.
Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế theo từng công trình, dự án, vụ việc và dung hoà với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị nhằm tránh lãng phí hoặc ứ đọng vốn của doanh nghiệp.
Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác.
Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê chuẩn để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn, khối lượng. Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu đến tài khoản trên Sổ Cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Hay mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được giấy đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, phòng đề nghị mua hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả, quy cách...Các liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó.
Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng
Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập với nhau mỗi khi mua hàng để tránh trường hợp có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp để báo với giá cao.
Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT để đảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc 3 liên nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế.
Doanh nghiệp nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài để nảy sinh sự thông đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên áp dụng một chính sách kỹ luật chặt chẽ khi phát hiện nhận tiền hoa hồng không được phép và định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua hàng về công tác thu mua của bộ phận thu mua.
b. Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thời gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng. Để ngăn ngừa gian lận, phải phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán. Và điều quan trọng là hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vào kho. Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Sau đó, báo cáo này thường sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. Nếu bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả nhân viên nhận hàng và thủ kho.
c. Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho
Từ khi nhận về, hàng được lưu giữ tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất hoặc bán, do đó cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất. Một vấn đề không kém phần quan trọng trong kiểm soát nguyên vật liệu là duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi vì nếu dự trữ không đủ se gây gián đoạn trong sản xuất kinh doanh còn ngựoc lại, nếu dự trữ thừa sẽ dẫn đến ứ đọng vốn.
Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư. Phiếu này được lập trên cơ sở phiếu xin lĩnh vật tư do người phụ trách tại bộ phận sản xuất lập căn cứ vào nhu cầu, trong đó nêu rõ về số lượng và chất lượng của loại vật tư cần thiết. Phiếu xuất vật tư phải được sự xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư. Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ. Phiếu xuất vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản chi phí nguyên vật liệu
Quá trình sản xuất sản phẩm sẽ khác nhau ở các doanh nghiệp, vì có những đơn vị sản xuất theo kế hoạch hay định mức, nhưng có đơn vị dựa vào nhu cầu nền kinh tế và dự báo kinh doanh, lại có nhiều đơn vị sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Tại nhiều nơi, người ta lập riêng một bộ phận kiểm soát sản xuất, bộ phận này có trách nhiệm xác định sản lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm...Bên cạnh đó, cần phải thiết lập nội quy của khu vực sản xuất và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất lượng, kiểm soát phế liệu...
Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này bao gồm:
Hạn chế việc tiếp cận với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, và bán thành phẩm đang trong giai đoạn chế biến tại phân xưởng.
Theo dõi vật tư nhận về tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩm hoàn thành và so sánh giữa vật tư tiêu hao thực tế với định mức sử dụng vật tư.
Tại mọi đơn vị có hoạt động sản xuất chế biến, kế toán chi phí cũng là một phần quan trọng của kiểm soát nội bộ.
4.1.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
a. Hệ thống kế toán chi tiết
Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phương pháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
Để áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đơn vị phải duy trì một hệ thống sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị. Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểm soát được lượng hàng trong kho, bảo đảm thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vào cuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với sổ sách để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho.
Trong các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kiểm soát nội bộ thường được kiểm toán viên đánh giá là không hữu hiệu vì bộ phận kế toán không thực hiện được chức năng kiểm tra đối chiếu của mình đối với vật tư.
Bên cạnh đó, các sai sót trong quá trình ghi chép kế toán và kiểm kê tài sản cũng ít có khả năng bị phát hiện do không thực hiện được sự đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết. Hậu quả là đứng về mặt vật chất, tuy hàng tồn kho có thể không bị thất thoát, thế nhưng số liệu kế toán về hàng tồn kho và giá vốn hàng bán vẫn có thể sai lệch
b. Hệ thống kế toán tổng hợp
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần phải tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi phí. Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu sẽ là cơ sở bảo đảm sự đúng đắn của các số liệu về sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và báo cáo tài chính của doanh nghiệp sản xuất, thông qua việc:
Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chi phí. Các sai sót trong giai đoạn này sẽ dẫn đến số liệu về giá thành bị sai lệch.
Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí cho các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau (sản phẩm dở dang, thành phẩm).
Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số liệu về giá thành thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước.
Để tổ chức hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo đảm nhân viên kế toán có đủ năng lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:
Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầu phản ánh sự vận động của nguyên vật liệu trong sản xuất. Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung. Các chứng từ này có ý nghĩa quan trọng trong việc tập hợp và phân tích chi phí cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Thí dụ, phiếu theo dõi công việc của mỗi công nhân sẽ cho biết thời gian trong một kỳ mà người công nhân đó đã sử dụng cho từng mã công việc hoặc sản phẩm khác nhau. Khi kết hợp với thông tin về đơn giá một giờ công và tổng hợp các phiếu theo dõi công việc, người kế toán sẽ tính được chi phí nhân công cho từng mã công việc hoặc sản phẩm. Một hệ thống kế toán chi phí tốt đòi hỏi phải tổ chức hữu hiệu chứng từ về kế toán chi phí, bao gồm việc thiết kế các biểu mẫu đầy đủ, luân chuyển chứng từ hợp lý, đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận liên quan.
Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tài khoản chi phí nhằm tập hợp chi phí nguyên vật liệu, lao động và sản xuất chung- theo công việc hay theo quy trình sản xuất.
4.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
4.2.1. Kiểm soát vật chất
a. Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương
Một cách rất hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương, hay không để lãng phí là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương. Mỗi bộ phận( phòng ban, phân xưởng, cửa hàng...) đều cần lập dự toán chi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ. Hàng tháng, kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho các nhà quản lý. Mọi sự biến động trọng yếu đều cần được phát hiện kịp thời để xử lý.
b. Báo cáo cho cơ quan chức năng của Nhà nước
Phải tổ chức nghiêm túc công tác ghi chép và lập báo cáo cho các cơ quan chức năng của Nhà nước theo các quy định về lao động và tiền lương. Việc làm này không những giúp đơn vị hoàn thành nghĩa vụ báo cáo với Nhà nước, mà còn giúp phát hiện những sai phạm trong công tác lao động và tiền lương.
c. Phân công phân nhiệm trong công tác lao động và tiền lương
Một vấn đề quan trọng khác là phải phân chia trách nhiệm giữa các chức năng để giảm bớt khả năng sai phạm. Thường thì cần phải tách biệt giữa những chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương. Dưới đây ta sẽ nghiên cứu về từng chức năng:
Chức năng theo dõi nhân sự: Thường do bộ phận nhân sự đảm nhận, sự kiểm soát của bộ phận này như sau:
Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự, và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ vào lương về các khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân...). Sau đó, một bộ hồ sơ (gồm quyết định phân công, mức lương và văn bản đồng ý cho khấu trừ) phải được gửi một bản sao quyết định phân công cho bộ phận sử dụng lao động.
Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phận nhân sự phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động.
Khi có biến động về lương, xoá tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phận nhân sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và tính lương
Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày công), hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trã lương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương. Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tục sau:
Người quản lý bộ phận phải lập bảng chấm công, hay báo cáo sản lượng hoàn thành .
Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên.
Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kết quả của máy ghi giờ; hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với phiếu nhập kho.
Đối với nhân viên gián tiếp, có thể không dùng máy ghi giờ. Nhưng để kiểm soát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ.
Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho bộ phận tính lương.
Chức năng tính lương:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự theo dõi lao động hay trả lương. Bộ phận tính lương phải bảo đảm rằng:
Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đối không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương.
Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảm lương, xoá tên...
Chức năng phát lương:
Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lâp với các bộ phận nhân sự, theo dõi lao động và tính lương. Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát lương cho từng nhân viên.
Trong nhiều đơn vị, căn cứ vào bảng thanh toán lương và phong bì ghi sẵn tên và tiền lương của từng nhân viên đã được bộ phận tính lương lập sẵn và chuyển sang, bộ phận phát lương sẽ cho tiền vào phong bì và phát lương cho nhân viên.
Ở những đơn vị trả lương bằng séc, séc được bộ phận tính lương lập và chuyển sang để bộ phận tài vụ ký duyệt và phát cho nhân viên. Để tăng cường việc kiểm soát, các đơn vị này có thể sử dụng tài khoản tiền gửi ngân hàng chuyên chi về lương. Hàng tuần hoặc hàng tháng, căn cứ bảng lương của bộ phận tính lương lập, bộ phận tài vụ sẽ chuyển một số tiền bằng tổng số lương từ tài khoản chính sang tài khoản chuyên chi về lương. Các séc chi lương chỉ được phép chi ra từ tài khoản này.
Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là sử dụng dịch vụ của Ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kể công việc của bộ phận tài vụ và hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm. Đơn vị cũng có thể mở các tài khoản cá nhân cho nhân viên ở ngân hàng, lúc này tiền lương sẽ được chuyển khoản trực tiếp vào các tài khoản này.
4.2.2. Kiểm soát quá trình ghi chép
a. Hệ thống kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết: Hạch toán lao động, tiền lương sử dụng sổ chi tiết mở cho các tài khoản 334,335, 338. Sổ này mở cho từng tài khoản, mỗi tài khoản có thể mở một hoặc một số trang tuỳ theo đặc điểm của đơn vị
Bảng thanh toán tiền luơng, thưởng. Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theo mẫu quy định. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông số ghi chép trên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự và thời gian do đơn vị quy định, phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán.
b. Hệ thống kế toán tổng hợp
Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợp với quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.
4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
4.3.1. Kiểm soát vật chất
a. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp đã sử dụng phục vụ cho sản xuất trong các tổ, đội, phân xưởng...
Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
b. Kiểm soát chi phí nhân công
Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng phục vụ cho quá trình sản xuất.
Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
c. Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ
Đối với chi phí này liên quan đến việc mua sắm, quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ. Do đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí khấu hao và sửa chữa TSCĐ phải được thực hiện tốt việc kiểm soát tốt TSCĐ.
Khi mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phù hợp với kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu (đối với tài sản có giá trị cao), phải tuân thủ các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền.
Doanh nghiệp cần xây dựng các quy định liên quan đến việc thanh lý tài sản, mọi trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản đều phải được sự đồng ý của các bộ phận có liên quan, phải thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định.
Xây dựng và phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá, hay tính vào chi phí của niên độ.
Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ như thiết kế và áp dụng các biện pháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản.
Xây dựng các quy định về tính khấu hao: Thông thường thời hạn tính khấu hao đối với từng loại tài sản cố định phải được Ban Giám đốc phê chuẩn trong khuôn khổ luật định trước khi đăng ký để áp dụng.
Kiểm soát tính phù hợp của công việc phân bổ chi phí khấu hao vào giá thành sản xuất.
Xây dựng các kế hoạch, dự toán định mức chi phí khấu hao cho từng đối tượng.
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Bảo quản tài sản, phê chuẩn và ghi sổ việc mua, thanh lý nhượng TSCĐ.
d. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
Chi phí này bao gồm các khoản chi phí sửa chửa TSCĐ, thuế thu nhập, thuế đất, tiền ăn giữa ca; chi phí điện nước, điện thoại; chi phí bảo hộ an toàn lao động; chi phí phòng cháy, phòng chống báo lụt...Các khoản chi này rất cần thiết và chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất nên công tác kiểm soát chi phí này cần được tăng cường thường xuyên. Khi kiểm soát chi phí này cần:
Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục chứng từ (phương án sửa chữa, biên bản sự cố, phiếu xuất kho...) liên quan dến các khoản chi phí xử lý sự cố, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các khoản dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác (chi phí tiếp khách, điện, nước, điện thoại....)
Kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, dự toán, định mức.
Kiểm soát tính phù hợp quy định về tính chất của từng loại chi phí hạch toán vào tài khoản chi phí tính giá thành.
4.3.2. Kiếm soát quá trình ghi chép
a. Hệ thống kế toán chi tiết
Chứng từ sử dụng: Các hóa đơn GTGT, hoá đơn cung cấp dịch vụ , phiếu chi, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng chấm công ,bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho.....
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết sản xuất thường xuyên TSCĐ, sổ chi tiết sửa chữa lớn TSCĐ, ....
Mở hệ thống sổ chi tiết sẽ giúp phân tích và quản lý dễ dàng việc tăng giảm chi phí trong năm. Như thế có thể giúp phát hiện kịp thời những biến động trong chi phí, giúp đơn vị sử dụng có hiệu quả hơn. Ngoài ra nhờ hệ thống sổ chi tiết, có thể so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh so với kế hoạch, hay dự toán đã được duyệt để phát hiện các trường hợp chi phí vượt dự toán hay kế hoạch.
b. Hệ thống kế toán tổng hợp
Tuỳ từng công ty áp dụng hình thức kế toán nào mà mở sổ tổng hợp cho phù hợp với quy định và chế độ kế toán, đặc biệt là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY XÂY LẮP VÀ CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ MIỀN TRUNG
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung trước đây với tên gọi cũ là Công ty Điện Chiếu Sáng Đà Nẵng được thành lập theo quyết định 239/QĐ-UB; ngày 22/03/1993 của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng; giấy phép đăng ký số 106921 của Sở Kế Hoạch Đầu Tư.
