Công tác Kế toán thu mua & tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân

ờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ, doanh nghiệp thương mại được Nhà nước lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhưng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt hai khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá là mua vào và bán ra. Công ty TNHH Đức Lân cũng là một doanh nghiệp thương mại do đó việc phải thực hiện tốt ba khâu này cũng không phải là ngoại lệ. Hai khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua hàng hóa. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, khi tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Đức Lân, em đã chọn đề tài: “ Kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá” làm nội dung của bản chuyên đề này. Mục đích của bản chuyên đề này là tìm hiều thực trạng công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân. Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. Bản chuyên đề này gồm ba phần: Phần một: Khái quát chung và quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Đức Lân. Phần hai: Thực tế công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Đức Lân Phần ba:Một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty TNHH Đức Lân . Với nỗ lực của bản thân, mặc dù đã cố gắng hết sức song do điều kiện thời gian thực tập và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp của thầy cô để bản chuyên đề này có thể được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Đăng Ninh và ban giám đốc, các nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH Đức Lân đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này ! Hà Nội, ngày 11 tháng 6 năm 2007. Phần I Khái quát chung về công ty TNHH Đức Lân I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đức Lân. Với 13 năm hoạt động, Công ty TNHH Đức Lân đã trải qua 5 lần cấp giấy phép hoạt động kinh doanh. Lần đầu tiên là ngày 14/11/1994, lần cuối là 17/01/2007 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Trong những năm đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trường, lao động, maý móc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt được mục tiêu đã đề ra, nâng cao uy tín cuả công ty trên thị trường, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan thuế,…Hiện nay Công ty TNHH Đức Lân đang phấn đấu hướng tới Cổ phần hoá, làm tăng Nguồn vốn kinh doanh. Đó là biểu hiện hết sức tích cực. Tên công ty : Công ty TNHH Đức Lân Tên giao dịch : DUC LAN COMPANY LIMITED Tên viết tắt: DUC LAN CO.LTD Trụ sở: Số 345 đường Trần Khát Chân, phường Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: 04.9725070 Fax: 04.9725081 Email: marketing1@duclan.com Website: www.duclan.com Giấy phép kinh doanh số 042421 Mã số thuế: 0100232438 Tài khoản của công ty tại Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam TG: - 140031010054 (VNĐ) - 1400206001513(USD) Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán hàng tư liệu sản xuất ( mặt hàng chính là máy và trang thiết bị văn phòng ) Buôn bán tư liệu tiêu dùng ( mặt hàng chính là thiết bị điện lạnh gia dụng ) Lắp đặt và bảo dưỡng các thiết bị điện tử chuyên dụng, công nghiệp. Buôn bán, lắp đặt, bảo hành các thiết bị động lực điện như máy nổ, máy phát điện, động cơ điện, máy nông nghiệp, công nghiệp, hàng hải, máy phát năng lượng… Vốn điều lệ STT Tên sáng lập viên Giá trị vốn góp (VNĐ) Phần % vốn góp Chức vụ 1 Lê An Nhơn 3.000.000.000 50% Giám đốc 2 Lê Thăng Long 2.250.000.000 37.5% P. Giám đốc 3 Lê Quốc Khánh 750.000.000 12.5% Thư ký Cộng 6.000.000.000 100% X II. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH Đức Lân Công ty TNHH Đức Lân là một công ty được bảo trợ bởi tập đoàn Fuji Xerox của Singapo - là một tập đoàn chuyên sản xuất máy và thiết bị văn phòng nên ngành nghề kinh doanh chính của Công ty TNHH Đức Lân là phân phối các thiết bị máy văn phòng. Do đây là lĩnh vực cần số vốn lớn nên sự cạnh tranh của các công ty khác đối với công ty TNHH Đức Lân rất ít, hầu như đều là bạn hàng thân thiết. Tuy nhiên để có được chỗ đứng như hiện nay công ty đã phải trải qua rất nhiều khó khăn. Do mặt hàng máy văn phòng có giá trị lớn, khi hư hỏng thường rất khó chữa nên công ty đã phải có chính sách bảo quản khắt khe. Thị trường hoạt động tuy lớn nhưng phải có chế độ khuyến mãi tốt mới thu hút được nhiều bạn hàng lâu năm, tin cậy. 13 năm nhìn lại, Công ty TNHH Đức Lân đã đạt khiến các nhà kinh doanh bị thuyết phục. Công ty có mạng lưới kinh doanh rộng lớn trên khắp đất nước. Doanh số hàng tháng của công ty được sử dụng không chỉ trong kinh doanh mà còn trong phúc lợi đã làm tăng uy tín của công ty. Công ty đã rất nhiều lần được Chính phủ khen tặng, tập đoàn Fuji Xerox biểu dương. Hiện nay khi đất nước gia nhập WTO, Công ty TNHH Đức Lân càng phải cố gắng nhiều hơn để có thể mở rộng thị trường lớn hơn nữa trong các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu, trở thành một tập đoàn kinh tế lớn. Hiện nay công ty có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm hoạt động hết mình với phương châm “ 5 châu, 4 biển, 1 niềm tin”, nên ngày càng có chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường. Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của công ty trong những năm vừa qua: Biểu số 1 Công ty TNHH Đức Lân 345 Trần Khát Chân- Hai Bà Trưng- HN MST: 0100232438 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Năm 2006 chỉ tiêu Mã số Năm nay Luỹ kế đầu năm Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ 01 25.446.269.560 25.446.269.560 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 - - Doanh thu thuần ( 10 =01-02) 10 25.446.269.560 25.446.269.560 Giá vốn hàng bán 11 20.191.989.883 20.191.989.883 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10-11) 20 5.254.279.677 5.254.279.677 Doanh thu hoạt động tài chính 21 6.605.352 6.605.352 Chi phí tài chính Trong đó chi phí lãi vay 22 23 993.797.064 993.797.064 993.797.064 993.797.064 Chi phí quản lý kinh doanh 24 3.717.524.836 3.717.524.836 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (30 = 20+21-22-24) 30 549.563.129 549.563.129 Thu nhập khác 31 1.762.522 1.762.522 Chi phí khác 32 57.346.910 57.346.910 Lợi nhuận khác (40 = 31-32 ) 40 (55.584.388) (55.584.388) Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN (50 =30+40) 50 493.978.741 493.978.741 Chi phí thuế TNDN 51 138.314.048 138.314.048 Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50-51) 60 355.664.693 355.664.693 III. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH Đức Lân Toàn bộ hoạt động của công ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc thông qua hội đồng các thành viên. Bên dưới là phó giám đốc và hệ thống các phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ. Văn phòng: Sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý và xây dựng chế độ tiền lương, bảo hiểm, thưởng phạt… Phòng kinh doanh bao gồm nhiều bộ phận nghiên cứu thị trường: tiếp thị, kho, đội xe… Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty: Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán Phòng marketing Phòng Kỹ thuật Thủ kho Chức năng cụ thể: Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước toàn thể công ty trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành các công việc chung có thẩm quyền quyết định những công việc của công ty khi Giám đốc đi vắng. Giúp giám đốc tổ chức thi công, hoàn thiện đảm bảo chất lượng công trình, tình trạng máy móc thiết bị vật tư toàn công ty, đề xuất mua sắm kịp thời các thiết bị vật tư… Phòng Kế toán: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ của Nhà nước, thường xuyên kiểm tra từng bộ phận để đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi. Phòng marketing: Có chức năng, nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu thị trường, tiếp thị, giới thiệu, bán sản phẩm hàng hoá. Phòng kỹ thuật: Chủ yếu tham gia tổ chức, điều hành giám sát các công trình về mặt kỹ thuật thi công. Thủ kho: Quản lý tài sản, vật tư, CCDC của công ty về mặt số lượng, nhằm để đối chiếu, so sánh với kế toán vật tư. IV. Công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đức Lân Hình thức tổ chức công tác kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức công tác kế toán tập trung, theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán tổ chức thực hiện ở phòng kế toán tài vụ của công ty. Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra chỉ đạo và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty với toàn bộ hệ thống kinh doanh. Ngoài ra hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán. Nhiệm vụ cuả phòng kế toán là hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính. Đồng thời, phòng kế toán của công ty còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Từ đó giúp đỡ cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp quy định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty . Cơ cấu bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH Đức Lân được trình bày như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ Kế toán vật tư- Tài sản Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo các kế toán viên thông qua các chế độ chính sách về kinh tế tài chính do Bộ Tài chính ban hành như:chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ báo cáo kế toán và các thông tin hướng dẫn thi hành chế độ kế toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ kiểm tra số liệu của các bộ phận kế toán và khoá sổ kế toán cuối kỳ, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ. Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán với người mua, người bán, hạch toán các khoản tạm ứng, lập chứng từ thu chi. Đồng thời phụ trách việc giao dịch quan hệ vay vốn của ngân hàng. Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp với khách hàng và với ngân sách Nhà nước. Kế toán vật tư, tài sản: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, đối chiếu số liệu với thủ kho, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng mỗi TSCĐ. Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ trích lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, bảo quản quỹ tiền mặt, séc, ngoại tệ tại két của công ty. Hàng ngày phải có trách nhiệm lập báo cáo quỹ tiền mặt. Hình thức kế toán tại công ty: Theo chế độ kế toán mới hiện hành áp dụng hiện nay ở công ty thì niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm N đến 31/12 năm N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ kế toán là đồng Việt Nam và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là áp dụng tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam thông báo tại thời điểm hạch toán. Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo đúng biểu mẫu ban hành của Nhà nước. Phương pháp tính thuế GTGT của công ty là phương pháp khấu trừ thuế. Toàn bộ chứng từ kế toán của công ty được áp dụng theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Công ty vận dụng chế độ tài khoản theo quy định chung cho các doanh nghiệp theo quy định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và sử dụng hình thức nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ vào các chứng từ gốc. Tuy nhiên hiện nay công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Unesco trong hạch toán nên đã giúp cho việc hạch toán được dễ dàng hơn, chỉ cần nhập chứng từ gốc voà máy, sau đó phần mềm sẽ tự cập nhật chứng từ này để ra các sổ TK có liên quan tới chứng từ Hình thức nhật ký chung bao gồm Bộ chứng từ gốc, sổ Quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết VL - TP – HH, sổ nhật kí chung và các sổ nhật ký đặc biệt, các bảng tổng hợp… Tuy nhiên do công ty hạch toán bằng máy nên có thể thể hiện chứng từ như sau: Phần mềm kế toán Sổ kế toán -Bảng kê tổng hợp -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Máy vi Tính Chứng từ kế toán Ghi chú : Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phần II Tình hình thực tế công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Đức Lân Công tác kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân Đặc điểm và công tác quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân Sản phẩm chính của công ty là máy văn phòng như máy fax, máy in, máy photocopy, các loại mực, máy in, các phụ tùng của các loại máy trên, nhằm phục vụ cho công tác văn phòng. Sau khi nhập mua máy móc, thì khâu quản lý bảo quản cũng rất quan trọng. Do vậy việc tổ chức tốt kho chứa máy móc là rất quan trọng. Công ty có 2 kho chứa hàng lớn : 1 kho tại 345 Trần Khát Chân và 1 kho tại 65 Nguyễn Đức Cảnh. Chìa khoá do Thủ kho giữ; và mỗi khi xuất hàng, phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ. Nếu trong quá trình xuất nhập máy móc, vật tư xảy ra trường hợp mất mát thiếu hụt, tuỳ từng trường hợp cụ thể công ty có cách sử lý riêng. Giám đốc và thủ kho sẽ lập biên bản và truy tìm nguyên nhân mất mát. Người gây ra sẽ trịu trách nhiệm trước Hội đồng kỷ luật của công ty; nếu không tìm ra nguyên nhân sẽ tính vào chi phí khác. Tình hình tổ chức công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá 2.1. Đánh giá hàng hoá (nhập – xuất kho) Tại Công ty TNHH Đức Lân, máy móc vật tư được đánh giá theo phương pháp thực tế đích danh. Việc đánh giá theo phương pháp này giúp cho việc tiêu thụ hàng hoá được đơn giản, dễ dàng thuận tiện, dễ hạch toán. Tuy nhiên cách này cũng mang lại nhiều rắc rối do nhiều lúc không xuất được lượng hàng hoá tồn quá lâu trong kho. 