Công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty xây dựng công trình Việt-Lào (Bắc Thăng Long)

của mình để bù đắp các chi phí bỏ ra và có lãi để thực hiện được những yêu cầu đó các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra tro tới khu thu vốn về để đảm bảo thu nhập cho đơn vị. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ với Nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các doanh nghiệp phải tổng hòa nhiều biện pháp quản lý trong đó biện pháp quan trọng là công tác kế toán - một công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra nhằm điều hành và quản lý nền kinh tế. Để tồn tại và phát triển các đội phải nắm bắt được sự biến động của thị trường quốc tế, có đầy đủ thông tin để đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ của mình. Để hoàn thành được chuyên đề này là nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Hoàng Bích Ngọc cùng các cô chú, anh chị trong cơ quan hết sức giúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này. Do thời gian thực tập có hạn và trình độ nghiệp vụ của bản thân, nên trong quá trình tìm hiểu phân tích đánh giá không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự giúp đỡ, tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài của em được hoàn thiện hơn. Hà Nội, tháng 4 năm 2007 Sinh viên Trần Thị Thuý Phần chung I. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 1. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Lào Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Là là thành viên của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là đơn vị hạch toán độc lập. Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Lào tiền thân từ công trường 13 Bắc Lào đây là công trình thắng thầu quốc tế đầu tiên trong ngành giao thông vận tải Việt Nam tại cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. Công ty được thành lập theo quyết định số 1828/QĐ/TCCB - LĐ ngày 23/7/1997 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải. Năm 1992 cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường dần đã thay thề nền kinh tế tập trung bao cấp của Nhà nước ta. Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì ngành giao thông vận tải cũng đã có những bước chuyển mình đáng kể đã từng bước tiếp cận với thị trường cạnh tranh quốc tế thông qua các công trình đầu tư đấu thầu trong và ngoài nước. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là đơn vị đầu tiên của ngành giao thông vận tải tham gia đấu thầu và thắng thầu công trình quốc tế tại dự án đường 13 Bắc Lào nước cộng hòa DCND Lào do ngân hàng đầu tư và phát triển Châu á (ADB) tài trợ. Cũng từ đây ngành giao thông đã bước vào một thời kỳ mới trong việc hòa nhập với cộng đồng thế giới và nền kinh tế chung của thế giới. Để thi công và hoàn thành công trình này Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 đã thành lập công trường 13 Bắc Lào thuộc Tổng Công ty. Với đội ngũ cán bộ có trình độ kỹ thuật và đội ngũ công nhân lành nghề từ những công ty thành viên của Tổng công ty. Được đầu tư một dây chuyền thiết bị đồng bộ hiện đại của Nhật Bản và các nước tư bản khác. Với quyết tâm hoàn thành xuất sắc công trình đầu tiên trên trường quốc tế này làm cơ sở tiếp bước cho quá trình phát triển sau này của công ty. Cũng tại công trình này đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty đã học hỏi tiếp và thi công thành thạo quy trình thi công hiện đại của Mỹ đạt tiêu chuẩn quốc tế thay thế quy trình thi công lạc hậu trước đây và hoàn thành xuất sắc về cả tiến độ và chất lượng công trình được tư vấn nước ngoài và nước bạn Lào đánh giá rất cao. Với những thành tích đã đạt được chiến lược phát triển lâu dài của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Từ những thành tích trên tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 