Ngày 06/09/1993 theo nghị định 338/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trưởng(Nay là chính phủ); công ty được thành lập lại từ doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định 1396/QĐ-UB của uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng uỷ quyền cho Uỷ Ban Nhân Thành Phố Đà Nẵng trực thuộc sở Giao thông Công chính Thành phố Đà Nẵng từ tháng 02/1997
Căn cứ quyết định số 771/2003/QĐ-BGTVT ngày 18/03/2003 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc đổi tên công ty Điện Chiếu sáng Đà Nẵng làm đơn vị thành viêncủa tổng công ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam
Căn cứ quyết định số 305/QĐ-TC ngày 30/04/2003 của công ty Công nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam về việc đổi tên công ty Điện Chiếu Sáng Đà Nẵng thành Công ty Xây Lắp và Công nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung.
Khi mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn nhưng nhờ xác định đúng hướng và đầu tư hợp lý với công nghệ cao; đa dạng hoá sản phẩm và mở rộng địa bàn hoạt động trong phạm vi cả nước; lại được sự ủng hộ của quý cấp từ Trung ương đến địa phương cũng như khách hàng trong và ngoài nước công ty đã tự khẵng định mình và phát triển tốt
Công ty có tên giao dịch là: MIDLE AREA CONSTRUCTION AND SHIPBUILDING INDUCTRY COMPANY
Tên viết tắt là: MACSHINCO
Những thành tựu của công ty trong những năm qua
Về lĩnh vực khảo sát thiết kế, lập dự án
Công ty có các đơn vị thành viên là Công ty Tư vấn Thiết Kế và Quảng Cáo đã tham gia lập dự án và khảo sát thiết kế hầu hết các công trình điện chiếu sáng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và các tỉnh lân cận; khảo sát thiết kế một số công trình đường dây cao hạ thế và trạm biến áp; điện động lực cho các nhà máy sản xuất công nghiệp của các tỉnh. Công ty đã thiết kế trụ chiếu sáng cao đến 55m; đặc biệt là trụ cao đến 30m nâng hạ tự động bằng thuỷ lực đã đưa vào sử dụng được các ngành chức năng đánh giá cao; thiết kế các máy công nghiệp như: Máy cán tôn sóng, ...các sản phẩm do công ty thiết kế đều đảm bảo tính kỹ thuật; chất lượng và thẩm mỹ cao
Về lĩnh vực thi công xây lắp công trình
Riêng trong lĩnh vực điện chiếu sáng; tín hiệu giao thông; điện cao thế công chúng đã thi công rất nhiều công trình trên phạm vi toàn quốc. Một số công trình điển hình: Lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng với 12 trụ cao 30m tại cảng Container Tân Thuận Phước và phần lớn công trình điện chiếu sáng: Đường Nguyễn Chí Thanh- Xô Viết Nghệ Tĩnh tại thành phố Hồ Chí Minh; công trình chiếu sáng quốc lộ 1A đoạn ngã ba Hoà Cầm đến Liên Chiểu....
Về lĩnh vực điện cao hạ thế: Công ty đã thi công nhiều công trình lớn trong dự án điện khí hoá nông thôn( phát triển lưới điện nông thôn Hoà Vang; Huyện Quế Sơn) đường dây và trạm biến áp tỉnh Quảng Trị; các tỉnh Tây Nguyên và rất nhiều công trình cấp điện cho nhà máy sản xuất công nghiệp trên phạm vi toàn quốc
Đối với các công trình tín hiệu giao thông: Hầu hết các công ty đã gia công lắp đặt các công trình trên địa bàn Đà Nẵng; ngoài ra còn thi công các công trình cả ở các tỉnh ở Miền Trung và Tây Nguyên; và nhiều đơn đặt hàng gia công sản xuất và bán các kiểu mẫu đèn tín hiệu giao thôgn theo yêu cầu của khách hàng
Các công trình sau khi nghiệm thu và bàn giao đua vào sử dụng được chủ đầu tư và các chuyên gia các đơn vị quản lý vận hành đánh gía cao về chất lượng, thẩm mỹ cũng như tiến độ thi công
Về lĩnh vực xây dựng công trình công nghiệp và dân dụng:
Công ty có khả năng tham gia các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng có quy mô đến nhóm C trong đó có các công trình điển hình như: Xây dựng phân xưởng đúc trụ cho công ty Xây lắp điện Quảng Nam; nhà xưỏng công ty cơ điện và thiết bị chế tạo trong nước; công trình nhà máy gốm Graint- Huế; gia công chế tạo và thi công lắp đặt nhà xưởng chính công ty chế biến lâm sản Đà Nẵng các công tình của công ty đều đạt được chất lượng cao và giá thành hạ
._.m soát lại được tính chính xác, hợp lý, hợp lệ thuộc tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên các định khoản kế toán mà các kế toán viên đã lập, dẫn đến các báo cáo kế toán, báo các quản trị tài chính của đơn vị thiếu chính xác.
Một vài mẫu chứng từ kế toán được xây dựng chưa phát huy hết chức năng kiểm soát hoạt động. Ngoài ra, các chứng từ kế toán được mở một cách tùy ý, không có tính liên tục dẫn đến các chứng từ dễ bị thất lạc, bỏ sót, rất khó kiểm soát.
Nhìn chung, tại cơ quan Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc đều có sự phối hợp tốt giữa các phòng ban trong việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề chưa hợp lý trong việc phối hợp, luân chuyển các chứng từ, cụ thể như:
Khi công việc sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, xử lý sự cố…hoàn thành, việc quyết toán vật tư xuất dùng thường chậm trễ, vật tư thu hồi nhập kho chậm hoặc không nhập kho. Do đó, gây ảnh hưởng đến giá vật tư cũng như yêu cầu quản lý vật tư, ảnh hưởng đến giá thành công việc sửa chữa và công tác hạch toán kế toán.
