Công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Viễn thông Kim Thuỷ

c. Qua thời gian học tập tại trường và hai tháng thực tế em đi thực tập em nhận thấy bất kỳ doanh nghiệp nào đều có cách quản lý tài chính kế toán khác nhau. Trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Sau 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Viễn Thông Kim Thủy khi được tìm hiểu về các chuyên đề em nhận thấy "Tiền mặt" là tài sản lưu động rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì tiền mặt phản ánh tình hình thanh toán thu chi của doanh nghiệp. Không có tiền mặt doanh nghiệp không mua được máy móc thiết bị, không trả lương được cho cán bộ công nhân viên… Như vậy doanh nghiệp không thể hoạt động kinh doanh và tồn tại được. Cho nên em chọn chuyên đề: "Tiền mặt". Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần: + Phần I: Đặc điểm chung về Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy và công tác kế toán của công ty. + Phần II: Tổ chức công tác kế toán tiền mặt tại Công ty + Phần III: Nhận xét, đánh giá, kết luận. Do được sự giúp đỡ của phòng kế toán, cô giáo và bạn bè cùng với sự cố gắng của bản thân em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập này. Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo em không tránh khỏi sự thiếu sót do chưa có kinh nghiệm, em kính mong Phòng kế toán và thầy cô giáo châm chước góp ý kiến thêm để em hoàn thành bản báo cáo. Em xin chân thành cảm ơn. Sau đây em xin trình bày kết quả thực tập trong 2 tháng vừa qua tại Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy. PHẦN I: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG KIM THỦY. * Đặc điểm tình hình của đơn vị. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy. Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy được Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là Công ty TNHH số: 0104002919. Công ty được thành lập ngày 25 tháng 3 năm 2008. Bà: Phạm Hồng Nhung làm Giám đốc Địa điểm: Số 6 dãy 42B - Bách Khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Điện thoại: 043. 62939599 Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy có những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh: - Thuận lợi: + Đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ cao + Thu hút được nhiều khách hàng + Địa bàn thuận lợi để kinh doanh - Khó khăn: + Vốn còn ít + Khách hàng nhỏ lẻ + Giao thông 1. Chức năng của Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy. Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy là một đơn vị có chức năng kinh doanh làm đại lý chuyên cung cấp các dịch vụ bưu chính viễn thông phục vụ nhu cầu của thị trường. 2. Nhiệm vụ của Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy. - Triển khai các đơn đặt hàng để giao cho khách hàng - Thực hiện các pháp lệnh về kế toán thống kê, quản lý, tài sản, tài chính. 3. Phương hướng hoạt động của Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy - Đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ bán hàng - Mở rộng thị trường. 4. Vị trí của đơn vị Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy với ngành dịch vụ viễn thông. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ nói trên và tổ chức quản lý hạch toán theo chế độ chính sách của nhà nước đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế và hạch toán phù hợp nhất đáp ứng được yêu cầu của thị trường và đòi hỏi khác trong kinh doanh. Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy là một công ty nhỏ nhưng cũng góp phần đáng kể đến sự phát triển của ngành dịch vụ viễn thông nói riêng và bưu chính viễn thông nói chung nhằm thúc đẩy sự phát triển về dịch vụ bưu chính đến từng hạ tầng cơ sở trong nước… Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Tổ chức - Giám đốc: Là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty chịu trách nhiệm với nhà nước về quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh trong công ty về cơ sở vật chất và con người của công ty. - Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty khi vắng mặt giám đốc. - Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc trực tiếp kinh doanh, khai thác, giữ vững thị trường tiêu thụ theo sự chỉ đạo của công ty. - Phòng kế toán: Lập kế hoạch tài chính hàng năm trên cơ sở hạch toán kinh doanh, quản lý các nguồn vốn, hạch toán thu chi tài chính theo đúng chế độ, phân tích hoạt động kinh tế thực hiện giá thành sản phẩm, giám sát toàn bộ tài sản của công ty. - Phòng tổ chức: Sắp xếp công tác đời sống nơi ăn chốn ở vị trí làm việc và hội họp, quan hệ đối ngoại đảm bảo công tác văn thư, đánh máy, chăm lo bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa và quản lý tiền lương, lao động… Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Thủ kho kiêm thủ quỹ Kế toán trưởng - Kế toán trưởng: Là người có nhiệm vụ tổng hợp đầy đủ các chứng từ trong toàn bộ hoạt động kinh tế phát sinh của công ty, có các niên độ và thời gian tổng hợp, kiểm tra lại tính thích hợp và hợp lý của các chứng từ rồi tiến hành định khoản kế toán. - Thủ kho: Có trách nhiệm bảo quản số liệu đúng, đủ, làm công tác thu chi tiền mặt, trước khi thu, chi tiền mặt phải kiểm tra chứng từ ban đầu đầy đủ, chữ ký đúng hợp lý, hợp lệ số tiền trên phiếu, giữa chữ số và ghi bằng chữ phải giống nhau mới thu được. Khi thu, chi phải thực hiện đúng với số tiền ghi trên phiếu, giữa chứng từ để cuối tháng bàn giao cho kế toán khi thu tiền phải ghi vào sổ quỹ. Sơ đồ tổng hợp hạch toán kế toán tiền mặt (Theo hình thức: Nhật ký chung) Chứng từ kế toán (3) (1) Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung (5) (2) (6) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (7) Bảng cân đối phát sinh (8) Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1. Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ đã được định khoản, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo nguyên tắc Nợ ghi trước, Có ghi sau, 1 định khoản có bao nhiêu TK thì phải ghi vào nhật ký chung bấy nhiêu dòng. 2. Căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái các TK có liên quan 3. Riêng những chứng từ có liên quan đến tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ 4. Những chứng từ có liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời được ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. 5. Cuối tháng cộng dồn các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu Bảng tổng hợp chi tiết. 6. Cuối tháng cộng sổ TK lấy số liệu trên sổ cái đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. 7. Sổ cái sau khi đối chiếu khớp được dùng để lập Bảng đối chiếu số phát sinh các TK. 8. Cuối tháng căn cứ vào Bảng đối chiếu số phát sinh các TK, Bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ để lập báo cáo kế toán (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ). 5. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của Công ty TNHH Viễn Thông Kim Thủy là: - Thuận lợi: Xuất phát từ ý nghĩa của việc sử dụng máy tính vào công tác kế toán là giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản dữ liệu một cách thuận tiện, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fart cho công tác kế toán của mình. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính. Tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được kế toán cập nhật vào máy theo các mã quy định. Sau đó tự động máy sẽ tập hợp, phân loại, hệ thống hóa số liệu và chuyển vào các sổ liên quan. - Khó khăn: Có những trường hợp chứng từ ban đầu không được chuyển về kịp thời, thậm chí bỏ sót. Sau một thời gian mới phát hiện ra nên dẫn đến có những kỳ quyết toán phản ánh hạch toán không chính xác kịp thời. Tuy nhiên số liệu sai sót không phải là quá lớn nhưng cũng ảnh hưởng tới tính chính xác, kịp thời của các thông tin số liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh. *Thực trạng công tác kế toán của Công ty TNHH Viễn Thông Kim Thủy. 1. Chế độ chứng từ kế toán Công ty TNHH Viễn Thông Kim Thủy áp dụng là: Hiện nay có hai chế độ chứng từ kế toán đó là chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ/BTC ngày 25/10/2005 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung đến hết năm 2005 và chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 144/2001/QĐ - BTC ngày21/12/2001 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung đến hết năm 2005. Theo quyết định này các chứng từ gồm: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, danh sách người lao động được hưởng trợ cấp BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm của công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hàng hóa, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bảng kê thu mua thẻ quầy hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê vàng bạc đá quý, bảng kiểm kê quỹ, biên bản bàn giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ. 