đã thành lập Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Là là một doanh nghiệp Nhà nước. Ngày 16/4/1996 của Tổng công ty xây dựng giao thông 8. Ngày 23/7/1997 Bộ trưởng giao thông vận tải đã ký quyết định thành lập Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Là là một công ty Nhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng giao thông 8 được hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân có con dấu riêng được mở tài khoản riêng tại Ngân hàng. Công ty phát triển từ các dự án đấu thầu quốc tế. Qua 10 năm hình thành và phát triển công ty đã có trên 100 đầu xe máy thiết bị các loại như máy xúc, máy ủi, san, gạt… máy khoan máy ép, trộn bê tông các trạm bê tông xi măng… với dây chuyền thiết bị hiện đại và đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề. Công ty có đầy đủ năng lực thi công các công trình hiện đại trong nước và quốc tế. Bên cạnh đó công ty đã hoàn thành tốt các chỉ tiêu của công ty với phương châm gắn chặt tiến độ chất lượng mỹ thuật vệ sinh môi trường với lợi nhuận. Từ khi thành lập tới nay hàng năm công ty vẫn đạt doanh thu từ 75 tỷ đồng trở lên đặc biệt đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng được nâng cao thu nhập ổn định có nhiều chính sách cho người lao động. Với thời gian hoạt động chưa lâu công ty còn gặp nhiều khó khăn như ổn định công việc cho công nhân viên trong công ty vốn đầu tư cho các công trình. Nhưng khó khăn lớn nhất của công ty là địa bàn hoạt động rộng (cả mảng bên Lào, cả bên Việt Nam). Nhưng với sự nỗ lực của toàn thể CNV đã giúp cho việc hoạt động thi công công trình của công tuy có xu hướng phát triển mạnh về mọi mặt. Các công trình không chỉ đạt tiêu chuẩn về chất lượng, mỹ quan mà còn không ngừng gia tăng về số lượng công trình. Với phương châm "đưa chữ tín nên hàng đầu" công ty đã ngày càng khẳng định được vị trí của công ty trên thị trường và đã mở rộng được địa bàn hoạt động trong cả nước cũng như nước bạn "Lào" sự phát triển của công ty được phản ánh qua các chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Doanh thu 30.240.238.230 40.432.860.150 48.732.993.226 Lợi nhuận 208.500.642 700.027.557 1.178.058.467 Dựa trên các chỉ tiêu trên cho thấy doanh thu của công ty luôn tăng nên theo sự phát triển của nền kinh tế thị trường bên cạnh đó cũng là nguồn góp vào ngân sách Nhà nước cũng tăng lên qua các năm. Lợi nhuận sau thuế cũng như thu nhập của người dân tăng lên đáng kể. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn có chiều hướng tăng lên tạo công ăn việc làm cho đa số CNV trong công ty phát huy được mọi năng lực cũng như các phương tiện máy móc. Quy trình công nghệ của công ty tạo được uy tín về chất lượng số lượng mỹ quan của công trình thi công cũng như các sản phẩm của công ty. Mặc dù với thời gian hoạt động chưa lâu nhưng với những thành tựu mà công ty đạt được đã chứng tỏ một bản lĩnh vững vàng trong sự cạnh tranh đầy khắc nghiệt của cơ chế mới của thị trường để trở thành một công ty mạnh của Tổng công ty. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Lào có trụ sở 222 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Ngoài ra công ty có văn phòng đại diện tại Vientiane: 14 Phonkhenh Xaxettha. Công ty được sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 111889 ngày 15/8/1997 với các nội dung sau: - Xây dựng các công trình giao thông dân dụng và công nghiệp - Xây dựng các công trình khai thác: Thủy lợi, sân bay, quốc phòng - Sản xuất cấu kiện xi măng bê tông sản xuất vật liệu xây dựng thực hiện các công trình xây dựng. - Xây dựng các công trình nhóm B (đường bộ sân bay, cầu cống các loại vừa và nhỏ…). - Xây dựng các công trình dân dụng phần bao che các công trình công nghiệp nhóm C. - Xây dựng các công trình kênh mương trạm bơm thủy lợi công ty