Một số văn bản của Công ty yêu cầu việc điều động vật tư từ đơn vị này sang đơn vị khác, hoặc trong cùng một đơn vị nhưng đến phòng tài chính chậm hơn so với phiếu xuất cho nên đã dẫn đến những sự nhầm lẫn trong việc hạch toán.
Công tác tổ chức, luân chuyển chứng từ phục vụ cho công tác kiểm soát chưa phát huy hết vai trò kiểm soát trong việc xác nhận tính chính xác, đầy đủ của các chứng từ liên quan, việc đối chiếu số liệu cũng chưa thực hiện một cách toàn diện, một số chứng từ vẫn chưa được hoàn thiện. Các báo cáo kế toán chưa phát huy hết vai trò phân tích chi phí, chưa có các thông tin phản ảnh sự biến động giữa chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch hoặc dự toán để từ đó có thể xác định được những nguyên nhân ảnh hưởng tới những sự biến động trên, đó cũng là cơ sở để các nhà quản lý có thể tìm ra các giải pháp ngăn ngừa, hạn chế tối đa sự biến động và đưa ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả hơn.
Quá trình phối hợp, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, kịp thời. Chính vì thế, cần phải bổ sung thêm một số báo cáo phục vụ cho công tác kiểm soát cũng như hoàn thiện thêm một số chứng từ, một số mẫu sổ sách tập hợp chi phí SXKD tại Công ty. Như vậy, công tác KSNB tại Công ty chắc chắn sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.2. Hệ thống sổ sách kế toán
Các loại sổ sách đang áp dụng tại Công ty nhìn chung tương đối phù hợp. Tuy nhiên, vẫn còn một số mẫu sổ kế toán được thiết kế chưa hợp lý, chưa đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí như:
Bảng quyết toán vật tư còn thiếu sự xác nhận của một số bộ phận trực tiếp liên quan
Chưa xây dựng mẫu sổ theo dõi các loại công cụ, dụng cụ áp dụng thống nhất trong toàn Công ty, nên mỗi đơn vị quản lý theo các phương pháp khác nhau, tự thiết kế cho mình một mẫu sổ riêng và tổ chức ghi chép không thống nhất. Cụ thể như ở Kontum, Đăclăc, … cho đến nay vẫn chưa thể thiết kế mẫu sỗ ghi chép trên máy tính, các đơn vị này vẫn còn ghi chép bằng tay để theo dõi công cụ, dụng cụ trong khi các đơn vị còn lại đã thiết kế mẫu sổ và ghi chép trên máy tính và định kỳ in sổ theo dõi để kiểm tra và phục vụ công tác kiểm kê. Như vậy, công tác kiểm tra, kiểm soát gặp nhiều khó khăn, việc quản lý còn nhiều bất cập, mất mát, quên không theo dõi, kiểm kê không phản ánh chính xác, ảnh hưởng đến giá trị phân bổ vào giá thành
2.3.Thủ tục kiểm soát
Như đã đề cấp ở các phần trên, phạm vi hoạt động của Công ty trải dài trên khắp các tỉnh thành miền Trung, Tây nguyên. Với phạm vi hoạt động rộng lớn như vậy nên công tác quản lý, hạch toán và kiểm soát còn gặp nhiều khó khăn. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh ở các đơn vị, Công ty chỉ việc tổng hợp số liệu và lập các báo cáo, do đó công việc diễn ra rất khẩn trương, tốn nhiều thời gian và không thể tránh khỏi những thiếu sót, việc số liệu không trùng khớp thường xuyên xảy ra ảnh hưởng đến thời gian cũng như tính chính xác của các báo cáo được lập. Đồng thời,công tác kiểm tra, kiểm soát tình hình thực tế của Công ty với các đơn vị còn rất hạn chế. Quá trình kiểm tra này chỉ diễn ra mỗi năm từ 1 đến 2 lần trong khoảng thời gian từ 2 đến 3 ngày, với một thời lượng như vậy thì việc kiểm tra, kiểm soát còn rất qua loa, điều này sẽ làm cho các đơn vị dễ dàng luồng lách, đối phó. Hằng năm, đoàn kiểm tra Công ty sẽ tiến hành đi đến tất cả các đơn vị trực thuộc khắp miền Trung để đối chiếu, xem xét sự hợp lý của các số liệu mà các đơn vị nộp lên. Tuy nhiên, do thời gian hạn chế như vậy nên việc kiểm soát chỉ thực hiện trên cơ sở chọn mẫu, chưa đảm bảo độ chính xác cao. Một vấn đề đáng quan tâm hơn nữa đó chính là năng lực của các cán bộ thuộc đoàn kiểm tra, vẫn có những cán bộ chưa nắm vững được công việc được phân công dẫn đến chất lượng kiểm tra, kiểm soát chưa cao, chưa phản ảnh đúng thực trạng công tác hạch toán và quản lý chi phí SXKD tại các đơn vị cũng như những khó khăn của họ.
Công tác kiểm soát, giám sát tại Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc vẫn chưa được thực hiện một cách đầy đủ. Cụ thể như việc kiểm soát lại trước khi ký duyệt các phương án, các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, định khoản kế toán chưa được chú trọng và chưa thực hiện nghiêm túc. Các chứng từ ghi sổ hầu như chỉ được ký một lần vào cuối năm tài chính thay vì ký ngay khi lập xong từng chứng từ ghi sổ hoặc khi ký duyệt các phương án sữa chữa, việc kiểm tra, xem xét nội dung cũng như hiệu quả của phương án chưa được thực hiện kỹ lưỡng.Việc đối chiếu số liệu cấp phát, thu nộp giữa Công ty và các đơn vị không thực hiện thường xuyên.
Trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra, kiểm soát chưa được quan tâm cao. Giám đốc Công ty, Giám đốc các đơn vị cũng như lãnh đạo các bộ phận liên quan chưa quan tâm đến việc chỉ đạo khắc phục những nhược điểm rút ra từ các báo cáo kiểm toán, báo cáo thẩm tra quyết toán…, chưa có biện pháp khen thưởng, xử phạt đúng mức.
