Công tác Kế toán vật liệu trong Công ty thương mại & sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu nói riêng. Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp cho người quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ (tồn kho) hợp lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Sản phẩm của công ty là các loại xe gắn máy 02 bánh được hình thành từ các nguồn vật liệu (Linh kiện) nhập ngoại (Nguồn gốc từ Trung quốc) và sản xuất trong nước, với nhiều kiểu mẫu mã và chi tiết phụ tùng xe máy. Đây là mặt hàng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các doanh nghiệp trong nước cũng như hàng ngọai nhập (Nguyên chiếc). Làm thế nào để hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu góp phần tích cực vào việc giảm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh tạo sức hấp dẫn thu hút vốn đầu tư nước ngoài áp dụng công nghệ hiện đại ... là vấn đề nóng bỏng mà Công ty đặc biệt quan tâm. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo của Thầy Trần Văn Dung - Giáo viên bộ môn Kế toán - Học Viện Tài Chính, em đã mạnh dạn chọn đề tài này và đóng góp một số ý kiến nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong Công ty thương mại và sản xuất VTTB GTVT. Mặc dù rất cố gắng tuy nhiên do quỹ thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này . Nội dung cơ bản của đề tài này gồm 3 chương chính như sau : Chương I : Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II : Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT . Chương III : Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT . Chương I Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Vị trí vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất: Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như : sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt ... do lao động có ích của con người tác động vào. Về mặt giá trị khi tham gia sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu theo vốn dự trữ của doanh nghiệp, nên vật liệu là một yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất. 1.2. Yêu cầu quản lý: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật tư, hàng hoá hợp lý. Đối với doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật tư đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng, trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Vì vậy cần đẩy mạnh phát triển nghành cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất công nghiệp, và tìm biện pháp sử dụng vật liệu hợp lý, muốn vậy cần phải quản lý tốt vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ . 1.3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu : - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước là yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.4. Phân loại đánh giá vật liệu : 1.4.1. Phân loại vật liệu: * Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng của lao động cấu thành lên thực thể của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng NVL chính, chất lượng sản phẩm hoặc tạo điệu kiện cho máy móc hoạt động được bình thường. - Nhiên liệu: dùng để cung cấp năng lượng cho sản xuất có thể ở thể rắn, thể lỏng, thể hơi. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế máy móc thiết bị sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại thiết bị, phương tiện dùng để lắp đặt như thiết bị xây lắp, công cụ, vật kết cấu dung cụ để lắp đặt vào các công trình. Các loại vật liệu khác: gồm các lại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, quá trình thanh lý TSCĐ. * Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: Vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng và nhu cầu quản lý doanh nghiệp * Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự gia công chế biến, tự sản xuất. Nguyên vật liệu nhập từ nguồn khác như nhận vốn góp liên doanh, thu nhập trong quá trình sản xuất. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết vật liệu, nên chia vật liệu thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân loại cần thành lập sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, trong đó mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng hay tên gọi, nhãn hiệu, qui cách. 1.4.2. Đánh giá vật liệu : Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những qui tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phản ánh theo giá thực tế. 1.4.2.1. Giá thực tế nhập kho: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua căn cứ vào các loại hoá đơn của người bán cộng với tất cả chi phí bỏ ra để có được lô hàng đó nhập kho. 1.4.2.2. Giá thực tế xuất kho: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho đưa vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc xuất kho để nhượng bán, để sử dụng nội bộ, được tính theo giá thực tế đã nhập kho. Khi xuất nguyên vật liệu kế toán xác định giá thực tế theo một trong các phương pháp sau : Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phương pháp này, trước hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: Trị giá mua thực tế + Trị giá mua thực tế Đơn giá của hàng còn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ bình = quân Số lượng hàng + Số lượng hàng còn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó, tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng cách lấy số lượng hàng hoá xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ. Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính. Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước. Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. Tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính. Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phương pháp cân đối. 1. 5. Kế toán chi tiết vật liệu : 1.5.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ Tài chính cùng với các văn bản qui định bổ sung, sửa đổi khác. Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau : Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập . Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của các số liệu về nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng qui định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 1.5.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu : Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau : - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 1.5.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu : Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương thức sau: Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này được hạch toán ở kho và phòng kế toán theo các chỉ tiêu số lượng, số tiền của từng thứ ( danh điểm vật tư hàng hoá) . * Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng - Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng thứ vật liệu và lập cho từng kho sau khi ghi đầy đủ các yếu tố ở phần trên như tên nhãn hiệu, quy cách danh điểm, định mức dự trữ tối đa tối thiểu, kế toán giao cho thủ kho, thẻ kho phải được xắp xếp theo từng loại nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép, đối chiếu, quản lý. - Hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập - xuất và ghi số lượng vào cột thực tế của chứng từ , phát lại chứng từ cuối ngày ghi vào thẻ kho tính ra số tồn kho và ghi ngay vào thẻ kho đó , lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán. * Ơ phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật tư hàng hoá để ghi chép tình hình nhập xuất và tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng, sổ chi tiết được mở cho từng thứ vật liệu và mở cho từng kho. Khi nhận được các chứng từ nhập-xuất vật liệu do thủ kho gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ . Phân loại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối tháng hay vào một thời điểm cần thiết nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu còn phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết Báo cáo tổng hợp N - X - T N - X - T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm: ghi chép sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, rễ hiểu, rễ kiểm tra đối chiếu số lượng và phát hiện các sai sót. + Nhược điểm: ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành cùng vào cuối tháng cho nên hạn chế chức năng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng: được áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại vật tư hàng hoá ít, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất không thường xuyên, trình độ kế toán còn hạn chế. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Ơ kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng giống như phương pháp ghi thẻ song song. * Ơ phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu của vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và mở cho từng kho và từng người chịu trách nhiệm vật chất, mỗi thứ vật tư hàng hoá được ghi vào một dòng trong sổ và được ghi một lần vào cuối tháng . Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, xắp xếp phân loại chứng từ theo từng thứ Cuối tháng hoặc vào thời điểm nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và số liệu trên thẻ kho. Khái quát sổ đối chiếu luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm hết do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị ) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư Đặc điểm chủ yếu của phương pháp này là ở kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, phòng kế toán ghi chép theo chỉ tiêu số tiền. * Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng giống như phương pháp ghi thẻ song song, đồng thời sử dụng sổ số dư để cuối tháng ghi chuyển số tồn kho của từng thứ vật liệu từ thẻ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán mở và được mở cho từng kho, được dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và số tiền, thủ kho ghi cột số lượng, còn phòng kế toán ghi cột số tiền, sau khi ghi vào cột số lượng thủ kho chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. * Ơ phòng kế toán : kế toán vật liệu sử dụng bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật liệu để ghi chép hàng ngày hoặc định kỳ tình hình nhập xuất theo chỉ tiêu số tiền theo từng nhóm vật liệu, theo từng kho và sử dụng bảng tổng hợp xuất tồn kho của vật liệu để phản ánh tổng số vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số tiền, theo từng nhóm. Trình tự: Khi nhận được chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và phân loại chứng từ theo nhóm và ghi vào bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất, cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng luỹ kế nhập- xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhâp-xuất-tồn, mặt khác khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi đến, kế toán phải tính ra cột số tiền theo giá hạch toán, cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng cột số tiền trên sổ số dư với bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn. Khái quát phương pháp sổ số dư theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất B. kê nhập Bảng tổng hợp N - X - T B. kê xuất Sổ số dư B. kê luỹ kế nhập B. kê luỹ kế xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm : Giảm bớt số lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm : Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số lượng có và tình hình tăng giảm về lượng của loại vật liệu mà phải xem số lượng trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. + Phạm vi áp dụng : Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế xuất nhập vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán, yêu cầu quản lí và trình độ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 1.6. Kế toán tổng hợp vật liệu: Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.6.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập, xuất vật tư, hàng hoá được thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào TK nguyên vật liệu tương ứng. Tài khoản sử dụng : - TK 152 Nguyên liệu, vật liệu - TK 331 Phải trả người bán Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642... Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,141,331 TK 152, 156 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất dùng để chế tạo SP nhập kho ( Trường hợp tính VAT : - Trực tiếp : giá nhập là tổng giá thanh toán. - Khấu trừ : giá nhập không bao gồm VAT ) TK 222, 228, 411 TK 627, 632, 641, 642 Tăng vật tư, hàng hoá từ Xuất dùng để phục vụ nguồn khác n/cầu khác & xuất bán 1.6.2. Kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các TK hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng : TK 152 khác với phương pháp kê khai thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 (151) không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611-mua hàng. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng được các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Sổ kế toán tổng hợp vật liệu : - Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( TK 331) - Bảng kê số 3 : Tính giá thành thực tế vật liệu. - Nhật ký chứng từ số 5. - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152, 153, 156 TK 611 TK 627, 641, 642 Kết chuyển hàng tồn Vật tư, hàng hoá xuất đầu kỳ dùng cho SXKD TK 111, 112, 141, 331... TK 157, 632 Nhập kho vật tư Vật tư, hàng hoá bán ra hàng hoá ( cuối kỳ ) Cuối kỳ, kết chuyển hàng tồn cuối kỳ Chương II thực trạng kế toán vật liệu tại công ty thương mại và sản xuất Vật Tư Thiết Bị GTVT 2.1. đặc điểm chung của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT 2.1.1 Lịch sử phát triển của Công ty : Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải tên giao dịch là: TRADING AND MANUFACTURING EQUIPMENT MATERIALS FOR TRANSPORTATION COMPANY Tên viết tắt T.M.T Công ty được thành lập từ năm 1976 theo quyết định số 410 QĐ/TCCB-LĐ ngày 27/10/1976 với tên gọi “ Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT “ hoạt động theo cơ chế bao cấp. Trụ sở đóng tại số 83 phố Triều khúc - Quận Thanh xuân bắc - TP. Hà nội. Đến năm 1993 theo sự sắp xếp lại các DNNN, Bộ GTVT ra quyết định số 602 QĐ/ TCCB-LĐ ngày 05/4/1993, thành lập DNNN : Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT trên cơ sở Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT cũ và trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT. Doanh