đảm nhận sản xuất ở 2 địa bàn: + CH DCND Lào: 60% sản lượng + Tại Việt Nam: 40% sản lượng 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty Xây dựng Công trình giao thông Việt - Lào xây dựng bộ máy quản lý trên cơ sở mô hình quản lý tập trung đây là hình thức áp dụng rộng rãi trong các công ty trực thuộc tổng công ty kết hợp với điều kiện tổ chức sản xuất của bản thân đơn vị. Do địa bàn hoạt động của công ty gồm cả Việt Nam và Lào nên phòng ban cũng được chia làm 2 phần: phần bên Lào và phần bên Việt Nam (trụ sở chính). Bộ máy quản lý gồm ban giám đốc, các phòng ban tổ chức và các đội công trình được bố trí theo sơ đồ sau: Giám đốc Phó GĐ phụ trách bên Lào 2 phó GĐ phụ trách Việt Nam Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng kế toán Tài vụ Phòng Tổ chức lao động Phòng Vật tư thiết bị Phòng hành chính quản trị Các đội công trình Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban * Ban giám đốc: gồm 4 người Một giám đốc: loài người điều hành trực tiếp công ty, đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật chịu trách nhiệm trước tổng công ty và Nhà nước về mọi hoạt động của công ty. Một phó giám đốc: phụ trách bên Lào Hai phó giám đốc: phụ trách tại Việt Nam * Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tham mưu cho lãnh đạo về công tác thi công sản xuất chịu trách nhiệm tổ chức đấu thầu thi công các công trình lập báo cáo tổ chức thi công đưa ra kế hoạch thi công sản xuất cụ thể giám sát thi công các công trình. Tiến hành nghiệm thu thanh toán với các chủ đầu tư. * Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tài chính kế toán tổ chức mọi hoạt động liên quan tới công tác tài chính kế toán của công ty phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm giám sát tài chính về chi phí cho các công trình tập hợp chi phí sản xuất thực tế quyết toán công trình cân đối lỗ lãi tìm các nguồn đầu tư cho công ty. * Phòng tổ chức lao động: Tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân lực bố trí cán bộ công nhân thi công công trình giám sát chế độ tiền lương tiền thưởng thanh quyết toán chi phí bảo hiểm xã hội BHYT, KPCĐ. * Phòng vật tư thiết bị: Tham mưu cho lãnh đạo về công tác vật tư thiết bị cùng với phòng kế hoạch tìm phương án đầu tư thiết bị phụ hợp để thi công công trình đạt hiệu quả cao nhất. * Phòng hành chính quản trị: tổ chức sắp xếp cán bộ và lao động trong công ty tổ chức thực hiện định mức lao động tiền lương bảo vệ trật tự trị an phục vụ đời sống sinh hoạt lập báo gửi các cơ quan chức năng khi có yêu cầu. * Các đội sản xuất: Thực hiện dưới sự chỉ đạo của giám đốc và các phòng ban để thi công các công trình trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Trong công tác tổ chức triển khai các công việc phòng ban có trách nhiệm phối hợp hỗ trợ nhau cùng giải quyết công việc chung của công tuy có liên quan đến nhiệm vụ chức năng phòng mình phụ trách góp phần vào việc phát triển công ty với mục tiêu xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh tạo công ăn việc làm cho cán bộ CNV. 4. Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán bao gồm các phòng ban kế toán tài vụ, kế toán viên và các đội trực thuộc mọi hoạt động của công ty được tập hợp và hạch toán tập trung tại phòng kế toán. Hàng kỳ các thống kê kế toán tập hợp chứng từ phát sinh tại công tình chuyển lên phòng để thanh toán. Do địa bàn hoạt động rộn lên phòng kế toán cũng được chia thành hai phần bên Lào: gồm một phó phòng kế toán tài vụ một nhân viên chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán tại Lào. Thu thập chứng từ do kế toán đội gửi lên hạch toán nghiệp vụ phát sinh. Định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán Việt Nam để tập hợp chi phí và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tại Việt Nam gồm 1 kế toán