Một số thủ tục kiểm soát vật tư còn nhiều thiếu sót. Công ty chưa ban hành quy chế quản lý cụ thể đối với việc mua sắm và sử dụng vật tư phát huy được hết vai trò kiểm soát như việc theo dõi, quản lý vật tư thực tế xuất kho cho mượn. Cụ thể như khi xuất kho vật tư cho mượn, thủ kho sẽ theo dõi trên một sổ riêng, không cần lập phiếu xuất kho, không ghi giảm giá trị vật tư trên sổ sách kế toán cho nên phòng vật tư không theo dõi được số lượng cũng như hiện trạng vật tư thực tế tồn kho, vật tư cho mượn. Hoặc các thủ tục mua sắm vật tư, hàng hóa cũng như việc lựa chọn nhà thầu cung cấp không chặt chẽ. Chẳng hạn như, theo quy định của Công ty thì việc lực chọn nhà thầu phải được thực hiện thông qua hình thức đấu thầu. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp đơn vị thực hiện không làm theo quy định này, điều đó đã làm ảnh hưởng đến chất lượng vật tư , hàng hóa.
Nhìn chung, công tác KSNB chi phí SXKD tại Công ty còn nhiều hạn chế dẫn đến tình trạng thất thoát nhiều vật tư, tài sản. Một số thủ tục kiểm soát vẫn chưa đạt hiệu quả cao như kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí điện, nước, điện thoại…Do đó, cần thiết phải giải quyết một số vấn đề sau:
Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc (nhất là các đơn vị).
Cần phải quan tâm hơn nữa trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra, kiểm soát.
Công ty cần xây dựng thêm một số thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ mua ngoài…
II. Nhận xét về công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty
1. Ưu điểm
1. 1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty cũng đã ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu. Làm cơ sở cho việc thực hiện không những ở trong công ty mà còn áp dụng đối với các đơn vị thành viên. Nhờ đó mà công tác kiểm soát được thống nhất
Công ty có quản lý về mặt lượng, mặt giá trị. Phương pháp xác định giá nhập, giá xuất phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty. Quản lý vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, từng chủng loại, từng phân xưởng, từng địa điểm, từng sản phẩm.
Công ty có áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm
Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất vật liệu; việc hạch toán phân bổ giá trị vật liệu vào giá thành đúng quy định , tiêu thức phân bổ có nhất quán . Kiểm tra việc cập nhật số liệu vào chương trình máy, quy trình hạch toán và phương pháp tính giá hàng tồn kho thống nhất, có phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, phù hợp với các quy định để nhằm đảm bảo tính giá thành một cách chính xác.
1.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp sản xuất tại công ty tương đối chặt chẽ. Chỉ tồn tại một số nhược điểm không nghiêm trọng sẽ được trình bày ở phần 2.2.
1.3.Kiếm soát chi phí sản xuất chung
Đây là một khoản mục rất phức tạp nhưng công ty đã biết phân loại đúng chi phí và phân công phân nhiệm cụ thể tránh tình trạng công việc chồng chéo.
Sử dụng hệ thống tài khoản và các báo cáo về khoản mục này hợp lý
Thực hiện trên cơ sở các định mức đã được công ty xây dựng
2.Nhược điểm
2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ quen biết lâu nay. Đây cũng là một hạn chế vì như thế công ty có thể sẽ không mua được nguyên vật liệu có giá thấp hơn nhưng chất lượng vẫn đảm bảo
Chưa có công tác tiếp cận thị trường để có thể tìm ra những nguyên vật liệu có thể thay thế với chi phí thấp hơn nhưng chất lượng sản phẩm vẫn không thay đổi.
Đối với một số vật tư xuất dùng không hết thì không được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách
Chưa kiểm soát chặt chẽ ở khâu sử dụng nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu còn lãng phí do ý thức của công nhân chưa cao.
Chưa kiểm soát số lượng vật tư còn lại cuối kỳ
2.2.KIểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Việc chấm công ở các bộ phận cũng như ở các phòng ban chỉ mang tính hình thức chưa đi sát với thực tế và chưa theo dõi một cách đầy đủ
Bảng chấm công theo quy định là phải để nơi công khai cho người lao động có thể xem số ngày làm thực tế trong tháng của mình được theo dõi như thế nào? Có đúng không? Nhưng thực tế Bảng chấm công do tổ trưởng của các bộ phận chấm công và giữ cuối tháng mới công bố.
2.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Do phạm vi hoạt động của Công ty rộng lớn như vậy nên đã hạn chế sự tiếp cận cũng như kiểm tra, giám sát của Công ty. Do đó, vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: ở các đơn vị, công tác sửa chửa lớn TSCĐ có trường hợp thực hiện không đúng mục đích, không đúng với dự toán (thay vì sửa chữa lại thực hiện xây dựng mới; hoặc thay vì làm công trình này lại thực hiện sửa chữa công trình khác). Hoặc việc xử lý, kiểm tra, phê duyệt tài liệu, hồ sơ của các đơn vị gởi lên Công ty nhiều khi còn chậm, việc hạch toán, quản lý giá thành nhiều khi không đúng kỳ.
Nhìn chung, công tác KSNB chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác ở Công ty cũng như ở các đơn vị thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên,vẫn chưa xây dựng định mức một số khoản chi phí như điện, điện thoại…để tăng cường hơn nữa việc quản lý chi phí. Ngoài ra, có một số khoản chi phí khác bằng tiền phát sinh thường xuyên như chi phí cho các buổi họp hành, chi phí thuê thiết bị, thuê khách sạn…mặc dù không có hóa đơn hoặc hóa đơn không ghi ngày, không ký nhận tiền…mà Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng vẫn ký phiếu chi, kế toán định khoản và hạch toán vào chi phí SXKD điện trong kỳ. Việc kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ gốc trước khi lập phiếu chi, chứng từ ghi sổ…còn qua loa, chiếu lệ ảnh hưởng đến việc xác định các chi phí hợp lý, hợp lệ. Việc hạch toán vật tư xuất dùng cho công tác sửa chửa thường xuyên, xử lý sự cố…vào giá thành sản phẩm chưa chính xác do khi có yêu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư lên phiếu xuất, phòng kế toán định khoản và hạch toán thẳng vào giá thành dẫn đến việc xuất thừa vật tư cũng được tính vào giá thành, làm cho giá thành trở nên cao hơn so với thực tế phát sinh.
III. Kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung.
1.Hoàn thiện môi trường kiểm soát
1.1.Công tác kế hoach hoá
Đối với các định mức, cần phải xây dựng sát với thực tế hơn, nên xóa bỏ các định mức đã quá cũ, quá lạc hậu…để có thể lập kế hoạch, dự toán được phù hợp với thực tế hơn cũng như áp dụng các định mức vào việc thực hiện chi phí, quyết toán chính xác hơn. Các định mức chi phí vật liệu, định mức chi phí dịch vụ mua ngoài, định mức chi phí khác bằng tiền…cho 1 sản phẩm nên được xây dựng bằng phương pháp thống kê việc sử dụng thực tế các loại chi phí qua nhiều năm liên tục, kết hợp với phương pháp chuyên gia nhận định tình hình thực tế các mặt hoạt động SXKD, yếu tố lạm phát, trược giá để đưa ra được định mức cho từng loại chi phí .