nghiệp được tổ chức theo hình thức Quốc doanh hạch toán độc lập, với ngành, nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và cung ứng vật tư thiết bị cơ khí GTVT. Năm 1998 với sự phát triển mạnh mẽ của cơ chế thị trường, cùng với những quy định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý Nhà nước và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ GTVT, để đáp ứng kịp thời yêu cầu của một nền kinh tế mở , Bộ GTVT đã ra quyết định số 2195/1998/QĐ-BGTVT ngày 01/9/1998 đổi tên DNNN: “ Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT “ thành: “Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT “ trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT. Đây là thời kỳ thay đổi cơ bản về tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ mô hình quản lý “Liên hiệp xí nghiệp“ sang mô hình quản lý “Tổng công ty” với ngành, nghề bổ sung: Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư , thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng; Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hoá. Với chức năng và nhiệm vụ của một DNNN, nhất là trên lĩnh vực sản xuất và thương mại trong cơ chế thị trường cạnh tranh quyết liệt, bên cạnh đó những tồn tại do cơ chế cũ để lại không ít, nhưng Công ty luôn chủ động tìm kiếm thị trường dần khắc phục những khó khăn bất cập để tìm chỗ đứng trong hoàn cảnh mới. Với ngành nghề phong phú và đa dạng, cùng với sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, Công ty đã từng bước khẳng định mình và ngày càng phát triển. Các chỉ tiêu như : Doanh thu, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của Công ty luôn tăng trưởng, năm sau cao hơn năm trước. Năm Các chỉ tiêu 1999 2000 2001 KH 2002 - Doanh thu 68 tỷ đồng 164 tỷ đồng 333 tỷ đồng 380 tỷ đồng - Nộp NSNN 10 tỷ đồng 40 tỷ đồng 58 tỷ đồng 60 tỷ đồng - TNBQ 1,2 tr.đ 1,8 tr.đ 2,0 tr.đ 2,2 tr.đ Nhìn chung, Công ty thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ với số vốn kinh doanh ban đầu là: 190 triệu đồng. Trong đó: - Vốn lưu động: 76 triệu đồng - Vốn cố định: 114 triệu đồng. Theo nguồn vốn: - Vốn ngân sách cấp: 115 triệu đồng - Nguồn vố công ty tự bổ sung: 75 triệu đồng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, Công ty cũng từng bước đi lên và đạt được những thành công rực rỡ. Sau nhiều năm hoạt động, số vốn kinh doanh của công ty tăng lên đáng kể. Năm 1999, tổng tài sản của công ty là 27.551.624.254 đồng, trong đó: - Tài sản lưu động : 25.408.078.066 đồng - Tài sản cố định : 2.143.546.188 đồng Theo nguồn vốn: - Nợ phải trả : 25.708.607.643 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu : 1.843.016.611 đồng Trong năm, nguồn vốn kinh doanh là: 1.316.939.650 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách : 524.124.510 đồng - Vốn tự bổ sung của công ty : 792.815.140 đồng Năm 2000, tổng tài sản của công ty là : 62.138.256.261 đồng, trong đó: - Tài sản lưu động : 57.951.606.794 đồng - Tài sản cố định : 4.186.649.467 đồng Theo nguồn vốn: - Nợ phải trả : 60.692.752.947 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu: 1.445.503.314 đồng Trong năm 2001, nguồn vốn kinh doanh là : 1.205.157.442 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách: 724.124.510 đồng - Còn lại là số vốn tự bổ sung của công ty. Về lợi nhuận, từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, lợi nhuận hàng năm của công ty luôn cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu qủa. Năm 1999, con số đó là 544.530.553 đồng. Nộp cho ngân sách nhà nước: 9.671.111.166 đồng. Đến năm 2000, doanh thu của công ty tăng cao so với năm trước nhưng lợi nhuận lại giảm, do khoản chi phí lãi vay quá cao đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm và đạt : 230.753.812 đồng, song tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước của công ty vẫn tốt đẹp: 39.705.065.828 đồng nộp cho ngân sách nhà nước. Cùng với sự tăng trưởng không ngừng của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng được cải thiện. Khi mới đi vào hoạt động tiền lương tháng của một cán bộ CNV là 300.000 đồng/tháng. Năm 1998 : 575.838 đồng /tháng Năm 1999 : 728.515 đồng/tháng Năm 2000 : 1.267.777 đồng/tháng Năm 2001 : 1.454.860 đồng/tháng. Năm 1999, nhờ vào sự phát triển trên công ty đã đầu tư xây dựng mới và chuyển trụ sở tới 199B Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Hiện nay, công ty vẫn tiếp tục đảy mạnh việc thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất do Tổng công ty cơ khí GTVT giao, đồng thời tự khai thác công việc, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT . Sau quá trình nghiên cứu và cải tiến bộ máy quản lý đến nay Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ trực tuyến gồm 3 phòng ban, 2 trung tâm, 1 chi nhánh và 1 xí nghiệp. Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của công ty Ban giám đốc Trung tâm XKLĐ Phòng kinh doanh XNK Trung tâm bảo hành SP Phòng tài chính kế toán Xí nghiệp lắp ráp xe máy Phòng tổ chức hành chính hợpkhợp Chi nhánh TP. HCM Ban Giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc gồm: - Giám đốc: Là người đứng đầu trong Công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, vừa đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, các khoản giao nộp nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Bên cạnh đó, Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và pháp luật về điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty. - Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc giao. Các phòng ban khác có chức năng: - Phòng tổ chức hành chính: + Có chức năng hành chính, bảo vệ, pháp chế + Tổ chức đời sống, khám chữa bệnh cho CB CNV + Tổ chức lao động - tiền lương, tuyển dụng, bố trí, đào tạo cán bộ quản lý nhân sự, chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng huấn luyện CB CNV. + Thực hiện thi đua khen thưởng và bảo hộ lao động. - Phòng kinh doanh XNK: + Lập kế hoạch sản xuất, tổ chức phối hợp với các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch đặt ra. + Ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế đầu ra, đầu vào theo kế hoạch. + Tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình sản xuất của xí nghiệp . - Phòng tài chính kế toán: + Thực hiện chức năng tài chính, hạch toán kế toán, thống kê. + Thực hiện chức năng kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh. - Trung tâm xuất khẩu lao động: - Trung tâm bảo hành sản phẩm: Một cửa hàng bán lẻ hàng hoá xe gắn máy. - Xí nghiệp lắp ráp xe máy: Gồm 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng lắp ráp xe máy. Có nhiệm vụ lắp ráp thành xe thành phẩm theo kế hoạch của phòng kinh doanh đề ra. - Chi nhánh TP HCM: Hiện nay là 1 cửa hàng giới thiệu và bán hàng hoá cho công ty tại TP HCM. 2.1.3. Đặc điểm qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty thương mại và sản xuất VTTB. GTVT : * Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh XNK và lắp ráp xe gắn máy 02 bánh hoàn chỉnh, sau đó tiêu thụ trên thị trường. Công ty chủ yếu thuê ngoài sản xuất lắp ráp xe, do vậy công tác tổ chức sản xuất của công ty khá đơn giản. Tổ chức sản xuất ở công ty gồm 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng lắp ráp xe máy. Mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong việc chế tạo xe máy thành phẩm. Sản phẩm xe gắn máy 2 bánh trải qua 2 giai đoạn chủ yếu: Từ lắp ráp động cơ chuyển sang lắp ráp xe máy hoàn chỉnh. Máy móc trang thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy. Quá trình đó có thể khái quát như sau: Các linh kiện, bộ phận của xe được nhập từ 2 nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nước. Khi xuất kho để lắp ráp, xuất theo từng lô vật liệu nhập, xuất cho xí nghiệp lắp ráp theo kế hoạch của phòng KD XNK. Mọi hoạt động ở xí nghiệp do các tổ nhóm lắp ráp xe tự quản lý, Công ty giao khoán cho từng tổ, khoán cho 1 xe lắp ráp hoàn thiện. * Về trang bị kỹ thuật : Sản phẩm của Công ty trải qua hai giai đoạn chủ yếu, vì vậy máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy. * Về nguyên vật liệu chính : Là các linh kiện xe máy được cung cấp từ hai nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nước. Như vậy nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là rất phong phú cho phép công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng như những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đâ lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Với phương thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ phận trực thuộc khác nhau như các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ chuyển về phòng kế toán tập trung. Phòng kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám đốc bằng đồng tiền, việc sử dụng vật tư lao động tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán Vật tư - Kế toán ZTP - Thủ quỹ - Kế toán: TSCĐ Lương - Kế toán T.toán - Kế toán công nợ - Kế toán tiêu thụ - Kế toán XN - Kế toán CN - 01 kế toán trưởng quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán, điều hành công việc chung của phòng kế toán, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành kế toán, xem xét các bảng biểu, chứng từ, quản lý chung mọi chi phí được hạch toán để lập báo cáo tài chính và trình Giám đốc ký duyệt. - 01 kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu của Công ty và của các đơn vị thành viên trong Công ty báo cáo lên để lập bảng cân đối TK, cân đối kế toán, xác định kết quả kinh doanh. - 01 thủ quỹ kiêm kế toán theo dõi lương, BHXH, TSCĐ: Có nhiệ._.