trưởng và các kế toán viên theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư TMặt, tiền gửi Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán thống kê đội + Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng kế toán chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc công ty về các hoạt động tài chính của công ty lựa chọn hình thức kế toán cho công ty. Phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, chỉ đạo và kiểm tra lập báo cáo quyết toán tài chính hàng năm theo chế độ quy định phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên theo khả năng nhiệm vụ của từng người theo dõi tình hình của công ty. * Kế toán trưởng: phụ trách chung phòng kế toán chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc công ty về các hoạt động tài chính của công ty, lựa chọn hình thức kế toán cho công ty phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, chỉ đạo và kiểm tra lập báo cáo quyết toán tài chính hàng năm theo chế độ quy định phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên theo khả năng nhiệm vụ của từng người theo dõi tình hình của công ty. * Kế toán tổng hợp: Dựa vào số liệu trên sổ chi tiết của kế toán phần hành.Tập hợp và phân bổ các khoản chi phí, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước. Từ báo cáo kế toán là cơ sở để công ty công khai tình hình tài chính và báo cáo với tổng công ty và các cơ quan cấp trên. * Kế toán tiền lương: theo dõi tiền lương của công nhân viên trong công ty theo dõi và * Kế toán vật tư, tiền mặt, tiền gửi: lập phiếu thu, phiếu cho hạch toán các nghiệp vụ kế toán tiền gửi kế toán tiền vay, ngân hàng, nhập kho, xuất kho vật tư theo dõi các sổ chi tiết TK 111, 112, 152, 153. * Thủ quỹ và kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình nhập xuất quỹ căn cứ phiếu thu phiếu chi sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi… số tiền tồn quỹ. * Kế toán thuế các khoản nộp NSNN: nên sổ chi tiết thanh quyết toán thuế GTGT thuế thu nhập doanh nghiệp… các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước như: BHXH, BHYT, KPCĐ… ghi vào sổ chi tiết một số tài khoản và thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao. Ngoài ra, tại mỗi công trình có một thống kê kế toán tập hợp và luân chuyển các chứng từ ban đầu phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tại đội sản xuất. Sau mỗi quý chuyển các chứng từ tập hợp được lên phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ. Việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp đã giúp công ty quản lý tốt tình hình tài chính cũng như sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. 5. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị Từ các đặc điểm của đơn vị và sử lý số liệu ban đầu số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, không thể cập nhật thường xuyên được. Vì vậy để cập nhật kịp thời đầy đủ thông tin và báo cáo định kỳ công ty cần phải lựa chọn hình thức kế toán thích hợp giúp công ty luôn hệ thống hóa được hoạt động của mình. Xuất phát từ những đặc điểm này phòng kế toán đã chọn hình thức "chứng từ ghi sổ" gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản theo quy định của hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Sổ cái các TK Tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Hàng ngày các chứng từ tại công ty được kế toán tổng hợp phân loại và định kỳ lập chứng từ ghi sổ. Tại các đội thì các kế toán đội tập hợp chứng từ lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cuối kỳ chuyển về phòng kế toán để lập chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ được đóng thành tập ghi số thứ tự. Kế toán căn cứ chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết. Từ chứng từ ghi sổ làm cơ sở vào sổ cái các tài khoản cuối kì tổng hợp số liệu để đối chiếu