Cần phải xây dựng các quy định, quy chế quản lý, xây dựng các quy trình thực hiện công tác sửa chửa thường xuyên TSCĐ, xử lý sự cố…từ khâu lập phương án, lập dự toán, dự trù vật tư đến khâu thực hiện, quyết toán cũng như thu hồi vật tư. Có như vậy thì việc cải tiến công tác lập kế hoạch, dự toán mới thực hiện được.
1.2.Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác KSNB chi phí SXKD tại Công ty , nhất thiết nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Bởi thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho doanh nghiệp xác nhận tính đúng đắn, tính hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo quyết toán …của doanh nghiệp. Nó chỉ ra những sai sót, khuyết điểm trong việc thực hiện các chính sách, chế độ tài chính kế toán của Nhà nước, những quy định của pháp luật. Kiểm toán sẽ trực tiếp giúp cho công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán của doanh nghiệp đi vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có những biện pháp chỉ đạo và thực hiện tốt hơn.
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận chức năng giúp Giám đốc Công ty xác nhận, kiểm tra và đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của các đơn vị thành viên và của toàn Công ty. Bộ phận này có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân tủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán, quy định, quyết định của Giám đốc.
Kiểm tra sự phù hợp, hiệu quả của hệ thống KSNB.
Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, sử dụng vốn và tài sản.
Đề xuất những kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm, cũng như đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hệ thống quản lý, điều hành của các đơn vị thành viên cũng như của Công ty.
Phối hợp và làm việc trực tiếp với các đơn vị kiểm toán độc lập khi Công ty ký hợp đồng với các đơn vị đó. Lập kế hoạch kiểm toán các đơn vị thành viên trong Công ty. Xây dựng kế hoạch và kiểm toán hàng năm đối với các mặt hoạt động trong đơn vị.
Với các nhiệm vụ trên, bộ phận kiểm toán nội bô sẽ góp phần rất tích cực trong việc KSNB về chi phí SXKD ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn.
2. Hoàn thiện hệ thống kế toán
2.1.Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí SXKD
Các mẫu chứng từ được Công ty thiết kế và áp dụng thống nhất tại Công ty cũng như tại các đơn vị. Nhìn chung, các chứng từ đã được tổ chức tốt, tuy nhiên vẫn còn một số chứng từ chưa hoàn hảo và chúng cần phải được hoàn thiện hơn để phục vụ tốt công tác kiểm soát
Tất cả các chứng từ đều phải được đánh số liên tục, có như vậy mới giúp cho việc kiểm soát được thực hiện chặt chẽ hơn. Bởi một khi sự liên tục của chứng từ bị gián đoán thì ta có thể dể dàng phát hiện những nghi ngờ và dựa vào đó chúng ta sẽ tìm hiểu lý do khiến một số chứng từ bị thất lạc.
IV.Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty
1. Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Cần tăng cường các biện pháp quản lý chặt chẽ đối với các loại nguyên vật liệu. Ban hành quy chế quản lý đối với công tác mua sắm và sử dụng vật tư. Cụ thể như sau:
Đối với công tác mua sắm vật tư:
Xuất phát từ tình hình thực tế, các đơn vị lập kế hoạch mua sắm vật tư của năm kế hoạch nộp về Công ty cùng với những hồ sơ liên quan đến việc lập kế hoạch như: nhu cầu vật tư dự phòng cho sản xuất, xử lý sự cố đột xuất, hoặc kế hoạch sản xuất, sửa chữa...Từ đó, Công ty sẽ tổng hợp trình Tổng Công ty duyệt.
Trên cơ sở kế hoạch vật tư mà các đơn vị lập, phòng vật tư Công ty phối hợp với các phòng chức năng Công ty tổ chức thẩm tra, tổng hợp, lập kế hoạch mua sắm trình Giám đốc Công ty duyệt. Thời gian thực hiện mua sắm vật tư phải theo qui định trong kế hoạch đấu thầu đã phê duyệt.
Những loại vật tư thiết bị có khối lượng, giá trị lớn nằm trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản…nhất thiết phải tổng hợp từ nhiều đơn đặt hàng để tiến hành phân chia theo từng đưn đặt hàng và lựa chọn hình thức mua sắm cho phù hợp (đấu thầu, chào giá cạnh tranh…). Tuyệt đối không được xé lẻ để tố chức mua sắm trực tiếp không thông qua đấu thầu, trừ các trường hợp mua sắm vật tư do nhu cầu cấp bách để khắc phục, xử lý sự cố, khắc phục hậu quả bão lụt….Công ty nên trực tiếp thực hiện công tác mua sắm, sau đó sẽ cấp lại cho các đợn vị sử dụng. Có như vậy, việc quản lý công tác mua sắm vật tư sẽ được thực hiện chặt chẽ hơn.
Vật tư thiết bị mua sắm nhất thiết phải đúng chủng loại, số lượng trong kế hoạch đã được duyệt. Trường hợp thay đổi về chủng loại, số lượng phải làm văn bản nêu rõ lý do thay đổi được cấp thẩm quyền phê duyệt bổ sung trước khi mua sắm. Kế hoạch đấu thầu mua sắm phải được thực hiện nghiêm túc, nếu mua sắm bằng hình thức đấu thầu, chào giá cạnh tranh phải thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự quy định như phải có kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, mở thầu, xét chọn và báo cáo kết quả đấu thầu, thương thảo, ký kết hợp đồng…
Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập nhau mỗi khi mua hàng về để tránh sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp để báo với giá cao.
Sử dụng các phương pháp hay hệ thống quản trị vật tư tiên tiến như hệ thống quản lý tự động bằng máy tính, hệ thống tồn kho đúng thời điểm.