2. Các loại sổ sách kế toán được Công ty TNHH Viễn Thông Kim Thủy áp dụng. Hiện nay có các loại sổ kế toán là: Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Sổ nhật ký chứng từ, Bảng kê sổ cái và các sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản 642, 627, sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. Trong các loại sổ trên Công ty TNHH Viễn Thông Kim Thủy ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung nên sử dụng các sổ kế toán là: + Sổ tổng hợp gồm: Nhật ký chung, sổ cái + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản 642, 627, sổ chi tiết các TK, sổ quỹ, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng… Sơ đồ chi tiết hạch toán kế toán tiền mặt (Theo hình thức Nhật ký chung) Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, hóa đơn tiền điện, giấy báo Có Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 111 Bảng cân đối tài khoản 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3. Từ chứng từ ban đầu vào sổ sách có liên quan. - Sổ quỹ - Chứng từ gốc: + Phiếu thu, phiếu chi + Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 111, 112 - Bảng tổng hợp chi tiết. PHẦN II: NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÁO CÁO THỰC TẬP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Công tác quản lý vốn bằng tiền mặt tại công ty. Hiện tại tiền mặt tại quỹ của công ty chỉ bao gồm 1 loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng, không sử dụng tín phiếu, vàng bạc, đá quý. Do đó để theo dõi quản lý chặt chẽ hiệu quả quá trình hình thành chi tiền mặt của công ty. Công tác quản lý vốn tiền mặt tuân thủ nguyên tắc sau: - Tiền mặt tại quỹ của công ty được bảo quản trong két sắt đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, chống cháy nổ. - Mọi nghiệp vụ thu chi bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện và chịu trách nhiệm trước công ty. - Mọi khoản thu phải có chứng từ hợp lệ - Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán tiền mặt và thủ quỹ phải đối chiếu số dư thực tế tồn quỹ vốn số chi tồn quỹ trên sổ kế toán xem có khớp nhau không. - Cuối tháng phải lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng và thỏa thuận để lại một lượng nhất định chi tiêu cho công ty. 2. Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền mặt. Các chứng từ kế toán được sử dụng để hạch toán tiền mặt tại công ty gồm: - Phiếu thu - Phiếu chi - Các chứng từ gốc đi kèm phiếu thu, phiếu chi như: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng… A- PHIẾU THU 1. Mục đích: Phiếu thu là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ là căn cứ để thu quỹ thu tiền và ghi sổ các tài khoản có liên quan. 2. Yêu cầu: Phiếu thu phải được đóng thành quyển, khi ghi sổ phải có đầy đủ các nội dung theo mẫu phiếu thu của Bộ Tài chính. 3. Nội dung: Trên phiếu thu phải ghi tên người nộp, địa chỉ và lý do nộp, số tiền là bao nhiêu cả bằng số và chữ có kèm theo chứng từ gốc nào không, ngày lập phiếu và chữ ký đầy đủ của các bên liên quan. 4. Phương pháp hạch toán: - Đơn vị: Tổng Công ty Viễn thông Quân đội. Trung tâm kinh doanh Hà Nội 04 - Địa chỉ: - Ngày, tháng, năm lập phiếu thu: 20/05/2009. - Quyển số: - Số PT 0590 - Họ tên người nộp tiền: Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy - Địa chỉ: Bách khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Lý do nộp: TTKĐHK 104: Thu tiền đặt cọc STS (25) máy HP (20) của đại lý Kim Thủy tháng 5/2009. - Số tiền: 2.475.000 - Ghi bằng chữ: Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn - Kèm theo: không chứng từ - Có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Trung tâm kinh doanh Hà Nội 04 Quyển số: Số PT0590 Mẫu số 01-TT QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU THU Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Nợ: 1111 Có: 3442 Họ tên người nộp : Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy Địa chỉ : Bách Khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Lý do nộp : TTKDHN 104 thu tiền đặt cọc STS (25), máy HP (20) của đại lý Kim Thủy tháng 05/2009 Số tiền : 2.475.000 Bằng chữ : Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo : Không chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Ngày 20 tháng 5 năm 2009. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) + Số tiền quy đổi. B- PHIẾU CHI 1. Mục đích: Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền thực tế xuất quỹ là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan. 2. Yêu cầu: Phiếu chi phải được đóng thành quyển, ghi sổ từng quyền trong cả năm giống như phiếu thu. Phải ghi chép đầy đủ các nội dung theo mẫu phiếu chi của Bộ Tài chính. 3. Nội dung: Trên phiếu chi phải ghi tên người nhận tiền, nội dung thanh toán, số tiền phải được ghi cả bằng số và chữ. Có kèm theo chứng từ gốc nào không, ngày viết phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. 4. Phương pháp ghi chép. - Đơn vị: Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy - Địa chỉ: Số 6 - Dãy 42B- Bách khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Số: PC 48 - Ngày, tháng, năm lập phiếu chi: 20/5/2009 - Họ tên người nhận tiền: Vũ Thị Bảo Vân - Địa chỉ: - Lý do chi: Đặt cọc 25 STS, 20 máy HP - Số tiền: 2.475.000 VNĐ - Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. - Kèm theo: Không chứng từ gốc - Có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. * Công việc của kế toán: Trên cơ sở chứng từ gốc như hóa đơn giấy rút tiền gửi ngân hàng, biên lai chi tiền mặt… kế toán tiền mặt lập phiếu chi gồm 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Thủ quỹ phải kiểm tra xem phiếu chi có hợp lệ không, đã có đầy đủ của những người có liên quan. Sau khi đã xuất quỹ thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu và cuối ngày toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi vào sổ kế toán. Tổng Công ty Viễn thông Kim Thủy Số 6 - Dãy 42B -Bách khoa - HBT-HN Mẫu số 01-TT (ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU CHI Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Số PC 48 Nợ: 144 Có: 111 Họ tên người nhận tiền : Vũ Thị Bảo Vân Nội dung thanh toán : Đặt cọc 25 STS, 20 máy HP Số tiền : 2.475.000 Bằng chữ : Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo : Không chứng từ gốc Ngày 20 tháng 5 năm 2009. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) C- HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 1. Mục đích: Hóa đơn giá trị gia tăng là một chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu thu, phiếu chi. 2. Yêu cầu: Hóa đơn giá trị gia tăng phải rõ ràng, đầy đủ nội dung theo mẫu hóa đơn của Bộ Tài chính. 3. Nội dung: Trên hóa đơn phải ghi rõ tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, mã số thuế, họ tên người mua hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán và mã số thuế của đơn vị mua hàng: Phải ghi rõ tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT là bao nhiêu, cuối cùng có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và ngày tháng viết hóa đơn. 4. Phương pháp ghi chép: - Ngày, tháng năm: 30/05/2009 - Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Viễn thông Kim thủy - Địa chỉ: Số 6 dãy 42B - Bách Khoa - HBT - Hà Nội. - MST: 0102691606 - Họ tên người mua hàng: Khách mua buôn - Tên đơn vị: - Địa chỉ: - MST: - Tên hàng hóa, dịch vụ: KIT 69 - Thành tiền: 15.818.181 - Thuế suất: 10% 1.481.818 - Số tiền viết bằng chữ: (Cộng tiền hàng và tiền thuế suất, mười bảy triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn). - Có chữ ký của những người liên quan và đóng dấu. 5. Công việc của kế toán. Khi nhận được hóa đơn GTGT kế toán viên phải xem xét đầy đủ các nội dung trong hóa đơn có chính xác hay không, kiểm tra số lượng đơn giá và số tiền phát sinh ghi trong hóa đơn đã đúng chưa từ đó viết phiếu chi và lưu lại hóa đơn lại để làm căn cứ chứng từ gốc. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 30 tháng 5 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL DV/2008B 0021690 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy Địa chỉ: Số 6 dãy 42B - Bách khoa - HBT - Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0102691606 Họ tên người mua hàng: Khách mua buôn Tên đơn vị: Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 01 KIT 69 C 300 52.727.27 18.818.181 Cộng tiền hàng: 15.818.181 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 1.581.818 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu bốn trăm nghìn đồng chữa. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên 3. Sổ sách kế toán tiền mặt và trình tự ghi sổ theo dõi tổng hợp. Công ty đã áp dụng hình thức Sổ nhật ký chung nên các nghiệp vụ KT, TC phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt được theo dõi phản ánh vào các sổ sách kế toán như sau: - Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái A- SỔ QUỸ TIỀN MẶT 1. Mục đích: Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập, dùng để theo dõi các khoản thu, chi, tồn tại quỹ tiền mặt phát sinh hàng ngày tại công ty. 2. Yêu cầu: Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm. 3. Nội dung: Trên sổ cái phải ghi rõ ngày tháng số phiếu, tài khoản đối ứng, số tiền diễn giải các phát sinh trong tháng, ngày phải rõ ràng cuối mỗi trang sổ cộng dồn chuyển sang trang sau, cuối cùng là chữ ký của các bên có liên quan. 4. Phương pháp ghi sổ: - Cột "ngày, tháng ghi sổ" ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu thu, phiếu chi. - Cột "Diễn giải" ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh - Cột "tài khoản đối ứng" ghi tài khoản đối ứng của TK111 - Cột "số tiền" ghi số tiền thu chi của công ty . - Cột "tồn quỹ" phản ánh số tiền thực tế tồn quỹ sau mỗi lần thu, chi. Đầu trang sổ ghi số cộng của trang trước, tháng trước, năm trước, chuyển sang. Cuối trang sổ ghi số tồn quỹ chuyển sang trang sau 5. Công việc của kế toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán lập thủ quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cuối buổi thủ quỹ tập hợp toàn bộ phiếu thu, phiếu chi phát sinh trong ngày chuyển kế toán tiền mặt ghi sổ. SỔ QUỸ TIỀN MẶT Trang số 01 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng Số phiếu Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ 1 2 3 4 5 6 7 8 Mang sang 350.000.000 01/05 01 Nộp tiền đặt cọc HP sim, 130STS 144 - 9.680.000 340.320.000 03/05 01 Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt 112 200.000.000 - 540.320.000 05/05 02 Thanh toán tiền tạm ứng 141 - 15.000.000 525.320.000 08/05 05 Thu tiền cam kết sử dụng dịch vụ 338 15.257.000 - 540.577.000 10/05 03 Thu tiền phát triển dịch vụ 338 11.341.000 - 551.918.000 12/05 03 Nộp tiền đặt cọc 20 STTS 144 - 1.380.000 550.538.000 13/05 04 Thanh toán 97 bộ kit ECOCOMY 1561 - 4.685.100 545.852.900 Thuế GTGT 133 - 468.510 545.384.390 15/05 Thanh toán mua VPP và chứng thực 6428 - 5.825.000 539.559.390 16/05 04 Nhận lại tiền đặt cọc HP 144 2.181.000 - 541.740.390 17/05 05 Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt 112 200.000.000 - 741.740.390 18/05 05 Thanh toán tiền mua ĐT NOKIA 142 - 7.569.000 734.171.390 20/05 06 Thu tiền đặt cọc STS 144 2.475.000 - 731.696.390 06 Thanh toán tiền đặt cọc 25 SIS 144 - 2.475.000 729.221.390 23/05 07 Thanh toán tiền 300 bộ kit Tomato 15661 - 14.490.000 714.731.390 Thuế GTGT 133 - 14.449.000 713.282.390 27/05 07 Thu tiền PTDV 098 T5/09 338 19.264.000 - 732.546.390 28/05 08 Thu tiền PTDV HP T5/09 338 11.937.000 - 744.483.390 29/05 08 Thanh toán tiền mua 300 bộ kit 1561 - 14.449.000 730.034.390 Thuế GTGT - 1.449.000 728.585.390 31/05 09 Thanh toán lương cho nhân viên 6421 - 54.604.000 673.981.390 Cộng 462.455.000 133.523.610 673.981.390 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) B- SỔ NHẬT KÝ CHUNG 1. Mục đích: Sổ nhật ký chung là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh của tất cả các tài khoản trong đó có TK 111 "Tiền mặt" và TK 112 "Tiền gửi ngân hàng". 