chứng từ gốc đã lập với sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái lập bảng cân đối các tài khoản và ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lên báo cáo kế toán. 6. Tổ chức sản xuất + Quy trình sản xuất, thi công chính của công ty Sau khi chúng thầu công ty lập dự toán nội bộ và tiến hành giao khoán cho các đội thi công công trình - công ty sẽ giao khoán cho các đội thi công trích phần trăm trong tổng số chi phí của hợp đồng công ty đã ký kết với chủ công trình phần này được giao cho đội trưởng của đội thi công công trình theo đúng tiến độ chất lượng của hợp đồng đã quí dưới sự giám sát của công ty. Đội trưởng phải tổ chức nhân lực hợp lý nếu gặp khó khăn có thể nhờ công ty giúp đỡ phần còn lại công ty giữ làm chi phí QLDN và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Quy trình sản phẩm của công ty Việt - Lào được khái quát sơ đồ sau: Giải phóng mặt bằng phá vỡ công trình cũ san lấp nền Phi công phần thô làm cống, móng làm mặt Hoàn thiện công trình bó ủa trang trí hoàn thiện Đây là cơ sở khái quát nhất cho các công trình hạng mục công trình thi công của công ty. Tuy vậy với mỗi công trình lại đòi hỏi các yêu cầu kỹ thuật thi công riêng. Giai đoạn 1: giải phóng mặt bằng phá cỡ công trình cũ ở giai đoạn này đòi hỏi sử dụng nhiều phương tiện thi công như: máy san, gạt, máy xúc… để giải phóng mặt bằng công trường thi công. Giai đoạn 2: công ty tiến hành thi công phần thô nếu công trình là cầu cống thì ngoài máy xúc, san phải sử dụng thêm máy uốn thép, các trạm đúc ống, trạm đổ bê tông… nếu là thi công đường thì sử dụng các máy trộn bê tông, trạm trộn cấp phối đá dăm nhựa đường máy lu, xe tưới nước. Giai đoạn cuối: đây là giai đoạn hoàn thiện công trình là giai đoạn cần nhiều lao động phổ thông để trang trí như tạo vạch sơn, cột mốc, sơn thành cầu… 7. Những thuận lợi khó khăn chủ yếu tới tình hình sản xuất thi công của công ty * Thuận lợi: Được thành lập từ năm 1996 và quyết định hạch toán độc lập năm 1997. Công ty đã tìm được cách đi thích hợp bằng nỗ lực của mình. Thu hút huy động được nguồn vốn đầu tư cũng như thiết bị công nghệ đồng bộ tạo thêm sức cạnh tranh để vươn lên thành một công ty mạnh trong ngành xây dựng cơ bản. Với trên 300 lao động chính thức trong đó: 60 người có trình độ đại học và trên đại học, 45 người có trình độ cao đẳng và trung cấp kỹ thuật và trên 100 công nhân kỹ thuật lành nghề với trình độ thợ bậc 5 trở lên. Mặt khác đội ngũ công nhân, cán bộ trẻ năng động được đào tạo chính quy, gỏi chuyên môn nghiệp vụ được đưa vào những vị trí quan trọng của công ty. Công ty đã đưa phần mềm tin học vào quản lý của phòng ban các dự án cũng như các đội sản xuất. Đội ngũ cán bộ của công ty rất đoàn kết và đầy triển vọng áp dụng các kỹ thuật tiên tiến vào quản lý như máy tính, máy in… công ty đã trang bị được nhiều các máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình cũng như phương tiện đi lại. Bằng nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân trong công ty trong những năm qua công ty xây dựng công trình giao thông Việt Lào đã tiếp nhận rất nhiều bằng khen và các phần thưởng cao quý của Đảng và Nhà nước (của Bộ GTVT, UBND tỉnh TP…) từ đó tạo uy tín khẳng định được sức mạnh của công ty. Thu hút vốn đầu tư cho công ty và khẳng định được vị trí của công ty trên thị trường và mở rộng địa bàn hoạt động của công ty trong nước cũng như nước bạn Lào. * Khó khăn Là một công ty thành lập chưa lâu kinh nghiệm còn chưa cao nên cũng gặp rất nhiều khó khăn về ổn định công ăn việc làm, vốn phục vụ sản xuất kinh doanh. Nhưng khó khăn lớn nhất là địa bàn hoạt động rộng khó kiểm soát và gây khó khăn trong việc tập hợp chứng từ sổ sách để hạch toán, đi lại của công nhân viên còn gặp nhiều trở ngại. Các công trình thi công trong thời gian dài nên việc tạo kinh phí đầu tư thi công và trả lương cho công nhân cũng gặp rất nhiều khó khăn. II. Các phần hành kế toán tại công ty xây dựng CTGT Việt Lào Công ty xây dựng Công trình giao thông Việt Lào là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Mô hình phân cấp của công ty theo hình thức tập trung niên độ kế toán từ 01/01 đến ngày 31/12. Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Tính giá theo phương pháp bình quân da quyền Tài sản cố định và hao mòn: khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên Thời gian hữu dụng ước tính Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 1864/1998/QĐ/ BTC, ngày 16/12/1998 áp dụng đối với doanh nghiệp xây lắp. Với các nghiệp vụ phát sinh tại các đội sản xuất kế toán thống kê - kế toán có trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp các chứng từ hàng kì chuyển chứng từ lên phòng kế toán để lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ do địa bàn hoạt động của công ty rộng nên không thể cập nhật chứng từ một cách thường xuyên được. Các chứng từ ghi sổ được lập căn cứ theo chứng từ gốc như chứng từ tiền mặt (thu riêng, chi riêng) chứng từ hàng tồn kho (nhập riêng, xuất riêng). Chứng từ TSCĐ (tăng, giảm, chứng từ phân bổ khấu hao riêng). Chứng từ ghi sổ còn phải lập riêng cho các bút toán kết chuyển chi phí, xác định kết quả lỗ, lãi… Cụ thể các phần hành kế toán của công ty Việt Lào như sau: 1. Kế toán TSCĐ * Chứng từ sổ sách kế toán sử dụng: - Hợp đồng mua TSCĐ, các chứng từ về chi phí sửa chữa, lắp đặt chạy thử, chi phí vận chuyển. + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản kiểm kê TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Các chứng từ khác có liên quan tới TSCĐ * Sổ sách kế toán: thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ. - Nguyên giá TSCĐ hữu hình là toàn bộ các chi phí ban đầu của công ty bỏ ra để có được tài sản hữu hình đó và đưa vào hình thái sẵn tăng sử dụng. - Tài sản mua sắm NG TSCĐ = + + + Nếu tài sản mua phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua là giá chưa thuế GTGT đầu vào. + Nếu tài sản mua phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua bao gồm cả thuế. Đối với những TSCĐ nhận về được tính bằng giá trị còn lại của tài sản đem trao đổi hay được nhận. NGTSCĐ do XD,chế tạo = Z thực tế XD + CP lắp đặt chạy thử (nếu có) + CP khác liên quan, lệ phí trước bạ (nếu có) * Với tài sản xây dựng do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu = + + + Với tài sản được nhận từ đơn vị khác (góp vốn) = + + Với tài sản được cấp: = + - Tài sản cố định vô hình: là chi phí doanh nghiệp bỏ ra, để được TSVH tính tới thời điểm đưa tài sản vào sử dụng theo dự kiến. NG TSCĐ mua riêng biệt = Giá mua + Thuế (nếu có) + CP liên quan để đưa TS vào sử dụng - Nếu tài sản: Quyền sử dụng đất có thời hạn là giá trị quyền sử dụng đất được giao đất hay nhượng quyền sử dụng. - Nếu tài sản do Nhà nước cấp là giá hợp lý ban đầu và các chi phí liên quan đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự toán. - Đánh giá theo giá trị còn lại: là phần NG TSCĐ chưa bị khấu hao hết = NG TSCĐ - - Nếu tài sản được đánh giá lại thì: = x - Với TSCĐ đánh giá lại thì giá trị còn lại có thể được xác định theo biên bản kiểm kê đánh giá lại tài sản. Biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ, chứng từ khác liên quan tới TSCD Sổ chi tiết TSCĐ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Thẻ TSCĐ Sổ TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211 - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán vào thẻ và sổ tài sản sau khi vào sổ tài sản kế toán theo dõi TSCĐ chuyển cho kế toán tổng hợp từ đó làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. - Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tháng trước và các chứng từ tăng, giảm tài