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT MUA NVL
Bộ phận sản xuất
Kế toán
Bộ phận kho
Ban kiểm nghiệm vật tư
Bộ phận kho
Báo cáo vật tư tồn kho
Phiếu đề nghị mua vật tư
Ghi sổ và lưu hồ sơ
Nhập kho và ký phiếu
Kiểm tra và nhận vật tư
Bộ phận vật tư
Nhà cung cấp
Đàm phán và đặt hàng
Giao hàng và Hoá đơn
Đối với quá trình xuất vật tư:
Xuất vật tư trong nội bộ đơn vị:
Sau khi thực hiện xong công tác mua sắm, phòng Vật tư của Công ty sẽ tiến hành cấp vật tư cho các đơn vị theo kế hoạch đã được duyệt. Tại các đơn vị, hàng tháng hoặc hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thiết kế dự toán được duyệt, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện. Các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải có kế hoạch sử dụng vật tư lập giấy đề nghị cấp vật tư để bộ phận Vật tư làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng.
Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch thì phải có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị kể cả trường hợp xuất vật tư để xử lý sự cố thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để đáp ứng yêu cầu giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm lại đúng thủ tục quy định.
Tất cả vật tư đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ, nghiêm cấm hiện tượng đã ký nhận vật tư, phiêú xuất kho đã giao cho thủ kho nhưng chưa nhận vật tư mà gởi kho.
Trường hợp vật tư đã lập phiếu xuất kho nhưng cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả…thì bộ phận vật tư tại các đơn vị có trách nhiệm điều chỉnh phiếu xuất kho. Việc điều chỉnh phiếu xuất kho phải được thực hiện như sau: nếu nhầm lẫn được phát hiện trong tháng thì điều chỉnh trực tiếp phiếu xuất kho đó, nếu nhầm lẫn được phát hiện khác tháng thì bộ phận vật tư tại đơn vị cần căn cứ các chứng cứ chứng minh sự nhầm lẫn để lập phiếu xuất vật tư điều chỉnh, phiếu này phải được lưu cùng với phiếu xuất đã nhập.
Đơn vị tính áp dụng cho vật tư phải thống nhất trong tất cả các loại chứng từ. Vật tư nhâp kho bằng đơn vị tính nào thì khi xuất phải bằng đơn vị tính đó.
Định kỳ thường xuyên kiểm kê, đánh giá lại vật tư tồn kho, phải xác định mức dự trữ hợp lý của từng loại vật tư tránh tình trạng dự trữ vượt định mức, gây ứ đọng vốn.
Đối với một số vật tư tồn đọng lâu ngày, không có nhu cầu sử dụng nữa thì nên giải quyết thanh lý để thu hồi vốn. Các vật tư sử dụng thừa cần phải quản lý chặt chẽ khâu hoàn nhập lại kho, tránh tình trạng thất thoát, chiếm đoạt của những người có liên quan.
Công ty cần theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ :
+ Nếu vật tư không cần sử dụng nữa thì tiến hành lập phiếu nhập kho
+ Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành 2 bản ( 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản giao cho phòng kế toán)
Đơn vị:....
Bộ phận: .....
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Ngày tháng năm
Số:....
Bộ phận sử dụng:
STT
TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH PHẨM CHẤT VẬT TƯ
MÃ SỐ
ĐVT
SỐ LƯỢNG
LÝ DO: CÒN SỬ DỤNG HAY TRẢ LẠI
Phụ trách bộ phận sử dụng
(ký, họ tên)
Xuất vật tư cho mượn
Xây dựng một số quy định đối với vấn đề xuất kho vật tư cho mượn tránh tình trạng khi kiểm kê thì không đúng với số lượng ghi trên sổ sách. Cụ thể như khi xuất kho vật tư cho mượn, cần yêu cầu thủ kho phải lập phiếu xuất kho, ghi giảm giá trị vào sổ sách…không nên theo dõi trên một sổ riêng, như vậy sẽ thuận lợi hơn trong công tác quản lý vật tư
QUY TRÌNH XUẤT KHO VẬT TƯ
Báo cáo nhu cầu vật tư
Tổ trưởng tổ sản xuất
Phiếu yêu cầu vật tư
Phân xưởng trưởng
Kiểm tra và xác nhận
Phòng kinh doanh
Ký duyệt
Giám đốc
Phiếu xuất kho
Phòng kinh doanh
Kiểm tra và ký duyệt
Kế toán trưởng
Ký duyệt
Giám đốc
Xuất kho
Thủ kho
Ghi sổ và lưu trữ
Kế toán vật tư
2. Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp tại các tổ sản xuất phát sinh phụ thuộc vào các yếu tố: Thời gian làm việc của một ngày công, năng suất lao động…Đây là những yếu tố rất khó kiểm soát. Vì vậy, khi thực hiện quá trình kiểm soát loại chi phí này cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát chặt chẽ.
Kiểm soát đối với chi phí tiền lương
Kiểm soát thông qua kế hoạch lao động- tiền lương
Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hàng tháng, phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương : lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương,…, so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt trọng yếu đều cần được phát hiện kịp thời.
Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm trong công tác về lao động- tiền lương
Một vấn đề quan trọng khác là phải phân công, phân nhiệm giữa các chức năng để giảm bớt khả năng sai phạm. Thường cần phân chia các chức năng sau : theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương.
KSNB thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách với chứng từ
Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương cơ bản, hệ số chức vụ) trên bảng lương của từng phân xưởng, chi nhánh, từng phòng ban trong doanh nghiệp, với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự.
Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thời gian, bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động.
Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương.
So sánh tổng tiền lương trên bảng lương với số liệu trên phiếu chi, bảng kê chi lương.
Kiểm tra các bảng kê chi tiết chi lương cho từng bộ phận, từng cá nhân có ký nhận lương hay không.
Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất trong kỳ
KSNB đối với các khoản trích theo lương
Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các các khoản trích theo lương.
Kiểm soát thông qua việc so sánh số liệu tính dồn trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương của kỳ này so với các kỳ trước để phát phát hiện những sai phạm hoặc bất hợp lý về các khoản trích theo lương.
Đối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương với các căn cứ, các tỷ lệ quy định để trích các khoản này.
3.Hoàn thiện chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí tổng hợp bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí vật tư, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vị mua ngoài và chi phí bằng tiền khác có liên quan trực tiếp đến việc quản lý quá trình sản xuất.
Đối với tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng được thanh toán theo thời gian thực tế làm việc thông qua bảng chấm công và bảng thanh toán lương.
Đối với chi phí vật tư sử dụng cho quản lý phân xưởng được kiểm soát tương tự như khoản mục chi phí NVL trực tiếp.