2. Yêu cầu: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy báo nợ, giấy báo có… kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung. Số phát sinh sau khi đã kiểm tra đúng, đủ yêu cầu cần thiết trong hóa đơn chứng từ kèm theo kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung. 3. Nội dung: Sổ cái phải được ghi chép đầy đủ và cẩn thận số phát sinh nghiệp vụ trong tháng ghi rõ ngày tháng vào sổ, số hiệu, trang sổ, STT dòng, số hiệu tài khoản đối ứng, số tiền bên Nợ, Có. Số dư đầu năm và số phát sinh trong tháng để đến cuối trang ta cộng số phát sinh dư cuối tháng và cộng lũy kế từ đầu quý. Cuối cùng là chữ ký của các bên Có liên quan. 4. Phương pháp ghi chép: - Cột "Chứng từ" (ngày, tháng, số hiệu) ghi ngày tháng và số hiệu của phiếu thu, phiếu chi hoặc giấy báo Nợ, báo Có hoặc hóa đơn chứng từ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Cột "Diễn giải" ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột "Đã ghi sổ cái" đánh dấu "x" hoặc "v" vào nghiệp vụ nào đã vào sổ cái TK 111, 112. - Cột "Tài khoản" ghi các TK của nghiệp vụ kế toán và TK phát sinh - Cột "Số phát sinh" (Nợ - Có) ghi số tiền phát sinh của TK nào ghi Nợ, TK nào ghi Có. Đầu trang có số dư trang trước chuyển sang. Cuối trang có tổng cộng số phát sinh tổng số phát sinh bên Nợ luôn bằng tổng số phát sinh bên Có. Từ sổ Nhật ký chung kế toán cập nhật số hiệu vào sổ cái TK111, từ sổ cái TK 111 cuối kỳ kế toán vào bảng cân đối TK, lên bảng cân đối kế toán, lên báo cáo tài chính. 5. Công việc của kế toán: Trên cơ sở chứng từ gốc như hóa đơn, giấy rút tiền gửi ngân hàng, biên lai thu tiền …. kế toán tiến mặt lập phiếu thu gồm 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ phải đếm, kiểm kê cẩn thận trước khi ký. Khi đã ký xong thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu. Và cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán. Đơn vị: Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy Địa chỉ: Số 6 - Dãy 42B - Bách khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội. SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 05 năm 2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng SHTK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Trang trước chuyển sang 159.166.000 159.166.000 01/05 01 01/05 Nộp tiền đặt cọc 20 HP sim, 130 SIS x 1 141 9.680.000 - Tiền mặt x 2 111 - 9.680.000 03/05 01 03/05 Rút TGNH về nhập quỹ TM x 3 1111 200.000.000 - Tiền gửi ngân hàng x 4 112 - 200.000.000 05/05 02 05/05 Thanh toán tạm ứng x 5 141 15.000.000 - Tiền mặt x 6 111 - 15.000.000 08/05 02 08/05 Thu tiền cam kết sử dụng DV x 7 111 15.257.000 - Phải trả x 8 338 - 15.257.000 10/05 03 10/05 Thu tiền phát triển dịch vụ x 9 111 11.341.000 - Phải trả x 10 338 - 11.341.000 12/05 03 12/05 Nộp tiền đặt cọc 20 SIS x 11 144 1.380.000 - Tiền mặt x 12 111 - 1.380.000 13/05 04 13/05 Thanh toán 97 bộ kit Ecocomy x 13 156 4.685.100 - Thuế GTGT x 14 133 468.510 - Tiền mặt x 15 111 - 5.153.610 15/05 05 15/05 Thanh toán mua VPP và chứng thực x 16 642 5.825.000 - Tiền mặt x 17 111 - 5.825.000 16/05 04 16/05 Nhận lại tiền đặt cọc x 18 111 2.181.000 - Ký quỹ x 19 144 - 2.181.000 17/05 05 17/05 Rút TGNH về nhập quỹ TM x 20 111 200.000.000 - Tiền gửi ngân hàng x 21 112 - 200.000.000 Cộng chuyển sang trang sau 629.986.610 629.986.610 - Sổ này có…. trang, đánh từ số trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ…. Ngày 31 tháng năm 2009 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Giám đốc (đã ký) Đơn vị: Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy Địa chỉ: Số 6 - Dãy 42B - Bách khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội. SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 05 năm 2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng SHTK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Mang sang 629.986.610 629.986.610 20/05 06 20/05 Thu tiền đặt cọc SIS x 1 111 2.475.000 Ký quỹ x 2 144 - 2.475.000 06 Thanh toán tiền đặt cọc x 3 144 2.475.000 - Tiền mặt x 4 111 - 2.475.000 23/05 07 23/05 Thanh toán tiền 300 bộ kit Tomato x 5 156 14.490.000 - Thuế GTGT x 6 133 1.449.000 - Tiền mặt x 7 111 - 15.939.000 27/05 07 27/05 Thu tiền phát triển dịch vụ 098 x 8 111 19.264.000 - Phải trả x 9 338 - 19.264.000 28/05 