sản tháng này lập bảng tính và phân bổ cho kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ , sổ cái. - Khi mua TSCĐ về dùng kế toán TSCĐ lập phiếu nhập TSCĐ lập 3 liên: + 1 liên lưu tại cuống + 1 liên chuyển cho thủ kho ghi thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ sẽ theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ, sự thay đổi về nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của tài sản. 2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng lao động, bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, bảng kê khối lượng hoàn thành, danh sách công nhân… Việc tính lương hàng tháng của công nhân được dựa trên cơ sở bảng chấm công hàng ngày của các tổ đội sản xuất thi công, các phòng ban. Để kịp tiến độ bàn giao công trình thì người lao động sẽ phải tăng ca làm thêm giờ để kịp tiến độ thì phòng kế toán sẽ chuyển phiếu báo làm theo giờ xuống tổ đội và được kế toán đội lập và chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ để tính lương và các khoản phụ cấp thêm giờ cho cán bộ lao động. Hiện nay công ty áp dụng hai hình thức trả lương. + Theo thời gian + Trả lương theo sản phẩm LCB = x số ngày công TLmin: Mức lương tối thiểu công ty áp dụng HCB: Hệ số lương, hệ số cấp bậc HPC: Hệ số phụ cấp, hệ số trách nhiệm (theo quy định Nhà nước) Số ngày công: Căn cứ vào bảng chấm công chủ yếu công ty áp dụng trả lương giao khoán cho các đội trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương Chứng từ gốc Bản chấm công, danh sách CN, phiếu chi, phiếu làm thêm giờ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Sổ cái Tài khoản 334, 338 Sổ chi phí sản xuất Bảng tổng hợp chi trích Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu - Bảng chấm công: theo dõi ngày làm thực tế của người lao động, ngày nghỉ, ngừng việc, nghỉ BHXH đây là căn cứ tính trả lương, BHXH, trả thay lương của người lao động hay quản lý lao động của công ty. Mỗi phòng ban, tổ, đội, lập một bảng chấm công riêng. Mỗi bảng chấm công có ghi đầy đủ họ tên và hệ số lương của từng người. Hàng ngày được theo dõi và ghi theo kí hiệu quy định của công ty. Việc chấm công được giao cho một người phụ trách và được ủy quyền chấm theo nguyên tắc quy định. Cuối tháng được chuyển đến phòng kế toán cùng các chứng từ như phiếu nghỉ phép nghỉ BHXH, nghỉ thai sản, ốm… kế toán tổng hợp ghi tổng số vào bảng lương. - Bảng thanh toán lương: đây là chứng từ hạch toán tiền lương là căn cứ để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động. Được lập cho từng phòng ban, tổ, đội riêng theo bảng chấm công, bảng do kế toán tiền lương lập. Bảng thanh toán lương sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng kiểm duyệt từ đó làm cơ sở để lập phiếu chi và phát lương cho người lao động sau đó bảng được lưu giữ tại phòng kế toán. * Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Cơ sở lập: căn cứ vào bảng thanh toán lương của toàn công ty Bảng được lập theo từng tháng, theo từng bộ phận, phòng ban, tổ đôi như công nhân trực tiếp sản xuất thi công, bộ phận quản lý doanh nghiệp… Công ty không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định về các khoản trích BHXH 15%, BHYT 2%; KPCĐ 2%. Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép để trích và ghi vào cột có TK 335 đối ứng với tài khoản 622. * Phiếu nghỉ hưởng BHXH Đây là căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lương của người lao động nó được xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn… Phiếu được lập tại bệnh viện, trạm xá, y tế khi xảy ra ốm đau, thai sản, tai nạn. Giấy phải có xác nhận của Bác sỹ phụ trách bộ phận tổ đội, phòng ban giấy này được nộp cho kế toán tiền lương cuối tháng kèm với bảng chấm công gửi về phòng để thanh toán BHXH trả thay lương và ghi vào phiếu. * Bảng thanh toán BHXH: - Là