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, căn cứ vào lượng TSCĐ sử dụng cho sản xuất, vào sổ chi tiết TSCĐ và phương pháp tính khấu hao, hàng tháng kế toán sẽ lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt, sau đó ghi sổ kế toán và lưu hồ sơ.
Lập kế hoạch mua sắm
Khâu mua sắm TSCĐ
Xét duyệt
Bộ phận KTNB kiểm tra
Tổ chức mua sắm
Tổ chức tiếp nhận
Kiểm tra chất lượng TSCĐ
Lưu hồ sơ
Khâu thanh lý TSCĐ
Yêu cầu thanh lý
Kiểm tra hiện trạng
Xét duyệt
Bộ phận KTNB kiểm tra xét duyệt
Tổ chức thanh lý
Lưu hồ sơ
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho quản lý phân xưởng, Công ty cần xây dựng định mức chi phí, cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý, phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, tự quyết và tự chịu trách nhiệm của Ban quản lý phân xưởng.
Nghiệp vụ phát sinh
Kiểm tra thực tế
Kiểm tra chứng từ
Ghi sổ sách kế toán
Bộ phận KTNB kiểm tra tính khớp đúng
Lưu chứng từ
KẾT LUẬN
Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung là một trong những Công ty có quy mô hoạt động rộng lớn, chính vì thế mà công tác KSNB cần phải được quan tâm và thực hiện tốt, đặc biệt là KSNB về chi phí SXKD.Qua thời gian thực tập tại Công ty, nhận thấy được hệ thống KSNB về chi phí SXKD đã được tổ chức, thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả.Tuy nhiên, vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định.Với kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập cũng như sự tìm hiểu tình hình thực tế ở Công ty,Khoá luận đã nêu ra được cơ sở lý luận về kiểm soát, thực trạng công tác KSNB cũng như những giải pháp nhằm khắc phục những bất cập, tồn tại và hoàn thiện hơn nữa hệ thống KSNB về chi phí SXKD tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung, góp phần làm cho Công ty có thể thích ứng với tình hình hiện nay, với xu hướng phát triển của Công ty.
Với sự hạn chế về kiến thức, khoá luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để khoá luận được hoàn thiện hơn.
Để hoàn thành được khoá luận này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của GV Th.S Nguyễn Thị Hoài Thương cũng như sự giúp đỡ từ các anh chị phòng Kế toán của công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Vân
PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách “Kiểm Toán “ - Trường ĐHKT TP Hồ Chí Minh
Sách “ Kiểm toán tài chính” – Nhà xuất bản thống kê
Sách “ Kiểm toán và thực hành”- Nhà xuất bản tài chính
Giáo trình “ Kiểm toán nội bộ” – GV Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân
Giáo trình “ Kiểm toán nội bộ” – GV Th.s Nguyễn Thị Hồng Minh
Giáo trình “ Kế toán tài chính doanh nghiệp “ – GV Th.s Nguyễn Phi Sơn
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
BẢNG TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
QUÝ III/2007
TT
TÊN TSCĐ
Thời gian bắt đầu sử dụng
Nguyên giá đầu quý
Hao mòn luỹ kế
Giá trị còn lại
Thời gian khấu hao
Mức khấu hao quý
1
Máy hàn điện 400A
1997
16.000.000
5.190.000
10.810.000
8
500.000
2
Máy trộn TZ200
1998
25.500.000
11.333.335
14.166.665
10
637.500
3
Máy dựng hình thuỷ lực
2000
490.000.000
15.600.000
474.400.000
13
9.423.077
4
Bể mạ nhúng XNXL
1997
150.000.000
114.000.000
36.000.000
12
3.125.000
5
Máy doa ngang Nhật
1999
92.150.000
7.849.667
84.300.033
10
2.303.750
6
Palang điện
2001
22.000.000
2.760.000
19.240.000
8
687.500
7
Xe Mêkông
1998
264.550.000
62.300.015
203.249.985
15
4.409.167
8
Máy phay gỗ CP-LAZ
2000
9.671.702
967.170
8.704.532
5
483.585
9
Máy cán V200
1999
13.500.000
1.890.000
11.610.000
5
675.000
10
Dàn máy dựng góc chạy doa
2002
78.000.000
10.920.000
67.080.000
8
2.437.500
11
Máy biến thế TAKAOKA
2000
50.128.571
7.018.000
43.110.571
10
1.253.214
12
Máy vi tính Samsung
1999
9.840.000
3.345.600
6.494.400
5
492.000
13
Máy in laser
2003
5.460.000
1.856.400
3.603.600
5
273.000
..........................................................
cộng
1.226.800.000
244.170.086
982.770.086
26.700.293
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Ngày 20 tháng 3 năm 2005
Ban giao nhận TSCĐ : Ông Phạm Hoài Nam Chức vụ: Giám đốc
Đại diện bên giao : Ông Trần Quang Tuấn Chức vụ: Giám đốc Công ty Xây Lắp&CNTT Miền Trung
Địa chỉ giao nhận TSCĐ: Công ty Xây Lắp&CNTT Miền Trung
STT
Tên TSCĐ
Số hiệu TSCĐ
Nước sản xuất
Năm nhập
Năm đưa vào sử dụng
Đơn vị (GT)
Số lượng
Thành tiền
Tài liệu ký thuật số
Số FX
Ngày xuất
01
Máy uốn tôn
77.600.000
01
77.600.000
Y2002/04
14/3/2003
Tổng cộng
77.600.000
77.600.000
(Số tiền bằng chữ : Bảy mươi bảy triệu sáu trăm ngàn đồng y)
Bên Nhận Bên Giao
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
GIÁM ĐỐC
P.GĐ NỘI CHÍNH
P.GĐ KINH DOANH
P.GĐ KỸ THUẬT
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH
CT
CP
Xây
Dựng
VINA
SHIN
CT
CP
Cơ Điện
Lao Bảo
CT XD công
Trình
thuỷ
bộ
Miền
Trung
CT
Đầu
Tư xây dựng
MAC
SHIN
CO
CT
Xây
lắp
và
CN
Tây
Nguyên
CN
TP
Hồ
Chí
Minh
CN Hà
Nội
CT kinh
Doanh
Và xây lắp
CN
CP
CT
GT
Vina
Shin
CT MTV Tôn
Liên Chiểu
CT TNHH
Cơ điện
và XL
CNTT
CT
CP Điện
Chiếu
Sáng
ĐN
CT
T.v
thiết
kế MAC
SHINCO
._.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
18031.doc