08 28/05 Thu tiền phát triển HP x 10 111 11.937.000 - Phải trả x 11 338 - 11.937.000 29/05 08 29/05 Thanh toán tiền mua 300 bộ kit x 12 156 14.490.000 - Thuế GTGT x 13 133 1.449.000 - Tiền mặt x 14 111 - 15.939.000 31/05 09 31/05 Thanh toán lương x 15 334 54.604.000 - Tiền mặt x 16 111 - 54.604.000 Cộng chuyển sang trang sau 752.619.610 752.619.610 - Sổ này có…. trang, đánh từ số trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ…. Ngày 31 tháng năm 2009 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Giám đốc (đã ký) C- SỔ CÁI TK 111 "TIỀN MẶT" 1. Mục đích: Sổ cái tiền mặt là sổ tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi, tiền mặt trong 1 tháng, quý, năm. 2. Yêu cầu: Căn cứ đề nghị sổ cái tiền mặt là các số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung và được kế toán phản ánh 2 tuần một lần trên sổ cái, cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán tổng hợp tiến hành cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối. Số phát sinh sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, sổ chi tiết tiền mặt được dùng để lập báo cáo tài chính. 3. Nội dung: Trong trang sổ cái phải ghi đầy đủ ngày tháng, số hiệu, số dư đầu năm, số phát sinh trong tháng, trang số, STT dòng và TK đối ứng. Diễn giải đầy đủ những nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Cộng dồn đến cuối tháng, cuối cùng là chữ ký của những người liên quan. 4. Phương pháp ghi chép. - Cột "Ngày tháng ghi sổ" ghi chép ngày tháng ghi sổ - Cột "Chứng từ" "số hiệu, ngày tháng" ghi số hiệu phiếu thu, phiếu chi và ngày tháng ghi trên phiếu thu phiếu chi - Cột "Diễn giải" ghi nội dung nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh - Cột "Nhật ký chung" ghi trang số và thứ tự dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi trên nghiệp vụ này. - Cột "Số hiệu tài khoản đối ứng" ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh tài khoản trong sổ cái này. - Cột "Số tiền" (Nợ - Có) ghi số tiền phát sinh của TK 111 "Tiền mặt" trong sổ cái này. Ngày đầu tiên của niên độ kế toán (tháng, quý, năm) ghi sổ chi đầu niên độ TK 111 vào dòng đầu tiên của cột số dư Nợ. Cuối tháng cộng số phát sinh, cộng lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau. 5. Công việc của kế toán: Trên cơ sở chứng từ gốc như hóa đơn, giấy rút tiền gửi ngân hàng, biên lai thu tiền.. kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ phải đếm, kiểm kê cẩn thận trước khi ký, khi đã ký xong thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi rõ, 1 liên giao cho người nộp, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu và cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán. Đơn vị: Công ty TNHH Viễn thông Kim Thủy Địa chỉ: Số 6 - Dãy 42B - Bách khoa - Hai Bà Trưng - Hà Nội. SỔ CÁI (Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Tháng 05 năm 2009 Tên TK: Tiền mặt Số hiệu: 111 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung SHTK đối ứng Số tiền Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu Ngày tháng Nợ Có - Số dư đầu năm 350.000.000 - - Số phát sinh trong tháng 01/05 01 01/05 Nộp tiền đặt cọc 20 HP sim, 130 SIS x 01 111 - 9.680.000 03/05 01 03/05 Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt x 02 112 200.000.000 - 05/05 02 05/05 Thanh toán tạm ứng x 03 141 - 15.000.000 08/05 02 08/05 Thu tiền cam kết sử dụng dịch vụ x 04 338 15.257.000 - 10/05 03 10/05 Thu tiền phát triển dịch vụ x 05 338 11.341.000 - 12/05 03 12/05 Nộp tiền đặt cọc x 05 144 - 1.380.000 13/05 04 13/05 Thanh toán 97 bộ kit Ecocomy x 07 1561 - 4.685.100 Thuế GTGT x 08 1331 - 468.510 15/05 05 15/05 Thanh toán mua VPP và chứng thực x 09 642 - 5.825.000 10/05 04 10/05 Nhận lại tiền đặt cọc x 10 144 2.181.000 - 17/05 05 17/05 Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt x 11 112 200.000.000 - 20/05 06 20/05 Thu tiền đặt cọc SIS x 12 111 2.475.000 - 06 Thanh toán tiền đặc cọc x 13 144 - 2.475.000 23/05 07 23/05 Thanh toán tiền 300 bộ kit TMT x 14 1461 - 14.490.000 Thuế GTGT x 15 1331 - 1.449.000 27/05 07 27/05 Thu tiền phát triển dịch vụ x 16 338 19.264.000 - 28/05 08 28/05 Thu tiền phát triển HP x 17 338 11.937.000 ._.