bảng tổng hợp trợ cấp BHXH, trả thay lương cho người lao động là căn cứ lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan BHXH cấp trên. Cơ sở lập: Phiếu nghỉ hưởng BHXH Khi lập chi tiết theo từng trường hợp cụ thể như nghỉ ốm, thai sản, tai nạn.. cuối tháng tổng cộng số ngày nghỉ, số tiền trợ cấp cho từng người, toàn công ty chuyên cho bên phụ trách BHXH và kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành hai liên. * Quy trình ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng T.toán lương phòng ban Bảng T.T lương tổ, đội sản xuất Bảng tổng hợp TT lương phòng ban Bảng TH TT lương tổ đội sx Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Cty Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334 Sổ cái TK 338 Chứng từ gốc 3. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động mà nó không thỏa mãn các điều kiện để hình thành tài sản cố định. Nguồn nhập: Một phần được Nhà nước, tổng công ty xây dựng của Bộ giao thông vận tải cung cấp. Một phần do công ty thu mua, một phần do công ty tự chế tạo, sản xuất phân loại đánh giá vật liệu của công ty Nguyên vật liệu chính: xi măng, cát, đá, sỏi, sắt, thép…. Nguyên vật liệu phụ: đinh, búa, kìm, Nhiên liệu bao gồm: xăng, dầu, mỡ các loại Ngoài ra công ty còn có một số các nguyên vật liệu mua ngoài như phế liệu, thiết bị phục vụ xây dựng cơ bản. Công cụ dụng cụ bao gồm: CCDC, bao bì luân chuyển Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ Nguyên tắc đánh giá lại theo giá trực thực tế (giá gốc) nhập kho do mua ngoài. Giá thực tế = giá mua + chi phí mua - các khoản giảm trừ Nhập kho do Nhà nước cấp Giá thực tế = giá trên biên bản giao nhận Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, tiền bến bãi, chi phí cho người thu mua, chi phí quản lý vật liệu. Các khoản giảm trừ: giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại, hàng mua bị trả lại. * Chứng từ sổ sách sử dụng Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn cước phí vận chuyển. * Sổ sách kế toán: Sổ quỹ, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng kê nhập vật liệu, sổ theo dõi công nợ. * Trình tự ghi sổ được phản ánh qua sơ đồ sau: Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Kế toán trưởng Kế toán vật liệu lập phiếu nhập, xuất Thủ trưởng đơn vị Thủ kho xuất kho lập thẻ kho Ký duyệt Xuất VL ghi thẻ ghi sổ kế toán Chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị xuất vật tư, lệnh xuất của GĐ Chứng từ ghi sổ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ sách kế toán: Thẻ kho do thủ kho lập, sổ chi tiết vật liệu, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 152, 153. Căn cứ và nhu cầu thi công của từng công trình công ty sẽ tiến hành thu mua vật liệu tiến hành nhập, xuất hay cung cấp trực tiếp cho các đội thi công… kế toán nguyên vật liệu lập các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho: lập 3 liên đặt giấy than ghi một lần. Trên phiếu ghi đầy đủ các yếu tố chứng từ, không tẩy xóa, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Căn cứ vào số lượng nhập thủ kho ghi trên phiếu nhập, xuất kế toán nguyên vật liệu sẽ tính toán và ghi phần đơn giá, thành tiền của phiếu nhập, xuất 3 liên phiếu sẽ được sử dụng. Liên 1: Lưu lại cuống phiếu Liên 2: Chuyển cho thủ kho làm căn cứ nhập kho và ghi thẻ kho sau đó thủ kho lại chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán liên quan. Liên 3: Giao cho người giao hàng Phiếu xuất kho: được lập 3 liên đặt giấy than viết một lần. Sau khi các chứng từ gốc được kế toán trưởng kiểm duyệt sẽ chuyển đến cho kế toán nguyên vật liệu ghi các yếu tố trên phiếu thì phiếu được chuyển cho do thủ trưởng đơn vị ký duyệt và chuyển cho thủ kho ghi số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất thì kế toán nguyên vật liệu tiến hành tính đơn giá, thành t._.