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 2.2.1 Thủ tục nhập kho Khi mua vật liệu, chi phí vận chuyển có thể do bên bán trả hoặc do công ty thuê ngoài. Nếu do bên bán trả thì chi phí này được cộng vào giá mua hàng hoá. Nếu do công ty thuê ngoài, chi phí này được tính vào chi phí sản xuất chung trong kỳ chứ không được cộng vào giá mua hàng hoá. Như vậy giá mua thực tế chỉ bao gồm giá trên hoá đơn bán hàng. Tuy nhiên với hàng hoá nhập kho do nhập khẩu thì chi phí vận chuyển, bảo hiểm được cộng vào giá trị hàng hoá Các phương thức thu mua hàng hoá. a. Mua hàng nội địa (thường áp dụng khi kho công ty không đủ hàng để bán cho khách hàng): Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. b. Nhập khẩu hàng hoá: Đối với công ty TNHH Đức Lân thì các loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nước chưa sản xuất được.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. Hàng hoá sau khi về tới kho được công ty lập biên bản kiểm nhận hàng hoá ( tương tự mẫu biểu của Bộ Tài Chính). Sau khi kiểm định đúng chật lượng mẫu mã của hàng hoá như trong chứng từ mà bên bán giao, thủ kho sẽ căn cứ vào biên bản để lập phiếu nhập kho. Trên phiếu nhập kho phải theo dõi cả 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị. Khi vào thẻ kho chỉ cần theo dõi về mặt số lượng. Số lượng thực tế vào phiếu nhập kho và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị nhân với số lượng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời thủ kho xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn nếu có chênh lệch phải yêu cầu người giao hàng ký nhận số lượng hàng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: thủ kho sau khi kí nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 01 liên, 01 liên chuyển cho kế toán để kế toán tiện theo dõi thanh toán và số lượng hàng nhập. Sau đó kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính được chính xác. Khi mua hàng hóa nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc tờ khai hải quan để tính số thuế đầu vào mà công ty sẽ được khấu trừ. Dưới đây là biểu mẫu biên bản kiểm nghiệm được lập khi thu mua hàng hoá Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Căn cứ vào HĐ số … ngày ../../…. của Công ty TNHH Đức Lân Thành phần kiểm tra: Ông Lê An Nhơn – Giám đốc Ông Nguyễn Lương Vĩnh – Thủ kho Bà Trần Minh Hà - Kế toán trưởng Ông/Bà: - Bên A Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư dưới đây: Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số liệu Theo HĐ Theo thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách Cộng Nhận xét, kết luận: Giám đốc Thủ kho Kế toán trưởng Bên A VD 1: Trên chứng từ số 35629 (HĐ GTGT) ngày 09 tháng 03 năm 2007, công ty mua hàng của công ty cổ phần Siêu Thanh: Máy photocopy DC 186ST Dây nguồn Sensor nhiệt Kế toán sau khi nhận được chứng từ ghi: Nợ TK 1561: 19.654.800 Nợ TK 133111: 1.965.480 Có TK 3311: 21.620.280 VD2: Trên hợp đồng kinh tế số 01,02-2007/FX-DL ngày 02,26/01/07 Máy 286DC Mực vàng 236 Khối trống V450I Mực đổ 3300 ….. Tổng trị giá 158,294$ Kế toán sau khi nhận đủ chứng từ, kế toán sẽ hạch toán số hàng hoá trên bằng giá CIF (tỷ giá: 16.100) Nợ TK 1561: 2.548533.400 Có TK 3312: 2.548.533.400 Phí bảo hiểm: Nợ TK 1561: 5.880.960 Có TK 133111: 588.160 Có TK 3311: 6.469.120 Phí vận chuyển: Nợ TK 1561: 18.549.500 Có TK 3311: 18.549.500 Thuế NK: Nợ TK 1561: 251.902.359 Có TK 33332: 251.902.359 Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 133111: 280.576.617 Có TK 333121: 280.576.617 Tổng trị giá lô hàng : 2.824.866.219 Biểu số 3 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL AA/2004T 0035629 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 09 tháng 03 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Siêu Thanh Địa chỉ: Phố Huế - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại MST: 0100233103 Họ tên người mua hàng: Đỗ Thị Nghiên Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân – HBT - HN Số Tài khoản Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100232438 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Máy Photocopy DC 186 ST Dây nguồn Chiếc 01 26.654.800 26.654.800 Cộng 26.654.800 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT2.665.480 Tổng cộng tiền thanh toán 29.320.280 Thành tiền bằng chữ: Hai mươi chín triệu ba trăm hai mươi ngàn hai trăm tám mươi đồng chẵn ./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc bảng kê hàng hoá nhập khẩu và biên bản kiểm nghiệm thủ kho lập phiếu nhập kho cụ thể như sau: Biểu số 4 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 01-VT Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Phiếu nhập kho Số 0309/01 Ngày 09 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 156 Có TK 331 Họ và tên người giao hàng: Đỗ Thi Nghiên Theo HĐ số 35629 ngày 09 tháng 03 năm 2007 của công ty CP Siêu Thanh Nhập tại kho: 345 Trần Khát Chân Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, SP, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Máy Photocopy DC 186 ST Dây nguồn TL200139 Chiếc 01 01 26.654.800 26.654.800 Cộng 26.654.800 Bằng chữ: Hai mươi sáu triệu sáu trăm năm mươi tư ngàn tám trăm đồng chẵn./. Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 2.2.2 Thủ tục xuất kho Đối với bán vật tư- là hàng hoá có giá trị nhỏ Phòng bán hàng viết hoá đơn GTGT, sau đó chuyển qua thủ kho, thủ kho viết phiếu xuất kho sau đó xuất loại vật tư mà phòng bán hàng yêu cầu. Cứ một tuần, kế toán lại căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh thu và ghi sổ công nợ vật tư để thuận tiện theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Đối với bán máy – là hàng hoá có doanh thu lớn Nhân viên Marketing sau khi thoả thuận với khách hàng về giá cả sẽ lập một phiếu yêu cầu, trình Giám đốc. Sau đó, phiếu này sẽ được chuyển xuống phòng kế toán để phòng kế toán làm HĐ GTGT. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu và HĐ GTGT để xuất máy và những linh kiện kèm theo. Cuối tuần, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh thu và ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Riêng trường hợp bán vào các khu chế xuất, khu công nghiệp – là các doanh nghiệp được miễn thuế GTGT trong một khoảng thời gian hoạt động thì phòng kế toán phải có trách nhiệm đi liên hệ với hải quan nơi doanh nghiệp mua hoạt động để làm thủ tục miễn thuế và kiểm hoá. Do đó thủ tục rắc rối và phức tạp hơn so với bán hàng thông thường. VD: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic với nội dung như sau: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá 1 Trống máy V236 Khối 01 2.000.000 2 Mực máy V236 Hộp 01 504.545 Cộng 2.504.545 Kế toán khi có đủ các chứng từ tiến hành hạch toán vào phần mềm với nội dung sau: Nợ TK 632: 1.409.808 Có TK 1561: 1.409.808 Biểu số 6 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 02-VT Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ: 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của BTC Phiếu xuất kho Số: 0203/07 Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân STT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Sốlượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Trống máy V236 CT200417 Khối 01 803.056 803.056 2 Mực máy V236 CT200416 Hộp 02 303.376 606.752 Cộng X X X X 1.409.808 Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám đồng chẵn./. Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Người nhận hàng Thủ kho BP sử dụng cung tiêu 2.2.3 Hạch toán chi tiết hàng hóa Sơ đồ phân phối thẻ song song: Chứng từ gốc -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho Thẻ kho Số, thẻ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Chứng từ sử dụng Công ty TNHH Đức Lân là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thường sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng. Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây: - Invoice : là chứng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty. - Hợp đồng kinh tế, Parking list, Invoice - Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp. - CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lượng hàng hoá mà bên bán cung cấp. -Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu - Biên lai thu lệ phí hải quan - Biên lai thu lệ phí bến bãi. - Giấy thông báo Thuế, Phụ thu. Sổ sách sử dụng: Sử dụng hoàn toàn phần mềm trong công tác kế toán là một lợi thế rất lớn. Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán nhập vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự sử lý các số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan. Khi cần kiểm tra đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán mở phần “ Kế toán chi tiết” và kiểm tra số liệu. Tuy nhiên, kế toán cũng cập nhật các chứng từ mua bán hàng hoá vào Excel để có thể cân đối cho chính xác giữa thẻ kho và phần mềm kế toán. Cách làm này rất nhanh lại tốn ít thời gian nên được áp dụng đã rất lâu dài trong công ty Tại kho Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, mỗi loại hàng hoá được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và để quản lý dễ hơn. Cách ghi thẻ kho: Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất hàng hoá, thủ kho thực hiện kiểm tra lại các số liệu thực xuất rồi tiến hành ghi vào thẻ kho. Thẻ kho ghi các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa theo thời gian, sau đó thủ kho tính ra số tồn đầu tháng, tính ra số tồn cuối tháng. Biểu số 7 Doanh nghiệp:Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân – HBT - HN Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số:01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Mực máy V212/230 Đơn vị tính: hộp – Mã hàng: D280 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 150 02/03 0203/02 02/03 Xuất hàng 01 0203/07 02/03 Xuất hàng 02 135 … 12/03 1203/18 12/03 Xuất hàng 04 103 … 29/03 2903/15 29/03 Xuất hàng 02 80 Cộng - 70 Tồn cuối tháng 80 Biểu số 8 Doanh nghiệp:Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân – HBT - HN Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số: 05 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Máy Photo KTS 186 DC Đơn vị tính: chiếc – Mã hàng: TL200139 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 02 07/03 0703/04 Xuất kho 01 01 09/03 0309/01 09/03 Nhập kho 01 02 12/03 1203/01 12/03 Xuất kho 01 01 27/03 2703/02 27/03 Xuất kho 01 - Cộng 01 03 Tồn cuối tháng - Tại phòng kế toán: Từ thẻ kho được thủ kho chuyển lên vào cuối mỗi tuần, kế toán doanh thu phản ánh doanh thu. Khi cần theo dõi hàng hoá trên sổ kế toán có khớp với thẻ kho của thủ kho hay không, kế toán cho in sổ chi tiết hàng hoá hoặc các bảng kê kèm theo. Khi phát hiện các sai sót phải lập tức tìm hiểu nguyên nhân, điều chỉnh cho kịp thời. Tránh những sai sót đáng tiếc. Trong hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán sử dụng Bảng kê hàng bán ra, mua vào Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ quỹ tiền mặt ( Biểu số 25) Sổ tiền gửi ( Biểu số 26) Sổ theo dõi thuế GTGT ( Biểu số) Cuối mỗi tháng sổ được in ra và đóng dấu, bảo quản. Riêng thẻ kho ở Công ty TNHH Đức Lân được coi là một tài liệu tham khảo. Biểu số 9 Sổ chi tiết thanh toán với người Bán Tài khoản : 331 Đối tượng: ông A Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tk ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ ……. …… Cộng phát sinh 3.Số dư nợ cuối kỳ Kế toán tổng hợp hàng hoá Tài khoản sử dụng: TK 156 Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá hiện có, tình hình tăng giảm theo các giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm hàng, mặt hàng… Tuỳ theo yêu cầu quản lý và các phương tiện tính toán Kết cấu TK 156 Bên nợ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị hàng hoá trong kỳ : mua ngoài, nhận góp vốn, kiểm kê phát hiện thừa,… Bên có phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị hàng hoá trong kỳ : xuất dùng, xuất bán, góp vốn kinh doanh, kiểm kê phát hiện thừa thiếu… Dư nợ : Giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK 111, TK 133, TK 331, TK 112,… Các loại sổ tổng hợp: Sổ cái TK 156, 331, 111, 112, 133 Sổ nhật ký chung Hạch toán tổng hợp hàng hoá Trong phần hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán đã mở sổ chi tiết hàng hoá, cuối mỗi tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết hàng hoá, tính ra tổng số nhập xuất tồn cho từng loại hàng hoá. Số phản ánh trên sổ chi tiết phải được khớp với số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng số thực tế . Hàng tuần đồng thời với việc kiểm tra sổ chi tiết hàng hoá, kế toán tiến hành xem sổ nhật ký chung xem tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đã được phản ánh đầy đủ hay chưa. Song song bên cạnh đó là sổ cái TK 156 và các sổ tương ứng xem đã khớp số hay chưa. Nếu có sai sót phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để sửa trước cuối tháng. Để xem sổ chi tiết: Kế toán tổng hợp\ Sổ cái TK 156\ Xem Điều kiện: Từ tháng 03/2007 Có thể xem chi tiết cho từng kho hoặc từng loại mặt hàng. Có thể in tuỳ theo yêu cầu quản lý. Biểu số 14 Sổ cái TK 156 Hàng hoá Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 9.127.049.699 Số phát sinh 0203/02 02/03 Xuất kho 632 303.376 0203/07 02/03 Xuất kho 632 606.752 … 0703/04 07/03 Xuất kho 632 20.932.999 … 0309/01 09/03 Nhập kho 331 26.654.800 … 1203/01 12/03 Xuất kho 632 20.932.999 … 0326/02 26/03 Nhập kho 112 8.639.000 2703/02 27/03 Xuất kho 632 26.654.800 … … … … … Cộng SPS X 112.423.857 2.775.469.831 Số dư cuối tháng X 6.464.003.725 Biểu số 15 Sổ cái TK 331 Phải trả cho người bán Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.201.382.435 Số phát sinh 35555 02/03 Nhập mua hàng 156,133 6.421.250 NH0304/02 04/03 Trả nợ khách 112 200.000.000 35629 09/03 Nhập mua hàng 156,133 21.620.280 … … … … … Cộng SPS X 532.469.350 132.676.043 Số dư cuối tháng X 801.589.128 Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty TNHH Đức Lân Các phương thức tiêu thụ và hình thức thanh toán Công ty TNHH Đức Lân là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiề._.